Procedura de gestionare a achiziiilor i a datoriilor ctre furnizori

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

stabilirea condiiilor ce trebuie ndeplinite de documentele justificative care stau la baza nregistrrii n
contabilitate a datoriilor, stingerea datoriilor scoaterea din eviden a datoriilor prescrise;
nregistrarea n contabilitate a datoriilor astfel nct:
s se asigure nregistrarea datoriilor la valoarea nominal a acestora;
s se reflecte valoarea real a acestora.

Domeniul

Procedura se aplic la recepia facturilor, nregistrarea, evaluarea datoriilor fa de furnizori de ctre

persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementri aplicabile

Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

nregistrarea datoriilor ctre furnizorii de bunuri i servicii se realizeaz pe baza umtoarelor documente
justificative:
Contract
Factur
Aviz de nsoire a mrfurilor
Bon fiscal
Borderou de achiziie.

nregistrarea scoaterii din eviden a datoriilor ctre furnizorii de bunuri i servicii se realizeaz pe baza
urmtoarelor documente justificative:

Plata datoriilor;

Chitana;

Ordinul de plat;

Cambia;

Cambia este un instrument de plat ce cuprinde:

Denumirea de cambie trecut n textul titlului;
Ordinul necondiionat de a plti o sum determinat;
Numele celui care trebuie s plteasc (trasul), respectiv numele i prenumele, n clar, ale persoanei
fizice, respectiv denumirea persoanei juridice ori a entitii care se oblig;
 Codul IBAN al trasului, respectiv un numr unic de identificare prevzut n documentele de
identificare sau de nregistrare ale trasului;
Artarea scadenei;
Artarea locului unde plata trebuie fcut;
Numele acelui cruia sau la ordinul cruia plata trebuie fcut;
Artarea datei i a locului emiterii;
Semntura celui care emite cambia (trgtor), ce cuprinde att numele n clar, ct i semntura
olograf.
Cambia are valoarea unui titlu executoriu.

CEC-ul;

Cecul trebuie s cuprind urmtoarele elemente:

elementele de identificare a instituiei de credit trase: denumirea i/sau sigla instituiei de credit trase,
adresa sediului instituiei de credit trase, mentiunea Pltii n schimbul acestui CEC;
referina cecului;
rubrica emis n localitatea;
data emiterii;
suma n cifre i litere i moneda plii;
beneficiarul plii;
denumire trgtor nscris n momentul n care trgtorul primete formularele de cec de la banca al crei
client este;
Cod trgtor, pretiprit, respectiv:
- pentru persoane juridice rezidente: codul unic de identificare fiscal al trgtorului;
- pentru persoane juridice nerezidente: informaia solicitat de banca tras la deschiderea contului curent;
- pentru persoanele fizice rezidente: codul numeric personal al trgtorului;
- pentru persoane fizice nerezidente: informaia solicitat de banca tras la deschiderea contului curent.
IBAN trgtor;
rubrica Girat de, pentru completarea numelui giranilor;
rubrica Ctre, pentru completarea numelui giratarilor;
rubrica La data, pentru completarea datei la care au loc operaiunile de girare;
semntura girant;
semntura trgtorului.

Orice semntur a unui cec trebuie s cuprind:

a) numele i prenumele persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice ori a entitii care se oblig, n
clar;
b) semntura olograf a persoanei fizice, respectiv a reprezentanilor legali sau a mputerniciilor persoanelor
juridice.

Trgtorul rspunde de plat.

Cecul are valoare de titlu executor pentru capital i accesorii.

Biletul la ordin

Prescrierea datoriilor

Decizia administratorului

Scoaterea din eviden a datoriilor prescrise se poate face dup efectuarea tuturor demersurilor legale pentru
decontarea acestora, n urma inventarierii elementelor de activ i de pasiv.
 Pe baza propunerilor comisiei de inventariere, administratorul, cu avizul conductorului compartimentului
financiar-contabil i al conductorului compartimentului juridic poate decide scaderea din eviden a datoriilor
prescrise.

Datoriile n valut sau exprimate n lei n funcie de cursul unei valute

Datoriile n valut se nregistreaz iniial att n valut, ct i n lei la cursul de schimb valutar, comunicat de
Banca Naional a Romniei, de la data efecturii operaiunii.

Diferenele de curs valutar care apar cu ocazia decontrii datoriilor n valut la cursuri diferite fa de cele la
care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de cele la care sunt nregistrate n contabilitate se recunosc
n luna n care apar, ca venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar.

Atunci cnd datoria n valut este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit, ntreaga diferen de
curs valutar este recunoscut n acea lun.

Atunci cnd datoria n valut este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena de curs valutar recunoscut n
fiecare lun, care intervine pn n luna decontrii, se determin innd seama de modificarea cursurilor de schimb
survenit n cursul fiecrei luni.

Diferenele de valoare care apar cu ocazia decontrii datoriilor exprimate n lei, n funcie de un curs valutar
diferit de cel la care au fost nregistrate iniial pe parcursul lunii sau fa de cele la care sunt nregistrate n
contabilitate trebuie recunoscute n luna n care apar, la alte venituri sau cheltuieli financiare.

Atunci cnd datoria este decontat n decursul aceleiai luni n care a survenit, ntreaga diferen rezultat este
recunoscut n acea lun.

Atunci cnd datoria este decontat ntr-o lun ulterioar, diferena recunoscut n fiecare lun, care intervine
pn n luna decontrii, se determin innd seama de modificarea cursurilor de schimb, survenit n cursul fiecrei
luni.

La finele fiecrei luni, datoriile n valut/exprimate n lei n funcie de cursul unei valute se evalueaz la
cursul de schimb al pieei valutare, comunicat de Banca Naional a Romniei din ultima zi bancar a lunii n
cauz. Diferenele de curs nregistrate se recunosc n contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferene de curs
valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

B. nregistrarea n contabilitate

Datoriile sunt recunoscute atunci cnd tranzaciile i evenimentele se produc i nu pe msur ce numerarul
sau echivalentul su este ncasat sau pltit.

n contabilitatea furnizorilor se nregistreaz operaiunile privind cumprrile de mrfuri i produse, serviciile

prestate, precum i alte operaiuni similare efectuate.

Datoriile ctre furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, pn la finele lunii, nu s-au
primit facturile se evideniaz distinct n contabilitate n contul 408 Furnizori facturi nesosite, pe baza
documentelor care atest primirea bunurilor, respectiv a serviciilor.

n baza contabilitii de angajamente, entitile trebuie s evidenieze n contabilitate toate cheltuielile i

datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

n conturile de furnizori se evideniaz distinct datoriile din penaliti stabilite conform clauzelor contractuale,
despgubiri datorate pentru contracte ntrerupte nainte de termen i alte elemente de natur similar.
 Achitare avans ctre furnizorii de bunuri i servicii:

- nregistrarea facturii de avans:

% = 401
409
Furnizori debitori Furnizori
4426
TVA deductibil

plata avansului:

401 = 5121/5311
Furnizori Conturi n lei la bnci/Casa n lei

nregistrare factur final privind achiziia de bunuri i servicii:

% = 401
3xx, 6xx Furnizori
4426
TVA deductibil

regularizare avans pltit:

401 = 409
Furnizori Furnizori debitori

Achiziii de bunuri sau servicii pe baz de factur, bon fiscal:

% = 401
3xx, 6xx Furnizori
4426
TVA deductibil

Achiziii de bunuri sau servicii pentru care nu s-a primit factur:

% = 408
3xx, 6xx Furnizori facturi nesosite
4428
TVA neexigibil

Primirea facturii:

408 = 401
Furnizori facturi nesosite Furnizori

Despgubiri, amenzi i penaliti:

658 = 401
Alte cheltuieli de exploatare Furnizori
 Diferenele nefavorabile din evaluarea datoriilor n valut sau n lei, n funcie de cursul unei valute:

665/668
Cheltuieli din diferene de curs
valutar/Alte cheltuieli financiare
= 401/404/462/408
Furnizori/Furnizori de
imobilizri/Creditori diveri/
Furnizori facturi nesosite

Diferenele favorabile din evaluarea datoriilor n valut sau n lei n funcie de cursul unei valute:

401/404/408/462 = 765/768
Furnizori/Furnizori de
Venituri din diferene de curs
imobilizri/Furnizori facturi
valutar/Alte venituri financiare
nesosite/Creditori diveri

Achitarea datoriilor:

401/404/462 = 512, 531, 541, 542

Furnizori/Furnizori de Conturi curente la bnci, Casa,
imobilizri/Creditori diveri Acreditive, Avansuri de trezorerie

Plata prin alte instrumente de plat acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

401/404/462 = 403
Furnizori/Furnizori de
Efecte de pltit
imobilizri/Creditori diveri

Plata prin produse proprii:

411 = %
Clieni 701
Venituri din vnzarea produselor
finite, produselor agricole i a
activelor biologice de natura
stocurilor
4427
TVA colectat

i:

711 = 345
Venituri aferente costurilor
Produse finite
stocurilor de produse

Compensarea cu datoria:

401/404/462 = 411
Furnizori/Furnizori de
Clieni
imobilizri/Creditori diveri

Datorii prescrise, scutite sau anulate:

401/404/462 = 758
Furnizori/Furnizori de
Alte venituri din exploatare
imobilizri/Creditori diveri
 Reduceri financiare primite:

401/404 = 767
Furnizori/Furnizori de imobilizri Venituri din sconturi obinute

Reduceri comerciale primite ulterior facturrii:

401/404 = 609
Furnizori/Furnizori de imobilizri Reduceri comerciale primite

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:

organizarea i conducerea contabilitii;
verificarea articolelor contabile aferente nregistrrii, evalurii, stingerii datoriilor;
urmrirea respectrii prezentei proceduri;
urmrirea revizuirii n timp a procedurii, n funcie de schimbrile reglementrilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate:

primirea spre operare a documentelor justificative care ndeplinesc condiiile de form i fond;
contabilizarea operaiunilor privind nregistrarea datoriilor, evaluarea, stingerea;
respectarea procedurii de lucru;
propunerea de modificare a procedurii n funcie de modificrile legislaiei n domeniu.

Dispoziii finale

Procedura va fi adus la cunotin personalului care execut activitatea respectiv.

Procedura intr n vigoare la data de .................. .