Volumul 2: Manualul Practicianului Pentru Implicarea Părţilor Interesate

VOLUMUL 2
De la cuvinte la aciune
Manualul pentru implicarea prilor interesate

VOLUMUL 2: MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE
INTRODUS N ROMNIA DE CTRE
Membru al
SUSINUT DE
CU SPRIJINUL
CENTRUL DE STUDII SI APLICATII INTERDISCIPLINARE
Aceast traducere este autorizata de ctre AccountAbility care detine drepturile de proprietate intelectual asupra acestei publicatii . Traducerea a fost realizata in conformitate cu textul original n limba engleza. Mentionand ca aceasta traducere este conforma cu textul original i a fost supervizata de ctre tere pri independente, versiunea original n limba englez rmne sursa cea mai autoritara. Avei posibilitatea s descrcai cea mai recent versiune a documentului, in limba engleza, de la: www.accountability.org.uk/aa1000/ Documentul a fost tradus n limba romana de ctre:
Aston Eco Management Banpotoc, no 60 Judetul Hunedoara 337266 Romania Tel: +40 254 260 270 Fax: +40 254 260 270 Email: office@astoneco.com Website: www.astoneco.com Organizaiile care doresc s utilizeze standardul tradus in limba romana sunt invitate s se adreseze catre AccountAbility, care ii va adauga pe lista de utilizatori ai propriului website. Pentru semnalarea comentariilor, v rugm s contactai: Institute of Social and Ethical AccountAbility (A company limited by guarantee, registered in England number 03209358) 250-252 Goswell Road Clerkenwell EC1V 7EB Londra, Marea Britanie Tel: +44 (0) 20 7549 0400 Fax: +44 (0) 20 7253 7440 E-mail: secretariat@accountability21.net Website: www.accountability21.net sau: Aston Eco Management Banpotoc, no 60 Judetul Hunedoara 337266 Romania Tel: +40 254 260 270 Fax: +40 254 260 270 Email: office@astoneco.com Website: www.astoneco.com
ETAPA 5
De la cuvinte la aciune
Manualul pentru implicarea prilor interesate

MANUALUL PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE VOLUMUL AL II-LEA: MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE
AccountAbility, United Nations Environment Programme i Stakeholder Research Associates
Specialiti AccountAbility: Thomas Krick Maya Forstater Philip Monaghan Maria Sillanp Au contribuit: Cornis van der Lugt (United Nations Environment Programme) Katharine Partridge, Charles Jackson, Asaf Zohar (Stakeholder Research Associates) Mulumiri: Autorii mulumesc membrilor consiliului de examinare care au supravegheat ntocmirea acestui manual: Abra Brynne (International Social and Environmental Accreditation and Labelling (ISEAL) Alliance), Ambreen Waheed (Responsible Business Initiative Pakistan), Claus Frier (Novozymes), David Kingma (British American Tobacco), David Shandler (Commonground), Ed Freeman (Olsson Center for Applied Ethics, University of Virginia), Esther Trujillo Gimenez (Telefnica), Eva Beresford (The Environment Council UK), Gavin Andersson (Keystone), Harriet Eisner (Amicus Union), Ivar Oellingrath (Norsk Hydro), Jayanti Durai & Anne Pattberg (The Camelot Group), Jayn Harding (FTSE4Good), Kavita Prakash-Mani (SustainAbility), Lucianne Verweij (Philips), Marina Liborakina (Unified Energy Systems of Russia), Nathalie Ledrich (Services Industriels de Geneve), Oliver Greenfield (Worldwide Fund for Nature), Peter Croal (Southern African Institute for Environmental Assessment), Sean Ansett (Gap Inc.), Stacey Smith (Business for Social Responsibility) Victor Tharage (Department of Environmental Affairs and Tourism in South Africa) Pentru lista complet a tuturor persoanelor i organizaiilor care au contribuit la ntocmirea acestui manual, v rugm s consultai anexa. Prima ediie: octombrie 2005 ISBN 1901693220 Copyright 2005: AccountAbility, United Nations Environment Programme, Stakeholder Research Associates Canada Inc. Aceast publicaie poate fi reprodus n ntregime sau parial i n orice form n scopuri educaionale sau nonprofit fr permisiune special din partea deintorilor drepturilor de autor, cu recunoaterea sursei. Aceast publicaie nu poate fi revndut sau folosit n scopuri comerciale fr permisiunea acordat n scris de ctre deintorii drepturilor de autor. Denumirile folosite i prezentarea materialului din aceast publicaie nu reprezint expresia niciunei opinii din partea UNEP legat de statutul legal al unei ri, teritoriu, ora, zon sau de graniele acesteia. Mai mult dect att, punctele de vedere exprimate nu reprezint decizia sau politica declarat a UNEP, nici citarea numelor comerciale sau a proceselor comerciale nu constituie un gir. Versiunea PDF a acestui raport se gsete pe adresele: www.accountability.org.uk, www.StakeholderResearch.com, www.uneptie.org
THE PRACTITIONER'S HANDBOOK ON STAKEHOLDER ENGAGEMENT | 5
Cuvnt nainte
AccountAbility
Gsirea unei ci de dezvoltare durabil va necesita unificarea unor viziuni diferite, a cunotinelor i a resurselor. Nicio persoan, organizaie sau segment al societii globale nu va putea, individual, s identifice i s implementeze soluiile pentru provocrile uriae cu care se confrunt umanitatea n prezent. Astfel, pentru fiecare participant individual, dar i pentru societate n ansamblu, exist n aceeai msur att o necesitate, ct i o ans de implicare reciproc pentru rezolvarea problemelor. Totui, n-ar trebui s uitm de nc un motiv pentru a ne lua n consideraie i a ne asculta reciproc nainte de a lua orice decizie important. Cu toii mprim aceast lume, iar consecinele multora dintre aciunile noastre nu se limiteaz doar la curtea noastr, ci i pot afecta i pe ceilali, n mod direct sau indirect. De aceea, trebuie s tim c cei care sunt afectai de activitile unei organizaii au dreptul s fie auzii. Toate acestea sunt motivele pentru care misiunea principal a AccountAbility este de a ncuraja implicarea eficient a prilor interesate, n scopul promovrii rspunderii organizaiilor n domeniul dezvoltrii durabile. n ultimul deceniu, am lucrat cu organizaii-pionier i cu o echip de profesioniti n ascensiune, pentru a ntocmi standarde i cel mai bun cod de bune practici privind integrarea punctelor de vedere ale prilor interesate n procesul decizional. Un rezultat al acestor eforturi este recenta publicare a primei versiuni a
Standardului de implicare a prilor interesate - AA1000. Un alt rezultat complementar, de data aceasta produs n cooperare cu Programul ONU pentru Mediu i Stakeholder Research Associates, este acest manual. Unul dintre scopurile acestui manual este de a oferi consiliere corporaiilor pentru a-i dezvolta cunoaterea, abilitile i legitimitatea prin implicarea prilor interesate de activitatea lor. Astfel, se va stimula mbuntirea performanei corporaiilor i va fi posibil stabilirea unor obiective mult mai ambiioase de afaceri, contribuind n acelai timp la edificarea unei lumi mai bune. Obiectivul principal al acestui manual este de a oferi ajutor pentru identificarea spaiului comun celor doi beneficiari, prin alinierea strategiei corporaiei la dezvoltarea durabil. Dorim s mulumim Programului ONU pentru Mediu pentru iniierea acestui proiect. De asemenea, mulumim i echipei Stakeholder Research Associates, a crei munc pentru volumul I al manualului a furnizat un punct de pornire excelent pentru cercetri i activiti de dezvoltare ulterioare, care au condus la publicarea acestui manual. Mai mult dect att, dorim s le mulumim membrilor din echipa de revizuire i multor altor persoane ce au participat la interviuri, consultri i workshopuri n scopul mbuntirii acestui manual. n sfrit, suntem ndatorai sponsorilor publicaiei, care au contribuit nu numai cu resurse, ci i cu expertiz i cu o experien bogat. S ne fie de folos! Maria Sillanp Director executiv, AccountAbility
Programul ONU pentru Mediu (UNEP) Ce va face o companie de infrastructur feroviar, dac trebuie s construiasc o nou linie ferat ntr-o zon de unde locuitorii ar trebui s se mute? Ce va face o companie de telecomunicaii, dac nfiinarea unui nou post n faa unei coli declaneaz protestul comunitii? Cum i va reface reputaia o companie productoare de produse alimentare i buturi, dac vor fi descoperite, ntr-unul din produse, substane ce pun n pericol sntatea? Cum va proceda o companie productoare de substane chimice, ca s se asigure c comunitatea nvecinat cunoate potenialele pericole, riscuri, dar i msurile de siguran adoptate de fabrica productoare? Cum va reface moralul angajailor o companie minier dup o explozie n subteran n care i-au pierdut viaa colegii lor? Acestea sunt doar cteva exemple de probleme dificile cu care se confrunt diverse companii, probleme care arat legtura dintre interesul afacerii i interesul social. Acestea sunt exemple tipice de evenimente dramatice care adeseori arat deficienele planificrii fcute i ale deciziilor luate, care au produs eecuri majore. Prin urmare, ntrebarea principal va fi: Cum poate o companie proactiv s implice prile interesate de activitatea sa n propria strategie? tie care-i sunt prile interesate? Dac da, cum i poate mbunti abilitatea de a le asculta i de a lucra cu aceste pri interesate pentru a-i defini misiunea, pentru ce pledeaz, ce produce, cum produce i cum i asum responsabilitatea ntr-o perspectiv de lung durat, pentru impactul cauzat? Acest manual de bune practici
Cuvnt nainte
pentru implicarea prilor interesate conduce compania printr-o serie de pai i aspecte fundamentale, care trebuie avute n vedere n momentul planificrii i dezvoltrii programului de implicare a prilor interesate. Acest volum al manualului de modele de implicare a persoanelor interesate (al doilea), a fost ntocmit de UNEP, AccountAbility i Stakeholder Research Associates pe baza primului volum, care a oferit, ntr-o compilaie, perspectivele mai multor companii, asociaii industriale, sindicate i ONG-uri n ceea ce privete implicarea prilor interesate. Ambele volume confirm recunoaterea evolutiv a importanei implicrii prilor interesate n promovarea unui comportament responsabil al companiilor din toate sectoarele fa de mediul nconjurtor i fa de mediul social. Manualul pentru implicarea prilor interesate se ntemeiaz pe coninutul celei de-a XIX-a edin Anual Consultativ a UNEP cu asociaiile industriilor i organizaiile aferente prilor interesate, din 2002. Din discuiile de la acea ntlnire de lucru i din informaiile primite ulterior, legate de ntocmirea acestui manual, s-a vzut c implicarea prilor interesate poate fi extrem de valoroas pentru companiile de orice fel, din orice parte a lumii. Mulumesc echipelor AccountAbility, Stakeholder Research Associates, tuturor participanilor i intervievatorilor care au contribuit la conceperea i redactarea volumului al doilea. Haidei s-l utilizm i s trecem la treab. Monique Barbut Director, UNEP Departamentul Tehnologie, industrie i economie
Stakeholder Research Associates Credem c implicarea prilor interesate este esenial pentru o afacere de succes n secolul 21. Plusul de valoare pentru toi cei implicai n activitatea organizaiilor este fundamental pentru articularea unui scop comun i pentru evidenierea unor probleme complexe, cu care se confrunt planeta. Acest manual urmeaz cercetrii prezentate n volumul I: Ghid pentru perspectivele practicienilor n implicarea prilor interesate. Practicienii ne-au informat c, n cadrul afacerilor evolutive, sunt contientizate din ce n ce mai mult conexiunile care exist ntre problemele de mediu, cele sociale i economice i, de asemenea, c nu se poate aciona individual pentru gsirea soluiilor. S-a spus c implicarea prilor interesate se transform cu rapiditate ntr-un instrument vital pentru dezvoltarea unei nelegeri a ceea ce nseamn sustenabilitate pentru companii i a modului n care se poate aduce plusvaloare i viabilitate activitilor desfurate. Analiznd aceast noiune, companiile recunosc c, pentru a fi eficient, implicarea prilor interesate trebuie ridicat de la nivelul de instrument pentru managementul riscului la o poziie concret n cadrul planificrii strategiei corporaiei. Aceasta scoate n eviden importana implicrii prilor interesate interne angajaii de la sediul central i din sucursalele regionale, sindicate i conducere pentru a forma un front comun, i a competenelor necesare pentru o implicare eficient.
Cercetrile realizate pentru volumul I au subliniat i faptul c perspectivele prilor interesate i modurile de implicare preferate difer mult, n cadrul grupului de pri interesate, n funcie de problem, localizare geografic, cultur etc. Acest lucru sugereaz c implicarea prilor interesate este tot att de variat precum sunt i problemele care trebuie abordate. Astfel, am nvat c implicarea atinge un maximum de succes dac este reprezentat de un proces iterativ care se formeaz pe baza informaiilor primite de la prile interesate. Acest manual furnizeaz un ghid de valoare pentru parcurgerea, pas cu pas, a proceselor n care sunt implicate prile interesate. ncurajm toate corporaiile interesate n a mri valoarea organizaiei lor fie prin lansarea unui program de implicare, fie prin mbuntirea unuia existent pe care s-l transforme ntr-o component a activitilor zilnice i n acelai timp s-i aminteasc c scopul este includerea proceselor de implicare n deciziile lor strategice, prin dialog i colaborare cu prile interesate. Adresm mulumirile noastre echipei UNEP pentru iniierea acestui important proiect, dar i colegilor notri de la AccountAbility, pentru coordonarea acestui manual. Katharine Partridge Charles Jackson Asaf Zohar Lara Korba David Wheeler Stakeholder Research Associates
MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 3
Cuprins
WELCOME
Introducere 5 Not de deschidere 5 De ce implicare 8 Ce gsii n acest manual 10 Cum s utilizai acest manual 12 Principii i standarde pentru implicarea prilor interesate 14 Rezumatul procesului 17 Analiza i planificarea procesului de implicare 21 P1: Identificarea prilor interesate 24 P2: Stabilirea obiectivelor strategice pentru procesul de implicare 26 P3: Identificarea problemelor 35 P4: Prioritizarea prilor interesate i a problemelor 40 Trecerea n revist a progresului nregistrat 49 P5: Analizarea progresului 52 P6: nvm de la ceilali i identificm potenialii parteneri 56 P7: Evaluarea implicrilor existente i schiarea obiectivelor specifice prilor interesate 59 P8: A nelege i a nva despre prile interesate i reprezentanii lor 65 P9: Verificarea angajamentelor pentru resurse i definirea limitelor de micare 71 P10: Crearea unui plan pentru implicarea prilor interesate ntr-o anumit problem 75 Capaciti consolidate de implicare 79 P11: Consolidarea abilitii companiei de a rspunde 81 P12: Dezvoltarea calificrilor i caracteristicilor interne necesare pentru implicarea prilor interesate 86 P13: Avei n vedere cerinele prilor interesate n ceea ce privete procesul de implicare 91 Implicai persoanele interesate n moduri care funcioneaz P14: Identificarea celor mai eficiente metode de implicare Abordri standard de implicare a prilor interesate P15: Proiectarea procesului de implicare 93 96 100 110
ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
ETAPA 4
ETAPA 5
Aciuni concrete i revizuirea implicrii 119 P16: Crearea unui plan de aciune 121 P17: Raportarea ctre i asigurarea prilor interesate 124 P18: Revizuirea procesului de implicare 132 Termeni 135 Resurse suplimentare 137 Bibliografie 138 Se mai aduce recunoatere 142
ANEXE
Introducere
NOT DE DESCHIDERE
Manualul pentru implicarea prilor interesate, format din Manualul practicianului pentru implicarea prilor interesate i volumul Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate (Stakeholder Research Associates), este rezultatul interesului echipei UNEP pentru producerea unui ghid de bun practic pentru implicarea prilor interesate, cu scopul amplu de a promova strategia implicrii prilor interesate, n ntreaga lume, drept o modalitate de a impune elurile dezvoltrii durabile.
Bun venit! Acest manual furnizeaz o ndrumare practic, sfaturi i informaii suplimentare celor interesai s realizeze o implicare a prilor interesate mai eficient i mai avantajoas, att pentru organizaie, ct i pentru prile interesate ale acesteia. n timp ce volumul I, Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate furnizeaz specialitilor o prezentare general asupra perspectivei diverselor pri interesate, Manualul practicianului volumul al II-lea al manualului este destinat, n primul rnd, specialitilor corporaiilor. n plus, pri ntinse mari din acest manual pot fi folosite de specialiti de orice tip ai organizaiilor (de exemplu, non-business). Sperm c va exista o gam larg de utilizatori care vor prelua i vor adapta recomandrile acestei cri n funcie de circumstanele proprii. Ca oricare proiect de cercetare cu o aplicabilitate larg, iniiativa pentru Manualul pentru implicarea prilor interesate s-a dezvoltat dintr-o simpl propoziie. Participanii edinei Anuale Consultative a UNEP cu asociaiile industriilor din octombrie 2002 au solicitat ndrumare asupra modului n care prile interesate pot fi implicate semnificativ ntr-un dialog. UNEP i-a nceput cercetrile prin studierea a aproximativ 12 corporaii de succes, pentru a nelege principalele abordri de implicare folosite de acestea i obstacolele majore pe care le-au ntlnit. Acest studiu a dezvluit c, n cadrul grupurilor de pri interesate, problemele de actualitate sunt diferite i a evideniat nevoia de a nelege implicarea prilor interesate din
perspective multiple, inclusiv din perspectiva ONG-urilor, a sindicatelor i a asociaiilor de comer. Acest studiu include o serie de interviuri suplimentare fcute cu reprezentani de nivel nalt ai mai multor organizaii, care au constituit baza volumului I.
Introducere
NOT DE DESCHIDERE
Istoricul volumului al II-lea: Manualul practicianului pentru implicarea prilor interesate
Pe msur ce a naintat cercetarea pentru volumul I, a devenit clar c specialitii corporaiilor fie c au un plan pe deplin conturat de implicare a prilor interesate, fie c sunt doar la nceputul valorizrii implicrii caut ndrumare practic. Acesta este scopul manualului. El este ntocmit pe baza textelor de baz sintetizate n volumul I (mai jos), ct i pe baza unor cercetri i a unor interviuri ulterioare. Versiunea iniial a fost supus unor serii de revizii bazate pe consultri internaionale n Japonia, Regatul Unit al Marii Britanii, Africa de Sud i Statele Unite, i anumite pri au fost discutate n dou workshopuri de cte o zi, mpreun cu corporaii i mai multe pri interesate, discuii ce au avut loc la Londra, n aprilie 2005. Iar Consiliul Internaional de Examinare, format din mai multe pri interesate (vezi coperta interioar), nfiinat anume pentru realizarea acestui manual, a contribuit semnificativ, nu numai prin revizuirea variantelor existente, ci i prin adugarea de cunotine i informaii. n sfrit, manualul cuprinde i informaiile rezultate dintr-o gam variat de proiecte i iniiative focalizate asupra proceselor de implicare a prilor interesate, realizate de ctre/crora AccountAbility li s-a alturat n ultimii ani. Aceste proiecte includ: Forumul Multi-Fiber Agreement (MFA), o iniiativ a mai multor pri interesate care caut ci de minimizare a efectelor sociale negative cauzate de sfritul unui sistem de cote n comerul cu textile, Global Leadership Network, organizaie care exploreaz relaia dintre implicarea prilor interesate i strategia corporativ i, bineneles,
realizarea Seriilor AA1000, incluznd AA1000 Assurance i Standardul de implicare a prilor interesate, care, la rndul lor, au fost ntocmite i aprobate n cadrul unor procese de implicare a prilor interesate. Sperm ca manualul s-i ajute pe specialitii corporaiilor la ndeplinirea unor sarcini care implic interaciune i comunicare cu prile interesate i, mai ales, pe practicienii care vor s adopte o abordare strategic a activitilor de implicare. Aceti practicieni pot face parte dintr-o echip de Responsabilitate corporativ, dar i din alte departamente, cum ar fi Managementul riscului, Afaceri corporative sau Resurse umane, de la sediul central sau dintr-o sucursal. Studiul este util companiilor de toate mrimile, dei companiile mai mici pot trece peste seciunile cu detalii mai puin relevante pentru situaia lor. Companiile al cror program de implicare a prilor interesate se gsete la nceput de drum vor gsi aici ndrumare pentru modalitatea de abordare a prilor interesate, iar cele care deja utilizeaz programul de implicare a prilor interesate, vor gsi aici modaliti folositoare de identificare a posibilitilor de mbuntire i/sau de sistematizare. Sperm, de asemenea, c aceast carte va fi de folos consultanilor oamenilor de afaceri din acest domeniu, ct i persoanelor din afara corporaiilor, care doresc s ajung la o nelegere mai profund a abordrii implicrii prilor interesate de ctre corporaii.
Istoricul volumului I: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea persoanelor interesate
Volumul I ofer o prezentare general a perspectivelor de implicare a prilor interesate din punctul de vedere al unei game variate de grupuri de pri interesate. n acest scop, Ghidul pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate furnizeaz informaii preioase despre perspectivele particulare ale grupurilor de pri interesate individual, dar i sfaturi cu aplicabilitate mai larg, care pot fi preluate din experienele lor. Spre deosebire de volumul al II-lea, grupul-int pentru Ghidul pentru perspectivele specialitilor nu este format doar din utilizatorii corporativi, ci i din diveri specialiti ai prilor interesate. Volumul I reflect perspectivele specialitilor din urmtoarele domenii: A faceri corporaii internaionale cu activitate n 12 sectoare (minerit, metale, petrol i gaz, electricitate, construcii, farmaceutice, ap, telecomunicaii, produse de consum, finane, automobile, produse alimentare) care i desfoar activitatea pe cele cinci continente; O rganizaii nonguvernamentale reprezentnd mediul, sntatea, egalitatea i guvernana; O rganizaii ale forei de munc reprezentnd organisme naionale i internaionale din 15 ri, de pe ase continente; A sociaii de comer i industrie ce acoper 10 sectoare (minerit i metale, fier i oel, petrol i gaz, ap, substane chimice, transport aerian, transport feroviar, produse alimentare i buturi, ciment i contabilitate).
Specialitii intervievai pentru volumul al II-lea au acceptat s-i mprteasc experienele n ceea ce privete implicarea prilor interesate: care le-au fost motivaiile, ce instrumente i expertiz extern au atras, ce a funcionat i ce nu a funcionat, ce sfaturi generale ar oferi celorlali n urma experienelor proprii. Aceste informaii au fost folosite pentru ntocmirea celui de-al doilea volum. Scopul celor dou volume ale Manualului pentru implicarea prilor interesate ntocmit de UNEP, AccountAbility i Stakeholder Research Associates nu este cel de a nlocui cadrul de lucru existent i nici de a reinventa roata, ci mai degrab de a-l completa i de a-l dezvolta, prin perspectivele specialitilor i prin ndrumare practic. Sperm ca aceste volume s contribuie la schimbarea mentalitilor legate de implicarea prilor interesate, la eliminarea nencrederii i la orientarea nspre beneficii mutuale. Comentariile tuturor prilor interesate sunt binevenite pe adresele: thomas@ accountability.org.uk, kpartridge@ StakeholderResearch.com i cornis. lugt@unep.fr.
Introducere
DE CE IMPLICARE?
n ultimele decenii, rolul corporaiilor n societate s-a schimbat. Cteva tendine majore care au cauzat aceast schimbare sunt: globalizarea pieelor, apariia provocrilor sociale i de mediu la nivel global, cum ar fi HIV/Sida i schimbarea climatic, dar i descreterea capacitii guvernelor naionale de a aborda, singure, astfel de probleme. Mai mult dect att, organizaiile societii civile manifest o influen crescnd. Un rezultat al acestor tendine este creterea complexitii i a dinamicii mediului de operare pentru toate tipurile de organizaii, incluznd afacerile. Pentru a nelege i a rspunde problemelor care rezult din aceast dinamic complex, actori individuali fie ei firme, organizaii ale societii civile sau guverne , devin din ce n ce mai mult dependeni de mprtirea cunotinelor i de conlucrare. n acest mediu n schimbare, afacerile joac acum un rol mai important dect nainte. Activitile lor au un impact economic, de mediu i social asupra societii, de la nivel local pn la scar mondial. n multe ri, afacerile reprezint un element activ n formarea politicii publice i n dezvoltarea reglementrilor. Mai mult dect att, valul privatizrilor din multe pri ale lumii i numrul n cretere de parteneriate ntre sectorul public i privat au intensificat rolul sectorului privat n furnizarea a ceea ce n mod tradiional a fost privit drept serviciu public. n acest context, implicarea crescnd a corporaiilor private n activiti internaionale de dezvoltare, deseori n cooperare cu organisme inter- i supranaionale, reprezint o alt dezvoltare semnificativ. Ca urmare a creterii rolului afacerilor n societate, din ce n ce mai muli membri sau reprezentani ai unor grupuri sociale afectate i cer dreptul de a fi informai, consultai i implicai n procesul decizional al corporaiilor. n multe ri dezvoltate, aceste drepturi au fost nglobate n legislaie, prin intermediul creia se cere consultarea grupurilor afectate nainte de a fi luate decizii cu potenial de impact ridicat (de exemplu, n legtur cu amplasarea unei uzine industriale de producie). TREI GENERAII DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE: 1
A treia generaie Implicare strategic integrat pentru competitivitate sustenabil. A doua generaie Implicare sistematic n managementul riscului i nelegerea sporit a poziiei prilor interesate. Prima generaie Implicare dictat de presiunea problemelor, cu beneficii localizate.
A se vedea i Figura 2.6 din Volumul 1Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate , p.27.
n consecin, multe corporaii au ajuns s considere implicarea unor persoane i entiti n problemele sociale, de mediu i economice, drept un aspect important al felului n care i conduc activitile. Totui, primii pai n implicarea prilor interesate (prima generaie) au fost deseori determinai de presiuni externe i fcui ntr-o manier ad-hoc,limitat la problemele care au provocat conflictul cu persoanele interesate. Multe corporaii, ca urmare a nelegerii beneficiilor unui dialog activ, amplu i permanent, au nceput s dezvolte abordri mai sofisticate i sistematice pentru implicarea prilor interesate. Aceste activiti de implicare a prilor interesate din generaia a doua au demonstrat creterea nelegerii, administrarea riscurilor i rezolvarea conflictelor ntr-o modalitate mai eficient. Azi, companiile de succes au neles c implicarea prilor interesate poate contribui la nvare i la nnoirea produselor i a proceselor i poate intensifica sustenabilitatea deciziilor strategice din cadrul i din afara companiei. Aceast a treia generaie a implicrii prilor interesate le permite companiilor s alinieze performana social, de mediu i economic la strategia central. Asemenea procese de implicare a prilor interesate includ un ansamblu de resurse (cum ar fi: know-how, resurse financiare, umane sau operaionale) ce pot ajuta toate prile interesate s ctige o bun cunoatere, s rezolve probleme i s ating eluri care, individual, nu pot fi atinse. Beneficiile implicrii prilor interesate
Implicarea eficient i strategic a prilor interesate poate s favorizeze: auzii ansa de a fi luai n consideraie n cadrul proceselor decizionale; Un management mai bun al riscului i al reputaiei; Colectarea resurselor (cunotine, oameni, bani i tehnologie) pentru rezolvarea problemelor i atingerea obiectivelor care nu pot fi atinse de organizaii n mod individual; nelegerea complexitii mediului de afaceri, inclusiv a dezvoltrii pieelor i identificarea noilor oportuniti strategice; Procesul de nvare a corporaiilor de la prile interesate, ceea ce conduce la mbuntirea produselor i a proceselor; Informarea, educarea i influenarea prilor interesate i a mediului de afaceri n a-i mbunti procesul decizional i aciunile care afecteaz compania i societatea; ncrederea dintre companie i prile interesate ale acesteia.
O dezvoltare social mai echitabil i mai sustenabil, oferindu-le celor care au dreptul s fie
n ciuda evidentelor provocri ale implicrii prilor interesate, rezultatele celei mai bune practici posibile n implicarea prilor interesate justific eforturile. Implicarea cu succes a prilor interesate nu numai c ajut companiile s-i asigure managementul ntr-un mediu de afaceri complex i n permanent schimbare, dar va susine i o serie de schimbri sistematice nspre dezvoltarea durabil.
Introducere
CE GSII N ACEST MANUAL?
ACEST MANUAL PREZINT IMPLICAREA PRILOR INTERESATE N CINCI ETAPE: - Prima etap const n aprecierea general a obiectivelor strategice ale afacerii, a modului n care aceste obiective au legtur cu prile interesate i cu problemele specifice i a modului n care putei formula o categorizare iniial a prilor interesate i a problemelor care vor fi apoi analizate. - A doua etap descrie diferite niveluri de implicare i v ndrum spre analiza relaiilor existente, a resurselor disponibile i a limitrilor organizaionale. De asemenea, v ajut s nvai mai multe despre reprezentanii prilor interesate i s decidei asupra tipului de relaie dorit cu aceste pri interesate. - A treia etap rspunde ntrebrilor care vizeaz competenele i capacitile interne i externe de a (se) implica i ofer ndrumare n ce privete modul n care v putei asigura c toate prile dintr-o implicare pot s se alture i s ia parte la aceasta, n mod eficient. - A patra etap scoate n eviden diferitele tehnici de implicare i cu ajutorul etapelor anterioare v ajut s stabilii o abordare care se potrivete nevoilor situaiei dumneavoastr specifice i s v atingei obiectivele. - n sfrit, n a cincea etap, acest manual v ofer ndrumare asupra modului n care putei urmri rezultatele implicrii i cum s v asigurai c prile interesate sunt contiente de calitatea eforturilor dumneavoastr. Pentru claritate i uurin n utilizare, manualul prezint implicarea prilor interesate ca un proces format din etape distincte. Etapele reprezint grupuri de ntrebri i procese necesare planificrii i conducerii implicrii prilor interesate, dar nu vor avea ntotdeauna o ordine strict. Pot fi cazuri n care unele activiti descrise s se realizeze n acelai timp sau s se revin la etapele anterioare, pentru clarificri sau reconsiderri. Procesul de implicare a prilor interesate prezentat aici are la baz principiile de materialitate, exhaustivitate i responsivitate. Relevana acestor principii n etapele individuale este descris n fiecare capitol. Sunt descrise n linii mari n aceast introducere, la pagina 15. Manualul include un numr de tabele, instrumente i formulare, care pot fi preluate de utilizatori n funcie de context. Acestea pot fi descrcate i de pe www.accountability.org.uk. Fiecare capitol cuprinde: - Scopul: o prezentare general a obiectivelor i a raiunii parcurgerii etapei. - Principiile: o explicaie a modului n care etapa are legtur cu principiile de materialitate, exhaustivitate i responsivitate. - Procese: ndrumare practic pentru fiecare din procesele-cheie, deciziile i aciunile pe care le implic etapa. - Exemple concrete: politici organizaionale,experiene i comentarii directe ale specialitilor.
CADRUL DE LUCRU AL CELOR CINCI ETAPE DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE
Introducere Forwards
CUM S UTILIZAI ACEST MANUAL
N ACEST MANUAL, URMTOARELE SIMBOLURI IDENTIFIC RESURSE DIFERITE: Informaii de fond: explic ideile, procesele i termenii utilizai n fiecare etap. Instrumente i resurse: furnizeaz un cadru de lucru pentru aplicarea acestor concepte n cadrul organizaiei dumneavoastr. Exemple din viaa real: studii de caz i comentarii ale practicienilor. Metodologii sugerate: pentru realizarea fiecrui pas din implicarea prilor interesate; ndrumare pentru aplicarea instrumentelor prezentate n acest manual. Aspecte importante de avut n vedere: trebuie luate n consideraie n ceea ce privete procesul sau metodologiile. Formulare de sintetizare: care v ajut s sintetizai rezultatele diferiilor pai din procesul de implicare. Aceste formulare sunt doar sugestii i le putei adapta la necesiti, modifica sau simplifica. Acestea pot fi descrcate n format Microsoft Word sau Excel de pe pagina de internet www.accountability.org.uk
ANEXELE INCLUD: - Un dicionar: un glosar al termenilor utilizai n acest manual, dar care cuprinde i ali termeni pe care-i putei ntlni. - O list de referine suplimentare, publicaii i surse de expertiz. PAGINA DE WEB CARE NSOETE ACEST MANUAL INCLUDE: - Exemplare ale fiecrei seciuni care pot fi tiprite. - Exemplare necompletate ale formularelor utilizate n acest manual, care pot fi tiprite i modificate. Resurse suplimentare legate att de anumite domenii sau abordri, ct i actualizri ale acestui manual, pot fi disponibile n viitor, pentru descrcare. Dac dorii s fii informai n legtur cu dezvoltarea sau completarea acestui manual, v rugm s trimitei un email cu subiectul Abonare la actualizri ale Manualului pentru implicarea prilor interesate, la adresa service-enquiries@accountability.org.uk. Vom aprecia dac n acest email vei include i prerile dumneavoastr, informaii despre organizaia dumneavoastr i scopul n care intenionai s folosii acest manual! CUM S UTILIZAI ACEST MANUAL Manualul este ntocmit astfel nct s poat fi utilizat att la nivelul ntregii organizaii, ct i pentru proiecte sau procese individuale. l putei adapta la nevoile dumneavoastr individuale, la specificul proiectului sau la nevoile organizaiei, adugnd pagini sau selectnd anumite pri pe care s lucrai. Formularele i instrumentele care pot fi descrcate de pe pagina de internet www.accountability.org. uk sunt, de asemenea, modificabile. Acest manual prezentat pe larg mai sus ofer ndrumare pentru majoritatea deciziilor pe care le vei lua n momentul n care vei realiza un proces de implicare a prilor interesate. Totui, n unele cazuri, cerinele dumneavoastr pot fi mult mai restrnse i pot fi mai bine deservite prin consultarea unor etape ale acestui manual sau numai prin anumite instrumente coninute de acestea. Amintii-v c etapele prezentate n acest manual reprezint ntrebri i procese necesare pentru gestionarea implicrii prilor interesate, nu un ciclu strict de implicare ce trebuie urmat ntotdeauna, secvenial, nainte de nceperea implicrii prilor interesate. Poate fi necesar s se efectueze n acelai timp o parte din activitile descrise sau s se revin la paii anteriori pentru clarificri sau reconsiderri.
Introducere
PRINCIPII I STANDARDE PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE
Exist o serie de cadre de lucru, standarde i coduri din care organizaiile se pot inspira pentru ndrumare n procesul de implicare a prilor interesate, al cror scop este mbuntirea performanei n sustenabilitatea organizaiei. Acestea includ: GRI Sustainability Reporting Guidelines (ndrumar pentru raportarea sustenabilitii), SA8000 (despre respectarea standardelor de munc), seriile AA1000 (despre rspundere sistematic, incluznd implicarea) i EFQM, Modelul excelenei (despre managementul calitii). La nivel naional, diverse organisme au elaborat ndrumare i standarde despre responsabilitatea social, cum ar fi, de exemplu, SD21000 n Frana, SIGMA n UK, AS8003 n Australia i Standardul SI 10000 n Israel. La nivel internaional, acestea vor fi completate de procesul actual ISO pentru dezvoltarea unui ndrumar internaional pentru responsabilitatea social, n cadrul cruia implicarea prilor interesate va fi caracterizat n detaliu. Exist, de asemenea, o gam larg de resurse utilizabile de la organizaii cum ar fi Consiliul Mondial de Afaceri pentru Dezvoltare Durabil (WBCSD), Afaceri pentru Responsabilitate Social, CSR Europe, The Future 500 Initiative, Consiliul de Mediu al UK, Proiectul Sud-African Calabash, Instituto Ethos n Brazilia, Grupul Indian de Dezvoltare a Alternativelor i Asociaia Internaional pentru Participare Public. Asemenea surse de ndrumare sunt evideniate n acest manual oriunde este relevant i, de asemenea, n cadrul listei de resurse din Anexa 1. Atingerea calitii procedurale a implicrii prilor interesate nu se traduce, n mod necesar, printr-o conectare la activitile principale ale companiei sau la aspectele materiale. De vreme ce multe standarde, cadre de lucru i surse de ndrumare practic (inclusiv cele din domeniul participrii publice i al societii civile) pot ajuta la msurarea i obinerea unei asemenea caliti procedurale, multe dintre acestea ofer mai puin ndrumare pentru identificarea i abordarea problemelor importante, specifice fiecrei afaceri n parte. Seriile AA1000, n special AA1000, standardul propus pentru implicarea prilor interesate, ofer ndrumare pentru modul n care implicarea prilor interesate poate fi utilizat pentru a trata probleme de importan material pentru afacere i pentru prile interesate de aceasta, precum i pentru alinierea implicrii prilor interesate la strategia de baz a organizaiei. De aceea, acest standard este folosit drept cadru de lucru al acestui manual. Seriile AA10002 ofer ndrumare organizaiilor pentru stabilirea unor procese sistematice de rspundere care implic prile interesate n generarea att a strategiilor, politicilor i programelor, ct i a indicatorilor asociai acestora, a intelor i sistemelor de comunicare care ghideaz cu succes deciziile, activitile i performana general a organizaiei. Cadrul de lucru oferit de AA1000 este structurat n jurul principiului-umbrel al inclusivitii. Eforturile pentru inclusivitate nseamn c organizaia se angajeaz s reflecte, n toate etapele procesului, punctele de vedere i nevoile tuturor grupurilor de pri interesate. Punctele de vedere ale prilor interesate sunt obinute printr-un proces de implicare prin care li se permite prilor s se exprime fr team sau cenzur. Inclusivitatea necesit luarea n considerare a prilor interesate fr voce, incluznd generaiile viitoare i mediul.
2
Seriile A11000 includ Standardul de asigurare AA1000, ct i Standardul pentru implicarea prilor intereste AA1000. Implicarea prilor intereste este componenta central a tuturor aspectelor din standardele AA1000.
Inclusivitatea poate fi obinut prin aderare la urmtoarele trei principii: Materialitate: implic cunoaterea problemelor de mare importan i este important att pentru organizaie, ct i pentru prile interesate ale acesteia. Exhaustivitate: Implic nelegerea i gestionarea att a impactului material, ct i a punctului de vedere, a nevoilor, a percepiilor i ateptrilor de performan ale prilor interesate asociate. Responsivitate: implic rspunsul coerent la problemele materiale ale prilor interesate i ale organizaiei. ANGAJAMENTUL I PRINCIPIILE RSPUNDERII
Angajamentul pentru rspundere Inclusivitate recunoaterea dreptului prilor interesate de fi auzite i asumarea rspunderii pentru aciunile ntreprinse n faa prilor interesate
Principii
Hear that Materialitate means: The organisation identifies Exhaustivitate and addresses the most significant Responsivitate impacts related to it's business operations and the stratergy, as well as the stakeholders that organisation identifies and sddresses the stakeholders with significant potential to influence the organisation. "tim ce e important "nelegem impactul "dm rspunsuri adecvate" pentru noi i pentru prile aciunilor noastre i ce cred interesate" oamenii despre noi"
Aceste principii nu aparin n exclusivitate seriilor AA1000 i vor trebui asimilate vocabularului organizaiei dumneavoastr i sistemelor de lucru existente. De exemplu, Altria i-a ntocmit procesul de implicare a prilor interesate pe baza acestor principii, dar i-a definit propriile principii de implicare a prilor interesate sub numele: implicare, candoare, relevan, nvare i aciune. Liniile directoare pentru raportarea sustenabilitii GRI mai folosesc i principiul exhaustivitii drept principiu-cheie n formarea cadrului de lucru pentru raportul de sustenabilitate, referindu-se la implicarea sistematic a prilor interesate n elaborarea i mbuntirea raportului de sustenabilitate. GRI definete diferit principiul exhaustivitii aplicat n contextul raportrii, pentru a se referi la scopul (n ceea ce privete timpul, problemele i entitile organizaionale la care se refer) coninutului raportului. Acesta poate fi, din nou, legat de principiile enumerate mai sus aplicate n contextul implicrii prilor interesate, i anume solicitarea de implicare a prilor interesate printr-o agend clar delimitat n ceea ce privete durata, problemele i entitile operaionale acoperite.
Introducere
PRINCIPII I STANDARDE PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE
n contextul acestui manual, urmtoarele trei principii vor fi interpretate ca avnd legtur cu ntrebrile-cheie (att din cadrul organizaiei, ct i din afara ei) ce v vor fi adresate n momentul n care vei lua n considerare raporturile i implicarea prilor interesate: - n primul rnd: Este aceast implicare onest? Trecei prin aciunile de consultare doar de dragul publicitii sau suntei ntr-adevr interesai s obinei o imagine complet i echilibrat a impactului material al organizaiei dumneavoastr? - n al doilea rnd: Este un proces corect i bine informat? Permite acest proces luarea n consideraie a tuturor prilor interesate sau unele pri interesate sunt afectate semnificativ sau complet ignorate? Exist procese interne i externe stabilite care permit organizaiei s obin o bun nelegere a impactului i a ceea ce cred prile interesate despre acesta? - i, n sfrit, Cum schimb lucrurile? Ce vei face cu problemele ridicate, cum afecteaz celelalte aspecte ale performanei i care sunt beneficiile companiei? Suntei dispui s facei schimbrile necesare pentru a integra posibile noi aspecte n procesele i strategia de management? De asemenea: Cum are de ctigat afacerea dumneavoastr? Manualul v va ghida spre o abordare a implicrii prilor interesate care rspunde la momentul evalurii fcute n raport cu aceste ntrebri. Dei toate cele trei principii se aplic fiecrei etape, ele au o relevan particular n anumite puncte n cadrul ntregului proces. Csuele nchise la culoare din tabelul de mai jos arat care principiu este cel mai important n cadrul fiecrei etape. La nceputul fiecrui capitol exist i o interpretare a acestor principii i a felului n care se aplic etapei respective. RELEVANA MATERIALITII, EXHAUSTIVITII I RESPONSIVITII N CADRUL CELOR CINCI ETAPE ALE IMPLICRII PRILOR INTERESATE Etapa implicrii prilor interesate
Principiu dominant Materialitate Etapa Gndire strategic Analiz i planificare ntrirea capacitilor Implicarea prilor interesate Acionare i revizuire
Exhaustivitate
Responsivitate
REZUMATUL PROCESULUI
ETAPA 1
Gndire strategic
Scop Identificarea prioritilor strategice pentru implicarea prilor interesate. Aceast etap este extrem de important pentru identificarea problemelor materiale i a prtilor interesate: Ai identificat care sunt problemele i prile interesate care par a fi cele mai importante pentru a obine succes pe termen lung i sustenabilitate? Instrumente i resurse Metodologie & formulare
Principii
Pai principali Acordai atenie tuturor prilor interesate i problemelor care afecteaz sau sunt afectate de ctre organizaia dvs. (sau decizii/politici/proiecte/ uniti ale afacerii etc.) Identificai prile interesate. Identificai i luai n consideraie riscurile de implicare strategic, oportunitile i obiectivele. Identificai care v sunt obiectivele strategice, problemele cele mai presante i ct de importante sunt pentru diferite grupuri de pri interesate. Precizai prioritile.
Harta prilor interesate (p25) Schimbarea contextului implicrii (p29) Beneficiile implicrii (p9, p30) Test de materialitate n 5 pri (p35) 4 etape de maturitate a problemei (p41) Matricea influenei i dependenei prilor interesate (p43)
M1 - T1(p25) M2 - T2(p34) M3 - T3(p38) M4 - T4(p46)
ETAPA 2
Analiz i planificare
Scop Formarea unei baze de cunotine despre organizaie i prile interesate ale acesteia pentru a clasifica prioritile n continuare i a ntocmi un plan pentru implicare. Aceast etap este extrem de important pentru nelegerea materialitii problemelor i a prilor interesate i petru a permite exhaustivitate n abordarea acestora: nelegei problemele i prile interesate suficient pentru a ntocmi un proces de implicare trainic care s rspund ntr-adevr ateptrilor prilor interesate? Instrumente i resurse Metodologie & formulare
Principii
Pai principali
Dezvoltai-v nelegerea potenialelor probleme materiale i a prilor interesate identificate ca fiind prioriti strategice n etapa 1. Revizuirea felului n care aceste probleme sunt acum gestionate n cadrul organizaiei. Inspirai-v din nvmintele altor organizaii i reele n ceea ce privete modul cel mai bun de a rspunde acestor probleme. Examinai situaia actual a relaiei cu aceste pri interesate. Construii un profil al prilor interesate ateptrile lor, influena, caracteristicile i abordrile preferate de implicare. Avei n vedere ce poate i ce nu poate face organizaia n legtur cu aceste probleme i ateptri. ntocmii un plan de implicare strategic care prezint grupurile de pri interesate pe care trebuie s le implicai, la ce nivel i ce anume dorii s obinei. Etape de nvare organizaional (p52) Matricea problem/rspuns (p53) Legturi cu reelele de nvare (p59) Resurse suplimentare (Anex) Niveluri de implicare (p60) Profilul prii interesate probleme principale (p66) M5 - T5(p55)
M6
M7 M8 - T8(p69)
M9 - T9(p74) M10 - T10 (p76)
Introducere
REZUMATUL PROCESULUI
STAGE 3
Consolidarea capacitilor pentru implicare

Scop Dezvoltarea abilitilor individuale i a sistemelor organizaionale necesare pentru implicarea cu succes a prilor interesate. Aceast etap este extrem de important pentru a v asigura faptul c organizaia dumneavoastr poate nelege (exhaustivitate) i rspunde (responsivitate) ntr-o manier coerent: Are organizaia dumneavoastr capacitatea de a nelege problemele, de a se implica cu succes i de a aciona conform implicrii? Instrumente i resurse Metodologie & formulare
Principii
Pai principali
Acordai atenie att organizaiei proprii, ct i prilor interesate ale acesteia: Avei n vedere capacitatea sistemelor organizaionale i identificai lipsurile Avei n vedere abilitile individuale i capacitile necesare pentru implicare i identificai zonele n care este nevoie de mbuntire Avei n vedere capacitile i problemele practice ale prilor interesate i identificai cile de implicare a acestora. Realizai i dezvoltai un plan pentru ntrirea capacitilor necesare unei implicri efective. Etape de nvare organizaional (p52) ntrirea factorilor favorizani(p82) Abiliti pentru implicarea prilor interesate i harta caracteristicilor (p87) Obstacole n calea participrii (p91) M11-T11(p85)
M12-T12(p89)
M13
STAGE 4
M11,M12,M13, T11(p85) T12(p89)
ntocmirea procesului i implicarea prilor interesate

Scop Planificarea i realizarea cu succes a activitilor de implicare a prile interesate.
Principii
Aceast etap este deosebit de important pentru asigurarea materialitii, a exhaustivitii i a responsivitii: Procesele de implicare satisfac att nevoile organizaiei, ct i ale prilor interesate ale acesteia? Instrumente i resurse Metodologie & formulare
Pai principali Stabilirea procesului pentru implicarea propriu-zis: Stabilii care este cea mai bun cale de implicare a prilor interesate.
Niveluri de implicare (p87) ntrebri pentru alegerea metodelor de implicare (p88) Abordri generale de implicare a prilor interesate (p109) List de verificare a chestiunilor (p110) ndrumare pentru cnd se folosete un facilitator (p112)
M14
ntocmirea i pregtirea procesului de implicare
M15 - T15 (p116)
Implicarea prilor interesate.
(Metoda specific de implicare stabilit la M14)
ETAPA 5
Acionai, revizuii i raportai

Scop Transpunerea n aciune a noilor lucruri nvate, a informaiilor i acordurilor.
Principii
Aceast etap este deosebit de important pentru a asigura un rspuns adecvat (responsivitate) i pentru validarea nelegerii materialitii problemelor: Putei rspunde i nva din preocuprile i opiniile prilor interesate? Instrumente i resurse Metodologie & formulare
Pai principali
Acordai atenie rezultatelor procesului de implicare: ntocmii un plan de aciune. Raportai prilor interesate. inte SMART (p122) Impactul cadrului standard de raportare (p126) Lista de verificare a Standardului M17 AA1000Assurance(p128) Considerai asigurarea (p131) M16 - T16
M17
Examinai procesul ca atare pentru a mbunti managementul viitor al acestuia. Aplicai ceea ce ai nvat.
M18 - T18 (p133) M16,M17,M18
Introducere
NAINTE DE A NCEPE
nainte de a ncepe
Definii scopul general Procesul schiat n acest manual poate fi utilizat la mai multe niveluri. Specificai, n primul rnd, cum intenionai s-l utilizai n prezent: La nivel de companie La nivel de component a afacerii (compartiment sau departament al afacerii): Adunai un grup funcional mixt de persoane reprezentative din cadrul organizaiei i din afara acesteia. Implicarea prilor interesate ar trebui s nceap, n mod ideal, cu un proces intern de nvare i implicare. Persoanele care cunosc organizaia, sursele de ngrijorare sau grupurile de pri interesate implicate, ca i responsabilii cu implementarea abordrilor i a acordurilor, trebuie s fie implicai n proces la fiecare pas. ncepei prin identificarea acestor persoane lista se poate schimba sau poate crete n timpul derulrii procesului. Poate include persoane din interiorul companiei, din: Departamentul de planificare strategic, Juridic, Managementul riscului, Comunicare, Operare, Marketing, Mediu, Sntate i Securitate, Resurse umane sau Relaiile cu investitorii. Poate include, de asemenea, consultani sau pri interesate deja implicate. n multe etape, va trebui s adunai informaii i s iniiai discuii cu aceste persoane, prin intermediul interviurilor, workshopurilor sau al ntlnirilor, ca i prin implicarea sau informarea permanent a acestora despre procesul de implicare. De asemenea, putei s convocai n mod oficial un grup pentru a conduce procesul. Luai n calcul modul n care vei urmri informaia. Procesul prezentat n acest manual ofer un volum mare de informaii, n primul rnd despre categoriile generale de pri interesate i preocuprile acestora, i, mai trziu, despre pri interesate particulare, surse de informare, puncte de referin i puncte de vedere. Pentru sintetizarea acestor informaii vei avea nevoie de un mecanism robust, att pentru a le face disponibile prilor interesate i managerilor, ct i pentru asigurarea extern a procesului, dac este necesar. Fiecare etap include formulare care furnizeaz mijloace utile pentru nregistrarea rezultatelor din fiecare etap principal a procesului. Vei dori, probabil, s dezvoltai o baz de date pentru a urmri detaliile de contact i preocuprile fiecrei pri interesate.
Pentru un program specific, iniiativ sau produs.
Fixai, pentru nivelul ales, angajamentul general al organizaiei pentru implicarea prilor interesate. Trebuie s avei un angajament de baz fa de ideea de implicare a prilor interesate nainte de a ncepe procesul. Acest angajament va fi revzut pe parcursul procesului, pe msur ce anumite costuri, beneficii i cerine ale procesului de implicare a prilor interesate devin mai clare. Dezvoltai o nelegere a principiilor: materialitate, exhaustivitate i responsivitate, a felului n care acestea au legtur cu implicarea prilor interesate i cu valorile organizaiei dumneavoastr. nelegei aceste principii? Cum se difereniaz sau cum sunt legate de principiile de ndrumare i practicile de lucru ale organizaiei dumneavoastr? Cum pot fi comunicate i aplicate cel mai bine n situaia dumneavoastr?
Gndire strategic
ETAPA 1
SCOP Obiectivul acestei prime etape este identificarea motivelor pentru implicarea prilor interesate, a grupurilor principale de pri interesate i a problemelor legate de organizaia dumneavoastr. Aceasta va asigura faptul c implicarea prilor interesate devine parte din strategia afacerii.
Este important s nu trecei direct la implicare, ci s gndii strategic la nceput: De ce vrei dumneavoastr i prile dumneavoastr interesate s v implicai? Pe cine avei nevoie s implicai? n ce probleme? Ce dorii s realizai i cum vei ti dac ai reuit? PRINCIPII Principiul de baz al acestei etape este materialitatea:
'Inclusivitate' Recunoaterea dreptului prilor interesate de a fi auzite; a da socoteal pentru aciunile ntreprinse n faa prilor interesate Principii Materialitate Exhaustivitate Responsivitate
Aici, nseamn: Organizaia identific i orienteaz cea mai mare parte a impactului material legat de operaiunile afacerii i strategie ctre prile interesate care sunt afectate de acest impact. Mai mult dect att, organizaia identific i se orienteaz spre prile interesate cu potenial semnificativ de a influena organizaia.
Gndire strategic
PROCES Aciunile i instrumentele prezentate n aceast etap se bazeaz pe trei ntrebri corelate, la care trebuie s rspundei pentru a alinia procesele de implicare a prilor interesate la obiectivele strategice ale organizaiei. Nu este obligatoriu s parcurgei aceast etap n ordinea prezentat n acest capitol locul de unde ncepei depinde de context, dac deja implicai pri interesate sau suntei chiar la nceput. Exemplele de mai jos scot n eviden cile urmate de patru organizaii diferite, fiecare ncepnd dintr-un punct diferit. ETAPA 1. GNDIRE STRATEGIC
De ce implicare?
Etapa 1 Gndire strategic Pe cine s implicm? Care este subiectul implicrii? Aliniere strategic
Exemple de secvene n abordarea strategic a procesului de implicare a prilor interesate:

Productor de ciment Ce subiect? Unde ar trebui s amplasm o nou fabric? Companie de articole sport de marc De ce? Trebuie s rspundem criticilor i campaniilor care duneaz reputaiei noastre. Retailer global De ce? Poteniali noi clieni, personalul i comunitile din pieele emergente. Asociaie industrial De ce? Pentru dezvoltarea i obinerea sprijinului pentru strategia de sustenabilitate pe sector local.
De ce? Implicarea comunitii locale pentru a ajuta la identificarea problemelor legate de diferite amplasamente i pentru reducerea riscului de blocare a autorizrii planificrii.
Ce subiect? Standardele de munc din lanul de aprovizionare.
De ce? Pentru a nelege i a cunoate ateptrile sociale i culturale ale acestora.
Cine? Companii membre i pri interesate mai vaste.
Cine? Grupuri i indivizi din comunitatea local.
Cine? Cu care ONG-uri i alte grupuri putem lucra constructiv?
Ce subiecte? Identificarea problemelor considerate de prile interesate ca fiind importante.
Ce subiecte? Identificarea, mpreun cu prile interesate, a problemelor i a provocrilor relevante pentru sectorul sustenabilitii
ETAPA 1
Procesul prezentat n aceast etap contribuie la dezvoltarea unei imagini generale clare a problemelor materiale i a grupurilor relevante de pri interesate. Aceast etap nu este obligatoriu a fi parcurs la nceputul fiecrui proces de implicare. Adeseori trebuie s reacionai cu flexibilitate i rapiditate la un grup de pri interesate sau la o problem specific, aprut pe neateptate. Totui, o nelegere a materialitii problemei este ntotdeauna important pentru formarea rspunsului. O abordare strategic a implicrii persoanelor interesate asigur faptul c organizaia dumneavoastr poate s neleag i s rspund la o ntreag varietate de probleme materiale i provocri, nu doar s oscileze de la o problem sau provocare la alta. ntregul proces prezentat aici are scopul de a furniza o preevaluare cuprinztoare i de perspectiv, care ajut companiile s obin o idee general i o nelegere a importanei problemelor-cheie i respectiv a grupurilor de pri interesate, pe care ar trebui s ncerce s le abordeze. O companie nu trebuie, n mod obligatoriu, s treac prin ntregul proces, dar trebuie s se asigure c are rspunsurile pentru majoritatea ntrebrilor importante: - Care sunt prile interesate? - Care sunt cele mai importante obiective pe care implicarea prilor interesate ar trebui s ne ajute, pe noi i pe alii, s le ndeplinim? - Care este etapa societal de maturitate a problemelor-cheie pe care compania trebuie s le formuleze/rezolve? [vezi pagina 40 pentru informaii suplimentare legate de maturitatea problemei]
Partenerii Telefnica mpreun cu Principala Asociaie Reprezentativ a Oamenilor cu Dizabiliti

Ca parte din mai vasta iniiativ Telefnica Accesible, compania de telecomunicaii a format un parteneriat cu CERMI, cea mai mare organizaie din Spania pentru oamenii cu dizabiliti, care reprezint 3,5 milioane de persoane cu dizabiliti i familiile lor. Aceast colaborare i permite s neleag n totalitate nevoile i ateptrile acestor grupuri sensibile i, n acelai timp, ajut Telefnica s nvee de la oamenii cu dizabiliti i s creeze n beneficiul acestora, s asigure sustenabilitatea produselor i s ajute la anticiparea viitoarelor dezvoltri obligatorii n ceea ce privete accesibilitatea.
Analiza i planificarea procesului de implicare

P1: IDENTIFICAREA PRILOR INTERESATE
CADRUL Prile interesate sunt persoane sau grupuri care afecteaz sau sunt afectate de ctre o organizaie i activitile acesteia.3 Nu exist o list universal de pri interesate pentru toate companiile, nici mcar pentru o singur companie (aceast list se schimb n timp), lista celor care afecteaz i sunt afectai depinde de industrie, companie, geografie i problema n discuie. Noile strategii de afaceri i schimbrile din mediul de afaceri vor nsemna, deseori, un nou set de pri interesate. n csua de mai jos sunt evideniate cteva dintre grupurile mai mari care sunt luate n consideraie. Exist diferite dimensiuni pe care le putei avea n vedere cnd identificai prile interesate: 1. n funcie de responsabilitate: pri fa de care avei sau e posibil s avei n viitor responsabiliti juridice, financiare i operaionale, a cror obligativitate este desemnat prin reglementri, contracte, politici sau coduri de practic. 2. n funcie de influen: pri care pot sau vor putea n viitor s influeneze abilitatea organizaiei dumneavoastr de a-i atinge obiectivele indiferent dac aciunile lor pot s v ntrzie sau s v mpiedice performana. Aceast categorie poate include att prile cu influen informal, ct i pe cele cu putere oficial de decizie. 3. n funcie de vecintate: prile cu care organizaia interacioneaz cel mai mult, incluznd prile interesate interne, cele cu care avei o relaie de lung durat, cele de care depindei pentru operaiunile zilnice i cele care se gsesc n apropiere de amplasamentele de producie. 4. n funcie de dependen: persoanele care depind cel mai mult de organizaia dumneavoastr, de exemplu angajaii i familiile acestora, clienii care depind de produsele dumneavoastr, n ceea ce privete sigurana, stilul de via, sntatea sau bunstarea, sau furnizorii pentru care suntei un client major. 5. n funcie de reprezentare: prile care sunt, prin intermediul structurilor de reglementare sau cultur/tradiie, nsrcinai s reprezinte alte pri interesate, cum ar fi: conductori ai comunitii locale, reprezentani ai sindicatului, consilieri, reprezentani ai organizaiilor profesionale etc. Prile interesate pot include, dar nu se limiteaz la:
> Investitori/acionari/membri > Clieni sau poteniali clieni > Angajai > Guvernul i organismele de reglementare > Mass-media > Sindicatele > ONG-uri i grupuri de presiune > Comunitile-gazd > Concureni/omologi > Lideri de opinie > Comunitate academic i tiinific > Instituii supranaionale
3
Freeman, R.Edward. Strategic Management: A Stakeholder Approach. Boston 1984.
ETAPA 1
METODOLOGIE SUGERAT M1: IDENTIFICAREA PRILOR INTERESATE Scopul acestei activiti este de a se asigura c prile interesate sunt identificate. Convocarea unui grup funcional mixt de pri interesate care cunosc organizaia, proiectul, departamentul sau anumite probleme pentru care dorii identificarea prilor interesate. Acest grup poate include, dar nu se limiteaz la persoane din Departamentul juridic, Management al riscului, Comunicri externe, Aprovizionare, Mediu i Securitatea muncii, Resurse umane i Relaiile cu investitorii. Putei implica i consultani i specialiti externi. Schimb de idei i preri cu mai multe categorii de pri interesate, utiliznd cele trei dimensiuni prezentate mai jos (n funcie de mrimea grupului, poate dorii s desfurai aceast aciune n perechi sau grupuri mai mici nainte de a mprti concluziile ntr-o prezentare final).
FORMULAR DE SINTETIZARE T1: REPREZENTAREA PRILOR INTERESATE*
Persoane fa de care avei responsabiliti legale, financiare sau operaionale.
Pri interesate care sunt afectate de operaiunile organizaiei dumneavoastr.
Persoane care pot influena performana organizaiei (cei cu influen i decidenii).
*versiunea electronic poate fi descrcat de pe siteul www.accountability.org.uk

P1: IDENTIFICAREA PERSOANELOR INTERESATE
Grupai prile interesate pe categorii (putei folosi categoriile generice prezentate anterior sau putei folosi categoriile stabilite de voi niv) i subgrupe care mprtesc perspective similare. De exemplu, Organizaii nonguvernamentale pot include organizaii umanitare, organizaii pentru drepturile omului, grupuri pentru protecia animalelor i grupuri de mediu. Aceast difereniere suplimentar este de o importan major, deoarece acesta este punctul n care identificarea persoanelor interesate devine semnificativ i suficient de detaliat pentru a decide asupra materialitii i a urmtorilor pai. Vedei exemplele de mai jos: Aceasta este o reprezentare a persoanelor interesate de nivel superior, ntocmit de o companie de farmaceutice din Anglia
Categoria de pri interesate Angajat Subgrupe Consiliul de administraie i echipa executiv Management Personal Sindicate Noi membri Posibili noi membri Foti angajai Investitori instituionali Fondurile de pensii Manageri i analiti de fonduri Agenii de evaluare Micarea investiional cu responsabilitate social Trusturi naionale pentru servicii de sntate Doctori Pacieni Clinici particulare Spitale Farmaciti Angrositi Influene prin recomandare (cum ar fi: asisteni medicali, funcionari sociali, profesori, psihologi) Clieni interni Furnizori de materiale i ingrediente Productori contractai Doctori (consultani n cercetare& dezvoltare) Centre clinice de testare Voluntari i pacieni n procesele de testare Furnizori de servicii i produse de infrastructur Categoria de pri interesate Competitors Subgrupe Companii farmaceutice Companii biotehnologice Ministerul Sntii Autoriti de reglementare a activitii din industria farmaceutic Organizaia Mondial a Sntii Liceniai Parteneri n cercetare& dezvoltare Alte companii farmaceutice Clinici/universiti
Guvern i organizaii de reglementare
Investitori
Parteneri de afaceri
Clieni
Comuniti locale
Vecini Autoriti locale/Departamentul de planificare Organizaii de caritate i voluntariat Grupuri de mediu Centre universitare Cercettori Studeni
Comunitatea academic i tiinific
Furnizori
Mass-media
TV i radio Publicaii medicale/tiinifice Ziare centrale/locale Ziare financiare Organizaia pacienilor Organizaii pentru drepturile omului Organizaii pentru protecia animalelor Organizaii de mediu Asociaii de medicin alternativ
ONG-uri i grupuri de presiune
ETAPA 1
A SE AVEA N VEDERE Deocamdat, vei avea n vedere doar categorii de pri interesate (cum ar fi: ONG-uri de mediu, nu Greenpeace, de exemplu). ndrumri asupra modului n care se identific reprezentanii unui grup specific de pri interesate gsii n etapa 2.
Multe grupuri de pri interesate vor fi incluse n cel puin una din aceste dimensiuni: le putei situa n spaiul de suprapunere a cercurilor. Reprezentarea prilor interesate nu este exhaustiv din punct de vedere analitic. Este un instrument care ilustreaz o gam de pri interesate i care v ajut s v ntocmii planul de implicare. Nu excludei niciun grup de pri interesate n aceast etap, chiar dac nu avei relaii bune cu acesta sau credei c n-ar dori s se implice. Reprezentarea prilor interesate va evolua pe msur ce procesul de implicare se deruleaz i pe msur ce vei nva mai multe despre prile interesate. Pe msur ce implicai prile interesate, va trebui s le ntrebai pe cine altcineva ar trebui s implicai.
Cele opt grupe de pri interesate ale firmei Camelot

Firma Camelot, operatorul Loteriei Naionale din Anglia, i gestioneaz responsabilitile sociale i impactul social prin consultarea a opt grupuri de pri interesate: Juctori i ctigtori: Locuitorii Angliei care joac regulat la Loteria Naional i ctigtorii de sume mici sau mari. Angajai: n jur de 900 de angajai cu norm ntreag. Comunitatea local: Comuniti reprezentate prin grupuri locale de caritate, de voluntariat i comunitare. Autoriti de stat: Ministerul Culturii i Sportului, mass-media, alte ministere, Comisia Loteriei Naionale, Autoritile de Distribuie al Loteriei Naionale i Unitatea de Promovare a Loteriei Naionale. Vnztori: reeaua lor, de aproximativ 28.000 de vnztori, din supermarketuri pn la magazine de cartier. Furnizori i parteneri: n jur de 600 de furnizori mari i mici de bunuri i servicii i parteneri strategici. Grupuri de interes public: instituii academice, de caritate, grupuri religioase, organizaii de caritate i grupuri de binefacere care i reprezint, printre alii, pe cei care pot fi expui riscului produselor jocurilor de noroc, cum ar fi: tinerii, cei cu venituri mici, cei care joac n mod exagerat sau cei care se ocup de problemele de mediu. Acionari: cei cinci acionari.

P2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE PENTRU PROCESUL DE IMPLICARE
CADRUL De ce ar trebui s implicai prile interesate? Realitatea este c deja o facei. Implicarea prilor interesate nu este un capriciu modern se realizeaz de cnd au nceput s existe afacerile. Procesul prin care deja comunicai cu prile interesate, clienii, personalul, partenerii de afaceri i furnizorii nseamn implicarea prilor interesate. n aceste cazuri, importana strategic a implicrii devine evident imediat. Totui, dup cum am vzut, exist multe motive bune, strategice i operaionale, pentru a implica grupuri mai puin tradiionale sau pentru a aborda probleme mai puin obinuite. Tabelul de mai jos evideniaz felul n care natura prilor implicate se schimb:
Firma Norsk Hydro n Regiunea Mrii Barents

Firma norvegian de petrol i aluminiu Norsk Hydro a nceput s lucreze cu comunitile locale pentru a facilita i sprijini dezvoltarea unei industrii furnizoare locale competitive n regiunea Mrii Barents chiar nainte de a fi siguri de construirea unei fabrici de producie acolo. Dezvoltarea unei singure baze de furnizare ar fi fost imposibil pentru Norsk Hydro, datorit necunoaterii zonei i a cerinelor de dezvoltare local. Lucrnd cu comunitatea local i administraia regional, au nvat unii de la alii, dezvoltnd o relaie bazat pe ncredere i identificnd cele mai bune oportuniti de dezvoltare a regiunii n beneficiul tuturor.
NATURA SCHIMBTOARE A RELAIILOR CU PRILE INTERESATE

Care v sunt prile interesate?
De la interaciunile obinuite ale afacerii: Angajai, clieni, furnizori, investitori i autoriti de reglementare Comuniti locale, muncitori din lanul de aprovizionare, familiile angajailor, organizaii ale societii civile...
La grupuri mai mari:
Ce subiecte trebuie s abordai mpreun cu ei?

De la aspecte legislative i contractuale: Marketing, relaii industriale, alegerea amplasamentului, planificarea afacerii i aprovizionare. La probleme emergente i noi responsabiliti: Corupie, excludere social, drepturile omului, riscuri pentru sntate, dezvoltare economic, condiiile de munc n lanul de aprovizionare, impact asupra mediului
Cum o facem?
Cercetare de pia, comunicri corporative, publicitate i mass-media. Consultare, comitete de consiliere a prilor interesate, informaii online, forumuri i parteneriate ale mai multor pri interesate, reele de pri interesate.
De la comunicare unidirecional:
La dialog i parteneriat:
Natura schimbtoare a relaiei cu prile interesate este determinat de o varietate larg, dar conex, de schimbri ale mediului de afaceri. Acestea includ efectele inovaiilor tehnologice, schimbri politice i de reglementare, tendine societale, ct i dezvoltarea pieelor. Tabelul de pe pagina urmtoare inculde o scurt prezentare:
ETAPA 1
Care sunt elementele care determin schimbri n procesul de implicare4

Noi obligaii Noi obligaii legale i voluntare pentru informarea i implicarea prilor interesate, de exemplu: Legea Sarbanes-Oxley a Statelor Unite, linii directoare pentru condamnare federal, inventarul emisiilor de substane toxice i legea reinvestirii pentru comunitate, ct i legea bancar canadian din America de Nord. Legea pensiilor i legea revizuirilor i a operaiilor financiare din Anglia, noile reglementri economice franceze, legea pentru declaraiile financiare daneze, Bilanzrechtsreformgesetz german, legea contabilitii anuale suedeze, legea proteciei mediului din Olanda, n Europa. Legea japonez de promovare a contientizrii importanei mediului nconjurtor n activitile de afaceri, legea reformei serviciilor financiare din Australia i recomandrile pentru activitile bursiere din Africa de Sud i Brazilia. n vreme ce diferite state din Europa au demarat ntocmirea planurilor naionale de responsabilitate a corporaiilor, n cadrul crora implicarea prilor interesate este o component-cheie, instituiile financiare internaionale (cum este Corporaia Financiar Internaional i Banca Mondial) cer, de asemenea, implicarea prilor interesate naintea demarrii oricrui proiect major. Scrutin public n ultimul deceniu, tot mai muli oameni sunt interesai de conduita afacerilor: Numrul de ONG-uri a crescut, n ultimele dou decenii, de la 3600 la 44000. n SUA, 1 $ din fiecare 8 $ este investit n funcie de anumite criterii etice, sociale i de mediu. Internetul a fcut ca informaiile s fie universale i imediat disponibile. Noi piee Companiile trebuie s-i neleag consumatorii, angajaii i comunitile aferente, care sunt tot mai concentrate n piee emergente: Dou din cinci persoane locuiesc n India sau China. 50% din oamenii din lume triesc cu mai puin de 2$ pe zi. Pn n 2015, vor fi cu 2 miliarde mai muli oameni, majoritatea nscui n ri n curs de dezvoltare. Internetul a fcut ca informaiile s fie universale i imediat disponibile. Ateptri societale Societatea ateapt tot mai mult ca afacerile s participe la soluionarea problemelor cum ar fi: echitatea, sntatea i sigurana. n ultimul deceniu: n multe ri, intervenia puternic a statului sau statul bunstrii s-a micorat. Investiiile strine directe au crescut nzecit i sunt de peste ase ori mai mari dect ajutorul internaional. Parteneriatele i iniiativele multipersoane interesate au devenit mobilul principal al dezvoltrii afacerilor. Noi tehnologii Inovaiile i aplicaiile tehnologice ridic deseori ntrebri etice complexe i genereaz dileme n ceea ce privete msurile de precauie. n multe cazuri, companiile nu au rspunsuri i au nevoie de dialog social/cu prile interesate pentru a ajunge la o nelegere comun a nivelurilor acceptabile de risc. De exemplu: organisme modificate genetic; nanotehnologia; tehnologia telefoanelor mobile; energia nuclear. Evenimente periculoase Deseori a fost nevoie de un incident major pentru ca firmele s realizeze c au nevoie de sisteme mai bune pentru implicarea prilor interesate. De exemplu: Tragedia Bhopal din India a determinat companiile productoare de substane chimice s implice pri interesate n ceea ce privete impactul asupra mediului, punnd bazele pentru Responsible Care Initiative. Shell a contientizat c trebuie s implice prile interesate dup ce au avut loc campanii mpotriva manipulrii tancului petrolier Brent Spar i tratarea populaiei Ogoni din Nigeria. - Dezvluirile din pres legate de munca copiilor, munca forat i condiiile grele de munc din lanurile de furnizare a ciocolatei, a articolelor sportive i a telefoanelor mobile au determinat companiile s implice ONG-urile pentru rezolvarea acestor probleme. - Extinderea accidentelor industriale la nivel mondial a determinat ca UNEP i Consiliul Internaional al Asociaiilor de Produse Chimice s pun bazele unui Program de Contientizare i Pregtire pentru Situaii de Urgen la Nivel Local (APELL).
4
Pentru o descriere general a acestor tendine, a se vedea publicaia care nsoete acest Volum Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate". P16. De asemenea, a se vedea partea de Introducere din acest manual.

P2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE PENTRU PROCESUL DE IMPLICARE
Multe din companiile care implic, n mod activ, prile interesate au reuit s transpun beneficiile acestui proces ntr-o activitate decizional mai bun, att n cadrul companiei, ct i n afara acesteia. De asemenea, au transformat procesul de implicare a prilor interesate ntr-un instrument de ntrire a performanei afacerii lor. De exemplu: Exemple de beneficii ale afacerii rezultate din procesul de implicare a persoanelor interesate
Capacitate mai riguroas de analiz i gestionare a riscurilor. nvare despre produse i procese Credibilitate mai mare fa de prile interesate Firma de agricultur Monsanto recunoate c n anii 1990 a avut o atitudine arogant i rezervat n relaiile cu mediul extern n ceea ce privete modificarea genetic a culturilor, fapt care a condus la afectarea grav a reputaiei acesteia, a pieelor i a ncrederii investitorului. Acum, firma s-a angajat n noua promisiune a companiei Monsanto a dialogului, a transparenei, a informrii despre tehnologie i a respectului pentru prile interesate. Firma american IBM ia n considerare att nevoile i beneficiile comunitii, ct i eforturile cercetrii&dezvoltrii depuse de IBM n crearea de noi produse. IBM va folosi comunitatea pentru testarea Beta a noilor produse nainte ca acestea s ajung pe pia. Beneficiile duble ale acestei abordri sunt: comunitatea are acces mai rapid i mai ieftin la produse utile, iar IBM primete informaii valoroase despre aceste produse nainte ca ele s ajung pe pia. Firma Nike a nfiinat n 2005 un Comitet de Revizuire a Raportului de Responsabilitate Social, format din diferite pri interesate, cu care s se consulte. Ca rezultat al consultrii i negocierii cu aceste pri interesate, Nike a dezvluit un volum de informaii fr precedent despre lanul de furnizori, inclusiv despre fora de munc i abuzurile fa de drepturile omului. Prin aceasta, a crescut nivelul de transparen a companiei i s-a contribuit la realizarea dialogurilor sociale legate de responsabilitatea companiei, la un nivel mult mai nalt. Firma de telecomunicaii spaniol Telefnica are un trecut n ceea ce privete eforturile de a furniza sprijin integrat persoanelor cu dizabiliti, acces la telecomunicaii pentru persoanele defavorizate i alte iniiative prin care s contribuie la dezvoltarea societii. Angajaii acestei companii au apreciat aceste aciuni printr-un grad ridicat de satisfacie, declarat n sondaje. Astfel, n 2004, 77% din cei 174.000 de angajai ai Telefnica au rspuns cu Da, m bucur s lucrez pentru aceast companie. Cultura responsabilitii sociale este instituionalizat i exprimat prin iniiative cum ar fi ATAM, o asociaie a companieiTelefnica ce asigur asisten oamenilor cu dizabiliti. ATAM a fost nfiinat pe baza implicrii angajailor n parteneriat cu sindicatele muncitorilor i compania, n 1973. Angajaii Telefnica pltesc 1% din salariul lor pentru aceast iniiativ, iar Telefnica dubleaz suma adunat. Angajaii, compania i sindicatele sunt reprezentai n conducerea ATAM. Vedei pagina de internet www.atam.es. Firma de telecomunicaii Orange din Anglia implic comunitile i administraiile locale pentru identificarea i, n mod ideal, deciderea asupra celei mai bune locaii pentru instalarea releurilor de transmisie a semnalului pentru telefonie mobil. Deoarece numrul de releuri determin capacitatea reelei i potenialul afacerii, implicarea acestor comuniti pentru extinderea reelelor, n msura posibilului, este o strategie prioritar.
O mai bun selecionare i alegere a angajailor
Asigurarea licenei de funcionare, obligatorie i recomandat din partea statului, a organelor de reglementare i a comunitilor nvnd din surse netradiionale Colaborare pentru abordarea problemelor, a oportunitilor i pentru a schimba regulile jocului
Departamentul de relaii cu comunitatea al IBM a nfiinat un parteneriat ntre Laboratoarele de cercetare ale IBM i organizaia nonprofit SeniorNet, pentru a fi ajutai s neleag nevoile utilizatorilor de calculatoare cu probleme de vedere, locomotorii i de memorie i pentru a dezvolta i testa soluiile gsite. Firma norvegian de petrol i aluminiu Norsk Hydro discut n permanen standardele obinuite pentru responsabilitatea corporaiei cu alte companii din aceast industrie. Obiectivul principal este de a extrapola problemele sociale i de mediu n concurena afacerilor, deoarece presiunile competiiei pot face companiile s adopte practici mai responsabile. Competitorii accept, n cadrul IPIECA (asociaia pentru conservarea mediului din industria petrolier din lume), standardele sociale care sunt promovate de aceast asociaie n cooperare cu statele reprezentate n aceast organizaie. Firma francez de alimentare cu ap, Suez, colaboreaz cu diverse state, ONG-uri i ceteni pentru reducerea costurilor de furnizare a apei i ale serviciilor de canalizare pentru comunitile srace. n Bolivia, Argentina i Filipine, comunitile locale au fost implicate n proiectare, lucrrile de excavare i instalarea unei conducte de alimentare prin care se furnizeaz ap n mod profitabil.
ETAPA 1
Contientizarea i pregtirea pentru situaiile de urgen la nivel local (APELL)

La sfritul anului 1986, n urma unor diferite accidente care au implicat substane chimice, UNEP a recomandat o serie de msuri menite s ajute rile, mai ales pe cele n dezvoltare, s reduc apariia i efectele duntoare ale accidentelor tehnologice i ale situaiilor de urgen. Un rezultat principal al acestor recomandri a fost ntocmirea unui program n cadrul cruia implicarea prilor interesate ocup locul central concretizat n conlucrarea dintre companie i comunitatea local. Programul APELL (Programul de Contientizare i de Pregtire pentru Situaii de Urgen la Nivel Local) a fost iniiat mpreun cu Consiliul Internaional al Asociaiilor Productoare de Substane Chimice (International Council of Chemical Associations ICCA) i alte asociaii industriale, guverne i comuniti locale. Scopul a fost minimizarea apariiei efectelor duntoare ale accidentelor tehnologice i a situaiilor de urgen, prin contientizarea comunitilor locale i prin mbuntirea comunicrii dintre pri. APELL furnizeaz un proces bine structurat i detaliat pentru dezvoltarea unui plan pentru situaii de urgen bine coordonat, integrat i funcional pentru comunitile locale. Este un instrument prin care oamenii pot forma grupuri de comunicare eficient n ceea ce privete riscurile i rspunsul la situaiile de urgen. Acest proces vizeaz: Reducerea riscurilor; mbuntirea eficienei rspunsului la accidente; Facilitarea unei reacii adecvate a oamenilor n cazul situaiilor de urgen. Programul APELL recunoate faptul c industriile au responsabilitatea s minimizeze riscurile i s asigure o planificare eficient pentru a rspunde acestora, chiar dac n mod normal situaiile de urgen din afara perimetrelor industriale intr n responsabilitatea obligatorie a organelor de stat. Conceptul APELL a fost introdus cu succes n mai mult de 30 de ri i n peste 80 de comuniti industrializate din ntreaga lume. APELL a fost prezentat i n cadrul Conferinei Mondiale pentru Reducerea Dezastrelor (WCDR) ce a avut loc n Kobe (Japonia) n ianuarie 2005; aici s-au stabilit prioritile i mandatele internaionale pentru urmtorii ani n ceea ce privete prevenirea dezastrelor. Pentru mai multe detalii, vedei: www.uneptie.org/pc/apell/home.html.

P2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE PENTRU IMPLICARE
METODOLOGIE RECOMANDAT M2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE PENTRU IMPLICARE Scopul acestei activiti este de clarificare a motivelor generale pentru implicarea prilor interesate i felul n care acestea au legtur cu obiectivele strategice ale ntregii afaceri. Exemplele evideniate mai nainte ilustreaz cteva dintre beneficiile care pot rezulta din implicarea prilor interesate. Totui, este important identificarea beneficiilor posibile care pot rezulta pentru afacerea dumneavoastr sau a proiectului dumneavoastr n situaia particular n care v aflai. Implicrile greite pot conduce la utilizarea eronat a resurselor i la deturnarea ateniei de la prioriti mai presante. Pentru a fi eficient, implicarea prilor interesate trebuie s fie relevant i s se alinieze propriei strategii de afaceri. Stabilirea obiectivelor strategice de implicare este un pas folositor nspre dezvoltarea unei abordri riguroase a implicrii prilor interesate i a evalurii succesului. Stabilirea obiectivelor strategice ale afacerii, fie pentru companie n ansamblu, fie pentru departamentul sau proiectul supus analizei. n cazul n care astfel de obiective nu sunt stabilite explicit, vei avea grij ca, mpreun cu echipa de conducere a departamentului sau a proiectului respectiv, s hotri cteva obiective strategice importante. Obiectivele strategice ale afacerii ar putea fi, de exemplu: Obinerea a 10% cretere anual n vnzri n regiunea X. n urmtorii cinci ani. Satisfacerea ateptrilor majoritii clienilor n ceea ce privete bunurile produse responsabil. Asigurarea licenei de operare pe termen lung n rile care gzduiesc amplasamentele noastre. Identificarea i folosirea de noi oportuniti n rile mai puin dezvoltate. Asigurarea faptului c produsele noastre satisfac toate reglementrile prezente i viitoare de pe piaa european. Minimizarea impactului social negativ rezultat din nchiderea amplasamentelor de producie. Facilitarea unei discuii legate de aceste obiective, n special concentrarea asupra implicaiilor n relaia dumneavoastr cu prile interesate Citii ntrebrile de mai jos i trecei cele mai importante rspunsuri n Formularul 2. Care este legtura dintre obiectivele generale ale afacerii i grupurile mai mari de pri interesate? Care sunt mobilurile externe pentru implicarea prilor interesate, pentru noi? (i care sunt riscurile unui eec al implicrii?) Ce ncercm s realizm prin implicarea prilor interesate? Cum ar arta succesul acestei implicri? Ce este cel mai important pentru noi? Cum sprijin acest lucru obiectivele afacerii noastre i strategiile acesteia? Gsii exemple n Formularul T2.
ETAPA 1
Identificarea obiectivelor strategice ale implicrii i cuprinderea acestora n declaraii scurte care leag implicarea prilor interesate de obiectivele strategice ale afacerii: Managementul riscurilor legate de Dezvoltarea unei noi abordri a ... nvarea mai multor lucruri despre Colaborarea pentru a adresa ... mbuntirea relaiei noastre cu ... Gsirea unei nelegeri n ce privete ... Dezvoltarea politicii noastre pentru ... Informarea asupra deciziei noastre n ce privete Gsii exemple n Formularul 2. ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Implicarea prilor interesate necesit timp, resurse i angajament pn la un nivel ce poate fi uor subestimat, dup cum s-a dovedit n timpul cercetrilor noastre efectuate pentru volumul I al acestui manual. Dei aspectul resurselor nu va fi clar dect atunci cnd ncepei ntocmirea unui plan mai detaliat i vei avea o nelegere mai bun a ateptrilor prilor interesate, este important s ncepei procesul cu previziuni i cu participarea conducerii. Implicarea la nivel nalt n stabilirea obiectivelor ajut la fixarea unei direcii i la asigurarea resurselor. Dac dorii, putei s grupai obiectivele i/sau s formulai i s clasai obiectivele implicrii n funcie de durata de realizare: scurt, medie sau lung. Vei stabili obiective mai detaliate n etapa 2.
Analizai i planificai implicarea persoanelor interesate

P2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE PENTRU IMPLICARE
FORMULAR REZUMATIV T2: STABILIREA OBIECTIVELOR STRATEGICE DE IMPLICARE*

(Acest formular este completat parial n aa fel, nct s se potriveasc cu exemplul prezentat mai sus:)
Care sunt factorii externi care reclam implicarea prilor interesate? Exemple:
Ce beneficii putem obine din implicarea prilor interesate? Example:
Dezvoltarea complex i dinamic a pieelor din regiunea X. Schimbarea ateptrilor clienilor n ceea ce privete produsele i serviciile responsabile. Importana meninerii licenei de operare . Importana oportunitilor de pe pieele n dezvoltare. Mai multe reglementri pentru produse i servicii. Moral sczut al personalului i atenia negativ a mass-mediei din cauza nchiderii amplasamentelor
nelegerea pieei i gsirea partenerilor. nelegerea sporit a ateptrilor i cerinelor. Securizarea licenei de operare. Identificarea i crearea de oportuniti. Anticiparea i influenarea dezvoltrii reglementate. Moralul personalului mai ridicat, comuniti mai binevoitoare fa de noile amplasamente.
Care sunt riscurile neimplicrii? Example:
Efectuarea unor planificri de dezvoltare greite i euarea n stabilirea relaiilor necesare pentru a avea succes pe piaa din regiunea X. Euarea n satisfacerea exigenelor clienilor n ceea ce privete produsele i serviciile responsabile. Pierderea licenei de operare n rile-gazd. Neutilizarea oportunitilor i neparticiparea la dezvoltarea rilor n dezvoltare. Eecul produselor i serviciilor noastre sau al activitilor de cercetare i dezvoltare pentru a corespunde dezvoltrii reglementate. Mai puin atractivitate pentru angajai i mai multe comuniti neprimitoare.
Obiective strategice de implicare? Example:
nvarea i nelegerea tendinelor din comportamentul prilor interesate care definesc piaa din regiunea X. Stabilirea relaiilor care reprezint cheia succesului n regiunea X. nelegerea ateptrilor clienilor n ceea ce privete producerea responsabil de bunuri. Informarea asupra deciziei noastre n ceea ce privete managementul social i de mediu al lanului de aprovizionare. Gestionarea riscurilor legate de licena de operare n cadrul rilor-gazd. Parteneriat cu acele pri interesate n dezvoltarea i succesul noilor piee din rile n dezvoltare. Informarea i implicarea n conturarea dezvoltrii reglementate actuale i poteniale n ceea ce privete produsele i serviciile. Colaborarea cu prile interesate relevante pentru a nelege i a minimiza impactul socioeconomic ce va aprea la nchiderea amplasamentului. Evidenierea reputaiei companiei n ceea ce privete angajarea responsabil i practicile de management ale amplasamentului.
ETAPA 1
P3: IDENTIFICAREA PROBLEMELOR
CADRUL Multe din problemele pe care v gndii s le supunei procesului de implicare a prilor interesate ar trebui s v fie deja clare din cadrul obiectivelor strategice de implicare discutate mai sus. Totui, exist probleme care nu au relevan strategic imediat, dar trebuie s fie identificate i gestionate, deoarece pot mpiedica randamentul afacerii. n general, problemele constau n aspecte particulare sau generale ale activitilor sau deciziilor companiei, unde: organizaia este perceput ca avnd un impact pozitiv sau negativ asupra prilor interesate; i - exist un decalaj ntre ceea ce face compania (sau este perceput c face) i ateptrile prilor interesate n ceea ce privete managementul impactului, comportamentului sau al rezultatelor. Aceast gam de probleme relevante trece de definiia limitat a materialitii folosit n standardele de contabilitate financiar, care deseori sunt interpretate conservator, nsemnnd doar acele probleme care, posibil, au un impact msurabil pe termen scurt asupra siguranei financiare a unei organizaii. Aceast definiie a materialitii nu ia n considerare aspectele mai vaste, economice, sociale, de mediu, i expune organizaia la riscuri neanticipate, fr a putea identifica noi oportuniti. Pe de alt parte, fr o modalitate de analiz a problemelor importante pentru randamentul corporaiei, implicarea prilor interesate risc s fie prins n dinamica i dispoziia opiniei publice ntr-un anumit moment. Prin urmare, o provocare important este identificarea acelor probleme materiale relevante pentru succesul afacerii pe termen lung. Abordarea rspunderii de evaluare a materialitii este descris mai jos. 5-Test de materialitate n 5 pri
AccountAbility a ntocmit un test de materialitate n cinci pri sub forma unui cadru de lucru pentru aspectele de materialitate.5Problemele care sunt considerate materiale pot fi identificate n cadrul unuia sau mai multor teste din urmtoarele: A B C D E Probleme care cauzeaz un impact direct financiar pe termen scurt. Probleme pentru care compania a agreat declaraii de politici strategice acestea sunt deseori sub forma angajamentelor fa de prile interesate principale. Probleme pe care organizaii comparabile le au n vedere n cadrul sferei lor de materialitate. Probleme care sunt considerate de prile interesate ca fiind suficient de importante pentru a se aciona asupra lor (acum sau n viitor). Probleme care sunt considerate a fi standarde sociale (indicate prin reglementri, posibile reglementri viitoare sau norme i standarde instituionalizate).
Pentru explicaii suplimentare, a se vedea Forumul AccountAbility & The UK Social Investment:Redefinirea Materialitii , Londra, 2003
Gndire strategic
P3: IDENTIFICAREA PROBLEMELOR
Utilizarea acestui test presupune inventarierea multor preri subiective (de exemplu, dac prile interesate vor transpune, ntr-adevr, ngrijorrile declarate n deciziile de cumprare sau investiie). n utilizarea testului D exist i ceva din problema ginii i a oului: prile interesate trebuie s-i exprime preocuprile pentru identificarea problemelor care s fie supuse procesului de implicare. Cu toate acestea, n practic, testul, menit a fi folosit iterativ, se formeaz pe baza unei etape existente de dezvoltare a companiei n ceea ce privete nelegerea preocuprilor prilor interesate dar, n acelai timp, va trebui s avei n vedere i rspunsurile pe care le dai acum pentru mai trziu, cnd vei avea mai mult interaciune cu prile interesate. METODOLOGIE RECOMANDAT M3: IDENTIFICAREA ASPECTELOR MATERIALE Scopul acestei activiti este identificarea, ct de cuprinztoare posibil, a problemelor asociate organizaiei, proiectului sau deciziei n discuie i nelegerea felului n care au legtur cu ateptrile sau preocuprile specifice prilor interesate. Acest pas poate fi fcut n cadrul unui grup/workshop sau al unui proces de cercetare de ctre echipa care conduce procesul de implicare (sau de ctre contractori externi). Utilizai testul de materialitate n 5 pai pentru a identifica problemele relevante: Surse de informare pentru testul de materialitate
Test de materialitate A. Impact financiar pe termen scurt B. Angajament declarat prin politici C. Standarde competitive D. Comportamentul i preocuprile prilor interesate E. Norme societale Surse de informare relevante (vedei i Links into learning networks, pag. 57 Probleme legate de strategia i planurile afacerii, evaluri de risc, accidente i penalizri/ amenzi, cheltuieli de lobby.. Politici corporative i angajamente existente fa de prile interesate. Politici i practici ale organizaiilor concurente, probleme evideniate de asociaii din industrii i organizaii de responsabilitate corporativ (cum ar fi IBLF, WBCSD).
(Vedei mai jos sursele de informare despre prile interesate).
Zone de reglementare, regulamente propuse i acorduri internaionale, coduri de voluntariat i cadre de lucru/iniiative pentru diverse persoane interesate (cum ar fi liniile directoare ale GRI i principiile UN Global Compact). Standardele emergente evideniate de ctre guverne, organe interguvernamentale i ONG-uri.
Identificai potenialele preocupri ale prilor interesate (testul D), utiliznd cunotinele existente din cadrul organizaiei, cercetarea i implicarea explicativ a prilor interesate principale, dup cum este potrivit. n aceast etap, sursele de informare pentru identificarea preocuprilor persoanelor interesate, includ:
ETAPA 1
Surse de informare despre preocuprile i ateptrile prilor interesate

Ce tim Persoanele din cadrul organizaiei cunosc deja unele preocupri ale prilor interesate din contactele curente cu acestea i neleg problemele care afecteaz organizaia. Prile interesate au ridicat deja probleme prin intermediul mecanismelor de primire a sesizrilor (de la linii de contact pentru clieni, pn la edine de lucru cu investitorul). Aceste informaii existente pot fi comasate printr-un proces de revizuire sistematic, interviuri sau workshopuri cu implicarea managerilor principali i a prilor interesate apropiate organizaiei. n unele cazuri, poate ar fi mai bine s lsm identificarea problemelor deschis i s stabilim agenda mpreun cu prile interesate chiar n timpul procesului de implicare. Dei aceast abordare ar permite un maximum de implicare din partea prilor interesate, n acelai timp poate conduce la un dialog greu de gestionat i, prin urmare, dificil de inclus n procesele de luare a deciziilor, astfel ajungndu-se la frustrarea prilor interesate, care vor crede c este vorba doar de mult vorb i zero-aciune. De asemenea, o monitorizare mai pasiv a punctelor de vedere ale prilor interesate despre impactul companiei i al industriei, ct i despre randamentul activitii acesteia, poate fi utilizat pentru identificarea problemelor fr a crete ateptrile prilor interesate n aceast etap. Aceasta poate include monitorizarea surselor de informare cum ar fi: presa central, local i cea de specialitate relevante domeniului de activitate al companiei, comunicri sau rapoarte ale organizaiilor guvernamentale i interguvernamentale, campanile ONG-urilor, forumuri de discuii de pe internet relevante i de sondaj al opiniei publice, cu putere de influen.
Ce ne spun
Ce spun despre noi
Comparai-v obiectivele strategice de implicare cu problemele pe care le-ai identificat n urma testului de materialitate. Fiecare obiectiv strategic pentru implicarea prilor interesate poate s aib legtur cu un numr de probleme. De exemplu, satisfacerea cererii clienilor pentru bunuri produse cu responsabilitate v poate obliga s avei n vedere drepturile omului, aspecte ale proteciei mediului, ale sntii i securitii muncii. n cazul n care credei c lipsete vreun aspect, vei avea grij s fie inclus ntr-o list de probleme i s fie analizat n funcie de testul n 5 pai. Utiliznd corespunztor sursele de informare menionate mai sus, listai problemele ntr-o matrice (T3). Apoi inserai grupurile sau subgrupurile de pri interesate deja identificate. Aplicai testul de materialitate lund n consideraie fiecare problem n raport cu fiecare dintre cele cinci dimensiuni. Inserai un cod de culoare dup cum v este indicat n matrice i/sau trecei descrierea evalurii materialitii problemei la dimensiunea potrivit din testul de materialitate. Avei n vedere nivelul de preocupare a prilor interesate n ceea ce privete problema i includei rezultatele n tabel, folosind scorul indicat n tabel i/sau trecnd descrierea evalurii preocuprilor prilor interesate. Validai matricea. Matricea Probleme/pri interesate asigur documentarea identificrii i a analizei persoanelor interesate i a problemelor din aceast etap i trebuie validat de managerii i departamentele competente, ca i de orice grupuri de pri interesate sau experi cu care lucrai deja. Matricea prezint o prioritizare preliminar a prilor interesate, spunnduv care sunt cele mai preocupate pri i n legtur cu care probleme. Vor urma ali pai pentru acest tip de prioritizare. Vedei, de asemenea, ghidul Cum s utilizai aceast matrice de la sfritul metodologiei.
Gndire strategic
P3: IDENTIFYING ISSUES
FORMULAR DE EXPUNERE SUMAR T3: OBIECTIV, PROBLEM I MATRICEA PERSOANELOR INTERESATE*

Primul obiectiv strategic din formular a fost completat de Grupul de Cooperare din Anglia, care l-a utilizat pentru a vedea impactul organismelor modificate genetic asupra afacerii lor.
Matricea pentru obiective, chestiuni si parti interesate

Obiectiv de implicare strategic (dac se aplic ) Chestiune
Test de materialitate
A B C D E
Grupul 1 de Grupul 2 de Grupul 3 de Grupul 4 de pri interesate pri interesate pri interesate pri interesate
Consumatori Membrii grupului Ferme cooperativei ONGuri
Grupul 5 de pri interesate

Furnizori de produse nealimentare
1. Pentru abordarea preocuprilor semnificative ale prilor interesate cnd este vorba de organisme modificate genetic
i. Sigurana modificrilor genetice n alimente ii. Impactul modificrilor genetice asupra biodiversitii iii. Impactul nlturrii modificrilor genetice n produsele nealimentare iv. Impactul ndeprtrii modificrilor genetice n ambalaje v. Riscul n cadrul grupului asociat implementrii politicii
2. (Inserai urmtorul obiectiv strategic, dac se aplic...)
vi. (..chestiuni suplimentare..)
Verde: irelevant
Galben: importan sczut
Portocaliu: importan medie
Rou: importana ridicat
Cum s utilizai aceast matrice: 1. Introducei obiectivele strategice de implicare i alocai problemele, unde se poate (unele probleme pot fi relevante pentru mai multe obiective, altele pot s nu fie direct legate de un anumit obiectiv strategic). 2. Introducei scorul de materialitate (vezi mai sus). 3. Analizai percepia prilor interesate asupra problemelor, descriptiv i/sau folosind un clasament, astfel: 0 irelevant; 1 contientizare n rndul unora, dar nu o preocupare real; 2 contientizare mai vast, dar preocupare puin; 3 preocupare considerabil n rndul unui numr mic de persoane; 4 preocupare considerabil pentru multe persoane; 5 nivel ridicat de preocupare general. Tabelul ofer un sumar al problemelor principale, motivele pentru care sunt materiale i cror grupuri de pri interesate aparin. Putei decide i asupra unor scoruri-limit (sau culori).
ETAPA 1
ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Aceasta este doar o identificare i o evaluare preliminar a prilor interesate care ar putea avea preocupri legate de anumite probleme. Vor mai urma i ali pai pentru prioritizarea acestora. Verificai-v rezultatele. Artai matricea persoanelor cu putere de decizie din cadrul organizaiei dumneavoastr unor pri interesate cu care avei deja o relaie bun sau unor experi din domenii specifice, pentru a o revizui. Acest lucru va amplifica nivelul de credibilitate al preevalurii. Nu toate problemele materiale pot fi incluse n obiectivele strategice. Ceea ce nu nseamn c le putei ignora. Pentru ntocmirea listei, este important ca ea s rmn imparial i flexibil la probleme care pot fi importante pentru prile interesate, dar nu sunt percepute ca avnd o relevan imediat pentru organizaie. Numai atunci aceast list poate fi considerat cuprinztoare. Matricea Probleme/pri interesate nu este definitiv, ci se poate dezvolta pe msur ce nelegei mai bine prile interesate i problemele. Revizuii acest tabel pe msur ce nvai mai multe despre prile interesate. De asemenea, matricea Probleme/pri interesate evideniaz problemele comune care preocup grupuri diferite de pri interesate, care pot fi orientate mai bine printr-un proces de implicare multipl a acestora, dect printr-o abordare individual (vezi etapa 2 pentru mai multe informaii despre implicarea multipl a persoanelor interesate).
Gndire strategic
P4: PRIORITIZAREA PRILOR INTERESATE I A PROBLEMELOR
CADRUL Implicarea tuturor prilor interesate i n toate problemele nu este nici posibil, nici de dorit. Aceasta ar depi orice volum de resurse disponibile i, n acelai timp, ar fi foarte dificil s se rspund adecvat prilor interesate, crendu-se astfel frustrare. Prin urmare, ar trebui s ncercai s prioritizai prile interesate i problemele, pentru ca timpul, resursele i ateptrile s fie bine gestionate. Procesele anterioare au permis o trecere n revist iniial a materialitii problemelor, a preocuprilor i ateptrilor prilor interesate, ca i a relaiei acestora cu obiectivele strategice ale organizaiei. Totui, pentru a putea decide asupra prioritilor n implicare, se vor lua n consideraie mai muli factori. Prioritizarea este dificil pentru c adeseori interesele nu se pot cuantifica i nu pot fi comparate n mod obiectiv. Cu toate acestea, prin stabilirea unor criterii clare pentru prioritizarea proceselor companiei i a strategiei afacerii, se poate evita mai bine ca implicarea s fie condus de consideraii nestrategice, cum ar fi: cele mai glgioase pri interesate, atenia mass-mediei pe termen scurt, sau zona-de-confort a managerilor. Mai jos gsii dou modaliti de prioritizare a prilor interesate: Prioritizare n funcie de maturitatea social a problemelor O cale util de nelegere a unei game vaste de probleme ridicate de o diversitate de pri interesate este considerarea maturitii problemelor. Firma de farmaceutice Novo Nordisk a creat o ierarhizare a problemelor n funcie de maturitatea acestora (vedei csua).
Prioritizarea i categorizarea iniial realizate de parile interesate din compania SIG

Compania elveian de utiliti SIG a nceput procesul de prioritizare cu o discuie a echipei de management executiv. Echipa de dezvoltare a mediat edina. A fost identificat un set a priori de categorii de pri interesate: acionari, clieni, parteneri de afaceri, angajai, contractori publici i grupuri de interes din societatea civil. Ateptrile acestor grupuri i nivelul de satisfacie fa de performana SIG au fost apoi evaluate n cadrul unor dialoguri cu prile interesate. Sondajele existente ale clienilor au, de asemenea, scopul de a accentua aceste subiecte. Pentru prioritizarea prilor interesate, SIG a avut n vedere importana acestora pentru obiectivele strategice ale afacerii i nivelul actual de satisfacie.
ETAPA STAGE 1
Cele patru faze ale maturitii problemei

Latent cteva comuniti activiste i ONG-uri cunosc problema; exist slabe dovezi tiinifice sau de alt natur; problema este n general ignorat sau respins de ctre comunitatea de afaceri. exist o contientizare politic i a mass-mediei a problemei societale; exist un organism de cercetare recent aprut, dar datele sunt nc insuficiente; companiile lideri de pia experimenteaz diferite abordri pentru rezolvarea problemei. exist un organism nou-aprut de practici de afaceri n jurul problemei societale; se stabilesc iniiative voluntare pe baza problemei i la nivel de sector; exist contestare i recunoatere crescnd a nevoii pentru legislaie; se ntocmesc standarde voluntare i au loc aciuni colective. se ntocmesc standarde de afaceri sau legislaie; practicile introduse devin o component obinuit a unui model de excelen n afaceri.
Emergent
n curs de consolidare
Instituionalizat
Aceeai problem poate fi n diferite faze de maturitate n diferite regiuni sau ri i n industrii diferite. De exemplu, biodiversitatea este o problem instituionalizat n afacerile din Europa, dar nou n America de Nord, pe cnd confidenialitatea angajatului este o problem nou n Europa, dar deja instituionalizat n SUA. Similar, n timp ce protecia animalelor s-a aflat pe agenda industriei farmaceutice de ceva timp (legat de testarea produselor pe animale) i standardele de afaceri legate de testarea pe animale au devenit instituionalizate n aceast industrie, dar n industria petrolului i a gazelor acest aspect abia acum se dezvolt ca o problem controversat, cu toate c ONG-urile de protecia animalelor au exprimat ngrijorare fa de folosirea animalelor la testarea produselor petrochimice. De vreme ce se contientizeaz faptul c problemele care sunt la un nivel superior pe scara maturitii sunt privite cu mult atenie n diverse feluri, nu nseamn c discuiile societale despre rezolvarea acestora s-au terminat. n acelai timp, maturitatea social ridicat nu nseamn c s-a gsit o soluie sustenabil sau c abordarea actual este acceptat de majoritatea prilor interesate. Prin urmare, un proces eficient de implicare a prilor interesate trebuie s fie deschis la schimbri permanente i la implicarea grupurilor variabile de pri interesate, chiar dac problema devine din ce n ce mai mult instituionalizat. Un bun exemplu ar fi dezvoltarea practicilor de raportare corporativ a problemelor de mediu din ultimii 20 de ani. La fiecare faz de maturitate exist o combinaie diferit a ateptrilor prilor interesate, presiunilor externe, riscurilor i oportunitilor, toate fiind importante pentru a nelege zonele prioritare n ce privete planificarea proceselor curente de implicare.
Gndire strategic
Novo Nordisk i creterea cazurilor de diabet n rile n curs de dezvoltare

Principala activitate a fimei medicale daneze Novo Nordisk este prevenirea i tratarea diabetului. Diabetul este acum recunoscut ca fiind pandemic, iar numrul de cazuri de diabet care, n 2003, era estimat la 194 de milioane, se ateapt s creasc la 333 milioane pn n 2025. Dou treimi din cazurile viitoare de diabet se ateapt s fie n rile n curs de dezvoltare. ntmpinarea provocrilor asociate acestei previziuni este complicat. rile cu venituri mici i medii dein, de multe ori, informaii insuficiente pentru a putea prentmpina numrul din ce n ce mai mare de cazuri de diabet. Mai mult dect att, contientizarea i educaia deficitar sunt probleme grave. De aceea, muli experi cred c soluia const ntr-o abordare care combin contientizare, educaie i prevenire crescut, mpreun cu acces la tratamente. Novo Nordisk lucreaz mpreun cu guverne, organizaii ale pacienilor i ali parteneri pentru creterea preocuprii n ceea ce privete diabetul n rile mai srace, folosind cunotinele i competena n astfel de probleme pentru a aborda multe din aspectele prezentate mai sus. n acelai timp, Novo Nordisk i cldete un avantaj sustenabil pe termen lung ca lider n atenia dat problemelor de diabet din rile n curs de dezvoltare, rspunznd, n acelai timp, presiunii crescnde din partea societii de a mri accesul la tratamente n rile n curs de dezvoltare. Aceast strategie de acces mbuntit la tratamente pentru diabet a fost lansat pe baza recomandrilor Organizaiei Mondiale a Sntii. Novo Nordisk sprijin nfiinarea i dezvoltarea strategiilor i a capacitilor naionale medicale prin Programul Naional al Diabetului, prin care se stabilesc activiti n acest domeniu n opt ri n curs de dezvoltare sau emergente. Astfel de activiti includ educarea asistentelor medicale, echiparea clinicilor pentru probleme de diabet, sprijinirea organizaiilor pacienilor cu diabet i conlucrarea cu guvernele. De asemenea, a oferit insulin pentru 50 dintre cele mai slab dezvoltate ri, definite astfel de Naiunile Unite, la preuri care s nu depeasc 20% din preul mediu din cele mai dezvoltate ri din America de Nord, Europa i Japonia.
n general, cu ct o problem este mai veche, cu att este mai important pentru companie s o abordeze. Totui, rspunsul la problem depinde i de abordarea general pe care o are compania fa de implicarea prilor interesate sau de problemele de responsabilitate corporativ. Tabelul de mai jos ilustreaz felul n care o companie care consider implicarea prilor interesate ca fiind o oportunitate ar putea decide s reacioneze la fiecare etap i s aib o abordare defensiv, reactiv. Diferite rspunsuri la maturitatea problemelor
Rspunsul Faza companiei de maturitate a problemei
Latent Rspunsul conducerii companiei concentrate pe oportuniti: nelegerea din timp a noilor riscuri i oportuniti i practicarea precauiei cnd este nevoie. Abordeaz problema din timp pentru a ctiga procente din pia, competitivitate sau avantaje de reputaie. Procesul de implicare a conducerii companiei Rspunsul companiei defensive
Meninerea unui dialog permanent cu ONG-uri i liderii de opinie ai prilor interesate. Conlucreaz cu organizaii internaionale pentru a dezvolta un management de prevenie sau proactiv, pentru a produce sau a promova abordri ce rspund preocuprilor prilor interesate. Au un rol de conducere n soluionarea problemelor din industrii i sectoare prin promovarea celor mai bune practici i ntocmirea de standarde. Oficializeaz procesele de implicare sub forma relaiilor cu sindicatele sau guvernele.
Nu este treaba noastr s nelegem.
Emergent
Nu este treaba noastr s rezolvm.
Instituionalizat
Gsete aliai pentru gestionarea i abordarea acestui impact cu scopul de a preveni ca cele mai bune practici s fie obstrucionate de companiile care ignor impactul. Are grij ca toat lumea s respecte standardele i angajamentele sociale.
Nu este treaba noastr s reglementm asta.
O vom face dac trebuie.
ETAPA 1
n continuarea punctelor menionate mai sus, este important s observm c dialogul nu se oprete sau abia ncepe cnd problema devine instituionalizat. ntre companiile care se concentreaz asupra oportunitii sau cele defensive, exist un spectru n cadrul cruia companiile au o abordare proactiv i standardizat pentru atacarea problemelor ridicate de prile interesate. Prioritizarea n funcie de influena i dependena prilor interesate O alt cale de abordare a problemei prin aliniere strategic este identificarea acelor pri interesate care pot avea cel mai mare impact asupra realizrii obiectivelor dumneavoastr strategice i a acelor pri interesate care vor fi cel mai afectate pozitiv sau negativ de activitatea companiei. Acest lucru v va permite s v prioritizai atenia i aciunea, pentru a v asigura de realizarea obiectivelor strategice, n paralel cu respectarea drepturilor prilor interesate afectate semnificativ. Pentru aceasta, o firm poate prioritiza grupurile de pri interesate astfel: Matricea de influen i dependen a prilor interesate
Influena prilor interesate asupra companiei Mic Ridicat Tratament corect onorarea angajamentelor fa de aceste pri interesate n conformitate cu politica companiei, reglementri i standarde ale industriei, altfel va trebui s ncercai s mulumii prile interesate att ct v permite raportul dintre costuri i beneficii. Prioritate sczut - asigurarea accesului la canalele generale de informare i primire a aprecierilor. Mare Ameninare sau oportunitate strategic investii n procesele de implicare pentru a le nelege preocuprile i pentru a gsi soluii.
Dependena prilor interesate fa de organizaie
Sczut
Rmn implicai i informai, dar asigurai un echilibru ntre preocuprile prilor interesate cu influen ridicat i ale oamenilor ntr-adevr afectai de deciziile luate.
Totui, pentru contextul specific al companiei sau al problemei, aceast matrice poate fi ajustat pentru a reflecta cele mai relevante criterii de prioritizare n fiecare caz. De exemplu, n loc de dependena companiei, putei considera dependena prilor interesate de obiectivele strategice specifice sau de diviziile specifice afacerii, lucru care v poate permite o ierarhizare mai clar a prilor interesate. De asemenea, este important s cunoatei interaciunile dintre diferite grupuri de pri interesate, de exemplu prin activiti de lobby sau propagand. Un mobil important pentru responsabilitatea corporativ n ultimii ani a fost nfiinarea coaliiilor cu diverse pri interesate, n jurul problemelor principale. n particular, prile interesate cu influen ridicat/dependen sczut, cum sunt investitorii sau consumatorii, au mprumutat influena lor prilor interesate cu influen sczut i dependen ridicat, cum ar fi muncitorii din lanul de aprovizionare din rile n dezvoltare, generaiile viitoare i animalele, cu scopul de a concentra atenia corporaiilor asupra unor probleme cum ar fi condiiile de munc din aprovizionare, protecia mediului i a animalelor.
Gndire strategic
METODOLOGII RECOMANDATE M4: PRIORITIZAREA PRILOR INTERESATE I A PROBLEMELOR Scopul acestei activiti este identificarea problemelor i/sau a prilor interesate care reprezint prioritatea principal pentru implicare n organizaia dumneavoastr. Decidei dac atenia dumneavoastr va fi, n primul rnd, orientat asupra ierarhizrii prioritilor n funcie de probleme sau pri interesate aceasta va depinde de context, dup cum v-a fost prezentat la pag. 36. Dac ai stabilit deja care sunt prile interesate pe care trebuie s le implicai, atunci stabilii prioritatea problemelor. Dac implicarea este dictat de probleme, atunci stabilii prioritatea prilor interesate. Astfel, v putei ghida dup ct de mult cunoatei prile interesate sau problemele. n ambele cazuri, organizai un workshop cu manageri ai departamentelor i compartimentelor care ar putea cunoate prile interesate i problemele, ar putea s fie preocupai de rezultatele implicrii sau s fie responsabili de implementarea aciunilor care rezult de aici. Putei invita i persoane din afara companiei, cu experien n ceea ce privete problemele sau prile interesate implicate. Alegei o persoan fie din companie, fie din afara acesteia, ca moderator. Putei folosi matricea (T1) obiectivelor, problemelor i a prilor interesate ca baz de discuie. Prioritizarea problemelor Clasificai problemele identificate n matricea Problem/parte interesat ca fiind latente, emergente, consolidante sau instituionalizate, n funcie de urmtoarele criterii: Clasificarea maturitii problemei
Maturitatea problemei
Latent
Dovada
Puine dovezi stiinifice sau de alt fel.
Contien
Unele comuniti activiste, academice i ONG-uri sunt contiente de problem. Puin contien din partea comunitii de afaceri. Atenia campaniilor ONG-urilor, politice i a mass-mediei. Afacerile din top experimenteaz abordri pentru rezolvarea problemei.
Ateptri
Fr reglementri sau standarde recunoscute pentru afacere.
Emergent
Organism de cercetare nou, dar fr a avea o aprobare clar a concluziilor
Limitele responsabilitii afacerii supuse dezbaterilor publice.
Dovezi solide.
Nivel general nalt de contientizare a problemei n rndul afacerilor din domeniu, n societatea civil i n organismele publice.
Abordrile de bun practic promovate i recunoscute din ce n ce mai mult. Se stabilesc standarde voluntare i e posibil s se propun spre adoptare legislaie. Se stabilesc legislaia i standarde solide de conduit a afacerii.
Instituionalizat
Atenie mai puin asupra dovezii: cazul a fost stabilit i acceptat.
Abordarea problemei este o component normal a modelului de excelen a afacerii
ETAPA 1
Discutai obiectivele organizaiei dumneavoastr n corelaie cu problemele din cadrul fiecreia din cele patru categorii de clasificare, riscurile i oportunitile implicate i tipurile de pri interesate care sunt relevante fiecreia. Decidei asupra modalitii de abordare a problemelor din fiecare categorie i dac avei nevoie de criterii de prioritizare suplimentare. Utilizai analiza nivelului problemei pentru a desemna nivelurile de prioritate sau abordri mai ample pentru a putea rezolva fiecare problem. Stabilirea prioritii prilor interesate Decidei criteriile n stabilirea prioritilor prilor interesate. Influena, dependena i dorina sunt bune puncte de pornire, generale, dar putei avea n vedere i alte criterii, mai specifice. Discutai i analizai modul n care fiecare grup de pri interesate este clasificat n raport cu aceste criterii.
Impact ridicat grupurile de pri interesate sunt acelea care au puterea s: elimine, ofere sau s influeneze licena de operare; restricioneze accesul la resurse, amplasamentele de operare sau capitalul intelectual; afecteze negativ sau s fortifice reputaia companiei; contribuie sau s diminueze abilitatea companiilor de a nva i inova; restricioneze sau s furnizeze accesul la fondurile de investiie; furnizeze semnale de avertizare timpurii despre problemele noi sau s cauzeze confuzie, deviind atenia i timpul managementului de la activitile principale. n funcie de contextul implicrii, se poate dori focalizarea ateniei doar asupra unora sau a tuturor surselor de influen.
Dependen ridicat prile interesate sunt acelea care sunt n postura de:
dependen financiar direct (cum ar fi cei care depind de salariile, cumprturile, ofertele dumneavoastr); dependen financiar indirect (cum ar fi cei al cror trai depinde de dumneavoastr prin contribuiile la economia regional sau, de exemplu, clieni cu venituri mici care depind de preurile mici la bunurile de baz pe care le furnizai); dependen nefinanciar (cum ar fi cei care depind de dumneavoastr pentru serviciile eseniale); deteriorare nefinanciar sau risc al operaiunilor dumneavoastr (cum ar fi: poluarea aerului sau poluarea fonic, riscul sntii clienilor generat de produsele dumneavoastr); posibilitate sczut de a alege sau inexistent (cum ar fi angajaii disponibilizai n mod obligatoriu, vecinii unei fabrici de producie, vicii cauzate de produsele care creeaz dependen, consumatori vulnerabili datorit lipsei de educaie etc.). potrivnic/ostil; necunoscut; neinteresat; implicat prin mecanisme formale (cum ar fi: conducere, reglementri, negociere); cooperant; competitiv
Dorina i abilitatea de implicare a prilor interesate poate fi clasificat n diverse moduri, dup cum se consider:
Reprezentai prile interesate n graficul care urmeaz, folosind ca axe influena i dependena.
Think Strategically
FORMULAR REZUMATIV T4: MATRICEA INFLUENEI I A DEPENDENEI PRILOR INTERESATE*
Influena prilor interesate (sau obiective, proiecte sau linia de afaceri) Fr influen Dependen ridicat - nu exist alternative Influen sczut Un anumit procent de influen Putere oficial/ influen ridicat
Dependena prilor interesate fa de companie
(sau proiect, obiectiv sau linia de afaceri...)
Fr impact direct - prile interesate dispun de o gam larg de alternative
Opional: ilustrai relaiile dintre prile interesate folosind sgei care s indice influena unei pri interesate asupra celeilalte. Discutai rezultatele reprezentate; hotri cum vei aborda prile interesate din fiecare cadran i dac avei nevoie de criterii de prioritizare suplimentare. Folosind analiza prilor interesate, desemnai nivelurile de prioritate sau de implicare a fiecrui grup de pri interesate
ETAPA 1
ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Acolo unde s-a identificat necesitatea implicrii prilor interesate, putei decide s stabilii prioritatea problemelor i apoi pe aceea a prilor interesate n funcie de problemele cu prioritate ridicat. Este posibil ca problemele s nu fie clare n cadrul uneia dintre cele patru etape de clasificare, dar pot comporta caracteristicile diferitelor etape. Deseori, spre exemplu, cunoaterea i preocuparea publicului nu se conformeaz consensului dintre realitate i tiin. Pot fi adugate pri interesate i probleme oricnd, astfel c matricea i lista prioritilor trebuie actualizate n permanen, pentru a putea servi drept surse de referin util. Stabilirea integrat a prioritii prilor interesate i a problemelor firma Camelot
Pe baza obiectivelor strategice i a misiunii organizaionale, firma Camelot operatorul Loteriei Naionale din Anglia a fcut o ierarhizare a prioritii prilor interesate pe dou niveluri (vezi pagina 27 grupurile de pri interesate ale firmei Camelot), n cadrul creia problemele importante specifice au fost corelate cu grupurile specifice de pri interesate. V prezentm mai jos un extras din raportul lor social: PRIORITI PRINCIPALE Vnzri, juctori i ctigtori Randamentul vnzrilor noastre, introducerea de jocuri noi i experiena jocului i a ctigului sunt principalele aspecte importante pentru creterea Loteriei Naionale i intereseaz direct multe dintre prile interesate publicul i juctorii, vnztorii, angajaii, grupurile de presiune, furnizorii i acionarii. Cauze bune Pentru ntrirea respectului fa de Loteria Naional, este important s asigurm venituri maxime pentru Cauze bune i s artm oamenilor multitudinea de proiecte finanate de Loteria Naional; relevan pentru public, vnztori, comunitate i acionari. Viitorul nostru Discuiile concentrate asupra distribuirii fondurilor Loteriei, modul cum va fi acordat Loteriei cea de-a treia licen de operare i schimbrile din regulamentul jocurilor de noroc sunt principalele aspecte legate de viitorul Loteriei Naionale. Rezultatul acestor discuii va avea un impact enorm asupra tuturor prilor interesate publicul i juctorii, angajaii, vnztorii, comunitatea, grupurile de presiune, furnizorii i acionarii. Oamenii notri Capacitile, motivaia i angajamentul oamenilor notri sunt importante pentru a ne putea atinge scopul strategic de dezvoltare i respect. n plus, oamenii notri, prin comportamentul i alegerile pe care le fac, vor influena direct modul n care afectm comunitile i mediul n care operm. Acest aspect d specificul angajailor i acionarilor notri. Joc responsabil Pentru a ne asigura c Loteria Naional este o instituie respectat, este important s se asigure protecia grupurilor vulnerabile, cum ar fi tinerii, persoanele cu venituri mici sau cele care risc s devin dependente. De asemenea, aceste lucruri sunt importante pentru public, vnztori i grupurile de presiune. PRIORITI SECUNDARE Investiii n vnzri Pentru creterea Loteriei Naionale, este important s acordm partenerilor de vnzri sprijinul de care au nevoie. De asemenea, este relevant pentru public, vnztori, comunitate, grupurile de presiune, furnizorii i acionarii notri. Lanuri de furnizori Noi suntem una dintre cele mai eficiente Loterii din lume. Valoarea obinut pentru banii cheltuii i integritatea pe care o distribuim sunt aspecte importante, care ne permit s operm eficient i prin care ne asigurm c Loteria Naional este respectat. De asemenea, suntem preocupai de impactul pe care l au furnizorii notri asupra mediului. Aceste aspecte sunt relevante cu precdere pentru furnizorii i acionarii notri. Mediu Performana de mediu a firmei Camelot i cea a furnizorilor notri este parte din a fi un operator respectat al Loteriei Naionale. Acest aspect este relevant pentru angajaii notri i pentru prile interesate de mediu. Implicarea comunitii Contribuia firmei Camelot pentru comunitate este parte integrant din a fi un operator respectat; are relevan pentru angajai, grupurile de presiune i prile interesate de comunitate.
Gndii strategic
TRECERE N REVIST
CONCLUZIE ETAPA 1
La sfritul acestei etape vei avea o nelegere general asupra relaiei dintre strategia de ansamblu a afacerii i prile interesate i vei avea definite obiectivele strategice asociate pentru implicare. Totui, avei grij ca nelegerea dobndit s fie verificat de prile interesate. Vei avea reprezentate grupurile principale de persoane care sunt afectate i care pot afecta felul n care organizaia dumneavoastr i atinge scopurile, ca i potenialele probleme aferente fiecrui grup de pri interesate. De asemenea, vei avea stabilite prioritile n ceea ce privete prile interesate i problemele pe care intenionai s le abordai. Rezultate Obiective strategice de implicare Matricea obiectivelor, a problemelor i a prilor interesate Stabilirea ierarhiei iniiale a prioritii prilor interesate i/sau a problemelor
ETAPA 2
SCOP Scopul acestei etape este de a colecta informaii i de a dezvolta un plan de aciune pe baza prioritilor strategice de implicare i a responsabilitilor actuale.
Exist ntotdeauna elementul de nvare pe parcurs i oportunitatea n ceea ce privete implicarea prilor interesate. Deseori, companiile ncep cu implicarea prilor interesate pe care le cunosc i apoi ncep s vorbeasc cu celelalte, din afara zonei lor de aciune obinuit. Alii ncep prin a rspunde unei crize sau unei oportuniti particulare. Procesul de implicare a prilor interesate reprezint, n sine, un ciclu de nvare, deoarece att compania, ct i prile interesate ale acesteia, nva mai multe lucruri despre motivaiile fiecreia, modaliti de conlucrare i sfere de influen. Cu toate acestea, implicarea prilor interesate trebuie planificat la fel ca oricare alt activitate a afacerii. Fr o planificare bun, procesele de implicare a prilor interesate pot duce la dezamgire, incriminri i pot afecta relaiile cu prile pe care le-ai recunoscut deja ca fiind eseniale pentru succesul organizaiei dumneavoastr.
PRINCIPII Principiile eseniale de dorit a fi prevzute sunt materialitatea i exhaustivitatea.

'Inclusivitate' Procesul de luare a deciziilor va avea n vedere interesele prilor interesate. Principii Materialitate Exhaustivitate Responsivitate
Aceast etap nseamn: Colectarea i analizarea informaiilor suplimentare primite din cadrul i din afara organizaiei, pentru a permite s se ia decizii n cunotin de cauz, n ceea ce privete problemele materiale i prile interesate i abordarea lor corespunztoare.
PROCES Aciunile i instrumentele descrise n aceast etap trec prin patru ntrebri interrelaionate, pentru a v ajuta s ntocmii un plan de aciune pentru implicare, pe baza unei nelegeri clare a diferenelor care exist ntre ateptrile organizaiei dumneavoastr, ale prilor interesate ale acesteia i a celorlalte afaceri din domeniu, dar i a schimbrilor i a resurselor care sunt necesare pentru a completa aceste diferene. Acestea v vor ajuta s dezvoltai o abordare aliniat strategiei firmei i s avei eficien n ceea ce privete resursele pentru implicarea i iniierea procesului de nvare intern i implicarea departamentelor-cheie i a persoanelor necesare pentru a face din implicarea prilor interesate mai mult dect o discuie. Vei dori s avei o idee clar despre: felul n care problemele a cror prioritate ai ierarhizat-o pn acum sunt gestionate n cadrul organizaiei dumneavoastr; felul n care implicai prile interesate n legtur cu aceste probleme; cum procedeaz ceilali i cu cine ai putea colabora; ce putei i ce dorii s facei n legtur cu problemele specifice; ce reprezentani ai prilor interesate specifice dorii s implicai i care le sunt ateptrile. Aceast etap cuprinde cinci faze, care pot fi utilizate drept modalitate de adunare a informaiilor de care avei nevoie pentru a avea succes n implicarea prilor interesate. Dar elementele individuale i instrumentele asociate acestora pot fi i ele folosite n cadrul proceselor existente de management i planificare, unde implicarea prilor interesate este privit ca fiind parte integrant.
ETAPA 2
Etapa 1: Gndii strategic n ceea ce privete implicarea prilor interesate. Obiective strategice i enumerarea prilor interesate i/sau problemelor prioritare Etapa 2: Analizai i planificai. Cum abordeaz ceilali aceast problem? Unde vrem s ajungem n ceea ce privete relaia cu prile interesate? Care sunt ateptrile prilor interesate? Profilul i prioritile reprezentative ale prii interesate
n ce stadiu suntem?
Plan de dezvoltare organizaional i a prilor interesate
Angajamentul la resurse i limitele prevzute
P5: TRECEREA N REVIST A PROGRESULUI NREGISTRAT
CADRUL nainte de a planifica un proces de implicare a prilor interesate, este esenial s tii n ce stadiu v gsii n privina problemelor materiale n discuie: Cum este gestionat problema n cadrul organizaiei, n momentul de fa? Ce politici i sisteme avei deja ntocmite i implementate? Ce putei i ce vrei s facei n legtur cu aceste probleme? Aceste informaii ofer bazele practice pentru stabilirea unor procese de implicare a prilor interesate mai robuste i mai responsive, dar i bazele analizrii practicii actuale n raport cu obiectivele dumneavoastr i n raport cu nivelul de gravitate a problemelor n discuie. O practic organizaional de implicare a prilor interesate legat de o problem individual poate fi caracterizat n cadrul urmtoarelor cinci etape de dezvoltare (vezi mai jos).5
Etape organizaionale de nvare

Fr implicare Exploratorie Implicarea n problem este inexistent. Implicare spontan a prilor interesate, pe msur ce apar oportuniti i provocri: atenia cade asupra nvrii i explorrii problemei i adeseori depinde de angajamentul individual. Procesele de implicare, de bun calitate, au n vedere ntr-o anumit msur care sunt prile interesate i care sunt nevoile acestora, dar sistemele de management sunt incomplete, impactul implicrilor n procesul de luare a deciziilor este neclar, iar obiectivele de performan privind abordarea problemei nu sunt clar stabilite. Procesele de implicare de bun calitate se regsesc n procesul de luare a deciziilor i sunt fixate n procesele centrale de management. Implicarea este sistematizat, pentru a se asigura suficiena abordrii problemei. Implicri de bun calitate sunt fixate n procesele de management i conducere i corelate strategiei afacerii. Problemele sunt abordate n profunzime, deseori cu scopul de schimbare sistemic, la nivel global i local.
n curs de dezvoltare
Integrat
Strategic
Aceste rspunsuri organizaionale pot fi apoi comparate cu gravitatea unei probleme, pe care ai analizat-o deja n etapa 1. Acesta este scopul Matricei de rspuns la probleme, ce urmeaz:
Pentru explicaii suplimentare, a se vedea Forumul AccountAbility & The UK Social Investment:Redefinirea Materialitii , Londra, 2003
ETAPA 2
Matricea rspunsului la chestiuni
STRATEGIC
Rspuns organizaional
IMPLICIT
Zona Verde Oportuniti mai mari
C B A
Zona roie Riscant
DE DEZVOLTARE
EXPLORATORIU
LATENT
EMERGENT
CONSOLIDANT
INSTITUIONALIZAT
Maturitatea social a unei chestiuni Matricea de rspuns la probleme v ndrum comparnd ntre felul n care compania dumneavoastr gestioneaz o problem i nivelul dezbaterii acestei probleme n cadrul societii. Astfel, v ajut s identificai unde v situai ca lider i unde v situai n privina riscurilor. Pe de alt parte, v ajut s identificai unde dorii s fii n raport cu o problem aflat n discuie. Exemplu al utilizrii Matricei de rspuns la chestiuni: Sprijinirea copiilor din lanul de aprovizionare
Exist un consens general ntre ceteni, consumatori, afaceri i guverne, prin care copiii nu trebuie obligai s lucreze multe ore n cadrul unui loc de munc, fapt care le-ar periclita sntatea, sigurana i educaia. 141 de ri au ratificat Convenia ILO pentru vrsta minim i 153 au ratificat Convenia ILO pentru interzicerea exploatrii prin munc a copiilor. Majoritatea acestor ri au implementat o legislaie al crei scop este interzicerea muncii efectuate de copii i multe au programe pentru combaterea muncii depuse de copii, deseori desfurate cu sprijin tehnic i financiar din partea ILO sau a donatorilor internaionali. Un numr de asociaii industriale i ONG-uri din mai multe sectoare lucreaz pentru a aborda aceast problem. S-a realizat o orientare voluntar a cumprtorilor i multe afaceri lucreaz pentru a mbunti sistemele de management i monitorizare care ajut la evitarea muncii depuse de copii n cadrul lanului lor de aprovizionare. Aceast problem poate fi considerat consolidat. Cu toate acestea, ILO estimeaz c unul din ase copii lucreaz n loc s fie la coal i trei sferturi dintre acetia sunt implicai n munci periculoase. Companiile care au reele de operare i surse extinse n ri i sectoare unde munca copiilor este endemic, au dezvoltat niveluri de rspuns diferite. O companie care nc lucreaz la ntocmirea politicilor de baz, unde orice informaie obinut despre munca copiilor din lanul de aprovizionare nu este neaprat inclus n procesele de luare a deciziilor i unde nu exist obiective de performan, i va situa rspunsul la A. n acest caz, afacerea este vulnerabil n faa unei influene negative i duntoare imaginii, nepregtit pentru potenialele reglementri, iar alte afaceri preocupate de aceast problem s-ar putea feri de colaborare. O companie care deine procese de managament i monitorizare sistematice, politici, inte i iniiative de implicare a furnizorilor pentru a orienta i a minimiza munca copiilor n cadrul lanului propriu de aprovizionare, este situat, n ceea ce privete rspunsul la probleme, la nivelul B i se poate considera n mijlocul dezvoltrii societale. O companie care a ntocmit politici organizaionale i sisteme de management performante pentru gestionarea problemelor consider o responsabilitate la nivel nalt evitarea muncii copiilor i implic o gam larg de pri interesate, cum ar fi: organisme ale industriei, guverne, ONG-uri i iniiativele ILO pentru rezolvarea provocrilor asociate, i poate clasifica rspunsul la probleme n categoria C. Aceast abordare strategic poate oferi companiei oportunitatea de a se detaa ca fiind o afacere responsabil, aparte, n cadrul pieei i fa de autoritile de reglementare.
P5: ANALIZAREA PROGRESULUI
METODOLOGIE RECOMANDAT M5: EVALUAREA RSPUNSULUI ACTUAL AL ORGANIZAIEI Scopul acestei activiti este de a stabili o imagine mai clar a nivelului i a mecanismelor fixate de companie pentru abordarea problemelor specifice. Implic o evaluare a proceselor de management existente i implicarea prilor interesate n ceea ce privete problemele i v ajut s identificai zonele care necesit mbuntire. Folosind Formularul 5 (de mai jos) pentru ndrumare, determinai care este nivelul de dezvoltare atins de organizaia dumneavoastr n ceea ce privete fiecare din problemele a cror prioritate a fost stabilit i notai unde facilitatorii rspunsului organizaiei au puncte slabe asociate unei anumite probleme. Formularul v ajut s facei aceste lucruri i s ncorporai rezultatele acestei evaluri. Completai problemele n Matricea de rspuns la probleme pentru a scoate n eviden acele zone care cad n zona roie de risc sau n zona verde de oportunitate. Identificai nivelurile-int de dezvoltare pentru aspectele specifice abordrii dumneavoastr a problemelor a cror prioritate a fost stabilit sau prilor interesate. n cele din urm, avei n vedere resursele financiare necesare pentru implicare, ct i aciunile posibile rezultate din procesul de implicare. Deintorii principali ai bugetului se angajeaz s sprijine acest proces? Este clar pn la ce nivel vor fi disponibile resursele financiare? ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Acest proces va atrage surse de expertiz din ntreaga companie, inclusiv pri din procesele de management al prilor interesate deja nregistrate prin politici i linii directoare, ct i din interviuri, workshopuri sau ntlniri cu persoanele relevante din companie. Rndul Activiti existente de implicare va fi discutat mpreun cu analiza actual a implicrii, desfurat i descris la pag. 63.
Explicaii pentru Formularul T5

Diferitele rnduri din acest tabel v ajut s evaluai dac sistemele/politicile i procesele existente de management sunt adecvate pentru complexitatea problemei n discuie. Dac toate rspunsurile sunt 1, organizaia dumneavoastr este ntr-o poziie potrivit pentru a rspunde problemei ntr-o manier strategic. Dac toate rspunsurile sunt 2, atunci rspunsul companiei dumneavoastr poate fi considerat integrat. Dac toate rspunsurile sunt 3, atunci procesele existente sunt n dezvoltare. Soluiile 4 arat o abordare exploratorie. n sfrit, dac majoritatea rspunsurilor sunt 5, aceasta arat c compania dumneavoastr nu abordeaz problema. Avei n vedere rspunsul organizaiei prin prisma complexitii problemei suntei la un nivel avansat sau foarte n urm n ceea ce privete abordarea acestei probleme? Care este legtura cu obiectivele strategice ale organizaiei i evaluarea riscurilor i oportunitilor din aceast zon? n ultimul rnd, evideniai zonele care necesit intervenii optimizatoare.
ETAPA 2
FORMULAR REZUMATIV T5: EVALUAREA ABILITILOR ORGANIZAIEI DE A RSPUNDE UNEI PROBLEME* Problema prioritizat: Complexitatea problemei sub aspect social: Latent Emergent Facilitator
Guvernan i angajamentul managementului fa de problem
Consolidat
Instituionalizat
Niveluri de aciune posibile

1. Angajamente oficiale stabilite, cu responsabilitate la nivel de consiliu de administraie; 2. Angajamente oficiale cu responsabilitate la nivel de management superior; 3. Declaraii oficiale i politici stabilite, dar fr s existe o responsabilitate asumat la nivel de management superior; 4. Aciunea de abordare a problemei este condus de angajament i contientizare individual; 5. Contientizare/aciune inexistent. Detaliai: ____________________________________________________________
Politica fa de problem
1. Politic oficial cu obiective legate de strategia afacerii; 2. Politic oficial cu obiective care nu sunt legate de strategia afacerii; 3. Politic schiat sau ntrziat, dar fr obiective; 4. Discuii de nceput despre politic; 5. Politic inexistent. Detaliai: ____________________________________________________________
Activiti existente de implicare n ceea ce privete problema
1. Oficializate i integrate n procesele de management i guvernan, cu documentaie riguroas i sisteme de raportare. 2. Abordare sistematizat a implicrii, cu documentaie i o anumit legtur cu procesele de luare a deciziilor. 3. Procese de implicare stabilite pentru unele probleme relevante ale prilor interesate. 4. Procese de implicare sporadice, control intern limitat. 5. Implicare inexistent. Detaliai: ____________________________________________________________
Indicatori de performan/ determinri legate de probleme
1. Obiective strategice i indicatori principali de performan SMART (KPIs) stabilii pentru satisfacerea nevoii de informare a managementului i a prilor interesate. Raportare intern i extern i mecanisme stabilite de asigurare a acesteia. 2. Indicatori principali de performan care rspund doar nevoilor interne ale managementului; raportare intern cu asigurare redus a acesteia sau inexistent. 3. Indicatori principali de performan care satisfac doar parial nevoile de informare a persoanelor interesate. 4. Discuii de nceput legate de stabilirea indicatorilor principali de performan i monitorizare. 5. Nu sunt stabilite obiectivele, nici indicatorii principali de performan. Detaliai: ____________________________________________________________
Responsabilitatea intern i competena de a aborda problema
1. intele legate de problem formeaz o parte din evaluarea performanei indivizilor i sunt avute n vedere n momentul n care se hotrsc recompensele poteniale pentru performane. 2. Competenele necesare sunt stabilite n timpul recrutrii i instruirii i sunt luate n consideraie la momentul recompensrii performanelor. 3. Responsabilitile sunt desemnate, dar nu exist un mecanism oficial de recompensare. Pentru a asigura calificarea necesar, se cere recrutare sau instruire. 4. Discuii iniiale referitoare la desemnarea responsabilitilor i nelegerea competenelor necesare. 5. Nu se are n vedere nicio responsabilitate intern pentru probleme/pri interesate. Detaliai: ____________________________________________________________ 1. Evaluare i nvare permanent pentru mbuntirea i adaptarea politicii i proceselor organizaiei; cunotinele rezultate din implicare sunt ncorporate n procesul strategic de luare a deciziilor. 2. Procesele de evaluare i nvare genereaz schimbri limitate legate de problemele specifice i funciile departamentale. Managementul schimbrii organizaionale ncepe s formeze legturile cu analiza prii interesate. 3. Procese de evaluare i nvare imediate ce conduc la schimbri n cretere. 4. Procese de evaluare i nvare conduse de i limitate la indivizi. 5. Nu are loc o implicare a prilor interesate n privina problemelor. Detaliai: ____________________________________________________________
Procese de evaluare i nvare n ceea ce privete problema
Adecvarea general a abilitii organizaiei de a rspunde/zone care necesit mbuntire: Ce mbuntiri sunt necesare n cele ase zone (rnduri) prezentate mai sus?
(Exemplul 1: ref. Indicatori i msurarea performanei. Trebuie ntocmii indicatorii principali de performan ce furnizeaz ndrumare pentru gestionarea problemei") (Exemplul 2: ref. Procesele de evaluare i nvare. Trebuie stabilite procesele de evaluare i nvare permanent pentru a putea adapta politicile i procesele
organizaiei ca rspuns la ateptrile prilor interesate i la nevoile organizaiei.)
P6: NVM DE LA CEILALI I IDENTIFICM POTENIALII PARTENERI
CADRUL Merit s tim ce fac ceilali n legtur cu probleme similare i/sau grupuri de pri interesate similare. Ce provocri au ntmpinat i cum au ajuns la succes? Ce putem nva de la ei? Unde se regsete dovada rezultatelor pozitive ale implicrii persoanelor interesate ntr-o problem particular sau ntr-o anumit parte a afacerii? Exist iniiative de parteneriat n derulare sau asociaii care abordeaz problema respectiv i cu care ar fi mai avantajoas o conlucrare? Abordarea dumneavoastr pentru implicarea prilor interesate nu trebuie realizat de la zero. ntr-adevr, n multe cazuri, se poate ca problemele identificate ca fiind materiale s nu poat fi abordate de o singur afacere sau bilateral, mpreun cu unele pri interesate, ci pot cere aciunea unui ntreg sector sau a mai multor sectoare. Implicarea prilor interesate nseamn un ciclu mai amplu de nvare i inovare n cadrul organizaiei, dar, de asemenea, poate face parte dintr-un ciclu mai amplu de nvare civic i aciune, att despre felul n care se face implicarea prilor interesate, ct i despre adresabilitatea problemelor ridicate. Acest ciclu de nvare se accelereaz cnd organizaiile pot s nvee din greelile sau buna practic a celorlali. Din ce n ce mai mult, nvarea este facilitat prin reele, parteneriate i dezvoltarea de resurse sub forma studiilor de caz, a instrumentelor i a standardelor care s permit transferul leciilor de la o organizaie la alta. Tabelul de mai jos propune surse de inspiraie pentru ceea ce ai putea face pentru a aborda problemele i a implica prile interesate pe care le-ai identificat:
ETAPA 2
Conexiuni cu reelele de nvare6

Surs de nvare
Coduri, standarde, cadre de lucru, linii directoare i instrumente furnizeaz ndrumare pas cu pas sau pe baz de principii pentru aciune, ca i un prag de referin pentru activitile proprii ale organizaiei.
Exemple
ISO 14001 (standardul sistemului de management al mediului); Standardele Organizaiei Internaionale a Muncii (ILO); Principiile de afaceri pentru contracararea mitei (din standardul TI i SA International); Liniile directoare ale OECD pentru companii multinaionale; Linii directoare de raportare a sustenabilitii ale GRI; Seriile AA1000 (cadru de lucru de calitate pentru rspunderea organizaiilor); Linii directoare SIGMA (www.projectsigma.com).
Studii de caz, bun practic i rapoarte de investigare pot oferi inspiraie, dac v gndii la o abordare proprie i avei grij s nvai din experiena (i greelile) celorlali.
Manualul de implicare a prilor interesate: volumul I Ghid pentru perspectivele specialitilor n ceea ce privete implicarea prilor interesate, Stakeholder Research Associates, Programul de mediu al Naiunilor Unite, AccountAbility; CSR Studii de caz pe www.wbcsd.org (Consiliul Mondial de Afaceri pentru Dezvoltare Durabil) i pe www.conversations-with-disbelievers.net; Cum s facem s funcioneze implicarea prilor interesate, www.csrcampaign.org; Risc i oportunitate: Cea mai bun practic pentru raportarea nefinanciar, UNEP/ SustainAbility, www.sustainability.com; Raportri specifice sectorului de dezvoltare economic i a afacerii, www.economicfootprint.org; Industria ca partener al dezvoltrii durabile; 22 de rapoarte din sectorul industrial, pregtite pentru Summitul din 2002 de la Johannesburg (WSSD); www.unep.fr/outreach/wssd/contributions/sector - reports/reports.htm. Index al sustenabilitii, Dow Jones; Topul AccountAbility 2005; FTSE4Good; Indexul de responsabilitate social al Business in the Community.
Puncte de referin i indexuri v ndrum ctre competitori i omologi care dein practici avansate. Utilizai-le pentru a obine o perspectiv relativ a aciunilor proprii. Competitori i alte companii care ntmpin probleme similare pot fi o surs bogat de informare. Poate chiar sunt dispui s colaboreze cu dumneavoastr pentru aceste probleme.
n cadrul conferinelor, al evenimentelor i al reelelor de afaceri pe probleme relevante se expun cele mai bune practici i se ofer oportuniti pentru ntlnirea corporaiilor ce ntmpin aceleai probleme. Rapoartele de sustenabilitate sunt surse de referin: www.globalreporting.org (rapoarte clasificate n funcie de liniile directoare GRI); www.corporateregister.com (baz de date online pentru rapoarte nefinanciare). Colaborrile dintre companii, societatea civil i guverne se ntind de la iniiativele de nivel global la nivel de sector, pe regiuni sau iniiative specifice problemei: United Nations Global Compact; Iniiativele voluntare asociate ale UNEP, cum ar fi: Iniiativa Financiar a UNEP, Iniiativa Global E-Sustenabilitate, Operaiunea Tour Operators, Mobility Forum, Forumul de Publicitate i Comunicare, www.unep.fr/outreach/home.htm; Iniiative specifice ramurilor industriale, ale Consiliul Mondial de Afaceri pentru Dezvoltare Durabil (WBCSD), vezi Proiecte de sector, www.wbcsd.org; Asociaii ale industriei, formate n scopul rezolvrii unor probleme, de exemplu Asociaia pentru Condiii de Munc Potrivite, Consiliul Internaional pentru Exploatri Miniere i Metale, Asociaia Internaional a Industriei Petrolului, Asociaia de Conservare i Protecie a Mediului (IPIECA) (vezi exemple de activiti din 19 asociaii, pe pagina de web www.unep.fr/outreach/business/best_practice.htm; Iniiative specifice regiunii (subregiunii), cum ar fi Proiectul Calabash pentru regiunea SADC (vezi www.saiea.com/calabash).
Parteneriate, asociaii industriale, ONG-uri pot fi o modalitate puternic i eficient de abordare a problemelor. n acelai timp, astfel de asociaii sunt deseori o bun surs de informaii.
Pentru mai multe exemple, vezi Anexa
P6: A NVA DE LA CEILALI I A IDENTIFICA POTENIALII PARTENERI
METODOLOGIE RECOMANDAT M6: CUM S NVM DE LA CEILALI Scopul acestei activiti este identificarea celor mai relevante surse de nvare, ca i a unor poteniali parteneri pentru implicare. Identificai companii similare, parteneriate, reele, instrumente i standarde relevante pentru problemele sau grupurile de pri interesate prioritizate. ntrebri ce trebuie adresate n momentul n care avei n vedere aceast informaie Ce au fcut alte organizaii pentru a implica pri interesate similare sau pentru a aborda probleme similare? Din ce greeli putem nva, care dintre practici s-a dovedit a fi de succes? Ce standarde i cadre de lucru ofer ndrumare relevant? Cum au transformat ceilali provocrile n oportuniti? Sunt aceste iniiative credibile din perspectiva celor mai importante grupuri de pri interesate? Cnd avei n vedere, de exemplu, formarea reelelor formale i informale, luai n calcul domenii de implicare cu companii similare, prin aderarea la anumite coduri de conduit sau principii mprtite (cum ar fi cele ale UN Global Compact) sau prin alturarea la sau formarea iniiativelor de parteneriat pentru abordarea unei probleme. Creai un fiier pe suport de hrtie sau electronic, unde s adunai studii de caz relevante, documente, descrieri ale organizaiilor, iniiative i standarde pentru viitoare referine. V recomandm s specificai care sunt cele mai importante, prin intermediul Formularului rezumativ 9 (pag. 74).
ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT IN VEDERE Cnd dorii s nvai de la ceilali, putei folosi i informaiile pe care le-ai adunat deja pentru testul de materialitate n etapa 1 (pag. 36). De asemenea, putei reexamina rezultatele acestui test de materialitate prin prisma oricror informaii noi.
STAGE 2
P7: EVALUAREA IMPLICRILOR EXISTENTE I SCHIAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE PRILOR INTERESATE
CADRUL n completarea recunoaterii abilitii interne a organizaiei de a aborda o problem i a nvrii din ceea ce fac ceilali, este, bineneles, esenial s aflai cum implicai prile interesate n ceea ce privete problemele materiale. n esen, trebuie s luai n considerare urmtoarele ntrebri: Cum implicai persoanele interesate n legtur cu problemele prioritizate? Cum putei mbunti procesul de implicare i ce rezultate cutai s obinei? Abordarea implicrii persoanelor interesate poate fi caracterizat la mai multe niveluri, de la implicare pasiv/inexistent, pn la mputernicirea prilor interesate pentru a lua decizii.
P7: EVALUAREA MODALITILOR DUMNEAVOASTR DE IMPLICARE I SCHIAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE ALE PRILOR INTERESATE
Niveluri de implicare 7
Nivel
Rmne pasiv
Obiectiv
Fr scop. Fr implicare.
Comunicare
Fr comunicare activ.
Natura relaiei
Nicio relaionare.
Abordri ale implicrii

Preocuparea prilor interesate este exprimat prin proteste, scrisori, mass-media, site-uri de internet etc. sau presiune asupra autoritilor de reglementare, alte eforturi de promovare. Monitorizarea informaiilor din pres i internet. Rapoarte primite indirect, de la alte pri interesate, posibil prin interviuri structurate. Buletine i scrisori. Brouri, rapoarte i pagini de internet. Discursuri, conferine i prezentri publice. Prezentarea la faa locului a firmei (Open houses) i tururi de prezentare (facility tours). Expoziii i expuneri publice. Comunicate de pres, conferine de pres, publicitate massmedia, lobby. Parteneriate public - privat i iniiative private de finanare, granturi, marketing pentru o anumit cauz.
Monitorizare
Monitorizarea prerilor prilor interesate.
Unidirecional: dinspre prile interesate spre companie. Unidirecional: dinspre companie ctre prile interesate, fr solicitarea de a rspunde.
Nicio relaionare.
Informare
Informarea sau educarea prilor interesate.
Relaii pe termen scurt sau lung cu prile interesate. V vom ine la curent
Tranzacionare
Cooperarea pe baza unei relaii contractuale, n care o parte dirijeaz obiectivele, iar cealalt parte asigur finanarea. Obinerea informaiilor i a unui feedback de la prile interesate n vederea lurii deciziiilor interne. Conlucrarea nemijlocit cu prile interesate, pentru ca preocuprile lor s fie nelese pe deplin i luate n consideraie n procesul de decizie.
Bidirecional, limitat: stabilirea i monitorizarea progresului n conformitate cu termenii contractului.
Consultare
Bidirecional, limitat: compania ntreab i prile interesate rspund.
Implicare
Bidirecional sau multidirecional, ntre companie i prile interesate. Procesul de luare la cunotin are loc de ambele pri. Prile interesate i compania acioneaz individual.
Colaborare
Parteneriatul cu sau formarea unei reele de pri interesate n vederea dezvoltrii unor soluii agreate de toate prile i a unui plan de aciune comun. Delegarea lurii deciziei pentru o anumit problem prilor interesate
Bidirecional sau multidirecional, ntre companie/companii i prile interesate. nvare, negociere i decizii luate de ambele pri. Prile interesate conlucreaz pentru realizarea aciunii. Noi forme organizaionale de rspundere: prile interesate au un rol formal n conducerea unei organizaii sau deciziile sunt delegate prilor interesate.
Termenii relaiei sunt stabilii prin contract: Vom face ceea ce am spus c vom face sau Vom asigura resursele pentru a v oferi posibilitatea s facei ceea ce am convenit. Implicare pe termen scurt i lung: V vom ine la curent, v vom asculta preocuprile, v vom lua n consideraie prerile i v vom informa despre deciziile noastre. Poate fi o implicare punctual sau pe termen lung: Vom lucra mpreun pentru a ne asigura c preocuprile dumneavoastr sunt nelese, pentru a dezvolta propuneri alternative i pentru a transmite informaii despre cum au influenat prerile prilor interesate procesul de luare a deciziilor. Pe termen lung: Ne vom ndrepta atenia spre dumneavoastr pentru consiliere/ cooperare direct i participare la gsirea i implementarea soluiilor pentru provocrile comune. Pe termen lung: Vom implementa ceea ce ai decis.
Sondaje, focus-grupuri, evaluri la locul de munc, edine individuale, edine publice i workshopuri. Forumuri de consiliere a prilor interesate. Feedback online i discuii. Forumuri multipri interesate. Comitete de consiliere. Proceduri de obinere a unui acord. Procese participative de luare a deciziilor.
Proiecte comune, iniiative voluntare ntre dou sau mai multe pri interesate, parteneriate.
mputernicire
Integrarea prilor interesate n structura de conducere (cum ar fi: membri, acionari sau comitete particulare etc.)
A se vedea i Figura 1.3 din Volumul 1: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate, p. 14
ETAPA 2
NIVELURI DIFERITE DE IMPLICARE. MAGNITUDINI DIFERITE ALE SCHIMBRII n general, implicrile de nivel sczut, cum ar fi monitorizarea sau informarea, pot fi considerate potrivite pentru rezolvarea sau abordarea unor provocri minore adresate prilor interesate i comportamentului i strategiei corporaiei, n vreme ce implicarea la nivel superior are potenialul de a permite transformri i schimbri mai mari i de a rezolva provocri mai sistematice i mai profunde n gestionarea impactului corporaiei sau a problemelor de sustenabilitate. Totui, acest lucru nu nseamn c informarea de ctre dumneavoastr a prilor interesate nu poate duce la schimbri semnificative n ceea ce privete relaia cu acetia sau a comportamentului acestora. De fapt, implicrile efective sunt, de obicei, o combinaie de abordri de diferite niveluri, iar informarea este o parte esenial a majoritii implicrilor de nivel superior, cum ar fi consultarea sau colaborarea. Not important: Primele trei moduri (pasiv, monitorizare i informare) nu sunt efectiv implicri ca atare, deoarece implicrile reale sunt interactive. n orice caz, ele constituie primii pai ntr-o relaie cu prile interesate i pot conduce la o implicare mai profund. O diferen important ntre nivelul sczut i nivelul superior de implicare este gradul la care angajai resursele (cunoatere, resurse umane, capaciti de operare, finanare sau influenare a altora), cu scopul de a atinge un obiectiv comun. n general, cu ct transformarea dorit de dumneavoastr i de prile interesate este mai substanial, cu att este mai important s lucrai ndeaproape i s utilizai resursele fiecruia la maximum. De exemplu, dac dorii doar s vizai ngrijorrile prilor interesate rezultate din lipsa de informaii despre implicaiile unuia dintre produsele dumneavoastr asupra sntii lor, atunci informarea poate fi suficient. Dar dac dorii s ntocmii o politic la nivel de companie care s serveasc cu succes drept linie directoare pentru dezvoltarea altor produse, n aa fel nct s rspund preocuprilor prilor interesate legate de sntate, atunci va trebui s v consultai cu mai multe pri interesate (de exemplu, pentru cercetare i dezvoltare intern, n raport cu clienii), pentru a v asigura c aceast politic satisface diferite ateptri. n cele din urm, dac dorii s ncurajai ntreaga dumneavoastr ntreprindere s abordeze problemele de sntate a consumatorilor bunurilor produse n ceea ce privete realizarea i marketingul acestora, atunci va trebui s colaborai cu un numr i mai mare de pri interesate i, adesea, la nivel superior (de exemplu: asociaii ale productorilor i ale consumatorilor, autoriti de stat, companii similare din domeniu). Nivelul i abordrile implicrii alese de dumneavoastr i de prile interesate depind, prin urmare, de obiectivele strategice ale implicrii, cum ar fi schimbrile suplimentare sau unele sistemice i, de asemenea, de nivelul de ngrijorare a societii asupra problemei respective. Dac o problem este nc latent, atunci monitorizarea prilor interesate poate fi suficient; dar dac o problem este major i e posibil s devin instituionalizat, atunci va fi important s colaborai cu mai multe tipuri de pri interesate, pentru a v asigura c problema este abordat corespunztor.
P7: EVALUAREA IMPLICRILOR EXISTENTE I SCHIAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE ALE PRILOR INTERESATE
Abordrile firmei Philips n ceea ce privete prile interesate i principalele implicri

Tabelul de mai jos ilustreaz unele modaliti prin care compania olandez de electronice Philips implic diverse pri interesate.
Parte interesat
Pri interesate sub aspect economica Clieni
Principalele mijloace de interaciune
(B2C) Sondaje (legate de tendine, satisfacerea clienilor, cercetri aplicate), rezolvarea sesizrilor. Focus-grupuri. (B2B) Comitete consultative, co-R&D (cercetare i dezvoltare comun), dezvoltarea unei strategii comune. Sondaje pentru determinarea nivelului de implicare a angajailor, edine cu Primria, sisteme de evaluare a performanei oamenilor, sistem de conformare, avocat al poporului (local). Zile ale furnizorilor (la nivel local, global), co-R&D (cercetare i dezvoltare comun), membri ai unor asociaii din industrie (cum ar fi WBCSD). Expoziii, ntlniri de analiz (fa n fa), clasificri. Sondaje de opinie. Implicare continu ad-hoc, ratinguri financiare.
Angajai
Furnizori/parteneri de afaceri Investitori principali Investitori sociali Furnizori de servicii financiare Pri interesate sub aspect social Comuniti locale/naionale/ internaionale
Activiti de investiii sociale concentrate asupra educaiei i a sntii, construirea de reele locale. Networking local (bazat pe relaia companie/comunitate). Participarea autoritilor de reglementare n organismele consultative, cooperare n proiectele comunitii Sondaje de opinie, dezvoltarea proiectelor, implicri ad-hoc. Co-R&D, programe de schimb de experien, networking local. Networking local, sondaje de opinie.
Organizaii nonguvernamentale Zona academic Mass-media
ETAPA 2
METODOLOGIE RECOMANDAT M7: EVALUAREA IMPLICRILOR EXISTENTE I SCHIAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE PRILOR INTERESATE Scopul acestei activiti este identificarea cilor prin care implicai prile interesate relevante pentru problemele materiale pe care le-ai prioritizat i, n acelai timp, s ncepei s v gndii dac i cum dorii s dezvoltai aceste relaii pe viitor. Rezultatele v vor ajuta la completarea Formularului de evaluare a prilor interesate (Formularul 6) i le vei include n discuiile viitoare. Organizai un workshop sau purtai o serie de discuii interne cu acele pri implicate n gestionarea relaiilor cu prile interesate. Persoanele din cadrul companiei (cum ar fi: manager aprovizionare, personal din departamentele Relaii cu clienii, Relaii externe etc.), care se ocup de prile interesate interne i externe, s conlucreze pentru a discuta despre problemele prioritizate. Analizai relaia curent pe care o avei cu ele i legtura dintre acestea i problemele pe care le-ai identificat cu privire la un anumit grup de pri interesate. Discutai posibilitile de implicare i colaborare cu prile interesate. Este suficient combinaia de abordri existent pentru implicarea i colaborarea cu prile interesate n scopul rezolvrii problemelor ntr-o manier satisfctoare? Este nevoie de alte abordri ale implicrii, poate la un alt nivel? Ar avea, de fapt, prile interesate capacitatea (cum ar fi: resurse umane i de alte tipuri, prezen global) de a participa la realizarea unei implicri diferite? Formulai obiective specifice simple ale prilor interesate, legate de probleme i prile interesate lund n consideraie diferite niveluri de implicare , folosind propoziii cum ar fi: asigurai-v c sunt bine informai despre abordarea noastr fa de pentru a ne asigura c nu vor dezvolta o atitudine ostil fa de noi s fim contieni de aciunile lor n ceea ce privete ... s-i convingem s ... s ne asigurm c politica noastr despre satisface ateptrile lor s mprim responsabilitatea cu ei pentru... Pentru unele pri interesate, poate vei dori s formulai mai multe obiective. Asigurai-v ca acestea s fie conforme obiectivelor dumneavoastr strategice de implicare global pentru problemele pe care le abordai.
P7: EVALUAREA IMPLICRILOR DUMNEAVOASTR ACTUALE I SCHIAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE ALE PRILOR INTERESATE
nregistrai rezultatele conversaiei n Formularul 8. Notai n formular problema pentru care facei implicarea, cine este proprietarul actual al relaiei, istoricul implicrii, nivelul actual al abordrilor, ca i nivelurile i abordrile poteniale viitoare. Putei face aceast nregistrare pentru toate grupurile de pri interesate sau, ideal, pentru reprezentanii specifici cum vi se pare mai potrivit situaiei. Folosii conversaiile pentru a lua n consideraie elementele specifice ale viitorilor reprezentani ai prilor interesate, care credei c ar trebui identificate n scopul abordrii problemelor prioritare. Din nou, Formularul 8 ca i pasul urmtor v ofer o privire de ansamblu asupra unei game de factori pe care vei dori s-i avei n vedere. ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Este important s contientizai c deocamdat nu luai nicio decizie final despre cum vei proceda cu aceste pri interesate; deciziile finale aparin etapei 4. Acest pas este doar o evaluare iniial, care v ajut s nelegei adecvarea implicrilor curente, ca i posibilitile de mai mult. nseamn, de asemenea, c informaiile completate n Formularul 8 sunt doar informaii preliminare; aceste date vor fi reconsiderate pe msur ce nvai mai multe despre prile interesate, pe parcursul ntregului proces de implicare. Formularul trebuie utilizat ca o documentaie de modificat continuu a relaiilor dumneavoastr cu prile interesate. Dac, din orice motiv, considerai c nu dispunei de informaii suficiente pentru completarea seciunilor formularului, atunci lsai-le goale. V putei ntoarce la ele mai trziu. Urmtorul pas, de asemenea, v va orienta nspre a afla mai multe despre prile interesate. Activitile descrise mai sus se suprapun, parial, cu pasul urmtor al evalurii prilor interesate reprezentative. Unde este posibil, putei combina cei doi pai, urmnd s-i abordai n cadrul aceleai conversaii i/sau workshop.
STAGE 2
P8: A NELEGE I A NVA DESPRE PRILE INTERESATE I REPREZENTANII LOR
CADRUL Pentru a concepe procese de implicare a prilor interesate funcionale, trebuie s nelegei clar care v sunt prile interesate i de ce ar vrea s se implice mpreun cu dumneavoastr. n unele cazuri, va trebui s v confruntai direct cu prile interesate, fie sub forma unui eantion reprezentativ selectat de la sine, fie a unui eantion selectat statistic. n alte cazuri, vei dori s implicai reprezentanii prilor interesate, formali sau informali, cum ar fi: lideri de opinie, reprezentani alei, lideri ai comunitii, organizaii de promovare sau de angajai. Aceast seciune va permite o evaluare mai detaliat a prilor interesate. Include, de asemenea, i orientarea spre alegerea reprezentanilor potrivii ai prilor interesate cu care s v implicai. Puncte specifice importante care trebuie luate n consideraie sunt: scara geografic la care reprezentanii prilor interesate opereaz i relaia acestora pn la nivelul la care orice rezultat ar trebuit implementat. De exemplu, n implicrile n problema global a schimbrilor climatice, multe dintre organizaiile ce reprezint punctul de vedere al prilor interesate sunt ele nsele organizaii globale, mari, care poate nu au ntotdeauna informaiile necesare despre ateptrile prilor interesate de la nivel local. n astfel de cazuri, este important s ne asigurm c avem dialoguri cu prile interesate de la nivel local, care, apoi, vor completa, introduce i verifica rezultatele dialogului global.8 Cnd nvm mai multe despre reprezentanii prilor interesate, se vor lua n consideraie urmtorii factori:
A se vedea csua 4.2, p.53 din Volumul 1: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate pentru example suplimentare clarificatoare.
MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE| 65
P8: S NELEGEM I S NVM DESPRE PRILE INTERESATE I REPREZENTANII ACESTORA
Profilul prilor interesate aspecte principale

Ateptrile prilor interesate Prile interesate vor avea propria prere despre o anumit problem, despre potenialele probleme, despre cauzele i rezolvarea lor. Mai mult, prile interesate care investesc timp implicndu-se mpreun cu dumneavoastr vor atepta un beneficiu pentru investiia lor sub form de aciuni sau rspuns. ncercai s fii ct mai clari att n ceea ce privete prerea general a prilor interesate despre problema respectiv, ct i n ceea ce privete ateptrile lor n privina dumneavoastr. Unele pri interesate se ateapt ca dumneavoastr s avei doar o conversaie deschis i onest cu ei, alii pot atepta s facei schimbri operaionale specifice sau s aderai la un anumit set de standarde de performan. Comparai ateptrile cu ceea ce credei c putei i dorii s facei de fapt n legtur cu problema respectiv, n funcie de resursele pe care le avei i de obiectivele strategice (aceste limite de micare sunt discutate mai departe, la urmtorul pas). Fii clari n ceea ce privete cunoaterea problemei de ctre reprezentani. Unele pri interesate cunosc problema ct o cunoatei i dumneavoastr sau chiar mai mult. n astfel de cazuri, poate vei dori s nvai de la ei. Alii cunosc problema mult mai puin i poate vei dori s-i informai sau s-i educai. Acest aspect poate fi deosebit de important, dac aciunile lor pot avea un impact direct sau indirect puternic, de exemplu cnd influeneaz politica public legat de problema respectiv. Cnd implicai o persoan sau o organizaie, adesea vei urmri ca acetia s aib o poziie de reprezentare a unui grup mai mare de pri interesate. Fii clari n legtur cu orice presupunere sau pretenie a grupului n numele cruia vorbesc. Sunt acetia reprezentani alei sau recunoscui? Se bucur de un sprijin larg sau sunt recunoscui de un grup de expertiz renumit? Sau cutai opinia unui eantion reprezentativ pentru indivizii care reflect comunitatea la nivel mai larg? Un proces de implicare de succes necesit bunvoin din ambele pri. Dac nu exist bunvoin, se recomand o investigaie pentru a afla de ce. Cteodat se poate datora circumstanelor, pe care le putei controla i schimba. Alteori, este important s recunoatei dreptul prilor interesate de a nu se implica. Fii clari n ceea ce privete posibilul impact particular al prilor interesate asupra companiei dumneavoastr. Cum pot contribui prile interesate la ndeplinirea obiectivelor dumneavoastr ? Cum v pot mpiedica n realizarea lor? Cnd facei asta, luai n consideraie i impactul indirect asupra dumneavoastr prin intermediul altor pri interesate. Impactul potenial al unor reprezentani asupra dumneavoastr sau asupra procesului de implicare a prilor interesate poate fi att de semnificativ, nct implicarea lor va deveni strict necesar. Avei n vedere mprejurrile culturale specifice ale implicrii cum ar fi: limba, obiceiurile legate de interaciunile sociale, problemele de gen. Aceste aspecte pot fi relevante pentru metodele pe care le alegei n vederea implicrii, ca i pentru resursele implicate. n mod ideal, aspectele culturale ar trebui analizate mpreun cu un cunosctor al culturii respective, fie din interiorul, fie din afara organizaiei. Scara geografic la care opereaz reprezentantul sau dorete s opereze, trebuie s se potriveasc planurilor i obiectivelor de implicare ale dumneavoastr. Avei nevoie de cineva care se poate implica ntr-o problem global (cum ar fi schimbrile climatice)? Aceasta necesit ca organizaia reprezentativ s posede un grad ridicat de credibilitate, legitimitate i cunoatere a problemei respective (cum ar fi WWF). Spre exemplu, o problem precum evaluarea aspectelor de mediu legate de construcia unei uzine poate fi abordat ntr-o modalitate mai competent mpreun cu administraia local i/sau comunitatea. Prile interesate trebuie tratate ca o resurs rar, cu respect pentru atenia i timpul lor. Companiile mai mici pot avea mijloace financiare reduse i personal restrns. Mai multe detalii legate de capacitile prilor interesate gsii n etapa 3. Dac intenionai s implicai diferite pri interesate n acelai timp sau chiar n aceeai activitate sau localitate, este important s nelegei prerea lor unele despre celelalte i relaiile dintre ele. Dac sunt ignorate, tensiunile dintre prile interesate pot s aib influene negative asupra rezultatelor implicrii lor.
Cunoaterea problemei
Legitimitatea reprezentantului prilor interesate
Dorina de implicare
Impact posibil (negativ sau pozitiv) al reprezentantului
Contextul cultural
Scara geografic la care opereaz
Capacitatea de implicare a prilor interesate Relaiile dintre prile interesate
ETAPA 2
PARTENERIATUL FIRMEI NOVOZYMES N CHINA:

Extinderea activitilor unei companii n China nseamn provocri uriae, mai ales pentru companiile din emisfera vestic. Mediul cultural, economic i legislativ diferit din China ridic probleme dificile. De asemenea, China se confrunt cu o presiune uria n ceea ce privete echilibrarea creterii economice cu dezvoltarea social i a mediului. Firma danez de biotehnologie Novozymes a dezvoltat abordri de cooperare pentru a gestiona astfel de provocri i pentru a obine maximul posibil din mediul de afaceri al Chinei. De exemplu, n ianuarie, firma Novozymes a fcut echip cu diverse companii chineze i strine pentru nfiinarea Consiliului de Afaceri al Chinei pentru Dezvoltare Durabil (CBCSD), iar n prezent deine poziia de vicepreedinte. Aceasta ofer firmei Novozymes ansa de a nelege legtura dintre creterea economic i dezvoltarea durabil a Chinei. Novozymes i toate celelalte companii implicate i-au asumat promovarea practicii de afacere sustenabil n China. CBCSD este afiliat Consiliului Mondial de Afaceri pentru Dezvoltare Durabil (WBCSD). Un alt exemplu ar fi diversele parteneriate ale firmei Novozymes cu universiti chineze. Aceste parteneriate ajut firma Novozymes s consolideze vechea tradiie chinez n microbiologie. n practic, aceste parteneriate nseamn implicarea studenilor chinezi, de exemplu din Universitatea Yunnan din sudul Chinei, s lucreze mpreun cu cercettori din laboratoarele firmei Novozymes. Novozymes invit, de asemenea, clienii acesteia s lucreze cu ei pentru a aprofunda cunoaterea diferitelor enzime i le permite s sugereze soluii care s le satisfac necesitile. Pe termen mai lung, firma Novozymes se ateapt ca aceste coimplicri ale clienilor i universitilor s ajute la identificarea unor aplicaii cu enzime complet noi, care s fie potrivite pentru marea pia a Asiei.
METODOLOGIE RECOMANDAT M8: CONTURAREA PROFILULUI PRILOR INTERESATE Scopul acestei activiti este conturarea unor profiluri de pri interesate reprezentative, a ateptrilor acestora, a nivelurilor preferate de implicare i potenialul impact al acestora. Identificai poteniali reprezentani ai grupurilor de pri interesate pe care le-ai identificat. Avei n vedere prile interesate deja implicate (identificate n pasul anterior) i cele ntlnite n analiza i cercetarea anterioar. De asemenea, avei opiunea de a rspndi vestea c suntei n cutare de ct mai muli parteneri posibili. Ai putea lansa articole n domeniu sau tipri reviste care dezbat astfel de probleme cernd prilor interesate care doresc s se implice s v contacteze. Acest lucru va prentmpina critica c lucrai doar cu aceleai vechi pri interesate reprezentative, care niciodat nu v supun unor presiuni. Totui, dac facei acest pas, asigurai-v c avei resursele necesare ca mcar s rspundei tuturor prilor interesate care v contacteaz. Folosii tabelul de mai jos ca ghid practic pentru a afla ct mai multe despre prile interesate reprezentative. Vizitai paginile lor de internet, citii-le rapoartele, vedei care sunt opiniile celorlali. Vorbii cu oameni din interiorul sau din afara organizaiei, care au fost n legtur cu aceste pri interesate. Ai putea dori, de asemenea, s avei o discuie iniial cu acestea, dar avei grij ca n aceast etap s nu creai nici un fel de false ateptri. Rezumai ceea ce ai neles, completnd seciunile Formularului 8 (pagina urmtoare) pentru fiecare reprezentant al prilor interesate implicat deja, sau pentru cei pe care-i avei cu adevrat n vedere.
P8: NELEGEREA I CUNOATEREA PRILOR INTERESATE I A REPREZENTANILOR ACESTORA
Pe baza formularelor completate, cntrii avantajele i dezavantajele fiecrui reprezentant al prilor interesate evaluat i creai o list cu prioriti, coninnd reprezentanii pe care dorii s-i implicai n anumite probleme. Ai putea decide s implicai mai muli reprezentani ntr-o anumit problem. Acest lucru este recomandat, dac nu exist un singur reprezentant legitim al grupului de pri interesate (un lucru obinuit, de altfel!); astfel, implicarea mai multor reprezentani va asigura un echilibru mai bun i va contribui la exhaustivitatea rspunsului pe care-l vei oferi. ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Acest formular i origineaz coninutul n acest pas, n pasul anterior n care ai evaluat implicrile dumneavoastr curente, precum i n cunotinele ulterioare pe care le vei obine de-a lungul procesului de implicare. Prin urmare, este important s tii c nu este nevoie s completai acest formular n ntregime de la bun nceput. El trebuie considerat ca un document viu, folosit pentru ncorporarea experienei, n cretere i schimbare, pe care o dobndii n legtur cu prile interesate de-a lungul ntregii perioade de implicare. Poate, dup parcurgerea unui ciclu complet de implicare cu prile interesate, vei ti s completai doar cteva csue. Verificai i confruntai n permanen rspunsurile dumneavoastr cu ale altora persoane din interiorul sau din afara organizaiei, care au experien n legtur cu aceti reprezentani. Unele aspecte le putei verifica direct cu prile interesate. Trebuie s tii c formularul sugerat aici este doar o modalitate de a aduna aceste informaii. Poate vei dori s-l simplificai sau s-i adugai rubrici. O abordare alternativ ar fi s folosii tabelul de la pagina 26, cruia s-i adugai o a treia coloan, n care s trecei informaiile despre prile interesate.
ETAPA 2
FORMULAR REZUMATIV T8: PROFILUL PRII INTERESATE* Profilul prii interesate Grup de pri interesate:
Subiect/problem principal de implicare cu acest grup Obiectivul prii interesate Nivel preferat de implicare cu acest grup
Ultima actualizare:
Reprezentantul grupului de pri interesate

Reprezentant specific/Organizaia reprezentant Persoan intern de contact Prerea general a prii interesate despre problem Ateptri fa de companie, legate de aceast problem Istoric al implicrii&nivelul curent cel mai nalt de implicare i abordrile implicrii Nivelul obinuit sau cel mai nalt preferat i abordrile implicrii Sursele de finanare ale prilor interesate Relaiile/conflictele cu alte pri interesate Cunoaterea problemei
Opinie dominant Bun cunoatere Nicio cunoatere
[completai dac deja facei implicare]
Cunoatere medie Cunoatere incomplet Detaliai: _____________________________________ Legitimitatea sau legitimitatea perceput
Legimitate ridicat Legitimitate limitat Legitimitate sczut
Nicio legitimitate
Detaliai: _____________________________________
Conflict ntre legitimitate real i cea perceput
Detaliai: _____________________________________ Dorina de implicare Impactul existent i/sau potenial al prilor interesate asupra afacerii riscuri i oportuniti asociate Scara la care opereaz Aspecte culturale de avut n vedere Aspecte practice de avut n vedere (de exemplu, capacitatea prii interesate de a angaja resurse, personal etc.) (vezi i etapa 3) Este necesar implicarea cu aceast persoan interesat? Alte comentarii
Doritor
Interesat moderat, dar prietenos
Neinteresat
Ostil
Impact pozitiv/Oportuniti: Impact negativ/Riscuri:

Global Regional Naional Judeean Local
Detaliai: _____________________________________
P8: NELEGEI I NVAI DESPRE PRILE INTERESATE I REPREZENTANII LOR
Analiza efectuat de firma Philips i rspunsul acesteia la tendine i probleme

Firma olandez de electronice Philips adopt o alt formulare a rspunsurilor la anumite probleme dect cea prezentat mai sus. Totui, cele dou pot fi considerate complementare. Philips identific cinci domenii cu relevan strategic semnificativ: demografia, societatea, comportamentul consumatorului, tehnologia i afacerile. Principalele tendine n aceste domenii sunt evaluate i problemele adiacente specificate. Aceasta se face pe baza informaiilor din diverse surse, cum ar fi: Banca Mondial, Consiliul Mondial de Afaceri pentru Dezvoltare Durabil (WBCSD), Summitul Mondial din Johannesburg i Forumul Economic Mondial, combinate cu cercetrile i consideraiile proprii ale companiei Philips. Pe baza acestora, fiecrei probleme i se rezerv unul sau mai multe rspunsuri. Tabelul de mai jos ilustreaz prezentarea general rezultat pentru dou domenii:
Subiect Demografie
Tendine
Populaie n cretere cu o cerere tot mai mare pentru ameliorarea calitii vieii.
Probleme
Sntatea i bolile transmisibile Schimbrile climatice (nclzirea global) Resurse limitate (energie, materiale) Educaie Eradicarea srciei Concentrare asupra identificrii din timp a bolilor i a tratrii lor Costuri n cretere pentru ngrijirea sntii Reglementri supranaionale limitate
Rspunsul strategic al firmei Philips

Concentrarea asupra produselor de ngrijire a sntii Program de investiie social concentrat asupra sntii Program EcoVision EcoDesign pentru produsele cu greutate, reducerea energiei i reciclabilitatea ca zone principale Program de investiie social concentrat asupra educaiei Proiecte-pilot n pieele noi i emergente concentrate pe sustenabilitate Produse de prevenire a mbolnvirilor Produse de ngrijire personal
mbtrnirea populaiei, cu o cretere a solicitrii pentru o calitate mai bun a vieii.
Societatea
Guverne n retragere. Rolul emergent al industriilor i al ONGurilor). Solicitri pentru reducerea substanelor periculoase n produse. Reducerea deeurilor.
Dialog cu prile interesate ONG-uri i guverne ca parteneri de afaceri Rol activ n WBCSD, GRI, UNEP etc. Program de sudare fr plumb EcoDesign concentrat pe problema substanelor periculoase Rol activ i participare n programele de reciclare
Sudare fr plumb Reducerea mercurului Preluarea n vederea reciclrii a produselor electronice
Cerere pentru reducerea Utilizare complicat a complexitii. produselor electronice Mrirea ateniei acordate Cererea pentru drepturilor omului. transparen Cerere pentru siguran. Confidenialitate
Concentrare asupra simplitii produselor, subliniat prin promisiunea de marc Sens i Simplitate (Sense and Simplicity) Principii generale de conducere a afacerilor Program de sustenabilitate a furnizorului Dezvoltarea afacerilor RFID Politica de confidenialitate Iluminarea ca aplicaie privind sigurana Companii mixte i parteneriate ONG-uri, mediul academic i guvernele ca parteneri de afaceri Abordarea Connected Planet Politica global de siguran a produsului Sistem global de raportare a sntii i a securitii Principii generale de conducere a afacerilor Dezvoltarea politicii pentru angajai Program de investiie social n comuniti, concentrat asupra educaiei i a sntii
Creterea comunicrii electronice on i offline, att pe pieele dezvoltate, ct i cele emergente. Creterea rspunderii.
Schimbarea modelelor de afaceri
Sigurana produsului Sntatea i securitatea angajatului Nesiguran sporit Impact puternic asupra calitii vieii n rile n dezvoltare
Rspndirea HIV/SIDA.
ETAPA 2
P9: VERIFICAREA ANGAJAMENTELOR PENTRU RESURSE I DEFINIREA LIMITELOR DE MICARE
CADRUL Un proces de implicare de succes poate necesita resurse semnificative. Resursele sunt necesare att pentru procesul de implicare n sine, ct i pentru efectuarea schimbrilor necesare ca rspuns la rezultatele implicrii prilor interesate. Disponibilitatea resurselor, gradul de angajament al organizaiei i necesitile operaionale i strategice ale companiei influeneaz limitele de micare legate de o anumit problem. Rezultatele implicrii pot avea consecine semnificative pentru operaiunile i strategia companiei. Prin urmare, este important s avei n vedere aceste posibile rezultate ale unei probleme i s le evaluai n raport cu limitele de micare stabilite. Trebuie s avei n vedere posibilele costuri ale procesului i msura n care rezultatele acestuia i activitile ulterioare sunt conflictuale sau necesit alinierea la alte obiective ale companiei. Dac exist o discrepan ntre ceea ce v gndii c ar putea fi rezultatele implicrii i ceea ce crede compania, verificai deschiderea organizaiei dumneavoastr de a-i adapta obiectivele i strategia, n aa fel nct s rspund ateptrilor prilor interesate. Trebuie s tii c v putei implica la un nivel strategic semnificativ numai n cazul n care compania dumneavoastr este dispus i poate s-i reconsidere obiectivele i strategiile. Acest lucru trebuie neles ca o potenial ans, pentru c alinierea obiectivelor i a strategiei la ateptrile materiale ale prilor interesate este unul dintre beneficiile principale ale unui proces reuit de implicare a acestora! Adaptabilitate local n evalurile de risc la firma Telefnica
Rezultatele evalurilor de risc ale Departamentului de CSR al firmei Telefnica sunt adunate n rapoarte individuale pentru fiecare ar. Acestea formeaz ulterior bazele unei discuii i ale dezvoltrii unei strategii comune. Un prim pas important al acestei proceduri este asigurarea faptului c viziunea Departamentului de CSR legat de provocri i prioriti corespunde realitii, aa cum a fost experimentat n contextul local.
Definirea limitelor de micare cunoaterea ateptrilor pe care putei i dorii s le satisfacei, ct i a celor pe care nu le putei satisface este un pas important pe drumul ctre realizarea unui plan de aciune i pentru identificarea reprezentanilor potrivii ai prilor interesate pe care s-i implicai. Precizarea limitelor de micare este important i pentru ca att dumneavoastr, ct i prile interesate, s putei fi clari n ceea ce privete posibilitile i limitele unui proces de implicare a prilor interesate. Cnd evaluai resursele necesare implementrii rezultatelor i definii limitele de micare, trebuie s avei n vedere urmtorii factori:
P9: VERIFICAREA ANGAJAMENTELOR PENTRU RESURSE I DEFINIREA LIMITELOR DE MICARE
Aprecierea firmei SIG n ceea ce privete poziionarea sa fa de ateptrile prilor interesate

n urma unei game de sondaje de opinie, consultri i workshopuri prin care s-au evaluat preocuprile i ateptrile prilor interesate, compania suedez de utiliti SIG a desfurat dialoguri interne, n scopul definirii poziiei pe care o are fa de problemele i ateptrile identificate. Printre alte departamente, dialogul intern a implicat i echipa de management executiv. Dialogul s-a concentrat asupra identificrii unor ci prin care s se asigure satisfacerea ateptrilor materiale ale prilor interesate. A cuprins, de asemenea, i o apreciere a limitelor, astfel nct compania s poat evita angajamentul n aciuni care ar depi-o. n acelai timp, s-au luat n consideraie potenialele oportuniti strategice care au fost indicate n cadrul consultrilor cu prile interesate.
CADRUL Factori care trebuie avui n vedere n procesul de implicare: Interese conflictuale i dileme (interne i externe) care pot mpiedica sau compromite succesul implicrii. Posibilitatea de a folosi/dezvolta procesele existente de implicare i structurile interne i externe (cum ar fi: comitetele clienilor, ntlniri pentru relaiile cu investitorul, autoriti din industrie, iniiative ce implic mai multe pri interesate). Amplitudinea geografic a implicrii. Implicarea este la nivel local, regional, global sau la toate nivelurile? Pentru rspuns i rezultate: Resursele interne necesare (sisteme, personal, bugete etc.) pentru a pune n practic posibilele angajamente. Interese conflictuale i dileme (interne i externe) care pot mpiedica sau compromite posibilele aciuni (cum ar fi: obiective stricte sau politica de pre sczut pentru achiziii vs. obiectivele de mbuntire a standardelor de munc n lanul de aprovizionare). Limite de micare pentru o anumit problem. Ce se poate face i ce nu se poate face n legtur cu o problem? Care ateptri ale prilor interesate pot fi satisfcute i n ce circumstane? Care nu pot fi satisfcute? Acestea sunt liniile directoare folosite de compania Altria din Statele Unite pentru a putea decide dac implicarea prilor interesate este adecvat.
Folosii implicarea prilor interesate cnd: Exist o problem major cu care se confrunt compania. Exist o suprapunere suficient a obiectivelor i preocuprilor companiei i a prilor interesate. Exist preocupri legate de impactul obiectivului companiei sau al strategiei acesteia. Este necesar mbuntirea cunotinelor companiei fa de o anumit problem. Exist ansa de a ajuta la modelarea obiectivelor i a strategiilor companiei. Compania are suficient control sau influen asupra unei decizii. Compania are nevoie s creeze mai multe opiuni pentru o aciune planificat. nc nu au fost luate toate deciziile legate de o anumit problem. Nu folosii implicarea prilor interesate cnd: Interesul companiei pentru abordarea unei probleme este sczut sau nu exist. Deciziile majore legate de o anumit problem sunt deja luate de ctre companie. Nu exist timp suficient pentru implicarea prilor interesate. Abordarea problemei este un obiectiv pe termen relativ scurt al companiei. Principala preocupare a companiei este minimizarea riscului. Compania caut acapararea prin advocacy i persuasiune.
ETAPA 2
METODOLOGIA M9 RECOMANDAT: EVALUAREA LIMITELOR DE MICARE Scopul acestei activiti este s se asigure c organizaia are abilitatea i dorina de a rspunde n mod adecvat rezultatelor implicrii prilor interesate i c i-a definit clar limitele de micare. Organizai un workshop sau desfurai discuii individuale cu managementul superior, cei care gestioneaz bugetul i cu reprezentanii filialelor pn la nivelul operaional relevant. Avei grij s includei toi juctorii interni care pot influena semnificativ procesul i implementarea rezultatelor. Discutai posibilele rezultate ale implicrii prilor interesate, ct i posibilele consecine ale neimplicrii acestora (folosii ca baz tabelul de evaluare a reprezentanilor persoanelor interesate). Luai n calcul cele mai bune i cele mai rele scenarii posibile i ncorporai posibilele rezultate. Aflai ce resurse ar fi disponibile pentru implicarea persoanelor interesate i discutai propriile evaluri preliminare ale resurselor necesare cu gestionarii de buget i cu cei cu putere de decizie. Discutai obiectivele strategice i planurile legate de problemele pentru care dorii s demarai procesul de implicare. mpreun cu toate prile interesate sau cu departamentele relevante, ajungei la un acord privind posibilele limite de micare ale companiei n legtur cu problemele n cauz. Folosii urmtorul tabel drept ghid pentru adresarea acestor ntrebri i pentru rezumarea rezultatelor. ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Dac par a exista contradicii ntre ceea ce spun persoanele, ncercai s le aducei mpreun pentru a analiza mai profund aceste contradicii. Resursele necesare pentru a aciona asupra rezultatelor implicrii pot s cntreasc mai greu dect costurile imediate ale implicrii nsei. De aceea, va fi important s nu ne concentrm doar asupra resurselor necesare implicrii.
P9: VERIFICAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A RESURSELOR I DEFINIREA LIMITELOR DE MICARE
SUMMARY TEMPLATE FORMULAR REZUMATIV T9* T9*
Availability of resources Disponibilitatea resurselor & margins i evaluarea of movement limitelor de assessment micare
Grupul de pri Stakeholder group interesate to engage pe care l with vei implica Problema pentru care se Issue to engage on demareaz procesul de implicare Stakeholder expectation Ateptrile prilor interesate (Template 6) (Formularul 6)
Limitele Business' de Margins micareof ale Movement afacerii

What Ce ncercm are we s seeking realizm? to achieve? Ce constituie What is subject subiect to discussion de with stakeholder? discuie cu prile interesate? Ce nu is What constituie not subject subiect to discussion de discuie cu prile interesate? with stakeholder?
Posibilele rezultate ale implicrii Possible Outcomes of Engagement

Posibilele rezultate ale Possible Outcomes of implicrii Engagement Posibilele rezultate ale Possible Outcomes of neimplicrii Not-engaging Aciuni/abiliti i resurse
Cel mai bun caz: Best Case: Cel mai bun caz: Best Case:
Cel mai ru caz: Worst Case: Cel mai ru caz: Worst Case:
necesare n vederea formulrii Actions/abilities & resources unui rspuns la rezultatele required in response to the obinute outcome Aciuni/abiliti i resurse Actions/abilities necesare n vederea & resources formulrii required unui rspuns in response la rezultatele to the outcome obinute
Abilitatea companiei i disponibilitatea resurselor sale pentru implementarea potenialelor Companys ability & resource availability for the implementation of potential outcomes rezultate (pe baza unei evaluri preliminare; reexaminai-le de ndat ce v-ai hotrt (based on a preliminary assessment, reconsider once you have decided on an engagement asupra unui proces de implicare i asupra dezvoltrii continue aT abilitilor (etapa 3, T11). process, and on further development of your abilities (Stage 3, 11)
Abiliti existente i resurse Current abilities and available disponibile resources Definii abilitile ce lipsesc i Define lacking abilities and resursele indisponibile unavailable resources Abiliti care lipsesc n prezent Currently i resurse indisponibile, lacking abilities, dar and unavailable vizate i promise resources, n vederea but commitment to development dezvoltrii Alte comentarii Other comments
ETAPA 2
P10: CREAREA UNUI PLAN PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE NTR-O ANUMIT PROBLEM
CADRUL Att datele pe care le-ai adunat n etapele anterioare, ct i deciziile preliminare i prioritizrile fcute, v ofer acum baza pentru ntocmirea unui plan de obiective pentru dezvoltrile ulterioare. Acest plan v ofer o imagine de ansamblu a diferitelor pri interesate avute n vedere pentru implicarea ntr-o anumit problem i v ajut s decidei asupra unor abordri specifice din etapa 4. METODOLOGIE RECOMANDAT M10: CREAREA UNUI PLAN CENTRAT PE O ANUMIT PROBLEM Acest pas este, n primul rnd, un rezumat al rezultatelor selectate din paii anteriori, util mai ales n timpul procesului de formare a capacitii care urmeaz, precum i pentru momentul cnd v vei hotr asupra unei metode de implicare. Formularul rezum: Completai formularele rezumative pentru fiecare dintre problemele pentru care dorii s implicai prile interesate. n momentul cnd reexaminai obiectivele strategice de implicare a prilor interesate ntr-o anumit problem pe care ai stabilit-o n etapa 1, avei n vedere exemplele date anterior, standardele de bun practic i nivelul de maturitate a problemei. Dac modificai matricea de implicare strategic, amintii-v s modificai i Formularul 3, Matricea obiectivelor, problemei i prilor interesate. Introducei diferitele grupuri de pri interesate pe care care dorii s le implicai ntr-o anumit problem i alocai-le reprezentani. Cnd nregistrai nivelul actual, ct i nivelul-int de implicare, facei referin la tabelul de sintetizare a diferitelor niveluri de implicare (pag. 60). Dac este nevoie, completai.
P10: CREAREA UNUI PLAN PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE NTR-O ANUMIT PROBLEM
FORMULAR REZUMATIV T10: PREZENTARE GENERAL A REPREZENTANILOR PRILOR INTERESATE I A OBIECTIVELOR SPECIFICE ALE PRILOR INTERESATE*
Subiectul implicrii
Descrierea nivelului de maturitate a problemei
Obiectiv(e) strategic(e) pentru implicarea ntr-o anumit problem Grupuri de pri interesate care vor fi implicate n abordarea problemei respective (Formularul 4) Reprezentanii prilor interesate Nivelul actual al implicrii (dac exist) Nivelul (nivelurile) preferat/e de implicare a companiei Obiectivele specifice ale prilor interesate
Posibile nvminte i exemple din alte pri (cum ar fi: standarde, bun practic, niveluri de referin etc.).
ETAPA 2
ETAPA 2 TRECERE N REVIST

La sfritul acestei etape, vei nelege mai bine deosebirile dintre ateptrile companiei dumneavoastr i ateptrile prilor interesate. Ai aflat despre activitile companiilor similare i ale concurenei n ceea ce privete prioritizarea problemelor i a prilor interesate i ai identificat posibili reprezentani ai prilor interesate pe care s-i implicai. Cunoatei disponibilitatea resurselor necesare implementrii posibilelor rezultate, ct i limitele de micare aferente. Rezultate Evalurile prilor interesate pentru fiecare grup de pri interesate prioritizat Evaluarea propriilor resurse pentru implementarea posibilelor rezultate nelegerea limitelor dumneavoastr de micare Evaluarea abilitii companiei de a rspunde la o anumit problem Imagine de ansamblu a reprezentanilor prilor interesate i a obiectivelor specifice ale prilor interesate
Capaciti consolidate de implicare
ETAPA 3
SCOP Obiectivul acestei etape este s se asigure c organizaia i prile interesate ale acesteia dein sistemele organizaionale i abilitile necesare pentru a se implica cu succes ntr-o relaie productiv. De asemenea, ncearc s depeasc barierele care ar putea mpiedica implicarea prilor interesate.
Activitile prezentate n acest capitol trebuie nelese ca un efort continuu pentru formarea i meninerea abilitilor de implicare ale companiei i ale prilor interesate ale acesteia. Ele nu se refer doar la abilitile necesare facilitrii dialogului i a altor procese de implicare, ci i la cele necesare tuturor activitilor care conduc la i urmeaz implicrii, dup cum sunt descrise n etapele 1, 2 i 5. Prin urmare, activiti cum ar fi recrutarea, formarea, evalurile de performan i stabilirea structurilor de conducere, a politicilor i sistemelor de management, trebuie s reflecte cerinele companiei care demareaz procesul de implicare. Aceast etap furnizeaz cteva linii directoare pentru modalitatea n care se poate face acest lucru. Abilitile de implicare a prilor interesate necesit atenie i posibili de dezvoltare. Companiile care doresc s implice prile interesate trebuie s aib n vedere cerinele specifice i limitrile prilor interesate, dar s i asigure asisten celor care nu dispun de resurse suficiente pentru a putea participa la procesul de implicare.
PRINCIPII Principiile de materialitate, exhaustivitate i responsivitate ofer ndrumare pentru a v asigura c implicarea prilor interesate sprijin obiectivul rspunderii asumate de ctre companie. Aceast etap are rolul de a ntri abilitatea companiei de a respecta toate aceste trei principii.
Angajamentul rspunderii asumate: Inclusivitate Luarea n consideraie a intereselor prilor interesate n cadrul procesului de luare a deciziilor Principii Materialitate Exhaustivitate Responsivitate
Asigurarea faptului c organizaia dumneavoastr i angajaii acesteia neleg preocuprile i ateptrile prilor interesate i pregtirea companiei pentru a le putea rspunde n mod corespunztor.
PROCES
Etapa 2
Etapa 3: Capaciti consolidate de implicare ntrirea abilitii organizaiei de a rspunde luarea n consideraie a limitrii resurselor i a cerinelor prilor interesate specifice Consolidarea abilitilor prilor necesare
Compania, prile interesate i prile implicate sunt gata s se implice
ETAPA 3
P11: CONSOLIDAREA ABILITII COMPANIEI DE A RSPUNDE
CADRUL Abilitatea organizaiei de a rspunde problemelor a fost deja analizat n etapa 2; n continuare ne concentrm doar asupra a ceea ce putem face ca s mbuntim aceast abilitate de a rspunde. Samarco
Compania brazilian Samarco i-a consolidat abilitatea de a-i implica angajaii la toate nivelurile, pentru a-i mbunti att sistemele de management al calitii mediului, ct i capacitatea de inovare. Acest productor de pelei de minereu de fier este deinut de ctre Companhia Vale do Rio Doce i BHP Billiton. Confruntndu-se cu presiunea prilor interesate de peste hotare, compania a nceput s introduc ISO 14000 i ISO 9000 i a obinut certificarea la mijlocul anilor 90. Modelul su deCas a calitii , cu obiective clare, asigur implicarea obinuit a angajailor de la toate nivelurile i ncurajeaz utilizarea creativ a resurselor interne de cunoatere. Rezultatul a constat ntr-o politic i un sistem de management al mediului care nu este numai responsabilitatea Departamentului de protecia mediului, ci i a celorlali angajai. Angajaii din toate departamentele s-au oferit ca voluntari, ca s asiste la monitorizarea mediului i realizarea raportrilor. De asemenea, demararea programuluiCmpul de idei , la iniiativa preedintelui companiei, a ncurajat angajaii s vin cu idei inovative despre cum se poate mbunti performana companiei n diferite domenii.
Dup cum au fost evaluai i descrii deja n etapa 2 (pag. 55), factorii principali care pot rspunde unor anumite probleme sunt: Guvernan i angajamentul managementului O politica privind problema respectiv Indicatorii de performan/msurtori privind problema respectiv Desemnarea clar a responsabilitii interne unor persoane competente Procese de reexaminare i nvare pentru ca gestionarea problemei s fie n permanen adaptat la circumstanele n schimbare i mbuntit. Norsk Hydro i Amnesty International
Compania norvegian de petrol i aluminiu Norsk Hydro i Amnesty International (AI) au stabilit un parteneriat de lung durat reuit, n care Amnesty International consiliaz Norsk Hydro n dezvoltarea sistemelor i principiilor pentru abordarea problemelor legate de corupie i abuzuri asupra drepturilor omului. De exemplu, cnd Norsk Hydro s-a gndit la stabilirea unei operaiuni n China, Transparency International a prezentat pe scurt managerilor implicai problemele de drepturile omului. n vreme ce Norsk Hydro asigur sprijin financiar pentru TI, TI i menine dreptul de a critica comportamentul firmei Norsk Hydro. n ciuda unor dezacorduri ocazionale pe tema unor probleme, ambele pri au czut de acord c mai au multe de nvat una de la alta.
Dezvoltarea acestor posibiliti face parte din procesele de mbuntire continu. Fiecare organizaie trebuie s-i gseasc propria abordare, care s se potriveasc sistemelor de management deja existente. n mod frecvent, integrarea implicrii prilor interesate n aceste procese de management joac un rol important n sine. Urmtorul tabel sugereaz cteva aciuni care pot fi ntreprinse pentru mbuntirea abilitii organizaiei de implicare a prilor interesate i de a rspunde acestora:

P11: CONSOLIDAREA CAPACITII COMPANIEI DUMNEAVOASTR DE A RSPUNDE
Consolidarea factorilor necesari pentru a oferi un rspuns reuit

Factori Angajamentul consiliului i al managementului fa de o anumit problem Managementul superior cunoate pe deplin problema, resursele necesare i nelege legturile cu strategia i obiectivele companiei, ca i oportunitile i riscurile asociate implicrii. Ci de dezvoltare a factorilor Lideri de nivel superior ai anumitor probleme pot conduce la un nivel nalt de responsivitate. Aliaii interni pot fi de mare ajutor n a aduce problemele specifice n atenia nivelului superior de management; pot fi gsii n interiorul companiei, cum ar fi: manageri de risc, personal de la Relaii cu investitorul, Departamentul de marketing sau de la Managementul calitii. Remuneraia executivului poate fi legat de criterii specifice problemei. Gestionarii principali ai bugetului trebuie implicai ntr-o discuie despre bugetele necesare i disponibilitatea resurselor financiare. Este extrem de important ca acetia s neleag previzionrile fcute, astfel nct s poat asigura resursele necesare. Consiliul i managementul vor fi, de asemenea, ncurajai s adopte un rol de lider, pentru a susine rezolvarea problemei. Trebuie s fie implicai pentru a putea s-i neleag responsabilitatea de ghidare a procesului i conturare a viziunii asociate, misiunii, aspectelor strategice i de dezvoltare a unei culturi interne responsive i bazate pe valori. La ntocmirea primei versiuni a politicii nu vor fi implicate toate grupurile interne, dar vor fi implicate n finalizarea acesteia prin panouri consultative sau consultri, de exemplu. Standardele de responsabilitate corporativ, cum sunt cele menionate n tabelul de la pag. 57 (unde s privim pentru a nva mai mult) sau cele ntocmite de alte companii, pot furniza un model pentru politici, care se inspir din sau au fost deja recunoscute prin implicarea prilor interesate. Sincronizarea interaciunilor prilor interesate trebuie s le permit acestora s aduc informaii n ciclurile interne de raportare, de ntocmire a bugetelor i de management. Procesele de guvernan i management trebuie s includ mecanisme specifice controlului calitii pentru a verifica calitatea rspunsului organizaiei. Discuiile interne iniiale despre indicatori i obiective, n special n cadrul contextului altor obiective ale companiei i sisteme de msurare, pot pune bazele unei discuii cu alte pri interesate, interne i externe.
Politici sau proceduri agreate legate de problem Politici ntocmite pe baza dialogurilor care au implicat persoanele responsabile cu alocarea resurselor necesare implementrii. Activiti de implicare legate de problem Activiti de implicare aliniate proceselor de guvernan i management care direcioneaz compania. Indicatori i obiective de performan legate de problem Indicatori de performan, msurri i obiective rezultate din dialogul cu prile interesate. Responsabilitate i competen intern pentru abordarea problemei Personalul implicat are calificrile necesare, caracteristici personale i competene pentru a implica prile interesate i a aborda problema n cauz. issue. Procese de evaluare i nvare n ceea ce privete procesele Procesele stabilite pentru asigurarea evalurii i a nvrii, cu scopul de a nnoi i adapta politica i procesele organizaiei.
Integrarea calificrilor relevante n politicile de recrutare, n cerinele pentru calificare i n evalurile performanei este esenial. Acestea vor privi att persoanele care au un contact semnificativ cu prile interesate externe, ct i managerii care au o influen semnificativ asupra prilor interesate interne.
O abordare complet a evalurii ntregului proces de implicare este prezentat n etapa 5, dar la o scar mai mic cercurile de nvare, forumurile de discuii, ca i reelele de nvare din cadru sau din diferite companii sau pri interesate pot fi un mecanism util de evaluare.
ETAPA 3
Politica de responsabilitate social a firmei Novozymes

Compania biotehnic danez Novozymes va lucra la mbuntirea continu a performanei noastre sociale. Vom stabili un set de obiective ambiioase i vom integra drepturile sociale i ale omului n activitile noastre zilnice. Vom identifica i ne vom concentra asupra celor mai relevante probleme pentru noi, la nivel de individ, la nivel naional, regional i global, pentru a produce o schimbare pozitiv. Toi suntem responsabili de identificarea i evaluarea domeniilor i a problemelor n care performana noastr social poate fi mbuntit dac acionm n acest sens. n activitile noastre zilnice, trebuie s tim care ne sunt responsabilitile sociale, s urmm cele mai bune practici i s ne respectm reciproc. Trebuie s ascultm ntotdeauna care sunt preocuprile de responsabilitate social ale prilor interesate i s le rspundem deschis. Vom avea relaii apropiate cu comunitile n care operm i ne vom comporta ca un bun cetean corporativ. Ne vom angaja s ne mbuntim n permanen performanele sociale i s atingem obiectivele locale i globale. Ne vom asigura c avem cu toii anse egale s cretem i s ne dezvoltm n totalitate potenialul ntr-un mediu nediscriminant. Vom respecta drepturile omului i standardele de munc, monitorizndu-ne performana i colabornd cu furnizorii i subcontractorii notri, n scopul promovrii unui comportament social responsabil. Vom face tot posibilul s ne asigurm c practicile companiei noastre sunt deschise i oneste. Vom cuta parteneri care au valori eseniale asemntoare cu ale noastre. Cnd realizm produse noi, vom avea n vedere impactul social. Sigurana produsului este o prioritate major de la realizare pn la utilizarea de ctre client. Nu vom vinde produse despre care tim c vor fi folosite ntr-un fel care ar nclca cerinele legislative de siguran. Vom raporta periodic, deschis i onest, performana noastr social.
Sistemul de clasificare cu cinci stele a corporaiei miniere Newmont pentru evaluarea relaiilor externe i cu comunitatea
Compania de exploatare a aurului din Statele Unite are un sistem de clasificare cu cinci stele pentru evaluarea comunitii i a relaiilor externe, ncepnd de la managementul superior pn la nivel de amplasament. Cele 31 de elemente i aspecte ale sistemului de management evaluate prin acest sistem de clasificare includ: Leadership i angajament Obiective, inte, indicatori de performan principali i programe de mbuntire Comunicare i consultare intern Implicarea prilor interesate i comunicare Managementul riscului Training, competen i contientizare Monitorizarea, msurarea i raportarea performanei Contientizarea drepturilor omului.
Fiecare dintre aceste elemente este ilustrat mpreun cu o definire pe cinci niveluri diferite de realizare detaliind ce este necesar din partea managementului i a personalului pentru a avea o performan bun legat de elementul/aspectul respectiv. Aceasta servete la furnizarea unei ndrumri efective i mpreun cu procedurile de asigurare intern i extern permite monitorizarea i mbuntirea continu a performanei.

P11: CONSOLIDAREA CAPACITII DE RSPUNS A COMPANIEI
METODOLOGIE RECOMANDAT M11: PENTRU CONSOLIDAREA CAPACITII DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE Scopul acestei activiti este iniierea unui proces continuu de ntrire a abilitii companiei dumneavoastr de a aborda problemele prioritare mai eficient, mai ales n cadrul activitilor de implicare, dar i de consolidare a managementului problemelor de responsabilitate corporativ n general. Folosii evaluarea realizat n etapa 2 i ncorporat n Formularul 4 drept punct de plecare pentru identificarea domeniilor n care trebuie mbuntite politicile, sistemele de management i structurile de guvernan. De asemenea, trebuie s avei n vedere posibilele rezultate prinse n Formularul 11, pentru care trebuie s v pregtii. Luai n consideraie ce ai nvat despre modul n care oamenii gestioneaz aceste probleme n tabelul de la pagina 57 (Unde s privim pentru a nva de la alii) din etapa 2. De exemplu, poate vei dori s folosii standardele de responsabilitate corporativ listate acolo n momentul ntocmirii politicilor pentru anumite probleme, sau pur i simplu s vedei cum alte companii i-au dezvoltat sistemele pentru a gestiona o gam de probleme. Luai n consideraie sfatul dat n tabelul ntrirea posibilitilor de succes i decidei cile pentru ntrirea abilitii de a rspunde unor probleme i implicarea n rezolvarea acestora. ncorporai planurile n Formularul rezumativ 10 de mai jos. Stabilii care sunt prioritile de mbuntire. Identificai resursele de nvare.
ASPECTE IMPORTANTE DE AVUT N VEDERE Trebuie s tii c implicarea n sine este un pas-cheie n procesul de formare a unor facilitatori. De exemplu, dac dorii s ntocmii o politic, putei folosi una dintre metodele de implicare din etapa 4, cum ar fi: organizai un subcomitet care s investigheze i s raporteze comitetului problemele prioritare privind ntrirea angajamentelor nivelului superior.
ETAPA 3
FORMULAR REZUMATIV T11: PLANUL DE NTRIRE A SISTEMELOR*
Factori
Pai pentru ntrirea factorilor
Prioritate
Timp de lucru Resurse (cum ar fi: instrumente, standarde, exemple de bun practic, pri interesate)
Angajamentul consiliului i al managementului Politici i proceduri agreate
Activiti de implicare existente
Indicatori/msurri de performan i inte pentru probleme Responsabilitatea intern n ceea ce privete abordarea problemei Procese de evaluare i nvare asociate problemei
Consolidarea capacitii de implicare

P12:DEZVOLTAREA CALIFICRILOR I CARACTERISTICILOR INTERNE NECESARE PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE
CADRUL n momentul n care v hotri s ncepei implicarea prilor interesate, este esenial s avei n vedere care sunt calificrile interne necesare. Multe procese de implicare deschiztoare de drumuri implic sau sunt conduse de ceea ce Sean Ansett numete Boundary Spanners. Acesteia sunt persoane din cadrul organizaiei care stabilesc legturi ntre limitele organizaiei, identific ameninrile i oportunitile, aduc informaii n organizaie i fac posibil complexa colaborare multipri interesate. 9 Dar procesele de implicare pot implica o larg varietate de persoane cu diferite niveluri de expertiz i experien n domeniu. Aceasta nseamn c eforturile de dezvoltare a calificrilor legate de implicarea prilor interesate nu trebuie s se concentreze numai asupra managerilor de sustenabilitate i CSR sau a specialitilor n implicarea prilor interesate, ci i asupra managerilor din alte departamente. Nu exist un set generic de calificri pentru implicarea prilor interesate, deoarece implicarea celor care ntocmesc politicile publice, a muncitorilor din lanul de aprovizionare sau a moderatorilor unei discuii pe internet cu consumatori activiti pot necesita expertiz i experien diferit. Totui poate fi indentificat o palet principal de calificri i caracteristici. Cteodat ar fi practic s dezvoltai aceste calificri ale oamenilor care gestioneaz direct prile interesate, dar care nu sunt specialiti de implicare. n alte cazuri, ar putea fi mai potrivit s atragem expertiza specialitilor n anumite profesii, cum ar fi: relaiile de munc, lobby, afaceri publice i cercetri de pia.10 Pe lng calificri, un alt factor care contribuie la implicarea de succes este credibilitatea. De exemplu, facilitatorii care provin din medii similare grupului de pri interesate ar putea nelege mai bine problemele culturale, tiind cum s le rezolve. Complementar abilitii de implicare reuit, cunoaterii problemelor relevante i credibilitii, calificrile necesare includ abiliti de management al proiectului i de analiz, dar i anumite trsturi de personalitate. Diagrama calificrilor i caracteristicilor de implicare de pe pagina urmtoare ilustreaz aceast combinaie necesar. Cerinele asociate fiecreia dintre aceste calificri i caracteristici sunt descrise detaliat mai jos, mpreun cu posibilele surse de mbuntire. Training intern, firma Telefnica
Departamentul de CSR i cel de Resurse umane al firmei Telefnica colaboreaz pentru integrarea aspectelor de CSR i de pri interesate n cursurile de training intern pentru angajaii din diverse departamente i funcii ale companiei. Un punct principal const n crearea unei contientizri i a legturii dintre marc, reputaie i responsabilitate social. Aceast parte de training este legat de o introducere a valorilor, a politicilor i viziunii firmei Telefnica. De asemenea, pe lng beneficiile interne de contientizare ridicat a angajailor, promoveaz o nelegere a strategiei de CSR a firmei Telefnica i a poziionrii ca surs de ajutor pentru identificarea riscurilor, pentru rezolvarea problemelor i generarea oportunitilor n ntreaga companie.
Pentru mai multe detalii, a se vedea i Articolul lui Sean Ansett de pe Forumul AccountAbility Nr.6 Implicarea prilor interesate, Londra, 2005
10
A se vedea i studiul de caz Placer Dome din Volumul 1: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate", p29, csua 2.4.
ETAPA 3
Diagrama calificrilor i a caracteristicilor interne necesare implicrii
Management de proiect i analiz
Tehnici de implicare
Comportament personal
Cunoaterea problemei
Credibilitate
Calificri i caracteristici necesare implicrii prilor interesate

Domeniu
Managementul proiectului i analiz
Descrierea calificrilor i a caracteristicilor necesare

Implicarea prilor interesate ntr-o manier eficient, la timp i n limitele bugetului. Abilitatea de a examina i interpreta rezultatele implicrii prilor interesate ntr-o manier care cuprinde faptele i cifrele principale, ct i mesajele i ideile-cheie. Trsturi de personalitate individuale cum ar fi: integritatea, puterea de concentrare asupra soluiilor, motivaie i creativitate etc. Diferite implicri pot face aceste comportamente mai mult sau mai puin importante. De exemplu, spre deosebire de procesele de rezolvare a conflictelor n raport cu disputele de munc, grupurile de focus pentru consumatori n ceea ce privete preferinele de cumprare nu necesit ovedere orientat spre succes
Posibile ci de dezvoltare i mbuntire

Ghiduri i formare n managementul proiectelor pot fi gsite la Institutul de Management al Proiectelor, pe adresa de internet www.pmi.org. Abilitile personale trebuie completate i direcionate prin ntocmirea politicilor i a procedurilor descrise n seciunea precedent. Dezvoltarea unor instruciuni de etic i politici pentru comportamentul personal, ct i programe interne de promovare i dezvoltare a acestora.
Comportamentul personal

P12: DEZVOLTAREA CALIFICRILOR I A CARACTERISTICILOR INTERNE NECESARE IMPLICRII PRILOR INTERESATE
Calificri i caracteristici pentru implicarea prilor interesate (continuare)

Tehnici de implicare O bun cunoatere a abordrilor relevante de implicare a prilor interesate este elementul-cheie (dup cum a fost evideniat n etapa 4). Seturile de calificri necesare pentru o implicare mai profund, cum ar fi parteneriatele, dezvoltarea relaiilor cu comunitatea sau rezolvarea conflictelor, difer de tehniciletradiionalede cercetare de pia care merg, cteodat, ntr-o singur direcie, cum ar fi: sondaje de opinie prin chestionare sau focus-grupuri etc. Este puin probabil ca acestea s fie sarcina acelorai persoane, astfel c poate fi nevoie de o echip multidisciplinar din diferite departamente din cadrul organizaiei, cum ar fi: Resurse umane, Relaii cu publicul, Relaii cu clienii etc. (sau, dac este necesar, poate atrage calificri din afara companiei). Grupurile interne care conduc procesul de nvare se pot asigura c cei care se ocup de implicarea prilor interesate n diferite departamente ale companiei pot contribui cu experiena dobndit de fiecare. Numeroi furnizori de servicii ofer ndrumare i sprijin pentru formarea competenelor specialistului, de exemplu BSR i Consiliul de Mediu (vezi pagina de internet www.bsr.org i, respectiv, www.environment-council. org.uk). AccountAbility a efectuat pregtiri profesionale, certificri profesionale (IRCA) i standarde de calitate n ceea ce privete implicarea prilor interesate, aliniate standardelor AA1000. Mai multe informaii gsii pe pagina de web www. accountability.org.uk/training.
Cunoaterea problemelor
Expertiza i experiena legat de anumite Sursele identificate deja n etapa 2 (s probleme, subiect al procesului de nvm de la alii) pot fi o bun referin. implicare, poate fi un criteriu pentru selecia ntocmirea unei baze de date relevante personalului implicat. Aceasta poate include pentru problem care poate fi accesat att cunoaterea problemelor de dezvoltare de persoane din toate departamentele durabil, dreptul muncii sau schimbarea companiei i din care pot obine climatic, ct i o nelegere a industriei i informaii, este o resurs folositoare de contextului politic. nvare, dup cum este nevoie. Din nou, implicarea n probleme complexe Din nou, numeroi furnizori de servicii poate necesita formarea unei echipe ofer consultan i sprijin pentru multidisciplinare ce atrage know-howformarea competenelor specialitilor n ul mai multor departamente, cum ar anumite probleme (exemple de astfel de fi: Aprovizionare sau Managementul organizaii sunt date n anexe). mediului, sau expertiz din afara companiei Reuita n formarea ncrederii i asigurarea pentru prile interesate poate, parial, depinde de cunoaterea subiectului i de cum sunt percepui cei care lucreaz n cadrul procesului de implicare. n acest caz, credibilitatea poate nsemna asigurarea faptului c oamenii care lucreaz n cadrul procesului de implicare neleg bine comunitile n spaiul crora compania i desfoar activitatea. n general, recrutarea din medii locale, fapt care asigur oportuniti egale indiferent de gen, religie, etnie, orientare sexual etc., va ajuta personalul din interiorul companiei s reflecte la diversitatea prilor interesate. Poate fi necesar s implicai oameni sau organizaii externe companiei pentru a facilita procesele de implicare. Acestea pot furniza credibilitate prin faptul c sunt percepute ca fiind independente sau datorit contribuiei lor la rezultatele pozitive nregistrate n zon de-a lungul timpului.
Credibilitate
ETAPA 3
Compania Gap Inc. instruiete personalul intern n implicarea prilor interesate

Aceast companie de echipamente i mbrcminte din Statele Unite a recunoscut c a fost nevoie ca din ce n ce mai mult personal din domeniul conformrii cu standardele de munc s se implice n relaia cu prile interesate. De exemplu, a trebuit s implice n acelai timp manageri ai fabricilor locale, muncitori i comuniti, pentru a aborda provocrile de producie specifice. A devenit evident c echipele locale trebuie s depeasc managementul de conformare i s abordeze implicarea proactiv, deoarece acest lucru este necesar pentru meninerea ncrederii de-a lungul proceselor de dezvoltare a parteneriatelor. n acelai timp, a devenit clar c managementul de nivel superior a avut nevoie s nvee mai multe despre procesul de implicare, n special n cazul afacerilor pentru implicare. n consecin, compania a iniiat o gam larg de programe de instruire, al cror scop era intensificarea abilitii interne de a aborda astfel de probleme i de a conlucra cu prile interesate.
METODOLOGIE RECOMANDAT M12: FORMAREA PERSONALULUI PENTRU IMPLICARE Scopul acestei activiti este crearea unui plan pentru mbuntirea abilitii de identificare a expertizei i mobilizarea experienei necesare implicrii prilor interesate Stabilirea standardelor de performan pentru necesitatea rezultatelor dezirabile i evaluarea carenelor de calificri Determinarea prioritilor pentru aciunile corective (cum ar fi: continuarea instruirii sau a angajrilor, a reorganizrii echipelor) Identificarea resurselor de nvare
FORMULAR REZUMATIV T12: DEZVOLTAREA PERSONALULUI* Formular pentru formarea personalului

Rolul sau departamentul: Responsabilitatea:
Calificare sau caracteristic Managementul proiectului i analiz Comportament personal
Pai pentru ntrirea Prioritate factorilor
Interval de timp
Resurse
Tehnici de implicare
Cunoaterea problemelor
* versiunea electronic poate fi descrcat de pe siteul www.accountability.org.uk
Consolidarea capacitilor de implicare

P13: LUAREA N CONSIDERAIE A CERINELOR PRILOR INTERESATE N CEEA CE PRIVETE PROCESUL DE IMPLICARE A ACESTORA
CADRUL Este important constatarea c unele persoane sau grupuri pot considera dificil invitaia dumneavoastr de a se implica sau c circumstanele i mpiedic s contribuie pe deplin n procesele de implicare. Aceasta se poate datora, de exemplu, barierelor de limb, educaie sau cultur, problemelor de distan, lipsei de timp sau slabei cunoateri a unor aspecte. Prin urmare, va fi nevoie s abordai carenele prilor interesate, n scopul evitrii excluderii sau a mpiedicrii implicrii lor. n cele din urm, trebuie ca ntotdeauna s acordai o atenie deosebit circumstanelor implicrii. De exemplu, n Cambodgia mnstirile budiste s-au dovedit a fi o locaie bun pentru instruirea n ceea ce privete drepturile omului, deoarece aceste locuri sunt deja centre obinuite de nvare, iar oamenii se simt mai confortabil i vorbesc mai deschis dect n alte spaii, care sunt considerate de obicei neutre, cum ar fi biroul local al Organizaiei Naiunilor Unite. Barierele de limb pot fi semnificative, iar concepte care pentru noi par evidente de exemplu dezvoltare pot fi percepute foarte diferit n alte contexte culturale. n sfrit, modul de mprtire a informaiilor este foarte important. Accesibilitatea tehnologiilor moderne de comunicare, cu precdere internetul, nu trebuie suprasolicitate, ci trebuie folosite i canale de informare alternative, acolo unde este nevoie. Urmtorul tabel ofer o imagine de ansamblu a factorilor care pot mpiedica abilitatea prilor interesate de a se implica i scoate n eviden posibile ci de abordare a acestor probleme.
ETAPA 3
Obstacole n calea participrii

Domenii Cunoatere/ Educaie/ Comunicare Probleme Cunoaterea problemei n cauz Abilitatea de a utiliza Tehnologia Informaional i de Comunicare (ICT) Alfabetizarea Stilurile de comunicare Limba Accesul limitat la pres i mass-media Disponibilitatea ICT Mijloace de transport Infrastructur neconsolidat (posibil n funcie de sezon) Soluii posibile/Factori favorizani Furnizarea informaiei la timp Utilizarea unor canale diferite de comunicare (cum ar fi: materiale tiprite i media online, postul de radio al comunitii, casa de cultur a comunitii) Training Informaii prezentate n diverse limbi Zilele Porilor Deschise Alegerea locaiilor accesibile Asigurarea asistenei n ceea ce privete transportul Furnizarea echipamentelor i instruirii n ICT, dac este nevoie Alegerea timpului potrivit (de exemplu, pentru a evita sezonul musonic) Asigurarea anonimatului dac este cerut Atenie la posibilele conflicte dintre grupurile de pri interesate Atenie ca timpul i locul proceselor de implicare s ai aib n vedere nevoile prilor interesate
Infrastructur
Contextul social-cultural
Ierarhiile sociale (de exemplu, cast, gen, avere) Conflictele locale Lipsa unor informaii comune despre obiceiurile importante Religia Obiceiurile specifice culturii i stilurile de comunicare Familia i alte responsabiliti (cum ar fi: timpul recoltei, ngrijirea copiilor) Se simt confortabil prile interesate? Dac se cere, poate fi asigurat o intimitate sau o anonimitate adecvat? Costuri de cltorie i cazare Timp de munc pierdut
Locul
Atenie la cerinele prilor interesate n ceea ce privete locaia
Finane
Compensaie pentru timpul de munc pierdut Compensarea costurilor de cltorie i cazare
Unele dintre posibilitile principale de implicare a prilor interesate graviteaz fie n jurul cunoaterii, al accesului la informaii, fie n problema finanelor sau a timpului. V recomandm s reinei urmtoarele instruciuni pentru aceste domenii: Dac furnizai sprijin financiar prilor interesate, facei acest lucru pe baza unor criterii clare de eligibilitate i ntr-o manier transparent. Nu facei presupuneri superficiale cu privire la nivelul comun de cunoatere i de nelegeri similare ale conceptelor fii siguri c toi cei implicai neleg problemele n cauz. Alocai timp suficient; prile interesate, precum i compania, au nevoie de timp pentru a procesa informaiile, pentru a le nelege i a-i forma o prere. O bun implicare necesit, de asemenea, ncredere lucru care cere timp. Nu procedai n aa fel nct doar prile interesate s nvee despre felul n care gndii dumneavoastr avei grij s nelegei i cum vd ei lucrurile!
Consolidarea capacitilor de implicare

P13: AVEI N VEDERE CERINELE PRILOR INTERESATE N CEEA CE PRIVETE PROCESUL DE IMPLICARE
Consiliul de Mediu
Aceast organizaie de caritate din domeniul proteciei mediului din Anglia realizeaz un numr mare de implicri n promovarea numelor unor companii, adesea din industrii controversate, precum autoritatea aerian BAA i compania nuclear BNFL. Ca parte din abordare, Consiliul de Mediu a nfiinat un Fond de Sprijin al Prilor Interesate , cu scopul depirii obstacolelor de includere a unor pri interesate, cum ar fi resurse limitate sau dilemele n legtur cu acceptarea banilor direct de la o companie. Exist reguli stricte pentru accesarea fondului. Aceste granturi sunt acordate n strict confidenialitate. n acest scop, a fost format un comitet care decide dac cererile prilor interesate sunt eligibile. Un aspect important privind regulile i luarea deciziei: ambele sunt transparente i deci deschise dezbaterii publice.
ETAPA 3 CONCLUZII
Nu exist un final distinctiv al acestei etape este nceputul unui proces continuu al dezvoltrii oamenilor i proceselor care asigur capacitatea de implicare eficient a prilor interesate i posibilitatea ca acestea, la rndul lor, s se implice. Rezultate Abilitate crescut a personalului n ceea ce privete implicarea Sisteme de organizare intern care asigur o implicare reuit Abilitatea prilor interesate din afara companiei de a se implica
Implicai persoanele interesate n moduri care funcioneaz
ETAPA 4
SCOP Scopul acestei etape este ntocmirea i implementarea proceselor de implicare, astfel nct acestea s ntruneasc ateptrile prilor interesate i obiectivele organizaiei. Cnd vine momentul implicrii efective a prilor interesate, exist o varietate larg de opiuni, ncepnd de la ntlniri obinuite i telefoane, pn la procese inovative cum sunt comitetele de informare sau forumurile pentru multiprile interesate. n volumul I al acestui manual Ghidul perspectivelor specialitilor sunt citate diverse exemple. Exist, de asemenea, un numr mare de instruciuni despre cum s realizm diferite tipuri de procese de implicare, unele din domeniul implicrii prilor interesate corporative, altele din domeniul participrii publice. n acest capitol sunt prezentate pe scurt cele mai frecvente abordri. Dilema const nu numai n alegerea unor tehnici juste i eficiente de dialog, ci poate fi extins i la realizarea unei structuri de guvernan i a unor procese de luare a deciziilor pe msur ce implicarea se aprofundeaz nspre parteneriate active. Cheia este alegerea tehnicii corecte sau a structurii de guvernan potrivite pentru acest lucru; aceasta depinde de obiectivele dumneavoastr i de nevoile prilor interesate.
PRINCIPII Principiile de materialitate, exhaustivitate i responsivitate ofer ndrumare n asigurarea faptului c implicarea prilor interesate sprijin elul rspunderii organizaionale. Aceast etap contribuie la furnizarea tuturor acestor principii.
Inclusivitate Considerarea intereselor prilor interesate n procesul de luare a deciziilor Principii Materialitate Exhaustivitate Responsivitate
n acest context, nseamn: Compania ntocmete i realizeaz procesele de implicare care verific i abordeaz ateptrile materiale i preocuprile prilor interesate, le integreaz n procesele centrale de management i permite ca preocuprile, percepiile i punctele de vedere ale prilor interesate s fie exprimate i nregistrate n ntregime i n mod corect. n cele din urm, procesele de implicare trebuie s permit companiei s furnizeze un rspuns coerent la ateptrile i preocuprile prilor interesate.
PROCES Aciunile i instrumentele prezentate n aceast etap v ajut s decidei ce procese de implicare putei folosi pentru a ntmpina nevoile practice i strategice ale organizaiei, ca i ale prilor interesate. Apoi v ndrum spre deciziile de realizare legate de aspecte cum ar fi: sincronizarea, preinformarea, utilizarea facilitatorilor externi i stabilirea regulilor de baz de care vei avea nevoie n momentul realizrii proceselor de implicare. n cele din urm, ofer cteva indicaii generale pentru implicarea efectiv.
Sondaj pentru angajaii firmei Philips din China

n urma unui sondaj al angajailor efectuat n 2003 n cadrul firmei olandeze de electronice sucursala din China rezultatele au fost folosite pentru a construi o strategie pe termen lung pentru oameni i un proces de implicare, ncorpornd diverse metode. Cteva elemente ale acestuia sunt descrise mai jos: Managementul talentului i dezvoltarea carierei: TOTAL (Talent of Tomorrow Advanced Learning) se concentreaz asupra potenialului ridicat Practici de resurse umane: Practicile includ formarea unui Consiliu de Resurse Umane n China i a unui Consiliu de Verificare a Politicilor (PRB). Format din lideri de resurse umane ai departamentelor de producie, Consiliul de Verificare a Politicilor revizuiete trimestrial politicile. O nou orientare a angajrilor: China a fost sucursala-pilot pentru programul global In-Touch al firmei Philips, pentru o nou orientare a angajrilor. Plus un nou proces extensiv de dezvoltare a talentelor. Informarea i implicarea angajailor: Iniiativele includ sesiuni de informare lunar conduse de managementul de nivel superior pentru toi angajaii, dar i edine pentru drepartamente mai mici de producie. Planurile pentru 2005 includ un nou program pentru recunoaterea valorii angajatului. Comportamentul managementului: Rezultatele sondajului au fost folosite i pentru identificarea instrumentelor cerute de liderii companiei din China pentru crearea unei fore de munc implicate.
ETAPA 4
Care este legtura dintre aceast etap i celelalte etape:

Etapa 1 Gndire strategic Obiectivele strategice de implicare Etapa 2 Analiz i planificare nelegerea prilor interesate Etapa 3 ntrirea capacitilor Personalul i sistemele necesare sunt n ordine
Etapa 4 Implicarea prilor interesate Proces de implicare 1. Identificarea abordrii corecte 2. Realizarea implicrii: Implicaii de guvernan
Rezultate
Informaii, opinii i puncte de vedere
relaii mbuntite, ncredere i transparen
identificarea urmtorilor pai
i/sau identificarea problemelor materiale suplimentare

P14: IDENTIFICAREA CELOR MAI EFICIENTE METODE DE IMPLICARE
CADRU Instrumentele i metodele de implicare a prilor interesate includ procese deja familiare companiei, cum sunt: sondaje pentru studiul pieei i focus-grupuri, cercetri pentru identificarea opiniei liderilor, conferine i workshopuri. Pot fi folosite i alte tehnici ale proceselor de participare i facilitare mai puin familiare, ca i instrumentele i tehnicile dezvoltate de specialitii n dezvoltarea internaional, planificarea public, participarea democratic i comuniti online, n special pentru a atinge consensul i a rezolva o problem cu diferite grupuri de pri interesate. Exist o gam larg de metode i instrumente disponibile, fiecare cu avantajele i limitele ei. Cea mai potrivit alegere depinde de selectarea combinaiei potrivite de abordri i tehnici, corespunztoare situaiei particulare a companiei, a obiectului de activitate i a prilor interesate. Nu exist o formul unic pentru aceast alegere; n fiecare caz, ea va depinde de un anumit numr de factori care au fost deja analizai n etapele precedente, cum sunt: Obiectivele de implicare strategic Abordarea curent i nivelul implicrii prilor interesate Maturitatea problemei Ateptrile companiei i ale prilor interesate n ceea ce privete rezultatele implicrii Resursele disponibile pentru realizarea implicrilor Magnitudinea schimbrii pe care o cutai i limitele de micare n multe cazuri, pentru atingerea obiectivelor este necesar o anumit combinaie sau ordine a diferitelor abordri. De exemplu, formarea de focus-grupuri poate fi o cale excelent de a obine informaii primare despre perspectivele prilor interesate n ceea ce privete o anumit problem. Aceste informaii pot fi apoi punctul de pornire n dezvoltarea unei iniiative voluntare de abordare a problemei mpreun cu companii similare din industrie. Cnd stabilii o astfel de iniiativ voluntar, vei avea grij ca prile interesate relevante s fie informate ntr-un anumit mod. Focus-grupurile pentru explorarea iniial a problemei sunt nc o cale excelent pentru pregtirea unui studiu potrivit situaiei, de exemplu pentru examinarea perspectivelor angajailor n ceea ce privete practicile de management intern.
Not important: Primele trei moduri (pasiv, monitorizare, informare) nu sunt chiar implicri, deoarece o implicare real este interactiv. Totui, a rmne pasiv, a monitoriza i a informa sunt trei abordri principale ale prilor interesate care pot forma o caracteristic important a relaiei companiei cu prile ei interesate. Pot constitui singura relaie a companiei cu un anumit grup de pri interesate, sau pot fi complementare altor activiti.
ETAPA 4
Niveluri de implicare 11
Nivel
Pasiv
Scop
Fr scop Fr implicare
Comunicare
Fr comunicare activ
Natura relaiei
Fr relaie
Abordrile implicrii
ngrijorrile prilor interesate sunt exprimate prin proteste, scrisori, massmedia, website-uri etc. sau presiune asupra autoritilor de reglementare sau alte eforturi de propagand. Urmrire n mass-media i internet. Rapoarte la mna a doua primite de la alte pri interesate, posibil prin interviuri-int. Buletine i scrisori. Brouri, rapoarte i website-uri. Cuvntri, conferine i prezentri publice. Ziua Porilor Deschise i vizite ale amplasamentului. Prezentri publice. Comunicate de pres, conferine de pres, publicitate n mass-media, lobby. Parteneriate public - privat i iniiative de finanare private, granturi, marketing pentru o cauz.
Monitorizare
Monitorizarea punctelor de vedere ale prilor interesate Informarea sau educarea prilor interesate
Unidirecional: pri interesate ctre companie
Fr relaie
Informare
Unidirecional: compania ctre prile interesate, nu exist invitaie la replic
Relaie de scurt sau lung durat cu prile interesate. V vom ine la curent.
Tranzacie
Conlucrarea pe baza unei relaii contractuale n care un partener direcioneaz obiectivele i asigur finanarea Obinerea informaiilor i aprecierilor de la prile interesate pentru fundamentarea deciziilor luate intern
n ambele sensuri, limitat: stabilirea i monitorizarea performanei n conformitate cu termenii contractului. n ambele sensuri, limitat: compania ntreab, iar prile interesate rspund.
Consultare
Implicare
Se lucreaz direct cu prile interesate, pentru a se asigura de faptul c ngrijorrile lor sunt nelese pe deplin i integrate n procesul de decizie.
n ambele sensuri sau n mai multe sensuri ntre companie i prile interesate. Ambele pri nva. Prile interesate i compania acioneaz individual.
Colaborare
Parteneriat sau convocarea unei reele de pri interesate pentru dezvoltarea unor soluii agreate mutual i a unui plan comun de aciune. Delegarea lurii deciziei asupra unei anumite probleme prilor interesate.
n ambele sensuri sau n mai multe sensuri, ntre companie/companii i prile interesate. nvare, negociere i decizii luate de ambele pri. Prile interesate lucreaz mpreun pentru a aciona. Noi forme de rspundere ale organizaiei: prile interesate au un rol formal n guvernana unei organizaii sau deciziile sunt delegate prilor interesate.
Termenii relaiei sunt stabilii prin contract. Vom face ceea ce am spus c vom facesau vom asigura resursele pentru a v permite s putei face ceea ce am hotrt. Implicare pe termen scurt sau lung. V vom ine la curent, v vom asculta ngrijorrile, vom lua n consideraie sesizrile i v vom trimite informaii despre deciziile luate. Poate fi o singur implicare sau o implicare pe termen mai lung. Vom lucra cu voi pentru a v asigura c ngrijorrile voastre sunt nelese, pentru a dezvolta propuneri de alternative i pentru a v furniza informaii despre felul n care punctele de vedere ale prilor interesate au influenat procesul de luare a deciziilor. Termen lung. Ateptm sfaturile i participarea voastr direct pentru gsirea i implementarea soluiilor la provocrile mprtite.
Sondaje. Focus-grupuri. Evaluri ale locului de munc. ntlniri fa n fa. edine publice i workshopuri. Forumuri de consiliere a prilor interesate de sine stttoare. Informaii i discuii online. Forumuri multipri interesate. Panouri de informare. Procese pentru a se ajunge la acorduri. Procese de luare a deciziilor printr-o abordare participatorie.
Proiecte comune, iniiative voluntare ntre dou sau mai multe pri interesate, Parteneriate.
mputernicire
Termen lung. Vom implementa ceea ce ai decis.
Integrarea prilor interesate n Structura de Guvernan (cum ar fi: membri, acionari sau anumite comitete etc.)
11
A se vedea i Figura 1.3 din Volumul 1: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate, p. 14
Implicai prile interesate n moduri care funcioneaz

P14: IDENTIFICAREA CELOR MAI EFICIENTE METODE DE IMPLICARE
METODOLOGIE RECOMANDAT M14: IDENTIFICAREA CELOR MAI POTRIVITE METODE DE IMPLICARE Scopul acestei activiti este identificarea celor mai potrivite metode de implicare pentru a conjuga nevoile companiei i ale prilor interesate. Procesul urmtor, alctuit pe baza informaiilor obinute n etapele anterioare, v ajut s selectai abordarea sau combinaia de abordri pe care va trebui s o studiai mai ndeaproape. Furnizeaz sugestii despre care dintre tehnici este posibil s funcioneze cel mai bine n fiecare caz, ca i unele informaii i consideraii pentru situaii particulare. Implicarea prilor interesate poate varia de la o abordare hands-off, marginal, pn la o parte integrat n totalitate n procesul de luare a deciziei. Tabelul 4.1 identific opt niveluri de implicare n mod cresctor (pentru mai multe detalii, vezi pag. 60, etapa 2). Tabelul scoate n eviden principalele caracteristici ale diferitelor nivele de implicare i d exemple ale celor mai obinuite abordri de implicare practic la fiecare nivel. Tabelul anexat acestuia, care poate fi descrcat de pe pagina de internet www.accountability.org.uk sumarizeaz caracteristicile specifice ale fiecrei abordri i cum se potrivesc unor diferite situaii de implicare. Convocai un grup de persoane care cunosc aceste grupuri de pri interesate, persoane care deja interacioneaz cu acestea i/sau au fost implicate n realizarea unor analize a problemelor i prilor interesate. De asemenea, se recomand s includei chiar pri interesate cel puin n finalizarea abordrii, pentru a fi siguri c ntrunete ateptrile lor. Trebuie s permitei i o anumit flexibilitate a oricrei abordri pe care o planificai. Examinai rezultatele din etapele precedente, concluziile dumneavoastr fa de ceea ce au fcut ceilali i formularele 7 9. Formularul 9 prezint un sumar de ansamblu al prilor interesate pe care le putei implica n anumite probleme, al nivelului la care suntei acum i unde vrei s ajungei. Gndii-v dac avei nevoie s implicai aceste grupuri de pri interesate separat (datorit diferenelor de nevoi i practicabilitate sau obiectivelor diferite i relaiei dintre ele) sau dac-i putei implica n acelai proces (adic dac avei aceleai obiective n raport cu diferitele grupuri de pri interesate sau dac dorii s rezolvai conflictul dintre ele) Pentru fiecare problem i grup de pri interesate, considerai nivelul preferat de implicare al companiei, ct i abordrile de implicare specifice care pot fi cele mai potrivite acestor niveluri de implicare. Folosii descrierile acestor abordri specifice din urmtoarele pagini.
ETAPA 4
Folosii tabelul ct i ntrebrile din tabelul de mai jos pentru a reflecta asupra unui numr mic de abordri specifice care sunt potrivite. De asemenea, tabelul cu Nivelurile de implicare, care poate fi descrcat de pe www.accountability. org.uk v ajut s luai n considerare oportunitatea lor. Nu uitai c toate abordrile sunt flexibile i adaptabile. Deseori vei vedea c avei nevoie de mai multe abordri i mai ales cele de nivel nalt sunt precedate sau nsoite de mai multe abordri de nivel mai sczut, cum ar fi sondajele sau ntlnirile fa n fa pentru pregtirea, colectarea unor informaii de baz sau asigurarea c exist unele acorduri fundamentale fa de aspectele importante. De ndat ce ai ales o abordare, discutai din nou posibilele rezultate ale acesteia i dac acestea sunt ceea ce compania dorete i este pregtit s gestioneze. n cele din urm, verificai nc o dat, n raport cu obiectivele de implicare stategic, orice decizie legat de abordri, pentru a v asigura c va contribui la atingerea lor.
ntrebri pentru evaluarea metodelor de implicare

Obiectivele i nevoile organizaiei i ale prilor interesate 1. Ne ajut s stabilim tipul de relaie pe care-l dorim? 2. Poate genera rezultatele pe termen scurt i/sau termen lung de care avem nevoie pentru atingerea obiectivelor strategice? 3. Va genera informaii calitative sau cantitative de care are nevoie compania pentru luarea deciziilor? 4. Avem suficiente resurse i timp pentru aplicarea acestei metode/mix de metode? 5. 6. 7. 8. Funcioneaz pentru prile interesate pe care doresc s le implic? Avnd n vedere mobilitatea prilor interesate, este potrivit locaiei curente? Se potrivete prii interesate nivelul existent de contien i nelegere? Ce probleme practice trebuie s fie luate n considerare i adresate pentru a face implicarea accesibil/atrgtoare pentru ei (vezi i etapa 3)?
Profilul prii interesate
Contextul relaiei
9. Avem o relaie cu aceste pri interesate care ar putea face aceast abordare aplicabil? 10. Cunoatem prile interesate de suficient timp? 11. Este potrivit numrului de persoane pe care va trebui s le gestionm? 12. Corespunde nivelului de maturitate a problemei? 13. Este problema poate prea sensibil pentru acest tip de abordare? 14. Se potrivete politicii existente sau cerinelor legislative care se aplic grupului de pri interesate sau problemei? 15. Dac problema necesit implicarea mai multor pri interesate, va funciona aceast abordare?
Contextul chestiunii

ABORDRI STANDARD DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE
Mai jos sunt evideniate abordri standard de implicare a prilor interesate, urmate de o introducere a unor tehnici i metode interactive care pot fi folosite n ntlniri de grupuri mai mici i mai mari. Sunt descrise urmtoarele abordri ale implicrii: Invitarea la un rspuns n scris din partea prilor interesate, de exemplu printrun bileel de rspuns pus n rapoarte Linii telefonice dedicate ntlniri fa n fa Mecanisme de implicare online Implicarea prilor interesate n investigarea problemelor, raportarea i ntocmirea politicii Focus-grupuri edine publice Sondaje Comitete de informare sau asigurare a prilor interesate Forumuri ale prilor interesate Aliane, parteneriate, iniiative voluntare i proiecte comune ale mai multor pri interesate Prezentare de ansamblu a tehnicilor standard de facilitare
Invitarea prilor interesate s rspund n scris/Bileele de rspuns
Invitarea la rspunsuri n scris pentru consultri formale sau bileele de rspuns permanente, care permit prilor interesate s primeasc prezentri scurte ale problemei, sau rapoarte de sustenabilitate pentru a-i transmite opiniile. Aspecte principale pe care trebuie s le avei n vedere n general, ratele de rspuns sunt mici, dar furnizeaz un mecanism deschis pentru prile interesate individuale, pentru a-i putea exprima prerea fr s fie nevoie de a participa la edine. Ajut la formarea unei liste de coresponden a prilor interesate pentru continuarea implicrii. Nu genereaz un rezultat valid din punct de vedere statistic poate fi uor interpretabil. Exemple concrete Prin Tell Shell, Shell invit publicul larg s adreseze orice ntrebri, comentarii sau opinii prin intermediul crilor potale care pot fi rupte din raportul de sustenabilitate, prin intermediul scrisorilor sau email. Shell se angajeaz s rspund personal la toate comentariile sau ntrebrile primite n acest fel.
Linii telefonice dedicate

Linii telefonice dedicate, gratuite pentu prile interesate individuale puse la dispoziie cu scopul de a obine informaii despre o anumit problem sau proiect, exprimarea opiniei sau raportarea problemelor Aspecte principale pe care trebuie s le avei n vedere Comunicarea prin telefon este accesibil multor persoane i permite prilor interesate individuale s rspund cu un efort minim i n momentul i din locul care le convine. Nu permite un dialog extins, dar permite prilor interesate s obin informaii i s rspund rapid, facnd acest lucru n confidenialitate sau anonimat, dac este necesar. Liniile de telefon dedicate sunt deservite de un funcionar al corporaiei, ofier de conformare, avocat sau administrator instruit. La aceste linii telefonice se rspunde cu promptitudine i prin intermediul acestora se transmit celor care sun sfaturi corespunztoare i informaii. Totui, prile interesate pot s nu se simt confortabil n a raporta unele probleme sensibile. Persoane independente din afara corporaiei pot folosi liniile telefonice n numele organizaiei. Pot s transmit mai puine informaii, dar pot fi mai credibile i mai abordabile pentru prile interesate i pot fi integrate ntr-un proces de asigurare.
ETAPA 4
Linii telefonice dedicate (continuare)

Linii telefonice dedicate, gratuite pentu prile interesate individuale puse la dispoziie cu scopul de a obine informaii despre o anumit problem sau proiect, exprimarea opiniei sau raportarea problemelor (continuare) Exemple concrete Liniile telefonice dedicate sunt folosite mult n companiile din Statele Unite, ca parte din programele lor de etic a conformrii, ca rspuns la cerinele Instruciunilor Federale pentru Chemarea n Instan pentru a permite angajailor s trag un semnal de alarm n caz de fraud sau comportament ce contravine eticii. Liniile telefonice dedicate au fost folosite i n programele de conformare cu standardele muncii din lanul de aprovizionare pentru a permite angajailor locali s raporteze nclcrile standardelor muncii ctre o ter parte intermediar de ncredere. HP nregistreaz opiniile consumatorilor despre problemele globale ale cetenilor primite prin intermediul liniilor telefonice de suport ale clienilor. Primesc cteva sute de ntrebri din partea clienilor n fiecare lun despre probleme cum ar fi: reciclarea, specificaii de mediu, ambalaje i drepturile omului. Pe lng rspunsul dat ntrebrilor individuale, compania raporteaz despre nivelurile generale de preocupare pentru o nelegere mai bun a prioritilor clienilor i a importanei problemelor de mediu i sociale pe pia.
ntlniri fa n fa
ntlniri individuale cu prile interesate, lideri de opinie sau reprezentani ai organizaiei ntlnirile fa n fa sunt adesea primul pas n implicarea unui anume pri interesate sau grup de pri interesate. Pot fi folosite pentru a aduna informaii, pentru explorarea problemelor, primirea opiniilor despre felul n care este privit compania, pentru ncercarea apei, agrearea unor obiective comune sau reguli de baz i cldirea ncrederii prilor interesate nainte de a trece la o implicare mai ampl a prilor interesate. ntlnirile fa n fa furnizeaz un spaiu sigur, n care prile interesate pot discuta preocuprile lor, fr s trebuiasc s apere sau s ia o poziie oficial. ntlnirile fa n fa sunt rareori considerate sau raportate ca fiind parte din programele de implicare a prilor interesate corporative, dar ntlnirile zilnice individuale cu prile interesate principale, inclusiv investitorii (fondurile de investiie responsabil), clieni instituionali, organe de reglementare, politicieni i oficiali, ca i furnizorii strategici, sunt una dintre cele mai importante ci prin care sunt discutate ateptrile i problemele. Exemple concrete Firma Telefnica se ntlnete periodic cu investitori i analiti care au adoptat criterii responsabile de investiii sociale i de mediu, pentru discutarea performanei, a riscurilor, ca i a semnificaiei strategice a eforturilor de responsabilitate corporativ a firmei. Participarea companiei n Proiectul Carbon Disclosure (CDP), care furnizeaz un secretariat pentru cea mai mare colaborare instituional a investitorilor din lume n ceea ce privete implicarea companiilor n problemele de schimbare climatic, este unul din rezultatele acestor ntlniri fa n fa.

Mecanisme de implicare online

Feedback primit pe pagina de internet sau email sau faciliti de discuie Aspecte principale ce trebuie avute n vedere Dac prile interesate au acces la tehnologia necesar, atunci mecanismele de implicare online ajung la orice distan i permit prilor interesate s participe la ntlniri fr a fi prezeni. Totui, este important s avei n vedere cine poate i cine nu poate s ndeplineasc cerinele tehnice. Mai ales cnd implicarea se face cu comuniti din cadrul rilor n curs de dezvoltare, este extrem de puin probabil ca mecanismele online s permit integrarea comunitilor dezavantajate. n general, utilizatorii internetului / online sunt mai educai i mai bogai dect media reprezentativ ale societii. Rezultate care n general nu sunt valide statistic volumul de rspunsuri poate fi dificil de interpretat dialogul desfurat prin intermediul internetului nu tinde s fie potrivit pentru atingerea unui consens. Proiectarea mecanismului de implicare online, important n ceea ce privete nevoile organizaiei i a prilor interesate. Opiunile includ: discuii/panouri de discuii web multidirecionale pot fi permanente sau temporare, formulare web pentru informaii unidirecionale, discuii pe email, sesiuni de ntrebri i rspunsuri n timp real (pot fi legate de evenimente reale simultane), aplicaii interactive (aplicaii de scris n colaborare), chat rooms sub form de focus-grupuri online, sondaje de opinie sau listele acestora. Exemple de aciuni Microsoft a ntocmit o varietate de comuniti tehnice online care ofer utilizatorilor oportuniti de interaciune cu angajaii Microsoft, experii acestuia i unii cu alii, n scopul discutrii despre produsele i tehnologiile Microsoft. Opiunile de implicare includ grupuri de tiri ale utilizatorilor, conversaii, grupuri de utilizatori i transmisiuni online ale conferinelor. Recent, au introdus bloguri informale ale angajailor Microsoft, inclusiv bloggerul celebritii Robert Scoble. Shell a fost una din primele corporaii care a dezvoltat implicarea prilor interesate online. Are un forum web Tell Shell pentru oamenii care doresc s discute orice aspecte legate de Shell. Site-ul a nceput ca forum de discuii pentru prile interesate prin intermediul cruia s-i exprime prerea asupra subiectelor acoperite de Rapoartele Shell, dar totui a fost reproiectat ntr-un forum de discuii mai general, incluznd subiecte de discuie actualizate periodic. Acest forum a fost criticat pentru cenzur i design, care distrage atenia de la performana proprie a companiei nspre chestiuni mai generale din industria energetic. A fost realizat un numr de site-uri i discuii activiste alternative.
ETAPA 4
Implicarea prilor interesate n investigarea problemelor, ntocmirea rapoartelor i a politicilor.

Grupurile de pri interesate sau experi din afara sferei tradiionale de afaceri sunt delegai pentru a scrie rapoarte sau comentarii asupra problemelor principale sau pentru a comenta documentele ntocmite intern. Grupurile multipri interesate care cuprind pri interesate interne i externe pot lucra mpreun la ntocmirea unui raport sau a unei politici. Aspecte principale care trebuie avute n vedere Implic un angajament semnificativ al prilor interesate/experilor n ceea ce privete timpul poate fi pltit, dar va avea implicaii n ceea ce privete independena perceput a prilor interesate. Transparena procedurilor de cercetare este important pentru multe pri interesate, prin urmare implicarea acestora trebuie reflectat n procesele de raportare. Se limiteaz la implicarea experilor/profesionitilor. Trebuie s asigure un scop raportului i un mod de a-l transpune n aciune rezultatul nu poate fi doar pe hrtie. Exemple concrete Firma BT a angajat un numr de experi pentru a scrie comentarii provocatoare despre unelesubiecte fierbini , cum ar fi diferena dintre oamenii care au acces la tehnologia digital sau informaional i cei care nu au un astfel de acces; aceste comentarii, mpreun cu un rspuns din partea companiei, au fost publicate ca parte din raportul de sustenabilitate al acestei firme. Secretariatul Iniiativei de Raportare Global (GReportingI) din Amsterdam a cerut unui numr de 30 de pri interesate, ncepnd de la personal pn la reele mai ample, s trimit comentarii detaliate n scris sau prin telefon asupra raportului de sustenabilitate. Aceste comentarii sunt folosite pentru a face modificri semnificative n prezentarea raportului, ct i a angajamentelor la aciune ale organizaiei. Companiile de telecomunicaii care particip la Iniiativa de Global de E-Sustenabilitate (Global e-Sustainability Initiative), mpreun cu UNEP i Sindicatul Internaional de Telecomunicaii, au sponsorizat ONG-ul Fauna&Flora International n realizarea unui raport extins despreExploatarea minier de tentalit din Republica Democratic Congo . Prin interviuri i definirea prilor interesate principale din industria de tantalum i din lanul de utilizatori ai acestui produs, raportul a prezentat informaii valoroase despre aspectele de etic i conservare implicate. involved, interviewing and setting out key stakeholders in the long tantalum industry supply and user chain.
Focus-grup
ntlnire n grup mic pentru a afla prerile legate de anumit problem. De obicei sunt prezeni reprezentanii companiei, dar moderarea sau monitorizarea este fcut de o ter parte. Aspecte principale care trebuie avute n vedere Mijloace eficiente i flexibile, prin intermediul crora s se obin prerile despre companiile care gestioneaz diferite probleme sau s se contientizeze amploarea punctelor de vedere a prilor interesate. Totui, prerile obinute de la un focus-grup pot devia de la o populaie mai vast de pri interesate, deoarece numrul oamenilor implicai ntr-un focus-grup poate s fie considerat un eantion reprezentativ. Acest lucru face ca alegerea atent a reprezentanilor s fie i mai important. Exemple concrete Firma Telefnica, dup cercetarea iniial a prerilor, opiniilor sau ateptrilor prilor interesate, organizeaz periodic un focus-grup cu prile interesate, cu scopul de a testa concluziile lor i pentru a verifica rezultatele cercetrilor lor. Banca Nedbank din Africa de Sud, n momentul reconsiderrii strategiei de sustenabilitate, a gzduit un workshop pentru nregistrarea prerilor prilor interesate, organizat mpreun cu un grup mic i divers de pri interesate reprezentative. Pentru formarea acestui grup au fost alese persoane cu expertiz n sustenabilitate, dar i analiti, ONG-uri, investitori, clieni i furnizori. Folosind raportul anual de sustenabilitate drept punct de pornire, au fost prezentate i mai apoi discutate strategia de grup i actualizarea performanei. MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 103

edine publice
edine la scar larg deschise publicului sau reprezentanilor diferitelor grupuri de pri interesate. Sunt folositoare ndeosebi pentru diseminarea informaiilor, mprtirea opiniilor i pentru discuii pe subiecte necontroversate. Aspecte-cheie care trebuie avute n vedere Pot fi facilitate de ctre companie sau o ter parte. Pot fi gzduite de companie sau n parteneriat cu alte organizaii. Implicarea altor organizaii cunoscute deja de prile interesate sau n care acestea au ncredere poate ajuta la atragerea de participani i clarificarea problemelor acestora. Procesul trebuie proiectat pentru a rspunde scopurilor organizaiei, preocuprilor prilor interesate i naturii problemei. Audierile publice tradiionale pot ncuraja sentimentul noi i eii nu promoveaz neaparat o discuie constructiv. Nu sunt tocmai potrivite pentru luarea deciziilor, nici nu permit un dialog mai aprofundat. Alte opiuni includ sesiuni tip workshop, roluri sociale, sesiuni de atingere a unui consens, Cercurile Samoan, World Caf, Design Charettes (sesiuni de colaborare intens a unui grup de proiectani pentru identificarea unei soluii la o problem dat), Open Space Technology (metode de a conduce edine de grupuri de orice dimensiune). Sunt cele mai potrivite n cazul impactului i deciziilor localizate cum ar fi probleme specifice de planificare, sau impactului asupra mediului la nivel de amplasament, unde prile interesate sunt concentrate ntr-o anumit zon geografic. Exemple concrete Companiile de ICT suedeze Telia, Ericsson i AP Fastigheghter au folosit metoda inovativ World Cafpentru a facilita discuia despre viitorul sustenabil al industriei, implicnd CEO, oficiali publici i lideri de ONG-uri.
Sondaje de opinie
Sondaje de opinie realizate pentru toate grupurile de pri interesate (de ex. toi angajaii) sau pentru o mostr reprezentativ (de ex. consumatorii) i se pot concentra asupra unor probleme generale sau specifice. Pot fi realizate online, prin pot, folosind calculatoarele, prin telefon sau n persoan. Aspecte principale care trebuie avute n vedere Pot fi simple sau complexe, formale sau informale. Totui, pot deveni rapid scumpe i ncrcate de date; trebuie s avei o idee clar asupra felului n care vei folosi rezultatele nainte ca tehnica s fie mobilizat. Dac sunt bine realizate i eantionate, pot furniza o imagine de ansamblu valabil din punct de vedere statistic a atitudinilor i opiniilor prilor interesate i evit problema ridicat detirania entuziastuluide a implica prile interesate auto-alese. Sunt folositoare pentru a aduna informaii iniiale sau standardizate care pot oferi o bun ndrumare a aciunii. Pentru c este vorba de o comunicare unidirecional, nu contribuie direct la cldirea ncrederii sau atingerea unui consens. Concluziile i rspunsul companiilor la aceste concluzii trebuie comunicate prilor interesate participante la sondaj. Exemple concrete Barclays plc a comandat un sondaj ntre mai multe pri interesate pentru a obine prerea acestora legat de raportul de responsabilitate social i strategia CSR reprezentat n cadrul acestuia. Diveri experi, reprezentani ai ONG-urilor, mass-media, comunitate i reprezentani ai statului au fost intervievai sistematic legat de percepia lor asupra raportului i a performanei i strategiei prezentate de Barclays. Rezultatele au fost apoi prezentate online, mpreun cu rspunsul din partea Barclays la problemele principale care au fost ridicate de prile interesate.
ETAPA 4
Comitete consultative sau de asigurare a prilor interesate

Prile interesate sunt invitate de ctre companie s ofere consiliere i comentarii despre un anumit proiect sau set de probleme n desfurare, sau s examineze activitile corporaiei i s ofere asigurare independent. Aspecte principale care trebuie avute n vedere Fii clari n ceea ce privete capacitatea membrilor din comitetul consultativ: - n mod normal, cnd prile interesate ofer sfaturi i informaii ca indivizi, nu ca reprezentani ai organizaiilor lor, agreerea termenilor de referin este mai uoar. - unde membrii participani reprezint un grup, asigurai-v c acetia sunt reprezentativi (pot fi i alei) i au timpul i capacitatea de a reveni la acel grup pentru consultare i asigurarea sprijinului necesar. Participanii comitetului consultativ pot fi pri interesate din diverse grupuri, sau cteva persoane care reprezint un singur grup de pri interesate. Se pot gestiona problemele i procesele complexe de lung durat i, ntruct membrii pot dezvolta o bun nelegere a problemelor cu care se confrunt compania. Implic timp semnificativ din partea prilor interesate / experilor pot fi pltii pentru timpul i cheltuielile acestora; acest lucru poate avea implicaii negative asuprapercepiei independenei prilor interesate dac nu este gestionat cu grij. Asigurai un bun echilibru al sectoarelor reprezentate n comitet i avei grij dac o anumit organizaie nu este invitat- ar putea acest lucru submina ntregul proces? Exemple concrete Firma de mbrcminte Nike din Statele Unite a nfiinat un comitet format din mai multe pri interesate care s ofere consiliere pe parcursul ntocmirii raportului de responsabilitate social din 2005. Ziba Cranmer, manager senior de relaii cu prile interesate al Nike spune despre acest lucru:Cnd avei un proces superficial de implicare a prilor interesate, acesta nu ridic provocri pentru ipotezele voastre. Este folositor/util s existe dialog sau negociere ntre diverse pri interesate, care schimb perspectivele, promoveaz nvarea i ncurajeaz prile s mearg mai departe pe ci constructive . La momentul cnd Nike a dezvluit o multitudine de detalii despre lanul de aprovizionare, inclusiv abuzurile asupra forei de munc i drepturilor omului, a existat suficient ncredere ntre Nike i prile interesate ale acesteia astfel nct a simit c orice declaraii publice fcute ar putea fi balansate. Acest lucru a permis firmei Nike s ridice nivelul transparenei corporative. Compania francez productoare de ciment Lafarge a format un comitet de experi al prilor interesate care se ntlnesc o dat pe an cu managementul senior i ofer acestuia comentarii despre ntocmirea raportului de sustenabilitate al companiei. Implicarea reciproc dintre companie i comitet este facilitat de consultan extern. Comentariile prilor interesate sunt publicate i n raportul de sustenabilitate. Compania de IT din Statele Unite Intel a format Comitete Consultative ale Comunitii n jurul facilitilor deinute n Irlanda, Arizona, New Mexico i Oregon. Comitetele aduc la cunotina Intel care sunt problemele comunitii. Membrii sunt reprezentani ai autoritilor locale, siguran public, asociaii ale rezidenilor, colilor, organizaii ale tinerilor, afacerilor, organizaii de mediu i localnici interesai. Mandatul fiecrui membru este de trei ani, cu excepia a patru membri permaneni din partea autoritii locale. Camelot, operatorul Loteriei Naionale a Regatului Unit, a nfiinat trei comitete consultative care joac un rol cheie n dezvoltarea programului de implicare a prilor interesate ale Camelot: Comitetul consultativ pentru Responsabilitate Social, format din persoane cu expertiz profesional n ceea ce privete preocuprile prilor interesate examineaz raportul social i recomand strategii de mbuntire continu. Forumul Consultativ al Personalului este ales de angajai i se ntlnete o dat la trei luni pentru a discuta toate politicile majore care afecteaz angajaii. Forumul de Retail reprezint punctele de vnzare ale Loteriei naionale i discut probleme cum ar fi ntocmirea politicilor n cadrul Camelot, provocrile cu care se confrunt vnztori, recrutarea vnztorilor i rolul acestora n prevenirea jocului ilegal i / sau excesiv.

Forum multi-pri interesate

Dialog permanent sau care are loc o singur dat, ntre reprezentanii diverselor grupuri de pri interesate, desfurat n jurul unei probleme de interes mutual, care nu ine doar de operaiunile unei singure companii. Adesea, acest dialog este convocat sau facilitat de o ter parte independent. Aspecte principale care trebuie avute n vedere ntlnirile forumului se pot desfura ntr-o multitudine de formate n funcie de necesitate, de exemplu: o singur discuie la mas rotund despre o anumit problem, fr a implica angajamentul de a face i altceva dect raportarea ntlnirii ori un proces de atingere a unui consens sau un proces participatoriu de planificare. Folositor n cazul n care problemele sunt complexe i nu pot fi abordate de ctre o organizaie care acioneaz singur Deseori exist o tensiune ntre scopul de a avea un forum inclusiv, care primete noi membri i ncercarea de a fi mai mult dect un spaiu de conversaie , ci de aciune real. Exemple concrete United Nations Global Compact (UNGC) este probabil cel mai cunoscut forum al prilor interesate care promoveaz cetenia corporativ. Implic peste 2000 de companii participante i prile interesate ale acestora prin intermediul Politicilor de Dialog globale i regionale, Forumurilor de nvare i ntlnirilor la nivel local din Reelele Global Compact naionale. Aceste dialoguri sunt deschise i noilor venii, companiilor i organizaiilor interesate s se alture iniiativei voluntare. (vezi www.unglobalcompact.org) Forumul MFA: un grup de lucru care include Nike, The Gap, AccountAbility, Banca Mondial, BSR i Oxfam, organizaii care s-au reunit pentru a examina modul n care companiile de mbrcminte pot rspunde n mod responsabil schimbrilor globale de pe piaa de confecii n urma terminrii sistemului cotAcordul multi-fibr . n urma unei prime ntlniri, sesiunile de lucru ale forumului au luat forma teleconferinelor. Ca un prim pas, aceste organizaii au lucrat mpreun pentru a ntocmi un set de rapoarte rapide de cercetare care cuprind prediciile experilor, date despre competitivitatea naional i dezvoltarea social, perspectivele cumprtorilor i activitilor forei de munc. Acestea le-au permis s ntocmeasc un cadru de lucru pentru aciunile din rile principale. Gap Inc. a nfiinat o gam de forumuri pentru prile interesate n Washington DC i Londra n cadrul crora se discut problemele din lanul de aprovizionare. ONG-uri, sindicate, organizaii multilaterale, ageni de campanie reprezentani ai statului, etc., s-au ntlnit pentru a analiza poteniale ci de a conlucra n scopul asigurrii bunstrii muncitorilor din lanurile de aprovizionare globale i pentru evitarea nclcrii drepturilor muncii.
ETAPA 4
Aliane, Parteneriate, Iniiative voluntare, Proiecte comune multi-pri interesate

Companii i pri interesate din sectoarele public, privat i voluntar acioneaz mpreun prin colaborare sau angajamente comune. Pot fi sub forma unui parteneriat ntre o singur companie i o organizaie de pri interesate, sau o alina multi-direcional care include mai muli participani. Iniiativele voluntare care implic att industria, ct i statele, s-au dezvoltat de la nceputul anilor 1990 printr-un efort de mbuntire a performanei n sustenabilitate. Adesea, acestea includ o varietate de angajamente ale unor companii membre care i stabilesc obiective sociale care depesc reglementrile existente; pot lua i forma codurilor de conduit adoptate la nivel naional sau internaional de ctre asociaiile unui sector al industriei, sau pot fi acorduri asupra intelor de performan stabilite ntre un stat i companie, un grup de companii sau un sector industrial. Aceste acorduri pot fi apoi suplimentate cu acorduri specifice n scopul adoptrii unor aciuni de sprijin reciproc sau a unor aciuni de sprijin comun care vizeaz scopuri mai ample. Aspecte principale care trebuie avute n vedere Proiectarea iniiativelor de parteneriat trebuie s ia n considerare costurile i beneficiile pentru fiecare dintre participani pot s nu mpart acelai set comun de scopuri sau valori, dar pot conlucra pentru atingerea obiectivelor specifice comune. Multe iniiative de parteneriat ncep ntr-o manier informal i sunt iniiate sau catalizate de ctre uncampionputernic din cadrul uneia dintre organizaii, care poate aciona ca un broker al parteneriatului aducnd organizaiile mpreun. Pe termen mai lung, pentru a deveni sustenabile i a se integra organizaiilor implicate, parteneriatele trebuie s dezvolte o structur i un proces de guvernan mai formale. n timp, un parteneriat se dezvolt deseori i include mai muli parteneri, dup cum este nevoie pentru a-i atinge obiectivele i satisface nevoile prilor interesate ntr-un mediu n schimbare. Pe msur ce parteneriatele devin mai concentrate i tehnice, de exemplu iniiativele voluntare pentru dezvoltarea unor coduri specifice, ele tind s devin mai formalizate att n ceea ce privete procesul ca atare, ct i rezultatele. La sfritul anilor 1990, printr-un studiu realizat de statul canadian12, au fost identificai urmtorii opt pai ai dezvoltrii codurilor voluntare: 1. Adunarea informaiilor; 2. Discuii preliminare cu prile interesate; 3. Formarea unui grup de lucru; 4. ntocmirea preliminar a codului; 5. Consultri asupra versiunii preliminare; 6. Publicarea i diseminarea Codului; 7. Implementare; 8. Evaluare.
12
Biroul consumatorului: "Coduri pentru voluntariat: ndrumar pentru ntocmirea i utilizarea acestora", Canada 1998

Aliane, Parteneriate, Iniiative voluntare, Proiecte comune ale mai multor pri interesate (continuare)
Exemple concrete Union Bank of California a nfiinat un parteneriat n 1996 cu o organizaia non-profit Operation Hope n scopul nelegerii nevoilor consumatorilor din zonele srace i pentru dezvoltarea unor produse de economisire i ipotecare pentru populaia cu venituri mici. Cele dou organizaii au colaborat pentru realizarea plilor prin cec i deschiderea de faciliti bancare n zonele srace i pentru dezvoltarea unui program de educare financiar. Ethical Trading Initiative este un parteneriat al companiilor de produse alimentare i mbrcminte, ONG-uri de dezvoltare i sindicate. Parteneriatul a ntocmit uncod de baz pentru standardele muncii din lanul de aprovizionare al companiilor membre i deine un program de colaborare permanent pentru dezvoltarea, experimentarea i promovarea unor metodologii robuste de monitorizare a respectrii standardelor i impactului din domeniu. De la nceputul anilor 1990 au fost create o multitudine de iniiative voluntare internaionale din diferite sectoare industriale ntre UNEP i companii. Companiile participante unific resursele pentru dezvoltatea i promovarea unor practici de mediu robuste. Acestea includ programe de lucru cu proiecte de cercetare care vizeaz probleme de pe agenda global cu care se confrunt toate industriile membre. Companiile folosesc aceste platforme i pentru a implica organizaiile de pri interesate relevante. n fiecare iniiativ, participanii se angajeaz la un set de principii de sub umbreladezvoltrii durabile. De asemenea, companiile se folosesc de aceste iniiative pentru a lucra cu prile interesate pentru dezvoltarea suplimentelor specifice pentru sectoare de activitate , complementar Liniilor directoare GRI pentru raportarea sustenabilitii.13 n domeniul mediului, au fost implicate diverse asociaii industriale pentru a dezvolta coduri voluntare i linii directoare internaionale. Acestea sunt: Camera Internaional de Comer (ICC), Consiliul Internaional al Asociaiilor Productoare de Substane Chimice (ICCA), Consiliul Internaional de Metale i Minerit i Consiliul Mondial de Turism i Cltorii (WTTC). Iniiativa Seed a IUCN Uniunea Mondial de Conservare, UNEP i UNDP- sprijin dezvoltarea parteneriatelor locale ale mai multor pri interesate n ncercarea lor de a promova obiectivele Declaraiei Mileniului din 2000 (aa-numita MDG) iale Planului de implementare de la Johannesburg din 2002.14 Pentru mai multe exemple de parteneriate, vedei i Vol. 1:Ghidul pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate(Schema 2.5, pag. 25).
13
Iniiativa financiar http://unepfi.net/, Iniiativa Operatorilor pentru un Turism Sustenabil http://www.toinitiative.org, Global e-Sustainability Iniiativa www.gesi.org, Mobility Forum http://www.uneptie.org/outreach/vi/initiatives.htm#automotives, Forumul de publicitate i comunicare http://www.uneptie.org/pc/sustain/advertising/advertising.htm, Forumul de construcii sustenabile http://www.unep.or.jp/ietc/sbc/index.asp
14
A se vedea pagina de internet a Seed pentru example ale parteneriatelor emergente din toate regiunile, cu sprijinul serviciilor i parteneriatului de brokeraj furnizat pentru sprijinirea antreprenorilor sociali i de afaceri de a forma noi parteneriate mpreun: www.seedinit.org
ETAPA 4
Tehnici standard de facilitare

Tabelul de mai jos prezint foarte pe scurt cteva dintre tehnicile de facilitare care pot fi utilizate n ntlniri de grup mici sau mari. n majoritatea cazurilor, vei avea nevoie de un facilitator experimentat care s ghideze procesul. Nume Colectare de informaii apreciative Scop Identificarea i orientarea resurselor i experienelor pozitive care au contribuit n trecut la atingerea succesului. Luarea deciziei prin colaborare i nfiinarea de parteneriate ntre diverse pri interesate. Stimularea unei dezbateri publice informate. Descriere
Cererea de informaii apreciative utilizat n implicarea prilor interesate caut s identifice ce funcioneaz prin invitarea participanilor s relateze povetile individuale de succes n ceea ce privete relaia dintre o corporaie i prile interesate ale acesteia. Aceste povestiri servesc la inspirarea unei abordri mai pozitive a relaiei i la mai mult creativitate. De ndat ce sunt mprtite, aceste relatri sunt rspndite n cadrul organizaiei. Ceea ce e greit, neadecvat i/sau insuficient de bun este ndeprtat pe msur ce organizaia se concentreaz asupra posibilitilor pozitive i nu pe eecurile din trecut. Cererea de informaii apreciative se bazeaz pe ideea c un viitor pozitiv poate fi construit pe succesele din trecut.
Atingerea consensului
Cu asistena unui mediator sau facilitator neprtinitor, participanii sunt ndrumai printr-un proces structurat de ridicare a problemelor, nelegere a punctelor de vedere ale fiecruia i apoi dezvoltare, ntr-o manier cooperant, a unei rezoluii agreate. Un scurt ghid pentru atingerea consensului: http://web.mit.edu/ publicdisputes/practice/cbh_ch1.html Un comitet de pri interesate este convocat i i se cere s investigheze o anumit chestiune. Comitetul selecteaz n mod public o serie de experi cu care lucreaz pentru ca ulterior s centralizeze concluziile ntr-un raport. Cel mai adesea, asemenea comitete sunt folosite pentru ntrebrile legate de o nou tiin sau tehnologie.
Conferine pentru atingerea unui consens, Juriul Cetenilor Tehnica grupului nominal Tehnologia Open Space
Genereaz i organizeaz repede ideile. Ofer tuturor ansa de a-i exprima i a se implica n propriile probleme, preocupri sau idei.
Divizarea n grupuri mici pentru a discuta ntrebri clar articulate. Notai ideile pe 5-8 cartonae /grup. Cartonaele sunt apoi grupate n categorii logice i prinse pe perete. Grupurile pot prioritiza ideile prin vot cu buline de hrtie. Ideile sunt mprtite grupului mai mare n maniera potrivit. n cadrul ntlnirilor, evenimentelor i organizrilor de tip Open Space, , participanii creeaz i gestioneaz propria lor agend de sesiuni de lucru paralele n jurul unei teme centrale de importan strategic. Prin urmare, conferinele Open Space nu au speakeri permaneni, nici programe sau workshop-uri anunate dinainte, nici panouri de discuii. n schimb, stnd ntr-un cerc mare, participanii decid n prima or cum i vor crea propria conferin. Oricine dorete s iniieze o activitate sau o discuie, o noteaz pe o bucat de hrtie cu litere mari i apoi se ridic i o anun grupului. Dup selectarea unora din multele locuri i ore pre-stabilite, posteaz workshop-ul propus pe perete. Cnd toi cei care doresc au anunat i postat ofertele lor iniiale, participanii merg n jurul peretelui, adunnd programele personale pentru restul conferinei. Primele edine pot ncepe imediat.
Planificare propriu-zis Planificarea scenariului Definirea unei viziuni World Caf
Luarea deciziei prin colaborare n cadrul comunitilor locale. Gndire creativ i comunicarea ideilor complexe. Gndire creativ i planificare colaborativ Generarea ideilor, mprtirea cunotinelor, stimularea gndirii creative i explorarea posibilitilor de aciune cu grupuri destul de mari.
Planificarea propriu-zis (Planning for Real) este o marc nregistrat a Neighbourhood Initiatives Foundation (www.nifonline.org.uk). Procesul utilizeaz hri la scar mare i modele tridimensionale de promovare a discuiei despre opiunile de planificare i dezvoltare a comunitii. Un grup mic de pri interesate incluznd persoane cu putere de decizie i experi este ndrumat de un facilitator pentru a identifica problemele principale relevante pentru chestiunea n discuie. Astfel se determin tendinele i resorturile cheie. Cele mai importante posibile tendine sunt apoi ncorporate n poteniale scenarii ale viitorului. ntr-un proces de definire a unei viziuni, indivizii i grupurile dezvolt propria viziune pentru viitor. Avnd aceast viziune, trec apoi printr-un proces invers de distribuire a rolurilor cu scopul de a traduce viziunea n eluri mai concrete i planuri de aciune. Aezai informal oamenii la mese de cte 4 sau 5 persoane ntr-un stil de cafenea. Fiecare mas e gzduit de o persoan care st la masa respectiv. La fiecare mas se discut o ntrebare legat de tema general, se deseneaz i se scrie pe faa de mas pentru a nregistra ideile. Dup 30 de minute, oamenii se mut la o nou mas i sunt ncurajai s lege i s duc mai departe ideile de la o conversaie la urmtoarea. Dup cteva ture, ntocmii mpreun o discuie final de sintez prin intermediul unei discuii n cadrul ntregului grup. www.theworldcafe. com

P15: PROIECTAREA PROCESULUI DE IMPLICARE
CADRUL n cadrul oricrui proces de implicare, exist o multitudine de probleme de proiectare care trebuie luate n considerare i pentru care trebuie s v pregtii. Dac lucrai cu un facilitator extern, acesta poate aborda cteva dintre aceste probleme mpreun cu dumneavoastr
Cnd proiectai procesul de implicare, putei folosi Volumul 1 al Manualului de implicare a prilor interesate Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea prilor interesate, care ofer ndrumare folositoare, studii de caz i recomandri legate de cerinele i ateptrile anumitor grupuri de pri interesate i tipuri de iniiative.
Probleme practice List de verificare Scop stabilit de limitele de micare n Etapa 3, ai luat deja n considerare limitele de micare. Limitele de micare definesc scopul procesului de implicare: care sunt problemele care trebuie discutate i care nu. Fii clari n comunicrile cu prile interesate, efectuate prin intermediul invitaiilor, materialelor scrise i prezentrilor despre scopul i obiectivele implicrii. Asigurai-v c facilitatorii externi, personalul intern, conductorii edinelor i liderii workshop-urilor expun clar scopul i obiectivele. Implicarea prilor interesate din jurul staiilor de emisie ale firmei Orange
Operatorul reelei de telefonie mobil Orange implic comunitile locale cu scopul de a identifica i, n mod ideal, de a agrea asupra celei mai bune locaii pentru noile emitoare de telefonie mobil din zon. Cu toate acestea, Orange spune clar de la nceput c inteniile lor sunt de a gsi ocaii pentru emitoare, nu discutarea chestiunii dac un astfel de emitor trebuie instalat sau nu.
Permitei reevaluarea materialitii Avei n vedere c, n multe procese de implicare, prile interesate pot ridica probleme care sunt n afara scopului implicrii. Claritatea este important n ceea ce privete expunerea scopului i, de asemenea, s nu fii deviai de probleme mai puin materiale, ns este esenial i s nu dai la o parte, cu inim uoar, noile probleme. Luai n considerare orice alte probleme ale prilor interesate n avans, dac se poate i, dac sunt neateptate, pe parcursul implicrii. Unele probleme neanticipate pot fi chiar mai importante dect subiectul implicrii planificate. Deoarece o implicare semnificativ va fi dificil dac prile interesate consider subiectul relativ irelevant, va trebui s dovedii flexibilitate i dorin de a reconsidera abordarea i prioritile pe parcursul procesului de implicare. Totui, n acelai timp, poate fi necesar s parcai noua problem pentru a nu fi distrai de la problemele materiale ale implicrii curente. Foarte posibil, prile interesate vor aproba acest lucru dac suntei pregtii s stabilii un angajament clar i concis pentru data i modul de adresare a celorlalte probleme materiale.
ETAPA 4
Rezultate i planificarea procesului Care sunt rezultatele dorite ale procesului i ce legtur au acestea cu obiectivele strategice ale companiei? Decizia este luat selectnd dintre din mai multe alternative, prin consens sau este un plan de aciune comun bazat pe angajamente individuale? Planificai agenda n aa fel nct direcia s fie nspre acest rezultat. Unde este posibil, implicai prile interesate n planificarea procesului i, cu siguran, verificai ca planurile s fie aprobate de prile interesate. Pentru mprtirea informaiilor, discuii, atingerea unui consens, luarea deciziei, planificai s folosii instrumente corespunztoare (de comunicare interpersonal sausau virtuale). Asigurai-v ca momentul implicrii i procesul decizional s se potriveasc; nu discutai ntrebri asupra crora s-a decis deja i nu ncepei un proces a crui concluzionare ar lua mai mult timp dect este necesar pentru a lua decizia. ntotdeauna asigurai-v ca este suficient timp pentru discuie i ntrebri. Meninei orice prezentare scurt i la obiect. Facei spaiu pentru discuii informale i adunri. Pregtire Elaborai o strategie de comunicare cu int asupra prilor interesate importante, folosind reele, mass-media relevant, liste de coresponden sau vizite personale. Cnd invitai oamenii, fii ateni la diferenele culturale i obiceiuri. Cine trebuie s fie prezent sunt anumii participani cu autoritate care trebuie s fie prezeni pentru a lua o decizie? Va trebui s organizai implicarea n jurul disponibilitii lor. Asigurai-v c informarea preliminar ajunge la prile interesate la timp i c aceasta ia n considerare orice limbaj relevant, probleme de dizabilitate i educaie i acoper problemele relevante i informaiile practice. Fii ateni la prezentri, dar avei grij fcndu-le prea rafinate, pot determina oamenii s suspecteze un joc de PR. Avei grij s nu subapreciai timpul de care au nevoie oamenii s citeasc i s proceseze informaia preliminar. Poate va fi nevoie s pregtii participanii cu edine preliminare, conversaii mai informale sau chiar training (vezi Etapa 3).

Implicarea unui Facilitator Un bun facilitator poate face ca procesul decizional i de rezolvare a problemei s mearg mai lin. Gndii-v dac avei nevoie de un facilitator pentru oricare din activitile de implicare. De vreme ce un membru al grupurilor de implicare poate juca eficient rolul unui facilitator n multe situaii, este deseori preferabil folosirea unui facilitator care nu are nici un interes n ceea ce privete rezultatele implicrii. Cel mai bine ar fi ca acest facilitator s fie autohton i s nu fie asociat cu problema dar, n unele cazuri, este preferabil folosirea unui facilitator independent. Tabelul de mai jos include ndrumarea pentru situaiile n care este nevoie de un facilitator i prezint ceea ce poate face un facilitator competent pentru mbuntirea procesului. Cnd folosim un facilitator? ndrumare
O persoan sau o organizaie de facilitare se poate dovedi a fi foarte util n cazul n care interaciunea din procesul de implicare care-l planificai poate arta una sau chiar mai multe din urmtoarele atribute. Nencredere? n situaiile n care nencrederea sau prtinirea este aparent sau suspectat, prile implicate ar trebuie s foloseasc un individ imparial care s faciliteze (i, poate, s convoace) implicarea. Intimidare? Prezena unui facilitator poate ncuraja articularea opiniilor care, altfel, e posibil s nu fie exprimate din cauza intimidrii simite de unele pri. Lipsa definirii problemei? n cazul n care problema este definit insuficient, sau este definit diferit de ctre mai multe pri, un asculttor i analist imparial poate ajuta la formarea unei nelegeri integrate i unitare a problemei. Posibilitate ca situaia s fie suprtoare din punct de vedere emoional? Aducerea unui facilitator care s conduc procesul permite prilor implicate s se concentreze asupra problemei n discuie, fapt ce duce la rezultate mai bune. Complexitate sau noutate? ntr-o situaie complex sau nou, un expert de proces poate ajuta grupul s lucreze mai bine mpreun din punct de vedere intelectual pentru rezolvarea problemei. Urgen? Dac este nevoie de o decizie prompt, cum ar fi ntr-o situaie de criz, folosirea unui facilitator poate ajuta prile s ajung mai repede la o nelegere. Ce face un facilitator competent? Ajut prile implicate s defineasc rezultatele dorite i cum vor fi acestea folosite. Proiecteaz o interaciune adaptat i potrivit cerinelor tuturor participanilor. Verific dac participanii sprijin i sunt implicai n proces. Asigur independena i rspunderea procesului de facilitare. Creaz o atmosfer potrivit. Menine claritatea pe parcursul ntregii edine. ncurajeaz interaciunea semnificativ. Gestioneaz interaciunea implicrii ca fiind o oportunitate de nvare.
ETAPA 4
British American Tabacco folosete facilitatori independeni pentru Dialogurile locale

British American Tabacco folosete facilitatori independeni pentru Dialogurile locale Pentru numeroasele piee n cadrul crora opereaz, companiile BAT realizeaz structuri de dialog local. Aceste structuri le permit s identifice i s rspund intereselor prilor interesate locale prin cile cele mai potrivite culturii locale i mediilor de operare. Facilitatorii independeni locali sunt alei s conduc aceste dialoguri i s genereze rapoartele aferente. Exemple de facilitatori locali includ consultani n etic i facilitare, figuri publice binecunoscute din mass-media, politic sau academie, foti diplomai, specialiti n resurse umane i experi n negociere. Rapoartele sociale locale ale Grupului includ detalii i declaraii extinse din partea acestor facilitatori locali i descriu structurile i dialogurile efectuate. Mai mult dect att, rapoartele definesc ateptrile prilor interesate exprimate n timpul acestor dialoguri i dau rspunsurile companiilor BAT locale. Aceste rapoarte i procese de dialog sunt verificate de o entitate independent.
Reguli de baz Care sunt regulile procedurale i comportamentale de baz i termenii de referin pentru participanii implicrii? Care sunt angajamentele dumneavoastr fa de ei? Multe grupuri semneaz, la nceputul edinei, un acord de confidenialitate temporar n cazul n care nu tiu ce se va ntmpla, iar la sfritul edinei l reconsider i-l modific dac toat lumea este de acord. Aprobarea i apoi furnizarea participanilor unei prezentri generale clare , a regulilor de baz i a ceea ce se ateapt de la ei. Cteva reguli de baz pentru implicare pot fi: Evitai s atribuii intenii, crezuri sau motive altora. (Punei ntrebri celorlali n loc s afirmai presupuneri neverificate) Respectai dreptul fiecrei pri de a nu spune nimic dac nu este pregtit/ sau nu dorete s vorbeasc. Permitei celorlali s-i exprime opiniile n ntregime Asigurai-v ca oportunitile pentru exprimarea prerilor s fie echitabile Respectai toate cererile de confidenialitate sau anonimat agreate de grup Adoptai o abordare orientat spre soluii Rmnei concentrai asupra problemei care este subiectul acordului.

Logistic Unde i cnd va avea loc implicarea? Va avea loc o singur dat sau va fi o serie de evenimente? Luai n calcul nevoile participanilor: Este locul de desfurare confortabil, accesibil, neutru? Este locaia comod i accesibil pentru transportul public i privat? Este ora stabilit sincronizat cu celelalte angajamente i preocupri ale prilor interesate, cum ar fi: munc, ngrijirea copilului, timpul recoltei, sigurana, srbtori religioase. Asigurai mncare, cazare i transport dup cum este nevoie. Dac este un eveniment internaional, avei n vedere dac unele pri interesate vor fi obosite din cauza diferenei de fus orar sau copleite de mediul strin. Dac planificai un proces de implicare online, asigurai-v c este accesibil de pe platforme diferite precum i oamenilor fr broadband sau cele mai recente browsere i plug-ins. Asigurai-v ca avei suficient spaiu pentru activitile planificate (ex: pauze), c acustica i iluminatul sunt bune. Planificai aranjamentele de aezare n aa fel nct s sprijine obiectivele (de ex.: format semicircular sau rotund pentru discuii, podium i audien, mese sau flipcharts pentru scris). nregistrare i asigurare Facei planuri pentru nregistrarea persoanelor care au participat, procedurilor, rezultatelor i oricror angajamente fcute n timpul implicrii care vor trebui urmrite. Cum va fi aceast nregistrare asigurat (de ex.: prin circularea acesteia tuturor celor prezeni pentru a fi comentat/semnat de aprobare sau prin implicarea unui facilitator extern / asigurator vezi Etapa 5 pentru mai multe detalii despre asigurare). Cum vor fi comunicate procedurile i rezultatele implicarii i cui? Ce nregistrri trebuie pstrate pentru audit? Avei nevoie s asigurai participanii de confidenialitate deplin sau deschidere deplin sau o abordare median (cum ar fi Regula casei Chatham)? Avei nevoie s nregistrai n direct procedurile, folosind aparate video sau audio sau fotografiere? Avei grij ca participanii s tie acest lucru i s avei acordul lor. Ce vei face cu nregistrarea? Semne ale succesului Gndii-v cum v vei da seama dac procesul a avut succes. Stabilii inte pentru indicatorii de succes privind informaiile primite, informaiile transmise i rezultate, cum ar fi: implicarea merge conform planului, numrul participanilor, impresiile participanilor, acoperire mass-media, atingerea unui consens. Planificai metode prin care participanii s transmit impresiile lor despre percepia proprie asupra procesului. Csua de mai jos prezint un bun exemplu a felului n care se poate face acest lucru.
STAGE 4
Metode de Evaluare a Implicrii prilor interesate ale Articolul 13

Momentul implicrii prilor interesate este considerat de Compania Articolul 13 prin urmtoarele ntrebri al cror scop este de a ajuta la identificarea perspectivelor prilor interesate i a unitilor de msur ale succesului acestora: Cum a fost acest proces pentru dumneavoastr ? (A fost sigur, accesibil, transparent, clar, de cldire a ncrederii, documentat, implicat, relevant, participativ?) Am atins scopul implicrii? Cum putem mbunti implicarea? Cum putem merge mai departe pentru a asigura transmiterea obiectivului/scopului? Cum vei aprecia dac am ascultat, nvat i acionat? Ce ar face aceste lucruri evidente pentru dumneavoastr ? Dorii s continuai procesul de implicare a prilor interesate? Cum ai dori s fie n continuare?
Anticiparea riscului Ce poate merge ru? (de ex.: participanii rmn blocai n aprarea unor poziii combative, prile interesate principale refuz s se implice, persoanele ncalc acordurile de confidenialitate). Facei planuri pentru evenimente neprevzute, pentru gestionarea celor mai posibile sau duntoare riscuri. Gndii-v ce s-ar putea ntmpla dac ateptrile prilor interesate nu sunt satisfcute. METODOLOGIE RECOMANDAT M15: PROIECTAREA PROCESULUI DE IMPLICARE Scopul acestei activiti este de a asigura un proces de implicare bine gndit, care i atinge obiectivele i este bine gestionat pentru a funciona lin. Identificai persoanele care vor fi implicate n conducerea procesului de implicare att din organizaie, ct i din afara ei. De asemenea, identificai reprezentanii prilor interesate care pot ajuta la proiectarea procesului. Fie ca grup sau n funcie de responsabilitile individuale (cum ar fi: coordonator logistic), trecei prin lista de verificare a problemelor i opiunilor. Scriei un plan de implicare care s acopere problemele principale de proiectare, sarcinile asociate, responsabilitile, resursele i intervalele de timp.
Implicai prile interesate prin modaliti care funcioneaz

FORMULAR DE SUMAR T15: PLAN DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE*
Prezentare general
Subiectul implicrii Scop: Obiective strategice rezultatele dorite: Abordarea implicrii Metod (e): Grupuri & reprezentani int ai persoanelor interesate:
Plan practic
Activiti & Resurse Pregtire Invitaie / Publicitate Informare preliminar Logistic Loc, ora Transport, mncare, cazare etc Echipamente etc Compensarea participanilor Proces pentru atingerea rezultatelor dorite Agenda/planul pentru eveniment Reguli de baz i termeni de referin Roluri din ziua respectiv i facilitare nregistrare i asigurare Procedura de asigurare Informaii transmise participanilor Comunicare mai ampl a rezultatelor Semne ale succesului (ateptri pentru primirea i transmiterea de informaii) Metoda pentru primirea informaiilor legate de mulumirea participanilor Responsabilitate Interval de timp
Evaluarea riscului
Riscuri: Plan pentru situaii neprevzute:
STAGE 4
ETAPA 4 - RETROSPECTIV
La sfritul acestei Etape, vei avea stabilit un mod de implicare a prilor interesate de activitatea dumneavoastr , parte dintr-un proces permanent de management i deliberare format n jurul problemelor materiale pentru succesului organizaiei dumneavoastr Rezultate Informare, nelegere reciproc crescut i un acord asupra unui curs de aciune / urmtorilor pai legai de problemele de interes mutual O relaie mai aprofundat cu prile interesate Validarea materialitii problemelor Posibila identificare de noi probleme materiale
Aciuni concrete i revizuirea implicrii
ETAPA 5
SCOP Scopul acestei Etape este a transpune n aciune noile lucruri nvate, informaiile i acordurile, i de a ne asigura c prile interesate neleg cum facem acest lucru. Dei o activitate principal de implicare a avut loc, ntregul proces este departe de a fi gata. Noile lucruri nvate, informaii i acorduri trebuie transpuse n decizii, politici i planuri de aciune i apoi n procese mbuntite ale companiei sau n schimbri strategice sau operaionale. Relaiile dezvoltate pe parcursul procesului de implicare trebuie i ele fixate. Acest lucru necesit ca informaiile despre aciunile pe care dorii s le ntreprindei, ct i despre implicrile sau dialogurile viitoare, dac sunt necesare, s fie transmise la timp. n ciuda celei mai bune pregtiri i planificri, n timpul implicrii ies la lumin noi probleme materiale care necesit dialog. O consecin ar fi reconsiderarea materialitii diferitelor probleme, reorganizarea lor n funcie de noile prioriti i nevoia de a identifica mai multe resurse. Mai mult dect att, ntregul proces de implicare trebuie revizuit pentru a identifica posibilitile de mbuntire n ciclurile viitoare de implicare a prilor interesate.
PRINCIPII Principiile: materialitate, exhaustivitate i responsivitate ofer ndrumare pentru a avea asigurat faptul c implicarea prilor interesate sprijin obiectivul rspunderii organizaionale. Principiul cheie care se dorete a fi transmis de aceast etap este responsivitatea.
'Inclusivitate Considerarea intereselor prilor interesate n procesul decizional al organizaiei Principii Materialitate Exhaustivitate Responsivitate
Aceasta nseamn c organizaia se angajeaz s rspund ateptrilor materiale ale prilor interesate, incluznd o comunicare adecvat a acestor rspunsuri ctre prile interesate de activitatea acesteia.
PROCES Instrumentele i aciunile descrise n aceast etap acoper trei procese care trebuie s aib loc n urma procesului de implicare: aciune transpus n planificarea i monitorizarea schimbrilor strategice i operaionale agreate prin folosirea informaiilor obinute pentru fundamentarea deciziilor pentru produsele, procesele i aciunile strategice; raportarea i transmiterea informaiilor ctre prile interesate implicate i altora i revizuirea procesului de implicare n sine pentru a nva din reuite i greeli i pentru a evidenia dac este nevoie de continuarea dezvoltrii procesului de implicare a prilor interesate. Rezultatele vor fi incluse n urmtorul ciclu strategic de implicare pentru finisarea prioritizrii prilor interesate i problemelor principale i angajamentul resurselor asociate.
Etapa 4: Implicarea prilor interesate Informaii, preri, acorduri, relaii mai solide
Etapa 5: Aciune Ce urmeaz? Ce decizii trebuie luate? Cum se face raportarea i includerea informaiilor n procesul de implicare? Ce putem nva din proces?
Raportare i asigurare
Planificarea aciunii
mbuntirea continu a procesului de implicare
P16: CREAREA UNUI PLAN DE ACIUNE
CADRUL n funcie de tipul relaiei i obiective, aciunea poate fi ceva ce iniiai la birou pe baza informaiilor adunate sau poate reprezenta implementarea unui acord dintre prile interesate de a ntreprinde aciuni individuale sau prin cooperare. De asemenea, ar trebui s planificai monitorizarea implementrii rezultatelor mai ales dac n timpul procesului de implicare ai agreat, mpreun cu prile interesate, care sunt indicatorii sau factorii de succes. Acest exerciiu v va ajuta s dezvoltai o imagine de ansamblu a rezultatelor i oricror activiti de urmrire i monitorizare a acestora. n unele cazuri, aceast activitate poate necesita o analiz mai detaliat a rezultatelor i, deseori, o continuare a implicri prilor interesate, dup cum s-a menionat anterior. n multe cazuri, procesul de implicare va rezulta prin informaii de valoare pentru persoane i departamente din cadrul organizaiei care nu au fost implicate direct n proces. Pentru a maximiza valoarea procesului de implicare, asigurai-v c aceste persoane i departamente primesc i neleg aceste informaii. Mai mult dect att, informarea prilor interesate externe asupra rezultatelor implicrii poate depi sfera iniial stabilit (ex. companii din acelai domeniu de activitate, sindicate, mass-media, publicul larg). Indiferent de audit, intern sau extern, poate fi nevoie de educarea prilor interesate. Aceasta poate consta n sintetizarea i traducerea informaiilor pentru un impact mai mare, de exemplu pentru a delega partenerii de afaceri interni sau a fixa mai mult stpnire asupra abordrii unei probleme printre prile interesate. Acest fapt este important mai ales cnd cutai soluii la dileme pe care nu le putei rezolva singuri. Concluzia poate fi nevoia de a considera o mai mare implicare i, prin urmare, nevoia de a aduna resursele dumneavoastr i a prilor interesate ntr-un fel mai colaborativ pentru a adresa problema. Pe de alt parte, concluzia poate nsemna i identificarea nevoii de formare a competenelor nainte de a continua implicarea. Indiferent de modul n care dorii s rspundei procesului de implicare, stabilirea unor eluri SMART pe parcursul i dup procesul de implicare poate fi de mare folos.

P16: CREAREA UNUI PLAN DE ACIUNE
Obiective SMART
S M A R T Specifice declarai ce anume trebuie realizat Msurabile astfel nct s fie posibil determinarea dac sau ct de mult a fost realizat Realizabile n mod realistic, date fiind circumstanele i resursele Relevante obiectivului / strategiei generale, prilor interesate i persoanelor responsabile pentru realizarea lor Timp intervale de timp realistice pentru realizare
Obiectivele SMART evideniaz ceea ce urmeaz s se ntmple, care sunt persoanele de aciune, pn la ce dat va avea loc aciunea i felul cum va fi realizat aceasta. Cheia n stabilirea obiectivelor SMART este proprietatea. De vreme ce obiectivele sunt menite s asigure prile interesate de responsivitatea companiei dumneavoastr , ar trebui s ncercai s cutai aprobarea lor. Cteodat, dar nu ntotdeauna, poate fi posibil n timpul procesului de implicare. Uneori, persoanele care trebuie s aib un cuvnt de spus asupra obiectivelor nu sunt implicate direct n procesul de implicare. n acest caz, asigurai-v c raportai i transmitei deciziile luate n legtur cu obiectivele (pentru Raportare, vedei urmtoarea seciune).
METODOLOGIE RECOMANDAT M16: CREAREA UNUI PLAN DE ACIUNE Scopul aceste activiti este elaborarea unui plan pentru transpunerea prerilor, informaiilor i acordurilor n aciune i asigurarea faptului c aceasta este monitorizat i se poate raporta. Folosii Formularul T16 pentru a capta rezultatele acestui proces. Formai un grup de participani interni n procesul de implicare care pot s ia decizii legate de urmtorii pai, sau au acces la acele persoane care pot lua astfel de decizii. Revedei rezultatele implicrii n cadrul unei ntlniri a echipei sau un workshop i construii o imagine general a acestora. Fcnd acest lucru, ntrebai-v: Avnd n vedere obiectivele noastre strategice ale implicrii (vezi planul implicrii), care sunt rezultatele obinute? Identificai care sunt potenialele implicaii operaionale i strategice i desemnai responsabiliti pentru urmrirea acestui rezultat. Identificai pasul (paii) urmtor/i, care poate a/au fost deja agreat/i mpreun cu prile interesate, i decidei cnd va/vor fi realizat/i. Identificai orice ntrebri rmase sau probleme care au rezultat i care trebuie adresate n urmtoarele procese de implicare. Din nou, decidei cui i revine responsabilitatea pentru continuarea procesului. Desemnai responsabiliti pentru implementarea i monitorizarea activitilor urmtoare. Asigurai-v c informaiile care ar putea fi de valoare altora din cadrul organizaiei dumneavoastr le sunt comunicate acestora ntr-o manier adecvat. Comunicai cu prile interesate n mod corespunztor.
ETAPA 5
ASPECTE CARE TREBUIE AVUTE N VEDERE Procesul de revizuire a implicrii descris mai jos necesit o ntlnire a echipei sau un workshop. Putei s realizai ambele lucruri n acelai timp. Este important s discutai i s validai intern toi paii care urmeaz i la care v angajai nainte de a-i comunica prilor interesate. Sunt prezeni/ disponibili toi cei care vor fi implicai n aceast activitate de acord? Sunt disponibile toate resursele necesare, sau este nevoie de o realiniere a obiectivelor interne astfel nct s nu existe vreun conflict cu rezultatele implicrii? Au oamenii competenele cerute ndeplinirii acestor angajamente? (vezi Etapa 3 pentru informaii despre formarea capacitii) Pentru a asigura un nivel nalt de asimilare i urmrire a procesului de nvare i a oportunitilor, ct i asigurarea faptului c informaiile sunt folosite pentru fundamentarea strategiei corporative, fii siguri c implicai, n mod direct, membri ai consiliului de administraie sau membri ai subcomitetelor relevante care raporteaz comitetului aceste probleme.
FORMULAR DE SUMAR T16: MATRICEA IMPLEMENTRII REZULTATULUI IMPLICRII*
Obiectiv strategic
Rezultate
Implicaii strategice& operaionale
Proprietar / decident
Urmtorul pas / Responsabilitate Interval Obiectiv Smart intern pentru de timp monitorizare i raportare

P17: RAPORTAREA CTRE I ASIGURAREA PRILOR INTERESATE
CADRUL Pentru demonstrarea faptului c ai acordat atenia necesar rezultatelor procesului de implicare, este extrem de important s raportai prilor interesate deciziile luate n urma implicrii. Aceste decizii sunt importante pentru prile interesate pe care le-ai implicat dar, cum s-a mai spus, pot i s influeneze deciziile altor pri interesate care nu au fost implicare iniial (de exemplu: parteneri de afaceri interni, consumatori interesai de felul n care un productor implic muncitorii din lanul de aprovizionare, sau investitori preocupai de managementul riscului). Exist o multitudine de ci prin care putei raporta prilor interesate implicate sau pe care dorii s le implicai: Conversaii fa-n-fa Sumar prezentat telefonic Scrisori de mulumire, sumariznd rezultatele i urmtorii pai Ca parte din activitile de raportare obinuite (cum ar fi raportul de responsabilitate corporativ) Rspunsul electronic al companiei Barclays la rspunsul dat de Ficus Group cu privire la strategia Barclays de responsabilitate corporativ
Furnizorul de servicii financiare din Regatul Unit Barclays, a cerut unui consultant independent s faciliteze o examinare a raportrii lor i a strategiei de responsabilitate corporativ prin intermediul unui focus group format din mai multe pri interesate. Principalele comentarii i preocupri exprimate de acest grup au fost rezumate ntr-un document electronic, care a fost publicat de Barclays mpreun cu un rspuns la fiecare punct atins i cteva angajamente pentru felul n care acestea vor fi adresate n viitor.
Raportarea este parte integrant a proceselor de implicare a prilor interesate, att n ceea ce privete transmiterea informaiilor ctre cei direct implicai n proces, ct i ca mecanism de informare a celor care nu au fost implicai. Rapoartele publice pot juca o parte vital n informarea tuturor prilor interesate de orice tip, n legtur cu performaa corporaiei, dar pot fi nelese i ca o continuare a contribuiei la dezbaterea global despre rolul evolutiv al afacerilor n societate. Raportarea sustenabilitii poate fi finisat de ctre i fundamentat prin dialogul cu prilor interesate, dup cum este clar enunat n Modelul de Performan al UN Global Compact. i liniile directoare GRI subliniaz valoarea implicrii prilor interesate. Pentru o companie care dorete s-i mbunteasc valoarea adugat de interaciunea cu prile interesate, o provocare de management const n alinierea sistemelor de raportare i informare interne i externe.15 Raportarea calitii n sine fundamenteaz implicarea viitoare. De exemplu, o prim declaraie public asupra performanei de sustenabilitate poate fi folosit ca baz a unei discuii iniiale cu actorii societii civile sau alte pri interesate. n legtur cu aceasta, este importana pe care trebuie s o considerai a felului cum diferite ci de comunicare reuesc s obin rspunsuri diferite din partea prilor interesate. n esen, trebuie identificat combinaia de modaliti care are impactul maxim.16
15
(n Modelul de Performan a UNGC, a se vedea Fussler, C., Cramer, A. and Van der Vegt, S. (eds) 2004. Raising the Bar. Creating Value with the United Nations Global Compact. Sheffield: Greenleaf Publishing.)
16
A se vedea Impactul Raportrilor, CSR Europe & AccountAbility, 2003, for further. Analizarea unor abordri diferite de raportare.
ETAPA 5
Test final de raportare ctre prile interesate i societate este trecut dac organizaia reflect un rspuns adecvat problemelor materiale scoase n eviden pe parcursul proceselor de implicare. Totui, principiul responsivitii nu cere ca organizaia care raporteaz s fie de acord sau s se conformeze tuturor preocuprilor i intereselor prilor interesate, ci ca rspunsul acesteia s fie coerent i consistentcu acestea. Astfel, un rspuns adecvat trebuie s includ contietizarea preocuprilor principale, o prioritizare a problemelor (inclusiv o explicaie a felului n care aceast ierarhie a fost stabilit), ce s-a ntmplat de cnd a avut loc dialogul, s-au stabilit pragurile i urmtorii pai n cadrul unui interval de timp fixat.
Raportarea Performanei compania Camelot

Seciunea Performana Noastr din Raportul Social al companiei Camelot din 2004 se concentreaz asupra gradului n care compania satisface ateptrile a opt grupuri de pri interesate identificate i asupra a ce s-a angajat firma Camelot s fac n viitor. Pentru fiecare grup de pri interesate, se raporteaz asupra: - Viziunii companiei Camelot fa de relaia cu aceste pri interesate - Progresul fcut n raport cu angajamentele din anul precedent - Performana calculat n raport cu indicatorii cheie i intele relevante. Indicatorii sunt aceeai de la an la an, pentru a arta tendina n timp - Detalii despre orice consultare realizat n 2003/2004, problemele care au fost ridicate de prile interesate i rspunsurile firmei Camelot - Angajamentele pentru anul viitor.
Exist numeroase recomandri de raportare. Cele mai recunoscute la nivel internaional sunt Liniile directoare de Raportare a Sustenabilitii ale Iniiativei de Raportare Global (www.globalreporting.org) care, mpreun cu diverse documente de ndrumare i protocoale tehnice, ofer o ndrumare extins pentru procesele de raportare, inclusiv a principiilor i indicatorilor pentru raportare. GRI nsui implic un proces extins, global, care contribuie la revizuirea permanent a Liniilor directoare GRI.
Un prim scop al raportrii este de a contribui la un dialog permanent cu prile interesate. Rapoartele n sine ofer puin valoare dac nu reuesc s informeze prile interesate sau s sprijine un dialog care influeneaz deciziile i comportamentul organizaiei care face raportarea i a prilor interesate ale acesteia. Totui, GRI recunoate c procesul de implicare nici nu ncepe, nici nu se termin odat cu publicarea unui raport de sustenabilitate. Informaie preluat din Liniile directoare de raportare a sustenabilitii GRI 2002

Prin clarificarea impactului organizaiei i evidenierea lucrurilor nvate din implicarea prilor interesate, raportarea public poate avea efecte semnificative asupra afacerii, prilor interesate interne i externe. De fapt, procesul de raportare acioneaz adesea ca un stimul pentru discuiile interne care rezult ntr-o schimbare a culturii organizaionale i a rezultatelor.
Impactul Raportrii
Aciuni Performan Decizii
IMPACT
Percepii
Raportare public
Surs: Impacts of Reporting, CSR Europe & AccountAbility, 2003.
ETAPA 5
Raportarea companiei BAT asupra dialogurilor cu prile interesate i asigurarea acestora, realizat de Bureau Veritas
n ceea ce privete seciunea de aspecte materiale din Raportul Social al companiei British American Tobacco pe anul 2004/2005, BAT raporteaz ase subiecte identificate ca fiind de interes material pentru grup i prile interesate ale acestuia, subiecte rezultate din dialogurile purtate cu prile interesate la nivel internaional de-a lungul a trei cicluri de raportare. Aceste subiecte sunt: Piaa i prevenirea fumatului juvenil; Riscurile sntii i informaii despre produs; Reducerea daunelor; Fumatul n locuri publice; Principalul lan de aprovizionare al BAT; Accizele i abordarea comerului ilicit. Prin urmare, dialogul prilor interesate cu firme din Regatul Unit din ciclul raportrii sociale pe 2004/2005 s-a concentrat asupra acestor ase subiecte. Pentru fiecare subiect din aceast seciune, BAT include n raport urmtoarele: un raport independent ntocmit asupra dialogului i comentariilor prilor interesate; toate angajamentele luate n anul precedent i un raport de progres. Mai mult dect att, fiecare subiect este prefaat de un comentariu independent din partea Institutului britanic de etic n afaceri. n plus fa de aceste mecanisme de asigurare fine, Raportul social pe 2004/2005 al companiei BAT a fost supus i unui proces de asigurare extern efectuat de Bureau Veritas pe baza Standardului de Asigurare AA1000. Bureau Veritas angajeaz diferite simboluri de la diferite niveluri de asigurare; simbolurile marcheaz diferite elemente ale rapoartelor. Cel mai nalt nivel de asigurare acordat a nsemnat c Bureau Veritas a garantat c informaiile prezentate sunt fundamentate de probele aferente, activitile au fost observate de un asigurator, iar activitile descrise au fost aliniate cerinelor standardului AA1000. Tehnicile de audit angajate de Bureau Veritas au inclus: Interviuri fa-n-fa i telefonice cu personalul relevant al British American Tobacco, att de la sediile centrale din Regatul Unit, ct i de la nivel local; Examinarea sistemelor i proceselor relevante ntocmite, unde au fost disponibile; Examinarea detaliat a probelor documentate deinute de sediile centrale ale British American Tobacco din Londra, legate de activitatea realizat acolo i de informaiile legate de rspunsurile British American Tobacco la problemele ridicate n timpul dialogului; Discuii cu prile externe pentru confirmarea informaiilor, unde au fost disponibile; Participarea la toate sesiunile de dialog cu prile interesate avute de British American Tobacco n Regatul Unit; Participarea la patru sesiuni de dialog cu consumatorii avute de British American Tobacco n Regatul Unit; Examinarea rapoartelor ntocmite de facilitatori n urma fiecrui dialog avut n Regatul Unit i internaional. Reviewing reports compiled by the independent facilitators from each UK-based and international dialogue.
Principiile materialitate, exhaustivitate i responsivitate pot fi folosite pentru a evalua calitatea raportului, n special cnd, pentru implicarea prilor interesate, compania folosete raportul de responsabilitate corporativ. Mai jos este o list de verificare pe care o putei folosi pentru a verifica dac raportul dumneavoastr este aliniat acestor principii 17.
17
A se vedea i seciunea Principii i Standarde pentru Implicarea prilor interesate din partea introductiv.

List de verificare pentru raportarea ctre prile interesate

Principiu din Standardul AA1000AS Materialitate Raportul intern i/sau extern. reflect felul n care organizaia definete care dintre problemele prilor interesate sunt materiale pentru afacerea companiei? discut care sunt criteriile folosite pentru luarea deciziilor n ceea ce privete materialitatea? explic de ce prile interesate/problemele identificate sunt materiale sau nu? reflect modul n care dilemele dintre diferitele ateptri n ceea ce privete materialitatea sunt contientizate? discut dac indicatorii i intele incluse n raport pot fi, sau sunt, folosite n procesele strategice i operaionale de luare a deciziilor? indic modul n care organizaia caut s-i neleag performana n ceea ce privete problemele materiale (cum ar fi: de ce a folosit indificatori specifici, procese de management i asigurare intern, etc)? arat modul n care organizaia a decis asupra aspectelor de performan care vor fi incluse n msurare (cum ar fi: activiti, produse, amplasamente i sucursale)? arat modul n care organizaia integreaz aceste msuri n cadrul proceselor principale de management, guvernan i schimbare? permite prilor interesate s interpreteze informaiile prin ci folositoare lor n luarea deciziilor (cum ar fi: asigurnd corectitudinea informaiilor)? discut raionamentul folosit de organizaie pentru a decide la care probleme s rspund? reflect modul n care organizaia aloc resursele pentru implementarea angajamentelor care rspund problemelor materiale ale prilor interesate? Sunt aceste resurse adecvate? discut modul n care organizaia identific orice neajunsuri i aciunile corective ulterioare legate de problemele materiale? specific intele legate de nevoile de mbuntire identificate? Care este calitatea tehnic a acestor inte (cum ar fi: sunt acestea la timp, msurabile, specifice, realistice, etc)?
Exhaustivitate
Responsivitate
n cele din urm, un raport poate fi un instrument puternic de asigurare a prilor interesate. Un raport de calitate ridicat care ntrunete multe din criteriile de mai sus poate asigura prile interesate de calitatea rspunsurilor date preocuprilor i ateptrilor lor. Totui, un proces mai formal de asigurare a implicrii prilor interesate i raportul rezultat pot intensifica credibilitatea i continua formarea ncrederii.
Ce nseamn Asigurarea? Asigurarea este o metod de evaluare care folosete un set specific de principii i standarde pentru a evalua calitatea unui subiect, cum ar fi un raport intern i/sau extern al unei organizaii sau activitile de implicare a prilor interesate, ct i sistemele, procesele i competenele subiacente care sprijin performana organizaiei. Asigurarea include comunicarea rezultatelor acestei evaluri cu scopul de a oferi credibilitatea subiectului pentru utilizatorii lui. A nu se confunda Asigurarea cu auditul, verificarea sau certificarea. Asigurarea este rezultatul dorit. Auditul, verificarea i certificarea sunt exemple de instrumente prin care se obin astfel de rezultate, n completarea experienelor istorice, reputaiei sau implicrii n sine Surs: AccountAbility 2005
ETAPA 5
METODOLOGIE RECOMANDAT M17: PROIECTAREA UNUI PROCES DE ASIGURARE Scopul acestei metodologii este proiectarea unui proces care servete la asigurarea prilor interesate n ceea ce privete faptul c pregtirea implicrii, procesul de implicare n sine, ct i deciziile i implementarea rezultatelor sunt realizate ntr-o manier just, transparent i responsiv, cu respect fa de ateptrile prilor interesate. Folosii tabelul de mai jos pentru a v ndruma prin diferitele consideraii i opiuni. Este important s ncepei s v gndii la asigurare nc de la nceputul procesului; ideal ar fi s implicai un asigurator chiar de la nceputul procesului de implicare, la momentul cnd luai deciziile iniiale asupra materialitii prilor interesate i a problemelor. Alternativ, o bun documentare a pailor precedeni, ct i a consultrii prilor interesate, poate permite ca un asigurator s fie implicat i mai trziu pentru a oferi un anumit nivel de asigurare. Un asigurator potrivit este, n general, o persoan sau un grup de persoane (de ex.: un grup de pri interesate sau un asigurator profesionist) care este i poate fi vzut independent vis--vis de companie i care este ntr-o poziie din care poate contesta sau pune sub semnul ntrebrii abordarea implicrii prilor interesate de ctre companie. n afara de aceasta, trebuie, bineneles, s fie competent pentru realizarea procesului de asigurare cerut. Avei grij ca acest asigurator s posede legitimitate n raport cu prile interesate. Per ansamblu, este important s aprobai procesul de asigurare mpreun cu prile interesate: s aprobai scopul i subiectului procesului de asigurare, principiile care vor fi aplicate acestui subiect i nivelul de asigurare urmrit n proces.

Gndindu-ne la Asigurare
Consideraie Opiuni
Dorina de asigurare
Cine are nevoie de asigurare? Prile interesate interne: managementul i consiliul responsabil de evaluarea riscului i crearea de valoare au nevoie de asigurarea informaiilor ca fiind corecte i complete, precum si de confirmarea c sistemele funcioneaz Prile interesate externe: investitorii i autoritile de reglementare interesate n asigurarea conformrii cu normele de guvernan, risc i legislaie Prile interesate independente: media i ONG-urile care deseori sunt cinice n ceea ce privete eforturile de responsabilitate social sau dezvoltare durabil, sau clienii care pot aprecia certificarea produsului. Respectarea cerinelor legale: de ex: pentru raportarea financiar i de mediu. Convingerea: formarea ncrederii i credibilitii sau obinerea unei anume certificri. Luarea deciziilor: asigurarea credibilitii informaiilor folosite de prile interesate pentru luarea deciziilor. nvarea: monitorizarea i mbuntirea continu a sistemeler de management.
Care este scopul procesului de asigurare?
Metodologia de asigurare
Ce standarde i principii guverneaz procesul de asigurare? ISAE3000: ofer ndrumare practic pentru angajarea asigurrii nefinanciare pentru servicii profesionale asigurate de firme de audit financiar. AA1000 Standardul de Asigurare: ofer un angajament general pentru promovarea rspunderii pentru dezvoltarea sustenabilitii prin includerea prilor interesate, sprijinit de trei principii cheie: materialitate, exhaustivitate i responsivitate; AA1000AS este compatibil cu alte standarde de asigurare cum ar fi ISAE3000 dar i cu cadrul de raportare a sustenabilitii, cum e GRI- Linii directoare pentru raportarea sustenabilitii. Standardele naionale: Exist o gam larg de standarde naionale de asigurare care trebuie avute n vedere.
Scopul asigurrii
Care este obiectivul? Testarea datelor: verificarea informaiilor prezentate din punctul de vedere al corectitudinii i exhaustivitii. Verificarea sistemelor: testare pentru a vedea dac managementul i sistemele de informaii sunt robuste. Evaluarea materialitii i riscului: nelegerea implicaiilor centrale pentru organizaie. Evaluarea conformrii i responsivitii: evaluarea modului n care organizaia se conformeaz standardelor, angajamentelor i ateptrilor prilor interesate. Comentare: preri despre ct de bine merge compania i cum poate fi mbuntit. Vast: are scopul de a acoperi performana de sustenabilitate general Specific: aspecte specifice de performan social, de mediu i economic, informaii calitative i/sau cantitative, i/sau sisteme. Subiectele pot fi din trecut sau din viitor. Specifice amplasamentului: de ex. audituri ale furnizorului. Specifice produsului: de ex. asigurarea pentru etichetare. Nivel de companie sau grup: de ex. rapoarte de sustenabilitate
Care este natura chestiunii n discuie? Care sunt graniele procesului de asigurare?
ETAPA 5
Gndindu-ne la Asigurare (continuare)

Consideraie Opiuni
Asiguratori
Cine ofer asigurarea? Asigurarea intern: la nivel de departamente funcionale, evaluarea riscului/audit intern, sau consiliu. Asigurare extern: auditori profesioniti, specialiti n Responsabilitate social corporativ, organizaii ale societii civile, lideri de opinie, sau comitete consultative. Credibilitate/Reprezentarea prilor interesate: Compenten n asigurare: verificarea datelor i analizarea sistemelor, ct i nelegerea rolurilor de asigurare. Competen procedural: comunicarea cu prile interesate, stabilirea materialitii i responsivitii. Competen faptic/de coninut: expertiz social, tiinific, economic sau industrial. Conform ISAE3000, nivelul de asigurare este neles ca o evaluare menit s reduc riscul erorilor sau omisiunilor din informaiile asigurate, pn la un nivel acceptabil. ISAE3000 face diferena ntre dou niveluri de asigurare: Angajarea unei asigurri rezonabile (risc redus pn la un nivel sczut) i Angajarea unei asigurri limitate (risc redus pn la un nivel moderat) Pentru diferite informaii sau probleme, este posibil i o combinaie a acestor niveluri. Alegerea determin cantitatea i profunzimea muncii realizate de asigurator i stabilete formularea declaraiei de asigurare. AA1000AS spune c nivelul de asigurare pentru alocarea/ procesul/ angajarea asigurrii depinde de urmtorii factori: Disponibilitatea datelor Robusteea sistemelor de management Asigurarea existent pentru anumite aspecte ale performanei Procese de asigurare intern Resurse alocate pentru asigurare de ctre organizaia care raporteaz Limitri legale sau comerciale Competene ale asiguratorului.
Ce fel de competene sunt necesare pentru oferirea asigurrii prilor interesate?
Ce nivel de asigurare trebuie s cutm?
LUAI AMINTE Asigurarea este un subiect complex, iar discuia de mai sus asupra acestuia este limitat. Pentru mai multe informaii, v rugm s v documentai din resursele despre asigurare oferite n anex.

P18: REVIZUIREA PROCESULUI DE IMPLICARE
CADRUL n cele din urm, exist nevoia de a nva din activitile de implicare din trecut. Ce a funcionat i ce nu, i ce poate fi mbuntit pe viitor? O evaluarea amnunit a activitilor de implicare a prilor interesate realizate pn n prezent ofer o ampl oportunitate de mbuntire a abordrii companiei n ceea ce privete implicrile viitoare. Dac rezultatele acestei evaluri sunt captate n formularul potrivit, atunci va permite companiei s mprteasc leciile nvate cu ceilali din cadrul companiei i din afara acesteia, cu parteneri de afaceri, companii din acelai domeniu i prile interesate. METODOLOGIE RECOMANDAT M18: REVIZUIREA PROCESULUI DE IMPLICARE Scopul acestei activiti este revizuirea procesului de implicare pentru a nelege cum poate fi dezvoltat n viitor. Aceast etap poate fi realizat n echip, sau poate implica prile interesate fie dup procesul de implicare sau ca parte din acesta. Exist o mare varietate de modaliti prin care prile implicate pot fi incluse n procesul de evaluare: (de ex. prin intermediul unui buletin de comentarii din timpul i dup proces, folosirea unei cutii potale pentru sugestii anonime, cererea exprimrii speranelor i temerilor pe care le au cei care au fost implicai, etc.) Reconsiderai scenariile pentru cazurile cele mai favorabile i cele mai defavorabile ce s-a ntmplat de fapt? Aezai implicarea propriu-zis pe un spectru ntre cazurile cele mai favorabile i cele mai defavorabile. Reconsiderai semnele succesului identificate n planul de implicare a prilor interesate. S-a ntmplat? Ce e mai bine sau mai ru dect s-a ateptat? De ce? Au fost realistice obiectivele stabilite? Au existat incidente, probleme neateptate? Per ansamblu, ncercai s aflai ce a funcionat i ce nu i ce se poate face mai bine pe viitor. Au fost discrepane ntre problemele materiale identificate nainte de procesul de implicare i ceea ce a rezultat n timpul procesului? Ct de semnificative au fost aceste discrepane i care sunt consecinele? Rezumai rezultatele n tabelul din pagina urmtoare. LUCRURI CARE TREBUIE AVUTE N VEDERE Ideal ar fi ca pri din acest proces s fie realizate n timpul procesului de implicare. Abordarea Articolului 13 (pag. 115, Etapa 4) ofer un exemplu despre modul n care o organizaie efectueaz o prim evaluare a calitii procesului mpreun cu prile interesate ale acesteia. Fii ateni pentru c, cteodat, poate fi o lung durat de timp pn cnd implicarea rezult n schimbri n percepiile sau aciunile companiei. Prin urmare, acestea vor trebui revizitate periodic.
ETAPA 5
FORMULAR DE REZUMAT T18: REVIZUIREA IMPLICRII*
Proces de implicare Evaluarea general a implicrii

Obiectivele procesului/semne ale succesului.
Ai stabilit obiective, de ex.: pentru participare, progres, mulumirea prilor interesate?
S-a ntmplat?
n ce msur acest proces de implicare i-a atins obiectivele? de ex.: numr de participani, s-a ajuns la o nelegere, prile interesate sunt mulumite de proces
Obiectivele implicrii.
Ce-ai vrut s obinei?
A funcionat?
n ce msur aceast implicare a ntrunit obiectivele procesului?
Per ansamblu, ct de bine a funcionat? .

(reconsiderarea scenariilor)
Scenariul pentru cazul cel mai favorabil
Cel mai defavorabil
Revizuire practic
Ce a mers conform planului?
Ce nu a mers conform planului?
Ce ai face altfel data viitoare?
A avut implicarea un anumit impact asupra percepiilor i/ sau comportamentului prilor interesate? A avut implicarea un anumit impact asupra percepiilor i/ sau aciunilor companiei?

P18: REVIZUIREA PROCESULUI DE IMPLICARE
RETROSPECTIV ETAPA 5
Pn la sfritul acestei Etape, deja ai efectuat o revizuire a implicrii, v-ai asigurat c informaiile obinute au fost transmise decidenilor i ai ntocmit un plan de monitorizare i raportare a rezultatelor. Rezultate Informaiile relevante au fost transmise decidenilor din cadrul i din afara organizaiei, mpreun cu un cadru asigurator Apreciere intensificat a problemelor materiale existente, sau realizarea unei noi materialiti a problemelor Matricea de implementare a rezultatelor implicrii prilor interesate Revizuirea implicrii prilor interesate
Anex
TERMENI
TERMENI Rspundere O organizaie poate fi considerat ca fiind rspunztoare cnd raporteaz prilor interesate ale acesteia problemele materiale (transparen), rspunde prilor interesate legat de aceste probleme (responsivitate) n mod constant i respect standardele la care s-a angajat de bunvoie, ct i regulile i reglementrile crora trebuie s se conformeze din raiuni de obligativitate (conformare). Comunicare Orice modalitate de mprtire a informaiilor cu prile interesate, n general prin intermediul unor procese non-iterative, unidirecionale. Consultare Procesul de colectare a informaiilor i sugestiile primite de la prile interesate i luarea n considerare a acestora pentru modificarea planurilor, luarea deciziilor sau stabilirea direciilor. Responsabilitate social corporativ (CSR) Un concept prin intermediul cruia companiile integreaz preocuprile sociale i de mediu n operaiunile lor de afaceri i n interaciunea acestora cu prile interesate. Ali termeni utilizai pentru a face referire la acelai concept sunt CESR (responsabilitate corporativ social i de mediu), cetenie corporativ i responsabilitate corporativ. Dialog Un schimb de preri i opinii realizat pentru a afla diferite perspective, nevoi i alternative, cu scopul de a se ajunge la un punct de vedere comun, ncredere i cooperare reciproc, asupra unei strategii sau iniiative Implicare Eforturile unei organizaii de a nelege i implica prile interesate i preocuprile lor n activitile acesteia i n procesele de luare a deciziilor. Limitele de micare Limitele care definesc ceea ce poate sau nu poate face o organizaie pentru a adresa o problem i ateptrile aferente ale prilor interesate. Limitele de micare se stabilesc n funcie de resursele avute de organizaie pentru adresarea unei probleme i n funcie de obiectivele organizaionale care nu sunt schimbtoare, ci n conflict cu potenialele ci ateptate de prile interesate pentru adresarea unei probleme.
Anex
TERMENI
TERMENI Parteneriate n contextul interaciunilor responsabilitii sociale corporative, parteneriatul a fost definit ca oameni i organizaii n unele dintre urmtoarele variante de grupuri: public, afaceri i organizai ale societii civile, care se implic n obiective societale comune, combinndu-i resursele i competenele, 18 i care mpart att riscurile, ct i beneficiile. Parte interesat Orice grup sau individ care poate afecta sau este afectat de ctre o organizaie sau activitile acesteia. De asemenea, orice individ sau grup care poate ajuta la definirea obiectivelor de valoare pentru organizaie. Dezvoltare durabil Acest termen a fost popularizat prima dat n 1980 de ctre Raportul Comisiei Brundtland, Our Common Future, care propune ca pentru o dezvoltare s fie durabil, trebuie s satisfac nevoile prezentului fr a compromite posbilitatea generaiilor viitoare de a-i safisface nevoile lor. 19 Trei indicatori Ideea c performana general a unei companii ar trebui msurat pe baza contribuiei combinate a acesteia relativ la prosperitate economic, calitatea mediului i capitalul social.
18
Jane Nelson and Simon Zadek, Partnership Alchemy (Alchimia Parteneriatului): Parteneriate Sociale noi din Europa (Copenhaga: Centrul Copenhaga, 2000).
19
World Commission on Environment and Development, Our Common Future (Oxford, New York: Oxford University Press, 1987).
Anex
RESURSE SUPLIMENTARE
CTEVA ORGANIZAII I CENTRE DE RESURSE UTILE AccountAbility: www.accountability.org.uk African Institute of Corporate Citizenship: www.aiccafrica.com Amnesty International: www.amnesty.org/business Business for Social Responsibility: www.bsr.org Citizens Science Toolbox: www.coastal.crc.org.au/toolbox/index.asp Commonground: www.commonground.co.za CSR Europe: www.csreurope.org Development Alternatives Group: www.devalt.org Development Alternatives Inc.: www.dai.com Dialogue by Design: www.dialoguebydesign.co.uk ELDIS Participation Resource Centre: www.eldis.org/participation Global Reporting Initiative: www.globalreporting.org Keystone: www.keystonereporting.org InterAct Network: www.interactnetworks.co.uk, www.interactweb.co.uk International Association for Public Participation: www.iap2.org International Projects Bureau: www.dkipb.com/en International Business Leaders Forum: www.iblf.org International Institute for Environment and Development: www.iied.org International Institute for Sustainable Development: www.iisd.org International Register of Certified Auditors (IRCA): www.irca.org International Social and Environmental Accreditation and Labelling Alliance: www.isealalliance.org Public Conversations Project: www.publicconversations.org Resource Centre for Participatory Learning and Action members: www.rcpla.org/members.html Responsible Business Initiative Pakistan: www.rbi.org.pk Southern African Institute for Development - Calabash Project: www.saiea.com/calabash Stakeholder Research Associates: www.stakeholderresearch.com SustainAbility: www.sustainability.com The Conference Board: www.conference-board.org The Consensus Building Institute: www.cbuilding.org The Environment Council: www.the-environment-council.org.uk The Future 500: www.Thefuture500.org The Sigma Project: www.projectsigma.com The World Bank Participation Sourcebook: www.worldbank.org/wbi/sourcebook/sbhome.htm Transparency International: www.transparency.org UNEP Division of Technology, Industry and Economics: www.uneptie.org World Business Council for Sustainable Development (WBCSD): www.wbcsd.ch
International Register of Certified Auditors (IRCA): www.irca.org
Anex
RESURSE I BIBLIOGRAFIE SUPLIMENTAR
PRINCIPALELE STANDARDE I LINII DIRECTOARE AA1000 Stakeholder Engagement Standard (AA1000SES), AA1000 Assurance Standard (AA1000AS): www.accountability.org Global Reporting Initiatives Sustainability Reporting Guidelines: www.globalreporting.org ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work: www.ilo.org SA8000 Social Accountability Standard and Verification System: www.sa-intl.org UN Human Rights Norms for Business: www.un.org The UN Global Compact Ten Principles: www.unglobalcompact.org OECD Guidelines for Multinational Enterprises: www.oecd.org UN Human Rights Guidance: www.unhchr.ch/business.htm V rugm consultai bibliografia pentru manuale i diverse linii directoare suplimentare
BIBLIOGRAFIE ACCA & AccountAbility: Future of Sustainability Assurance, London, 2004 AccountAbility, Business for Social Responsibility, Brody Weiser Burns: Business & Economic Development: Financial Sector Report (2003), www.economicfootprint.org AccountAbility, Business for Social Responsibility, Brody Weiser Burns: Business & Economic Development: Mining Sector Report (2003), www.economicfootprint.org AccountAbility, Business for Social Responsibility, Brody Weiser Burns: Business & Economic Development: The impact of corporate responsibility standards and practices, London (2003) AccountAbility: AA1000 Assurance Standard: AA1000AS, London (2003) AccountAbility: AA1000 Stakeholder Engagement Standard Exposure Draft: AA1000SES, London (2005) AccountAbility: AccountAbility 1000 (AA1000): overview of standard and its applications, London (1999) AccountAbility: Does Reporting Work? The Effect of Regulation, in: AccountAbility Quarterly 21, London (2003) AccountAbility: Making stakeholder engagement work: the AA1000 Series, in: AccountAbility Quarterly 17, London (2001) AccountAbility: Stakeholder Engagement: a meeting of minds, in: AccountAbility Quarterly 12, London (2000)
20
Pentru informaii suplimentare, vedei tabelul de la pagina 57.
Anex
AccountAbility: Stakeholder Engagement: Measuring and Communicating Quality, in: AccountAbility Quarterly 19, London (2002) Amnesty International, International Business Leaders Forum (IBLF): business & Human Rights: Geography of Corporate Risk, London (2002) www.amnesty.org/business British American Tobacco: Social Report 04/05, www.bat.com/socialreport Business Partners for Development: Endearing Myths, Enduring Truths: Enabling Partnerships between business, civil society and the public sector, London (2002) Business Partners for Development: Putting Partnering to Work: Tri-sector Partnership Results and Recommendations, London (2001) Commonground: Calabash A One Stop Participation Guide: a handbook for public participation in environmental assessment in southern Africa, Tokai (2005) Camelot Group Plc: Social Report 2003, www.camelotgroup.co.uk Camelot Group Plc: Social Report 2004, www.camelotgroup.co.uk Centre for Innovation in Management: External Advisory and Monitoring Committees: Background Research on Best Practice, from a report prepared for Placer Dome Inc. Evaluation Working Group, (2001), www.cim.sfu.ca/pages/research_placer.htm Development - 10 years after Rio: the UNEP assessment, Nairobi, Paris (2002) www.uneptie.org/outreach/wssd/contributions/sector_reports/reports.htm Elkington, John: Cannibals with Forks: The Triple Bottom Line of 21st Century Business. Oxford (1997) Freeman, R. Edward: Strategic Management: A stakeholder approach. Boston (1984) Fussler, Claude, Cramer, Aron and van der Vegt, Sebastian (Eds.): Raising The Bar: Creating Value with the United Nations Global Compact, Sheffield (2004) Gap Inc: 2004 Social Responsibility Report: facing challenges, finding opportunities, Gap Inc: San Francisco (2005), www.gapinc.com Global Reporting Initiative and AccountAbility: The Future of Corporate Responsibility Codes, Standards and Frameworks, Prepared for the World Economic Forum Annual Meeting, 26-30 January, Davos (2005) Holmes, Tim and Scoones, Ian: Participatory environmental policy processes: experiences from North and South, Institute for Development Studies Working Paper 113, Brighton (2001) Interact Network: Framework for facilitator competencies, learning and improvement (Draft 4), London (2003), www.interactweb.org.uk
Anex
Marine Stewardship Council: Guidance for Certification Bodies on Stakeholder Consultation in Fishery Assessments, London (2004) Minu Hemmati: Multi-Stakeholder Processes for Governance and Sustainability - Beyond Deadlock and Conflict, London (2001), www.earthsummit2002.org/msp/book.htm National Marine Protected Areas Center, with National Oceanic and Atmospheric Administration Coastal Service Center: Stakeholder Participation: A Synthesis of Current Literature, National Marine Protected Areas Center (2004), www.mpa.gov Nelson, Jane and Zadek, Simon, Partnership Alchemy: New Social Partnerships in Europe, The Copenhagen Centre, Denmark (2001) Nelson, Jane: Building Partnerships: Co-operation between the United Nations System and the Private Sector, New York, London (2002) New Economics Foundation: Participation Works! 21 techniques of community participation for the 21st century, London (1998) Newmont Mining: Now & Beyond 2004, www.newmont.com Nike, FY04 Corporate Responsibility Report, www.nike.com/nikebiz Novo Nordisk, Annual Report 2004: Financial, Social and Environmental Performance, www.novonordisk.com Novozymes: The Novozymes Report 2004, www.novozymes.com OECD: Citizens as Partners - OECD Handbook on Information, Consultation and Public Participation in Policy Making, Paris (2004) OECD: Citizens as Partners: OECD Handbook on Information, Consultation and Public Participation in Policy Making, Paris (2004) Philips: Sustainability Report 2004: Dedicated to Sustainability, www.philips.com Sabapathy, John; Weiser, John; Raynard, Peter; Nacamuli. Claire and Polycarpe, Marjorie: Community-enabled Innovation: Companies, communities and innovation An Innovation through Partnership Report, AccountAbility, London: (2003) SIGMA Project: The Sigma Guidelines: Putting Sustainable Development Into Practice A Guide For Organisations, BSI, London (2003) South African Institute for Environmental Assessment (SAIEA): A One Stop Participation Guide: A Handbook for Public Participation in Environmental Assessment in Southern Africa, Nambia (2005) SustainAbility and UNEP: Risk & Opportunity: Best Practice in Non-Financial Reporting, London (2004) SustainAbility and UNEP: Trust Us: The Global Reporters 2002 Survey of Corporate Sustainability Reporting, London, Paris (2002)
Anex
Svendsen, Ann and Laberge, Myriam: Convening Stakeholder Networks: A New Way of Thinking, Being and Engaging, Journal of Corporate Citizenship, Issue 19 (forthcoming) (2005) Telefnica: Corporate Responsibility Annual Report 2004, www.telefonica.es Tennyson, Ros: Managing Partnerships: Tools for mobilizing the public sector, business and civil society as partners in development, The Prince of Wales Business Leaders Forum, London (1998) The Center for Corporate Citizenship at Boston College: Enduring Partnerships: Resilence, Innovation, Success, Boston College, Boston (2004) The Environment Council and Shell International Limited: Guidelines for Stakeholder Dialogue a joint venture, London (1999) The European Campaign on Corporate Responsibility, Making Stakeholder Engagement Work: Campaign Report on European CSR Excellence, The Copenhagen Centre, CSR Europe, Brussels: (2003) www.csrcampaign.org UN Global Compact / Office of the UN High Commissioner for Human Rights: Embedding Human Rights in Business Practice, New York, Geneva (2004) United Nations Environment Programme (UNEP): Catalysing change How industry associations can promote sustainable development, Nairobi, Paris (2002) www.uneptie.org/outreach/business/best_practice.htm United Nations Environment Programme (UNEP): Industry as a Partner for Sustainable Development: 10 years after Rio: the UNEP assessment (of 22 Industry Sector Reports; to be followed by 2006 Industry Sector Report Cards Report). Nairobi, Paris (2002). English and French www.unep.fr/outreach/wssd/contributions/publications/publications.htm Wheeler, David and Sillanp, Maria: The Stakeholder Corporation. London (1997) World Business Council for Sustainable Development and AccountAbility: Strategic Challenges for Business in the Use of Corporate Responsibility Codes, Standards, and Frameworks, Geneva (2004) World Commission on Environment and Development: Our Common Future, Oxford, New York (1987) World Economic Forum Global Corporate Citizenship Initiative with AccountAbility: Mainstreaming Responsible Investment, Geneva (2005) World Wildlife Fund: Stakeholder Collaboration: Building Bridges for Conservation, (2000), www.worldwildlife.org
Anex
SE MAI ADUCE RECUNOATERE
Pe lng sponsorii notri corporativi i membrii din echipa de examinare, mai dorim s aducem mulumiri urmtoarelor persoane care au asistat la ntocmirea acestui manual, contribuind cu experienele lor i informaiile dobndite din consultri internaionale, workshop-uri sau interviuri cu scop de cercetare: Steve Lyons (Camelot) David Bickerton (BP) David Nussbaum (Transparency International) Amy Clarke (Microsoft) Andrew Conway (Puntino Ltd) Andrew Dunnett (CSRacademy) Andrew Kluth (Royal Mail Group plc) Ann Marie Greensmith (Royal Mail) Atsuko Ohishi (ChuoAoyama PwC Sustainability Research Institute Co. Ltd.) Ben Witchalls (BP Exploration) Charles Jackson (Stakeholder Research Associates) Christine du Plessis (De Beers Marine Namibia) Christine du Plessis (Namdeeb & de Beers) Claire Nacamuli (UK Sustainable Development Commission) ColinGomm (BP Asia & Pacific) Eva Halper (International Business Leaders Forum) Fraser Patterson (Scott Wilson) Georgina Compes (BT) Haruhisa Kayama (Japan Overseas Cooperative Association) Helen McDonald (NewMont Mining) Isao Kawakami (ChuoAoyama PwC Sustainability Research Institute Co. Ltd. Japan) Jaqueline Sibanda (Orange) Jennie Gibbons (Co-operative Group) John Turner (BNFL) Justin Smith (Nedbank) Kristi Ragan (Development Alternatives Inc.) Kyoji Okamoto (IBM Japan Ltd.) Lila Preston (Generation Investment Management) Manouchehr Yazhari (European Bah Business Forum) Megan Parks (BP) Mikkiko Miyaji (E-Square) Naoko Kawahara (Kawahara & Associates) Nicola Lindsey (People Science & Policy Ltd) Nina Abassi (Abassi Ltd) Petrus Gildenhuys (PwC South Africa) Prishani Satyapal (PwC South Africa) Reiko Yamazaki (ChuoAoyama PwC Sustainability Research Institute Co. Ltd.) Richard Boele (Banarra) Robert Lloyd (One World Trust)
Anex
Sandra Ainley (Standard Bank) Simon Burall (One World Trust) Stephen Crane (NHS) Takashi Notomi (Konica Minolta) Toshie Inoue (ChuoAoyama Sustainability Certification Co. Ltd.) Yuko Koike (ChuoAoyama PwC Sustainability Research Institute Co. Ltd.) Zanele Mvelase (African Bank Investment Limited) Ziba Cranmer (Nike) Recunotina autorilor aparine, de asemenea, i personalului AccountAbility i asociaiilor care au contribuit cu comentarii, informaii valoroase i altele: Alan Knight Chabuca Brac Fabian Pattberg Itziar Castello Molina Jeannette Oelschlaegel Laura Henworth Nicoletta Landi Sasha Radovich Saskia Walzel
Anex
ACCOUNTABILITY Misiunea AccountAbility este promovarea rspunderii pentru dezvoltarea durabil. AccountAbility este un institut internaional de top, non-profit, care acumuleaz membri i parteneri din sectorul afacerilor, societatea civil i sectorul public din peste 30 de ri din ntreaga lume. Munca desfurat de AccountAbility include: Dezvoltarea unor instrumente i standarde inovative i eficiente de rspundere, n ceea ce privete guvernana corporativ, implicarea prilor interesate i raportarea i asigurarea notabil Seriile AA1000. Realizarea unei cercetri strategice exemplare care exploreaz cele mai bune practici ale specialitilor i emitenilor politicilor din cadrul rspunderii organizaionale, cum ar fi Rspunderea partnerial i Concuren responsabil. Lucreaz la formarea competenelor de rspundere n cadrul profesiilor cu ajutorul sesiunilor de training i nvare, dar i organizaii mixte pe probleme tematice cum ar fi Keystone pentru sectorul non-profit i Great Place to Work n domeniul resurselor umane. Formarea unui mediu accesibil al pieelor i politicilor publice, cum ar fi pentru Responsabilitatea de a conduce o investiie i Lobbying Responsabil. AccountAbility a mbriat un model inovativ de guvernan prin implicarea mai multor pri interesate, permind participarea direct a membrilor acesteia. Adres 1 250-252 Goswell Road, London, EC1V 7EB United Kingdom Telephone +44 (0) 207 549 0400 Fax +44 (0) 207 253 7440 Email info@accountability.org Website www.accountability.org
Anex
UNITED NATIONS ENVIRONMENT PROGRAMME (PROGRAMUL DE MEDIU AL NAIUNILOR UNITE) Misiunea UNEP este asigurarea de leadership i ncurajarea parteneriatelor s aib grij de mediu, inspirnd, informnd i permind naiunilor i oamenilor s-i mbunteasc calitatea vieii fr s o compromit pe cea a generaiilor viitoare. UNEP i are sediile centrale n Nairobi, Kenya, i birourile regionale n Africa, Asia i Pacific, Asia de vest, Europa, America de Nord, America latin i Caraibe. Divizia UNEP de Tehnologie, Industrie i Economie (UNEP DTIE) este divizia din cadrul UNEP responsabil de colaborarea cu sectorul afacerilor i industriei. Situat la Paris i Geneva, UNEP DTIE ajunge mai departe prin intermediul birourilor regionale ale UNEP, ct i prin intermediul Centrului Tehnologic Internaional de Mediu (IETC) situat n Osaka, Japonia. Cu activitile de lung durat din domeniile de producie i consum sustenabil, energie, ozon, substane chimice, comer, finane, economie i responsabilitate corporativ, UNEP DTIE dorete s ajute decidenii s ntocmeasc i s adopte politici care sunt mai curate i mai sigure; s foloseasc eficient resursele naturale; s ncorporeze costurile de mediu; s reduc poluarea i riscurile pentru oameni i mediu. Pentru a-i promova misiunea i activitile n domeniul tehnologiei, industriei i economiei, UNEP lucreaz cu parteneri din comunitatea de afaceri. Aceasta implic conlucrarea cu reprezentani de afaceri mici i mari din toate colurile lumii. De asemenea, implic i conlucrarea cu prile interesate aferente acestora, ncepnd de la fora de munc i consumatori, pn la ONG-uri i organizaii de cercetare. Adres 1 UNEP Headquarters United Nations Avenue, Gigiri Nairobi, Kenya Telephone +254 20 621234 Fax +254 20 624489/90 Website www.unep.org Adres 2 UNEP Division of Technology, Industry and Economics (DTIE) Tour Mirabeau 39-43, quai Andr Citron 75739 Paris Cedex 15, France Telephone +33 1 44 37 14 41 Fax +33 1 44 37 14 74 Email unep.tie@unep.fr Website www.uneptie.org
Anex
STAKEHOLDER RESEARCH ASSOCIATES Stakeholder Research Associates este format dintr-o echip de academicieni i experi care sunt specializai n mobilizarea canalelor formale i informale de opinie ale prilor interesate ctre afaceri importante, stat i lideri ai societii civile pentru a sprijini o guvernan eficient, formularea strategiei i comunicrilor pe baz de integritate. Misiunea noastr este s crem valoare sustenabil pentru organizaii i pentru prile interesate ale acestora. Echipa noastr de experi pune n discuie modurile de gndire stabilite pentru a aduce perspective proaspete asupra problemelor emergente. Ajutm organizaiile s-i formeze relaiile care au nevoie pentru creearea valorii economice, sociale i de mediu. La Stakeholder Research Associates, nu ne bazm pe analiza i dialogul tradiional cu prile interesate. Concentrndu-ne asupra unei viziuni mprtite, capabiliti interne i aciune, ajutm organizaiile s-i transforme procesul de implicare a prilor interesate n management entuziast, decizii coezive, credibilitate mai mare i ncredere i fidelitate intensificate. Stakeholder Research Associates funcioneaz din trei centre internaionale din Londra, Toronto i Dallas. Adresa 355 Division Street Cobourg, ON K9A 3R5 Canada Telephone +1 905 377 1144 Fax +1 905 377 1143 Email kpartridge@stakeholderresearch.com Website www.StakeholderResearch.com
SPONSORI PUBLICATIEI IN LIMBA ENGLEZA

Volumul 2: Manualul Practicianului Pentru Implicarea Părţilor Interesate

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Volumul 2: Manualul Practicianului Pentru Implicarea Părţilor Interesate

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

VOLUMUL 2

Manualul pentru implicarea prilor interesate

INTRODUS N ROMNIA DE CTRE

CENTRUL DE STUDII SI APLICATII INTERDISCIPLINARE

Manualul pentru implicarea prilor interesate

THE PRACTITIONER'S HANDBOOK ON STAKEHOLDER ENGAGEMENT | 5

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 3

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 5

Istoricul volumului al II-lea: Manualul practicianului pentru implicarea prilor interesate

Istoricul volumului I: Ghid pentru perspectivele specialitilor n implicarea persoanelor interesate

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 7

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 9

CADRUL DE LUCRU AL CELOR CINCI ETAPE DE IMPLICARE A PRILOR INTERESATE

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 11

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 13

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 15

M1 - T1(p25) M2 - T2(p34) M3 - T3(p38) M4 - T4(p46)

M9 - T9(p74) M10 - T10 (p76)

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 17

Consolidarea capacitilor pentru implicare

M11,M12,M13, T11(p85) T12(p89)

ntocmirea procesului i implicarea prilor interesate

ntocmirea i pregtirea procesului de implicare

M15 - T15 (p116)

Implicarea prilor interesate.

(Metoda specific de implicare stabilit la M14)

Acionai, revizuii i raportai

M18 - T18 (p133) M16,M17,M18

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 19

Pentru un program specific, iniiativ sau produs.

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 21

Exemple de secvene n abordarea strategic a procesului de implicare a prilor interesate:

Ce subiect? Standardele de munc din lanul de aprovizionare.

De ce? Pentru a nelege i a cunoate ateptrile sociale i culturale ale acestora.

Cine? Companii membre i pri interesate mai vaste.

Cine? Grupuri i indivizi din comunitatea local.

Cine? Cu care ONG-uri i alte grupuri putem lucra constructiv?

Ce subiecte? Identificarea problemelor considerate de prile interesate ca fiind importante.

Partenerii Telefnica mpreun cu Principala Asociaie Reprezentativ a Oamenilor cu Dizabiliti

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 23

Analiza i planificarea procesului de implicare

Freeman, R.Edward. Strategic Management: A Stakeholder Approach. Boston 1984.

FORMULAR DE SINTETIZARE T1: REPREZENTAREA PRILOR INTERESATE*

Persoane fa de care avei responsabiliti legale, financiare sau operaionale.

Pri interesate care sunt afectate de operaiunile organizaiei dumneavoastr.

Persoane care pot influena performana organizaiei (cei cu influen i decidenii).

*versiunea electronic poate fi descrcat de pe siteul www.accountability.org.uk

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 25

Analiza i planificarea procesului de implicare

Guvern i organizaii de reglementare

Comunitatea academic i tiinific

ONG-uri i grupuri de presiune

Cele opt grupe de pri interesate ale firmei Camelot

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 27

Analiza i planificarea procesului de implicare

Firma Norsk Hydro n Regiunea Mrii Barents

NATURA SCHIMBTOARE A RELAIILOR CU PRILE INTERESATE

La grupuri mai mari:

Ce subiecte trebuie s abordai mpreun cu ei?

Care sunt elementele care determin schimbri n procesul de implicare4

MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PRILOR INTERESATE | 29

Analiza i planificarea procesului de implicare

O mai bun selecionare i alegere a angajailor

2. (Inserai urmtorul obiectiv strategic, dac se aplic...)