Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
N dinAPROBA T,
MANAGER
Ec. Vasile Rlmbu
\A/LIUt
PROCEDURA OPERATIONALA
Comunicarea interna si externa
Titlu:
SPITALUL JUDETEAN DE URGENTA SUCEAVA
DOCUMENT CONTROLAT
Copyright ©2017
Toate drepturile asupra acestei proceduri apartin Spitalului Judejean de Urgenta "Sfantul loan cel Nou" Suceava.
Reproducerea integrals sau partlala a textului sau ilustratiilor este permisa numai cu acordul prealabil scris al Spitalului
ISO 9001:2015
5098/A/0001 /U K/RO
Edi^ia: 1
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN Revizia: 0
DE URGENTA COMUNICAREA INTERNA SI Nr.de ex. : 1
’’SFANTUL IOAN CEL EXTERNA
Pagina 2 din 14
NOU” SUCEAVA
PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea edi|iei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul procedurii operationale.
Elemente
privind
Nr. Nume i prenume Funcfia Data Semnatura
responsabilii/
crt.
operatiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Ref. Hutanu Crina Secretar SCIM
it&ston
1.2. Verificat Paval Iolanda Gabriela RMC
2J. cfc-QPh
1.3. Avizat As. Doina Chirap Presedinte SCIM 2-os40t 9 CJ^/7
Sef serviciul
1.4. Avizat Cj. Mamciuc Dana I’bM-soi
Juridic
Edi^ia: III
PROCEDURA OPERATIONAL^ Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 2 din 21
NOU^ SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Data de la care
Editia / revizia in Componenta se aplica prevederile
Modalitatea reviziei
cadrul edifiei revizuita editiei sau revizieie
editiei
0 1 2 3 4
2.1 Edijia I X X 29.07.2011
2.2 Revizia 0 X X 29.07.2011
Conformare la Ordinul
400/2015 privind 31.07.2016
2.3 Revizia I X
Controlul Intern
Managerial
Aplicarea formatului
2.4. Editia 11 X Codului Control Intern 16.06.2017
Managerial
Coformare la prevederile
Ordinului SGG 600/2018
privind Controlul Intern
2.5. Editia III X $.062019
Managerial si la cerintele
Standardului SR EN ISO
37001:2016
Edipa: III
PROCEDURA OPERATIONAL! Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA Nr.de ex. : 1
’’sfAntul ioan CEL
Pagina 3 din 21
NOU” SUCEAVAPO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
3.Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza edifia sau, dupa caz, revizia din cadrul
procedurii operational
Dr.
Elena
llM/t ' \hAsl
Legisla^e
6.2. secundara
HG nr. 1.344/2007 privind normele de organizare i func|ionare a comisiilor de discipline, cu
completarile i modificarile ulterioare; b) Ordinul MFP nr. 946 / 2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitaple publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat, cu completarile i modificarile ulterioare;
Ordin nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intem/managerial al entitatilor publice
Standardele internationale de control intern
Alte
6.3. documente, inclusiv reglementari interne ale SJUSV
Organigrama institutiei
SR EN ISO 9001:2015 „Sisteme de management al calita|ii. Cerinte.”
SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calitapi. Principii fundamentale i de vocabular.^
SR EN ISO 37001:2016 „Siteme de management Anti-mita. Cerinte^
Edipa: III
SPITALUL JUDETEAN PROCEDURA OPERATIONAL^ Nr. de ex.: 1
Revizia: 0
DE URGENTA
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA Nr.de ex. : 1
"sfAntul IOAN CEL
NOU^ SUCEAVA Pagina 9 din 21
PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Nr. crt. Termenul Definipa i/sau, daca este cazul, actul care definete termenul
1. Procedura Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pa^lor ce trebuie urmap,
operaponala a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea
realizarii unei activitap, a atributiilor i sarcinilor de serviciu.
Descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul
unuia sau mai multor componente structurale, putand fi astfel
elaborate de catre unul, sau, prin colaborare, de mai multe
componente structurale.
2. Edipe a unei Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
proceduri operaponale, aprobata i difuzata.
operaponale
3. Revizia in cadrul Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea.
unei edipi dupa caz, a uneia sau mai multor componente ale unei edipi a
procedurii operaponale, acpuni care au fost aprobate si difuzate.
4. Parte interesata Persoana/grup care are un interes referitor la performaipa/succesul
unei organizapi (ex.: clienp, proprietari, persoane dintr-o
organizape, furnizori, autoritap. vecinatap, sindicate, parteneri,
societatea locala). Un grup poate fi o organizape, o parte din
aceasta sau mai mult decat o organizape.
8. Descriere procedura
Generalitap
8.1.
Prin modul de derulare stabilit in cadrul Spitalului Judetean de Urgenta ’’Sfantul loan cel Nou^
Suceava, se realizeaza comunicarea interna intre entitaple organizatorice ale organization consultarea
angajaplor in probleme privind hotararile CA, CD, Consiliului Medical, activitatea, notele
informative, comunicarile din partea compartiemntului de infectii nozocomiale p comunicarea externa
cu clienpi, fumizorii, institufiilc statului p alte parp interesate.
Conducerea organizapei a reglementat procesul de comunicare, astfel incat sa asigure transmiterea
eficace a datelor, informapilor p deciziilor necesare desfaurarii proceselor organizapei, prevenirii
poluarii p accidentelor, cunoaperii aspectelor de mediu ale pericolelor p intervenpei in caz de
incident sau accident.
Conducerea spitalului asigura comunicarea atat in interiorul organizapei. cat p cu parple interesate din
exterior p a stabilit cai p mijloace adecvate pentru asigurarea unei comunicari eficace, in conformitate
cu matricea prezentata in Anexa 1.
Prin deciziile emise de managerul spitalului, Regulamentul Intern p fiele de post este delegata
autoritatea de reprezentare, sunt stabilite responsabilitaple pentru comunicarea interna p externa cu
institupile statului p alte parp interesate.
Pe baza principiului de asigurare a confidenpalitapi datelor p informapilor, angajaplor spitalului le
este intrezis sa comunice cu parple exteme in afara canalelor de comunicare stabilite/aprobate, a
limitelor de responsabilitate p a delegarilor de autoritate stabilite de managerul organizapei in mod
strict pentru problematica din sfera lor de activitate - a se vedea p procedura „Relapa cu mass-
media”.
Informapile trebuie furnizate in mod adecvat p sa fie verificabile iar mijloacele de comunicare
utilizate, dupa caz, sunt:
afpare, semnalizare;
instruire, difuzare documente scrise, intranet/internet;
note, adrese, regulamente, hotarari, decizii
informare prin telefon, fax, e-mail, intruniri directe;
comunicate de presa
Documente
8.2. utilizate
Registru de intrari-iepri coresponden^;
Registru intrari - iepri persoane;
Fia de instruire colectiva privind securitatea p sanatatea in munca
Resurse
8.3. necesare
8.3.1. Resurse materiale: Imprimate tipizate, calculator, imprimanta cu consumabile, hartie xerox
A4, cutie postala
8.3.2. Resurse umane: persoanele implicate prin sarcinile de serviciu, prevazute in fia postului, cu
atribupi stabilite bine definite pe tipuri de activitap.
Edipa: III
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA Nr.de ex. : 1
’’SFANTUL IOAN CEL
NOU^ SUCEAVA Pagina 11 din 21
PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
8.3.3. Resurse financiare: sunt prevazute in bugetul de venituri si cheltuieli, conform contractului de
munca semnat de catre angajat i legislapei in vigoare.
Pentru comunicarea catre fumizorii de servicii a cerinjelor privind aspectele de mediu i cele
referitoare la SSO din amplasamentul organizapei dar i specifice serviciilor prestate, RSSO i RM
intocmesc/actualizeaza Convenpa de SSM i Mediu i asigura difuzarea acesteia catre responsabilii de
achizipi/aprovizionare pe baza listei de difuzare.
Comunicarea catre fumizorii de servicii a acestor cerin|e este realizata/efectuata de catre responsabilii
de aprovizionare/achizipi prin anexarea Convenpei de SSM i Mediula contracte/comenzi.
La inceperea unor lucrari Tn amplasamentul spitalului, RSSO sau secretar, in lipsa RSSO, asigura
instruirea sub semnatura a personalului contractanplor i la fiecare eveniment de instruire completeza
o Fi?a de instruire colectiva privind securitatea i sanatatea in munca, formular conform prevederilor
legale in vigoare referitoare la securitatea i sanatatea in munca in vigoare.
Contractanplor care lucreaza in numele sau pentru spital le sunt comunicate explicit prin anexe la
contract/comanda cerin^ele pt. lucrarea/serviciul contractat referitoare la calitate, cerin|e de mediu i
SSO i daca e cazul. aspectele de mediu i riscurile din zonele in care ii desfaoara activitatea.
8.4.4. Comunicarea cu clienpi (pacienpi) are in vedere identificarea serviciilor, definirea clara a
ceriipelor.
Comunicarea cu pacienpi are la baza documente medicale, care pot fi bilete de trimitere, buletine de
analize medicale, radiografii, etc.
Conform prevederilor legale, vizitatorilor li se comunica cerinjele minimale ce trebuie respectate pe
teritoriul spitalului (purtare de echipament corespunzator - papuci, halat, etc, respectarea programului
de vizita, a programelor de consultapi etc).
La accesul in spital a vizitatorilor, personalul de paza ii inregistreaza intr-un „Registru intrari - ieiri
persoane”.
8.4.5. Comunicarea cu autoritajile
Comunicarea cu autoritaple se face de catre conducerea organiza^iei: Manager, Directorul Medical,
Director Financiar Contabil, etc, alp responsabili de procese cu scopul de a obpne avize, autorizafii,
acorduri, reglementari legale i alte cerin^e, rapoarte ale controalelor efectuate, informapi referitoare
la reclamapi/ sesizari/ masuri dispuse, alte informapi.
Pentru comunicarea i raportarea privind problemele de mediu ale organizapei este delegata
autoritatea de reprezentare pentru RM, conform deciziilor, fiei postului i procedurilor in vigoare.
Pentru comunicarea i raportarea datelor privind SSO este delegata autoritatea de reprezentare pentru
RSSO, conform deciziilor, fiei postului i procedurilor in vigoare.
Pentru comuncarea politicilor referitoare la control managerial, precum i a altor informapi de interes
pentru public, autoritaple i alte parp interesate au la dispozipe site-ul spitalului.
Funcpile carora le este delegata autoritatea de reprezentare pentru comunicarea i raportarea externa a
datelor i informapile pe probleme de mediu, SSO i SCM, participa la vizitele/ inspecpile
autoritaplor/ organismelor abilitate, in limitele stabilite de Manager i numai in sfera lor de resort.
Comunicarea privind calitatea, protecpa mediului i sanatatea i securitatea ocupaponala este
reglementata prin P/IL specifice, toate documentele intrate/ie$ite fund inregistrate de secretariat intr-
un Registru de intrari-ieiri corespondenpl.
8.4.6. Comunicarea Tn situafii de urgenfa
Edifia: III
PROCEDURA OPERATIONAL^. Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’sfAntul ioan CEL
Pagina 14 din 21
NOU^SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Comunicarea interna i externa in situa|ii de urgenfa este reglementata prin Planurile pentru situa|ii de
urgenfa aprobate de catre Manager.
8.7.Indicatori de monitorizare
Zero reclama^ii privind lipsa raspunsului la solicitarile parjilor interesate.
Editia: III
PROCEDURA OPERATIONAL^ Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL 10AN CEL
Pagina 15 din 21
NOU^SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
30.
Director
financiar-
Ec.Maruseac
Paraschiva j
\) 10
contabil
Editia: III
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. ; 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 17 din 21
NOU”SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Director
31. Ec. Dana Crap
Administrativ u 4.0-0 9
Director As. Chirap
32.
Ingrijiri Doina liMm 9
Serviciul
Ec. Rotar
33. Aprovizionar Daniela
e 1\.05-Qt 99
Siretean
34.
35.
35.Serviciul
Administrativ
Serviciul
RUNOS
Sorinel
Toderas
Ec. Juravle
Emil Vasile
1\ ^Vjj
Ua'S 19
<9
Serviciul
Ec. Sirnader \
36. financiar-
Renate
contabilitate \3
Dr. Catalina
37. CPIAAM
Zorescu 13
38. tytry/idu/ Dana Mamciuc
juric m M-eS-st 19
Dr. Macovei
Director
39. Mircea
Medical
Alexandru
40.
Serviciu
Statistics
Ing. Ostafe
Dana
\L 19
Edipa: III
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL 10AN CEL
Pagina 18 din 21
NOU^SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Manager
Stabilete metodele i caile de comunicare.
Asigura resursele necesare pentru asigurarea infrastructurii de comunicare i buna ei funcponare.
Comunica cu autoritaple pentru probleme privind cadrul legal i de reglementare.
Comunica cu autoritaple privind realizarea acpunilor stabilite prin programul de conformare i/sau in
urma controalelor efectuate.
Comunica cu clienpi, fumizorii i alte parp interesate pentru probleme care depaesc competen^ i
autoritatea personalului subordonat.
Comunica cu personalul propriu in probleme privind serviciile, protecpa mediului i SSO.
Numete prin decizie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea i indrumarea metodologica cu
privire la sistemele de control managerial.
Numete prin decizie Reprezentantul Spitalului in relapile cu mass-media.
Responsabilii de procese - COMUNICATORII
Respecta principiile de comunicare stabilite i folosesc mijloacele de comunicare potrivit destinapei i
caracteristicilor acestora.
Semnaleaza managementului/persoanelor abilitate orice deficien^ de comunicare i propun acpuni de
imbunatapre a proceselor din cadrul SCM.
Comunica in limitele atribupilor $i autoritapi cu care sunt investip.
Folosesc mijloacele de comunicare potrivit competen^ pe care o depn.
intrepn mijloacele de comunicare aflate in gestiunea lor.
Nu permit accesul persoanelor neautorizate la mijloacele de comunicape aflate in gestiunea lor.
Comunica pe cale ierarhica orice situape de pericol, incident sau accident
PC
Aduce la cunotiinja angajaplor i a parplor interesate Politica spitalului.
Instruiete i con$tientizeaza personalul in domeniul SCM.
Prime?te, documenteaza i raspunde la comunicarile relevante de la parple interesate conform
delegarilor de autoritate stabilite de Manager.
Edipa: III
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 19 din 21
NOU”SUCEAVA PO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
Informeaza conducerea spitalului asupra necesarului de resurse pentru buna derulare a procesului de
comunicare.
Comunica cu institupile abilitate pe probleme legate de sistemul de control managerial
Responsabilul de Mediu / RM
Comunica personalului contractorilor care efectueaza lucrari in numele spitalului sau in cadrul
spitalului i vizitatorilor, de regula prin instruire, aspectele de mediu specifice i cerin|ele care trebuie
respectate pe durata efectuarii lucrarilor sau vizitei.
Comunica cu autoritaple in probleme privind gestionarea deeurilor.
intocme^te documentapa pentru obpnerea autorizapei de mediu i intreprinde acpunile necesare
actualizarilor acesteia.
intocme?te rapoarte periodice, le supune aprobarii Managerului i le transmite autoritaplor.
Comunica cu autoritaple abilitate privind mediul, gestionarea deeurilor i substan|ele periculoase prin
participarea la controalele efectuate de catre acestea in vederea verificarii respectarii cerinielor legale
i a autorizarii/reautorizarii
Edipa: III
PROCEDURA OPERATIONALA Nr. de ex.: 1
SPITALUL JUDETEAN
Revizia: 0
DE URGENTA Nr.de ex. : 1
COMUNICARE INTERNA SI EXTERNA
’’SFANTUL IOAN CEL
Pagina 20 din 21
NOU” SUCEAVAPO.SJUSV-CIM-05
Exemplar nr.O
12.Cuprins
Numarul
componentei
Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina
in cadrul
procedurii
Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea edipei, dupa 1
1.
caz, a reviziei in cadrul procedurii
2. Situapa edipilor i a reviziilor in cadrul procedurii 2
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza edipa sau, dupa caz, 3
3.
revizia din cadrul procedurii
4. Scopul procedurii 6
5. Domeniul de aplicare a procedurii 7
6. Documente de referinpi (reglementari) aplicabile activitapi procedurale 8
7. Definipi i abrevieri ale termenilor utilizap in procedura 9
8. Descrierea procedurii 10
9. Raport analiza procedura 15
10. Responsabilitap i raspunderi in derularea activitapi 18
11. Anexe, inregistrari, arhivari 20
12. Cuprins 21
Anexa I
Matricea comunicarii in Spitalul Judetean de Urgenta “Sf. loan cel Nou” Suceava
Nr. crt Grup pnta Conpnut Responsabilcomunicare
EXTERN
1 Clienp - Bilete de trimitere, Foaie clinica de observape generala, Buletine Medic curant
de analiza, Radiografii, alte documente medicale Manager (pe probleme
- Acte doveditoare ale calita^ii de asigurat; referitoare la sesizari)
-Raspunsuri la reclamapi/sesizari;
Instrucpuni de acces, reguli pentru vizitatatori, dupa caz; Secretariat, Personal paza
2 Agenpa -Documentape pentru obpnerea de acord/ aviz/ autorizape de Manager,
teritoriala mediu i coresp. ref la acestea; RM
de mediu -Rapoarte de mediu, buletine/rapoarte de analiza factori de mediu,
situapi deeuri, alte raportari solicitate;
-Rapoarte privind accidente/incidente de mediu,dupa caz;
-Raspunsuri la solicitari/masuri dispuse in urma controalelor/
reclamapilor de mediu;
3 Inspectoral -Documentape pentru obpnerea de acorduri/ avize/ certificat Manager,
ul teritorial constatator; RSSO
de munca -Lista substanfelor toxice i periculoase existente in firma
-Dosare de cercetare a accidentelor
-Raspunsuri ref. la masuri dispuse prin controale efectuate de
inspectrorii 1TM/ reclamapi de SSO
4 Primarie -Documente care genereaza acordarea unor autorizapi de Manager
funcponare/ certificate/ atestate in domeniul sanitar
5 ISU -Planuri de prevenire i intervenpe in situatii de urgenfa; Manager,
-Semnalare /Raspunsuri la situapi de urgenfa RSU (cadru tehnic PSI
desemnat)
6 Mass media -Politica de control managerial, comunicate de presa. Manager (Reprezentantul
spitalului in relapa cu
mass-media)
7 Vecini - Politici referitoare la control managerial, Manager
- Raspunsuri la reclamapi / sesizari de mediu
8 Furnizori - Politici referitoare la control managerial, Responsabili
- Cerinje de calitate-mediu-SSO impuse furnizorilor de produse/ aprovizionare / achizipi
servicii prin contracte/ comenzi sau specificapi/ teme tehnice.
-Solicitari verificari ISCIR RSVTI
-Solicitari verificari PRAM, verificari centrale temice Administrativ
-Solicitari efectuare masuratori factori de mediu $i/sau verificari RM, RSSO
parametri mediu ambiant
-Convenpi de mediu-SSO cu fumizorii de servicii RSSO
- Instrucpuni pentru vizitatori Personal paza, Secretariat
9 Vizitatori - Instrucpuni pentru vizitatori Personal paza, Secretariat
10 Organisme de -Politici referitoare la control managerial Manager
control -Documente SCM in vigoare; PC
-Rapoarte de acpuni corective / preventive stabilite in urma efi
auditurilor efectuate i dovezi de imple-mentare, dupa caz; compartimente/servicii/bi
- Documentape i coresponden^ ref. la autorizari conform rouri
prevederilor legale
PO.SJUSV-CIM-05-01 Rev.O
INTERN
1 Manager -Documente SCM, planuri i programe: de management,
Directori de audit, de instruire, de inspecfii/ supravegheri interne PC
$efi servicii/birouri
PO.SJUSV-CIM-05-01 Rev o
Anexa II Conventie de SSM i Mediu
PO.SJUSV-CIM-05-02 Rev .0
Anexa II
TABEL NOMINAL
Cu persoanele participante la instruire
Subsemnatii am fost instruiti si am luatla cunostinta de materialele prelucrate si
consemnate in fia de instruire colectiva privind securitatea si sanatatea in munca i ne obligam
sa le respectam intocmai.
Nr.
Numele si prenumele CNP Functia Sediu SPITAL Semnatura
crt
Prestator
Numele i prtenumele persoanei care a primit un exemplar.
Semnatura
BENEF1CIAR Sef loc dfe munca/Lucrator desemnat
LurStor desemnat SSM cu desfasurarea lucrarilor
Numele si prenumele persoanei Numele si prenumele persoanei
care a primit un exemplar care a primit un exemplar
Semnatura Semnatura.
Nota: Fisa se completeaza in 2 exemplare
PO.SJUSV-CIM-05 Rev 0-