X.

Balanele de verificare Noiunea i importana balanelor de verificare Balana de verificare este un procedeu specific al metodei contabilitii prin care se verific exactitatea nregistrrii operaiilor economice n conturi. Prin balana de verificare se asigur centralizarea datelor contabilitii curente, se face legtura ntre conturile sintetice i bilan, precum i ntre conturile sintetice i conturile analitice. Potrivit normelor legale din ara noastr (art. 22 din Legea contabilitii nr.82/1991), balana de verificare se ntocmete lunar. Balana de verificare se prezint sub forma unei situaii tabelare cu mai multe coloane, n care sunt nscrise, n ordinea din planul de conturi, toate conturile utilizate de contabilitatea unitii patrimoniale, fiecare cont fiind identificat prin simbol i denumire. Pentru fiecare cont, n balan se prezint date valorice preluate din balana precedent i din registrul Cartea mare", respectiv soldul iniial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor i soldul final de la sfritul lunii. Balana de verificare a fost conceput pe baza celor dou principii fundamentale ale contabilitii: principiul dublei reprezentri a patrimoniului i principiul dublei nregistrri a operaiilor economice n conturi. Ca urmare, n cadrul balanei de verificare, se obin anumite egaliti valorice totale ntre datele preluate din conturi, de unde provine i denumirea de balan". Din punct de vedere practic, balana de verificare ndeplinete urmtoarele funcii: funcia de verificare a exactitii nregistrrilor efectuate n conturi const n identificarea erorilor de nregistrare n conturi, prin intermediul egalitilor valorice ale balanei de verificare, precum i prin intermediul unor corelaii valorice stabilite cu ajutorul ei. Existena unor erori este

semnalat prin lipsa unor egaliti valorice, fiind necesar identificarea i corectarea erorilor. De asemenea, prin balana de verificare, se poate urmri concordana dintre totalul nregistrrilor efectuate n registrul jurnal (care se deschide pentru evidena cronologic a operaiilor) i totalul rulajelor lunare debitoare, respectiv creditoare, din balana de verificare. Dei n condiiile utilizrii echipamentelor tehnice de prelucrare a datelor crete exactitatea calculelor, funcia de control a balanei de verificare se menine, iar corelaiile pe care se bazeaz servesc la realizarea unor chei de control n programele de lucru ale calculatoarelor. funcia de legtur ntre conturile toate conturile folosite n contabilitatea curent a unei uniti. Soldurile conturilor stabilite n cadrul balanei de verificare se transcriu n bilanul final. Spre deosebire de bilan, balana de verificare reflect nu numai soldurile ci i rulajele conturilor. Ea este o lucrare obligatorie premergtoare ntocmirii bilanului contabil i st la baza raportrilor periodice privind situaia patrimoniului, rezultatele finale i obligaiile fiscale. funcia de grupare i centralizare a datelor nregistrate n conturi se refer la centralizarea datelor privitoare la existena i micarea elementelor nregistrate n conturile sintetice i analitice, pe parcursul unei perioade de gestiune. Prin aceasta balana de verificare servete necesitilor de generalizare periodic prin bilan a datelor contabilitii curente i asigur compararea datelor de la nceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfritul ei i cu alte perioade de gestiune expirate n vederea stabilirii schimbrilor care s-au produs n structura i volumul sintetice i bilan se concretizeaz n faptul c balana de verificare concentreaz datele din

elementelor patrimoniale. funcia de instrument de sintez i analiz a activitii economice se realizeaz ca urmare a gruprii datelor contabilitii curente, prin confruntarea datelor de la nceputul perioadei de gestiune cu cele de la sfritul ei, pentru fiecare cont, pe grupe de conturi i pe total. funcia de verificare a concordanei dintre conturile sintetice i conturile analitice se realizeaz prin ntocmirea unei balane de verificare a conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic dezvoltat n conturi analitice, prin care se controleaz exactitatea nregistrrilor efectuate n conturile sintetice i n conturile analitice, prin corelaiile valorice care trebuie s existe ntre conturile analitice i contul sintetic la care se refer, cu privire la soldurile iniiale, rulaje i soldurile finale. Clasificarea balanelor de verificare Pentru clasificarea balanelor de verificare se folosesc urmtoarele criterii: - felul conturilor pe care le conin; - numrul egalitilor pe care le cuprind. a. Dup felul conturilor pe care le conin, balanele de verificare pot fi: - balane pentru conturile sintetice; - balane pentru conturile analitice. Balanele de verificare pentru conturile sintetice sau balanele de verificare generale se ntocmesc numai valoric, pe baza datelor preluate din toate conturile sintetice folosite n contabilitatea curent a unei uniti ntro anumit perioad de gestiune. Balanele de verificare pentru conturile analitice se ntocmesc cu exprimarea datelor att cantitativ ct i valoric (pentru conturile care nregistreaz elemente de natura stocurilor) sau numai valoric (pentru

anumite conturi, ca de exemplu 411 Clieni", 401 Furnizori"), pe baza datelor preluate din conturile analitice, separat pentru fiecare cont sintetic care a fost desfurat pe conturi analitice. Balanele de verificare pentru conturile analitice se ntocmesc nainte de ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, motiv pentru care se mai numesc i balane de verificare auxiliare sau secundare. Dac pentru conturile sintetice, la nivelul unitii patrimoniale, se ntocmete numai o balan de verificare, numrul balanelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numrul conturilor sintetice care au fost desfurate pe conturi analitice. Exemple de conturi sintetice care se dezvolt n conturi analitice i pentru care se ntocmesc balane de verificare analitice: 301 Materii prime", consumabile", 401 Furnizori", 411 Clieni". Dup soldul pe care l prezint la sfritul perioadei, conturile pentru care se ntocmesc, balanele de verificare analitice sau auxiliare pot fi de dou feluri: - balane de verificare analitice pentru conturile monofuncionale; - balane de verificare analitice pentru conturile bifuncionale. b. Dup numrul egalitilor pe care le cuprind sau al coninutului lor, balanele de verificare pot fi: - cu o egalitate; - cu dou egaliti; - cu trei egaliti; - cu patru egaliti. Balana de verificare cu o egalitate se poate prezenta n dou variante: - ca o balan de verificare a sumelor; - ca o balan de verificare a soldurilor. 302 Materiale

Balana de verificare a sumelor cuprinde dou coloane, una pentru total sume debitoare i alta pentru total sume creditoare ale conturilor din registrul cartea mare, la data ntocmirii ei. Intre cele dou coloane trebuie s existe egalitatea: Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile iniiale debitoare de la nceputul anului plus rulajele debitoare de la nceputul anului i pn la data ntocmirii balanei de verificare. Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile iniiale creditoare de la nceputul anului plus rulajele creditoare de la nceputul anului i pn la data ntocmirii balanei de verificare. nscrierea elementelor respective (totalul sumelor debitoare i totalul sumelor creditoare) se efectueaz separat, pentru fiecare cont n parte. Balana de verificare a soldurilor cuprinde dou coloane, una pentru soldurile finale debitoare i cealalt pentru soldurile finale creditoare. ntre cele dou coloane trebuie s existe egalitatea: Total solduri finale debitoare Total solduri finale creditoare

Modelul balanei soldurilor se prezint astfel:

Balana de verificare cu o egalitate (balana soldurilor) Nr. crt. 1. 2. 3. Simbol cont 101 212 301 Denumirea conturilor Capital" Construcii" Materii prime" Solduri finale Debitoare 150.000,00 60.000,00 Creditoare 249.000,00

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

302 401 411 461 5121 5311 5191

Materiale consumabile" Furnizori" Clieni" Debitori diveri" Conturi la bnci n lei" Casa n lei" Credite bancare pe termen scurt" TOTAL

6.000,00 40.000,00 3.000,00 22.000,00 2.000,00 283.000,00

27.000,00

7.000,00 283.000,00

Prezentnd situaia economico-financiar a unitii economice la un moment dat, prin soldurile finale debitoare i creditoare ale conturilor, balana soldurilor st la baza ntocmirii bilanului i permite conducerii unitii s cunoasc rezultatele activitii la perioade scurte de timp, respectiv n intervalul dintre dou bilanuri anuale. Din motive de simplificare, pentru conturile analitice se ntocmete, n cele mai multe cazuri, balana soldurilor. Balana de verificare cu dou egaliti, denumit i balana sumelor i soldurilor, rezult din combinarea balanei sumelor cu balana soldurilor. Ea cuprinde patru coloane: dou pentru total sume, debitoare i creditoare i dou pentru solduri finale, debitoare i creditoare, ceea ce permite stabilirea a dou egaliti ntre totalurile coloanelor perechi: Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare Totalul soldurilor finale debitoare creditoare Balana de verificare cu dou egaliti permite verificarea corelaiilor i realizarea funciilor celor dou tipuri de balane de verificare (balana sumelor i balana soldurilor), din a cror combinare rezult. ntruct din balana de verificare cu dou egaliti nu rezult informaii distincte cu privire la rulajul conturilor, acest aspect diminueaz proprietile informative ale balanei pentru satisfacerea cerinelor de analiz a activitii unitii patrimoniale. = Totalul soldurilor flnale

Balana de verificare cu trei egaliti a fost conceput cu scopul de a spori proprietile informative ale balanelor de verificare, necesare pentru efectuarea analizelor i elaborarea deciziilor. Aceast balan de verificare cuprinde ase coloane (trei perechi de coloane), din care dou coloane pentru soldurile iniiale debitoare i creditoare, dou coloane pentru rulajele lunii curente debitoare i creditoare i dou coloane pentru soldurile finale debitoare i creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei egaliti ntre totalurile coloanelor perechi astfel: Totalul soldurilor iniiale debitoare = Totalul soldurilor iniiale creditoare Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare Cu toate c balana de verificare cu trei egaliti d posibilitatea ndeplinirii funciei de analiz a activitii economice, ea limiteaz informarea privind evoluia n timp ntruct nu se pot compara informaiile din luna curent cu informaiile din lunile precedente. Balana de verificare cu patru egaliti se prezint sub forma unui tabel cu opt coloane, din care dou coloane pentru totalul sumelor debitoare i creditoare din luna precedent, dou coloane pentru rulajele debitoare i creditoare ale lunii curente, dou coloane pentru totalul sumelor debitoare i creditoare i dou coloane pentru soldurile finale debitoare i creditoare, ceea ce permite stabilirea a patru egaliti ntre totalurile coloanelor perechi astfel: Totalul sumelor debitoare din perioada precedent Totalul rulajelor debitoare = ale perioadei curente = Totalul sumelor creditoare din perioada precedent = Totalul rulajelor creditoare ale perioadei curente

Totalul sumelor debitoare Totalul soldurilor finale = debitoare

= Totalul sumelor creditoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Balana de verificare cu patru egaliti reprezint modelul cel mai complet i cel mai folosit n activitatea practic, ntruct satisface funciile celorlalte balane i ofer n plus informaii pentru efectuarea analizei n dinamic a situaiei economico-financiare a unitii. Totodat, d posibilitatea stabilirii urmtoarelor corelaii: egalitatea dintre sumele totale din balana de verificare ntocmit la sfritul perioadei precedente i sumele totale la sfritul perioadei precedente din balana de verificare a perioadei curente; egalitatea dintre sumele totale din balana perioadei curente i sumele totale la sfritul perioadei precedente din balana de verificare a perioadei viitoare. n condiiile utilizrii calculatorului electronic n prelucrarea datelor, se realizeaz balana de verificare cu cinci egaliti care se prezint ca un tabel cu zece coloane din care dou coloane reflect soldurile iniiale de la nceputul anului, dou coloane pentru rulajele lunilor precedente, dou coloane pentru rulajele lunii curente, dou coloane pentru total sume la sfritul lunii curente i dou coloane pentru solduri finale. ntocmirea balanelor de verificare Balanele de verificare, sintetice i analitice, se ntocmesc, n mod obligatoriu, la sfritul lunii i ori de cte ori necesitile impun acest lucru, n scopul verificrii exactitii operaiilor economice n conturi. Pe baza datelor din balanele de verificare se ntocmete bilanul contabil. ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice necesit efectuarea urmtoarelor lucrri succesive: - nregistrarea tuturor operaiilor patrimoniale care au avut loc n

cursul lunii, pe baza documentelor justificative, n evidena cronologic realizat cu ajutorul registrului -jurnal; - trecerea operaiilor din evidena cronologic n evidena analitic (organizat cu ajutorul fielor de cont pentru operaii diverse sau diferitelor situaii) i n evidena sistematic sintetic (organizat cu ajutorul registrului cartea mare, fielor de conturi pentru operaii diverse, jurnalelor de credit sau situaiilor pentru debit); -stabilirea rulajelor debitoare i creditoare, a totalului sumelor debitoare i creditoare i a soldului final debitor sau creditor, pentru fiecare cont, n funcie de coninutul economic; -transcrierea datelor din registrul Cartea mare" n formularul balanei de verificare. Pentru a evita eventuale erori de calcul i nregistrare, alte elemente s se calculeze n cadrul acesteia. De exemplu, n cazul balanei de verificare cu trei egaliti soldurile iniiale se pot. prelua din balana de verificare precedent, rulajele (debitoare, respectiv creditoare) se transcriu din conturi, soldurile finale se calculeaz direct n cadrul balanei de verificare. -totalizarea coloanelor balanei de verificare. Atunci cnd nu se verific egalitile din balan, se procedeaz la identificarea i corectarea erorilor. Totodat, se verific corelaiile valorice determinate de dubla nregistrare a operaiunilor patrimoniale n contabilitate, i anume: concordana dintre totalul nregistrrilor din registrul jurnal i totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balan; concordana dintre totalul soldurilor finale debitoare, respectiv iar se recomand ca unele elemente s se transcrie n balana de verificare, iar

creditoare din registrul Cartea mare" i totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare din balan. Identificarea erorilor de nregistrare contabil cu ajutorul balanelor de verificare Erorile de nregistrare contabil, dup posibilitile de identificare, se mpart n dou categorii: A. Erori de nregistrare contabil care pot fi identificate prin lipsa unor egaliti valorice n cadrul balanei de verificare a conturilor sintetice; B. unor corelaii valorice (erori care nu pot fi descoperite cu ajutorul balanelor de verificare). A. Erori de nregistrare contabil care se pot identifica cu ajutorul balanei de verificare a conturilor sintetice (prin lipsa unor egaliti valorice). Identificarea i nlturarea acestor erori se realizeaz n ordinea invers aceleia n care s-au efectuat lucrrile de ntocmire a balanei de verificare. Prin lipsa egalitilor valorice se pot determina urmtoarele categorii de erori: Erori de nregistrare contabil care pot fi identificate prin lipsa

erori de ntocmire a balanei de verificare pot fi: - erori care se produc la calcularea totalurilor coloanelor balanei de verificare. Aceste erori se identific prin repetarea calculelor; - erori care se produc cu ocazia transcrierii sumelor totale, a rulajelor i soldurilor conturilor din registrul Cartea mare" n formularul balanei de verificare. Aceste erori se identific prin punctare, adic prin

confruntarea tuturor sumelor din balana de verificare cu cele din registrul Cartea mare". erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datoreaz unor calcule greite efectuate cu ocazia determinrii totalurilor sumelor debitoare i creditoare, a rulajelor i soldurilor conturilor n evidena sistematic. Aceste erori se identific prin repetarea calculelor pentru fiecare cont n parte. erori de nregistrare n evidena sistematic se datoreaz transcrierii greite a unor sume din registrul jumai n registrul Cartea - mare". Identificarea acestor erori se realizeaz prin punctare ntre cele dou registre, sum cu sum. erori de stabilire a sumelor n formulele contabile se datoreaz adunrii greite a sumelor n cazul formulelor contabile compuse, conform evidenei cronologice (registrul jurnal). Aceste erori se identific prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse i prin punctarea acestor nregistrri cu documentele justificative care au stat la baza lor. Toate categoriile de erori prezentate mai sus sunt determinate de nerespectarea cerinelor principiului dublei nregistrri a operailor economice n conturi. B. Erori de nregistrare contabil care nu se pot descoperi cu ajutorul balanelor de verificare a conturilor (prin lipsa unor corelaii valorice). Aceste erori sunt determinate de nregistrarea unor sume eronate, egale ca valoare, att n debitul ct i n creditul conturilor. Prin lipsa corelaiilor valorice se pot determina: omisiuni de nregistrare contabil constau n aceea c anumite operaii economice, consemnate n documente, nu au fost nregistrate n contabilitatea

curent. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor documentelor a reclamaiilor primite de la partenerii unitii n legtur cu anumite operaii economice. Datorit acestor erori, apar anumite anomalii privind datele informaionale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de crean nencasate sau obligaii bneti nepltite n cadrul termenului stabilit. erori de compensaie se datoreaz transcrierii greite a unor sume din documentele justificative n registrul jurnal sau din acesta n registrul cartea - mare, n sensul c s-a trecut o sum n plus ntr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi i o alt sum n minus, egal cu aceea trecut n plus, n aceeai parte a altui cont sau a altor conturi astfel nct, pe total, cele dou categorii de erori se compenseaz reciproc. Identificarea acestor erori este posibil datorit faptului c n balanele de verificare analitice apar unele solduri nefireti la anumite conturi analitice (adic sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum i n urma reclamaiilor primite de la teri. erori de imputaie se datoreaz transcrierii unor sume, exacte ca mrime, din evidena cronologic n evidena sistematic, att n debit ct i n credit, ns nu n conturile la care trebuiau s fie trecute, ci n alte conturi care nu corespund coninutului economic al operaiei respective. Aceste erori se identific la fel ca n cazul precedent, adic prin apariia unor solduri nefireti n cadrul balanelor de verificare analitice. erori de nregistrare n evidena cronologic se pot datora mai multor de eviden cu nregistrrile efectuate n contabilitatea curent sau ca urmare

cauze, ca de exemplu: stabilirea greit a unor conturi corespondente; nregistrarea unei operaii economice de dou ori, att n debit, ct i n credit; inversarea unor formule contabile; ntocmirea corect a formulei contabile, dar cu alt sum, mai mare sau mai mic, dect cea real, att n debit, ct i n credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balanei de verificare ah, care, pe lng unele egaliti valorice, red i corespondena conturilor, oferind astfel posibilitatea identificrii corespondenelor eronate dintre anumite conturi, precum i a erorilor de compensaie i a celor de imputaie.