1

CONCEPEREA I ELABORAREA UNUI PROIECT

CE ESTE UN PROIECT ?
Un proiect este o iniiativ limitat n timp n scopul de a crea un serviciu unic.
O combinaie de resurse sunt puse mpreun i organizate ntr-o structur temporar cu
intenia de a atinge un scop specific. Astfel, expresia limitat n timp care poate avea
sensul de scurt durat este folosit aici pentru a specifica faptul c proiectul este
definit temporar ca dat de nceput i de sfrit. Unele proiecte pot fi continuate sau
convertite n alte proiecte.
Un proiect este modul de implementare al unui program i presupune existena
unui obiectiv specific i unui buget. Trebuie precizat c un proiect nu se implementeaz
prin alte proiecte, fiind o aciune cu un scop precis.
Un proiect trebuie s rspund la ntrebrile: DE CE?- finalitatea, CE?-
obiective intermediare i terminale, CUM?- definirea strategiei, cile de realizare,
CINE?- definirea responsabilitilor fiecrui partener, CU CE ?- stabilirea resurselor
umane, financiare-bugete, defalcate pe activiti, CND ?- fixarea termenelor, CU CE
REZULTATE?- anticiparea efectelor pe plan material, moral, intelectual etc.

DE CE TREBUIE S TIM S ELABORM UN PROIECT?

n ultimii ani a aprut o nou mod, legitim n contextul tranziiei, moda
proiectelor. Toat lumea elaboreaz proiecte n ntreprinderi, n sate, n licee i faculti,
n instituii centrale sau locale, acolo unde a ajuns comanda intern sau extern i, mai
ales, acolo unde au ajuns fondurile de finanare a unor activiti deja planificate. Muli
ncearc s proiecteze, dar puini reuesc s pun pe masa beneficiarului proiectul
asteptat de acesta! Aa se explic de ce fonduri importante alocate de diverse
organisme, mai ales internaionale, au rmas nefolosite, au fost returnate la destinaie
ntruct nu au existat proiecte adecvate, de calitate, care s merite cheltuirea lor.
Astfel, acest curs reprezint o resurs de informare i documentare pentru toi cei
care doresc s schimbe ceva, pentru cei care sper s atrag fonduri pentru derularea
unor programe, pentru cei care intenioneaz s dezvolte strategii pe termen lung n
diferite arii de intervenie.







2
PAI N REALIZAREA UNUI PROIECT

I. IDENTIFICAREA I FORMULAREA PROBLEMEI CARE TREBUIE
REZOLVAT PRIN PROIECT
( Se mai folosesc termenii: analiza de nevoi, motivaia, argument )

Analiza SOWT faciliteaz abordarea strategic a aspectelor legate de :

STRENGTHS
( puncte tari )

aspecte pozitive intrinseci (interne)
ale situaiei avute n vedere
WEAKNESS
( puncte slabe )

aspecte negative intrinseci (interne)
ale situaiei avute n vedere
OPPORTUNITIES
(oportuniti )

aspecte pozitive externe ale situaiei
avute n vedere
THREATS
( ameninri )

aspecte negative externe ale situaiei
avute n vedere

Principalul scop al acestui demers este descoperirea posibilelor obiective ale
viitorului proiect.
STRENGTHS (punctele tari) se refer la orice elemente utile, resursele
existente care ar putea fi disponibile. Sunt avute n vedere toate tipurile de resurse, n
special cele materiale, umane i financiare.
Resursele materiale disponibile pot fi spaii, resurse informaionale (inclusiv
conexiunile i produsele software care ar putea fi utilizate), logistica existent, precum
i elementele organizaionale ce ar putea constitui premise pentru evoluiile ulterioare,
etc.
Resursele umane se refer la personalul existent, dar i la posibilitile de
atragere a altor persoane
Resursele sunt deosebit de importante, fiind avute n vedere posibilitatea
finanrii proiectului.
WEAKNESS (punctele slabe) reprezint cheia viitorului obiectiv al proiectului
(ce intenionezi s rezolvi prin proiect, de ce este acesta necesar). Trebuie s se evite,
ns, crearea impresiei de entitate slab n ansamblu, care nu ar putea fi fezabil. De
asemenea, dintre punctele slabe identificate, trebuie selectate cele care au cel mai mare
impact asupra entitii analizate. Se impune acoperirea prin proiect n ntregime, n mod
proporional, a punctelor slabe.
OPPORTUNITIES (oportuniti) sunt disponibile numai temporar i reprezint
resursele care pot fi utile proiectului avut n vedere. Acestea trebuie s fie credibile, din
perspectiva certitudinii de a beneficia de ele (i nu doar probabile).
3
THREATS (ameninri, riscuri) sunt legate de ce s-ar ntmpla n cazul n care
nu este promovat proiectul respectiv. Nu este avut n vedere faptul c situaia ar putea
rmne aceeai ca i pn atunci, ci ceea ce ar reprezenta efectele negative ale
nepromovrii proiectului. Trebuie demonstrat n mod ct mai convingtor nevoia
stringent, efectele negative majore ale nepromovrii proiectului, viznd un spectru ct
mai larg (toat zona n care entitatea activeaz, inclusiv efectele negative asupra
terilor). Cu alte cuvinte, este de dorit s se creeze convingerea clar c fr derularea
acestui proiect nu se poate merge mai departe.

Identificarea GRUPULUI INT sau beneficiarii proiectului.
Grupul int reprezint destinatarii finali ai aciunii unui proiect.
Ex.: dac ne referim la un proiect de formare de voluntari, grupul int este reprezentat
de tinerii din grupa de vrsta stabilit care au aptitudini specifice, beneficiarii direci vor
fi tinerii care vor fi formai (selectai din grupul int), iar cei indireci comunitatea, n
ansamblu, cei care vor beneficia de serviciile voluntarilor.
n stabilirea grupului int se impune s se in cont de obiectivele strategice majore
ale proiectului n funcie de beneficiile imediate sau pe termen mai lung se poate face
distincia ntre grupul int/beneficiarul direct i indirect. Trebuie precizat c grupul
int este o noiune distinct de echipa de lucru a proiectului.


II. FORMULAREA OBIECTIVELOR I A SCOPULUI

Stabilirea obiectivelor
ncercm s rspundem la urmtoarele ntrebri:
Care este perioada stabilit pentru obinerea fiecruia dintre scopuri?
Ce pai specifici trebuie fcui pentru a le putea obine?
Care sunt obiectivele specifice ale fiecrei instane care intervine?
Ce termene concrete se vor fixa pentru ndeplinirea obiectivelor menionate anterior?.

ATENIE: SCOP I OBIECTIV au semnificaii diferite n planificare. Un obiectiv
este un ctig concret care trebuie obinut dup o perioad de timp dat. Obiectivul
permite obinerea scopului, convertind un plan general ntr-o serie de pai specifici i
uor manevrabili.
SMART:
SPECIFIC,
MSURABIL,
POATE FI ATINS,
RESURSE,
TIMP.

4
Obiectivul general (exprimat n maxim 200 de caractere) exprim ce se
construiete n cadrul respectivului proiect. Putem include, de asemenea, n obiectivul
general, scopul proiectului, finalitatea acestuia.
Obiectivul general este mprit n 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel
nct rezolvarea lor s conduc la realizarea obiectivului general. Acestea trebuie s fie
apoi enunate, comentate, explicate, concretizate i delimitate, astfel nct s reias clar
distincia ntre ce se spune c se va face i ce nu te obligi s faci (e un mod de
protecie n cadrul monitorizrii).
Se poate, de asemenea, sublinia o anumit interconectare ntre obiectivele
specifice (obiectivul 1 favorizeaz realizarea obiectivului 2, care la rndul lui
condiioneaz realizarea obiectivului 3, etc.). Trebuie ns avut mereu n vedere faptul
c prile reprezint mai puin dect ntregul.
Se definitiveaz titlul proiectului, care trebuie s sugereze obiectivul general,
scopul urmrit de acesta.


III. STABILIREA ECHIPEI DE PROIECT I A PARTENERILOR

Criteriile avute n vedere sunt perioada de timp n care se deruleaz proiectul,
resursele umane, materiale avute n vedere
Un factor important este seriozitatea i perseverena membrilor echipei, gradul
de implicare n realizarea activitilor prevzute.
Recomandare: pentru creterea gradului de eligibilitate al proiectelor (depuse
pentru finanare) vor fi atrai ca parteneri instituiile publice cu rol in domeniul de
aplicabilitate al proiectului.
















5

IV. STABILIREA BUGETULUI PROIECTULUI

Planificarea bugetului are c scop s rspund la ntrebarea ,,Ct cost
resursele necesare derulrii proiectului i cum acoperim acoperim aceste sume?
Practic, sunt evaluate toate costurile, att cele n bani, ct i cele n timp i resurse
umane.

Nr
crt
Categoria
de cheltuieli
Contribuie
Partener 1
Contribuie
Partener 2
Contribuie
Partener 3
Contribuie
Partener4
1 Consumabile
2
Tiprituri


3
nchirieri de
spaii

4
Pota
telecomunicaii,
internet

5 Transport
6 Cazare
7
Alocaii pentru
mas

8 Premii


9
Cri, alte
publicaii,
materiale pe
suport magnetic

Total



V. STRUCTURAREA ACTIVITILOR

Activitile reprezint Ce este de fcut. Acestea trebuie s fie foarte strns
legate de obiective i s aib indicatori. Indicatorii sunt rezultatele care arat c
activitatea are loc sau un obiectiv a fost atins. Pentru fiecare obiectiv corespunde cel
puin o activitate, iar pentru fiecare activitate corespund indicatori.
Indicatorii ofer evidena cerut artnd dac obiectivele au fost atinse i ce
activiti au fost de succes. Indicatorii trebuie s fie:
6
- relevani (eseniali pentru implementarea cu succes a activitilor interveniei
primare);
- realistici (s ofere rspunsuri consistente la orice ntrebare legat de setul de
obiective ce au fost atinse);
- verificabili (s poat fi msurai sau observai la un cost rezonabil).
Aceast etap conine rspunsul la ntrebarea ,,Cum va fi atins obiectivul? (ce
ai s faci efectiv). Scopul este s demonstrezi c, prin parcurgerea tuturor pailor
intermediari stabilii, poi s atingi obiectivul.
n primul rnd este util realizarea unei individualizri a sarcinilor membrilor
echipei de proiect i a partenerilor, astfel nct s reias cu claritate cine, ce, cum i ce
fel trebuie s fac ceva anume. Practic, fiecare aciune este mprit n buci din ce n
ce mai mici, ntr-o structur de tip ciorchine, care va constitui baza managementului
proiectului.
Structurarea proiectului include o serie de activiti tipice: informare-
documentare, conceperea produsului care face obiectul proiectului, execuia acestuia,
implementarea-pilot, elaborarea unei documentaii privind obiectul proiectului,
evaluarea proiectului
Prima activitate din cadrul unui proiect este cea de informare-documentare
(mobiliti, acces la surse de informaii , identificarea finanatorilor)
nc din aceast faz, se vor definitiva toate resursele necesare (umane,
materiale, financiare ).
Activitatea de execuie se refer la demersurile concrete, care sunt fcute efectiv
n cadrul proiectului pentru finalizarea acestuia, conform obiectivului general
Activitatea de implementare pilot se desfoar n scopul de a stabili, pe baza
feedback-ului, ce s-a fcut bine i ce anume s-a greit. Aceasta se realizeaz prin
seminarii, analize i evaluri, cu participarea partenerilor din proiect, n urma crora se
iau msurile de corecie necesare pentru ameliorarea erorilor constatate.
n final se elaboreaz o documentaie privind obiectul proiectului, n scopul
diseminrii, sustenabilitii i realizrii efectului multiplicator. Acest material va putea
fi folosit ca ghid, de ctre cei care vor derula ulterior proiecte similare.

VI. PLANIFICAREA ACTIVITILOR
n cadrul acestei etape se rspunde la patru ntrebri: cine?, ce?, unde? i cnd?
trebuie s fac ceva anume n cadrul proiectului. Astfel, fiecrui membru al echipei de
proiect, fiecrui partener din proiect i se atribuie o responsabilitate.
Se stabilete perioada de desfurare a proiectului, care, de regul este de cteva
luni, pn la un an, mprindu-se timpul n cele 3 perioade principale de desfurare
ale proiectului: informare - documentare, realizare, implementare.
- Cel mai uor se realizeaz planificarea cu ajutorul unor grafice, care
constituie o ,,hart ce furnizeaz cu uurin informaii privind cine, ce, unde i cnd
trebuie s fac ceva n cadrul proiectul.

CALENDARUL ACTIVITILOR
Nr
crt
Perioada Activitatea Indicatori Respon
sabili
Materiale
logistic
Costuri
1 Luna I Conferina de pres lansarea
proiectului
Ex: nr. reprez.
mass-media prezeni
- nr. articole
publicate

Coord.
proiect
Brouri,internet,
nchiriere sala

2 Contactarea partenerilor si a
sponsorilor
Coord
proiect
Comunicaii
3 Pregtirea logisticii necesare ptr.
realizarea proiectului
Membri
Parteneri
nchirieri spaii, proc
de aparatur
consumabile, etc

4 Luna II Informarea documentarea
Aplicarea de chestionare,
interviuri,valorificarea acestora

Membri
Parteneri
Hrtie xerox
transport

5 Lunile III,
IV,
V
Realizarea proiectului
- Execuia materialelor suport
tiprite sau electronic
- Seminarii, conferine, ateliere
Membrii
echipei
Parteneri
Brouri, pliante,
Calculatoare, internet
Spaii


6 Luna VI Conferina de pres
Mediatizarea
proiectului finalizat
Coord
proiect
Reprez. ai
presei
nchirieri spaii
Pliante, brouri

7 Diseminarea proiectului Membrii
Parteneri
Spaii, pliante, brouri
8 Evaluarea proiectului
- sondaje periodice (aplicarea si
valorificarea chestionarelor
Seminarii, ateliere)
ntlniri cu posibili beneficiari
Membrii
Parteneri
Consumabile
Spaii de nchiriat

2
VII. EVALUAREA REZULTATELOR
Rezultatele tangibile efecte imediate efecte viitoare
Se msoar eficiena (rezultate/resurse), eficacitatea (obiectiv realizat/planificat),
economia (costuri realizate/planificate), acceptabilitatea (satisfacerea beneficiarilor).

Noiunea de ,,rezultat /efect este diferit de cea de ,,obiectiv al proiectului i se
refer la ce se va ntmpla la finalizarea acestuia. Totui se impune s subliniem faptul
c exist o legtur indisolubil ntre obiectiv (ce faci tu, n cadrul proiectului) i
rezultat (cum schimb asta situaia existent).
Efectele sunt clasificate n tangibile (outputs), imediate (outcomes) i pe termen
lung (impact). De asemenea, trebuie evideniat efectul multiplicator.
Rezultatele tangibile (outputs) se caracterizeaz prin faptul c pot fi msurate,
cuantificate n uniti de msur. Ex nr. de elevi cuprini intr-o forma de colarizare,
nr. de pliante, brouri distribuite, etc.
Rezultatele imediate (outcomes) se refer la consecinele proiectului, dar nu pot fi
msurate, cuantificate n uniti de msur. Acestea se formuleaz la de obicei prin
,,mbuntirea..., ,,creterea.., ,,scderea..., etc., fr s se indice modificarea prin
cifre. De exemplu, ,,scderea abandonului colar cu 15 % este un efect tangibil, n
timp ce ,,scderea abandonului colar este un efect imediat.
Rezultatele pe termen lung (impact) se refer la efectele viitoare ale proiectului. De
exemplu, creterea interesului populaiei colare pentru nvtur.
Efectul multiplicator se refer la propagarea la alii a consecinelor proiectului,
care nu trebuie ns confundat cu ,,diseminarea, aceasta din urm referindu-se la
reproducerea ntocmai a proiectului n cadrul altor situaii

EVOLUIA PROIECTULUI POST-IMPLEMENTARE

n cadrul algoritmului de implementare a unui proiect , acest ultim pas are scopul
de a rspunde la ntrebarea ,,Ce se va ntmpla la finalizarea proiectului i ce va
rmne dup aceea?. Astfel, se au n vedere diseminarea i efectul multiplicator.
Diseminarea se face pe baza unui plan ntocmit n prealabil, nc din faza de
planificare i are ca scop reproducerea ntocmai a rezultatului proiectului n cadrul
altor entiti legal constituite.

Efectul multiplicator este similar ,,cuceririi unui cap de pod (vor aprea noi
proiecte i aciuni legate de acesta, astfel nct s putem afirma c am acoperit veriga
lips dintr-un lan). Este n fapt vorba despre propagarea la alii a consecinelor
proiectului, care nu trebuie ns confundat cu ,,diseminarea, aceasta din urm
referindu-se la reproducerea ntocmai a proiectului la teri.

3
CONCLUZII
Un proiect bine fcut trebuie s ndeplineasc o serie de condiii strategice
- Adecvarea- s corespund finalitii propuntorilor dar i al partenerilor implicai
- Fezabilitatea - s fie realizat in termeni fireti, conform celor convenite de echipa
i de parteneri, s nu depeasc resursele umane i materiale.
- Economicitatea - s utilizeze resursele n limita bugetului iniial
- Simplitatea i precizia - s fie accesibil tuturor partenerilor i s exprime n
termeni uzuali toate elementele componente ale ceea ce vrea i ceea ce rezult.
- Flexibilitatea s poat fi ameliorate disfuncionalitile aprute n fazele
intermediare fr a afecta finalitatea propus.
Respectarea economiei de timp, stabilirea orizontului temporal al fiecrei aciuni
n raport cu importana acestuia n proiect viznd aspectul strategic, tactic i
operaional.
De asemenea, mai trebuie avute n vedere respectarea cadrului normativ, a
legislaiei, selectarea soluiilor originale pentru grupul int, consultarea literaturii
de specialitate, explorarea impactului proiectului, identificarea elementelor cheie
prin care se pot proiecta aciuni ntr-o etap post-proiect




Prof. Mihaela Grecu
Insp. colar Educ I.S.J. Galati