INSTRUMENTE DE AUDIT INTERN

Chestionarul şi listele de verificare (check-list) – reprezintă seturi de întrebări

adresate celor auditati si se pot grupa astfel :
1. Chestionarul de luare la cunoştinţă (CLC) – cuprinde întrebări referitoare la
mediul economico-social al entităţii, organizarea internă, modul de funcţionare al
acesteia.
2. Lista de verificare sau check-list – este utilizată pentru stabilirea
condiţiilor/criteriilor pe care trebuie sa le indeplinească fiecare domeniu
auditabil. Cuprinde un set de instrucţiuni privind obiectivele definite,
responsabilităţile şi metodele, resursele financiare, tehnicile de informare,
resursele umane existente.

Exemplu :
LISTA DE VERIFICARE
Dacă avem în vedere auditul activităţii de remunerare a forţei de muncă, un posibil model de
listă de verificare pe care auditorul intern ar utiliza-o pentru a stabili care sunt condiţiile pe care
trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil, pornind de la obiectivele definite, ar putea fi:

ACTIVITATEA DE AUDIT Da Nu Obs.

Obiectiv nr.1
Dosarele de personal sunt corecte şi complete.
1.Verificaţi dacă formularele pentru noii angajaţi sunt completate imediat
procesului angajării.
2.Verificaţi supervizarea formularelor completate de noii angajaţi, de către
un manager resurse umane.
3.Verificaţi introducerea informaţiilor referitoare la noii angajaţi în modulul
informatic de resurse umane, de către personalul autorizat.
4.Verificaţi asigurarea unei interfeţe între modulul de resurse umane cu cel
de salarizare
5.Verificaţi ca dosarele fiecărui nou angajat să cuprindă întreaga
documentaţie prevăzută (informaţii referitoare la educaţie - şcoli absolvite,
experienţa profesională, alte informaţii personale, precum şi documentele în
baza căreia angajatul ar beneficia de anumite deduceri la plata impozitelor)
6. Verificaţi dacă noilor angajaţi li se oferă posibilitatea de a verifica datele
lor personale introduse în modulul de resurse umane.
7. Verificaţi dacă angajaţii actuali au posibilitatea ca, cel puţin la început de
an, să confirme validitatea informaţiilor personale existente în modulul de
resurse umane.
8. Verificaţi utilizarea formularelor standard pentru propunerea
modificărilor de salarii.
9. Verificaţi aprobarea şi supervizarea modificărilor de salarii de către
management.
10. Verificaţi dacă altcineva, decât un utilizator autorizat, ar putea

1
introduce modificări salariale în sistemul de resurse umane şi salarizare.
11. Verificaţi existenţa unui formular standard prin care angajaţii actuali ar
putea anunţa modificările care au intervenit în dosarul lor (modificări ale
stării civile, adresei, ale familiei, sau ale pregătirii profesionale).
Obiectiv nr.2
Accesul la dosarele angajaţilor este securizat şi accesibil doar persoanelor
autorizate.
1.Verificaţi securitatea spaţiului unde sunt arhivate dosarele
angajaţilor, precum şi dacă accesul este permis doar persoanelor
autorizate.
2.Verificaţi dacă profilele angajaţilor din modulele de salarizare şi
resurse umane sunt accesibile doar utilizatorilor autorizaţi.
3.Verificaţi dacă datele referitoare la salarizarea angajaţilor este
accesibilă doar superviser-ului autorizat.
Obiectiv nr.3
Programul de muncă al fiecărui angajat este corect raportat şi procesat.
1. Verificaţi utilizarea pontajelor la stabilirea salariului, prin care
fiecare angajat raportează programul de lucru pe activităţi concrete
desfăşurate.
2.Verificaţi modalitatea de întocmire a acestor pontaje, manuală sau
electronică.
3.Verificaţi daca există chei de control, pentru ca fiecare angajat să
utilizeze aceste pontaje pentru raportarea activităţii desfăşurate.
4.Verificaţi timpul în care sunt contactaţi angajaţii, care nu şi-au
completat pontajul în termenul stabilit.
5.Verificaţi modul de validare şi determinare a potenţialelor erori în
completarea acestor pontaje.
6.Verificaţi asigurarea concordanţei dintre orele efectiv lucrate şi
salariile calculate.

2
 3. Chestionarul de control intern – Este o metoda de descriere si analiză a
controalelor, conţine întrebări despre diferitele obiective şi componente ale
controlului. Ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a
disfuncţiilor şi a cauzelor reale ale acestora. In practică auditorul va utiliza tot mai
frecvent chestionarul de control intern, având libertatea suficientă fiecărui auditor,
pentru a-şi manifesta spiritul de iniţiativă şi pentru a stimula cercetarea. Toate
întrebările din cadrul chestionarului de control vor fi deschise, astfel structurate, încât să
răspundă la câteva întrebări fundamentale: Cine acţionează? Ce face obiectul
activităţii? Unde se desfăşoară activitatea? Când se desfăşoară activitatea? Cum se
desfăşoară activitatea?

Exemplu
Reluăm exemplul anterior (auditul activităţii de recrutare şi remunerare a forţei de muncă) şi
pornind de la cele cinci întrebări fundamentale, propunem un model de chestionar de control
intern, care să ne permită detalierea acestei funcţii în sarcini elementare, din care putem, ulterior,
deduce punctele cheie de control, precum şi dacă există un control intern eficace şi eficient asupra
operaţiunilor desfăşurate.
Model de chestionar de control intern
A.CINE?
Cine este managerul responsabil pentru procesul de recrutare a noilor angajaţi, dar şi
de salarizare a angajaţilor actuali?
Cine sunt persoanele implicate în procesul de recrutare şi remunerare a forţei de muncă?
Cine face selecţia candidaţilor pentru un post, în vederea participării la concurs?
Cine ia decizia finală privind candidatul care va fi declarat câştigător?
Cine efectuează efectiv procesul de calcul a salariilor?
Cine autorizează orele suplimentare efectuate de angajaţi?
Cine verifică corectitudinea întocmirii pontajului cu activităţile desfăşurate de fiecare
angajat în parte?
Cine stabileşte nivelele de salarizare?
Cine aprobă şi supervizează modificările de remunerare a forţei de muncă?
Cine are acces la dosarele angajaţilor?
Cine este autorizat să angajeze şi să concedieze angajaţi?
Cine verifică statele de plată, după ce acestea au fost procesate?
Cine corectează eventualele erori constatate în procesarea salariului?
Cine efectuează reconcilierea contabilă a cheltuielilor cu salariile rezultate din
modulul de salarizare cu cele reflectate în balanţă?
Cine efectuează reconcilierea cheltuielilor cu contribuţiile, impozitele şi taxele
aferente salariilor, dintre statele de plată şi balanţa contabilă?
B. CE? (CARE ?)
Care este numărul de erori constatate după procesarea salariilor, în medie, pe lună?
Care sunt elementele componente ale salariului?
Care este frecvenţa noilor angajări precum şi a concedierilor, în medie, pe lună?
Care sunt tipurile de concedii de care pot beneficia angajaţii?
Ce măsuri sunt stabilite pentru nerespectarea regulilor şi neîndeplinirea sarcinilor de
către fiecare angajat în parte?
C. UNDE?
Unde sunt arhivate dosarele fiecărui angajat?
3
Unde sunt centralizate datele din pontajul fiecărui angajat referitor la activitatea
depusă?
Unde sunt înregistrate datele tuturor angajaţilor?
Unde se desfăşoară procesul efectiv de calcul a salariilor?
Unde sunt centralizate aplicaţiile depuse de potenţialii angajaţi, doritori să facă parte
din echipa entităţii respective?
D. CÂND?
Când sunt planificate perioadele de plată a salariilor (săptămânal, bilunar, sau
lunar)?
Când este efectuată reconcilierea contabilă a cheltuielilor cu salariile rezultate din
modulul de salarizare, cu cele reflectate în balanţă?
Când este efectuată reconcilierea cheltuielilor cu contribuţiile şi impoziteleaferente
salariilor, dintre statele de plată şi balanţa contabilă?
Când sunt programate, conform contractelor colective de muncă, modificări şi
indexări salariale?
E. CUM?
Cum se testează fiecare candidat la un post în cadrul organizaţiei?
Cum este iniţiat fiecare nou angajat? Participă la vreun curs de formare şi cunoaştere
a mediului organizaţiei în care va activa?
Cum se raportează activitatea desfăşurată de fiecare angajat în parte?
Cum este asigurată securizarea zonei în care sunt arhivate dosarele fiecărui angajat?
Cum se asigură controlul fiecărei activităţi, pe care o implică procesarea şi calculul
salariilor?
Cum se stabilesc perioadele de concediu de care pot beneficia angajaţii?
Cum este monitorizată efectuarea concediilor de către fiecare angajat?
Cum se verifică corectitudinea pontajului cu activităţile desfăşurate de fiecare
angajat?

4
 4. Grila de analiză a sarcinilor: auditorul intern va concepe câte o grilă pentru fiecare
proces sau funcţie importantă, care să conţină separarea tuturor sarcinilor pe care le
presupune procesul sau funcţia respectivă, iar pentru fiecare dintre aceste sarcini,
auditorul va căuta să afle cine a efectuat respectiva sarcină. Principiile generale, după
care se efectuează separarea sarcinilor, astfel încât să se evite erorile (neintenţionate sau
intenţionate) ar fi: (1) execuţia sarcinii sau activităţii (EX); (2) aprobarea şi supervizarea
tranzacţiilor (AS); (3) înregistrarea contabilă-financiară a tranzacţiilor (ÎCF); (4)
controlul sau verificarea activităţilor şi tranzacţiilor derulate (C).

Exemplu
Vom exemplifica grila de analiză a sarcinilor pornind de la exemplul auditului funcţiei de
remunerare a forţei de muncă. Într-o primă etapă, vom separa această funcţie în sarcini
elementare, încadrându-le în una din cele patru categorii:

Sarcinile elementare ale funcţiei de remunerare a forţei

(EX) (AS) (ÎCF) (C)
de muncă
Întocmire pontaj cu orele de muncă realizate de fiecare x
angajat
Calcul ore suplimentare x
Aprobarea pontajului cu orele de muncă normale şi cele x
suplimentare
Aprobarea modificărilor de salarii x
Actualizarea fişierelor angajaţilor cu modificările de salarii x
Verificarea actualizării cu modificările salariale X
Calculul salariilor pe baza pontajului x
Calculul deducerilor personale de care beneficiază angajaţii x
Calculul contribuţiilor, taxelor şi impozitelor aferente x
salariilor
Verificarea calculului salariilor şi a contribuţiilor, impozitelor X
şi taxelor aferente
Înregistrarea contabilă a cheltuielilor cu salariile x
Înregistrarea contabilă a cheltuielilor cu impozitele, taxele şi x
contribuţiile aferente salariilor
Întocmire şi listare state de plată x
Verificare state de plată X
Semnarea şi aprobarea statelor de plată x
Întocmire ordine de plată a salariilor x
Întocmire ordine de plată a contribuţiilor, taxelor şi
x
impozitelor
Aprobare şi supervizare ordine de plată a salariilor x
Aprobare şi supervizare ordine de plată a contribuţiilor şi
x
impozitelor
Decontarea plăţii salariilor x
Verificarea decontării salariilor x
Reconcilierea contabilă dintre statele de plată şi balanţa
x
contabilă
Corectarea erorilor x
Verificarea corectării erorilor x