Documente justificative specifice instituțiilor publice și registrele contabile

Conform prevederilor Manualului de Implementare al Programului și a procedurii de control de

prim nivel, beneficiarii din proiectele finanțate din Programul Operațional Comun HUSKROUA
vor transmite următoarele documente generale - care nu sunt strict legate de o anumită linie
bugetară:

 Declarația pe propria răspundere a beneficiarului roman de proiect, semnată de către

reprezentantul legal al instituției
 Declarația pe propria răspundere a beneficiarului privind timpul efectiv lucrat
 Documentarea veniturilor nete generate, dacă este cazul
 Documentele de natura situațiilor financiar-contabile, pentru a arăta înregistrarea
cheltuielilor declarate în contabilitatea instituției pe conturi analitice): registrul jurnal,
fișe de cont analitice
 Dovada respectării regulilor de identitate vizuală pentru Programul Operațional Comun
HUSKROUA
 Planul Achizițiilor Publice pentru Proiect (PAPP), în cazul beneficiarilor autorități
contractante

1. Cheltuieli de personal, pentru costurile de personal, este necesară transmiterea

următoarelor documentele justificative:
 Documentele care prezintă relația contractuală: contracte de muncă ale personalului
implicat în implementarea activităților proiectului (pentru alte categorii, cu excepția
funcționarilor publici) și actele adiționale aferente
 Actele administrative de numire pentru funcționarii publici şi decizii/ ordine de
modificare a drepturilor salariale
 Fișele de post (care cuprinde atribuții legate de implementarea proiectului)
 Decizia internă a conducătorului instituției privind numirea echipei de proiect și timpul
alocat pentru activitatea în cadrul proiectului (dacă e cazul). În vederea respectării
principiului bunei gestiuni financiare, se va evita aprobarea deciziei de aceleași persoane
care alcătuiesc echipa de implementare
 Statele de plată pe instituție/ proiect, pentru persoanele angajate și plătite din bugetul
proiectului, inclusiv ultima pagină care să cuprindă vizele şi semnăturile aferente
persoanelor responsabile
 Dovada plății salariilor și a altor costuri aferente, precum și contribuția angajatorului
(ordinul de virare a salariilor pe card, acolo unde salariile sunt plătite prin intermediul
cardului bancar precum și borderoul centralizator aferent ordinului de plată privind
viramentul drepturilor salariale în conturi bancare colectoare; ordin de plată a
contribuțiilor angajatului la bugetul asigurărilor sociale și fonduri speciale, ordin de plată
 a contribuției angajatului și angajatorului la bugetul de stat, extras de cont, registru de
casă dacă plățile s-au efectuat în numerar)
 Pentru personalul angajat care lucrează part-time cu procent fix sau este angajat cu tarif
orar, este necesară prezentarea fișelor de pontaj (timesheet) semnate de către angajat și
contrasemnate de către persoana care are dreptul legal să reprezinte instituția
(reprezentantul legal), sau de o altă persoană căreia i-a fost delegate dreptul de semnătură
(de ex. manager de proiect). Totodată, acestea trebuie să prezinte 100% din activitatea
persoanei, inclusiv orele alocate pentru activitățile din proiect, cât și timpul alocat
activităților din instituție și alte proiecte. În vederea respectării principiului bunei gestiuni
financiare, se va evita avizarea timesheet-urilor de aceleași persoane care le întocmesc și
au exercitat propriu-zis sarcinile aferente proiectului

2. Cheltuieli administrative și de birou: Cheltuielile administrative indirecte se

realizează în limita a 2% din totalul cheltuielilor eligibile directe ale proiectului (cu
excepția cheltuielilor efectuate pentru infrastructura). Beneficiarul a optat pentru
raportarea acestor cheltuieli pe linia bugetara 5 “Project dedicated office” (pentru
organizațiile mici) sau linia bugetara 7 “Administrative cost” (pentru entitățile sau
organizațiile mari). Nu sunt necesare documente justificative.

3. Cheltuieli de deplasare:

 Documentele doveditoare privind componența echipei de proiect (inclusiv în cazul

raportării costurilor de personal ca rată forfetară)
 Documentele doveditoare privind componența echipei de proiect (inclusiv în cazul
raportării costurilor de personal ca rată forfetară)
 Ordinea de zi (agenda) sau un document similar care prezintă obiectivele și subiectele
ședinței/ seminarului/ conferințe
 Autorizarea misiunii (în conformitate cu normele naționale/ instituționale – referat de
deplasare, mandat de deplasare, ordin de deplasare și decontul aferent)
 Documente de transport: bilete de avion, tichete de îmbarcare, factură, contract de
servicii (dacă e cazul) și dosarul achiziției, factură cazare (dacă e cazul), poliță asigurare
medical, bon fiscal carburant sau BCF, cu sumă acoperitoare pentru cheltuielile de
combustibil raportate, în cazul utilizării autoturismului - calcul în conformitate cu
normele naționale sau instituționale care menționează cel puțin distanța, rata unitară și
costurile totale ale cursei, alături de decizia privind consumul de carburant al mașinii
instituției, conform legislației în vigoare, alte documente de transport (bilete de tren,
metrou, autocar etc.)
 Documente de plată: dovada plății cheltuielilor de deplasare și de cazare (ordine de plată
și extrase de cont, chitanțe, dispoziția de plată/ încasare din/ în casierie, registru de casă),
dovada rambursării cheltuielilor de deplasare și cazare ale personalului, în cazul în care
costurile au fost suportate de către persoana care a participat la deplasare;
 Raportul deplasării semnat de către participanții la deplasare, aprobat de conducătorul
instituției
 Dacă este relevant: orice altă dovadă a participării (de exemplu minuta întâlnirii, listă de
participanți semnată/ confirmare de e-mail, etc).

4. Cheltuieli cu expertiză externă și servicii, Reprezintă costurile serviciilor și

expertizei furnizate de către un organism de drept public sau privat sau o persoană fizică,
alta decât beneficiarii/ partenerii proiectului. Documentele suport aferente acestei linii
bugetare se referă în principal la:

 Documente ale procedurii de achiziție (selectare a prestatorului de expertiză externă/

servicii)
 Contractul de servicii (dacă este cazul)
 Facturi sau documente cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate
informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile
 Dovada plății (de ex. ordine de plată și extrase de cont, chitanțe și registru de casă)
 Fotografii sau mostre ale livrabilelor, care să evidențieze respectarea regulilor privind
elementele de identitate vizuală aferente Programului Operational Comun HUSKROUA
 În cazul organizării de întâlniri/evenimente de către partener: referatul de aprobare,
agenda, invitația, lista participanților semnată
 Materiale de informare și publicitate (ex: broșuri, pliante, copii ale articolelor publicate în
ziare, reviste, etc.) care să evidențieze respectarea regulilor privind elementele de
identitate vizuală aferente Programului Operational Comun HUSKROUA
 Metoda de calcul care arată cota alocată proiectului și justificarea cotei alocate (numai în
cazul în care serviciile contractate nu sunt utilizate exclusiv pentru implementarea
proiectului)
 Livrabile și alte dovezi ale serviciilor prestate de experți externi;
 Procese verbale de recepție

5. Cheltuieli cu echipamente:

 Documentele achiziției (de selecție a furnizorilor

 Contractul de furnizare (dacă e cazul)
 Facturi sau documente cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate
informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile
 Dovada plății (de ex. ordine de plată cu extrase de cont, chitanțe și registru de casă, etc.)
 Documente privind recepția și existența echipamentului achiziționat (fotografii care să
evidențieze respectarea regulilor privind elementele de identitate vizuală aferente
Programului Operational Comun HUSKROUA, procese verbale de recepție, procese
 verbale de punere în funcțiune, procese verbale de dare în folosință, fisa mijlocului fix,
etc.)

6. Cheltuieli cu infrastructura și lucrările, documentele suport necesare pentru
probarea eligibilității cheltuielilor cu infrastructura și lucrările se referă în principal la :

 Documentele achiziției, inclusiv contractele de achiziţie conform legislației naționale

privind achizițiile publice/ regulilor specifice Programului Operational Comun
HUSKROUAi, cu aplicarea celei mai stricte reguli
 Ofertele câștigătoare
 Contractele de execuție
 Facturile sau documentele cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate
informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile
 Dovada plății (ordine de plată cu extrase de cont)
 Dovada realizării lucrării contractate (fotografii, procese verbale de recepție, etc.)
 Autorizațiile și avizele necesare conform legislației în domeniu, studii necesare realizării
lucrării (geotehnice, de fezabilitate, etc.), proiectul împreună cu devize de lucrări și
materiale, documentele de recepție a lucrărilor pe diferitele etape de executare,
documentele de înregistrare contabilă și fiscală

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor

în contabilitate se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului
financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp
de 50 de ani. Prin excepţie, se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului finanţelor
publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani. În
caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de
reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30
de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea
încetării acesteia.

Instituțiile publice au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte

documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrarilor în
contabilitate. Răspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unitații beneficiare.
Registrele de contabilitate si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor
contracte de prestări servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice romane, care dispun
de condiții corespunzătoare.

În caz de incetare a activitații, institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau
arhivele militare, după caz. Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative și
contabile se face în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Pentru a putea fi înregistrate în
contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie sa fie înscrise în documente originale,
întocmite sau reconstituite, potrivit legii. Orice persoana care constată pierderea, sustragerea sau
distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să înștiințeze în scris, în
termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul de credite sau altă persoana care are obligația
gestionării unitații respective. În cazul în care pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor constituie infracțiune, se înștiințează imediat organele de urmarire penală.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire”. Documentele
reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea "RECONSTITUIT", cu
specificarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a facut reconstituirea. Documentele
reconstituite potrivit legii, constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Formulare financiar – contabil

Cele mai uzitate formulare financiar contabile:

 Fișa mijlocului fix – servește ca document pentru evidența analitică mijloacelor fixe și se
întocmește pentru fiecare mijloc fix. În cazul mijloacelor fixe de aceeași natură și de
aceeași valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași
lună, poate fi întocmită o singură fișă a mijloacelor fixe.
 Factura – este un document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a
operațiunilor economice și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului Fiscal.
 Avizul de însoțire a mărfii – servește ca: document de însoțire a mărfii pe timpul
transportului, document ce stă la baza întocmirii facturii, dispoziție de transfer al
valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități,
document de primire în gestiune document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate
cu titlu gratuit, după caz.  Lista de inventariere – document utilizat pentru inventarierea
bunurilor aflate în gestiune și care stă la baza întocmirii Registrului-inventar, în care sunt
înregistrate elementele de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele
patrimoniale, creanțele și datoriile entității). 

Chitanța pentru operațiuni în valută – sunt documente justificative de înregistrare în registrul de

casă/registrul de casă în valută și în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar
(lei/valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității.  Dispoziția de plată/încasare
către casierie – servește ca: dispoziție pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor
sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare,
precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai
mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; dispoziție pentru casierie, în
vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de
exploatare, potrivit dispozițiilor legale; document justificativ de înregistrare în Registrul de casă
și în contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document justificativ, după caz.
 BIBLIOGRAFIE

https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/
GhidDocumenteFinanciarContabile_2020.pdf

https://www.mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/legislatie/regl_contabile/ORDIN1917.pdf

Anexa 1