Departamento: FINANZAS

Procedimiento: Requisición de bienes, insumos, compra y entrega. Código: SOP-FNC-004-1

Fecha Última: Dic-2017 Fecha Próxima Revisión: Jun. 2017 Página: 8 de 8 Revisión #: 0

I. INTRODUCCION:

El siguiente documento detalla los pasos a seguir para estructurar el procedimiento de crédito desde el momento
en el que se realiza la solicitud de un cliente nuevo.

II. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para otorgamiento de crédito a clientes que lo soliciten en la empresa grupo AyR.

III. ALCANCE / RESPONSABILIDADES:

Este procedimiento va dirigido a la Gerencia Administrativa, Gerencia de ventas, departamento legal,

cobranzas, Gerencia General, comité de crédito, logística, auditoria, recursos humanos, informática, Finanzas y
Contabilidad.

IV. MATERIALES Y HERRAMIENTAS:

1. Computadora
2. Usuario con perfil de consulta y perfil de aprobación.
3. Impresora
4. Papel
5. Bolígrafo
6. Sello

V. GLOSARIO:

Referencia Comercial: Documento que puede otorga alguna empresa o comercio para referirse a un a persona
y comprobar su confiabilidad, también puede indicar el tiempo que duro la relación entre esa empresa y la
persona, además de anexar el historial crediticio. Requerimiento de materiales es el documento en el que se
detalla el bien que necesita un departamento en específico para el desarrollo de sus labores en el proceso
productivo de la empresa, la misma no excluye los materiales consumibles que son cargadas a las cuentas de
gastos respectivos.

Orden de compra: Documento preparado por parte del oficial de compras de la empresa en el que se detalla
bienes requeridos, cantidad y precio que se compromete a pagar la empresa una vez recibido el bien o insumo.

 Este documento se prepara posterior al procedimiento de cotizaciones que realiza el oficial de compras de la
empresa.
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 La empresa ha desarrollado una herramienta en la que se establece un control más efectivo de los materiales
que se suministran a producción y/o al área administrativa de la empresa.

VI. PROCEDIMIENTO ESTANDAR DE SOLICITUD DE MATERIALES:

1. Antes de preparar una requisición de materiales a solicitud del jefe inmediato el colaborador debe verificar
lo siguiente;
 Contar con un usuario para preparar requisiciones.
 El usuario no este inhabilitado por falta de uso.
 El material, bien o insumo exista en el catálogo de productos en el sistema,

2. El solicitante deberá llenar los campos respectivos en los que se detalla;

 Empresa,
 Finca/ Lote/ Actividad/ Ciclo (Aplica para XXXXX)
 Tipo de producto (listado en el catálogo de productos)
 Cantidad- Unidad de medida para entrega.
 Tipo de entrega Urgente/ programada
 En caso de ser un producto nuevo deberá ser creado por la oficial de compras con las
especificaciones indicadas por el solicitante para manejar una sola descripción y evitar
duplicidad de códigos.
 Al momento de la creación del nuevo ítem en el catálogo de productos se debe respetar el
criterio de entrega de bodega a piso y no por el tipo de presentación por parte del proveedor
como ser; Unidades, libras, kilos, gramos, unidades, etc.,

3. Una vez preparada la requisición de materiales con todos los campos mínimos requeridos por el software se
guarda la requisición y se envía al nivel superior de aprobación.

4. La requisición es revisada por el jefe inmediato quien aprueba/ rechaza la operación para continuar con el
flujo de consulta en sistema.

5. El sistema realiza la consulta en forma interna de existencias en caso de que el bien/ insumo tenga existencia
se notifica a bodega de las entregas programadas por área y este procede a entregar de acuerdo al calendario
semanal de entregas, despachos a producción y/o área administrativa.

Cotización del bien o insumo

6. En caso de no tener existencia del bien/insumo en bodega, el sistema en forma automática genera lista de
materiales pendientes para proceso de cotización y posterior generación de orden de compras.

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7. El oficial de compras de la empresa procede a la búsqueda del bien o insumo en mercado local de acuerdo a
las especificaciones indicadas por el requirente y en caso que exista el bien completa Orden de Compra para
aprobación del siguiente nivel quien puede aprobar/ rechazar la OC.

a. Aprobación, se envía OC al proveedor

b. Rechazo, fin del proceso

 Las compras se pueden realizar al crédito/ remisión de OC al proveedor o al contado,

dependiendo el monto se solicita usar fondos de caja chica (compras menores a L500.00), en
caso de ser mayor de dicho monto se solicita emisión de cheque y/o trasferencia bancaria de
acuerdo a las instrucciones recibidas por parte del proveedor.

Recepción de bienes/ insumos en bodega

8. Al momento de la recepción de los bienes/ insumos en la bodega de la empresa se verificara contra OC la

siguiente información;
a. Factura a nombre de las empresas del grupo sin diferencia versus la OC
b. Producto conforme a la OC
c. Cantidades
d. Presentación
e. Estatus del bien o insumo no deberá venir con daños
f. En caso de presentar algún faltante o ser entrega parcial se debe indicar en la factura y notificar
inmediatamente al oficial de compra para poder notificar al proveedor quien deberá emitir la NC
respectiva y/o entrega del faltante.
9. Encargado de bodega actualiza el software con el ingreso de producto en lo referente a cantidades recibidas,
con el cuidado de ingresar las cantidades de acuerdo al criterio de entrega para evitar confusiones.
10. Encargado de bodega entrega al final del día a contabilidad los documentos originales para evitar perdida de
documentos y tiempo en ambos departamentos.

Entrega de bienes insumos a requirente

11. Una vez dado de alta el producto en el software de inventarios se procede a la entrega de los bienes/
insumos al requirente contra acuse de recibo que debe ser firmado por la persona que recibe indicando
conformidad o disconformidad en el documento.

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FLUJO DE PROCESOS

FORMATOS

REQUISICION DE MATERIALES

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ORDEN DE COMPRA

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ENTREGA DE BIENES/ INSUMOS- ACUSE DE RECIBO

 Este formato de entrega es de tipo general para las tres empresas.

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