Desi factura proforma nu este reglementata de nici o norma legislativa, in
practica intalnim extreme de multe cazuri aceasta forma de evidentiere a unui posibil venit a societetii emitente si al unei posibile achizitii a societatii ce primeste factura proforma. Se foloseste foarte des in urma comertului electronic atunci cand potentialul comparator isi rezerva un produs de pe site-ul vanzatorului, vanzatorul emite o factura proforma care devine factura la momentul platii, desi factura proforma NU ESTE un document de justificare a platii. Prin plata contravalorii facturii proforme, fiscal, se considera ca acel cumparator plateste in avans contravaloarea facturii ce urmeaza a fi emise, e adevarat, pe baza facturii proforme, identic cu continutul bunurilor sau serviciilor aferente.
Exista si o definitie a facturii proforme: “Document emis de vanzator prin care specifica produsele ce se vor vinde, cu caracteristicile lor principale si pretul. Se emite unor cumparatori in urmatoarele scopuri: - pentru ca importatorul sa poata obtine de la banca valuta necesara sau sa-si aloce banii necesari acestei posibile achizitii in cashflow-ul societatii ; - pentru ca importatorul sa poata obtine licenta de import; - la cererea bancii pentru perfectarea unui credit documentar; - in cazul in care vama din tara importatorului cere o factura proforma consulara (vizata de consulatul tarii importatorului din tara exportatorului pentru certificarea originii marfii). Factura proforma nu este document de plata. Nu contine marcajele de expediere si trebuie sa mentioneze in clar denumirea "proforma". In timp ce factura comerciala este o cerere de plata pentru marfurile livrate, factura proforma este o invitatie la cumparare, trimisa unui cumparator potential”
Urmare, factura proforma nu se inregistreaza in evidentele contabile si nici in delcaratiile contabile sau informative al nici uneia dintre societati (emitente sau primitoare).
Plata pe care urmeaza s-o faca societatea primitoare facturii proforme:
409 5121 Valoarea totala a facturii proforme Furnizori debitori Banca
La momentul primirii facturii 3xx/6xx 401 Valoarea fara tva Stocuri/Cheltuieli diverse Furnizori 4426 401 Valoarea fara TVA *19/100 Tva deductibil Furnizori 401 409 Total factura proforma, Furnizori Furnizori debitori (Compensare furnizori debitori cu furnizori)