ADR CENTRU

Str. Decebal Nr. 12, 510093

Alba Iulia, România
Tel.: (+ 40) 258 - 818616
Fax: (+ 40) 258 - 818613
Internet: www.adrcentru.ro
e-mail: office@adrcentru.ro

Anexa 1 Specificații tehnice Sistem de pontaj electronic (sistem de management al timpului /evidență a
timpului de lucru pentru salariați și administrare personal),
CPV 31711310-9 Sistem de pontaj

Prezenta anexă prezintă cerințele minimale și obligatorii, pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea
tehnică, în condițiile în care criteriul de atribuire este "prețul cel mai scăzut".
Ofertele care nu îndeplinesc toate cerințele minimale vor fi declarate neconforme. Nu se acceptă depunerea de oferte
alternative. Nu se admit ofertele parțiale din punct de vedere cantitativ şi calitativ, ci numai ofertele integrale, care corespund
tuturor cerințelor stabilite prin prezentul caiet de sarcini.
Orice ofertă care diferă de cerințele minimale va fi considerată admisibilă numai în condițiile în care aceasta asigură un nivel
calitativ superior cerințelor minimale.

Obiectiv:
Furnizarea unui Sistem de pontaj electronic (sistem de management al timpului /evidență a timpului de lucru pentru
salariați și administrare personal) conform specificațiilor de mai jos.
Descriere:
La acest moment în cadrul ADR Centru este utilizată condica de prezență în format fizic(pe hârtie), documentul primar prin
care angajații își certifică prezența la programul zilnic, atât la începutul programului, cât și la sfârșitul programului, cu
consemnarea orei de începere și terminare a programului zilnic.
În baza acestei condici de prezență, ulterior este întocmit pontajul, documentul centralizator care evidențiază timpul real
de muncă efectuat de către salariat la locul său de muncă: ore suplimentare, concedii de odihnă, concedii medicale,
maternitate, concedii fără plată. Acest document stă la baza întocmirii statelor de plată. Informațiile din pontaj se vor
regăsi în statul de plată, drept pentru care acestea se încarcă și în aplicația informatică cu ajutorul căreia se elaborează
statul de plată.
Orice centralizare, analiză respectiv raportare ce trebuie făcută referitor la activitatea personalului angajat se face cu un
consum însemnat de timp din partea personalului din cadrul Serviciului Resurse Umane.
Prin urmare se dorește trecerea de la un sistem clasic la un sistem electronic care să asigure managementul timpului
/evidența timpului de lucru pentru salariați și administrarea personalului.
Un astfel de sistem va permite:
- Reducerea timpului alocat gestionării angajaților;
- Comunicare directă și rapidă prin accesarea online a informațiilor;
- Îmbunătățirea proceselor administrative, angajați/manageri;
- Generarea și actualizarea online a pontajelor în contextul monitorizării activităților pe proiecte;
- Transparența datelor și economie de timp;
- Eliminarea erorilor umane prin preluarea/actualizarea automată a datelor între modulele sistemului
- Minimizarea sarcinilor administrative prin automatizarea proceselor de lucru;
- Raportare directă angajat/manager/departament/companie;
- Trecerea la un program flexibil de lucru acolo unde se poate realiza și se va dori acest lucru;
- Securitatea informațiilor la nivel de acces user și de baza de date.
- O evidență rapidă și clară a prezenței la locul de muncă, raportări în timp real cu privire la activitatea personalului,
analize mai clare cu privire la personalul disponibil în anumite perioade pentru realizarea activităților, previzionări
disponibilitate personal pe anumite perioade.
Specificații generale:
Soluția propusă se va constitui ca o aplicație modulară de tip server ce se va instala ”on premise” pe echipamentul
beneficiarului.
Accesul la aplicație va fi unul de tip web-based pe bază de user și parolă.
Rețeaua ADR Centru este una bazată pe Domain Controler. Sistemul implementat se va integra cu Active Directory astfel
încât accesul la aplicație să se facă cu aceleași credențiale.
Accesul la sistemul informatic și la funcționalitățile acestuia se va baza pe un sistem de autorizare pe mai multe nivele
ierarhice.
ADR Centru funcționează în mai multe locații. Toate locațiile au conexiune securizată privată(VPN) cu sediul central.
Sistemul va fi dimensionat pentru a deservi un număr de minim 150. Sistemul trebuie să poată fi extins dacă e cazul fără
modificări majore la soluția propusă.
Aplicația va gestiona evenimentele legate de personal, fiind evidențiate informațiile referitoare la managementul timpului
(prezență la locul de muncă, ore suplimentare, recuperări, delegații, concedii de odihnă, concedii medicale), vor fi
generate rapoarte, se vor putea defini diverse fluxuri și realiza diverse cereri cu avizele predefinite și aprobările de rigoare;
în cadrul acestei aplicații vor fi integrate și gestionate o serie de module ce vor deservi funcționalitățile descrise în
prezentul caiet de sarcini: managementul timpului, administrare personal, fluxuri cereri, organigrama, salarizare.
Managementul timpului:
Este modulul prin intermediul căruia se permite configurarea programelor de lucru in funcție de contractele angajaților si
cuantificarea orelor de muncă lucrate de aceștia.
Sistemul va permite pontarea (check in/check out, intrare/ieșire) fiecărui utilizator prin conectarea la aplicație și accesarea
unei secțiuni dedicate acestei acțiuni și va contoriza timpii de lucru.
În cadrul ADR Centru e posibil să fie implementat un program flexibil de lucru. De aceea sistemul trebui să permită
înregistrarea de intrări și ieșiri multiple și contorizarea timpilor efectivi lucrați.
Sistemul va permite declararea sărbătorilor legale.
Angajații vor fi grupați conform structurii organizatorice(direcții, departamente, servicii, birouri) și a modului de lucru.
Configurarea se va face la nivelul modulului Organigramă descris mai jos.
În situația în care din diverse motive o persoană nu reușește să se ponteze, trebuie să existe posibilitatea realizării de
corecții/concilieri prin persoane avizate (șef compartiment și/sau personal serviciu resurse umane)
Sistemul trebuie să ofere posibilitatea ajustării/rotunjirii timpilor în plus sau în minus în funcție de situație și de decizia
conducerii instituției.
Ulterior preluării informațiilor referitoare la prezența la locul de muncă, pontajul va fi actualizat de persoanele avizate cu
informațiile referitoare la absențele angajaților conform situației reale (recuperări, concedii, delegații etc).
Orele suplimentare:
Sistemul va cuantifica orele suplimentare separat. Există două tipuri de ore suplimentare: orele suplimentare aprobate și
orele suplimentare rezultate în urma implementării programului flexibil.
- Orele suplimentare aprobate: sunt ore aprobate în prealabil prin modulul de cereri. Fluxul de aprobare va fi stabilit
de comun acord. În principiu implică avizul șefului direct și aprobarea acestora de către director direcție sau
departament, după caz. Orele rezultate vor putea fi recuperate sau plătite conform prevederilor legale.
- Orele suplimentare rezultate în urma unui program flexibil: sunt ore efectuate fără aprobare prealabilă. Angajatul
va trebui să fie prezent la locul de muncă într-un interval dat, conform deciziei conducerii. În afara acestui
interval, angajatul va avea un program flexibil cu condiția ca, la finalul lunii, să ajungă la norma lunară de lucru
(nr. zile lucrătoare X 8 ore/zi). Totalul lucrat se va obține prin cuantificarea plusurilor și minusurilor zilnice. Orele
suplimentare rezultate în urma programului flexibil nu vor figura ca ore plătite ci vor fi contorizate separat, putând
fi recuperate în luna următoare în limita unui număr de ore prestabilit.

Pagina 2 din 6
Monitorizarea timpilor de lucru, respectiv a orelor suplimentare se va face în timp real din ”Interfața Acces Utilizator” atât
la nivelul fiecărui utilizator, pentru propriile informații cât și la nivel de șef ierarhic pentru angajații din propria structură.
Șefii de departamente/servicii vor putea vizualiza doar informațiile angajaților din propria structură.
Utilizatorii din cadrul Serviciului Resurse Umane vor vedea informațiile tuturor angajaților.
Sistemul trebuie să poată emite cel puțin următoarele Rapoarte: Prezență, Ore Suplimentare, Gradul de acoperire (timp
lucrat vs total cuvenit de lucru), Raport per proiect*. Toate aceste rapoarte trebuie să reflecte informațiile individuale,
departamentale, generale.
* Raport per proiect: situație centralizată cu numărul ore – atât pentru fiecare salariat cât și cumulat - va cuprinde: total
ore lucrate pe fiecare proiect în parte și ponderea acestora în total ore lucrate în luna respectivă; (ponderea pe fiecare
angajat și proiect în parte va fi declarată în modulul administrare personal).
Pontajul final va avea nivele de aprobare (verificare si avizare Resurse Umane si aprobare Director General). După
aprobarea pontajului, totalurile de orelor lucrate, ore suplimentare, zile de CO, zile de evenimente etc se vor transfera in
modulul salarizare.
Fluxul de cereri:
Este modulul/secțiunea prin intermediul căruia personalul ADR Centru va putea transmite diverse cereri prin intermediul
acestui sistem (referitor la prezența la locul de muncă / respectiv absența de la locul de muncă, cereri emitere adeverințe
etc).
Transferul informațiilor între angajați si management legat de prezență, absențe sau alte solicitări referitoare la
managementul timpului, care presupune parcurgerea unui flux de aprobare, se va realiza prin intermediul interfeței web.
Fluxul de cereri va include cel puțin solicitări referitoare la: planificarea concediilor de odihnă, cereri de efectuare a
concediilor, cereri zile libere plătite, cereri de aprobare ore suplimentare, cereri de recuperare ore suplimentare, cereri
emitere adeverințe(medicale, confirmare angajat, etc) .
Împreună cu modulul de management al timpului va oferi posibilitatea unei evidențe clare a absențelor, a concediilor
(planificat vs. efectuat), a orelor suplimentare (efectuate, recuperate, plătite). Șefii ierarhici vor putea vizualiza în timp real
aceste informații despre personalul din subordine.
La solicitarea de efectuare a zilelor de concediu sistemul trebuie să afișeze lista cu personalul care poate prelua sarcinile
persoanei care solicită concediul (conform organigramei, respectiv fișei postului) și doar după nominalizarea persoanei
înlocuitoare și respectiv după avizul șefului direct, se va putea transmite mai departe o astfel de solicitare.
Sistemul va trebui
- să afișeze mesaje de atenționare la validare (ex: când nu se respectă planificarea inițială).
- să ofere posibilitatea atașării documentelor martor scanate (solicitările aprobate).
- Să poată emite cel puțin următoarele rapoarte:
o planificare concedii: individuală, departamentală, generală
o situații concedii efectuate: individual, departamental, general
o situații pe anumite perioade de timp (exemplu: persoanele care au cereri de concediu pe un interval de
timp)
Administrare personal:
In prezent dosarul de personal respecta prevederile art.8 alin.1 HG 500/2001 privind registrul general de evidenta al
salariaților si este constituit din următoarele categorii de documente:
1. Acte necesare angajării: acordul angajatului cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, copie CI, copie acte
studii, avizul medicului de medicina a muncii, fisa de aptitudini, copii ale certificatelor de participare la cursuri de instruire,
perfecționare, cazierul judiciar in original, curriculum vitae, semnat si datat de către angajat, extras bancar pentru contul in
care i se virează salariul, adeverință cu stagiul de cotizare pe ultimele 12 luni, declarații pe proprie răspundere –persoane
aflate în întreținere, de luare la cunoștința a ROI, declarații confidențialitate/declarații conflict de interese,
2. Contractul individual de munca , fișa de post
Pagina 3 din 6
3. Acte adiționale privind: încheierea, executarea, suspendarea, modificarea si încetarea contractului individual de munca,
de exemple modificări(completarea a unuia dintre elementele contractului individual de munca, cereri de suspendare a
raportului juridic de munca, actul juridic prin care se dispune reluarea activității, acte juridice care atesta modificările salariale,
etc.)
4. Alte documente : cereri ale angajaților fără plată, declarații pe propriei răspundere privind persoanele aflate in întreținere,
alte declarații
Modulul de administrare personal este modulul prin intermediul căruia se va păstra în format electronic securizat dosarul
electronic al angajatului.
Într-un astfel de modul ar trebui să se regăsească în format electronic cel puțin informațiile din dosarul personal conform
legislației, sub formă structurată (pe câmpuri și secțiuni).
Sistemul trebuie să ofere posibilitatea atașării și stocării securizate a documentelor martor (copii ale certificatelor, copii după
CI, permis de muncă etc) precum și a fluturașilor de salarii și a diverselor adeverințe.

Organigrama:
Este reprezentarea grafică detaliată a modului de funcționare, bazată pe resursele de care dispune instituția și pe relațiile
de subordonare pe verticală sau orizontală între diferitele entități care o compun. Entitățile pot fi direcții, departamente,
servicii, birouri.
Prin intermediul acestui modul se va reflecta structura organizatorică a instituției în sistemul electronic.
Organigrama se va defini arborescent și va evidenția posturile din cadrul instituției respectiv relațiile de subordonare pe
verticală sau orizontală.
Modulul se va interconecta cu celelalte module astfel încât structura organizatorică să se reflecte la nivel de substituiri/avize/
aprobări cereri, corecții pe pontaje sau alte acțiuni determinate de această structură.
De asemenea se va păstra istoricul structurii organizatorice și al angajaților fiecărui post în parte.

Modulul de salarizare
Se va integra cu celelalte module și va prelua automat datele din modulul de pontaj.
Modulul de salarizare este un program de salarizare conceput pentru rezolvarea problemelor de calcul salarial, indiferent
de tipul de activitate si de numărul de angajați ai firmei care îl utilizează.
Utilizarea unui astfel de program ca parte integrantă a sistemului de management timp și personal va oferi avantajul utilizării
de baze de date comune îmbunătățind procesele administrative și eliminând erorile umane de preluare respectiv actualizare
date.
Interfața va oferi posibilitatea
- de configurare si parametrizare a modului de calcul astfel încât acesta să se realizeze rapid si exact ținând cont de toate
componentele acestuia:
- Salarii tarifare (orare, lunare) lei / devize
- Ore lucrate (normale, suplimentare, noapte, sâmbăta / duminica, etc.)
- Sporuri (condiții vătămătoare/penibilitate, spor stabilitate, spor doctorat, etc.)
- Prime si penalizări (in procente/ sume fixe)
- Tichete de masa, tichete cadou, sume autoreglare, ajutoare deces, etc.
- Calcul automat net-brut, devize-lei (pentru orice salariu, prima sau spor)
- Evidenta lei-valuta
- Calcul automat concedii medicale/ concedii de odihna
- Setarea bazei de calcul pentru fiecare componenta de salariu in conformitate cu specificul firmei
- Transfer date pentru plăti prin banca (emite fișiere pentru cont curent sau card)
- Import date din sisteme de pontaj electronic sau fișiere Excel
- Emite nota contabila in diverse formate de fișiere pentru programe de contabilitate/ ERP
- Permite introducerea pontajelor si emiterea notelor contabile defalcate pe centre de cost.
- de elaborarea de rapoarte necesare analizei cheltuielilor salariale, cum ar fi:

Pagina 4 din 6
 - Costuri pe categorii de cheltuieli, Costuri totale pe locuri de munca, Costuri totale pe angajați (inclusiv taxe
companie), Costuri totale pe centre de cost, Costuri totale după orice caracteristica a angajatului (meserie,
funcție, sex)
- Total venituri brute, Total venituri nete, Total valoare ore lucrate pe categorii (normale, suplimentare, noapte),
Total contribuții la bugetul statului, Total zile concedii medicale/ de odihna.
- Raport per proiect – pentru fiecare proiect în parte/ și cumulat – va cuprinde: venit brut/ contribuții angajat/
contribuții firma/ rețineri/ avansuri/ rest plată/ total costuri salariale/ contribuții BS/ contribuții BASS.
- de emitere rapoarte specifice:
- Stat de plata individual si centralizatoare – avans/ lichidare
- Fluturași salarii – e-mail/ hârtie securizata
- Costuri salariale totale la nivel de angajat/ departament/ companie
- Export nota contabila, Plăti aferente taxelor, Necesar monetar, Fise fiscale, Lista salariați, Lista part-time, Lista
departamente, Lista avans permanenți
- Brut si net
- Lista verificări deduceri
- Raport istoric
- Declarații – D100, D112, D 205, Declaratia la Casa de Sanatate privind certificatele de concediu medical,
REVISAL, L153.
- Lista persoanelor asigurate
- Lista persoanelor care intra si ies din sistemul de asigurări sociale (pe case de asigurări)
Rapoartele trebuie să poată fi afișate, imprimate sau exportate în diferite formate(cel puțin DBF,CSV, XLS, PDF).
Modulul de salarizare trebuie să ofere:
- Conformitate cu legislația in vigoare
- Flexibilitate si configurabilitate totala a calculului salarial
- Evidenta cheltuielilor pe centre de cost
- Rapoarte dinamice si configurabile ce pot atrage orice categorie de informații (inclusiv rapoarte statistice)
- Posibilitate de modificare a datelor despre angajați in avans (schimbări de contracte – funcții, tarife, norme)
- Modul de import/ export care poate lucra cu diferite fișiere (.dbf, .xls, .xml, .csv, etc.)
- Grafice intuitive privind datele de personal si salarizare ale organizației
- Organigrame diferite (funcțională/ administrativa).
Interfața de acces utilizator:
Interfața de acces va fi una de tip web-based cu drepturi diferite pe tipuri de utilizatori și interfața limitată ca atare. Accesul
la interfață va fi limitat conform principiului necesității de a cunoaște ”need to know bases”, respectând atât legislația cât și
structura organizatorică. Accesul la sistemul informatic și la funcționalitățile acestuia se va baza pe un sistem de
autorizare pe mai multe nivele ierarhice.
Astfel va fi necesar cel puțin crearea de :

 Utilizatorii simpli vor avea acces la o interfață de afișare a informațiilor proprii, a informațiilor referitoare la timpul
de muncă lucrat și vor putea transmite spre aprobare diverse cereri. La momentul actual sunt necesare licențe
pentru un număr de 130 de utilizatori.
 Utilizatorii cu rol de șef de compartiment vor putea vizualiza suplimentar informații referitoare la personalul din
subordine(prezență/absență, concedii etc), vor putea aviza/aproba cererile acestora, vor putea efectua corecții
referitoare la timpii de lucru pentru personalul din subordine, vor putea genera rapoarte cu diverse situații. La
momentul actual sunt necesare licențe pentru un număr 30 de utilizatori cu rol de șef compartiment.
 Utilizatorii din cadrul serviciului Resurse Umane vor putea vizualiza informațiile întregului personal și vor gestiona
modulul de administrare personal. Estimăm ca fiind necesar un utilizator cu rol de gestionar RU.
 Utilizatorii cu rol de administrator vor administra/gestiona întreaga interfață.

Pagina 5 din 6
Interfața utilizator va trebui să ofere posibilitatea vizualizării fluturașului de salariu propriu atât pe luna curenta sau istoric.
Accesul la aceste informații se va realiza numai după introducerea unei parole suplimentare.

Terminalele de pontaj
Există posibilitatea ca, în viitor, fluxul de intrări ieșiri din cadrul sediilor ADR Centru să fie evidențiat prin intermediul unor
terminale de pontaj și a cartelelor individuale/unice pe fiecare angajat.
Sistemul trebuie să ofere posibilitatea preluării/importul informațiilor de la astfel de terminale în vederea realizării pontajului
și rapoartelor aferente.

Cerințe generale:
Va fi specificată configurația hardware minimă necesară funcționării acestui sistem.
Se va realiza o analiză punctuală a cerințelor înainte de implementarea acestora.
Se va asigura instalarea și configurarea întregului sistemul.
Se va asigura instruirea personalului în utilizarea întregului sistem.

Pagina 6 din 6