Manual de utilizare Outlook

Cuprins
Cuprins.......................................................................................................................2 Utilizarea agendei (Address Book).............................................................................4 Afisarea detaliilor in Address Book.........................................................................4 Cautarea persoanelor in Address Book....................................................................5 2. Crearea unui mail................................................................................................... 8 2.1. Crearea unui nou mesaj...................................................................................8 2.2. etarea optiunilor de li!rare............................................................................." 2.#. $odifi%area aspe%tului mesajului....................................................................." 2.4. &nserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj..............................................12 #. Crearea unui mesaj de r'spuns sau redire%tionarea unui mesaj..........................1( #.1. $odifi%area aspe%tului mesajului original la redire%tionare si r'spuns...........1) #.2. *estri%tionarea utiliz'rii +*'spuns tuturor, sau +*edire%tionare,..................18 #.#. Crearea unei formular parti%ularizat..............................................................2#.4. Utilizarea formularelor parti%ularizate .........................................................22 4. Utilizarea semnaturilor ........................................................................................2# 4.1 Crearea unei semn'turi...................................................................................2# 4.2. Ad'ugarea unei semn'turi la un mesaj..........................................................25 5. .rintarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat...................................................2) (. *'spunsul automat la mesajele primite 0n timp %e sunteti a1sent de la 1irou.....28 (.1. A%ti!area sau deza%ti!area asistentului A1sent de la 1irou (2ut of 2ffi%e Assistant)...............................................................................................................28 (.2. Utilizarea regulilor %u asistentul A1sent de la 1irou.......................................2" (.#. 3ditarea regulilor utilizate %u asistentul A1sent de la 1irou...........................#(.4. A%ti!area sau deza%ti!area regulilor utilizate %u asistentul A1sent de la 1irou .............................................................................................................................. #1 (.5. A%ti!area sau deza%ti!area unei reguli din asistent A1sent de la 1irou.........#2 ). 4estionarea mesajelor prin utilizarea regulilor.....................................................## ).1. Crearea unei reguli dintr5un sa1lon................................................................#4 ).2. Crearea unei reguli de la zero........................................................................#5 ).#. Crearea unei reguli dintr5un mesaj.................................................................#)

).4. 36e%utarea periodi%' a unei reguli.................................................................#) ).5. *eguli 1azate pe ser!er si reguli doar pentru %lienti......................................#8 ).(. Confirm'ri de primire7 r'spunsuri la !otare si anunturi de a1sent' de la 1irou .............................................................................................................................. #" ).). oli%it'ri de 0nt8lnire7 soli%it'ri de a%ti!itate si do%umente............................4).8. 9istele de distri1uire (:istri1ution lists)..........................................................4).". *edistri1uirea mesajelor 0n afara firmei (;or<arding messages outside =our organization)......................................................................................................... 41 ).1-. $odifi%area unei reguli.................................................................................41 ).11. &mportul sau e6portul unui set de reguli.......................................................42 ).12. A%ti!area sau deza%ti!area unei reguli.........................................................4# 8. Utilizarea %alendarului..........................................................................................44 8.1. Crearea de rezer!'ri si e!enimente ..............................................................44 8.2. *ezer!'ri si 0nt8lniri din %alendar...................................................................45 8.#. $esaje de post' ele%troni%'7 persoane de %onta%t si a%ti!it'ti......................4( 8.4. >a!igarea 0n Calendar....................................................................................48 ". Utilizarea ar?i!ei...................................................................................................51 ".1 Creearea Ar?i!ei in $i%rosoft 2ffi%e 2utlook 2--)..........................................51 ".2 @izualizarea ar?i!ei in stru%tura de dire%toare................................................5# ".# Creearea dire%toarelor in ar?i!a......................................................................5# ".4 ele%tarea mail5urilor pentru ar?i!are.............................................................54

Utilizarea agendei (Address Book)

9a %ompunerea fie%arui mail se poate %auta si sele%ta numele destinatarilor in Address Book. Cand s%rieti un nume in %ampurile To, Cc, or Bcc, mesajul este trimis destinatarilor din %asuta To. :estinatarii din Cc si Bcc de asemenea primes% mesajele%u mentiunea %a numele sele%tate pentru Bcc nu sunt !izi1ile pentru %eilalti destinatari ai mesajului trimis. $i%rosoft 2ffi%e 2utlook !erifi%a automat da%a numele s%ris %orespunde %u numele din agenda (Address Book)7 permitandu5!a sa trimiteti mesajul. :a%a numele nu este identifi%at7 apare optiunea +%auta nume, (Check Names) %are !a soli%ita mai multe informatii. &n %azul in %are7 dupa %e ati tastat numele7 %autarea !a furnizeaza mai multe optiuni puteti sele%ta numele dorit din lista. :a%a numele nu este gasit7 s5ar putea sa fie ne!oie sa !a uitati in alta agenda (Address 1ook) sau sa %reaAi un nou %onta%t (ne< %onta%t) :a%a s%rieti o adresa de e5mail si a%ea persoana e6ista in agenda (Address Book)7 numele !a fi %ompletat7 inlo%uind %e ati introdus. &n plus7 puteti folosi agenda (Address Book) si pentru a %auta si alte informatii7 %um ar fi lo%atii 1irouri7 si numere telefon.

Afisarea detaliilor in Address Book

:etaliile despre o persoana din agenda (Address Book) !ariaza in fun%tie de preferintele indi!iduale si organizatori%e. &n fun%tie de a%este preferinte7 puteti gasi detalii despre department7 titlu7 tara7 adrese e5mail7 numar telefon7 numar 1irou si lo%atia din Address Book. &n 1ara de instrumente Standard7 sele%tati Address Book s%urtatura CTRL+S !"T+B sau folositi

&n lista Address Book7 sele%tati adresa %are %ontine numele pentru %are doriti mai multe informatii. &n %aseta dialog Search7 introdu%eti numele dorit. &n lista %li%k dreapta pe nume si apoi #ro$erties.

Ca%tarea $ersoanelor in Address Book

.e langa %ole%tia de agende (Address Books) pe %are le puteti folosi pentru a sto%a nume7 adrese e5mail7 numere fa6 si liste distri1utie7 agenda (Address Book) poate %ontine o lista de adrese glo1ale (4lo1al Address 9ist)7 o lista de adrese outlook (2utlook Address Book) si o lista de adrese personale (.ersonal Address Book). .entru a sta1ili destinatarii mesajelor puteti %auta persoanele pe 1aza altor informatii7 %um ar fi e5mail7 nume si prenume7 lo%atie 1irou si numar telefon7 da%a detaliul respe%ti! a fost in%lus in informatia de %onta%t a persoanei %autate.

Ca%tarea d%$a n%me

&n meniul Tools7 CTRL+S !"T+B)

sele%tati

Address

Book

(s%urtatura

tastatura

.e 1ara de instrumente Standard7 sele%tati Address Book

&n lista Address Book7 sele%tati agenda (address 1ook) in %are doriti sa %autati numele &n %asuta Search7 tastati numele7 sau o parte din nume.

&e ce n% $ot 'edea lista n%melor in Address Book( 5ar putea sa fi folosit optiunea de %autare )ore col%mns ultima data %and ati folosit agenda (Address Book). ele%tati Name onl*7 langa Search7 pentru a re!eni la !izualizarea listei de nume.

Ca%tarea %nei $ersoane folosind alte informatii

&n meniul Tools7 CTRL+S !"T+B)

sele%rtati

Address

Book

(s%urtatura

tastatura

.e 1ara de instrumente Standard7 sele%tati Address Book &n lista Address Book7 sele%tati agenda in %are doriti sa %autati numele &n %asuta Search sele%tati )ore col%mns

Completati informatia7 sau parte a informatiei pe %are o %autati. :e e6emplu7 s%rieti un numar telefon7 lo%atia7 sau titlul persoanei. +,ser'atii .uteti %auta dupa mai multe %riterii. :upa fie%are %u!ant7 tastati o !irgula iar 2utlook !a %auta pentru fie%are %u!ant7 pe mai multe %riterii. .uteti in%lude in %asuta Search numele persoanei7 sau numele partial. :a%a nu gasiti persoana %autata7 s5ar putea sa fie ne!oie sa %autati in alta agenda (Address Book). >u toate listele de adrese %ontin a%eleasi domenii de a%ti!itate.

Ca%tarea a'ansata (ad'anced find) Ad'anced "ind !a permite sa folositi mai multe %u!inte sau %riterii pentru a gasi o persoana. 3ste similar %autarii folosind optiunea )ore col%mns din %asuta Search7 dar introdu%eti %riteriile de %autare in %ampuri separate si nu intr5o singura %asuta7 separate de !irgula.

;un%tia Ad!an%ed ;ind ofera un mod de a !edea %e domenii sunt %autate pe 1aza %riteriilor aleseB &n meniul Tools7 CTRL+S !"T+B) sele%tati Address Book (s%urtatura tastatura

.e 1ara de instrumente Standard7 sele%tati Address Book &n Address Book7 sele%tati lista de adrese in %are doriti sa fa%eti %autarea ele%tati Ad'anced "ind &n %asuta "ind7 s%rieti informatia in %ampurile ade%!ate

+,ser'atie-

:a%a nu gasiti persoana %autata7 s5ar putea sa fie ne!oie sa %autati in alta lista de adrese. >u toate listele de adrese %ontin a%eeasi informatie.

./ Crearea %n%i mail

Crearea unui mesaj de post' ele%troni%' este %ea mai fre%!ent' a%ti!itate efe%tuat' 0n $i%rosoft 2ffi%e 2utlook. A%east' a%ti!itate ofer' de asemenea %ele mai multe optiuni si %onfiguratii dintre toate %ara%teristi%ile 2utlook. &ndiferent de tipul mesajului pe %are 0l %ompuneti7 personal sau de ser!i%iu7 a!eti 0ntotdeauna posi1ilitatea de a %rea un stil uni%. .entru mesajele de post' ele%troni%'7 $i%rosoft 2ffi%e 2utlook 2--) utilizeaz' un editor 1azat pe $i%rosoft 2ffi%e Cord 2--). .entru asistent' detaliat' 0n leg'tur' %u %ara%teristi%ile de editare ale a%estui editor7 porniti 2ffi%e Cord 2--)7 ap'sati ;17 apoi %'utati 0n ?elp. Dn a%est su1ie%t se dis%ut' %ara%teristi%ile de post' ele%troni%' utilizate fre%!ent.

C8nd sunteti gata s' trimiteti mesajul sele%taAi 1utonul Send aflat l8ng' To si Cc.

./0/ Crearea %n%i no% mesa1

Dn meniul "ile7 indi%ati 1utonul Ne27 apoi alegeAi )ail message pentru a initia un nou mesaj. Comand3 ra$id3 de la tastat%r3 .entru a %rea un mesaj nou de post' ele%troni%'7 ap'sati CE*9F G&;EF$ sau CE*9F> Dn %aseta S%,1ect7 introdu%eti su1ie%tul mesajului. &ntrodu%eti numele destinatarilor 0n %asetele To7 Cc sau Bcc. pun%t si !irgul' (H). .entru a sele%ta numele destinatarilor dintr5o list' din Agend'7 sele%taAi 1utoanele To sau Cc. %rieti %ontinutul me eparati numele %u

././ Setarea o$ti%nilor de li'rare

A!eti posi1ilitatea de a seta ni!elul de important' pentru un mesaj7 astfel 0n%8t destinatarii s' o1ser!e a%est indi%ator 0n &n1o65ul lor 0nainte de a5l des%?ide. etarea ni!elului de important' permite destinatarilor s'5si sorteze mesajele 0n fun%tie de important'. sau Dn meniul )essage7 0n grupul +$tions7 sele%taAi !m$ortant3 sc3z%t3. !m$ortant3 ma4im3

./5/ )odificarea as$ect%l%i mesa1%l%i

./5/0/ Ad3%garea %nei c%lori de f%ndal, gradient, a %nei te4t%ri, model sa% imagini Color. ele%taAi o %uloare 0n paleta Theme Colors sau Standard Colors. .entru a elimina %uloarea7 sele%taAi No Color. Dn meniul )essae +$tions7 0n grupul Themes7 sele%taAi #age

S"AT

:a%' doriti s' ad'ugati un gradient7 te6tur'7 model sau o imagine7 ele%tati opiunile de umplere dorite.

sele%taAi "ill 6ffects.

Culoarea gradientului7 te6turii sau modelului se 1azeaz' pe %uloarea sele%tat' 0n pasul 2..

./5/./ )odificarea te4t%l%i A!eti posi1ilitatea s' modifi%ati te6tului 0n mesajul d!s. 0n mai multe moduriB Dn meniul )essage7 0n grupul Basic Te4t7 a!eti posi1ilitatea s' sele%tati s%risul7 dimensiunea s%risului7 stilul s%risului (Bold7 Italic sau Underline)7 %uloarea s%risului si e!identierea s%risului. Dn meniul "ormat7 0n grupul "ont7 a!eti posi1ilitatea de a sele%ta s%risul si dimensiunea s%risuluiH s' m'riti sau s' mi%sorati dimensiunea %u un in%rementH s' modifi%ati stilul s%risului (gros7 in%linat7 su1liniat7 t'iat %u o linie7 indi%e7 e6ponent)H s' modifi%ati s%risul 0n majus%ule/minus%ule7 s' modifi%ati %uloarea s%risului7 e!identierea lui si s' eliminati %omplet formatarea lui. Dn mini1ara de instrumente %are apare %8nd sele%tati s%risul7 a!eti posi1ilitatea s' alegeAi fontul7 s' m'riti sau s' mi%sorati dimensiunea %u un in%rement7 s' sele%tati o tem'7 s' utilizati :es%riptorul de formate7 s' sele%tati stilul s%risului (Bold7 Italic si Underlined) si s' e!identiati s%risul.

stiluri.

Dn meniul "ormat7 0n grupul St*le7 a!eti posi1ilitatea s' sele%tati

S"AT Utilizarea stilurilor este pentru %rearea mesajelor %u aspe%t profesional.

./5/5/ Ad3%garea %nei semn3t%ri

A!eti posi1ilitatea s' %reati o semn'tur' impli%it' pentru a se ad'uga la toate mesajele trimise sau s' inserati o semn'tur' 0n mod manual 0n mesajele de trimis 0n mod indi!idual.

.entru inserarea automat' a unei semn'turi in meniul)essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi Signat%res.

+BS6R7A8!6 :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' a%%esati "or2ard 0ntr5un mesaj des%?is. Dn meniul 69mail Signat%re7 0n lista Select signat%re to edit, sele%tati u1 Choose defa%lt signat%re7 0n lista Ne2 messages7 sele%tati :a%' doriti s' in%ludeti o semn'tur' 0n mesajele la %are r'spundeti si 0n optiunile de semn'tur' disponi1ile 0n meniul )essage dup' %e alegeAi Re$l*7 Re$l* to All sau

semn'tura dorit'. semn'tura dorit'. %ele pe %are le redire%tionati7 0n lista Re$lies:for2ards7 sele%tati o semn'tur'. :a%' nu doriti s' fie prezent' o semn'tur' 0n a%ele mesaje7 atun%i sele%tati none. ele%taAi +;. .entru a ad'uga semn'tura impli%it' la un mesaj %urent7 0n meniul

)essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi alegeAi semn'tura. .entru inserarea unei semn'turi 0n mod manual in meniul )essage7 0n grupul

!ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi alegeAi semn'tura dorit'.

+BS6R7A8!6 :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' a%%esati optiunile de semn'tur' disponi1ile 0n meniul )essage dup' %e sele%taAi Re$l*7 Re$l* to All sau "or2ard 0ntr5un mesaj des%?is.

./</ !nserarea sa% atasarea de fisiere la %n mesa1

./</0/ Atasarea fisierelor Dn meniul "ile7 indi%ati spre Ne27 apoi sele%taAi )ail )essage.

Dn meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Attach "ile.

>a!igati si sele%tati fisierul pe %are 0l !eti atasa7 apoi sele%taAi !nsert.

:a%' nu !edeti fisierul 0n folderul %orespunz'tor7 asigurati5!' %' s5a sele%tat All files (=/=) 0n %aseta "iles of t*$e si %' Cindo<s 36plorer este %onfigurat s' arate e6tensiile numelor de fisier. !)#+RTANT Dn mod impli%it7 2utlook 1lo%?eaz' atas'rile %are pot fi nesigure7 (%um ar fi fisierele %u e6tensia .1at7 .e6e7 .!1s si .js) %are pot %ontine !irusi. :a%' atasati un astfel de fisier la un mesaj de post' ele%troni%'7 !i se !a soli%ita o de%izie asupra trimiterii unei atas'ri potential nesigure. :a%' sele%tati >es7 2utlook !a trimite atasarea. :a%' fa%eti %li% pe No7 a!eti apoi posi1ilitatea s' eliminati atasarea potential nesigur'.

S"AT A!eti posi1ilitatea s' atasati mai multe fisiere simultan prin sele%tarea si glisarea lor dintr5un dire%tor din %omputerul d!s. 0ntr5un mesaj des%?is 0n 2utlook. 9o%ul 0n %are apar atas'rile din mesajul d!s. depinde de formatul 0n %are %ompuneti mesajulB :a%' mesajul este 0n format GE$9 sau te6t simplu7 atas'rile apar 0n %aseta de atasare de su1 %aseta S%,1ect.

:a%' formatul mesajului este Ee6t 0m1og'tit (*i%? Ee6t)7 atas'rile apar 0n

%orpul mesajului. %?iar da%' fisierul pare s' fie 0n%orporat 0n mesaj7 el este 0n %ontinuare o atasare separat'.

;ormatul 0n %are este %ompus un mesaj este indi%at de 1ara de titlu din partea de sus a mesajului.

./</./ Ad3%garea %rm3ririi $entr% mesa1%l d's/ $esajele de post' ele%troni%' semnalizate ajut' la mai 1una gestionare a mesajelor de post' ele%troni%'. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' semnalizaAi un mesaj de post' ele%troni%' %are soli%it' informatii de %are a!eti ne!oie p8n' la o anumit' dat'. $esajul !a fi primit de %'tre destinatar 0nsotit %u un semnalizator7 iar un mesaj !a ap'rea 0n 1ara de informatii din .anoul le%tur' (*eading .ane) si 0n partea de sus a mesajului %8nd este des%?is 0n 2utlook. Un mesaj pe %are 0l semnalizati poate ajuta la tinerea e!identei persoanelor %are au r'spuns la mesaj. Dn s%enariul anterior7 ati trimis un mesaj semnalizat soli%it8nd informatii p8n' la o anumit' dat'. :a%' semnalizati mesajul si pentru d!s.7 !i se aminteste s' !erifi%ati pentru r'spunsuri. 2utlook poate g'si automat r'spunsurile la mesajul original semnalizat. Dn meniul )essage7 0n grupul +$tions7 sele%taAi "ollo2 U$7 apoi alegeAi :a%' doriti un memento despre a%est mesaj semnalizat7 0n meniul

data termenului de urm'rire sau alegeAi C%stom ($artic%larizat). )essage7 0n grupul +$tions7 alegeAi "ollo2 U$7 apoi Add Reminder. :a%' doriti7 a!eti posi1ilitatea s' modifi%ati data si ora pentru memento. :a%' doriti7 a!eti posi1ilitatea s' in%ludeti un semnalizator pentru destinatari pentru a fi a!ertizati de termenul limit'. Dn meniul )essage7 0n grupul +$tions7 sele%taAi "ollo2 U$7 apoi "lag for Reci$ients. .entru a in%lude un memento %'tre destinatar despre a%est mesaj semnalizat7 1ifati %aseta de sele%tare Reminder7 apoi7 da%' este ne%esar7 modifi%ati data si ora. ./</5/ +,tinerea %nei confirm3ri de citire sa% li'rare 2 %onfirmare de li!rare !' informeaz' %' mesajul de post' ele%troni%' a fost li!rat 0n %utia postal' a destinatarului7 dar nu si da%' a%esta a %itit mesajul sau nu. 2 %onfirmare de %itire !' informeaz' %' mesajul a fost des%?is.Dn am1ele %azuri7 primiti un mesaj de notifi%are %8nd mesajul este li!rat sau %itit. Continutul notifi%'rilor mesajului sunt apoi 0nregistrate automat 0n mesajul original 0n dire%torul Sent !tems. Cu toate a%estea7 nu !' 1azati doar pe a%este %onfirm'ri.:estinatarul mesajului poate determina da%' s5a soli%itat o %onfirmare de %itire si poate refuza s' o trimit'. :a%' mesajul este doar 0n %itire 0n .anoul le%tur'7 este posi1il s' nu se trimit' o

%onfirmare de %itire. Dn plus7 este posi1il %a programul de %itire a postei ele%troni%e al destinatarului s' nu a%%epte %onfirm'rile de %itire. Dn mesaj7 sele%taAi +$tions. u1 7oting and tracking o$tions7 1ifati %aseta de sele%tare Re?%est a

deli'er* recei$t for this message (Se solicit3 o confirmare de li'rare $entr% acest mesa1) sau Re?%est a read recei$t for this message (Se solicit3 o confirmare de citire $entr% acest mesa1).

5/ Crearea %n%i mesa1 de r3s$%ns sa% redirectionarea %n%i mesa1 ele%tati mesajul la %are r'spundeti sau pe %are 0l redire%tionati. .entru a r'spunde numai unui e6peditor7 sele%taAi Re$l*. .entru a r'spunde tuturor destinatarilor7 sele%taAi Re$l* to all. Dn mod impli%it7 %8nd r'spundeti la un mesaj de post' ele%troni%'7 te6tul mesajului original este in%lus 0n %orpul mesajului. +BS6R7AT!6 :a%' ati des%?is mesajul 0ntr5o fereastr'7 0n meniul )essage7 0n grupul Res$ond7 sele%taAi Re$l* sau pe Re$l* to All. &nstru%tiuni pentru deza%ti!area a%estei %ara%teristi%i Dn fereastra prin%ipal' $i%rosoft 2ffi%e 2utlook7 0n meniul Tools7

sele%taAi +$tions. ele%taAi #references din meniul7 apoi 69)ail +$tions. u1 +n re$lies and for2ards7 0n %aseta @hen re$l*ing to a

message7 sele%taAi &o not incl%de original message. ele%taAi Send

.entru redire%tionarea unui mesaj (;or<ard a message) sele%taAi "or2ard/ :a%' ati des%?is mesajul 0ntr5o fereastr'7 0n meniul )essage7 0n grupul Res$ond7 sele%taAi "or2ard. &ntrodu%eti numele destinatarului 0n %aseta To. :a%' doriti7 ad'ugati numele destinatarilor 0n %asetele Cc si Bcc.

+BS6R7AT!6 Ere1uie s' e6iste %el putin un nume de destinatar de post' ele%troni%' !alid 0n %asetele To7 Cc sau Bcc.

.entru a sele%ta numele destinatarilor dintr5o list'7 fa%eti %li% pe 1utonul To7 Cc sau Bcc. :a%a lipseste %asuta B%%7

in meniul +$tions7 0n grupul "ields7 sele%taAi

Sho2 Bcc. +BS6R7A8!6 :a%' doriti s' redire%tionati dou' sau mai multe mesaje7 sele%tati primul mesaj7 tineti ap'sat' tasta CE*97 apoi sele%tati fie%are mesaj suplimentar. ;ie%are mesaj !a fi redire%tionat %a atasare 0ntr5un mesaj nou. Eastati su1ie%tul mesajului 0n %aseta S%,1ect.

5/0/ )odificarea as$ect%l%i mesa1%l%i original la redirectionare si r3s$%ns

Dn fereastra prin%ipal' $i%rosoft 2ffi%e 2utlook7 0n meniul Tools7 sele%taAi

+$tions. Dn meniul #references7 sele%taAi 69mail +$tions. ele%tati optiunea dorit' sele%t8nd5o din lista @hen re$l*ing to a

message sau din lista @hen for2arding a message. 36ist' mai multe optiuni pentru r'spunsuri si redire%tion'ri7 in%lusi!

!ncl%derea te4t%l%i mesa1%l%i original (!ncl%de original message te4t) A%easta este setarea impli%it' din 2utlook. $esajul original !a fi ad'ugat la r'spuns. Ee6tul d!s. apare 0n al1astru pentru a fi 0n %ontrast %u te6tul negru original al mesajului.

Alte o$ti%ni-

 d!s.

N%

se

incl%de

mesa1%l

original

(&o

not

incl%de

original

message) @a ap'rea 0n %orpul mesajului de post' ele%troni%' numai mesajul

Atasarea mesa1%l%i original (Attach original message) $esajul

original este in%lus %a atasare la mesajul d!s.

!ncl%derea si indentarea te4t%l%i mesa1%l%i original (!ncl%de and

indent original message) $esajul original !a fi ad'ugat la r'spunsul d!s. si indentat o jum'tate de in%?. Ee6tul d!s. apare 0n al1astru pentru a fi 0n %ontrast %u te6tul negru al mesajului original.

#refi4area fiec3rei linii a mesa1%l%i original (#refi4 each line of

the original message) $esajul original !a fi ad'ugat la r'spuns si indentat. Ee6tul d!s. apare 0n al1astru pentru a fi 0n %ontrast %u te6tul negru al mesajului original.. Dn plus7 te6tul indentat al mesajului original este pre%edat de te6tul pe %are 0l introdu%eti 0n %aseta #refi4 each line 2ith.

5/./

Restrictionarea ARedirectionareB

%tiliz3rii

AR3s$%ns

t%t%rorB

sa%

A%east' %ara%teristi%' ne%esit' %a at8t e6peditorul %8t si destinatarul s' utilizeze $i%rosoft 2ffi%e 2utlook. :estinatarii %are utilizeaz' $i%rosoft 2utlook 36press7

$i%rosoft Cindo<s $ail7 $i%rosoft 2utlook Ce1 A%%ess sau alte apli%atii pentru reg'sirea mesajelor de post' ele%troni%' !or a!ea posi1ilitatea s' utilizeze 0n %ontinuare *'spuns tuturor sau *edire%tionare. $i%rosoft 2ffi%e 2--# a introdus &nformation *ig?ts $anagement (&*$)7 %are ofer' o modalitate de a ajuta la restri%tionarea %apa%it'tii destinatarilor de a %opia7 imprima sau redire%tiona mesajele de post' ele%troni%'. $ai multe informatii despre &*$ se g'ses% 0n Ajutor 2ffi%e. :a%' &*$ nu este disponi1il 0n firma d!s7 se poate o1tine o fun%tionalitate asem'n'toare utiliz8nd formularele parti%ularizate 2utlook. !)#+RTANT ;ormularele parti%ularizate reprezint' un mijlo% de 1az' pentru a ad'uga restri%tii la %e pot fa%e destinatarii %u un mesaj de post' ele%troni%'. ;ormularele nu sunt 0ns' la fel de sigure %a &*$. :es%?iderea mesajului %u o alt' apli%atie de post' ele%troni%' sau %?iar utilizarea altor tipuri de %onturi poate fa%e %a destinatarii s' ai1' permisiuni depline de redire%tionare sau la r'spuns tuturor pentru un mesaj.

5/5/ Crearea %nei form%lar $artic%larizat

Dn meniul Tools7 indi%ati spre "orms7 apoi sele%taAi &esign a "orm. Dn Standard "orms Li,rar*7 sele%tati )essage7 apoi alegeAi +$en. ele%taAi meniul Actions.

$eniul Actions se utilizeaz' pentru a %onfigura %omenzile Re$l* to All si "or2ard pentru destinatari. u1 6na,led7 modifi%ati a%tiunea Re$l* to all la No. u1 6na,led7 modifi%ati a%tiunea "or2ard la No/ u1 Action name7 du1lu %li%k pe "or2ard. Dn %aseta de dialog "orm Action $ro$erties7 de1ifati %aseta de sele%tare

6na,led7 apoi sele%taAi +;. u1 Action name7 sele%taAi Re$l* to all. Dn %aseta de dialog "orm Action #ro$erties7 de1ifati %aseta de sele%tare

6na,led7 apoi sele%taAi +;. ele%taAi meniul #ro$erties.

Utilizati meniul #ro$erties pentru a %onfigura definitii de formulare.

Bifati %aseta de sele%tare Send form definition 2ith item. C8nd trimiteti mesajul de post' ele%troni%'7 a%tiunile parti%ularizate 0n meniul Actions se !or trimite la destinatari7 pre0nt8mpin8nd utilizarea de %'tre a%estia a %omenzilor Re$l* to all sau "or2ard. Bifati %aseta de sele%tare Send form definition 2ith item. e afiseaz' o %aset' de dialog pentru a !' a!ertiza %' trimiterea definitiei

de formular nu este o pra%ti%' re%omandat'. .entru a%east' pro%edur'7 a!eti posi1ilitatea s' alegeAi +; si s' %ontinuati. Dn meniul Tools7 indi%ati %'tre "orms7 apoi alegeAi #%,lish form as. Dn %aseta dialog !n the #%,lish "orm As7 0n %aseta Look !n7 sele%taAi

#ersonal "orms Li,rar*. Dn %aseta &is$la* name7 tastati un nume %are poate fi usor re%unos%ut7

%um ar fi No Re$l* Alls or "or2ards. Dn %aseta de nume "orm7 tastati un nume uni% f'r' spatii7 %um ar fi

NoRe$l*AllNo"or2ard. ele%taAi #%,lish.

Dn fereastra de proie%tare a formularelor7 0n meniul "ile7 sele%taAi Close. 9a soli%itarea de a sal!a modifi%'rile7 fa%eti %li% pe No. ;ormularul parti%ularizat s5a sal!at. A%est prompt !' 0ntrea1' da%' doriti s' sal!ati modifi%'rile 0n formularul 2utlook impli%it. e re%omand' s' sal!ati modifi%'rile numai 0n a%est formular.

5/</ Utilizarea form%larelor $artic%larizate

+$en. e !a afisa un mesaj nou de post' ele%troni%'. Compuneti si trimiteti mesajul asa %um o fa%eti de o1i%ei. Butoanele Re$l* to All si "or2ard nu !or fi disponi1ile destinatarului pe 1ara de instrumente din mesajul de post' ele%troni%'. Dn mod asem'n'tor7 nu !or fun%tiona ni%i %omenzile rapide de la tastatur'7 %um ar fi CE*9F;7 sau sele%t8nd Re$l* 0n 1ara de instrumente Standard. :estinatarii %are utilizeaz' $i%rosoft 2utlook 36press7 $i%rosoft Cindo<s $ail7 $i%rosoft 2utlook Ce1 A%%ess sau alte apli%atii pentru reg'sirea mesajelor de post' ele%troni%' !or a!ea posi1ilitatea s' utilizeze 0n %ontinuare *epl= to All sau ;or<ard. Dn meniul Tools7 indi%ati %'tre "orms7 apoi sele%taAi Choose "orm. Dn lista Look !n7 sele%taAi #ersonal "orms Li,rar*. ele%tati numele formularului parti%ularizat pe %are l5ati %reat7 apoi sele%taAi

</ Utilizarea semnat%rilor

2 semn'tur' de post' ele%troni%' este format' din te6t sau imagini %are sunt ad'ugate automat la finalul unui mesaj de post' ele%troni%' de iesire. A!eti posi1ilitatea s' %reati ori%8te semn'turi doriti7 astfel 0n%8t s' detineti semn'turi pentru di!erse s%opuri7 %um ar fi s%opurile de afa%eri sau %ele personale. :e e6emplu7 utilizati prenumele d!s. pentru mesajele %'tre prieteni si familie sau numele %omplet si adresa de post' ele%troni%' pentru mesajele trimise persoanelor de %onta%t %u %are a!eti relatii de afa%eri. :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' utilizati o semn'tur' pentru a ad'uga te6t parti%ularizat7 %um ar fi e6pli%atii despre modul 0n %are doriti %a destinatarii s' r'spund' la mesajele pe %are le trimiteti. A!eti posi1ilitatea s' formatati s%risul din semn'turile pe %are le5ati %reat utiliz8nd %ulori si fonturi. .entru a in%lude semn'turi 0n mesaje7 tre1uie mai 0nt8i s' %reati semn'tura7 apoi s' o ad'ugati la mesaje. A!eti posi1ilitatea s' %onfigurati 2utlook pentru a ad'uga automat o semn'tur' la mesajele de iesire sau s' ad'ugati o semn'tur' manual %8nd %reati un mesaj nou.

</0 Crearea %nei semn3t%ri

Dntr5un mesaj nou7 0n meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi

Signat%re7 apoi alegeAi Signat%res. Dn meniul 69mail Signat%re7 sele%taAi Ne2. Eastati un nume pentru semn'tur'7 apoi alegeAi +;. Dn %aseta 6dit Signat%re7 s%rieAi te6tul pe %are doriti s'5l in%ludeti 0n

semn'tura d!s. .entru a formata s%risul7 sele%tati5l7 apoi utilizati 1utoanele de stil si

formatare pentru a sele%ta optiunile dorite. +BS6R7A8!6

A%este optiuni de formatare pot fi apli%ate da%' utilizati formatul te6t simplu (plain te6t) pentru mesajul d!s. ;ormatarea nu !a fi !izi1il' 0n mesajele de trimis. Cu toate a%estea7 !a fi !izi1il' destinatarilor %are utilizeaz' formate de mesaj GE$9 sau .rtf. .entru a ad'uga o %arte de !izit' ele%troni%'7 alegeAi unde doriti s' se

afiseze %artea de !izit' 0n te6t7 sele%taAi B%siness Card7 apoi pe un nume de persoan' de %onta%t 0n lista "ield As. Apoi7 alegeAi +;. .entru a ad'uga o imagine7 plasati pun%tul de insertie a%olo unde doriti s'

se afiseze imaginea 0n semn'tur'7 alegeAi !nsert $ict%re7 r'sfoiti pentru a alege o imagine7 sele%taAi5o7 apoi sele%taAi +;. .entru a ad'uga un ?=perlink7 plasati pun%tul de insertie a%olo unde doriti *$erlink7 r'sfoiti pentru

s' se afiseze ?=perlinkul 0n semn'tur'7 sele%taAi !nsert a alege un ?=perlink7 sele%taAi5l7 apoi alegeAi +;.

u1 Choose defa%lt signat%re7 0n lista 69mail Acco%nt7 sele%taAi un %ont

de post' ele%troni%' %u %are doriti s' aso%iati semn'tura 0ntotdeauna. o din list'. o :a%' nu doriti s' se insereze o semn'tur' automat 0n fie%are mesaj Dn lista Ne2 messagesB :a%' doriti %a o semn'tur' s' se insereze 0n fie%are mesaj %are este

trimis din %ontul de post' ele%troni%' pe %are 0l alegeti7 sele%tati o semn'tur'

%are este trimis7 sele%tati none 0n list'. +BS6R7A8!6 :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' inserati semn'turile manual 0n mesajele indi!iduale. :a%' doriti s' in%ludeti o semn'tur' 0n mesajele de r'spuns si 0n mesajele

redire%tionate7 sele%tati o semn'tur' din lista Re$lies:for2ards. :a%' nu7 sele%tati none. :up' %e 0n%?eiati %rearea semn'turii7 sele%taAi +;.

+BS6R7A8!6 .entru a ad'uga semn'tura %reat' la un mesaj nou des%?is7 0n meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi alegeAi semn'tura.

</./ Ad3%garea %nei semn3t%ri la %n mesa1

A!eti posi1ilitatea s' %onfigurati o semn'tur' impli%it' pentru a se ad'uga la toate mesajele de trimis sau s' inserati manual o semn'tur' 0n mesajele de trimis 0n mod indi!idual. 3fe%tuati una dintre urm'toareleB </./0/ !nserarea a%tomat3 a %nei semn3t%ri Dntr5un mesaj nou7 0n meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi alegeAi Signat%res. :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' a%%esati optiunile de semn'tur' disponi1ile 0n meniul )essage dup' %e alegeAi Re$l*7 Re$l* to All sau "or2ard 0ntr5un mesaj des%?is.

Dn meniul 69mail Signat%re7 0n lista Select signat%re to edit7 alegeAi

semn'tura dorit'.

u1 Choose defa%lt signat%re7 0n lista Ne2 messages7 alegeAi

semn'tura dorit'.

:a%' doriti s' in%ludeti o semn'tur' 0n mesajele de r'spuns si 0n mesajele

redire%tionate7 sele%tati o semn'tur' din lista Re$lies:for2ards. :a%' nu7 sele%tati none.

ele%taAi +;. .entru a ad'uga semn'tura impli%it' la un mesaj des%?is 0n mod %urent7

0n meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%res7 apoi alegeAi semn'tura.

</././ !nserarea %nei semn3t%ri Cn mod man%al Dn mesajul nou7 0n meniul )essage7 0n grupul !ncl%de7 sele%taAi Signat%re7 apoi alegeAi semn'tura dorit'. +BS6R7A8!6 :e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' a%%esati optiunile de semn'tur' disponi1ile 0n meniul )essage dup' %e alegeAi Re$l*7 Re$l* to All sau "or2ard 0ntr5un mesaj des%?is.

D/ #rintarea %n%i mesa1 si:sa% a %n%i fisier atasat

Dn lista de mesaje7 sele%tati dar nu des%?ideti mesajul pe %are doriti s'5l Dn meniul "ile7 sele%taAi #rint.

imprimati.

$esaj %u atasare 9ist' de mesaje $eniul "ile Comanda #rint files. .entru a imprima atas'rile7 1ifati %aseta de sele%tare #rint attached

:a%' nu !edeti %aseta de sele%tare #rint attached files7 este posi1il s' fi sele%tat #rint 0n meniul "ile al unei liste de mesaje %are este des%?is'. Dn%?ideti mesajul7 apoi7 a!8nd mesajul sele%tat 0n lista de mesaje7 sele%taAi #rint 0n meniul "ile. N+TE

Atas'rile se imprim' doar pe imprimanta impli%it'. :e e6emplu7 da%' a!eti imprimanta A setat' %a impli%it'7 des%?ideti un mesaj %u o atasare si alegeti s' imprimati mesajul la imprimanta B7 mesajul !a fi trimis %'tre imprimanta B7 dar atasarea se !a imprima la imprimanta A.

F/ R3s$%ns%l a%tomat la mesa1ele $rimite Cn tim$ ce s%nteti a,sent de la ,iro%

C8nd nu sunteti la %omputer si nu !' !erifi%ati posta ele%troni%'7 a!eti posi1ilitatea s' %onfigurati $i%rosoft 2ffi%e 2utlook 2--) s' trimit' un r'spuns automat unei persoane sau tuturor %elor %are !' trimit mesaje.

F/0/ Acti'area sa% dezacti'area asistent%l%i A,sent de la ,iro% (+%t of +ffice Assistant)
C8nd utilizati 2utlook %u un %ont 36%?ange 2--)7 a!eti a%%es la noua fun%tie Asistent A1sent de la 1irou (2ut of 2ffi%e Assistant) si la o interfat' utilizator 0m1un't'tit'. Cara%teristi%ile noi in%ludB Trimiterea r3s$%ns%rilor a%tomate c3tre $ersoane care n% s%nt

Cn firma d's *'spunsurile automate A1sent de la 1irou (2ut of 2ffi%e) pot fi parti%ularizate pentru destinatari at8t din %adrul firmei7 %8t si din afara ei. :e e6emplu7 este posi1il s' doriti s' trimiteti un mesaj mai general 0n afara firmei I poate unul %are s' nu listeze nume7 numere de telefon sau adrese de post' ele%troni%' alternati!e de %onta%t. .asiB Dn meniul Tools7 sele%taAi +%t of +ffice Assistant.

ele%taAi ! am c%rentl* o%t of the +ffice. Dn %asuta A%toRe$l* onl* once to each sender 2ith the

follo2ingte4t s%rieAi mesajul pe %are doriti s' il primeas%a in mod automat persoanele %are !a s%riu mail5uri %8t timp sunteti a1sent de la 1irou.

F/./ Utilizarea reg%lilor c% asistent%l A,sent de la ,iro%

:a%' nu !eti !erifi%a posta ele%troni%' %8t timp nu sunteti la 1irou7 utilizati asistentul A1sent de la 1irou %u reguli pentru gestionarea automat' a mesajelor primite7 spe%ifi%8nd %e a%tiuni s' efe%tueze 2utlook 0n leg'tur' %u a%estea. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' %reati reguli pentru a muta sau %opia automat mesajele 0n alte dire%toare7 pentru a sterge mesajele7 a trimite r'spunsuri parti%ularizate7 et%. Dn %azul 0n %are %reati reguli7 este important s' 0ntelegeti %um se apli%' 0n 2utlook. *egulile se apli%' 0n ordinea 0n %are apar 0n lista de reguli7 de sus 0n jos. :a%' sele%tati mai mult de o %onditie 0n %aseta de dialog These r%les 2ill ,e a$$lied to incoming messages 2hile *o% are o%t of the office 7 regula se !a apli%a numai mesajelor %are 0ndeplines% toate %onditiile. :e e6emplu7 da%' spe%ifi%ati Cristina .otra drept e6peditor (%onditie) si JDnt8lnire marketing, (%onditie) 0n %aseta S%,1ect7 regula se !a apli%a numai mesajelor %are 0ndeplines% am1ele %onditii. :a%' setati mai multe %riterii pentru o singur' %onditie7 regula se apli%' ori%'rui mesaj %are 0ndeplineste %el putin un %riteriu pentru %onditia respe%ti!'. :e

e6emplu7 da%' spe%ifi%ati JCristina .otraH &oan Crisiar%u, 0n %aseta "rom7 regula se apli%' at8t mesajelor de la Cristina .otra %8t si %elor de la &oan Crisiar%u. Dn meniul Tools7 sele%taAi +%t of +ffice Assistant. ele%taAi Add R%le. u1 @hen a message arri'es that meets the follo2ing spe%ifi%ati %onditiile pe %are mesajul tre1uie s' le

conditions7

0ndeplineas%' pentru a se apli%a regula. .entru a spe%ifi%a mai multe %onditii7 sele%taAi Ad'anced7 alegeAi

optiunile7 apoi sele%taAi +;. .entru a spe%ifi%a faptul %' a%east' regul' se apli%' ultima7 1ifati

%aseta de sele%tare &o not $rocess s%,se?%ent r%les. u1 #erform these actions7 sele%tati a%tiunile dorite. e pot

sele%ta mai multe a%tiuni. +BS6R7A8!6 :a%' spe%ifi%ati %' este ne%esar %a un mesaj s' fie sters7 regulile %are urmeaz' regulii de stergere 0n lista de reguli din %aseta de dialog +%t of +ffice Assistant nu !or afe%ta mesajul.

F/5/ 6ditarea reg%lilor %tilizate c% asistent%l A,sent de la ,iro%

Gn meni%l Tools, selectaHi +%t of +ffice Assistant/

)odificarea %nei an%mite reg%li ele%taAi R%les7 alegeAi o regul'7 apoi sele%taAi 6dit R%le. 3fe%tuati modifi%'rile pentru %onditiile si a%tiunile regulii.

)odificarea ordinii Cn care reg%lile s%nt a$licate mesa1elor de intrare u1 These r%les 2ill ,e a$$lied to incoming messages 2hile

*o% are o%t of the office7 alegeAi regula pe %are doriti s' o mutati mai sus sau mai jos 0n list'. ele%taAi )o'e U$ sau )o'e &o2n. Stergerea %nei reg%li

u1 These r%les 2ill ,e a$$lied to incoming messages 2hile

*o% are o%t of the office7 alegeAi regula pe %are doriti s' o stergeti. ele%taAi &elete R%le.

F/</ Acti'area sa% dezacti'area reg%lilor %tilizate c% asistent%l A,sent de la ,iro%

.entru a a%ti!a sau deza%ti!a regulile a1sent de la 1irou7 0n meniul Tools7 sele%taAi +%t of +ffice Assistant.

ele%taAi R%les. Dn %oloana Stat%s7 1ifati sau de1ifati %aseta de sele%tare de l8ng' regula pe %are doriti s' o a%ti!ati sau s' o deza%ti!ati.

F/D/ Acti'area sa% dezacti'area %nei reg%li din asistent A,sent de la ,iro%
:a%' doriti s' a%ti!ati sau s' deza%ti!ati temporar o regul' din asistentul A1sent de la 1irou7 nu tre1uie s' stergeti regula. 3fe%tuati urm'toarele a%tiuni pentru a modifi%a temporar starea reguliiB Dn meniul Tools7 sele%taAi +%t of +ffice Assistant. ele%taAi 1utonul R%les 0n partea de jos a %asetei de dialog. u1 These r%les 2ill ,e a$$lied to incoming messages 2hile *o%

are o%t of of the office7 0n %oloana Stat%s7 1ifati sau de1ifati %aseta de sele%tare de l8ng' regula pe %are doriti s' o a%ti!ati sau s' o deza%ti!ati.

I/ Jestionarea mesa1elor $rin %tilizarea reg%lilor

Arti%olul e6pli%' %e sunt regulile si %um se pot utiliza pentru a p'stra ordinea si a fi la %urent %u a%ti!itatea din !n,o4.

C%m a1%t3 reg%lile la gestionarea mesa1elor 2 regul' este o a%tiune pe %are $i%rosoft 2ffi%e 2utlook o efe%tueaz' automat pentru mesajele de intrare sau %ele trimise %are 0nt8lnes% %onditiile pe %are le spe%ifi%ati 0n regul'. A!eti posi1ilitatea s' alegeti multe %onditii si a%tiuni prin utilizarea 36pertului *eguli si a!ertiz'ri. *egulile nu fun%tioneaz' pentru mesaje %are au fost %itite7 ele sunt !ala1ile numai pentru %ele %are nu au fost %itite. *egulile se 0n%adreaz' 0n una sau dou' %ategorii generaleB de organizare si de notifi%are. 36pertul *eguli si a!ertiz'ri (E?e *ules and Alerts Cizard) %ontine sa1loane pentru %ele mai utilizate reguli. #3strare organizare (Sta* organized) A%estea sunt reguli %are !' ajut'

la %lasifi%area si urm'rirea mesajelor. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' %reati o regul' pentru mesajele primite de la un anumit e6peditor7 %um ar fi Cornel 9upu7 a!8nd %u!8ntul K!8nz'riK 0n linia S%,1ect7 pentru a fi semnalizate pentru urm'rire7 %lasifi%ate %a @8nz'ri sau mutate 0ntr5un dire%tor denumit @8nz'rile lui Cornel. )entinere la zi (Sta* %$9to9date) A%estea sunt reguli %are !' notifi%'

0ntr5un fel sau altul %8nd primiti un anumit mesaj. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' %reati o regul' %are trimite automat o a!ertizare pe telefonul d!s. mo1il atun%i %8nd primiti un mesaj e5mail de la un mem1ru al familiei. #ornire de la o reg%l3 necom$letat3 (Start from a ,lank

r%le) A%estea sunt reguli pe %are le %reati de la zero.

"ig/ . 36pertul *eguli si a!ertiz'ri (E?e *ules and Alerts Cizard) %ontine mai multe reguli predefinite7 denumite sa1loane (Eemplates). 64ce$tii A!eti posi1ilitatea s' ad'ugati e6%eptii la regulile d!s. pentru %ir%umstante spe%iale7 %um ar fi situatia 0n %are un mesaj este semnalizat pentru o a%tiune de urm'rire sau este mar%at %a fiind foarte important. 2 regul' nu se !a apli%a unui mesaj %?iar da%' este 0nt8lnit' numai una dintre e6%eptiile pe %are le spe%ifi%ati.

I/0/ Crearea %nei reg%li dintr9%n sa,lon

Dn .anoul de na!igare7 sele%tati L)ailK. Dn meniul LToolsK7 sele%tati LR%les and AlertsK. :a%' a!eti mai mult de un singur %ont de post' ele%troni%'7 0n lista LA$$l*

changes to this folder]7 sele%tati un !n,o4. ele%tati LNe2 R%leK. u1 #as%l 0- Selectati %n sa,lon LTem$lateK7 sele%tati sa1lonul dorit din

%ole%tiile de sa1loane Sta* +rganized sau Sta* U$ to &ate.

u1 #as%l .- 6ditati descrierea reg%lii, sele%tati !aloarea su1liniat'. :e

e6emplu7 da%' sele%tati linkul $eo$le or distri,%tion list7 se !a des%?ide Agenda LAddress BookM. u1 #as%l 0- Selectati conditiile7 sele%tati %onditiile pe %are doriti s' le

respe%te mesajul pentru a i se apli%a regula. u1 #as%l .- 6ditati descrierea reg%lii7 sele%tati o !aloare su1liniat'

da%' nu ati f'%ut5o deja7 apoi alegeti LNe4tK. u1 #as%l 0- Selectati acti%nile7 sele%tati a%tiunile pe %are doriti s' le

e6e%ute regula %8nd se respe%t' %onditiile spe%ifi%ate. u1 #as%l .- 6ditati descrierea reg%lii7 sele%tati o !aloare su1liniat'

da%' nu ati f'%ut5o deja7 apoi alegeti LNe4tK. u1 #as%l 0- Selectati e4ce$tiile7 sele%tati ori%e e6%eptii de la regul'7

apoi alegeti LNe4tK. .entru a 0n%?eia %rearea regulii7 introdu%eti un nume pentru regul'7 apoi

sele%tati ori%are dintre optiunile dorite. o :a%' doriti s' e6e%utati a%east' regul' pentru mesaje %are se afl'

deja 0n unul dintre dire%toarele d!s.7 1ifati %aseta de sele%tare LR%n this r%le no2 on messages alread* in AfolderBK. o .entru a apli%a a%east' regul' pentru toate %onturile de post'

ele%troni%' si pentru !n,o49%l aso%iat fie%'rui %ont7 1ifati %aseta de sele%tare LCreate this r%le on all acco%ntsK. ele%tati L"inishK.

I/./ Crearea %nei reg%li de la zero

.entru a %rea o regul' sele%t8nd propriile %onditii7 a%tiuni si e6%eptii7 pro%edati astfelB Dn .anoul de na!igare7 sele%tati L)ailK.

Dn meniul LToolsK7 sele%tati LR%les and AlertsK. :a%' a!eti mai mult de un singur %ont de post' ele%troni%'7 0n lista A$$l*

changes to this folder7 sele%tati un !n,o4. ele%tati LNe2K. u1 LStart from a ,lank r%leK7 sele%tati LCheck messages 2hen the*

arri'eK sau LCheck messages after sendingK7 apoi alegeti LNe4tK. u1 #as%l 0- Selectati conditiile7 sele%tati %onditiile pe %are doriti s' le

respe%te mesajul pentru a i se apli%a regula. u1 #as%l .- 6ditati descrierea reg%lii7 sele%tati o !aloare su1liniat'

da%' nu ati f'%ut5o deja7 apoi alegeti LNe4tK. u1 #as%l 0- Selectati acti%nile7 sele%tati a%tiunile pe %are doriti s' le

e6e%ute regula %8nd se respe%t' %onditiile spe%ifi%ate. u1 #as%l .- 6ditati descrierea reg%lii7 sele%tati o !aloare su1liniat'

da%' nu ati f'%ut5o deja7 apoi alegeti LNe4tK. u1 #as%l 0- Selectati conditiile7 sele%tati ori%e e6%eptii de la regul'7

apoi alegeti LNe4tK. .entru a 0n%?eia %rearea regulii7 introdu%eti un nume pentru regul'7 apoi

sele%tati ori%are dintre optiunile dorite. o :a%' doriti s' e6e%utati a%east' regul' pentru mesaje %are se afl'

deja 0n unul dintre dire%toarele d!s.7 1ifati %aseta de sele%tare LR%n this r%le no2 on messages alread* in AfolderBK. o .entru a apli%a a%east' regul' pentru toate %onturile de post'

ele%troni%' si pentru !n,o49%l aso%iat fie%'rui %ont7 1ifati %aseta de sele%tare LCreate this r%le on all acco%ntsK. ele%tati L"inishK.

I/5/ Crearea %nei reg%li dintr9%n mesa1

A!eti posi1ilitatea s' %reati o regul' dire%t dintr5un mesaj. :e e6emplu7 se poate %rea o regul' pentru a muta un mesaj primit de la o persoan' 0ntr5un anumit dire%tor. ele%tati 1utonul dreapta al mouse5ului pe mesajul pe %are doriti s' 1azati

a%east' regul'7 alegeti LCreate R%leK 0n meniul de %omenzi rapide. Dn %aseta de dialog LCreate r%leK7 1ifati %asetele de sele%tare pentru

optiunile %are sunt deja %ompletate %u informatiile din mesajul sele%tat. Bifati %aseta de sele%tare L)o'e the item to folderK. ele%tati un dire%tor e6istent sau LNe2K pentru a %rea un dire%tor nou

pentru sto%area mesajelor. .entru a ad'uga mai multe %onditii7 a%tiuni sau e6%eptii de la regul'7

sele%tati LAd'anced +$tionsK7 apoi urmati restul instru%tiunilor din 36pertul *eguli si a!ertiz'ri L*ules and Alerts CizardM. Sfat .entru a a%ti!a regula imediat %e ati %reat5o7 1ifati %aseta de sele%tare

LR%n this r%le no2 on the messages alread* in folderK pe ultima pagin' a 36pertului *eguli si a!ertiz'ri L*ules and Alerts CizardM. Eoate mesajele din !n,o4 sau ori%e alt dire%tor pe %are 0l alegeti si %are 0ndeplines% %onditiile sau e6%eptiile aso%iate %u a%east' regul' sunt mutate 0n dire%torul respe%ti!. .entru a testa noua regul'7 des%?ideti dire%torul nou. mutat mesajele %ore%teN 5au

I/</ 64ec%tarea $eriodic3 a %nei reg%li

:a%' doriti %a o regul' s' se e6e%ute periodi% dar nu tot timpul7 pro%edati astfelB Dn meniul LToolsK7 sele%tati LR%les and AlertsK.

Dn %aseta de dialog LR%les and AlertsK7 deza%ti!ati regula prin de1ifarea

%asetei de sele%tare de l8ng' regul'. ele%tati LR%n R%les No2K. Dn %aseta de dialog LR%n R%les No2K7 su1 LSelect r%les to ronK7 1ifati

%aseta de sele%tare de l8ng' regula de e6e%utat. ele%tati dire%torul pentru %are doriti s' se apli%e regula. ele%tati %ategoria de mesaje pentru %are doriti s' se apli%e regula. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' apli%ati regula numai pentru mesajele

dintr5un dire%tor. ele%tati LR%n No2K.

I/D/ Reg%li ,azate $e ser'er si reg%li doar $entr% clienti

Reg%li ,azate $e ser'er ( er!er51ased rules) :a%' detineti un %ont de post' ele%troni%' $i%rosoft 36%?ange7 ser!erul poate apli%a regulile mesajelor %?iar si atun%i %8nd 2utlook nu este pornit. A%estea sunt numite reguli 1azate pe ser!er. A%este reguli tre1uie s' fie setate pentru a se apli%a mesajelor atun%i %8nd sunt li!rate 0n !n,o49%l d!s. de pe ser!er7 iar regulile tre1uie s' se poat' e6e%uta %omplet pe ser!er. :e e6emplu7 o regul' nu se poate e6e%uta %omplet pe ser!er da%' 0ntre a%tiunile sale se spe%ifi%' faptul %' mesajul tre1uie imprimat. :a%' o regul' nu se poate e6e%uta %omplet pe ser!er7 se apli%' atun%i %8nd porniti 2utlook. Reg%li doar $entr% clienti (Client5onl= rules) Un K%lientK este programul de post' ele%troni%' %are se e6e%ut' pe %omputerul unei persoane. 2 regul' %are nu se poate apli%a pe ser!er este o regul' Kdoar pentru %lientiK7 deoare%e ea se e6e%ut' numai pe %omputerul persoanei respe%ti!e. :a%' lista d!s. de reguli %ontine reguli %are se pot e6e%uta pe ser!er si reguli %are nu se pot e6e%uta pe ser!er7 %ele 1azate pe ser!er se apli%' primele7 urmate de %ele doar pentru %lienti.

I/F/ Confirm3ri de $rimire, r3s$%ns%ri la 'otare si an%nt%ri de a,sent3 de la ,iro%

Confirm'rile de li!rare7 %onfirm'rile de %itire7 r'spunsurile la !ot'ri si anunturile de a1sent' de la 1irou sunt tratate %a mesaje. :e e6emplu7 %8nd %reati o regul' %are mut' elemente %e %ontin 0n %aseta S%,1ect %u!8ntul K0nt8lnireK 0ntr5un anumit dire%tor7 toate %onfirm'rile de li!rare7 r'spunsurile la !ot'ri si anunturile de a1sent' de la 1irou %are 0nt8lnes% a%east' %onditie se mut' de asemenea. :a%' un r'spuns la !otare se mut' din !n,o47 r'spunsul nu este urm'rit 0n mod automat 0n mesajul original.

I/I/ Solicit3ri de CntMlnire, solicit3ri de acti'itate si doc%mente

oli%it'rile de 0nt8lnire7 soli%it'rile de a%ti!itate si do%umentele sunt tratate %a mesaje. :e e6emplu7 %8nd %reati o regul' %are mut' elementele %are %ontin 0n %aseta S%,1ect %u!8ntul K0nt8lnireK 0ntr5un anumit dire%tor7 ori%e soli%itare de a%ti!itate sau soli%itare de 0nt8lnire %are 0nt8lneste respe%ti!a %onditie se mut' de asemenea. Cu toate a%estea7 retineti urm'toarele limit'ri atun%i %8nd %reati reguli %are afe%teaz' a%este tipuri de elementeB 3ste posi1il %a un element mutat 0ntr5un dire%tor %are nu este de post' ele%troni%' s' nu fun%tioneze asa %um !' asteptati. :e e6emplu7 da%' un mesaj este mutat 0n dire%torul Calendar7 nu se !a %rea o nou' 0nt8lnire. :a%' un r'spuns la o soli%itare de 0nt8lnire sau a%ti!itate este mutat 0n dire%torul &eleted !tems prin utilizarea unei reguli7 r'spunsul nu este urm'rit de elementul original. :a%' o soli%itare de 0nt8lnire este mutat' automat 0n dire%torul &eleted !tems7 0nt8lnirea nu se adaug' la Calendar. *egulile %are afe%teaz' mesajele pe %are le trimiteti nu se apli%' soli%it'rilor de a%ti!it'ti si soli%it'rilor de 0nt8lnire.

I/N/ Listele de distri,%ire (&istri,%tion lists)

2 regul' nou' pentru o list' de distri1uire se !a %omporta diferit7 0n fun%tie de modul 0n %are o %reatiB )%tarea mesa1elor trimise %nei liste de distri,%ire Cntr9%n director

()o'e messages sent to a distri,%tion list to a folder) :a%' alegeti a%est sa1lon de regul'7 se !or muta 0n a%el dire%tor numai mesajele trimise listei de distri1uire. $esajele de la di!erse persoane %are se 0nt8mpl' s' fie pe lista de distri1uire nu !or fi mutate 0n dire%torul spe%ifi%at. +BS6R7AT!6

A%east' regul' fun%tioneaz' numai pentru %onturile de post' ele%troni%' $i%rosoft 36%?ange. )%tarea mesa1elor $rimite de la o $ersoan3 Cntr9%n director ()o'e

messages from someone to a folder) :a%' alegeti a%est sa1lon de regul'7 mesajele primite de la ori%e mem1ru al listei de distri1uire spe%ifi%at' sunt mutate de asemenea 0n dire%torul spe%ifi%at.

I/O/ Redistri,%irea mesa1elor Cn afara firmei ("or2arding messages o%tside *o%r organization)
:a%' lu%rati 0ntr5o firm' %are utilizeaz' $i%rosoft 36%?ange7 atun%i7 0n mod impli%it7 nu !a a!ea lo% redire%tionarea prin utilizarea unei reguli a mesajelor %'tre adrese de post' ele%troni%' aflate 0n afara firmei d!s. A%east' setare 0mpiedi%' dez!'luirea datelor firmei si este %ontrolat' de administratorul $i%rosoft 36%?ange.

I/0P/ )odificarea %nei reg%li

Dn .anoul de na!igare7 sele%tati )ail. Dn meniul Tools7 sele%tati R%les and Alerts. :a%' a!eti mai mult de un singur %ont de post' ele%troni%'7 0n lista A$$l*

changes to this folder7 sele%tati un !n,o4. Dn lista de reguli7 sele%tati regula pe %are doriti s' o modifi%ati.

)odificarea %nei conditii, acti%ni sa% e4ce$tii ele%taAi Change R%le7 apoi 6dit R%le Settings. Urmati %elelalte instru%tiuni din e6pertul *eguli si Alerte (*ules

and Alerts Cizard). Reden%mirea reg%lii ele%taAi Change R%le7 apoi alegeAi Rename R%le.

Dn %aseta Ne2 name of r%le7 tastati un nume.

I/00/ !m$ort%l sa% e4$ort%l %n%i set de reg%li

C8nd importati reguli7 ele se adaug' la finalul listei e6istente de reguli. A!eti posi1ilitatea s' importati numai un set de reguli odat'. C8nd e6portati reguli7 ele se sal!eaz' 0ntr5un fisier %u e6tensia .r<z. Dn .anoul de na!igare7 sele%taAi )ail. Dn meniul Tools7 sele%taAi R%les and Alerts. :a%' a!eti mai mult de un singur %ont de post' ele%troni%'7 0n lista A$$l*

changes to this folder7 sele%tati un !n,o4. ele%taAi +$tions.

3fe%tuati una din urm'toarele a%tiuniB !m$ort reg%li ele%taAi !m$ort r%les. Dn %aseta "ile name7 tastati %alea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe %are doriti s'5l importati. :a%' doriti s' importati un fisier %are %ontine alte reguli de%8t %ele

din e6pertul *eguli si a!ertiz'ri7 %um ar fi regulile %ompati1ile %u !ersiuni anterioare de $i%rosoft 2ffi%e 2utlook7 sele%taAi tipul de fisier 0n lista "iles of t*$e. ele%taAi +$en.

64$ortarea reg%lilor ele%taAi 64$ort r%les. Dn %aseta "ile Name7 s%rieAi %alea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe %are doriti s' le e6portati. :a%' doriti s' e6portati un fisier %are %ontine doar reguli

%ompati1ile %u o !ersiune anterioar' de $i%rosoft 2ffi%e 2utlook7 atun%i7 0n lista Sa'e as t*$e7 sele%tati una din urm'toareleB

o o o o S"AT

+%tlook .PP. Com$ati,le R%les @izard r%les +%tlook .PPP Com$ati,le R%les @izard r%les +%tlook ON Com$ati,le R%les @izard r%les ele%taAi Sa'e.

A!eti posi1ilitatea s' %reati o %opie de rezer!' a regulilor prin utilizarea a%estei pro%eduri 36port reguli.

I/0./ Acti'area sa% dezacti'area %nei reg%li

Dn .anoul de na!igare7 sele%taAi )ail. Dn meniul Tools7 sele%taAi R%les and Alerts. :a%' a!eti mai mult de un singur %ont de post' ele%troni%'7 0n lista A$$l*

changes to this folder7 sele%tati un !n,o4. Dn lista de reguli7 1ifati sau de1ifati %aseta de sele%tare de l8ng' regul'.

N/ Utilizarea calendar%l%i
Calendarul $i%rosoft 2ffi%e 2utlook 2--) este %omponenta 2ffi%e 2utlook 2--) pentru program'ri si %alendare7 %are integreaz' posta ele%troni%'7 persoanele de %onta%t si alte %ara%teristi%i. .rin intermediul %omponentei Calendar7 se permiteB

N/0/ Crearea de rezer'3ri si e'enimente

A!eti posi1ilitatea s' fa%eti %li% pe ori%e spatiu orar 0n 2utlook Calendar si s' 0n%epeti s' s%rieti7 asa %um ati s%rie 0ntr5o agend'. Culorile 0n degrade permit s' !edeti rapid ziua %urent' si ora. 2ra %urent' este %ea su1liniat' prin %uloare doar 0n !izualiz'rile &a* si @eek. identifi%are rapid'. +rganizarea CntMlnirilor ele%tati o or' 0n Calendar7 %reati o soli%itare de 0nt8lnire si sele%tati persoanele %are !or fi in!itate. 2utlook ajut' la g'sirea primei ore la %are toti in!itatii sunt disponi1ili. C8nd trimiteti o soli%itare de 0nt8lnire prin posta ele%troni%'7 in!itatii primes% soli%itarea 0n &n1o65ul lor. C8nd des%?id soli%itarea7 ei pot a%%epta sau refuza 0nt8lnirea sele%t8nd un 1uton. :a%' soli%itarea d!s. intr' 0n %onfli%t %u un element din %alendarul in!itatului 2utlook afiseaz' o notifi%are. :a%'7 0n %alitate de organizator al 0nt8lnirii7 permiteti a%easta7 in!itatii pot propune o or' alternati!' pentru 0nt8lnire. Ca organizator7 a!eti posi1ilitatea s' tineti e!identa persoanelor %are a%%ept' sau refuz' soli%itarea sau a %elor %are soli%it' o alt' or' pentru 0nt8lnire prin des%?iderea soli%it'rii. e poate opta s' se seteze un sunet sau un mesaj pentru a !' aminti de rezer!'ri si e!enimente si se pot %olora elementele pentru

7iz%alizarea calendarelor Cn mod al3t%rat A!eti posi1ilitatea s' !izualizati 0n mod al'turat mai multe %alendare pe %are le5ati %reat7 pre%um si %alendarele partajate de alti utilizatori 2utlook. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' %reati un %alendar separat pentru rezer!'rile d!s. si s' !izualizati am1ele %alendare7 de lu%ru si personal7 unul l8ng' %el'lalt.

:e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' %opiati sau s' mutati rezer!'rile 0ntre %alendarele afisate. Utilizati .anoul de na!igare pentru a partaja rapid %alendarul propriu si s' des%?ideti alte %alendare partajate. Dn fun%tie de permisiunile a%ordate de proprietarul %alendarului7 a!eti posi1ilitatea s' %reati sau s' modifi%ati rezer!'rile 0n %alendarele partajate. 7iz%alizarea calendarelor %n%l $este cel3lalt Cn 'iz%alizare s%$ra$%s3 A!eti posi1ilitatea s' utilizati !izualizarea suprapus' pentru a afisa mai multe %alendare %reate7 pre%um si %alendarele partajate de alti utilizatori 2utlook. :e e6emplu7 a!eti posi1ilitatea s' %reati un %alendar separat pentru rezer!'rile personale si s' suprapuneti %alendarele personale si de lu%ru pentru a !edea rapid unde e6ist' %onfli%te sau timp li1er.

Setarea sa% eliminarea memento9%rilor

:e o1i%ei7 memento5urile se aso%iaz' a%ti!it'tilor sau termenelor limit'. Cu toate a%estea7 memento5urile sunt !ersatile si pot fi utilizate 0mpreun' %u elemente de %alendar7 mesaje de post' ele%troni%' si persoane de %onta%t..

N/./ Rezer'3ri si CntMlniri din calendar

.entru a seta sau elimina memento5urile 0n rezer!'ri si 0nt8lniri7 efe%tuati una din urm'toarele a%tiuniB #entr% toate rezer'3rile sa% CntMlnirile noi $e care le creati Dn meniul Tools7 sele%taAi +$tions. .entru %a un memento s' se a%ti!eze sau s' se deza%ti!eze automat

pentru 0nt8lniri sau rezer!'ri noi7 0n meniul #references7 0n grupul Calendar7 1ifati sau de1ifati %aseta de sele%tare &efa%lt reminder. :a%' 1ifati %aseta de sele%tare7 introdu%eti inter!alul de timp %u %are memento5ul pre%ede rezer!area sau 0nt8lnirea.

#entr% rezer'3ri sa% CntMlniri e4istente :es%?ideti o rezer!are sau 0nt8lnire.

+BS6R7A8!6 :a%' se afiseaz' %aseta de sele%tare A$$ointment Rec%rrence7 tre1uie s' !' de%ideti da%' modifi%ati memento5ul pentru aparitia pe %are ati des%?is5o sau pentru 0ntreaga serie. +;. Dn meniul A$$ointment7 0n grupul +$tions7 0n lista Sho2 As7 sele%tati inter!alul de timp %u %are memento5ul !a pre%eda rezer!area sau 0nt8lnirea. .entru a deza%ti!a un memento7 sele%tati None. ele%taAi +$en this oc%rrence sau pe +$en series7 apoi %onfirmati %u

N/5/ )esa1e de $ost3 electronic3, $ersoane de contact si acti'it3ti

.entru a seta sau a elimina memento5uri7 sele%tati mesajul de post' Dn 1ara de instrumente Standard7 sele%tati ("ollo2 U$7 apoi pe Add

ele%troni%'7 persoana de %onta%t sau a%ti!itatea. memento.

S"AT A!eti posi1ilitatea s' semnalizati rapid mesajele de post' ele%troni%' %a elemente de f'%ut prin utilizarea memento5urilor. Astfel7 e6e%utaAi %li%k dreapta pe %oloana "lag Stat%s 0n lista de mesaje. au7 da%' mesajul este des%?is7 0n meniul "ollo2 U$7 apoi Add memento. )essage7 0n grupul "ollo2 U$7 sele%taAi

Dn %aseta de dialog C%stom7 1ifati sau de1ifati %aseta de sele%tare

)emento. :a%' 1ifati %aseta de sele%tare7 introdu%eti data si ora la %are doriti s' se afiseze memento5ul.

ele%tati +;.

N/</ Na'igarea Cn Calendar

N/</0/ )odificarea n%m3r%l%i de zile afisat Butoanele &a*7 @eek si )onth ajut' la alegerea num'rului de zile afisat 0n Calendar. Qi (&a*)

Dn !izualizarea :a= se afiseaz' o zi odat'. .entru a tre%e la ziua urm'toare sau la ziua anterioar'7 a!eti posi1ilitatea s' utilizati 1utoanele de na!igare ;or<ard si Ba%k . S3$t3mMn3 (@eek)

@izualizarea Ceek are trei !ariante de afisare. @izualizarea Afisare s'pt'm8n' de lu%ru ( ?o< <ork <eek) afiseaz' zilele sele%tate 0n %aseta de dialog Calendar +$tions. A%east' !izualizare este sele%tat' 0n mod impli%it. .entru a parti%ulariza zilele %are fa% parte din s'pt'm8na de lu%ru7 efe%tuati urm'toareleB Dn meniul Tools7 sele%taAi +$tions. u1 Calendar7 sele%taAi Calendar +$tions. Dn %aseta de dialog Calendar +$tions7 su1 Calendar 2ork 2eek7 1ifati

sau de1ifati %asetele de sele%tare pentru zilele %are doriti s' se afiseze.

A doua optiune de afisare ( ?o< full <eek) din !izualizarea Ceek afiseaz' s'pt'm8na de ) zile. A!eti posi1ilitatea s' %omutati 0ntre s'pt'm8na de lu%ru parti%ularizat' si !izualizarea s'pt'm8nii %omplete prin sele%tarea optiunilor potri!ite de l8ng' 1utoanele &a*7 @eek si )onth. A treia optiune de afisare din !izualizarea 'pt'm8n' afiseaz' una p8n' la ze%e zile odat'. .entru a !izualiza o s'pt'm8n' %u opt zile sele%taAi grila %alendarului7 apoi ap'sati ALT+N. .entru o !izualizare parti%ularizat' de s'pt'm8n' %are afiseaz' una p8n' la ze%e zile7 ap'sati ALT7 apoi un num'r 0ntre - si ".

L%n3 ()onth)

@izualizarea $ont? in%lude trei optiuni pentru %antitatea de detalii %are se !a afisa 0n grila %alendaruluiB )inim (Lo2) A%east' optiune afiseaz' doar e!enimentele din Calendar. 3!enimentele sunt elemente programate s' fie !ala1ile toat' ziua si %are nu au o anumit' or' de 0n%eput si de 0n%?eiere. )edi% ()edi%m) A%east' optiune afiseaz' e!enimentele si rezer!'rile. *ezer!'rile sunt reprezentate %u o 1ar' plin' 0n %elula %alendarului relati! la ora din zi %8nd sun programate. 2 linie su1tire orizontal' se afl' la ora 12 dup'5 amiaz' a fie%'rei zile. Gnalt ( igh) A%east' optiune afiseaz' e!enimentele si rezer!'rile. *ezer!'rile sunt listate %u ora de 0n%eput7 su1ie%tul si lo%atia. +BS6R7A8!6 Dn fun%tie de l'timea ferestrei de rezer!'ri7 este posi1il s' nu !edeti toate %ele trei tipuri de informatii da%' este sele%tat' optiunea igh.

N/</./ Salt%l la o dat3 (Jo to date) Utilizati na!igatorul de dat' pentru a tre%e la o nou' dat' sele%t8nd o dat' din %alendar.

:e asemenea7 a!eti posi1ilitatea s' ap'sati CTRL+J pentru a des%?ide %aseta de dialog Jo to date.

N/</5/ 6liminarea elementelor din calendar Cu timpul7 0ntreg %alendarul poate ajunge s' %uprind' un num'r semnifi%ati! de elemente si s' o%upe un spatiu %onsidera1il 0n fisierul de date. .entru a eli1era spatiu7 a!eti posi1ilitatea s' redu%eti num'rul de elemente prin stergerea lor.

N/</</ Stergerea t%t%ror elementelor din calendar

.ro%esul de stergere determin' eliminarea elementelor din fisierul de date f'r' a fa%e o %opie de rezer!'. A76RT!S)6NT .asii des%risi 0n %ontinuare !or sterge toate elementele din %alendar7 in%lusi! zilele de s'r1'toare %are se adaug' automat la %alendar. A!eti posi1ilitatea s' 0nlo%uiti s'r1'torile sterse 0n %ursul a%estor pasi7 dar %elelalte elemente nu se !or re%upera. Dn Na'igation #ane7 sele%tati Calendar. Dn meniul 7ie27 indi%ati spre C%rrent 'ie27 apoi sele%tati B* Categor*. ele%tati Categories- apoi ap'sati CTRL+A. A%um ar tre1ui s' fie sele%tate toate elementele din list'. Ap'sati &6L6T6.

O/ Utilizarea arhi'ei
;ie%are utlizator7 are alo%at un spatiu pe ser!er5ul de mail7 a%est spatiu este alo%at in mod egal fie%arui utilizator. &n momentul in %are un utilizator si5a folosit tot spatiul disponi1il de pe ser!er7 nu !a mai putea e6pedia7 sau re%eptiona mail5uri. .entru a e!ita situatia des%risa mai sus7 pe masura %e %asuta dumnea!oastra de mail se aglomereaza7 tre1uie sa %reati ar?i!e ar?i!e. A%este ar?i!e se %reeaza lo%al7 pe %al%ulatorul fie%arui utilizator7 %eea %e inseamna %a nu e6ista ni%i o limitare din pun%t de !edere al marimii a%esteia. Ar?i!ele !a permit sa sto%ati mail5urile %u tot %u fisierele atasate e6a%t asa %um le5ati e6pediat sau %um le5ati re%eptionat si !a permit %a ulterior a%tiunii de ar?i!are7 sa mai puteti inainta un mail ("or2ard) sau sa raspundeti la un mail (Re$l*7 Re$l* to All).

O/0 Creearea Arhi'ei in )icrosoft +ffice +%tlook .PPI

Creearea unei ar?i!eB 1. :in meniul "ile alegeti optiunea Archi'eB

2. &n %asuta de dialog %are se !a des%?ide urmati pasii de mai josB

&n partea de sus a ferestrei optiunea 1ifati optiunea Archi'e this folder and all s%,folders si sele%tati )ail,o47 %a in imaginea de mai sus.

Cu ajutorul 1utonului Bro2se7 na!igati in %al%ulatorul personal la lo%atia dorita unde doriti %a a%ea ar?i!a sa fie sal!ata. Confirmati alegerile fa%ute %u +k.

9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare

.entru %a ar?i!a sa fie !izi1ila tot timpul in stru%tura de dire%toare din partea stanga a ferestrei prin%ipale7 tre1uie sa urmati pasii de mai josB &n%?ideti 2utlook 2--)H :es%?ideti 2utlook 2--)H :in meniul ;ile7 optiunea 2pen alegeti +%tlook &ata "ileH

:in %asuta de dialog %are se !a des%?ide na!igati pana la lo%atia ar?i!ei7 apoi sele%tati ar?i!a si sele%tati +$en. &n a%est moment ar?i!a dumnea!oastra este !izi1ila in stru%tura de dire%toare din partea stanga a ferestrei prin%ipale7 in partea de jos.

O/5 Creearea directoarelor in arhi'a

.entru %reearea de dire%toare in ar?i!aB Cli%k dreapta pe ar?i!a7 sele%tati optiunea >e< ;older7

&n %asuta de dialog %are se !a des%?ide7 denumiti dire%torul in partea de sus a ferestrei si alegeti unde doriti %a a%esta sa fie %reat7 optiunea impli%ita este Archi'e foldersH

Confirmati alegerile fa%ute %u 2k.

O/< Selectarea mail9%rilor $entr% arhi'are

.entru a ar?i!a mail5urile in regim sele%ti!7 nu dupa un anumit %riteriuB :in dire%torul unde sunt mail5urile %are doriti sa le ar?i!ati7 sele%tati mail5 urile pentru ar?i!are (pentru sele%tii multpiple7 tineti apasata tasta Cntrl) si le trageti peste dire%torul din ar?i!a unde doriti %a a%estea sa fie sal!ate. &n a%est moment !a aparea o fereastra noua %are !a afisa progresul operatiei de ar?i!areB

&n momentul in %are fereastra de progres se !a in%?ide7 operatia de ar?i!are a mail5 urilor d!. s5a finalizat %u su%%es.