Ghid utilizare modul CRM

Pasii si etapele obligatorii pentru crearea unui proiect sunt:

1) Crearea proiectului- prima etapa de Identificare

Presupune completarea si salvarea datelor obligatorii in partea de sus a header-ului. Va contine toatele elementele
necesare identificarii si clasificarii pe tipuri de proiecte, canale de vanzare, surse de vanzare.

Caile de intrare a proiectelor in Delta Sistem sunt:

a. Proiecte venite din SITE- contin informatii selectate si completate direct de client in Formularul online (datele
sunt transferate automat)

b. Proiecte create manual direct in Delta Sistem de catre AV sau RV desemnat.

In ambele situatii campurile obligatorii trebuiesc completate in primul stadiu de identificare a proiectului

Campuri obligatorii in system:

 Nume proiect
 Tip proiect
 Judet
 Persoana de contact
 Telefon contact
 Mail contact
 Sursa (pentru proiectele din site campul este populat automat)
 Canal vanzari

Se accepta urmatoarele a fi campuri obligatorii in functie de canal:

Magazin Proiecte
Nume proiect Nume proiect
Tip proiect Tip proiect
Judet Judet
Persoana de contact MAIL contact
Telefon contact Sursa
MAIL contact Canal
Sursa
Canal

1.1)Introducere Proiect “ MetaProiect”

MetaProiectul reprezinta Arhitectul Extern ce este Colaborator.

Scopul MetaProiectului: Evaluarea potentialului pe arhitectii externi comparativ cu vanzarile aduse de Beneficiarii adusi
de acestia.

Pe proiectul Beneficiarului se vor putea selecta doar Metaproiecte cu partener asociat si cu contract valid, activ (contract
de tip CCO).
Pe Metaproiect se va asocia ca partener Arhitectul Extern -Partenerul cu care am semnat contractul de Colaborare.
OBS1: Nu se pot adauga mai multi arhitecti pe un MetaProiect, se cauta doar parteneri din categoria “Comisionar
Furnizor”.

OBS2: Metaproiectele nu se vor putea selecta pentru ofertare/facturare

OBS3: MetaProiectul trebuie introdus intotdeauna inainte de proiectele Beneficarilor adusi de Colaborator, in caz contrar
nu vom putea asocia un MetaProiect la proiectul Beneficarului dupa introducerea acestuia.

MetaProiectele nu au stare in header, doar in lista de cautare proiecte acestea vor aparea cu cele 2 stari

1.Identificare – dupa salvarea header-ului

2.Evaluare (manuala) -dupa completarea fisei de evaluare

Introducem proiect de tip RI/RA/Comercial/Horeca/Office (Beneficiarul adus de Arhitect):

Daca la sursa proiectului de tip RI/RA/Comercial/Horeca/Office este trecut: Arhitect Recomandare , sa pote introduce
“Metaproiectul’’ selectat dintr-o lista cu Metaproiecte introduse de respectivul agent, in loc de ‘’nume arhitect’’, ca astfel
sa pot cumula vanzarile Beneficiarilor adusi de Arhitectul Colaborator
a. Pe proiectul de tip “MetaProiect” avem tabul ProiecteAsociate in care vom afisa o lista cu Proiectele de
tip RI/RA/ Comercial/Horeca/Office legate de Metaproiect cu posibilitate de accesare a fiecarui proiect
din lista.

b. Raport - legat de CA adusa per total de beneficiarii adusi de Arhitect ca suma a Proiectelor totale / Beneficari adusi de
Arhitect (Colaborator)
2) Evaluare - al 2-lea stadiu al proiectului

Este obligatorie si se va efectua in functie de informatiile obtinute de AV/RV dupa intalnirea cu clientul.

Din acest motiv este foarte important ca in urma intalnirii AV/RV sa adreseze intrebarile necesare stabilirii evaluarii
estimative de vanzare,pe grupe generice de produse si anume:

 Care este suprafata spatiului?

 Care este numarul de camere?
 Care este data livrarii?
 Care este stadiul lucrarii?
 Care este necesarul de produse?

In urma completarii informatiile pentru evaluare se va calcula un Total Potential de vanzare pe proiect.

Elementele obligatorii pentru evaluare sunt:

 Selectarea grupei de produse,

 Selectarea produsului pe una din cele 3 clase: economic, mediu, lux
Cele 3 tipuri de produse pe clase au setat un pret mediu pentru Retail &Proiecte
 Cantitatea estimativa
 Data limita = data la care clientul solicita produsele.
Pe toata durata proiectului va fi necesar ca Data Limita sa fie actualizata in permanenta in functie de indicatia
clientului pe toata durata contractului.

Cand Data Limita este depasita AV va consulta totalurile Potential, Ofertat, Facturat si va decide punctual pe
fiecare linie daca:
- va inchide linia
- va prelungi termenul limita.
- va inchide proiectul
In Functie de aceasta data se vor genera Notificari& Alerte in sistem
 d. In partea de jos a tabelului de Evaluare este afisat si un Total general: Total Potential, Total Ofertat, Total Facturat.

3) Ofertare (implicit Contractare)

ProjectID este un cod generat automat de sistem la salvarea proiectului la momentul crearii sau la momentul importului din site in DS pe
baza unei conventii de nume agreate: cu Mxxx – proiectele manuale, cu Fxxx – proiectele venite din site

ProjectID-ul este un camp obligatoriu ce trebuie selectat la crearea Ofertei, intrucat va facilita afisarea Ofertelor emise pe proiect.

Tip-uri de oferte in modul Ofertare:

a) Oferta Estimativa- cu bifa in ecranul de Oferta

 Partenerul NU mai este obligatoriu!

 Este transferabila in Oferta Finala pastrand informatiile introduse
 Permite accesarea tuturor informatiilor ca in Oferta Finala: lista produse, stocuri

b) Oferta Finala

Oferta transmisa catre client dupa incheierea contractului, este parte din acesta si contine lista de produse, cantitate si pretul pe care
clientul le va accepta.
Poate fi creata fie prin trasfer dintr-o Oferta Estimativa fie ca si document nou in Delta Sistem (proces ofertare cunoscut)
4) Facturare – etapa de Derulare

Datele din Ofertele finale se vor prelua in Facturi Fiscale sau Factui de VAnas in furntie de tipul produselor si disponibilitatea stocurilor.

5)Anulare proiect
Butonul de anulare este disponibil pentru userii cu drept de editare si doar pentru proiectele in stadiul: ,,I’’(Identificare).

6.Inchidere proiect
Etapele inchiderii sunt:

a) Inchiderea liniilor- se face individual, manual de catre AV, suport, dupa efectuarea unor verificari preliminare inainte de luare
deciziei de a inchide linia

 Verificarea produselor estimate ramase de ofertat/facturat ce au depasit data limita introdusa pe linii
 Accesarea manuala a butonului ,,x’’ va inchide linia dupa selectarea unui motiv din lista atunci cand NU mai sunt
produse de factrat/livrat sau nu pot fi onorate
 Linia inchisa va avea status: ,,Inchis’’
 Dupa validatea liniilor , pentru cele nefacturate se vor trimite automat Newsletts catre clienti, pentru liniile facturate se
vor trimite vouchere cadou cand a fost atins un anumit prag, si deasemni si un chestionare de satisfactie pentru sefvicii
Delta overall
 inchiderea liniei NU va presupune inchiderea proiectului in intregime
 este permisa Ofertarea si Facturarea pe liniile inchise
b) Inchiderea proiectului, este prosibila:
 Dupa inchiderea tuturor liniilor din ecranul evaluare
 In momentul in care AV decide ca este momentul inchiderii proiectului
 La accesarea butonului ,,Inchidere’’ va fi generat si trimis automat un chestionar de satisfactie catre client care ne va
oferi informatii in vederea imbunatatirii serviciilor
 Odata inchis proiectul nu mai este afisat in ecranul : Ofertare/Facturare - se va fi solicita catre echipa suport intai ,,re-
deschiderea’’ proiectului, dupa care va fi afisat in lista de proiecte in ecranul ,,Oferte si Facturi’’ pentru a fi selectat in documentele noi

Dupa inchidere proiectul se va muta automat in stare ,,X’’.

Va fi posibila redeschiderea unui proiect inchis cu o olicitare pe mail catre echipa de suport.
7. Tab taskuri in CRM

S-a creat un tab in care se vor introduce taskurile pe fiecare proiect.

Se vor introduce taskuri la care se pot adauga comentarii privitoare la actiunea pe task cat si documete ce vin in
completarea acestuia.