1 .

Intervenţia la faţa locului

Conform metodologiei de derulare a unei misiuni de audit public intern, Intervenţia la faţa
locului este una din etapele parcurse prin activităţi specifice şi elaborarea documentelor aferente.
Încadrarea etapei în procesul de desfăşurare a misiunii de audit public intern este prezentată în
tabelul următor:

Etape Proceduri Cod Documente

Elaborarea Ordinului de S
P-01 Ordinul de serviciu
Serviciu U
Iniţierea Elaborarea Declaraţiei de Declaraţia de P
P-02 E
misiunii de independenţă independenţă
audit public R
Notificarea privind
intern Elaborarea Notificării privind V
declanşarea misiunii de
declanşarea misiunii de audit P-03 I
audit public intern al
public intern al performanţei Z
performanţei
A
Minuta şedinţei de
Şedinţa de deschidere P-04 R
deschidere
E
Constituirea/actualizarea Chestionarul de luare la A
Pregătirea Colectarea şi P-05
dosarului permanent cunoştinţă
misiunii prelucrarea
Prelucrarea şi documentarea
informaţiilor P-06 Studiu preliminar
informaţiilor
Stabilirea punctajului P – 20
Analiza
Evaluarea riscurilor P-07 total al riscurilor şi
riscurilor şi
ierarhizarea riscurilor
evaluarea
Evaluarea gradului de
controlului
Evaluarea controlului intern P-08 încredere în controlul
intern
intern
Programul misiunii de
Elaborarea Programului misiunii de audit
P-09 audit public intern de
public intern de performanţă
performanţă
Intervenţia la Teste
faţa locului Chestionar listă de
Efectuarea testărilor şi
P-10 verificare - CLV; foi de
formularea constatărilor
lucru; interviuri;
Colectarea şi
chestionare etc.
analiza
Analiza problemelor şi Fişă de Identificare şi
probelor de
formularea recomandărilor P-11 Analiză a Problemei -
audit
FIAP
Analiza şi raportarea Formular de Constatare
iregularităţilor P-12 şi Raportare a
Iregularităţilor – FCRI
Revizuirea documentelor şi constituirea Nota centralizatoare a
P-13
dosarului de audit documentelor de lucru
Şedinţa de închidere P-14 Minuta şedinţei de
 închidere
Elaborarea proiectului Proiectul Raportului
Elaborarea Raportului misiunii de audit P-15 misiunii de audit public
proiectului public intern al performanţei intern al performanţei
Raportului
Transmiterea proiectului
misiunii de
Raportului misiunii de audit P-16
audit public
public intern al performanţei
Raportarea intern al
performanţei Reuniunea de conciliere Minuta Reuniunii de
rezultatelor P-17
conciliere
misiunii
Elaborarea Raportul misiunii de audit Raportul misiunii de
Raportului public intern al performanţei P-18 audit public intern al
misiunii de performanţei
audit public Difuzarea Raportului misiunii -
intern al de audit public intern al P-19
performanţei performanţei
Urmărirea Urmărirea recomandărilor Fişă de urmărire a
recomandărilor P-21 implementării
recomandărilor

Etapa de interventie la fata locului (munca de teren)

Colectarea dovezilor
Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea
acestora. Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:
a) cunoasterea activitatii/sistemului/procesului supus verificarii si studierea procedurilor
aferente;
b) intervievarea personalului auditat;
c) verificarea înregistrarilor contabile;
d) analiza datelor si informatiilor;
e) evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;
f) realizarea de testari;
g) verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate în auditarile precedente
(verificarea realizarii corectarii)
Principalele tehnici si instrumente de audit intern sunt:
- Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrarilor, documentelor,
declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
a) Comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai
multe surse diferite;
b) Examinarea: presupune urmarirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;
 c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
d) Confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente în scopul
de validarii acesteia;
e) Punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistrari;
f) Garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor înregistrate prin examinarea documentelor,
de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
g) Urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre
articolul înregistrat. Scopul urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost
înregistrate.
- Observarea fizica - reprezinta modul prin care auditorii interni îsi formeaza o parere
proprie.
- Interviul - se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente.
- Analiza - consta în descompunerea unei entitati în elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate si masurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern

1. Chestionarul cuprinde întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare
sunt:
a) chestionarul de luare la cunostinta (CLC) - cuprinde întrebari referitoare la contextul
socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni în activitatea de
identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care
trebuie sa le îndeplineasca fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebari standard privind
obiectivele definite, responsabilitatile si metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare,
resursele umane existente.
2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:
- stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea;
- stabilirea documentatiei justificative complete;
- reconstituirea operatiunilor de la suma totala pâna la detalii individuale si invers.
3. Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a
constatarilor auditului public intern.
a) Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se întocmeste pentru fiecare
disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si
recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de catre coordonatorul misiunii,
confirmata de reprezentantii entitatii/structurii auditate si supervizata de seful compartimentului de
audit (sau de catre înlocuitorul acestuia);
 b) Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor - se întocmeste în cazul în care
auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite
imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile
conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

2. Studiu de caz: Primăria Botoşani

Primăria X îşi desfăşurat activitatea în conformitate cu prevederile Legii nr. 215 /23.04.
2011 – Legea administraţiei publice locale, cu modificările şi completările ulterioare, act normativ
ce reglementează cadrul general al autonomiei locale, precum şi organizarea şi funcţionarea
administraţiei publice locale.
Serviciul Resurse Umane (SRU), gestiunea timpului de muncă şi de odihnă, este o structură
organizatorică aflată în subordinea Direcţiei economice din cadrul Primăriei Botosani, care asigură
aplicarea legislaţiei în domeniu resurselor umane, gestionarea curentă a resurselor umane şi a
funcţiilor publice la nivelul entităţii.
Activităţile specifice în domeniu gestionării resurselor umane care se desfăşoară în cadrul
Serviciului Resurse Umane sunt:
 întocmeşte propunerile privind organigrama şi statul de funcţii ale aparatului de specialitate
al Primarului Municipiului Botoşani şi Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa
Persoanelor, pe care le supune spre aprobare Consiliului local;
 urmăreşte utilizarea eficientă a personalului şi împreună cu şefii de compartimente,
întocmeşte propuneri pentru modificarea organigramei sau pentru treceri temporare într-un
alt serviciu;
 întocmeşte evidenţa funcţiilor publice şi asigură transmiterea tuturor informaţiilor solicitate
de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, conform Legii nr. 188/1999, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare ;
 asigură legătura cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici;
 coordonează întocmirea de către şefii de servicii şi birouri a fişei postului pentru personalul
de execuţie;
 organizează, în condiţiile legii, concursurile pentru ocuparea posturilor vacante şi temporar
vacante;
 colaborează cu toate serviciile Primăriei la întocmirea, reactualizarea şi Regulamentul de
organizare şi funcţionare al aparatului propriu de specialitate al Primarului, pe care-l spune
spre aprobare Consiliului Local;
 întocmeşte si supune spre aprobare Primarului municipiului Botoşani, Regulamentul intern;
 colaborează cu toate compartimentele pentru întocmirea şi transmiterea în termen a
lucrărilor specifice domeniului de activitate, solicitate de executivul Primăriei sau de alte
instituţii ale statului;
 răspunde de aplicarea reglementărilor legale în vigoare privind încadrarea, promovarea şi
evaluarea anuală a personalului din cadrul Primăriei şi SPCLEP;
  solicită şefilor de compartimente necesarul de perfecţionare şi supune spre aprobare
primarului, planul de perfecţionare pe anul în curs;
 întocmeşte proiecte de dispoziţie pentru încadrarea, detaşarea, mutarea, transferarea,
promovarea, sancţionarea, pensionarea şi încetarea raporturilor de serviciu /muncă a
personalului;
 întocmeşte şi actualizează registrul electronic de evidenţă a salariaţilor;
 în luna decembrie solicită compartimentelor funcţionale propuneri pentru programarea
concediilor de odihnă pe anul următor şi le supune spre aprobare Primarului;
 stabileşte durata concediilor de odihnă, urmăreşte şi ţine evidenţa efectuarii acestora;
 întocmeşte notele de relaţii solicitate, note interne şi organizează evidenţe militare;
 ţine evidenţa şi eliberează legitimaţii de împuternicit al Primarului, personalului din
administraţia publică ,
Obiectul auditat privind „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă
şi de odihnă” a început de la organizarea activităţii, respectiv elaborarea/actualizarea procedurilor
de sistem, procedurilor operaţionale, procedurilor de lucru specifice, resursele umane de care
dispun, identificarea riscurilor, evaluarea controalelor interne existente, introducerea de instrumente
de control pentru gestionaea şi minimizarea riscurilor , existenţa şi gradul de actualizare a
registrului riscurilor acestei activităţi.

Misiune de audit public intern de conformitate

Domeniul/activitatea auditată: Resurse umane
Denumire misiune: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de
odihnă”
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE SISTEM
I. Pregătirea misiunii
1. Întocmirea si aprobarea Ordinului de serviciu
2. Întocmirea si validarea Declaraţiilor de independenţă
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit public
intern de sistem
4. Deschiderea misiunii de audit public intern de sistem
5. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent
6. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor
7. Evaluarea riscurilor
8. Evaluarea controlului intern
9. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern de sistem
II. Intervenţia la faţa locului
Obiectiv 1
 Evaluarea respectării normelor şi prevederilor legale referitoare la modul de evidenţă a
prezenţei, învoirilor şi concediilor;
1. Identificarea, analizarea şi definirea problemelor în domeniul gestiunii resurselor
umane
2. Definirea obiectivelor generale ale Serviciului Resurse umane
3. Elaborarea metodologiei de verificare a gestiunii timpului de muncă și de odihnă
Obiectiv 2
Verificarea întocmirii corespunzătoare a foilor colective de prezenţă:
1. Calitatea comunicării în procesul de întocmire a foilor colective de prezenţă.
2. Verificarea respectării circuitul documentelor, care staul la baza evidenţie prezenţelor.
Obiectiv 3
Verificarea evidenţei concediilor de odihnă medicale şi de studii:
1. Stabilirea şi revizuirea programelor de asigurare a personalului, pentru structura
auditată.
2. Stabilirea programelor de restructurare, reorganizare sau concediere a unor persoane sau
departamente din cadrul entităţii.
3. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern.
4. Şedinţa de închidere.
III. Raportarea rezultatelor misiunii
1. Proiectul Raportului misiunii de audit public intern de sistem
a) Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern de
reguraritate
b) Transmiterea proiectului Raportului misiunii de audit public intern de
regularitate
c) Reuniunea de conciliere
2. Raportul misiunii de audit public intern de regularitate
a) Elaborarea Raportului misiunii de audit public intern de sistem
b) Difuzarea Raportului misiunii de audit public intern de sistem
IV. Urmărirea recomandărilor
Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor

În continuarese prezentăm principalele constatări ale echipei de auditori interni,

cauzele, consecinşele şi recomandările formulate, obţinute în urma testărilor efectuate şi
concretizate în FIAP-urile întocmite în etapa intervenţa la faţa locului, în vederea
corectării disfuncţionalităţilor semnalata sau a celor care pot să apară în perioada imediat
următoare, a acestor constatări.
 Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini,
competenţe (autoritate decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a
realiza obiectivele) şi să definească proceduri.

Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmăriţi şi cuprind algoritmul pentru realizarea

sarcinilor, exercitarea competenţelor, existenţa activităţilor de control în puncte cheie şi
angajarea responsabilităţilor.

Pentru realizarea obiectivului nr. 1 al misiunii de audit public intern „Evaluarea

respectării normelor şi prevederilor legale referitoare la modul de evidenţă a prezenţei,
învoirilor şi concediilor” echipa de auditori a urmărit dacă la nivelul entităţii există
proceduri pentru sprijinirea funcţionării circuitului documentelor care stau la baza acestei
activităţi.

Fişă de identificare şi analiză a problemei

Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Audit Public Intern Data:27.02.2019
Colectarea şi analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea auditată: Resurse umane
Denumire misiune: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Se asigură necesarul de personal în cadrul Serviciului Resurse umane

Problema pentru desfăşurarea activităţii operaţionale privind evidenţa prezenţelor,
învoirilor şi concediilor?
Constatarea
În Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Botoşani
este descrisă structura organizatorică la fiecare nivel al instituţiei.
Serviciul este organizat cu un număr de 9 de posturi din care 3 funcţii
de conducere şi 6 funcţii de execuţie. În prezent îşi desfăşoară
activitatea cu 6 funcţii de execuţie, care asigură managementul
resurselor umane a 5 de structuri organizatorice care însumează 290 de
persoane în aparatul propriu.
Situaţia numărului de salariaţi care revin la 1 lucrător în domeniul
resurselor umane din cadrul SRU se prezintă astfel:
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul
resurselor umane inclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 27 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
Efectiv la cca. 32 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul
resurselor umane exclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 35 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
 Efectiv la cca. 48 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
La nivelul direcţiei, majoritatea personalului de execuţie au studii
superioare, reprezentând peste 65% din totalul personalului
Cauza Fonduri insuficiente pe dezvoltarea SRU din cadrul Primăriei X.
Unele operaţiuni procedurale nu sunt realizate în termen, din cauza
Consecinţa
nivelului mare de muncă.
Asigurarea numărului de angajaţi, pentru care a fost definit Serviciul
Resurse Umane.
Asigurarea pregătirii profesionale a evaluatorilor şi a
contrasemnatarilor.
Revizuirea fişelor postului în vederea asigurării respectării condiţiilor
Recomandarea generale care trebuie îndeplinite înainte ca angajatul să îndeplinească
obiectivele individuale, respectiv:
- Claritatea sarcinii;
- Stăpânirea sarcinii;
- Cooperarea pentru realizarea sarcinii;
- Resursele necesare realizării sarcini
Întocmit Reprezentantul
Data: Auditorii interni, Pentru luare la entităţii/ structurii
cunoştinţă auditate

Supervizat Supervizor/ Şeful

Data: compartimentului de audit
public intern

Deoarece auditorii interni au constatat existenta sau posibilitatea producerii unor

iregularitati, acestia trebuie sa întocmeasca Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor.
Acest formular se transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va
informa în termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru
continuarea verificarilor.

Formular de constatare şi raportare a iregularităţilor

INTERVENŢIE LA FAŢA LOCULUI

Compartimentul Audit Data: 03.03.2019
Public Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”

FORMULARUL DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR

Problema Schema de funcţionare a SRU nu este conformă, numărul de salariaţi este mai
mic necesarul desfăşurării activităţii, în condiţii optime.
 Serviciul este organizat cu un număr de 9 de posturi din care 3 funcţii de
conducere şi 6 funcţii de execuţie. În prezent îşi desfăşoară activitatea cu 6 funcţii
de execuţie, care asigură managementul resurselor umane a 5 de structuri
organizatorice care însumează 290 de persoane în aparatul propriu.
Situaţia numărului de salariaţi care revin la 1 lucrător în domeniul resurselor umane
din cadrul SRU se prezintă astfel:
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul resurselor
Constatarea umane inclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 27 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
Efectiv la cca. 32 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul resurselor umane
exclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 35 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
Efectiv la cca. 48 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
La nivelul direcţiei, majoritatea personalului de execuţie au studii superioare,
reprezentând peste 65% din totalul personalului.
Fonduri insuficiente pe dezvoltarea SRU din cadrul Primăriei Botoşani.
Cauza
Unele operaţiuni procedurale nu sunt realizate în termen, din cauza nivelului mare
Consecinţa de muncă.

Asigurarea numărului de angajaţi, pentru care a fost definit Serviciul Resurse

Umane.
Asigurarea pregătirii profesionale a evaluatorilor şi a contrasemnatarilor.
Revizuirea fişelor postului în vederea asigurării respect ării condi ţiilor generale care
trebuie îndeplinite înainte ca angajatul să îndeplineasc ă obiectivele individuale, respectiv:
Recomandări - Claritatea sarcinii;
- Stăpânirea sarcinii;
- Cooperarea pentru realizarea sarcinii;
- Resursele necesare realizării sarcini

Anexe Organigrama, fişa postului, ROI

Auditori interni Supervizor,

Evaluarea respectării condiţiilor de conformitate şi regularitatte s-a materializat în

elaborarea chestionarului lista de verificare, verificările prin foi de lucru, liste de control,
observări fizice pe teren, interviuri care au condus la solicitarea unor note de relaţii, prin care
s-au identificat unele probleme şi disfunţionaţităţi care au fost înscrise în formularele de
constatare (FIAP).

Echipa de auditori a constatat că atribuirea responsabilităţilor, separarea sarcinilor şi delegarea

autorităţilor sunt stabilite prin proceduri scrise în curs de formalizare şi implementare.
 Pe parcursul evaluarilor au fost testate procedurile operaţionale şi procedurile de lucru pentru
desfăşurarea activităţii specifice gestiunii timpului de muncă şi de odihnă şi a au fost urmărite
operaţiile şi activitatea audiată în raport cu cadrul normativ.
În baza acestor observaţii, se regăseşte ca o recomandare generală la toate obiectivele misiunii
de audit intern, necesitate formalizării şi implementării procedurilor elaborate pentru toate
operaţiunile privitoare la activitate de evidenţă a prezenţelor, învoirilor şi concediilor, pe baza
cadrului normativ existent.