OBIECTIVELE PROIECTULUI si Tehnica S.M.A.R.T.

Obiectivele unui proiect sunt formulari ale rezultatelor pe care proiectul incearca sa le obtina si de aceea trebuiesc definite si agreate inainte de inceperea proiectului. Fiecare obiectiv trebuie exprimat simplu si cit mai complet, astfel incat sa poata fi evaluat la incheierea proiectului, pentru a observa daca acesta a fost indeplinit sau nu si sa arate ceea ce dorim sa se realizeze in cadrul proiectului. Un obiectiv bine formulat trebuie sa fie cit mai etans, respectiv sa fie complet. Pentru a face o analiza a modului in care obiectivul a fost formulat, putem aplica tehnica SMART. Pentru a fi SMART, un obiectiv trebuie sa fie Specific, Masurabil, Accesibil, Realist si incadrat in Timp (SMART). SMART este o tehnica de analiza a obiectivelor. Obiectivele trebuie sa se refere la livrabilele proiectului. Livrabilele proiectului sunt create in baza obiectivelor. Daca nu poti identifica livrabilele create pentru indeplinirea obiectivului este posibil sa fi formulat obiectivul prea general. Daca obiectivul descrie caracteristicile livrabilului inseamna ca este exprimat prea specific iar daca formularile descriu atribute si functionalitati, inseamna ca ele sunt cerinte si nu obiective. Pe de alta parte, daca sunt livrabile fara obiectiv, trebuie sa va intrebati daca livrabilele sunt chiar importante. Daca nu sunt, excludeti-le din proiect. Daca livrabilele respective sunt foarte importante, trebuie sa stabiliti obiectivele pentru crearea lor. Obiectivele sunt importante deoarece arata acordul comun al managerului de proiect si al Sponsorului proiectului asupra ariei de cuprindere (scope).
Litera Semnificatie

S M A R T

Specific Masurabil Accesibil Relevant Timp

SPECIFIC - arata necesitatea ca un obiectiv sa aiba un tel specific si unul mai general. Asta nseamn c telul stabilit este clar i neechivoc. Pentru a stabili obiective specifice, acestea trebuie s comunice exact ceea ce se ateapt sa fie realizat i care sunt atributele importante. Un obiectiv specific va rspunde la ntrebarile : Ce ? De ce ? si Cum ? vreau s realizez MSURABIL - arata necesitatea unor criterii concrete de msurare a progresului pentru atingerea obiectivului. Ideea este ca dac un obiectiv nu este msurabil, nu este posibil sa fie administrat, deoarece nu se stie cit s-a realizat si cit mai este de realizat pentru a fi considerat finalizat. Msurarea progresului ne ajuta sa urmarim progresul si s ajungem la rezultatul int, la scopul final. Pentru a verifica daca un obiectiv este masurabil, trebuie sa raspundem la intrebarea: Ct de mult? Cum voi ti cnd se finalizeaza ? ACCESIBIL - arata ca obiectivul este realist, tangibil i realizabil, deci posibil de atins. In constructii, putem folosi si termenul constructabilitate. Un obiectiv realizabil, va rspunde la ntrebarea: Cum poate fi realizat obiectivul? EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 1

RELEVANT - arata importana, trebuie sa fie alese obiectivele care conteaza, sa fie orientate catre un rezultat specific. Un obiectiv care sustine sau este n aliniat cu alte obiective ar putea fi considerat relevant. TIMP acest termen arata importana incadrarii obiectivelor ntr-un interval de timp, fixindu-le o dat int. Stabilind neechivoc o durata de realizare sau un termen limita pana la care sa fie realizat un obiectiv, putem sa facem managementul acestuia, putem sa-l administram, putem focusa efortul pentru finalizarea obiectivului in intervalul de timp stabilit sau pina la data respectiva.

Cum se elaboreaz obiective SMART SMART este un acronim al caracteristicilor considerate eseniale pentru corecta formulare a unui obiectiv. Asa cum am prezentat mai sus, aceste caracteristici sunt urmtoarele: S specific; M msurabil; A acceptabil / (de) atins / abordabil; R relevant / realistic ; T ncadrat n timp.
Exist mai multe versiuni/variante ale acestor caracteristici i, implicit, ale acronimului SMART1. Diferenele dintre versiuni apar fie datorit traducerilor din limba englez, fie din cauza modului de aplicare a lui. Astfel, Comisia European, n Manualul privind Managementul Ciclului Proiectului, utilizeaz criteriile SMART doar n ceea ce privete formularea indicatorilor de msurare a atingerii obiectivelor propuse. Cum indicatorii sunt legai de obiective, ns trebuie s reflecte o imagine real a gradului de atingere a acestora, este normal deci s apar diferene de concept.

Specific nseamn c un obiectiv indic exact ceea ce se dorete a se obine. Un obiectiv specific
este foarte clar exprimat, nu las loc de ndoieli. Un obiectiv specific difer n primul rnd de unul general. El vizeaz rezultate concrete, nu rezultate n general. Ex: obiectiv general "organizarea de training pentru angajaii instituiei X" Ex: obiectiv specific "organizarea de training pe tema Management de Proiect pentru angajaii din Departamentul de Investitii din organizaia X". Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu Specific, utilizai ntrebri precum: - Cine? - Ce? - Cnd? - Cum? - Care este obiectivul int? Nu este ns obligatoriu ca un obiectiv s rspund, n mod obligatoriu, la toate ntrebrile de mai sus n acelai timp.
1

Cele mai frecvente versiuni ale acronimului SMART sunt urmtoarele: - Specific, Msurabil, Abordabil, Realist, ncadrabil n Timp; - Specific, Msurabil, reAlizabil, orientat ctre Rezultat, la Timp; - Specific, Msurabil, (de) Atins, Realist, Tangibil; - Stimulativ, Msurabil, Acceptat de toate prile interesate, Realist, definit n Timp.

Se poate observa c cea mai mare diferen apare la caracteristicile 3 i 4. Folosirea termenului "Realist" alturi de "Abordabil" sau "reAlizabil", este oarecum redundant. n acest sens, considerm c termenul "realist" este i nclus deja n "Abordabil" sau "reAlizabil". Un obiectiv nerealist nu ar putea fi nici abordabil, nici realizabil.

EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 2

Msurabil nseamn c un obiectiv poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ. Un obiectiv
msurabil este cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului c a fost atins ori nu sau n ce msur a fost atins. De asemenea, un obiectiv msurabil permite monitorizarea progresului atingerii lui. Exemplu: obiectiv general "organizarea de training pentru angajaii instituiei X" Exemplu: obiectiv specific "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X". Se poate vedea, n exemplul de mai sus, c, prin compararea situaiei de la un moment dat cu obiectivul, se poate msura dac a fost atins ori nu sau n ce msur a fost atins (Ex: 50%, daca la training au participat doar 2 angajai). Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu Msurabil, utilizai ntrebri precum: - Ct de mult()? - Ct de muli(e)?

Acceptabil/Abordabil/de Atins/reAlizabil nseamn c un obiectiv poate fi ntr-adevr

atins. n acest sens, trebuiesc luate n considerare mai multe aspecte: prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins n condiiile date (Ex: nu se poate realiza o autostrad ntr-o sptmn i nici peste un ocean, daca adncimea apei n unele locuri este de civa km.); obiectivul n cauz poate fi atins n condiiile proiectului, de ctre organizaia sau persoana care este responsabil de realizarea lui. n acest sens, trebuie inut cont de resursele existente, capacitatea organizaiei, timpul disponibil necesar ... etc. n mod ideal, obiectivele trebuie s nu depind de aciunile unei alte entiti dect cea care are responsabilitatea realizrii lor. Exemplu: obiectiv acceptabil/de atins/realizabil "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X". Exemplu: obiectiv nerealizabil: "organizarea unui training de 1 or pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X", n condiiile n care acetia nu au nici mcar studii medii i nu au mai vzut un proiect pn acum. De obicei, aceast caracteristic se evalueaz inndu-se cont de capacitatea organizaiei sau organizaiilor care depun proiectul i trebuie s realizeze obiectivele.

Relevant / Realistic nseamn c realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de

proiect. Realizarea unui obiectiv trebuie s contribuie n mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general. n acest sens, el trebuie s vizeze un anumit impact. Exemplu : n cazul de mai sus, n care obiectivul este "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X", impactul proiectului este creterea numrului de proiecte de succes (care se incadreaza la finalizare in Cost-Timp-Calitate) pe care le desfasoara organizaia n cauz. Dac impactul vizat ar fi altul spre exemplu: organizaia X s i creasc numrul de proiecte pe care organizatia le-a administrat atunci obiectivul menionat ("organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X") nu ar mai fi relevant deoarece angajaii menionai nu ar fi implicati ei nii proiectele administrate. Relevana unui obiectiv se evalueaz n raport cu obiectivul general al acelui proiect.
ncadrat n Timp nseamn c obiectivul conine i data pn la care este prevzut a se realiza. Legat de un obiectiv ncadrat n Timp, tim ct timp ar trebui ca acesta s se realizeze. EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 3

Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu ncadrat n Timp, utilizai ntrebri precum: - Cnd? - Pn cnd? - n ce perioad? Ex: obiectiv n cadrat n timp - "organizarea n perioada 1-28 noiembrie 2012 a unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajai din Departamentul de Investitii al organizaiei X".

Obiective SMART
Studii recente au artat c organizatiile de supraveghere a proiectelor de investitii lucreaza la mai puin de 60% din potenialul lor. Intotdeauna trebuie s avem obiective, att n viaa privat, in afaceri i n proiecte. Pentru a fi eficiente aceste obiective trebuie s aib o ans reala de a reui acestea trebuie s fie obiective SMART. Pentru a demonstra dezvoltarea unor obiective SMART, am inventat o lista de obiective posibile, pe care le vom evalua. 1. Creterea produciei ct mai mult posibil 2. Reducerea accidentelor 3. Creterea produciei cu 60% 4. Imbuntirea performanei prin izolarea oricarei persoane care prezinta o atitudine negativa 5. Reducerea numrului accidentelor cu 10% n urmtoarele 6 luni 6. Creterea produciei cu 1% pe parcursul anului viitor 7. Reducerea costurilor cu 50% n urmtoarele 6 luni

OBIECTIVE SMART trebuie sa raspunda criteriilor :

SPECIFIC - Daca un obiectiv este precis, atunci exist doar un singur mod n care pot fi interpretat. MASURABIL - Cu alte cuvinte, poate succesul sau modUL de realizare a obiectivului sa msoare ceea ce vom face ? Acest lucru nu este ntotdeauna uor de realizat iar uneori trebuie s ateptm pn la finalizare pentru a putea msura. ACCEPTABIL - Aceasta nseamn acceptabile pentru organizaie, persoanele care trebuie sa le realizeze sau societatea n general. Desigur, aceasta includ actele ilegale sau ceva care este din punct de vedere moral sau etic inacceptabil. REALISTIC - Cu alte cuvinte, sa fie posibil s il fac. Desigur, trebuie s cunoasteti bine subiectul i problemele pentru a putea judeca si lua o hotrire iar acest lucru este facut in general de senior manageri TIMP - 5, 6 i 7 dintre obiectivele din exemplu au timpul alocat, restul nu. Veti fi uimiti de cat de eficienta poate fi acest tip de evaluare. TEST
SPECIFIC MASURABIL ACCEPTABIL REALISTIC TIMP 1. X X OK OK X 2. X OK OK OK X 3. OK OK X X X 4. X X OK OK X 5. OK OK OK OK OK 6. OK OK X OK OK 7. OK OK X X OK

Incercai-o si singuri iar apoi aplicati aceasta judecata obiectivelor stabilite in cadrul Temei de Proiect. Prezentati o analiza a obiectivelor stabilite conform tabelului de mai jus. Acolo unde este cazul, justificati-va evaluarea ( X sau OK )

EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 4