Managementul prin Kaizen Ana Petruta Iliuta, student, Universitatea Constantin Brancusi ,Facultatea de Stiinte Economice si Gestiunea Afacerilor

Claudia Nicoleta Popescu, student, Universitatea Constantin Brancusi, Facultatea de Stiinte Economice si Gestiunea Afacerilor Rezumat:
Strategia mbuntirii continue cunoscut sub denumirea japonez KAIZEN reprezint o strategie integratoare, transfuncional prin care se desemneaz mbuntirea treptat, continu a managementului i a activitilor firmei, precum i a parametrilor de calitate, productivitate i competitivitate, cu implicarea direct a ntregului personal. Este apreciat de o serie de autori drept cel mai important concept al managementului japonez. n concepia KAIZEN , o infinitate de eforturi mici creeaz premisele ca n fiecare zi activitatea s se desfoare puin mai bine dect n ziua precedent. n fapt, imbunatatirea continua, constituie chiar esena filozofiei KAIZEN: calitatea proceselor de producie este premisa i cheia obinerii unui nivel calitativ de excepie pentru produsele fabricate. Eficiena strategiei, probat prin rezultatele remarcabile nregistrate n ultima perioad, planul calitii ridicate a produselor rezid tocmai n exploatarea sinergiei metodelor de mbuntire. Kaizen este o activitate zilnic, iar scopul ei este de ajunge dincolo de simpla mbuntire a productivitii. Acesta este i un proces care, dac este fcut corect, umanizeaz locul de munc, elimin munca grea i copleitoare ("muri") i nva oamenii cum s fac experimente la locul de munc utiliznd metode tiinifice i s identifice i s elimine pierderile din procesele de business. La proiectele Kaizen pot participa angajai de la toate nivelurile unei companii, de la CEO n jos, dar i actorii externi cnd este cazul. Formatul Kaizen poate fi individual, sub form de sistem de sugestii, grupuri mici sau grupuri mari. Metodologia Kaizen include executarea de schimbri i monitorizarea rezultatelor, apoi ajustarea. Planificrile pe scar larg i orarele de proiect extensive sunt nlocuite cu experimentele mai mici, care pot fi adaptate rapid, dup cum o cer noile mbuntiri. Aspectul cel mai semnificativ l constituie faptul c prima i principala preocupare naintea calitii produselor, o reprezint ,,calitatea personalului. Acesta trebuie sa fie ajutat s dobndeasc ,,contiina Kaizen, adic s neleag necesitatea mbuntirii continue, astfel nct aceasta s devin o stare de spirit a fiecruia. Continuous improvement strategy known as "KAIZEN" represents a strategy of integration, which designates the transfuncional gradual improvement, management and ongoing company activities, as well as the parameters of quality, productivity and competitiveness, with the direct involvement of all personnel. It is appreciated by a number of authors as the most important concept of Japanese management. The concept of KAIZEN, an infinity of small efforts in realising that every day the work is carried out slightly better than the previous day. In fact, continuous improvement, constitutes even the essence of the philosophy of KAIZEN: the quality of manufacturing processes is a prerequisite and the key to achieving an exceptional level of quality for the products manufactured. The effectiveness of the strategy, proven by the remarkable results achieved in the last period, the high quality of the products lies in exploiting the synergy of methods to improve. Kaizen is a daily activity, the purpose of which goes beyond simple productivity improvement. It is also a process which, if done correctly, humanizes the workplace, eliminates the overwhelming and hard work ("muri"), and teaches people how to do experiments at work using scientific methods and to identify and eliminate waste in business processes. At Kaizen participating employees at all levels of a company, from the CEO down, as well as external stakeholders when applicable. Kaizen format can be individually, in the form of suggestions, small groups or large groups. Kaizen methodology includes the execution of changes and monitoring results, then adjusting. Largescale pre-planning and extensive project schedules are replaced by smaller experiments, which can be rapidly adapted as new improvements are necessary. The most significant aspect is the fact that the first and main concern ahead of the quality of the products, it represents, the quality of the staff. " It must be helped to acquire, consciousness of Kaizen, "that is, to understand the need for continuous improvement, so that it becomes a State of mind of each one.

Cuvinte cheie: strategie, management, imbunatatire, rezultate, eficienta, schimbari.

Definirea conceptului Kaizen Conceptul de Kaizen a fost creat, in urma celui de-al doilea Razboi Mondial, in Japonia. In esenta, acesta este o filosofie japoneza care urmareste imbunatatirea continua si treptata a activitatii organizatiilor. Termenul Kaizen are mai multe semnificatii. Astfel, in limba japoneza kai inseamna schimbare, iar zen pozitiva. Pe de alta pare, Kaizen provine din budism, unde semnifica reinnoieste inima si fa-o tot mai buna. Acest termen se intalneste si in artele martiale, reprezentand a inainta cu pasi mici si repezi. Mai mult, in afaceri inseamna ca imbunatatirile facute pas cu pas sunt calea cea mai sigura, mai usoara si mai rapida catre maximizarea productivitatii, a calitatii si a profitului. Caracteristicile principale ale acestui concept sunt urmatoarele: 1. Imbunatatirea nu se efectueaza odata la o perioada de timp, ci este un process zilnic,continuu. 2. Schimbarea nu este majora, ci se lucreaza pe bucatele. 3. Are o latura minimalista: nu muncesti de dragul de a munci, ci indentifici, reduce si elimini tot ceea ce nu aduce plus de valoare. 4. Incurajeaza experimentarea . 5. Problemele sunt primite cu bratele deschise, acestea fiind oportunitati de crestere. Kaizen este un proces de zi cu zi, al crui scop merge dincolo de simpla mbuntire a productivitii. Acesta este, de asemenea, un proces care, atunci cnd este fcut corect, umanizeaz locul de munc, elimin excesul de munc i i nva pe oameni cum s efectueze experimente cu privire la munca lor, folosind metoda tiinific. n total, procesul sugereaz o abordare umanizat a lucrtorilor: "Ideea este de a hrni resursele companiei: omul , prin laud i ncurajarea de a participa la activiti kaizen". Punerea n aplicare cu succes necesit "participarea lucrtorilor n procese". Kaizen este un sistem care implic fiecare angajat - de la managementul superior la echipa de curenie. Toat lumea este ncurajat s vin cu sugestii de mbuntire mici n mod regulat. Aceasta activitate nu este o dat pe lun sau o dat pe an, ci este continu. n cele mai multe cazuri, acestea nu sunt idei pentru schimbri majore. Kaizen se bazeaz pe efectuarea de modificri mici n mod regulat: ntotdeauna mbuntirea productivitii , siguranei i eficienei , precum si reducerea deeurilor. Sugestiile nu sunt limitate la o anumit zon, cum ar fi de producie sau de comercializare. Kaizen se bazeaz pe efectuarea de modificri in orice domeniu in care pot fi aduse mbuntiri. Managementul prin Kaizen este orientat pe imbunatatirea fiecarui proces din fisa tehnologica a produsului, scopul principal fiind eliminarea pierderilor. Imbunatatirea proceselor asigura eficienta fabricatiei, activitatile Kaizen asigurand o maximizarea valorii produsului corespunzator cu cerintele beneficiarului, o diferentiere calitativa a acestuia, ceea ce il face mai atractiv, clientul fiind mai interesat sa-l cumpere. De asemenea, sunt eliminate acele functii ale produsului existent pentru care clientul nu manifesta interes si care aduc astfel o crestere a costului fara correspondent in valoare.

Principii Kaizen Principiile kaizen pot fi aplicate cu succes in orice tip de companie care isi doreste acest lucru. Este un stil de management, dar si o filosofie de viata. Principiile de baza sunt urmatoarele : - orientarea spre client ( market in ) ; - internalizarea relatiei client furnizor ("the next process is your customer");

- calitatea pe primul plan ("quality first"); - argumentare cu date ("speak with data); - tinerea sub control a variabilitatii si prevenirea repetarii ("key quality checkpoints"). Aspectul cel mai semnificativ l constituie faptul c prima si principala preocupare naintea calittii produselor, o reprezint ,,calitatea personalului! Acesta trebuie sa fie ajutat s dobandeasc ,,constiintaKaizen, adic s nteleag necesitatea mbunttirii continue, astfel ncat aceasta s detin o stare de spirit a fiecruia! Alte principii ale filosofiei Kaizen se refer la: sortare separarea lucrurilor de care este nevoie de cele inutile, ordonare aranjarea lucrurilor pentru a putea fi usor de gsit si folosit, curtenie pstrarea curateniei la locul de munc, standardizare initierea unor metode pentru a evita aparitia problemelor autodisciplina Aceast abordare a calittii este o filozofie si o schimbare de mentalitate pan n final care se dezvolt n trei aspecte importante: 1.Procesul este continuu. Procesul de a ajunge la modificri trebuie s fie fcut n orice moment! Astfel, se contribuie la mbunttirea continu a calittii muncii; 2.Procesul este gradual. Spre deosebire de alte metode, se dezvolt mai lent,se inoveaz mai lent. Din contr, pe termen lung, aceast metod permite mbunttirea n mod constant; 3.Abordarea este participativ. Acest punct de vedere al calittii ar trebui s fie cu siguran mprtsit de toti angajatii organizatiei, care este eficient. Intr-adevr, aceast participare implic angajatii n munca lor, care este o surs de motivatie. Un loc important printre principiile KAIZEN il ocupa 5S, ca re este o metoda de organizare a activitatii, dezvoltata in cadrul sistemului de productie japonez. Mai precis, sunt 5 pasi, 5 etape sau 5 notiuni care incep cu litera S in limba japoneza. Campania celor 5S este un program structurat pentru a obine n mod sistematic: organizare, curenie i standardizare la locul de munc. Cei 5S pot fi numii o filozofie, un mod de via n munca noastr zilnic. Esena celor5S este de a respecta ceea ce s-a convenit. Cei cinci pai ai bunei ntreineri, cu numele lor japoneze i echivalentul n limba romn sunt: Pasul 1. Seiri (Sortare) Primul pas se refer la diferenierea dintre lucrurile necesare i cele inutile din Gemba i renunarea la cele inutile. Scopul acestei aciuni este de a ne asigura c absolut orice material lsat la locul de munc este legat de activitile desfurate. Pasul 2. Seiton (Sistematizare) Cel de-al doilea pas al procesului se refer la eficien i const n aranjarea ordonat a tuturor lucrurilor care rmn dupa Seiri (sortare) pentru a fi gsite ct mai uor. Pasul 3. Seiso (Strlucire) Cel de-al treilea pas const n curarea locului de munc i nlturarea oricrei surse de murdrie. n procesul de curare trebuie s fie antrenai toti angajaii, de la manageri pn la operatori. Pasul 4. Seiketsu (Standardizare) Cel de-al patrulea pas se refer la crearea unor standarde pe care trebuie s le respecte toat lumea i vizeaz practicarea continu a celor trei pai descrii mai sus, astfel nct curenia i verificarea s devin o rutin. Managementul Vizual este un aspect foarte important ce faciliteaz nelegerea acestor standarde. Pasul 5. Shitsuke (Susinere) - Cel de-al cincilea pas are ca principal obiectiv obinerea disciplinei i angajarea tuturor n pstrarea ordinii i respectarea primilor patru pai. Astfel, procesul se transform ntr-unul care nu se ncheie niciodat i care se mbuntete continuu. Implementarea celor 5S nu nseamn a masca mizeria, ci, dimpotriv, a identifica sursa mizeriilor i a dezordinii. Cei 5S constituie fundamentul pe care se cldete un demers al progresului, a desfurrii mijloacelor i metodelor lean-manufacturing-ului, fiind o prghie a

managementului schimbrii. n acelai timp, principiile 5S pot fi considerate drept reguli de baz a ordinii, disciplinei, preliminarii inconfundabile pentru un ntreg proiect de ameliorare.

Implementarea conceptului Kaizen Din 1986, anul in care a fost publicata cartea Kaizen: ,,Cheia succesului competitiv al Japoniei, termenul kaizen a ajuns sa fie acceptat ca unul dintre conceptele principale ale managementului. Un sistem de management care s-a dovedit a fi prolific in contextul crizei economice globale este sistemul Kaizen. Acest sistem a fost implementat mai intai in cateva companii japoneze , apoi s-a raspandit in companiile din intreaga lume. Managementului bazat pe conceptual kaizen nu se limiteaza la un domeniu anume. Nu necesita tehnologii din cele mai complicate si nici proceduri complexe, Pe cat de simplu, pe atat de eficient. Cresterea productivitatii, a calitatii si a profitului pot fi obtinute implementand conceptual kaizen. Oricare ar fi domeniul companiei si indiferent care ar fi obiectul sau de activitate, rezultatele si beneficiile kaizen se vor arata cu conditia ca pasii sa fie corect aplicati, in derularea tuturor proceselor. Implementarea conceptului kaizen in management nu implica resurse financiare ci din contra, o minte deschisa, dorinta de imbunatatire, de schimbare si transformare, de observare si de urmarire a datelor statistice ale calitatii, reducerea necesarului de echipamente si cresterea gradului de folosire a celor ramase, plus cresterea motivatiei personalului. Implementarea sistemului de management Kaizen in organizatiile economice din tara noastra ar putea aduce castiguri immediate prin eliminarea rispei si a pierderilor, prin cresterea productivitatii muncii cu 20-30%, reducerea costurilor de exploatare cu 15-20%, diminuarea suprafetelor utilizate, reducerea necesarului de echipamente si cresterea gradului de folosire a celor ramase, cresterea motivatiei personalului. Evident, sunt si factori care impiedica implementarea si obtinerea de rezultate bune in organizatiile romanesti. Intre acestia cel cu influenta cea mai mare este mentalitatea, profilul pshiologic al romanilor, care nu favorizeaza infaptuirea cerintelor acestui tip de management. Conditii pentru aplicarea KAIZEN: Orice program de imbunatatire porneste de la nevoile reale ale clientului extern sau intern coleg sau alt departament al firmei). Se bazeaza pe ceea ce STIU (adica pe date) nu pe ceea ce CRED ( banuieli, supozitii ) se acorda atentie culegerii, verificarii si analizarii informatiilor ce stau la baza deciziilor manageriale. Imbunatatire treptata dar sistematica si implicand angajatii atat in planificarea cat si in derularea si controlul activitatilor de imbunatatire sau rezolvare a problemelor. Avantajele pe care le poate aduce implementarea conceptului Kaizen: - costurile de implementare sunt reduse, intrucat Kaizen realizeaza o folosire mai buna a resurselor existente si nu presupune investitii mari in ameliorarea tehnologiei; - costurile de perfectionare a personalului sunt mai reduse decat in cazul altor metode; - in Romania exista numeroase firme de consultanta in domeniu, inclusiv un institut Kaizen, cu realizari importante in implementarea Kaizen; - organizatiile in care a fost implementat Kaizenul (Grup Romet, Artic Targoviste, Pirelli Romania etc) au obtinut rezultate remarcabile in domeniul productivitatii muncii, al reducerii costurilor si cresterii competitivitatii. In activitatile organizatiilor economice pierderile pot fi generate de urmatoarele cauze: supraproductie, apare atunci cand volumul productiei fabricate depaseste cererea pietei;

stocurile de piese aduse la locurile de munca nu sunt optimizate; transporturile interne nu sunt optimizate, generandu-se miscari inutile in fluxul de fabricatie. Implementarea acestui principiu in viata cotidiana valoreaza mai mult decat o simpla crestere a productivitatii si a performantelor. Kaizen scoate la suprafata erorile si le corecteaza,elimina munca grea,inlatura pierderile viitoare de timp,de bani si arata metode inteligente de a face lucrurile mai rapid si mai creative. Astfel ne putem bucura mai mult de ceea ce se numeste o:VIATA LIBERA . Avantajele pe care le ofera aplicarea acestei filozofii sunt evidente: -perfomante mari intr-un domeniu -eficienta -calitate -creativitate -dezvoltare personala Kaizen poate face minuni in viata oricarei persoane pentru ca aceste schimbari mici,pe termen lung, au un efect fantastic asupra noastra,ne face mai increzatori in fortele proprii,ne ridica stima de sine,ne imbunatateste capacitatea de a conduce si de a organiza iar rezultatele materiale sunt pe masura:afaceri solide care sa-ti confere libertate financiara,conditie fizica si sanatate,relatii de calitate cu oamenii etc. Te vei simti extraordinar cand vezi ca viata ta si a celor din jurul tau se schimba(concluzie). Vei fi personajul principal din filmul pe care tot tu il regizezi. Acest film se numeste simplu:VIATA TA. In concluzie, prin aplicarea conceptului Kaizen, organizatiile economice ar putea diminua considerabil impactul negative al actualei crize economice si financiare. Kaizen este sistemul ideal de management pentru organizatiile cu resurse putine. Asa cum arata Masaaki Imai ,,Restructurarea sau reinventarea companiei dumneavoastra poate fi distructiva, costisitoare si, frecvent, nefunctionala. Aplicand Kaizen in gemba, se realizeaza imbunatatiri importante, cu costuri mici, in procesele esentiale ale afacerii productie si servicii si se pot obtine, ca niciodata pana acum, salturi majore in satisfacerea clientului, in calitate, productivitate si profitabilitate.
Astfel, in contextul crizei actuale, managerii pot face mai mult decat evitarea falimentului, obtinand profit prin sporirea competitivitatii si eficientei financiare.

Bibliografie: Masaaki Imai Gemba Kaizen, o abordare practic cu costuri reduse, a managementului, traducere n limba romn, Editura Finmedia, 2007 http://leanromania.wordpress.com/instrumente-lean/5s/ http://ionionita.finantare.ro/2009/06/24/kaizen-un-stil-de-management-performant-2/ http://www.graphicproducts.com/tutorials/kaizen/ http://www.graphicproducts.com/tutorials/kaizen/