Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Atestat 2022
PROIECT
pentru obţinerea certificatului de calificare
profesională nivel 4
ÎNDRUMĂTOR,
Prof. Tomuș Andreea Otilia
CANDIDAT,
Elev Stoleriu Andreea-Bianca
Clasa a XII-a G
IAŞI
2022
COMUNICAREA SCRISĂ
Cuprins
ARGUMENT................................................................................................................5
CAPITOLUL I - NOȚIUNI GENERALE PRIVIND COMUNICAREA....................6
1.1. Ce este comunicarea?.........................................................................................6
1.2. Caracteristicile unui proces de comunicare.........................................................6
1.3. Funcțiile comunicării..........................................................................................7
1.4. Forme de comunicare.............................................................................................8
1.4.1 Comunicarea verbală...........................................................................................8
1.4.2. Comunicarea scrisă.............................................................................................9
1.4.3. Comunicarea nonverbală..................................................................................10
1.5. Bariere în comunicare şi aspecte privind eficienţa comunicării.........................10
CAPITOLUL II - COMUNICAREA SCRISĂ...........................................................13
2.1. Comunicarea scrisă – o cerință vitală.................................................................13
2.2. Obiectivele comunicării.......................................................................................14
2.3. Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise............................................15
2.4. Documentele si funcția lor...................................................................................15
2.5. Clasificarea documentelor utilizate în afaceri.....................................................16
2.6. Modalități și reguli pentru a lucra cu documentele.............................................17
2.7. Documentele folosite în activitatea managerială.................................................18
2.9 Cunoașterea interlocutorului prin scris................................................................20
CAPITOLUL III – STUDIU DE CAZ.......................................................................21
3.1. Prezentarea S.C. SMOKEHOUSE S.R.L..............................................................21
3.2. Portofoliu de produse...........................................................................................21
3.3 Exemplificarea și utilizarea comunicării scrise în cadrul firmei.....................23
CONCLUZII...............................................................................................................30
BIBLIOGRAFIE.........................................................................................................30
ARGUMENT
Comunicarea a însoţit omul pe parcursul întregii sale existente şi evoluţii, în toate genurile
de activităţi în care a fost implicat. Comunicarea cu scop persuasiv, de convingere, este cea care
marchează începutul practicilor de marketing, cu mulţi ani înainte de primele manifestări ale
marketingului modern. Comunicarea între oameni este o comunicare de date, semnale,
semnificaţii şi înţelesuri, iar la baza acestui proces complex se află una sau mai multe forme de
limbaj, apte să situeze omul într-o lume simbolică. Comunicarea între oameni a constituit şi
constituie încă obiectul de studiu al mai multor ştiinţe, având o importantă relativ superioară
cercetării celorlalte sfere ale comportamentului uman.
Comunicarea – acţiunea de a comunica şi rezultatul ei - constituie o necesitate şi o
activitate sociala. Cauza care a dus la apariţia comunicării a fost necesitatea de a comunica între
oameni ca persoane sau grupuri sociale, când se aflau la depărtare unii de alţii. Cauza care a
determinat apoi dezvoltarea comunicării a fost necesitatea de a comunica între oameni
şi organizaţiile lor, în condiţiile dezvoltării relaţiilor sociale. Formele de comunicare
apar şi se dezvolta odată cu mijlocul principal de comunicare între oameni, care este limba sau
limbajul, în care doua forme de întrebuinţare: orală şi scrisă.
Așa spusele definiții ale comunicării pe care le-am enumerate mai sus nu sunt nimic
altceva decât motivele pentru care comunicarea are un rol important în viața noastră. Fie că vorbim
de viața profesională, fie de cea personală, comunicarea nu v-a înceta să existeste în lumea în care
trăim.
Mesajul este supus unui proces de codificare şi decodificare dintre cele două persoane,
emiţăorul codifică mesajul trimis iar receptorul decodifică mesajul primit. Mesajul este elementul
care conţine simbolurile verbale şi non-verbale are un “text” – care este vizibil şi are “muzică” –
care poate conţine o ameninţare nedorită. Exemplu: ”Te rog să treci pe la mine când te întorci!”
3. MIJLOCUL DE COMUNICARE sau canalul de comunicare este drumul parcurs de
mesaj dinspre emiţător spre receptor.
Poate fi formal –comunicare ce urmează structura ierarhică a organizaţiei şi informal – când
comunicarea provine din interacţiunile sociale şi legăturile informate din cadrul organizatţei.
Aceasta din urmă poate îmbrăca forme : idei, opinii, zvonuri. Mijlocul de comunicare cuprinde
discuţia de la om la om corespondenţa oficială, sedinţe ,telefon , fax, internet.
4. IMBAJUL DE COMUNICARE poate fi:
• verbal – cu cuvinte,
• non-verbal prin limbajul corpului, timpului, spaţiului, lucrurilor, îmbrăcămintelor
• paraverbal - prin folosire tonalităţii, accentuării ritmului de vorbire
5. RECEPTORUL este persoana care primeşte mesajul, dar ascultarea mesajului este
la fel de importantă ca şi transmiterea ei.
6. CONTEXTUL este foarte important pentru că aceleaşi cuvinte vor suna altfel într-un birou
decât pe stradă. Orice comunicare are contextul ei.
3. INFLUENŢAREA RECEPTORULUI
• organizarea de dialoguri cu angajaţii cu asigurarea de feedback;
• stimularea comunicării dintre angajaţi.
4. INSTRUIREA ANGAJAŢILOR
• transmiterea cunoştinţelor necesare perfecţionării pregătirii profesionale, dezvoltării
• spirituale;
• dobândirea aptitudinilor şi competenţelor necesare exercitării profesiei
• amplificarea capacităţii de a percepe şi interpreta fenomenele, de a aborda şi soluţiona
• eficint problemele.
5. CREAREA DE IMAGINE
• asigurerea informaţiilor necesare creării de imagene personală şi organizaţională;
• formarea unei cunoştinţe de apartenenţă la organizaţie ;
6. MOTIVAREA ANGAJAŢILOR
• furnizare informaţiilor menite să consolideze interesul şi participarea angajaţilor la
• realizarea sarcinilor;
• recunoaşterea realizărilor performante;
• evaluarea corectă a angajaţilor;
• stimularea încrederii în sine.
Este expresia ideilor printr-un cod scris, fie cuvinte din aceeași limbă, fie orice sistem convențional
care poate fi decodat de către destinatarii mesajului.
În acest sens, alfabetul (și regulile sale orto-gramaticale) sunt un cod esențial pentru comunicarea
scrisă.
Abilitățile de comunicare nonverbală pot crea o impresie pozitivă (sau negativă). Brațele
încrucișate pot părea defensive. Poziția slabă poate părea neprofesională. O privire în jos sau
evitarea contactului vizual poate afecta faptul că o persoană este văzută ca fiind încrezătoare.
Când o persoană este intervievată pentru o slujbă sau participă la o întâlnire de afaceri,
comunicarea sa nonverbală este aproape la fel de importantă ca răspunsurile sale verbale. Studiul
antropologului Ray Birdwhistell a constatat că peste 65% din comunicare este nonverbală.
dintre cele mai mari bariere ce trebuie depașită este lipsa de interes a interlocutorului față de
mesajul emițătorului)
Barierele în calea comunicarii sunt:
1. Bariere interne (perturbații interne), care țin de emițător și receptor:
- factori fiziologici: epuizarea fizică sau psihică, boala, auzul sau văzul deficitar, suferința
fizică, foamea, setea, nevoia de somn, starea emoțională
- distorsiunea semantică: bariere în ascultare, subînțelesul pe care oamenii îl acordă
aceluiași cuvânt;
- distorsiunea perceptuală: legată de diverse atitudini, convingeri, sisteme de valori,
experiențe de viață;
- tendința de a evalua: tendința oamenilor de a judeca, evalua, aproba, dezaproba este
accentuată atunci când comunicarea implică emoții sau sentimente, interlocutorul nu este sigur pe
sine;
- considerarea unor informații ca fiind subînțelese;
- formularea defectuoasă a mesajului: emițătorul nu știe ce vrea să spună;
- limitele individuale: prea multă sau prea puțina informație.
2. Bariere externe (perturbații externe), care nu țin de emițător și receptor
- mediul fizic: temperatura, iluminare, zgomot
- distanța prea mare sau prea mică între emițător și receptor;
- stimulii vizuali: haine sau parfum foarte strident, cineva care se deplasează prin
încăpere, ticurile interlocutorului, mobilierul;
- timpul și circumstanțele nepotrivite: ora târzie, înaintea încheierii programului, înaintea
unui eveniment important
- întreruperile repetate: telefoane, intrări și ieșiri din încăpere
- mijloace tehnice cu funcționare defectuoasă
- structura organizatională cu canale formale ( obligativitatea de a te adresa șefului
direct pentru ca acesta să transmită șefului său)
Comunicarea Eficientă
A comunica înseamnă însă mai mult decât a vorbi. Comunicarea implică respect –
pentru noi înșine și pentru ceilalți, o minte deschisă și către alte orizonturi decât cele care ne sunt
familiare, dincolo de normalitatea pe care ne-am conturat-o, implică ascultare reală și, nu în
ultimul rând, răbdarea de a înțelege punctul de vedere al celuilalt și de a-l expune pe al nostru.
Eşti un ...
• nimeni nu te ascultă
Prin comunicare scrisă se înţelege: scrisoare, conţinutul unei scrisori, schimb de scrisori între
două sau mai multe persoane, raport sau legătură între fapte, lucrări, fenomene şi situaţii. Este
procedeul de comunicare între oameni prin scrisori, înştiinţări sau comunicări scrise. Prin
comunicare scrisă se mai înţelege totalitatea comunicărilor scrise care intervin în activitatea unei
persoane juridice cu privire la relaţiile şi interesele ei.
Comunicarea făcută în scris de către o persoană fizică sau juridică reprezintă un act de
corespondenţă. Actele de corespondenţă au caracterul şi poarta denumirea de scrisori. În cazurile
concrete, însă, actele de corespondenţă au denumiri diferite: ofertă, adresa, întâmpinare, cerere,
telegrama, reclamaţie, proces-verbal, afiş comercial.
Comunicarea scrisă este folosită atunci când nu este posibilă comunicarea orală, când nu
există alt mijloc de comunicare, când comunicarea scrisă este mai avantajoasă în comparaţie cu
celelalte mijloace de comunicare şi, îndeosebi, întotdeauna este necesară existenţa unei forme
scrise.
Modul în care te exprimi în scris poate influenţa în mod dramatic mesajul receptat
deaudienţa.
Acest lucru se aplică în mod deosebit în cazul noilor vizitatori pe site-ul sau blog-ul tău, care
nusunt familiarizaţi cu personalitatea ta. Pasiunile, antipatiile, sau chiar simţul umorului pot
fiînţelese greşit, cu uşurinţă, dacă actul comunicării nu este bine gândit. Comunicarea este unfactor
important în orice relaţie, fie că este vorba de un cuplu sau o companie. Studiile realizateîn
companiile americane evidenţiază comunicarea scrisă ca fiind cea mai mare problemă legatăde
competentele angajaţilor.
Însă, comunicarea verbală nu este mereu cea mai eficientă metodă de comunicare. De multe
ori mesajul nu este înţeles cu claritate din cauza influenţei altor factori precum
limbajulparaverbal(ton, volum, viteza de rostire etc.) şi cel nonverbal (expresia facială, poziţia,
mişcarea,îmbrăcămintea etc.). Mesajul iniţial se pierde, alţi factori pot distrage atenţia. Chiar în
întâlnirilecu angajaţii sau sesiunile de training metodă de transmitere a mesajului poate cauza
neînţelegerisau poate duce la pierderea interesului pentru mesaj. Pentru e evita acest risc,
comunicareaverbală a început să fie susţinută de cea scrisă.
Adevărul este că: dacă mesajul scris este la fel de confuz ca şi cel verbal, se ajunge la
acelaşirezultat, neînţelegeri şi lipsa de interes. Problema este că îndemânarea în scris a devenit
oartăpierdută. Curios este că noi toţi am avut parte de mai mult antrenament în comunicarea
scrisădecât în cea verbală. Cei mai mulţi dintre noi au primit 12 ani de educaţie în comunicarea
scrisăşi totuşi o folosim numai 9% din timp. Despre iscusinţa în vorbire am învăţat numai 1-2 ani,
şicu toate acestea o folosim 35% din timp.
Avem tendinţa de a comunica folosind limbajul local cu persoanele din mediul local. Când
lucrăm într-un mediu diferit, cum este în majoritatea cazurilor, în societatea de azi, riscăm
săpierdem interesul şi să creem neînţelegeri. Dacă nu ne putem exprima punctul de vedere
verbal, şansele de a reuşi în mod scris sunt minime. Sid vă poate oferi soluţia la această dilemă
printr-o abordare practică a procesului de comunicare în scris.
1. nu sunt transmise suficiente informaţii. Oamenii sunt confuzi, se simt .înceaţă., apar
schimbări sau trebuie adoptate decizii/îndeplinite activităţidespre care nu sunt informaţi sau nu le
înţeleg;
2. mesajele transmise sunt neclare, confuze sau contradictorii. Atunci cândsunt repartizate
sarcini, oamenii simt că nu înţeleg pe deplin ceea ce li sespune sau simt că nu au posibilitatea de a
înţelege conţinutul mesajului;
3. fluxul comunicaţional nu este repartizat în mod egal. Unii oameni aflădespre întâmplări,
evenimente sau schimbări, iar alţii nu;
Neîncrederea apare atunci când oamenilor li se spune un lucru, dar observăcă acţiunile lor
sunt în contradicţie cu mesajul transmis;
5. comunicarea este blocată. Frustrările apar atunci când oamenii solicit informaţii şi nu
primesc nici un răspuns, datorită faptului că cererea lor afost blocată, pierdută sau deviată;
a. Documente de dispoziție
b. Documente justificative
c. Documente mixte
a. Documente interne
b. Documente externe
a. Documente primare
b. Documente centralizatoare
a. Documente tipizate
b. Documente netipizate
a. Documente singulare
Documentele pot fi completate fie manual, fie cu mijloace tehnice moderne. Întocmirea
manuală a documentelor se poate realiza cu cerneală, cu pastă sau creion chimic, însă prezintă
câteva dezavantaje : necesită un volum mare de muncă, nu asigură calitate superioară și pot apărea
greșeli. În schimb, întocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimină aceste dezavntaje, dar
impune anumite limite cu privire la mărimea, conținutul și formatul documentelor.
Pentru a asigura exactitatea datelor cuprinse în documente, acestea trebuie să fie supuse unei
verificări minuțioase, care are ca scop să descopere eventualele erori, acțiuni ilegale sau incorecte.
Astfel, verificarea documentelor se face sub trei aspecte:
1. verificare sub aspectul formei - se controlează dacă documentul a fost întocmit pe formulare
corespunzătoare, dacă sunt completate toate rubricile, dacă au fost semnate și dacă nu au avut loc
ștersături sau corecturi fară a fi certificate.
2. verificara aritmectica – se controlează dacă s-au prelucrat corect datele cifrice din documente și
dacă s-au efectuat corect calculele.
În general, verificarea se face de către alte persoane decât cele care au întocmit
documentele.
- criteriu cronologic
- criteriul alfabetic
- criteriul geografic
- titlu, - faptele,
- obiectul controlului, - concluzii şi propuneri,
- data, numele şi calitate a celor ce l-au - încheiere
întocmit, - semnături.
- actul normativ,
Memoriul… este o prezentare amănunţită şi documentată a unei probleme, situaţii. Cuprinde ca
elemente principale:
-formula de adresare, - prezentarea şi analiza problemei,
- numele, - soluţii preconizate,
- funcţia, - semnătura,
- adresa, - funcţia adresantului şi organizaţia.
Darea de seamă…. este documentul care cuprinde prezentarea şi analiza activităţii unei
organizaţii, într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Materialul e critic evidenţiind
dificultăţile, cauzele, soluţii de remediere. Se prezintă de conducere în faţa salariaţilor. Are scopul
de a informa, de a se constitui într-o dovadă a celor realizate la un moment dat dar şi de a facilita
munca celor din compartimentul/ organizaţia respectivă.
Procesul verbal… este un document oficial (o formă particulară a dării de seamă) în care se
înregistrează o anumită constatare sau se consemnează pe scurt discuţiile şi hotărârile unei anumite
adunări. Poate fi:
- de constatare, - de predare- primire,
- de contravenţie, - de consemnare a unei şedinţe.
Produse fast-food
CONCLUZII
BIBLIOGRAFIE
1. https://www.oammrbuc.ro/index.php?articol=171
2. Dinu, Mihai „Comunicarea”, Editura Ştiinţifică. Bucureşti. 1997.
3. https://www.traininguris-pecializate.ro/ce-inseamna-comunicare-eficienta/
4. http://colegiuleconomic.rdsbz.ro/comunicarea/page_09.htm
5. Plăcintar, Angela „Comunicare și relaționare interpersonală pozitivă”, Editura Universității
«Aurel Vlaicui<<, Arad, 2008
6. https://www.academia.edu/25629764/Comunicarea_scrisa
7. Mohanu. Florina Comunicarea scrisă eficientă in afaceri, Editura ASE, București.
8. Batra, Promod; Batra, Vijai Idei și sfaturi pentru manageri competitivi, Editura
Niculescu, Bucureşti.