Organizarea managerială

prin metoda Kanban

Kanban – o metodă eficientă de Managementul

Timpului
Stavinschi Valeria, BA-214
Cuvântul „kan” înseamnă etichetă, iar „ban” înseamnă singur, unic, de unde se poate
traduce kanban ca fiind un „panou pentru afișare” sau o tablă de scris.
Folosirea metodei Kanban presupune divizarea proceselor în faze de lucru, delimitate
foarte clar. Pentru o mai bună aplicare a metodei se utilizează un tabel cu trei coloane,
denumite de la stânga la dreapta: „De făcut”, „În lucru” și „Executate”.
 Cum a apărut Kanban?
Metoda Kanban a fost inventată la uzina Toyota.
Conform schemei clasice de producție, piesele
erau realizate în ateliere diferite. Astfel, între
producția, de exemplu, caroseriei și cea a
parbrizului unei mașini de același model, puteau
trece câteva luni. Mai mult decât atât, dacă un
anumit lot se dovedea a fi defect, totul trebuia
refăcut.

Taiichi Ohno—managerul atelierului de mașini

și ulterior vicepreședintele companiei—a decis să
facă procesele mai transparente pentru a
optimiza producția și a reduce pierderile.
Ce înseamnă Kanban?

Metoda Kanban reprezintă o variantă modernă de

organizare și management a activităților în
serviciile profesionale. Se pune accentul pe
schimbarea evolutivă, adaptarea continuă şi rapidă
la cerinţele mediului de afaceri. Kanban acţionează
ca un catalizator al adaptabilităţii şi flexibilităţii
organizaţiei.
 Scopul principal avut în vedere de companiile de servicii
profesionale care folosesc metoda Kanban, este de creștere
a gradului de coordonare/colaborare intra și inter-echipe
și departamente, de scădere a termenelor de execuție, de
creștere a calității şi deservire a clienților la nivelul
De ce se utilizează în
solicitat de aceștia.

activitatea

managerială?

Succesul metodei Kanban se datorează faptului că

implementarea nu necesită introducerea de funcții noi în
organizație sau schimbarea procedurilor actuale de lucru
 Cum se aplică?
Provenind din producție, metoda Kanban a devenit ulterior o
metodă cu largă aplicabilitate, fiind folosită de către
programatori (Agile), în managementul de proiecte, ori ca
Metodă de Managementul Timpului. Din perspectiva Time
Managementului, metoda se aplică foarte simplu: spațiul de
lucru se împarte în mai multe segmente verticale, după caz. De
exemplu:

Idei/Ideas: sunt trecute De făcut/To do: sunt În lucru/Work în progress: Realizate/Done: sunt
ideile/propunerile curente operaționalizate ideile sunt listate activitățile listate activitățile
privind un anumit proiect acceptate și descompuse în aflate în lucru la momentul finalizate
activitățile constitutive prezent
Cel mai simplu se lucrează cu stikers (post-it notes), pe care se trece o singură activitate, și care
sunt mutate progresiv, de la stânga la dreapta pe măsură ce activitățile respective trec de la un
stadiu la altul. Se pot utiliza și anumite coduri de culori pentru a segmenta și mai fin activitățile
după natura lor (sau culori diferite pentru proiecte diferite).
 Avantaje și beneficii

Marcarea pe flux a activităților curente, Stimulează motivația de a lucra și Recompensează succesul prin
ceea ce permite vizualizarea rapidă a descurajează amânările prin confortul psihologic pe care îl
imaginii de ansamblu și stadiului unui fluența pe care o reclamă de a reprezintă acumularea de activități în
proiect avansa de la stânga la dreapta secțiunea Realizat/Done

Permite realizarea unui flux bine organizat și Permite calcularea velocității unui proiect sau a unei
cu un minim de pași/consum de resurse echipe (calculând viteza cu care avansează
principalele sale activități) sau prin adăugarea axei
și/sau optimizarea acestora în timp real timpului în paralel cu axa activităților

 Principiile de bază
ale metodei Kanban
#1. Începe de la ceea ce ai
acum
#2. Realizează
schimbarea pe etape,
permanent și progresiv

#3. Respectă procesele și #4. Menține leadership–

rolurile fluxului ul la toate nivelurile
Ce trebuie să faci când
fluxul s–a oprit?

Când pe board task, într–una din coloane, sarcinile încep
să se acumuleze, fenomenul se numește „blocaj.” Asta
înseamnă că randamentul este prea slab.
Ca echipă, trebuie să găsiți cauza și să o remediați. De
exemplu, dacă sarcinile se acumulează în timpul fazei de
testare, ar trebui angajat un alt QA, reconstruite procesele
sau îmbunătățite competențele angajatului actual. Pentru
fiecare coloană, determinați numărul maxim de sarcini.

Astăzi desigur, putem recurge și la mijloace electronice (de exemplu se pot

desena tabele Kanban în Google Docs sau în Excel), astfel încat să avem
access la ele oricând și de oriunde, de pe orice dispozitiv.
Pentru toate aceste motive, Kanban a devenit una dintre cele mai populare
și utilizate metode de Managementul Timpului atât pentru lucru individual
cât și pentru lucru în echipă.

Concluzii
Thank you!