REGULI PENTRU

BUNA
DESFASURARE A
INVENTARELOR

1) Pregatirea inventarelor
In saptamana premergatoare inventarelor, inventoristii au urmatoarele obligatii:
Trimiterea notificarilor de inventar in punctele de lucru pe care urmeaza sa le viziteze in saptamana ce urmeaza.
Trimiterea rezervarilor (unde este cazul) catre departamentul office.
Trimiterea cererilor de acces catre departamentul dezvoltare, pentru magazinele unde ora de desfasurare a
inventarului impune acest lucru.
Intocmirea dosarelor pentru toate magazinele pe care urmeaza sa le inventarieze (inclusiv mijloacele fixe si lista cu
carte delistata).
Completarea foilor de parcurs pentru saptamana ce urmeaza.
Asigurarea logisticii necesare desfasurarii optime a inventarului (hartie A4, cartus de imprimanta, tus pentru
stampila, capse, baterii cantar).
Asigurarea bunei functionari a aparaturii folosita la inventar (scanner, imprimanta, laptop).

2) Desfasurarea inventarelor
Prima obligatie care revine inventoristilor in ziua inventarului este sa ajunga la timp. Dupa aceea desfasurarea inventarului
este diferita in functie de ora de incepere a acestuia.

Reguli specifice inventarelor care se desfasoara dimineata:

Primele zone care se inventariaza (in paralel) sunt planograma de tigari, partea din fata casei de marcat si aparatul
de cafea (acolo unde acesta exista).
Dupa inventarierea zonelor mentionate la punctual anterior, se deschide magazinul (daca s-a atins sau depasit ora
deschiderii).
Se continua apoi numaratoarea in restul magazinului, intr-o ordine care sa incurce cat mai putin procesul de
vanzare, ultima zona care va fi inventariata fiind depozitul.

Reguli specifice inventarelor care se desfasoara seara:

Inventarierea magazinului incepe cu depozitul.
Dupa terminarea depozitului, se continua numaratoarea in magazin, inchizand zone ale acestuia.
Zonele care vor fi inchise clientilor inainte de inchiderea magazinului pentru a putea fi inventariate, vor fi stabilite de
comun acord cu antreprenorii in functie de amplasamentul lor in magazin, de volumul de vanzari etc.

Reguli valabile pentru toate inventarele:

Unde marimea magazinului impune acest lucru, se vor face mai multe zone, care se vor scoate la imprimanta inainte de
terminarea inventarului si se vor verifica pe loc, abia dupa aceea inventarul va continua.
Atentia pentru a nu se omite la numaratoare produsele aflate in alta parte decat pe raft sau in depozit (first page, spatele
gondolelor etc.).
Atentia la corectitudinea numaratorii si a datelor introduse in scanner.
Identificarea, scoaterea din raft si stampilarea revistelor vechi gasite.
Identificarea si trecerea pe o lista separata a produselor expirate sau deteriorate.
Interogarea antreprenorului cu privire la comenzi deschise in sistem, facturi fara nir, procese verbale, promotii la tigari sau
orice alt document care ar putea influenta corectitudinea inventarului.
Verificarea impreuna cu antreprenorul a sertarelor de la casa de marcat.
Verificarea obligatorie, dupa intocmirea raportului total, a tigarilor din depozit si apoi verificarea prin sondaj a altor produse.
Intocmirea corecta a fisierului de carte, scoaterea din raft si stampilarea cartilor delistate, acolo unde acestea exista.
Inventoristii isi vor impune punctul de vedere pe un ton calm dar categoric, fara sa ridice vocea, fara sa fie aroganti si fara sa
dea ordine antreprenorilor.
Scrierea completa si corecta a dosarului de inventar (inclusiv a foilor de parcurs).
Antreprenorul trebuie sa primeasca de la inventoristi un exemplar al listei cu obiectele de inventar, un exemplar al listei de
produse expirate, un exemplar al raportului cumulativ si, daca acesta solicita, cate un exemplar al rapoartelor cronologice.
Inainte de a pleca din magazin, trebuie sa se verifice daca s-au impachetat toate echipamentele folosite pentru inventar.

1) Obligatii ulterioare inventarului

In zilele care urmeaza unui inventar obligatiile sunt urmatoarele:
Trimiterea pe mail a fisierului cu produsele expirate catre AFM-ul de care apartine magazinul respectiv (cu
magazinul in Cc).
Modificarea raportului total, comform cu fisierul de probleme stoc fizic trimis de antreprenor, dar nu orbeste.
Intocmirea raportului posting in conformitate cu reclamatiile la stocul fizic si raspunsul AFM-ul referitor la
produsele expirate.
Trimiterea unui mail catre sediu care sa contina toate fisierele initiale si finale din Navision, fisierul cu produse
expirate completat de AFM, fisierul cu carte delistata precum si un text in care sa se descrie in ce conditii s-a
desfasurat inventarul, starea in care era magazinul etc.; subiectul acestui mail trebuie sa contina denumirea
magazinului, data in care a avut loc inventarul si momentul din zi in care acesta s-a desfasurat.