10 lucruri pe care trebuie sa le faci la preluarea unei firme noi

Atunci cand te decizi sa schimbi job-ul si sa te angajezi la o alta

firma ca economist, trebuie sa predai/preiei activitatea pe care ai avut-o/ o
vei avea.
Recent am schimbat job-ul de economist. A trebuit sa preiau
contabilitatea de la un alt contabil.
Avand in vedere ca inainte am lucrat ca economist, in urma
experientei cat si a situatiilor prin care am fost nevoita a trece, am invatat
ca atunci cand esti acoperit de hartii totul este foarte bine, in schimb daca
nu exista hartia cam trebuie sa platesti. Daca nu ai un proces verbal de
preluare, atunci preiei tot.
Lectie pe care am invatat-o.
La primul meu job de economist nu am facut asa ceva, nici nu am
stiut de asa ceva, eram prea tanara si naiva atunci si bineinteles am
capatat ceva probleme din cauza asta. Note explicative, munca de
lamurire, neincredere, suspiciuni, etc. Dar tot patitu-i priceput. In timp,
inveti si faci fata tuturor situatiilor indiferent de natura lor. Capeti
experienta si atunci cand te lovesti de o problema o privesti si o rezolvi
altfel. Orice problema are rezolvare. Important ca din fiecare greseala sa
inveti si sa nu mai repeti a doua oara. De asta exista a doua sansa si in
contabilitate prin corectarea erorilor contabile.
Sa revenim la preluarea datelor contabile atunci cand incepem sa lucram
in alt loc.
Sunt cateva lucruri importante pe care trebuie sa le faci pentru ca pe viitor
sa nu ai probleme atat cu noul angajator cat si cu organele abilitate de
control. Este bine sa te protejezi mereu atat cat de mult poti de probleme.
Paza buna trece primejdia grea.
Ce am facut atunci cand am preluat contabilitatea de la celalalt contabil.
In afara de faptul ca am stat cu urechile ciulite pe el si cu ochii mari pentru
a invata cat mai multe, caci domeniul era foarte nou pentru mine. A fost si
este inca un domeniu foarte nou pentru mine, un nou inceput. Am luat-o
de la capat in toata regula. Alt program de contabilitate, alt tip de
contabilitate de la comert cu amanuntul la productie, prestari servicii si
import-export. Mai nou de atat nu se putea.
1. Inventarierea tuturor conturilor din balanta de verificare de la care preiei
tu.

Acest lucru este cel mai important lucru pentru tine ca profesionist
contabil. Stii exact de unde pleci. Astfel te poti proteja de eventualele
neplaceri din viitor.
Iti recomand sa studiezi cu atentie fiecare cont in parte, sa il notezi
in nota de preluare si cand ai neclaritati sa soliciti explicatii de la fostul
contabil.
Vei verifica fiecare clasa de conturi in parte.
Clasa I Conturile de capitaluri
Aici in functie de fiecare firma in parte vei verifica separat fiecare
cont si vei cere explicatii pentru a intelege exact ce este in soldul fiecarui
cont. De asemenea este bine ca pentru conturile de rezerve sa iti faci
separat un dosar cu procesele verbale de repartizare a acestora si de
repartizare a profitului.
Clasa II Conturile de imobilizari
Vei verifica fiecare cont de imobilizari in parte, precum si fiecare
amortizare si ajustare pentru depreciere.
La mijloacele fixe vei verifica si fisa mijlocului fix precum si tabelul
de amortizare sa vezi daca soldurile corespund cu realitatea. Este bine
daca la dosarul de mijloace fixe este atasata si factura de achizite. Daca
nu este caut-o si anexeaz-o la dosar.
Clasa III Conturile de stocuri si productie in curs de executie
Aici trebuie sa verifici daca soldurile din raportul de gestiune
corespund cu soldurile din balanta. Vei face inventarierea acestora pentru
a verifica realitatea faptica cu scriptica.
Clasa IV Conturile de terti
Inventarierea fiecarui tert este foarte importanta. Pentru clienti si
furnizori vei face extrase de cont pentru verificarea soldurilor, pentru
conturile de contributii trebuie verificate daca valorile din ultimile
declaratii se potrivesc cu cele din balanta.
Clasa V- Conturi de trezorerie
Pentru casierie se face inventarierea disponibilitatilor banesti din
casierie daca se potrivesc cu soldul de pe registrul de casa si cu soldul din
balanta.
Daca cumva banii vor fi pe raspunderea ta NICIODATA sa
nu eliberezi numerar fara justificare.
Pentru banca se verifica daca soldul de pe extrasul de cont sau de
pe extrasele de cont se potrivesc cu cele din balanta.
Vei verifica avansurile de trezorerie daca soldurile acestora sunt
aceleasi cu cele acordate angajatilor si cu deconturile acestora.
Clasa VI Conturile de cheltuieli
Conturile de cheltuieli din balanta trebuie sa fie inchise. Rulajele
acestora sunt strict raspunderea celui de care preiei, de asemenea si
rulajele tuturor conturilor.
Clasa VII- Conturile de venituri
Conturile de venituri le vei verifica pentru a vedea daca sunt inchise.
Rulajele acestora sunt strict raspunderea celui de care preiei.

Clasa VIII Conturi speciale

Clasa IX Conturi de gestiune
Daca unitatea foloseste si aceste doua clase de conturi vei verifica la
fel fiecare cont in parte si vei cere explicatii ori de cate ori este nevoie.
Preluarea unei contabilitati si a soldurilor din balanta este foarte
importanta si de aceea nu te grabi Grabeste-te incet ! - la preluarea ei.
2. Inventarul de preluare a gestiunii
Inventarul faptic a patrimoniului este important pentru a sti in primul rand
de la ce pleci faptic si pentru a avea o situatie clara asupra a ceea ce este
in unitate. In viitor va trebui sa valorifici inventarierea si nu vei putea
varorifica asa cum trebuie daca nu stii ce ai preluat faptic. Astfel te
pregatesti proactiv si pentru ceea ce va urma. In cazul in care ceva nu este
OK te vei putea proteja. Iar protectia este un lucru foarte important in
meseria de economist.
3. Fisa sintetica de la ANAF
Fisa te ajuta foarte mult pentru a verifica atat soldurile conturilor de
contributii, impozit, TVA, penalitatile si starea efectiva a datoriilor.
Verificarea vectorului fiscal este foarte importanta de asemenea.
Uita-te si daca sunt inregistrate in fisa si declaratiile din ultimii trei ani. Sau mai intamplat cazuri in care declaratiile nu apar in fisa si vei primi
instiintare de la ANAF prea tarziu si nu vei sti unde sa te indrepti.
4. Verificarea ultimilor declaratii valorile din declaratii sa se potriveasca cu
cele din fisa de anaf si cele din soldurile conturilor din balanta. De
asemenea verifica si recipisele acestora. Cere fostului contabil sa iti dea
un dosar separat cu fiecare declaratie si recipisa in parte.
Este bine sa te uiti cu fostul contabil si la celelalte declaratii daca sunt
depuse toate si daca au recipise.

5. Manualul de politici contabile si manualul de proceduri contabile

Daca nu este roaga fostul contabil sa faceti unul impreuna, iti va fi mai
usor, mai ales ca el cunoaste pe moment mai bine ca tine activitatea
firmei.
6. Registrele obligatorii ale firmei: Registrul inventar, Registrul de evidenta
fiscala, Registrul unic de control
Verifica ca toate registrele sa existe si sa fie completate la zi.
7. Revisal-ul daca trebuie sa tii si evidenta salariatilor, verifica statusul
Revisal-ului daca este depus la ITM si daca este corect completat.
Verifica si dosarele de personal sa existe si sa fie complete.

8. Mijloacele fixe si obiectele de inventar fisele acestora, salariatii care le

au in folosinta. La inventariere de asemenea vei vedea daca sunt si
faptic nu numai scriptic.
9. Registrul pentru evidenta zilierilor daca firma are zilieri acesta este
foarte important. De asemnea se va verifica si predarea acestuia la ITM.
10. Cunosterea activitatii firmei
Va trebui sa inveti activitatea firmei in doctrina profesiosionala se
numeste cunosterea activitatii firmei si este recomandata atat pentru cei
care vin inspectii indiferent de natura lor dar si pentru profesionistul
contabil. Cu cat vei intelege mai bine activitatea firmei cu atat lucrarile
contabile pe care le faci vor fi de calitate superioara.
Toate soldurile conturilor preluate din balanta de verificare se vor
consemna intr-un proces verbal, la fel ca si toate dosarele pe care le vei
primi. Daca acest proces verbal nu se intocmeste atunci preiei toate
activele si pasivele societatii cu bune si cu rel si nu este deloc OK. La
primul conflict mai mic sau mai mare in care angajatorul va pierde o suma
de bani indiferent de natura ei iti va arunca in tine cu tot ce poate. Asa ca
acopera-te de hartii si protezeaza-te cat mai bine poti si gandeste-te in
primul rand la tine. Nu zic sa nu mergi pe incredere, dar cateodata
increderea costa foarte mult asa ca el mai bine este sa te protejezi de la
inceput si sa faci sapaturi cat mai adanci se poate pentru a-ti fi bine pe
viitor. Cunosti cred foarte bine zicala romaneasca: Cum iti asterni asa
dormi, asa ca intinde bine cearceaful inainte de culcare pentru un somn
linistit, asa incat sa sara banul - preia cu proces verbal toate dosarele,
soldurile conturilor, pentru a-ti fi bine in orice situatiile. Fii mereu acoperit
de hartii, de cele mai multe ori e bine ca stanga sa nu stie ce face
dreapta.