Manual de operațiuni de franciză

Manual de operațiuni

Cuprins

Conținutul unui manual personalizat de operațiuni de franciză este de obicei mai complicat decât își
dau seama majoritatea oamenilor. Conturul de mai jos este doar un EȘANȚ de schiță pe care îl
folosim ca punct de plecare pentru a vă crea conturul personalizat. În cazul unei rescrieri manuale,
vom folosi schița dvs. existentă ca punct de plecare și apoi am extrage din aceasta schiță pentru
titlurile sau conținutul lipsă.

Puteți face clic pe titlul „Formular de stabilire a afacerii” de mai jos pentru a vedea un exemplu de
extras.

1. 1. INTRODUCERE ÎN MANUAL

o Organizare manuală
o Proprietatea manualului
o Scopul acestui manual
o Importanța confidențialității Menținerea manualului actual
o Trimiterea de sugestii
o Disclaimer
2. 2. INTRODUCERE ÎN SISTEMUL DVS. DE FRANCIZE

o Scrisoare de bun venit

o Istoria Companiei
o Pe cine să sune
o Prezentare generală a serviciilor oferite francizaților
■ Selectarea site-ului
■ Aprobare de închiriere
■ Antrenament initial
■ Alt suport inițial
■ Suport pentru Marea Deschidere
■ Formare continuă și asistență
■ Prețuri de vânzare cu amănuntul sugerate
■ Furnizori Aprobați
■ Marketing
 ■ Internet

o Prezentare generală a responsabilităţilor dumneavoastră

o Vizite de la noi
o Taxe
3. 3. PROCEDURI PRE-DESCHIDERE

o Introducere
o Forma de stabilire a afacerii
■ Structura afacerii
■ Prezentare generală a alegerilor entităților
■ Protecția răspunderii
■ Impozitarea pe venit
■ Administrare
■ Alți factori în alegerea entității
■ Concluzie
■ Unde să vă formați entitatea
■ Numirea entității tale
■ Certificat de nume asumat
o Procesul de selectare a site-ului
■ Criterii de selecție a site-ului
■ Analiza pietei
■ Se solicită aprobarea site-urilor propuse
■ Considerații de închiriere
■ Se solicită aprobarea contractului de închiriere
o Licențe, Permise și Taxe
■ Introducere
■ Licențe și permise de afaceri
■ Certificari optionale
■ Înregistrări și plăți fiscale
■ Site-uri web cu informații despre stat
■ Resurse aditionale
o Antrenament
■ Programarea instruirii inițiale
■ Program de formare inițială
■ Training pentru Siguranța Alimentelor
o Configurarea instalației dvs
■ Construirea instalației
 ■ Specificații de construcție
■ Amenajări, mobilier, echipamente și servicii necesare
■ POS și sisteme informatice
■ Cerințe de semnare
■ Lista furnizorilor aprobați
o Inventar inițial și consumabile
■ Articole necesare
■ Lista furnizorilor aprobați
o Utilități / Servicii
o Uniforme
o Conturi bancare
■ Contul principal de afaceri
■ Cont de operare
o Acoperire de asigurare
■ Cerințe generale de asigurare
■ Sume minime de acoperire
■ Cerințe companiei de asigurări
o Marea Deschidere
■ Notificare
■ Două săptămâni afară – Direct Mail
■ Soft Opening – Publicitate
■ Saptamana unu
■ Săptămâna a doua
■ Săptămâna a treia
■ Invitații VIP
■ Prima întâlnire a companiei
o Lista de verificare înainte de deschidere
4. 4. PERSONALUL

o Introducere
o Bazele dreptului muncii
■ Drepturile angajaților / Responsabilitățile angajatorului
■ Reglementări federale privind relațiile de muncă
■ Legile statului de muncă
o OSHA

■ Standarde federale
 ■ Programe OSHA de stat
o Pregătirea pentru a vă angaja primul angajat
o Responsabilitățile postului și profilurile ideale ale angajaților

■ Responsabilitati
■ Profilul angajaților ideali
■ Descrierea postului
o Recrutarea angajaților

■ Sursele candidaților angajați

■ Anunțuri de locuri de muncă
■ Cerințe pentru a face publicitate pentru poziții deschise o cereri de angajare

■ Formular
■ Confidențialitatea aplicațiilor
o Intervievarea solicitanților de locuri de muncă

■ Pregătirea pentru interviuri

■ Realizarea de interviuri de succes
■ Întrebări de evitat
o Verificarea antecedentelor solicitanților de locuri de muncă

■ Sfaturi generale privind verificările de fundal

■ Reguli speciale pentru anumite înregistrări
o Testare înainte de angajare
o Diverse probleme de angajare
o Hârțogărie pentru angajați noi
o Etape suplimentare în procesul de angajare
o Orientare pentru noi angajați
o Instruire pentru noi angajați
o Politici de personal

■ Introducere
■ Comunicarea regulilor de lucru
o Plătirea angajaților dvs

■ Salariile
■ Salariu minim

■ Beneficii
o Angajat Programare
o Angajat Formulare de management
 o Angajat Moralul / Motivația

■ Introducere
■ Factori ai moralului bun
■ Semne de moral prost
■ Îmbunătățirea moralului și a motivației
o Evaluări de performanță
o Disciplina angajaților
o Demisia / Rezilierea

■ Demisie
■ Încetarea
■ Proceduri post-separare
■ Cecuri de plată finale
■ Explicarea rezilierii altor angajați
■ Oferirea de referințe
o Rezumatul bunelor practici de management al angajaților o Obținerea de asistență juridică cu
probleme legate de dreptul muncii

5. 5. PROCEDURI DE OPERARE ZILNICĂ

o Introducere
o Zile/Ore de funcționare necesare
o Proceduri de servicii pentru clienți

■ Filosofia Serviciului Clienți

■ Feedback-ul clienților
■ Reclamațiile clienților
■ Politica noastră privind reclamațiile clienților
■ Cereri de rambursare
o Servicii diverse pentru clienți

■ Curatatorie
■ Pierdut si gasit
o Proceduri de service

■ Salutare Clienții
■ Răspunzând la Telefon

■ Atmosfera
■ Înțelegerea ofertelor de produse
■ Lucrul / Interacțiunea cu clienții
 ■ Descrierea postului
■ Tehnici de vânzare sugestivă
■ Vânzarea pasivă versus vânzarea activă o Proceduri de comercializare

■ Standarde de comercializare vizuală

■ Produse de comercializare
■ Utilizarea semnalizării
o Proceduri de pregătire a mesei (Această secțiune s-ar aplica numai întreprinderilor de servicii
alimentare)

■ Proceduri de pregătire
■ Configurarea stațiilor de pregătire
■ Rețete pentru toate articolele
■ Proceduri de pregătire pentru toate articolele
■ Mentinerea inventarului
■ Proceduri de spălat vase/igienizare
o Deschiderea/Închiderea listelor de verificare

■ Deschiderea listei de verificare

■ Lista de verificare de închidere
o Tranzacții de vânzări

■ Introducerea comenzilor folosind sistemul POS

■ Proceduri de manipulare a numerarului
■ Acceptarea cecurilor personale
■ Acceptarea cardurilor de credit
■ Preturi sugerate
o Certificate cadou

■ Eliberarea certificatelor cadou

■ Valorificarea certificatelor cadou
o Managementul inventarului

■ Proceduri de comandare a produselor

■ Comandă de la furnizori aprobați
■ Schimbarea furnizorilor aprobați
■ Proceduri de primire a produsului
■ Proceduri de stocare
■ Etichetarea și rotația inventarului
■ Alterarea
o Raportare operațională și financiară
 ■ Caracteristicile sistemului POS
■ Generarea de rapoarte
■ Analiza Rapoartelor
■ Exemple de rapoarte
o Taxe de franciză și cerințe de raportare
■ Plata redevențelor
■ Taxa de marketing
■ Rapoarte obligatorii
■ Situațiile financiare
o Tehnici de prevenire a pierderilor
■ Bani gheata
■ Inventar
o Curățare și întreținere necesare
■ Curatenie si intretinere zilnica
■ Curățenie și întreținere săptămânală
■ Curățenie și întreținere lunară
o Proceduri de siguranță
■ Prevenirea accidentelor și rănilor
■ Politica de management al crizelor
■ Raportarea accidentelor
■ Probleme de compensare a lucrătorilor
■ Siguranța privind incendiile
■ Jaf / Tâlhărie
■ Clienți indisciplinați
■ Utilizarea sistemului de alarmă
6. 6. PROCEDURI DE VÂNZARE

o Introducere
o Procesul de vânzare
■ Identificarea nevoilor clientului
■ Construirea raportului cu clientul
■ Gestionarea obiecțiilor
o Înțelegerea competiției dvs
o Avantaje competitive

7. 7. MARKETING

o Promovarea afacerii noastre în zona dvs

 ■ Obligațiile dvs. generale
■ Ghid pentru utilizarea mărcilor
■ Standarde de marketing
o Specificații logo
o Cheltuieli de marketing necesare

■ Marketing de sistem
■ Cerințe de marketing local
■ Publicitate cooperativă regională
■ Marea deschidere de marketing
o Marketing local

■ Introducere
■ Mail direct
■ Radio
■ Televiziune
■ Panouri publicitare
■ Reviste
■ Presă
■ Pagini Aurii
■ Internet
■ Rețele
■ Vorba în gură / Recomandări ale clienților
o Relații publice / Implicarea comunității

■ Comunicate de presă
■ Better Business Bureau
■ Camera Locala de Comert
■ Sponsorizări de echipă
■ Servicii comunitare / Activități caritabile o Obținerea aprobării de marketing

8. 8. RESURSE SUPLIMENTARE
 o Site-uri web pentru organizații
o Site-uri web pentru legile muncii
o Site web pentru informații fiscale

9. 9. DOCUMENTE DE MANAGEMENT

o Fișă de numerar zilnică

o Politica de absență
o Comunicarea informațiilor solicitantului
o Exemplu de scrisoare de respingere a solicitantului
o Exemplu de scrisoare de recunoaștere a solicitantului
o COBRA
o Scrisoare de colectare a probelor
o Timpul petrecut în timpul orelor de lucru
o Client Sondaj de satisfacție
o Disciplina Formular de documentare
o Test antidrog Formular de consimțământ
o Electronic Autorizație de transfer de fonduri
o Instrucțiuni de urgență
o Cerere de angajare
o Reguli generale de lucru
o Politica de concediu/vacanta
o Fișă de lucru pentru inspecția toaletei
o Politica privind hărțuirea sexuală
o Politica de fumat
o Lista de verificare a întâlnirii de încheiere
o Înregistrările timpului angajaților
o Lista de verificare pentru gestionarea cererilor de compensare a lucrătorilor
o Reguli de securitate la locul de muncă
o Formular de date privind angajații
Stabilirea formularului de afaceri

Următorul este un extras din Secțiunea 3 - PROCEDURI PRE-DESCHIDERE.

Înapoi la exemplul de cuprins

Structura afacerii
Înainte de a începe operarea afacerii francizate, probabil că veți dori să formați o entitate care să servească drept
operator. O entitate este o ficțiune juridică care permite unei afaceri să preia o existență separată de proprietarii
săi, chiar dacă proprietarii încă controlează afacerea.

Există multe tipuri diferite de entități recunoscute de legile majorității statelor (și de IRS). Cu toate acestea, pentru
majoritatea francizaților care aleg să formeze o entitate, cea mai bună alegere va fi de obicei între: o corporație C;
sau

o corporație S; sau

o societate cu răspundere limitată (LLC).

În timp ce această secțiune oferă câteva informații generale despre selecția și formarea unei entități comerciale, nu
există niciun substitut pentru sfatul unui avocat de afaceri cu experiență și al unui CPA. Vă sugerăm să vă
consultați cu propriii consilieri profesioniști pentru informații mai detaliate despre acest subiect.

Prezentare generală a opțiunilor de entitate

Proprietate unică: dacă alegeți să nu formați o entitate pentru a opera afacerea de franciză, atunci veți fi considerat
o întreprindere unică (dacă franciza este deținută de o singură persoană). O întreprindere unică există atunci când
o singură persoană operează o afacere și deține toate activele. Proprietarul unic este personal răspunzător pentru
toate datoriile și obligațiile afacerii. În cadrul unui proprietar unic, durata de viață a afacerii este limitată la viața
proprietarului individual. Întreprinderea unică nu face distincție legală între datoriile personale și cele de afaceri și
nu necesită o declarație separată de impozit pe venit.

Parteneriat general: Un parteneriat general există atunci când două sau mai multe persoane fizice sau întreprinderi
se alătură pentru a opera o afacere. O societate în nume colectiv este o entitate comercială separată, dar creditorii
pot căuta în continuare la bunurile personale ale partenerilor pentru a-și satisface datorii. Dacă franciza este
deținută de 2 sau mai multe persoane fizice, atunci persoanele fizice vor fi de obicei considerate a fi parteneri într-o
societate în nume colectiv. Partenerii generali împart în mod egal veniturile și pasivele. O societate în nume
colectiv trebuie să depună o declarație anuală de impozit pe venit (separată de declarațiile personale ale
partenerilor).

Societate în comandită: O societate în comandită este similară cu o societate în comandită, dar unul sau mai mulți
parteneri vor fi parteneri în comandită, iar unul sau mai mulți parteneri vor fi parteneri în comandită. Creditorii pot
căuta în continuare la bunurile personale ale asociaților generali pentru a-și satisface datorii, în timp ce asociații
comanditari sunt de obicei protejați de acest tip de răspundere. O societate în comandită trebuie înregistrată la
biroul guvernamental corespunzător (de obicei, secretarul de stat sau departamentul de stat al corporațiilor). O
societate în comandită trebuie să depună o declarație anuală de impozit pe venit (separată de declarațiile
personale ale partenerilor).

Corporație: O corporație este creată atunci când două sau mai multe persoane fizice, parteneriate sau alte entități
se unesc pentru a forma o entitate separată în scopul exploatării unei afaceri. O corporație are o identitate juridică
separată de proprietarii săi. Corporația oferă protecție bunurilor personale ale proprietarilor de afaceri împotriva
datoriilor și pasivelor legate de funcționarea corporației. O corporație trebuie să fie înregistrată la biroul
guvernamental corespunzător (de obicei, biroul secretarului de stat sau departamentul de stat al corporațiilor).
Impozitarea corporației depinde de tipul corporației formate.

Companie cu răspundere limitată: Un SRL este o entitate comercială neîncorporată care împărtășește unele dintre
aspectele corporațiilor și parteneriatelor, dar care are mai multă flexibilitate. LLC este conceput pentru a oferi
proprietarilor săi răspundere limitată și permis prin avantaje fiscale fără restricţiile impuse corporaţiilor şi societăţilor
în comandită în comandită. Un SRL trebuie să fie înregistrat la biroul guvernamental corespunzător (de obicei,
biroul secretarului de stat sau departamentul de stat al corporațiilor).

Protecția răspunderii

Cel mai important motiv pentru care ați putea dori să operați afacerea francizată printr-o entitate (în loc de un
singur proprietar) este să vă protejați de răspunderea personală pentru datorii sau alte obligații ale afacerii
francizate. O corporație C, o corporație S sau un SRL oferă toate acest tip de protecție. O societate în nume
colectiv sau o societate în comandită în comandită nu oferă acest tip de protecție pentru toți proprietarii.

Dacă operați afacerea francizată ca proprietar unic, de exemplu, veți fi personal răspunzător pentru toate datoriile
și alte obligații ale afacerii francizate. Aceasta înseamnă că veți fi personal răspunzător pentru datorii neplătite
(cum ar fi chiria, salariile și impozitele), revendicările contractuale (cum ar fi contractele de furnizare și contractele
de servicii) și daunele delictuale (cum ar fi dacă un client a fost rănit ca urmare a activități de afaceri). Majoritatea
proprietarilor de afaceri caută să evite aceste tipuri de răspunderi personale prin utilizarea unei persoane juridice
pentru a deține și a opera afacerea.

Comparați acest exemplu cu situația în care afacerea francizată este operată ca o entitate, cum ar fi o corporație
sau o societate cu răspundere limitată. În această situație, entitatea (și nu proprietarii săi) ar fi răspunzătoare
pentru datorii neplătite, pretenții contractuale și daune delictuale. Orice proces sau altă acțiune în justiție pentru
recuperarea acestei răspunderi va fi intentată împotriva entității și nu a proprietarilor acesteia. Doar activele entității
ar fi expuse riscului pentru îndeplinirea acestei obligații. (Desigur, dacă există temeiuri juridice independente pentru
impunerea răspunderii proprietarilor, atunci o entitate nu poate proteja proprietarii de consecințele propriilor fapte
greșite.)

Impozitarea pe venit

Metoda de impozitare a unei entități poate avea un impact semnificativ asupra deciziei dumneavoastră. De
exemplu, corporațiile C sunt în general impozitate diferit de corporațiile S, SRL-urile și parteneriatele (dar un SRL
poate alege să fie impozitat ca corporație C dacă dorește).

O corporație C este impozitată pe venitul său la nivel corporativ la rate corporative speciale. Dacă corporația C face
distribuții către proprietarii săi, atunci aceste distribuții ar fi tratate în mod normal ca dividende și vor fi impozitate
(din nou) la nivelul proprietarilor. Acest lucru are ca rezultat „dubla impozitare” a acelorași fonduri. Din acest motiv,
corporațiile C nu sunt de obicei alegerea cea mai eficientă din punct de vedere fiscal. Cu toate acestea, corporațiile
C au și alte beneficii fiscale - și anume corporațiile C pot oferi anumite tipuri de beneficii angajaților (cum ar fi
beneficii medicale, planuri de pensionare și plăți de școlarizare) fără impozit.

S-Corporațiile sunt impozitate diferit. Nu sunt impozitate la nivel corporativ. În schimb, ele sunt considerate a fi o
„pasare prin entitate.” Aceasta înseamnă că veniturile (sau pierderile) corporației S sunt „trecute prin” corporație
către proprietari, care sunt apoi impozitați la nivelul proprietarului. Deci, utilizarea unei corporații S evită problema
dublei impozitări. În plus, S-Corporațiile sunt mai ușor de administrat. Dar, ei nu se califică pentru beneficiile libere
de impozitare ale angajaților pe care le fac corporațiile C. Un alt avantaj al corporațiilor S este că dividendele lor
plătite proprietarilor lor sunt scutite de impozitarea asigurărilor sociale (presupunând că proprietarii corporațiilor S
sunt plătiți cu un salariu rezonabil).

Societățile în nume colectiv și în comandită în comandită sunt, de asemenea, entități de tip pass-through. Ei nu
plătesc impozite la nivel de parteneriat. În schimb, veniturile și pierderile afacerii sunt transmise partenerilor.

SRL-urile pot alege, în general, să fie impozitate ca corporație (adică o corporație C) sau un parteneriat (adică ca
permis prin entitate). Majoritatea SRL-urilor aleg să fie impozitate ca parteneriat pentru a evita problema dublei
impuneri.

Administrare

Corporațiile sunt relativ scumpe de administrat. În plus, există reguli destul de rigide pentru menținerea
formalităților corporative, cum ar fi cerințele pentru ședințele periodice ale consiliului de administrație, adunările
acționarilor, procesele-verbale corporative, evidența acționarilor etc. Dacă formalitățile corporative nu sunt
menținute, atunci există riscul ca entitatea corporativă să fie nesocotită și proprietarii ar putea fi trași la răspundere
personală pentru datoriile sau alte obligații ale corporației. Regulile pentru SRL-uri, pe de altă parte, sunt mult mai
relaxate. SRL-urile sunt mult mai ușor de administrat decât corporațiile.

Alți factori în alegerea entității

Există mulți factori care vă pot afecta alegerea entității. Desigur, nu toți factorii au același nivel de importanță și nu
toți factorii sunt importanți pentru toți oamenii. Iată o listă cu alți factori care pot fi semnificativi în decizia
dumneavoastră de a înființa o entitate: numărul și relația de coproprietari;

dimensiunea și complexitatea entității; și

orice cerințe de reglementare referitoare la activitatea comercială particulară.

Concluzie
În majoritatea statelor, SRL-urile sunt ieftine, oferă cea mai bună protecție a activelor și au flexibilitatea de a fi
impozitate ca parteneriat sau corporație. Dar, ar trebui să vă consultați cu avocatul și CPA pentru a afla ce este cel
mai bine pentru situația dumneavoastră particulară.

Unde să vă formați entitatea

Legile referitoare la organizarea și administrarea entităților variază de la stat la stat. Unele state, cum ar fi
Delaware și Nevada, au reputația de a fi prietenoase cu afacerile, din cauza legilor de stat care protejează
confidențialitatea informațiilor despre proprietatea entităților, taxe de stat scăzute (sau deloc) etc. Dar, cu excepția
cazului în care afacerea dvs. va fi situată în Delaware sau Nevada, nu va exista niciun motiv pentru a forma o
entitate în oricare dintre aceste state. De obicei, cea mai bună alegere este să formezi entitatea în propriul tău stat.

Numirea entității tale

Dacă alegeți să formați o entitate și ați determinat ce tip de entitate să formați, va trebui să selectați un nume
pentru entitate. Există restricții cu privire la numele pe care îl puteți folosi.

Nu utilizați numele care este același sau asemănător cu numele unei alte entități care este deja înregistrată în
statul dumneavoastră. Acest lucru este interzis de legea statului.

Nu utilizați cuvintele „corporație” sau „încorporată” (sau orice abreviere a acestor cuvinte) decât dacă entitatea
dumneavoastră este o corporație. Acest lucru este interzis de legea statului.

Nu utilizați niciuna dintre mărcile noastre în numele entității dumneavoastră. Acest lucru este interzis prin acordul
de franciză.

Alegeți un nume profesional. Numele entității tale va apărea în contractele tale și în alte locuri unde îl vor vedea
clienții și furnizorii tăi.

Nu alegeți un nume lung sau confuz.

Nu utilizați blasfemie sau jocuri de cuvinte necolorate în numele entității dvs.

Certificat de nume asumat

Indiferent dacă veți opera afacerea în franciză ca întreprindere unică, corporație, parteneriat sau SRL, trebuie să
depuneți un certificat de nume presupus la biroul guvernamental corespunzător. Certificatul de nume presupus
este uneori numit certificat de nume comercial sau certificat de nume comercial fictiv sau înregistrare ad/b/a. Biroul
guvernamental corespunzător este, de obicei, grefierul județului, dar vi se poate solicita să faceți dosar la nivel de
stat și/sau la nivel de oraș. Scopul acestei depuneri este ca publicul larg să fie informat despre agentul înregistrat
pentru o afacere și unde se poate face contactul oficial cu afacerea.

Fiecare jurisdicție folosește o formă diferită. În general, informațiile solicitate includ, numele afacerii, adresa
stradală a afacerii, numele proprietarului (proprietarilor), tipul de afaceri care urmează să fie desfășurată și
perioada estimată de funcționare. Perioada estimată de funcționare trebuie să corespundă termenului inițial al
Contractului de franciză. De obicei, fiecare proprietar trebuie să semneze certificatul și toate semnăturile trebuie să
fie legalizate. Taxele variază în general între 10 USD și 100 USD. În unele jurisdicții, va trebui să plasați un anunț
de nume fictiv într-un ziar local pentru o anumită perioadă de timp.

Înapoi la exemplul de cuprins