Sunteți pe pagina 1din 16

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.

14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 1 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii ANEXA 2 __________________ AVIZAT DIRECTOR, TABEL cuprizand obiectivele specifice si riscurile inerente asociate la nivelul Compartimentului financiar contabil Denumirea obiectivelor Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice specifice 1 2 1. Registrul de intrare-ieire a documentelor(corespondenei) ORGANIZAREA REGISTRELOR SI DOSARELOR CURENTE 2. Registrul de evidena a actelor de studii

Nr. crt. 0 1.

3.Registrul de evidena a deciziilor

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 2 / 18

Nr. crt. 0

Denumirea obiectivelor specifice 1

Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice 2 4.Registrul de evidena a contractelor de munc 5.Registrul de evidena a carnetelor de munc; 6.Registrul de evidenta a delegaiilor pentru deplasari; 7.Registrul de evidena a sigiliilor i tampilelor; 8.Registrul de eviden a elevilor 9.Registrul de evidena a salariailor (forma scris i electronic); 10.Registrul inventar arhiv; 11.Dosare curente-organizate i numerotate, pe activitti, conform Nomenclatorului arhivistic.

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 3 / 18

2.

CONDUCEREA ACTIVITATII

1.Activitatea de completare la zi a registrelor mentionate la poziia 1-(Registrele 1-10); 2.Activitatea de clasificare a corespondenei i organizarea n dosarele curente (11); 1.Asigurarea calittii, exactittii MECTS; datelor, a termenelor de raportare ctre management, ISJ sau

3.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR PLAN DE ACTIUNE PENTRU MINIMIZAREA RISCURILOR

4.

5.

FIABILITATEA SISTEMULUI DE INFORMATIE

a)existena unei agende de lucru zilnice cu termene de efectuare i raportate a datelor pentru activitatile curente; b) existena unei baze de date coerente, actualizate cu date recente i reale. 5.1.-atribuirea responsabilittilor persoanei care are acces la sistemul informatic; 5.2-pregtirea profesionala a persoanei implicate n utilizarea sistemului informatic; 5.3-procesarea datelor in cadrul sistemului informatic 5.4-sistemul de prevenire, detectare a acesrilor, modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe, etc) 6.1.-desemnarea persoanei autorizate s execute arhivarea documentelor conform standardelor 6.2.-cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor; 6.3.-sistemul de pstrare a documentelor pn la arhivare; 6.4.-locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor 6.5.-activitatea de arhivare

6. ORGANIZAREA SI EFECTUAREA ARHIVARII DOCUMENTELOR

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 4 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii

ANEXA 3 __________________ STABILIREA FACTORILOR DE RISC 1.NIVELUL DE APRECIERE A RISCURILOR : *1-exist proceduri i se aplic; *2-exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic; *3-nu exist proceduri. 2.IMPACT LA : a)aprecierea cantitativ : *1-impact sczut; *2-impact normal; *3-impact ridicat b)apreciere calitativ *1-vulnerabilitate mic; *2-vulnerabilitate medie; *3-vulnerabilitate mare AVIZAT DIRECTOR,

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 5 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii ANEXA 4 __________________ AVIZAT, DIRECTOR STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Nr. crt.

Data:___________

Obiective

Obiecte

Descrierea riscului

1.

ORGANIZAREA REGISTRELOR SI DOSARELOR CURENTE

1.Registrul de intrareieire (documente corespondent) 2.Registrul-evidenta actelor de studii

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului 2.Completarea eronat a registrului fr respectarea rubricaiei acestuia

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire 2. Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea 3. Completarea incorect 4. Inexistena registrului tipizat 3.Registrul de eviden a 1. Nedesemnarea persoanei responsabile deciziilor. 2. Completarea incorect a registrului

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 6 / 18

Obiecte 4.Registrul de eviden a Contractelor de munc 5.Registrul de evident a Carnetelor de munc 6. Registrul de evident a delegaiilor pentru deplasri 7.Registru1 de eviden sigilii i tampile 8.Reg.evidenta elevilor 9.Registrul de eviden a salariailor

Descrierea riscului 1.Nentocmirea contractelor de munca i nregistrarea lor n Registru 2.Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea registrului; 1.Nenregistrarea carnetelor de munc din unitate (la preluare i la ieire); 2.Nedesemnarea persoanei autorizate; 1.Nenregistrarea delegaiilor primite pentru deplasri n interes de serviciu; 2.Nerespectarea rubricaiei cerute de registru; 3.Inexistena registrului 1.Inexistena registrului; 2.Completarea eronat a datelor de intrare ieire din uz a tampilei unitii; 3.Nedesemnarea persoanei cu pstrarea, aplicarea, scoaterea din uz a tampilei 1.Inexistena registrului, 2.Neactualizarea datelor privind micarea elevilor 1.Nentocmirea registrului n forma scris sau electronic; 2.Neactualizarea datelor i transmiterea lor In format electronic la ITM 3.Nedesemnarea persoanei autorizate

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 7 / 18

10.Registrul inventar arhiv

1.Inexistena registrului 2.Inexistena de proceduri operaionale privind activ.de arhivare 3.Nedesemnarea persoanei responsabile 1.Nerepartizarea corespondenei n dosarele curente;

11.Dosarele curente pe domenii de activitate conform nomenclatorului n vigoare 2. CONDUCEREA ACTIVITATII 1.Activitatea de completare n termen i de calitate a registrelor 1-9; 2.Activitatea de rezolvare - clasificare a corespondenei n dosarele curente 1.Asigurarea exactitii termenelor de raportare

1.Inexistena unor proceduri operaionale 2.Necompletarea n termen i de calitate a registrelor 1.Nerepartizarea corespondenei

3.

ORG.SITEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR

1.Inexistena unei agende de lucru zilnice care s cuprind terme.de raportare la management , ISJ, MECTS

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 8 / 18

4.

PLAN DE ACTIUNE MINIMIZARE RISCURI FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

a)existena unei agende de lucru zilnice; b)existena unei baze de date bine organizate 5.1-atribuirea responsabilitilor privind accesul la sistemul informatic 5.2-pregtirea profesional a persoanei desemnate 5.3-procesarea datelor n cadrul sistemului informatic; 5.4-sistemul de prevenire a accesului i modificarilor neautorizate a bazei de date;

1.Inexistena agendei; 2.Inexistena unei baze de date organizate

5.

1.Neatribuirea responsabilittilor

1.Incadrarea pe post a unor persoane care nu fac fa cerinelor activittii

1.Neprocesarea datelor n cadrul sistemului informatic 1.Nedesemnarea prin decizie a persoanei autorizate s folosescda baza de date a unittii pentru activitatea de secretariat; 2.Nemenionarea n fia postului a atribuiilor n acest sens, precum i a sanciunilor prevzute de lege privind gestionarea bazei de date

6.

ORGANIZAREA SI EFECTUAREA ARHIVARII

1.Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor

1.Inexistenta procedurilor operaionale privind arhivarea documentelor

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 9 / 18

DOCUMENTELOR

rezultate din activitatea de secretariat 2.Desemnarea persoanei responsabile cu arhivarea documentelor 3.Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea n arhiv

1.Nedesemnarea persoanei responsabile 2.Neinstruirea persoanelor cu atribuii de arhivare 1.Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului

4.Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor de secretariat 5.Activitatea de arhivare

1.Neasigurarea unui speiu corespunztor arhivrii

1.Pregtirea necorespunztoare a documentelor n vederea arhivrii

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 10 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii ANEXA 5

__________________
AVIZAT, ___________ DIRECTOR PLAN DE ACTIUNE Pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul Compartimentului secretariat
Persoanele responsabilee cu implementarea aciunii de minimizare a riscului inerent Secretar Data limit de implementare a actiunii de minimizare a riscului inerent

Data:

Nr. Cr.

Denumirea riscurilor inerente

Denumirea aciunii de minimizare a riscurilor

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrelor prevazute la anexa 2

Intocmirea procedurilor scrise privind modul de intocmire a registrelor prevzute la anexa 2

2.Ineficiena conducerii activitatii

Organiozarea activittii n funcie de termenele la care trebuie completate registrele sau ntocmirea i emiterea situaiilor curente

Secretar

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 11 / 18

Nr. Cr.

Denumirea riscurilor inerente

Denumirea aciunii de minimizare a riscurilor Crearea unei baze de date reale, corecte i bine organizate, referitoare la domeniul de activitate pentru care se cere raportarea

Persoanele responsabilee cu implementarea aciunii de minimizare a riscului inerent Secretar

Data limit de implementare a actiunii de minimizare a riscului inerent

3.Inexistena unui sistem de raportare a datelor

4..Inexistenta unui plan de aciune pt.minimizarea riscurilor

Intocmirea unui program de lucru zilnic prin agend de lucru, cu activitaile care trebuie desfsurate

Secretar

5.Carene n sistemul nformatic

Prin agenda de lucru zilnic se noteaz situaiile ce trebuie ntocmite, culegerea informaiilor din baza de date sau din alte surse interne sau externe ale unittii Raportarea n termen a situaiilor ctre management, ISJ sau MECTS Desemnarea persoanelor autorizate Alegerea locaiilor de depozitare a documentelor Instruirea persoanelor responsabile cu arhivarea documentelor

Secretar

6..Nearhivarea documentelor de secretariat

Secretarul colii sau dup caz alt persoan instruita

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 12 / 18

Nr. Cr.

Denumirea riscurilor inerente

Denumirea aciunii de minimizare a riscurilor Asigurarea cadrului normativ i procedural privind arhivarea documentelor

Persoanele responsabilee cu implementarea aciunii de minimizare a riscului inerent

Data limit de implementare a actiunii de minimizare a riscului inerent

i desemnat

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 13 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii ANEXA 6 1.REGISTRE TIPIZATE: *registrul intrare-ieire coresponden *registrul de evidena a actelor de studii *registrul de eviden al salariailor(forma scris) *registrul de eviden a elevilor 2..MODEL REGISTRE PRECONSTITUITE 1.REGISTRUL DE EVIDENTA A DECIZIILOR Nr. Data decizie emiterii Temeiul legal/ Coninut pe scurt Data punerii n aplicaie Persoana emitent Funcia Decizia de numire Semn- Persoana tura care ntocmete decizia Funct. Semnat. Unitatea emitent

2.REGISTRUL DE EVIDENTA A DELEGATIILOR Nr.crt. Numele i prenumele persoanei creia i se elibereaz delegaia Funcia Motivul deplasrii Locul i data Semntura de primire a delegaiei Observaii

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 14 / 18

3.REGISTRUL DE EVIDENTA A SIGILIILOR / STAMPILELOR


Cuprinde 3 pri:

1.EVIDENTA INTRARII_- IESIRII STAMPILELOR Instituia care folosete Textul Nr. Data primirii tampila imprimarea n tu a nscris pe exemplare sigiliului tampil

Data scoaterii din uz

Persoana desemnat prin decizie cu pstrarea i folosirea tampilei

2.DISPOZITIE-pentru persoana desemnat cu pstrarea i aplicare tampilei ; 3.PROCESE VERBALE DE PREDARE-PRIMIRE TEMPORARA A STAMPILEI CU MENTIONAREA MOTIVULUI: Proces-verbal ncheiat astzi
Subsemnatul.avnd funcia de.desemnat prin decizia nr.din..cu pstrarea i aplicarea tampilei unittiiam predate sigiliul dlui/dnei..avnd funcia de. Motivul predrii. Am predat .data..Am primit (numele si prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura) Am primit.data.Am predat (numele i prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura)

ANUL

Nr.contractului

4.REGISTRUL DE EVIDENTA A CONTRACTELOR DE MUNCA Numele i Funcia/ Actul n baza Perioada prenumele postul cruia s-a fcut nedeterminat/ persoanei creia i ncadrarea determinat se ncheie

Observaii

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 15 / 18

5.REGISTRUL DE EVIDENTA A CARNETELOR DE MUNCA NR.CRT. Numele i prenumele titularului carnetului de munc Seria i nr. carnetului de munc Data intrrii n unitate Data ieirii din unitate Unitatea emitent Semnt.de predare/ primire Observaii

6.REGISTRUL INVENTAR ARHIVA Nr.crt.din registrul Numr dosar dup de inventar nomenclator Coninutul pe scurt al dosarului Datele extreme Nr.file Termen de pstrare Actul /nr./data scoaterii din inventar

3.DOSARE CURENTE(DUPA NOMENCLATOR) UNITAREA SCOLARA.. DOSAR NR CONTINUT PE SCURT (ex.,,Schema de ncadrare a unitii) ANUL CALENDARISTIC..

PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 16 / 18

Cuprins
Numrul componentei n cadrul procedurii operaionale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina

Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia editiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin aplicabile activitaii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi in derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins