Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat n 1917 de Henry L. Gantt, inginer i sociolog de origine american. Frecvent utilizat n managementul de proiect, o diagrama Gantt ofer o ilustrare grafic a unui program de activiti, care ajut la planificarea, coordonarea i monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza n versiuni simple, cu ajutorul unui grafic fcut pe o hrtie, sau n versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicaii software de management al proiectului. Forma grafic a unui astfel de instrument de planificare const ntr-o matrice pe a crei ax orizontal este reprezentat perioada de timp pe care se intinde proiectul, mprit n uniti de msur (spre exemplu zile, saptamani sau luni), i pe a crei axa vertical sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, daca proiectul ar consta n dotarea calculatorului dumneavoastra cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetari de piata, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.). In cadrul unei diagrame Gantt, fiecarei sarcini i este alocat un rnd. Timpul n care este estimat s se finalizeze o sarcin este reprezentat printr-o bara orizontal. Marginea din stnga marcheaza nceputul preconizat pentru acea sarcina, iar marginea din dreapta marcheaz sfritul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini n mod secvenial, paralel sau prin suprapunere temporar. Pe masura ce proiectul avanseaza, diagrama este adusa la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzatoare procentului din sarcina care a fost indeplinit. n modul acesta, va putei da seama imediat despre stadiul n care se afla proiectul, trgnd o linie verticala n dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor rmne cu totul n partea stnga a liniei. Sarcinile n desfurare vor fi ntretiate de linie, i dac partea plin este la stnga liniei, nseamn c sunt n intarziere fata de planificare, pe cnd, daca partea plina merge pana n dreapta liniei, inseamna ca sunt inaintea planificarii. Sarcinile viitoare raman cu totul n dreapta liniei.

Atunci cnd realizai o diagram Gantt, nu introducei dect un numr rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), n asa fel nct diagrama sa incapa pe o singura pagina. n cazul n care este vorba de un proiect mai complex, putei realiza diagrame subordonate care sa detalieze incadrarea n timp a tuturor sub-sarcinilor care formeaza o sarcina principala. n figura 1.3. se poate vedea ca daca astazi ar fi 15 octombrie, activitatea 3 s-ar incadra n planificare, activitile 4 i 5 ar fi n intarziere, iar activitatea 7 ar fi inaintea planificarii. De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca n dreptul unei sarcini s fie trecui i responsabilii, pentru respectiva sarcin. De multe ori ntr-un proiect exista evenimente, care nu reprezinta o sarcina, ns pe care ati vrea sa le evidentiati n cadrul unei diagrame Gantt. n exemplul prezentat, inchirierea unei sali anume este un moment foarte important pentru desfurarea ulterioara a sarcinilor, deoarece locaia trebuie trecuta n mod explicit n comunicatul de presa. Aceste momente reprezinta niste "borne" (eng. "milestones") i de obicei sunt marcate pe diagrama sub forma unor triunghiuri cu varful n sus. Daca v-ati hotrt sa folosii Excel-ul, nu aveti dect sa urmati pasii de mai jos: Lansati n executie produsul, Deschideti un document nou, Din Page Setup (meniul File) selectati orientarea orizontala ("landscape"), i centrati diagrama pe verticala i pe orizontala. Tot de aici activai butonul "fit to 1 page" pentru ca toata diagrama pe care o veti realiza sa ntre pe o singura pagina A4. Daca textul va fi foarte mic, veti putea tipari digrama pe doua pagini i apoi sa le puneti impreuna. O alta solutie poate fi sa mariti unitatea de timp, sau sa lasati deopate niste sarcini mai puin importante. La sfrit, deselectati opiunea "gridlines", pentru a putea sa folosii spatiul celulelor asa cum dorii fara sa afectati modul n care va fi tiparit documentul. Aranjati celulele n funcie de elementele diagramei pe care o dorii. Folosii opiunea "Border" (din Format Cells) pentru a desena chenare n jurul celulelor unde este nevoie (putei selecta att una sau mai multe celule, ct i o coloana sau un rnd. Introducei informaiile necesare. Pentru a realiza bare gri, care sa reprezinte lungimea preconizata a unei sarcini, selectati celulele dupa care folosii opiunea de umplere din Format Cells ( opiunea "Pattern"). Pe masura ce proiectul evolueaza, nlocuii culoarea de umplere a celulelor, din gri n negru, pentru a reprezenta procentul n care a fost finalizata o sarcina. Daca din meniul View veti selecta Toolbars>Drawings, veti putea sa reprezentati grafic i "bornele" proiectului i interdependentele dintre activiti, cum este cazul n figur.

Fig.3.2. Diagrama Gantt n organizarea unei conferine de pres Diagrama Gantt este util n faza de execuie i de urmrire, oferind indicaii clare asupra activitilor i duratelor de realizare, asupra a ceea ce trebuia realizat, a ceea ce s-a realizat, pn la momentul luat n considerare i asupra a ce urmeaz s se realizeze. Cu toate acestea, diagrama Gantt prezint i o serie de neajunsuri: Nu evideniaz dect parial structura proiectului, respectiv doar dependenele dintre activiti; Nu permite efectuarea de modificri, ceea ce reprezint un inconvenient major, dat fiind c n practic apar deseori modificri, fie in faza de concepie i dezvoltare, fie in cea de execuie: schimbarea duratei

unor activiti sau a momentelor nceperii sau finalizrii acestora, introducerea unor noi dependene ntre activiti sau eliminarea altora. Efectuarea acestor modificri ar presupune refacerea intregii diagrame de foarte multe ori, ngreunndu-se astfel procesul de conducere; Reprezentarea i fixarea unei activiti n diagram implic necesitatea lurii n considerare, n acelai timp a mai multor factori: logica proiectului, resursele umane si costurile aferente, ns practica demonstreaz c aceste chestiuni nu pot fi tratate simultan ci secvenial! Toate aceste neajunsuri au fost eliminate o data cu trecerea la reprezentarea proiectelor prin reele1.

Reprezentarea proiectelor prin procedeul AoA