Calitile unei bune secretare

Miclea Ionela , Birotic III Principalele caliti ale personalului de secretariat, trebuie analizate pe baza experienei de pn acum. Este cunoscut mentalitatea potrivit creia munca de secretariat este o munc inferioar, cu un pronunat caracter executiv i foarte puin creativ, o munc pe care o poate executa oricine i oricum. n realitate aceast munc este deosebit de complex i eficient contribuind la buna desfurare i dezvoltare a activitii unde este ncadrat.

Loialitate:
Loialitatea presupune ataamentul fa de locul de munc, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii n care este ncadrat.

Precizie:
Precizia este necesar nu numai n ceea ce privete organizarea corespondenei ci, am putea afirma c ea este necesar n executarea tuturor funciilor de secretariat. Astfel evidena documentelor presupune o minuioas analiz n vederea clasrii cu precizie a acestora spre a evita imposibilitatea gsirii lor atunci cnd sunt necesare.

Acurateea:
Este n strns legtur cu precizia, exprimnd, n plus o mare atenie, pn la nivel de detaliu, a gestionrii informaiei i deciziei. Orice operaie efectuat de secretariate trebuie fcut cu maxim grij, ceea ce va satisface att conducerea ct i beneficiarii unitii respective.

Punctualitatea:

Presupune respectarea nu numai a orelor de prezen la serviciu ct n special respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de lucru sau a unor manifestri tiinifice.

Inteligena:
Aceast calitate este deosebit de complex i presupune existena celorlalte caliti i aptitudini. n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: reflecii i raionament; capacitate de analiz i sintez; bun sim i nelegere; perspicacitate; capaciti de adaptare; spirit metodic.

Discernmntul:
Reprezint capacitatea de analiz a situaiilor, cazurilor, aspectelor sau a faptelor care se petrec cotidian. Complexitatea vieii economico-sociale pune secretara n situaia de a alege uneori, din dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere poate fi fatal pentru activitatea unitii.

Simul estetic:
Este cunoscut faptul c ambiana locului de munc poate avea o influen pozitiv sau negativ nu numai asupra psihicului uman, ci ea poate influena chiar eficiena muncii. Simul estetic se caracterizeaz prin: preocuparea pentru realizarea unei ambiane plcute, armonioase, ordonate, confortabile n spaiul propriu de

lucru i n cea a conducerii; inuta proprie trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice ntrebuinate.

Politeea:
Este un factor de eficient importan n contextul general al neofactorilor de eficien. O atitudine politicoas sau nepoliticoas poate provoca o tendin centripet sau centrifug n relaiile de colaborare.

Caliti de vorbire:
Se spune c dac vrei s cunoti un manager, s vezi mai nti ce fel de secretar are, dup limbajul folosit de secretar, mai elevat sau mai rudimentar, colaboratorii, clienii sau furnizorii i formeaz o prere i despre manager.

Memoria:
Memoria face parte din calitile absolut indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare, fiind vorba de necesitatea reinerii unor informaii de baz sau de stringent actualitate, cum ar fi: nume de persoane i de instituii fizionomia persoanelor care frecventeaz mai des biroul managerului; numere de telefon, adrese de e-mail, date statistice i alte informaii mai importante.

Atenia:
n mod deosebit atenia vizual i auditiv trebuie s fie mereu prezente n orice domeniu de activitate al conducerii.

Cultura general:
Avnd n vedere specificul muncii de secretariat exist numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de munc, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu vizitatorii de diverse tipuri i niveluri. Prezena unei secretare cu o cultur general evident este nu numai o plcere pentru interlocutor ci i o

necesitate stringent pentru buna funcionare a firmei.

Cultura profesional-tiinific :
Presupune cunoaterea unor noiuni de baz din urmtoarele tiine: management, contabilitate general, drept general, public, administrativ, bancar, comercial, marketing, informatic, statistic, pedagogie, psihologie, sociologie, comer internaional etc. Sintetiznd calitile pe care o bun secretar trebuie s le posede, vom aminti: - s fie punctual i prezent acolo unde eful are nevoie de ea; - s fie agreabil chiar i cnd se afl ntr-o situaia dificil; - s aib simul umorului; - s asculte cu atenie instruciunile date de ef, astfel nct s nu fie nevoie s mai ntrebe o dat; - s fie tcut n problemele n care privesc necazurile personale, brfe de birou, afacerile i treburile efului; - s-i in propriul birou n curenie; - s lucreze n oapt, s nu trnteasc uile i s converseze ncet; - s selecteze cu grij crile de care are nevoie la birou, incluznd i dicionare; - s fie disciplinat respectnd regulamentele de ordine interioar, dispoziiile i deciziile conducerii; - s pstreze secretul de serviciu i s apere interesele firmei.