Ediţia: I

PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1

SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 0 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

MODEL

PROCEDURA DE SISTEM
REGISTRATURA ŞI CIRCUITUL DOCUMENTELOR

COD: P.S. - 04

Ediţia: I
Revizia: 0
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 1 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz,

a reviziei în cadrul ediţiei procedurii de sistem:

Elemente privind
Nr.
Responsabilii/ Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
crt.
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Exemplu Consilier
Exemplu Dir.
1.2. Verificat
executiv
1.3. Vizat
1.4. Aprobat
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 2 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem:

Data la care se aplică

Nr. Ediţia/revizia în Componenţa Modalitatea
prevederile ediţiei sau
crt. cadrul ediţiei revizuită reviziei
reviziei ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia I x x
2.2. Revizia I
2.3. Revizia II
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 3 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii de sistem:

Exem-
Nr. Scopul Comparti- Nume şi Data
plar Funcţia Semnătura
crt. difuzării ment prenume primirii
nr.
INITIALE
COMPARTI
MENT
EX SGRU
1. Aplicare 1 SERVICIU
GESTIUNE
RESURSE
UMANE
SGRU

2. Aplicare 1

3. Aplicare 1

4. Aplicare 1
5. Aplicare 1

4. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe manager în luarea deciziei,
4.5. Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor şi formularelor care se
elaborează, de către personalul .....................
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 4 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

4.6. Procedura descrie activităţile desfăşurate în cadrul registraturii şi circuitului

documentelor în instituţie.
4.7. Prin prezenta procedură se urmăreşte asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ
şi legal al documentelor.

5. Domeniul de aplicare

5.1. Prevederile prezentei proceduri de sistem se aplică de către tot personalul din
cadrul....
5.2.Procedura este întocmită în scopul prezentării procedurii de înregistrare/expediţie a
documentelor şi circuitul acestora în instituţie, atât pentru cele intrate din exterior cât şi pentru cele
din oficiu.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1 Legislaţie primară

- Legea Arhivelor Naţionale nr.16/1996, republicată;
- Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale republicată şi actualizată;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
- Legea nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor
clasificate în România;
- Legea nr. 135/2007, legea privind arhivarea documentelor in forma electronica

6.2 Legislaţie secundară

- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 - Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la
creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale;
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 5 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

- HG nr. 1007/2001 pentru aprobarea strategiei guvernului privind informatizarea

administraţiei publice;
- OG nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionarea a petiţiilor;

6.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

- Regulamentul de organizare şi funcţionare al .....................;
- Dispoziţii ale directorului..............

7. Definiţii şi prescurtări ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem

a. Definirea termenilor
Nr.
Termenul Definiţia şi / sau actul care defineşte termenul
Crt.
Procedura care descrie o activitate sau un proces care se
1. Procedura de sistem desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente într-o entitate.
Ediţie a unei Forma iniţiala sau actualizata, după caz, a unei
2.
proceduri de sistem proceduri de sistem, aprobata si difuzata.
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor
3. Revizia in cadrul unei ediţii
componente ale unei ediţii a procedurii de sistem,
acţiuni care au fost aprobate si difuzate.

4. Compartiment Direcţie/serviciu/birou/compartiment

5. Conducătorul compartimentului Director executiv/şef serviciu

Comisia constituita in vederea monitorizării,

coordonării, îndrumării si dezvoltării sistemului de
6. Comisia de Monitorizare
control managerial al.............., înfiinţata prin Dispoziţia
nr. 358/28.07.2016
Act de provenienţă publică sau particulară prin care se
7. Documente
atestă un fapt, se conferă ori se recunoaşte un drept, o
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 6 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

obligaţie etc.
Document eliberat de o autoritate, prin care se atestă un
8. Act
fapt, o obligaţie, identitatea cuiva.
Serviciu într-o instituţie unde se înregistrează toate
9. Registratura documentele intrate, create pentru uz intern, precum şi a
celor ieşite.
Managementul documentelor este procesul de
administrare a documentelor unei instituţii, pentru a
servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate
10. Managementul documentelor
de viaţă, de la început, prin procesul de creare,
revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare,
identificare, arhivare şi până la distrugerea lor.
Procesul pe care îl parcurge orice document care intră
11. Circuitul documentelor
prin registratură în instituţie.
12. Borderou Listă în care se înscriu acte/documente.

b. Abrevieri ale termenilor

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
Crt.
1. P.S. Procedura de sistem
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. F Formular
8. C.S. Comisia de selecţionare

8. Descrierea procedurii de sistem

8.1. Generalităţi
În cadrul oricărei instituţii se organizează şi administrează procesul de creare, revizuire,
organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 7 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

exteriorul instituţiei, oferind control asupra circuitului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate
conducerii şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor
8.2.3. Circuitul documentelor
În instituţiile administraţiei publice circulă numeroase documente. Acestea necesită o
evidenţă riguroasă atât din considerente de ordin juridic, cât şi din raţiuni manageriale.
Prima etapă în procesul de gestionarea a documentelor este cel al elaborării documentelor
interne. În această etapă s-au stabilit reguli clare şi ferme de redactare, care să conducă la o
armonizare în modul de întocmire a documentelor.
Pentru elaborarea documentelor se recomandă un model bazat pe următoarele reguli:
• în cuprinsul antetului se vor menţiona datele primare de identificare ale instituţiei (sigla,
denumire, adresă, telefon, fax, email), structura creatoare, precum şi numărul de înregistrare şi data
de creare a documentului;
• documentele se semnează de persoana care le-a întocmit şi de către toate persoanele
implicate;
• documentele se întocmesc în cel puţin 2 exemplare, astfel încât instituţia publică să
deţină un exemplar în arhiva sa;
• documentele trebuie concepute pe sistem introducere - cuprins - concluzie;
• fiecare document presupune un plan de creare al acestuia pentru a se integra în seria de
obiective şi activităţi ale departamentului şi instituţiei.
Toate registrele (Registru de evidenţă privind …., Registre predare-primire documente,
Condica de prezenţă) se înregistrează la registratură.
Procesarea, crearea (conceperea) şi clasarea documentelor necesită o organizare raţională
care să asigure o manieră de tratare unitară a tuturor categoriilor de documente, o uniformitate a
formularisticii, etc., toate acestea fiind menite să confere coerenţă acţiunii administrative.
Mecanismul circulaţiei documentelor într-o instituţie publică exprimat pe baza modelului
intrare/ieşire tratează un proces simplu, liniar.
Intrările reprezintă totalitatea documentelor care intră oficial în instituţie. Acestea provin
din mediul extern sau pot fi create în instituţie şi înregistrate ca intrări.
Etapa a doua se referă la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din oficiu)
şi orice alte acţiuni care vizează gestionarea documentelor.
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 8 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

Ieşirile se identifică cu crearea de documente pe care instituţia le emite înspre mediul

extern, o parte dintre acestea putând fi destinate unui circuit intern.

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

- repartizarea documentelor pe
Registratură baza rezoluţiei date de
- intrare documente; preşedinte/secretar;
- înregistrarea - procesarea documentelor;
documentelor. - crearea de noi documente;
- crearea documentelor cu
circulaţie interna.

- constituirea unităţilor arhivistice

în cadrul compartimentelor,
conform nomenclatorului;
- predarea la arhivă; - răspuns la solicitări;
- păstrarea/conservarea lor; - transmiterea/difuzarea de
- selecţionare documentelor cu documente.
termen de păstrare expirat;
- casarea acestora şi scoaterea din
evidentă.

Procesul de gestionare al conţinutului documentelor depinde de ciclul de viaţă al

informaţiilor. Cerinţele specifice ale fiecărei etape din cadrul procedurilor interne sau externe de
creare, manipulare şi arhivare a documentelor sunt definite de natura şi de modurile de folosire a
informaţiilor cuprinse în ele.
Aceasta procedură de sistem urmăreşte o prezentare a modului de desfăşurare a activităţii
de înregistrare a documentelor instituţiei, prin descrierea circuitului de documente intrate, ieşite şi a
celor create de aparatul de specialitate din cadrul ..........
În instituţie se produc cantităţi însemnate de documente specificate în nomenclatorul
arhivistic al ....... Aceste documente conţin informaţii referitoare la organizarea şi funcţionarea
aparatului de specialitate al................... Toate aceste documente urmează circuitul documentelor din
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 9 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

prezenta procedură de sistem, după care urmează arhivarea acestora, conform procedurii de sistem
privind organizarea operaţiunilor de arhivare.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale: rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare

personale, acces la baza de date, imprimanta, internet.
8.3.2. Resurse umane: persoanele implicate prin sarcinile de serviciu în elaborarea
procedurilor de sistem sunt:
a) Preşedintele/DIRECTORUL
- Primesc corespondenţa în mapă de la registratura şi o direcţionează către persoanele
responsabile, cu rezoluţia aferentă fiecărui document;
- Asigură resursele necesare desfăşurării activităţii în cadrul procedurii.
b) Şefii structurilor organizatorice ale instituţiei
- Preiau documentele repartizate prin condica de expediere, pe baza de semnătura
(F-P.S.-04.01);
- Repartizează corespondenţa spre rezolvare subordonaţilor;
- După soluţionarea cererilor şeful de compartiment analizează conţinutul documentului
şi îl avizează.
- Răspunsurile solicitărilor se trimit la registratură pentru expediere.

c) Persoana responsabilă special desemnată la registratură:

- înregistrează toate documentele intrate, cele întocmite pentru uz intern, precum şi cele
ieşite, pe baza Registrului Electronic General, aplică, în colţul din dreapta sus, ştampilă cu numărul
de înregistrare, comunicându-i pe loc, petiţionarului, numărul de înregistrare;
- după înregistrarea documentelor, predă mapa cu documente spre analiză preşedintelui
sau secretarului;
- distribuie corespondenţa conform rezoluţiilor date de către persoanele în drept, pe
direcţii, servicii şi compartimente, înregistrează destinatarul in R.E.G. şi o predă persoanei căreia i-a
fost repartizată prin condică de expediere, pe bază de semnătură;
- descarcă toate actele expediate prin aplicaţia informatică;
- urmăreşte creşterea permanentă a eficientei şi transparenţei în gestionarea
documentelor în cadrul relaţiei cu cetăţenii (audienţe, ghişeu unic, etc.)
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 10 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

- predă corespondenţa instituţiei şi a altor trimiteri (colete, mandate, etc.) prin Poştă,
asigurându-se evidenţa tuturor expediţiilor pe baza borderourilor. În acelaşi timp ridică
corespondenţa adresată instituţiei din partea persoanelor fizice şi juridice;
- preia corespondenţa adresată ......... venită prin curieri speciali pe bază de semnătură şi
stampilă;
- gestionează timbrele necesare expedierii corespondenţei cu justificarea privind
folosirea lor;
d) Tot personalul instituţiei.
Personalul de la literele a,b,c,d, este obligat sa deschidă aplicaţia ,,Domino Lotus’’
pentru soluţionarea documentelor repartizate.

8.3.3. Resurse financiare: sunt prevăzute în buget şi sunt necesare pentru achiziţionarea
resurselor materiale.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Note interne către structurile organizatorice ale instituţiei;
Verificarea de către personalul încadrat la Compartimentul Managementul Documentelor
privind aplicarea, respectarea circuitului de documente, conform procedurii de sistem.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2.1. Intrarea documentelor
Documentele pot intra în instituţie prin: registratură, fax, e-mail, curieri, poşta specială.

8.4.2.2. Înregistrarea documentelor

Indiferent de calea de intrare în instituţie, toate documentele se înregistrează în registrul
electronic general (R.E.G.), aplicaţia purtând numele de ,,.....”.
Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi să se facă înregistrări, iar
calculatorul va ordona singur numerele în câteva secunde şi abia apoi se va salva înregistrarea şi se
va emite numărul de înregistrare al documentului. Operatorul poate numai introduce date, dar nu şi
modifica.
Înregistrare documentelor începe la data de 1 ianuarie cu nr. 1 şi se termină la 31
decembrie cu ultimul număr alocat ultimului document.
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 11 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din

actele normative în vigoare, care reglementează această activitate.
Documentele care intra prin poşta specială sunt preluate de către o persoana cu delegaţie
specială de ridicare a corespondentei pe bază de borderou, care este înregistrata într-un Registru
special (de mană), după care este predată de către Registratura generală pentru a fi înregistrate, mai
puţin cele care conţin informaţii clasificate.
Înregistrarea tuturor documentelor se face cronologic, în ordinea primirii, emiterii sau
întocmirii acestora.
La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul şi data
documentului date de emitent, de unde provine documentul, conţinutul pe scurt al documentului,
compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de
înregistrare al documentului la care se conexează, numărul şi data de înregistrare alocat
documentului.
Documentele care sunt depuse de persoane fizice sau juridice la sediul instituţiei se
primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul din dreapta sus, nr. de înregistrare (ştampilă) şi se
comunică pe loc, petiţionarului, numărul de înregistrare.
Documentele care intră prin poştă sau curieri, se înregistrează în ordinea sosirii lor. În
cazul în care în act nu se precizează adresa emitentului, se anexează plicul.
Documentele primite prin fax sunt apreciate că au o durabilitate limitată specifică pentru
păstrarea pe termen scurt. Actele înregistrate prin fax, în termen de 3 zile se vor copia la copiator şi
se autentifică copia de conformitate de persoana care a efectuat copia. După efectuarea acestei
operaţiuni, copia faxului se înregistrează în registratura unităţii, iar aceasta se va arhiva ca şi
documentele originale.

8.4.2.3. Repartizarea documentelor

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor care circulă între persoane
juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.
Documentele intrate se colectează în mapă, pe compartimente, pentru a fi repartizate.
Repartizarea documentelor se face de preşedinte sau secretar care le va direcţiona către
directorii executivi ai direcţiilor, către şefii de servicii, birouri sau compartimente independente care
nu fac parte din direcţii conform, cu atribuţiile legate de conţinutul acestora.
Corespondenţa către conducerea instituţiei cu menţiunea „personal” se înregistrează
având această menţiune fără a se proceda la deschiderea plicului. După nominalizare se fac celelalte
menţiuni, respectiv conţinutul pe scurt al documentului.
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 12 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

Documentele repartizate pe bază de rezoluţie se operează în R.E.G. astfel că fiecare

conducător de structură primeşte un e-mail cu documentele repartizate în aplicaţia ,,Domino Lotus”,
care la rândul lor le vor repartiza subalternilor spre soluţionare. Dacă nu se indică un alt termen
acesta va fi de 30 de zile.
Circulaţia documentelor către compartimente se face pe bază de condică de expediere a
documentelor, sub semnătură. Această condică conţine: data predării documentului, numărul de
înregistrare a documentului, destinatarul căruia i se predă documentul şi semnătura de primire a
documentului.
Angajatul căruia i s-a repartizat corespondenţa pentru rezolvare, este obligat să verifice
înainte de a semna, exactitatea numerelor de înregistrare a actelor şi anexelor care le însoţesc. Acesta
este obligat să urmărească rezolvarea lucrărilor, expedierea, clasarea şi păstrarea, până la predarea
lor la arhivă.
Predarea documentelor între compartimentele instituţiei se va ţine, în mod obligatoriu, pe
baza Registrului de predare-primire a documentelor între compartimente
Actele cu regim de circulaţie internă se înregistrează la compartimentul emitent primind
număr din R.E.G. cu menţiunea compartimentelor unde se difuzează.
Documentele expediate ca răspuns vor primi numărul de înregistrare al documentului
intrat la care se răspunde cu menţionarea datei de răspuns.

8.4.2.4. Soluţionarea documentelor

Nominalizarea persoanelor care soluţionează solicitarea se face de către directori sau şefii
compartimentelor independente.
Persoana desemnată pentru soluţionarea lucrării analizează conţinutul documentelor şi
formulează răspuns scris pe care îl înaintează spre avizare/însuşire directorului sau sefului de
compartiment, după care operează în aplicaţia ,,Domino Lotus’’, la secţiunea Expediere cerere,
completându-se modul în care aceasta este transmisă (personal prin semnătură, poştă sau alte metode
de transmitere).
Persoanele din instituţie care întocmesc documente poartă întreaga răspundere asupra
datelor şi conţinutului acestora.
Toate documentele – şi cele de răspuns şi cele din oficiu – întocmite de
personalul ...........pentru a fi transmise în exteriorul instituţiei, vor fi semnate, după caz, de directorul
de resort sau seful compartimentului independent şi la urmă de către preşedinte, ştampilate şi cu
număr de înregistrare.
8.4.2.5. Expedierea documentelor
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 13 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

Înregistrarea şi aplicarea ştampilei pe documentele semnate se efectuează la registratură.

Registratura expediază documentul către destinatar prin poştă şi păstrează borderourile de
expediere întocmite zilnic
Expedierea documentelor prin fax sau e-mail se face de către direcţii sau
compartimentele unde au fost create.

8.4.3 Verificarea rezultatelor activităţii

Crearea unui flux al documentelor care să fie aplicat unitar la nivelul ............

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Compartimentul Comp. Preşedinte/

Nr. Şefi Serv.
(postul)/acţiunea Manag. Secretarul Compartimente
Crt. Compart. Admin.
(operaţiunea) Doc. judeţului
0 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Înregistrarea tuturor
1. Ap Ap
documentelor în R.E.G.
Primesc corespondenţa în
mapă şi o direcţionează
2. Ap
prin rezoluţie persoanelor
responsabile
Distribuirea
3. corespondentei, pe bază de Ap
condică, sub semnătură
Repartizează
4. corespondenta spre Ap
rezolvare subordonaţilor
Documentele nou create se
5. A A
semnează
Descărcarea actele
6. expediate prin aplicaţia Ap Ap
informatică
Predă şi preia
7. Ap
corespondenţa de la Poştă
Deschiderea zilnică a
8. Ap Ap Ap Ap
aplicaţiei .........
9. Arhivare Ah Ah
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 14 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. Denumirea Elabora- Nr. de Arhivare

Aproba Difuzare Alte
anexa anexei tor Exemp. loc Perioada
0 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Borderou de
Comp. Comp.
expediţie a Oficiul
1. Manag. 2 Manag. 5 ani
corespondenţei Poştal
Doc. Doc.
depuse la Poştă
Registrul de
predare-primire a
Compartim Compartime Compart
2. documentelor 1 5 ani
ente nte imente
între
compartimente
Şefii
Condică de Comp. structurilor Comp.
3. expediere a Manag. 1 organizato- Manag. 5 ani
documentelor Doc. rice a Doc.
instituţiei

F-P.S.-04.01

CONDICĂ DE EXPEDIERE A DOCUMENTELOR

Nr. de
Nr. Data predării Destinatarul căruia i se Semnătura de primire
înregistrare al
crt. documentului predă documentul a documentului
documentului
1.
2.
3.
4.
5.
6.
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 15 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

F-P.S.-04.02

COMPARTIMENTUL………………………………….

REGISTRUL DE
PREDARE - PRIMIRE A DOCUMENTELOR
ÎNTRE COMPARTIMENTE

Data Destinatarul
Nr. de Semnătura de
Nr. predării căruia i se
înregistrare al Conţinutul pe scurt/Observaţii primire a
crt. documentu predă
documentului documentului
lui documentul
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 16 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

F-P.S.-04.03
Adresa firmei/insitutiei

BORDEROU DE EXPEDIŢIE
A CORESPONDENŢEI *…………………………..
DEPUSE LA OFICIUL POŞTAL

Prezentate în serie borderou _______ de cod fiscal 3519941 la Oficiul Poştal nr. ___
în ziua __ luna ________ anul _____ .
Taxe Numere
Nr. Denumirea şi numele de
Localitatea Nr. documente expediate Observaţ
Crt. destinatarului Lei B prezenta
re
1.
2.
3.
4.
…

Eliberat chitanţă de la nr. …..….. la nr. ….…...

(primul şi ultimul număr de prezentare)
Ştampila beneficiarului,
Salariat poştal …………..……………………..
(numele şi prenumele, semnătura)
 Ediţia: I
PROCEDURA DE SISTEM Nr. de ex.: 1
SIGLA Registratura şi circuitul documentelor Revizia: 0
INSTITUTIEI/FIRMEI
Nr. de ex. : -
IN CADRUL CAREIA
Pagina 17 din 19
REALIZATI P.O./P.S.
EXEMPLU Cod: P.S. - 04
Exemplar nr.: 1

Ştampila cu data prezentării,

______________________________
*Se completează simple/recomandate/recomandate cu confirmare de primire

11. Cuprins

Numărul
componentei
in cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem Pagina
procedurii
de sistem
1 Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau,
2 1
după caz, a reviziei in cadrul ediţiei procedurii de sistem
3 Situaţia ediţiilor si a reviziilor in cadrul ediţiilor procedurii de sistem 2
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după, caz,
4 3
revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem
5 Scopul procedurii de sistem 6
6 Domeniul de aplicare a procedurii de sistem 7
7 Documentele de referinţa aplicabile activităţii procedurate 8
8 Definiţii si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura de sistem 9
9 Descrierea procedurii de sistem 11
10 Responsabilităţi si răspunderi în derularea activităţii 18
11 Anexe, înregistrări, arhivari 19
12 Cuprins 23