Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cap1 PDF
Cap1 PDF
Capitolul 1
SISTEMUL INFORMATIONAL AL
ÎNTREPRINDERII COMERCIALE
Obiective:
CUPRINS:
1
Un ciclu al conducerii include ansamblul operatiilor desfasurate din momentul aparitiei
unui eveniment ce începe cu o actiune planificata si dureaza pâna la declansarea acesteia
Capitolul 1
2
concept definit de O. Nicolescu si I. Verboncu în Management, Ed. Economics 1995, p.
170
Sisteme informatice în comert
programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele
structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.
Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu
complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati
practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind
cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc
informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care
procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate
de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile,
urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa
terminarea actiunii lor.
În România, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a
înregistrat în ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, în prezent,
de încercarea conturarii unei conceptii proprii în acest domeniu. Cu toate
acestea, experienta practica în întreprinderile comerciale a aratat ca, de
multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem
informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor
folosite sau procedeelor de prelucrare, facându-se abstractie de ideea de
sistem. Tinând seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de
abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata
a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept
management complex si complex în firmele comerciale românesti.
Sistemul informational al întreprinderii comerciale poate fi definit ca
acea componenta a managementului firmei comerciale care
încorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si
transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor
si mijloacelor de procesare a acestora în vederea cresterii rapiditatii si
fiabilitatii actului decizional3.
3
vezi si V. Mercioiu, C.A. Bob, M. Dragusin, F. Tomescu, C. Bucur – Management
Comercial, Ed. Economica 1998, p.167
Sisteme informatice în comert
administrarea vânzarilor;
q functia de cercetare -dezvoltare - planificarea strategica,
investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;
q functia de marketing - cercetarea pietei, strategia de
reclama, planificarea vânzarilor, analiza acestora;
q functia financiar-contabila - planificarea profitului, stabilirea
capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;
q functia de personal - recrutare, selectie, angajare, formare
si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;
q functia de productie - prestari servicii, ambalare, portionare
etc.
Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o
parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente într-o
întreprindere comerciala, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei
viitoare, contribuind astfel la elaborarea si îndeplinirea obiectivelor firmei,
oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze
influentarea mediului în sensul dorit. În literatura de specialitate, se
mentioneaza ca pentru întreprinderea comerciala, perioada actuala se
caracterizeaza prin mutarea accentului de la sistemele de distributie a
marfurilor la cele informationale, subliniindu-se astfel rolul strategic pe care
îl joaca resursele informationale. Abandonarea conceptiei traditionale, în
favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o
utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea
distributiei marfurilor, în conditiile în care este evident mai avantajos, mai
ieftin sa misti informatia decât marfa.
Componenta elementara a resurselor informationale, informatia
constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice.
Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia,
literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un
loc aparte informatiei economice , termen a carui abordare cunoaste doua
acceptiuni:
• informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care
poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si
regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;
• informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile
care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele economice ale firmei
(contabile, financiare sau comerciale).
Capitolul 1
4
vezi si O. Nicolescu, I. Verboncu – op.cit., p.172-174
Sisteme informatice în comert
spatiu a proceselor din cadrul firmei;
informatii de evidenta contabila – ce sunt utilizate pentru
fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt si se refera, în
special, la aspecte de gestiune economica ale activitatilor
întreprinderii;
informatiile statistice - care sunt informatii postoperative ce
reflecta în mod sintetic, sub forma preponderent numerica,
principalele activitati ale firmei; sunt folosite pentru evaluarea
rezultatelor întreprinderii comerciale si pentru diagnosticarea si
previzionarea de noi obiective.
De remarcat ca, în întreprinderea comerciala, pot deveni resurse
informationale numai informatiile depozitate pe diferiti suporti materiali
(hârtie, benzi magnetice, dischete etc.) si susceptibile de a fi valorificate
într-o împrejurare data.
Flux informational
1
Q RECEPTOR
EMITATOR
Q Q RECEPTOR
Circuite informationale
informatiilor.
Procedurile informationale sunt demersuri foarte detaliate,
constituite si organizate etapizat:
• stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii utilizati, adica a
materialelor folosite pentru consemnarea lor, precum si a caracteristicilor
dimensionale si de structura a acestora. Suportii informationali utilizati
variaza în functie de natura sistemului informational existent. Astfel, într-un
sistem informational simplu, practicat îndeosebi de întreprinderile
comerciale mici si mijlocii, care se caracterizeaza prin circulatia informatiilor
de la emitor la receptor în starea în care au fost emise, cei mai frecvent
întâlniti suporti de informatii sunt: chitantiere, facturiere, registre, contracte,
etc..
5
vezi si O.Nicolescu, I Verboncu, op.cit.,p.176
6
I. Radu, M. Ursacescu, F. Ionita – Informatica pentru managementul firmei, Ed. ALMI,
1998, p.32
Sisteme informatice în comert
În cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre
întreprinderile comerciale mari, în care datele circula prelucrate cu ajutorul
unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate
si personal specializat, sunt utilizati, pe lânga suportii mentionati mai sus si
suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD,discuri
optice, etc.
• stabilirea succesiunii tratarii informatiilor si a operatiilor pe care
acestea le impun, a modelelor si formulelor de calcul utilizate. Se pot defini
astfel, relatiile care stau la baza stabilirii nivelurilor de performanta (cifra de
afaceri, venitul net, profitul) sau a gradului de realizare/nerealizare a
acestor niveluri de performanta. Demersul în sine porneste de la forma
finala a existentei informatiilor, care sunt strict dependente de imaginea
precisa a obiectivelor si sarcinilor firmei. Realizarea acestora este
conditionata de existenta informatiilor si cerintele pe care ele trebuie sa le
îndeplineasca, cerinte în functie de care persoanele responsabile cu
aspectele organizatorice, economice si informationale stabilesc procedurile
informationale adecvate.
Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de
marimea întreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a
managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul
metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice,
psihologice reprezinta, în prezent, o practica tot mai frecventa.
Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între
caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe
primele locuri se situeaza urmatoarele:
• gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale ,
bazata în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si
situatiilor informationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru
facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;
• un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale
întreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei;
existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de
utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii,
programelor expert, s.a.m.d.;
• economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne
care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate;
sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o
Capitolul 1
1.2);
• arc – care apar între decidenti si executanti situati pe niveluri
ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, si sunt de
regula generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu
transferul deciziei descendent si raportare ascendenta (informarea este
subsecventa deciziei, arc convex – fig. 1.3) sau cu informare
ascendenta si decizie descendenta (informarea ajuta la construirea
deciziei , arc concav – fig. 1.4);
7
vezi O. Nicolescu, I.Verboncu , op.cit., p.175; T. Zorlentan, E. Burdus,G. Caprarescu,
Managementul organizatiei, Ed. Economica, 1998, p.407; I Radu, M. Ursacescu, F. Ionita,
Informatica pentru managementul firmei, p.33-34;
8
detalii privind tipurile de structuri organizatorice în întreprinderile comerciale pot fi
gasite în: C. A. Bob (coordonator), Economia întreprinderii, Centrul poligrafic ASE, 1997,
p.96-101 si V. Mercioiu si colaboratorii, Management comercial, Ed. Economica 1998,
p.132-160;
Capitolul 1
AGA AGA
Decizia strategica Informare efecte
Magazin 1 Magazin 2
actiune actiune
AGA
Decizia strategica
Magazin
Informatii, rapoarte Magazin
actiune
Consiliu de Administratie
Director general
Director comercial
Legend a
Fluxuri de raportare