Sfantul SPITALUL JUDEfEAN DE URGENjA „SFANTUL

loan celNou IOAN CEL NOU” - SUCEAVA

irrmrri B-dul 1 Decembrie 1918, nr,21, Jud. Suceava, Member of C'ISQ federation
Cod potal 720237, C.F. 4243983, Tel/fax: 0230-222098,0230-520412
RljR NTEX
e-mail: statistica@spjsv.ro, web: www.spitaluljudeteansuceava.ro CERTIFIED MANAGEMENT SYSTEM ISO 3*7001

Operator de date cu caracter personal - nr. notificare 21131

Nr !.&. din APROBA T,

MANAGER
Ec. Vasile RTmbu

PROCEDURA DE SISTEM
Implementarea
Titlu: Standardului 13 - Gestionarea documentelor
SPITALUL JUDETEAN DE URGENTA SUCEAVA
Numarul Documentului: PS.SJUSV-CIM-19
Nivelul Reviziei: 0 Exemplarul nr: 0
DOCUMENT CONTROLAT

Copyright ©2017

Toate drepturile asupra acestei proceduri apartin Spitalului Jude|ean de Urgenta ’’Sfantul loan cel Nou" Suceava.
Reproducerea integrals sau partiala a textului sau ilustrafiilor este permisa numai cu acordul prealabil scris al Spitaluiui
ISO 900| :20I5
5098/A/0001 /l IK/RO
 Edipa: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN Revizia: 0
DE URGENTA IMPLEMENTARE STANDARD 13 - Nr.de ex. : 1
’’SFANTUL 10AN CEL GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 2 din 14
NOU^SUCEAVA
PS.SJUSV-CIIV1-19
Exemplar nr.O

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea $i aprobarea edifiei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul procedurii operationale.

Elemente
privind
Nr. Nume i prenume Func|ia Data Semnatura
responsabilii/
crt.
operatiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Ref. Hutanu Crina Secretar SC1M
./m4 <9 V<1/
1.2. Verificat Paval lolanda Gabriela RMC
ll.of.M:
1.3. Avizat Preedinte SC1M
^ Art .
As. Doina Chirap
Sef serviciul
1.4. Avizat Cj. Mamciuc Dana
Juridic isoc-m a'ec&f
 PROCEDURA DE SISTEM Edi|ia: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
URGENTA Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL
Pagina 2 din 18
NOU^ SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

2.Situa(ia editiilor i a reviziilor in cadrul procedurii de sistem

Data de la care
Edifia / revizia Componenta se aplica prevederile
Modalitatea reviziei
in cadrui editiei revizuita editiei sau revizieie
editiei
0 1 2 3 4
2.1 Edijia I X X 29.07.2011
2.2 Revizia 0 X X 29.07.2011
Conformare la Ordinul
2.3 Revizia I X 400/2015 privind codul 31.07.2016
controlului intern
managerial
Aplicarea formatului
2.4 Editia II X codului controlului intern 16.06.2017
managerial
Conformare la prevederile
Ordinului SGG 600/2018
2.5 Editia III X privind Controlul Intern
24.05:2019
Managerial si la cerintele
Standardului SR EN ISO
37001:2016
 PROCEDURA DE SISTEM Editia: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENT AREA STAND ARDULUI13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 3 din 18
NOU^SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

3.Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza edifia sau, dupa caz, revizia din cadrul
procedurii de sistem

Scopul Ex. Nume i Data

Compartiment Funcjia Semnatura
difuzarii nr. prenume primirii
0 1 2 3 4 5 6

Aprobare 0 Comitet Director Ec. Rimbu Vasile —

Manager
Director
Aplicare 0 Comitet Director As. Chirap Doina
Ingrijiri
Director Dr.Macovei
0 Comitet Director
Aplicare
Medical Mircea Alexandra wsk n \\\
Director Fin. Ec.Maruseac
0
Aplicare Comitet Director
Contabil
Director
Paraschiva if 'J*IS—
Aplicare 0 Ec.Crap Dniela \ —
Ad-tiv
Managementul Paval Iolanda
Aplicare 0
CalitStii
Sef Serviciu
Gabriela 7
Financiar
Aplicare 0 Sef Serviciu
Contabilitate Ec.Sin^a4r Renate Wwjoft
Statistics si
0 Informatica Sef Serviciu Ing.Ostafe
Aplicare
Medicala
Adriana %.05M r \

Auditor Ec.Silache
0
Aplicare Comp.Audit Public Intern Mihaela M-iVMt
Consilier
Aplicare 0 $e/V. .Juridic Jr.Dana Mamciuc
Juridic
Ec.Juravle Emil
Aplicare 0 RUNOS Sef. Serviciu
Vasile

Aplicare 0 Aprovizionare $ef Serviciu Ec.Rotar Daniela

aW—
0 Admistrativ Sef Serviciu Ing Siretean
Aplicare
Sorinel Toderas Jf.Ci'M v 2k
Medic sef Dr. li&hij&tV)
Aplicare 0 Nefrologie sectie i^av'i'av^
Ortopedie Medic sef Dr.Bandac
Aplicare 0
Traumatologie sectie RSzvan

Aplicare 0 Psihiatrie
Medic ef
sectie
Dr.BSlSutS Irina
w a', n
Medic sef Dr.Belibou
Aplicare 0 Reumatologie sectie Cornelia
Anatomie Medic sef Dr.Botezan
Aplicare 0
PatologicS laborator
Medic sef
Andreia /3jf
0 Dr.Buzdugan
Aplicare Neurochirurgie
sectie Anatolii
9%)
1
 PROCEDURA DE SISTEM Edi|ia: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA
IMPLEMENT AREA ST AND ARDULUI13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL
Pagina 4 din 18
NOU^SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

Medic sef Dr.Dascalu

Aplicare 0 Medicina Interna
sectie Rodica Aar-ito 1 1
Aplicare 0 U.P.U. Medic sef
Medic sef
Dr.Cirlan Liviu wCr
0 n C&iftv4e€x
‘ A le^anJv'cL mmo 3
Aplicare Cardiologie
sectie
Diabet, Nutritie, Medic sef Dr.Creteanu ic
Aplicare 0
Boli Metabolice sectie Gabriela v
Medic ef
Aplicare 0 Gastroenterologie Dr.Achitei Dorin
sectie
Medic sef Dr.Stoican
Aplicare 0 Urologie sectie Nicolae %of.M
Medic sef Dr.Dumitrescu
Aplicare 0 O.R.L.
sectie Comeliu
Chirurgie si Medic ef
0
Aplicare Ortopedie
Pediatrica
sectie Dr.Filip Florin
io oriel H/l
Medic sef Dr.Tataranu
Aplicare 0 Pediatrie
sectie Elena
Medic sef
Aplicare 0 Oncologie sectie
DrrSftva-M-a
M OfJO 93
Chirurgie Medic sef Dr.Gavrilovici
0
Aplicare Generala sectie Valeriu 3l.pr.2e 90 -tF
Obstetrica- Medic sef Dr. Cccxk •
Aplicare 0
Ginecologie sectie kxUV'tC
Recuperare, Medic sef Dr.Jurchis Irimie
Aplicare 0 Medicina Fizica
sectie Smaranda
i Balneologie
Medic sef Dr.Tv'i>|av\os
Aplicare 0 Oftalmologie sectie 30-ofM
Medic sef
0 nr Mcc(a<~
Aplicare Pneumologie sectie it.pr.O
2Di.
Medic sef
Aplicare 0 Neonatologie Dr.Murariu Dana
sectie iicr-2avf
Medic sef
Aplicare 0 Neurologie Dr.Neagu Daniela ' v-
sectie it.ar-ty
Radiologie si Medic sef Dr.Tataranu
Aplicare 0 Imagistica '.cfija
laborator Adrian
Medicala
Medic sef Dr.Terteliu
Aplicare 0 Boli Infectioase
It.er-M 6Q[)
sectie Monica
Medic sef Dr.Stanescu
Aplicare 0 A.T.I.
sectie Dorin it-OTM
Dermato Medic sef Dr.lonescu
Aplicare 0
venerologie comp. Cristina W-OK&
Aplicare 0 Farmacie Farmacist sef Farm.Apopei
Alina A
 PROCEDURA DE SISTEM Edi|ia: III
SPITALUL
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
IMPLEMENT AREA ST AND ARDULUI13
URGENTA Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL Pagina 5 din 18
NOU^SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

Serviciul
Medic sef Dr.Balan
Avizare 0 Judetean de
serviciu Lacramioara
Medicina Legala
Paval Iolanda
Avizare 0 SMC Sef Serviciu
Gabriela
Paval Iolanda
Arhivare SMC Sef Serviciu SIMM ‘tfWhW'
Gabriela
 PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
SP1TALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 6 din 18
NOU”SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

4. Scopul procedurii de sistem.

4.1. Stabilete modul de realizare a activitapi, structurile organizatorice i persoanele implicate;
4.2. Da asigurari cu privire la existent documentapei adecvate derularii activitapi;
4.3. Asigura continuitatea activitapi, inclusiv in condipi de fluctuape a personalului;
4.4. Sprijina auditul i/sau alte organisme de control, interne sau externe abilitate in acpuni de auditare
i/sau control, iar pe Manager, in luarea deciziilor;
4.5. Stabilete modul de derulare a procesului privind implementarea i dezvoltarea Standardului 13 -
Gestionarea documentelor, prin intermediul caruia conducerea Spitalului Judetean de Urgenta ’’Sfantul
loan cel Nou” Suceava organizeaza i administreaza procesul de creare, revizuire, organizare, stocare,
utilizare, identificare i arhivare a documentelor interne i a celor provenite din exteriorul organizapei,
oferind control asupra ciclului complet de viapa al acestora ?i accesibilitate conducerii i angajaplor
entitapi. precum i terplor abilitap.
4.6. Da asigurari cu privire la existent documentapei adecvate pentru implementarea Standardului 13
- Gestionarea documentelor.

Identificare riscuri

Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen Riscuri

alocat* **
I. INSTIT UIREA CADRULUI NORMATIV PENTRU ACTIVITATEA PRIVI ND
GESTIOIN1AREA DOCUMENTELOR
1. Comisia de Asigura indrumare Nomenclatoru
monitorizare metodologica pentru elaborarea: 1 arhivistic nu
Procedurii formalizate privind este confirmat
primirea/expedierea, de directorul
inregistrarea i arhivarea general al
documentelor; Arhivelor
Procedurii formalizate privind Naponale /
manipularea i depozitarea Directorul
informapilor clasificate; Direcpei
Nomenclatorului arhivistic. Judefene
Suceava a
Arhivelor
Naponale
II. ORGA1VIZAREA 1 FIJNCJIONAREA ACTIVITATII PRIVIND GESTIO \AREA
DOCUME NTELOR
1. Comisia de Asigura indrumare Documentele
monitorizare metodologica pentru: create nu sunt
formarea profesionala a arhivate
personalului in activitatea corespunzator.
privind coresponden^ i
arhivarea acesteia;
organizarea sistemului de
evident a corespondentei;
 PROCEDURA DE SISTEM Editia: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
IMPLEMENT AREA STANDARDULUI 13
URGENTA Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL Pagina 7 din 18
NOU^ SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen Riscuri

alocat* **
inventarierea anuala sau
periodica a documentelor;
selecponarea documentelor;
pastrarea i utilizarea
documentelor;
arhivarea corespondenjei;
manipularea corespondenjei
clasificate, care reprezinta
documentele sau materialele ce
confin infonna|ii clasificate
secrete de stat sau secrete de
serviciu, introduse in plicuri,
colete, gen|i, valize, containere
sau alte asemenea dispozitive,
pregatite pentru expediere.
 PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL Pagina 8 din 18
NOU” SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem

5.1. Procedura de sistem pentru implementarea Standardului 13 - Gestionarea documentelor stabilete
activitaple ce trebuie realizate in vederea implementarii i dezvoltarii acestui standard.
5.2. In implementarea Standardului 13 - Gestionarea documentelor este implicate conducerea entitapi
publice, care organizeaza i administreaza procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare,
identificare i arhivare a documentelor interne i a celor provenite din exteriorul organizapei, oferind
control asupra ciclului complet de viaja al acestora i accesibilitate conducerii i angajaplor entitapi,
precum i terplor abilitap.
5.3. Principalele activitap derulate in vederea implementarii Standardului 13 - Gestionarea
documentelor sunt urmatoarele:
Definirea regulilor clare i stabilirea procedurilor cu privire la inregistrarea, redactarea, expedierea,
clasificarea, indosarierea, protejarea i pastrarea documentelor;
Organizarea unui compartiment distinct pentru primirea, inregistrarea i expedierea documentelor;
Organizarea, la nivelul fiecarui compartiment, a evidenfei documentelor primite i expediate;
Implementarea masurilor de securitate pentru protejarea documentelor impotriva distrugerii, furtului,
pierderii, incendiului etc.;
Asigurarea condipilor necesare cunoa$terii i respectarii de catre angajap a reglementarilor legale
privind accesul la documentele clasificate i modul de gestionare al acestora;
Crearea unui sistem de pastrare/arhivare exhaustiv i actualizat a documentelor, potrivit unor reguli i
proceduri stabilite, in vederea asigurarii conservarii lor in bune condipi i pentru a fi accesibile
personalului competent spre utilizare.
5.4. Compartimentele fumizoare de date i/sau care depind de implementarea Standardului 13 -
Gestionarea documentelor sunt:
Conducerea Spitalului Judetean de Urgenta ’’Sfantul loan cel Nou^ Suceava;
Comisia de monitorizare;
Toate secpile, serviciile, compartimentele din cadrul Spitalului Judetetean de Urgenta ’’Sfantul loan
cel Nou” Suceava:
 PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 9 din 18
NOU” SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

6. Documentele de referinfa (reglementari) aplicabile activitapi procedurale

6.1. Legislape primara
Ordonanfa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial p controlul fmanciar
preventiv, cu modificarile p completarile ulterioare;
Legea Arhivelor Naponale nr. 16/1996, republicata;
Legea nr. 182/2002 privind protecpa informapilor clasificate, cu modificarile p completarile
ulterioare;
Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata;
Ordonanja Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitapi de soluponare a petipilor. aprobata
cu modificari p completari prin Legea nr. 233/2002.

6.2. Legislape secundara

Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern
managerial al entitaplor publice, modificat p completat prin O.S.G.G. nr. 200/2016 p O.S.G.G. nr.
530/2016;
Hotararea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea
administrapei publice;
Hotararea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice p metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile ulterioare;
Hotararea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i protecpa, pe
teritoriul Romaniei, a coresponden^ clasificate, cu modificarile i completarile ulterioare.

6.3. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitapi publice

Regulamentul privind organizarea i funcponarea Spitalului Judetean de Urgenta ’’Sfantul loan cel
Nou” Suceava;
Regulament de ordine interioara
Decizia nr. 184/22.03.2017 privind infiintarea Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea p
indrumarea metodologica privind elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale
institupei.
SR EN ISO 9001:2015 „Sisteme de management al calitapi. Cerin{e.”
SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calitapi. Principii fundamentale p de vocabular.^
SR EN ISO 37001:2016 “ Sisteme de management Anti-Mita. Cerinte.^
 PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
SPITALUL
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
”SFANTUL IOAN CEL
Pagina 10 din 18
NOU^SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

7. Definipi i prescurtari ale termenilor utilizap in procedura de sistem

7.1 Definipi ale termenilor

Nr.
Termenul Definipa p/sau, daca este cazul, actul care definete termenul
crt.
1. Gestionarea Procesul de administrare a documentelor unei organizapi,
documentelor pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul intregii lor durate de
via{a, de la inceput. prin procesul de creare, revizuire, organizare,
stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, i pana la distrugerea
lor
2. Procedura de sistem Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfaoara la
nivelul tuturor compartimentelor/structurilor
dintr-o entitate publica
3. Procedura Procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfaoara la
operaponala nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate publica
4. Edipe a unei Forma inipala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri de sistem
proceduri aprobata i difuzata
de sistem
5. Revizia in cadrul Acpunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa
unei edipi caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei edipi a procedurii de
sistem, acpuni care au fost aprobate
i difuzate
6. Procedura Prezentarea detaliata, in scris, a tuturor paplor care trebuie urmap, a
formalizata modalitaplor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat, in vederea
executarii activitapi, atribupei sau sarcinii. Procedurile formalizate pot
ft proceduri de sistem i proceduri operaponale.

7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PS Procedura de sistem
2. Cl Coordonator implementare
3. PC Presedintele comisiei

4. SMI Sistem de management integrat (calitate, mediu, sanatate si securitate

ocupationala)
5. SCIM Sistem de control intern managerial

6. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a

dezvoltarii sistemului de control intern managerial
7. RUNOS Resurse umane, normare, organizare, salarizare
8. SMC Serviciul de management al calitapi
9. RMC Responsabil de managementul calitapi
 SPITALUL PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
’’SFANTUL 10AN CEL GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 11 din 18
NOU”SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

8. Descriere procedura
8.1. Generalitap
Prezenta procedura de sistem stabilete un set de reguli ?i operapuni unitare, precum ?i responsabilitap
in activitatea de implementare i dezvoltare a Standardului 13 - Gestionarea documentelor.
Comisia de monitorizare va asigura indrumare metodologica pentru:
- aducerea la cunotin{a intregului personal a legisla^e! privind gestionarea documentelor;
- organizarea sistemului de evidenfa a coresponden^;
- inventarierea anuala sau periodica a documentelor;
- selecponarea documentelor;
- pastrarea i utilizarea documentelor;
- arhivarea coresponden^;
- manipularea corespondent clasificate, care reprezinta documentele sau materialele ce conpn
informapi clasificate secrete de stat sau secrete de serviciu, introduse in plicuri. colete, genp, valize,
containere sau alte asemenea dispozitive, pregatite pentru expediere.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista i provenienfa documentelor utilizate
Nomenclatorul arhivistic;
Procedura formalizata privind primirea/expedierea, inregistrarea i arhivarea documentelor;
Procedura formalizata privind primirea/expedierea, inregistrarea, inventarierea i arhivarea
corespondent care conpne informapi clasificate;
Procedura formalizata privind pastrarea i arhivarea documentelor contabile;
Procedura formalizata privind preluarea/predarea documentelor in spapul de depozitare.
8.2.2. Conpnutul i rolul documentelor utilizate
Nomenclatorul arhivistic stabilete termenele de pastrare ale documentelor existente in Spitalul
Judetean de Urgenta ’’Sfantul loan cel Nou” Suceava.
8.2.3. Circuitul documentelor
Documentele create i depnute in cadrul entitapi publice vor fi constituite in dosare i vor fi arhivate i
pastrate conform termenelor stabilite in Nomenclatorul arhivistic.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale
Resursele materiale necesare implementarii Standardului 13 - Gestionarea documentelor sunt:
calculatoare personale, birouri, rechizite.
8.3.2. Resurse umane
Resursele umane necesare implementarii Standardului 13 - Gestionarea documentelor sunt: Comisia
de monitorizare, conducerea entitapi publice, salariapi.
8.3.3. Resurse financiare
Resursele financiare necesare implementarii Standardului 13 - Gestionarea documentelor sunt stabilite
prin bugetul entitapi publice.
 PROCEDURA DE SISTEM Edipa: III
SPITALUL Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
^SFANTUL 10AN CEL GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 12 din 18
NOU”SUCEAVA PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operapunilor i acpunilor activitapi
Pentru implementarea Standardului 13 - Gestionarea documentelor, Comisia de monitorizare va
proceda la:
- definirea regulilor clare i stabilirea procedurilor cu privire la inregistrarea, redactarea, expedierea,
clasificarea, indosarierea, protejarea i pastrarea documentelor;
- organizarea unui compartiment distinct pentru primirea. inregistrarea $i expedierea documentelor;
- organizarea, la nivelul fiecarui compartiment, a evidenfei documentelor primite i expediate;
- implementarea masurilor de securitate pentru protejarea documentelor impotriva distrugerii,
furtului, pierderii, incendiului etc.;
- asigurarea condipilor necesare cunoaterii i respectarii de catre angajap a reglementarilor legale
privind accesul la documentele clasificate i modul de gestionare al acestora;
- crearea unui sistem de pastrare/arhivare exhaustiv i actualizat a documentelor, potrivit unor reguli
i proceduri stabilite, in vederea asigurarii conservarii lor in bune condipi i pentru a fi accesibile
personalului competent spre utilizare.
8.4.2. Derularea operapunilor i acpunilor activitapi
Implementarea i dezvoltarea Standardului 13 - Gestionarea documentelor presupune derularea
activitaplor privind asigurarea organizarii i administrarii procesului de creare, revizuire, organizare,
stocare, utilizare, identificare i arhivare a documentelor interne i a celor provenite din exteriorul
organizapei, oferind control asupra ciclului complet de viaja al acestora i accesibilitate conducerii $i
angajaplor entitapi, precum i terjilor abilitap.
8.4.3. Verificarea rezultatelor activitapi privind implementarea Standardului 13 - Gestionarea
documentelor
Existenja procedurilor formalizate pentru inregistrarea, redactarea, expedierea, clasificarea,
indosarierea, protejarea i arhivarea documentelor interne i externe;
Existenja masurilor de securitate pentru protejarea documentelor impotriva distrugerii, furtului,
pierderii, incendierii etc.;
Existenja reglementarilor legale privind manipularea i depozitarea informapilor clasificate, care sa fie
cunoscute i aplicate;
Existenfa procedurilor formalizate cu privire la manipularea i depozitarea informapilor clasificate.

8.5. Difuzarea procedurilor de sistem.

Dupa avizare si aprobare, exemplarul 0 al procedurii se va indruma catre SMC de unde se face
difuzarea pe reteaua de intranet a unitapi.

8.6. Arhivarea procedurilor

Procedurile operaponale se arhiveaza in cadrul SMC

8.7. Indicatori de monitorizare

Numar documente arhivate / Numar documente create x 100
 SPITALUL PROCEDURA DE SISTEM Edifia: III
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENT AREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
”SFANTUL IOAN CEL GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 13 din 18
NOU” SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

9.Raport analiza procedura

Nr. Compartiment Nurae si Aviz favorabil Aviz nefavorabil

crt. / Sectie prenume Semnatura Data Obs. Semnatura Data
Comitet As. Chirap
1.
Director
Comitet
Doina
Dr.Macovei
He W
2. Mircea
Director MM
Alexandra vx<
Comitet Ec.Parascheva
3. jr
Director Maruseac

4. Ec.Crap
Daniela ' tfl-05 •m
5. Managementul Paval Iolanda
Calitatii Gabriela V
6.
Financiar Ec.Simarfder 0/4
Contabilitate Renate f.P5& 15
Statistics si
7. Informatica Ing.Ostafe
Medicals Adriana a t(V4 15
8. Ec.Silache

9.
Comp.Audit

>e/V,Juridic
Mihaela
Jr. Dana
JtA'0 icfr.ia V
Mamciuc am 0
10. Ec.Juravle
RUNOS
Emil Vasile tCfS 15
11. Aprovizionare
Ec.Rotar (j/y
Daniela
Siretean
12. Administrativ Sorinel
Toderas i 13
13. Dr.

14.
Nefrologie
Ortopedie Dr.Bandac
& 103
^

Traumatologie RSzvan /*-~i >0 A

15. Psihiatrie Dr.BSlSupa
Irina
jot
A •>0 /
16. Dr.Belibou
Reumatologie •>/3 77
k 15
Cornelia
17. Anatomie Dr.Botezan
PatologicS Andreia u L ?0l3
18. Neurochirurgie Dr.Buzdugan
Anatolii
Hi f. w
 SPITALUL PROCEDURA DE SISTEM Editia: III
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
’SFANTUL IOAN CEL GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 14 din 18
NOU^ SUCEAVA
PS.S JUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

19.

20.

21.
Medicina

U.P.U.

Cardiologie
Dr.Dascalu
Interna

is,
Rodica
Dr.Cirlan
Liviu
Dr. CcifaHeet*
A[
%-ca.. W9
r
22. Diabet, Nutritie, Dr.Creteanu 1 0-05
3. 05-* Ws
Boli Metabolice Gabriela
Dr.Achitei
Ki &t 1/3
a W / 90 At H3
23. Gastroenterolog
ie Dorin
24. Dr.Stoican
Urologie Nicolae ffilk 03
25. O.R.L. Dr.Dumitresc
u Corneliu o/3
Chirurgie i
26. Ortopedie Dr.Filip
Florin W o3 (3
Pediatrica
27. Dr.Tataranu
Pediatrie
75yCh C •dm
28. Oncologie
Elena
Dr.Ganea
Elena Doina
'If o/3
29. Chirurgie Dr.Gavrilovic
Generala i Valeriu 10U o/3
Obstetrica- Dr.
30.
Ginecologie
Recuperare,
l&JULi'XK
Dr.Jurchis
gyy 0/3
31. Medicina Fizica Irimie
si Balneologie Smaranda /3
32. Dr. TVi 'k'tA.^
Oftalmologie
o r.cU 'OfJ
33. Pneumologie Dr. AAcuijoifc
SeW y) 0(9
34. Dr.Murariu
Neonatologie Dana Mi WJ
35. Dr.Neagu
Neurologie Daniela w
Radiologie si Dr.Tataranu
36. Imagistica Adrian
Medicala 'MJo (9
37. Dr.Terteliu
Boli Infectioase
Monica 12-$ yg
38. Dr.Stanescu
A.T.I.
Dorin 'U^s
Dermato Dr.Ionescu
39. w
venerologie Cristina a J
 PROCEDURA DE SISTEM Edifia: III
SPITALUL
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE
Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
^sfAntul ioan CEL
Pagina 15 din 18
NOU^SUCEAVA
PS.S JUSV-CIM-19
Exemplar nr.O

40. Farmacie Farm.Apopei

Alina
jfh
$-05, m
Serviciul
Judefean de Dr.Balan
CS-05'. \ol9
41.
Medicina Lacramioara
Legala
 SPITALUL PROCEDURA DE SISTEM Editia: III
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE
Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENT AREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
’’SFANTUL 10AN CEL
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 16 din 18
NOU^SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

lO.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

Nr. Comitet Structuri

Compartimentul/postul/
crt. SCIM SMC medicale si
operatiunea/actiunea Director
nemedicale
0 1 2 3 4 5
1 Manager A
2 Secretar SCIM E
3 SMC V,Ah
4 Pre^edinte SCIM Av
5 Personal
Ap.
 PROCEDURA DE SISTEM Edi^ia: III
SPITALUL
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE
Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
’’SFANTUL 10AN CEL
Pagina 17 din 18
NOU^ SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19
Exemplar nr.O

11. Anexe, inregistrari, arhivari

Nr. Denumirea Nr. Arhivare

Elaborator Aproba AlteDifuzare elemente
crt anexei Ex. Loc Perioada
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1.
2.
 SPITALUL
PROCEDLRA DE SISTEM Edipa: III
Nr. de ex.: 1
JUDETEAN DE Revizia: 0
URGENTA IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 13
Nr.de ex.: 1
’’SFANTUL IOAN CEL
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Pagina 18 din 18
NOU^ SUCEAVA
PS.SJUSV-CIM-19 Exemplar nr.O

12.Cuprins

Numarul
componentei
in cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina
procedurii
Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea edipei, dupa

1
caz, a reviziei in cadrul procedurii
2. Situapa edipilor i a reviziilor in cadrul procedurii 2

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza edipa sau, dupa caz.

3
revizia din cadrul procedurii
4. Scopul procedurii 6
5. Domeniul de aplicare a procedurii 8
6. Documente de referinfa (reglementari) aplicabile activitapi procedural 10
7. Definipi i abrevieri ale termenilor utilizap in procedura 11
8. Descrierea procedurii 12
9. Raport analiza procedura 13
10. Responsabilitap i raspunderi in derularea activitapi 16
11. Anexe, inregistrari, arhivari 17
12. Cuprins 18