ACADEMIA DE POLIŢIE "Alexandru Ioan Cuza"

FACULTATEA DE POLIŢIE
MASTERAT: MANAGEMENTUL INVESTIGĂRII FRAUDELOR

Etica profesionala in domeniul investigari fraudelor

Cuvinte-cheie: etica, frauda,angajat

Consideratii introductive
Etica este cel mai mare inamic al fraudei, la fel cum minciuna este cel mai bun prieten al
ei. Iar daca firma unde lucrezi sau pe care o conduci, a trecut printr-o frauda, atunci stii foarte
bine ce dificil este pentru manageri si angajati sa treaca peste socul destramarii increderii
implicite si peste disconfortul introducerii unor controale interne si restrictii suplimentare.
De ce este nevoie ca o companie sa isi desfasoare activitatea intr-un cadru profesional
bazat pe integritate si etica in afaceri? Angajatii au nevoie sa stie ca cinstea si integritatea sunt
pretuite in companie, ca exista mecanisme de prevenire si detectare a fraudelor si indisciplinei,
ca exista instrumente care ii protejeaza cand sesizeaza o problema de integritate si ca orice
persoana care nu respecta aceste valori nu isi are locul in organizatie. Nu teama de lege ii
descurajeaza pe cei care vor sa comita o frauda ci teama de esec personal si de oprobiul public al
organizatiei. In atare conditii, costul salarial scade, increderea partenerilor de afaceri creste,
bonitatea financiara se imbunatateste iar focalizarea pe business este mai eficienta.
Organizatia este confortabila pentru angajatii care sunt motivati de integritate,
comunicare deschisa si dezbateri constructive. Cu bani mai putini, managerii si actionarii obtin
mai mult astfel.

Cum te aperi de fraude

Etica si responsabilii de conformitate
Scopul acestor recomandari il constituie stabilirea si mentinerea unui cadru profesional
bazat pe etica in afaceri si integritate, de care sa beneficieze angajatii, clientii si entitatile cu care
compania dezvolta relatii de afaceri.
Etica reprezinta asumarea constienta de catre membrii unei comunitati. a unor
valori, principii si reguli ce devin cadru de cinste si onestitate, benefic evolutiei si
sigurantei entitatii.
Comportamentul necorespunzator si necinstea pot produce efecte dintre cele mai grave,
atat pentru companie, cat si pentru fiecare dintre angajatii sai. Aceste efecte pot fi:
• Pierderi financiare - in general pentru 1 ron fraudat, compania/ institutia trebuie sa
realizeze venituri de min. 3 RON, in functie de marja cu care lucreaza • Afectarea reputatiei
organizatiei si a angajatilor - publicitate negativa si umilinta • Afectarea relatiilor cu contractorii
si cu furnizorii - putere de negociere slabita • Afectarea morala a angajatului - • Pierderea
angajatilor, a clientilor, a partenerilor de afaceri • Litigii si costuri suplimentare (investigatii,
costuri materiale, costuri de oportunitate) Cum reusim sa prevenim actiuni neetice, cum reusin sa
detectam comportamente necorespunzatoare si sa eliminam o potentiala frauda sau indisciplina?
Numai prin participarea activa a tuturor angajatilor si partenerilor. Este posibila prin
constientizare,atitudine, recompensa si sanctiune. Am denumit generic riscuri de integritate,
riscurile operationale de neconformitate, riscurile de frauda si riscurile determinate de
comportamente neetice, cunoscand ca notiunea de integritate are o intindere mai larga decat cea
considerata de mine.
Am identificat in fiecare organizatie trei categorii de factori responsabili cu roluri
cheie in asigurarea conformarii cu valorile companiei, cu reglementarile interne si cu legile
externe. Aceste persoane din companie pot face diferenta, ei determina mentinerea integritatii,
daca isi indeplinesc atributiile, si in egala masura pot genera riscuri de integritate, daca nu isi fac
datoria:
a. Managementul de la toate nivelurile are prima responsabilitate prin atitudine si
comportament personal, asteptari fata de cei din subordine si de toti partenerii de afaceri.
Daca sefii nu dau tonul respectarii regulilor, nu pot astepta ca organizatia sa raspunda cu
integritate si eficienta. Un manager bun asteapta de la fiecare angajat, ca in primul rand, prin
atitudine ferma si comunicare directa sa descurajeze intentia comiterii unei fraude sau a unei
abateri disciplinare.
Un angajat care va intentiona sa introduca la plata, inainte de termen, o factura emisa de
o firma detinuta de un prieten al sau, va renunta sa faca asta, daca va cunoaste ca aceasta
relatie este un conflict de interese, ca trebuie sa declare acest lucru si ca daca se va afla ca a
facut aceast favoare, atunci toti colegii sai vor condamna acest comportament chiar si daca nu
a avut un castig din asta.
 Procedurile antifrauda si de cercetare disciplinara intra in functiune atunci cand
managerii nu au reusit sa previna comiterea unei fapte neconforme cu reglementarile si normele
de conduita si nu au ajutat colegii in dilema ori in culpa, sa actioneze corect.
In fiecare organizatie ar trebui sa existe un cod de etica sau un cod de deontologie
profesionala, regulamente si proceduri care traseaza valorile si normele pe care managementul
asteapta ca angajatii sa le respecte.
Aceste coduri trebuiesc imprimate in cultura companiei prin exemplul liderului, deciziile
si actiunile managerilor si comportamentele factorilor responsabili pe care i-am indicat mai sus.
b. Persoanele situate in posturi cheie, (evaluarea riscului, trezorerie, financiar, vanzari,
credit management, achizitii, investitii, juridic, calitate, IT&C, gestiuni s.a.) in zone, ori activitati
cu risc mediu si ridicat, sau cu atributii de supervizare, sunt la randul lor responsabile pentru
cunoasterea si respectarea standardelor si a procedurilor, indiferent cat de dificil ar putea fi
acest lucru.
Daca, indiferent de motive, persoanele din pozitii cheie nu pot fi la inaltimea standardelor
impuse de pozitia lor, este mai corect sa anunte managementul inainte de a actiona, intreband,
obtinand sprijin sau expertiza suplimentara mai bine decat sa produca efecte negative pentru
companie.
c. Persoanele cu atributii de control intern, controlul riscurilor, etica si conformitate,
audit intern, supervizare contabila, resurse umane si controlul calitatii, reprezinta ultima linie
desemnata si instruita sa actioneze pentru conformitatea cu reglementarile in vigoare.
Daca nu vor persoanele cu atributii de control intern nu vor actiona permanent, ferm,
eficient si eficace, impunand respectarea reglementarilor si a valorilor companiei, atunci nu si-
au indeplinit rolul in organizatie si trebuie sa stie ca, in cazul unui incident cu urmari serioase,
sunt responsabili in fata colegilor lor. Chiar daca nu vor suferi sanctiuni, toti vor aprecia ca
persoanele cu atributii de control intern nu si-au facut datoria si cu credibilitatea afectata, vor
trebui sa plece din aceasta pozitie.
Consider ca fiecare angajat sau subcontractor trebuie sa cunoasca asteptarile companiei
in privinta comportamentelor neconforme sau ilegale, avand sansa de a se integra in acest mediu
onest si respectabil. Cunoasterea si respectarea acestor prevederi devine o promisiune asumata
prin semnarea declaratie de conformare cu Codul de Etica aplicabil fiecarei companii .
Consider, de asemenea, ca fiecare angajat trebuie sa stie ca isi risca atat cariera cat si
averea personala, daca accepta implicarea intr-o frauda sau daca abuzeaza de pozitia sa in
organizatie.
Responsabilul de etica
Responsabilul cu integritatea poate fi Compliance Officer, Ofiter de Etica si
Conformitate
sau responsabilul de etica, care va functiona in mod eficient daca este numit in statut oficial.
Recomand urmatorul statut:
Misiunea responsabilului de etica o reprezinta integrarea la toate nivelurile companiei, a
codului de etica si valorilor companiei, precum si asigurarea conformarii cu regulile de conduita
in afaceri. Pentru aceasta responsabilul de etica colaboreaza indeaproape cu managementul
executiv si operativ, recomanda regulile de conduita in afaceri in organizatie si, in cazul
semnalarii unei probleme de etica sau abateri de la valorile firmei, responsabilul de etica
analizeaza situatia iar in cazul in care problemele semnalate incalca normele de etica,
informeaza managementul si propune cai de abordare a situatiei create.
Responsabilitatile responsabilului de etica al companiei sunt urmatoarele:
- Administrarea si dezvoltarea valorilor etice ale companiei, asigurarea conformarii cu
regulile etice de conduita in afaceri, in toate structurile companiei si la toate nivelurile;
- Coordonarea si supervizarea procesului de dezvoltare, interpretare si implementare a
politicilor si programelor de etica;
- Derularea programelor de activitate privind codul de etica, incluzand relationarea pe
linie de etica cu salariatii, clientii, contractorii, furnizorii si actionarii;
- Administrarea programului de sesizare/raportare a incalcarilor standardelor de etica,
politicilor si procedurilor organizatiei, program deschis salariatilor, clientilor, furnizorilor sau
altor parteneri, si organizat astfel incat sa nu existe teama de represalii;
- Analiza situatiilor prezentate in sesizarile/rapoartele privind incalcarea standardelor de
etica, politicilor si procedurilor organizatiei si transmiterea acestora spre cei competenti sa le
solutioneze;
- Consilierea salariatilor privind modul de abordare a unor situatii astfel incat salariatii
sa fie corecti din punct de vedere etic;
- Participarea la investigatiile desfasurate privind incalcarea codului de conduita si
regulilor interne ale companiei, si formularea de recomandari in vederea solutionarii legale a
acestora;
- Organizarea training-urilor pe linie de etica si conformare cu regulile organizatiei,
precum si efectuarea comunicarilor periodice privind etica, conformarea cu regulile si cerintele
de conduita in afaceri;
- Integrarea noilor angajati in ambientul de etica, conformarea cu regulile, practicile de
afaceri ale companiei;
- Transmiterea unor rapoarte cuprinzatoare catre management si administratori.
Responsabilul de etica poate fi specializat in unul dintre domeniile : juridic, resurse
umane, psihologie, sociologie, comunicare, filozofie. In vederea selectarii candidatilor,
recomand urmatoarele criterii comune:
- Bun comunicator - aptitudini de comunicare excelente inclusiv prin prezentari, vorbire
in public, interactie personala cu salariatii la toate nivelurile;
- Obiectivitate si tarie de caracter;
- Puterea de a-si stabili si a-si mentine credibilitatea pretutindeni in companie;
- Capacitatea de a asimila rapid informatii privind situatii complexe;
- Intelepciune si bun simt ;
- Maturitate personala si profesionala;
- Luciditate in situatii interpersonale tensionate;
- Discret si capabil sa protejeze informatii confidentiale;
- Capabil si decis sa adopte pozitii dificile sau nepopulare, daca este cazul;
- Integritate morala.
Activitatile responsabilului de etica au caracter confidential, vital pentru protejarea
imaginii si reputatiei persoanelor care au neclaritati privind conduita etica intr-o anumita situatie,
care consulta responsabilul de etica intr-o problema de etica ori care sesizeaza aparitia unei
amenintari legate de integritatea companiei.
Responsabilul de etica nu va putea fi obligat de nimeni, in nici o imprejurare, sa divulge
sursa informatiilor sale, daca prin propria judecata a decis sa protejeze aceasta persoana.
Orice informatie de aceasta natura va fi inclusa in categoria informatiilor confidentiale si
nu va fi folosita intr-un alt context si cu alte scopuri decat cele prevazute in misiunea institutiei
responsabilului de etica. Inainte de redactarea oricarei informari sau raport, responsabilul de etica
va analiza cu atentie materialul pentru a asigura ca identitatea surselor de informatii nu va fi
compromisa.
In situatia in care intr-o problema responsabilul de etica are un conflict de interese,
responsabilul de etica va informa operativ managementul si Consiliul de Administratie.
Demiterea sau inlocuirea responsabilului de etica se poate face numai cu aprobarea
Consiliului de Administratie, pentru abateri de la politicile, procedurile si regulile interne ale
companiei si ale grupului, sau pentru neindeplinirea corespunzatoare a misiunii, atributiilor si
obiectivelor asumate fata de management si/sau de Consiliul de Administratie.
Demiterea sau inlocuirea responsabilului de etica vor fi anuntate personalului companiei
in aceeasi maniera publica in care a fost comunicata desemnarea responsabilului de etica.
Prevenirea Fraudelor
Prevenirea fraudelor este posibila dar nu este completa, oricate masuri ar fi intreprinse.
In orice companie sau domeniu, exista riscuri care nu pot fi eliminate si care pot conduce la
aparitia unei fraude. Obiectivul preventiei il reprezinta obtinerea unui echilibru intre masurile de
control intreprinse si supletea proceselor si a procedurilor, astfel incat compania sa functioneze
cu dinamica necesara, controland riscurile la un nivel rezonabil.
Preventia incepe prin descurajarea celor care ar intentiona sa comita o frauda.
Pentru asta recomand sa aveti in vedere urmatoarele:
• Codul de etica implementat profund;
• Seriozitatea controalelor in organizatie;
• Obiective si tinte organizationale realiste;
• Politica antifrauda adaptata la specificul si dimensiunea companiei;
• Politica privind conflictul de interese aplicata consistent;
• Angajati instruiti cu privire la prevenirea fraudelor;
• Politici clare de Autorizare - limite de autoritate;
• Evaluarea activitatilor si activelor cu risc de frauda si controale de monitorizare pe baza
hartii riscurilor;
• Interviuri de exit, conduse de responsabilul de etica, pentru angajatii din posturi cheie;
• Numele angajatilor care nu au semnat declaratia de conformare cu politica de integritate;
• Canale de comunicare active;
• Planul de reactie la frauda si
• Controlul intregului program anti-frauda.
Prevenirea fraudelor este strans legata de integritate si de detectarea fraudelor si in opinia mea
are 5 dimensiuni :
I. Implementarea unor standarde etice ridicate
Managementul da tonul standardelor de etica - Cu cat managementul si administratorii
sunt mai etici in tot ceea ce fac, decid, exprima, cu atat subalternii vor avea mai putine motive
sa comita fraude. Daca cei din top declara/ simuleaza ca sunt etici dar faptele lor denota
altceva, angajatii vor gasi motive in a se comporta incorect fata de companie .
Administratorii independenti din afara companiei - companiile mari au in consiliul de
administratie persoane independente de conducerea executiva - au rolul de a judeca obiectiv
deciziile manageriale si de a impune aplicarea politicilor generale ale companiei, astfel incat
valorile si codul de conduita in afaceri al companiei sa fie respectate.
Politica privind Conflictul de Interese asigura declararea si tratarea situatiilor in care un
conflict de interese poate deveni o oportunitate de frauda. Ex: sotul este director de achizitii iar
sotia este seful dep. financiar; astfel el poate decide cumpararea unor servicii de la firma
cumnatului sau, iar sotia va inregistra si va da bun de plata pe facturile respective acceptand
documente justificative pentru servicii fictive.
Responsabilul de Etica administreaza un proces continuu de Constientizare Etica la toate
nivelurile companiei, prin care imprima adanc valorile si regulile adoptate. O va face prin
participarea la fiecare training cu studii de caz, spete si playrole, adaptate Profunzimea
cunoasterii personalului la angajare. Circa 5-7% din angajatii care sunt implicati in frauda au
fraudat si compania la care au lucrat anterior. Pentru a evita astfel de angajati aveti in vedere
urmatoarele recomandari: i. Cereti informatii despre joburile detinute in ultimii 7 ani. ii.
Verificati ce s-a intamplat in perioadele in care candidatul nu pare sa fi lucrat; poate fi vorba de
spre un loc de munca pe care incearca sa-l ascunda sau o condamnare. iii. Confirmati istoria de
angajare, discutand de preferinta cu persoana care l-a supervizat direct.