Viitorul managementului

de proprietăți și unități
Cum vor schimba soluțiile digitale felul în care lucrăm,
în 2023 și mai departe
Conținut
Rezumat executiv: Soluțiile digitale vor ajuta managerii de unități și proprietăți să își revină 3

2023 și mai departe: Oportunități și provocări pentru Managementul de unități și proprietăți 5

Digitalizarea permite managerilor de unități și de proiecte să se adapteze 6

De ce va fi nevoie ca managementul unităților să se evolueze înspre digital? 7

Cum va schimba mediul digital Managementul de unități și de proprietăți: astăzi vs. mâine 8

Coordonarea mai multor echipe (interne și externe) și comunicarea cu acestea 8

Gestionarea cheltuielilor de exploatare 10

Planificarea operațiunilor viitoare 11

Pregătirea pentru o nouă lume a managementului unităților și proprietăților 13

Rezumat executiv:
Soluțiile digitale vor
ajuta managerii de
unități și proprietăți
să își revină
În ultimii trei ani s-au schimbat multe pentru managerii de unități
și de proprietăți.

Nu a trecut atât de mult timp de când pandemia de COVID-19

suspenda viața de birou, închidea magazine și restaurante și
forța fabricile să treacă la moduri speciale de funcționare.
Societatea în ansamblul ei a trecut prin schimbări ce vor avea
impact de lungă durată, multe dintre ele nemaiputând fi
reversate.

În timp ce centrele comerciale și locurile de divertisment

sunt deschise, iar hotelurile înregistrează creșteri masive ale
numărului de turiști, totul pare să indice că multe alte profesii
nu se vor mai întoarce niciodată la modul de lucru cu normă
întreagă în birouri.

Între timp, anul 2022 a fost marcat de o inflație masivă în

majoritatea țărilor europene, în special în ceea ce privește
costul energiei electrice și al gazului. Proprietarii și beneficiarii
proprietăților trebuie să decidă dacă pot continua să
funcționeze în regim normal, în condițiile acestor presiuni.
Acum, mai mult ca niciodată, managerii de unități trebuie să
demonstreze că serviciile lor reprezintă o investiție reală.

3
Pentru managerii de unități (MU), viitorul întregii profesii s-a
schimbat, iar liderii din domeniu se văd nevoiți să accepte
următoarele realități:

• Tranziția dramatică înspre munca la distanță în multe

companii a dus la o schimbare permanentă a culturii
companiei. Multe companii nu mai doresc să se întoarcă la
munca în birouri, iar cele care au decis să își păstreze spațiul
de birouri au trecut la politici mai flexibile de lucru la distanță
pentru a răspunde cerințelor forței de muncă. Prin urmare,
cererea de imobile de birouri nu a revenit, și probabil nu va
reveni, la cererea ridicată din anii de dinaintea pandemiei.

• O tendință pe termen lung către comerțul electronic,

încurajată doar de pandemie, i-a tentat, de asemenea, pe
cumpărători să facă cumpărături de la distanță mai des
decât înainte. Prin urmare, centrele comerciale trebuie să
depună eforturi și mai mari pentru a atrage atât vizitatori,
cât și chiriași. Retailer-ii care s-au adaptat cu succes la noile
formate de comerț online vor fi reticenție în a investi în
magazine tradiționale.

• Costurile în creștere din domeniile legate de mediul construit,

inclusiv prețurile la energie care au crescut vertiginos, fac
esențială căutarea de noi oportunități și soluții ca managerii
de unități să răspundă unor cereri mai variate, cu ajutorul
unor echipe mai mici și mai dispersate geografic.

Deși lumea va avea întotdeauna nevoie de serviciile managerilor

de unități și facilități, modul în care aceștia lucrează s-a schimbat
deja semnificativ atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

În acest eBook analizăm câteva dintre schimbările cheie care

vor afecta profesia de facility management - manager de
unități, apoi analizăm modul în care tehnologiile digitale pot
sprijini profesioniștii din domeniu să se adapteze la un viitor
imprevizibil.

4
2023 și mai departe: oportunități
și provocări pentru managementul
de unități și proprietăți
Ultimii ani au venit cu noi provocări și probleme de
rezolvat pentru companii, dar și noi oportunități
deopotrivă.
Condițiile de piață în continuă schimbare au
obligat organizațiile de facility management să
caute noi modalități de a servi clienții. Aceștia
au creat noi servicii, găsind și noi modalități de a
economisi bani în domeniul imobiliar comercial
prin utilizarea consolidării spațiului și a unor noi
instrumente de gestionare a bunurilor imobiliare și
a activelor.
Pe termen scurt, managerii de unități au răspuns
la noua realitate prin măsuri precum optimizarea
utilizării spațiului sau schimbarea comunicării
vizuale, a afișajelor și a semnalizării. Aceste acțiuni
au ajutat la minimizarea impactului noilor condiții,
însă perspectivele pe termen mediu și lung
pentru profesie sunt incerte și rămân1 încă multe
întrebări:
• Vom asista vreodată la o revenire completă la
locul de muncă?
• Ce înseamnă munca la distanță pentru
managerii de unități?
• Va fi nevoie de schimbări fizice în ceea ce
privește suprafața, numărul de scaune și
capacitatea clădirilor?
• Se vor închide definitiv anumite tipuri de
unități?
1
https://www.irem.org/learning/publications-news/blog/irem-blogs/2020/06/post-pandemic-property-management-why-technology-matters-now-more-than-ever
2
https://www.rics.org/uk/news-insight/latest-news/news-opinion/resilience-at-the-frontline--the-future-of-facilities-management/
• Ce va însemna creșterea costurilor energiei
pentru proprietarii și chiriașii din proprietățile
comerciale?
Abia în curs de recuperare după pandemie,
managerii de utilități trec printr-un nou set de
provocări:
• Reducerea la minimum a costurilor de
exploatare în fața creșterii costurilor utilităților
și a costurilor ridicate pentru lucrări de
întreținere neprevăzute.
• Angajarea și retenția unei echipe de specialiști
• Gestionarea timpului pentru a facilita
concentrare pe eficiența operațională
• Nevoia de a crește veniturile generate de
proprietățile imobiliare
Lipsa de certitudini pe termen lung în ceea ce
privește viitorul serviciilor managerilor de unități
reprezintă o provocare. Cu toate acestea, cu o
strategie și procese corecte pregătite în prealabil,
acest lucru ar trebui să fie văzut ca o oportunitate
de a inova. Și, unul dintre domeniile în care
profesioniștii managerii de utilități pot inova
imediat este în utilizarea soluțiilor digitale.
5
Digitalizarea permite managerilor de unități și de proiecte
să se adapteze
În vremuri lipsite de certitudini, flexibilitatea este esențială. Și aici este punctul în care instrumentele
digitale se pot dovedi transformatoare pentru sectorul managementul facilităților.

Digitalizarea face deja pași mari în managementul proprietăților și al unităților și există o mulțime de
entuziasm în legătură cu posibilitățile oferite de o serie variată de tehnologii, de la Internetul lucrurilor
(IoT) la iluminatul conectat, de la gestionarea energiei de ultimă generație la întreținerea predictivă. Astfel,
un sondaj recent a arătat că 84% dintre managerii de unități adoptă deja tehnologia digitală.

Iată câteva dintre principalele moduri în care tehnologia digitală schimbă deja profesia managerilor de
utilități::

• Distanțarea de munca manuală

Din ce în ce mai mulți profesioniști din domeniul MU și MP au renunțat la gestionarea sarcinilor cu
pixul pe hârtie și au trecut la instrumente de planificare digitală (fie că vorbim de foi de calcul generice,
fie programe de software specifice industriei).

• Technologia inteligentă
Senzorii proprii tehnologiei Internetului lucrurilor (IoT) pot fi plasați în jurul instalațiilor pentru a
îmbunătăți procesul decizional operațional. Senzorii ne spun dacă sunt folosite încăperile, dacă se
risipește iluminatul/electricitatea sau chiar prezic când trebuie reparate conductele/echipamentele/
sistemele HVAC.

• Date analitice
Colectând cât mai multe date, managerii de facilități pot gestiona mai bine unitățile pe care le au în
grijă. Aceștia pot identifica punctele nevralgice și zonele de risipă. Sistemele de analiză vă pot ajuta să
identificați, de exemplu, dacă o sală de ședințe este infrautilizată și astfel pierde bani.

Prin implementarea tehnologiilor digitale, managerii de unități și de proprietăți se pot aștepta să culeagă
roadele unei productivități îmbunătățite, ale unei economii de timp și ale unei eficiențe sporite. Într-un
mediu mai imprevizibil, aceste avantaje pot avea un impact semnificativ și pozitiv.

https://cdn2.hubspot.net/hubfs/6964783/Downloads/Mitie-DigitalTransformationSummary.pdf
3
6
 De ce va fi nevoie ca managementul unităților să evolueze
înspre digital?

Dacă serviciile MU continuă să se bazeze pe metodele tradiționale, manuale, pentru a vizita fizic
amplasamentele, a efectua verificări sau a planifica, aceștia vor fi mai puțin productivi decât concurenții
lor. Tehnologia digitală deschide nenumărate oportunități de a mări eficiența, de a economisi bani și de a
mulțumi clienții.

În capitolul următor vom analiza modul în care transformarea digitală va schimba unele dintre
activitățile cheie pe care le desfășoară managerii de unități în următorii ani.

7
Cum va schimba mediul digital
managementul de unități și de
proprietăți: astăzi vs. mâine
Consecințele pe termen lung ale pandemiei și schimbările care au rezultat în utilizarea spațiilor comerciale
nu numai că au evidențiat problemele existente ale managementului de proiect MU, dar au adăugat și noi
domenii de responsabilitate.

În plus, având în vedere că este posibilă o scădere a gradului de ocupare pe termen scurt și mediu a
proprietăților dar și creșterea costurilor utilităților, administratorii de proprietăți și profesioniștii MU ar
putea avea un acces redus la resurse, în condițiile în care clienții lor se confruntă cu perioade economice
dificile.

Vestea bună este că tehnologiile digitale pot aborda multe dintre aceste provocări, permițându-vă
în același timp să inovați și să îmbunătățiți modul în care sunt gestionate activele dumneavoastră.
Tehnologiile digitale nu sunt folosite doar de managerii de portofoliu de la birou; ele oferă, de asemenea,
instrumente pe care le pot folosi și managerii de pe teren și echipele externe de întreținere.

Iată câteva dintre modalitățile cheie prin care tehnologia digitală poate transforma activitatea managerilor
de unități și de proprietăți.

Coordonarea mai multor echipe (interne și externe) și comunicarea

cu acestea
Administratorii de proprietăți și de unități sunt responsabili de activitățile de întreținere și curățenie,
precum și de colaborarea cu furnizorii de servicii prin terți pentru a repara și întreține sistemele esențiale
ale clădirii, cum ar fi sistemele HVAC, sanitare și electrice. Aceștia negociază și pregătesc contracte pentru
activități de întreținere pe termen lung și proiecte individuale și supraveghează proiectele de întreținere
pentru a se asigura că acestea sunt finalizate conform așteptărilor.

Unele sarcini sunt planificate (inspecții, curățenie, întreținere), în timp ce altele apar neașteptat (cum ar fi
reparații). Acest lucru creează necesitatea de a organiza echipe interne și externe pe mai multe lucrări și
termene. Comunicarea și coordonarea acestor echipe reprezintă una dintre competențele de bază pentru
un MU.

8
 Abordarea tradițională asupra
comunicării și coordonării
Tehnici de Se bazează, de obicei, pe hârtie (sub
comunicare formă de liste de verificare), apeluri
telefonice și e-mailuri, proces ce poate fi
foarte ineficient. În cazuri urgente, este
dificil să se facă schimb de informații în
cadrul echipelor interne sau externe.
Coordonare Monitorizarea calității lucrărilor efectuate
de serviciile contractate din exterior
este dificilă fără a fi la fața locului. Este
nevoie de vizite în persoană și inspecții
ale lucrărilor.
Colectarea Colectarea datelor este condusă
datelor de contractant, ceea ce duce la o
lipsă de consecvență în ceea ce
privește informațiile colectate. Datele
nestandardizate produc, în final, mult mai
multă muncă administrativă.
Abordarea digitală asupra comunicării
și coordonării
Cu ajutorul aplicațiilor mobile specializate
în gestiunea unităților, comunicarea cu
echipele interne și externe se realizează
în timp real, centralizat într-un singur
loc. Devine posibilă distribuirea de texte,
imagini și înregistrări vocale pe dispozitive
mobile. Planurile digitale sau modelele
BIM permit managerilor de proprietăți
și unități să cunoască locația exactă a
echipelor, sarcinilor sau a elementelor
(inclusiv unde se află țevile, cablurile sau
sistemele HVAC).
Utilizarea dispozitivelor mobile înseamnă
că supravegherea colaboratorilor și
semnarea lucrărilor se pot face din orice
loc. Indicați, pur și simplu, pe un plan
digital unde trebuie efectuate lucrările și
trimiteți aceste informații direct șefului
echipei de lucru. Acesta poate apoi să
trimită înapoi informații despre sarcina
finalizată, inclusiv imagini, iar MU nu
trebuie să fie prezent pentru a o semna.
Aveți acces la un registru consistent și
centralizat al persoanelor care au finalizat
anumite sarcini, când au fost întreținute/
reparate elementele și cât timp a durat.
Colectarea de date consecvente de-a
lungul anilor permite construirea unei
copii digitale a proprietății. De asemenea,
datele pot fi colectate și în regim offline,
permițând personalului să lucreze atunci
când nu este posibilă o conexiune la
internet, sincronizând ulterior automat
datele odată ce este restabilită o
conexiune.
9
Gestionarea cheltuielilor de exploatare
O sarcină de bază a managerilor de unități și de proprietăți este accea de a se asigura că proprietatea
generează venituri. Pentru a face acest lucru, este esențial să se înțeleagă și să se gestioneze cheltuielile
de exploatare. Administratorii de proprietăți trebuie să stabilească servicii cu costuri eficiente de la
contractori și companii de reparații și să fundamenteze corect cheltuielile din buget. Pentru a face acest
lucru, ei trebuie să colecteze și să evalueze informații privind costuri și alți câțiva parametri.

Cheltuielile de exploatare se leagă, de asemenea, de monitorizarea financiară, deoarece unele

îmbunătățiri vor necesita cheltuieli semnificative.

Abordarea tradițională asupra gestiunii Abordare digitală asupra gestiunii

cheltuielilor de exploatare cheltuielilor de exploatare

Colectarea Colectarea facturilor și a datelor privind Cu ajutorul aplicațiilor de management

datelor costurile este lentă și vine din mai multe
surse, ceea ce îngreunează sarcina MP/
MU de a finaliza evaluările sau rapoartele
de situație.
al unităților, colectarea costurilor poate
avea loc în timp real prin intermediul unor
formulare personalizate pentru a permite
stabilirea unor niveluri de aprobare
și evitarea costurilor neașteptate.
Cheltuielile de exploatare sunt urmărite
într-un format coerent, permițând o
vizibilitate clară a costurilor totale de
exploatare pentru clădire sau proiect.

Monitorizarea Diferențele dintre oferte și facturile finale Tabelele și graficele sunt generate
în timp real sunt greu de urmărit pe măsură ce se automat în software-ul de management
încheie lucrările. al uniților, ceea ce sprijină luarea rapidă
a deciziilor și oferă o imagine imediată a
cheltuielilor.

Analiza Încorporarea datelor pentru a evalua Combinarea datelor de activitate și a

costurilor productivitatea forței de muncă (în ceea
ce privește timpul petrecut), timpii de
rezolvare a comenzilor de lucru sau costul
de întreținere pe metru pătrat este foarte
dificilă, iar costurile de exploatare sunt
privite separat de alți factori.
parametrilor de utilizare poate ajuta la
evaluarea mai ușoară a diferitelor tipuri
de costuri (costuri cu utilitățile, costuri de
curățenie), dar și a productivității forței
de muncă. Aplicații precum PlanRadar
pot fi conectate la alte software-uri
prin intermediul API-urilor, permițând
un schimb rapid de date pe mai multe
platforme. Datele sunt stocate într-o
locație sigură în cloud și sunt accesibile
în orice moment. Acest lucru permite
compararea rapidă a costurilor noi cu cele
ale proiectelor mai vechi.

10
 Planificarea operațiunilor viitoare
Asigurarea faptului că o clădire funcționează la performanță optimă și înțelegerea din timp a nevoilor
proprietății (din punctul de vedere al structurii, al spațiilor interioare sau exterioare) este esențială pentru
a ne asigura că nu apar lucrări de întreținere sau cheltuieli de capital semnificative nebugetate în prealabil.
Abordarea tradițională asupra
planificării operațiunilor
Gestionarea Inventarierea defecțiunilor are loc pe mai
informațiilor multe dispozitive în mai multe formate,
astfel încât înregistrările celor mai
recente lucrări de întreținere nu sunt ușor
accesibile. Datele privind întreținerea sunt
notate pe hârtie, în formulare Word sau
Excel sau pe liste de verificare care sunt
salvate oriunde numai nu într-o bază de
date care să permită căutări automatizate.
Génération Managerul de unități sau de proprietăți
de rapports trebuie să investească ore în fiecare
săptămână în colectarea datelor din mai
multe surse și în procesarea acestora într-
un format util. În funcție de informațiile
de care este nevoie, cum ar fi respectarea
normelor și a legii, redactarea rapoartelor
poate consuma ore întregi din timpul unui
MU.
Întreținerea Programele sunt statice, în timp ce
preventivă actualizările efectuate de alți membri ai
echipei nu sunt accesibile restului echipei
în afara biroului.
Abordarea digitală asupra planificării
operațiunilor
Toate activitățile, defecțiunile, sarcinile
finalizate și datele sunt stocate automat și
gestionate la centralizat. Puteți accesa și
căuta cu ușurință informații pentru a afla
când au fost finalizate sarcinile. Sarcina
poate fi, de asemenea, atașată de un
plan de etaj și împreună cu alte formate
relevante, cum ar fi o fotografie, o notă
video sau audio pentru a descrie cu
precizie problema și a propune sau stabili
soluția acesteia.
Se poate face referință la orice expertiză
de la fața locului când are loc o întreținere
programată, în orice moment în viitor.
Elementele bogate în date (inclusiv text,
imagini, audio, video și documente)
asigură comunicarea clară a informațiilor.
Rapoartele complete pot fi generate
automat din datele transmise de MU și de
colaboratorii externi.
Tehnologia poate prevedea și programa
automat reparațiile și întreținerea viitoare
prin sarcini recurente. Instrumente digitale
precum PlanRadar automatizează crearea
de sarcini care să susțină programul de
întreținere, cum ar fi programele de licitații
contractuale, întreținerea care urmează să
fie efectuată sau plăți scadente. Listele de
verificare pentru diferite servicii (HVAC,
zugravi etc.) pot fi adaptate cu ușurință
pornind de la un format coerent, cu
câmpuri adaptate pentru colectarea datelor
relevante și un format general coerent.
11
De la coordonarea colaboratorilor, la
monitorizarea cheltuielilor și planificarea
operațiunilor, oportunitățile pe care digitalizarea
le reprezintă pentru managerii de utilități nu
pot fi subestimate. Și acestea sunt doar câteva
dintre cele mai vizibile schimbări - software-ul
de management al unităților bazat pe aplicații
oferă multe alte avantaje ascunse, economisind
nenumărate ore de muncă și de deplasare și
eliminând multe dureri de cap des intâlnite. Dar,
poate cel mai important, instrumentele digitale
vă permit să le oferiți clienților dvs. cele mai bune
servicii posibile, ceea ce vă va asigura că aceștia
vor continua să se întoarcă la dvs. ca furnizor de
servicii preferat.

12
Pregătirea pentru o nouă lume
a managementului unităților și
proprietăților
Managerii de unități și de proprietăți au răspuns în mod eroic la schimbările dramatice la care am asistat
în ultimii ani. Pe termen scurt, aceștia au răspuns prin schimbarea modului în care gestionează spațiile
fizice pentru a îmbunătăți igiena și a spori încrederea clienților. Pe termen lung însă, profesia trebuie să se
adapteze la o lume foarte diferită:

• Presiunea de a reduce costurile de încălzire, iluminat și întreținere

• Scenariul de a lucra cu personal și resurse reduse
• Venituri mai mici pe termen mediu
• Creșterea externalizării
• Apariția unor soluții tehnologie de ultimă oră, cum ar fi IoT

Și acesta este momentul în care utilizarea noilor soluții digitale poate schimba cu adevărat modul de
lucru al profesiei. Aplicațiile de gestionare a unităților bazate pe dispozitive mobile, cum ar fi PlanRadar,
oferă MU-urilor o suită de instrumente pentru îmbunătățirea modului în care supraveghează activele.
Concepută special pentru nevoile sectorului MU, PlanRadar vă aduce multiple caracteristici care se
traduc în faptul că organizația dvs. este pregătită pentru viitor:

• Gestionarea sarcinilor: Alocați sarcini echipelor de întreținere și solicitați în aplicație fotografii sau
înregistrări video ale reparațiilor.
• Colectarea datelor: Toate activitățile, programările, sarcinile finalizate și multe altele sunt stocate
centralizat într-o bază de date în cloud, care poate fi căutată și securizată.
• Generarea de rapoarte: Produceți automat rapoarte care îndeplinesc normativele.
• Urmăriți costurile: Taxele pentru întreținere, furnizorii și alte cheltuieli sunt stocate într-un singur loc,
permițându-vă să urmăriți rapid bugetul.
• Se conectează cu surse de date externe: Aveți nevoie să aduceți date de la senzori IoT, să utilizați
programe de inteligență artificială sau software de gestionare a proiectelor? API-urile PlanRadar
vă permit să conectați cu ușurință managerii de unități la instrumente de ultimă generație și la alte
software-uri pe care le utilizați deja.
• Planuri digitale cu funcție de comparare între versiuni, care sprijină modelele BIM: Sarcinile sunt
localizate pe un plan digital, toate desenele și planurile imobiliare sunt întotdeauna la îndemână pe un
smartphone.

13
Pentru a afla mai multe despre numeroasele moduri în care PlanRadar îi ajută pe managerii de unități să
răspundă provocărilor și oportunităților din anii ce vin, contactați-ne astăzi pentru o demonstrație sau
începeți o perioadă gratuită de testare de 30 de zile.

Despre PlanRadar

95% Mai
mult de 91% Mai
mult de
dintre clienți ar
utiliza PlanRadar
în noi proiecte
65+Țări
dintre subcontractori au
evidențiat ușurința de
utilizare a platformei
120k+
Utilizatori

Programează chiar acum un demo gratuit și află

cum poți utiliza PlanRadar în proiectele tale

Vreau un demo gratuit

14