Arhivarea declaratiilor fiscale

Dupa cum bine stii declaratiile fiscale se depun de regula pana la

data de 25 a lunii urmatoare pentru luna in curs.
Acum majoritatea depunem online pe e-guvernare, dar se poate si
pe suport de hartie.
Soft-urile de contabilitate ne calculeaza automat declaratiile, iar noi
ca economisti trebuie doar sa verifam corectitudinea acestora.
Indiferent de modalitatea de depunere, declaratiile reprezinta o
parte importanta a activitatii de contabilitate.
Acestea se arhiveaza conform cu legislatia in vigoare, iar creatorul
lor are obligatia de a se ingriji pentru pastrarea in bune conditii a
acestora pentru an se pierde sau deteriora. Avand in vedere
depunerea electronica din prezent acestea pot fi pastrate si in
calculator sau pe un hard disck extern impreuna cu recipisa, astfel
riscul privind pierderea sau deteriorarea acestor devenind practic
inexistent.
Termenul de pastrare a declaratiilor fiscale este cel stabilit de
societate in nomenclatorul arhivistic care se face in conformitate cu
legislatia in vigoare si vizat de arhivele nationale.
Fiecare dupa intocmirea declaratiilor le arhiveaza dupa cum crede ca
este mai bine. Unii le pun la dosarul lunar cu documentele contabile,
altii le arhiveaza separat.
Din experienta cred ca este mai bine ca declaratiile sa fie arhivate in
dosar separat.
Avand in vedere ca inspectiile de la ANAF se fac pe o perioada mai
mare de un exercitiu fiscal va propun urmatoarea metoda de
pastrare in dosare/bibliorafturi a declaratiilor fiscale:
DECONTUL DE TVA
Decontul de TVA este o declaratie foarte importanta, as putea spune
chiar cea mai importanta.
TVA-ul este foarte controlat in cazul unei inspectii fiscale. Pentru a
gasi cu usurinta un decont indiferent de situatia pentru care iti
trebuie, atunci ar fi bine sa le arhivezi separat int-un dosar impreuna

cu recipisa si cu jurnalele de vanzari si cumparari. Astfel anual vei

avea cate un dosar cu deconturile de TVA. La sfarsit de an,
numeroteaza paginile si opiseaza dosarul.
Nr.
Explicatie
Pagina
Crt.
1
D 300
1..5
2
D 300
69
3

Astfel vei gasi foarte usor decontul de TVA al unei luni.

DECLARATIA UNICA D 112
Declaratia 112, pastreaz-o si pe ea separat intr-un dosar, impreuna
cu alte declaratii sau singura in functie de numarul de pagini a
acesteia. Tu iti cunosti mai bine volumul de activitate si vei sti mai
bine cum sa o indosarieizi.
Pastreaza numaidecat si recipisa declaratiei. Poti pune langa
declaratie si statul de plata aferent lunii respective. Astfel vei avea la
un loc atat declaratia, dovada depunerii sale dar si documentul pe
baza careia a fost facuta.
La sfarsit de an sau de dosar numeroteaza paginile si opiseaza
dosarul.
Nr.
Crt.
1
2
3

Explicatie

Pagina

D 112
D 112

1..15
1629

DECLARATIA 394, 100, 101 si alte delaratii

In functie de volumul fizic al acestor declaratii tu hotarasti daca sa le
pui la un loc mai multe declaratii de mai multe tipuri sau separat.
Pentru D 394 este bine daca atasezi langa ea si listing-ul din
programul de contabilitate cu facturile de intrare si de iesire.
La declaratia 100 si 101 este bine daca langa ele anexezi si modul
de calcul al impozitului pe profit.

Daca arhivezi toate declaratiile intr-un biblioraft, atunci ordoneaza-le

in functie de tipul declaratiei si foloseste separatoare, pentru a le
gasi usor. Scrie pe separatoare tipul declaratiei.
La sfarsit de an sau de dosar numeroteaza paginile si opiseaza
dosarul.

Nr.
Crt.
1
2
3
4

Explicatie

Pagina

D 112 LUNA 1
D 112 LUNA 2

D 300 LUNA 1

1..15
1629

50.55

5
6
7
8
9

D 300 LUNA 2
..
D 394 LUNA 1
D 394 LUNA 2
..

56.63
..
7075
76.78

Legislatie specifica:
Lege nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale;
Ordinul de zi nr. 217/23.95.2006 - Instructiuni privind
activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Nationale;
Ordin nr. 1319/2006 pentru aprobarea formularului-tip al
procesului-verbal de constatare si sanctionare a contraventiilor
in domeniul arhivistic, precum si a modelului de legitimatie a
persoanelor imputernicite sa foloseasca modelul de procesverbal;
Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale
prin mijloace electronice;
Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma
electronica.

Daca tu ai o alta metoda de arhivare a declaratiile te rog lasa un

comentariu mai jos, poate ajuti pe cineva. Toti stim ca noi
economistii suntem practic ingropati in hartii, asa ca o buna

organizare a acestora nu ne este de prisos si orice sfat ne poate

ajuta.