Atestat 2022

Economie (Colegiul Economic Virgil

Madgearu)
Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university
 COLEGIUL ECONOMIC ADMINISTRATIV IAŞI

PROIECT
pentru obţinerea certificatului de calificare
profesională nivel 4

ÎNDRUMĂTOR,
Prof. Tomuș Andreea Otilia

CANDIDAT,
Elev Stoleriu Andreea-Bianca
Clasa a XII-a G

IAŞI
2022
COLEGIUL ECONOMIC ADMINISTRATIV
Filiera:
Tehnologică
Profilul: Servicii
Calificarea: Tehnician în achiziții și contractări

COMUNICAREA SCRISĂ
 Cuprins

ARGUMENT................................................................................................................5
CAPITOLUL I - NOȚIUNI GENERALE PRIVIND COMUNICAREA....................6
1.1. Ce este comunicarea?.........................................................................................6
1.2. Caracteristicile unui proces de comunicare.........................................................6
1.3. Funcțiile comunicării..........................................................................................7
1.4. Forme de comunicare.............................................................................................8
1.4.1 Comunicarea verbală...........................................................................................8
1.4.2. Comunicarea scrisă.............................................................................................9
1.4.3. Comunicarea nonverbală..................................................................................10
1.5. Bariere în comunicare şi aspecte privind eficienţa comunicării.........................10
CAPITOLUL II - COMUNICAREA SCRISĂ...........................................................13
2.1. Comunicarea scrisă – o cerință vitală.................................................................13
2.2. Obiectivele comunicării.......................................................................................14
2.3. Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise............................................15
2.4. Documentele si funcția lor...................................................................................15
2.5. Clasificarea documentelor utilizate în afaceri.....................................................16
2.6. Modalități și reguli pentru a lucra cu documentele.............................................17
2.7. Documentele folosite în activitatea managerială.................................................18
2.9 Cunoașterea interlocutorului prin scris................................................................20
CAPITOLUL III – STUDIU DE CAZ.......................................................................21
3.1. Prezentarea S.C. SMOKEHOUSE S.R.L..............................................................21
3.2. Portofoliu de produse...........................................................................................21
3.3 Exemplificarea și utilizarea comunicării scrise în cadrul firmei.....................23
CONCLUZII...............................................................................................................30
BIBLIOGRAFIE.........................................................................................................30
 ARGUMENT
Comunicarea a însoţit omul pe parcursul întregii sale existente şi evoluţii, în toate genurile
de activităţi în care a fost implicat. Comunicarea cu scop persuasiv, de convingere, este cea care
marchează începutul practicilor de marketing, cu mulţi ani înainte de primele manifestări ale
marketingului modern. Comunicarea între oameni este o comunicare de date, semnale,
semnificaţii şi înţelesuri, iar la baza acestui proces complex se află una sau mai multe forme de
limbaj, apte să situeze omul într-o lume simbolică. Comunicarea între oameni a constituit şi
constituie încă obiectul de studiu al mai multor ştiinţe, având o importantă relativ superioară
cercetării celorlalte sfere ale comportamentului uman.
Comunicarea – acţiunea de a comunica şi rezultatul ei - constituie o necesitate şi o
activitate sociala. Cauza care a dus la apariţia comunicării a fost necesitatea de a comunica între
oameni ca persoane sau grupuri sociale, când se aflau la depărtare unii de alţii. Cauza care a
determinat apoi dezvoltarea comunicării a fost necesitatea de a comunica între oameni
şi organizaţiile lor, în condiţiile dezvoltării relaţiilor sociale. Formele de comunicare
apar şi se dezvolta odată cu mijlocul principal de comunicare între oameni, care este limba sau
limbajul, în care doua forme de întrebuinţare: orală şi scrisă.
Așa spusele definiții ale comunicării pe care le-am enumerate mai sus nu sunt nimic
altceva decât motivele pentru care comunicarea are un rol important în viața noastră. Fie că vorbim
de viața profesională, fie de cea personală, comunicarea nu v-a înceta să existeste în lumea în care
trăim.
 CAPITOLUL I - NOȚIUNI GENERALE PRIVIND
COMUNICAREA

1.1. Ce este comunicarea?

Comunicarea este o caracteristică fundamentală a existenţei. Toate funcţiile manageriale
sunt realizate cu ajutorul comunicării, ca un proces de înţelegere între oameni cu ajutorul
transferului de informaţie.
De aici rezultă cele trei aspecte semnificative ale comunicării:
IDEE: adică ideea care trebuie transmisă receptorului.
EMIŢĂTOR- RECEPTOR: comunicarea implică prezenţa a cel puţin două persoane fără de
care nu are sens.
CUVÂNT-ÎNŢELEGERE: utilizarea cuvintelor astfel încât să fie înţeles de către participanţii
la procesul comunicării.
Comunicarea este procedeul prin care se transmite un mesaj de la emiţător la receptor prin
intermediul unui canal. Toate activităţile organizate de oameni în prezent îşi au izvorul în
comunicare. A comunica nu înseamnă numai a vorbi , ci şi a scrie , a citi, a asculta sau a privi
Comunicarea este procedeul prin care se transmite un mesaj de la emiţător la receptor prin
intermediul unui canal..
În cadrul relaţiilor interumane, comunicarea a fost şi rămâne de o importanţă covârşitoare,
frecvent abordată în mass-media, în mediul universitar şi preuniversitar, în mediul afacerilor, dar şi
în viaţa de zi cu zi. Importanţa acesteia rezultă şi din strădania specialiştilor din toate domeniile de o
dezvolta necontenit, acordându-i o amploare din ce în ce mai mare, cu scopul obţinerii succesului în
toate domeniile de activitate.

1.2. Caracteristicile unui proces de comunicare

Procesul de comunicare cuprinde următoarele elemente:
1. EMIŢĂTORUL este iniţiatorul comunicării, cel care elaborează mesajul. El allege
mijlocul de comunicare şi limbajul astfel încât receptorul să–i înţeleagă masajul formulat.
Emiţătorul are dreptul de a alege receptorul cu care doreşte să comunice.
2. MESAJUL este forma fizica în care emiţătorul codifică informaţia, poate fi un ordin, o
idee, un gând. Mesajul are ca obiectiv informarea, convingerea, impresionarea, amuzarea, obţinerea
unei acţiuni.
 Mesajul este supus unui proces de codificare şi decodificare dintre cele două persoane,
emiţăorul codifică mesajul trimis iar receptorul decodifică mesajul primit. Mesajul este elementul
care conţine simbolurile verbale şi non-verbale are un “text” – care este vizibil şi are “muzică” –
care poate conţine o ameninţare nedorită. Exemplu: ”Te rog să treci pe la mine când te întorci!”
3. MIJLOCUL DE COMUNICARE sau canalul de comunicare este drumul parcurs de
mesaj dinspre emiţător spre receptor.
Poate fi formal –comunicare ce urmează structura ierarhică a organizaţiei şi informal – când
comunicarea provine din interacţiunile sociale şi legăturile informate din cadrul organizatţei.
Aceasta din urmă poate îmbrăca forme : idei, opinii, zvonuri. Mijlocul de comunicare cuprinde
discuţia de la om la om corespondenţa oficială, sedinţe ,telefon , fax, internet.
4. LIMBAJUL DE COMUNICARE poate fi:
- verbal – cu cuvinte,
- non-verbal prin limbajul corpului, timpului, spaţiului, lucrurilor, îmbrăcămintelor
- paraverbal - prin folosire tonalităţii, accentuării ritmului de vorbire
5. RECEPTORUL este persoana care primeşte mesajul, dar ascultarea mesajului este
la fel de importantă ca şi transmiterea ei.
6. CONTEXTUL este foarte important pentru că aceleaşi cuvinte vor suna altfel într-un birou
decât pe stradă. Orice comunicare are contextul ei.

1.3. Funcțiile comunicării

Indiferent de sistemul social, într-o organizaţie comunicarea îndeplineşte optfuncţii:
informarea, socializarea, motivaţia, dialogul, educaţia, promovarea culturiidistracţia, integrarea.
Funcţiile comunicării manageriale sunt:
a. INFORMAREA
- asigurarea accesului la infomaţii;
- furnizarea informaţiilor necesare desfăşurării unei activităţi care să permită realizarea
- obiectivelor;
- furnizarea informaţiilor nesesare implementării deciziilor.
b. TRANSMITEREA DECIZIILOR
- comunicarea operativă a deciziilor;
- crearea unui climat care să stimuleze asumarea responsabilităţii pentru îndeplinirea
deciziei.
 c. INFLUENŢAREA RECEPTORULUI
- organizarea de dialoguri cu angajaţii cu asigurarea de feedback;
- stimularea comunicării dintre angajaţi.
d. INSTRUIREA ANGAJAŢILOR
- transmiterea cunoştinţelor necesare perfecţionării pregătirii profesionale, dezvoltării
spirituale;
- dobândirea aptitudinilor şi competenţelor necesare exercitării profesiei
- amplificarea capacităţii de a percepe şi interpreta fenomenele, de a aborda şi soluţiona
eficint problemele.
e. CREAREA DE IMAGINE
- asigurerea informaţiilor necesare creării de imagene personală şi organizaţională;
- formarea unei cunoştinţe de apartenenţă la organizaţie ;
f. MOTIVAREA ANGAJAŢILOR
- furnizare informaţiilor menite să consolideze interesul şi participarea angajaţilor la
- realizarea sarcinilor;
- recunoaşterea realizărilor performante;
- evaluarea corectă a angajaţilor;
- stimularea încrederii în sine.

1.4. Forme de comunicare

1.4.1 Comunicarea verbală
Comunicarea verbală se referă la un tip de comunicare care implică utilizarea semnelor
lingvistice (litere și foneme). Aceasta înseamnă că necesită în mod necesar utilizarea de cuvinte sau
expresii scrise sau orale.
Comunicarea verbală, împreună cu comunicarea non-verbală sunt cele două tipuri principale
de comunicare. Cu toate acestea, comunicarea verbală este unică pentru oameni, deoarece implică
utilizarea cuvântului.
La rândul său, comunicarea verbală se împarte în două categorii:
1. Comunicare orală
Este schimbul de idei prin vorbire. Pentru ca acest proces să aibă loc, trebuie să existe un cod care
este comun tuturor celor implicați, care în acest caz este limba sau limba.
2. Comunicare scrisă
 Este expresia ideilor printr-un cod scris, fie cuvinte din aceeași limbă, fie orice sistem
convențional care poate fi decodat de către destinatarii mesajului.
În acest sens, alfabetul (și regulile sale orto-gramaticale) sunt un cod esențial pentru
comunicarea scrisă.

1.4.2. Comunicarea scrisă

Comunicarea scrisă reprezintă o componentă a comunicării umane.
Regula ce ar trebui să stea la baza oricărei comunicări scrise este: nu trebuie să scrii în aşa fel
încât să te faci înţeles, ci în aşa fel încât să nu laşi , cu nici un chip, loc unei posibile neînţelegeri.
Putem comunica în scris prin intermediul mai multor mijloace:
• poşta,
• e-mail-ul,
• faxul,
• Internetul.
Pentru a avea o comunicare scrisă eficientă trebuie respectate câteva reguli:
► Adoptă o atitudine responsabilă cu privire la conţinutul mesajului;
► Concentrează-te asupra ideilor din mesaj;
► Găseşte răspunsul la întrebări ca: ce vreau să spun, cui, ce responsabilităţi am, ce argumente pot
folosi, etc;
► Foloseşte un stil propriu;
► Foloseşte un vocabular adecvat;
► Utilizează pluralul în loc de singular la persoana I şi II (vă rugăm…);
► Foloseşte formele de politeţe;
► Utilizează timpul prezent în loc de viitor (produsul se ambalează);
► Evită regionalismele şi expresiile populare;
► Evită argoul şi jargonul;
► Foloseşte fraze şi propoziţii scurte;
► Foloseşte ordinea directă în propoziţii şi fraze;
► Reciteşte înainte să trimiţi mesajul;
► Evită să scrii negativ, fii pozitiv.

1.4.3. Comunicarea nonverbală

Comunicarea nonverbală se referă la gesturi, expresii faciale, tonul vocii, contactul vizual (sau
lipsa acestuia), limbajul corpului, postura și alte moduri în care oamenii pot comunica fără a folosi
cuvinte.
 Abilitățile de comunicare nonverbală pot crea o impresie pozitivă (sau negativă). Brațele
încrucișate pot părea defensive. Poziția slabă poate părea neprofesională. O privire în jos sau
evitarea contactului vizual poate afecta faptul că o persoană este văzută ca fiind încrezătoare.
Când o persoană este intervievată pentru o slujbă sau participă la o întâlnire de afaceri,
comunicarea sa nonverbală este aproape la fel de importantă ca răspunsurile sale verbale. Studiul
antropologului Ray Birdwhistell a constatat că peste 65% din comunicare este nonverbală.

Cum se folosește eficient comunicarea nonverbală?

• Menținerea contactului vizual
• Grija posturii
• Folosirea expresiilor faciale
• A fi conștient de ton și sunete
• Atenția la spațiul personal:

1.5. Bariere în comunicare şi aspecte privind eficienţa comunicării

Barierele în comunicare pot fi determinate de lipsa oricăreia dintre componentele comunicării
(emițător, mesaj, canal, receptor) sau de interacțiunea lor.
Factorii care duc la alterarea sau blocarea comunicării sunt:
- efectele de statut
- problemele semantice (specialiștii au tendința să foloseasca un vocabular profesional, iar
persoanele cu statut mai înalt au tendința de a se exprima într-un mod mai sofisticat, greu de înțeles
pentru persoanele cu un nivel de școlarizare scăzut)
- distorsiuni perceptive în comunicare - când receptorul are o imagine despre sine nerealistă și
este lipsit de deschidere în comunicare
- diferențe culturale în comunicare – între persoane provenite din medii culturale, cu valori,
obiceiuri și simboluri diferite
- alegerea greșită a canalelor sau a momentelor
- factori fizici perturbatori ai comunicării — iluminatul necorespunzător, zgomotul,
temperaturi excesiv de coborâte/ridicate, ticuri, elemente ce distrag atenția - telefon, cafea, ceai etc.
Barierele umane în cadrul unei comunicări eficiente sunt:
1. fizice: deficiențe verbale, acustice, amplasament, lumină, temperatură, ora din zi, durata
întâlnirii etc.;
2. semantice: vocabular, gramatică, sintaxă
3. afective: frică, emoții (emoția puternică este răspunzatoare de blocarea aproape completă
a comunicării), tracul;
4. psihologice: diferențele de percepție, concluzii grăbite, blocajul psihic, lipsa de interes (una
dintre cele mai mari bariere ce trebuie depașită este lipsa de interes a interlocutorului față de
mesajul emițătorului)
Barierele în calea comunicarii sunt:
1. Bariere interne (perturbații interne), care țin de emițător și receptor:
- factori fiziologici: epuizarea fizică sau psihică, boala, auzul sau văzul deficitar, suferința
fizică, foamea, setea, nevoia de somn, starea emoțională
- distorsiunea semantică: bariere în ascultare, subînțelesul pe care oamenii îl acordă aceluiași
cuvânt;
- distorsiunea perceptuală: legată de diverse atitudini, convingeri, sisteme de valori,
experiențe de viață;
- tendința de a evalua: tendința oamenilor de a judeca, evalua, aproba, dezaproba este
accentuată atunci când comunicarea implică emoții sau sentimente, interlocutorul nu este sigur pe
sine;
- considerarea unor informații ca fiind subînțelese;
- formularea defectuoasă a mesajului: emițătorul nu știe ce vrea să spună;
- limitele individuale: prea multă sau prea puțina informație.
2. Bariere externe (perturbații externe), care nu țin de emițător și receptor
- mediul fizic: temperatura, iluminare, zgomot
- distanța prea mare sau prea mică între emițător și receptor;
- stimulii vizuali: haine sau parfum foarte strident, cineva care se deplasează prin
încăpere, ticurile interlocutorului, mobilierul;
- timpul și circumstanțele nepotrivite: ora târzie, înaintea încheierii programului, înaintea
unui eveniment important
- întreruperile repetate: telefoane, intrări și ieșiri din încăpere
- mijloace tehnice cu funcționare defectuoasă
- structura organizatională cu canale formale ( obligativitatea de a te adresa șefului
direct pentru ca acesta să transmită șefului său)
 Comunicarea Eficientă

O comunicare eficienta presupune sa te faci inteles din putine cuvinte de catre

interlocutorul tau, fara agresivitate ꞌ(Mirel Stuparu)
A comunica înseamnă însă mai mult decât a vorbi. Comunicarea implică respect – pentru noi
înșine și pentru ceilalți, o minte deschisă și către alte orizonturi decât cele care ne sunt familiare,
dincolo de normalitatea pe care ne-am conturat-o, implică ascultare reală și, nu în ultimul rând,
răbdarea de a înțelege punctul de vedere al celuilalt și de a-l expune pe al nostru.

Eşti un ...

Bun comunicator dacă:

• oamenii înţeleg ce le spui

• oamenii consideră mesajele tale clare şi precise
• oamenii simt că îi asculţi şi înţelegi ce vor să spună

Slab comunicator dacă:

• nu transmiţi suficiente informaţii, oamenii nu înţeleg ce vrei să spui

• mesajele transmise sunt neclare, confuze, contradictorii
• acţiunile tale, limbajul nonverbal nu reflectă mesajul comunicat
• comunicarea este destul de des blocată din diverse motive
• nimeni nu te ascultă
 CAPITOLUL II - COMUNICAREA SCRISĂ

Comunicarea scrisă, alături de cea verbală, reprezintă o componentă a comunicării

umane. Caracteristicile mesajului scris
sunt:
- are anumite restricţii de utilizare;
- să fie conceput explicit;
- implică un control exigent privind informaţiile, faptele şi argumentele folosite ;
- poate fi exprimat sub diferite forme ;
- este judecat după fondul şi forma textului.

Prin comunicare scrisă se înţelege: scrisoare, conţinutul unei scrisori, schimb de scrisori între
două sau mai multe persoane, raport sau legătură între fapte, lucrări, fenomene şi situaţii. Este
procedeul de comunicare între oameni prin scrisori, înştiinţări sau comunicări scrise. Prin
comunicare scrisă se mai înţelege totalitatea comunicărilor scrise care intervin în activitatea unei
persoane juridice cu privire la relaţiile şi interesele ei.

Comunicarea făcută în scris de către o persoană fizică sau juridică reprezintă un act de
corespondenţă. Actele de corespondenţă au caracterul şi poarta denumirea de scrisori. În cazurile
concrete, însă, actele de corespondenţă au denumiri diferite: ofertă, adresa, întâmpinare, cerere,
telegrama, reclamaţie, proces-verbal, afiş comercial.

Comunicarea scrisă este folosită atunci când nu este posibilă comunicarea orală, când nu
există alt mijloc de comunicare, când comunicarea scrisă este mai avantajoasă în comparaţie cu
celelalte mijloace de comunicare şi, îndeosebi, întotdeauna este necesară existenţa unei forme
scrise.

Rolul comunicării scrise în activitatea societăţilor comerciale reuneşte atâtdefinirea

corespondentei cât şi importanţa ei. Corespondenţa estecomunicarea scrisă între două persoane,
instituţii, scrisori primite, trimise deo instituţie, organism, persoană. Importanţa ei decurge din rolul
pe care îljoacă în activitatea societăţilor comerciale.
 2.1. Comunicarea scrisă – o cerință vitală

Modul în care te exprimi în scris poate influenţa în mod dramatic mesajul receptat
deaudienţa.

Acest lucru se aplică în mod deosebit în cazul noilor vizitatori pe site-ul sau blog-ul tău, care
nusunt familiarizaţi cu personalitatea ta. Pasiunile, antipatiile, sau chiar simţul umorului pot
fiînţelese greşit, cu uşurinţă, dacă actul comunicării nu este bine gândit. Comunicarea este unfactor
important în orice relaţie, fie că este vorba de un cuplu sau o companie. Studiile realizateîn
companiile americane evidenţiază comunicarea scrisă ca fiind cea mai mare problemă legatăde
competentele angajaţilor.

Însă, comunicarea verbală nu este mereu cea mai eficientă metodă de comunicare. De multe
ori mesajul nu este înţeles cu claritate din cauza influenţei altor factori precum
limbajulparaverbal(ton, volum, viteza de rostire etc.) şi cel nonverbal (expresia facială, poziţia,
mişcarea,îmbrăcămintea etc.). Mesajul iniţial se pierde, alţi factori pot distrage atenţia. Chiar în
întâlnirilecu angajaţii sau sesiunile de training metodă de transmitere a mesajului poate cauza
neînţelegerisau poate duce la pierderea interesului pentru mesaj. Pentru e evita acest risc,
comunicareaverbală a început să fie susţinută de cea scrisă.

Adevărul este că: dacă mesajul scris este la fel de confuz ca şi cel verbal, se ajunge la
acelaşirezultat, neînţelegeri şi lipsa de interes. Problema este că îndemânarea în scris a devenit
oartăpierdută. Curios este că noi toţi am avut parte de mai mult antrenament în comunicarea
scrisădecât în cea verbală. Cei mai mulţi dintre noi au primit 12 ani de educaţie în comunicarea

scrisăşi totuşi o folosim numai 9% din timp. Despre iscusinţa în vorbire am învăţat numai 1-2 ani,
şicu toate acestea o folosim 35% din timp.

Avem tendinţa de a comunica folosind limbajul local cu persoanele din mediul local. Când
lucrăm într-un mediu diferit, cum este în majoritatea cazurilor, în societatea de azi, riscăm
săpierdem interesul şi să creem neînţelegeri. Dacă nu ne putem exprima punctul de vedere

verbal, şansele de a reuşi în mod scris sunt minime. Sid vă poate oferi soluţia la această dilemă
printr-o abordare practică a procesului de comunicare în scris.
 2.2. Obiectivele comunicării

Comunicarea îşi propune să conducă la îndeplinirea intenţiilor unui individ prininteracţiune

cu alţii.

În general, se consideră că un manager este un communicator de succes dacă:

1. oamenii simt că au primit suficiente informaţii de la el. Acest lucruînseamnă de obicei că
subalternii înţeleg ce se întâmplă în organizaţie şi înechipa/unitatea în care lucrează, mai ales
aspectele legate de locurile lor demuncă;

2. oamenii simt că mesajele şi informaţiile pe care le primesc sunt clare şiprecise;

3. oamenii simt că managerul îi ascultă şi înţelege ce vor să spună.
În contrast, se poate spune despre un manager că nu comunică în mod adecvat,în situaţia în
care următoarele condiţii sunt îndeplinite:

1. nu sunt transmise suficiente informaţii. Oamenii sunt confuzi, se simt .înceaţă., apar
schimbări sau trebuie adoptate decizii/îndeplinite activităţidespre care nu sunt informaţi sau nu le
înţeleg;

2. fluxul comunicaţional nu este repartizat în mod egal. Unii oameni aflădespre întâmplări,
evenimente sau schimbări, iar alţii nu;

3. acţiunile/activităţile efectuate nu reflectă conţinutul mesajului comunicat.

Neîncrederea apare atunci când oamenilor li se spune un lucru, dar observăcă acţiunile lor
sunt în contradicţie cu mesajul transmis;

4. comunicarea este blocată. Frustrările apar atunci când oamenii solicit informaţii şi nu
primesc nici un răspuns, datorită faptului că cererea lor afost blocată, pierdută sau deviată;

5. nimeni nu ascultă. Datorită faptului că procesul de comunicare implicădouă părţi (un

emiţător şi un receptor), fluxul comunicaţional este interrupt în situaţia în care receptorul nu este
disponibil sau nu este o persoanădispusă să petreacă timp ascultându-i pe ceilalţi.
 2.3. Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise
Caracteristicile mesajului scris sunt:
- are anumite restricții de utilizare;
- trebuie sa fie conceput explicit;
- implica un control exigent privind informațiile, faptele și argumentele folosite;
- poate fi exprimat sub diferite forme;
- este judecat după fondul și forma textului;
Un indicator care caracterizează comunicarea scrisă este lizibilitatea. Pentru măsurarea lui se
recomandă metoda Flesch, care constă în calculul lungimii medii a propozitiei și al numărului
mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte.
 2.4. Documentele si funcția lor
Documentul reprezintă un act scris în care se consemnează fapte, fenomene sau decizii. În
funcție de conținutul și destinația lor, rolul documentelor se manifestă pe mujltiple planuri.
Principalele funcții ale documentelor sunt:
• funcție juridică, conferită de caracterul de acte justificative
• funcția de calculație, atunci când se calculează veniturile și cheltuielile
• funcția de control economic și financiar, actele servind la verificarea activităților
desfășurate.

2.5. Modalități și reguli pentru a lucra cu documentele

Întocmirea și conținutul documentelor

Documentele pot fi completate fie manual, fie cu mijloace tehnice moderne. Întocmirea
manuală a documentelor se poate realiza cu cerneală, cu pastă sau creion chimic, însă prezintă
câteva dezavantaje : necesită un volum mare de muncă, nu asigură calitate superioară și pot apărea
greșeli. În schimb, întocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimină aceste dezavntaje, dar
impune anumite limite cu privire la mărimea, conținutul și formatul documentelor.

Nu se admit corectări în documentele de casă și de bancă, acestea anulându-se prin tăierea cu

o linie diagonală pe care se scrie cuvântul ,,ANULAT”, păstrându-se în continuare în exemplarele
sale respective, fără a se detașa și se întocmesc apoi documentele corecte.

Verificarea și prelucrarea documentelor

Pentru a asigura exactitatea datelor cuprinse în documente, acestea trebuie să fie supuse unei
verificări minuțioase, care are ca scop să descopere eventualele erori, acțiuni ilegale sau incorecte.
Astfel, verificarea documentelor se face sub trei aspecte:
1. verificare sub aspectul formei - se controlează dacă documentul a fost întocmit pe formulare
corespunzătoare, dacă sunt completate toate rubricile, dacă au fost semnate și dacă nu au avut loc
ștersături sau corecturi fară a fi certificate.

2. verificara aritmectica – se controlează dacă s-au prelucrat corect datele cifrice din documente și
dacă s-au efectuat corect calculele.

3. verificarea de fond – constă în controlul realității, necesității, oportunității, legalității și

economicității operațiilor consemnate în documentul respectiv.

În general, verificarea se face de către alte persoane decât cele care au întocmit documentele.

După completare și verificare, documentele sunt supuse operației de prelucrare, ce constă în

gruparea documentelor pe operații, cumularea unor documente primare și obținerea celor
centralizatoare.

După rezolvarea completă și definitivă a documentelor, o ultimă fază a circuitului documentelor

o constituie clasarea lor la dosar. Clasificare documentelor în dosare se poate face după mai multe
criterii, și anume:

- criteriu cronologic
- criteriul alfabetic
- criteriul geografic
- după obiect sau pe grupe de operații

Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora și presupune două aspecte:

păstrarea curentă și păstrarea de durată. Păstrarea curentă se află în relație cu arhivarea curentă,
iar păstrarea de durată cu arhivarea generală, în cadrul unității sau la arhivele statului.
 2.6. Documentele folosite în activitatea managerială

Scrisoare de afaceri…. trebuie să câştige atenţia, să capteze interesul, să aprindă dorinţa, să

îndemne la acţiune. Poate fi:

*de vânzări, *de fidelizare,

*de însoţire, *de reclamaţii.
*de remedieri,
De regulă scrisoarea va cuprinde:
Un prim paragraf în care este prezentată pe scurt situaţia.
Un al doilea paragraf care detaliază problema sau oferă o rezolvare pentru problema ridicată.
Un al treilea paragraf care descrie măsurile ce vor fi luate, poate formula o cerere, poate oferi
un sfat sau poate exprima o dorinţă.
Scrisoarea va indica cu precizie: identitatea semnatarului şi statutul lui, identitatea destinatarului,
data şi locul în care a fost concepută, mesajul clar şi la obiect.
Nota înlocuieşte scrisoarea în interiorul unei organizaţii. Putem întâlni:
- notă de serviciu,
- notă de informare,
- nota direcţiunii.

Ea este impersonală şi se poate adresa unei persoane, mai multor persoane, unui serviciu, mai
multor servicii. Din punct de vedere juridic o notă emisă de direcţiunea unei organizaţii are aceeaşi
valoare ca regulamentul de ordine interioară.
Minuta este un document care consemnează anumite lucruri ce se derulează în interiorul unei
organizaţii. Înregistrează o propunere sau acţiune întreprinsă la un moment dat ce urmează a fi
completată ulterior.
Mesajele scrise sau electronice au rolul de a transmite foarte rapid o informaţie scurtă.Pot fi
scrise de exemplu pe cartea de vizită, pot fi transmise prin fax sau pot fi transmise printr-un e mail.
Referatul este un document scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date şi aprecieri în
legătură cu o anumită problemă şi propuneri de modificare a situaţiei existente.Cuprinde:
- prezentarea succintă a problemei abordate,
- concluzii şi propuneri,
- semnătura.
Raportul cuprinde o relatare a unei activităţi. El comportă o analiză a informaţiilor prezentate şi
propunerea de soluţii. Elementele lui sunt:
- titlu, - faptele,
- obiectul controlului, - concluzii şi propuneri,
- data, numele şi calitate a celor ce l-au - încheiere
întocmit,
- actul normativ, - semnături.
Memoriul este o prezentare amănunţită şi documentată a unei probleme, situaţii. Cuprinde ca
elemente principale:
- formula de - prezentarea şi analiza problemei,
adresare,
- soluţii preconizate,
- numele,
- semnătura,
- funcţia,
- funcţia adresantului şi organizaţia.
- adresa,
Darea de seamă este documentul care cuprinde prezentarea şi analiza activităţii unei organizaţii,
într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Materialul e critic evidenţiind dificultăţile,
cauzele, soluţii de remediere. Se prezintă de conducere în faţa salariaţilor. Are scopul de a informa,
de a se constitui într-o dovadă a celor realizate la un moment dat dar şi de a facilita munca celor din
compartimentul/ organizaţia respectivă.
Procesul verbal este un document oficial (o formă particulară a dării de seamă) în care se
înregistrează o anumită constatare sau se consemnează pe scurt discuţiile şi hotărârile unei anumite
adunări. Poate fi:
- de constatare, - de predare-primire,
- de contravenţie, - de consemnare a unei şedinţe.

2.8 Comunicarea grafică

Grafica managerială urmăreşte ordonarea şi prezentarea unui ansamblu de date referitoare la
o anumită problemă într-o manieră sintetică, uşor de perceput. Nu întotdeauna este indicat
să apelăm la comunicarea grafică dar utilizarea ei îmbunătăţeşte comunicarea şi trezeşte interesul şi
atenţia receptorului.
Comunicarea grafica este utilizată de către manageri ca element auxiliar:
• pentru a scoate în evidenţă anumite aspecte;
• pentru a pune în evidenţă anumite corelaţii;
• pentru a oferi o cantitate mai mare de informaţii;
• pentru a facilita înţelegerea mesajului;
 Comunicarea managerială grafică solicită spiritul de observare şi informare făcând apel la
capacitatea de gândire concretă şi abstractă.
Grafica folosită de manager trebuie să cuprindă toate datele necesare unei informări corecte
indicate prin simboluri, legende, cuvinte, cifre şi să fie expresivă şi estetică.
Este recomandabil să se apeleze la comunicare vizuală numai atunci când este nevoie şi în
acest caz să fie pe înţelesul auditoriului, însoţind-o cu un comentariu adecvat.

2.9 Cunoașterea interlocutorului prin scris

Grafologia permite să citim cu ajutorul scrisului personalitatea celui care scrie.
Interpretarea grafologică:

Se poate interpreta caracterul unui om şi făcând analiza grafologică a semnăturiisale. Aşa de

exemplu:
• iscalitura simpla şi citeaţă indică un spirit sincer şi drept;
• iscalitura dreaptă este specifică celor echilibraţi fizic şi psihic;
• iscalitura oblică indică o persoană valoroasă, cu simţul realităţii, iar cea cu întorsături
un tip fără valoare;
• iscalitura neciteaţă exprimă un om ascuns, iar cea “deosebită” o persoană care-şi face
multe iluzii.
În practică, alături de identificarea grafologică, se ţine seama de particularităţile hârtiei, ale
cernelii, tocului.
 CAPITOLUL III – STUDIU DE CAZ

3.1. Prezentarea S.C. SMOKEHOUSE S.R.L.

” SC SMOKEHOUSE SRL este un restaurant înființat în anul 2018 din dorința plăpândă a
unui tânăr curajos pasionat de bucătărie de a-și îndeplini marele vis și anume de a avea propria
afacere și de a împărtăși cu ceilalți talentul și măiestria sa culinară.
Acest restaurant se află în comuna Vlădeni, județul Iași, la aproximativ 40-45 de km de
centrul agitat al orașului și este dotat dintr-o echipă de profesioniști gata în orice moment să ofere
cele mai fine și rafinate gusturi îmbinând, bineînțeles, pe alocuri și gustul copilăriei căutat de
fiecare client. Smokehouse oferă clienților săi preparate savuroase, din ingrediente mereu proaspete,
pregătite și servite cu multă pricepere și dibăcie culinară de către un personal cu experiență și plin
de amabilitate.
Atenția pe care o acordăm meniurilor pe care le pregătim, grija cu care recomandăm băutura
potrivită pentru fiecare fel de mâncare și pentru fiecare client în parte, dar mai ales rețetele secrete
ce oferă acel gust unic fiecărui preparat pregătit ne recomandă ca unul dintre cele mai bune și atente
restaurante de zonă.
De asemenea, ne putem lăuda și cu organizarea de evenimente specifice, cum ar fi botezuri,
nunți, cumătrii, toate fiind pregătite în funcție de dorințele și necesitățile fiecăruia, fie în mod
tradițional, fie mai modern. Adaptabilitatea rapidă, atenția minuțioasă chiar și la cele mai mici
detalii, precum și rafinamentul gustului oferă clienților noștri încredere, dându-ne mai mereu mână
liberă în a organiza și pregăti cu tact cele mai importante evenimente din viața lor.”
 3.2. Portofoliu de produse
S.C. SMOKEHOUSE S.R.L. prezintă un portofoliu larg de produse tradiționale, oferte de
tipul ”MENIUL ZILEI”, cât și produse fast food.

Produsele tradiționale Meniul zilei

Produse fast-food
3.3 Exemplificarea și utilizarea comunicării scrise în cadrul firmei
Fiind un restaurant ce prestează și servicii de catering, SMOKEHOUSE, furnizori și clienți cu
care comunică prin intermediul proceselor verbale, al facturilor, ofertelor, cererilor de ofertă
ș.a.m.d.
 CONCLUZII

Comunicarea a fost percepută ca element fundamental al existenței umane încă din

antichitate.
Odată cu diversificarea şi masificarea comunicării, oamenii politici, şefii de intreprinderi,
artiştii cunoscuti chiar și, în general, orice persoană a cărei carieră depinde într-o măsură mai mică
sau mai mare de opinia pe care publicul și-o face despre ea, apelează la serviciile specialiştilor
numiti consilieri în domeniul comunicării. În acest caz, trebuie să intelegem prin comunicare
transmiterea unei imagini, transmitere care se realizează mai ales prin mass-media. In mod firesc,
trebuic ca această imagine, altfel spus, reprezentarea pe care ne-o facem despre persoana în cauză,
să fie puternică si in acelaşi timp favorabilă; în caz contrar, vom spune că persoana vizată nu are
,,trecere la public", că ,,nu reuşeşte să comunice", imaginea sa nefiind cea pe care dorește să o ofere.
În ştiinţa comunicării, informatia este, în general, ceea ce se comunică într-unul sau altul din
limbajele disponibile. Cu alte cuvinte, informația trebuie considerată ca o combinație de semnale și
simboluri. Semnalele ne pot duce cu gândul la undele sonore pe care le emitem în actul vorbirii, la
undele radio sau cele de televiziune. Purtătoare de informație, semnalele sunt în sine lipsite de
semnificație. Ele pot însă purta semnificații care - datorită unor convenţii sociale - pot fi decodate.
Altfel spus, semnificatia unui simbol este dependentă de un consens în practica socială. Indiferent
care este natura semnalelor folosite de emițător pentru ca influentarea receptorului să se producă și
să se obțină efectul scontat, ambele instanţe - atât emiţătorul cât și receptorul - trebuie să atribuie
aceeași semnificație semnalelor utilizate pentru a ușura procesul de comunicare.
Actul comunicării se încheie cu implicațiile pragmatice pentru receptor, etapă finală a
transferului de informatie
 BIBLIOGRAFIE

1. https://www.oammrbuc.ro/index.php?articol=171
2. Dinu, Mihai „Comunicarea”, Editura Ştiinţifică. Bucureşti. 1997.
3. https://www.traininguris-pecializate.ro/ce-inseamna-comunicare-eficienta/
4. http://colegiuleconomic.rdsbz.ro/comunicarea/page_09.htm
5. Plăcintar, Angela „Comunicare și relaționare interpersonală pozitivă”, Editura Universității
«Aurel Vlaicui<<, Arad, 2008
6. https://www.academia.edu/25629764/Comunicarea_scrisa
7. Mohanu. Florina Comunicarea scrisă eficientă in afaceri, Editura ASE, București.

8. Batra, Promod; Batra, Vijai Idei și sfaturi pentru manageri competitivi, Editura
Niculescu, Bucure