PREZENTAREA UNEI TEME LA ALEGERE

Planificarea prezentării

Pasul 1 – Dezvoltarea obiectivelor

Primul pas este să formulati o propoziţie cu
obiectivele ce vi le propuneţi la prezentare.

Pasul 2 – Analiza auditoriului

Puneţi-vă în locul celor ce-ţi vor fi auditoriu.
Când vă analizaţi auditoriul, sunt trei lucruri ce
trebuie luate în considerare:
a) care sunt valorile, nevoile şi constrângerile auditoriului?
b) care este nivelul de cunoştinţe al auditoriului?
c) ce va merge şi ce nu? (exemple, argumente cu care veţi obţine reacţia cea mai favorabilă etc)

Organizarea prezentării

După ce aţi stabilit ce materiale veţi distribui trebuie să vă decideţi când le veţi distribui. Sunt
trei posibilităţi în acest sens:

 Înainte de prezentare
Principala problemă ar fi că participanţii vor fi curioşi să le studieze în timp ce vorbiţi. Când
oamenii citesc, ei nu ascultă. O soluţie ar fi să le daţi atunci când sosesc, astfel vor avea
suficient timp să le studieze înainte. În plus le puteţi explica ce conţin, astfel le satisfaceţi
curiozitatea;

 În timpul prezentării
Trebuie să aveţi grijă cu această posibilitate: materialele trebuie împărţite rapid şi să fie
relevante la subiectul discutat. Altfel va fi o distragere de la prezentare şi nu un ajutor.

 După prezentare
În timpul prezentării trebuie să vă informaţi participanţii că vor primi materiale pentru
subiectul respectiv. Acest lucru le va permite să nu ia notiţe.

La început precizaţi-le subiectele principale, iar la final recapitulaţi care au fost subiectele
discutate.

Pregătirea Introducerii
Acum sunteţi gata să dezvoltaţi introducerea prezentării dvs. Această introducere poate fi utilă
pentru mai multe scopuri:
 să captaţi atenţia participanţilor şi să-i faceţi atenţi la dvs. de la bun început
  sa furnizaţi informaţii generale despre ce urmează să discutaţi
 să vă prezentaţi şi să le explicaţi de ce sunteţi dvs. calificat să le vorbiţi despre acest
subiect.

Dezvoltarea concluziei
O bună concluzie se referă întotdeauna la materialele din Introducere. Trebuie să facă referire la
subiectul discutat, anecdota, gluma sau întrebarea care aţi folosit-o în introducere.
În concluzie trebuie să li se spună de asemenea ce acţiuni trebuie întreprinse, cum şi când.

Introducerea şi Concluziile pun cap şi coadă prezentării dvs. Fără ele, sau cu ele insuficient
dezvoltate, nu veţi avea o prezentare completă şi acest lucru va deveni evident pentru
participanţii dvs.

Utilizarea materialelor vizuale

UTILIZAŢI materiale vizuale când aveţi nevoie să:

 Focalizaţi atenţia participanţilor
 Întărirea mesajului verbal (şi NU repetarea acestuia)
 Stimularea interesului
 Ilustrarea factorilor ce sunt greu de vizualizat.

NU folosiţi materiale vizuale ca să:

 Impresionaţi participanţii
 Evitaţi interacţiunea cu participanţii
 Prezentaţi idei simple care se pot explica uşor verbal
 Explicaţi mai mult de un subiect.

INFORMAŢIILE CE TREBUIE PUSE PE MATERIALELE

VIZUALE

a. Cum să prezentăm cifrele ca informaţie în grafice şi tabele

 Nu vă aglomeraţi tabelele/graficele cu prea multe date. Dacă o faceţi participanţii îşi vor
pierde interesul, şi se vor plictisi;
 Folosiţi maxim 30 de numere pe câte un matreial folosit. Mergând peste acest număr va face
ca materialul dvs. să fie prea încărcat, şi participanţii îşi pierd interesul;
Vânzările lunare la produse alimentare
Cantitate Pret
234 345
23 456
1 23
23 35
12 234
345 3677
TOTAL 12345

AŞA NU

Vânzările lunare la produse alimentare

Cantitate Pret
TOTAL 12345

AŞA E MULT
MAI BINE:
PREZENTAŢI
TOTALURILE
 Cum să prezentăm cuvintele în materialele vizuale
- Pentru materialele vizuale în care folosiţi cuvinte folosiţi maxim 36 cuvinte pe material
vizual.
- Încercaţi să scrieţi maxim 6 linii, cu maxim 6 cuvinte pe fiecare linie.
- Dacă aveţi nevoie de mai mult spaţiu utilizaţi mai multe linii, dar mai puţine cuvinte pe
fiecare linie.

Atragerea atenţiei participanţilor

Învăţaţi să direcţionaţi atenţia participanţilor acolo unde doriţi. Când utilizaţi materiale
vizuale atenţia participanţilor este împărţită. Pentru a-i câştiga înapoi trebuie să le
redirecţionaţi atenţia. Acest lucru se face de obicei prin închiderea materialelor vizuale:
 închideţi retroproiectorul
 întoarceţi foaia de flipchart
 ştergeţi tabla de scris
şi faceţi 2-3 paşi înspre auditoriu.

 Plasarea echipamentului în sală

Când folosiţi retroproiector sau flipchart, acestea trebuie să adauge nu să distragă atenţia de la
prezentarea dvs. Acest lucru poate fi făcut prin plasarea retroproiectorului sau flipchart-ului la
450 şi puţin într-o parte a sălii, nu în centru. Este singurul mod prin care prezentatorul va putea
ocupa poziţia centrală a sălii şi focaliza mai uşor atenţia auditoriului pe explicarea celor
afişate.

 Unde şi cum să staţi

O problemă majoră atunci când utilizaţi materiale vizuale este că foarte des vă ţineţi
prelegerea uitându-vă la echipamente şi nu la auditoriu.
Acest lucru poate fi foarte uşor corectat dacă prezentatorul işi aduce aminte să ţină umerii
îndreptaţi către auditoriu şi nu către echipament.

! Nu uitaţi: Nu începeţi să vorbiţi până nu aveţi contact vizual cu participanţii dvs. Dacă
aveţi ceva de scris pe flipchart sau retroproiector, încetaţi să vorbiţi în timp ce scrieţi.
Pregătirea prezentării

Cum să vă exersaţi prezentarea?

Următorii paşi vă vor ajuta în
pregătirea prezentării:
 Asiguraţi-vă că notiţele dvs. conţin
numai cuvinte cheie, scrise cu
litere mari pe foi speciale;
 Mental treceţi prin prezentare pentru a
vă revizui secvenţial fiecare idee;
 Repetaţi procedura de mai sus
până deveniţi familiar cu ordinea
ideilor şi cu locul unde veţi utiliza materiale vizuale pentru a vă susţine prezentarea;
 Repetaţi în picioare prezentarea. Încercaţi să repetaţi într-o cameră similară cu cea în care
veţi avea prezentarea;
 Faceţi o simulare de prezentare utilizând şi materialele vizuale, idee cu idee, nu cuvânt cu
cuvânt; Focalizaţi-vă maxim pe auditoriu şi minim pe notiţe;
 Repetaţi răspunsuri la întrebări ce le anticipaţi să le aveţi;
 Faceţi întreaga prezentare din nou. Înregistraţi-vă dacă aveţi posibilitatea sau folosiţi un
prieten pentru feedback;
 Revizuiţi video înregistrarea şi modificaţi unde se impune;
 Faceţi 1 sau 2 prezentări în hainele cu care veţi fi îmbrăcat.

Controlaţi mediul în care veţi face prezentarea

Înainte de începerea prezentării, luaţi-vă timp pentru planificare, verificarea echipamentelor şi
aranjarea sălii.
Verificaţi:
 Retroproiectorul; becul să nu fie ars, ştergeţi ecranul acestuia. Aveţi nevoie de foi noi
pentru retroproiector?
 Flipchartul- aveţi foi suficiente, dar markerele sunt în bune condiţii?
 Handouts – sunt ele accesibile, în ordine astfel încât să poată fi înmânate cu uşurinţă? Aţi
aranjat cu cineva să vă ajute în distribuirea lor?
 Pointere – aveţi nevoie de unul? Este el la îndemână pentru a-l utiliza când aveţi nevoie?
 Microfon – Dacă trebuie să vorbiţi la mai mult de 50 persoane, probabil că aveţi nevoie de
un microfon. Vedeţi să aibă un cordon suficient de lung pentru a vă putea deplasa prin
cameră. De asemenea vedeţi şi de suport pentru acesta pentru a vă putea folosi mâinile
liber;
 Lumina – Trebuie să aprindeţi lumina în cameră? Vedeţi dacă funcţionează toate becurile;
 Aranjarea sălii – Verificaţi numărul de scaune, mese să fie conform cu numărul de
participanţi. Aranjaţi mesele conform scopului prezentării: în U, mese separate, în V, etc.
 Găsiţi locul potrivit şi pentru dvs., niciodată lângă uşă. E bine ca uşa să fie în spatele sălii,
astfel încât plecarea sau sosirea unor persoane să nu distragă atenţia.

Livrarea prezentării

Trebuie să comunicaţi entuziasmul dvs. participanţilor, dacă doriţi ca şi ei să fie entuziaşti de

prezentarea dvs.
Stând nemişcat fără mişcări ale corpului şi vorbind cu o voce monotonă, fără contact bun
vizual cu participanţii este clar că va duce la o prezentare plictisitoare.

Noi comunicăm prin mai mult decât nişte cuvinte. Acţiunile dvs. non verbale arată ce simţiţi.
Dacă aceste metode de comunicare nu există datorită anxietăţii, interacţiunea şi raportul dvs.
cu auditoriul vor suferi.

! Trebuie să aveţi grijă nu numai de ceea ce spuneţi ci şi de cum spuneţi. Învăţaţi să vă fiţi
propriul dvs. antrenor în timp ce sunteţi în faţa audienţei.

Faceţi prezentarea în următoarea secvenţă:

1. Introducere
2. Prevedeţi (spune-ţi ce aveţi de gînd să le spuneţi)
3. Ideile principale şi ideile secundare (spuneţi-le)
4. Beneficii (într-o prezentare agresivă)
5. Recapitulare (spuneţi-le ce le-aţi spus)
6. Concluzii

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să aveţi o prezentare animată, intersată şi implicată:

Poziţia
Staţi drept dar relaxat. Greutatea trebuie să fie distribuită pe ambele picioare, altfel veţi
distrage atenţia; vârfurile picioarelor îndreptate către auditoriu.

Mişcarea
Mişcaţi-vă spre auditoriu, ca să fiţi mai aproape şi participanţii se vor simţi mai aproape de
dvs., fără bariere. Staţi drept, către, aproape şi implicat cu audienţa dvs.

Gesturile
Utilizarea gesturilor naturale nu va distrage auditoriul dvs. de la prezentare; totuşi dacă faceţi
unul din următoarele gesturi, îi va distrage:
x dacă ţineţi mâinile în buzunare
x dacă le ţineţi la spate
x dacă ţineţi braţele strânse în faţă
x dacă vă frecaţi mâinile cu nervozitate.

Contactul vizual
Contactul vizual deschide un canal de comunicare între oameni. Ajută la stabilirea şi
construirea raportului vostru cu participanţii. Implică auditoriul în prezentare şi face
prezentarea mai personală. Contactul cu auditoriul ajută şi prezentatorul să se relaxeze,
conectând prezentatorul cu auditoriul şi reducând senzaţia prezentatorului de izolare.

Timpul pentru acest contact este de 1-3 secunde pe persoană. Încercaţi să nu vă lăsaţi ochii
pierduţi prin sală. Încercaţi să-i focalizaţi pe o persoană, dar nu prea mult pentru a face
persoana respectivă să se simtă stânjenită, dar destul de mult pentru a o implica în prezentare.

Când faceţi o prezentare, nu vă uitaţi la auditoriu ci vedeţi-l. Căutaţi persoanele şi fiţi sigur că
vă uitaţi la ele.
Dacă grupul e prea mare pentru a vă uita la fiecare individ separat, uitaţi-vă la persoane din
diferite părţi ale sălii. Persoanele care sunt lângă cele la care vă uitaţi vor crede că vă uitaţi la
ei, deoarece mai multe persoane vor intra în cercul dvs. vizual.

Utilizarea vocii
Există trei probleme principale asociate cu vocea: monotonia, nepotrivită ca viteză, sau
volumul este prea mare sau prea mic. Asiguraţi-vă că vocea lucrează pentru dvs. Câteva
sugestii vă vor ajuta!

 Monotonia
Aceasta este datorată stării de anxietate. Relaxaţi-vă. Învăţaţi să vă ascultaţi: aveţi grijă nu
numai de ce spuneţi dar şi de cum spuneţi.

 Vorbitul prea rapid

Rata medie de cuvinte/minut este de 125. Când sunteţi stresat această rată creşte. Atunci puteţi
sări peste cuvinte.
După ce terminaţi o propoziţie faceţi o scurtă pauză şi apoi continuaţi cu următoarele
propoziţii. Nu vă temeţi să faceţi pauze scurte în prezentare, auditoriul are nevoie de timp
pentru a digera ce se spune.

 Probleme cu volumul vocii

Acest lucru îl puteţi rezolva prin practică. Trebuie să vă stăpâniţi volumul. Totuşi ar fi bine să
întrebaţi în timpul prezentării dacă vă aud şi cei din spatele sălii. Auditoriu va fi onest şi vă va
răspunde.

O voce prea slabă se poate îmbunătăţi printr-un exerciţiu simplu: exersaţi într-o sală cu doi
prieteni unul stă în faţă, altul în spate şi vorbiţi. Exersaţi până cel din spate vă aude şi cel din
faţă nu spune că vocea e prea tare.

Tehnici de a întreba şi răspunde la întrebări

Sunt câteva tehnici ce ar fi bine să le urmaţi:

 Anticipaţi întrebările şi exersaţi răspunsurile

 Priviţi-l pe cel care întreabă şi ascultaţi întrebarea cu atenţie
 Ţineţi mâinile într-o poziţie neutră când ascultaţi întrebarea
 Repetaţi întrebarea pentru a fi sigur că toţi au auzit-o sau pentru clarificări
 Păstraţi acelaşi stil pe care l-aţi avut în timpul prezentării
 Folosiţi contactul vizual care implică pe toţi în răspunsul dvs.

Există trei feluri de a răspunde la întrebări:

 furnizaţi răspunsul dvs.
 redirecţionaţi întrebarea către persoană
 amânaţi întrebarea.
FOAIE DE APRECIERE A PREZENTĂRII

Acordaţi note de la 1 la 5 (1 cea mai mică) pentru urmatoarele:

1 2 3 4 5
I Prezentarea pe materialele ajutatoare (Flip chart, etc)
1. Alegerea cuvintelor
2. Structura propozitiei
3. Concluzia prezentării

II Livrarea prezentării
1. Claritatea
2. Varietatea
3. Forţa şi entuziasmul

III Impresia generală

1. Contactul cu audienţa
2. Mecanismul (gesturi, postura etc.)

IV Puncte tari pe care să se poată construi:

V Unul sau mai multe domenii ce trebuie îmbunătăţite:

 Sfaturi pentru o buna Prezentare

Cum îmi controlez emoţia?

Sunteţi nervos înainte de sesiune. Este foarte bine!

Dacă nu aţi fi, sesiunii i-ar lipsi probabil profesionalismul, şi un
prezentator strălucitor.

Totuşi trebuie să vă controlaţi nervii. Aşa că:

- reasiguraţi-vă că starea de nervozitate este….Normală!
- controlaţi şi administraţi energia ca s-o puteţi folosi în mod constructiv

Cum?
“Îţi înveţi fluturii să zboare în aceeaşi direcţie.”
Daţi măcar impresia de Calm, confidenţă şi curaj astfel încât să vă puteţi aminti mereu
vorbele lui Henry Ford:
“Orice ai crede că ştii sau nu ştii…, ai dreptate!”

Fiţi pregătiţi

 Cunoaşteţi materialul
 Cunoaşteţi facilităţile unde urmează să prezentaţi
 Testaţi. Testaţi şi testaţi din nou echipamentele audio-video sau computerul
 Cunoaşteţi-vă auditoriul: şi pregătiţi-vă şi prezentaţi-vă special pentru el

Respiraţi – adânc şi liber

 Respiratul adânc vă controlează nervii, vă întăreşte vocea şi vă ajută să gândiţi mai
bine
 Respiraţi adânc şi încet – auzind cuvintele: Gândesc clar!
 Expiraţi – Încet şi adânc – auzind cuvintele Mă simt calm!
 Repetaţi aceşti ultimii doi paşi de cel puţin 5 ori înainte de sesiune

Mişcaţi-vă – conform planului dvs.

 Chiar dacă vă planificaţi sau nu, corpul dvs. se va mişca oricum. Se va roti, îndoi
sau rămâne nemişcat dacă nu planificaţi şi vă urmaţi mişcările în mod natural
 Schimbă direcţia corpului când schimbi subiectul în discuţie. Mergeţi în faţa sălii
sau în direcţia opusă pentru a sublinia această schimbare de subiect. Emoţiile vă
pot copleşi, iar mişcându-vă va face ca acest lucru să nu se observe.
Sfaturi pentru o bună prezentare
Care sunt obiectivele dumneavoastră?
" Prezentatorul (instructorul) bun, materialele interesante -- dar nu
asta am venit să aud (sau să învăţ)." Asiguraţi-vă că participanţii nu
pleacă de la sesiunea voastră spunând acestea!

Comunicaţi obiectivele instruirii încă de la început şi apoi reamintiţi-

le la sfârşitul prezentării. Verificaţi ca obiectivele voastre să fie SMART
S = Specifice - (ambiguitatea îi zăpăceşte şi îi frustrează pe participanţi)
M = Măsurabile - (cum vor şti ei -- şi voi -- că aţi atins obiectivele?)
A = Posibil de Atins - (este POSIBIL să atingeţi obiectivele în timpul de care dispuneţi?)
R = Realiste - (este PROBABIL să atingeţi obiectivele, având în vedere constrângerile
datorate timpului pe care l-aţi avut pentru pregătire şi resursele, precum şi nivelul de
cunoştinţe al audienţei?)
T = Ancorate în Timp - (ce poate fi realizat în TIMPUL sesiunii şi CE şi PÂNĂ CÂND
aşteptaţi ca urmare a acesteia).
Dacă nu ştiţi unde mergeţi, probabil că veţi ajunge în altă parte.
Prioritizaţi-vă materialele
Vi s-a întâmplat vreodată acest lucru? Sunteţi rugat să faceţi o prezentare pe tema "XYZ" (un
subiect pe care îl ştiţi foarte bine şi despre care aţi putea vorbi ore întregi) la o anumită dată,
la o anumită oră, unui anumit grup (care nu ştie nimic despre "XYZ"). Apoi vine lovitura:
Aveţi la dispoziţie numai 30 minute! Ce faceţi?
(A) Vă decideţi să vorbiţi cu 300 cuvinte pe minut,
(B) îi covârşiţi cu materiale care să acopere tot ceea ce nu puteţi spune în timpul dat (şi
pe care participanţii nu le vor citi NICIODATĂ),
(C) refuzaţi imediat oportunitatea de a informa şi inspira această audienţă şi de a vă
promova drept o persoană calificată, prezentatoare profesionistă a cestei teme?
Răspunsul?
(D) NICI UNUL DIN CELE DE MAI SUS
Deveniţi NEMILOS cu conţinutul prezentării!
E mai bine să spuneţi 5 lucruri bine decât 10 care ar lăsa auditoriul confuz şi nelămurit.
 Focalizaţi-vă pe problemele ce TREBUIE ştiute (informaţiile necesare pentru dvs. şi
pentru auditoriu care să vă ducă la atingerea obiectivelor stabilite)
 Problemele care AR TREBUI ştiute (informaţii care ştiţi dvs. că pot fi utile pentru
audiitoriu, dacă aţi avea timp să le prezentaţi) pot fi furnizate sub formă de hand-outs
(materiale scrise), inclusiv referinţe pentru informaţii în plus
 În ceea ce priveşte cele ce AR PUTEA FI CUNOSCUTE …..ARUNCAŢI-LE! Este mai
bine să nu aglomeraţi auditoriu cu informaţii dacă nu vă solicită ei expres acest lucru.

Începeţi în forţă
Începeţi prezentarea astfel:
1. Conţinutul
- prezentaţi-vă
- stabiliţi obiectivele
- prezentaţi agenda
- explicaţi modul de abordare
- stimulaţi atenţia auditoriului în subiectele ce urmează să le expuneţi
 - stabiliţi raportul

2. Metoda
Gândiţi creativ asupra metodei care o veţi utiliza pentru a intra în subiect, aceasta ar putea
conţine:
- o întrebare provocatoare, referitor la subiectul în discuţie
- o metaforă pentru mesajul general care vreţi să-l transmiteţi
- o problemă care ar putea fi rezolvată urmare a acestui seminar
- o anecdotă
Dacă nu le treziţi interesul, curiozitatea sau nu le câştigaţi încrederea de la început, este mult
mai greu s-o faceţi mai târziu.

Corabia noastră ar veni mai repede dacă noi am înainta în întâmpinarea ei.

Terminaţi prezentarea cu mult entuziasm

Sfârşitul prezentării trebuie să fie cel puţin la fel de atractiv ca începutul. Prima şi ultima
impresie sunt cruciale – iar sfârşitul prezentării va rămâne cu siguranţă lucrul care şi-l vor
reaminti cel mai repede.
Sesiunile care se termină cu întrebări pot lăsa auditoriul confuz şi frustrat. Încheind cu o
întrebare fără răspuns vă lipseşte de posibilitatea de a-i lăsa cu un mesaj cheie.

Astfel e bine ca la sfârşitul prezentării să:

- rezumaţi punctele principale
- amintiţi obiectivele şi confirmaţi realizarea lor
- finalizaţi cu o întrebare retorică, metaforă sau anecdotă referitor la cele discutate
- mulţumiţi auditoriului pentru timpul acordat
- lăsaţi-i cu o “chemare la acţiune” – plan de acţiune
- legaţi-vă de următoarea prezentare.

Totdeauna există o bună recoltă care să vă hrănească gândirea. Aveţi nevoie doar de destul
entuziasm pentru a o recolta.

Ce face auditoriul?
Importanţa contactului vizual cu auditoriu este bine ştiut de toată lumea.
O privire scurtă de 2 secunde, va ajuta persoana în cauză să se simtă implicată, interesată şi în
relaţie cu dvs şi cu ceea ce spuneţi.
Şi numai focalizându-vă asupra auditoriului (şi nu asupra notiţelor) îi va face să reacţioneze la
mesajul transmis de dvs.
In mod non-verbal, auditoriu vă va transmite feed-back asupra modului cum merge sesiunea.

Nu diferenţa dintre oameni e problema, ci indiferenţa acestora!

Utilizarea hand-out-urilor
- auditoriul va tinde să-şi distragă atenţia de la dvs. dacă le veţi da materialele (hand-out) în
avans, şi le vor avea în faţă
- dacă credeţi totuşi că auditoriu trebuie să-şi ia notiţe în plus faţă de ce le daţi, atunci daţi-
le la început. Dar faceţi hand-out cît mai simple şi cu multe spaţii libere pentru adăugiri
- ar fi bine să le daţi materialele în tranşe, funcţie de subiectul în discuţie, atunci când
aceasta e discutat
- gândiţi-vă şi cum va fi utilizat materialul după sesiune: un scurt conţinut la început ar fi de
ajutor
- utilizaţi culori in hand-out-uri.
- daţi referinţe pentru materiale suplimentare.

O greşeală este dovada că cineva a încercat măcar să realizeze ceva.

Obţinerea participării, implicării în discuţie

Întrebările închise vor duce la…linişte!
Bineînţeles că nu totdeauna se întâmplă aşa. Dar dacă doriţi un dialog, întrebările deschise
sunt mult mai eficiente în obţinerea acestui rezultat.
Întrebări care încep cu: Cum? Ce? De ce? Când? Unde? Cine? invită la opinii, idei, probleme,
declaraţii şi răspunsuri care vor confirma că mesajul a fost înţeles sau nu!

S-ar putea să nu ştiţi toate răspunsurile -- dar probabil că nici nu vă vor fi puse toate întrebările.

Poate auditoriul înţelege ce spuneţi?

Consideraţi următoarele:
- 75% din ce ştiu adulţii a fost obţinut din ceea ce au
văzut. Auzul a contribuit numai cu 13%

După 3 zile,
- numai 10% din ce am auzit mai reţinem
- 30% din ce am văzut mai reţinem
- 70% din ce am văzut şi am auzit reţinem.

Ca instructori, facilitatori, trebuie să utilizaţi materiale vizuale!

- utilizaţi gesturi cu palmele deschise ( e un gest de invitare)
- ridicaţi sprâncenele încet, un gest de curiozitate privind la ce spun ei
- staţi jos, ca să fiţi la nivelul lor, comunicându-la astfel că sunteţi egali în discuţie
- zâmbiţi şi creaţi o atitudine mai puţin formală
- păstraţi contactul vizual cu ei ca şi cum i-aţi întreba

Este mai bine să vă uitaţi încotro mergeţi, decât să vă focalizaţi către unde aţi fost.

Cum vă administraţi timpul

Auditoriul nu vă va mulţumi pentru faptul că aţi depăşit timpul sau nu aţi trecut prin toată
agenda.

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să rezolvaţi probleme timpului:

- repetaţi înainte cu voce tare: lucrurile care sunt vorbite iau mai mult decât dacă le spuneţi
în gând
- după ce aţi repetat şi v-aţi cronometrat, adăugaţi încă 10-30% timp suplimentar (pentru
întrebări, probleme logistice etc)
- înregistraţi timpul pe fiecare subiect
- la începutul prezentării faceţi cunoscut auditoriului agenda şi când vor fi întrebările şi
comentariile. Spuneţi-le cât va dura fiecare secţiune.
- nu purtaţi un ceas. Când îl veţi privi, atenţia auditoriului va fi concentrată de acum încolo
numai la timp, cauzând delăsare, anxietate, non comunicare şi presiune. În schimb, aveţi
ceasul fie pe perete, la spatele auditoriului, sau un coleg care ţine timpul sau ceasul lângă
notiţele dvs.

A ţine cont de timp nu este nici pe departe la fel de important ca a face timpul să conteze.

Notiţele care vă ajută

Folosiţi notiţe sub formă de carduri care vă vor conduce uşor
prin toată prezentarea dvs. Dar şi acestea trebuie să fie astfel:
- cât mai scurte: 3-4 cuvinte pentru fiecare punct sunt
foarte utile
- scrieţi cât mai mare
- lăsaţi spaţii libere în jurul cuvintelor, pentru a putea adăuga idei cât mai uşor
- folosiţi desene, simboluri şi abrevieri cât mai mult
- folosiţi culori diferite
- numerotaţi cardurile funcţie de secvenţa lor
- folosiţi un tabel: punctele cheie, subpunctele şi timpul in coloane diferite.

Pentru a fi un bun vorbitor în public, trebuie să fiţi un bun gânditor în particular.

Diversitatea vocii e valoroasă

Când oamenii au spus că au avut un prezentator plictisitor, invariabil nu a fost vorba despre
conţinut. Comunicarea puternică şi eficientă este formată din: a) cuvintele care le foloseşti, b)
modul cum vorbeşti, c) ce văd oamenii. Cercetările au arătat că ultimele două elemente
contribuie cu aproximativ 90% la modul în care e transmis mesajul.
Flexibilitatea şi variaţia sunt puncte cheie în utilizarea vocii. Consideraţi variaţii la: ton,
volum, viteză.
Şi nu uitaţi valoarea pauzei – auditoriu vă va mulţumi pentru scurtele momente în care ei
digeră şi se gândesc la ce aţi spus.

Pentru a avea cunoştinţe trebuie să învăţaţi. Pentru a fi înţelept trebuie să citiţi printre rânduri.

Atenţia participanţilor
Deseori cea mai mare încercare într-o prezentare este să faci auditoriu să asculte (nu numai sa
audă) ceea ce spui.
Ei pot să nu fie atenţi dintr-o varietate de motive: poate că informaţia e prea simplă sau
complexă, există o lipsă de stimulente vizuale, prezentatorul vorbeşte monoton, consideră
informaţia irelevantă.
Un alt motiv poate fi faptul că un participant consideră că nu-i spuneţi ceva nou.
Atunci când participanţii cred că ei deja ştiu tot, de obicei e bine să-i întrebaţi dacă au citit
vreodată o carte sau văzut un film de două ori. Vor fi de acord că încă o vizionare sau citire le-
a permis să observe informaţii adiţionale care nu le-au observat prima dată.
Nu uitaţi: minţile oamenilor trebuie să fie deschise pentru a putea să le transmiteţi mesajul!
Putem cere informaţii -- dar cel mai adesea ne interesează doar ceea ce confirmă opiniile
noastre.

Gesturile
Câteva gesturi pot deruta asupra mesajului transmis. Să spunem că vorbiţi despre ceva care
este de o importanţă deosebită pentru participanţi. Gesturile dvs. cum ar fi: mâinile in
buzunare, stând blazat pe un scaun, va fi în contradicţie cu ceea ce vorbiţi. Auditoriu se va
întreba în final ce e mai adevărat: ceea ce aud sau ceea ce văd..
Aşa că asiguraţi-vă că gesturile dvs. se potrivesc cuvintelor dvs.
Veţi observa că puteţi transmite în final mult mai mult cu mult mai puţine cuvinte.

Persoana care crede că le ştie pe toate, a încetat pur şi simplu să gândească.