Prep. Univ. Drd.

Gabriela Raicu

Deselecia documentelor este procesul tehnic de ndeprtare a publicaiilor din circuitul direct al lecturii ca urmare a obsolescenei acestora.
ndeprtarea publicaiilor se realizeaz prin transferarea acestora n spaii ndeprtate de sala de lectur, mergnd pn la eliminarea, distrugerea, casarea publicaiilor.

Programul de deselecie trebuie s fac parte din politica de dezvoltare a coleciilor oricrei biblioteci. Selecia i deselecia sunt activiti complementare care trebuie s-i gseasc locul n activitatea oricrei biblioteci. Politica de deselcie este mai eficient dac este stabilit pe termen lung.

Procesul de deselecie poate fi mpiedicat de o serie de factori obiectivi i subiectivi: ntr-o bibliotec universitar primul factor care se opune direct sau indirect n procesul de selecie este profesorul, care se arat foarte nemulumit de faptul c nu mai gsete publicaiile pe care le tia destul de bine.n afar de acetia avem i ali utilizatori (studenii). Al doilea factor este bibliotecarul care vine cu urmtoarele argumente:
- lipsa de timp; - teama de a nu face o greeal; - teama ca publicaia propus spre deselecie s nu fie cerut la sala de lectur.

O alt categorie de factori care se opun deseleciei sunt factorii psihologici i de management. Ei provin de la cei care patroneaz instituia deintoare de cri.

Implementarea programului de deselecie are la baz patru cauze majore: economia de spaiu; mbuntirea accesului; economia de bani; nevoia de spaiu pentru nevoile de achiziii.

Este necesar eliminarea regulat a publicaiilor perimate, pentru a se ctiga spaiu de depozitare, pentru a putea reactualiza informaia. Se are n vedere i aspectul estetic: utilizatorilor le sunt oferite publicaii cu aspect plcut, fr pagini lips sau dezlipite. Activitatea trebuie s fie continu, s nu se ajung la o acumulare prea mare de documente devenite inutile. Este bine s existe o politic bine definit de deselecie, n strns legtur cu politica de achiziie. n acest fel se asigur coerena intelectual a coleciei i este posibil raionalizarea muncii. Deselecia fiind legat de achiziie, trebuie efectuat de responsabilii cu achiziia, att n Unitatea Central ct i n filiale. Epurarea coleciilor nu trebuie considerat o simpl operaie de eliminare. Ea se face n scopul reajustrii coleciilor i a asigurrii unei gestionri raionale a fondurilor de carte.

Se ctig loc i se economisesc bani, ntruct crile eliminate nu mai trebuie recondiionte, deci nu mai necesit cheltuieli de ntreinere. Rafturile nu mai sunt suprancrcate cu publicaii inutile, ceea ce ajut la regsirea mai uoar a titlurilor solicitate. Se actualizeaz fondurile bibliotecii. Aceast aducere la zi a informaiei sporete credibilitatea coleciei n faa utilizatorilor. Analiza coleciei ajut la depistarea crilor de valoare, deteriorate, care rmn n continuare n colecia bibliotecii. Astfel, se poate face o situaie cu crile care urmeaz s fie recondiionate. Se reevalueaz coleciile i se pot corecta aspectele deficitare.

Atunci cnd se realizeaz un program de deselecie, trebuie luate n calcul urmtoarele particulariti ale coleciilor de bibliotec: structura anumitor colecii privit pe domenii; mrimea populaiei utilizatorilor; structura populaiei utilizatorilor; modul n care documentele mai vechi au fost utilizate.

Practica biblioteconomic american i european identific zece etape ale procesului: I. Eliminarea este considerat o parte component a politicii de achiziii. Politica de deselecie este un amendament al politicii de achiziii. II. Se ntocmete un calendar. Se stabilesc prioritile i se planific lucrul. Trebuie prevzut timp suficient, pentru c este o munc migloas, ce presupune grij i reflecie. III. Se aleg sectoarele ce urmeaz a fi analizate. IV. Se aduce pe un crucior, lng rafturile analizate, ceea ce este necesar: sertarul corespunztor din catalogul topografic; un pachet de formulare; un manual de eliminare. V. Se examineaz fiecare carte, raft cu raft. Trebuie avute n vedere i pauzele necesare pentru ca bibliotecarul s-i poat menine (sau reface) capacitatea de concentrare. n publicaiile ce sunt selectate pentru a fi eliminate se introduce cte un formular.

VI. Se face inventarul. Se bifeaz cu creion colorat fiecare titlu, n catalogul topografic. Publicaiile care sunt mprumutate sunt bifate n momentul returnrii lor. Orice publicaie care nu este bifat n catalog n decurs de ase luni de la efectuarea inventarului este considerat pierdut. VII. nainte de eliminarea crilor din rafturi se face un ultim control, cu ajutorul bibliografiilor specializate. Titlurile care sunt regsite n aceste bibliografii sunt retrase de la casare. VIII. Crile selectate pentru casare se prelucreaz dup indicaiile de pe formularul de casare: reparaiile necesare, nlocuirea cu o ediie nou, schimb, casare. Se pun separat, pentru a fi examinate, crile care trebuie nlocuite cu un exemplar nou, o ediie nou sau cu un titlu nou pe aceeai tem. Eliminarea propriu-zis se face prin anularea exemplarelor n registrul inventar i cataloage. Se stabilete destinaia lor: donaie, schimb, vnzare sau casare. IX. Se verific dac domeniile tratate n publicaiile eliminate sunt acoperite de alte publicaii, mai noi i de un nivel calitativ mai ridicat. X. Cu publicaiile eliminate din colecie se organizeaz mini-expoziii, unde vizitatorii i pot nsui titlurile care i intereseaz. Publicaiile care nu au fost solicitate se folosesc n schimburile interbibliotecare. Dac nu sunt solicitate nici la schimb, se recicleaz.

n romnia nu exist acte normative n vigoare, recomandri sau metodologii ale autoritilor centrale de stat pentru deselecie. Fiecare bibliotec trebuie s-i creeze o politic de deselecie. Criteriile n procesul de deselecie sunt variate, cele mai ntlnite fiind:

Uzura fizic determinat de o circulaie intens sau neglijen n mnuire sau depozitare; Perimarea moral-intelectual a coninutului; Gradul sczut de circulaie a publicaiei.

Alte criterii sunt strict legate de procesul de nvmnt: Publicaiile nu mai corespund programelor de nvmnt; Cnd au loc reorganizri importante n cadrul facultilor, a disciplinelor studiate, aceste schimbri implic i modificarea bibliografiilor indicate de cadrele didactice, la disciplinele studiate; Cadrele didactice modific bibliografiile propuse studenilor spre studiu n funcie de noile apariii editoriale.

Alte criterii legate de deselecie sunt: Formatul documentului Limba n care este scris documentul Existena n colecia bibliotecii a unor lucrri superioare, pe aceeai tem Frecvena citrii n index-uri Frecvena cererilor de mprumut interbibliotecar.
Pentru decizia final se ine seama de: Prestigiul profesional al autorului Valoarea literar, cultural, tiinific recunoscut n timp Actualitatea subiectului Anul editrii Gradul de interes n actualitate i cel previzionat Coninutul lucrrii i relevana pentru instituie.

Criteriile de selecie sunt menionate n planul (programul) ntocmit n vederea efecturii deseleciei. Conform legislaiei actuale, procesul deseleciei implic urmtoarele etape: Selecia publicaiilor propuse eliminrii, dup criteriile specificate n planul de activitate; ntocmirea unor borderouri cu titlurile publicaiilor selectate i prezentarea lor conducerii bibliotecii, n vederea scoaterii lor din inventar; nsuirea i verificarea propunerilor de ctre o alt comisie; Consemnarea constatrilor ntr-un proces verbal tip; Obinerea aprobrii de scoatere a publicaiilor din colecie (emiterea unei decizii); Stabilirea, pentru publicaiile aprobate a fi eliminate, a modului de eliminare: prin schimb interbibliotecar, transfer, vnzare, trimitere la centrele de reciclare a hrtiei; Consemnarea eliminrii publicaiilor n evidenele contabile: registrul inventar i registrul de micare a fondurilor-parte general, n catalogul alfabetic de serviciu i topografic (sau n catalogul online).

n urma activitii acestei comisii, materialele eliminate nu sunt distruse imediat: ele sunt pstrate ntr-un depozit, ncercndu-se redistribuirea lor. Ele pot intra n fondurile speciale sau de patrimoniu ale altor biblioteci, devenind astfel o surs de completare retrospectiv.

Meninerea fondului de carte proaspt, ntinerit, activ; Eliberarea unor spaii n depozite, n care pot fi amplasate alte achiziii, solicitate de utilizatori; Repunerea n circulaie a unor titluri valoroase dar necunoscute de generaiile actuale de cititori; Economiserea hrtiei, prin trimiterea publicaiilor nesolicitate la alte biblioteci, la centrele de reciclare a hrtiei; Facilitarea activitii de verificare periodic a titlurilor din colecie; Realizarea unor economii financiare: sunt eliminate costurile depozitrii pentru publicaiile ieite din colecie i costurile pentru recondiionarea lor.