Utilizarea calculatorului in contabilitate

Informatizarea contabilității a schimbat radical modul de ținere a evidenței contabile. Și

am în vedere aici modul în care se completează și se întocmesc rapoartele și situațiile
contabile. Lună de lună aceste rapoarte și situații contabile se întocmeau manual, iar
completarea registrelor se făcea tot manual. Pe lângă aceste activități arhivarea și
întocmirea situațiilor centralizatoare erau mari consumatoare de timp. Să dăm doar
câteva exemple. De pildă, casierul completa registrul de casă manual, apoi datele erau
preluate tot manual în registrul jurnal și fișa contului. De registru de bancă și trezorerie
se ocupa altă persoană, întocmirea statelor de plată presupunea o altă persoană,
Gestionarea mărfurilor și materialelor presupuneau gestionari care să opereze în fișele
de magazie, să întocmească centralizatoare și situația stocurilor, iar în contabilitate
gestiunile erau ținute cantitătiv-valoric. Pe lângă aceste rapoarte și situații mai erau de
completat și alte registre obligatorii cum ar fi cartea mare și registrul inventar.

În era informaticii totul este legat de calculator și dispozitive de calcul. Comunicațiile

sunt electronice, corespondența este și ea electronică, tranzacțiile bancare sunt
electronice, casele de marcat electronice, cititoare de carduri, cititoare de coduri de bare
și multe alte dispozitive care, într-un fel sau altul, au legătură și cu contabilitatea

Calculatorul ajută în contabilitate de la preluarea datelor, prin periferice de citire, până

la listarea situațiilor financiare și contabile finale și a documentelor contabile de tot felul.

Munca în contabilitate a fost simplificată enorm, întrucât toate calculele se fac automat
și fără greșeală. Și ce este mai important este faptul că le poți repeta de câte ori vrei
pentru a obține situații actualizate. Dau ca exemplu balanța de verificare, care în trecut
se întocmea o singură dată după încheierea lunii și dura mai bine de o săptămână să o
scoți. Acum o generezi instantaneu de câte ori vrei pe zi.

La începutul informatizării aplicațiile erau rudimentare, scrise de programatori care nu

știau contabilitate după îndrumările unor contabili care nu știau informatică. Din această
cauză eficiența folosirii acelor aplicații era scăzută și copia stilul de lucru manual. Cu
timpul lucrurile au evoluat, pe măsură ce contabilii au început să învețe informatică, iar
informaticienii contabilitate.

Cu toate acestea, deși au trecut aproape 30 de ani de la începuturile informatizării pe

scară largă a serviciului contabilitate, totuși contabilii, cu puține excepții, nu sunt încă în
stare să folosească în interes general puterea informatizării. Există încă conceptul de clan
în rândul contabililor, tendința multora de a ține cu dinții „secretele” meserie doar
pentru ei. De aici și slaba comunicare cu proprietarii de afaceri sau cu directorii executivi.
După mine, cauza principală o reprezintă sistemul legislativ prost gândit. Și asta nu
pentru că nu ar fi specialiști, ci pentru că legile se fac după cum dictează interesele
financiare ale „aleșilor” poporului, nu interesul general sau eficiența.

Sistemul legislativ obligă contabilii să se înregimenteze – contra-cost. Poți să ai studii

superioare, sau poți să fii doctor în economie, și dacă vrei să semnezi situațiile contabile
în propria ta firmă nu poți, dacă nu ești membru al clanului. Așa au apărut firmele de
contabilitate. Lucrul în sine nu este rău, dimpotrivă este benefic. Rău este altceva. Și
anume faptul că aceste firme se angajează să facă mai mult decât pot. Și totul doar
pentru bani. În deptrimentul cui? Al administratorilor de societăți comerciale.

Dacă ceri contabilului autorizat să-ți dea balanța de verificare săptămânal, spune că nu
se poate. De ce? Pentru că nu procesează actele la timp din cauza volumului mare de
lucru la care s-a angajat. Și cât durează să generezi balanța de verificare? Câteva
secunde. În 5 minute poți să o trimiți și prin email în format pdf. Este un fapt pe care îl
constat de ani de zile la mai multe firme pe care le-am consiliat. Cer patronului balanța
de verificare și îmi răspunde că nu a primit-o de la contabil. Insist lună de lună și nimic nu
se schimbă.

Acesta este principalul motiv pentru care pledez ca toți administratorii de firme mici să învețe
să ține singuri evidența contabilă. Când ții singur evidența contabilă ai acces la toate
documentele contabile în orice moment, și poți spune că tu conduci propria afacere. În acest caz
ai nevoie doar de semnătura unui contabil autorizat care să depună declarațiile fiscale și bilanțul
contabil la ANAF.

În prezent, o aplicație contabilă precum SAGA C face aproape totul pentru tine. Ce îți rămâne
de făcut este doar să introduci datele de pe documentele contabile în baza de date a aplicației.
Este mai mult muncă de secretariat, sau de contabilitate primară, copierea datelor de pe
documetele contabile justificative în aplicația SAGA C. Dacă firma nu este plătitoare de TVA și
dacă nu ai angajați, poți ține lejer contabilitatea singur. Ai nevoie de un contabil doar pentru a
semna și depune declarațiile fiscale.

ȘI în cazul în care ai angajați sau firma este plătitoare de TVA poți ține singur evidența
contabilă, lăsând contabilului întocmirea statelor de plată, viramente obligații fiscale și
întocmirea declarațiilor fiscale. Numai așa poți fi stăpân pe propria afacere.

Mai mult, cu ajutorul calculatorului poți culege datele contabile automatizat, de la casa de
marcat, sau cititorul de bare, consumurile de la magazie, și livrările de la desfacere. Poți face
plățile online și tot așa poți depune declarațiile fiscale online.

Organizarea contabilității depinde de numărul de angajați, suprafața pe care se desfășoară

activitatea și organigrama de funcționare. Dacă este cazul, mai multe calculatoare pot fi legate în
rețea.

Concluzia este simplă și clară. Întreaga evidență contabilă este informatizată și poate fi ținută
cu o singură aplicație de contabilitate precum SAGA C.