IG-MS Excel

Baze de date în MS Excel

Foaia de calcul Microsoft Excel poate fi folosită în mod avantajos și pentru a crea rapid baze de date (BD) atunci când
nevoile și stadiul de dezvoltare ale unei companii nu justifică utilizarea de resurse pentru implementarea unui sistem real de
gestionare a bazelor de date (DBMS – Sistem de Gestiune a Bazelor de Date).
Funcționalitățile MS Excel permit gestionarea colecțiilor simple de date și interogarea lor.
Odată ce înregistrările sunt create, acestea pot fi sortate, filtrate cu ușurință, actualizate și reorganizate în conformitate cu
necesitățile de calcul și gestiune definite. De asemenea, pot fi utilizate funcțiile puternice pentru lucrul cu baze de date în MS
Excel, pentru a realiza interogări și calcule complexe.

1. Concepte fundamentale specifice bazelor de date

Definiții și exemple
O BD se compune din tabele (numite și relații): colecție omogenă de date, compusă din coloane și linii.
Ex.: tabela PILOT.

Fig. 1. Concepte fundamentale în teoria bazelor de date

Coloanele unei tabele sunt denumite câmpuri (atribute): caracteristică, sau proprietate, considerată esențială pentru
descrierea unui subiect abstract sau concret din baza de date.
Ex.: câmpul IDPilot din tabela PILOT.
Structura unei tabele: ansamblul câmpurilor (denumirilor coloanelor) dintr-o tabelă.
Ex.: Structura(PILOT)={IDPilot; NumePilot; DataNastere; AdrPilot; TelPilot}
O dată concretă atribuită unui câmp dintr-o tabelă se numește valoare (sau realizare) a unui câmp.
Ex.: {“Pop Radu”} este o valoare (sau realizare) a câmpului NumePilot.
APLE: C7- IG/EAM, 1, A https://support.microsoft.com/ 1/4
 IG-MS Excel
Datele într-o tabelă sunt organizate sub formă de înregistrări sau tupluri (linii de date).
Înregistrare (tuplu): ansamblul format din câte o valoare (realizare) atribuită fiecăruia dintre câmpurile care alcătuiesc
structura unei tabele.
Ex.: O înregistrare a tabelei PILOT este o linie de date a acesteia:
{1890823; ”Pop Radu”; #25/10/1989#; ”str. Nova nr. 52”; ”Buftea”; ”0733.114.336”}
Fiecare câmp are un domeniu asociat: ansamblul de valori admisibile pentru un câmp al tabelei.
Ex.: Domeniul câmpului NumePilot este:
{“Iliescu Răzvan”; “Pop Radu”; “Sava Andrei”}.
Gradul (dimensiunea) unei tabele: numărul de câmpuri din structura unei tabele.
Ex.: Grad(PILOT) = 5
Cardinalitatea unei tabele: numărul de înregistrări (tupluri) dintr-o tabelă.
Ex.: Presupunând că în tabela PILOT sunt memorate date despre 28 piloți, atunci Card(PILOT) = 28.
Cheia primară (principală) a unei tabele: un câmp, sau un ansamblu minimal de câmpuri, care identifică în mod unic o
înregistrare (un tuplu) dintr-o tabelă.
Ex.: Cheia primară a tabelei PILOT este IDPilot, care are valori (realizări) unice pentru fiecare înregistrare (tuplu) din
tabela PILOT.
Cheia externă (secundară) a unei tabele: un câmp, sau un ansamblu minimal de câmpuri, cu rol de cheie primară într-o altă
tabelă, ce asigură legătura logică între tabelele implicate.
Ex.: Cheia externă CodAvion din tabela ZBOR
Restricție de integritate reverențială: o condiție (logică): valorile unei chei externe trebuie să se regăsească în domeniul
cheii primare de proveniență.
Ex.: Valoarea ”Bo707-2355” a cheii externe CodAvion din tabela ZBOR trebuie să existe deja printre valorile atribuite
câmpului CodAvion – cheia primară a tabelei AVION.
Cheie candidat: ansamblul minimal de câmpuri care identifică în mod unic înregistrările dintr-o tabelă.
Ex.: CNP ar putea fi cheie candidat în tabela PILOT.

Nu există o ordine impusă înregistrărilor într-o tabelă.

2. CREAREA UNEI BAZE DE DATE ÎN MS EXCEL. ETAPE

Bune practici privind lucrul cu baze de date

1) Titlurile coloanelor într-un nou registru de lucru se inserează pe prima linie a foii de lucru (eventual chiar pe rândul 1
al filei Sheet1: clic pe celula A1 -> se introduce primul titlu de coloană -> clic în celula următoare -> se introduce a doua
denumire de coloană și așa mai departe, până când toate coloanele sunt denumite).

2) Transformarea foii într-un tabel de tip bază de date

În momentul introducerii datelor, pentru MS Excel, rândul 1 nu este altceva decât un rând obișnuit de date.
Pentru ca acesta să o considere drept linia care definește structura (lista câmpurilor) bazei de date, se realizează declararea
sa ca un rând de antet al unei tabele (de tip BD): se selectează celulele care conțin titlurile de coloane și numai acestea,
apoi în meniul Insert, se alege opțiunea Table (Tabel).
APLE: C7- IG/EAM, 1, A https://support.microsoft.com/ 2/4
 IG-MS Excel

În caseta de dialog Create table, se bifează caseta My table has headers (Tabelul meu are antet), astfel încât MS Excel să
înțeleagă că rândul 1 definește câmpurile din baza de date (în caz contrar, va muta datele din rândul 1 pe rândul 2 și va crea
automat un rând de anteturi Column1, Column2, Column3 etc.).
Notă: comanda Format as a table (formatați ca tabelă) permite obținerea aceluiași rezultat, aplicând concomitent un anumit
stil (formatare cu culori) tabelului.

Cu dublu clic pe Sheet1, în partea de jos a foii, se redenumește foaia de lucru MS Excel în mod sugestiv
(”Baza_de_date_Aprovizionari”), apoi se salvează registrul MS Excel sub un nume semnificativ.

3) Configurarea câmpurilor pentru a limita erorile de introducere date

Pentru a limita erorile de introducere în baza de date, se pot crea reguli de validare a conținutului celulei. MS Excel va verifica
apoi în timp real conformitatea intrărilor de date noi cu regulile aplicabile și va informa cu privire la orice eroare de intrare
detectată.
Pot fi utilizate:
❖ reguli de validare pentru a limita mulțimea datelor inserate la elemente dintr-o listă dată (meniul Data, butonul Data
Validation);
❖ reguli pentru a interzice introducerea de cifre, date sau ore care nu sunt incluse într-un anumit interval de valori;
❖ reguli pentru a limita lungimea textului introdus;
❖ formule pentru a verifica validitatea unei intrări de date având în vedere valoarea altor celule;
❖ mesaje de alertă în cazul unei erori de introducere (fereastră, deschideți fila Alerta de eroare și specificați mesajul
care va fi afișat, dacă este cazul. În Stil, puteți face ca regula de validare să împiedice orice intrare, alta decât o valoare
validă, alegând Dezactivat.

Reguli a căror respectare este recomandată de practicieni pentru o bună funcționare a BD:
1. nicio linie vidă;
2. nicio coloană vidă;
3. nicio fuzionare (Merge Cells) de celule;
4. fără subtitluri;
5. o singură denumire a fiecărei coloane de date;
6. un singur tip de dată în fiecare coloană de date.

3. Funcții specifice lucrului cu baze de date în MS Excel

De exemplu,.
Funcția în Funcția în
Descriere
engleză franceză
DSTDEV() Calculează abaterea standard pentru un eșantion de intrări ale bazei de date selectate. BDECARTYPE
Calculează abaterea standard pentru o întreagă populație de intrări selectate în baza
DSTDEVP() BDECARTYPEP
de date.
DGET() Preia o singură înregistrare dintr-o bază de date care îndeplinește criteriile specificate. BDLIRE
DMAX() Returnează valoarea maximă a intrărilor din baza de date selectate. BDMAX
DMIN() Returnează valoarea minimă a intrărilor din baza de date selectate. BDMIN
DAVERAGE() Returnează media intrărilor din baza de date selectate. BDMOYENNE
DCOUNT() Numără numărul de celule dintr-o bază de date care conțin numere. BDNB
DCOUNTA() Numără celulele care nu sunt vide dintr-o bază de date. BDNBVAL
APLE: C7- IG/EAM, 1, A https://support.microsoft.com/ 3/4
 IG-MS Excel
Înmulțește valorile unui anumit câmp din înregistrările dintr-o bază de date care
DPRODUCT BDPRODUIT
îndeplinesc criteriile specificate.
DSUM() Însumează valorile unui câmp al bazei de date, care îndeplinesc criteriile specificate. BDSOMME
DVAR() Calculează varianța pentru un eșantion de intrări ale bazei de date selectate. BDVAR
DVARP() Calculează varianța pentru o întreagă populație de intrări selectate în baza de date. BDVARP
Tabel 1. Funcții pentru lucrul cu baze de date în MS Excel

APLE: C7- IG/EAM, 1, A https://support.microsoft.com/ 4/4