PROCEDURA DE RECEPIE A PRODUSELOR N FARMACIE

1. Definiia procedurii Procedura de recepie const n totalitatea

operaiunilor legate de primirea produselor n farmacie, verificarea conformitii
acestora i introducerea lor n gestiunea unitii.

2. Scop i domeniu de aplicare Scopul procedurii de recepie este

asigurarea c produsele cu care farmacia se aprovizioneaz corespund din punct
de vedere calitativ i cantitativ cu produsele facturate, c au fost respectate
obligaiile legate de condiiile speciale de transport de ctre distribuitor i c
produsele sunt introduse n gestiunea farmaciei, respectnd cerinele legate de
stabilirea trasabilitii. Procedura se aplic n farmacie, de ctre personalul
desemnat de farmacistul ef i se refer la produsele cu care farmacia se
aprovizioneaz i la documentele aferente procedurii.

3. Descrierea procedurii 6.1. Verificarea documentelor Cu ocazia

recepiei se verific urmtoarele documente: - documentele de nsoire a
produselor: de livrare (factura, aviz de expediie), de transport (foaie de
parcurs);
- documente de atestare a calitii: buletin de analiz, certificat de calitate sau declaraie de
conformitate nscris pe factura de livrare de ctre furnizor; documentele de calitate se ndosariaz. graficul de temperatur pentru produse termosensibile; Persoana responsabil, la momentul recepiei,
semneaz facturile de primire (cu obiecii sau fr obiecii) i procesul verbal de respectare a
condiiilor de transport pentru produse termosensibile.
Verificarea respectrii condiiilor legale de transport
Persoana responsabil verific dac produsele termosensibile care se preiau au fost transportate cu
respectarea legislaiei n vigoare, privind nentreruperea lanului de frig. Persoana responsabil
verific integritatea ambalajelor de transport ale furnizorului, pentru comanda de produse a
farmaciei.
Preluarea i pregtirea produselor pentru
Produsele sunt transferate din ambalajele de transport ale distribuitorului n spaiul destinat recepiei
n farmacie (camera de recepie, masa de recepie). Produsele sunt aranjate n ordine, pentru recepia
calitativ i cantitativ, n funcie de tip. Produsele care necesit condiii de frig vor fi transferate
imediat dup preluare n utilajul frigorific, acestea avnd prioritate la recepie; Pn la finalizarea
recepiei, produsele sunt n stare de carantin.
Recepia cantitativ a produselor
Verificarea cantitativ a produselor se face prin numrare (pentru medicamente i alte categorii de
produse ambalate industrial), sau cntrire (pentru substanele farmaceutice).
Recepia calitativ a produseor
Verificarea calitii produselor reprezint procesul de examinare i de comparare
a unitii verificate cu specificaiile care i sunt aplicabile. Recepia calitativ a
produselor ambalate industrial const n: - identificarea produselor i

corespondena cu cele nregistrate pe factur; - verificarea integritii

ambalajelor secundare; - verificarea corespondenei lotului, seriei, termenului de
valabilitate al medicamentului supus recepiei cu datele nscrise n factur, n
scopul asigurrii trasabilitii. Recepia calitativ a substanelor farmaceutice
const n: - verificarea integritii ambalajelor; - controlul organoleptic (conform
farmacopeei sau specificaiei tehnice, dup caz); - reacii de identificare
(conform farmacopeei sau specificaiei tehnice, dup caz).
Identificarea neconformitilor
La recepia produselor, se consider neconformiti: - livrarea altui produs fa
de cel facturat; - livrarea de produse necomandate; - necorespondena cantitii
produselor cu cele nregistrate pe factur; - produse cu termene de valabilitate
necorespunztoare; - neconcordana dintre lotul i data expirrii inscripionate
pe ambalajul secundar i cele trecute pe factur; - livrarea comenzii unei alte
uniti; - lipsa de integritate a ambalajelor secundare; - nerespectarea condiiilor
de transport de ctre distribuitor, pentru produse care necesit condiii speciale
de transport; - rezultatul necorespunztor la analiza calitativ a substanei
farmaceutice.
Rezolvarea neconformitilor
Orice neconformitate se rezolv n sistem de urgen prin contactarea imediat, telefonic,
electronic i/sau n scris a distribuitorului, n vederea remedierii neconformitii. Dac
neconformitatea a fost sesizat imediat, n timpul prelurii produselor, se refuz receptia produselor
cu neconformiti. Dac produsele au fost preluate, ele sunt pstrate n carantin, n termenul legal,
pn la remediere. n cazul produselor cu neconformiti, dup caz, se consemneaz situaia ntr-un
registru de neconformiti existent n unitate (intocmit i urmrit de farmacistul ef). n cazul
returnrii produsului se respect prevederile Procedurii de retragere- returnare.
nregistrarea recepiei
Facturile aferente produselor la care nu s-au constatat neconformiti se introduc n gestiunea
farmaciei, prin operarea NIR-ului. NIR-ul se ataeaz fiecrei facturi i se semneaz de ctre
persoana care opereaz acest document. Cel puin n cazul medicamentelor, NIR-ul conine o rubric
n care se consemneaz seria (lotul) medicamentului i termenul de valabilitate, n vederea respectrii
prevederilor legale, de stabilire a trasabilitii produsului. n cazul medicamentelor stupefiante, se
consemneaz intrarea produsului i n registrul de eviden a produselor stupefiante. Recepia
substanelor se nregistreaz i n registrul de eviden a substanelor farmaceutice.
Pregtirea produselor pentru depozitare
Dup caz, se desigileaz ambalajul colectiv i se aplic preul cu amnuntul pentru fiecare produs,
pe fiecare unitate de ambalare.

4. Documente
- Documentele necesare pentru aplicarea procedurii de recepie sunt:
- Lista de luare la cunotin a procedurii de ctre personal (Anexa 1)
- Tabel cu revizuirile i modificrile aduse procedurii (Anexa 2)
- NIR ( Anexa 3)
- Registru de neconformiti la recepie (Anexa 4)
- Registrul de eviden a substanelor farmaceutice ( Anexa 5)

- Registrul de stupefiante (Anexa 6)

- Facturi
- Proces verbal de retragere/ returnare
- Certificatele de calitate, buletinele de analiz a produselor (dosar)