ACADEMIA DE TRANSPORTURI, INFORMATIC I COMUNICAII

Seria Teorie Economic, Matematic, Informatic

ILIE COANDA

EXCEL
Tehnici de prelucrare i analiz a informaiei

Chiinu, Evrica 2002

CZU 004.4 (075.8) 58 Descrierea CIP a Camerei Naionale a Crii Coand, Ilie EXCEL. Tehnici de prelucrare i analiz a informaiei / Ilie Coand; Acad. de Transporturi, Informatic i Comunicaii. - Ch.: Evrica (Tipogr. A a Rep. Moldova). - p. 176. ISBN 9975-941-92-3 500 ex. 004.4 (075.8) n prezenta lucrare se descriu unele dintre cele mai utile elemente din Excel pentru prelucrarea i analiza informaiei ntr-o form accesibil analitilor din diferite domenii. Elementele de baz ale aplicaiei Excel, precum i unele tehnici eficiente de prelucrare a informaiei snt expuse i explicate prin prisma formulrii, construirii modelului i a rezolvrii unor probleme concrete. Principalul scop al acestei lucrri este de -i pune la dispoziie cititorului diferite tehnici de prelucrare a informaiei, care pot fi realizate cu mare uurin n mediul acestei aplicaii la rezolvarea problemelor din diverse domenii de activitate. Cartea este adresat elevilor, liceenilor, studenilor, cadrelor didactice, economitilor, contabililor - tuturor celor care doresc s-i nsueasc ntr-un timp scurt anumite procedee eficiente de prelucrare i analiz a informaiei n mediul Excel. Lucrarea a fost realizat n cadrul Institutului de Matematic Aplicat i Informatic al Academiei de Transporturi, Informatic i Comunicaii. Seria Teorie Economic, Matematic, Informatic. Redactor: Dumitru Solomon, academician al Academiei Internaionale de Informatizare, doctor habilitat n tiine tehnice. Autor: Ilie Coand, doctor n tiine fizico-matematice, confereniar. M-208-96 ISBN 9975-941-92-3 Editura Evrica, 2002 Ilie Coand, 2002

Argument
Utilizarea tabelelor electronice la gestionarea informaiei n diverse domenii devine din ce n ce mai insistent. Apariia pe pia a pachetului MS Office, care include i aplicaia Excel, un soft destul de convenabil i, practic, accesibil pentru oricare, a accelerat considerabil implementarea proceselor automatizate de prelucrare a datelor. Astzi la dispoziia utilizatorului snt puse un numr mare de materiale privind aplicaia Excel. In funcie de scopul urmrit de autori, aceste materiale snt realizate n mod diferit, att ca volum, ct i ca coninut. Ins, la o analiz atent a acestor lucrri, se poate constata c lipsesc formulri i demonstrri ale aplicrii tehnicilor specifice Excel-ului la rezolvarea unor probleme concrete de analiz a informaiei, apropiate de cele reale. Prin urmare, s-a atras atenia la descrierea ct mai multor elemente, poziie luat n defavoarea explicaiilor, ceea ce, probabil, explic faptul c astzi un numr mare de utilizatori, cu regret, utilizeaz Excel-ul ntr-un mod simplist: crearea tabelelor; introducerea informaiei n anumite formulare cu structuri speciale; efectuarea celor mai simple operaii de calcul; utilizarea celor mai simple operaii de sortare, filtrare i de calculare a totalului pe grupe; extragerea anumitor formulare la tipar etc. Astfel, nu se aplic unele dintre cele mai importante performane ale Excel-ului, cum ar fi: utilizarea macros-urilor n diverse scopuri, n special la automatizarea ndeplinirii unui ir de aciuni; modelarea rezolvrii unor probleme de cercetare operaional, inclusiv i de programare liniar i matematic; efectuarea unor cercetri de statistici, contabilitate etc. Obiectivul principal al acestei lucrri este familiarizarea cu cele mai necesare i utile elemente ale Excel-ului, cu tendina de baz spre utilizarea lor la formularea, determinarea modelului i la rezolvarea unui numr mare de diverse probleme cu coninut real. Toate explicaiile asupra noiunilor noi incluse n discuie snt nsoite de probleme concrete. Pe parcursul rezolvrii problemelor formulate se atrage atenia cititorului asupra multor aspecte de minimizare a aciunilor utilizatorului, fapt care depinde mult de pregtirea lui profesionist. Cititorul care va studia minuios cele expuse n aceast lucrare

va acumula i i va nsui un numr mare de procedee diverse care i vor fi de ajutor la prelucrarea informaiei. Elementele de baz i de prim necesitate ale Excel-ului snt expuse n primele dou paragrafe. n paragrafele 3-7 se discut despre funciile standard i despre utilizarea unora dintre ele la rezolvarea unor probleme de analiz imediat a informaiei introduse. Snt prezentate probleme concrete cu diverse rezolvri, care, n mod sigur, pot fi adaptate uor pentru probleme reale similare. Paragrafele 8-11 snt dedicate explicrii i demonstrrii anumitor tehnici de prelucrare a informaiei prezentate ntr-o form special - liste (baze de date). n paragraful 12 prin rezolvarea unor probleme se explic tehnica de exploatare a uneia dintre cele mai importante performane ale Excel-ului nregistrarea i crearea macros-urilor. Modul de abordare a realizrii algoritmilor de rezolvare a diverselor probleme i vor permite cititorului s-i nsueasc tehnica utilizrii macros-urilor - un element foarte eficient din Excel. n paragrafele 13-17 snt prezentate modele de rezolvare a unor probleme de importan mare n domeniile: algebra liniar; cercetri operaionale, inclusiv probleme de programare liniar; statistic; contabilitate. Tehnicile aplicate la rezolvarea problemelor din domeniile enunate pot fi utilizate cu eficien la studierea cursurilor respective din instituiile de nvmnt. Argumentul de baz n favoarea Excel-ului fa de multe alte pachete de programe este c primul comunic foarte eficient cu alte sisteme de gestionare a informaiei.

1. Primii pai 1.1. Fereastra de lucru n mediul Excel

Deschidei aplicaia Excel i vei obine pe ecran imaginea ferestrei de baz a aplicaiei Excel (a se vedea fig. 1.1). Pentru un nceptor nu este necesar de a studia n detaliu toate elementele din fereastra aprut. Este cu mult mai eficient ca studierea s porneasc pe calea de la simplu la compus, examinnd doar acele elemente care se impun a fi mai eseniale, tehnologii de prim utilizare. n continuare se pun la discuie, se explic i se demonstreaz anumite tehnici de lucru ncepnd cu primele aciuni n Excel. De la cititor se cere s ndeplineasc toate cele propuse, astfel va cpta primele deprinderi suficiente pentru nceput de lucru n mediul Excel. Aadar, lund n consideraie imaginea din figura 1.1, efectuai urmtoarele: a) Analizai meniul de comenzi, analog cu cel de la Word. Facei cte un click pe fiecare comand i analizai vizual opiunile ataate lor. b) Atragei atenia la barele cu instrumente. In cazul dat snt doar dou. Pot fi mai multe sau pot lipsi chiar toate. Ele pot fi agate de margine i deplasate n alt parte a ecranului. Pot fi apoi lichidate cu un click pe semnul X din colul dreapta-sus. Fiecare bar cu instrumente (Toolbar) are o denumire, care poate fi vzut atunci cnd vei deplasa bara respectiv n interiorul ferestrei. Facei un click pe View, apoi ToolBars, ca rezultat apare o caset cu lista denumirilor barelor cu instrumente. n caseta aprut marcai o bar, apoi nchidei caseta i pe ecran vei avea nc o bar cu instrumente - bara cu instrumente recent selectat. c) Analizai coninutul ferestrei minimizate (n mijlocul figurii), n care se afl cartea Bookl. Pe ecran ea apare ocupnd un spaiu mult mai mare (n cazul dat au fost modificate dimensiunile). Observai spaiul care este m prit n aa-zisele celule (Cells). Avem coloane numite , , C, ... Avem rnduri 1, 2, 3, 4, ... Fiecare celul poate fi identificat de adresa ei, n care se indic, mai nti, coloana, apoi rndul. De exemplu, adresa C8 identific celula din coloana i rndul 8. Printre altele, n celula Al a fost introdus formula =B 1+C2-6, a crei expresie se arat n bara pentru formul. d) Observai c n Excel informaia se pstreaz n fiiere, pe care mediul Excel le interpreteaz ca pe nite cri (books) cu un anumit numr de

foi. Fiecare foaie din carte se identific cu numele su unic din cartea dat. Numele poate f i modificat (opiunea Rename), foaia poate fi lichidat (Delete), pot f i inserate alte foi (Insert) (a se vedea fig. 1.1, opiunile din meniul ataat unei foi atunci cnd se face un click-dreapta pe foia n cauz). In calitate de exerciii efectuai urmtoarele: modificai denumirile unor foi; inserai nite foi noi; introducei careva informaie; lichidai unele foi.
M eniul de comenzi ^ M ic r o s o ft E xcel

_^

Dou bare cu instrumente (ToolBars n erigl.). v^iitoniil Format Painter. Bara-p^ntru formule. Butonm^Merg^&nd Center.

^W F e

Edit View Insert/Format Tools Dace Winded Help4 4 Undo Typing"

[
I Ari

& Cut =1 Copy I Paste Paste Special...

Pa:;5 :
Fill

HypeHlnk

Meniul cu opiunile comenzii Edit din Meniul de comenzi

In cazul dat, fiierul de tip xls (Excel) are numele Bookl. Const Delete... In s e rt... din trei foi (Feb, Sheetl, ). Delete Sheet Inscripia [Group] lng Bookl ne Delete arat c doua foi (Feb i Apr) snt Move or Copy She Rename > ntr-un grup (cele din grup ' or Copy. sin^videniate (culoare mai Find... Select All 5h< ?et deschis^sm bara pentru denumirile Replace... foilor). DacH^eem un clickGo To... dreapta de denufrirea unei foi, Ijp View Code^. atunci apare lista cu opiuni.
Clear Ungroup Shfeet:

Fig. 1.1. Elemente simple i eseniale din fereastra Excel. e) Observai c pot fi create grupuri de foi, astfel, atunci cnd vei introduce informaia n vreuna dintre foile din grupul format, vei avea aceeai

informaie introdus pe toate foile din grup. Pentru a forma un grup de foi, inei tasta CTRL apsat, apoi facei cte un click pe foile pe care dorii s le includei n grup. Degruparea poate fi fcut prin utilizarea opiunii Ungroup Sheets sau printr-un simplu click pe o foaie din afara grupului. ncercai s formai un grup de foi, apoi introducei careva informaie n una dintre foile din grupul creat. Anulai gruparea i analizai dac avei informaia introdus n toate foile din grupul creat.

1.2. Introducerea i Formatul informaiei

Facei un click pe o celul, apoi introducei un ir de cifre, fr spaii ntre ele. Pentru a finisa introducerea informaiei n celula selectat, apsai tasta Enter. Astfel, un numr (numrul format recent) va fi introdus n celula selectat. Facei un click pe alt celul i introducei un ir de litere, apoi apsai tasta Enter. Ca rezultat, informaia introdus de tip text va fi salvat (introdus) n celula curent (selectat). Facei click pe o celul cu informaie, apoi apsai tasta Del (Delete) i informaia din celula dat va fi lichidat (tears). Facei un click pe numele unei coloane (litera C, de exemplu) sau pe numrul unui rnd (numrul 4, de exemplu), apoi apsai tasta Delete i informaia din coloana selectat sau din rndul selectat va fi lichidat (tears). Selectai un ir de celule, coloane sau rnduri (pentru aceasta, poziionai imaginea mouse-ului.pe unul dintre aceste elemente, apoi, innd butonul stng al mouse-ului apsat, micai, respectiv, spre dreapta (stnga), n jos (sus) i relaxai butonul n momentul potrivit), dup aceea apsai Delete. Ca rezultat, informaia va fi lichidat (tears) din domeniul selectat. Facei un click pe butonul UnDo dupa lichidarea informaiei i observai ce se ntmpl (restabilete informaia de la starea precedent). Atenie! Pentru lichidarea informaiei s-a folosit tasta DELete i opiunea Delete din meniul ataat. Opiunea Delete din comanda Edit are un sens mult mai larg dect tasta Delete. Tastei Delete ntr-o msur i corespunde opiunea Clear Contents din meniul comenzii Edit. Utilizarea acestor opiuni va fi descris mai trziu.

.... 2: X cut -V.

2J

23. Copy 23.00 u s : , r& ste .... 01/23/ 5 i 2300.00% . Paste Sp< 2.35 +01 Insert.., 23.003 f i 23.00 LE 8 i

9.........23 23. 10
11 j

Clear Cont snts s

nt a Insert Corrment

121 13 i ii
Format Cells N um b e r C a te g o ry : G en eral N um ber A ccounting D a te Tim e P e rc e n ta g e Fra ctio n Scientific Text Special C ustom

Format Cells, Pick From J/ist

Dac facei un click-dreapta pe celul oarecare, atunci apare o jist cu opiuni, care pot fi utijkte imediat. Se recomapdfs ncercai opiunea CleapjS6ntents i vei constata c^e lichideaz informaia din deiieniul selectat. Dac alegei iunea Insert Comment, atunci apare posibilitatea de a introduce informaie textual pentru celula selectat (celula cu comentariu va fi marcat cu un semn special n colul dreapta-sus). Restul opiunilor vor fi explicate mai trziu.

A lig n m en t |

Font

Pentru formatul infor maiei introduse ntr-o celul pot fi utilizate un Sami ; 23.00: ir de pagini cu paraHfttctTTcare vor determi Decim al places: na modul n care va fi Sym bol: afiat informaia pe $ b ecran. Denumirile aces tor pagini sugereaz None sensul parametrilor $ English (A u s tra lia n ) inclui n ele. Facei $ English (C a n a d ia n ) $ English (C a rib b e a n ) cte un click pe fiecare $ English (N e w Z e a la n d ) pagin i analizai $ English (U n ite d S ta te s ) $ Fre n c h (C a n a d ia n ) opiunile oferite.
] B order ] P a tte rn s | Pr

C u rre n c y fo rm a ts a re u s e d fq $ Spanish (A rg e n tin a ) fo rm a ts to align decim al points in a colum n.

Fig. 1.2. Parametrii pentru Formatul informaiei. Dac analizai cu atenie informaia din domeniul A1. A10, atunci putei determina c n domeniul respectiv a fost introdus unul i acelai numr, valoarea 23, ns acestei celule i-au fost atribuii diferii parametri pentru

formatare. Atribuirea parametrilor se face n modul urmtor: se selecteaz celula cu informaie; se face un click-dreapta pe domeniul selectat (n cazul dat pe celul); din lista aprut se selecteaz F orm at Cells i apare caseta din figura 1.2; se face un click pe pagina respectiv (n cazul dat s-a ales Number, deoarece snt necesari parametrii pentru numere); se aleg parametrii respectivi pentru numere. n acest exemplu pentru celulele cu adresele A l, A2, ... , A9 respective au fost alei urmtorii parametri: A l - Category = Number, Decimal places = 0; A2 - Category = Number, Decimal places = 2; A3 - Category = Currency, Decimal places = 2, Symbol = USD; A4 - Category = Date; Type = 03/04/97; A5 - Category = Percentage, Decimal places = 2; A6 - Category = Sceintific, Decimal places = 2; A7 - Category = Currency; DecimalPlaces = 2, Simbol = $; A8 - Category = Currency, Decimal Places = 2, Simbol = LEI Roumanien; A9 - Category = Text. Concluzie. Unul i acelai numr poate fii obinut (afiat pe ecran) n mai multe moduri. Acest efect poate fi obinut prin atribuirea valorilor concrete parametrilor pentru format. Dac facei un click pe numrul rndului, atunci se selecteaz tot rndul i putei alege formatul pentru toate celule din rndul selectat. Acelai lucru poate de fcut i cu coloanele. Poziionnd mouse-ul pe una dintre denumirile coloanelor i? cu butonul stng inut apsat i micnd mouse-ul, putei selecta o serie de coloane. Acelai lucru putei face i cu rndurile (poziionnd mouse-ul pe numrul rndurilor). n mod analog poate fi selectat i un grup de celule. Avnd selectat grupul de celule, putei face un click pe comanda Format, apoi Cells. Astfel vei obine caseta Format Cells n care putei alege parametrii convenabili. Observai n caseta Format Cells mai multe pagini. Facei cte un click pe ele i vei obine o mulime de posibiliti de atribuire a parametrilor pentru afiarea informaiei n modul preferat. ncercai cteva dintre ele. ncercai modificarea formatului pentru diferite domenii: celule aparte, grupuri de celule; rnduri; grupuri de rnduri; coloane; grupuri de coloane.

Atragei atenia, n special, la modul de utilizare a parametrilor Currency, Percentage, Date, Time. Atenie! O modalitate de modificare a formatului este utilizarea butonului Format Painter (a se vedea fig. 1.1). Dac dorii, de exemplu, s atribuii celulei A2 parametrii atribuii pentru format celulei A l, atunci facei un click pe celula A l, apoi din nou un click pe butonul Format Painter (vei observa c de mouse se va aga ceva), iar dup aceea - un click pe celula A2. Problem. S se pregteasc cte un exemplu de atribuire a formatului pentru fiecare dintre categoriile (vezi Category din fig. 1.2) de date (pe celule, rnduri, coloane aparte), pe grupuri de celule, rnduri, coloane. S se prezinte exemple de utilizare a diverselor opiuni de pe paginile Alignment, Font, Border, Patterns. Atragei atenia la utilizarea butonului Merge and Center (unirea celulelor i centrarea informaiei, a se vedea fig. 1.1). Selectai cteva celule pe orizontal sau vertical, apoi facei un click pe butonul Merge and Center. Vei observa c celulele respective devin unite ntr-o singur unitate. Introducei careva informaie i vei observa efectul de centrare. Se recomand de fcut exerciii cu aplicarea opiunilor Wrap text, Shrink to fit, Merge cells, Orinetation, Degrees de pe pagina Alignment din caseta Format cells pentru a cpta deprinderi de lucru cu aceti parametri. Remarc. La formarea diferitelor formulare, opiunile Orientation, Wrap text i Merge cells snt foarte utile. De aceea trebuie s experimentai bine utilizarea acestor opiuni. Acelai lucru se refer i la formarea granielor pentru domenii de celule. Selectai un grlup de celule, apoi facei un clickdreapta pe domeniul selectat i alegei opiunea Format cells din meniul aprut. Ca rezultat vei obine caseta Format Cells, n care putei selecta cu un click pagina Border. Alegei forma liniei pentru grani din grupul Style, facei un click pe una dintre imaginile din grupul de opiuni Presets, apoi facei un click pe OK. ndeplinii aceleai operaii pentru mai multe feluri de linii din grupul Style i pentru diferite moduri din grupul Presets. Exersai i cu diferite culori din boxa Color.

1.3. Lichidarea informaiei

Lichidarea informaiei poate fi fcut n mai multe moduri. Este necesar s deosebii noiunile de lichidare (tergere) a informaiei i de lichidare a elementelor (foi, rnduri, coloane, celule) cu informaie. Pentru a lichida

10

(terge) informaia, trebuie s selectai domeniul respectiv (un domeniu de celule, un grup de rnduri sau coloane, o foaie ntreag), apoi s aplicai una dintre urmtoarele aciuni: a) Apsai tasta Del (delete). b) Facei un click-dreapta pe domeniul selectat, apoi din meniul aprut selectai Clear Contents. c) Facei un click pe comanda Edit, alegei opiunea Clear, apoi continuai prin alegerea uneia dintre opiunile: AII - pentru a lichida toat informaia mpreun cu parametrii formatului; Formats - pentru lichidarea doar a parametrilor formatului; Contents - pentru lichidarea coninutului; Comments - pentru lichidarea comentariilor. d) Alegei opiunea Delete din comanda Edit din meniul principal. Astfel vor fi lichidate elementele (foi, rnduri, coloane, celule) mpreun cu informaia. Acelai lucru se va ntmpla dac alegei opiunea Delete din meniul ataat care apare imediat dup un click-dreapta pe domeniul selectat. Atenie! Dup selectarea opiunii Delete, apare o caset n care trebuie s marcai una dintre opiunile: Shift cells left - locul celulelor lichidate va fi ocupat prin micare spre stnga de celulele din dreapta ale domeniului lichidat; Shift cells up - locul celulelor lichidate va fi ocupat prin micare de jos n sus de celulele din partea de jos a domeniului; Entire row (Entire column) - se va lichida rndul (coloana) integral.

1.4. Copierea informaiei. Cele mai simple modaliti

Informaia poate fi copiat n mai multe moduri. Prezentm dou dintre ele: a) Prin agare i transportare. Selectai o celul (un domeniu de celule), agai de frontiera domeniului selectat (n momentul agrii mouse-ul trebuie s aib forma unei sgei), apsai tasta CTRL i, innd-o apsat, micai domeniul selectat (observai c n timpul deplasrii de mouse s-a agat ceva cu semnul +) n locul potrivit. Relaxai butonul mouse-ului i copierea va fi efectuat. Atenie! Dac nu vei ine tasta CTRL apsat, atunci informaia va fi permutat, i nu copiat. b) Prin ulizarea opiunii Copy (una dintre cele mai universale metode). Se selecteaz domeniul cu informaie, se face un click-dreapta pe domeniul selectat (sau click pe comanda Edit), apoi se selecteaz opiunea Copy. Ca rezultat, informaia respectiv va fi copiat n memoria Clipboard. In

11

continuare trebuie s trecei n locul unde dorii s lipii informaia copiat i s selectai doar adresa colului stnga-sus al domeniului pentru lipire. Facei un click pe Edit, apoi Paste i copierea va fi efectuat. Putei lipi de mai multe ori aceeai informaie din Clipboard. Remarc. Dac folosim opiunea Paste Special n loc de Paste, atunci apare o caset special (a se vedea fig. 1.3 cu indicaiile respective), caseta n care trebuie s specificai cum trebuie s fie realizat copierea: s se copieze i formulele sau numai rezultatele, s se fac i vreo operaie aritmetic etc. Pentru a stabili i a nelege ce se ntmpl, facei copierea doar a unei celule cu un numr peste o alt celul cu un numr, folosind diferite operaii sau diferite opiuni.

1 2J 3 L
4

Paste -

2
3

5 6
7 *

TI

8 9 !
10 j

i i

12
131 14

| u A.....I..... b
2
3

4 5 6 7 8 q Fig. 1.3. Opiuni la copierea informaiei cu ndeplinirea unor operaii aritmetice.

2 3[___

in cazul dat vor fi copiate doar valorile (Values) 3ere7SubH ul A6:B8 S ( din celulele respective din domeniul A1:B3. Arci, n domeniul A6:B8, se indic rezultatul copierii. Atragei atenia asupra primului termen al operaiei aritmetice.

12

Explicaie. Pentru a copia un domeniu de date peste altul, efectund unele operaii aritmetice (a se vedea rezultatul n fig. 1.3), selectai, mai nti, domeniul de unde se copiaz (n cazul dat - domeniul A1:A3), alegei opiunea Copy din meniul ataat la comanda Edit (sau din meniul ataat domeniului selectat), facei un click pe celula din colul stnga-sus al domeniului unde se intenioneaz s se copieze (n cazul dat - celula A6 va fi adresa colului respectiv), alegei opiunea Paste Special din meniul comenzii Edit (ca rezultat, apare caseta afiat n fig. 1.3), marcai o opiune din grupul Paste (de exemplu, Values), marcai o opiune din grupul Operation (de exemplu, Subtract), OK, apoi apsai tasta Esc. Opiunile Formulas, Formats, Comments, Validation pot fi utilizate pentru a copia de fiecare dat doar unele elemente (atribute), cum ar fi: formulele; parametrii formatului; comentariile i respectiv regulile de validare. Pentru a nsui la nivelul cuvenit opiunea Paste Special, facei mai multe ncercri de copiere a informaiei utiliznd aceast opiune.

1.5. Inserarea celulelor, rndurilor, coloanelor, foilor

n procesul de lucru cu tabelele adesea apare necesitatea de a lrgi sau de a ngusta tabelul deja format. Acest lucru poate fi obinut prin inserarea sau lichidarea celulelor, rndurilor sau coloanelor. Pentru inserarea elementelor enumerate mai sus pe o foaie n cartea curent, urmeaz s utilizai comanda Insert din meniul principal sau s selectai opiunea Insert din meniul ataat domeniululi selectat, pe care trebuie s facei un click-dreapta, apoi s precizai opiunea respectiv pentru elementul cuvenit. Trebuie s inei cont c dac selectai, de exemplu, 3 coloane, atunci, dup alegerea opiunii Insert trebuie s alegei Columns i, ca rezultat, vei obine trei coloane inserate naintea celor selectate (ordinea alfabetic a denumirilor coloanelor se va modifica respectiv). La inserarea celulelor va trebui, ca i la lichidarea lor, s indicai n care parte se vor deplasa celulele ca s se fac loc pentru cele noi inserate. Atenie! Inserarea unei celule sau a unui grup de celule ntr-un tabel deja format este o operaie foarte rar, care, dac nu se cunoate bine aceast tehnic, poate duce la modificri nedorite. Remarc. Dup inserarea unei foi, poate aprea necesitatea de a modifica ordinea foilor. Pentru a modifica aranjamentul foilor, le agm cte pe una i le transportm n locul cuvenit (n lista cu denumirile foilor din partea de jos a ferestrei date).

13

ntrebri, probleme
1. Explicai noiunea de carte pentru un fiier de tip Excel. 2. Ce este o celul, o coloan, un rnd, un grup de celule, un grup de coloane, un grup de foi? 3. Ce este o adres a unei celule? Care snt prile ei componente? 4. Cum putei face referin la un grup de celule? 5. Care snt tipurile de date care pot fi introduse ntr-o celul? 6. Ce este formatul unui numr, unui ir de caractere? 7. Cum putem modifica formatul, cum l putem copia? 8. Cum putem lichida informaia? Explicai deosebirea dintre opiunea Delete din comanda Edit i aciunea tastei Delete. 9. Care este deosebirea dintre opiunile Paste i Paste Special? 10. Cum poate fi lichidat informaia din cteva coloane sau din cteva rnduri printr-o singur operaie? 11. Explicai cum se ndeplinesc operaiile aritmetice la copierea informaiei cu opiunea Paste Special. 12. Care este deosebirea dintre opiunea Clear din comanda Edit i aciunea tastei Delete? 13. Ce este un grup de foi i cum poate fi format, desfcut? ncercai s explicai avantajele utilizrii grupurilor de foi. 14. Dai exemple de necesiti reale de a copia informaia cu operaiile de adunare, scdere. 15. Dai exemple de folosire a grupurilor de foi ntr-o carte Excel. 16. Cum putem modifica denumirile foilor, schimba ordinea lor? 17. Cum poate fi copiat informaia din cteva coloane sau din cteva rnduri printr-o singur operaie? 18. Cum poate fi copiat toat informaia de pe o pagin dintr-o carte pe o pagin din alt carte? 19. Explicai cum poate fi stabilit numrul de semne zecimale dup virgul. 20. Cum poate fi selectat o celul, un grup de celule, o coloan, un grup de coloane, o pagin? 21. Care este efectul tastei CTRL apsate la operaia de copiere?

14

2. Calcule n Excel. Utilizarea formulelor

2.1. Tipuri de adrese. Formule
Dup cum am vzut, informaia n mediul Excel se introduce n celule. Fiecare celul de pe o foaie este identificat de adresa ei, care este compus din dou pri: o parte identific coloana, iar alta - rndul. Se deosebesc trei tipuri de adrese: relative, absolute, mixte. Exemple de adrese: a) relative - , AB45, , C135; b) absolute - $A$4, $A$3, $AB$54, $R$8; c) mixte - A$4, $A4, $C54, C$54, $D88, D$88. Dup cum observai, tipurile de adrese difer prin prezena sau lipsa semnului $ din faa fiecrei pri a adresei. Efectul utilizrii a diferite tipuri de adrese va fi discutat mai trziu. O formul este o expresie care ncepe cu semnul = i este alctuit din numere, adrese, funcii, legate cu semnele operaiilor + , - , * , / , . Trecei pe o foaie nou i efectuai urmtoarele: 1. Trecei foaia n regim de formule (apsai CTRL + ') i introducei formulele indicate n fig. 2.1 ,b) (informaia trebuie introdus ncepnd cu rndul trei). Atragei atenia la formula din celula B9. n aceast celul este o funcie standard, care calculeaz data zilei curente (pentru varianta rus a pachetului Microsoft Office echivalentul aceste funcii standard este =()). 2. Atribuii datelor din domeniul A7:A9 parametrul-categorie Date/Time. 3. Trecei foaia n regim de rezultate (apsai CTRL + ') . Ca rezultat, trebuie s obinei informaia indicat n fig. 1.1,a). Atenie! n formulele din coloana snt incluse adresele B l i B2, celule n care nu a fost introdus nici un fel de informaie. Introducei valoarea 3 n celula 1 i valoarea 4 n celula B2. 4. Modificai formatul celulei (utilizai butonul Format Painter) C8 ca s obinei informaia din C8 n form de numr. 5. Explicai rezultatele obinute. Comentarii n celulele A7:B8,A9 au fost introduse nite numere ntregi, iar n celula B9 - o formul n care este inclus o funcie standard, care calculeaz data zilei curente.

15

Atragei atenia la coloana din fig. 2.1,a) i b). n coloana din fig. 2.1,a) este prezentat rezultatul calculelor fcute conform formulelor indicate n coloana din fig. 2.1,b). n celulele A3:B6 au fost introduse numerele respective pe care le vedei n fig. 2.1,a) i b).
V -v ! | i A :1 I A i 6 .3 .... 3 1.25 3j 2 4 |1 2 2.5 2 4 1 3 5 ]3 3 -2.5 5 ! 3 3 6j2 3| #NAME? 1 6 2 36984 36989 7 > 03/04/01 08/04/01 05/01/00 8 !36984 36989 5.00 8 103/04/01 03/04/01 9^36984 -TODAY0 C ? 03/04/01 I U /U u /U I O /U O /U ---J V 9 U 0 /U 4 /U 1 10/08/01I 13/08/01I r> e| .......... ...... _ I ..... =(A3+B3)/B2 =(A4-B1)/B2+3 =A5"B5/(B2+B4)-4 =rita-3 -B7-A7 =B8-AB |=B9+3 ,,,,!,;,!,,,,,;,rtTm .- r ;
<1 ........ I

V im s h e e tl

5heet2 7 Sheet3

a) R ezultatul calculelor

b) F orm ulele pentru calcule

Fig. 2.1. Aplicarea formulelor simple la calcule. O foaie n Excel poate fi afiat pe ecran n dou moduri: 1) rezultatele calculelor n formatul ales; 2) informaia n forma n care a fost introdus iniial, inclusiv formulele, far s se in cont de format. Am putea spune c ceea ce vedem n fig. 2.1,b) este prezentat n fiiere, iar ceea ce vedem n fig. 2.1,a) este rezultatul calculelor conform formulelor indicate n fig. 2.1,b), date calculate i transformate conform formatelor alese i apoi afiate pe ecran. Dac analizai cu atenie informaia din celulele A8 i C8 din fig. 2.1,a) i b), putei observa c numrului 36984 i corespunde data de 3 aprilie 2001 n formatul Date/Time. Aceasta nseamn c de pe data de 01 ianuarie 1900 pn pe 03 aprilie 2001 snt 36984 de zile. Numrul zilelor (n versiunea dat a Excel-ului) se calculeaz ncepnd de la 01 ianuarie 1900. Analiznd informaia din C7:C9 din fig. 2.1,a) cu formulele respective din fig. 2.1,b), putei observa c unul i acelai numr afiat n format diferit, la prima vedere, poate fi interpretat ca informaie diferit. Utilizatorul poate trece pe o foaie de la un regim de vizualizare a informaiei la altul prin tastarea combinaiei de taste CTRL+'.

16

n celula C6 este textul-prentmpinare #Name?. Aceast informaie a aprut deoarece nu a fost posibil de gsit valoarea care se pstreaz n celula sau variabila cu numele rita. Observai c se admit operaii aritmetice asupra celulelor care conin date calendaristice. Dai explicaii. n calitate de exerciii, modificai formulele de calcul i analizai rezultatele. Introducei i alte formule pentru a nelege modul de utilizare a acestora. Remarc. Dup introducerea formulei (dup ce se apas Enter), Excel-ul calculeaz rezultatul i l afieaz n celula n care a fost introdus formula. Pentru a stopa calculele pn la o intervenie manual, trebuie stabilit regimul Manual (se face un click pe Tools, se alege Options, se trece pe pagina cu parametri Calculation, apoi se activeaz Manual). Dup ce ai introdus toate formulele necesare, putei restabili, n acelai mod de calcul, regimul de calcul Automatic.

2.2. Domenii de celule. Atribuirea denumirilor

Mai sus s-a vorbit c fiecare celul este identificat de adresa sa. Noiunea de adres poate fi lrgit. Excel-ul ofer posibilitatea de a marca grupe de celule (domenii), care pot fi identificate de adresele lor. De exemplu, expresia A l:A 10 nseamn toate celulele de la A l pn la A 10, inclusiv, iar A1:B3 - toate celulele din dreptunghiul cu colul stnga-sus Al i colul dreapta-jos B3. Grupurile de celule de tipul A1:A10, A1:B3 pot fi numite domenii. n unele cazuri este comod de a atribui careva denumiri pentru anumite domenii de celule. Pentru a atribui un nume unei celule sau unui domeniu de celule, acionai n modul urmtor: 1. Selectai o celul sau un domeniu de celule, apoi facei un click pe comanda Insert, alegei opiunea Name, apoi selectai opiunea Define. Ca rezultat, apare o caset nou Define Name. 2. Introducei, de exemplu, numele rita n boxa Names in Workbook, facei un clik pe butonul Add, apoi Close. Astfel celula sau domeniul selectat va primi numele rita.

17

n calitate de exerciiu atribuii numele rita unei celule cu un numr de pe foaia cu informaia prezentat n figura 2.1. Vei observa c n celula C6 va aprea un numr. Dai explicaii.

Fig. 2.2. Atribuirea unui set de denumiri unui set de domenii. Se poate atribui un ir de denumiri pentru cteva domenii printr-o singur procedur: ~ 1. Introducei pe o foaie nou informaia indicat n domeniul A2:C6 indicat n figura 2.2. 2. Selectai domeniul A2:C6, facei un click pe comanda Insert din meniul principal, alegei opiunea Name, apoi Create. Ca rezultat, vei obine caseta Create Names (a se vedea fig. 2.2). n aceast caset se arat c vor fi create denumiri conform primului rnd i conform coloanei din stnga (Top row, Left column). Adic, de exemplu, domeniul B3:B6 va primi numele Iun, iar, n acest caz, domeniul A5:C5 - numele Pr3. 3. Dac sntei de acord cu cele propuse implicit, atunci facei un click pe OK. Denumirile respective vor fi atribuite domeniilor date. Remarc. Pentru a lichida un nume: facei un click pe comanda Insert din meniul principal; alegei opiunea Name, apoi Define; n caseta aprut selectai denumirea pe care dorii s-o lichidai, apoi Delete. Dup ce ai lichidat toate denumirile, facei un click pe butonul Close. Important: Denumirile atribuite unor domenii de celule de pe o foaie snt valabile pentru ntreaga carte. Rezult c fiecare denumire este unic n cartea (fiierul) dat. Acest fapt poate crea faciliti deosebite la prelucrarea masivelor (irurilor) de date, crora, n prealabil, li se pot atribui denumiri

18

respective. n aa fel, n cazuri de necesitate de a include domenii prin indicarea adreselor, putei utiliza denumirile acestor domenii.

2.3. Lista standard cu iruri de date. Adugarea irurilor noi

Este greu de imaginat prelucrarea datelor fr utilizarea unor grupuri de date, care pot fi considerate ca iruri. n mediul Excel este inclus o list standard cu un set anumit de iruri de date. Aceast list poate fi completat (lrgit) de fiecare utilizator care poate aduga n aceast list standard irurile proprii de date. Pentru a aduga un ir de date la lista standard, efectuai urmtoarele: 1. Facei un click pe comanda Tools, opiunea Options, n caseta aprut facei click pe Custom Lists. Ca rezultat, vei obine caseta din fig. 2.3. 2. n boxa Custom lists selectai New List. Observai boxa List entries, la nceput este goal. 3. Introducei irul de date Rusu, Negru, Ivanov, Sidorov (desprite prin virgul). 4. Acionai butonul Add i vei observa c irul de cuvinte va fi ataat (adugat la sfritul listelor din boxa Custom Lists). 5. Selectai iari New List i introducei irul ian, feb, m ar, apr, mai, iun, iul, aug, sep, oct, noe, dec, apoi acionai Add. 6. n mod analog introducei irul Iun, m ar, mie, joi, vin, sim, dum. Remarc. Lista cu iruri de date poate fi lrgit i n alt mod - utiliznd butonul Im port. n acest scop trebuie s completai, de exemplu, ntr-o coloan elementele irului n cauz, apoi s acionai comanda Tools, dup aceea s selectai opiunea Options, apoi s deschidei pagina Custom Lists (vei obine imaginea din fig. 2.3). n caseta dat facei un click n inreriorul boxei Import list from cells, apoi selectai domeniul de celule care conine irul de date. Ca rezultat, referina la domeniul respectiv va fi inserat n boxa curent (verificai-o, apoi, n caz de necesitate, corectai-o). Pentru a finisa aciunea de includere a irului dat, facei un click pe butonul Import. Pentru excluderea unui ir de date adugat, selectai acest ir n boxa Custom List, apoi acionai butonul Delete.

19

Options
View Transition Custom lists: , , Cp, , , , , , , , , , , , , Rusu, Wegru, Ivanov, Side ian, feb, mar, apr, mai, iur Iun, mar, mie, joi, vin, cim, Calculation Custom Lists List entries: &dd
Delete

Edit Chart

General Color

Press Enter to separate list entries. Import list from cells:

Import

OK

Cancel

Fig. 2.3. Includerea seriilor de date.

2.4.

Introducerea irurilor de date

Pentru a introduce n tabel un ir de date, efectuai urmtoarele: 1. Introducei un element al irului (nu este neaprat s fie primul, de exemplu, joi) n celula de unde dorii sa nceap irul. 2. Poziionai mouse-ul pe colul dreapta-jos al celulei-nceput, apare semnul +, apsai butonul stng al mouse-ului i l inei apsat (semnul + nu trebuie s dispar). 3. Tragei n jos colul agat i relaxai butonul atunci cnd observai c ai acoperit tot domeniul de celule n care dorii s fie introduse elementele irului. 4. Selectai o celul n interiorul unei foi, introducei, de exemplu, Iun, apoi tragei celula pe rnd n toate cele patru direcii (jos, dreapta, stnga, sus). Analizai cele obinute. Dai explicaii.

20

n calitate de exerciii, introducei irurile de date indicate n coloanele F, G, H (a se vedea fig, 2.4). Se presupune c avei incluse n lista de iruri seriile de date respective (dac lipsesc, atunci introducei-le). Remarc. Atragei atenia la colana H. Deoarece prima valoare introdus a fost Joi, s-au luat, mai nti, valorile pn la sfritul irului, apoi s-a trecut de la primul element: Iun, m a r,..., mie, ... (asemenea micrii pe cerc).
1. i F ,v 1.. A ... L - D ,_ . 1 E 1 deni 02/03/01 02/03/01 Rusu J J ....1 3 den2 03/03/01 02/03/01 Negru 2 1 2 5 den3 04/03/01 02/03/01 ivanov 3 13 ~4 1 4 7 den4 05/03/01 02/03/01 Sidorov 51 5 9 den5 06/03/01 02/03/01 Bumbu 6 11 den6 07/03/01 02/03/01 Rusu 6 r 7 13 den7 08/03/01 02/03/01 7 T i G I.... H ian |liL_ feb vin mar sim apr dum mai Iun iun mar mie jul

Fig. 2.4. Introducerea irurilor de date. n continuare exersai introducnd urmtoarele iruri de date: 1. irul 1,2, 3,4, 5, 6, 7, ... a)Introducei cifra 1 n celula A l, apoi cifra 2 n celula A2. b) Selectai domeniul de celule A1:A2. c) Agai colul dreapta-jos al domeniului selectat i tragei n jos. d) Relaxai butonul mouse-ului n momentul cnd ai ajuns n celula A7. Analizai ce ai obinut. 2. irul 1, 3, 5, 7 ,... a)Introducei cifra 1 n Bl i cifra 3 n B2. b) Selectai domeniul B1,B2. c) Agai colul dreapta-jos al domeniului selectat i tragei n jos pn la celula B7. d) Relaxai butonul mouse-ului. Analizai ce ai obinut. 3. irul de date calendaristice 02/03/01, 03/04/01, 04/03/01, ... Introducei 02/03/01 n celula D l, apoi n acelai mod copiai-o n jos. Dai explicaii. 4. irul constant 02/03/01, 02/03/01, 02/03/01, ... a) Introducei 02/03/01 n E l. b) Selectai celula E l. c) Agai colul dreapta-jos (atenie!) cu butonul dreapta al mouse-ului i tragei n jos. d) Relaxai butonul mouse-ului (apare o list ataat cu opiuni), e) Alegei opiunea Copy Cells din lista de opiuni aprut. Dai explcaii la ceea ce ai obinut n comparaie cu rezultatele obinute n punctul precedent.

21

5. irul deni, den2, d en 3 ,... a) Introducei den 1 n 1. b) Selectai celula 1. c) Agai colul dreaptajos i tragei, d) Relaxai butonul mouse-ului. 6. irul rusu, negru, ivanov,... a) Introduci Rusu n FI. b) Selectai celula FI. c) Agai colul dreaptajos i tragei n jos. d) Relaxai butonul mouse-ului. 7. irul ian, feb, mar, ... a) Introducei ian n G l. b) Selectai celula G l. c) Agai colul dreapta-jos i tragei n jos. d) Relaxai butonul mouseului. Analizai informaia obinut (trebuie s coincid cu cea din figura 2.4).

2.5. Introducerea formulelor

Introducerea formulelor, mai cu seam pentru nceptori, nu este un proces chiar att de simplu. Pentru a atrage atenia asupra unor aspecte mai eseniale, pentru a v deprinde s introducei mai uor formulele de care avei nevoie, efectuai urmtoarele exerciii: 1. Trecei pe o foaie nou i selectai celula A l, introducei formula =B1+B2, apoi apsai Enter. Ca rezultat, n aceast celul vei obine valoarea 0. Introducei numerele 3 i 4 n celulele 1 i respectiv B2. n celula A l va aprea numrul 7. 2. Selectai celula A2, introducei semnul =, apoi facei un click pe celula Bl (observai c se completeaz formula), dup aceea introducei semnul +, apoi facei un click pe celula B2. Apsai Enter i vei obine rezultatul. 3. Mai repetai nc o dat aciunile descrise n punctele precedente i reinei ce se ntmpl. Stabilii care procedur este mai comod. 4. Selectai celula A3, introducei semnul facei un click pe B l, apoi pe B2, dup aceea iari pe B l, apoi pe B2. Observai ce se ntmpl. Introducei n continuare, de exemplu, dup B2, semnul (nmulire), apoi facei un click pe B l. Facei un click n interiorul formulei aflate n bara formulei (a se vedea explicaii n fig. 1.1), trecei cursorul licritor ntre semnul i B l, apoi facei un click pe celula B2. Vei obine expresia =B2*B2B1 (o formul greit). Dup ce vei apsa Enter, n celula A3 vei obine rezultatul #NAME?. Expresia B2B1 a fost considerat ca denumire a unui domeniu, nume care nu a fost, n prealabil, definit.

22

5. Facei un click pe celula A3, apoi un clik n interiorul formulei din bara pentru formul, deplasai cursorul ntre 2 i B, apoi introducei dou semne la rnd (=B2*B2**B1) i apsai Enter. Vei obine o sugestie-prentmpinare, precum c formula este greit. Acionai OK. Atragem atenia c n unele cazuri Excel-ul nu face corecii i nu vei putea prsi celula dat pn cnd nu vei corecta formula. Oricum, chiar dup corectarea automat, se recomand de analizat formula final. 6. Facei un click pe celula A3 (trebuie s conin formula =B2*B2*B1), apoi selectai expresia B2*B1 din aceast formul, dup aceea facei un click pe celula B2. Apsai Enter i vei obine o alt formul. Reinei acest mod de modificare a formulelor. 7. Selectai celula A3 (n bara formulei trebuie s avei =B2*B2), selectai a doua adres B2, apoi apsai tasta funcional F4. Ca rezultat, vei obine formula =B2*$B$2, adic se va modifica tipul adresei relative B2 n adres absolut $B$2. Reinei aceast tehnic de introducere i de modificare a adreselor. Repetai de cteva ori aciunile descrise n aceste 7 puncte pn vei fi convins c stpnii suficient tehnicile demonstrate. Problem. La un magazin se vnd diferite mrfuri. S se organizeze nregistrarea denumirii produsului, cantitatii, preului (n care este inclus i 20% TVA) pentru fiecare operaie de vnzare, astfel nct n mod automat s fie calculat costul (Pret*Cantitatea) cu includerea TVA, costul far includerea TVA i CotaTVA - la fiecare operaie de vnzare. Rezolvare nregistrm informaia respectiv doar n coloanele , , n modul cum este artat n fig. 2.5 la fiecare operaie de vnzare. In rndul 2, coloanele D, E, F, G, introducem formulele respective pentru calcul (a se vedea fig. 2.5). Selectm celulele D2, E2, F2, G2 (cele cu formule), agm colul dreapta-jos al domeniului selectat (fii ateni ca semnul s nu dispar) i tragem n jos peste attea rnduri ct este necesar. Atenie! Pentru a trece de la imaginea cu formule la imaginea cu rezultate, i invers, tastm dou taste mpreun, CTRL + 4 Remarc. Procesul de agare a unei celule de colul dreapta-jos i tragerea lui poate fi numit copierea formulelor.

23

A Cant 1 Den 24 2 Lapte 3 ' Unt 24 4 Cacaval 12 5 Lapte a cru 3 5 6 Sm intina 12 35 I i Iaurt 8 j Unt 23

Pr Cu T V A 5 , _ 30 45 7 15 14 35

I F T G . 1 I . * *D * i Pr F T V A C ostC uTV A CostFTva C otaTV A =B2*C2 -B2*D2 =E2-F2 j ||=C2/1.2 l ......... ........................... _..;..:............... J ................ L ...... 1 .................... i .. *^ ..

Fig. 2.5. Imaginea cu formulele pentru calculare, pn a fi copiate. Dup ce ai agat i ai tras grupul de formule n jos, apsai combinaia de taste CTRL + ' pentru a trece la regimul de rezultate. Dup copiere D3:G9 va fi completat de formulele respective, care calculeaz ceea ce se cere n problem.
a
2 3 4 5

c,

; , d

...e; 1 . ......f

I E T cT-

6
7 8

P r Cu T V A P r F T V A C o s t C u T V A Den Cant 24 5 4.16667 120 Lapte 720 24 30 25 , Unt 540 45 37.5 12 j Cacaval 245 ........7 5.83333 35 : Lapte acri 180 15 12.5 12 490 14 11.6667 llaurt 35 805 23 35 29.1667 Unt

C ostFTva C o ta T V A 100 20 120 600 450 90 204.1667 40.8333 150 30 408.3333 81.6667 670.8333 134.167

't i i " "

Fig. 2.6. Tabelul cu rezultatele calculelor. Valorile respective din coloanele D, E, F, G apar n mod automat fiind calculate conform formulelor copiate. Dac dorii s vedei formulele, apsai din nou combinaia de taste CTRL + 4 i vei obine expresiile lor. Remarc 1. Persoana care vinde nregistreaz informaia doar n primele trei coloane , , C. n momentul n care persoana respectiv dorete s obin rezultatele din coloanele D, E, F, G, selecteaz celulele din ultimul rnd, completat cu formule, le aga i le copiaz n jos pn la ultimul rnd, cu informaie completat n primele trei coloane.

2. Numrul coloanelor poate fi majorat pentru efectuarea diverselor calcule necesare utilizatorului, conform unor formule noi. 3. Tabelul n cauz este destul de simplu i, posibil, nu poate servi ca model pentru nite calcule reale, ns pot fi utile structura lui, precum i modul de utilizare a formulelor pentru calcule imediate.

2.6. Copierea formulelor

Avantajul principal al Excel-ului const n efectuarea calculelor imediate. Oricare proces de calcul presupune utilizarea formulelor. Mai sus s-a discutat puin despre formule i despre tipuri de adresare (referine) la celule, la domenii de celule. n paragraful precedent a fost efectuat o aciune de copiere a unui grup de formule. Este foarte util s cunoatei cele mai simple metode de copiere a formulelor, totodat nsuind i anumite tehnici de utilizare (n formule) a diferite tipuri de adrese (referine). n acest scop efectuai urmtoarele: 1. Trecei pe o foaie nou, obinei regimul de formule (CTRL+4), apoi introducei informaia n domeniul A1:C5, dup aceea introducei doar o formul (=C3+$C4+C$4+$C$4), cea dirrcelula F3_ ( lea fig._2.7). ........ -.......... m Bookl .......
1 1 1 2 5 3 )3 4 |4 5 2 6 2 4 1 3 3 3 5 3 2 5 =A1 + $C2+A$4+$C$4 =C1+$C2+C$4+$C$4 *4 f =A3+ $C4+A$4+$C$4^-1=+ $C4+C$4+$C$4 =A5+ $C6+A$4+$C$4 =C5+ 'jC6+C$4+$CJ4 =E1 + $C2+E$4+$C$4 1!' =E3+ $C4+E$4+$C$4 S k -E 5 + $C6+E$4+$C$4 '

Fig. 2.7. Copierea formulelor. Selectai celula F3, agai-o de margine (imaginea mouse-ului trebuie s aib forma unei sgei), apoi, innd tasta CTRL apsat, copiai aceast formul n celula F I . 3. n acelai mod copiai formula din celula F3 i n celelalte 7 direcii (dup cum este indicat n fig. 2.7). 4. Trecei foaia n regim de rezultate (apsai combinaia de taste CTRL+V ). Vei obine rezultatele indicate n fig. 2.8. 2.

25

Explicaii
1. Adresa $C$4 n-a fost modificat deloc la copiere, deoarece ambele pri ale adresei snt marcate cu semnul $.
L :

3 ; =03+ $C4+C$4+$C$4 ! 1 _ T r S 'B ' D 1 E i : F : ; 1 1' H' f ' 1 3, 2; 12 12 1 li ....... 7 1 ..t ...... *1 2 5]....41" 5 3 3 i .. 3 ... 4 7 11^ 1 9l 4 4 3 2 5 3 5 2 5 8 9 '"T 6 I 1 .. j J _ J. . /. .f ' ,
F3

Fig. 2.8. Rezultatele calculelor conform formulelor din fig. 2.7. 2. Pentru adresa C3 au fost modificate i partea coloanei, i partea rndului, deoarece lipsete semnul $ n ambele pri ale adresei. 3. Pentru adresa $C4 a fost modificat doar partea rndului, deoarece semnul $ nu a permis modificarea coloanei. 4. n referina C$4 a fost modificat doar partea coloanei, deoarece rndul este marcat de semnul $. 5. Cnd se copiaz n stnga sau n dreapta, far a iei din rnd, se modific doar prile de referin ale coloanelor, deoarece n acest caz se trece de la o coloan la alta. 6. Cnd se copiaz n sus sau n jos, far a iei din coloan, se modific doar prile de referin ale rndurilor, deoarece n acest caz se trece de la un rnd la altul. 7. Dac se copiaz pe diagonal, atunci se modific ambele pri ale adreselor (referinelor). 8. Modificrile n prile relative din referine se fac conform urmtoarelor reguli: a) Dac copiai n urmtorul rnd, atunci numrul rndului din adres se majoreaz cu 1. Dac, de exemplu, se copiaz o formul din rndul 3 n rndul 8 (8 - 3 = 5), atunci numrul rndului din referina nemarcat cu semnul $ va crete cu 5. Aceeai regul se aplic i la copierea n sus numrul rndului se micoreaz cu numrul de uniti respective.

26

b) La copierea n urmtoarea coloan, far a schimba rndul, se modific doar denumirea coloanei, urmtoarea denumire (de exemplu, dac se copiaz referina A l din coloana F n coloana H, adic se majoreaz numrul poziiei coloanei cu 2 uniti, atunci referina va deveni CI, deoarece diferena dintre poziiile coloanelor i A este 2). La copiere spre stnga se aplic aceeai regul, adic se trece la un nume de coloan cu numrul poziiei micorat cu numrul de uniti respective. Atenie! Referina B2 poate fi copiat spre dreapta maximum peste 253 de coloane, iar spre stnga - maximum peste o coloan, adic doar n coloana precedent, n sus - maximum n rndul precedent, n jos - pn n penultimul rnd din foaie. In cazul n care Excel-ul nu poate modifica referina (aceasta nseamn c ai efectuat o operaie de copiere greit), n locul referinelor nedeterminate se scrie textul-prentmpinare #REF!. Nu v grbii s trecei mai departe pn cnd nu vei nelege bine regulile de modificare a referinelor din formule la copiere. Important! Exist cazuri de modificare i a referinelor absolute. Efectuai urmtoarele: ^ < \ 1. Trecei foaia n regim de formule (obinei imaginea din fig. 2.7), apoi selectai coloanele i (poziionai mouse-ul pe denumirea coloanei i, innd butonul stng apsat, micai spre C, relaxai butonul). Avnd selectate aceste dou coloane, i C, acionai comanda Insert din meniul principal, apoi alegei Columns. Atragei atenia c s-au modificat i prile absolute. 2. n acelai mod inserai dou rnduri naintea rndurilor 3 i 4 (selectai rndurile 3 i 4, acionai Insert, apoi alegei Rows). Vei observa c au fost efectuate modificri i n prile referinelor marcate cu 3 | Selectai o celul care conine o referin absolut, agai-o de bordur i f permutai-o (a nu se confunda cu copierea) ntr-o alt celul. Analizai f expresia formulei i vei observa c au fost modificate chiar i prile I absolute ale adreselor. Reinei acest fenomen pentru cazurile cnd vei fi ^TTevoIi s permutai anumite formule dintr-un domeniu n altul. Concluzie. La inserarea rndurilor i coloanelor se modific toate tipurile de referine. Acest efect este foarte comod pentru a aduga (lichida) rnduri (coloane) n tabele cu formule. Acelai lucru se refer i la mutarea (deplasarea) formulelor.

27

ntrebri, probleme, discuii

1. Explicai sensul opiunilor Manual i Automatic. 2. Explicai eficiena utilizrii opiunilor Manual i Automatic n procesul de introducere a informaiei. 3. Care snt cele dou imagini ale unei foi, cum putem trece de la un regim de afiare la altul? 4. Cum pot fi introduse irurile de date standard i cum pot fi adugate alte iruri noi? 5. Dai exemple de iruri concrete, care pot fi utilizate n activitatea real? 6. Ce este bara pentru formule i cum poate fi utilizat la introducerea datelor? 7. Cum se atribuie denumiri unor celule, domenii? Descriei avantajul utilizrii lor. 8. Ce este o formul? Descriei diverse tehnici de redactare a unei formule. 9. Descriei avantajul utilizrii diferitelor tipuri de adrese (referine). 10. Putem oare fi siguri de coreciile fcute n mod automat ntr-o formul n mediul Excel? Dai exemple pro i contra. 11. Explicai regulile de modificare a referinelor la copierea formulelor. 12. n care cazuri se modific i referinele absolute? Explicai avantajele, dezavantajele. 13. Care este deosebirea dintre copierea unei formule i mutarea ei? Explicai modificrile referinelor n formule la mutarea lor. Descriei avantajele i dezavantajele acestui efect. Dai exemple. 14. Fie c se cere de organizat un mod (schem) de eviden a informaiei care apare n procesul de depozitare a mrfurilor: a) Care ar putea fi coloanele i ce tipuri de date ar putea fi folosite? b) Care calcule ar putea fi efectuate automat pe parcursul depozitrii? 15. Propunei un mod de eviden a informaiei la vnzarea nclmintei, costumelor. 16. Dai exemple de copiere a informaiei cu aplicarea operaiilor aritmetice.

28

\j/3. Utilizarea funciilor standard

Aplicaia Excel pune la dispoziie utilizatorului un set de funcii standard, care pot fi utilizate la gestionarea informaiei din cele mai diverse domenii de activitate. Funciile snt distribuite pe grupe. Pentru un nceptor nu este necesar de a studia n detaliu toate funciile. Cea mai potrivit cale este de a le ncerca pe parcursul rezolvrii a diferite probleme (asemenea ca la studierea unei limbi strine, care nu ncepe cu cercetarea dicionarului, ci cu nsuirea diferitelor cuvinte, expreii, din viaa real, sub form de dialoguri, povestiri etc. (desigur, i consultnd dicionarul n momentele potrivite). Iat de ce, i n cazul dat, vom ncepe cu studierea doar a unor funcii, demonstrnd, totodat, utilitatea lor la rezolvarea unor probleme concrete. Exerciii de utilizare a unor funcii 1. Trecei pe o foaie nou n regimul de formule, apoi introducei informaia indicat n coloanele A i (a se vedea fig. 3.1). D
Max Min H 3......... Media 4 8 Num el SumPoz -6 NumPoz Sum 7 5 6 Poz Max El din JG 0 1014 PozMin 1 3 2 5 =MAX(A1 :A1G) =MIN(A2:A11) =AVERAGE(A1 :A1G) =COUNT(A1:A10) =SUMIF(A1:A10;">Cf) 0 U N il F (A1 A10 " >0 =SU M (A1:A10) =M ATCH(C2;A1:A10;0) IN D EX(B 1 10 C8) VLO O KU P (C2 A 1 10 =IF(A1 >0;A1;"") =IF(AWD(A1 >=5;A1 <=7);A1) =IF(OR(A1<5;A1 >7);A1 = IF (03 >A 1 ; C7; C5) =IF(C6;C5/C6;,,Lipsa") =LEN(B5) =MID(B6;2;3) = FI WD (" P o ; B5; 1) =MEDIAN(A1 :A10)

.5. J 6 | 8 1 1

; "

= =

; ; :
D

; 3 5 -4 8 -6 5 6 0 4

M ax M in M edia N um el Sum Poz N um Poz Surn P oz M ax El din P o z M in

8 -6 2 .3 3 3 3 3 3 9 31 6 21 ... 6 N um Poz N um Poz

1.. |
2 3 4 5 67 7 8 9 10

1 \..: 1

;........

Se recomand de introdus formu lele n coloana n ordinea stric t, de sus n jos, deoarece formu FALSE lele din C8:C10 snt dependente 3 una de alta. Datele numerice din 5 .1 6 6 6 6 6 coloana A, la nceput, trebuie s fie introduse ntocmai. Dup ce um P vei obine aceleai rezultate indicate n partea de jos a figurii, putei modifica numerele din TR U E coloana A..

Fig. 3.1. Exemple de utilizare a unor funcii standard. 29 /

2. Introducei toate formulele indicate n coloana (a se vedea fig. 3.1). Atenie! Pentru varianta rus este necesar de gsit denumirile echivalente i de introdus denumirile funciilor de la tastatura n regim Rus. Referinele trebuie s fie introduse n regimul Ro sau En. 3. Dup ce ai introdus toate formulele indicate n fig. 3.1, trecei foaia n regim de rezultate i trebuie s obinei valorile respective (a se vedea figura 3.1, partea de jos). 4. Modificai datele numerice n coloana A i observai cum se modific imediat rezultatele n coloanele i D. Concluzie. Toate problemele care au ca date iniiale informaia din unul i acelai domeniu de celule pot fi rezolvate doar o singur dat (pentru toate problemele pot fi introduse seturile de formule care determin soluiile respective). Modificnd doar informaia din domeniul de celule cu datele iniiale, imediat putei obine soluiile pentru toate problemele modelate prin formulele introduse. In continuare vom discuta despre diferite metode de includere a funciilor standard n formulele de calcul. 1. Introducerea complet a funciei i a parametrilor-argumeni n mod manual. n acest caz se presupune c utilizatorul cunoate destul de bine funcia respectiv. 2. Utilizarea asistenei Excel-ului la construirea funciei i la atribuirea argumenilor respectivi. De exemplu, pentru introducerea funciei Max n celula FI, selectai celula FI, apoi facei un click pe butonul f x (Paste Function). n caseta aprut selectai grupul de funcii Statistical n boxa Function Category, apoi n boxa Function name selectai funcia Max i facei un click pe OK. Ca rezultat, apare caseta-asistent pentru construirea funciei (a se vedea fig.3.2). MAX X / =T = MAX (CI :E 1) WX A

Fig. 3.2. Caseta-asistent la construirea funciei Max. n cazul dat ni se sugereaz urmtoarele: se construiete funcia Max: ca argument iniial se propune domeniul C1:E1 (adic se va determina valoarea

30

maxim din domeniul indicat), se admit mai multe domenii de cercetare (Number2). n continuare, trebuie s selectai toat informaia din boxa Number 1, apoi s selectai, de exemplu, domeniul A l :A 10 (se va determina valoarea maxim anume din acest domeniu). Apsai butonul OK i n celula FI vei avea introdus formula =Max(Al:A10). Remarc. Pentru diferite funcii caseta-asistent va conine diferite boxe cu diferite explicaii, care v pot ndruma pe calea cea dreapt. n cazuri critice se ofer posibilitatea de a apela la ajutor (Help). Se recomand, totui, de apelat la Help pentru fiecare funcie nou utilizat pentru prima dat ca s-i studiai posibilitile. n caz contrar, putei risca s utilizai funcia i s interpretai n mod greit rezultatele. inei cont de un adevr, pn cnd nu vei studia suficient performanele unei funcii standard, nu o vei putea utiliza la calcule nici chiar cu ajutorul asistenei (n etapa includerii funciilor n formule). 3. O a treia metod, mai frecvent utilizat, este metoda mixt (parial manual, parial - cu caseta-asistent, mai ales, n varianta rus). Aceast metod, de regul, se aplic n cazurile n care n formul se conin i alte expresii dect funcii standard. n acest caz, n momentul cnd trebuie de introdus denumirea funciei, dac dorii s includei caseta-asistent de construire a expresiei, se face un click pe butonul Paste Function, apoi se continu n modul cunoscut. Pentru a nsui la nivelul cuvenit metodele de includere a funciilor n formule, ncercai s introducei n coloana E formulele indicate n coloana D. Se recomand s apelai i la Help pentru a studia n detaliu funciile indicate.

3.1. Utilizarea funciilor Sum, Max, Min, Count, Sumif, Countf, Average
Problem. S se creeze o schem de introducere i analiz a informaiei despre volumul de lucru efectuat de un grup de muncitori ntr-o sptmn. Se presupun cunoscute: volumul de lucru efectuat de fiecare muncitor n fiecare zi; norma zilnic pentru ntreaga brigad i pentru fiecare muncitor. Rezolvare 1. Schema de introducere i pstrare a informaiei primare. Vom introduce informaia ntr-un tabel: un rnd al tabelului va conine volumul zilnic efectuat de un anumit muncitor; o coloan va conine volumul de lucru

31

efectuat de fiecare muncitor ntr-o anumit zi; primele dou coloane din stnga vor conine numrul de ordine i numele muncitorilor; cinci coloane, ncepnd cu a treia, vor conine volumul zilnic efectuat de fiecare muncitor (a se vedea domeniul A2:H7, fig. 3.3). j D ! E I F I G i H 1 A i 1 J 1 ....1 2 3 4 5 1 ] 2 :!Nr Num Lun mar Mie joi vin TotS Coment Rezult 1 Rusu 4 5 2 3 4 18 MaxTotZ 23 1 :1 T I 2 Popa 6 3 6 5 6 26 MinTotS 18 5 3 M icu 4 6 5 4 3 22 NormaJoi 3 6 4 Gicu 3 5 3 3 5 19 MedTotZ 21.4 7 5 Cucu 5 4 4 5 4 22 SumNorm 87 8 | TotZ 22 23 20 20 22 107 NumNorm 18 ol Fig. 3.3. Informaie i rezultate pentru analiz. 2. Elemente de analiz a informaiei. a) Volumul de lucru sptmnal efectuat de fiecare muncitor. Introducem n celula H3 formula =sun(C3:G3), apoi o copiem n jos pn n celula H7. b) Volumul total efectuat de toi muncitorii n fiecare zi. Introducem n celula C8 formula =sum(C3:C7), apoi o copiem spre dreapta pn n celula H8. c) Care a fost cel mai mare volum total efectuat de toi muncitorii ntr-o zi? n celula J3 introducem formula =max(C8:G8). d) Care a fost cel mai mic rezultat sptmnal nregistrat de un singur muncitor? n celula J4 introducem formula =min(H3:H7). e) Ci muncitori au ndeplinit norma n ziua de Joi? n celula J5 introducem formula =COUNTIF(F3:F7;">=4"). f) Care a fost media volumului total de lucru zilnic efectuat de ctre toi muncitorii? n celula J6 introducem formula =AVERAGE(C8:G8). g) Care a fost volumul total de lucru calculat doar pe rezultatele nu mai mici dect norma = 4? n celula J7 introducem formula =SUMIF(C3:G7;">=4"). h) Care este numrul de rezultate mai mari dect norma egal cu 4 uniti de volum de lucru? Introducem formula =COUNTIF(C3:G7;">=4").

32

Lista problemelor care pot fi rezolvate n acest mod poate fi continuat. Dup ce ai introdus toate formulele indicate, modificai valorile n domeniul valorilor iniiale C3:G7 i vei observa c imediat se efectueaz toate calculele. Acest efect este unul dintre proprietile principale ale aplicaiei Excel. O dat fiind introduse i verificate formulele corespunztoare, putem obine imediat rezultatele tuturor problemelor rezolvate prin intermediul formulelor ajustate.

3.2. Funcia IF
Formatul funciei IF este

IF(Expresie logic; Expresiei; Expresie2)

Rezultatul acestei funcii depinde de rezultatul expresiei logice Expresie logic din primul cmp: dac valoarea expresiei logice este TRUE (adevr), atunci rezultatul acestei funcii este valoarea expresiei Expresiei, n caz contrar - valoarea expresiei Expresie2. Cmpul Expresie2 poate fi omis - n acest caz rezultatul funciei, pentru valoarea FALSE a expresiei Expresie logic, va fi FALSE. n scopul de a nsui mai bine funcia IF, pentru nceput, analizai modul de utilizare a acestei funcii (a se vedea coloana D din fig. 3.1). Problem. S se creeze o schem de calculare a salariilor bugetare pentru un grup de colaboratori. Se consider cunoscut formula pentru calcularea impozitului pe venit, transferurilor pentru pensie, asisten social i asigurarea sntii. Rezolvare. Trecem pe o foaie nou i ndeplinim urmtoarele: 1. Introducem numrul de ordine i numele de familie n colanele A i B, ncepnd cu rndul 5, apoi completm informaia de tip text n domeniul A4:H4, dup aceea - salariile (domeniul B5:B 10) (a se vedea fig.3.4). 2. Introducem ntocmai informaia indicat n domeniul A1:I2. n rndul vor fi valorile parametrilor pentru calcularea impozitelor. n rndul A comentarii. 3. Introducem formulele =C5*$G$2, =C5*$H$2, =C5*$I$2, =SUM(D5:G5), =C5-H5 n celulele E5, F5, G5, H5 i respectiv 15 (pentru calcularea

33

I transferurilor pentru pensie, asisten social, sntate, total reinut, pentru plat).
'

A
1 Ip1

i i i ; G | H I i ! S1 S2 P Pe P S o P Me j p3 SO P 2 .0 00 0 0.15 0.2 5 500 1 0 1300 0 1 0.05 .1

4
6

5'

Nr

N m Sal u T Crudu 400

2 3 4 5 6 M uiu Rusu Pana Rata Para

10

Im pV Im P Im So Im Me TotRet P Plata 4 2 0 28 372 4 0 86 714 8 8 40 8001 301I 60 164 1036 1200 80*[ 12 12 100 410 1590 20 20 2000 270 186 1114 13 13 65 1300 95 200 1050 2950 40 40 4000 770

Fig. 3.4. Un model decalculare a salariilor. 4. n celula D5 introducem formula =IF(C5<=$D$2;0;IF(C5<=$E$2;$A$2*(C5-$D$2);IF(C5<=$F$2;$A$2 *($E$2-$D$2)+$B$2*(C5-$E$2);$A$2*($E$2-$D$2)+$B$2*($F$2-$E$2) +$C$2*(C5-$F$2)))), _ care corespunde formulei respective (a se vedea mai jos) pentru calcularea impozitului pe venit (formula nu este cea real de impozitare, ci arbitrar, doar pentru demonstrare). 0, P,*(S - So), P,*(Si - S0) + P2*(S - Si), P,*(S, - So) + P2 (S2 - Si) + P3*(S - S2), f S < So, S0 < S < Si, S ! < S < S 2, S2 <

ImpV =

s,

unde Pj, P2, P3 snt parametrii pentru procentele de impozitare, iar So, Sb S2 - parametrii care determin intervalele, S - salariul. Valorile concrete pentru aceti parametri snt indicate n domeniul B2:B10. 5. Dup ce am introdus formula corect n celula D5, selectm domeniul de celule D5:I5 i tragem n jos de colul-dreapta jos pn n ultimul rnd cu informaie n primele trei coloane. Ca rezultat, vom obine informaia calculat n detaliu despre salarii.

34

6. Modificm salariile din coloana (domeniul C5:C10). Observm c se modific, respectiv, toat informaia. 7. Modificm pe rnd cte un parametru n domeniul A2:I2 i observm efectul n tabelul cu rezultate. 8. Introducem informaia despre un salariat nou, de exemplu, pentru Scurtu. n acest scop, selectm, de exemplu rndul 7 (facem un click pe numrul rndului, adic dorim s inserm informaia respectiv ntre Mutu i Rusu), apoi acionm comanda Insert din meniul principal, dup aceea alegem opiunea Rows i vom obine un rnd gol inserat. Completm informaia respectiv despre Scurtu n coloanele , , C, apoi copiem n jos formulele din domeniul D6:I6. 9. Inserm n tabelul ntre coloanele Im So i Im Me o coloan nou, de exemplu, Altelmp. Pentru a realiza acest lucru, facem un click pe denumirea coloanei G (selectarea coloanei G), facem un click pe comanda Insert, apoi alegem opiunea Columns. Ca rezultat, o coloan nou goal va fi inserat n locul potrivit. Introducem numele coloanei noi (Altelmp) n celula goal G5. Selectm domeniul H1:J2 i l deplasm (atragem atenia, deplasm, i nu copiem) cu o coloan spre stnga (ca s acoperim locul gol creat la inserarea coloanei noi). Introducem n celula J1 textul Alte, apoi valoarea 0.01 n celula J2. n sfirit, introducem formula =C5*$J$2 n celula G5, apoi o tragem n jos pn unde este necesar. Sarcin: 1. Analizai cu atenie modelul propus mai sus pentru calcularea salariului i prezentai avantajul (dezavantajul) utilizrii, la o ntreprindere mic, a unui astfel de model n cazuri reale. 2. Caracterizai modelul propus din punctul de vedere al accesibilitii pentru un numr mare de utilizatori, cu o experien nu prea mare de lucru n mediul Excel. 3. Repetai de vreo cteva ori aciunile din punctele 8 i 9 i analizai cu atenie ce se ntmpl cu formulele deja introduse.

3.3. Alte exemple de utilizare a funciei IF

1. Introducei n colanele A i informaia indicat n coloanele respective din fig. 3.5.

35

2.

Introducei n celula CI formula =IF(B1>0;B1;), apoi copiai aceast formul pn n rndul 6. Ca rezultat, vei obine numerele pozitive extrase din coloana B. ' i i i i ! c*,1 mm; G i H ! 1.
1

1 2 3
4

5
6

5
6

2 -3 15 0 15
4

. 3 5
6

Li 3 5

15 15
4

2 -3 15 0 15

UltPoz L .___ \ L . r............* w EIMax \ Uit Max SumPoz NumPoz MedPoz

15 5 36
4

Fig. 3.5. Diverse exemple de utilizare a funciei IF. Formai formula =IF(B1>0;A1;) n celula D l, apoi copiai-o n jos pn la celula D6. Astfel vei obine numerele de ordine (poziiile lor n irul dat) ale numerelor pozitive situate n coloana B. 4. Pentru a gsi poziia ultimului element pozitiv n coloana B, avnd deja poziiile tuturor numerelor pozitive n coloana D, introducei formula =max(Dl:D6) n celula II. 5. Dac introducei n celula 12 formula =max(Bl:B6), atunci vei obine valoarea maxim dintre numerele din coloana B. 6. Introducei formula =IF(B1=$I$2;A1;) n celula E l, apoi tragei n jos aceast formul pn la celula E6 i vei obine n coloana E poziiile n care se afl valoarea maxim din coloana B. 7. Pentru a gsi locul (poziia) primului element maxim (pot fi mai multe valori maxime egale), introducei n celula 13 formula =min(El :E6). 8. Introducei n celula 14 formula =sum(Cl:C6) i vei obine suma numerelor pozitive din coloana B. 9. Formula =count(C 1:C6) va determina numrul de elemente pozitive din coloana B. 10. Pentru a calcula media aritmetic a numerelor pozitive din coloana B, introducei formula =IF(I5>0;I4/I5;). 11. Introducei n celula FI formula =IF(A1<=$I$3;B1;), apoi tragei n jos aceast formul pn n celula F6. Ca rezultat, vei obine toate numerele situate pn la primul element maxim din coloana (pot fi mai multe elemente maxime). Ca rezultat al ndeplinirii aciunilor expuse mai sus, trebuie s obinei rezul tatele prezentate n fig. 3.5. Atragei atenia c unele rezultate depind n mod 3.

36

direct sau indirect de unele rezultate din punctele precedente. De aceea mai repetai operaiile din p. 1-11 pentru a stabili care dintre ele depind (i n ce mod) una de alta. Dac ai trece foaia n regim de formule, atunci ai putea obine formulele indicate n fig. 3.6. " : :r : V , 'V :
EIMax UltMax SumPoz NumPoz MedPoz

:
= 1 : 6 ) =MAX(E1:E6) =SUM(C1:C6) =C0UNT(C1 :C6) =1F>0;I4/15;,,M )

2 -3 3 15 T 4 6 J T 5 -5 6 6 0

=!F(B2>0;B2;",!) =iF(B2>Q;A2;"") =IF(B2=$l$2;A2;i,!l) =IF(^<=i3;62;H ,i) =IF(B3>0;B3;"") =IF(B3>0;A3;"1 =IFB3=$l$2;A3i"l =IF(A3<=$l$3;B3;l =IF(B4>0;B4;"") =IF(B4>0;A4;M :=iF(B4=$l$2;A4;,,") =IF(A4<=$I$3;B4;"") ") =IF(B5>0;B5;"M=IF(B5>0;A5;") =IF(B5=$I$2;A5;H =IF(A5<=$i$3;B5;M ) ) ) =!F(B6>0;B6;1 =IF(B6>0;A6;"1=IF(B6=$I$2;A6;,,1 =IF(^<=$l$3;B6;e,l

Fig. 3.6. Fomiulele pentru problemele rezolvate n p. 1-11. Modificai datele n coloana i observai cum se obin imediat rspunsurile la toate problemele rezolvate. Pentru a nsui utilizarea operaiilor logice AND i OR, trecei pe o foaie nou i introducei valorile din coloanele A, D, F, apoi - formulele indicate n coloana (a se vedea fig. 3.7). Rezultatele calculelor - a se vedea fig. 3.7, partea de jos. Atenie! Expresia nseamn dou simboluri (ghilimele duble), unul dup altul.
1 3 =IF(A1 >0;D1*A1;"") 2 - 4 =IF(A2>0; D2*A2;"") 3 4 =IF(AND(A3>2; D1 >1 );3; "Fals") 4 - 2 =IF(AND(A4>2; D2>1 );3*$A$1 ;H Pozit") 5 15 =lF(OR(A5>2; D3>1 );3*A1 -$A1; "Greit") 6 28 =IFfQR(AB>2;D4>1);IF($F$1 >0;100;"Lipsa");"Conven") : A 1 : 3 2 : -4 T\ 4 4 2 Pozit 5} 15 6 i 28 Lipsa | 6 3 6 D ; E ; F G .... 2 0 3 2 4 5 6 H 20 3 2 4 5 6

Fig. 3.7. Exemple de utilizare a operaiilor logice AND i OR. Atragei atenia la expresiile logice simple i la cele mai compuse (cele cu AND i OR din primul cmp al funciei IF). n locul Expresiei

(Expresie2) poate fi orice expresie (inclusiv funcia IF), care genereaz un anumit rezultat. n acest paragraf au fost prezentate cteva dintre cele mai importante i mai utile funcii standard. A fost demonstrat utilizarea lor la rezolvarea unor probleme concrete prin analiza irurilor numerice. Avnd n vedere c irurile numerice pot servi ca model matematic pentru un numr destul de mare de probleme din diverse domenii de activitate, se poate trage concluzia c utilizarea eficient a acestor funcii asigur efectuarea unui numr mare de operaii variate la analiza informaiei n diverse domenii. n continuare snt propuse probleme pentru rezolvare. Pentru a nsui la nivelul cuvenit metodele, tehnicile utilizrii funciilor descrise mai sus, se recomand insistent s rezolvai problemele de la rubrica n treb ri, probleme, discuii. Astfel, v vei simi mai siguri la rezolvarea altor probleme, care presupun utilizarea acestor funcii.

Probleme propuse spre rezolvare

1. Se d un ir de numere. Folosind metodele demonstrate la rezolvarea exemplelor de mai sus sau propunnd i alte procedee, metode, s se calculeze: 1) media numerelor negative; 2) media numerelor pozitive situate pn la elementul max; 3) media numerelor negative situate dup elementul min din ir; 4) poziia primului (ultimului) element nul din ir; 5) numrul de elemente pozitive situate ntre elementul max i elementul min din ir. 2. Un ir de numere descrie profiturile lunare ale unei ntreprinderi. S considerm c numerele pozitive reprezint ctigurile, iar cele negative - pierderile. S se determine: 1) luna cu cele mai mici ctiguri, luna cu cele mai mici pierderi; 2) n care perioad s-a ctigat mai mult: pna la prima lun cu pierderi sau dup ea; 3) n cte luni ctigurile au fost mai mari dect media calculat doar pe lunile cu ctiguri; 4) care medie, calculat doar pe lunile cu pierderi, a fost mai mare: cea de pn la cea mai profitabil lun sau dup ea;

5) dac au fost (sau nu) trei luni consecutive cu profitul n cretere (de la o lun la urmtoarea lun); 6) de la care la care lun s-a nregistrat cel mai mare salt pozitiv (negativ); 7) creterile (descreterile) profiturilor (n %) de la o lun la alta; 8) cea mai puin profitabil lun ntre prima lun cu pierderi i ultima lun cu profit nul; 9) cnd au fost mai multe luni cu pierderi: pn la cea mai puin profitabil lun sau dup luna cu cele mai mari pierderi.

ntrebri, probleme, discuii

1. Numii tipurile de adrese i explicai avantajele folosirii n expresii a diferite tipuri de adrese. 2. Este oare convenabil de folosit doar adrese relative? Argumentai. 3. Dai exemple cnd nu se poate evita utilizarea adreselor absolute. 4. Explicai modul de modificare a formulelor copiate n aceeai coloan, n acelai rnd. 5. Dai exemple cnd putem folosi att tipul de adrese mixte, ct i tipul de adrese relative la rezolvarea aceleiai probleme. 6. Analizai i descriei efectele la copierea formulelor, care conin adrese de toate tipurile. 7. Inserai un rnd, o coloan i analizai ce se ntmpl cu formulele (atragei atenia la referinele absolute). 8. Mediul Excel asigur calculele dup formule ntr-o ordine special, stabilit n mod automat. Explicai, de ce este necesar de a cunoate ordinea efecturii operaiilor. Descriei avantajele. 9. Scriind un set de formule, dependente una de alta, ntr-un ir de celule, putem oare fi siguri c Excel-ul va calcula corect? Argumentai. 10. Argumentai utilitatea (avantajele i dezavantajele) funciilor IF, Sum, Count, Max. I 1. Cunoscnd noiunea de algoritm, ncercai s facei o legtur ntre algoritmul rezolvrii unei probleme i ordinea de aplicare a formulelor, stabilit n mod automat n mediul Excel. 12. Este oare necesar ca un utilizator de rnd s posede careva cunotine n domeniul de alctuire a algoritmilor? Argumentai.

39

13. Poate fi oare considerat Excel-ul ca un concurent al limbajelor de programare la rezolvarea unor probleme simple? Dai exemple de probleme simple care pot fi rezolvate ntr-un limbaj de programare, i nu pot fi rezolvate n mediul Excel. 14. Este oare necesar, mai nti, de stabilit ordinea aplicrii formulelor, iar apoi de introdus (formulele) n celule? Argumentai. 15. Este oare necesar de a alctui algoritmul rezolvrii unei probleme i apoi de utilizat mediul Excel? Argumentai. 16. Cei familiarizai cu sistemul de conturi din contabilitate tiu c ntre conturi, n funcie de operaiunile economice, exist anumite legturi stabile. Exact ceea ce convine mediului Excel. ntrebare: Putem oare afirma c un volum mare de calculele de contabilitate pot fi oferite Excel-ului? Cam cte procente? Cum se explic faptul c, dei majoritatea absolut a birourilor de contabilitate snt nzestrate cu calculatoare, efectul aplicrii Excel-ului este foarte nensemnat? Sntei de o alt prere? 17. ncercai s formulai diferite probleme, care pot avea o aplicare real, al cror model de rezolvare poate fi redus la analiza unui ir de date. Formulai problemele i prezentai rezolvrile n Excel n modul artat mai sus. 18. Introducei un ir anumit de numere, apoi formulai cteva probleme care pot fi rezolvate n baza acestui ir de numere (ca date iniiale). 19. Introducei dou iruri de numere, unul n coloana A, cellalt n coloana B. Formulai o problem n care aceste dou iruri s fie utilizate ca date iniiale, n acelai timp, ntre valorile respective din acelai rnd din ambele iruri s existe o careva legtur. Prezentai rezolvarea problemei n Excel. 20. Introducei un ir de numere. Formulai probleme, diferite de cele prezentate mai sus, care pot fi rezolvate n baza datelor din irul introdus. 21. Se poate oare afirma c un numr mare de probleme, n acelai timp cu un grad mare de diversitate, poate fi redus la un numr comparativ mic de probleme (diferite dup modul de rezolvare) de analiz a irurilor numerice? Argumentai prin exemple, pentru care o problem de analiz a unui ir numeric corespunde modelului a, cel puin, dou probleme din domenii diferite.

40

4. Funcii pentru extragerea informaiei 4.1. Funcia VLOOKUP

Problem. S se creeze o schem de nregistrare i prelucrare primar a informaiei despre vnzri (denumirea mrfii, cantitatea, preul (cu TVA i ftr TVA), costul (cu TVA, fr TVA)). Rezolvare. Pentru realizarea celor formulate n problem, poate fi utilizat un tabel n trei variante. Varianta 1 1. Pe o foaie nou introducem formulele =C3/(1+$B$1), =B3*C3, =B3*D3, =E3-F3 n celulele D3, E3, F3 i respectiv G3. 2. Introducem valoarea procentului TVA n celula 1. 3. Completm domeniile A l, A2:G2 cu informaia-comentarii respectiv indicat n fig. 4.1.
A j 'ii i
% TVA D en U nt Lapte unt

- - f J ___G-

20% C ant P r Cu T V A P r F T V A C ostC uTva C ostF T va S u m T V A 115 690 575 30 25 23 125 1 04 .1 66 7 2 0 .83 33 25! 5 4 .1 6 6 6 6 7 2 80 1680 1400 25 30 56 0 ..........o ol ... 0:

Fig. 4.1. nregistrarea informaiei primare la vnzri (var. 1). n aceast etap tabelul este gata pentru introducerea informaiei. La fiecare operaie de vnzare se introduce informaia respectiv doar n coloanele A, , C. Pentru a obine datele prezentate n coloanele D, E, F, G, trebuie de copiat formulele din rndul precedent. Dac copiai aceste formule n mai multe rnduri dect este informaie n primele trei coloane, atunci n aceste celule apare valoarea 0 (a se vedea domeniul D6:G6, fig. 4.1). Aadar, pentru a utiliza aceast metod (tabelul), trebuie de acionat n modul urmtor (avnd deja tabelul pregtit cu formulele respective): 1. Selectai domeniul D3:G3 i tragei de colul dreapta-jos al domeniului selectat (astfel copiind formulele), de exemplu, pn la rndul cu numrul 100 (astfel vei pregti formulele pentru 100 de operaii de vnzare). 2. Pentru fiecare produs vndut, n rndul urmtor i fr informaie din coloanele , , C, introducei informaia respectiv.
41

3. n caz de necesitate va trebui s mai copiai n jos formulele din colanele D, E, F, G (agndu-le din rndul precedent). Varianta 2
ii; ; _ A . ! B _ j 1 % T V A 20% 2 cod Cant 23 25 34 45 j D I E .Jv F I G C ostF Tva 575 104.2 1133 1125 1 H Sum T VA 115 20.83 226.7 225 1! ! J j j b j Cod Den Pre

3
4

l
5

m ... .....2 6 i
7

P r Cu Pr F Cost Den T V A TVA Cu Tva Unt 30 25 690 lapte 5 4.1667 125 C asc 40 33.333 1360 Unt 3 0 ........ 25 : 1350 # N /A m /A #N /A m /

! 1 Unt ... 5 lapte i

30 5 2 Cascc 5 40 3 Brinzc 15

m /A m /

8.

Fig. 4.2. nregistrarea informaiei primare la vnzri (var. 2). 1. Trecei pe o foaie nou i introducei n domeniul J 1:L5 informaia despre produse (a se vedea fig. 4.2). 2. Completai celulele din domeniul Al :H2 cu informaia respectiv. 3. n celulele C3, D3, E3, F3, G3, H3 introducei formulele =VLOOKUP( A3;$J$ 1: $L$5;2 ;FALSE), =VLOOKUP( A3;$J$ 1: $L$5;3 ;FALSE), =D3/(1+$B$1), =B3*D3, =B3*E3 i respectiv =F3-G3. 4. Selectai domeniul C3:H3, apoi agai-1 de colul dreapta-jos i tragei formulele introduse, de exemplu, pn n rndul 50 (vei observa expresia #N/A n rndurile nc goale din coloanele A i B). Astfel, tabelul este gata pentru introducerea informaiei (pn n rndul cu numrul 50, inclusiv). Ordinea aciunilor la nregistrarea informaiei (tabelul se consider completat cu formulele respective n modul descris mai sus): 1. La vnzarea fiecrui produs se va introduce codul produsului n coloana A, n urmtorul rnd gol, apoi cantitatea vndut - n coloana B. 2. n caz de necesitate, va trebui de copiat n jos formulele din rndul precedent (rnd cu rezultate n coloanele C, D, E, F, G, H). Comentarii. Funcia VLOOKUP(A3;$J$l:$L$5;2;FALSE) acipneaz n modul urmtor: prelund valoarea din celula A3, gsete rndul cu aceast

42

valoare n prima coloan a domeniului $J$1:$L$5 (acest domeniu se presupune a fl compus din rnduri i coloane), apoi extrage elementul cu numrul de ordine 2 din rndul gsit. Acesta este elementul la intersecia coloanei 2 cu rndul care n prima coloan are valoarea egal cu cea din A3. Valoarea FALSE arat c valorile din prima coloan pot fi aranjate n ordine arbitrar. Pentru informaie mai detaliat, utilizai Help. Varianta 3 1. Copiai toat informaia de pe foaia cu tabelul pentru Varianta 2 pe o foaie nou. 2. Modificai formulele din celulele C3, D3, E3, F, G3, H3 respectiv n modul urmtor: =IF(A3>0;VLOOKUP(A3;$J$1:$L$5;2;FALSE);""), =IF(A3>0; VLOOKUP(A3;$J $ 1: $L$5 ;3 ;FALSE);""), =IF(A3>0;D3/(1+$B$1);""), =IF(A3>0;B3*D3;""), =IF(A3>0;B3*E3;""), =IF(A3>0;F3-G3;""). 3. Selectai domeniul C3:H3 cu formulele recent introduse i tragei-le n jos, de exemplu pn n rndul 100 (vei observa c expresia #N/A nu mai apare - acesta este efectul utilizrii funciei IF). Astfel, o a treia variant de nregistrare a informaiei este gata. Ordinea aciunilor pentru aceast variant este aceeai ca i pentru varianta 2. Dup ce ai pregtit toate cele trei tabele-variante, introducei consecutiv, de exemplu, cte 10 rnduri noi cu informaie despre vnzri, n toate cele trei tabele-variante. Analizai cu atenie avantajele i dezavantajele utilizrii unei metode (unui tabel) n comparaie cu alta. Care dintre cele trei metode vi se pare irealizabil pentru un utilizator de rnd?

4.2. Funciile MATCH, INDEX

Problem. Se d un tabel cu informaia despre notele unei grupe de elevi la patru obiecte. S se extrag din tabel lista notelor tuturor elevilor la obiectul cu cele mau multe note negative. Se presupune c exist cel puin o not negativ i numrul lor variaz de la o disciplin la alta. n figura 4.3 este prezentat schema de nregistrare a informaiei: In domeniul B3:E7 - notele respective. Pentru a realiza cele formulate n problem, efectuai urmtoarele:

43

1. Dup ce pe o foaie nou ai completat ntocmai informaia indicat n domeniul A1:E7, n celula B8 introducei formula =COUNTIF(B3:B7;"<5"), apoi tragei-o spre dreapt pn n celula E8 (astfel vei determina numrul de note negative la fiecare obiect). 2. Introducei n celula J1 formula =MAX(B8:E8) (astfel vei calcula numrul maxim de note negative la un obiect). 3. Pentru a determina poziia elementului maxim n irul numeric din domeniul B8:E8, introducei formula =MATCH(J1;B8:E8;0) n celula J2. Astfel vei determina poziia, adic numrul de ordine al acestui element indicat n J1 din domeniul B8:E8 indicat. Valoarea 0 (zero) pentru al treilea parametru nseamn c se va cuta o asemnare exact (adic o coinciden). 4. Introducei n celula G2 formula =INDEX(B2:E2;$J$2), apoi tragei-o n jos pn n celula G7 (astfel din domeniul B2:E7 vei extrage coloana cu numrul de ordine indicat n celula J2 (n cazul dat coloana a doua).
A ! 1 2 m at 3 E levi 4 Elev2 5 Elev3 !Elev4 7 jElev5 j y l :... q !

! 1
fiz

I 2 ist 4 5 4 3 6 3

D 3

! E 4 bio 8 5 6 4 5 1 2 3 5 8 5 2

I F 5 G fiz 4 5 4 3 6

H i

1 V a l M ax P oz L

1J
3 2

9 9 6 7 9

! J

Fig. 4.3. Extragerea unei coloane dintr-un tabel. 5. Modificai notele din domeniul B3:E7 n aa mod ca s se schimbe numrul de note negative i analizai ce se ntmpl. Dac numrul maxim de note negative va fi la mai multe obiecte, atunci va fi extras primul obiect de la stnga spre dreapta. Acesta este modul de aciune a funciei MATCH. Mai multe detalii despre funciile MATCH i INDEX putei afla din Help. Remarc. n acest paragraf au fost demonstrate anumite funcii care se aplic la rezolvarea problemelor de gsire i extragere a informaiei. Funciile VLOOKUP, MATCH, INDEX au multe tangene i aplicarea unei sau a altei funcii depinde, n multe cazuri, de specificul problemei i de deprinderile utilizatorului. Aceste funcii snt foatre necesare pentru un analist i permit o

44

aplicare mult mai larg n ceea ce privete obiectul de studiu. De aceea i recomandm cititorului s apeleze la Help i s studieze n detaliu performanele acestor funcii.

Probleme, ntrebri, discuii

1. Argumentai avantajele i dezavantajele folosirii funciilor INDEX, MATCH n comparaie cu funcia VLOOKUP. 2. Dae exemple de utilizare a funciei HLOOKUP. 3. Poate oare fi considerat comod modul de nregistrare a informaiei descris mai sus? Argumentai. Propunei elemente de mbuntire pentru un asemenea proces. 4. Comparai gradul de complexitate a pregtirii formulelor pentru nregistrare i nivelul de confort pentru cele trei variante-metode propuse. 5. Propunei alte scheme de prelucrare primar a informaiei, dar care necesit mai puine aciuni n etapa de utilizare. 6. Este oare mai comod de utilizat codurile dect denumirile mrfurilor la nregistrarea curent? Argumentai. 7. Putem oare reduce i mai mult aciunile manuale n procesul de nregistrare a informaiei? Care nc aciune ar putea fi automatizat? 8. Lrgii lista (mai multe coloane cu informaie calculat n etapa de nregistrare). 9. Formulai alte probleme specifice pentru aplicarea funciilor VLOOKUP, HVLOOKUP. 10. Dai exemple de utilizare a funciilor MATCH i INDEX la rezolvarea unor probleme din alte domenii de activitate. 11. Dai exemple de probleme pentru care utilizarea funciilor VLOOKUP, HVLOOKUP pare a fi mai comod dect utilizarea funciilor MATCH, INDEX, i invers. 12. Dai exemple de probleme care pot fi rezolvate utiliznd funciile MATCH i INDEX, dar nu pot fi rezolvate utiliznd funciile VLOOKUP, HLOOKUP i viceversa.

45

5. Utilizarea unui control de tip ComboBox

n paragraful 4 au fost prezentate 3 variante de scheme pentru introducerea i efectuarea unor operaii de analiz primar a informaiei. Fiecare dintre schemele propuse se deosebete esenial prin facilitile oferite utilizatorului. Varianta 3, care necesit cel mai mic numr de operaii, poate fi mbuntit n continuare. Faptul c la introducerea informaiei trebuie de introdus codul produsului, n cazurile n care se lucreaz cu o list mare de produse, poate crea unele dificulti la determinarea codului pentru produsul n cauz (este greu de memorizat o list mare de informaie). Pe lng aceasta pot fi introduse coduri greite, care pot chiar s nu existe n list. Mediul Excel ofer utilizatorului posibilitatea de a alege codul produsului dintr-o list pregtit n prealabil. Acest lucru poate fi realizat prin utilizarea aaziselor controale de tip ListBox sau ComboBox. n continuare, vom demonstra utilizarea controalelor de tip ComboBox pentru a obine o schem mai convenabil dect varianta 3 din paragraful precedent. Pentru a realiza cele descrise mai sus, efectuai urmtoarele: 1. Pe o foaie nou, de exemplu, cu numele Produse, introducei lista de produse n forma indicat n figura 5.1.
L,c I D l 1 A ] 1 codul den pret Categ 2 j 21 Lapte 5 1 3 23 Lapte acru 4 1 4 6 Smintina 18 1 15 Unt 30 1; 1 ] 6 i 24 Cacaval 30 1 Carne de vita 23 2 22 6 3 Carne de oi 23 2 7 Carne de porc 40 2 31 Fanta 2L : 6 3 .10 36 Fanta 1,5L 5 3 ni 12 32 Resan 1.5L 3 3 i 131 I II......... ; 2. Inserai o foaie nou cu denumirea Combo, apoi introducei informaia indicat n domeniul A 6 :K6 (a se vedea fig. 5.2). 3. n celulele D7:K7 introducei formulele =IF(A7>0;INDEX(Produse!$B$2:$B$100;J7) ;""), =IF(A7>0; INDEX(Produse !$C$2 :$C$ 100; J7);""), =IF(A7>0;E7/1.2;'"'), =IF(B7>0;B7*F7; =IF(B7>0; B7*E7;""), =IF(B7>0;G7-H7;""), =IF(A7>0;MATCH(A7; Produse!$A$2:$A$100;0);""), =IF(A7>0;INDEX(Produse!$D$2:$D$100;J7) ;""), respectiv.

Fig. 5.1. Lista produselor.

46

Atragei atenia la lista de produse. Produsele snt ntr-o ordine arbitrar. Lista poate fi continuat o dat cu apariia unor produse noi. 2. Asigurai existena pe ecran a cutiei cu instrumente Toolbox (dac lipsete, facei un click pe comanda View, apoi alegei opiunea Toolbars, dup aceea facei un clic pe opiunea Toolbox).
I
Pr Cu Pr F Cost Cod Cant date den TVA TVA 6 10 Smi 18 15
Properties
(
Alphabetic ] categorized BoundCoiumn \ ColumnCount \ ColumnHeads \ ColumnWidths LinkedCell ListFillRange ListRows 1 2 False ;24.95 M6 Produse! A1;D, X

! J LK j iM

j 1 5

N. .

Cost Suma TVA Poz Cat 30 3 :.... 1

iControl Toolbox 15

\
\

Dup ce ai introdu foprfulele resppefive n domeniul :K7, avnd pe ecran caseta Toolbox pe f<Wa curent^om bo, facei un click aici, apoi poziionai mouse-ul undeva aici i, ipnla butonul stng apsat, micai mouse-ul pe diagonal pn undeva aia, apoi relaxai butonul. Ca rezultat, vei obine un control (patrulater). Facei un click-dreapta pe controlul obinut i vei obine cutia cu proprieti Properties.

Fig. 5.2. Proiectarea unui control ComboBox. 3. Avnd pe ecran cutia cu proprieti, atribuii urmtorii parametri (n figura 5.2 snt indicate nite valori arbitrare): a) BoundColumn=l. Aceasta nseamn c informaia va fi preluat din prima coloana a listei de produse din cele trei coloane ataate la control. b) CoulmnCount=3. Valoarea 3 determin numrul de coloane din lista de produse ataat la control. c) ColumnHeads=True. Valoarea TRUE pentru acest parametru va asigura afiarea denumirilor coloanelor (se iau din lista de produse).

47

d) ColumnWidths=0; 49.95; 49.95. Aceste valori nseamn c pentru prima coloan nu se prevede loc i, prin urmare, nu se va vedea informaia din ea, iar pentru coloanele a doua i a treia - cte 50 de puncte. e) LinKedCell=Kl. Conform acestei informaii valoarea preluat din prima coloan va fi scris n celula K1 de pe foaia curent. f) ListFillRange=Produse!Al:D20. Astfel se precizeaz locul listei din care va fi luat informaia pentru cele 3 coloane. g) ListRows=8. Numrul 8 determin numrul de rnduri pentru lista controlului Combobox. Remarc. Pentru a permuta controlul, asigurai existena cutiei cu instrumente ToolBox pe ecran, facei un click pe echerul cu creion (un triunghi) Design Mode, pentru a trece n regim de proiect, facei un click pe control (controlul va deveni selectat), apoi agai-1 i transportai-l unde dorii, dup aceea mai facei un click pe triunghiul (Exit Design Mode).
J

Column 1 Column den pret Lapte 23 Lapte acru 6 Smintina 12 C acaval 23

Cnd facei un click aici, apare lista cu informaia d ejp ^ 5 a ia Produse. Dac facei rtm tip de marfa din list, atunci cpeaflui se sc re lr ce h ik Kl, iar informaia din coloana 2 se afieaz n control. Astfel, n cazul dat, a fost selectat produsul Unt, care are c o d u l J J ^ r f ^ ^ naia^de pe foaia Produse n ordine alfabetic dup denumire. n aa mod poate fi gsit mai uor produsul cutat.

Fig. 5.3. Vizualizarea informaiei prin ComboBox. Concluzie. In cazul n care avem o list mare i este necesar de determinat codul mrfii dup denumirea sa, pare a fi util s folosim un control de tip Combobox. Astfel, selectnd marfa din list, codul va scris automat n celula K l. Cunoscnd codul mrfii, l putei introduce manual n coloana A, apoi n coloana putei introduce cantitatea de marft, iar restul coloanelor celulelor din coloanele C:K se vor completa n mod automat conform formulelor introduse n celulele respective. Aadar, pentru introducerea informaiei la vnzarea unui produs, efectuai urmtoarele:

48

1. Facei un click pe sgeata din dreapta din controlul Combobox. 2. Selectai produsul potrivit din lista aprut (facei un click pe numele produsului respectiv). 3. In rndul urmtor liber, la sfritul listei din coloana A, trecei n mod manual codul mrfii. Astfel, controlul de tip combobox, n acest caz, este folosit pentru a nscrie n celula K l codul produsului selectat din list. 4. In acelai rnd, n coloana B, introducei cantitatea respectiv. 5. Copiai n jos formulele din coloanele D:K, din rndul precedent. Apare ntrebarea, dac mai putem micora numrul de aciuni. n cazul n care dispunei de cunotine n domeniul de programare n limbajul Visual Basic, rspunsul este afirmativ i numrul de aciuni poate fi redus la minim - la dou: a) Selectarea produsului, care nu poate fi exclus n nici un caz (poate doar dac se nregistreaz n alt mod). b) Introducerea cantitii de marf, care nu poate fi realizat n mod automatizat. Oricum trebuie de introdus cantitatea respectiv (poate doar dac se organizeaz n alt mod introducerea cantitii n una i aceeai celul, apoi s fie trecut n mod automat, ca i codul mrfii, n coloana B, n rndul respectiv. Aadar, trebuie de gsit o metod de transmitere automata a codului din Kl n celula respectiv din rndul urmtor liber n lista n care se fac nregistrrile despre vnzri. Acest lucru poate fi realizat prin folosirea limbajului de programare Visual Basic. Prin urmare, se va scrie un mic program n Visual Basic, program care va fi acionat imediat dup selectarea produsului respectiv din list. Acest program urmeaz s gseasc primul rnd (de sus n jos) cu celula goal, n coloana A, apoi s copieze codul din Kl n aceast celul liber. Acest program poate fi urmtorul:
Private Sub ComboBoxl_Click( ) Dim i, j , , 1 i = 2 = Cells(i, 1) While Not IsNull() And Not IsEmpty(k) i = i + 1

49

 = Cells(i, 1)
Wend

Cells(i, 1) = CDbl(Cells(1, 11))

E nd Sub Cum i unde trebuie scris un astfel de program? 1. Trecei n regimul de proiect al controlului de tip ComboBox creat (facei un click pe butonul Design Mode din caseta Control Toolbox). 2. Facei un click-dreapta pe controlul dat i vei obine o list din care trebuie s selectai opiunea View Code i, ca rezultat, apare o fereastr nou (asemenea cu cea din fig. 5.4).
C o m boB oxl

IComroJ Toolbox Click DblClick propButtonClick Error PotFocu KeyDpwrT KyPress KeyUp LostFocus

P riv a te

Suin 1 1 _ 1 ^ 6 ()

Facei un click aicL^tpareuSta-dgeyenimente (Events). Facei un click pe evenimentul Click'i apare titlul isritul programului. ntre aceste dou rnduri trebuie s scriei programul indicat mai sus. Fig. 5.4. Scrierea programului pentru Click Event al controlului cu numele ComboBoxl. 3. Alegei evenimentul Click din lista de evenimente (Events) i scriei acest program. 4. nchidei fereastra cu programul scris i apoi ieii din regimul Design Mode (facei un click pe echerul cu creion din caseta Control ToolBox). 5. Facei un click pe un produs din lista ComboBox i verificai dac ntradevr codul a fost nregistrat n coloana A, n prima celul goal (de sus n jos). Remarc. Dac dorii s modificai produsul din lista vnzrilor, atunci curii informaia din celula din coloana A, apoi selectai produsul i codul va trece n prima celul gsit goal.

50

Probleme, ntrebri
I Propunei alte ci de mbuntire a procesului de introducere a informaiei la Vnzri. 2 . Cum altfel dect folosind controlul de tip ComboBox se mai poate detetermina codul dintr-o list lung. . Cum altfel dect folosind limbajul Visual Basic ai mai putea asigura Irecerea codului produsului n mod automat n celula potrivit dup selectarea lui din list? 4. Este oare convenabil ca controlul ComboBox s fie pe aceeai foaie cu lista de produse care se vnd? 5. Trecei controlul Combobox 1 pe pagina cu lista mrfurilor sau pe o pagin aparte, apoi exersai introducerea informaiei. 6. Facei modificrile necesare pentru a asigura nregistrarea informaiei despre adaosurile comerciale, care de fapt snt diferite pentru diferite tipuri de mrfuri. 7. Propunei un alt mod de introducere (nregistrare) a informaiei despre fiecare operaie de vnzare, la care s se cear dou sau doar o singur aciune din partea celui care nregistreaz informaia despre vnzri. S. Explicai necesitatea folosirii funciei Match mpreun cu funcia Index.

51

6. O schem de analiz primar a informaiei

Tabelul bidimensional este una dintre cele mai comode forme de prezentare a datelor primare n diverse domenii de activitate. Astzi la dispoziia unui analist snt puse un numr mare de aplicaii accesibile pentru analiza informaiei. Aceste aplicaii, de regul specializate, snt utilizate eficient n cazul unei analize complexe a informaiei. Este greu de pus la ndoial performanele i utilitatea softurilor specializate, ns n multe cazuri, pentru efectuarea zilnic a unor calcule simple, utilizarea lor este ineficient din cauza c snt prea complexe (complicate). Utilizarea unor astfel de softuri poate fi complicat i din cauza necesitilor de modificare, regrupare a datelor iniiale n scopul de a le prezenta n forma standard pentru a fi transferate, introduse, preluate de ctre programele respective. Utilizarea tehnicilor de analiz a informaiei n mediul acelor aplicaii n care a fost introdus iniial, anume din cauza momentelor descrise mai sus, devine n mod evident mult mai convenabil. Mediul Excel a devenit astzi o aplicaie destul de popular. De aceea, nsuirea metodelor, tehnicilor, procedeelor de analiz a informaiei n acest mediu (Excel) devine tot mai necesar. Excel-ul pune la dispoziie utilizatorului destul de multe funcii, ns doar constatarea existenei lor este foarte puin. Important este s tii a le utiliza n diferite probleme-modele. Despre utilizarea unor funcii la rezolvarea anumitor tipuri de probleme s-a discutat n paragrafele precedente, n acest paragraf vom demonstra rezolvarea altor tipuri de probleme utiliznd unele funcii despre care s-a discutat mai sus. Problem. Se presupune c 5 firme, fiecare reprezentat de un manager, snt unite ntr-o asociaie. La nceputul fiecrei zile de munc este prezentat i introdus informaia despre profiturile fiecrei firme pentru ziua precedent. S se alctuiasc o schem comod i accesibil pentru nregistrarea informaiei primare, astfel nct s obinem imediat anumite date de analiz primar, informaie care caracterizeaz activitatea economic din anumite puncte de vedere. Remarc. Structura tabelului prezentat n figura 6.1 poate fi utilizat i n alte domenii, cum ar fi: activitatea chelnerilor la un restaurant - n coloane snt prezentai chelnerii, n rnduri - zilele, iar sumele ncasate pot fi nregistrate n domeniul M13:Q17; funcionarea anumitor linii tehnologice la

52

< ntreprindere - coloanele arat liniile tehnologice, rndurile reprezint / !Ir Ir, iar volumul de lucru efectuat poate fi nregistrat n domeniul MI 17; exploatarea unitilor de transport - coloanele reprezint unitile d r transport, rndurile descriu datele zilnice, iar n domeniul M13:Q17 putem nregistra numrul de ore de lucru pentru unitile respective etc.
J 10

M N
1

\Z ile 11 Nrd/o M unK , Total Lun 12' Total 20 13 9 1 Rusu J il 2 Petrea 8 -4 1 4! 3 Mosu 6 5 15 4 Turta 11 3 16! 17 : 5 10 7 18 1

P ! q ; F n domeniul M13: Q17 este 4 5 prezentat informaia primar la fiecare nceput de zi. Dup ce Mar Mie Joi Vin vei introduce formulele care, n 6 12 f 8 2 baza datelor din domeniul indicat, realizeaz rezolvrile 3 0 -4 5 problemelor cercetate, imediat 3 10 3 -4 vei obine soluiile lor. Mai 2 -7 5 1 trziu n acest paragraf vei gsi -4 4 2 6 cteva probleme (cu rezolvare) 2 5 2 -6 de acest tip.
2 3

Fig. 6.1. Forma tabelului pentru pstrarea informaiei primare. Pentru realizarea celor formulate n problema de mai sus, efectuai urmtoarele: 1. Trecei pe o foaie nou i introducei informaia indicat n figura 6.1 (cu excepia rndului 12 i coloanei L). Atragei atenia la rnduri i coloane (tabelul cu informaia primar trebuie plasat n aa mod, ca s existe posibilitatea de a-1 lrgi, att pe orizontal, ct i pe vertical). Plasarea rndurilor pentru total la nceputul tabelului este comod n cazurile tabelelor mari. 2 . Introducei formula =SUM( M13:M17) n celula M12, apoi copiai-o n celulele din domeniul M12:Q12. 3. Introducei formula =SUM(M13:Q13) n celula L13, apoi copia-o n jos pn n celulele L14:L17. 4. Completai domeniul M13:Q17 cu date despre profiturile zilnice ale fiecrei ntreprinderi. Ateniei n schema dat vom considera att pierderile, ct i ctigurie ca profit (numerele pozitive vor corespunde ctigurilor, iar cele negative - pierderilor). Astfel, pn aici am realizat o anumit schem de introducere a informaiei primare n domeniul M13:Q17 i calcularea imediat a sumelor totale pentru

53

fiecare firm i pentru asociaie n fiecare zi. Sumele totale se obin n mod automat. La oricare modificare a datelor iniiale din M13:Q17 sumele respective totale vor fi recalculate automat. Astfel, n aceast etap de construire a schemei, pot fi obinute deja sumele totale - date pentru analiz. n continuare, vom lrgi spectrul de caracteristici care pot fi calculate n mod automat n baza informaiei primare introduse n domeniul M13:Q17. Se arat modul de utilizare a formulelor pentru rezolvarea imediat (automat) a unui set de probleme.

1. S se determine care a fost profitul maxim real obinut de asociaie ntr-o singur zi i care a fost profitul total maxim obinut de o firm.
Rezolvare: Introducei formulele =MAX(M12:Q12), =MAX(L13:L17) n celulele Bl i respectiv B2. Introducei informaia: Maximum profit asociaie, Maximum profit total firma - pentru comentarii n celulele A l i respectiv A2. 2. S se determine care a fost profitul minimum real obinut de asociaie ntr-o singur zi i care a fost profitul total minim obinut de o firm. Rezolvare: Introducei formulele =MIN(M12:Q12), =MIN(L13:L17) n celulele B3 i respectiv B4. Introducei informaia pentru comentarii: Minimum profit asociaie, Minimum profit total firma n celulele A l i respectiv A2. 3. Care snt numerele de ordine ale firmelor cu cel mai mare i, respectiv, cel mai mic profit total? Rezolvare: Introducei n celulele 113, H13 formulele =IF($B$2=L13;J13;"") i respectiv =IF($B$4=L13;J13;""), apoi copiai n jos aceste formule n domeniul H14:I17. Introducei informaia-comentariu Nr. ord. al firmei cu prof, total minim, Nr. ord. al firmei cu prof, total maxim n celule H ll i respectiv 111. 4. Care snt numerele de ordine ale primelor firme din list firmelor cu cel mai mare i, respectiv, cel mai mic profit total? (Pot fi mai multe firme care au obinut acelai profit maxim, respectiv minim. n asemenea caz, vom determina-o pe prima din list). Rezolvare: Introducei formulele =MIN(I13:I17), =MIN(H13:H17) n celulele B5 i respectiv B7, iar textele comentarii Prima firm din list cu profit maxim, Prima firm din list cu profit minim - n celulele A5 i respectiv A7.

5. Care snt numerele de ordine ale zilelor cu cel mai mare i, respectiv, cel mai mic profit total? Rezolvare: Introducei n celulele M9, M8,
54

formulele =IF($B$1=M12;M10;"") i respectiv =IF($B$3=M12;M10;""), apoi copiai aceste formule spre dreapta n domeniul N8:Q9. Introducei informaia-comentariu Nr. ord. al zilei cu prof, total minim, Nr. ord. al zilei cu prof, total maxim n celule J8 i respectiv J9.

(> Care snt numerele de ordine ale primelor zile din list cu cel mai mare i, respectiv, cel mai mic profit total? (Pot fi mai multe zile care
au obinut acelai profit maxim, respectiv minim. In asemenea caz, vom determina prima zi din list). Rezolvare: Introducei formulele =MIN(M9:Q9), =MEN(M8:Q8) n celulele B6 i respectiv B8, iar textele pentru comentarii Prima zi din list cu profit maxim, Prima zi din list cu profit minim - n celulele A6 i respectiv A8. S se determine firma cu cel mai mare, respectiv cel mai mic, profit n ziua cu cel mai m are, respectiv cel mai mic, profit total pe asociaie. Rezolvare: Avnd numrul de ordine al zilei cu cel mai mare, respectiv cel mai mic, profit total pe asociaie, extragei ntr-un domeniu aparte informaia despre profiturile fiecrei firme n ziua dat. In acest scop, introducei formula =INDEX(M13:Q13;$B$6) n celula G13, apoi copiai aceast formul n toate celulele din domeniul G14:G17. Dup aceea introducei formula =INDEX(M13:Q13;$B$8) n celula F13, apoi copiai formula din G13 n toate celulele din domeniul F14:F17. Introducei n celulele G12, F12 formulele =INDEX(M11:Q11;$B$6) i respectiv =INDEX(M11:Q11;$B$8). Astfel, n domeniul F12:G17 vei avea informaia despre profiturile firmelor n ziua cu cel mai mare (mai mic) profit total pe asociaie. Avnd informaia extras (localizat) despre profiturile firmelor n ziua dat, putei determina firma cu cel mai mare profit (cea mai bun firm n acea zi). In acest scop trebuie s facei urmtoarele: Determinai profitul maxim n acea zi. Pentru aceasta, introducei formula =MAX(G13:G17) n celula D l, iar textul Prof. max n cea mai bun zi - n celula CI. Gsii numerele de ordine ale firmelor care au profitul maxim. Pentru aceasta introducei formula =IF($D$1=G13;J13;"") n celula E13, apoi copiai-o n jos n domeniul E14:E17. Pentru a gsi numrul primei (deoarece pot fi mai multe elemente maxime ntr-un ir de numere) firme din list cu profitul maxim, introducei formula =MIN(E13:E17) n celula D5, iar n celula C5 introducei textul Prima firm cu profitul maxim.

1.

a)

b)

c)

55

d) Introducei formula =INDEX(K13:K17;$D$5) n celula K10, apoi textul Cea mai bun firm n cea mai profitabil zi a asociaiei introducei-1 n celula J 10. Remarc. Astfel, ai rezolvat doar una dintre cele 4 probleme formulate n acest punct. Celelalte trei probleme pot fi rezolvate n mod analog.

/ 8. S se determine ziua cu cel mai mare profit pentru firma cu cel mai mare profit total. Rezolvare:
a) Determinai numrul de ordine al firmei cu cel mai mare profit total. Acest lucru este deja efectuat (a se vedea rezolvarea n p. 4 mai sus). b) Extragei informaia despre profiturile zilnice ale acestei firme ntr-un domeniu aparte. Pentru aceasta, n celula M7 introducei formula =INDEX(M13:M17;$B$5), apoi copiai-o spre dreapta n celulele din domeniul N7:Q7. c) Gsii valoarea maxim n rndul extras din domeniul M7:Q7 (introducei formula =MAX(M7:Q7) n celula FI, iar textul Profitul max al firmei cu cel mai mare profit total - n celula E l. d) Determinai numrul de ordine al zilelor n care firma dat a avut profitul maxim, introducei formula =IF($F$1=M7;M10;"") n celula M5, apoi copiai-o spre dreapta n celulele N5:Q5. e) Gsii numrul de ordine al primei zile cu profitul maxim (pot fi mai multe zile cu acelai profit maxim). Pentru aceasta introducei formula =MIN(M5:Q5) n celula F8, iar textul Numrul zilei cu cel mai mare profit - n celula E8. f) n sfrit, introducei formula =INDEX(M11:Q11;$F$8) n celula F9, iar textul Cea mai bun zi pentru firma cu cel mai mare profit total - n celula E9. Remarc. La rezolvarea problemelor propuse au fost utilizate funciile MAX, MIN, IF, INDEX. Aceleai probleme pot fi rezolvate, de asemenea, i utiliznd alte funcii, de exemplu, MATCH, VLOOKUP, HLOOKUP (n calitate de exerciii i se propune cititorului s rezolve aceleai probleme utiliznd aceste funcii).

ntrebri, probleme, discuii

Expresii: Cea ai bun firm - firma cu 'cel mai mare profit; cea mai rea zi - ziua n care s-a obinut cel mai mic profit etc.

56

1. Este oare comod plasat domeniul de celule n care se introduce informaia despre profituri? Propunei i argumentai alte moduri. 2. Modul n care problemele formulate mai sus au fost rezolvate pare a fi foarte comod pentru a face o simpl analiz a activitii economice. Propunei alte moduri, mai comode i mai accesibile de realizat n Excel, de rezolvare a unor astfel de probleme. 3. Care lucruri par a fi slabe i care le considerai suficient de utile pentru un doritor de a nva folosirea Excel-ului n practica real? 4. Enumerai momentele dificile la rezolvarea problemelor. Argumentai. 5. Este oare necesar de a construi algoritmii la rezolvarea unor probleme, iar apoi de scris formulele respective? Argumentai. 6. Pentru unele probleme discutate mai sus propunei alte metode de rezolvare, dup prerea dvs., mai simple, mai uoare, mai clare. 7. Folosind metodele de prelucrare a irurilor numerice i metodele de extragere a unor iruri numerice dintr-un tabel de date, construii schema i introducei formulele pentru a determina (lund n consideraie condiiile i rezolvrile propuse pentru problema discutat mai sus): a) profitul asociaiei n cea mai bun zi a celei mai bune firme; b) profitul total al firmei cu cele mai multe zile cu pierderi; c) firma cu profitul maxim n ziua cu cel mai mic ctig pentru asociaie; d) profitul asociaiei n cea mai rea zi a celei mai bune firme; e) numrul de firme cu pierderi n cea mai rea lun a asociaiei; f) media calculat doar pe lunile cu ctrig ale celei mai bune firme; g) care firm a nregistrat prima pierderi de la nceputul sptmnii; h) care firm a nregistrat cel mai mare profit n cea mai rea zi a celei mai bune ntreprinderi; i) profitul celei mai bune firme n ziua cu cele mai multe firme care au nregistrat pierderi; j) cea mai bun zi a celei mai bune'firme n cea mai bun zi a asociaiei; k) numrul de zile cu ctig pentru cea mai rea firm (cu rezultatele sptmnale); 1) numrul de zile cu pierderi pentru ntreaga asociaie; m) cnd a nregistrat asociaia cea mai bun zi: pn la prima zi cu pierderi sau dup ea; n) cte zile au fost ntre cea mai bun i cea mai rea zi a asociaiei; o) profitul total calculat doar ntre cea mai bun i cea mai rea zi a celei mai rele firme.

57

7. Utilizarea referinelor la celule de pe o alt foaie

Problem. Fie c Ia o ntreprindere mic cu 5 angajai pot fi efectuate 7 tipuri de activitate (de lucru). Fiecare tip de activitate este remunerat n mod diferit. Pentru a lrgi gradul de generalizare, se presupune c acelai lucru efectuat n diferite zile poate fi remunerat n mod diferit Fiecare angajat poate ndeplini mai multe tipuri de lucrri. Se poate ntmpla situaia ca n aceeai zi unii angajai s efectueze mai multe tipuri de lucru. S se construiasc o schem de calcul pentru ca, dup introducerea volumului de lucru (pentru fiecare tip de lucru aparte) efectuat de fiecare angajat, s obinem n mod automat urmtoarele rezultate: 1. banii ctigai de fiecare angajat pentru ndeplinirea volumului de lucru (pentru fiecare tip de lucru aparte); 2. suma total (pentru toate lucrrile efectuate) ctigat zilnic de fiecare . angajat; 3. suma total ctigat sptmnal de fiecare angajat.

Rezolvare 1. Deschidei o carte nou, apoi pregtii foile cu denumirile Lun, Mar, Mier, Joi, Vin, Total. 2. Pe foaia Lun introducei informaia n celulele A3:K11. Apoi selectai domeniul E7:K11, facei un click pe Format, alegei Cells, apoi Borders, dup aceea alegei forma liniei pentru evidenierea domeniul selectat. Informaia primar urmeaz s fie introdus doar n acest domeniu evideniat (a se vedea fig. 7.1). 3. n celula E14 introducei formula =E7*E$4, apoi copiai aceast formul n toate celule din domeniul E14:K18. 4. Introducei formula =SUM(E14:K14) n celula D14, apoi copiai-o n jos n celulele D15:D18. 5. n celulele E4:K4 introducei plata pentru fiecare unitate de lucru (unitile de lucru diferit pot fi remunerate n mod diferit). 6. Introducei informaia respectiv n domeniile A7:B11, A14:B18. 7. Modificai numerele n domeniul E7:K11 i observai ce se ntmpl. Analizai rezultatele pentru a v convinge c schema de calcul de pe foaia Luni este pregtit corect. 8. Dac rezultatele snt acceptabile, atunci copiai toat informaia de pe foaia Luni pe foile Mar, Mier, Joi, Vin. 58

...

t ... ' , .... i.___ ... ! o

--- f

! 3 Jm m : t ''~~ % t

3 ___ j.... 4
5
N

Preul unei operaii respective 4 2 2 1 3 1 Tipulile de operaii

0
p

1L _
I 0 ; 7 1 f .

i 0
p

0
p

r
6

u
m e

0 t 1

0 t 2

o
;

0
!
p

I P
; 1 :

2 3 3

4 4 3 3 1 4

7
8 i 91 l0 | 'iii

1 2 3 4 5
:

Rusu Ivanov Cucu Rou Macu

1 1 2

4 1 2 4 2 2

"1 3 j 14;

m
ie 17]

1 Rusu 2 Ivanov
3 Cucu

18 19

4 Rou 5 Macu
:

27 15 17 22
6

Costurille sumare ale operaiilor respective 12 0 8 0 0 1 6

0

1 2
0

6 0 0

0
3

9
3

4
0 0

4
8

2
0 0

0 0

12
0

! "*." V iV f i H M jU u n i / Marti/M ie rc /M _ Z v y n _

19

Ml

Fig.7.1. Imaginea foii Luni n regim de rezultate. Explicaii a) n domeniul E4:K4 este afiat informaia despre plata pentru o unitate de lucru de fiecare tip de operaie ndicat n domeniul E6:K6 (opl, op2, , op4, op5, op6, op7). b) Domeniul E7:K11 este rezervat pentru introducerea informaiei despre volumul de lucru (pentru flecare tip de lucru n mod separat) efectuat de fiecare angajat n ziua dat. c) n celulele din domeniul E14:K18 se obin n mod automat sumele de plat pentru fiecare volum de lucru efectuat de flecare angajat n ziua dat. d) n domeniile A7:B11, A14:B18 este informaia care identific angajaii. Remarc. Pentru utilizarea unei astfel de scheme de calcul, deja pregtite, este necesar de introdus tarifele noi pentru fiecare tip de lucru, apoi 59

volumul lucrului (de fiecare tip) efectuat de fiecare angajat. Informaia din domeniul D14:K18 va fi recalculat (conform formulelor introduse n celulele respective) n mod automat. Astfel poate fi obinut informaia pe o singur zi. Aceeai schem poate fi utilizat pentru fiecare zi a sptmnii (de aceea schema urmeaz a fi copiat). Pe o alt foaie, n alt mod, pot fi obinute i rezultatele sumare. 9. Verificai dac pe fiecare foaie (Luni, Mar, Mier, Joi, Vin) schema lucreaz corect. Modificai preurile, numrul de uniti pe fiecare dintre foile Mar, Mier, Joi, Vin i analizai rezultatele. Remarc: Se presupune c n fiecare zi informaia va fi introdus n domeniul E7:K11 pe foaia pentru ziua respectiv. Astfel vei avea informaia calculat pe fiecare zi pentru fiecare angajat. 10. Trecei pe pagina Total i introducei formulele indicate n figura 7.2. Urmai indicaiile incluse n aceast figur. Folosii tehnica de copiere a formulelor. I A 1 ' . ' ! . D ' E - - F i ! G | H l i
1 Tsapt Lun 2 =Luni!A7 =Luni!B7 =SUM(D2:H2) =Luni!D14 3 =Luni!AB =Luni!B8 =SUM(D3:H3) =Luni!D15 4 -Luni!A9 =Luni!B9 =SUM(D4:H4) =Luni!016 5 =Luni!A10 =Luni!B10 =SUM(D5:H5) 6l=Luni!A11 =Luni!B11 =SUM(D6:H6) Mar Mier joi vin =Marti!D14 =Mierc!D14 =joi!D14 =Vun!D14 =Marti!D15 =Mierc!D15 =joi!D15 =Vun!D15 =Marti!D16 =Mierc!D16 =joi!D16 =Vun!D16>=Luni!D17 =Marti!D17 =Mierc!D17 =joi!D17 =Luni!D18 =Marti!D18 =Mierc!D18 =joi!D18

1............ :.............1...............................:..... ......... '.................:........ ;............... .

=Vun =Vun

Introducei formulele respective doar n celulele A 2:H 2, apoi selectai domeniul .. A2:H2 i copiai aceste formule (din A 2:H 2) n jo s pn n rndul 16. Introducei _ n celula A 15 formula =INDEX(A2:A6;$J$ 1), apoi copiai-o spre dreapta pn la 4 coloana H inclusiv. Astfel, n rndul 15 vei obine informaia extras din rndul _ (dintre cele 5) cu numrul de ordine artat n celula $J$ 1 (n aceast celul va ; aprea codul angajatului selectat din lista Combobox).

15l=INDEX(A;=INDEX(B;=INDEX(C2:CB;=II\IDEX(D2=INDEX(E2: =INDEX(F2:Fl=INDEX(G=INDEX(H2

te I

Fig. 7.2. Formulele de pe foaia Total. 11. Proiectai un ComboBox (a se vedea n paragraful 5 modul de proiectare a unui control de tip combobox) care afieaz lista de angajai din domeniul Total!A2:B6 i care este legat de celula J1 (a se vedea LinkedCelI=Jl i ListFiIlRange=Totai!A2:B6). Trecei n regimul de

60

rezultate (apsai combinaia CTRL+') i vei obine imaginea foii Total (a se vedea fig. 7.3, nc fr diagrame). 12. n scopul de a afia rezultatele ntr-o form mai accesibil pentru analiza vizual a datelor, n baza informaiei din rndul 15 construii o diagram, diagrama din stnga (a se vedea fig. 7.3), n care vei putea analiza ctigurile angajatului selectat din lista Combobox (a se vedea mai jos etapele construirii unei diagrame de tipul Column).

L J.
Tsapt 1 2 3 4 5 Rusu Ivanov Cucu Rou Macu 116 76 102 120 61

Mier Lun Mar 27 27 21 15 11 18 7 17 15 22 25 25 18 6 6

Rusu Ivanov Rou Macu

Banii cistigati de un angajat

B anii

o s a p ta m im a

Cucu Lun

Mar

Rusu Ivanov

Rosi

Macu

Cucu Imediat dup ce facei un click aici, apare o HstTDup ce facei un click pe un nume din listai codul produsului selectat este nregistrat n J l, apoi, fiind determinat numrul rndului (dintre cele 2, 3, 4, 5 i 6), informaia din rndul dat este transferat (de ctre funcia INDEX) n rndul 15 domeniul A15:H15. Digrama din stnga reprezint datele di D15:H15, astfel afieaz banii ctigai zilnic de angajatul selectat. Diagrama din dreapta afieaz informaia despre ctigurile sptmnale pentru fiecare angajat (informaie preluat din domeniul C2:C6).

Fig. 7.3. Imaginea cu rezultate a foii Total. 13. Diagrama din dreapta ne descrie n mod grafic sumele sptmnale de bani ctigai de fiecare angajat aparte. Imediat dup ce este introdus informaia despre operaiile efectuate de angajai, pe aceast diagram putei vedea n mod comparativ sumele respective, date care snt preluate din celulele C2:C6.

61

Etapele construirii diagramei afiate (mai multe detalii despre construirea diagramelor a se vedea n paragraful 11). 1. Selectai domeniul D15:H15, apoi facei un click pe butonul Chart Wizard din barele cu butoane din partea de sus a ferestrei Excel i, ca rezultat, apare prima caseta pentru a atribui anumii parametri. 2. n caseta aprut alegei tipul de diagram n form de coloane (Column), apoi acionai butonul Next. Ca rezultat, vei obine o alt caset, n care se precizeaz, printre altele, c informaia pentru diagram va fi luat din rnduri (Rows). Facei un click pe Series (n partea de sus a casetei), apoi efectuai urmtoarele: a) Facei un click n cutia Name, apoi un click n celula B15. Aceasta nseamn c numele din aceast celul va fi trecut pe diagram n calitate de denumire a dependenei - legenda ei. b) Facei un click n cutia Category (X) axis Labels, apoi selectai celulele. Aceasta nseamn c punctele pe axa X vor avea denumirile indicate n domeniul selectat (D1:H1). Pentru a continua, acionai butonul Next i va aprea urmtoarea caset. 3. Facei un click n cutia Chart Title i introducei denumirea Banii cistigati de un a n g a ja t. Aceasta va fi denumirea diagramei. Apsai iar pe Next i vei obine o alt caset. 4. Apsai Finish i diagrama va aprea pe foaia curent. 5. Facei un click pe diagram, modificai dimensiunile ei (agnd de semnele de pe contur), apoi agai-o i deplasai-o n locul cuvenit. 6. n mod analog construii i cealalt diagram care va afia datele din domeniul C2:C6. Astfel, schema de evaluare a lucrului efectuat de un grup de angajai este realizat. Care pot fi aciunile de utilizare (exploatare) a unei astfel de scheme? Putei aciona n modul urmtor: 1. La nceputul sptmnii de lucru lichidai toat informaia din domeniul E7:K11. 2. La sfritul zilei curente de lucru introducei tarifele noi n domeniul E4:K4 (dac este necesar de a fi modificate), apoi introducei n domeniul E7:K11 informaia despre volumul de lucru (de fiecare tip) efectuat de fiecare angajat. 3. Trecei pe foaia Total i analizai rezultatele.

62

Probleme, ntrebri, discuii

1. Argumentai utilitatea unei asemenea scheme de calcul la o ntreprindere mare (mic). 2. Este oare comod aranjat pe foi informaia sau nu? Argumentai. Dai alte propuneri. 3. Propunei o alt schem (poate mai eficient i mai comod) care s calculeze exact aceleai lucruri, dar s necesite eforturi mai mici din partea utilizatorului ntr-un proces real de lucru. 4. Propunei variante de modificare a schemei demonstrate. Ce ar trebui de modificat pentru ca o asemenea schem de calcul s devin un model accesibil pentru toi cei care ndeplinesc asemenea calcule? 5. O asemenea schem de calcul permite unui manager s fac o analiz imediat a activitii fiecrui angajat i s ia msurile cuvenite pentru a asigura repartizarea muncii n mod echitabil ntre angajaii de aceeai calificare. Sntei de o alt prere? Argumentai. 6. Este oare necesar mult timp pentru o persoan, care deja posed unele aptitudini de lucru cu formulele n Excel, s nvee a proiecta astfel de scheme de calcul? Argumentai. 7. Lund n consideraie c ai nvat deja s rezolvai probleme de tipul celor propuse mai sus, modificai sau completai n continuare schema propus cu formule noi pentru a determina urmtoarele: a) ctigurile zilnice ale angajailor care au obinut cel mai mare (cel mai mic) ctig sptmnal (afiai rezultatele n diagrame); b) ctigurile celorlali angajai n ziua cu cel mai mare ctig al angajatului care a obinut cel mai mare ctig sptmnal; c) numrul de angajai cu ctigul sptmnal mai mare (mai mic) dect media ctigurilor sptmnale ale tuturor angajailor; d) care a fost ziua cea mai mult (cea mai puin) pltit pentru cel mai bine (mai ru) pltit angajat; e) n care zi ntreprinderea a cheltuit cea mai mare sum pentru plata muncii; f) ctigurile pentru fiecare angajat n ziua n care s-a cheltuit cea mai mic sum pentru plata muncii.

63

8. Baze de date n Excel

8.1. Sortarea informaiei
Pe o foaie nou introducei informaia indicat n figura 8.1. O list de date n mediul Excel, asemenea cu cea din domeniul A1:J9, list compus din cteva coloane, fiecare dintre ele avnd o denumire n primul rnd, poate fi interpretat ca o Baz de Date. Specificul unui atare tabel const n faptul c datele din toate celulele (cu excepia primului rnd, care constituie antetul tabelului) dintr-o coloan snt de acelai tip (pot fi de tip text, numr sau dat calendaristic etc.). O asemenea structur a unui tabel este caracteristic tabelelor din bazele de date. n toate domeniile de activitate, acolo unde apare necesitate de nregistrare, pstrare i prelucrare a unui volum comparativ mare de informaie, snt utilizate astfel de tabele (liste). Iat de ce nsuirea tehnologiilor de prelucrare primar a informaiei (aplicnd cele mai simple i accesibile procedee) este considerat o necesitate pentru oricare utilizator al Excel-ului. De regul, listele cu date snt plasate ncepnd din coloana A. Se recomand ca dup ultima coloan din list s fie o coloan goal i ca lista s ia sfrit cu un rnd gol. n asemenea cazuri, la efectuarea unor operaii, va fi posibil selectarea ntregii liste (ntregului tabel) n mod corect i automat.
File Edit View In s e rt Form at Tools D a ta W indow Help

Lab2Excel A I.... 1 IC o d u l IC a rit 2 6 10 3X 100 6 4 15 12 15 24 "5 21 28 6 7 21 23 12 8J 23: J l J . . .23 ____ 1 2

Filter _ J ....... [ ..... c ..., . J ....D ..1 F o rm ... den Pr C u )ate Sm intina 12 01/01/01 S u b to ta ls ... Sm intina 12 01/01/01 V alid atio n ... U nt 34 ---------------- i ------- ------------- 01/01/01 T a b le ... Unt 34 02/01/01 Lapte 23 T e x t to Colum ns... 01/01/01 Lapte 23 02/01/01 Tem plate W iz a rd ... Lapte acri 6 02/01/01 C onsolidate... LajQl.e-acr.L ........ 6..., JQ22EL111_.

1 S o rt...

n cazul dat, denumirile coloanelor snt C odul, Cant, Den, D ate. A ten ie. Coloanele E, F, G. H, I snt acoperite, dar ele trebuie s fie completate cu informaie (de exemplu, PrAchiz, Cost Ach, PrFTVA, CostFTVA, CostCuTVA, care ar corespunde urmtoarelor: preul de achiziie; costul la pre de achiziie; preul Iar taxa pe valoarea adugat; costul la pre cu TVA, respectiv). n caz contrar, lista poate fi ntrerupt pe vertical.

Fig. 8.1.0 list (o baz de date) n Excel.

64

Ascending Descending ascending sT" Descending

Fjrst key sort order

Orientation-----------Sort top to bottom Sort left to right

My list has (* Header row Options... j * No header row

Aceasta este sgeata pe care trebuie

s facei cte un click. Apoi urmeaz s facei o alegere din lista aprut.

Fig. 8.2. Opiuni la sortarea datelor. Pentru a sorta informaia n lista din domeniul A1.J9 indicat n figura 8.1, efectuai urmtoarele: 1. Selectai o singur celul din domeniul A l:J9 (de exemplu, facnd un click pe B2), apoi facei un click pe comanda Data din meniul principal de comenzi, iar dup aceea selectai opiunea Sort din meniul aprut. Ca rezultat, pe ecran vei obine o caset (caseta Sort, fig. 8.2). Atragei atenia c domeniul cu ntregul tabel a fost selectat n mod automat. 2. Facei un click pe sgeata din dreapta din boxa Sort by, apoi alegei Den. Dup aceea facei un click i pe sgeata din dreapta din boxa Then by de mai jos, apoi alegei din list denumirea Date. A treia box, n acest caz, lsai-o goal. 3. Marcai una dintre opiunile Ascending (Cretere) i Descending (Desc retere) din dreapta boxelor cu informaie, de exemplu, Ascending. Astfel, vei planifica ca sortarea s se fac n ordine alfabetic dup coloana cu denumirile mrfurilor. Remarc. Puin mai jos n caseta Sort putei observa opiunea Header row marcat, ceea ce nseamn c tabelul are i antet. Dac facei un click pe butonul Options, atunci vei obine nc o caset (cea din dreapta, fig. 8.2) n care, printre altele, se arat c sortarea va fi efectuat dup coloana Den i c nu se va face deosebire ntre literele mari i cele mici. 4. Dup ce ai ales opiunile cuvenite n casetele respective, nchidei-le facnd cte un click pe OK.

65

Ca rezultat, vei obine lista sortat dup dou niveluri. n coloana cu denumirea produsului vei obine aranjarea n ordine alfabetic, apoi pentru fiecare denumire vei avea sortarea dup data calendaristic. Atragei atenia c la sortare i schimb locul nu numai informaia din coloana dup care se face sortarea, ci i rndurile intregral. Dac acionai butonul Un Do imediat dup sortare, atunci nc putei recupera informaia pe poziiile vechi. Important. De fiecare dat cnd facei sortri, atragei atenia dac tabelul a fost selectat corect i integral Sortarea parial doar dup cteva coloane ntro list (Baz de Date) este lipsit de sens. Probleme Completai o list cu informaie despre vnzri (s includ informaie despre: (denumirea mrfii, cantitatea, preul, termen de valabilitate, data vnzrii, unitatea de msur). Fiecare tip de marfa s fie vndut de cteva ori, cu diferite uniti de msur, cu diferii termeni de valabilitate i cu diferite preuri. Avnd lista completat cu destul i divers informaie, s se efectueze urmtoarele operaii: 1. Sortare dup denumirea mrfii, data vnzrii, unitatea de msur, termenul de valabilitate. (De fiecare dat lista s fie sortat doar dup o coloan - un nivel n adncime (utilizai i opiunea Case sensitive)). 2. Sortare dup denumire i pre (dup dou coloane mpreun) - dou niveluri (demonstrai efectul alegerii opiunii Header row). 3. Sortare dup denumire, apoi dup termenul de valabilitate, apoi dup pre (trei niveluri de sortare). 4. Sortare dup rnduri (n prealabil modificai informaia n modul respectiv pentru a avea sens o astfel de sortare). Atenie! nainte de a aciona comanda Data, trebuie s selectai domeniul tabelului sau, dac tabelul este desprit de alte domenii printr-o coloan i un rnd gol, atunci este suficient s selectai doar o singur celul din interiorul tabelului (listei).

8.2. Filtrarea informaiei

Filtrarea informaiei este o aciune destul de des utilizat la toate nivelurile de analiz a informaiei. Excel-ul ofer utilizatorului diverse

66

posibiliti de filtrare a informaiei. n continuare vor vi demonstrate diferite moduri de utilizare a operaiilor de filtrare. Completai un tabel-list cu informaia indicat n domeniul A1:J9 (a se vedea fig. 8.1), apoi selectai doar o singur celul din interiorul listei. Acionai Data din meniul principal, continuai cu poziionarea mouse-ului pc opiunea Filter (apare nc o list cu opiuni), apoi, micnd mouse-ul, selectai opiunea AutoFilter. Ca rezultat, n toate celulele din titlul listei vei obine inserat o sgeat (a se vedea fig. 8.3).
ji ! dit View Insert Format Tools j Data Window Help v AutoFilter Huvdi u.eu niter... Advanced Filter. JO .... 3 |7 B 4 01/01/01 36 4 02/01/01 )7 1 01/01/01

.2 12
> 2

1 2
2

02/01/01 02/01/01 02/01 /01

Aces me. Dac facei un click pe ele, atunci apare aceast list n care snt afiate valorile n ordine cresctoare (doar cte una, dac valorile se repet) din coloana respectiv. Setnd o valoare din list, vei obine doar rndurile care conin aceast valoare. Dac facei un click pe opiunea AII, atunci vor fi afiate toate rndurile.

Fig. 8.3. Alegerea opiunilor la filtrarea informaiei. Atenie! Aciunea de filtrare poate fi continuat n adncime prin selectarea unei valori din alt coloan. Astfel vei obine rezultatul aciunii a dou filtrri consecutive dependente (a doua operaie de filtrare se aplic doar asupra rezultatului primei filtrri i nu asupra tabelului iniial). Prin urmare, dac dorii s efectuai o operaie nou de filtrare bazat pe informaia iniial din tabel, atunci trebuie, mai nti, s alegei opiunea AII (sau Show AII) (adic de revenit la situaia iniial), apoi s trecei la o alt operaie de li Urare dup valori din alte coloane. n continuare, vom demonstra utilizarea opiunilii Custom din lista de opiuni la filtrare. Pentru aceasta revenii la starea iniial a listei cu informaie (acionai Data, Filter, Autofilter, Show All).

67

Pentru variantele mai avansate ale Excel-ului, n aceast list mai pot fi: Blanks - pentru afiarea rndurilor care conin valoarea Nuli n aceast coloan; NonBlanks - pentru afiarea tuturor rndurilor care au valoare n aceast coloan. Dac selectai din list opiunea Custom, atunci vei obine pe ecran o caset pentru construirea expresiei logice pentru filtrare (a se vedea fig. 8.4). Studiai cu atenie comentariile ataate la figura 8.4, apoi construii filtrul respectiv. Dup ce ai completat (selectat) parametrii respectivi, facei un click pe OK.
In scrim iuC aiijjici ne sugereaz c condiiile se vor referi la valorile din colo a n ^ C a n tT n c a se te le acestea se vor alege expresiile cuvenite i se va activa j. A v v o i c a snt v a i w i i v u v iv u iiu iu g iu u u v iv sau jknd, sau O r (dup sep|). n i cestea o i m valorile care determin graniele donjierjiului de W ri : m9 nici sau kgale cu 12 ori mai mari sau egale cu 23.

AutoFilter
5ho\wow Cant

Idoes not beain with

Fig. 8.4. Construirea expresiilor logice pentru filtre. Exerciii 1. Efectuai operaii de filtrare dup o valoare din fiecare coloan (n pre alabil, de fiecare dat acionai opiunea AII pentru a avea la baz filtrrii lista iniial). 2. Filtrai dup o valoare dintr-o coloan, apoi, far a aciona AII, filtrai dup o alt valoare din alt coloan. Observai ce se ntmpl. Explicai cnd i de ce trebuie de acionat opiunea All sau Show AII.

 ' \ Construii mai multe i diverse expresii logice aplicnd opiunea Custom de la AutoFilter pentru a nsui mai profund posibilitile de filtrare oferite de aplicaia Excel. Copiai rezultatele filtrrii pe o foaie curat aparte. Observai ce se ntmpl cu numerele rndurilor.

ntrebri, probleme
1. Dai exemple de probleme de filtrare a informaiei, probleme care pot fi rezolvate doar utiliznd opiunea Custom. 2. Care sunt avantajele (dezavantajele) utilizrii opiunii Custom n comparaie cu celelalte posibiliti? 3. Are oare vreo importan ordinea coloanelor, ordinea n care se face filtrarea consecutiv (den, cant, pret) sau (pret, den, cant)? Explicai.

8.3. Filtre complexe (avansate)

Operaiile de filtrare descrise mai sus snt destul de utile i ofer posibiliatea de a rezolva un numr destul de mare de probleme care prevd operaii de filtrare. Ins pot fi cazuri cnd utilizarea doar a tehnicilor discutate mai sus devine imposibil. n asemenea cazuri poate fi folosit un alt procedeu de filtrare, operaie care este mai complicat la utilizare, ns poate l i aplicat la rezolvarea celor mai diverse probleme de filtrare. Pentru a pstra tabelele cu informaia deja completat, facei o copie a tabelului (cu care s-a lucrat mai sus) pe o alt foaie. Astfel, vei lucra n continuare cu copia fcut. Inserai 5 rnduri noi (goale) la nceputul tabelului (selectai primele 5 rnduri, apoi acionai comanda Insert, dup aceea alegei opiunea Rows). Vei observa c tabelul cu date va fi deplasat cu 5 rnduri n jos. Apoi copiai denumirile coloanelor din rndul 6 (adic din antetul tabelului) n rndul 1. Rndurile 2, 3, 4 vor fi folosite ulterior pentru construirea aa-zisului Filtru (vom vedea n continuare). Ordinea aciunilor Ia utilizarea filtrelor avansate: I ndeplinii cele necesare pentru a avea cteva rnduri goale naintea listei (n caz de necesitate, inserai cteva rnduri i tabelul va fi deplasat mai jos). 2. Copiai antetul tabelului (rndul 1, ncepnd cu prima coloan denumirile coloanelor din list).

69

3. Completai, formai filtrul (completai celulele respective B1:D2 cu condiiile corespunztoare, a se vedea exemplul de mai jos, fig. 8.5). 4. Facei un click pe comanda Data, apoi - Filter, apoi - Show AH (facei pentru a restabili imaginea complet cu informaia iniial a listei). Selectai lista sau activai o singur celul din interiorul listei. 5. Facei un click pe comanda Data, apoi - Filter, apoi - Advanced Filter. Astfel, vei obinepe ecran o caset special Advanced Fiter (a se vedea fig. 8.5.). Atragei atenia la parametrii propui n mod implicit.
A I

1
Cant

F I 6 H I | J <Pr F TVA CostCuTva CostFTvc CoaTVA Pozit Date

I EI

Advanced Filter
Action -............ ..- ... - ... ; Filter the list, in-place

Date 01/01/01 0 /0 1 01/01/01 4 02 1 01/01/01 1 02/01/01 2 02/01/01 !' '9 ! flO Ti zii 3 3 4

Copy to another location

List range: Criteria ranges $A$6:$J$14 Sheet4!$B$l:$D$2

lique records only

D om eniul ( 1 :D2) centru formarea expresiei logice. Lisf selectat, Um care se filtreaz. Rezultatul va fi plasat n locul prezentei liste (Filter the list/h place). D om eniul n care este lista. D om eniul din care se formeaz filtrul.

Fig. 8.5. Alegerea parametrilor pentru operaia de filtrare.

6.

Analizai dac n cutia List Range este nregistrat corect domeniul listei. Facei coreciile necesare. 7. Facei un click n interiorul cutiei Criteria Range (apare cursorul vertical), apoi selectai domeniul filtrului creat la pasul 3, puin mai sus. Ca rezultat, adresa filtrului va fi format n mod automat. Atragei atenia i la informaia referitoare la opiunea Filter the list, inplace: dac este activat sau nu, corespunde oare dorinelor noastre sau nu. Alegei varianta convenabil. 9 . Dac totul a decurs far abateri, atunci acionai OK i vei obine informaia filtrat (a se vedea rezultatul n fig. 8.6).

70

Atenie! Dac pe parcurs ai comis careva greeli, atunci, se refer n special la nceptori, trebuie s repetai operaia de filtrare din nou, de la nceput (facei un click pe Data, Filter, ..., Show AII). Exerciii Efectuai paii descrii mai sus de cteva ori. n aa m od vei nsui la nivelul cuvenit utilizarea filtrelor avansate. Verificai i analizai rezultatele prezentate mai jos.
6 |Codul Cant den PrC uTVA Pr F TVA CostCuTva CostFTvs CotaTVA Pozit Date io j 15 24 Unt 34 28.3333 816 680: 136 4 02/01/01 V 21 23 Lapte 23 19.1667 529: 440.833 88.1667 1 02/01/01

............. .....:......... .... ...... -.....i.............. \

Fig. 8.6. Rezultatul filtrrii. Observai c snt afiate doar rndurile n care cantitile corespund con diiilor din domeniul filtrului B1:D2 (adic cantitatea este inclus n intervalul (20, 25). Dac vom folosi filtrul (adic domeniul Bl :D3 va conine informaia artat mai jos, a se vedea fig. 8.7), atunci vom obine informaia prezentat n figura 8.8.

Cant den >25

Cant <20

Fig. 8.7. Un filtru cu operaia logic Or. n acest caz vom obine un alt rezultat (toate rndurile cu cantitatea sau mai mare dect 25, sau mai mic dect 20, a se vedea fig. 8.6). innd cont de condiiile indicate n domeniul selectat pentru un filtru, poate fi formulat o regul de construire a expresiei logice: toate condiiile din acelai rnd se includ n expresie, fiind legateprin operaia logic And, apoi expresiile logice obinute pentru fiecare rnd se ( leag prin operaia Or. n cazul dat, < deoarece toate condiiile pentru primul filtru au fost nscrise ntr-un singur rnd, s-a format expresia logic (Cant>20 And Cant<25), iar pentru filtrul format n baza informaiei artate n fig. 8.7, s-a format (utilizat) o alt expresie logic - (Cant>25 Or Cant<20), deoarece condiiile snt situate n rnduri diferite. Atragei atenia c rndurile care nu satisfac condiia logic snt ascunse. Numrul de ordine al rndurilor snt afiate fr modificare.

71

Trebuie s fii ateni la nscrierea condiiilor respective n domeniul planificat pentru formarea filtrului. Greelile de sens care snt corecte din punctul de vedere al sintaxei, nu pot fi interceptate de mediul Excel. Prin urmare, responsabilitatea nscrierii corecte a condiiilor rmne pe seama utilizatorului.
a o o Q

j 7 j ! 'T I In i
jJ L j

6 6 21 23 23
15

M3l
H ; n-i 1

Cant 10 100 12 28 12 12

den Pr Cu TVA P rF T V A CostCuTva CostFTvc CotaTVA Pozit Smintir 12 10 120 100 20 3 Smintir 12 10 1200 1000 200 3 4 Unt 34 28.3333 408 340 68 Lapte 23 19.1667 644 536.667 107.333 1 Lapte 6 5 72 60 12 2 Lapte 6 5 72 60 12 2

Date 01/01/01 01/01/01 01/01/01 01/01/01 02/01/01 02/01/01

:c z

Fig. 8.8. Rezultatul filtrrii conform filtrului din fig. 8.7. n figura 8.9 este afiat informaia determinat ca rezultat al aplicrii unui alt filtru (expresia logic respectiv este construit n baza condiiilor nscrise n domeniul B2:H3). E F I A LJLJLiSJ _ _ D __ G i H j I I J I Pr F TVA CostCuTvCostF CotaTVA !Pozit Date Cant 1 Codul !Cant "den !>25 >100 ; i
<20 4 : 5 6 Codul Cant 6 100 12 ..] 15 111 21 28 nn ; >50 J

fr .r .. den Pr Cu TVA Pr F TVA CostCuT\ CostF CotaW A Pozit 200 3 10 1200 1000 Smintir 12 408 340 68 4 Unt 34 28.3333 23 19.1667 644 537 107.3333 1 Lapte

li,*..... ...
Date 01/01/01 01/01/01 01/01/01

Fig. 8.9. Rezultatul conform condiiei (Cant>25) And (CotaTva>100) Or

(Cant<20) And (CotaTVA <50).

Dup ce ai nsuit bine regulile de utilizare a tehnicii de utilizare a filtrelor avansate, descrise mai sus, ncercai s utilizai i opiunea Copy to another location. Marcnd aceast opiune n etapa potrivit, vei observa c devine accesibil nc o box - boxa Copy to. n aceast box se recomand s indicai adresa unei celule din afara listei selectate, din care va ncepe domeniul cu rezultatele filtrrii. De exemplu, dac lista cu datele iniiale este n domeniul A4:J20, atunci n boxa Copy to putei indica adresa L4. Aceasta

72

nseamn c rezultatul filtrrii va fi plasat spre dreapta-jos, ncepnd din celula L4. Descriei avantajele (dezavantajele) acestui mod de filtrare.

ntrebri, probleme, discuii

1. Putem oare evita folosirea filtrelor avansate? Argumentai prin exemple. 2. Putem oare evita folosirea opiunii Custom de la AutoFilter? Argumentai. 3. Descriei avantajele i dezavantajele utilizrii filtrelor avansate. Dai exemple. 4. Descriei regula construirii expresiei logice pentru filtrele avansate. Dai diverse exemple de formare a expresiilor logice. 5. Poate oare fi plasat filtrul i n alt parte dect n faa listei? Argumentai cu exemple concrete. 6. Toate problemele pot fi rezolvate aplicnd filtre avansate. Sntei de o alt prere? Dai exemple n favoarea sau defavoarea filtrelor avansate. 7. Descriei avantajele filtrelor simple (AutoFilter) n comparaie cu cele avansate. 8. Prezentai un exemplu de problem care poate fi rezolvat doar prin aplicarea filtrelor simple. Considernd ca avei o list cu informaia respectiv completat, o list destul de lung i cu informaie diferit, construii filtrele respective pentru a afia informaia doar despre mrfurile vndute, mrfuri care corespund urmtoarelor condiii: a) mrfuri cu o anumit denumire i un anumit termen de valabilitate; b) au preuri dintr-un anumit interval de valori i au fost vndute n anumite dou zile; c) sau preul a fost mai mare dect o valoare anumit, sau termenul de valabilitate a fost expirat; d) au avut preuri mai mari dect o valoare anumit i termenul expirat i s-au vndut n cantiti mici; e) o marfa concret a fost vndut ntr-o anumit cantitate ntr-o anumit zi sau aceeai marfa a fost vndut ntr-o alt anumit cantitate; f) mrfurile cu preurile dintr-un anumit interval vndute ntr-o anumit perioad i mrfurile cu termenul expirat; g) mrfurile cu un anumit pre; h) un anumit tip de marfa vndut n dou zile anumite.

73

9. Calcule pe grupuri
Aplicaia Excel ofer utilizatorului posibilitatea de a efectua calcule totale pe grupuri. n acest paragraf vom demonstra unele dintre aceste posibiliti. Intrai n mediul Excel i pe o foaie nou introducei n domeniul A1:G8 informaia prezentat n figura 9.1 (s presupunem c aceste date reprezint informaia despre vnzri). Analizai cu atenie informaia i observai c mrfurile pot fi clasificate n dou grupuri: Fanta i Resan. Se presupune c vnzrile au fost fcute n dou zile diferite. Pentru a calcula cantitile totale pentru fiecare tip de marfa vndut n fiecare zi, analizai cu atenie comenta riile din figura 9.1 i acionai n modul respectiv. n figura 9.2 snt prezentate sumele totale pentru primul nivel de grupare - pentru fiecare tip de marfa. m
S M jd e n 41 Fanta 4 Fanta 4 Fanta 5 Fanta 6 Fanta 1 Resan 2lResan Subtotal UnMas 2.5L 12.5L |2.5L [1.5L I0.5L 2.5L M.5L Date 132 01/01/02 01/01/02 02/01/02 02/D1/132 01/01/021 01/01/02 nainte de a aciona com enzile i opiunile respective pentru calcularea totalurilor pe grup, trebuie s sotrai informaia dup coloanele den i Date (deoarece intenionai s cal culai totalul pentru fiecare denumire de marfa, apoi penT ftru fiecare tip de marfa s cal culai totalul pentru fiecare zi). Aadar, dup ce ai efec tuat sortarea respectiv, selec Cancel tai o singur celul din inteiorul tabelului, apoi acionai Remove All &4 ), dup aceea alegei op ^tmo^Subtotals. Ca rezultat, vei obrfeeaeta . Facei un click aici, apoi alegfck<fe/z. Dup aceea facei un click a ci, apoi ale gei Suni. Marcai cmpul Cost. Dup ce ai obinut ceea ce este artat n figura 9.1, acionai OK.

Use function: Jsum Add subtotal to: Date Cant Pret

4i

F J ili 24
R Replace current subtotals

I. Fig. 9.1. Opiuni la calcule pe grup.

74

Au fost obinute dou grupuri de marf; pentru fiecare tip de marfa este calculat costul total. Se afieaz i costul total general (Grand).

1 ! 2 3 : ' 5' 1 8
[

j, D

! E F ! G i

Cant Pret Cost cod Sden UnMas Date 2 6 12 01/01/02 4 Fanta 2.5L ' 01/01/02 7 6 42 4 Fanta 2.5L 01/01/02 7 6 42 4 Fanta 2.5L 02/01/02 4 4 16 5 Fanta 1.5L 02/01/02 .....5 ......3 6 Fanta 0.5L 15 127 Fanta Total 01/01/02 4 4 16 1 Resan 2.5L 01/01/02 2 3 6 2 Resan 1.5L 22 Resan Total 149 Grand Total

Fig. 9.2. Rezultatul ca culelor totalurilor pentru fiecare tip de marfa. Pentru a oine sumele totale ncasate n fiecare zi pentru fiecare tip de marfa, avnd deja rezultatele pentru fiecare tip de marfa (far grupare pe zile), efectuai urmtoarele: 1. Selectai o celul din interiorul listei cu totaluri. 2. Acionai comanda Data, apoi alegei opiunea Subtotals. 3. n caseta Subtotals alegei Date n boxa At each change in, apoi asigurai-v c este funcia necesar n boxa Use Fuction, n cazul dat - Sum. 4. Marcai cmpul Cost n boxa Add subtotal to. 5. Demarcai (boxa s fie curat) opiunea Replace current subtotals. Aceasta nseamn c vor fi pstrate totalurile deja calculate pentru fiecare tip de marfa. 6. Opiunea Summary below data asigur afiarea sumelor totale la sfritul listei cu date. Demarcai-o dac dorii ca sumele respective s apar la nceputul grupurilor respective. 7. Dac dorii ca sumele totale pentru fiecare grup s apar pe o pagin aparte, atunci activai opiunea Page break between groups. 8. Acionai butonul OK i vei obine rezultatele prezentate n figura 9.3. Remarc 1. Pentru a anula calculele pe grup, selectai o celul din interiorul listei, acionai Data, apoi Subtotals. Dup aceea acionai butonul Remove All din caseta Subtotals. 2. La inserarea unui rnd n interiorul unui grup, rezultatele vor fi recalculate n mod automat.

3. Aceeai funcie poate fi utilizat pentru mai multe cmpuri la o singur operaie Subtotal (adic rezultatele s fie prezentate n acelai rnd). 4. Utilizarea diferitelor funcii din boxa Use Function poate fi efectuat prin acionarea repetat a opiunii (aciunii) Subtotals. m K t Butoanele 1, 2, :
3 ,4 pot fi utilizate pentru a ascunde (afi a) informaia din grupuri. Fa cei cte un click pe ele i analizai ce se ntmpl. Ace lai lucru facei i cu butoanelj marcate cu sem n ul 4 cod UnMas Date Cant Pret Cost 2.5L 01/01/02 2 6 12 2.5L 01/01/02 .....7 " 6 42 2 5 L .... 01/01/02 t i ..... I 42 01/01/02 Total 96 5 Fanta 1.5L 02/01/02 16 6 Fanta 0.5L 02/01/02 15 02/01/02 Total 31 1 [Fanta Total 127 1 Resan 2.5L 01/01/02 16 2 Resan 1.5L 01/01/02 6 01/01/02 Total 22 Resan Total 22 Grand Total 149 Grand Total 149 den 4 Fanta 4 Fanta 4 i Fanta

Fig. 9.3. Sume totale pe grupuri la dou niveluri n adncime.

1 ... cod den 2 4 Fanta
4 4 5 6 1 2 E ! F ; G 1 UnMas Date Cant Pret Cost 2.5L 01/01/02 2 6 12 Fanta 2.5L 01/01/02 6 ..71 42 Fanta 2.5L 01/01/02 6 7 42 Fanta 1.5L 02/01/02 4 4 16 Fanta 0.5L 02/01/02 5 3 15 Fanta Max 7 Fanta Total 127 Resan 2.5L 01/01/02 4 4 16 Resan 1,5L 01/01/02 2 3 6 " r Resan Max 4 "~
22

3*

5 7
8 11 12
13 _!4_j :

Resan Total Grand Max Grand Total

ZTi

Aici snt prezentate rezul tatele calculelor pe grup fiind aplicate dou funcii diferite. Rezultatele snt prezentate n rnduri diferite, ceea ce nu este destul de comod pentru analiza vizual. n cazul dat am obinut c produsul Fanta a fost vndut n sum de 127 u.b., iar cea mai mare cantita te la 0 operaie de vnzare a constituit 7 uniti de msur.

149

Fig. 9.4. Rezultatul calculelor pe grupuri la aplicarea a dou funcii. Remarc. Utilizarea opiunii Subtotals este una dintre posibilitile oferite de Excel pentru efectuarea calculelor pe grupuri. Pentru unii utilizatori aceast tehnologie de obinere a datelor sumare pe grupuri poate prea nu chiar att de

76

comod. ns faptul c informaia despre fiecare grup format poate fi afiat pe scurt i n detaliu este un lucru foarte important pentru analiza vizual. La caracteristicile pozitive mai poate fi adugat i faptul c este posibil lrgirea (simplificarea) listei adugnd (lichidnd) rnduri n mod direct pe pagina cu totaluri.

Exerciii, probleme
Completai o list mai mare i cu informaie mai divers despre operaiile de vnzri (tabel similar cu cel din figura 9.1). n baza informaiei din tabelul respectiv s se determine urmtoarele (fiecare tip de marfa poate fi vndut n diferite uniti de msur, deci vor fi mai multe coduri pentru acelai tip de marfa): 1. cantitatea i costul total pentru fiecare tip de marfa; 2. numrul de vnzri pentru fiecare tip de marf; 3. cota TVA total, cantitatea total, media costului pentru fiecare grup; 4. cantitatea maxim din fiecare grup; 5. costul maxim din fiecare grup; 6. cantitatea maxim, preul mediu i numrul de vnzri n fiecare grup; 7. costul total al vnzrilor n fiecare zi; 8. costul total al mrfurilor de fiecare tip ntr-o anumit zi; 9. media cantitilor pentru fiecare tip de marfa vndut n fiecare zi; 10. costul total de fiecare tip de marfa vndut n fiecare zi; 11. suma de bani ncasat n fiecare zi pentru fiecare tip de marfa; 12. media costurilor de marf vndut n fiecare zi; 13. costul total al vnzrilor pentru fiecare unitate de msur pentru fiecare tip de marfa.

ntrebri, discuii
1. 2. 3. 4. 5. Care funcii pot fi folosite la calcule pe grupuri? Cte funcii pot fi folosite la o singur operaie de grupare? Cum putem folosi diferite funcii la diferite coloane? Descriei formele de afiare a rezultatelor. Este oare necesar operaia de sortare prealabil la calcularea totalurilor pe grupuri (ncercai s aplicai operaia Subtotals far o sortare)? 6. Descriei o metod de copiere doar a informaiei sumare de pe foaie cu totaluri pe o alt foaie. 7. Se poate oare obine informaia despre totaluri pe o alt foaie dect cea cu informaia primar?

77

10. Tabele de tip Pivot

n paragraful precedent s-a discutat despre utilizarea unor funcii la efectuarea unor calcule pe grup. Aici ns vom discuta despre alte posibiliti oferite utilizatorului pentru analiza primar a informaiei. Inserai o foaie nou i introducei informaia din domeniul A1:G19 prezentat n figura 10.1. O atare informaie poate fi nregistrat la vnzarea mrfurilor respective. Nu vom discuta despre metodele de nregistrare (despre ele s-a discutat n paragrafele precedente). n acest paragraf vom pune accentul pe tehnologia obinerii tabelelor de tip Pivot, tabele destul de utile la analiza primar a informaiei. Analizai cu atenie comentariul (informaia) prezentat n figura 10.1. 1 O j____ D -. ' E j F j G Dac analizai cu atenie Cant date den Pret Cost Cat informaia indicat n 2 ; 217 28 01/01/01 Lapte 23 644 1 domeniul A1:G19, 3 6 10 01/01/01 Smintina 12 120 1 atunci putei ajunge la 4 6 100 01 /01/01 Smintina 12 1200 1 urmtoarele concluzii: 34 408 1 c au fost vndute 5 I 15 2 01/01/01 Unt 6 36 2 01/01 Fanta 1 5 10 3 mrfuri din trei categorii 7 21 2 02/01/01 Lapte 23 529 1 (vezi coloana Cat)-, 8 ; 23 12 02/01/01 Lapte acru 6 72 1 vnzrile au fost 23 12 02/01 /01 Lapte acru 6 72 1 efectuate n 4 zile). n 10 15 22 02/01/01 Uni 34 816 1 fiecare zi au fost vndute 11 1 2 02/01/01 Carne de vita 23 46 2 diferite produse; n 12 7 0 02/01 /01 Carne de porc 27 54 2 fiecare categorie snt 13 32 0 02/01/01 Resan 4 12 3 incluse mai multe feluri 14 1 2 03/01/01 Carne de vita 23 46 2 de marfa; fiecare fel de 5 ] 3 0 03/01/01 Ovine 34 136 2 marf, posibil, a fost 18 7 3 03/01/01 Carne de porc27 81 2 vndut de cteva ori n 17 31 3 03/01/01 Bere 6 18 3 aceeai zi (cantitile pot 18 36 5 03/01/01 Fanta 5 25 3 fi diferite). 19 3 24 04/01 Carne de oi 1 34 100 2

20

Fig. 10.1. Informaia primar la nregistrarea informaiei despre vnzri. nainte de a discuta modul de obinere a diferite forme de tabel Pivot, analizai informaia prezentat n figurile 10.2-10.4 - tabele te tip Pivot obinute n baza informaiei din tabelul cu informaia primar afiat n figura

78

10.1. n aceste tabele informaia este prezentat din diferite puncte de vedere. Atragem atenia c pot fi obinute destul de multe forme de tabele de tip Pivot, fiecare dintre ele evideniind anumite caracteristici ale informaiei. Prin urmare, care dintre formele potenial posibile snt mai utile i mai eficiente, rmne s determine utilizatorul.
. ; ....j p ;-B j D : jEU--, A ici ni se sugereaz c a fost aplicat Sum of Cost Cat 1 2 3 Grand Total funcia Sum. O t arat c spre dreapta date w 2382 snt aranjate categoriile ( 1 ,2 , 3), iarlj&te 10 0 1 ^372 1601 - n jos snt datele calendaristipertS i 02/01/01 1469^100 12 306 la calcularea subtotalurjlerfla crearea 2 fe -^4 3 03/01/01 100 unor astfddgjfede^pot fi utilizate 100 I 04/01/01 433? diverse tunctii. i Grand Total 3861 463 65 I ;

Fig. 10.2. Costurile totale n fiecare zi pentru fiecare categorie.

D A... ... j .. B l .... C _ J ^ E |____ l ... 1 SurnofCost date.......I 01/01/01 02/01/01 03/01/01 04/01/01 Grand Total 2 den 18 18 3 :Bere 100 100 4 Came de oi 135 54 81 5 Carne de porc 46 92 46 6 Carne de vita 35 25 10 7 Fanta 1173 529 644 8 Lapte 144 144 9 Lapte acru 136 136: 10 Ovine T J ..12 12 11 Resan 1320 1320 12 Smintina 1224 816 408 13 | Unt 306 100 4389 1601 : 2382: 14 'GrandTotal Atragei atenia c n acest caz este afiat un tabel cu o alt structur. Se afieaz costurile totale pentru fiecare fel de marfa vndut n fiecare zi.

Fig. 10.3. Costurile totale pentru fiecare produs (pentru fiecare zi). Sarcini 1. Comparai tabelele de tip Pivot cu tabelele obinute la utilizarea opiunii Subtotals (opiune din meniul ataat la comanda Data, a se vedea paragraful 9). 2. Dai exemple de probleme pentru analiz, probleme care nu pot fi rezolvate utiliznd opiunea Subtotals, dar pot fi rezolvate cu tabelele de tip Pivot.

79

3. Enumerai avantajele (dezavantajele) tabelelor de tip Pivot n comparaie cu tabelele obinute utiliznd opiunea Subtotals. 4. Argumentai gradul de accesibilitate pentru utilizatorii nceptori.
1 : 2 idate Data 3 ! 0 /0 1 Sum of Cost TI Count of Cant 5 ; 02/01/01 Sum of Cost Count of Cant 6.) 7 I 03/01/01 Sum of Cost 81 Count of Cant 9 .! 04/01/01 Sum of Cost 101 Count of Cant 11 Total Sum of Cost 12 Total Count of Cant I I D ! E L ___ : Cat | ....... 1 2 3 Grand Total 2372 10 2382 4 1 5 1489 100 12 1601 ....4 ...... 2 1 7 ! 263 43 306 ;ti ...i 2 5 100 100 T 1 3861 463; 65 4389 8 6 4 18

Structura acestui tabel difer mult de structura tabelelor prezentate mai sus. Au fost aplicate dou funcii de calcul (Sum i Count). Sensul rezultatelor este evident i analog cu cel din tabelele obinute cu Subtotals.

Fig. 10.4. Tabele de tip Pivot cu dou funcii diferite de calcul.

10.1. Ordinea aciunilor la crearea tabelelor de tip Pivot

1. Selectai o singur celul din tabel, cu date primare (domeniul Al :G19). 2. Acionai comanda Data, apoi alegei opiunea Pivot Table Report. Ca rezultat, apare o caset cu opiuni la primul pas al Wizard-ului. 3. Marcai (dac nu este marcat opiunea) MicroSoft Excel list or database, apoi acionai butonul Next. Ca rezultat, vei obine caseta cu opiuni de la urmtorul pas, caset n care ni se sugereaz domeniul listei cu informaia primar. Dac sntei de acord, atunci acionai Next, dac nu, atunci corectai n boxa Range referina la domeniu. Dup aceea acionai butonul Next pentru a trece la urmtorul pas - pasul trei. Atenie! n cazul n care avei deja careva tabele de tip Pivot, vei obine o caset cu un mesaj respectiv. Trebuie s rspundei cu No (detalii putei afla utiliznd Help-ul). 4. Analizai cu atenie cele explicate n figura 10.5, apoi n modul cuvenit atribuii parametrii respectivi. n acest caz, tabelul Pivot va conine n rnduri informaia despre zile, iar n coloane - despre denumiri. Se va calcula suma costurilor n coloana Cost (acest cmp a fost inclus n zona DATA din caset). Dup atribuirea parametrilor respectivi, acionai butonul Next i vei obine caseta cu parametrii la pasul 4.

80

5. Alegei opiunea New Worksheet. Aceasta nseamn c tabelul nou de tip Pivot va fi plasat pe o foaie nou. Dup aceea acionai butonul Finish pentru a obine tabelul final. Atenie! Tabelul va f pe o foaie (inserat n mod automat) nou. Dac dorii s plasai tabelul pe o anumit pagin, atunci, la pasul respectiv, marcai opiunea Existing Worksheet, apoi n boxa respectiv introducei adresa unei celule din foaia n cauz, de exemplu Pivot2!Al. Aceasta nseamn c colul stnga-sus al tabelului calculat va fi plasat n celula A l de pe foaia Pivot2.
PivotTable Wizard - Step 3 of 4
Construct your PivotTable by dragging the field buttons c q ^ e right to the diagram on the left.

PAGE 1 udCc

den j

COLUMN Sum of Cost DATA j

x* \

fT a n tH f;

Denumirile rndu rilor se iau din coloana Date, iar ale coloanelor din coloana Den.
|___

ROW

I date | r zs n j _ ^ P '-d e :'.I

| Pret

|:

^ L s i ..1
Cancel |

_ __________ <Back || Next > j|

Fjnish

La nceput patrulaterele ROW, DATA, COLUMN snt goale. Agai denumirea Date din lista denumirilor coloanelor listei selectate i trecei-o n zona ROW, apoi agai denumirea Den i trecei-o n zona Column. Dup aceea agai denumirea Cost i trecei-o n zona Data. Funcia Sum, n unele cazuri, este atribuit n mod automat. Fig. 10.5. Atribuirea parametrilor (pasul trei). Remarc 1. La orice pas putei ntoarce procesul de atribuire a parametrilor la pasul precedent prin acionarea butonui Back. Butonul Cancel urmeaz a fi utilizat pentru a ntrerupe aciunea curent. 2. Dac dorii s aplicai funcii pentru calcule i pentru alte coloane, atunci asigurai existena barei cu butoane Pivot Table (acionai: View,

81

Toolbars, Pivot Table), apoi acionai butonul Pivot table Wizard (a se vedea fig. 10.6). Ca rezultat, apare caseta prezentat n fig. 10.5. Trecei, de exemplu, denumirea Cant n zona Data, apoi acionai Finish. Vei obine rezultatul prezentat n fig. 10.6. 3. Dac dorii, de exemplu, n loc de funcia Sum s utilizai o alt funcie, atunci acionai lista Pivot Table din meniul Pivot Table. Vei obine o list cu opiuni. Din aceast list alegei Field i vei obine o caset n care trebuie s alegei funcia respectiv, (a se vedea fig. 10.7). 4. Aici au fost prezentate doar unele exemple de tabele Pivot. Un utilizator mai insistent poate descoperi un numr destul de mare de posibiliti pentru crearea tabelelor de tip Pivot.
1 2 date 3.. | 01/01/01 4 5 ! 02/01/01 T | 7 | | Bovine Fanta Lapte Lapte acru Ovine Porcine Resan Smintina Unt Grand Total 1320; 408 2382 10! 644 152 2 28 110 12 54 1601 12 816 46: 529 144 24 78 2 3 ~2\' ;..23 .............. 24 306 136 81 46: 25: 18 17 4 3 ' 3 ........... 2 ! .........5 68 68 2 2 4357 12 1320 144 204 ! 135 18 92: 35 1173 249 110 3S 6 5 3 24 3 4 7 51 D E F 6 H j! I ! J |: ! LI M Data Sum of Costl Sum of Cant Sum of Cost Sum of Cant 1 03/01/01 Sum of Cost j Sum of Cant j 04/01/01 Sum of Cost I, Sum of Cant Total Sum of Cost Total Sum of Cant |den [Bere

10 11 12 13 : i f t i 1 jjx j 14 PivotTable 0 ! % ' 15 ---------- ---........... . L 16 v PivotTable Wizar 4 17

r ... 4 .......... - * * ' - - ... - -= ~ T ...- j............ j .......... > ............f ..- '........ ' ...;...... : j -

Fig. 10.6. Utilizarea a dou funcii la calcularea totalului. Remarc. Bara cu instrumente Pivot Tabele conine un ir de butoane care ofer utilizatorului diverse posibiliti de afiare a informaiei n tabele: a) Opiunea Refresh Data asigur recalcularea totalurilor (lista cu informaia primar poate fi modificat i, pentru a obine informaia corect, trebuie de acionat aceast opiune). b) Opiunea Select poate fi utilizat pentru selectarea anumitor componente din tabel (pentru a nelege modul de aciune, facei exerciii cu utilizarea tuturor opiunilor care apar Ia selectarea Select din Pivot Table). c) Pentru a lichida, de exemplu, informaia despre numrul de vnzri, facei un click pe Count of Cant, apoi facei un click-dreapta pe selecie, dup

82

aceea alegei opiunea Delete (mai snt i alte modaliti, de exemplu, avnd caseta din figura 10.5, agai obiectul respectiv din zona DATA i tragei-1 n afar). d) Opiunea Formulas este pentru a utiliza i alte funcii (ale utilizatorului). iPivotTable

PivotTable 1(PI Q ! 'j!*i [S l fn l a S IP! Wizard,., j ! s i IS .: .................. - $ Refresh Data Select Form ulas
f 4 /

mt of Cant
immarize by:

! _!

Options,..

Average Max Min Product Count Mums

Number,

n cazul dat, a fost selectat cmpul Sum o f Cant (n figura 10.6 este selebtM cmpul Sum o f Cost).An caseta P iv o tta b le Field este selectat funcia C ount pentru acest cmp Camt (coloan). Dac acionm OK, atunci vom obine i numrul total de vnzri n ziua dat.

Fig. 10.7. Alegerea altei funcii pentru calculri totale pe grup.

Avnd caseta cu instrumente Pivot Table pe ecran, selectai domeniul B2:C7, apoi facei un click pe bu tonul Group. Vei obine dou g ru p ele coloane: prima grup coloanele selectate, a doua grup coloana rmas. Prin urmare, dou coloane selectate au format un grup nou i s-a creat posibilitatea de a face calcule pe grup. Analizai informaia din fig. 10.9.

01/01/01
02 /01/01 0 3 /0 1 /0 1 0 4 /0 1 /0 1 G ra n d Total
PivolT able

3 G ra n d Total 2382 1601 306

100

PivotTable

Fig. 10.8. Formarea grupurilor.

83

n continuare, vom demonstra cum pot fi efectuate i alte moduri de calculare a totalurilor pe grup. Considernd c avei deja tabelul Pivot creat n modul afiat n figura 10.2 (dac nu-1 avei, atunci creai-1), urmai indicaiile din figura 10.8. ....|.... A ....
1 Sum of Cost Cat2 Cat

H ! I
PivotTable Field

2
date 4

0 /0 /0 2372 111

Grand Total Mame: 2382 Orientation 1601 | ^ Row 306 OK (* Column . Page Cancel Delete Sum Count Average Max Min Product Advanced. Number.,

5 0231 1489 100 1 6 0331 263 ______ 100 0411

8 Grand Total 3861 463 65

100
4389

Subtotals I Automatic

9 10
11 PivotTable

Custom
(* None

Hide items: Butdnul P ivot T able Field. Group1 C oloanele din tabel form eaz dou grupe. ^ I 3

1J

Fig. 10.9. Atribuirea funciei de calcul pentru grupul nou. Dup ce ai obinut grupul nou creat, facei un click pe Cat2 (acesta-i numele grupului format) i vei obine selectarea pe grupe. Facei un click pe butonul Pivot Table Field din bara cu instrumente Pivot Table pentru a obine caseta respectiv (a se vedea n partea dreap a figurii 10.9). Observai denumirea Cat2 n boxa Name, iar n grupul de opiuni Subtotals - opiunea None (nseamn c pentru acest grup nu este atribuit nici o funie). Facei, de Ei F D ..... ;.......A....... I n coloanele D i E snt afiate 1 Sum of Cost Cat2 |Cat totalurile pe grupul nou G ro u p l Groupl Sum 3 Grand Total i respectiv grupul 3, n Groupl 2: 1 2 3 date coloanele i - totalurile 2372 10 2382 4 : 01/01/01 2372 incluse n grupul G ro u p l. A na 1601 1589 12 5 02/01 /01 1489 100 306 lizai cu atenie cifrele i vei 263 263 4 6 03/01/01 3 100 determ ina cu uurin m odul n 100 100 7.i 04/011 4324 65 4389 care au fost efectuate calculele. 8 Grand Total 3861 463 Fig. 10.10. Tabelul cu informaie pe grup (D=B+C).

84

exemplu, un click pe funcia Sum (din grupul Subtotals), apoi acionai OK. I * rezultat, vei obine tabelul din figura 10.10. :i Pentru a demonstra unele posibiliti mai modeme oferite utilizatorului de I xcel 2000, n comparaie cu versiunea precedent, vom prezenta un exemplu. Problem. Fie c avem o list (fig. 10.11) cu informaie despre vnzrile unor produse. S se propun o schem de analiz a informaiei pentru fiecare produs din punctul de vedere al caracteristicilor prezentate n tabelul dat.
n tabelul prezentat informaia este sortat pe niveluri n adncime: den - primul nivel; UnM nivelul 2; Data - nivelul 3. Menionm c n realitate un asemenea tabel se formeaz pe parcursul operaiilor de vnzare. Prin urmare, tabelul trebuie sortat n modul corespunztor, innd cont de necesitate. 14 15 li. 17 18 5 BereB S BereB 6 BereB 6 BereB 6 BereB St 1 St 1 St 1 5 St 1.5 St 1.5 5 3 9 1 4 8 8 10 10 10 40 24 90 10 40 03.02.2001 04 02 2001 04.02.2001 04 02 2001 04.02.2001

1Qi

Fig. 10.11. Tabelul cu informaia primar despre vnzri. Problema formulat poate fi rezolvat n mai multe moduri. Unul dintre ele este utilizarea opiunii Subtotals. Despre aceast opiune s-a discutat mai sus. Aici ns vom demonstra posibilitile tabelelor de tip Pivot (Excel 2000), n special, utilizarea posibilitilor grafice care snt, evident, mult mai superioare fa de elementele respective din versiunile precedente. O dat ce ai efectuat sortarea dup cele trei niveluri (dac nc nu ai lcut, atunci facei sortarea dup cum este artat n figura 10.11), selectai o celul din interiorul tabelului, apoi acionai comanda Data,/dup aceea alegei opiunea Pivot Table or Pivot Table Report. Ca rezultat, vei obine pe ecran prima caset cu opiuni. Marcai opiunile Microsoft Excel or

85

DataBase i Pivot Table, apoi acionai Next. Verificai n caseta aprut dac domeniul listei a fost nregistrat corect (boxa Range), apoi acionai butonul Next. In cazul n care mai avei construite unele tabele de tip Pivot, vei fi prentmpinat. Trebuie s alegei opiunea No pentru a crea un tabel nou. Pe ecran vei obine o alt caset n care trebuie s marcai opiunea New Worksheet, apoi s acionai butonul Layout (a se vedea fig. 10.12) pentru a obine imaginea din figura 10.5 i s acionai n continuare conform indicaiilor. La acionarea butonului Finish pe ecran va f afiat imaginea din figura 10.13 (versiunea Excel 2000 ofer posibiliti mai largi dect versiunile anterioare). Cmpurile din caseta Pivot Table se trec n locurile respective n
Acionnd butonul Layout vei obine o caset de continuare, similar cu cea din Excel-97. Butonul Options poate fi acionat dac dorii s modificai valorile obinuite ale parametrilor.
re do you want to putt New worksheet *

Opiunea New worsheet marcat asigur crearea tabelului Pivot pe o pagin nou. Tabelul Pivot va Existing workshei fi plasat ncepnd cu A3 (colul ]=$A$3 stnga-sus).

Finish to create your PivotTable.

*
i

Layout;

Options..

Cancel

< Back

Finish

Fig. 10.12. Atribuirea parametrilor. modul descris mai sus (prin agare i deplasare). Pentru nceptori nu se recomand s modifice parametrii din caseta care apare dup acionarea butonului Options. Atenie! Caseta cu instrumente Pivit Table (a se gsi n fig. 10.13) poate f afiat sau ascuns prin acionarea View - ToolBars - Pivot Table. Avnd tabelul Pivot cu calcule n dou cmpuri (fig. 10.14), tabelul din partea de jos), selectai o celul din interiorul tabelului, apoi facei un simplu click pe butonul Chart Wizard din bara cu instrumente Pivot Table. Ca rezultat, vei obine o diagram similar cu cea din figura 10.15. Atragei atenia la trei butoane (UnMas, Data, den). Ele corespund cmpuri lor trecute n zonele respective n etapa de creare a tabelului. Dac facei cte un click pe sgeata din dreapta a unuia dintre butoane, atunci va aprea o list n care vei putea marca sau demarca informaia pe care dorii s-o avei n diagram.

86

Situaia creat: s-a agat cu mouse-ul UnM de aici i s-a trecyt-acoo, apoi den de aici^-a^olo. D jnfp acgga^fest^gat^sTTa^fStrecut undewaici i, ca rezultat, a fost obinimabelyi^vop^ase vedea fig. 10.140.n a&^rtH5meniu se^ec Cmpi^eJfHgafe^e cableaz totalele, tot aici tforfi plasate rezultatele.

Fig. 10.13.|Posibiliti de continuare dup acionarea butonului Finish.

3

S u m o f cosj

_6jst1

5 iS t 0 .5

In tabelul de mai sus este afiat inform aia definitiv c a r e a i k a t a l operaiei Sum n coloana Cost. A gm C ant de ^ici i l transportm p e s te S im o f co st i vom obine tabelul de aici.
" <15 16 17 1 18 | PivotTable cod cost

1 9
I !

4 UnM 5 St 0.5

Pentru a afia sau a ascunde o anunTtta-uiformatie, facei un click pe unuTHultf^aceste triunghiuri. Astfel vei obine o list n care vei putea selecta sau deselecta unele entitti.
_______ 34 ' 38! _______ 72)

Fig. 10.14. Tabelul de tip Pivot creat n dou imagini.

87

Exersai toate opiunile oferite ca s v convingei de posibilitile extraordinare oferite utilizatorului pentru a analiza informaia. Aici problema formulat mai sus se consider rezolvat. Concluzie. Facilitile oferite de Excel 2000, descrise n acest paragraf, permit efectuarea analizei rezultatelor obinute n diverse domenii de activitate ntr-un mod deosebit de convenabil i expresiv.
Observm n spaiul diagramei trei butoane: UnM, Data (se afl n partea de jos a diagramei) i den (se afl n partea dreapt). Fiecare dintre ele are cte o sgeat n partea dreapt. Facnd un click pe sgeat, obinem o list n carea marcm identitile pentru care dorim s afim informaia. n cazul dat a fost acionat pe butonul aprut lista cu identitile Sum of cost i Sum of Cant. Ambele snt marcate, de aceea se va afia informaia i despre cost, i despre Cant.

BereA Berc

V Sum of Cant

l\"chart5heet4

\ch rt2 a /sheets /sheetl /sheet2 I S h e eti/

J<

Fig. 10.15. Diagrama cu date din tabelul Pivot (Excel 2000). Remarc. Analiznd opiunile din lista Pivot Table din bara cu instrumente cu acelai nume (sau facnd cte un click dreapta pe diferite elemente din tabelul Pivot), vei obine o list cu diverse opiuni. Utilizndule, vei putea descoperi o serie de posibiliti, despre care nc nu s-a discutat. De exemplu, facei un click-dreapta pe o celul cu informaia Sum of Cant, va aprea o list cu nite opiuni, apoi selectai Field Settings i vei obine o caset n care vei putea modifica funcia de calculare a totalurilor.

Din cauza lipsei de spaiu, studierea celorlalte opiuni este lsat pe seama cititorului.

Exerciii, probleme
1. Lichidai toate foile cu tabelul de tip Pivot, nchidei fiierul (cartea dat) apoi deschidei-1 din nou. 2. Creai cte un tabel de tip Pivot pentru calcularea costului total i a cantitilor totale (pentru fiecare funcie - cte un tabel aparte). 3. Creai un tabel de tip Pivot pentru Cant i Cost (n acelai tabel). 4. Modificai funciile pentru calculrile totale. Analizai i explicai rezultatele. 5. Facei aceleai calcule schimbnd locul coloanelor i rndurilor ntre ele. 6. Creai diverse tabele cu diferite funcii de calcul. 7. Creai un tabel cu mai multe cmpuri i demonstrai posibilitile de creare a grupurilor noi.

ntrebri, discuii
1. Crearea unui tabel de tip Pivot este un proces mult mai complicat dect crearea (obinerea) totalulrilor de tip Subtotals, ns tabelele de tip Pivot ne ofer posibiliti mai la rg i. Sntei de o al prere? Argumentai. 2. Aplicnd doar opiunea Subtotal nu putem obine totaluri finale pe grup. Este oare aa? Argumentai, dai exemple. 3. Care este, dup opinia dvs., cel mai mare avantaj al tabelelor de tip Pivot? 4. n care cazuri este necesar de creat tabele de tip Pivot? 5. Descriei avantajele (dezavantajele) utilizrii formei grafice de afiare a informaiei. 6. Care este efectul aplicrii opiunii Refresh? Putem oare fi siguri c tabelul va fi recalculat corect? Dai exemple. 7. Propunei o modalitate de a asigura recalcularea integral a tabelelor de tip Pivot pentru cazurile lrgirii listelor cu informaie primar. 8. Dai exemple de aplicare eficient n diverse domenii de activitate a tabelelor de tip Pivot. 9. Dai exemple de includere a unor cmpuri noi, diferite de cele existente n tabelul iniial. Descriei importana acestor faciliti prin exemple concrete.

89

11. Construirea diagramelor

Diagramele reprezint o form de prezentare grafic a 'datelor. n diverse domenii de activitate informaia este gestionat n mai multe moduri. Alegerea unui mod mai simplu de prezentare a informaiei i, n acelai timp, cu un coninut amplu, pentru a lua decizii concrete, devine o problem. In asemenea cazuri anume diagramele pot deveni foarte utile. Diagramele de diferite forme, mai mult sau mai puin reuite, se utilizeaz n toate domeniile de activitate. Astzi snt cunoscute numeroase tipuri de diagrame, fiecare dintre ele fiind mai mult indicate pentru expunerea informaiei din unele domenii i mai puin ~ din altele. Adesea, din nefericire, alegerea unui tip de diagram depinde de obinuin, de popularitate, far a se ine cont de specificul informaiei afiate.
n tabelul din domeniul de celule A1:E7 se conine informaia despre vnzrile totale pentru fiecare produs. Aceste date pot fi prezentate sub form de diagram. Construirea unei diagrame este nsoit de un Wizard n 4 etape. n fiecare etap este necesar atribuirea anumitor valori parametrilor care vor determina integral diagrama.JpJboxa Chart Type poate fi alesjipTffpotrivit facnd doar un click pe m element dinjist. Puin spre dreapta putei o ^ e r fa imaginea tijDjj&rTrespectiv d^H^gram selectai

Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart

ly \

Chart type:

^Atragei atenia c unele diag agem

rame pot fi utilizate doar n anumite domenii de activitate, n care forma de afiare a informaiei este cea mai aproPress and hold tc pia(-de^emtl4ciclus n date. ^Dup ce ai ales tipttkdiagramei, activati butonul Next. Fig. I l . l . Selectarea datelor i alegerea tipului de diagram. n continuare, prin construirea unor diagrame concrete, vei nva s utilizai instrumentele mediului Excel pentru construirea diagramelor. Vor
90

fi demonstrate diverse tehnici de utilizare a opiunilor, atribuirea propriet ilor etc. la crearea diagramelor. Aadar, s trecem la un exemplu concret. 1. Deschidei o carte nou, completai domeniul de celule Al :E7 n modul artat n figura 11.1. Selectai domeniul E2:E7, apoi acionai butonul Chart pentru a iniia procesul de creare a diagramelor. 2 . Dup acionarea butonului Next din prima caset aprut la primul pas, apare o alt cutie (fig. 11.2) cu partametrii care determin modul de preluare a numerelor din linii sau din coloane. n cazul dat se arat c datele pentru diagram vor fi preluate din coloane.
Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Spure

D a ta R a n g e

j S e r ie s ^

(+

Rows Columns

Parametrii din etapa a 2-a sm TinekiiJiidou pagini: D ata R ange TSeries. A ici snt artai parametrii de pe pagina Data Range (se vede c este activ). In boxa Data Range se arat medniul cu datele selecm bsA ici se arat c infor maia preluat din coloane. D&s^totul cores punde cerinelor^Uinci facei un click pe Series i va aprea o ima-gine nou (fig. 1 1.3) - o cutie n care va trebuii s atribuii valorile respective.

Fig. 11.2. Confirmarea domeniului cu valori i modul de interpretare a lor. 3.

4.

Introducei informaia necesar n boxele artate n figura 11.3, innd cont de explicaiile ataate. n caseta care apare n aceast etap (a se vedea fig. 11.4), pagina Titles trebuie s fie activ (se activeaz printr-un click pe denumirea ei), introducei denumirile titlurilor n boxele respective (vei observa imediat locul unde denumirile vor fi plasate n diagram). n aceast etap, pentru nceptori, nu se recomand de activat paginile Axis,

91

Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table. Despre utilitatea lor se va discuta mai trziu. Acionai Next pentru a trece la pasul urmtor.
ource U aia

Data Range

Series

Cuvntul Costul va marca dependena dat n legend (a se vedea fig. l i .4). n boxa Values se arat domeniul valori lor pentru d/agram. n Category (x) axis labels domeniul din care vop/fi luate marcrile de pa axa OX.

Remove Category (X) axis labels: |=Sheet5!$B$2:$B$7

Pentru a scrie domeniul de aici, se selecteaz toat /informaia din aceast box, apoi se sekpteaz domeniul de cduteae pe foaia din elul Excel. Ca rezultat, domeniul va f i inserat n locul informaiei selectate din aceast box. Cnd totul este gata, acionai butonul Next.

Fig. 11.3. Legenda i marcarea pe axa OX.

Chart W izard - Step 3 of 4 - Chart Options

Titles

I Axes

j Gridlines j Legend | Data Labels ] Data Table j

[informaie sumarh ___________ ^

Category (X) axis:

. Fundalul diagramei

Informaie sumar jj^itlu 1

,,

j
.

~
-

diagram ei

jProdusele
Value (Y) axis:
Costul_______

25 -------------- - -

Legenda

^ S4S\

! s ^

Informaia din acesteUoxe se ia pentru titlurile respective din diagram. Denumirea i valorile pe OY Denumirea i marcajul pe Fig. 11.4. Titlurile pentru diagrame, axa OX i axa OY.
P rod u-scb

92

5. n etapa a 5-a urmeaz s stabilii locul plasrii diagramei: pe aceeai pagin cu datele-surs sau pe o foaie aparte. Acionai conform indicaiilor din figura 11.4, apoi acionai butonul Next. Diagrama este gata (a se vedea fig. 11.6). Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location
-Place dt ^ ac dri ca diagrama s fie construit pe o foaie aparte, atunci introducei aici denumirea ei i marcai aceast opiune (As new sheet).

As naw
Dac dorii ca diagrama s fie plasat pe aceeai foaie care conine datele, atunci mar cai opiunea AsiQ^je in i asigurai foii cu datele pentru diagram. object

** As object in:

SheetS

Cancel

<Back

Next >

Finish

Fig. 11.5. Parametrii pentru plasarea diagramei. De regul, diagrama este construit pe pagina cu datele-surs pentru diferite funcii. Astfel, este posibil analiza concomitent i a diagramei, i a datelor prezentate sub form de tabel. Cu att mai mult c n multe cazuri este comod de modificat setul de date urmrind efectul lor n diagram. Includerea datelor sub form de tabel n spaiul ocupat de diagram este, de asemenea, o modalitate de afiare concomitent a datelor mpreun cu interpretarea lor grafic, ns, n unele cazuri, diagrama devine mai complex pentru analiz. Toate elementele unei diagrame pot fi formatate. n acest scop se face un click-dreapta pe elementul respectiv, apoi n lista care apare se selecteaz opiunea Format i, ca rezultat, apare o caset cu parametri cunoscui, care pot fi modificai pentru a obine imaginea diagramei cu caracteristicile respective. Atenie! Fcnd un click-dreapta pe suprafaa ocupat de diagram, vei obine o list din care vei putea alege opiunile respective pentru a modifica diagrama din alt punct de vedere: Chart Type (tipul diagramei) ~ pentru a alege un alt tip de diagram; Source Data (sursa de date) pentru a schimba sursa de date; Chart Options (opiuni pentru diagram) pentru a

93

modifica unele opiuni pentru diagrama dat. n list vor figura i alte opiuni, pe care le lsm pe seama cititorului s le ncerce n utilizare.
Locul pe foaie unde a fost plasat diagrama poate s nu ne convin. n acest caz diagrama trebuie selectat, apoi agat i deplasat n locul cuvenit. Pentru a selecta o diagram, facem un click pe ea i apar semnele de pe conturul ei - semn c este selectat, iar pentru a o deselecta facem un click n afara ei.

TitluHagramei,

Informaie sumar

OY,
axei OX , marc rile pe OX, C ostul

marcrii fundalul
diagramei, lege^ d asn t elementele diagramei.

Fig. 11.6. Diagrama construit.

Prin selectarea opiunii Chart Options putei obine acces la paginile cu parametri. Selectai pagina Data Lable, apoi activai opiunea Show data table (n diagram va fi inserat tabelul cu datele-surs.

Fig. 11.7. Inserarea tabelului n diagram. Dup ce ai finisat construirea diagramei, putei s v ntoarcei la etapele precedente i s deschidei fiecre pagin cu proprieti pentru a studia i alte posibiliti (a se vedea paginile n fig. 11.7). Linia de tendin (a se vedea fig. 11.8) constituie informaia care dezvluie noi caracteristici ale dependenei n cercetare i este unul dintre

94

elementele de analiz integral a proceselor expuse sub form de diagram. Asemenea tehnici snt utilizate destul de frecvent n etapele de analiz a activitii n toate domeniile. O tendin construit ntr-o form potrivit pentru dependena respectiv poate influena decisiv la luarea deciziilor. Executnd un click-dreapta pe o coloan din diagram, obinem o de opiuni. Selectm din ea Add Trendline i va aprea o caset (a se ved sa fig. 11.9), din care trebuie de des forma curbei .
Ttuesta este

, ^
Costul

Prodl 20

Prod2 9

mod4 24 8

ProdS 9

Prc

Add Trendline.,

tabelul cu datele expuse n diagram.

Fig. 11.8. Inserarea liniei de tendin.

Fig. 11.9. Selectarea formei liniei de tendin.

95

Mai sus a fost demonstrat modul de construire a diagramelor care conin doar o singur funcie (dependen). Este posibil includerea a mai multor dependene (funcii) n aceeai diagram. Desigur, n acest caz, valorile trebuie s fie de acelai sens, s varieze n domenii apropiate, comparabile cifric. n caz contrar, diagrama va f greu de analizat, ceea ce poate constitui o pierdere considerabil a utilitii ei. S admitem c au fost efectuate calcule pe grup (opiunea Subtotals) i au fost obinute datele afiate n A1:C8 (fig. 11.10). Se cere de construit o diagram comun pentru ambele tipuri de bere pentru a scoate n eviden diferena dintre ele. Din anumite cauze informaia surs a fost prezentat sub form de coloan comun (coloana C) pentru ambele tipuri de bere. Astfel, pentru a construi dou dependene cu datele-surs aranjate n acest mod, va f necesar, mai nti, de inclus n diagram o dependen, apoi alta.
... . x .... A ..... ... j i o ! 1 j Bere deshisa St 0.5 32U!
2 3 4 5 6 7 8 9 Bere deshisa j Bere deshisa ;Bere deshisa Bere bruna Bere bruna Bere bruna Bere bruna St 1 St 1.5 St 2 St 0.5 ! St 1 I St 1.5 I St 2 I; 280 108 256, 90 li Dere 220 blonda 204 iBere 420 hruna
450 400 -

Vsnzari pe fiecare tip

-4 2 0

n diagrama dat snt afiate dou funcii, datele fiind luate dintr-o singur coloan. n diagram este inclus i tabelul cu date. Observai c datele snt afiate n alt mod dect n coloana C. Gridul este doar pe orizontal. Snt afiate i valorile funciilor.

50 U St 0.5 jlonda 320 90

Series "Dere blonda" Point "St 1" Value: 280

St 1 280 220 St 1.5 108 204 St 2 256 420

Masura

Fig. 11.10. O diagram cu dou dependene (funcii). n acest scop, construii diagrama doar pentru domeniul C1:C4 (vei avea n diagram doar o singur funcie). Pentru a include nc o funcie ntr-o

96

diagram deja construit, facei un click-dreapta pe domeniul diagramei, apoi alegei opiunea Source Data i vei obine pe ecran o box similar cu cea din figura 11.11 (acionai conform comentariilor din figur). Mai sus a fost discutat cum putei aduga serii de date Ia o diagram deja creat. n unele cazuri (n funcie de forma prezentrii datelor pentru diagrame) se pot include mai multe serii de date printr-o singur procedur. Pentru a include mai multe funcii, trebuie de selectat cteva coloane i cteva rnduri. S fim ateni ca opiunea care determin modul de divizare n serii a domeniului bidimensional selectat s corespund necesitilor. In cazul afiat n figura 11.12 a fost aleas opiunea Columns de pe pagina Data Range din caseta Source Data

In hoxa_Series se arat c n diagram este inclus o fun Series ^ ---- cie, numit B ere bSonda. A Dere blonda Name; Bere bruna ^ 2 -a serie He HateS^ripsl apm t^arezultat al clickului pe butonuT&tkL^dup care a 1 Values: l=Sheet4!iC$5:*d tost introdus num eleB ere Add ^ Remove j " " 1 caseta Nam e, iar - & n casetaV alues domeniul Category (X) axis labels: \ |=5heet4!$B$5:$B$8 de date. Dup prsirea boxei Name, denumirea Pentru lichidarea unei funcii din Series2 va f modificat n diagram, selectati numele ei n cea nou. O K Series, apoi clickati R em ove.

Data Range

Series

Fig. 11.11. Adugarea unor noi serii de date pentru noi funcii n diagram.
Informaia-surs es te prezentat n rn duri i coloane. Dup sens informa ia poate fi divizat automat n 3 grupe, pe zile. Astfel, se afieaz cantitile n funcie de produs pentru fiecare dintre cele 3 zile.

Fig. 11.12. O diagram cu trei funcii. 97

n acest caz a fost selectat opiunea Rows. Ca rezultat, aceeai informaie este afiat n alt mod. Cantit ile snt expuse n funcie de zi.

Fig. 11.13.0 alt forma de afiare a informaiei din domeniul B2:E9 (a se compara cu diagrama din figura 11.12).

11.1. Tipuri de diagrame

Dup cum s-a menionat mai sus, Excel-ul ofer utilizatorului un set de diverse tipuri de diagrame. Practica a demonstrat c unele dintre ele snt utilizate mai frecvent, iar altele aproape deloc. Faptul c muli dintre utilizatori n-au utilizat niciodat n realitate unele tipuri de diagrame nu nseamn c acest tipuri nu snt utile. Mai degrab se poate spune c utilizatorii nu cunosc suficient de bine particularitile unor tipuri de diagrame i utilizeaz un tip de diagram, poate nu chiar att de reuit pentru acel domeniu concret de cercetare. De aceea se recomand s studiai ct se poate de bine fiecare tip, de fiecare dat construind cte o diagram cu date din diferite domenii de activitate. Putei utiliza Help-ul pentru a v familiariza cu utilizarea fiecrui tip de diagram. O succint informaie despre tipurile de diagrame poate fi citit n prima caset care apare dup selectarea butonului Chart Wizard. Selectnd un tip de diagram, n aceeai caset, putei analiza informaia respectiv.

11.1.1. Diagrama de tip Pie

n astfel de diagrame se afieaz informaia, evideniindu-se cotelepri din totalul general. Prin urmare, asemenea tipuri de diagrame se recomand de utilizat n cazurile n care ne intereseaz cota-parte a unei

98

valori din totalul general. n figura 11.14 se arat, n particular, c produsul marcat cu St 1.5 constituie 22% din total general (dac apelm la sursa de date, explicm: 204/(90+220+2044-420)* 100%=22% (numrul 22 este rezultatul rotunjirii pna la numr ntreg)). Fcnd un click-dreapta pe domeniul diagramei, obinem o list de opiuni, list din care putem alege, de exemplu, Source Data pentru a modifica sursa de date.
1 i Bere Bere Bere Bere Bere Bere 7 Bere 8 :Bere blonda blonda blonda blonda bruna bruna bruna bruna

Diagrama afieaz doar o funcie. Aici este afiat informaia din C5:C8.

Cu

Fig. 11.14. O diagram de tip Pie.

11.1.2. Diagrama de tip Doogimit

Pentru a afia concomitent mai multe funcii, evideniindu-se cotele-^ pri, pot fi utilizate cu succes diagrame de tip Douglmut. n figura 11.15 rsnt afiate dou funcii, care descriu cotele-pri ale dou produse, informaia din domeniul A1:C8 (a se vedea fig. 11.14). Construirea diagramei, modificrile opiunilor pentru fiecare component se realizeaz n mod standard, cu mici abateri.
Vinzariile pe unutatea de masura

St 0.5

ESt 1
St 1.5 St 2

Valorile snt plasate pe diagram (fapt nu chiar comod, deoarece sectoarele ntunecate ascund valorile). Desigur, valorile pot fi deplasate, ns aceasta necesit o aciune manual.

Fig. 11.15.0 diagram de tip Doughnut cu dou funcii. 99

11.1.3. Diagrame de tip XY (Scatter)

Seriesl

*Series2

Fig. 11.16. Diagrame de tip XY. Atragei atenia la faptul c valorile pentru axa OX din coloana A nu snt ordonate. De asemenea, se admit dou valori pentru o singur abscis. Pentru a studia i a deprinde n practic mai multe tipuri de diagrame, construii cte o diagram pentru fiecare tip de diagrame oferit de Excel. Atribuii diferii parametri i reinei cele mai convenabile forme.

ntrebri, probleme, discuii

1. Cum poate fl modificat sursa de date pentru diagram? 2. Cum poate fi adugat (lichidat) o funcie n diagram? 3. La ce poate servi linia de tendin i cum poate fi inclus (exclus) din diagram? 4. Pot fi oare modificate denumirile n legenda diagramei? 5. Cum putem modifica denumirile marcajelor pe 0X1 6. Cnd se admite modificarea datelor direct n diagram? Explicai. 7. Este oare comod afiarea n diagram a tabelului surs? Explicai. 8. Cum putem schimba locul legendei, afiarea valorilor n diagram; modifica parametrii grid-ului? 9. Cum putem modifica parametrii formatului pentru unele elemente ale diagramei?
100

10. La ce pot fi folosite opiunile Rows, Columns? 11. Cum pot fi incluse (excluse) titlurile pentru unele elemente din diagram? 12. Poate fi oare inclus ntotdeauna numrul necesar de funcii ntr-o diagram? Explicai. 13. Care snt avantajele i dezavantajele diagramelor de tip Pie? Dai exemple. 14. Dai exemple de utilizare a diagramelor de tip Area. 15. Care snt avantajele i dezavantajele tipului de diagrame Pie n comparaie cu Doughnut? 16. Explicai avantajele faptului c modificarea datelor n tabelul-surs implic modificarea imediat i a diagramei. 17. Explicai avantajele i dezavantajele plasrii diagramei pe aceeai pagin cu datele-surs. 18. n care cazuri nu este posibil includerea n diagram a mai multor funcii dintr-o dat? Dai exemple. 19. Fie c avem o list cu informaie despre volumul de lucru efectuat de fiecare muncitor n fiecare zi a unei sptmni. S se creeze o diagram (alegei tipul cel mai potrivit pentru fiecare ntrebare) pentru a afia informaia despre: a) volumul (n funcie de zi) efectuat de cel mai bun muncitor; b) volumul (n funcie de zi) efectuat de primii 2 dintre cei mai buni muncitori; c) volumul total (n funcie de zi) efectuat de toi muncitorii; d) volumul (n funcie de muncitori) efectuat n cea mai bun zi; e) volumul total sptmnal (n funcie de muncitori); f) media zilnic a volumului efectuat de fiecare muncitor; g) devierile de la media zilnic general (media calculat pentru toi muncitorii n toate zilele) pentru fiecare muncitor; h) ponderea volumului de lucru (fa de volumul total) efectuat de fiecare muncitor; i) ponderea volumului de lucru efectuat de cel mai ru muncitor; j) ponderea volumului total zilnic efectuat de toi muncitorii n comparaie cu volumul total sptmnal.

101

12e nregistrarea i utilizarea macros-urilor

Necesitatea utilizrii, precum i nregistrarea aa-numitelor macros-uri va f demonstrat prin rezolvarea unei probleme concrete. Problem. Fie c o ntreprindere dispune de posibiliti pentru fabricarea a 25 de tipuri de produse gata pentru vnzare. Fiecare produs are un anumit termen de valabilitate i din aceast cauz ntreprinderea este interesat s produc doar produsele solicitate de cumprtori i n anumite cantiti. Numrul de uniti de fiecare produs care urmeaz s fie fabricat depinde n mod direct de informaia referitoare la situaia vnzrilor pentru fiecare tip de produs n parte. n funcie de situaia de pe pia, se stabilete un anumit plan lunar care poate fi repartizat pe sptmni. La sfritul fiecrei sptmni, innd cont de vnzri, se elaboreaz (se fac coreciile cuvenite, dac un astfel de plan deja exist) planul pentru urmtoarea perioad. Un plan sptmnal bine chibzuit, coordonat cu planul lunar i respectat n funcie de situaia real la zi, influeneaz direct coninutul planului pentru urmtoarea perioad. n general, analiza activitii zilnice economice la o ntreprindere, este o problem destul de complicat i voluminoas, care poate fi descompus n mai multe probleme mai simple. innd cont de cele expuse, s se creeze o schem de calcul (s se propun o anumit form de nregistrare i pstrare a informaiei primare) capabil s furnizeze informaie despre ndeplinirea planului sptmnal n acest scop realizai urmtoarele: Trecei foaia Detail (dac nu avei o astfel de foaie, atunci inserai-o) n regim de formule (tastai combinaia CTRL + v). Introducei informaia (a se vedea fig. 12.1) n rndurile 1, 2 i 4, apoi numerele artate - n domeniul F6:F25. innd cont de indicaiile din figura 12.1, introducei formulele n coloanele , E, apoi ~ n rndurile 3 i 5. Acionai din nou combinaia de taste CTRL + ' pentru a trece foaia n regim de numere, apoi completai informaia cuvenit pentru a avea toat informaia artat n fig. 12.2. Modificai numerele din domeniul F6:L25 pentru a verifica dac toate formulele au fost introduse corect i rezultatele snt satisfctoare.
102

1. 2. 3. 4.

5.

1 Prim 5Ult5 1 2 3 I 4 1 1 ... 5 Nr Den %PI =E6to6 Pr1 b 1 =77 Pr2 / 2 =88 U 3 "" Pr3 =99 Pr4 4 =E10/D10 Pr5 iu 5 =E11/D11 Pr6 11 6 =1 2 Pr7 1 7 =1313 1 3 8 ... Pr 8 =E14/D14 14 |9 Pr9 1b 10 PriO =E15315 1b 11 P r ii =E16,0 16 J U 12 Pr12 -E 17/D 17 IU 113 Pr13 =E1818 1 14 Pr14 =E19 19 2 u 15 Pr15 =2020 21 16 Pr16 =E21 21 17 Pr17 =E22/D22 2 3 18 Pr18 =E23jD23 ^ 4 19 Pr19 =E24/D24 2 b [20.. Pr20 =2525

[M

$S

jD I
%PI Plan Plan 45 25 50 30 50 58 48 78 65 45 43 29 43 54 89 100 170 45 40 33

E 1 Lun =F5/F4 79

j L I G j H 1 I I J 2 3 4 5 6 7 Mar Mie Joi Vin Sim Dum = G5 /=H 5/= 15/I = J 5 = /=L5/L 45 65 56 44 23 65

2 1

22

Fabr =SUM(F6:L6) =SUM(F7:L7) =SUM(F8:L8) =SUM(F9:L9) =SUM(F1 O L IO ) =S U M (F 1 1 :L li) =SUM(F12:L12) =SUM(F13:L13) =SUM(F14:L14) =SUM(F15:L15) =SUM(F16:L16) =SUM(F17:L17) =SUM(F18:L18) =SUM(F19:L19) =SUM(F20:L20) =SIJM(F21:L21) =SUM(F22:L22) =SUM(F23:L23) =SUM(F24:L24) =SUM(F25:L25)

5 3 5 4 5 5 1 2 3 3 7 4 4 2 3 J Se scrie formula =E 6/D 6 n celula 6, apoi se copiaz n jos agnd-o de colul dreapta-jos. n acelai mod se procedeaz i cu formulele din coloana E (se scrie formula =SUM(F 6:L6) i se copiaz n jos). Se introduc formulele =F5/F4 i =SUM(F6:F25) n celulele F3 i respectiv F5, apoi se copiaz spre dreapta pn n coloana L. Butonul Prim5Ult5 se creeaz dup crearea macros-ului prezentat n figura 10.3.

|3 |

Fig. 12.1. Foaia Detail n regim de formule. Comentarii 1. La sfritul fiecrei zile, n coloana respectiv, ncepnd cu rndul 6, se introduce volumul realizat pentru fiecare produs. 2. n rndul 5, ncepnd cu coloana F, se calculeaz volumul total pentru toate produsele. 3. n coloana E, ncepnd cu rndul 6, se calculeaz volumul total pentru fiecare produs. 4. n coloana se calculeaz ponderea (n %) volumului produs pn la ziua curent n comparaie cu planul sptmnal indicat n coloana D. 5. n rndul 3, ncepnd cu coloana F, se calculeaz ponderea volumului total n comparaie cu planul pe ziua corespunztoare. Modificai numerele din domeniul F6:L25 i analizai cu atenie rezultatele care se obin imediat n celulele din afara domeniului cu informaia primar (celulele F6:L25).

103

Menionm c o analiz vizual i destul de util poate fi fcut n modul dat fr mari eforturi. ntrebarea este, dac pot fi i alte posibiliti de afiare, mai clare pentru analiz. Rspunsul este afirmativ. Vom ncerca s construim doar cteva diagrame care, n mod sigur, vor crea noi faciliti pentru analiza informaiei. 1 I I c | g |. H !': : j :'i i a L 1 1 j _ 2 ...... 3 4 5 7 6 Lun JMar jJoi V ir iSsm D um
3

4 .IN r1 b
2 3 4 IU 5 6 vi T I: ...7 ia i 8 14] 9 1 b 11 0 1 b 11 1 / 12 1 0 13 1 14 2Ut 1 5 21 11 6 17 1 1 8 24 : 1 9 26 20 - T

M.. :

Den % PI Plan Pr1 6 2 .2 % 45 P r2 1 0 0 .0 % 25 P r3 8 0 .0 % 50 P r4 1 0 0 .0 % 30 P r5 8 0 .0 % 50 P r6 6 9 .0 % 58 P r7 86 7% 48 P r8 35 9% 78 P r9 41 5 % 65 P r1 0 8 8 .9 % 45 Pr11 4 1 .9 % 43 Pr1 2 6 5 .5 % 29 Pr1 3 3 7 .2 % 43 Pr1 4 3 5 .2 % 54 P r1 5 21 .3 % 89 1 9 .0 % 1 0 0 P r1 6 P r1 7 21 .2 % 1 7 0 P r1 8 57 8% ' 45 P r1 9 55 0% 40 6 3 .6 % 33 P r2 0

% P I 9 7 .8 % 9 8 .9 % Plan 9 0 .... 9 2 88 Fator 91 28 1 4 25 2 7 40 3 10 30 4 4 40 5 6 40 6 2 32 7 7 28 8 2 27 6 9 40 10 2 18 2 4 19 3 5 16 4 2 19 3 3 19 2 4 19 3 5 36 4 6 26 5 5 22 4 4 21 3 3

9 8 .7 % 77 76 5 4 5 6 5 7 6 5 1 2 2 3 1 3 2 3 4 5 4 3

9 9 .1 % .* 1 0 8 107 5 4 11 4 15 13 3 4 3 16 5 1 2 3 4 1 4 3 2 4

98 1% 54 53 3 2 3 2 3 4 3 2 3 4 1 1 1 1 1 1 12 2 2 2

9 8 .6 % 9 0 .8 % . 72 65 71 59 51 5 3 3 4 4 5 5 3 3 4 4 3 3 3 4 3 2 3 3 3 1 4 2 3 3 4 2 3 3 4 2 3 3 4 2 3 3 2 4

Fig. 12.2.r'abelu cu informa ia prinnar. Acionai n modul urmtor: 1. Inserai o foaie nou i atribuii-i numele Graf 10. 2. Copiai toat informaia de pe Detail pe Grafi 0. 3. Lichidai toat informaia din rndurile cu numrul de ordine mai mare dect 5 de pe foaia GraflO. 4. Trecei pe foaia Detail. 5. Selectai domeniul de celule A5:L25. 6. Executai comanda Data, alegei opiunea Filter, apoi Autofilter. Ca rezultat, toate celulele din rndul 5 vor conine o sgeat n partea dreapt a lor semn c este activat operaia de filtrare Autofilter.

104

7. Facei un click pe sgeata din celula C5, apoi din lista aprut, selectai opiunea Top 10. Ca rezultat, vei obine o caset n care, n boxele respective, trebuie de ales opiunile Top, 5 i Items. Aceste opiuni nseamn c dorii s extragei de la nceput (Top) 5 entiti (Items). Dup aceea facei un click pe OK. Ca rezultat, vei obine informaia filtrat (vezi fig. 12.3). ___________________
Top 10 AutoFilter

_Trei casete n care putei alege sau Top (de la nceput) sau Bottom (de
la sfrit), numrul de nregistrri (elemente).

Fig. 12.3. Selectarea opiunilor pentru filtrare. Remarc 1) n lista din figura 12.4 observai 6 rnduri n loc de 5, dup cum a fost aleas opiunea (a se vedea fig. 12.3). Au fost incluse primele trei rnduri cu valorile 100, 100 i 88.9. Mai trebuia de afiat nc urmtoarele dou. Deoarece urmtoarea valoare este 80 i snt trei rnduri cu aceast valoare, au fost afiate toate cele trei nregistrri. 2) Dac modificai astfel datele ca s obinei 5 valori de 100%, atunci, la utilizarea opiunilor Top, 5, Items, se vor obine doar 5 rnduri.
1 2 3
T
5

P rim 5 U lt5

I i

. f

I 3 4

j
5

... .... f Nr j j D e n
t

%PI Plan

7 Vin Sim D um Lun Ma Mie Joi 116.9% 191.1% 120.5% ! 111.4% 202.2% ; ...........23 65 45 65 56 79

]% P I

; h 1 ' 'y '

1 TS1

2 3 4 5 6 10

Pr2 Pr3 Pr4 Pr5 Pr6 P rl 0

T M M ;

jP I< jF a b r v 25 25 80.0% 50 40 1000% 30 30 80 0% 50 40 80.0% 50 40 45 40 88.9% I

T 2 3 4 5 6 10

" 7 10 4 6 2 2

1 4 5 6 5 7 2 4 11 4 15 13 16

2 3 2 3 4 4

3 4 5 3 4 3

3 4 5 3 4 3

......................

Fig. 2.4. Rezultatul filtrrii. Selectai domeniul celulelor cu rezultatul filtrrii (n cazul dat rnduri, de la coloana A pn la coloana L).

105

9. Acionai comanda Edit, alegei opiunea Copy, trecei pe foaia Grafi 0, selectai celula A6, acionai din nou comanda Edit, apoi alegei opi unea Paste. Ca rezultat, pe foaia Grafi 0 vei obine rezultatul filtrrii nregistrrile cu primele (n descretere) 5 valori n coloana %PI. 10. Selectai domeniul B6:C14 de pe foaia Grafi 0. 11. Facei un click pe butonul Chart Wizard din bara Standart pentru a starta programul de creare a diagramei. 12. Rspundei respectiv la ntrebrile afiate i vei obine diagrama scontat. 13. Modificai elementele din diagram pentru a obine o imagine mai comod4 mai neleas pentru analiz. i 14. Repetai aciunile din p. 7 pentru a construi o alt diagram, care va 13 conine informaie despre ultimele 5, cele mai rele rezultate. Va trebui de ales Bottom n loc de Top (p. 7), de selectat celula A16 n loc de A6 (p. 9), de selectat domeniul 16:C24 n loc de B6:C14 (p. 10). 15. Construii nc o diagram pe foaia G rafi0 cu informaia din domeniul Detail!F2:L3 de pe foaia Detail (aceast diagram va descrie ponderea volumului efectuat conform planului zilnic). Aadar, urrnnd paii indicai mai sus, pe foaia Grafi 0 putei obine cele 3 diagrame, care descriu anumite caracteristici despre ndeplinirea volumului de lucru planificat. Fr ndoial, aceast informaie este util, ns ea a fost obinut ca rezultat a unui ir de aciuni. De fiecare dat, dup introducerea informaiei despre volumul de lucru efectuat, trebuie de repetat aciunile din p. 3~9 pentru a rennoi informaia din domeniile-surse pentru fiecare dintre cele 3 diagrame construite. Acest lucru este destul de voluminos i responsabil i necesit o atenie deosebit. Apare ntrebarea, dac exist vreo cale pentru a-1 facilita. Rspunsul este afirmativ. Mediul Excel propune utilizatorilor posibiliti de nregistrare a aciunilor sub form de macros-uri scrise n limbajul Visual Basic pentru Excel. In continuare, vom descrie modul n care putei nregistra i utiliza un atare macros pentru rennoirea informaiei-surse pentru cele 3 diagrame construite. nainte de a nregistra un macros, se recomand de repetat de cteva ori grupul de aciuni, pe care dorii s-l includei n acel macros, pentru a deprinde ordinea strict de executare a aciunilor. n cazul dat se recomand de ndeplinit aciunile descrise n p. 3 ~ 9 de cteva ori pn v vei convinge c putei face acest lucru far nici o abatere. Numai dup ce v vei
106

convinge c sntei n stare s ndeplinii cu uurin toate aciunile din p. 3 putei trece la nregistrarea macros-ului. Pentru aceasta acionai n 9, modul urmtor: 1. Facei un click pe comanda Tools i alegei opiunea Macro, apoi Record New Macro (nregistrarea unui nou macros). Apare o caset n care vi se sugereaz numele macros-ului nou. Modificai-i numele (n Primele5, de exemplu). Atenie! Toate aciunile efectuate dup alegerea acestei aciuni vor fi nregistrate. 2. Efectuai n ordine strict aciunile descrise n p. 3 ( nimic 9 altceva). 3. Dup efectuarea aciunilor din p. 9 acionai din nou Tools, apoi Macros i alegei opiunea Stop Recording, moment n care se va stopa nregistrarea aciunilor. Ca rezultat, va fi creat (nregistrat) un macros cu numele Primele5, numele indicat de dvs. 4. Repetai paii indicai n p. 3~ 9, ns: alegei valorile Bottom, 5 n loc de Top, 5 (p. 7); selectai celula A l6 n loc de A6 (p. 9); atribuii-i macrosului numele UltimeleS. Ca rezultat, vei obine un alt macros, Ultimele5, care rennoiete informaia-surs pentru diagrama cu informaia despre ultimele 5, cele mai rele rezultate. 5. Executai un click pe Tools, alegei opiunea Macros, apoi selectai numele Primele5 i acionai butonul Edit. Pe ecran se va afia textul macros-ului Primele5 scris n Visual Basic. Derulai textul pn la sfrit i nainte de expresia End Sub introducei UItimele5. (A se vedea textul macros-ului Primele5 modificat n fig. 12.5.) Astfel, mai nti, se va rennoi informaia-surs pentru prima diagram, apoi va fi acionat macrosul Ulimele5, care va rennoi informaia-surs i pentru a doua diagram. 6. nchidei fereastra cu textul n Visual Basic i trecei pe foaia Detail. 7. Asigurai pe ecran existena barei cu instrumente Forms (dac lipsete, atunci facei un click pe View, apoi alegei opiunea Toolbars i marcai bara cu instrumente Forms). 8. Avnd foaia Detail activat, facei un click pe butonul Button din bara cu instrumente Forms, apoi trasai (innd apsat butonul stng al mouse-ului) un patrulater n colul stnga-sus pe foaia Detail. Dup relaxarea butonului apare o caset n care trebuie s alegei numele macros-ului care dorii s starteze la acionarea acestui

107

buton. Selectai numele PrimeleS i nchidei caseta prin acionarea butonului OK, butonul rmne marcat pe contur. 9. Avnd butonul marcat pe contur, facei un click n interiorul butonului, apoi modificai-i numele n Prim5Ult5 (dac din careva cauze butonul a fost deselectat, atunci facei un click-dreapta pe el i va deveni selectat din nou). 10.Dup ce ai terminat redactarea lui, facei un click oriunde n afara butonului i vei obine deselectarea lui. Butonul este gata pentru utilizare. 11.Trecei pe foaia G rafi0, apoi redimensionai i aranjai diagramele n modul artat n figura 12.5. Atenionm c la acionarea butonului creat starteaz macros-ul Primele5, care rennoiete informaia din domeniile-surs pentru primele dou diagrame. Astfel, diagramele respective vor afia informaia recent. .. ..... j d ,| E L- 4 . JLZL ... - 4 ' ...4

yIU 11

4.1 6N r m r X I

2 3 4 5 10

Den % P I Pr2 100.0% Pr3 80.0% Pr4 100.0% Pr5 80.0% Pr1 0 88.9%

Lun Ma Mie Joi Vin Sim Dum % P I 3 0 .4 % 6 4 .4 % 3 3 .8 % 8 9 .3 % 3 1 .8 % 7 8 .3 % 2 7 .7 % Pian 79 45 65 56 44 23 65 Plan Fabr 24 29 22 50 14 18 18 25 25 150.0% Primele 5 50 40 100 .0% 30 30 50 40 50.0% 45 40 10
0 .0% Pr2 40.0% Pr3 Pr4 Pr5 Pr10

13 1 15 Ib l J7J ia 19 21 22 23 24 25 26 j I ' 8 14 15 16 17 Pr8 Pr1 4 Pr1 5 Pr16 Pr1 7 35.9% 35.2% 21.3% 19.0% 21.2% 78 54 89 100 170 28 19 19 19 36
2 0 .0 %

0 .0%

f c t I..I T
Pr8 Pr14 Pr15 P fiS Pr17 E fe c tiv p e z ile

400.0% 300.0%
2 0 0 .0%

100.0% 0 .0 %

Lun

Ma

M ie

Joi

Vin

Sim

Dum

"r"y < \ !

Sheetl /s h e e tZ

PetafT

<rafl i .\G r a f 10 /s h e e t 3 / ^

........

\< j

Fig. 12.5. Imaginea foii GraflO cu diagramele respective. Concluzie. Crearea butonului Prim5Ult5, care starteaz macros-ul Primele5 (a se vedea fig. 12.6), asigur rennoirea domeniilor-surs pentru diagramele o dat create. Prin urmare, dup modificarea datelor din

108

domeniul de celule F6:L26 referitoare la volumul produciei, putei aciona butonul Prim5Ult5 i vei obine diagramele cu informaia recent.
Sub Primele5() Sheets("Graf 10").Select Range(A6:L25).Select Selection.ClearContents Sheets(Detail").Select Range("A5:L25").Select Selection. AutoFilter Field:=3 Selection.AutoFilter Field:=3, Criterial:="5", Operator:=xlToplOItems Range("A6:L25").Select Selection.Copy Sheets(grafl 0").Select Range(Cells(6, 1), Cells(25, 12)).Select ActiveCell.Select ActiveSheet.Paste Sheets( Detail"). Select Application.CutCopyMode = False Selection.AutoFilter ActiveCell.Select Sheets(Graf10").Select Ultimele5 End Sub Sub UltimeletO Sheets("GraflO").Select Range(" A 16:L25 ").Select Selection.ClearComments Sheets("Detail").Select Range("A5:L25").Select Selection.AutoFilter Field:=3 Selection.AutoFilter Field:=3, Criterial :="5", Operator:=xl Bottom lOltems Range( "A6:L25"). Select Selection.Copy Sheets("graflO").Select Range(Cells(16, 1), Cells(25, 12)).Select ActiveCell.Select ActiveSheet.Paste Sheets("Detail").Select Application.CutCopyMode = False Selection.AutoFilter ActiveCell.Select Sheets("GraflO").Select End Sub

Fig. 12.6. Textele macros-urilor Primele5 i Ultimele5. Important. n acest paragraf a fost demonstrat utilizarea macros-ului la automatizarea unui ir de aciuni. Dup cum ai observat, probabil, crearea unui macros nu este o problem chiar i pentru cei care nu cunosc programarea n Visual Basic. Tot ce se cere, este ndeplinirea unui grup de aciuni ntr-o strict ordine, apoi cunoaterea procedurii de nregistrare a macros-ului, dup aceea - crearea unui buton.

ntrebri, probleme, discuii

Facei modificrile necesare pentru a afia informaia despre: 1) produsele al cror plan este ndeplinit n limitele unor anumite ponderi (de exemplu, de la 50% pn la 75%);

109

2) volumul unui produs dat (ales dup numrul lui de ordine din list) fabricat pe zile; 3) abaterile zilnice pentru primele i ultimele 5 produse, sortate n descretere dup abaterea de la planul zilnic. Fie c se pune la dispoziie informaia despre reuita (notele) la 5 discipline a unui grup de studeni. S se creeze o schem comod de calcul pentru afiarea informaiei n form grafic despre: 1) nota medie general pentru cei mai buni 10 studeni; 2) notele la fiecare disciplin pentru primii 3 dintre studenii cu ceamai mare not general; 3) notele la fiecare disciplin pentru ultimii 3 dintre studenii cu cea mai mic not general; 4) notele la fiecare disciplin pentru ultimii 3 dintre studenii cu nota general inclus ntre dou note specificate; 5) media general pentru toi studenii n funcie de disciplin; 6) numrul total de note negative n funcie de obiect; 7) notele la fiecare disciplin pentru primii 5 studeni dintre cei care au cte o restan; 8) notele la fiecare disciplin pentru ultimii 5 studeni dintre cei care au cte un numr specificat de note negative; 9) notele primilor 10 studeni dintre cei care au media general mai mare dect o valoare specificat; 10) numrul total de note negative la fiecare disciplin; 11) numrul total de note ntre dou valori specificate la fiecare disciplin; 12) numrul total de fiecare not pozitiv la fiecare disciplin; 13) numrul total de fiecare not negativ la fiecare disciplin; 14) notele primilor 5 cei mai buni studeni dintre cei cu nota negativ la un obiect specificat; 15) notele ultimilor 5 studeni (ordonai n descretere dup media general) cu un numr specificat de note negative; 16) ponderea total (pentru toi studenii) a notelor negative la fiecare disciplin; 17) ponderea total (pentru toi studenii) a notelor negative la toate disciplinele mpreun; 18) ponderea unei note specificate la fiecare disciplin.

110

13. Utilizarea Excel-ului la calcule ciclice

Aplicaia Excel poate fi utilizat cu succes i la calcule conform algoritmilor cu structuri ciclice. Menionm c Excel-ul determin n mod automat ordinea de aplicare a formulelor n funcie de dependena dintre ele. Dup ce au fost obinute toate rezultatele, atunci cnd fiecare formul a fost aplicat nu mai mult dect o singur dat, se spune c a fost efectuat o iteraie. Dac o formul este utilizat la calcule de dou ori consecutiv, atunci se spune c au fost efectuate dou iteraii. Excel-ul permite organizarea calculelor n regim de ciclu. Pentru a stabili Excel-ul n regim de calcule ciclice, se acioneaz consecutiv Tools - Options - Calculation, se activeaz opiunea Iteration (iteraii), apoi se stabilete numrul de iteraii n boxa Maximum iterations (numrul maxim de iteraii) i se alege eroarea admisibil n boxa Maximum Change (diferena maxim). Opiunea Iteration activat permite calcularea n ciclu, Maximum iteration stabilite numrul maxim de iteraii, Maximum change - ciclul se va repeta n mod automat pn cnd diferena maxim dintre rezultatele obinute la dou iteraii consecutive nu depete valoare indicat. Proprietatea Excel-ului de a efectua calcule repetate poate fi exploatat cu efect anume la rezolvarea problemelor care presupun utilizarea algoritmilor cu structuri ciclice. Problema 1. O persoan fizic care trebuia s achite o sum anumit (de exemplu, 1000 uniti bneti) de bani pentru serviciile acordate, a primit o avertizare c va fi penalizat cu 1% din suma neachitat pentru fiecare zi ntrziere (la calcule se va include i suma obinut la penalizare). Persoana n cauz a achitat datoriile dup 30 de zile ntrziere. Se ntreab, ce sum a achitat persoana n cauz? R ezolvare 1. Stabilii regimul de calculri ciclice pentru Excel (Tools - Options Calculation, apoi activai opiunea Iteration). 2. Stabilii foaia n regim de afiare a formulelor (utilizai combinaia de taste CTRL+') i pe o foaie nou introducei ntocmai toat informaia dup cum se arat n figura 13.1. Remarc. Dac o formul conine cel puin o referin la celula n care aceast formul este introdus, atunci formula dat va fi recalculat n procesul iteraiilor. n cazul dat (a se vedea formulele din figura 13.1) avem asemenea formule n celulele Al i A3.

111

IF (B1 =0;0; IF(A3<B6; +1;))

A fost achit, peste Suma pentru achit. % amenda

30 1000 1

n celula 1 la nceput trebuie s fie 0 (zero). Dac analizai cu atenie formulele din Al i A3, atunci vei observa c valoarea 0 din celula 1 stabilete valorile iniiale n celulele care vor participa la calcule ciclice.

Fig. 13.1. Formulele pentru rezolvarea problemei 1. 3. Trecei foaia n regim de calcule cu rezultate. 4. Introducei n celula B7 suma de bani iniial pentru achitare, n celula B6 - numrul de zile ntrziere, n celula 8 - procentul de penalitate. 5. Dup ce ai efectuat n strict ordine aciunile indicate mai sus, nlocuii numrul 0 din B l cu un alt numr diferit de 0. Ca rezultat, n celula A l vei obine rspunsul la problem (fig. 13.2).
Dac modificm n 0 (zero) numrul din B l, atunci obinem starea iniial. Numrul 30 din B6 arat numrul de zile ntrziate. Numrul 1000 n celula B7 este suma iniial penalizat. Numrul 1 din B 8 arat procentul de penalizare pentru fiecare zi ntrziat. Atenie! Informaia introdus corect n coloana A nu trebuie modificat ulterior.

1 3 4 7 .8 4 8 9 1 5

6 7 8

A fo s t a c h it, p e s t e S u m a p e n tru a c h it ;% a m e n d a

Fig. 13.2. Rezultatul rezolvrii problemei 1. Efectuai urmtoarele: 1. Modificai numrul 30 din celula B6 n 50, introducei cifra 0 n celula B l, tastai Enter, apoi introducei cifra 1 n aceeai celul Bl i tastai din nou Enter. Ca rezultat, vei face calculele pentru 50 de zile ntrziere.

112

2. Modificai pe rnd i numerele din celulele B7 i B8, apoi acionai n modul descris n p. 1. Explicai ce se ntmpl. Problema 2, O ntreprindere cu un capital propriu SI disponibil pentru investiii negociaz la un procent anual Pl% un mprumut S2 cu o banc (la calcularea dobnzii pentru anul curent se include i dobnda pentru anul precedent). ntreprinderea poate obine un venit net anual la un procent P2% din banii investii doar dac investete anual o sum de cel puin S3 uniti bneti. Prin urmare, la sfritul fiecrui an ntreprinderea este n stare s restituie bncii o parte (de exemplu, P3% din venitul net) pentru reducerea sumei datoare. S se creeze o schem de calcul n mediul Excel pentru a determina peste ci ani ntreprinderea poate fi n stare s lichideze datoria pentru a activa doar n baza capitalului propriu (s se varieze diferite valori pentru parametrii SI, S2, S3, Pl% , P2%, P3% i s se formuleze concluziile respective). Rezolvare 1. Asigurai-v regimul de calcul pe iteraii. 2. Trecei foaia Excel-ului n regim de formule (Ctrl+'), apoi introducei informaia artat n figura 13.3. 3. In celula CI introducei valoarea 0.
j A ' S I Cap Firm a S 2 Imprum | S3 Min nec P 1 % pentru S2 P 2 % V en ut annua! P 3 % ntors Bncii Datorie iniiala V en it net pe an ISb De intors Bncii I Datorie recalculata R est din ven annual . C rescut S1 iN um de ani T o ta l intors Bacii : 1000 1000 Introducei exact aceast informaie. 2000 Atrageti atentie la simbolul de separare 20 din formule: sau care poate f 18 stabilit diferit la diferite calculatoare. 50 =B 2 =IF(C 1 =0 ;0 ; fB 12 + 2 5 /1 0 0) =IF(C 1 =0 ;0 ; IF (B 12<B 3; B S *B 6/100; B8)) =IF(C 1 =0; B7; IF (B 8 < = B 1 0; B 1 0 + B 1 0 *B 4 /1 Q 0 -B 9 ;B 1 0)) =IF(C 1 = 0 ;0 ; B 8-B 9) = IF (C 1 = 0 ;B 1 ;IF (B 8 < = B 1 0 ;B 1 2 + B 1 1 ;B 12)) =IF(C 1 = 0 ;0 ; IF (B 8 < = B 1 0; B 13+1; B 13)) = IF (C 1 = 0 ;0 ;IF (B 8 < = B 1 0 ; B 14+B 9; B 14))

.2
3 4 5 6 7

8
9 10 Ti 12 13 14 15

Fig. 13.3. Formulele pentru calculele iterative.

113

4. Introducei formula =337 n celula D l. 5. Iintroducei formula =IF($B$13=0;0;IF($B$13=E2;$B$1Q;D2)) n celula D2, apoi copiai-o n jos n toate celulele din domeniul D3:D15. 6. n celulele E1:E18 introducei numerele nscrise n domeniul respectiv artat n fig. 13.4. 7. Trecei foaia n regimul de calcul (numere) i modificai n cifra 1 informaia din celula CI. Vei obine rezultatele afiate n fig. 13.5 (diagrama va lipsi). Dac modificai n 0 numrul din CI, atunci vei obine situaia iniial.
_ A ________ ; S I Cap Firma 2 jS 2 Imprum jT S3 Mm nec 4 P1% pentru S2 "5 , P2% Venut annual 6.. P3% Intors Bncii 7 Datorie iniiala 8 jV en it net pe an 9 Sb De intors Bncii 10 Datorie recalculata Ti Rest din ven annual 12 Crescut S1 13 ;Nurn de ani 14 Total intors Bacii 15 16 D C L 1000 1 ~ 1000 1020 1000 1027.8 2000 20 1019.5 18 990.3 934.27 50 126.76 1000 0,: 553.9 0 553.9 126.76 0 0 0 0 2077.2 0 61 0 1631.2 0 J L i; 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 .6 J ____H

1200 1000 Ir

1 2 3 4 5 6 7 8

Construii diagrama n baza datelor-surs din Dl:D8.

Fig. 13.4. O soluie a problemei 2. 8. Construii o diagram n baza datelor-surs din domeniul D1:D15. Menionm c datele din coloana D corespund datoriilor fa de creditor. Se presupune c parametrii din celulele B1:B8 vor asigura posibilitatea de achitare a datoriilor n mai puin dect 15 ani. 9. Modificai valorile din celulele B1:B6, modificai n 0 valoarea din CI, apoi modificai din nou valoarea din CI. Astfel vei obine o soluie pentru alte date, adic o alt situaie. 10. Modificai doar cte un parametru din cei descrii n A1:A6 cu valorile din Bl :B6 i determinai, apoi explicai efectele: a) n care msur influeneaz raportul S2/S1 asupra duratei achitrii pe deplin a datoriei fa de creditor?
114

b) Stabilii influena S3 asupra duratei de achitare. c) Care situaie poate fi considerat mai convenabil pentru ntreprindere atunci cnd se ntoarce datoria: n mod parial pe ani n volum maximum posibil; integral la sfritul perioadei; n mod parial pe ani ntr-un volum ce constituie o parte din venitul net? d) Stabilii i dai explicaii dependenei de Pl% , P2%, P3% a numrului de ani poteniali cu datorii. e) Folosind modul de soluionare a acestei probleme, modelai alte situaii din diverse domenii de activitate, probleme care pot fi reduse la o asemenea schem de rezolvare. Problema 3. S se creeze o schem de calcul n Excel pentru calcularea aproximativ a funciei ex pentru diferite valori ale argumentului X. Indicaie. S se utilizeze descompunerea n serie ex = 1 + x + x 2/2 + x3/3 ! + x4/4 ! + . .. Rezolvare Remarc. Prin rezolvarea acestei probleme se va demonstra nc un mod de realizare a algoritmilor cu structuri ciclice. Se propune o serie simpl pentru a concentra atenia asupra modului de organizare a calculelor ciclice. Este cunoscut faptul c Excel-ul stabilete n mod automat ordinea de calculare (recalculare) a celulelor cu formule. Putem deosebi dou situaii principiale: cu referine ciclice (n formul este inclus o referin la nsi celula cu formula n cauz, de exemplu, n celula Al se conine formula =A1 + 1); celule cu referine ciclice lipsesc, ns se recalculeaz n mod repetat toate celulele pn cnd diferena rezultatelor dintre dou etape succesive va deveni mai mic dect o valoare prestabilit. Aceast valoare poate fi modificat dac acionai Tools - Options - Calculation, apoi modificai valoarea n boxa Maximum Change. 1. Trecei pe o foaie nou, stabilii regimul de formule, apoi introducei toat informaia (atenie la formule) n celulele indicate n figura 13.5. Explicaii a) n celula A3 este artat formula pentru calcularea factorului de obinere a termenului n din serie, iar n celula A4 - a termenului + l (formula

115

b) c) d) e)

f)

factorului se stabilete conform formulei a(n+l)/a(n) pentru fiecare serie n parte. n celulele A5 i A6 se obin termenii a(n) i a(n+l). In celulele A7 i A8 se calculeaz sumele din n i n+1, respectiv. Eroarea relativ se calculeaz n celula A9. In celula G3 se arat eroarea admis (se introduce de utilizator, adic poate fi modificat). Formula din A2 n funcie de valoarea erorii relative curente din A9 oprete modificarea valorii n A2, de care depind restul formulelor. Astfel procesul recalculrii va f stopat. n celula A7 se acumuleaz suma ncepnd cu termenul 1 (vezi valoarea lui n celula G2). n celula A8 - ncepnd cu termenul 2. Astfel, vei obine dou sume acumulative, din n i n+1 termeni, respectiv.
1 =IF($B$2=0;0; IF($A$9>$G$3; A2+1 ;100)) =IF($A$2>0; IF($A$9>$G$3; $D$1 /$A$2;0);0) ($A$2>0-IF($A$9>$G$3 $D$1 /f$A$2+1 ) 0) 0) NF($B$2=0;1;IF($A$9>$G$3;$A$5*$A$3;0)) ]=IF($B$2=0;$G$1 ;IF($A$9>$G$3;$AI61A$4;0)) 7 ;=IF($B$2=0;$G$2;W7+$A$5) 8 l=IF(B$2=0;$G$1+$G$2;$A$8+A6) 9 I=AB S(($A$7- $A$8)/$A$7) =EXP(2)

ii
|1 I I I *1 Term 2 =D1/1 Term 1 1 eps 0.01

T 2 3 4 5

1
x/n x/(n+1)

H F

a(n) a(n+1) s=s+a(n) s1=sT+a(n+1)

j(s1 -s)/s|

Introducei cu atenie formulele indicate n celulele respective.

iff

Fig. 13.5. Formulele pentru calcule (problema 3). 2. Introducei cifra 0 n celula B2, apoi trcei foaia n regim de calcule (tastai CTRL+') Ca rezultat, vei obine imaginea din figura 13.6 (imaginea din stnga). 3. Introducei valoarea 1 n celula B2, apoi tastai Enter. Ca rezultat, vei obine datele afiate n figura 13.6 (imaginea din dreapta). 4. Modificai valoarea argumentului funciei n celula Dl pentru a obine valoarea aproximativ a funciei date pentru diferite valori. 5. Facei aceleai calcule pentru diferite valori ale erorii admisibile (modificai valoarea din celula G3).

116

Ateniei La utilizarea regimului de calcule ciclice trebuie s avem grij ca recalcularea formulelor s ia sfrit. Studiai cu atenie exemplele prezentate i dai explicaii: care formule asigur ncetarea iteraiilor.
1 3 ! \:X- G J > . M 1 7.389056099 Arqum X 2 1 Term 2 ' 2 li 0 0 Term 1 1 eps 0.01 0 x/n q
100

ffiM n+1)........I 1 a(n) Cj

8

7 i

2 a(n+1) 1 s=s+a(n) 3 s1=s1+a(n+1) 2 |(s1-s)/s|

0 0 -L i 0 0 fi 7.35556 e l 7.38095 9 0.00345

/ x/(n+1) a(n) a(n+1) s=s+a(n) s1=s1+a(n+1) |(s1-s)/s|

i)iPnformaia n etapa iniial.

b) Rezultatul calcului. Fig. 13.6. Datele iniiale i rezultatul calcului.

10

ntrebri, probleme, discuii

1. Construii o alt schema de calcul pentru calcularea funciei ex. 2. Este oare necesar algoritmul rezolvrii Ia utilizarea aplicaiei Excel? Argumentai rspunsurile pro (contra). 3. Explicai necesitatea utilizrii erorii relative calculate n celula A9 (problema 3). 4. Propunei alte scheme, formule pentru rezolvarea problemei 3. 5. Introducei formulele respective pentru a afia creterea (descreterea) capitalului propriu n perioada cu datorii. 6. Pentru fiecare parametru (problema 2) salvai (pstrai) informaia i construii mai multe funcii n aceeai diagram. Dai explicaii. 7. Este oare rentabil (nu este rentabil) de achitat datorii ct se poate de repede? Dai exemple pro i contra (problema 2). 8. Introducei formulele respective (problema 2) pentru a obine dependena venitului bncii-creditoare n baza procentelor, a dependenei venitului ntreprinderii. Construii o diagram nou, care afieaz dependena artat n figura 13.4 mpreun cu dependenele menionate aici. Dai explicaii referitoare la alegerea unei strategii sntoase acionnd cu creditorii. 9. Se poate oare stabili un set de parametri optimi, care asigur obinerea unui profit maxim posibil (problema 2)? n caz de un rspuns afirmativ, prezentai valorile parametrilor respectivi. Dai explicaii.

117

14. Utilizarea legturilor (Links)

Problem. S se demonstreze diverse modaliti de eviden a produselor vndute la o staie de alimentare cu carburani. n continuare vor fi demonstrate cteva metode, de la cele mai simple spre altele mai complicate.

14.1. Metoda 1
Deschidei o carte nou n Excel i pe o foaie, de exemplu Sheet 1, introducei manual (cu excepia coloanei E n care trebuie de introdus formula =B2*D2, apoi de copiat n jos att ct este necesar) toat informaia n modul artat n figura 14.1.
/ icant den D E pret cost 6 36 3 21 6 48 F data 16/12/01 16/12/01 16/12/01

1 2
4

6 8

7 A76 &

Ori de cte ori este necesar de a fixa informaia, se va completa urmtorul rnd n coloanele , C, D, F. Formula din coloana E trebuie copiat.

14.2. Metoda 2
Deschidei un fiier nou n Excel i pe foaia Sheetl introducei n celulele C2, D2, E2, F2, G2 formulele prezentate mai jos. Formulele respective ncep cu semnul = i sfiresc cu simbolul-paranteza ):
UAlim2 A sJL C _ 1 cod cant den 0 ! E pret cost data 6 36 15/12/01 6m 3 21 15/12/01 7 A76 6 48 15/12/01 8 A98 j j CodpR DenPr Pret 1 A95 2 A98 3 A92 4 A76 Introducei, mai nti, informaia n domeniul I1:K5, apoi introducei formulele n C2, D 2, E2, F2, G2.

n C 2 - =IF(SBLANK (A2)=FALSE;VLOOKUP(A2 ;$I$2:$K$5 ;2 ;FALSE) n D 2 ~ =IF(ISBLANK (A2)=FALSE;VLOOKUP(A2 ;$I$2:$K$5 ;3 ;FALSE);""); n E 2 ~ =IF(ISBLANK(A2)=FALSE;B2*D2;"");

Fig. 14.1. Modelul pentru utilizarea metodei 1.

Fig. 14.2. Modelul pentru utilizarea metodei 1.

118

n F2 - =IF(ISBLANK(A2)=FALSE;TODAY n G2 - = W ( I S B L A N K ( A 2 ) = F M ^ S E ;U '" ') ; Cifra 1 n coloana G arat c informaia este introdus, de exemplu, la unitatea economic 1 (va fi utilizat n continuare). Spre deosebire de metoda 1, n aceast metod snt utilizate anumite funcii standard din mediul Excel. Dup introducerea informaiei n coloanele A i ( codul produsului i cantitatea, respectiv), restul coloanelor se completeaz n mod automat. Avantajul metodei 2 n comparaie cu metoda 1 este evident.

14.3. Metoda 3
F : A ! _ B J 1 D :......E 1 icod cant den pret c o s t data 2 4 44 A76 3 132 13/12/01 3 89 A92 7 623 13/12/01 3 4 Corilrdi ToolboxEI 5 Aa & I; o b\ i F 0 6 7 ni m l ia C odpR 1 2 3 4

1 _X;.

D enP r A 95 A 98 2 A 76

- i J<
Pret

h o 11 iz.

!:!

instrumente *e Ban c u in

C odP r 4 D enP r A 76 P ret 3 D ataC 13/12/01 C an tP r 0

ButomTpentru trecerea informaiei din J7:J11 n rndul urmtor din coloanele , , D. E. F, G. Acesta este un ComboBox.Dup ce se face un click pe acest semn; apare lista-ck mai joi>. Daca selectam un produs din list, atunci informaia respectiv trece n celulele J7:J9. Fig. 14.3. Modelul tabelului pentru realizarea metodei 3. Pentru realizarea acestei scheme de nregistrare a informaiei, trebuie s efectuai urmtoarele: 1. Deschidei o carte nou n Excel i pe foaia Sheet 1 introducei ntocmai informaia indicat n domeniile A1:G1 i II :K5 (a se vedea fig. 14.3). 2. Pentru a proiecta un ComboBox, efectuai urmtoarele:

119

a) Facei un click pe identitatea ComboBox din cutia cu instrumente (Toolbox), apoi trasai un patrulater n rndul 16 (coloanele H, I, J, - n modul indicat n figura 14.3). b) Facei un click-dreapta pe patrulaterul construit, apoi alegei opiunea Properties pentru ca s apar caseta cu proprieti (doar dac caseta respectiv lipsete). % c) Gsii proprietile respective i le atribuii valorile dup cum se arat n figura 14.4, apoi nchidei cutia Properties.
X

jComboBoK1 ComboBox
Alphabetic JCategorized | BoundColurnn ColumnCount ColumnHeads ColumnWidths LinkedCell ListFillRange ListRows

Informaiadingploana 1 a listei, care^parelrcutia ComboBox, va iTmregistrat n celula J7. Lista de tip ComboBox^a-frlctuit din
jtrei \^ limilejrespective,

j^rifnovnmU^v^rfTmeLta din domer5lJ2:K5. Lista va aparea cu

Fig. 14.4. Atribuirea valorilor pentru parametrii unui ComboBox. d) Introducei formulele =VLOOKUP(VALUE($J$7);$I$2:$J$5;2;FALSE) i =VLOOKUP(VALUE($J$7);$I$2:$K$5;3;FALSE) n celulele J8 i respectiv J9. e) Introducei data zilei curente n celula J 10. f) Introducei informaia (comentarii) respectiv n celulele 17:111. g) Facei un click pe triunghiul negru din controlul de tip Combobox i alegei un produs din list. Atragei atenia c se completeaz informaia respectiv n celulele J7:J9. Dac acest lucru nu se ntmpl, atunci trebuie s verificai valorile atribuite proprietilor pentru acest ComboBox. 3. Dup ce v-ai convins c informaia din celulele J7:J9 se completeaz corect, introducei cantitatea de marfa n celula J 11. 4. Construii un buton (butonul Save) pentru a trece informaia pregtit din celulele J7:J 12 n celulele respective n rndul urmtor liber din coloanele , , C, D, E, F, G. Pentru aceasta efectuai urmtoarele:
120

a) Facei un click pe identitatea Button din caseta cu instrumente Forms, apoi trasai un patrulater. Imediat apare o caset (Assign Macro) n care trebuie s selectai opiunea New pentru a crea un text pentru macros-ul care va starta la clickarea acestui buton. Apare o fereastr nou. Introducei textul artat n figura 14.5, apoi nchidei fereastra cu programul scris n Visual Basic, dup aceea trecei pe foaia Sheet 1 (maximizai fereastra aplicaiei Excel din bara Taskbar care se afl, de regul, n partea de jos a ecranului).
A l i m l . x ls - M o d u le 2 (C o d e ) |(G e n e r a l) ^
j

m
jd

j Button*! _ C lic k

Sub Buttonl_Click() D i m s2 As W o r k s h e e t D ir i , j , m rt Set: s2 = S h e e t s (" s h e e t 1") If s 2 . C e l l s (11, IO) = O T h e n ( " c a n t = 0 !"): E x i t Sub i = 2 m s 2 .Cells (i, 1) W h i l e N o t I s W u l l ( i And. N o t IsErapty (m) n) i = i + 1 m = s 2 . C e l l s ( i / 1) Wend = i ^ 2 . C e l l s ( k , 1) = C D b l ( s 2 . C e l l s (7, 10)) s2.Cells(k, 2) = C D b l ( s 2 .C e l l s (11, 10)) s 2 .C e l l s ( k , 3) = s 2 .C e l I s (8, 10) s2 .C e l l s (I , t 4) = s2 .C e l l s (9, 10) s 2 .C e l l s ( k , 5) = s 2 . C e l l s ( 9 , 10) * s 2 . C e l l s ( l l , 10) s2 .Ce 1 Is (k, 6) = C D b l (s2 .Cells (10, 10)) s2.Cells(k, 7) = 1 s 2 .C e l I s (11, lO) = E n d S ub

j g -iJ ... I Fig. 14.5. Programul pentru clickarea butonului Buton 1. b) Facei un click-dreapta pe butonul creat, alegei opiunea Edit Text, modificai titlul butonului in Save, apoi facei un click pe o celul goal. Astfel butonul Save va fi gata. c) Modificai cantitatea n celula J1 1, apoi facei un click pe butonul creat. Analizai dac a fost nregistrat informaia n locul potrivit. Remarce 1) Se poate de scris, mai nti, macros-ul (un subprogram care dorim s fie activat la clickarea butonului), apoi de fcut un click-dreapta pe butonul
121

recent creat, dup aceea de ales opiunea Assign Macro, apoi de selectat din list numele respectiv. 2) Pentru a lichida un buton, facei click-dreapta pe el, apoi alegei opiunea Cut. 3) Pentru a deplasa un buton sau pentru -i modifica dimensiunile, facei un click-dreapta pe el. Ca rezultat, butonul devine marcat (selectat) i-l putei aga, apoi deplasa n alt loc. Agnd de punctele de pe margine, putei modifica dimensiunile obiectului selectat. 5. nchidei fiierul, atribuii-i numele Aliml, salvnd informaia.

14.3.1. Modul de utilizare a modelului propus (pentru metoda 3)

1. Deschidei fiierul Aliml.xls. 2. In celula J 10 introducei data zilei curente (se face doar o singur dat, la nceputul zilei de lucru). Dac introducei n J10 expresia =TODAY(), atunci data va fi introdus n mod automat. 3. Din lista ComboBox putei selecta produsul n cauz (celulele J7:J9 vor fi completate n mod automat). 4. Introducei n celula J l l cantitatea pentru produsul selectat i apsai Enter. 5. Facei un click pe butonul Save i informaia va fi adugat n coloanele , , C, D, E, F, G n rndul liber de la sfritul listei. 6. Repetai punctele 3, 4, 5 de cte ori este necesar (la fiecare vnzare). Facei o analiz a celor 3 metode propuse pentru rezolvarea aceleiai probleme i explicai avantajele fiecrei metode n comparaie cu celelalte. S modificm puin condiiile problemei. Presupunem c avem vreo cteva staii (3 staii) de alimentare i dorim s facem o analiz a vnzrilor att la fiecare staie n parte, ct la toate staiile mpreun. Se propune urmtoarea schem-model: 1. La fiecare staie de alimentare s fie nregistrat informaia conform metodei 3 descrise mai sus. 2. Informaia din toate fiierele respective de la fiecare staie s fie adunat ntr-un fiier comun. 3. Analiza necesar urmeaz s fie fcut n baza datelor din fiierul n care a fost adunat informaia sumar.

122

Pentru a realiza cele expuse, efectuai urmtoarele: 1. Creai fiierele Alim2.xls i Alim3.xls. Pentru aceasta, facei dou copii ale fiierului Aliml.xls, apoi modificai-i numele, n Alim2.xls sau Alin3.xls. 2. Deschidei fiierul Alim2.xls, apoi trecei pe foaia Sheetl, dup aceea facei un click-dreapta pe butonul Save. Selectai Assign Macro (apare o caset), apoi selectai denumirea Buttonl_Click, dup aceea - Edit. n fereastra aprut (cu un text scris n Visual Basic) modificai expresia s2.Cells(k, 7) = 1 n s2.Cells(k, 7) = 2. Cifra 2 corespunde numrului de ordine al staiei. nchidei fiierul Alim2, salvnd modificrile. 3. Facei acelai lucru i pentru fiierul Alim2.xls (modificai expresia s2.CelIs(k, 7) = 1 n s2.Cel!s(k, 7) = 3). nchidei fiierul Alim3,xls, salvnd modificrile. 4. Deschidei un fiier nou (dup ce l-ai deschis, mai adugai o foaie, apoi modificai denumirile foilor n Aliml, Alim2, Alim3, AlimT), nchidei-1 atribuindu-i numele AlimT.xls.

14.4. Stabilirea legturilor dintre Aliml.xls, Alim2.xls, Alim3.xls cu AlimT.xls

Deschidei fiierele Aliml.xls i AlimT.xls (s fie ambele deschise). Activai fereastra Aliml .xls (comanda Window, apoi alegei Aliml.xls). Trecei pe foaia Sheetl i selectai domeniul A1:G100. Acionai Edit, apoi Copy. Trecei n fereastra AlimT.xls (acionai comanda Window, apoi alegei opiunea AlimT.xls sau trecei n ea n alt mod). 6. Trecei pe foaia Aliml i selectai celula Al. 7. Acionai comanda Edit, alegei opiunea Paste Special, apoi tastai butonul Paste Link. 8. Acionai tasta Esc pentru a finaliza comanda. 9. nchidei fiierul Aliml.xls. Ca rezultat al ndeplinirii acestor 9 pai, vei obine legtura dintre domeniul Al:G100 (foaia sheetl) din fiierul Aliml.xls cu domeniul respectiv (Al:G100) din fiierul AlimT.xls (foaia Aliml). Acionnd n modul artat (p. 1-9 imediat mai sus), stabilii legturile dintre domeniile A1:G1Q0 (foaia Sheetl) din fiierele AIim2.xls i Alim3.xls cu foile, respectiv, Alim2 i Alim3 din fiierul AlimT.xls.
123

1. 2. 3. 4. 5.

Acionnd n modul descris n p. 14.3.1, deschidei pe rnd fiierele Aliml.xls, Alim2.xls, Alim3.xls i introducei careva informaie despre vnzrile de produse. De fiecare dat, dup introducerea informaiei pe foile Sheetl, nchidei fiierele respective. La acest moment avei informaia respectiv despre vnzri la fiecare staie de alimentare. Fiecare foaie Sheetl din fiierele Asliml.xls, Alim2.xls; Alim3.xls este legat cu foaia respectiv Aliml, Alim2, Alim3 din fiierul AlimT.xls (n acest mod, la deschiderea fiierului AlimT.xls vei putea gsi informaia deja transferat n acest fiier). n continuare, trebuie de gsit o modalitate de a trece toat informaia de pe cele trei foi (Aliml, Alim2, Alim3) pe foaia cu informaia sumar AlimT din acelai fiier AlimT.xls.

14.5. Pregtirea informaiei rezultante

Pentru trecerea informaiei pe o foaie comun, care s reflecte informaia n detaliu despre vnzrile fcute la toate staiile de alimentare, deschidei fiierul AlimT.xls, apoi inserai o pagin nou AlimT (dac lipsete o astfel de foaie), dup aceea efectuai urmtoarele: 1. Facei un click pe comanda Tools, alegei opiunea Macros, apoi introducei un nume, de exemplu CopyA, n boxa Macro Name i facei un click pe Create. Ca rezultat, vei obine posibilitatea de a scrie un text n Visual Basic. Introducei textul indicat n figura 14.6, apoi textul indicat n figura 14.7. 2. Activai pagina AlimT i facei un click-dreapta pe titlul ferestrei (n zona care conine denumirea crii AlimT). n meniul aprut selectai opiunea View Code. Ca rezultat, va aprea o alt fereastr n care trebuie s introducei informaia respectiv artat n figura 14.8. 3. nchidei toate ferestrele cu textele n Visual Basic, trecei pe foaia AlimT i lichidai toat informaia din domeniul Al :G100, apoi nchidei fiierul AlimT.xls. 4. Deschidei din nou fiierulAlimT.xls, apoi trecei pe foaia AlimT. 5. nchidei toate fiierele Aliml.xls, Alim2.xls, Alim3.xls, AlimT.xls nchiznd ferestrele respective de pe ecranul curent. 6. Deschidei fiierul Aliml.xls, lichidai toat informaia din domeniul A2:G100 (foaia Sheetl), apoi inchidei din nou Aliml.xls, salvnd modificrile.

124

Sub copyA(s) Dim i, j, n, m, Dim si, s2 As Worksheet Set si = Sheets(s) Set s2 = Sheets("alimt") i=2 m = s2.Cells(i, 1) While Not IsNull(m) And Not IsEmpty(m) i=i+ 1 m = s2.Cells(i, 1) Wend = i i=2 m = sl.Cells(i, 1) While Not IsNull(m) And Not IsEmpty(m) If m > 0 Then 'For j = 1 To 7 s2.Cells(k, 1) = sl.Cells(i, 1) s2.Cells(k, 2) = sl.Cells(i, 2) s2.Cells(k, 3) = CStr(sl.Cells(i, 3)) s2.Cells(k, 4) = CDbl(sl.Cells(i, 4)) s2.Cells(k, 5) = CDbl(sl.Cells(i, 5)) s2.Cells(k, 6) = CDbl(sl.Cells(i, 6)) s2.Cells(k, 7) = CDbl(sl.Cells(i, 7)) 'Stop 'Next j = + 1 End If i=i+ 1 m = sl.Cells(i, 1)

Sub total() Dim s Dim si, s2 As Worksheet Set s2 = Sheets("alimt") Sheets("alimt").Select Range(s2.Cells(2, 1), Cells(500, 5)).Select Selection.Clear copyA "aliml" 'Stop copyA "alim2" 'Stop copyA "alim3 Columns("f:f').Select Selection.NumberFormat = "m/d/yy" Range("Dl").Select End Sub

Fig. 14.7. Subprogramul total.

Fig. 14.6. Subprogramul CopyA. Private Sub Workbook_Open() total End Sub Fig. 14.8. Programul pentru rennoirea informaiei pe foaia AlimT. 7. Deschidei fiierul AlimT.xls i activai pagina AlimT. Analizai informaia i stabilii dac snt rnduri cu cifra 1 (adic informaie de la staia 1). Vei descoperi c lipsete asemenea informaie.
125

8. Deschidei fiierul Aliml .xls, apoi completai (n modul descris n punctul 14.3.1) careva informaie despre vnzri la staia 1. 9. nchidei fiierul AlimT.xls, apoi deschidei-1 din nou i vei observa pe foaia AlimT informaia recent introdus n fiierul Aliml.xls. Concluzie. Informaia introdus n mod independent n fiierele Alim 1.xls, Alim2.xls, Alim3.xls pe foile Sheetl la deschiderea fiierului AlimT.xls este trecut n mod automat pe foaia AlimT. Acest lucru este asigurat de programul Total care starteaz imediat la deschiderea fiierului AlimT.xls. Titlul programului Private Sub Workbook_Open() (a se vedea fig. 14.8) determin ca acest program s starteze la deschiderea crii respective. Subprogramul total (a se vedea fig. 14.7) transfer informaia de pe Sheetl din fiecare dintre cele trei fiiere n fiierul AlimT.xls, foaia AlimT. Astfel, doar deschiznd fiierul AlimT.xls, obinem n mod automat informaia (aranjat ntr-o list comun) n detaliu de la fiecare dintre cele trei staii de alimentare. Remarc. Informaia global de la toate staiile de alimentare, prin utilizarea elementelor de programare n Visual Basic, din fiierele respective este trecut n mod automat ntr-o singur list rezultant. Cei care nu posed deloc programarea n Visual Basic, pot obine aceast list prin copiere manual a informaiei respective. Fr ndoial, n acest caz se va cere mult mai mult lucru din partea utilizatorului.

14.6. Elemente de analiz a informaiei

O dat fiind adunat pe o singur foaie toat informaia n detaliu despre vnzri, este rezonabil de a efectua i de a afia careva totaluri, nbaza crora ar putea fi relevate anumite tendine, situaii. Poate fi pregtit i afiat, de exemplu, informaia despre costurile produselor vndute la fiecare staie. Pentru aceasta, efectuai urmtoarele (se lucreaz n fiierul AlimT.Xls): 1. Pregtii o foaie curat cu numele Analiza. 2. Copiai coloanele A:G de pe foaia AlimT pe foaia Analiza. 3. Activai foaia PivotT (dac nu exist o astfel de foaie, atunci inserai-o), selectai tot domeniul de celule, facei un click-dreapta pe domeniul selectat, apoi alegei opiunea Delete. Astfel, foaia PivotT va fi pregtit pentru un nou tabel de tip Pivot. Atragem atenia c, n unele cazuri, este suficient ca tabelul de tip Pivot s fie doar rennoit.

126

4. Activai foaia Analiza, selectai celula Al de pe foaia Analiza, apoi urmai paii standard ai Wizard-ului pentru a crea un tabel-raport de tip Pivot (Data, Pivot Table Report). n etapa respectiv indicai adresa primei celule de pe foaia PivotT (a se vedea fig. 14.9). 5. Activai foaia PivotT i analizai rezultatele obinute.

&Existing worksheet
I PivotT! A l

New worksheet

Jtenie! Dup denumirea foii urmeaz semnul exclamrii !, apoi adresa celulei Al.

Fig. 14.9. Adresa colului stnga-sus al tabelului de tip Pivot. 6. Repetai de cteva ori aciunile indicate n punctele 2-4 ca s v deprindei s creai tabele de tip Pivot. 7. Dup ce v-ai convins c acionai sigur, nregistrai un macro cu numele PivotT, care ndeplinete aciunile 2-4. Atenie! nregistrarea macrosului trebuie iniiat de pe foaia AlimT. 8. Creai un buton pe foaia AlimT i atribuii-i startul macros-ului (a se vedea textul macros-ului n figura 14.10) cu numele PivotT, creat la pasul precedent. Acionai acest buton i urmrii ce se ntmpl. 9. Dup ce v-ai convins c macros-ul PivotT creeaz tabelul respectiv pe foaia PivotT, putei face ca macros-ul dat s starteze imediat dup ce a fost pregtit informaia rezultant pe foaia AlimT. n acest scop: a) Activai foaia AlimT, apoi facei un click-dreapta pe titlul ei i alegei opiunea View Code. b) n fereastra aprut introducei (dup rndul total) numele macros-ului PivotT (a se vedea fig. 14.10). c) Trecei pe foaia AlimT, apoi nchidei fiierul AlmT.xls, salvnd toate modificrile. 10. Deschidei fiierul, de exemplu Aliml.xls, apoi introducei informaia nou despre vnzri i reinei ce informaie ai introdus, nchidei fiierul Aliml.xls. 11. Deschidei fiierul AlimT.xls, i analizai informaia prezentat pe foaia PivotT i determinai dac informaia recent introdus este inclus. 12. Dac ceva nu corespunde ateptrilor, atunci se repet din nou aciunile descrise n acest subparagraf.

127

{General)
Sub P i v o t T ( ) Columns("A:G").Select Selection.Copy S h e e t s ("Analiza").Select Columns("A:A").Select Act iveSheet.Paste Range("Al").Select

PivotT
AlimT.xls - ThisWorkbook (CodeJ H S
Worlciools

Open

Private Sub orkbook__Open()* total PivotT End Sub | | .

Application.CutCopyMode = False Sheets ("PivotT") .Select Cells.Select Selection.Delete Shift:=xlUp Range("Al").Select S h e e t s ("Analiza").Select Act iveSheet.PivotTableFizard _ _

SourceType:=xlDatabase, SourceData:="Analiza!R 1 C 1 :R37C7", TableBestination:="[AlimT.xls] P i v o t T !R1C1", TableName:="PivotTable2" ActiveSheet.P i votTables("PivotTable2").AddFields RowF ieIds:=A r r a y ("statia", "den"), ColumnF ieIds = "data2 Act iveSheet.P ivotTabIes("PivotTable2") .PivotFields("cost").Orientation = xlDataField ActiveSheet.P i votTables("PivotTable2") _ .PivotSelect "", xlBlanks End Sub

Este prezentat i textul macros-ului nregistrat. Textul poate fi puin diferit pentru diferite versiuni ale aplicaiei Excel.

Fig. 14.10. Textul macros-ului pentru construirea unui tabel de tip Pivot. Remarc. Dac sntei n posesia pachetului Microsoft Office 2000 i mai sus, atunci putei include i afiarea diagramelor cu informaia din tabelul creat (a se vedea paragrafele 10, 11). n acest caz vei obine o imagine destul de comod i eficient pentru analiza vizual a informaiei respective. Diagramele respective pot fi construite i n versiunile mai inferioare, ns cu mai puin eficien, comoditate. Concluzie. Utilizarea legturilor (Links) dintre diferite cri (Workbooks) permite o automatizare a procesului de pregtire a informaiei pentru o analiz ulterioar. n acelai timp, vom meniona c procesul de automatizare

128

descris mai sus poate crea dificulti unor utilizatori. ns un lucru este evident, oricare utilizator, analiznd ce are de ctigat nsuind o asemenea metod, va face totul pentru a o aplica n practic.

ntrebri, probleme, discuii

Care dintre cele 3 metode propuse de prelucrare a informaiei poate fi considerat ca fiind cea mai eficient, mai comod, mai uor de realizat, mai accesibil? Argumentai. 2. Argumentai eficiena (sau prile negative) metodelor, care presupun utilizarea macros-urilor la prelucrarea informaiei. 3. Propunei alte metode de rezolvare a problemelor prezentate mai sus, metode care vi se par mai eficiente. 4. Considerai oare c elementele de programare utilizate n cazul dat la rezolvarea problemelor formulate mai sus snt o barier serioas pentru majoritatea utilizatorilor? Argumentai. 5. Poate fi oare nregistrarea i utilizarea macros-urilor o aciune imposibil pentru un utilizator de rnd al Excel-ului? Argumentai. 6. Construii o schem de adunare a informaiei cnd mai muli utilizatori introduc informaia primar pe diferite foi din aceeai carte (Workbook). 7. Creai o schem de calcul pentru a avea informaia sub form de tabel Pivot despre vnzri pe o foaie aparte pentru fiecare staie de alimentare. 8. Construii diagrama pentru cel mai bine vndut produs (s fie afiat informaia sub form de diagram). 9. S se afieze informaia despre vnzri n cea mai reuit zi. 10. S se afieze sub form de diagram cantitile unui anumit produs vndut n fiecare zi. 11. S se afieze sub form de diagram cantitile unui anumit produs vndut n cea mai reuit zi. 12. S se afieze informaia despre primele dintre cele mai solicitate produse. 1.

129

15. Posibiliti diverse n diferite domenii

15.1. Algebra liniar
n grupul Math&Trig snt incluse un set de funcii destul de utile pentru efectuarea operaiilor specifice algebrei liniare. Cititorul poate afla mai mult i mai detaliat despre fiecare funcie (sau despre funcia care l intereseaz mai mult) acionnd Help-ul. n continuare, se demonstreaz utilizarea unor funcii care snt necesare i utile n multe domenii de activitate.

15.1.1. Operaii cu vectori

Introducei valorile indicate n domeniul B2:C5, apoi introducei formulele respective n celulele El :E4 (este util s utilizai metoda selectrii funciei, apoi s atribuii parametrii folosind butonului Paste Function f x (a se vedea informaia din fig. 15.1). n cazul dat se cerceteaz doi vectori cu dimensiunea 4. n celulele E1:E4 se calculeaz, respectiv, modulul vectorului A, modulul vectorului B, produsul scalar dintre vectorii A i B, unghiul (n grade) dintre vectorii A i B. Adunarea, scderea, determinarea unui vector ca o combinaie liniar a altor vectori - snt nite aciuni simple pentru testare i se las pe seama cititorului.

1 2 3 4 5

Null vect Vect AVect Mod A =SQRT(SUMSQ(B2;B6)) .0 8 4 Mod =SQRT(SUMSQ(C2:C6)) 0 4 9 PscAB =SUMPRODUCT(B2:B6;C2:C6) . 5 -5 Ungh(grade) AB =DEGREES(ACOS(E3/E1/E2)) 1 2
C | .. I E.....j A Vect Mod A 10.29563 8 4 Mod 11.22497 4 9 PscAB 45 5 -5 Unghfgradt) 67.08404 1 2 .......... ...X....- .......... j

! 1 'Nuli Vect 21 0 T] o 4 0 51 .0

Fig. 15.1. Unghiul dintre doi vectori.

130

15.1.2. Operaii cu matrice

i. Trecei pe o foaie nou i introducei componentele unei matrice n celulele A3:D6 (a se vedea fig. 15.2).
A 1 R ezo larea unui s istem de 2 M a tric ea A 3 4 2 3 4 5 4 3 10 3 5 2 4 2 6 2 r--1 -......... "" 7...,:1 8 1M a tric e a inversa A *1 9 : -5 .0 5 8 8 1 .7 0 5 9 0 .2 94 1 10 0 .1 7 6 5 -0 .1 1 8 0 .1 1 7 6 11 i 2 .2 3 5 3 -0 .8 2 4 -0 .1 7 6 1 2 ! 0 .8 2 3 5 0 .1 1 7 6 -0 .1 1 8 13 Produsul A A 1= E 1 7 E -1 5 -1 E -1 5 14 2 E -1 4 1 -9 E -1 6 15 1 E -1 4 1 1 E -1 4 16 17] | 2 E -1 4 7 E -1 5 -1 E -1 5 I e ' F D ecuaii liniare A X = B Vect 2 4 2 1 : I G I
h

5 6 7 2

b2 b3 b4

2 .7 0 5 8 8 -0 .1 1 7 6 -0 .8 2 3 5 -0 .8 8 2 4 1 .2 E -1 4 1 .5 E -1 4 1 .3 E -1 4 1

Vect X -7 .5 8 8 2 3 5 0 .7 6 4 7 0 5 9 3 .3 5 2 9 4 1 2 2 .2 3 5 2 9 4 1

z i ... Produs ul A *X 5 6 7 2

-1 7 D et A D et A 1 -0 .0 5 8 8 |P r det A A '1|l 1 L...____ .J. 1

Fig. 15.2. Operaii cu matrice i vectori. 2. Introducei componentele vectorului n celulele F3:F6. 3. Selectai domeniul de celule A9:D12, apoi facei un click pe butonul f x. Ca rezultat, apare lista cu funciile standard. Alegei grupul Math&Trig, gsii i selectai funcia MINVERSE, apoi OK. Vei obine posibilitatea de a introduce domeniul n care se afl componentele matricei A (A3:D6). 4. Agai fereastra crii curente de titlu i deplasai-o ca s fie comod de selectat domeniul elementelor matricei, apoi selectai domeniul A3:D6 i vei observa c adresa domeniului a fost introdus n boxa ARRAY. 5. innd apsate CTRL i SHIFT, apsai Enter. Astfel formula respectiv va fi introdus n tot domeniul selectat A9:D12, domeniu n care vor fi componentele matricei inverse matricei A. 6. Atenie! Dac vei selecta o celul din domeniul A9:D12, atunci vei observa n bara pentru formule expresia {=MINVERSE(A3:D6)}. Parantezele figurate nseamn c rezultatul ei este un masiv de date (n

131

cazul nostru - componentele matricei inverse). innd apsate tastele CTRL, SHIFT, apoi apsnd tasta ENTER la introducerea formulei, vei introduce formula respectiv n tot domeniul selectat. 7. n continuare, vei obine soluia sistemului de ecuaii liniare AX=B: a) Selectai celulele F9:F 12. b) n modul descris mai sus (selectai funcia MMULT, apoi n boxa pentru ARRAY 1 introducei domeniul celulelor A9:D12 (componentele matricei inverse), iar n boxa ARRAY2 - domeniul de celule F3:F6, apoi apsai combinaia de taste CTRL, SHIFT, ENTER. Ca rezultat, vei obine soluia sistemului dat de ecuaii liniare (n fiecare celul din domeniul F3:F6 trebuie s avei formula {=MMULT(A9:D12;VectB)}. VectB este numele definit pentru domeniul F3:F6. 8. Verificai soluia gsit (selectai domeniul H9:H12, apoi introducei n el formula {=MMULT(A3:D6;F3:F6)}. 9. Calculai produsul AA'1 (selectai domeniul A14:D17, apoi introducei formula pentru calcularea produsului a dou matrice MMULT, indicnd ca argumeni domeniile A3:D6 i A14:D17), asemntor ca i produsul unei matrice cu un vector. 10. Calculai determinantul matricei A (selectai celula G14, apoi introducei formula =MDETERM(A3:D6)). 11. Calculai determinantul matricei A '1 (selectai celula G15, apoi introducei formula =MDETERM(A9:D12)). 12. Calculai produsul DetA*Def1(introducei formula =G14*G15). Concluzie. Mediul Excel propune utilizatorului un set de funcii standard destul de utile pentru rezolvarea problemelor din algebra liniar. Avantajul Excel-ului fa de alte programe-aplicaii n domeniul algebrei liniare const n faptul c dup orice modificare a datelor iniiale, obinem imediat soluiile.

15.2. Elemente de statistic 15.2.1. Regresii liniare i exponeniale

1. Introducei n domeniile A3:A13 i B3:B 13 datele statistice pentru variabila independent X i variabila Y dependent de X. Valorile trebuie s coincid cu cele indicate n celulele respective (a se vedea fig. 15.3).
132

Selectai celulele E3:F3, apoi facei un click pe butonul f x. Selectai funcia LINEST, apoi facei un click pe OK. n caseta aprut, n boxa pentru masivul X, introducei domeniul A3:A13, iar pentru masivul Y - domeniul B3:B13. 4. Introducei valoarea TRUE n boxa Const, apoi apsai combinaia de taste CTRL, SHIFT, Enter (n celule selectate va fi introdus formula =LINEST(B3:B 13;A3:A 13;TRUE). Ca rezultat, n celulele , B3 vei obine coeficienii m i b ai funciei y=mx+b. 5. Selectai celulele C17:D17 i n mod analog introducei funcia =LOGEST(B3:Bl3;A3:A13;TRUE). Astfel vei obine nc o funcie de aproximare, o funcie exponenial y=bmAx (y=bmx). I G j H I m A ; E U .
M et Pat r Mi n (Li ne st) y=m*x+b OX OY mx+b bmAx m 0.4 -0.026 0.83 0.714 -1.46 2 4 0.6 1.402 1.26 4 6.403 5.331 1 1 1 -0.741 0.68 1 6 2 2.831 1.9: mx+b 30.16 14 13 8.546 9.9lbmAx 12.13 3 ... 2 0.688 1.02 3 2.117 1.55: _____ 5 2 3.546 2.34 ~ 1 7 . . 8 3 4.26 2.87 3 4.974 3.53 9 Forma exponetiala y=b*mAx Stat s y=mx+b y=b*mAx

14
Chart Area

10 8

6 4 2 0
-2 4

m
1.229 0.55

40------- 4-5

Fig. 15.3. Aproximarea liniar i exponenial. 6. Introducei formulele =$E$3*A3+$F$3 i =$D$17*$C$17A n celulele A3 C3 i respectiv D3, apoi copiai aceste dou formule (fiecare n coloana sa) n jos n celulele C4:D13 (astfel vei obine valorile funciilor gsite la aproximare). 7. n baza datelor din domeniul A3:D13 construii o diagram de tip XY (Scatter), considernd datele din coloana A ca valori pentru variabila liber X pentru toate cele trei variabile (dependente de X) din coloanele , C, D, care corespund, respectiv, datelor statistice Y, y=mx+b, y=bmx.

133

Introducei formula =SUMXMY2(B3:B8;C3:C8) n celula F7 i formula =SUMXMY2(B3:B8;D3:D8) n celula F8. Aceste formule calculeaz suma ptratelor diferenelor dintre valorile datelor statistice Y i valorile funciilor determinate (calculate) Y=mx+b, Y=bmAx, respectiv. Aceste mrimi, ntr-o msur oarecare, caracterizeaz care dintre aceste dou funcii aproximeaz mai bine datele statistice Y.

15.2.2. Prognoz
Importana prognozei este bine cunoscut i apreciat n toate domeniile de activitate. O dat ce snt prezentate careva date statistice despre un fenomen oarecare, este firesc s apar ntrebarea despre comportamentul acestui fenomen i ntr-o etap imediat urmtoare (sau n unele etape intermediare). n acest scop pot fi utilizate diferite metode de extrapolare (interpolare), metode care se deosebesc prin exactitate. n continuare, se demonstreaz utilizarea funciei FORECAST din Excel.
D4

= | =FORECAST(B2;B4:B13;A4:A13)

EnLb15
D i A T ; F uncia prognoza Y X= 13 Progn 3 |o x OY I 4.069I 4 1 1 5 5 1.15 6 I 3 1.18 7 1.1 8 ! 4 1.4 1.3 9 .. j 6 10 i 9 2.5 i 11 j 7 1.5 12 8 1.9 5 13 10

Lin Tend statist

I 2

- -L in e a r (Lin Tend) Poly. (Statist) - -Expon. (Statist)

Fig. 15.4. Prognoza, funcii-tendine. 1. Introducei informaia cifric n domeniul A4:B13. n coloana A snt prezentate valorile variabilei independente X, iar n coloana valorile

134

variabilei dependente Y. Atragei atenia c valorile X pot fi prezentate n ordine arbitrar (a se vedea fig. 15.4). 2. Introducei valoarea, de exemplu 13, n celula B2. n modul cunoscut acionai butonul Paste Function i f x pentru a introduce n celula B4 formula =FORECAST(B2;B4:B13;A4:A13). Astfel, n celula B4 vei obine valoarea prognoz a variabilei Y pentru X=13. Construii diagrama de tip XY (Scatter) penru variabilele XY, la care trebuie s adugai i perechea de valori obinute la prognoz (n cazul dat X=13, Y=4.069). Astfel, vei avea diagrama dependenei statistice Y. Facei un click-dreapta pe un element al funciei Y, apoi alegei opiunea Add Trendline. Va aprea o caset n care, pentru nceput, alegei tipul de linie Linear, apoi tastai OK. Vei obine n diagram nc o linie, tendina liniar, care va trece exact prin punctul prognozat. Adugai la diagrama existent (se conin dou funcii: funcia statistic plus valoarea prognoz i tendina liniar) nc o dat dependena statistic (far valoarea prognoz). Pentru aceasta se face un click-dreapta pe diagram, se alege Source Data, pagina Series i, prin utilizarea butonului Add, poate fi adugat nc o dependen. Facei un click-dreapta pe un element de pe graficul funciei recent construite, alegei Add Trendline, apoi selectai tipul de linie Polynomial, apoi OK. Pe diagram vei obine nc o linie (trend). n acelai mod includei i trendul de tip Exponential. n aceast etap trebuie s obinei ceea ce este indicat n figura 15.4.

3.

4.

5.

6.

7.

Comentariu. Utilizarea a diferite tipuri de linii Trend v ofer posibilitatea de a v convinge n existena erorilor posibile i, n asemenea cazuri, v poate ajuta la luarea deciziilor corecte.

15.2.3. Diagrame speciale

Problem. S se propun o schem pentru analiza rezultatelor examinrii a unui grup de studeni. n calitate de date iniiale snt prezentate notele fiecrui student la fiecare dintre cele patru obiecte. Realizai urmtoarele: 1. Trecei pe o foaie nou i introducei informaia despre note ntocmai cum este artat n figura 15.5 (domeniul B4:E12).

135

2. n domeniul F4:F8 introducei intervalele notelor (atragei atenia c, de exemplu, n loc de 5 se consider valoarea 4.99, pentru ca urmtorul interval s nceap de la un numr mai mare dect 4.99, intervalele [5,0), [5, 7), [7, 9), [9, 10] nu trebuie s se intersecteze. 3. Selectai domeniul G4:G9, apoi utilizai butonul f x i introducei formula {=FREQUENCY(B4:E12;F4:F8)}, semnul { arat c aceast formul trebuie introdus prin apsarea CTRL, SHIFT, Enter.
0 D F G 1 A : 1 ! Inform p. 2 I 0 Mat Iste Enc Info Interv Val 31 0 4 jStudl 4 5 10 5 Oi 0 5 Stud2 6 7 8 4 4.99 5 4.99 6 Stud3 8 9 3 5 6.99: 12 4.99 7 Stud4 4 9 6 8.99 9 4.99 101 8 6.99 8 StudS 5 6 9 7 9 StudB 6 7 6 9 L I 6.99 6.99 10 Stud7 9 8 6 8 8.99 4 6 9 11 StudS 8.99 12 Stud9 7 5 7 10 8.99 13 10 14 151
1 H
1 ;

I i

diagr. 0 10 1 Q. _ 1 > 0 |6 + 6 O) T3 6 -d ro + % ro o 0 I 24.5 4.5 0 8 8

Reuita

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 Intervalele pentru note

............

2 Inform 3 0 0 =G5/(0.01 +F5-F4) A (o ... 5 f=F5 =G5/(0.01 +F5-F4) ;=F5 0 7 |=F5 =G6/(F6-F5) 8 =F6 =G6/(F6-F5) 9 =F6 0 10 -=F6 =G7/(F7-F6) 11 =F7 =G7/(F7-F6) 12 |=F7 0 13 =F7 = G 8/1(F8- F7-0.01) 14 :=F8 =G8/(F8-F7-G.01) 15 =F8 0

4. n coloanele H i I trebuie s introducei formulele artate n colul stnga-jos din figura 15.5. n aa mod poate fi pregtit informaia pentru construirea diagramei. Valoarea 0.01 a fost introdus pentru corecia lungimii interva lelor respective. Dup ce ai introdus toate formulele necesare, construii diagrama de tip XY (Scatter) cu valorile X din domeniul H3:H15 i valorile Y - din 13:115. Alegei varianta corect a subtipului - cu linie i fr marcri.

Fig. 15.5. Informaie despre reuit, prezentat sub form de histogram.

136

4. Introducei restul comentariilor indicate n figura 15.5. 5. Atribuii parametrii respectivi pentru ca diagrama s afieze informaia ntocmai ca i n figura 15.5. 6. ncercai s modificai notele n domeniul B4:E12 i vei observa c imediat se modific i diagrama. 7. Inserai n carte o foaie nou i copiai pe ea toat informaia de pe foaia cu diagrama special (histograma) recent creat. Pe foaia nou modificai formulele din coloana I (lichidai ctul de la toate formulele, adic s nu se fac i mprirea). 9. Facei un click-dreapta pe diagram, alegei Source Data, Series, apoi modificai adresele de unde se ia informaia pentru diagram; la copierea diagramelor nu se modific adresele de referin a datelor. Vei obine diagrama modificat, similar cu cea din figura 15.6. Atragem atenia c aceast diagram nu poate fi numit histogram n sensul acestei noiuni din statistic. Cu toate acestea, o astfel de diagram este foarte util pentru analiza vizual, atunci cnd nu ne intereseaz distribuirea pe fiecare unitate de lungime a intervalului, ci doar numrul de variante care nimeresc n el.
Intervalele pentru note

Fig. 15.6. Informaia despre numrul de note de pe fiecare interval.

Remarce 1. n mod analog pot fi construite i poligoanele frecvenelor, i poligoanele frecvenelor relative. 2. Studiind cu atenie toate funciile standard din grupul Statistics, vei descoperi toate funciile necesare pentru a face cercetri n domeniul probabilitate i statistic. 3. Avantajul utilizrii aplicaiei Excel fa de alte aplicaii const n faptul c n mediul Excel avei posibilitate de comunicare simpl cu informaia

137

recent, curent, pe care o gestionai n acest mediu (Excel), informaie, probabil, supus deja unor calcule de analiz preliminar. 15.3. Elemente de analiz numeric Mediul Excel poate f utilizat cu succes la rezolvarea celor mai simple probleme de analiz numeric. Pentru a nelege mai bine metodele (schemele) de calcul, care vor fi propuse n acest punct, cititorului i se recomand s repete tehnica utilizrii calculelor ciclice (a se vedea paragraful 12).

15.3.1. Calcularea integralelor definite

In continuare se va demonstra utilizarea aplicaiei Excel la calcularea integralelor definite. La realizarea algoritmilor se vor utiliza metode simila re cu cele folosite n limbajele de programare. n acest mod se va atrage atenia la posibilitile extraordinare ale Excel-ului i n acest domeniu.

'jr>

. ..... ..A______ _j [i _____

0 .0 5 = IF (B 3 = 0 ;0 ;IF (BS > 4 ;B 8 ;2) -2 2 1

i i

1 e ro a re a ep s 2 N u m de interv suf. 3 |V a i 0 p e n tr u r e s ta b 4 j L im ita de jo s a = 5 lim ita de su s b =

6
P e n tru fo rm a re a B 8 n= Nurn de interv. n = n *2 9 h= (b-a)/n 10 i P a ra m ciclului 1=1+1 11 G ra n ia st. a interv. X*-i 12 IG r a n . Dr. a interv.Xj 13 V a l fu n c ie i F ( x m ) 14 jV a l fu net. F(Xj) 15 ! aria (F (X i)+ F (X i.i))*h /2 1 6 j s = s + (F (X i)+ F (Xj i))* h /2 1 7 ; = IF ($ $ 3 = 0 ; B 2 0 + 1 0 ; IF (A 18 ; a b s (a 1 7 - 7 )/a b s (a 1 7 ) 19 ,B 1 2 C o in cid cu B 5 2 0 V a l Init din B 1 7 , 7 8

= IF (B 3 = 0 ;B 7 * 2 ;IF (A N D ( 1 0 = B6
= (B 5 -B 4 )/B 8 = IF (O R (B 3 = 0 ; B 1 8 < B 1 );0; IF (A B = IF (B 1 0 = 0 ; B 4 ;B 4 + (B 10-1 )* B 9 ) = B 4 + (B 1 0 )4 3 9 = B 1 1A2 = 1 2 2 = ( 14 - 13 )* B 9 /2 = IF (O R ( B 3 = 0 ;A B S (B 11 -B 5 )< 0 l = IF ($ $ 3 = 0 ; B 2 0 ; IF (A N D (A B S = A B S (A 1 7 -B 1 7 )/A B S (A 1 7 ) 0 .0 0 0 1 2

((

Fig. 15.7. Schema pentru calcularea integralei definite.

138

1. Ajustai mediul Excel pentru calcule ciclice (Tools, Options, Calculation, apoi n caseta obinut: activai opiunea Iteration; stabilii, de exemplu, 30000 - numrul de iteraii pentru Maximum iterations; valoarea 0.0001 pentru parametrul Maximum change. 2. Trecei pe o foaie nou i introducei informaia artat n figura 15.7. La nceputul introducerii formulelor valoarea din B3 trebuie s fie 0 (zero). Formulele din celulele B8, 10, 16, A l7 i respectiv B l7 integral: =IF(B3=0;B7*2;IF(AND(B10=B8+1;B16=0);B8*2;B8)), =IF(OR(B3=0;B18<B1);0;IF(ABS(B11-B5)<0.001;0;B10+1)), =IF(OR(B3=0;ABS(B11-B5)<0.0001;B18<B1);0;B16+B15), =IF(B3=0;B20+10;IF(AND(ABS(B12-B5)<B19;MOD(LOG(B8;2);2)=0);B16; A17)), =IF(B3=0;B20;IF(AND(ABS(B12-B5)<B19;MOD(LOG(B8;2);2)=1);B16;B17)). 3. Dup ce ai introdus corect toate formulele indicate, modificai valoarea 0 din B3 n valoarea 1. Imediat vei obine rezultatul (n cazul dat, valoarea 5.586 din celula A l7, valoarea aproximativ (eroarea relativ 0.05, a se vedea celula B l) a integralei, de la a = - 2 pn la b = 2, de la funcia F(x)= x2. n celula B2 se arat numrul 64, numrul suficient de intervale n care a fost mprit domeniul de integrare. Expresia funciei (formula ei) pentru dependena cercetat a fost introdus n celulele B13 i B14. 4. Introducei 0 n B3, apoi modificai valoarea 0.05 n 0.01 din celula B l. Modificai valoarea n celula B3 din 0 n 1 i imediat vei obine o alt valoare (5.396), calculat mai precis, valoarea erorii aproximative - 0.01. n acest caz, numrul de intervale este 512. Aadar, pentru a calcula valoarea integralei definite de la o funcie, este necesar s efectuai urmtoarele: 1. Introducei valoarea 0 n 1. 2. Stabilii eroarea relativ, de exemplu, 0.05, n celula B l. 3. Introducei limitele de integrare n celulele B4, B5, respectiv. 4. Modificai formula pentru funcie n celulele B13, B14 (B ll, B12 valorile argumentului X, puncte de diviziune a domeniului de definiie al funciei. 5. Introducei valoarea 1 n celula B3 i peste cteva clipe vei obine valoarea aproximativ a integralei (n celula A 17).

139

15.3.2. Diverse metode numerice de calculare a integralelor definite

Exist mai multe metode de calculare aproximativ a integralelor definite, unele cu diferite grade de exactitate pentru acelai numr de diviziuni. Vom demonstra doar diferena, n mod grafic, fr a prezenta formulele respective. Scopul este de a arta posibilitile Excel-ului la studierea metodelor numerice de calcul. Dup ce v-ai convins c formulele introduse calculeaz corect valoarea integralei definite (a se vedea paragraful 15.3.1), efectuai urmtoarele: 1. Introducei irul {1, 2, 3 ,..., 35} n coloana I, ncepnd cu rndul 3. 2. Introducei formulele =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=4);$B$11;A22)), =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=4);$B$13;B22)) n celulele A22, B22, respectiv, apoi copiai-le n jos n celulele A23:B26. 3. Copiai formula din A22 n C22, iar formula din B22 n celula D22. Modificai expresia =4 n expresia =8), apoi copiai aceste formule (din celulele C22, D22) n jos pn la rndul 29, inclusiv. 4. Copiai formula din B22 n fiecare dintre celulele E22:H22. 5. Modificai expresia =4: celula F22 - n =8; celula G22 - n =16; celula H22 - n =32. Trebuie s avei urmtoarele formule: =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=4);$B$13;E22)) - n E22; =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=8);$B$13;F22)) - n F22; =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=16);$B$13;G22)) - n G22; =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=32);$B$13;H22)) - n H22. 6. Copiai formulele n jos: din E22 pn la rndul 26, inclusiv; din F22 pn la rndul 30, inclusiv; din G22 pn la rndul 38, inclusiv; din H22 pn la rndul 54, inclusiv. 7. Formulele =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=16);$B$11;J22)), =IF($B$3=0;0;IF(AND($B$10=I3;$B$8=32);$B$11;K22)) urmeaz a fi introduse n celulele J22 i respectiv K22, apoi copiate n jos: cea din J22 - pn n rndul 38, iar cea din K22 - pn n rndul 54, inclusiv. Astfel, a fost pregtit informaia pentru diagrame. Calculnd valoarea integralei, n mod automat se formeaz irurile de date care corespund valorilor F(Xj) n punctele Xj din domeniul divizat n intervale (Xj, Xi+i), i= 0, 1, 2, ..., n - 1, In continuare, vom construi diagramele respective:

140

Q U A S '/'W

iz Z & L U

1. Metoda dreptunghiului (4 i 8 intervale, Xj - coordonatele-stnga ale intervalelor (Xj, Xj+1) i valorile F(Xj)). a) Construii diagrama de tip Column pentru domeniul de valori Y din celulele E22:E25, pentru valorile X (5 valori) din celulele A22:A26. b) Facei un click-dreapta pe o coloan din diagram, selectai opiunea Format Data Series, apoi Options. n caseta aprut stabilii parametrul Gap Width la 0 (zero), apoi OK. Vei obine coloanele lipite. Suma ariilor acestor dreptunghiuri reprezint valoarea integralei calculate prin metoda dreptunghiurilor-stnga. c) n diagrama construit adugai aceeai funcie, ns de tip Line (domeniul valorilor Y din A22:A26). d) n acelai mod construii o diagram cu dou funcii n form de Column i Line pentru 8 intervale (domeniul valorilor X - C22:C30, pentru Y F22:F30). Atribuii parametrii respectivi i vei obine urmtoarele (a se vedea diagramele de sus din fig. 15.8):

2. Metoda trapezului. Construii dou diagrame cu datele pentru Y din E22:E26 i respectiv F22:F30. Valorile X; se iau din domeniul A22:A26
141

i respectiv C22:C30. Atribuii parametrii respectivi ca s obinei diagramele n forma artat n figura 15.8, diagramele din partea de jos.

15.3.3. Ecuaii difereniale. Metoda diferenelor finite

Ne propunem s demonstrm un mod de aplicare a Excel-ului la rezolvarea ecuaiilor difereniale. Snt cunoscute destul de multe metode de rezolvare numeric a ecuaiilor difereniale. Aici se va demonstra doar o metod, deoarece scopul, n cazul dat, este de a arta universalitatea, puterea i comoditile oferite utilizatorului de Excel. n calitate de exemplu, vom demonstra una dintre cele mai simple metode, metoda diferenelor finite, la rezolvarea ecuaiei difereniale y' = 2x, pe segmentul [a, b], a = - 4 , b = 4, x0= 4, y0= 1. Soluia analitic a acestei ecuaii este = x - 15. Schema de rezolvare a acestei ecuaii este Yi+i = + f(xO*h, i = 0, 1, 2, 3, ..., n - 1, ; n numrul de intervale pe segmentul [a, b].
A I

h = (b - a)/n,
! 1 2 3 4 5 6 ~ J

-4 4

a= 2 ib = 3 N u m de in te rv n= 4 P asul h= Xo 5 ~ L _ _ __ 6 Yo
Z j ......................... C= o - -. . j 5F ; g

1 Interval

20
= ( 0 2 -0 1 ) /0 3 :-4 ...........

1
= 0 6 -0 5 *0 5
H

D !' E OX OY = $ C $ 1 + {F 2 -1 )*$ C $ 4 = 2 *D 2 = $ 0 $ 1 + ( F 3 - ir $ C $ 4 = 2 *D 3 = $ 0 $ 1 + (F 4 -1 )* $ 0 $ 4 = 2 *D 4 = $ 0 $ 1 + (F 5 -1 )* $ 0 $ 4 = 2 *D 5 = $ 0 $ 1 + (F 6 -1 )* $ 0 $ 4 = 2 *D 6 = $ C $ 1 + (F 7 -1 )* $ 0 $ 4 = 2 *D 7 . / _*\

I J

1 .....
2 3

1
2

Dr YpO= =06 =06 = G 2 + E 2 *$ 0 $ 4 =H 2+E 3*$O 4

Med exact =C 6 = D 2 *D 2 + $ C $ 7 =12+(+2)/2*$ $4 = D 3 *D 3 + $ C $ 7

Fig. 15.9. Datele iniiale i formulele pentru rezolvare. Pentru realizarea acestei scheme, efectuai urmtoarele: a) trecei pe o foaie nou, apoi introducei datele iniiale i formulele indicate n fig. 15.9; b) introducei irul numeric 1,2, 3, ... n domeniul F2:F22;
142

c) introducei formulele respective n D2, E2, J2, apoi copiai-le n jos pn la rndul 22, inclusiv; d) introducei informaia respectiv n domeniul G2:I2, apoi formulele n celulele G3, H3, 13, dup aceea copiai-le n jos, pn la rndul 22, inclusiv. Comentariu. n coloana D se obin coordonatele Xj, n E - valorile F(Xi), iar n coloanele G, H, I - valorile-soluie Yj pentru f(x,), f(X i+0, (f(X j)+ f(X i+ i))/2, trei variante diferite de aproximare a membrului drept al ecuaiei difereniale. n figura 15.10 snt prezentate cele trei soluii aproximative. Atragem atenia c soluia care corespunde modului de calculare a membrului drept conform formulei (f(X j)+ f(X j+ i))/2 este cea mai precis.

Remarc. Pot fi utilizate cu succes aceleai metode de obinere n ciclu a datelor rezolvrii problemei, apoi pot fi construite diagramele respective, n calitate de exerciii, modificai funcia din membrul drept al ecuaiei difereniale i analizai rezultatele. Putei oare afirma c pentru oricare funcie din membrul drept al ecuaiei vei obine soluii aproape de soluia analitic? Dai exemple.

143

16. Probleme de programare liniar

16.1. Problema despre utilizarea optim a resurselor
Problem. O ntreprindere poate fabrica 4 feluri de produse (Pr;, i = 1, 2, 3,4). La fabricarea fiecrui produs se utilizeaz 5 tipuri de resurse-materie prim (Resis i = 1,2, 3, 4 ,5). Se cunosc, de asemenea, i veniturile care pot fi obinute n baza fiecrui produs (Vb i = 1, 2, 3, 4). Cantitile de resursematerie prim de fiecare tip snt limitate (R*, i = 1, 2, 3,4, 5). Snt cunoscute cantitile (reetele) Cy (cantitile de fiecare tip de materie prim Resj pentru a fabrica o unitate de produs Prj, j = 1, 2, 3, 4).Se pune problema de a determina cantitile Xj (i = 1, 2, 3, 4) de produse gata, carerealizeaz venitul total VT maxim. n limbaj matematic aceast problem poate fi formulat astfel: s se determine valorile X, (i = 1, 2, 3, 4) care satisfac restriciile
C X , C 21X 1 + , 2 + C 13X 3 + C14X4 < R i,

+ C22X2 + C23X3 + C24X4 < R2, >

f ( 16. 1)

C 31X 1 + C32X2 + C33X3 + C34X4 < R3, C 41X 1 + C42X2 + C43X3 + C44X4 < R4,

C51X, + C52X2 + C53X3 + Q 4X 4 < r 5,

X , > 0 , X 2> 0 , X 3> 0 , X 4 > 0 (16.2) i care realizeaz valoarea maxim a funcionalului de calitate

VT = V,X, + V 2X 2 + V 3X 3 +V4X4.

(16.3)

Rezolvare 1. Introducei reeta produsului P rl n domeniul B5:B9 (pentru fabricarea unei uniti de produs gata P rl snt necesare 2, 4, 3, 4, 6 uniti de resurse-materie prim, respectiv). 2. Introducei reetele i pentru produsele Pr2, Pr3, Pr4 n domeniile C5:C9, D5:D9, i, respectiv, E5:E9 (la nceput s se pstreze cifrele indicate n fig. 16.1). Astfel, n domeniul B5:E9 vei avea valorile coeficienilor Cy. 3. Introducei n domeniul B10:E10 veniturile Vj pentru fiecare unitate de produs gata Prj, respectiv. 4. In domeniul G5:G9 introducei cantitile Rj, cantitile maxime pentru fiecare tip de materie prim Resj disponibile pentru fabricarea produselor date.
144

 i D G 1 Utilizarea raionala a resurselor

l ~ ~

........1........ ;.... ' - _

.. ..k i i i i ... ..:...... .... . . 3.5

...... .......!........

.... ....J..........

Resu Pr1 Res1 2 Res2; 4 7 Res3 3 4 Res4 Res5 6 0 Venit 4

L 5 1

Produse Pr2 Pr3 Pr4 4 3 4 2 6 2 3 1 3 4 8 4 3 2 2 1 2 1

Rez : Restr Solu de la res ia : 34 22.5 : ...6 45 45 23 21.5 3.5 54 52 0 43 43

.. ~ ....1

6
4 ..

2 0

n--- ---rj---- >----- - Pr1 Pr2 Pr3 Pr4

Fig. 16.1. Informaia pentru problema repartizrii optime a resurselor. 5. Introducei i informaia te tip text (utilitatea este evident) n domeniile A3:I4 i A5:A10 (a se vedea fig. 16.1). 6. In celula A2 introducei formula (funcionalul de calitate) =B10*I5+C10*I6+D10*I7+E10*I8, conform creia se calculeaz venitul total n baza soluiei optime, care va fi obinut n domeniul 15:18 . 7. Introducei formula (restricia) =B5*$I$5+C5*$I$6+D5*$I$7+E5*$I$8 n celula H5, apoi copiai-o n jos n celulele H6, H7, H8, H9. Conform acestor formule se calculeaz cantitatea utilizat pentru fiecare tip de materie prim. Astfel, vom avea posibilitatea de a lua n considerare restriciile referitoare la cantitile de materie prim. 8. Facei un click pe Tools, apoi Solver. Ca rezultat, vei obine o caset n care trebuie s introducei informaia (aa cum este artat n figurai6.2): a) Facei un click n interiorul boxei Set Target Cell, apoi pe celula A2. Ca rezultat, vei obine adresa celulei selectate n boxa cuvenit. b) Selectai opiunea Max (deoarece trebuie de calculat venitul maxim). c) Selectai toat informaia din boxa By Changing Cells, apoi selectai domeniul 15:18 (domeniul n care va fi afiat soluia optim). Ca rezultat, vei obine domeniul variabilelor-soluie. d) Trecei n boxa Subject to the Constraints fcnd un click in interiorul ei, apoi facei un click pe butonul Add. Astfel, vei obine o alt caset (a se vedea fig. 16.3).

145

e) Facei un click n interiorul boxei Cell reference, apoi selectai domeniul de celule H5:H9 (adresa acestui domeniu va trece imediat n boxa curent). ? ;|x olver Parameters
Set Target Cell:

Equal To: Max rBy Changing Cells:

&

\ !
Min Value of:

Solve Close

~I

jj Subject to the Constraints: $H$5:$H$9 < = $6$5:$G$9 $I$5:$I$8 > = 0

~ vi
Guess Options

1 3 :

Add Change Reset All Delete Help

Fig. 16.2. Stabilirea parametrilor pentru problema formulat. f) n boxa din mijloc alegei semnul <= apoi facei un click n boxa Constraint i selectai domeniul G5:G9 (astfel se includ restriciile la cantitile de materie prim). Facei un click pe Add i restriciile vor fi incluse. Add Constraint M W ' - ft
Ceil Reference:

Constraint: |< = : 3 f Add I Help j I

OK

Cancel

Fig. 16.3. Caseta pentru introducerea restriciilor. g) Facei nc o dat un click n boxa Cell Reference, selectai domeniul H5:H8, apoi n boxa din mijloc alegei semnul >= i introducei valoarea 0 (zero) n boxa Constraint. Facei un click pe Add

146

i, ca rezultat, restriciile care asigur ca fiecare cantitate de produs fabricat s fie nenegativ, vor fi incluse n condiiile problemei. h) Facei un click pe Cancel pentru a ncheia procesul de introducere a restriciilor. i) Analizai cu atenie restriciile incluse n boxa Subject to the Constraints din caseta Solver Parameters. 9. Dup ce ai introdus toate restriciile, facei un click pe butonul Solve i vei obine o prentmpinare (a se vedea fig. 16.4) (n cazul dat ni se sugereaz c a fost gsit o soluie i c toate restriciile snt satisfcute). 10. Facei un click pe OK i analizai soluia din celulele H5:H9. I I. Pentru o afiare mai comod a soluiei, creai o diagram pentru soluia calculat (a se vedea fig. 16.1). 12. Analizai valoarea profitului maxim (celula A2). 13. Analizai cantitile (pentru fiecare tip) de materie prim utilizat (domeniul G5:G9). Solver Results
Solver found a solution. All constraints and optimality conditions are satisfied. Reports Answer Sensitivity Limits

(*Keep Solver Solution j Restore Original Values

OK Cancel Save Scenario..,

zl
Help

Fig. 16.4. Caseta cu mesaje i opiuni dup soluionarea problemei. Remarc. In cazul formulrii greite sau incomplete a problemei de optimizare, vei fi prentmpinat cum c nici o soluie n-a fost posibil. Aceasta poate nsemna c sau restriciile au fost introduse greit, sau restriciile snt incompatibile. n asemenea cazuri trebuie de verificat toate condiii le-restricii. Exerciii. Modificai pe rnd valorile (datele din domeniul G5:G) i de flecare dat lansai din nou Solver-ul. Se poate ntmpla s obinei prentmpinri c soluia n-a fost gsit. Strduii-v s determinai cauza. I. Modificai reetele pentru un anumit produs, apoi lansai Solver-ul. Explicai dac s-a schimbat sau nu soluia.

147

2. Modificai veniturile (datele din domeniul B10:E10), apoi lansai Solverul i analizai rezultatele.

16.2. Problema amestecului optim (problema despre diet )

Problem. Se cere de pregtit 4 feluri de produse alimentare (Prs i = 1, , 2, 3, 4). Fiecare produs include 5 tipuri de substane nutritive (Snutj, i = 1, 2, 3, 4, 5). Snt cunoscute, de asemenea, i costurile unei uniti de fiecare produs (Q, i = 1, 2, 3, 4). Cantitile substanelor nutritive de fiecare tip incluse n toate cele 4 produse trebuie s nu fie mai mici dect o norm anumit (Nb i = 1, 2, 3, 4, 5). Snt cunoscute cantitile (reetele) Ay (cantitile de fiecare tip de substane nutritive Snutj (i = 1, 2, 3,4, 5), care se includ la fabricarea unei uniti de produs Prj, j = 1, 2, 3, 4). S se determine cantitile X ; (i = 1, 2, 3, 4) de produse gata, care realizeaz costul total CT minim. n limbajul matematic aceast problem poate fi formulat astfel: s se determine valorile Xj (i = 1, 2, 3,4) care satisfac restriciile
A n X i + A 12X2 + A 13X3 + A 14 X4 > N 1, A 21X 1

4- A 22X 2

+ A 23X3 + A24X4 > N2,,

A 3 1X 1 + A 32X 2 + A 33X3 + A34X4 3. N C 4 1X 1 + A 42X 2 + A43X3 + A44X4 N4, A s iX j + A 52X 2 + A 53X 3 + A 54X 4 > N5, X i>

(16.4)

0, X

2>

0, X

3>

0, X 4>0

( 16. 5)

i care realizeaz valoarea minim a funcionalului de calitate

C T = C i X , + C 2X 2 + C 3 X 3 + C 4 X 4 , ( 16. 6)

Rezolvare 1. Introducei valorile coeficienilor Ajj n domeniul B 5 : E 9 (n modul descris la rezolvarea problemei formulate n paragraful precedent), costurile Cj - n domeniul B 10: E 10, normele minime N j - n domeniul G 5: G 9 . 2. Introducei n celula A2 formula =B10*I5+C10*I6+D10*I7+E10*I8, care reflect funcionalul de calitate CT (a se vedea formula (16.6)). 3. Introducei n celula H5 formula =$B5*$I$5+$C5*$I$6+$D5*$I$7+$E5*$I$8, apoi copiai-o n jos n

148

domeniul H6:H9. Formulele din acest domeniu reflect prile stingi ale restriciilor din setul de inecuaii (16.4). ; H

Amestec optimal 49.56 Subst Produse de hrana Neces Restr nutrit Prl Pr2 Pr3 Pr4 min la res Solut Snutl 51 4 2] 60 60 3.95 Snut2 42! |....2! 45 70.016 6.65 Snut3 3 j 3} 4| 3) 41 59.079 6.82 Snut4 4 if l 77 77 0 Snut5 1 2" '2! 44 44 Costul 4

.L
1------ - E S i 3.95

&

0.00
1

i Pr2 Pr3 Pr4

Prl

Fig. 16.5. Datele iniiale i soluia probleme despre diet. 4. Completai domeniile A3:I4, A5:A10 cu informaia artat n figura 16.5 (domeniul 15:18 trebuie completat cu cifra O - valorile iniiale ale soluiei). Diagrama vei construi-o dup determinarea soluiei. 5. Procednd n modul descris n paragraful precedent, stabilii parametrii pentru Solver dup cum se arat n figura 16.6. Atragei atenia la semnul inecuaiilor-restricii. Nu scpai din vedere opiunea Min. 6. Dup ce ai stabilit toi parametrii, startai Solver-ul. 7. Construii diagrama soluiei obinute (a se vedea fig. 16.5). Remarc. n cazul prentmpinrilor despre nereuita Solver-ului, controlai, mai nti, inecuaiile incluse n calitate de restricii. Exerciii 1. Modificai valorile normelor N i analizai soluia respectiv. 2. Alegei manual astfel de valori pentru coeficieni Cy, nct s obinei n calitate de soluie unul dintre variantele urmtoare (adic, profitul maxim va fi obinut dac va fi fabricat): doar un anumit produs; doar dou anumite produse; doar trei anumite produse; toate cele 4 produse.

149

Solver Parameters

Set Target Cell; Equal To; fj_ax - By Changing Cells: )$I$5:$I$8

[[ < Min _ *

Value of
.

~ l

pSubject to the Constraints: - -

Change

Fig. 16,6. Parametrii pentru problema despre diet.

16.3. Problema de transport

Problem. Cinci uniti comerciale (UCb i = 1, 2, 3, 4, 5) pot fi asigurate cu marfa de la patru depozite (Depj, j = 1, 2, 3, 4). Necesitile de marfa pentru fiecare UC snt N*, (i = 1, 2, 3, 4, 5). Cantitile de marfa la fiecare depozit snt limitate de Bj, (j = 1, 2, 3, 4). Depozitele snt situate la diferite distane care determin diferite cheltuieli pentru transport. Se consider cunoscute cheltuielile Qj pentru a transporta o unitate de marfa la unitatea comercial UQ de la depozitul Depj. Se cere de alctuit un plan de asigurare cu mrfa n cantiti necesare cu cheltuieli minime pentru transport. Rezolvare Fie c Xy reprezint cantitatea de marfa care urmeaz s fie transportat la U Q de la depozitul Depj. Atunci trebuie de determinat valorile Xy, pentru care funcionalul de calitate (stabilii cu atenie termenii aditivi n expresia de mai jos - fiecare element Qj este nmulit cu elementul respectiv Xy)
C T C i j X n + C 12 X 12 + . . . + C 21X 21 + C22X22 +,- + C 51X 51 + C52X52 4- . . . + C53X53 + C54X54

atinge valoarea minim pentru un set de valori Xy care satisfac relaiile

150

X i i + X ]2 X.21 + X 22 X31 + X32

+ X 13 + X i4 = N 1, + X23 + X24 N 2, + X33 + X34 = N3,

X n + X 21 + X 31 + X41 + X 51 <

B],
^ ( 16. 8)

X 12 + X 22 + X 3 2 + X42 + X52 B 2, X 13 ++ X23 ++ X 33 + X43 + X53 ^ B3, X 13 X23 X 33 + X43 + X53 < B3, X 14 + X24 + X34 + X44 + X54 < B4,

.43 44 IN4, X41 + X42 + X43 + X44 = N4, X51 + X52 + X ;53 + X 54=

N5, X y > 0, (i = 1, 2, 3, 4, 5; j = 1, 2, 3, 4) ^

Dup cum, probabil, ai observat, relaiile (16.7), (16.8) ca form se aseamn ntru totul cu relaiile respective de la problemele din paragrafele precedente, chiar dac problema formulat se deosebete substanial. Cu toate acestea, modelul problemei a fost redus la o schem standard pentru problemele de programare liniar i de aceea soluia poate fi obinut n acelai mod. n acest scop efectuai urmtoarele: 1. Introducei: coeficienii Qj n domeniul B5:E9; valorile Bj - n domeniul B10:E10; cantitile necesare de marfa Ni - n G5:G9.
1

2 3 4

5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

H ... a ....i ...i! ! D 'l E j L0:....G..... 'P roblem a de transport |:G17) I D epozute Nece Restr JUn com sitai ia res de vinz Dep1 Dep2 Dep3 Dep4 30 5 30 1 4 2 j;M 70 70 6 2 4 2 J2 30 30 3 3 2 3 3 24 24 1 8 1 M4 4 30 2 30 3 2 :M5 6 15 80 Resurse 40 120 | .. Soluia 30 30 0 0 0 0 140 70 0 0 75 15 4.67 4.67 5.67 0 2.5 0 21.5 f J 24 | 30 60 0 0 0 15 56.2 I : 34.7 78.2

....

~~

E3 DeplI i D e p 2 O Dep3 Dep4 7 t DU OU 4-U ' JU 20 1I n 0 , r i fi , n

M1 2 3 M4 M5

Fig. 16.7. Datele iniiale pentru problema de transport.

2. Introducei valoarea 0 (zero) n toate celulele din domeniul B13:E17. n acest domeniu vei obine soluia. 3. Introducei formula =B13+C13+D13+E13 n celula G 5, apoi copiai-o n celulele G6:G9.

151

4. n celula B l 8 introducei formula =SUM(B13:B17), apoi copiai-o n celulele C18:E18. 5. Introducei formula =B5*B13+C5*C13+D5*D13+E5*E13 n celula G13, apoi copiai-o n domeniul G14:G17. 6. Formula =SUM(G13:G17) pentru funcionalul de calitate trebuie s fie introdus n celula A2. 7. n domeniile A3:H4, A5:A10, A12 introducei informaia text dup cum se arat n figura 16.7. 8. Avnd pregtite formulele i informaia iniial, putei trece la atribuirea parametrilor respectivi pentru Solver. Acionnd n modul cunoscut (studiai problemele din paragrafele precedente), pregtii parametrii dup cum se arat n figura 16.8.
ISolver Parameters

Set Target Cell:

j ! 1 3 J

Equal To: C jvjax < Min Value of: -By Changing Cells: *---------- : n ---- ---------

j j$ B $ 1 3 :$ E $ l?
s [ Subject to the Constraints: ------~ -

Delete

Fig. 16.8. Parametrii pentru problema de transport. 9. Verificai cu atenie informaia introdus n caseta Solver Parameters. Dup ce v-ai convins c totul este completat corect, acionai butonul Solve i (dac ai introdus ntocmai datele iniiale artate n figura 16.8) vei obine soluia optim respectiv. 10. n baza domeniului B13:E17 construii diagrama, apoi modificai parametrii ei ca s devin mai comod pentru analiza soluiei. Exerciii Modificai datele iniiale, astfel nct: 1 ) transportul s fie doar de la un depozit; 2) dou uniti comerciale s fie asigurate doar de la dou depozite;

152

3) trei anumite UC s fie asigurate de la trei anumite depozite; 4) s fie transportat marfa, mai nti, de la depozitele cu cea mai mare cantitate de marfa; 5) la fiecare dintre dou depozite s fie transportat aceeai cantitate de marfa de la un singur depozit; 6) s existe cel puin un depozit de la care nu se planific deloc de transportat marfa. Cercetai cazul costurilor egale pentru transport de la toate depozitele.

16.4. Alte exemple de utilizare a Solver-ului

n subparagrafele precedente au fost formulate i rezolvate cteva probleme concrete de programare liniar. Dac analizai cu atenie modelele matematice (sistemul de formule care determin soluia), atunci putei observa cu uurin c, dei problemele se refer la diferite domenii de activitate, modelele lor matematice snt cam aceleai: un sistem de restricii i un funcional de calitate. Se poate considera i invers: dac snt date nite restricii i o funcie de calitate, funcie care depinde de variabilele incluse n restricii, n multe cazuri se poate formula o problem real al crei model este acest sistem de relaii. Astfel, avnd deprinderi de lucru cu Solver-ul din aplicaia Excel, avei posibilitatea s efectuai cercetri operaionale n diverse domenii, desigur, dac cunoatei noiunile fundamentale din domeniul programrii liniare. Atragem atenia c Solver-ul poate fi utilizat cu succes i la rezolvarea problemelor neliniare de optimizare. n continuare, vom prezenta cteva sisteme de relaii care ar putea fi nite modele ale unor probleme concrete. S se determine valoarea maxim (minim) a funciei F(X) = CiXi + C2 2 + C 3 3 + C4 4 + C5 5 + C6 X X X X X6, (16.9) unde variabilele X\ (i = 1, 2, 3, 4, 5, 6) satisfac inecuaiile Ai 1X 1 + A 12X 2 + A 13 3 + A 14 4 + A 15 5 + 1> bi, X X X
A 2 1X 1 + A 22X 2 + A 23X 3 + A 24X4 + A 25X 5 + > ,

A 3 1X 1 + A32X2 + A33X3 + A 34X4.+ A35X5 + > , A 4 1X 1 + A42X2 + A43X3 + A44X4 + A45X5 + 4 < 4, A 5 1X 1 + A52X2 + A53X3 + A54X4 + A55X5 + 5 < 5,

(16.10)

A61X1 + A62X2 + + A64X4 + A65X5 + < -J

n relaiile (16.9), (16.10) coeficienii Ci, b* i Ay snt nite constanteparametri. n cazul dat, se presupune c pot fi maximum ase restricii i

153

maximum ase variabile-necunoscute. Variind aceti (Ay, bO parametri prin includerea a diferite (att ca numr, ct i ca coninut i sens) seturi de inecuaii, obinem de fiecare dat nite seturi de relaii care ar putea servi ca modele pentru unele probleme concrete de programare liniar. In continuare, n baza crerii unei scheme standard, vei avea posibilitatea de a aplica schema de calcul pregtit pentru a rezolva un ir de probleme de programare liniar.
~~"j A j j

'. 27]

i P ro b le m e

C o ris t

-j

32.4

o ..... 7 7

77"

;
bj 6 17 15 5 R e s tr la res 8 .5 17 15 0 -8 .5

J L j U n c o rn 4 J de v in z C o li C o l2 5 j R in d l 1 6 R in d2 2 2 717]Rind3 8 ;R in d 4 0 9 ; R in d S 10 R in d6 -1

C o e fic ie n ii A j C o l3 C o l4 C o l5 C o l6 2 1 0 0 0 4 -1 0 -1 4 0 D 0 0 -2 1 0 0

1X 7 .................
12 14 l

S o lu ia C o e fic ie n ii in fu n c tio n a l

13 ,*
15
j Cj

I 77l
j

0 4 l___ l i
a\
| oj

l
o|

S
o|

1R i Fig. 16.9. O schem general pentru rezolvarea unui set de probleme. In acest scop efectuai urmtoarele: 1. Introducei formula =B13*B15+C13*C15+D13*D15+E13*E15+ F13*F15+G13*G15+C2 n celula A2. 2. n celula C2 introducei valoarea O (zero). 3. n celula 15 introducei formula =B5*$B$13+C5 *$C$ 13+D5 *$D$ 13+E5*$E$ 13+F5 *$F$ 13+G5 *$G$ 13, apoi copiai-o n jos n domeniul 16:110. 4. Introducei informaia respectiv n restul celulelor ca s obinei exact ceea ce este artat n figura 16.9 (atragei atenia n care celule este informaie de tip text i n care - de tip number). n etapa iniial n domeniile B5:H10, B13:G13, B15:G15 trebuie introdus numrul 0 (zero). n figura 16.10 snt afiai parametrii unei probleme cu datele prezentate n figura 16.9. Restabilii relaiile respective, innd seama de informaia

4|

154

prezentat n figura 16.10 (astfel, vei nva modul de verificare, dac ai atribuit corect i complet parametrii pentru Solver). Dac analizai informaia din figura 16.10, lund n consideraie formulele introduse (a se vedea punctele p. 1-4 prezentate imediat mai sus), vei stabili urmtoarele: 1. n boxa By Changing Cell este indicat domeniul B13:F13. Valorile din aceste celule vor reprezenta variabilele X*. Solver Parameters H U :
Set Target Cell: Equal To: By Changing Cells: - - |$B$13:$F$13 Solve Value of: -------- --------

M (* Min a x

W
Guess

Close

........................................

Subject to the Constraints: $B$13:$F$13 > = 0 $I$5:$I$7 > = $H$5:$H$7 $ I$8:$I$10 < = $H$8:$H$10

Options

Add iange Reset All elete Help

Fig. 16.10. Parametrii problemei cu datele afiate n figura 16.9. 2. Dac inei cont de valorile introduse n domeniul B15:F15, atunci formula introdus n celula A2 reprezint funcia de calitate F(X) = 4X} + 4X2 + 6X3. ( i 6. 1 i)

3. Relaia $I$5:$I$7 >= $H$5:$H$7 arat c s-au stabilit relaiile date ntre celulele respective din aceste domenii. In celula 15 a fost introdus formula =B5 *$B $ 13+C5 *$C$ 13+D5 *$D$ 13+E5 *$E$ 13+F5 *$F$ 13+G5 *$G$ 13. Utiliznd valorile introduse n B5:G5, H5 i faptul c variabilele din domeniul B13:G13 snt necunoscutele X putei obine urmtoarea relaie X l + 2X 2 + X 3 >= 6, care corespunde relaiei 15 >= H5. n acelai mod pot fi obinute i relaiile care exprim expresiile 15 >= H 5 ,16 >= H 6 ,17 >= H7, respectiv, 2Xi + 4X2 - X3 >= 17, 2X, - X2 + 4X3 >= 15.

155

4. Relaia $I$8:$I$10 <= $H$8:$H$10 arat includerea unor relaii asemntoare. Utiliznd expresiile pentru formulele introduse n celulele respective, putei restabili urmtoarea relaie (doar o singur relaie, deoarece muli coeficieni snt nuli): - Xi - 2X2 + X3 <= 5. 5. Relaia $B$13:$G$13 >= 0 exprim expresiile Xi >= 0, X2 >= 0, X3 >= 0, X 4> = 0,X 5> = 0 ,X 6>=0. Astfel, vei obine urmtoarea problem: S se determine valorile Xj (i = 1, 2, 3) care satisfac relaiile X, 2Xi 2Xi -X , +2X2 +4X2 - X2 - 2X2 + X3 >= 6, - X3 >= 17, + 4X3 >= 15, + X3 <=5,

X ! > = 0 , X 2 > = 0 , X 3 > = 0 , X4 > = 0 , X 5 > = 0 , > = 0 .

pentru care funcia F(X) = 4X, + 4X2 + 6X3 (16.13) atinge valoarea minim. Fie c avei de rezolvat o alt problem de acest tip. S se determine valorile Xi, (i = 1, 2, 3) care satisfac relaiile
(16.14)

F(X) = - 5*X1 - 10*X2 + 2*X3 + 5*X4 Max. (16.15) Pentru rezolvarea problemei date introducei: 1) coeficienii (-5, -10, 2, 5, 0, 0) funciei de calitate (16.15) - n celulele B15:G15; 2) coeficienii (2, 3, 1, 0, 0, 0, 0), (6, 1, 4, 0, 0, 0), (3, 1, 0, 1, 0,0) primelor trei relaii din (16.14) - n domeniile B5:G5, B6:G6, B7:G7, respectiv; Atenie! Introducei, mai nti, coeficieni pentru expresiile cu semnul <=, apoi - cu semnul >=, iar dup aceea - cu semnul =. 3) valorile din dreapta (5, 3, 9) ale primelor trei relaii din (16.14) - n celulele H5:H7. Avei grij ca celelalte celule din schem s fie completate cu valoarea 0 (zero).

156

Dup ce v-ai convins c ai introdus corect toi coeficienii, activai Tools, apoi Solver i completai parametrii respectivi n boxele cu expresiile artate n figura 16.11. Solver Parameters
Solve )

.............

-.......................

.....::..........

"':< *
: Subject to the Constraints: $B$13:$F$13 >= 0 $I$5 <= $H$5 $I$6 >= $H$7 $I$7 = $H$7

X V .' ~4 ...

...

11
Options |

Aj

Add Change

j | j ! Reset All Help |

zl

Delete

Fig. 16.11. Parametrii pentru problema (16.12), (16.13). Acionnd butonul Solve, vei obine soluia (a se vedea fig. 16.12). Comentarii 1. n acest caz, n calitate de restricii au fost incluse trei relaii (15 <= H5, 16 >= H 6 ,17 = H7) i grupul de relaii B13:F13 >= 0, care asigur soluia pozitiv. 2. Soluia (0, 0, 5, 9, 0, 0) a fost obinut n celulele B l3:G13). 3. Valoarea maxim a funciei de calitate este afiat n celula A2. Remarc. Pentru a modifica o condiie din boxa Subject to the Constraints, trebuie de selectat condiia, apoi de fcut un click pe Change, (apare o caset special), dup aceea putei face modificrile cuvenite, iar apoi s facei click pe Add. La terminarea introducerii expresiilor pentru restricii sau dup modificarea unor condiii deja incluse, pentru a ncheia procesul de atribuire a parametrilor pentru Solver, facei click pe Cancel. Ca rezultat, vei obine caseta cu mesaje care vor exprima dac a fost sau nu gsit soluia. n cazul n care soluia n-a putut fi gsit, studiai, verificai, mai nti, dac ai atribuit corect parametrii respectivi pentru Solver. Pot fi i

157

cazuri cnd soluia nu poate fi gsit din cauza formulrii greite a problemei (adic problema dat nu are soluie). n acest caz trebuie s studiai cu atenie toate restriciile, apoi s facei careva corecii, dup aceea s lansai din nou Solver-ul.

D
C o n st

I E

\~f

J T
3

P ro b le m e

Un com C oeficienii A j 4 de vin z C o ll__C ol2 Col3 Co!4 C ol5 Col6 5 R in d l 0 6 R ind2 0 7 RindS 0 0 8 Ririd4 9 Rind5 10 Rind6

. ..f..

0
bj R e s tr la res

5 0 0
20

9 0 0 0

11

'12
13

Soluia C oeficienii in functional 5j

11
15

jO

l
-10| 2] 5|p [ O]

Tk Fig. 16.12. Datele iniiale i soluia problemei (16.14), (16.15). Comentarii 1. n schema propus se admit cel mult ase restricii de tip ecuaii (inecuaii) i cel mult ase necunoscute Xj. Utilizatorul poate mri att numrul de restricii, ct i numrul de necunoscute. Pentru a realiza acest lucru, nu trebuie dect s se lrgeasc domeniul B5:G10 att pe vertical, ct i pe orizontal, deplasnd informaia n jos sau spre dreapta insernd rnduri sau coloane (vei observa c formulele se vor modifica n mod automat). 2. Este util ca, nainte de a introduce informaia despre restricii, s ordonai pe grupe, de exemplu, inecuaiile cu semnul apoi cele cu semnul i, n sfirit, cele cu semnul n aa mod va fi mai uor de introdus i de verificat parametrii (n exemplul dat s-a efectuat o astfel de grupare). 3. n celulele 15:19, n care se conin expresiile din stnga ale restriciilor, se indic valoarea acestor formule. Se poate face o analiz a legturii dintre aceste valori i valorile din dreapta. n cazul rezolvrii unor probleme

158

concrete, aceste deosebiri, coincidene, depiri substaniale, conin o informaie destul de preioas.

ntrebri, probleme, discuii

Descriei cum putei determina care restricii au fost active, adic au influenat domeniul de variaie al variabilelor Xj, i care restricii pot fi excluse din sistemul de inecuaii ca fiind n plus. 2. Descriei avantajele i dezavantajele aplicrii aplicaiei Excel la rezolvarea problemelor de programare liniar. 3. Propunei alte scheme de pregtire a informaiei necesare pentru rezolvarea problemelor din acest domeniu. 4. Considerai c este complicat (volum mare de lucru) procesul propus de pregtire a datelor iniiale? Propunei proceduri de automatizare n aceast direcie. 5. Propunei procedee de afiare a soluiei n form mai accesibil i mai comod pentru analiza vizual a soluiei. 6. Creai anumite diagrame pentru a explica influena restriciilor asupra soluiei. 7. Introducei parametri-coeficieni in funcionalul de calitate i n unele restricii, apoi gsii soluiile pentru un ir de parametri. ncercai s afiai ntr-o singur diagram soluia n funcie de un parametru dat. 8. Determinai sensibilitatea soluiei n funcie de fiecare coeficient Ci al funcionalului de calitate. 9. Cum ai putea organiza rezolvarea a mai multe probleme de optimizare doar printr-o singur acionare, de exemplu, a unui buton? 10. Este simplu (este complicat), comod (incomod) de utilizat ca date iniiale informaia din alte aplicaii, de exemplu, din Access? Argumentai. 11. Dup cum ai constatat, probabil, modul de prezentare a informaiei iniiale pentru atribuirea parametrilor este lsat pe seama utilizatorului. Cum apreciai acest lucru din punctul de vedere al utilitii rezolvrii unor probleme reale, atunci cnd datele iniiale pentru Solver pot fi nite date finale ale unei analize prealabile? Dai exemple pro i contra. 1.

159

17. Elemente de contabilitate n mediul Excel

Contabilitatea este un domeniu de activitate n care Excel-ul se poate simi extraordinar de bine. Registrul general (Jurnalul) i Cartea Mare, dou documente obligatorii i considerate de baz, au fost inventate cu mult naintea apariiei pe pia a mijloacelor tehnice de prelucrare a informaiei. Pentru prelucrarea manual, structura lor i metodele de prelucrare a informaiei snt destul de reuite. Pe de alt parte, realitatea mijloacelor electronice de gestionare a documentelor enunate mai sus dovedete c ele nu snt att de perfecte. n acest paragraf se descrie o modalitate de abordare a problemelor de contabilitate. Un contabil cu experien, precum i orice persoan care dorete s activeze n domeniul respectiv i s-i fac lucrul la un nivel mai nalt, va nva multe din ceea ce este demonstrat mai jos pentru organizarea mai eficient a activitii sale.

17.1. nregistrarea operaiunilor economice

Problem. S se elaboreze o schem de nregistrare i prelucrare a informaiei pe parcursul derulrii operaiunilor economice pe o perioad de o lun la o ntreprindere mic de comercializare i s se descrie tehnicile respective de ntocmire a bilanului la sfritul lunii curente. Se presupune cunoscut planul de conturi i bilanul activitii pn n ultima zi a lunii precedente. Explicaii. Pentru nregistrarea continu a operaiunilor economice se propune un tabel cu structura indicat n figura 17.2. Informaia din bilanul precedent a fost trecut cu numrul de nregistrare 0 (zero) i cu data de nregistrare 1, adic n prima zi a perioadei curente. Pe parcursul lunii curente au fost fcute alte nregistrri (a se studia nregistrrile din figurile 17.2 17.4). Chiar i pentru un contabil nceptor nu este o problem s explice care au fost operaiunile economice efectiv nregistrate n acest tabel. Planul de conturi al ntreprinderii este prezentat n figura 17.1. Tabelul propus pentru nregistrarea operaiunilor economice nu coincide ca structur nici cu Registrul, nici cu Cartea Mare, ns aceste dou documente pot fi completate cu uurin n baza informaiei din tabel. Din cauza lipsei de spaiu, aici nu vom aborda problema coninutului de sens al fiecrei nregistrri (acesta din urm innd de domeniul contabilitii). Vom discuta mai mult despre

160

modalitile, tehnicile de automatizare a procesului de obinere a informaiei suficiente la ntocmirea diverselor rapoarte financiare. Un bilan simplificat conine trei capitole: activele, datoriile i capitalul propriu. n cazul dat, fiecare cont este marcat cu un numr - codul grupei (CodGr), care va fi util la diverse operaii de analiz a situaiei financiare, de exemplu, codurile 1,2 i 3 snt rezervate seciilor din bilan; SubG este codul subgrupei n grupa dat; D/C conine 1 pentru conturile debitoare i 2 pentru cele creditoare.
!

Dl EI

1 Cod Den

CodG SubG D/C CodG SubG D/C 1 1 1 1 1! 1 1: 1 1

Cod Den J
111 Mijloace bneti 112 Clieni 4 113 Mrfuri 5 114 Asigurare pltit in avans 6 115 Materiale de comercializare 7 165 Efecte comeciale de incasat 8 j 116 Materiale de birou 9 141 Terenuri 10 142 Cldiri 11 143 Amortizare cumulata, cldiri 12 j 144 Eshipamente de birou 13 145 Amortizare cumulata, echpamer 14 211 Furnizori 15 21 3 Efecte comerciale de pltit 16 311 Pisica, Capital 1 312 Pisica, Retrageri 7 18 411 Vinzari 19 412 Vinzari restituite si abaturi acord 20 413 Discounturi aferente yinzarilor 21 511 Cumprri "22 512 Cumprri restituite si rabaturi

Continuarea coloanelor , , C, D, E din partea sting..

2 3

1 2

!^ ' 1 Cod Den

*
Code SubG D/C

i: 1 2 1 2 2 2 2 1[

2 T
2 2 2 1 ?! 1 1

22:512 Cumprri restituite si rabaturi 23J513 Discounturi aferente cumprrii 51' Cheltuieli de transport aprovizioi .. I ;i: . ' 26:612 Cheltuiel de transportflivrare 27 613 Cheltuieli privind publicitatea Cheltuieli privind asigurariie, vin . {623 33J624 |4 j6 2 5 35J626 36 j 627 37J313 perso !

5 5

...: ......."

Cheltuieli privind materialele de Cheltuieli privind serviciile telefo Cheltuieli privind intretinerea Cheltuieli privind amortizarea ci; Cheltuieli privind amortizarea ec Profit si pierderi

... j .

10

Fig. 17.1. Planul de conturi.

17.2. Regularizarea, contul de rezultate i bilanul

Presupunem c informaia despre operaiunile economice i din bilanul de la sfritul lunii precedente este introdus i corespunde ntocmai celei prezentate n figurile 17.2-17.4.

161

- t

- 4 (N (D r- (N -.T-

(M m

^ toJ| T *D J (5 C< O* r +- C ( c CL -p . CL H 3 Q' 0 - 73 C (C ; <15 O ') H * d P 7] C T 5 n

>

0 .Z u Q3 n E.E D XI >02 w _

44 W
W

W ;: roS<

g- !cl : 0
N
\m

N
3 < 0 :

N ; q.|
:U O l i 2 :

N 1 c! iL ;sl c S< m
Ntf! c m
..|

LD LD - |

CD N - - - -

Z i*

;0

t: _
.

CL

Ll .

N (0
> u-

: .1(0 55:11l Q.

5' = N
: > >

0 -D

25

L. l

>

^ .
0)

Ol tT "

S
P i: 0) C D ^ '

J D J D J JQ JD D | CD 0 ~ 0) :._ . S 5 .. Z = = i N -. p j f l j r-i-< - 5 .Si S. n o ! 2 2 (IS N g N 3 S ^ ir .2 3 . 13 - Q D jS 2 Q lZ ;? tZ IEif 2 > > 1 2 ,ii_2:ii-QO>lUGu Ll. 1

jd

: ;

' ' : D : " Z

-Q

' -

: : / : |~
Q . Q . (0

CN

- 1 i; >-

.s

! ;

*3

Lf) '

'

N : C:

-3

^ |2

Iz

;S; N

re -

JO

3 3 1 3
<D

0
ov
ll:

LD

CD

LD

C D

to

CD

CD L 0 ! ;

IC

**
;

0 0

^ )

C D C f t C D !>1 ^ C N ~ D c>< ici

- 5 CL L 0 N0 :0 > N

CN ( - -

<
^ N N N - ^ ^ c c j CSI] ! - ;

Ul; iB i

ff ifi
N ci

is m m s

- L 0 - L 0 ^ ^ L

N N

0D

N < U) 0 0 J >

ji ^

L 0 N

0 0 > VO

(!! N ') > !^- '^ -J 1 | j c n i ( H i c n ; : ( >* f .t 4 i ^ r iU O sl j D L f ) *t ;L D L O L O

163

: \* S ji
io

T - in ; C N C NI D r -C N C D 01r ! h

o 1 0 = Di Q D'SIT J CD CD *=: j m_C -" CB SZ : : 1 ;1 \l C D -S . -* O

"II;

I.I: | , : . . . v I CN

C Nf " !

-J . . f . . .

i-

. j

1 CN CD * |

1 i^ r J . .

ID CD u

{ f CCNDf ! C N ^ - h r { CN f H b j j l i j j : CN f T - U * 1T N . i L i d !

' m IC N iC D CD j h

m.

ip " 1 ^ 1

S o m 8

C N | C H C H I tD- C D 4-tstt v t n C 1 v | H It t : : ? N! I 1C- \r N ;h - -m - r NIt C 4 N N 0 C D C N ! C D ; r - 4 CDf C LDh<N |ID it- ^ |C |C - l N

0> C D I O
v -

T - T T - C N m N L D I D I D C D I C O C I N - jC 5 C D 0 0 D i C N JC N C N j C N j C N |C N j C N j C N C N j C N |C N j C N jC N JC N j C N [ C N C N C N C N ( N

1 i OO C N C N i JCC NN j C NC NC Ni CI C nN m C SN ^ J Ct N ^ Cj lND Ci lND j C^ NC j CD N i j CC N D j CN Ni O. N Nj N . |C CN O I CDNh j C iN C C N D j C N ^ j C H ) CN J C C

|!$
164

Fig. 17.4. Continuarea tabelului din fig. 17.2-17.3.

t CN CN

a) -zz E Q. 'O -o

Explicaii referitoare la informaia din tabelul de baz (foaia Jurn) Informaia din coloane corespunde denumirilor coloanelor (doc numrul documentului (nregistrrii), Data - data efecturii operaiunii, CI -c o d u l clientului sau umizorului, Cont - codul contului, Dt - Debit, Cr - Credit, %d, procentele discount, z/d - durata n zile a valabilitii discountului, a/z - durata maxim admisibil pentru achitare, Nfact numrul facturii, Ncec - numrul cecului, DenCont - denumirea contului, Coment - descrierea operaiunii, Gr - codul grupei pentru contul nregistrat). Primele 4 rnduri din tabel snt rezervate pentru operaiile de nchidere a conturilor Profit i pierderi i Retrageri (aceste operaii vor fi demonstrate mai trziu). La nceputul fiecrei perioade, valorile din Dt i Cr n aceste 4 rnduri trebuie s fie nule. Analizai cu atenie denumirile foilor din carte (fiierul de tip xls) i inserai, apoi modificai denumirile lor ca s le avei pregtite din timp. Informaia de baz, adic cea similar cu informaia din Jurnal, trebuie s fie introdus n foaia Jurn, de unde va fi preluat n diferite scopuri. Rezolvarea problem ei I. nregistrarea informaiei de regularizare. Se presupune c n plus la informaia curent, cea nregistrat deja pe parcursul lunii, se pune la dispoziie urmtoarea informaie: a) amortizarea estimat a echipamentelor de birou 2 b) amortizarea estimat a cldirilor 2.2 c) asigurarea expirat alocat (2.7 - vnzari, 6.3 - general), n total 9 d) stocul final de mrfuri 423 e) stocul final de materiale de comercializare 5.9 f) stocul de materiale de birou 2.8 Informaia din punctele a), b), c) se va nregistra n registru (tabel), pe foaia Jurn, n continuare, n mod obinuit. n aceste cazuri snt cunoscute valorile pentru ambele pri ale formulei contabile. Informaia din punctul d) se va nregistra conform metodei nregistrrilor de regularizare (stocul iniial se va introduce n creditul contului Mrfuri (113), apoi aceeai valoare trebuie introdus i n debitul contului Profit i pierderi (313). Dup aceea, valoarea stocului final se va nregistra n debitul contului Mrfuri (113), apoi (aceeai valoare) i n creditul contului Profit i pierderi (313).

165

Pentru a realiza nregistrrile corespunztoare informaiei din punctele e) i f), se vor calcula, mai nti, soldurile conturilor 115, materiale de comercializare, i 116, materiale de birou, apoi se vor calcula cheltuielile respective conform formulei Dt Total - Cr Total - Partea rmas = Cheltuieli. Pentru a calcula soldurile pentru fiecare cont, mai nti, se va aplica operaia de sortare dup coloana Cont, apoi operaia Subtotal pentru coloana Cont. n cazul nostru, conform acestei formule se vor obine urmtoarele cheltuieli: pentru materiale de comercializare - 6.7, pentru materiale de birou - 5.16. Avnd aceste date calculate, pot fi fcute nregistrrile respective. Integral, nregistrrile cu informaia de regularizare este prezentat n figura 17.5. a.! .lc ;.b :..J T ' Doc Dat CI F Cont Dt Cr
89 90 91 92 931 '94 : 951 96 971 98 99? 100 101" 102 103 104 iO . 32 32 32 33 33 31 31 31 31 31 34; 31 34 31 35 31 35 31 35 31 35 31 36 31 36 31 37 31 37 31 114 614 622 143 626 627 145 113 113 313 313 623 116 615 115 2.7 6.3 . 2.2 2 2 483 423 483 423 5.16 5.16 6.7 2.2 F 9 %d Z/c a/2 N Nc DenCont

G 'JIJ.V-IK.___

.J.__M i
"Coment

N ! G r '"

6.7 2365.49 2365.49 D X t e i X Shet2 Z M n Z < Sent FumZcontP / Macul /Bilan / ContP l < j

1 Asigurare pltit in avaReg asig 6 Cheltuieli privind asiguiReg asig 7 Cheltuieli prvind asigur Reg asig 1 Amortizare cumulata, iReg cldiri Cheltuieli privind amort Reg cldiri ' 7 ... Cheltuieli privind amort Reg Ech ....7 ..... 1..... Amortizare cumulata, iReg Ech Mrfuri Reg Marf 1 Mrfuri Reg M arf Profit si pierderi Reg M arf 10 Profit si pierderi Reg M arf 10 Cheltuieli privind materialele de bir 7 Materiale de birou 6 Cheltuieli prind materialele de con Materiale de comercializare 1 _________ ___

Fig. 17.5. nregistrrile de regularizare la sfiritul lunii curente. 2. Contul de rezultate. Venitul net. Acesta este un pas important dup intro ducerea informaiei de regularizare. Efectuai urmtoarele: a) Trecei pe foaia ContR (inserai-o, dac nu exist o astfel de foaie), apoi lichidai toat informaia de pe aceast foaie ContR. b)n celulele E l, FI i E2 (pe foaia ContR) introducei formulele =SUM(E7:E2000), =SUM(F7:F2000) i respectiv =F1-E1. Iar n celula A2 introducei textul Venitul net. c) Iniiai operaia de filtrare pe foaia Jurn cu condiia Gr > 3, apoi selectai rezultatele filtrrii (s selectai din coloanele A - N, ncepnd cu rndul care conine denumirile coloanelor tabelului, cam vreo 1000 de rnduri,

166

deoarece pot fi cazuri cnd la ntreprindere se fac foarte multe operaiuni economice), acionai Edit, Copy, trecei pe foaia ContR, selectai celula A6, apoi acionai Edit, Paste. Ca rezultat, vei obine rezultatul filtrrii, adic informaia pentru Contul de rezultate. Atragei atenia c sumele numerelor din coloanele Dt i Cr vor aprea automat n celulele El i respectiv FI. n celula E2 vei obine volumul venitului net (datorit formulelor introduse la pasul precedent). Ateniei Pe foaia ContR ve obine mult mai mult informaie dect cea necesar n conturile de structur clasic (fapt care poate fi utilizat la analiza economic detaliat). 3. nchiderea contului Profit i pierderi. Trecei pe foaia Jurn cu tabelul de baz, anulai operaiile de filtrare precedente (acionai Data, Filter, Autofilter), apoi introducei formula =ContR!El + ContR!E2 n celula E2, formula =ContR!El - n celula F2, iar ContR!E2 - n F3 (n rndurile rezervate din timp pentru aceast operaiune). La nchiderea acestui cont ar trebui de inclus i informaia respectiv n coloana Debit (nc un rnd la nceput pe pagina Jurn) referitoare la profitul net. Astfel nregistrarea va putea fi considerat complet. n cazul dat, am omis n mod special acest lucru, asigurnd adugarea venitului net la capitalul propriu. 4. nchiderea contului Retrageri. n aceast etap trebuie de calculat soldul contului Retrageri. Asigurai existena foii Retr. a) Lichidai toat informaia de pe foaia Retr. b)n celulele El, FI i E2 (pe foaia Retr) introducei formulele =SUM(E7:E2000), =SUM(F7:F2000) i respectiv =E1-F1. Iar n celula A2 introducei textul Retrageri Total. c) Anulai operaiile de filtrare precedente (acionai Data, Filter, Autofilter), iniiai din nou operaia de filtrare a informaiei de pe foaia Jurn cu condiia Cont=312, apoi selectai rezultatele filtrrii (s selectai din coloanele de la A la N, ncepnd cu rndul care conine denumirile coloanelor tabelului, cam vreo 1000 de rnduri), acionai Edit, Copy, trecei pe foaia Retr, selectai celula A6, apoi acionai Edit, Paste. Vei obine rezultatul filtrrii, adic informaia pentru Retrageri. Atragei atenia c sumele numerelor din coloanele Dt i Cr vor aprea automat n celulele El i respectiv FI. n celula E2 vei obine soldul contului Retrageri. d) Trecei pe foaia Jurn, anulai operaiile de filtrare (acionai Data, Filter, AutoFilter), apoi n ambele celulele E4 i F5 introducei aceeai formul =Retr!E2. Astfel contul retrageri va fi nchis.

167

5. Informaie pentru bilan. Pentru a extrage i pregti informaia necesar pentru ntocmirea bilanului, efectuai urmtoarele (n strict ordine): a) Trecei pe foaia Bilan (dac nu avei o astfel de foaie, atunci inserai nc o foaie, apoi modificai-i numele n Bilan). b) Lichidai toat informaia de pe foaia Bilan. c) Introducei pe foaia Bilan, n celulele El i respectiv FI formulele =SUM(E7:E2000), =SUM(F7:F2000). d) Trecei pe foaia cu tabelul de baz (Jurn), anulai operaia de filtrare (acionai Data, Filter, AutoFilter). e) Iniiai operaia de filtrare cu condiia Gr < 4, apoi, procednd ntocmai ca i n punctul precedent, copiai rezultatele filtrrii pe foaia Bilan, ncepnd cu celula A6. n celulele El i FI vei obine valorile care verific bilanul. f) Selectai o celul de pe foaia Bilan cu informaia copiat de pe foaia Jurn dup filtrare, apoi sortai informaia dup coloana Cont. g) Acionai opiunea Subtotals din meniul ataat comenzii Data pentru a calcula totalurile pe fiecare cont din bilan. h) Selectai toat pagina Bilan, acionai Edit, Copy, trecei pe foaia Macul (dac nu exist o astfel de foaie, atunci, pentru nceput, inserai-o), selectai Al pe foaia Macul, Edit, Paste Special, Values, OK). Astfel vei copia doar valorile de pe foaia Bilamt pe foaia de lucru Macul. i) Pe foaia Macul utilizai operaia de filtrare cu condiia c n coloana Cont se conine cuvntul Total. j) Selectai rezultatul filtrrii din coloanele D, E, F, ncepnd cu rndul care conine denumirile coloanelor din tabel i n jos vreo 300 de rnduri, apoi acionai Copy. ) Trecei pe foaia BilFin (dac nu exist o astfel de foaie, atunci, pentru nceput, inserai-o), selectai celula A5, apoi Edit, Paste. Ca rezultat, ncepnd din rndul 5, n coloanele , , va fi plasat rezultatul copierii. 1) Scriei formula =VALUE(LEFT(A6;4)) n celula E6, apoi copiai-o n jos cam peste vreo 50 de rnduri (dac bilanul dvs. conine un numr mai mic de 50 de conturi). Astfel, n coloana E vei obine codurile cifrice ale conturilor. m) Scriei formula =VLOOKUP(E6;ContP!$A$2:$E$100;5;FALSE) n celula D6, apoi copiai-o n jos cam peste vreo 50 de rnduri (dac

168

bilanul dvs. conine un numr mai mic de 50 de conturi). Astfel, n coloana D vei obine marcarea codurilor debitoare cu cifra 1 i a celor creditoare - cu cifra 2. n) Scriei formula =VLOOKUP(E6;ContP!$A$2:$C$49;2;FALSE) n celula F6, apoi copiai-o n jos cam peste vreo 50 de rnduri (dac bilanul dvs. conine un numr mai mic de 50 de conturi). Astfel, n coloana F vei obine denumirile conturilor, o) Scriei n G6 i H6 formulele =IF(D6:=1;B6-C6;M i respectiv ) =IF(D6=2;C6-B6;"M apoi copiai-le n jos, dup aceea n celulele G5 i ), H5 introducei textele Debit i respectiv Credit. Ca rezultat al acestor aciuni, pe foaia BilFin vei obine soldurile conturilor din bilan. Perfecionarea structurii bilanului n continuare, ncepnd din aceast etap, este un lucru simplu, ns deosebit de divers. Din aceast cauz, se las pe seama cititorului. Acelai lucru i referitor la contul de rezultate. Informaia de pe foaia ContR poate i trebuie s fie utilizat pentru a obine diverse conturi de rezultate (detaliate, analitice, sintetice etc.). Recapitulare Noiuni i tehnici necesare la realizarea operaiunilor descrise n punctele 1-5, care asigur calcularea diverselor rapoarte financiare. a) nregistrarea zilnic a operaiunilor economice n tabelul prezentat pe foaia Jurn - snt nite opraii care trebuie s le posede oricare contabil. b) Efectuarea procesului de regularizare este o aciune de asemenea din domeniul contabilitii, ns n punctul 2 se explic cum se obine (dac unele date nc nu snt cunoscute) i unde se introduc valorile respective, n aceast etap, n plus la deprinderile din domeniul contabilitii, se mai cer nite deprinderi foarte uor de obinut din domeniul sortrii, filtrrii, copierii i calculrii sumelor totale pe grup (Sort - Filter - AutoFilter, Filter - Auto Filter - Custom, Filter - Advanced Filter). De asemenea, snt necesare anumite deprinderi i cunotine n domeniul utilizrii formulelor standard. Pentru estimarea timpului necesar de a stpni tehnicile enumerate, n procesul didactic, pentru explicarea i exersarea acestor aciuni, de regul, se planific 6 ore, timp n care reuita este destul de satisfctoare.

169

c) Procesul de nchidere a conturilor Profit i pierderi i Retrageri este explicat n p.3-4 destul de amnunit n ceea ce privete procesul de nregistrare n tabelul de pe foaia Jum. d) Partea cea mai voluminoas de lucru pentru obinerea informaiei suficiente din bilan este prezentat n p. 5, n care se descriu n detaliu toate operaiunile (multe dintre ele repetndu-se de la un pas la altul). Atunci cnd se face selectarea unui domeniu pentru copiere, deseori se propune de a selecta un numr cu rezerv de rnduri. Acest lucru se face pentru a asigura, ntr-o msur oarecare, posibilitatea de a utiliza schema pregtit i n alte cazuri, cu un numr de conturi mai mare. e) Informaia n detaliu pentru contul de rezultate este pstrat pe foaia ContR, aa c utilizatorul, aplicnd diverse tehnici, poate elabora diverse forme de Conturi de rezultate. Im portant. Toate aciunile descrise n p.3-5 pot fi nregistrate sub form de macros i activate la apsarea unui buton. Adic, dup ce vei finisa procesul nregistrrilor de regularizare, la apsarea unui buton, vei obine automat rezultatele scontate. Se recomand de mprit toate aciunile n cteva grupe mult mai mici, de nregistrat aciunile pentru fiecare grup (obinnd Macro 1, Macro2, etc.), apoi de inclus toate macros-urile n unul singur, de forma

Sub TotaI()
M acrol

Macro2
MacrolO End Sub, apoi de ataat acest macros Total ctre un buton, la apsarea cruia vor fi lansate consecutiv macros-urile nregistrate. Remarc n acest capitol nu s-a discutat deloc despre organizarea eficient a introducerii nregistrrilor n tabelul de baza de pe foaia Jum, deoarece scopul principal a fost descrierea tehnicilor de prelucrare a informaiei deja introduse n tabel. Atragem atenia c volumul de lucru necesar la introducerea nregistrrilor poate fi redus la minimum (data calendaristic s

170

fie introdus automat, codul contului s fie selectat din list, denumirea contului i codul grupei s fie introduse automat imediat dup ce se introduce codul contului etc.); despre asemenea tehnici s-a discutat n primele paragrafe. Concluzie Procesul de estimare a amortizrilor mijloacelor fixe, precum i a altor cheltuieli de exploatare care necesit o oarecare expertiz, pe perioade scurte de timp, poate fi automatizat uor la un grad mare de precizie prin diferite metode de previziune economic tiinific argumentate. n ceea ce privete estimarea valorilor pentru activele curente, datoriile pe termen scurt, precum i pentru cheltuielile aferente circulaiei lor, implementarea unor tehnici similare cu cele descrise n acest paragraf permit de a obine imediat informaia rezultant despre activitatea curent (vnzri nete, cumprri nete, valoarea activelor circulante, volumul datoriilor pe termen scurt, cheltuieli aferente acestor activiti etc.). Prin urmare, evaluarea principalilor indicatori economici n oricare moment pe parcursul exerciiului economic, n cazul utilizrii tehnicilor descrise mai sus, devine o realitate - informaie destul de util pentru manageri, care vor avea posibilitatea s realizeze efecte economice destul de eseniale. n sfrit, nc un fapt, poate cel mai important: un contabil avnd la ndemn o astfel de tehnologie, poate aplica n mod operativ (cu iscusin i fr mari eforturi) o mulime de metode de evaluare a activitii economice, care, n opinia lui sau n alte scopuri, le consider benefice pentru ntreprinderea sa.

Probleme, ntrebri, discuii

1. 2. 3. 4. 5. n ce scop putem utiliza informaia din coloana CI Fur din tabelul cu informaia de baz de pe foaia Jum? De ce este necesar de a nregistra informaia referitoare la numrul documentului n coloana Doc? Descriei cum ar putea fi utilizat informaia nregistrat n coloanele %d, z/d, a/z, Nfact, Ncec. Cum ar putea fi utilizat tabelul cu planul de conturi pentru aranjarea n ordinea dorit a conturilor n contul de rezultate, Bilan? Descriei aciunile care asigur afiarea pe ecran a informaiei dintr-un cont specificat.

171

6. 7. 8.

9. 10. 11.

12. 13.

14.

Propunei o modalitate comod (de exemplu, prin selectare dintr-o list sau n alt mod) de afiare a informaiei dintr-un cont. Propunei metode de evaluare a amortizrilor pentru mijloacele fixe i pentru alte active pe termen lung. Poate fi oare ignorat Registrul (Jurnalul) i Cartea Mare - documente necesare n contabilitate - n cazul utilizrii unei scheme de eviden, similare celei discutate n acest paragraf? Propunei alte structuri ale tabelului de baz n locul celui de pe foaia Jum. Care este avantajul (dup prere dvs.) utilizrii aplicaiei Excel n comparaie cu alte Softuri electronice? In cazul n care considerai necesar i eficient o astfel de tehnologie de prelucrare a informaiei n contabilitate, atunci cum explicai faptul c nivelul de utilizare a Excel-ului nc las de dorit? Caracterizai prile pozitive i negative ale metodelor propuse mai sus de gestionare a informaiei n contabilitate. Propunei alte tehnologii. Propunei i realizai o schem de evaluare a vnzrilor nete, cumprrilor nete, a costului bunurilor vndute, cheltuielilor aferente activitii de vnzare/cumprare, a cheltuielilor generale administrative. Propunei o metod de nchidere automatizat a conturilor temporare (se admite nregistrarea i utilizarea macros-urilor), ns far a utiliza elemente de programare direct n limbajul Visual Basic.

172

ncheiere
n prezenta lucrare snt demonstrate diverse metode de abordare i de re zolvare a unor probleme care pot servi n calitate modele n diverse domenii de activitate. Obiectivul principal a fost demonstrarea celor mai simple tehnologii (care pot fi utilizate eficient) de prelucrare a informaiei n Excel. Printre acestea putem enumera urmtoarele: 1. Organizarea calculelor ciclice (a se vedea paragraful 13). Posibilitatea efecturii operaiilor ciclice deschide noi perspective pentru realizarea algoritmilor de rezolvare a problemelor de analiz numeric, metode care necesit eforturi mult mai mici dect utilizarea unor pachete speciale sau limbaje algoritmice. 2. Utilizarea macros-urilor ca mijloc de automatizare a operaiilor de prelucrare a informaiei. nregistrarea operaiunilor necesare pe parcursul prelucrrii informaiei este un lucru accesibil pentru fiecare utilizator, iar efectul uti lizrii lor poate fi destul de mare (a se vedea paragraful 14). 3. Rezolvarea problemelor de algebr liniar, efectuarea celor mai simple calcule specifice de statistic, aplicarea celor mai simple metode de calcul numeric al integralelor definite, de asemenea i realizarea unor metode de rezolvare a ecuaiilor difereniale (a se vedea paragraful 15) - toate aces tea constituie o dovad a eficienei utilizrii aplicaiei Excel. 4. Rezolvarea problemelor de programare liniar (a se vedea paragraful 16). Nu este cazul s abordm aici importana acestui domeniu tiinific. Mediul Excel permite realizarea rezolvrii problemelor de acest tip cu eforturi deosebit de mici din partea utilizatorului. Astfel, pot fi lsate n umbr unele metode (diveri algoritmi artificiali) de rezolvare manual (care, de altfel, presupun un volum considerabil de calcul) a unor astfel de probleme. Mediul Excel ofer deosebite avantaje chiar i la rezolvarea problemelor de programare matematic. Acest fapt poate influena, cauza schimbarea concepiei de studiere a acestor tipuri de probleme. 5. Utilizarea tabelelor electronice n contabilitate. n paragraful 17 se demon streaz o modalitate de prelucrare a informaiei n domeniul contabilitii (eficiena utilizrii Excel-ului n acest domeniu este indiscutabil). Cele expuse demonstreaz potenialul, universalitatea i eficiena utili zrii pe scar larg a aplicaiei Excel. Cu regret, astzi potenialul Excel-ului, din diverse motive, este subestimat, ns n cel mai apropriat timp aceast aplicaie va ocupa locul care i se cuvine n domeniul tehnologiilor de analiz a informaiei, ndeosebi n domeniile cu volum mare de calcul.

173

Cuprins
Argument......................................................................................................... 3 1. Primii pai............................................................................................ 5 1.1. Fereastra de lucru n mediul Excel....................................... ........ 5 1.2. Introducerea i formatul informaiei............................................. 7 1.3. Lichidarea informaiei.................................................................. 10 1.4. Copierea informaiei. Cele mai simple modaliti........................ 11 1.5. Inserarea celulelor, rndurilor, coloanelor, foilor........................ 13 2. Calcule n Excel. Utilizarea formulelor.............................................. 15 2.1. Tipuri de adrese. Formule.............................................................. 15 2.2. Domenii de celule. Atribuirea denumirilor................................. 17 2.3. Lista standard cu iruri de date. Adugarea irurilor noi............. 19 2.4. Introducerea irurilor de date........ ................................................. 20 2.5. Introducerea formulelor.................................................................. 22 2.6. Copierea formulelor....................................................................... 25 3. Utilizarea funciilor standard................................................................ 29 3.1. Utilizarea funciilor Sum, Max, Min, Count, Sumlf Countlf, Average.................................................................................31 3.2. Funcia IF......................................................................................... 33 3.3. Alte exemple de utilizare a funciei IF.......................................... 35 4. Funcii pentru extragerea informaiei................................................. 41 4.1. Funcia VLOOKUP............................................................................... .. 41 . 4.2. Funciile MATCH, IN DEX ........................................................... 43 5. Utilizarea unui control de tip ComboBox........................................... 46 6. O schem de analiz primar a informaiei.............................................52 7. Utilizarea referinelor la celule de pe o alt foaie.............................. 58 8. Baze de date n E x cel.......................................................................... 64 8.1. Sortarea informaiei........................................................................ 64 8.2. Filtrarea informaiei........................................................................ 66 8.3. Filtre complexe (avansate)..............................................................69 9. Calcule pe grupuri.................................................................................. 74 10. Tabele de tip P iv o t...............................................................................78 10.1. Ordinea aciunilor la crearea tabelelor de tip Pivot.................. 80 11. Construirea diagramelor.................................................................. 90 11.1. Tipuri de diagrame...................................................................... 98 11.1.1. Diagrama de tip P ie .............................................................. 98

174

11,1.2. Diagrama de tip D oughnut.................................................. 99 I I I .3. Giagrame de tip XY (Scatter).............................................. 100 I nregistrarea i utilizarea macros-urilor.......................................... 102 13. Utilizarea Excel-ului la calcule ciclice........................................... 111 14. Utilizarea legturilor (Links)......................................................... 118 14.1. Metoda 1 ................................... .....................................................118 14.2. Metoda 2 ....................................... ................................................. 118 14.3. Metoda 3 ......................................................................................... 119 14.3.1. Modul de utilizare a modelului propus (pentru metoda 3)... 122 14.4. Stabilirea legturilor dintre Aliml .xls, Alim2.xls, Alim3.xls cu Alimt.xls................................................................................ 123 14.5. Pregtirea informaiei rezultante............................................. 124 14.6. Elemente de analiz a informaiei........................................... 126 15. Posibiliti diverse n diferite dom enii.............................................130 15.1. Algebra liniar......................................................................... . 130 15.1.1. Operaii cu vectori................................................................. 130 15.1.2. Operaii cu m atrice.................................................J............. 131 15.2. Elemente de statistic................................................................. 132 15.2.1. Regresii liniare i exponeniale...................... ./.................... 132 15.2.2. Prognoz................................................................................. 134 15.2.3. Diagrame speciale..................................................................135 15.3. Elemente de analiz numeric..................................................... 138 15.3.1. Calcularea integralelor definite.............................................138 15.3.2. Diverse metode numerice de calculare a integralelor definite................................... ........................................... 140 15.3.3. Ecuaii difereniale. Metoda diferenelor finite............... 142 16. Probleme de programare liniar........................................................ 144 16.1. Problema despre utilizarea optim a resurselor........................ 144 16.2. Problema amestecului optim (problema despre diet).............. 148 16.3. Problema de transport................................................................. 150 16.4. Alte exemple de utilizare a Solver-ului................................. 153 17. Elemente de contabilitate n mediul Excel..........................................160 17.1. nregistrarea operaiunilor economice.......................................... 160 17.2. Regularizarea, contul de rezultate i bilanul............................ 161 ncheiere.................................................................................................. 173 ( uprins.............. ................................................................................. 174

175