Lucrare prezentată la disciplina: „ Managementul resurselor informaţionale”

SISTEMELE INFORMAŢIONALE

Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în interacţiune: sistemul
operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru care a fost creată organizaţia,
sistemul decizional (SD), care orientează şi dirijează organizaţia, şi sistemul
informaţional al conducerii (SIC), care gestionează informaţiile externe şi interne
necesare conlucrării părtilor organizaţiei. Deşi între cele trei sisteme există interferenţe,
pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca figura 1.1.
D B

SO SIC SD

A C
Figura 1.1 Sistemul informaţional (SIC), în interacţiune cu sistemul operaţional (SO) si
sistemul decizional (SD)
Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri internaţionale) se refera la:
A. Informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte;
B. Dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul, reclamaţii
de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici;
C. Hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee;
D. Grafice de lucru, bonurui de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru
controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operaţiilor ss.a.
SIC poate fi un sistem care procesează informasţiile manual, mecanizat sau
automatizat. Atunci cand SIC este automatizat se numeste sistem informatic pentru
conducere. Automatizarea sa poate fi totala sau parţială.
Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul de
mijloace, legaturi comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi proceduri

2
destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocarii si securităşii datelor şi tuturor
informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii ortganizaţiei.
Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor (TI), la proiectarea şi conducerea
afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţiile de producţie, birourilor
şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura necesară pentru noi midele de
afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum şi pentru noi moduri de
distribuire a cunoaşterii.
O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi,
deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a
supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea informaţiilor a devenit o responsabilitate
foarte inportantă pentru manageri. Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme
informatice pentru colectarea informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu
scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaţionale.
1. Influenţe ale mediului de afaceri asupra sistemelor informaţionale
Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiile trebuie să
facă faţă unor noi provocari. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global.
Acest aspect rezidă din amplificarea în volum de structură a schimburilor comerciale.
Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analitic si cel de comunicare de care au
nevoie firmele pentru a-şi administra afacerile la scară globală. Desfăşurarea şi controlul
operaţiunilor în formă multinaţională necesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii
24 de ore din 24, între diferite localităţi de pe glob.
Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat o intensificare a
competiţiei pe pieţele internaţionale. În acest nou cadru,. Firmele nu mai sunt avantajate
de existenşţa pieţelor protejate, cin trebuie să facă faţă concurenţei deschise. Informaţia,
în acest caz, joacă un rol strategic pentru succesul afacerilor.
Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită.
Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionarea diviziunii muncii.
Alvin Toffler în „Al treilea val”, defineşte „valurile” ca fiind marile transformări sociale
care au direcţionat evoluţia omenirii pana in prezent. Primul val a fost cel care a
caracterizat trecerea de la viaţă normală a omului primitiv la agriculturi, cand, datorită

3
opririi din peregrinare, şi-a putut organiza superior viaţa, edificand locuinţe şi cultivînd
pământul.
Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri la industriile
mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă al omului s-a schimbat radical
o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-au îmbunătăţit, cerinţele culturale au
sporit şi s-a atins un nivel superior de productivitate şi, implicit, de viaţă.
Cel de al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursă fundamentală
de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre. În cazul acestei mutaţii, informaţia pune
în mişcare atât tehnologiile pentru transformările fizice necesare societăţii, cât şi
managementul. Vitezele de lucru, ca şi calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele
intelectuale sunt acum şi cele mai pregnante. Simbolurile şi dodelele devin esenţiale la
acest stadiu al dezvoltării. Comportamentul individului este suprasolicitat. Totul porneşte
de la om şi se propagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l
afecteze mult mai profund decât în cadrul celui de al 2-lea val. Pregătirea omului pentru a
face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale se acutizează. Cel
mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea de conducere.
Informaţia este „materia primă” a managementului. Exerciţiile de responsabilitate
accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonă a activităţii umane.
Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilă cu cea a tehnologiilor de
transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şi calitate, pe de o parte, şi diviziunea
muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, se impune o perfecţionare a calităţii şi
productivităţii managementului. În acest sens, precursorii ştiinţei managementului au
intuit cerinţele evoluţiei şi au facut primele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să
le cunoaştem şi, mai ales, a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare.
O altă influenţă majoră o vizează mediul intern al organizaţiei, inclusiv
managementului acestuia. În varianta clasică , firmele de afaceri dispun de o structură
ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set de proceduri de operare
standard pentru a realiza o producţie de masă. Noua abordare a organizării şi conducerii
firmelor de afaceri se caracterizează prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere,
prin descentralizare şi creşterea flexibilităţii organizaţiei de a se adapta la schimbările

4
care apar în mediul de afaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă
abordare este necesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor.
Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şi cuprinde
două moduri de abordare - una tehnică şi una comportamentală, abordarea tehnică se
bazează pe următoarele discipline: managerment ştiinţific, ştiinţa calculatoarelor şi
cercetării operaţionale. Abordarea comportamentală se bazează pe psihologie, sociologie
şi ştiinţele politice.
Ştiinţa calculatoarelor se concentează asupra teoriei calculatoarelor, asupra
metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor. Managementul
ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale
şi pe alte practici sprecifice managenentului organizaţiei. Cercetările operaţionale
atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizării parametrilor selectaţi de
ortganizaţie, cum sunt controlul stocurilor, optimizarea cheltuielilor de transport şi costul
tranzacţiilor, o valoare adaugată organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor
disponibile.
Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi
exprimată folosind metodele normative. Sociologii se concentrază asupra impactul
sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi societăţii de ansamblu.
Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează impactul politic al utilizării
sistemelor informaţionale . psihologii sunt preocupaţi de reacţia individuală a
personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de modelele cognitive ale
raţionamentului uman.

2. Sistemul informatic – componentă a sistemului informaţional

Într-o organizaţie există trei categorii de activităţi care produc informaţii necesare
acesteia: activităţile de intrare a datelor/informaţiilor, de proceasare şi de ieşire a
rezultatelor, informaţiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziior, controlul
operaţiilor, analiza problemelor şi realizarea de produse sau servicii noi.
Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificată pe o anumită bază
pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informaţiile, în schimb

5
sunt date care au relevanţă pentru nevoile managerilor şi contribuie la exercitarea
funcţiilor manageriale.
Tehnologia calculatoarelor a mărit viteza de procesare a datelor, a crescut
capacitatea de stocare şi a îmbunătăţit metodele de printare, astfel încât managerii adesea
sunt inundaţi cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informaţii şi nu de volume din ce
în ce mai mari de date. În plus, managerii se orientează atunci când achiziţionează
calculatoare după cum procedează omologii lor din alte companii, deoarece competiţia
fără o analiză rapidă şi corectă a necesităţilor informatice din propria organizaţie nu este
posibilă.
Pentru ca informaţia să poată servi eficient procesul decizional si operaţional este
neecsar să îndeplinească următoarele criterii de calitate:
 să fie oportună;
 să fie clară;
 să fie completă;
 să fie concisă
 să fie fidelă;
 să aibă relevanţă;
Oportunitatea informaţii este legată de timp. O informaţie este oportună dacă este
disponibilă imediat după ce s-a produs eevenimentul, sau în orice caz, înainte de a fi
utilizată în procesul decizional.
Claritatea înseamnă percepţia fără echivoc a faptelor ce se petrec. Cerinţa asupra
clarităţii evită greşelile ce s-ar putea produce în procesul decizional din cauza confuziilor
şi ambiguităţii.
Completitudinea informaţiei este conferită de existenţa unui fond suficient de date
pertinente. Asigurarea acestei condiţii impune o anumită cumpănire, deoarece pot exista
cazuri în care datele achiziţionate să depăşească necesarul, ducând la birocraţie, precum
şi în cazuri când datele sunt prea puţine şi nu permit descrierea satisfăcătoare a
fenomenelor.
Concizia constă în redarea faptelor cât mai comprimat, fără detalii inutile care în
procesul decizional pot consuma timp şi resurse suplimentare.

6
 Fidelitatea informaţiei urmăreşte să asigure exprimarea adevărului, a realităţii
nefalsificate. Oricare din condiţiile de mai sus devine superfină în procesul decizional
dacă nu este asigurată fidelitatea.
Relevanţa exprimă gradul de utilitate pragmatică a informaţiei. Pragul de
relevanţă admisibil al unei informaţii este dictat de impactul pozitiv pe care trebuie să îl
aibă pentru o decizie semnificativă (care aduce un folos).
În figura 1.2 se prezintă structura unui sistem informaţional.
Intrările se referă la achiziţionarea sau capturarea datelor (într-o formă
nemodificată), din mediul intern sau extern al organizaţiei. Procesarea se referă la
conversia lor într-o formă în care să capete semnificaţii. Ieşirile sau rezultatele asigură
transferul informaţiilor procesate către persoanele care au nevoie de ele. Pentru a asigura
stabilitate în timp există o buclă de control (feedback), prin care informaţiile de ieşire
sunt returnate către persoanele responsabile din organizaţie, spre a le ajuta să evalueze şi
să corecteze intrările.
Organizaţia – Sistemul Informaţional

Procesare date
Furnizori intrare: Clienţi
Clasificare
Intrare Iesire
Aranjare
Calcul

Acţionari
Feedback

Concurenţa Agenţi de
reglementare

Figura 1.2 Structura unui sistem informaţional

7
 O analiză completă a sistemului informaţional al unei organizaţii conduce la
identificarea a două tipuri de sisteme informaţionale, şi anume: (1) sisteme
informaţionale formale şi (2) sisteme informaţionale neformale.
Sistemele informaţionale formale se bazează pe definirea şi acceptarea datelor şi a
procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea şi utilizarea acestor
date. Sistemele formale sunt, în principiu, structurate, astfel că operează în conformitate
cu anumite reguli predefinite, care rămân mult timp neschimbate, iar modificările nu se
pot realiza uşor.
Sistemele informaţionale neformale se bazează pe acorduri implicite şi reguli de
comportament care nu sunt predefinite. În cazul acestor sisteme nu există nici un acord cu
privire la informaţiile ce trebuie procesate sau stocate. Astfel de sisteme sunt importante
pentru viaţa unei organizaţii, dar nu constituie un subiect al acestei lucrări.
Sistemele informaţionale pot fi, la rândul lor, clasificate în sisteme care se
bazează pe utilizarea calculatoarelor – sisteme informatice – şi sisteme care se bazează pe
prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion – sistermele manuale.
Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante pentru organizaţie, dar nu
constituie un subiect al cărţii de faţă, deoarece reprezintă, în cel mai bun caz, un capitol
de istorie.
În concluzie, lucrarea de faţă va trata sistemele informaţionale care se bazează pe
utilizarea tehnologiei calculatoarelor. În terminologia europeană, acestea se numesc
sisteme informatice şi reprezintă ansamblul de echipamente conectate între ele, care
lucrează împreună, folosind tehnici şi proceduri specifice pentru colectarea, procesarea,
stocarea şi diseminarea informaţiilor, în vederea susţinerii proceselor de adoptare a
deciziilor, coordonare, control, analiză şi monitorizare a activităţilor organizaţionale.
Terminologia americană nu foloseşte terminologia de sistem informatic ci pe cea de
sistem informaţional pentru conducere (MIS – Management Information System). În
schimb, se foloseste pe scară largă noţiunea de tehnologia informaţiei (IT – Information
Technology), care se apropie mai mult de informatică.

3. Principalele influienţe asupăra configurări sistemelor informatice

8
 Sistemele informatice nu se reduc la un anumit număr de calculatoare.
Semnificaţia lor este mult mai cuprinzătoare, ea fiind dată de modul în care organizaţia,
managementul şi tehnologia informaţiilor contribuie la formarea şi dezvoltarea lor. Toate
sistemele informatice pot fi descrise ca fiind soluţii organizaţionale şi manageriale la
problemele generate de mediul de afaceri.

Sistemele informatice sunt componente importante ale organizaţiilor. Anumite

organizaţii, cum sunt cele din domeniul financiar-bancar, nu pot funcţiona în prezent fără
să utilizeze astfel de sisteme. Trebuie remarcat că principalele influenţe asupra sistemelor
informatice provin din partea organizaţiei, a managementului şi a tehnologiilor.
Organizaţia îşi coordonează activităţile printr-o structură ierarhică şi prin
proceduri de operare standard formale. Posturile şi implicit personalul din organizaţie
sunt aranjate într-o structură piramidală caracterizată prin creşterea autorităţilor şi
responsabilităţilor de la baza piramidei către vârful ei. Nivelele superioare ale ierarhiei
sunt compuse din manageri şi personalul de suport (tehnic şi administrativ) de care
aceştia au nevoie, pe când la nivelul inferior se găseşte personalul operaţional.
Procedurile standard de operare sunt reguli formale pentru realizarea sarcinilor
care au fost dezvoltate în timp; aceste reguli ghidează angajaţii să opereze folosind o
diversitate de proceduri, de la scrierea unei facturi la soluţionarea unei reclamaţii făcută
de un client. Majoritatea procedurilor sunt formalizate, dar multe dintre ele sunt practici
de lucru neformale. Multe proceduri de operare standard sunt încorporate în sistemele
informatice – de exemplu, modul în care se efectuează plata furnizorilor sau se
completează o notă de plată.
Fiecare organizaţie are o cultură unică, adică un set fundamental format din
convingeri, valori şi moduri de gândire care au fost acceptate de majoritatea membrilor
săi. Anumite componente ale culturii organizaţionale se pot regăsi în sistemul său
informatic. De exemplu anumite firme care operează în domeniul turismului sunt
interesate în mod deosebit de satisfacţia clienţilor pentru serviciile furnizate; acest lucru
se reflectă în pachetul de programe carte ţine evidenţa tuturor reclamaţiilor clienţilor şi a
modului în care acestea au fost soluţionate. Aceasta abordare este cunoscută sub
denumirea de orientare către clienţi.

9
 Managementul organizaţiei. În conformitate cu principiul selectivităţii, care,
potrivit ciberneticii, acţionează în toate domeniile fenomenelor naturale, conducerea
economică, ceea ce determină o specializare a factorilor de conducere pe verticală a
piramidei ierarhice. În arhitectura sistemului ierarhic al conducerii, acestea se realizează
prin suprapunerea celor 3 niveluri tipice ale conducerii.

1. conducerea strategică;
2. conducerea tactică;
3. conducerea operaţională.
Managerii de la vârful piramidei (senior managers sau top managers) răspund de
întreaga organizaţie, fiind preocupaţi îndeosebi de evoluţia pe termen lung a
afacerilor. De aceea, primul nivel al piramidei ierarhice este denumit management
strategic. Titlurile managerilor situaţi la acest nivel sunt preşedinte de firmă sau director
executiv şi vicepreşedinţi executivi, de regulă, nominalizaţi pe funcţii ale firmei.
Managerii de nivel mijlociu (midle managers) activează la nivelurile mijlocii ale
organizaţiei şi răspund de principalele compartimente. Exemple de astfel de manageri
sunt managerii departamentali, conducătorii de divizii, managerul pentru controlul
calităţii şi directorul sectorului de cercetare/dezvoltare.
Managerii de nivelul mijlociu au, de regulă, două sau mai multe trepte
manageriale în subordinea lor. Sunt responsabili de transpunerea în viaţă a strategiilor
globale şi a politicilor stabilite de manageri de nivel superior. În acest scop, fixează
obiective ţi elaborează decizii pentru compartimentele conduse de ei. De asemenea,
coordonează activităţile interdepartamentale. Ca durată de timp, acţionează pe termen
mediu, având în vedere o perspectivă ce implică viitorul apropiat. Întreţin bune relaţii cu
egalii din cadrul firmei, organizează activitatea departamentului propriu, încurajează
munca în echipă şi rezolvă conflictele.
Managerii din prima linie sunt responsabili direcţi de producerea bunurilor şi
serviciilor. Sunt situaţi pe ultima sau/şi penultima treaptă a piramidei ierarhice. Titlurile
lor sunt: supraveghetor, şef de echipă, maistru, şef de atelier, şef de birou. Răspund de
grupe sau formaţii de angajaţi nonmanageri. Acţionează pe termen scurt, realizând în
mod deosebit sarcinile de zi cu zi. Preocuparea principală a acestor manageri constă în

10
aplicarea procedeelor şi regulilor a unui producţii eficiente, acordă asistența tehnică
necesară subordonaților și îi motivează în muncă.
Managerii observă schimbările care se produc în mediul de afaceri, stabilesc
strategia organizației pentru a răspunde la schimbările produse și alocă resursele umane şi
financiare necesare pentru aplicarea strategiei și a coordonării eforturilor de
implementare a acesteia.
Din punctul de vedere al tipului de informații care sunt necesare managerilor,
informațiile pot fi grupate în trei categorii: informații pentru planificarea strategică;
informații pentru controlul managerial (funcția managerială de control) și informații
operaționale.
a) Informațiile destinate planificării strategice se referă la sarcinile care revin

managementului strategic de a decide asupra obiectivelor strategice ale organizației și

asupra modului în care acestea se vor realiza, inclusiv asupra politicilor care guvernează
achizițiile și utilizarea resurselor. Planificarea strategică depinde foarte mult de
informațiile externe organizației. Pe baza informațiilor extreme și a celor interne sunt
ulterior elaborate strategiile organizației.
b) Informațiile destinate exercitării funcțiilor de coordonare și control ale

managerilor, îi ajută să inițializeze acțiunile care contribuie cel mai bine la realizarea
intereselor organizației. Pe baza acestor informații, managerii pot vedea dacă resursele
sunt folosite eficient pentru atingerea obiectivelor organizaționale. Se pot identifica trei
tipuri de informații principale, specifice coordonării și controlului: Informațiile privind
costurile înregistrate pe centre de responsabilităţi (profit). Informaţiile aferente costurilor
directe pe proiect și costurile complete pe proiect (inclusiv costurile indirecte). Trebuie
reținut că informațiile destinate coordonării și controlului managerial sunt adesea
interdepartamentale, provenind de la diferite unități divizionare ale organizației.

c) Informațiile operaționale sunt legate de activitățile zilnice din organizație și

contribuie la realizarea sarcinilor specifice în mod eficient. Ele conțin în mare parte
informații de rutină din domeniul producției, contabilități, salarizare, personal, evidența
echipamentelor și logistică. Informațiile operaționale, ca, de pildă, planificarea fluxului

11
de muncă (activități) într-un departament sau realizarea statului de plată, în general,
aparțin unui singur departament.
Informațiile operaționale pot fi bine definite și ușor de redus la o serie de
instrucțiuni de rutină, pe când informațiile strategice sunt dificil de definit, iar cele
destinate coordonării şi controlului se află între aceste două extreme.
Aceste trei categorii de informații sunt utile când se realizează sistemele
informatice pentru management, deoarece identifică diferite tipuri de nevoi
informaționale ale managerilor. În plus, ele pun în evidență domeniul de definire al
informațiilor necesare sistemelor informatice. Acest domeniu conține un continuu care
are la o extremă informații imprecis definite, specifice procesului de planificare strategică
al organizației. Acest domeniu de variație a tipologiei informațiilor reprezintă problema
centrală a utilizării calculatoarelor în proiectarea sistemelor informatice.
Informațiile definite clar pot fi reduse la o serie de instrucțiuni scrise, deci ele
fiind programate. O programare a sistemelor informatice înseamnă definirea unor
elemente specifice, care rămân nemodificate și pot fi utilizate pentru diferite combinații și
calcule. De exemplu, informațiile obișnuite cu privire la calculul drepturilor salariale se
pot reduce la definirea unui tarif orar care este multiplicat cu numărul de ore lucrate,
pentru fiecare angajat în parte.
Managerii sunt puși în fața unor opțiuni clare: fie învață conceptele de bază din
domeniul informatic, fie deleagă aceste responsabilități experților IT în proiectarea
sistemelor informatice. Totuși, a doua variantă este deficitară, deoarece este lipsită de
înțelegerea clară a nevoilor informaționale ale managerilor, iar sistemul informatic
realizat de experți poate să nu răspundă la aceste nevoi.
Tehnologia sistemelor informatice reprezintă o altă posibilitate pe care managerii
organizațiilor o pot utiliza pentru a face față problemelor cu care se confruntă organizația.
Principalele tehnologii care sunt folosite pentru realizarea unui sistem informatic constau
din calculatoare, software, tehnologii de stocare a datelor și de comunicații.
Calculatorul (hardware) este un echipament fizic folosit pentru activități de
introducere, procesare și ieşire a datelor/informațiilor dintr-un sistem informatic. El
constă din numătoarele unități: unitatea centrală de calcul, diferite unități de intrare, ieșire
și de stocare a datelor precum și mediul lor fizic prin care acestea sunt conectate între ele.

12
 Programele de calculator (software) sunt compuse din instrucțiuni de program ce
asigură controlul și coordonarea componentelor fizice (hardware) ale unui sistem
informatic, cu scopul procesării datelor. Există programe de operare și programe de
aplicații.

13