Sunteți pe pagina 1din 51

CAPITOLUL VIII

NOI CONCEPTE ÎN MANAGEMENTUL AGENTIEI DE


TURISM. Turismul de afaceri, solutie moderna de dezvotlare a
turismului românesc

Plecând de la experienta practica acumulata in cei 15 ani de existenta vom


încerca sa creionam câteva solutii de îmbunatatire a sistemului de management
din agentiile de turism românesti.

8.1. Prezentarea Agentiei de turism „Paralela 45”.

Agentia de turism Paralela 45 a fost înfiintata în anul 1990, ca


întreprindere mica, în conformitate cu Prevederile Decretului Lege nr 54/1990.
Principala activitate a firmei o reprezinta turismul intern si international.
Printre primele activitati desfasurate a fost turismul intern, respectiv
valorificarea de locuri la mare, la munte si în statiunile balneare, pentru cetateni
români.
Avantajul esential la constituit faptul ca, la nivelul anilor 90 nu se
constientiza necesitatea uni avans si cu atât mai putin a garantiilor contractuale.
Numai buna credinta a patronilor din acea perioada, marea majoritate
provenind din turism sau pasionati de aceasta ramura, a facut ca întreprinderile
turistice din acea vreme sa nu aiba debite nerecuperate.
Nefiind nevoie de capital decât pentru deschiderea sediului (Paralela 45 a
fost printre cei care s-au bucurat de la bun început de un sediu central, în
Bulevardul Regina Elisabeta, 29 – 31, sector 5), comisionul rezultat, în acea
perioadaa neinflationista, a putut fi folosit pentru dezvoltarea agentiei.
Au urmat sejururile cu autocarul, în Turcia (pentru 3 zile – 2 nopti, se
plateaua în 1990, 25 de dolari si 500 lei) si Grecia.
Grecia a fost o destinatie de succes, care merge foarte bine si în 2005, pe o
alta structura de produs.

207
Vacantele externe s-au diversificat, Paralela 45 devenind unul din
principalii tour-operatori din România.
Produsele sale se vând, astazi prin cele 15 agentii proprii si prin circa 400
de agentii colaboratoare, în întreaga tara.
În ultimii 5 ani, turismul de grup este axat în principal pe circuite
europene, si chartere în sezonul estival.
Începând din anii 1995 – 1996, s-a început colaborarea cu mari societati ce
activau în România, în prima perioada, în special companii straine.
Aceste companii aveau experienta si stiau ce înseamna un travel
departament si un travel management al costurilor.
Prima experienta a constituit-o un contract cu Compania Procter&Gamble
România, al carui obiect l-au reprezentat emiterea biletelor pentru toate
companiile aeriene ce opereaza în România, precum si rezervari de hoteluri pe
anumite destinatii.
Negocierea acestui contract a durat peste 3 saptamâni, marja comisionului
ramas fiind extrem de mica , de respectiv 5%, iar ca serviciu gratuit, agentia a
oferit transferul la si de la aerport pentru pasagerii care aveau bilete de avion
emise de Paralela 45 si erau angajati sau colaboratori ai P&G.
În acea perioada, calatoriile de afaceri, delegatiile (bilete de avion +
cazare) reprezentau majoritatea serviciilor solicitate de companii.
În anii 97-98-99 au început sa apara primele incentives si actiuni
organizate pentru diverse firme (mese festive, lansari de produse, traininguri).
De exemplu, Compania de Asigurari NEDERLANDEN – România, a
organizat, prin Paralela 45, 5 ani consecutiv, 1-2 excursii/an, tip „incentives” în
strainatate, in destinatii traditional turistice cum ar fi Atena, Londra, Madrid,
P aris, Praga in grupuri de dimensiuni intre 40 persoane – 250 persoane .
Aceste calatorii se acorda ca un bonus agentilor de asigurari cu realizari
foarte bune, fiecare asemenea vacanta având si o componenta profesionala – în
speta, o reuniune de ½ zi, în scopul analizei activitatii si evidentierii rezultatelor.
În general, locatia era vizitata înainte de actiune, fie de directorul general,
fie de un alt reprezentant, care se asigura de faptul ca serviciile corespundeau
calitativ cu solicitarile companiei.

208
Desi s-a încercat prin toate pârghiile reducerea la maximum a costului,
volumul era mare, datorita numarului mare de participanti, bugetele depasind de
multe ori 100.000 USD.
Evident, la un numar mare de persoane, comisionul agentiei / persoana era
extrem de mic, ceea ce a determinat ca beneficiarul sa fie satisfacut.
Paralela 45 a avut marea sansa sa câstige licitatia organizata în 1999 de
catre Guvernul României – Agentia Româna de Dezvoltare – pentru organizarea
participarii României la Expozitia Universala de la Hanovra – „Hanovra 2000”.
Este unul din putinele cazuri când statul este beneficiarul unei activitati
complexe, în care s-au prestat servicii de cazare si masa în Germania, servicii de
transport international, cu avionul si autocarul, servicii de transport si transferuri
pe teritoriul Germaniei, asistenta si coordonare a desfasurarii tuturor acestor
activitati pe o perioada de 7 luni.
Succesul reusitei la aceasta selectie l-a constituit faptul ca Paralela 45 a
fost singura agentie care a trimis delegatie în zona Hanovra, sa vada hotelurile, sa
negocieze cu directorii sau proprietarii acestora, în asa fel încât a putut prezenta
cea mai competitiva oferta.
Toti ceilalti contracandidati au facut ofertele „din birou”.
Era evident ca în perioada Târgului International, hotelierii nu vor face
oferte speciale decât în urma unei negocieri directe, cu atât mai mult cu cât
valoarea contractului a fost de peste 1 milion de dolari.
Aceasta experienta a fost extrem de benefica pentru experienta firmei, o
asemenea actiune, extrem de complexa, necesitând o atentie deosebita si reactii
rapide si eficiente.
Dupa 2001, tot mai multe firme din România au început sa organizeze
team-building-uri.
Aceste actiuni, pe lânga serviciile de cazare, masa, transport si, în genere,
sala, au componenta de team-building, care este cea pe care companiile o doresc
în mod special.
Este nevoie de multa creativitate, si de aceea, în multe situatii s-au folosit
firme specializate.

209
Cursuri, seminarii, traininguri în general, se organizeaza din ce în ce mai
mult în ultimii ani, fiind organizate atât de catre companii private, cât si de stat
sau de organisme internationale, fonduri europene etc.
Chiar în 2005, în luna iulie s-a organizat de catre Ministerul Educatiei si
Cercetarii ( in calitate de Project Implementation Unit – Unitate de Implementare
a Proiectului), cu fonduri PHARE, prin firma LARIVE (coordonatorul
expunerilor prezentate), Paralela 45 punând la dispozitie cazare, masa, transport,
sala, simpozionul cu tema „Confer inta Nationala pentru sprijinul segmentului de
populatie defavorizat – copiii rromi”, la Poiana Brasov.
Licitatia pentru aceasta actiune a fost extrem de complexa, organizatorul,
firma LARIVE, realizând un caiet de sarcini extrem de detaliat, in conformitate cu
toate normele si regulile impuse de catre Uniunea Europeana pentru licitatiile
proiectelor finantate de catre PHARE.
In plus, intreaga documentatie (caietul de sarcini, adresele oficiale ,
corespondenta, rapoartele periodice si raportul final) a fost elaborata in limba
engleza, limba oficiala pentru astfel de proiecte, in Romania neexistand in acest
moment caiet de sarcini autorizat in limba romana, pentru proiectele finantate
PHARE.
Foarte interesant – si in sprijinul celor sustinute la pct. 5.1.2. – modul de
evaluare al ofertelor : 80% din punctaj a fost acordat pentru partea din oferta care
detalia modalitatea propusa pentru organizarea evenimentului si mijloacele de
implementare ale acestuia, iar 20% pentru evaluarea ofertei financiare.
Asadar punctajul nu s-a acordat numai în functie de pret ci si mai ales
conditiile oferite.
Un punct important in oferta – care de altfel a contribuit si la castigarea
licitatiei – a fost Expertul Cheie (Key Expert) al agentiei Paralela 45 pentru
aceasta actiune (Alin BURCEA), al carui Curriculum Vitae a demonstrat
abilitatile „antrenate” si calificate , de bun organizator, in masura sa supervizeze
un eveniment care estima participarea a peste 600 participanti si peste 20 experti.
Actiunea a fost un succes, atât ca mod de prezentare si dezbatere a temei
prezentate, cât si a conditiilor de cazare, masa si transport si a salilor în care s-au
desfasurat aceste reuniuni.

210
Pentru realizarea unui transport eficient, de exemplu, având în vedere ca
participantii trebuiau sa fie „colectati” din intreaga tara , respectiv din 23 judete ,
s-a avut în vedere drumul critic, adica numarul de km parcursi sa fie minim, la un
timp minim de transport (timpul petrecut de participanti in mijlocul de transport ,
spre/ de la destinatie) al participantilor, concomitent cu organizarea judicioasa a
punctelor/ora rului de colectare din fiecare judet in parte ( nu mai mult de trei
puncte de colectare/judet) , astfel incat costurile nete ale transportului sa permita si
obtinerea de profit, pe langa scopul principal de obtinere a unui grad maxim de
satisfactie al participantilor.
Pentru cazare, s-a apelat la un complex hotelier (3 hoteluri) din Poiana
Brasov , apartinand aceluiasi concern, astfel incat toate serviciile oferite sa poata
fi controlate unitar.
Pentru buna desfasurare a evenimentulu i, Paralela 45 a alcatuit o echipa
(cu personal experimentat in turismul de afaceri) dedicata acestei actiuni.
Fiecare membru al echipei a avut de urmarit un anume aspect al
evenimentului (primirea participantilor, inregistrare si repartizarea camerelor /
conferinta, pauze de cafea, dotari tehnice in sala / mese / transport, etc) , toate atent
monitorizate si coordonate de catre seful de proiect, al carui rol era in acelasi timp
si de persoana de legatura (le isioner officer) intre autoritatea contractanta, experti
si furnizorii de servicii.
Toate acestea au fost posibile datorita faptului ca in anul 2000, a fost creat
în cadrul agentiei Paralela 45 un Departament de Corporate Travel.
In 2003, urmare a cresterii volumului de activitate, s-a achizitionat un
sediu separat, distinct; (situat intr-o zona eleganta a Bucurestiului vechi, Str Luca
Stroici, nr 10, sector 2), destinat numai activitatii de corporate.
Tot în acelasi sediu se afla si departamentul de incoming, având în vedere
ca, în principiu, pentru România, furnizorii sunt aceiasi (hoteluri, restaurante,
autocare, sali).
În cadrul Departamentului Corporate, au aparut deja specializari –
Contractare, Ticketing si Hotel Booking, Evenimente – Organizare si Operatiuni,
Incentives.

211
Extrem de important este sectorul „Operatiuni”, întrucât de modul în care
se desfasoara un eveniment tine si succesul în sine al actiunii, satisfacerea
clientului, cât mai ales câstigarea de noi clienti.
În ceea ce priveste activitatea propriuzisa, Paralela 45 este bine pregatita,
are un sediu nou, dedicat si dotat.

Activitatile:
1. Ticketing
Paralela 45 are experienta de 12 ani în aceasta activitate, fiind acreditata
IATA din 1995, cu un volum de vânzari de cca 4 milioane euro / an (locurile 8-
10/ tara), cu o cota de piata de 2 - 2,2%.

2. Rezervari on-line de hoteluri în strainatate si în tara.


Paralela 45 este unul dintre cei mai importanti agenti ai GTA (Gulliver
Travel Associates) din România, fiind si reprezentantul în România al acestei
prestigioase agentii (este de altfel si furnizorul local al acestei agentii pentru
serviciile oferite de GTA clientilor sai din intreaga lume).
Paralela 45 detine al 2-lea volum de vânzari GTA (dupa HotelCon, dealer
de sisteme de rezervari) pentru turistii individuali (mai putin de 9 persoane intr-o
locatie, in aceeasi perioada) si primul loc la grupuri (cu o cifra a de vanzare de
peste 500.000 euro/an), printre care o mare pondere o au grupurile tip
„incentives”.
Sistemul de rezervari on-line GTA este usor de utilizat, permitând
realizarea unei rezervari în numai câteva minute. In plus, acest sistem permite
selectarea hotelurilor in functie de mai multe criterii (de mare ajutor pentru
ofertarea specifica cererii elastice si/sau inelastice) cum are fi :
- categoria hotelului
- locatia hotelului
- tariful
- facilitatile, etc.
Paralela 45 este si agent Der Tour, Meyers si ADAC, putand astfel accesa
si aceste sisteme de rezervari germane .

212
Diferenta cea mai importanta este ca sistemele de rezervari germane ofera
spre vânzare tariful direct catre utilizatorul final.
Marja de negociere fiind astfel foarte mica.
Limba germana reprezinta si ea un impediment.
Se mai folosesc si alte sisteme on-line, pentru diferite tari: EURO TOUR
(Austria), HOTUSA (Spania) si altele.
Pentru o vânzare mai buna catre clientii corporatisti individuali, s-a creat si
site -ul www.avionhotel.ro, care este un site on-line, de rezervare si plata, a
biletelor de avion si hotelurilor din platforma AMADEUS.
De asemenea, GTA a creat portalul www.octopus.ro, destinat „final
customers”, din care agentia câstiga un comision de 18% si care este accesibil,
prin formatul sau personalizat „Paralela 45”, de pe site-ul agentiei :
www.paralela45.ro.
Pentru usurinta rezervarilor de hoteluri în România, Paralela 45 a creat 2
site -uri: www.hotelbooking.ro (hoteluri în întreaga tara) , si
www.bucharesthotel.ro (pentru hoteluri în Bucuresti).
Noutatea acestor site -uri este ca acestea functioneaza pe baza de allotment
garantat, rezervarea în limita allotmentului, fiind on-line, si, ca noutate absoluta,
plata fiind tot on-line (cu credit card).
Aceste instrumente sunt folosite pentru atragerea acelor clienti corporate,
care doresc sa utilizeze sistemele de rezervarii on-line .

3. Incentives.
Paralela 45, având o experienta de 15 ani pe piata turistica, are experienta
necesara organizarii oricarei vacante tip „incentives”, în orice parte a lumii.
Problemele Departamentului Corporate nu rezida, deci, în partea de
realizare si executare a activitatii, ci în partea de marketing – vânzari:
1. Nu mai exista o brosura pentru activitatea de Corporate Travel (CD de
prezentare);
2. Nu exista un site dedicat;
3. Nu exista suficiente persoane dedicate, capabile sa aduca noi clienti.

213
1. Analizand situatia, s-a constatat ca la diverse întâlniri de prezentare ale
activitatii de Corporate Travel, nu exista un material de prezentare prefabricat
(brosura, CD).
De aceea, urmare a analizei, s-a hotarât realizarea unei brosuri, care sa
prezinte activitatea Paralelei 45 în toate sectiunile activitatii de turism de afaceri:
calatorii de afaceri (Business Travel – Ticketing si Hotel Booking), incentive,
evenimente.
Trebuie prezentate avantajele parteneriatului cu un agent de turism, în
speta Paralela 45, si anume:
a) Daca, de exemplu, o firma lucreaza cu o companie aeriana sau cu un
hotel, ea cunoaste numai oferta acesteia.
O agentie de turism prezinta o gama larga de oferte.
Deci, varietatea ofertei prezinta un argument.
b) Daca o firma doreste o oferta complexa, trebuie sa intre în contact cu
fiecare furnizor de servicii (hotel, companie aeriana).
Daca se apeleaza la o agentie de turism specializata în turism de afaceri,
aceasta va prezenta mai multe oferte comparative.
Deci, economie de timp.
c) O agentie de turism contracteaza sute sau mii de nopti la un hotel, în
timp ce o firma ce apeleaza ad-hoc contracteaza mult mai putin.
Este evident ca o agentie (angrosist) obtine un tarif mult mai bun de la un
hotel, la fel cum o agentie acreditata IATA obtine tarife mai avantajoase pentru
calatorii aeriene.
Deci, eco nomie de bani.
Prezentarea avantajelor de a lucra cu o agentie, precum si prezentarea
detaliata a activitatii, cât si a portofoliului fac ca acest material sa fie absolut
indispensabil, în special la prima întâlnire.
Nu exista un material de prezentare în limba engleza, diferit de cel pentru
piata româna: Brosura în limba româna se adreseaza pietei române, care cunoaste
furnizorii si calitatea serviciilor din România. Brosura în limba engleza are rolul
de a prezenta România „plannerilor” (planificatorilor de evenimente), care sa

214
organizeze evenimente cu participanti straini, fara legaturi asociative sau
profesionale cu România.
3. În general, nu exista, astazi, în România, un site dedicat activitatii
corporate.
De cele mai multe ori , sunt subcapitole ale site-urilor unor agentii de
turism, care prezinta activitatea corporate a agentiei.
Este însa necesar sa existe un site separat, în principal având în vedere
faptul ca marii operatori de turism au imagine formata pe turismul clasic ,
foarte multi dintre potentialii clienti necunoscând capacitatea de a se dedica
turismului de afaceri al unei agentii de turism.
Ca o speta, este foarte interesant faptul ca exista manageri de firme, care
apeleaza la Paralela 45 pentru vacante si de la Marshal Turism spre exemplu (care
are un brand clar definit ca agentie de turism de afaceri), cumpara bilete de avion
sau fac rezervari de hoteluri.
Ori, existenta unui site dedicat si specializat prezinta exact activitatea
corporate a unei agentii, dând si alte valente ale activitatii acesteia.

4. Cea mai importanta problema o reprezinta cei care lucreaza la


Departamentul Marketing, în speta, cei care prezinta clientilor activitatea
corporate.
Acestia nu prezinta un simplu produs, un aspirator sau o masina.
Ei prezinta o activitate, care este extrem de complexa, si aceasta prezentare
nu poate sa fie facuta de un neavizat sau un amator.
De calitatea pregatirii profesionale a acestui agent, care, pe lânga relatii,
trebuie sa mai aiba si charisma, depinde, practic volumul de clienti al unei agentii.
Trebuie realizata o noua abordare a potentialilor clienti, prin diversificarea
metodelor folosite.
5. Participarea la Târgurile de Turism de afaceri (ex. IMEX Frankfurt), cu
prezentarea României ca potentiala destinatie pentru organizarea de conferinte,
congrese (reuniuni, în general). România este o piata noua, neexplorata, are
infrastructura foarte buna (sali de conferintaa, hoteluri), în special în Bucuresti,
tarifele sunt mult mai mici, iar excursiile optionale sunt deosebit de atractive.

215
8.2.Propuneri de îmbunatatire a managementului in turismul românesc

Pentru a analiza si oferi idei si solutii în vederea dezvoltarii turismului de


afaceri în România, trebuie analizate niste elemente foarte clare.

8.2.1. Cererea pentru turismul si calatoriile de afaceri.


Cumparatorii si consumatorii de turism de afaceri

Pentru a putea gasi solutiile cele mai bune, o agentie specializata în


turismul de afaceri trebuie sa înteleaga faptul ca exista o distinctie clara între
cumparator (client) si consumator. În general, clientul este un angajator (firma) o
organizatie sau o institutie care decide faptul ca salariatii vor calatorii cu un
anumit scop, într-o anumita destinatie. Firma este, practic, cea care plateste, de
exemplu, calatoria în interes de afaceri a salariatului sau reprezentantului sau.
Consumatorul este în genere, diferit de client. Acesta este, în fapt,
salariatul care efectiv calatoreste, este, în final, consumatorul acestor servicii.
Exista, evident si situatia când clientul si consumatorul sunt una si aceeasi
persoana – de exemplu, în cazul participarii la o conferinta stiintifica poate fi si
cel care plateste, dar si cel care participa.
Patronul unei firme mici, care este si directorul acesteia, îsi plateste,
practic, deplasarea în interes de serviciu.
Prezentarea acestei diferente – client – consummator, are rolul de a scoate
în evidenta o alta diferenta, si anume MOTIVATIA.
În principiu, interesul clientului si consumatorului este acelasi, dar de
multe ori, salariatul aflat într-o delegatie are si interese proprii, care nu au legatura
cu interesele firmei si în nici un caz cu motivele pentru care a fost trimis în
delegatie.
În general, exista 3 tipuri de cumparatori pentru turismul de afaceri –
corporate, asociatii sau sectorul de stat.
Aceasta clasificare este, la rândul ei, importanta pentru ca exista
diferentieri în modul de abordare, în functie de categoria si tipul cumparatorului.

216
Spre exemplificare, prezentam mai jos câteva caracteristici ale clientilor
corporativi si asociatiilor, în calitate de cumparatori de servicii.

Caracteristici ale clientilor corporative si asociatiilor, ca si cumparatori


CLIENTI CORPORATIVI ASOCIATII DE “CUMPARATORI”
Sunt organizatii ce lucreaza pentru profit De obicei sunt orga nizatii non profit
Procesul de decizie a realizarii unui Procedeul de decizie a unui eveniment e lung si
eveniment e rapid complex
Evenimentele dureaza putin, ca timp Evenimentul dureaza mult
Se organizeaza un numar cât mai mare de Se organizeaza un numar limitat de evenimente
evenimente si variante, în acelasi timp
Evenimentele pornesc de la câteva zeci, Evenimentele au sute, daca nu mii de delegati
mai rar câteva sute de participanti
Costurile pe persoana sunt relativ mari, Costurile pe persoana sunt mici, având în
întrucât compania este cea care plateste vedere ca la aceste conferinte îsi platesc
participantii
Evenimentele se realizeaza tot anul Majoritatea evenimentelor se realizeaza
primavara si toamna
Majoritatea evenimentelor dureaza Majoritatea evenimentelor dureaza 3 sau 4 zile
maxim 2 zile
Partenerii delegatii vin rar Partenerii delegati participa aproape
întotdeauna

Firmele mari, în special corporatiile, au un birou (departament) sau chiar o


persoana, dedicata propriilor calatorii (travel manager).
Acest departament preia toate comenzile din cadrul firmei, le prelucreaza,
le structureaza înregistreaza si transmite agentului de travel al firmei.
Existenta acestui Travel Manager, din punct de vedere al agentiei, este
extrem de benefica, întrucât acesta preia comenzile din interiorul firmei,
intermediaza între delegat si agentul de travel alegerea variantei optime de
calatorie, urmareste realizarea în bune conditii a serviciilor si decontarea acestora.

217
Evident, exista însa si latura mai putin placuta pentru agentul de turism, si
anume „obsesia” Travel Managerilor de reducere a costurilor.
Travel managerii apar, în general, în urma tendintei de scadere economica,
fiind mai preocupati de cost si implica tot mai mult departamentul de achizitii.
Managementul de calatorii este strâns „aliniat” la ultimul rând al bilantului, adica
la veniturile si pierderile nete ale companiei.
Activitatea Travel Managerul este într-o continua evolutie. Dupa cum
declara John Ohaver, Vicepresedinte al Management Alternatives, Novwalk,
Connecticut, S.U.A. „Exista perceptia ca persoanele de la achizitionare doreau sa
preia calatoria si s-o transforme într-un produs. Activitatea de management al
calatoriilor functioneaza acum cu principii de resurse strategice, nu neaparat
cumpararea celui mai ieftin lucru, pentru cea mai mica suma de bani, ci pentru
folosirea acelor principii care sa aduca valoare în asistenta acordata
departamentului calatorii. Astfel s-au adus standarde profesionale care n-au fost
întotdeauna întâlnite în domeniul calatoriilor”.
Un asemenea punct de vedere este extrem de important, fiind si extrem de
corect.
Este absolut normal ca Travel Managerul sa aleaga varianta unei calatorii
dintr-un singur zbor, nu din 2 sau 3, mai ales daca diferenta de pret este mica.
Este, de asemeni, normal, ca delegatul sa ajunga cu anume timp înaine de
întâlnire, pentru a putea sa se pregateasca si sa fie în forma.
Este, de asemeni, important, ca hotelul sa fie aproape de locul de întâlnire,
facându-se economie la timp si la bani (transferul hotel-loc de întâlnire). Se poate
alege un hotel mai scump cu 50 euro/noapte, aflat la 3 minute de mers pe jos de
locul întâlnirii sau de expozitie, economisindu-se timp si bani (un taxi ar costa
30-40 euro).
Evident, toate aceste analize se pot face cel mai bine în cadrul firmelor.
Din pacate la nivelul institutiilor de stat, singurul criteriu care conteaza,
conform legislatiei actuale în vigoare (Ordonanta 60) este pretul.
Evident, sunt alese variantele cele mai ieftine „la prima vedere”, pentru ca
la o analiza de fond, un zbor din trei segmente si o cazare la 1 ora de mers de locul

218
de destinatie sunt mult mai ineficiente decât o cazare mai scumpa, în vecinatate,
asa dupa cum am aratat mai sus.
Travel Managerii, în general, nu sunt bine priviti de anumite agentii din
România, pentru ca acestia stiu foarte bine cum sa reduca coturile si sunt
„spaima” agentiilor.
Exista o temere fata de acesti Travel manageri si de aceea sunt cautate
firmele care nu au travel manageri sau care lucreaza separat, fiecare departament
organzându-si propria activitate de corporate.
Este un avantaj fals, din mai multe motive:
1. Este de preferat ca agentia sa aiba un singur interlocutor, nu mai multi.
2. Travel managerul are cunostinte bune despre activitate, si de aceea cererile
lui sunt concrete si mai ales, posibile. Directorul unui departament poate
avea solicitari nefezabile sau chiar imposibile, si refuzul agentiei poate
crea parerea ca agentia este incompetenta.
De altfel, numarul companiilor care au o persoana desemnata pentru
business travel este în continua crestere.
Desi Travel Managerul era, pâna acum câtiva ani „apanajul” companiilor
straine, în ultimii ani foarte multe Societati românesti au înteles importanta acestui
post si au o perosana desemnta pentru aceasta activitate.
Chiar daca nu au exigente la fel de mari ca Travel Managerii marilor
corporatii, cu siguranta în scurt timp vor începe sa devina travel manageri
profesionisti.
În orice situatie este mai buna prezenta unui travel manager, bineînteles
daca este corect si obiectiv.
Se înlatura astfel subiectivismul si chiar coruptia în decizia de selectare a
unei agentii, cele cu adevarat profesioniste având, în acest context, numai de
câstigat.
Un rol important în cumpararea serviciilor de business travel îl au, totusi,
asistentii personali si secretarele, un fel de travel manageri personali pentru sefii
lor directi.
Desi, la prima vedere, se poate crede ca achizitia unui serviciu de travel va
fi subiectiva, nu este asa.

219
Asistentul va alege exact acele servicii pe care stie ca le doreste seful sau,
atât din punct de vedere al confortului calatoriei, cât mai ales pentru reusita si
succesul întregii deplasari.
Pentru cursuri, traininguri, întâlniri cu caracter profesional, poate fi
deasemeni implicat si departamentul de resurse umane, în special atunci când se
pune problema cresterii gradului de pregatire a salariatiilor.
Cumparatorii corporate, în general, sunt în mod particular implicati în
organizarea întâlnirilor de consiliu de administratie, întâlnirilor generale anuale,
expozitii, incentive travel, lansarea de produse, conferinte de vânzari, team-
buildinguri sau traininguri.
Practic, exista multe companii care îsi organizeaza prin departamentul
specializat, evenimentele – tîrguri, conferinte, seminarii.
Exista însa si situatia „mixta”, cea mai corecta, de altfel, care reprezinta
marea majoritate a acestor situatii, în care departamentul de travel al unei
companii, colaboreaza îndeaproape cu agentul de travel cu care are contract, în
vederea eficientizarii costurilor si realizarii unui produs de buna calitate.
Câteva caracteristici ale clientilor corporativi (Rogers, 1998):
1. În general, planificarea timpului pentru evenimente se face cu zile si
saptamâni înainte, mai degraba decât luni si ani.
2. 71% dintre clientii corporatisti se vor întoarce la o locatie, daca au fost
satisfacuti de ea.
3. 55% dintre cumparatori doresc sa vada o clasificare sau un sistem de
evaluare pentru locatii, înainte de a realiza un eveniment în acea
locatie.
4. Peste 80% din cumparatori au fost satisfacuti de locatia pe care au
avut-o ultima data.
5. Clientii corporativi folosesc destul de putin târgurile si publicatiile
pentru a obtine informatii.
Toate aceste caracteristici trebuiesc avute în vedere atunci când se lucreaza
cu o companie, în genere când se fac ofertarile pentru o companie.

În functie de activitatea unei companii, nivelul cererii pentru turismul de


afaceri este variabil.

220
Într-o clasificare a pietei americane, acestea sunt:
- Tehnologia Informatiei – 80%;
- Industria Farmaceutica – 75%;
- Industria Automobile – 72%;
- Servicii financiare – asigurari – 70%;
- Telecomunicatii – 60%.
Organizatiile (asociatiile) care organizeaza evenimente, (în general, non-
profit), trebuie sa îsi acoper e costurile. Acestea au, în general, un buget foarte
bine definit, care nu trebuie depasit.

Asociatiile, ca si cumparatori, organizeaza cele mai mari conferinte (pot


depasi 10.000 participanti), folosind specialisti pentru organizarea acestor
evenimente.

În multe situatii se folosesc voluntari, iar deciziile se iau de catre un


comitet.

Decizia asupra modului si locului de organizare a unui eveniment, în cazul


asociatiilor, trebuie sa ia în considerare nevoile tuturor membrilor.
De exemplu, multi membrii ai unor asociatii nationale doresc ca aceste
conferinte sa nu mai aiba loc în Capitala, ci în centrul tarii, pentru a fi cât mai
accesibile membrilor ce locuiesc în zone diferite.
Sectorul public – local si central si alte organizatii guvernamentale,
lucreaza cu bugete foarte stranse.

Pentru actiunile foarte mari, la nivel guvernamenta, care se organizeaza o


data pe an sau o data la 2 ani (ex. Festivalul Enescu, Expozitia Universala), se
aloca fonduri soeciale si se organizeaza actiuni si programe speciale in vederea
realizarii acestora.

Sanatatea si Educatia sunt doua sectoare importante care sunt puternic


implicate in organizarea de evenimente.

In general, sectorul public ca si comparator de turism de afaceri, nu este


specializat in organizarea de evenimente. Cea mai mare parte a activitatii curente

221
o reprezinta calatoriile de afaceri (delegatiile), in care rolul cel mai important la
achizitia serviciilor il constituie pretul.

In general, multe evenimente se organizeaza de catre clienti, insa in ult imii


ani, companiile private, asociatiile si sectorul public apeleaza din ce in ce mai
mult la specialisti, pentru a-si planifica, realiza si coordona evenimentele.

Apropiata integrare a Romaniei in Uniunea Europeana a determinat


organizarea in ultimii doi ani a numeroase evenimente – intalniri, seminarii,
conferinte, cu tematica europeana.

Titularul evenimentului este in genere, un minister, acesta fiind insa


sprijinit, logistic si financiar , de organizatii si fonduri europene.

In functie de activitatea sau actiunile pe care le realizeaza, agentiile se


pot clasifica in functie de segmentul de turism de afaceri.

TIPUL DE AGENTIE ROLUL TIPUL DE TURISM DE


AFACERI
Organizator Rol important in organizarea Conferinte, mitinguri,
profesional de intregii conferinte/miting sau cursuri de formare si
conferinte aspecte partiale, cum ar fi perfectionare
gasirea locatiei, aranjamente
financiare sau organizarea de
programe cu caracter social
Serviciul de gasire de Gasirea de camere pentru Conferinte, mitinguri,
locatii conferinte si intalniri cursuri, lansari de
produse
Incentive travel agency Organizarea de pachete de Incentive travel
incentive travel pentru clienti
Management Specialisti in servicii la sol care Conferinte, mitinguri,
Destination Company realizeaza aranjamentul practice cursuri, incentive,

222
pentru destinatii expozitii, lansarea de
produse
Corporate Hospitality Specializati in organizarea Conferinte, intalniri,
Company ospitalitatii corporative si a seminarii, expozitii,
evenimentelor de distractie lansarea de produse,
incentive travel
Business Travel Furnizeaza servicii de agentie de Calatorii individuale de
Agency travel, pentru cei care calatoresc afaceri
cu afaceri, cuprinzand, in
general, rezervari transport si
servicii de cazare
Organizator de Organizarea de expozitii / Expozitii
expozitii rezervari

223
Fiecare tip de turism de afaceri are structura sa specifica.

1. O calatorie de afaceri individuala

Calator
Consumator

Angajator
Client

Business Departamentul
Intermediarii Internet de travel al
Travel Agent
firmei

Transport
Zona de tranzit

Destinatia:
Zona de destinatie

Realizarea
vizitelor, intalnirilor,

224
2. Delegati ce participa la conferinta unei asociatii profesionale

Consumator Delegatul

Asociatia ce
Intermediar
organizeaza

Organizatori de conferinte Business Travel


(evenimente)
Agent

Zona de tranzit Transport

Destinatia:
Destination zone
cazare, transport local, masa

Conferinta

propriu-zisa

225
3. Expozanti la un targ comercia l

Consumator Expozanti

Intermediar
Organizator

Rezolvarea
Zona de tranzit aranja mentului de
calatorie via agentul de
Transport turism

Furnizori de servicii
expozitionale

Destinatia:
Zona de destinatie
cazare, masa,
transport local,etc.

Expozitia propriu -zisa

226
4. Participanti la o calatorie tip incentive

Consumator Participanti Departamentul de


Travel al companiei

Intermediari
Agentia specializata
incentive travel

Zona de tranzit T ransport

Zona de destinatie Destinatia:


cazare, masa,
transport local, etc.

In general, agentiile primesc pentru serviciile lor un commission de la clientul in


numele caruiaactioneaza (hotel, companie aeriana) sau o suma fixa.

Exista si agentii localizate in organizatiile mari si care lucreaza exclusiv pentru ei


– agentiile tip implant .

227
8.2.2. Calatoriile de Afaceri (Business Travel)

Dintre toate componentele Turismului de Afaceri, calatoriile de afaceri au


cea mai mare vechime.
Organizarea de evenimente si excursiile incentive au aparut, ca o
activitate, mult mai târziu.
În general, prin calatorie de afaceri se întelege o calatorie ce este necesara
din punct de vedere al meseriei profesate si care, în general, depaseste cercul
„transportului normal” de 50 km.
Diferenta în termeni între calatoriile de afaceri si calatoriile profesionale se
împarte dupa caracterul reglementarilor legale ale autorului.
Liber profesionistii, antrepenorii persoane fizice si în general patronii se
deplaseaza în calatorii de afaceri, în timp ce anagajatii companiilor se deplaseaza
în scop profesional.
Generic, le vom numi calatorii de afaceri.
În domeniul calatoriilor de afaceri, pe plan international, se petrec astazi
foarte multe schimbari. Dupa cum arata revista Travel News, care prezinta
discutiile purtate cu privire la schimbarile în unele activitati de calatorie de afaceri
în lume (noiembrie 2004), punctul de vedere al lui Marc Hildebrand, presedinte al
TQ3 Travel Solutions, vede cauza primara a aproape întregii complexitati
suplimenatre si schimbarilor permanente si din ultimii 4 ani, ca fiind preocuparea
fara precedent pentru costuri. „Clientii fac un management al calatoriilor si un
efort de aprovizionare mult mai bune, schimbarea majora este reprezentata de
profesionalismul mai mare al acestora. Referitor la furnizori, comisio nul zero,
ocolirea G.D.S., transportatorii cu pret redus si consolidarea liniilor de transport
aerian, toate sunt exemple în încercarea de eliminarea a costurilor. „
Este, deci foarte evident ca aceasta tendinta va fi tot mai pregnanta si în
România în ultimii ani. Exista însa elemente concrete care determina o
specificitate a pietei din România. Printre acestea, foarte important este numarul
foarte mic (cca 20) al companiilor aeriene care opereaza în prezent în România, si
care nu permit un numar mare de oferte si solutii de calatorie.

228
În scurt timp, comisionul la transportul aerian, în prezent de 7%, va deveni
„0”, agentiile de turism urmând sa aplice un comision (taxa de emitere). Înca nu
se stie exact care va fi volumul si mai ales impactul acestei taxe în activitatea de
ticketing.
Un alt aspect îl reprezinta concurenta neloiala, uneori stupida, a agentiilor
de turism din România. În loc sa îndrepte preocuparea clientului si a activitatii
catre calitatea serviciilor prestate, principala”arma” competitionala a fost
reducerea comisionului, pâna la cota 0, în favoarea clientului, în speranta unui
supracomision.
La licitatiile pentru institutiile publice, caietele de sarcini realizate
individual, de catre fiecare institutie, conform scopurilor sale si motivatiei celui
care organiza licitatia (!), au generat din nou competitie neloiala si conruptie.
Este interesant faptul ca 2 agentii, mari emitatoare de bilete de avion, cei
care au folosit arma reducerii totale a comisionului în lupta concurentiala, se
plâng astazi de... concurenta neloiala, clientii lor, în special publici, fiind din ce în
ce mai putini.
Nici una dintre modalitatile de lucru si de competitie prezentate mai sus
nu sunt sanatoase si nu trebuie practicate.
În scurt timp, se va realiza un caiet de sarcini unic, la nivelul tuturor
institutiilor publice, care va elimina o doza mare de subiectivism. În curând,
comisionul la biletele de avion va fi zero, competitia va fi deschisa.
Numai calitatea prestatiei si profesionalismul unei agentii de travel vor
reprezenta atuurile în fata competitiei si a viitorilor clientii.
În Europa, ca si în Statele Unite, exista semne de întrebare mai multe decât
au existat vreodata, cu privire la fiecare veriga a lantului de furnizori, de la liniile
aeriene, si alti furnizori, care se lupta în competitie, trecând prin intermediari, cum
sunt companiile de management al calatoriilor, prin canalele de distributie si pe
tot parcursul pâna la cumparator, a carui identitate precisa este din ce în ce mai
nesigura.
Un rol important în viitoarea politica a firmelor privitor la calatoriile de
afaceri o reprezinta aparitia liniilor aeriene bugetare „low -cost”, fapt care a dus si
la multe schimbari de sistem în cadrul calatoriilor.

229
Miscarile facute de liniile traditionale de transport aerian pentru a opri
plata de comisioane catre agentiile de voiaj si de a elimina taxele G.D.S., sunt
unele din elementele care arata efortul acestor companii de a elimina elementele
de cost pe care transportatorii bugetari le -au evitat cu succes.
Cu toate acestea, utilitatea liniilor aeriene cu pret scazut pentru calatorii de
afaceri a ramas sub semnul întrebarii, dupa cum s-a demonstrat într-un studiu al
Carlson Wagonlit Travel, la începutul anului 2004.
Studiul a aratat ca, desi tariful mediu pentru cursa retur Londra -
Amsterdam platit de clientii sai era de 376 EURO cu transportatorii traditionali, si
133 EURO cu liniile aeriene bugetare, transportatorii bugetari au avut o cota de
piata de numai 4% la Carlson Wagonlit pe acea ruta.
În schimb, concurenta liniilor aeriene low-cost a adus un important
beneficiu companiilor, prin reducerea tarifelor de transport ale majoritatii
companiilor aeriene.
Exemple: Cand SAS a întâmpinat în anul 2003 o concurenta serioasa a acestor
companii, au scazut imediat tarifele cu 30%. În Norvegia, tarifele au scazut
dramatic cu peste 45%. Si în celelalte tari ale Europei, tarifele au scazut cu 15%
în Marea Britanie, 25% în Elvetia, 35% în Irlanda si 25% în Germania.

Ian Itall, fost Director pentru Europa de ma nagement de calatorii, în cadrul


Unilever, considera schimbarea ca fiind irevocabila „Unele companii mari spun ca
totusi se simte nevoia unui travel manager dedicat, dar multe cred ca în momentul
de fata nu mai este nevoie de el, si functia poate fi suplin ita de afara.”
Cu alte cuvinte, agentiile de turism vor avea un rol important, chiar mai
important, preluând si functia Travel Managerului din cadrul companiei.
Aceste agentii vor trebui sa devina agentii de management al calatoriilor
firmelor pe care le deservesc. Va trebui sa faca analize, bazându-se pe statisticile
de calatorii ale companiei respective. În urma acestor analize, poate rezulta, de
exemplu, ca se pot restrânge numarul furnizorilor de transport aerian de la 12 la 3,
urmând ca negocierea sa se faca numai cu acestia 3, evident, în avantajul
companiei.

230
Chiar si atunci când o companie negociaza direct cu un furnizor,
contractarea rezervarii se va face cu o agentie autorizata.
Exista posibilitatea negocierii comisionului cu agentia, mai ales în cadrul
unor contracte mari cu furnizorii, care pot aduce câstiguri suplimentare prin
supracomision.
De altfel, un mod de a contracta serviciile unei agentii de turism poate fi
comisionul zero. Serviciile prestate se factureaza la valoarea neta, urmând ca
pentru fiecare serviciu (bilet emis) sa se plateasca un comision fix, bine stabilit
prin contract.
De altfel, având în vedere ca în curând comisionul la transportul aerian va
dispare, probabil ca aceasta va fi cea mai râspândita forma de contractare a
serviciilor dintre agentii si clientii corporate.
O alta modalitate de dezvoltare a activitatii de calatorii de afaceri o
constituie „implantul”.
Implantul reprezinta crearea unui punct de vânzarea al agentiei chiar în
cadrul companiei – client. Acest mod de lucru duce foarte mult la cresterea
rapiditatii în prestarea serviciului, agentul „implant” fiind mult mai aproape de
client si putând acorda atât consultanta la fata locului, cât si realiza efectiv
rezervarea.
Dezvoltarea tehnica permite chiar introducerea unui „satelite – printer” la
sediul companiei, care poate emite on-line bilete de transport aerian, sub
supravegherea agentiei.
În ceea ce priveste rezervarile hoteliere, si rent-a-car, pentru corporate sunt
obligatorii sistemele de rezervari on-line, care permit efectuarea unei rezervari, si
chiar a platii, în doar câteva minute.
Liniile de separatie la nivel de servicii, care separau odata în mod clar
principalele linii aeriene de transporturile cu pret redus si hoteluri cu servicii
complete de hotelurile cu preturi medii, în ultimii câtiva ani s-au estompat în mod
semnificativ. Caracteristicele unui pret mediu au limitat disponibilitatea
confortului, important pentru calatorii de afaceri, incluzând accesul rapid la
Internet, transport suplimentar dus-întors pentru aeroport si parcare gratuita. Între

231
timp, transportatorii cu pret redus au oferit caracteristici standard, cum ar fi
scaune de piele, în timp ce liniile aeriene majore si-au redus drastic ofertele.
În plus, companiile de management calatori prin internet au crescut din
punct de vedere al importantei în ultimii ani, oferind multe dintre aceste servcii
similare la preturi mai mici ca si Companiile de Travel Management.
Utilizarea sistemelor de rezervare on-line a crescut pâna în punctul în care
aproape jumatate din companiile care se ocupa de calatorii si au astfel de sisteme,
si clientii care le -au adoptat, în medie, se refera la o treime din excursiile
convenabile. Instrumentele mari de generare on-line si instrumentele de rezervare
on-line ale companiilor si companiile de management al calatoriilor au influentat
din ce în ce mai mult soft-ware-ul bazat pe internet, pentru a îmbunatatii raportaea
de date, în conformitate cu politica firmei, operarea electronica si usurinta în
utilizare.
În anul 2004, piata calatoriilor de afaceri administrata on-line din S.U.A. a
crescut la 12 miliarde USD, sau la 16% din totalul veniturilor obtinute din
calatoriile de afaceri în 2004.
Începând din anul 2000, site -urile liniilor aeriene au început sa activeze, si pentru
a atrage pasagerii, au initiat „tarifele web”.
Aparitia companiilor de Management – calatorii , prin internet (Expedia,
Orbitz si Travelocity in SUA), nu duce in mod automat la disparitia travel-
agentului.
Este evident insa ca acesta trebuie sa tina pasul cu noile tendinte si sa
cunoasca toate sistemele de rezervare on-line, devenind un agent pentru acestia.
In viitorul apropiat se va muta practic ponderea activitatii unei agentii la
nivelul de consulatnta si travel – management, activitatea de rezervare si emitere
propriu-zisa fiind realizata de catre sistemele de rezervari on-line.
Este evident ca „lupta” cu aceste sisteme este pierduta din start.
Solutia este clara – agentiile trebuie sa foloseasca aceasta siteme, sa
castige comis on (supracomison), iar activitatea lor sa se muta in partea de
consultanta si analiza / management.
- vezi tabel – Optimizarea costurilor deplasarilor de afaceri -

232
O agentie ( companie ) de management de calatorii ( Travel Management
Company ) va trebui sa fie extrem de atenta atunci cand isi ofera serviciile si mai
ales cand incheie contractul.
Practica selectarii unei Companii de Management de Calatorii ( T M C) se
schimba in permanenta. Chiar si definitia a ceea ce reprezinta TMC evolueaza,
deoarece concurentii vin pe piata, fiecare din pozitiile lor de putere: participantii
on line atrag interesul companiilor orientate catre autoservire, agentiile foarte mari
se concentreaza partial sa formeze potential multinational si agentiile de marime
medie ale companiei subliniaza personalizarea si servicile de nivel superior.
Deasemeni, sistemele globale de distributie ofera servicii TMC.
Practic, dupa cum am mai aratat, toate categoriile ofera in plus potential in
cadrul niselor pe care fiecare le detinea pe piata, nise ce merita toate luate in
considerare.
Practic, in viitorul apropiat va fi un amestc al asa numitilor participanti
traditionali si noi, in cadrul noilor frontiere ale agentiilor de turism pentru
companii.
Va fi necesara implicarea tuturor acestor nise, asigurand servicii complete,
impreuna cu rezervari on line si alte solutii tehnologice.
Diferentele intre agentii pe piata vor fi date de modul in care fiecare va sti
sa foloseasca aceste tehnici si metode .

Rolul destinatiei in turismul de afaceri

Definitie:
O destinatie este locul unde principala atentie a calatoriei de afaceri va fi
concentrata pe o conferinta, o misiune de vanzari sau un pachet incentive.
Destinatie, in functie de nivel, pot fi la nivel de tari, regiuni, o zona rurala,
un oras, o zona de coasta, etc.

Diferenta dintre destinatie si locatie


In timp ce destinatia furnizeaza, in mod teoretic, toate serviciile de care are
nevoie calatorul, locatia furnizeaza unul sau mai multe din aceste servicii.
Definitia are si excaptii – au aparut atractii majore si complexe importante, care

233
au devenit destinatii prin ele insele, furnizand, practic, toate serviciile necesare de
catre turistul de afaceri.
Produsul destinatiei
Produsul destinatiei in cadrul turismului de afaceri nu este chiar un produs
propriu-zis, ci mai mult un amalgam de produse individuale la dispozitia celui ce
calatoreste in scop de afaceri.
Destinatia este, practic, ca un kit de tipul “construieste-ti singur”, din care
turistul de afaceri isi construieste propriul produs.
Destinatia, ca toate produsele turistice este un mix de elemente tangibile si
intangibile.
Legatura cu turismul de vacanta
Multe decizii referitoare la alegerea unei destinatii pentru o conferinta sunt
influentate mult de faptul daca delegatii vor percepe destinatia ca pe o destinatie
de vacanta.
Exista, practic, 3 legaturi intre turismul de afaceri si turismul de vacanta,
care au implicatii asupra destinatiilor:
1. Omul de afaceri devine turist atunci cand ziua de lucru s-a sfarsit,
indiferent la ce ora din zi ar fi.
2. Multe conferinte au programe sociale sau de destindere pentru
delegati. Acestea pot avea loc seara, sau chiar si in timpul zilei. De asemeni, se
pot organiza tururi post-conferinta, ce incep o data ce aceasta s-a sfarsit!
3. Partenerii de viata acompaniaza oamenii de afaceri in deplasarile lor, si
atunci cand partenerul lucreaza, acestia pot sa desfasoare o activitate de relaxare.

234
Managementul destinatiei
Destinatiile necesita management efectiv deoarece trebuie sa rezulte o
intalnire armonioasa intre dorintele turistului de afaceri si posibilitatile unei
destinatii.

Planificarea si Marketing si Rezervarea locatiilor


dezvoltarea informatia referitor publice pentru
infracturii inclusiv la destinatie conferinte / expozitii
locatii si transport

Trainingul si Managementul
educarea sfatului standardelor de
implicat in Destinatia calitate ale tuturor
deservirea nevoilor aspectelor produsului
oamenilor de afaceri intervenind rapid
daca sunt probleme

Mentinerea
standardelui Asigurarea Asigurarea
mediului, inclusiv sigurantei tuturor utilitatilor
curatirea strazilor si vizitatorilor
a spatiilor publice

Furnizorii pot fi impartiti in 5 tipuri, dupa: destinatii, locuri de reuniune,


transport, cazare si servicii auxiliare.

1. Destinatiile . Rogers defineste astfel:

“Organizatorii de conferinte acorda mare importanta locatiei, decat


oricarui alt criteriu, atunci cand isi selecteaza locul de desfasurare. Locatia poate
fi exprimata in termini de municipiu, oras, regiune sau tara. Termenul cel mai
larg acceptat este destinatie. Fiecare destinatie trebuie sa contina o suita de
locuri de reuniune facilitati, atractii, servicii suplimentare si infrastructura.”

2. Locurile de reuniune , locatiile propriu-zise. Acestea sunt locurile unde au


efectiv loc evenimentele, acestea fiind conferinte, intalniri, expozitii, cursuri,
pachete incentive sau lansari de produse.

235
Aceste locuri de reuniune ( de desfasurare ), pot fi clasificate in mai multe
feluri:

2.1. Construite cu destinatie speciala sau Construite cu alta


destinatie, dar

care pot fi excelente


locatii pentru

aceste evenimente

2.2. Locatii rezidentiale sau Locatii non-rezidentiale

2.3. Locatii citadine sau Locatii rurale

2.4. Locatii de dimensiuni mari sau Locatii de dimensiuni mici.

Hotelurile sunt probabil locatiile cele mai cunoscute pentru intalniri si


conferinte in particular, acestea putand fi:

• Hoteluri de oras
• Hoteluri ( moteluri ) situate pe drumurile principale
• Hoteluri in statiuni de litoral
• Hoteluri in zone rurale.

Organizatorii cauta, in ultimul timp, amplasamente cat mai neuzuale,


deosebite, pentru a realiza evenimente cat ma i speciale.

Acestea ar putea fi:

• Locatii sportive, ex – terenuri de golf, terenuri de fotbal sau de


curse
• Cladiri istorice, ex. castele sau resedinte oficiale
• Parcuri tematice
• Locatii cu destinatie de transport – ex. croaziere, ferry-boaturi, sau
trenuri

236
• Muzee

In anul 1999, Ceak si Haad au publicat o analiza a acestor locatii in


Marea Britanie. Acestia au aflat ca:

v Locatiile neusuale au inceput in ultimul timp sa realizeze


(furnizeze ) facilitati pentru turismul de afaceri, in jur de 37% in ultimii cinci ani
v 43% dintre asemenea locatii au intrat in piata intrucat au fost
cerute de catre beneficiar
v Corporatiile au reprezentat clienti mult mai importanti pentru
aceste locatii decat asociatiile.

Punctele slabe ale unei locatii neobisnuite pot fi:

• Numarul si marimea facilitatilor disponibile


• Lipsa de cazare in zona
• Echipament ethnic si audiovizual limitat
• Accesibilitate mai dificila
• Oferind o experienta unica, pe care, odata experimentata, nu o mai
soliciti a doua oara.

Punctele forte ale unei locatii neobisnuite :

• Ofera o experienta unica si memorabila


• Au un pret competitiv
• Ofera facilitati speciale, in special pentru intalnirile in grupuri
mici
• Vine in intampinarea cererii clientului, care solicita “ceva diferit”
pentru o locatie
• Furnizeaza un serviciu prietenos si de calitate ( nealterat )

Cresterea turismului de afaceri a dus la cresterea extrem de rapida a


numarului de sali amenajate pentru evenimente. In perioada 1999 – 2000, ghidul

237
“locatiilor”, de exemplu, identifica cca 6.000 de amplasamente, din care foarte
multe realizate in special in ultimii ani.

3. Transportul este vital pentru turismul de afaceri, intrucat il transfera pe


calatorul de afaceri la destinatia dorita, si apoi in jurul destinatiei. In turismul de
afaceri sunt incluse, practic, toate formele de transport:

1.1. Transportul aerian – curse regulate sau charter, avioane particulare,


elicoptere inchiriate in sistem charter
1.2. Transport pe calea ferata
1.3. Transport rutier – autoturisme private, autocare, autocare inchiriate,
masini rent a car, taxiuri
1.4. Transport pe apa – ferry, croaziere, etc.

In consecinta, putem aprecia faptul ca transportul nu este numai miscarea


din punctul A in punctul B, ci poate fi deasemeni:

• O locatie, avand in vedere ca pot exista trenuri amenajate, ca si


sali de intalniri.

Compan iile aeriene au inteles cu siguranta, probabil cel mai bine,


importanta turismului de afaceri pentru activitatea lor, si au investit “din greu”
in facilitati pentru calatorii de afaceri, incluzand saloane speciale, acces
computer la bord, etc.

Un studiu recent realizat de “Conference and Incentive travel” a aratat


faptul ca companiile aeriene au incercat sa isi imbunatateasca serviciile, in
special pentru organizatorii de conferinte ( de exemplu: 60% dintre companiile
aeriene au acum un departament dedicat conferintelor si incentive travel ).

4. Cazarea – este in mod evident necesara pentru turismul de afaceri. In


general se foloseste cazarea asa -zis comerciala, desi exista si calatori in interes
de afaceri care stau la prieteni si rude.

238
Sunt mai multe aspecte ce releva legatura dintre cazare si turismul de
afaceri, cum ar fi:

• Locatia in care se realizeaza cazarea poate fi in acelasi timp locul


de desfasurare al evenimentului, cat si locul de dormit al delegatilor
• Organizatorii pot avea nevoie de diferite tipuri de categorii de
confort in ceea ce priveste cazarea, la diferite preturi
• Exista cateva locatii cu renume, cu faima, care pot incuraja
participantii sa vina la conferinta
• Cazarea nu inseamna numai hotel, poate include:

Ø cazare in sistem time-share


Ø complexuri self-catering
Ø locuri de cazare in universitati
Ø hosteluri pentru tineret
Ø vapoare de croaziera

• Exista situatii cand pentru cursuri sau pachete pentru incentives, se


foloseste o cazare mai putin formala, mai “naturala”, de exemplu in corturi.

Cazarea impreuna cu calatoria ( transportul ), reprezinta cea mai


importanta parte a bugetului pentru un delegat la o conferinta.

Furnizorii de servicii de cazare au realizat numeroase facilitati pentru a


atrage oamenii de afaceri, cum ar fi acces computer in camera cu internet, acces la
centru de afaceri, sau la o gama multipla de sali de reuniuni. Pentru foarte multe
hoteluri, de exemplu, turismul de afaceri reprezinta cea mai importanta sursa de
venituri.

239
5. Servicii auxiliare:

• Furnizori de echipamente audiovizuale


• Producatori de ecusoane
• Inchirieri de computere
• Curieri
• Designeri
• Agentii de marketing direct
• Entertainement
• Constructori de expozitii
• Furnizori de flori si aranjamente florale
• Furnizori pentru inchiriat mobilier
• Servicii de asigurari
• Artisti grafici
• Furnizori de servicii internet
• Interpreti si translatori
• Specialisti in lumini
• Furnizori toalete mobile
• Fotografi
• Consultanti P.R.
• Servicii de securitate
• Realizatori de semne si insemne
• Agenti ticketing
• Specialistii in video-conferinte.

240
8.2.3. Evenimente .
Organizatori profesionisti de expozitii, conferinte, reuniuni, training-
uri, team- building-uri .

Rob Davidson in “ Business Travel” , imparte evenimentele in “ industria


de intlaniri “ si “ industria de expozitii” . Oricum le -am grupa, le putem defini
generic” Evenimente”
Din punct de vedere al turismului de afaceri, o intalnire este un eveniment
organizat, care aduce oamenii impreuna , pentru a discuta subiecte de interes
comun.
Scopul acestei intlaniri poate fi comercial sau noncomercial ; la acesta
intalnire pot participa cateva zecu sau cateva sute de persoane; ca durata, o
intalnire poate dura cateva ore sau o saptamana.
Partea cea mai importatnta care defineste o intalnire organizata, ca parte
din turismul de afaceri, este faptul ca foloseste majoritatea serviciilor din industria
turistica si in general, inseamna ca intalnirea are loc in afara sediului companiei
care organizeaza intalnire.
Intalnirile de o mai mare importanta, de exemplu cele care dureaza cateva
zile si care cere delegatilor sa calatoreasca, apeleaza practice la majoritatea
serviciilor din industria turistica.
Transport, cazare , tururi, chiar si atractiile turistice.
Intalnirile organizate iau multe forme si apar sub diferite forme si apar sub
diferite denumiri : conferinte, seminarii, congrese.
In general, terminologia folosita este foarte transparenta.
Organizatorii profensionisti de intalniri (conferinte) acorda , in principiu,
urmatoarele servicii :
• Asistenta cu detaliile conferintei
• Ajutor in definirea obiectivelor
• Consilierea asupra taxei pentru participarea la conferinta
• Planul preliminar de actiune
• Consultant financiar – pre-finantare, sponsorizari, expozanti,
imprumuturi, cheltuieli inregistrate

241
• Rezervari
• Negocierea locatiei
• Structura organizationala
• Intalniri cu comitetul de organizare
• Facilitati de secretariat, inclusiv mailing
• Sisteme de inregistrare
• Expozitia si sesiunile foto
• Organizarea conferentiarilor
• Marketing si P.R.
• Oficieri de presa
• Evenimente sociale
• Rezervari transport aerian
• Rezervari cazare
• Transportul delegatilor
• Inchiderea financiara a conferintei
• Evaluarea post-eveniment

Expozitiile
Expozitiile se mai numesc si targuri.
In genere, expozitiile reprezinta o forma de publicitate tridimensionala,
unde, in majo ritatea cazurilor, produsul poate fi vazut, manuit, folosit in
demonstratii, de multe ori mirosit si pipait.
Ca modalitate de promovare, expozitiile reprezinta un rol extrem de
important in marketingul bunurilor si serviciilor.
Ca sector al turismului de afaceri, expozitiile contribuie la atragerea de
vizitatori straini si genereaza o economie pozitiva in zonele in care acestea se
desfasoara.
Expozitiile sunt considerate ca o parte a turismului de afaceri, intrucat
stimuleaza calatoriile pentru doua grupe de oameni: expozantii, care calatoresc
spre locul expozitiei pentru a-si prezenta si vinde produsele sau serviciile si
vizitatorii, care vin la aceste manifestari.

242
Atat expozantii cat si vizitatorii creeaza o cerere mare pentru servicii
turistice, cate ring si cazare.
Ca idee de volum, in 1991, in Marea Britanie, incasarile totale cu ocazia
expozitiilor se ridicau la 1,32 miliarde lire, in 2004 atingand aproape 2 miliarde
lire sterline.
Exista o puternica legatura intre expozitii si intalniri, intrucat la
majoritatea expozitiilor se organizeaza conferinte sau seminarii, ca modalitati de
promovare a unui subiect (bun sau serviciu).
Anumite targuri cu caracter tehnic ofera un program structurat de
workshopuri, seminarii si cursuri demonstrative.
In sens invers, se intampla si ca multe conferinte sa genereze nevoia unei
expozitii associate, care sa sustina o dimensiune practica si vizuala a tematicii
conferintei.
Ca idee generala serviciile folosite pentru realizarea de evenimente
(intalniri organizate, expozitii) sunt cele utilizate in turismul clasic – cazare, masa,
transport precum si alte servicii auxiliare.
Diferenta esentiala o constituie existenta unor sali (in cazul unor intalniri),
center de conferinta, palate de congrese sau sali de expozitii.
Este evident ca o agentie de turism specializata in evenimente trebuie sa
cunoasca perfect toate locatiile posibile din Romania.
Aceste sali si centre de conferinte sau expozitii trebuiesc nu numai
cunoscute, dar si contractate si clasificate in functie de capacitate, pret, dotari, etc.
Un bun organizator de conferinte trebuie sa gaseasca rapid cea mai buna
solutie pe care sa i-o propuna clientului, in 2 – 3 variante si sa aleaga, in final, cea
mai buna formula in raportul pret / calitate, evident si in functie de bugetul celui
care organizeaza conferinta.
Trebuiesc cunoscute si introduse in baza de date si locatiile mai putin
pretentioase, pentru reuniunile cu bugete mai mici si mai ales locatii mai speciale,
cateodata bizare, dar extrem de atractive.
Este evident ca, dupa un timp, firmele din Bucuresti doresc altceva decat
Valea Prahovei pentru organizarea unui seminar sau a unui team – building.

243
Pentru organizarea unui team – building trebuie sa existe persoane
dedicate si specializate in aceaste activitate. O minima dotare ar fi necesara
(paintball, jocuri, etc), pentru a nu mai inchiria inchira materialele, ceea ce ar duce
la cresterea costului actiunii.
Ca si metoda de management , pentu a simula organizarea de evenimente
cu managementul prin proiecte. Fiecare actiune, fiecare conferinta, seminar,
training sau team – building reprezinta un proiect separate, distinct si este nevoie
de experienta si profesionalism pentru organizarea acestora.

Studiu de caz – Articolul din ziarul Financiar “E tot un fel de


spectacol, dar cu manageri si oameni de afaceri”.

Timp de jumatate de an pe toate canalele de publicitate locale au promovat


venirea pentru prima oara in Bucuresti a lui Philip Kotler, cel mai mare specialist
in marketing al lumii, pentru sustinerea unei conferinte. Evenimentul, care a avut
loc in mai, a adunat peste 1.000 de participanti si a urmat Congresului Uniunii
Postale Universale din toamna lui 2004, care a adusla Bucuresti peste 2.000 de
participanti din toate tarile lumii. Firmele organizatoare de evenimente de
amploare spun ca mediul de afaceri e pregatit pentru si mai mult.

“Pentru un seminar de business, cum a fost cel la care a participat Philip


Kotler, se lucreaza cel putin 6 luni de zile, iar promovarea dureaza tot cam atat”
spune Mihaela Pantis, managing director People Solution Conference, compania
care a organizat evenimentul.

Tariful pentru care Philip Kotler a acceptat sa vina in Romania a depasit


cateva sute de mii de euro, iar incasarile People Solution Conference au ajuns,
potrivit unor estimari, la cel putin 450.000 mii de euro, in conditiile in care luam
in calcul un pret mediu pentru un billet de 400 de euro. “Fiind atat de cunoscut,
Philip Kotler nu a avut nevoie de promovare, numai prezenta sa in Romania a
trebuit promovata”, a mai spus Mihaela Pantis. Cei care lucreaza in domeniu o
numesc industria evenimentelor, iar pentru cei care beneficiaza de pe urma ei, este
una dintre cele mai importante carti de vizita. Piata evenimentelor din Romania
este estimata la 30 de milioane de euro anual, iar previziunile din acest an indica

244
o crestere de cel putin 30%. “Anul trecut, incasarile realizate din organizarea de
evenimente au crescut cu 14 – 15% fata de 2003”, spune Paul Marasoiu,
presedinte al asociatiei Romanian Convention Bureau (RCB), organizatie care
reuneste peste 60 de companii cu activitai in industria evenimentelor.

Cu VIP – uri de grad zero

La congresul Union Postale Universelle (UPU), organizat anul trecut de


Ralcom Exhibition din Bucuresti, au participat peste 2.000 de persoane din 190
de tari. Amploarea evenimentului, dar si Conditiile speciale de securitate ii
determina pe reprezentantii firmei sa-l plaseze in randul celor mai importante
evenimente pe care le -au organizat.

“La congres au participat si VIP-uri de <grad zero> (n.r. – care ar echivala


cu un presedinte de tara), pe langa multi ministri si alte persoane importante, deci
s-au impus masuri stricte de securitate. A trebuit sa marim capacitatea de
procesare a serviciilor de paza, intrucat era vorba de un flux imens de oameni”,
explica Razvan Rebegeanu, marketing coordinator al companiei.
“Numarul de participanti la conferinte in Capitala se situeaza intre 60.000 si
70.000 de persoane pe an, iar la nivelul tarii cifra este de mai multe sute de mii,
depasindcu mult un million daca insumam participantii, invitatii si vizitatorii la
conferinte si expozitii”, mai spune Paul Marasoiu. Pentru evenimentul Uniunii
Postale, care s-a desfasurat intre 15 septembrie si 5 octombrie 2004, Ralcom a
asigurat, pe langa amenajare, si grafica, serviciile de curatenie, aranjamente
florale, ghizii insotitori, birouri de informatii, de inregistrare, ghizi pentru
excursii, sau protocolul receptiilor. Evenimentul s-a desfasurat la Palatul
Parlamentului intr-un spatiu amenajat de peste 2.000 mp. Bugetul pentru
organizarea unui eveniment variaza de la cateva mii de euro pana la 500.000 euro,
sau chiar la cateva milioane, in cazul congreselor internationale cu 800 – 2000 de
participanti, potrivit unor estimari realizate de RCB. Costurile unei
conferinte sunt de regule un subiect tabu pentru firmele organizatoare, in principal
pentru ca nu exista doua evenimente identice, dar si datorita unor contracte de
confidentialitate pe care le semneaza cu invitatii.Nu putem lansa un cost minim

245
sau maxim pentru un eveniment, din cauza ca a doua zi vine cineva si spune ca
vrea sa-I organizam o conferinta exact la pretul pe care l-am afirmat. Iar lucrurile
nu sunt chiar atat de simple”, explica Razvan Rebegeanu. Potrivit unor estimari
organizarea unui eveniment international in Romania de 1.000 de persoane poate
aduce pentru firma locala un comision intre 20.000 de euro si 300.000de euro. In
Statele Unite, de exemplu, pentru a participa la una dintre cele mai importante
conferinte de business (World Business Forum), fiecare participant trebuie sa
plateasca o taxa de 2.400 de dolari (1.950 de euro), si asta doar pentru a asculta
prezentarile invitatilor.

Nisa “Thinkers 50”

PIATA organizariide conferinte in Romania este destul de vasta, iar cei de


la people Solutions Conferences au identificat o nisa pe care vor sa mearga in
continuare.

Tipuri de evenimente:

Congrese

Conferinte

Seminarii

expozitii specializate

targuri nationale si internationale

festivaluri

management al destinatiei

turism de afaceri si motivational

246
“Pornind de la prezenta lui Kotler in Romania noi am ocupat aceasta nisa de piata,
care este una de top, deoarece se bazeaza pe prezenta celor mai influenti oameni
de business in viata”, spine Mihaela Pantis.

Compania pe care o conduce se bazeaza in organizarea evenimentelor


viitoare pe topul “thinkers 50”, de unde vor proveni si viit orii speakeri ai
companiei din Bucuresti. “pe piata este loc pentru toata lumea, atata timp cat stii
sa te pozitionezi, pentru ca poti oferi cel mai bun produs doar cand cunosti foarte
bine piata”, explica Mihaela Pantis. Ea spune ca urmatoarea conferinta va fi
organizata in martie 2005 si va fi o adevarata provocare pentru piata din Romania,
dar si pentru companie, iar tariful invitatului va fi dublu fata de cel perceput de
Kotler.

“Nu vrem sa aplicam aceeasi reteta, dupa principiul ca daca ceva merge,
trebuie sa vinzi acelasi lucru pana ce se satura toata lumea”, este de parere Pantis.

De anul viitor, people Solution Conference va organiza cate doua


seminarii de business annual, unul primavera si celalalt in toamna.

La conferinta organizata de People Solution au fost prezenti 1.200 de


participanti, in special manageri, specialisti in marketing si oameni de afaceri din
Romania, dar si din Rusia, Polonia, Bulgaria, Ucraina, Serbia, Macedonia,
Moldova si Tarile Baltice.

“La inceput ne-am gandit daca nu e prea indrazneata incercarea noastra si


daca prezenta lui Kotler se potriveste in Romania. Ne-am bazat doar pe experienta
mea in marketing, care-mi spunea, dupa opt de prezenta intr-o companie
multinationala, ca me diul de afaceri din Romania are nevoie de astfel de
evenimente”, a spus Mihaela Pantis.

Intuitia sa nu a dat gres, si cu o luna inainte de eveniment, peste 100de persoane


au fost trecute pe lista de asteptare.

247
Dintre cei 1.200 de participanti la conferinta, 37% aveau pozitii de top
management, iar 42% pozitii de middle management. Industria de IT & C a fost
cea mai bine reprezentata, cu 22% din totalul participantilor. Industria bunurilor
de larg consum a fost reprezentata de 14% dintre reprezentanti, iar domeniul
financiar – bancar de 10% din numarul celor care au asistat la conferinta.

“Au fost si foarte multi antreprenori, nu doar companii multinationale”, a


precizat Mihaela Pantis.

Ralcom Exhibition a organizat anul acesta 8 evenimente, jumatate cu


oarticipare internationala, iar pana la sfarsitul anului vor mai fi cel putin tot atatea
conferinte, situatie care va duce la o crestere a cifrei de afaceri pana la un million
de euro. In ultima perioada, Ralcom a organizat mai multe evenimente medicale,
dar reprezentantii companiei spun ca nu este vorba despre o orientare stricta pe
acest domeniu. “Prin statutul nostru privim orice eveniment ca un eveniment in
sine, si nu ca un eveniment medical, auto sau de alt tip”, spune Razvan
Rebegeanu. In cei 12 ani de activitate, compania a organizat aproximativ 140 de
evenimente, la care au participat cel putin 1.00 invitate.

Se merge pe externalizare

PENTRU o companie care se respecta e mult mai usor sa formule ze o lista


de solicitari catre o firma organizatoare de evenimente si sa lase toate grijile
“punerii in scena” respectivei companii, dacat sa iroseasca timp in incercarea de a
aduna toate serviciile necesare unei conferinte reusite bazandu-se pe oamenii din
firma. “Mediul in care se organizeaza evenimente este unul dominat de companii
moderne, care au importat, o data cu noile tehnologii si mentalitatea occidentala,
potrivit careia fiecare trebuie sa faca ceea ce stie mai bine” spune Razvan
Rebegeanu.

In noiembrie 1993, cand s-a infiintat compania Ralcom, nu se putea vorbi despre
un segment de piata al organizarii evenimentelor, acesta fiind principalul motiv
pentru care firma s-a dedicat organizarii de expozitii. “De la inceput am abordat
mai multe domenii: auto (Salonul Auto Bucuresti – S.A.B. & Accesorii), medicale

248
(Congresul National de Medicina de Laborator si expozitia medicala CLINILAB),
articole pentru copii (PINOCCHIO – Salonul Jucariilor, denumit astazi PINO –
Salonul Copiilor), cadouri de Paste (Easter at World Trade Plaza)”, spune
Rebegeanu.

Ulterior, compania a dezvoltat acele domenii cerute de evolutia pietei.


“Competitia este din ce in ce mai mare, au aparut tot mai multe firme care au
activitate directa sau colaterala in industria de evenimente”, afirma Razvan
Rebegeanu.

Salile de congrese inca insuficiente

UNA dintre cele mai mari probleme cu care se confrunta organizatorii de


evenimente de mare amploare este lipsa unor locatii adecvate. Daca pentru
intruniri la care participa intre 50 si 400 de invitati Bucurestiul poate face fata, in
cazul unor conferinte cu peste 500 de participanti apar o serie de probleme.

“Locatiile care sa poata gazdui la nivelul exigentelor mondiale intruniri cu peste


300 – 400 de participanti sau congrese cu 1.000 – 2.000 de participanti, care sunt
de altfel exterem de profitabile economic, pun dificultati majore sub aspectul
capacitatii necesare a salilor si a spatiilor de cazare, chiar si in Bucuresti , si cu
atat mai mult in alte regiuni sau orase” spune Paul Marasoiu. El precizeaza ca nici
cele 25-30 de locatii din Bucuresti dedicate conferintelor mai mici nu sunt chiar
toate adaptate cerintelor internationale. “Capacitatea fizica actuala a
infrastructurii de reuniuni, de circa 28.300 de locuri, nu poate fi utilizata integral
in regim professional”, este de parere Marasoiu.

Conform studiilor efectuate de Peacock Hotels privind dinamica investitiilor


in industria ospitalitatii, capacitatea spatiilor hoteliere si de reuniuni va creste
progresiv in urmatorii ani, cu marje cuprinse intre 2 si 4% anual, ajungand in 2012
la o suplimentare totala a capacitatilor cu minimum 18-20%, cu precadere in
centrele urbane mari.

249
Ponderea majoritara a integratorior de servicii pentru e venimente iclina in
favoarea agentiilor de turism. “Companiile de management al destinatiei (agentii
de turism) sunt mai implicate in industria evenimentelor, spre deosebire de
tendinta mondiala dominata de organizatorii profesionisti de conferinte. Acest fapt
nu se datoreaza lipsei de expertiza romaneasca, ci faptului ca nici ocupatia
aferenta, nici activitatea firmelor de profil nu sunt inca reglementate in Romania”,
spune Paul Marasoiu.

In ultimii ani, cifrele de afaceri ale agentiilor care activeaza exclusiv in


domeniul turismului de afaceri, dar si a celor care includ pachete de business in
oferta anuala au crescut cu cel putin 20%. Agentia de turism Expert Tours,
infiintata in 1995, s-a specializat in organizarea de misiuni economice, vizite
tehnice si de documentare la targuri si expozitii internationale. Ulterior, agende
agentiei a inclus si organizarea de conferinte, simpozioane si mese rotunde, in tara
si in strainatate. “Numeroase societati au inteles ca promovarea notiunii de
travel management, externalizarea si incredintarea acestei activitati unor scietati
specializate determina atat avantaje financiare, cat si de imagine si de timp”, este
de parere Dan Tudorache, presedintele Expert Tours, agentie care realizeaza o
cifra de afaceri anuala de peste 435.000 euro.

8.2.4. Turismul motivational

Turismul motivational ( incentives) este atat o tehnica de management


pentru atingerea anunturilor rezultate, precum si un sector al turismului de
afaceri.
Ca o motivatie foarte atractiva pentru cresterea performantelor, s-au
dezvoltat aceste calatorii incentives (incentive, termen englez = motivatie).
Este in general vorba de calatorii speciale, nestereotipe, ce sunt oferite
angajatilor sau partenerilor de afaceri , prin intermediul “concursurilor de
performanta”, in cadrul unei societati.
Din punct de vedere al turismului de afaceri, vacantele incetives reprezinta
o forma distincta, fiind nu numai planificate, organizate si promovate de catre

250
angajatorul “turismului”, dar si finantate de catre acesta, pentru motiovatii
economice.
Tocmai pentru ca are aparenta unui turism de vacanta, incentive travel este
cel mai “invizibil” sector al turismului de afaceri , mai greu de caracterizat.
Este greu de definit, fiind undeva intre vacanta si calatorie de afaceri.
Este o calatorie ce contine elemente care nu exista in ofertele turistice
“stas” intalnite pe piata.
Turismul motivational a dus la “inflorirea “ multor agentii de turism.
Acest fapt este ilustrat de raportul din 1999 al Annual Conference and
Incentive Travel Survey, publicat in februarie 2000.

Cateva concluzii ale acestui raport:


1. peste 30% din aceste agentii au avut o cifra de afaceri de peste 8
milioane Euro
2. sub 25% dintre agentii au facut profit mai mic de 200.000 Euro
3. 50% dintre agentii folosesc mai putin de 20 de salariati
4. peste 80% dintre aceste agentii considera ca piata de incentive travel,
in perioada analizata, s-a aflat intr-o stare sanatoasa si foarte
sanatoasa.

251
Agentii britanice clasificate din punct de vedere al
cifrei de afaceri pentru incentive travel

Nr. Nr. Incentive Incentive Total Total Profit Profit


crt. crt. Agentia turnover turnover turnover turnover brut brut
1999 1998 1999 1998 1999 1998 1999 1998
Mil. £ Mil. £ Mil. £ Mil. £ £ £
1 1 20 20 91 8 - -
Maritz
2 2 The 16 14 25 22 700.000 770.854
Marketing
Organization
World Event
3 3 Management 12 11 16 13 600.000 200.000
4 - Universal 11,8 9 11,8 9 433.881 641.789
Conference&
Incentive
Travel
5 5 Global Event 10 12,8 52,6 46,0 - -
Solutions
6 4 P&MM 8,7 9,4 23 22 900.000 327.000
7 6 Purchase 8 7 17 17 650.000 450.000
point
8 - Thomas 6,0 5,0 20,7 12,5 802.000 740.000
Hannah&
Associates
9 13 Corporate 5,3 3,3 10 6,5 1.200.000 805.000
Innovations
Company
10 16 Talking 4,8 4,2 8,9 7,8 180.000 104.000
Point
11 9 Conference& 4,7 3,6 5,0 4,0 - -
Motivation
Management
12 14 Peltours 4,0 4,0 33 37 - -
13 - Capital 3,2 0,6 36 38 2.000.000 2.000.000
Incentives
14 17 Incentive& 2,5 2,9 3,0 3,5 - -
Conference
Centre
15 14 Grass Roots 2,0 1,6 49 41 - 1.900.000
Group

252
Studiu de caz publicat in Revista “Business Tourism”, nr. 1, iulie 2005,
articolul “Pachetele incentives – o piata fixate pe crestere.

“ Pachetele incentives – o piata fixata pe crestere “

Aparitia sectorului privat, intrarea pe piata a multor companii


multinationale si dezvoltarea firmelor locale, crestereaa importantei resurselor
umane si nevoia de aliniere la modele si strategii aplicate in tarile occidentale a
dus la creareasi dezvoltarea unui nou segment pe piata turistica autohtona –
pachete de excursii incentive.
Desi aflat la inceput de drum, acest tip de oferte a inregistrat in ultimii ani
o cestere constanta, tot mai multe companii alocand fonduri pentru recompensarea
sau motivarea angajatilor, precum si pentru stabilirea si mentinerea unor relatii
cordiale cu partenerii de afaceri.
“ Programele turistice de tip incentive pentru angajati sunt destinate in
principal motivarii personalului de vanzari sau diferite departamente,
recompensarii lor pentru servicii de lunga durata sau pentru o contributie
speciala, intaririi coeziunii membrilor unui grup sau loializarii angajatilor, dar
include si cursuri sau training-uri “, a declarat directorul de marketing al agentiei
Tiriac Travel, Cristina Vladau.
O piata care creste incet, dar sigur
Agentiile de turism din Romania au inceput relativ recent sa ofere astfel de
produse clientilor corporate, respective dupa 1990, o data cu intrarea pe piata a
unor companii multinationale, obisnuite cu aceste instrume nte.
“Evolutia acestui tip de servicii turistice a fost la inceput mai lenta, insa
constanta, cererea pentru acest produs crescand de la an la an. In primii ani
solicitarile pentru acest gen de produse au fost sporadice si ocazionale”, a precizat
directorul de operatiuni al CMB Travel, Marcel Preda. Situatia a inceput sa se
schimbe dupa anul 2001, cererea pentru pachete de tip incentive venita din partea
companiilor incadrandu-se pe un trend ascendent . acesta evolutie face ca

253
estimarile operatorilor din turism cu privire la viitorul acestui segment de piata sa
fie mai mult decat optimiste, previziunile lor bazandu-se si pe efectele apropiatei
intrari in UE.
“ Romania este inca departe din acest punct de vedere fata de tarile din
Vest, dar in perioada urmatoare estimam o crestere de 50% a acestui segment”,
este de parere directorul agentieie Cultural Romtour, Razvan Balint.
Cresterea vanzarilor de sejururi incentive depinde in mare masura de
armonizarea legislatiei romanesti la cea europeana, maturizarea mediului de
afaceri si aderarea la UE, evenimente ce vor permite echilibrarea bugetelor de
cheltuieli ale companiilor care activeaza in Romania. “ Politica fiscala poate juca
de asemenea un rol esential in cresterea bugetelor alocate acestui tip de activitate ,
prin oferirea de facilitati privind regimul contabil al acestor cheltuieli sau scutiri
fiscale pentru companiile care ofera acest gen de recompense catre angajati “,
sustine reprezentantul CMB Travel.
Revenind la situatia actuala, un sondaj realizat de Tiriac Travel arata ca
doar 37% dintre firmele din Romania acorda pachete incentive, fata de 53% care
nu utilizeaza astfel de “ cadouri”Sondajul a fost realizat anul trecut in randul
managerilor HR, si al directorilor generali din 1000 de companii romanesti.
In ceea ce priveste ponderea acestor pachete in vanzarile agentiilor de
turism, ea se mantine in general la nivelul de 5 – 10% din total.
La ce foloseste un incentive:
Scopul acestor programe a fost inca de la crearea lor acela de a motiva
angajatii si de a-i fideliza, recompensandu-i pentru servicii de lunga durata sau
pentru o anumita realizare, dar si de a intari coeziunea unui grup si relatia cu
partenerii. Principalul obiectiv urmarit de companii prin acordarea pachetelor
incentive este motivarea s i fidelizarea angajatilor - 59% dintre respondenti,
eficientizarea echipei fiind invocata in 28% din cazuri.xista insa un numar mic de
companii- 1%- care utilizeaza acest tip de pachete pentru ca sunt la moda.
“Compania Synevo ( Medicover Rombel RSL) are in politica de motivare a
angajatilor si oferirea de sejururi si excursii, acest lucru extinzandu-se chiar si la
nivelul partenerilor traditionali.

254
Managementul companiei a adoptat ideea acesta acum mai bine de un an,
cand a stabilit localitatea predeal ca destinatie a acestor excursii, inchiriind o vila
care sta permanent la dispozitia noastra . De asemenea este o locatie excelenta
pentru toate tipurile de training organizate in cadrul firmei” – Dana Negru,
coordonator resurse umane la Synevo Romania .
Cine sunt beneficiarii?
Resursele umane, marketingul sau administrativul sunt, in orice companie,
departamentele care utilizeaza intr-o masura mai mare sau mai mica servicii
turistice.
“ Necesitatile curente ale acestor departamente au determinat aparitia unor
seturi de produse specializate , departamentului de resurse umane in special,
venindu-i in ajutor pregramele si calatoriile destinate angajatilor “ , a mai spus
Crisitina Vladau.
In ceea ce priveste domeniile in care s-a dezvoltat cel mai mult ace sta
politica, companiile representative acordand frecvent excursii incentive
angajatilor, acestea sunt previzibile daca analizam bugetele disponibile.
“ Cele mai dinamice domenii sunt din acest punct de vedere cel financiar-
bancar, cel al companiilor de distributie produse (vanzari) cel al companiilor
farmaceutice si de telecomunicatii”, a afirmat Marcel Preda. Acestora li se aduga,
potrivit reprezentantului Cultural Romtour, sectorul de IT.
Potrivit studiului realizat de Tiriac Travel, cel mai “ norocos” departament
este cel de maketing si vanzari, 31% dintre companii acordand pachete de excursii
incentive angajatilor din aceasta zona.
Locurile urmaoare sunt ocupate de segmentul de productie – 25% si cel de
logistica – 15%, in timp ce angajatii din departamentele financiar si administrative
sunt cei mai defavorizati, doar 11%, respective 10 % din firme acordand deplasari
celor care lucreaza in acestea sectoare.
Exista insa si companii (8%), care prefera sa recomenseze toate
departamentele.
Intre bugetul companiei si alegerea programului .
Pachetele incetives pentru angajati pot fi construite si organizate si de
departemtnul de resurse umane fie de agentiile de turism.

255
“ pentru firmele care activeaza in Romania, remarcam solicitari pe pachete
stanrdard, care include serviciile de baza : transport, cazare, in majoritatea
cazurilor la hoteluri de 4-5 *, minimum 2 mese/zi, un tur de oras sau program in
fiecare zi, o masa festiva la care participa si cel putin o persoana din conducerea
de top a companiei “ a declarat directorul de operatiuni al CMB travel.
Trendul arata insa o aliniere a firmelor la tipulo de pc \achete
comercializate in vest, tot mai multe companii preferand produsele noi si
programele originale, care nu au fost utilizate de eventuali concur enti.
Aceste incentivuri personalizate sunt programe special create pentru o
anumita companie sau departament care, pe langa serviciile standard , include si
elemenete de marketing promovnd imaginea firmei sau a unei marci in randul
angajatilor si partene rilor.
“ In functie de valorile companiei si obiectivul urmarir se poate construi o
mare varietate de programe, precum un tur al diamantelor, turul cascadelor, turul
florilor, turul berii, turul ciocolatei”, a declarat directorul de marketing al Tiriac
Travel, Cristina Vladau.
Reprezentantii agentiilor de turism sunt de parare ca pachetele
personalizate ofera mai multe avantaje, cum ar fi asocierea companiei cu ceva
placut, cu o reusita iar importanta si unicitatea firmei respective sunt retinute de
participanti in mod involuntar.
In ceea ce priveste bugetele alocate de firme, pentru astfel de actiuni,
acestea difera de la caz la caz, in functie de dimeniunea companiei si de
departamentul vizat.
Totodata, oferta pentru astfel de pachete este destul de variata si permite
construirea lor in functie de solicitarile angajatorului, costurile fiind determinate
de destinatie, durata, servicii si numarul de participanti.
Totusi, suma medie alocata de companiile romanesti se situeaza in zona de
200 – 400 Euro/pachet.
Exista insa situatii in care costurile sunt substantial mai mari.
“ Suma difera de la o comapnie la alta, dar o medie aceperitoare este cca.
100 – 150 Euro/zi de persoana.” a precizat Marcel Preda.

256
Marea majoritate a companiilor, 60%, aloca in tre 200 – 500 Euro pe
angajat, pentru o actiune in timp de 25% acorda pachete mai mici de 200Euro,
sunt concluziile studiului realizat de Tiriac Travel.
Un numar relativ mic de firme, 13%, organizeaza excursii incentive la preturi de
500 – 1000 Euro pentru un agnajat, iar 1% dintre companii aloca intre 1000 –
2000 Euro/pers.

Din punct de vedere fiscal, se poate considera ca excursiile incetives sunt o


recompense pe care salariatul nu o primeste in bani si in servicii.
Este o apreciere corecta., mai ales daca in programul calatoriei nu exista
nici o reuniune, nici o conferinta, nici o vizita la un producator sau partener local,
care sa permita acestei calatorii sa fie encadrata la alta clasa de cheltuieli.
O solutie pentru agentiile de business tourism din Romania , cel putin atat
timp cat legislatia in vigoare este destul de laxa, este de a recomanda clientilor lor
ca la fiecare excursie – incentives sa existe si un element lucrative – tip seminar,
intalnire, vizita de lucru.
Este pacat de altfel sa platesti o suma importanta sis a nu vizitezi obiective
importante si interesante pentru activitatea profesionala (un exemplu pozitiv , acre
vine in sprijinul celor de mai sus il reprezinta vacantele incetives ale Nederlanden
Romania, care, indiferent de destinatie, includeau o vizita la Agetia Nederlanden
aflata la destinatie sau, daca o astfel de agentie nu exista, la agentia partenera
locala).
In plus, exista si un alt avantaj al companiilorcare isi trimit salariatii in
excursii incentives, cel putin pentru moment.
Daca de exemplu, ar trebui ca un salariat sa primeasca o prima pentru a
plati o excursie de 15 milioane, costul companiei, datorita taxelor si impozitelor,
ar fi cel putin de 22 milioane ROL.
Daca insa achita direct serviciile unei agentii, compania va plati numai 15
milioane ROL. Evident, la un pachet mai mare (d.p.d.v. al numarului de
participanti), pretul excursiei se reduce considerabil, ceea ce face ca aceeasi
companies a plateasca 12 milioane ROL pentru o excursie care, pentru un turist
individual ar costa 15 milioane ROL.

257