SUPORT DE CURS

PE

SEGMENTUL OPERATIONAL
CUPRINS

I. Introducere..................................................................................... 3

1. Obiectiv..................................................................................... 3
2. Continut..................................................................................... 3
3. Suport de curs.............................................................................. 3

II. Delta Sistem.....................................................................................

3

1. Structura organizationala................................................................
3
2. Interconectarea gestiunilor dintr-un punct de lucru............................. .. 4
3. Starea marfii............................................................................. . 5
4. Sursa de procurare a marfii............................................................. 6
5. Cicuitul marfii in Depozitul Central.................................................... 6
6. Tipuri de documente fiscale............................................................. 8
7. Facturarea la pret net si prêt de proiect............................................. 12
8. Documente de intrare si iesire......................................................... 13
9. Tipuri de incasari......................................................................... 15
10. Inregistrare incasare provizorie si finala ............................................ 16
11. Inregistrare partener nou sau grup de firme ........................................ 17
12. Inregistrare sau inactivare contract in Delta Sistem................................18
13. Verificare stoc pe produs............................................................... 20
14. Analiza restantelor...................................................................... 22
15. Exceptii................................................................................... 25

III.Intranet.......................................................................................... 26

1. Emitere cerere de disponibilitate..................................................... 26

2. Rapoarte.................................................................................. 28
3. Realizare comanda ferma.............................................................. 28

IV.CRM .............................................................................................. 30

V.Abateri si penalizari...................................................................... 46

2
I. INTRODUCERE

1. Obiectiv

Cursul a fost conceput pentru a furniza instruirea teoretica a fortei de vanzari precum si
pentru a asigura, prin exercitiile practice, dobandirea abilitatii necesare efectuarii
procesului de vanzare.

Cursul este structurat astfel incat a asigure cunostintele de baza pe segmentul

operational.

2. Continut

Principalele aspecte prezentate in manual includ informatii despre:

 Programul de gestiune (DS);1

 Intranet2;
 CRM
 Abateri si penalizari

3. Suportul de curs

II. DELTA SISTEM

1. Structura organizationala3

Fiecare utilizator este definit in structura organizationala a companiei pe un anumit nivel.

Acesta va avea drepturi asupra nivelurilor situate sub el (are posibilitatea de a “vedea”
punctele care ii sunt subordonate). Fiecare utilizator al sistemului se va conecta pe baza
unui cont (numele sau) si o parola. In raport de functia pe care o ocupa in cadrul
organizatiei va avea drepturi sa execute in sistem operatii.

1
Manualul Delta Sistem se regaseste in programul de gestiune Delta Sistem ( Optiuni – Ajutor).
2
Intranetul asigura accesul si distributia informatiilor interne (ex: Proceduri in vigoare, Politica de
Vanzari, Formulare, Instructiuni, Regulamente, etc…).
3
Procedura se regaseste in Manualul Delta Sistem (Delta Sistem – Optiuni – Ajutor).
3
 2. Interconectarea gestiunilor dintr-un punct de lucru 1

NIR NIRC NIRF PVI BT BTC PVE M

FF VANDUT
DL

FR
DISPONIBIL DLR
FA

AR LIVRAT

CIC FF*

AR

SLR AL/EX/OT AR REZERVAT

SPARTURI ALOCAT/EXPUNERE/OUTLET

Marfa, privita din punct de vedere fizic, se gaseste intr-una din urmatoarele
gestiuni:
1. DISPONIBIL (este vizibil doar pentru punctul curent);
2. VANDUT (marfa vanduta si nelivrata, in custodie);
3. LIVRAT (marfa livrata pe baza DL);
4. REZERVAT (marfa rezervata in punctul curent de catre acesta sau de catre
alt punct);
5. ALOCAT (marfa alocata în Depozitul Central);
6. SPARTURI
7. EXPUNERE(marfa expusa in magazin)
8. OUTLET(marfa care a fost in expunere si s-a scos la vanzare)

Miscarea marfii intre gestiuni se executa prin emiterea documentelor :

9. FF = factura fiscala
10. DL = dispozitie de livrare
11. FR = factura de retur
12. FPR =factura proforma cu valoare 0
13. DLR = dispozitie de livrare de retur
14. FA = factura de avans + factura proforma
15. AR = anulare rezervare (pe baza unei facturi de avans, facturi
fiscale,alocare,expunere,outlet)
1
Procedura se regaseste in Manualul Delta Sistem (Delta Sistem – Optiuni – Ajutor).
4
 16. FF* = factura fiscala facuta pe baza unei rezervari de marfa
17. AL = alocare marfa
18. SLR = sparturi la receptie
19. NIR = nota de intrare receptie
20. NIRC = nota de intrare receptie de corectie (regleaza stocul scriptic in urma
diferentei la receptie)
21. NIRF = nota de intrare receptie furnizori (se emite doar de catre
Departamentul Aprovizionare)
22. PVI = proces verbal de intrare
23. BT = bon de transfer (documentul prin care circula marfa intre doua
puncte de lucru)
24. BTC = bon de transfer de corectie (regleaza stocul scriptic in urma
diferentei la receptie)
25. PVE = proces verbal de iesire
26. M = mostre (document special prin care se scot din gestiune mostre)
27. SL =solicitare de livrare (pentru livrarile din DC pe baza de factura
fiscala)
28. CI =comanda de incarcare (pentru livrarile din DC pe baza de factura
proforma sau pentru rezervarile filialelor din DC)

Observatie:

Diferentele la receptie se trateaza prin emiterea documentelor : SLR, BTC, NIRC.

3. Starea marfii

Disponibil – un produs se afla in stare disponibil (marfa la liber) atunci cand nu are in
spate un document fiscal, o alocare sau un a fost expus.

Rezervat – un produs ajunge in stare rezervat pe baza unei facturi de avans (FA),facturi
proforme cu val 0(FPR)(marfa se transfera din stare disponibil in rezervat).

Vandut – produsul ajunge in stare vandut atunci cand se emite factura fiscala finala
(marfa se transfera din stare disponibil in stare vandut sau din stare rezervat in stare
vandut).

Alocat – un produs ajunge in stare alocat in urma unor evaluari si analize facute de catre
Managerul de Produs, pe baza unui document de alocare(marfa este transferata din
disponibil in alocat). La emiterea comenzii de incarcare, marfa alocata este considerata
prioritara, se selecteaza automat si se incarca pe primul transport (TIR Delta sau TIR
inchiriat).

4. Sursa de procurare a marfii1

Document procurare
Tip de Categorie de Termen de livrare -
Doc. de vanzare marfa in Depozitul
vanzare produse client
Zonal

1
Informatia se regaseste in Politica de Vanzari (Intranet – ISO Calitate – Download fisiere ISO).
5
 din stoc
toate imediat Factura Fiscala -
propriu

Factura de
Avans
din stoc (Proforma) / comanda de incarcare
conform planograma
Depozit toate Factura fiscala / din "rezervat" /
saptamanala
Central Factura "vandut"
proforma cu val
0
Factura de
Avans
(Proforma) /
Factura
din stoc Conf.termenelor comanda de incarcare
comenzi speciale proforma cu val
furnizor stabilite pe Intranet din "rezervat"
0(pe baza de
aprobare
referat)

Factura DL/ SL
finala
5. Circuitul marfii in Depozitul Central

Circuitul marfii in Depozitul Central se poate defini sub urmatoarea schema, si anume:
Filiale Intrari
Intern

Receptii
Faur

Depozit Rezervari Comenzi

Central DC Speciale

Intrari Intern (II) – aceasta gestiune indica faptul ca marfa a ajuns de la furnizor in
Depozitul Central (fizic si scriptic).

Receptii Faur (RF) – marfa este transferata scriptic in aceasta gestiune, urmand sa se
faca receptia marfii fizic in Depozitul Central.

 Depozit Central (DC) – in aceasta gestiune se transfera marfa dupa ce a fost

receptionata fizic si scriptic din gestiunea Receptii Faur, doar pentru produsele
care nu necesita rezervare speciala.

6
REZERVARI DC - in aceasta gestiune se transfera marfa dupa ce a fost receptionata fizic si
scriptic din Receptii Faur, dupa cum urmeaza:

Rezervari
DC

marfa
alocat tranzit marfa
paletizata

categorie categorie toate

produse produse categoriile de
“CS” “continuitate” produse

Tranzitul de marfa reprezinta tranzitarea marfii in reteaua Delta intr-un alt punct de
lucru decat emitentul documentului fiscal si sursa de procurare a marfii (ex: Ploiesti
Magazin emite o factura de avans avand ca sursa punctul de lucru Militari, tranzitarea
marfii se face prin Depozitul Central in gestiunea Rezervari DC, pentru ca marfa fizic are
urmatorul traseu Militari – Depozit Central, Depozit Central – Ploiesti Magazin).

Produsele comercializate de Delta Studio sa se pot imparti in doua categorii, si anume:

1. Comenzi speciale (Comenzi Speciale si Comenzi Speciale Ron);

2. Continuitate*
3. Capete de stoc
4. Produse Test

Produsele incadrate in categoria “comenzi speciale” sunt produse din oferta Delta Studio
SRL care nu se regasesc in mod curent in stoc.

Categoria de produse “capete de stoc” reprezinta lichidarea de stoc in reteaua Delta SRL
renuntarea furnizorului la fabricarea acestora,comenzi speciale refuzate cu oprirea
avansului clientului, sau produse care nu au performat in continuitate.

Marcile produselor comercializate de Delta Studio SRL se pot imparti in doua categorii, si
anume:

1. Pret promotional (pret net)-reprezentand capete de stoc

2. Design Marja Medie –toate produsele care permit o marja ~ 40%.
3. Design –produsele din oferta Delta Studio pentru care putem aplica o marja
de ~ 50%.
4. Comparatie –produsele care permit o marja cuprinsa intre 25-30%

6. Tipuri de documente fiscale

Tipurile de documente fiscale sunt:

 Factura de avans / proforma;

7
  Factura fiscala;
 Factura de retur.

Pe un document fiscal nu se pot selecta produse din categoria”comenzi speciale” si

restul categoriilor de produs (ex: pentru “comenzi speciale” se emite o factura de
avans, iar pentru restul produselor(continuitate,capete de stoc,comenzi speciale ron)
o alta factura). Mesajul transmis de catre Delta Sistem la selectarea produselor din
categorii diferite (comenzi speciale si continuitate*) este: “produsele de pe factura si
produsul selectat apartin unor categorii diferite si NU pot fi folosite in aceeasi factura!
Alegeti alt produs – OK”.

Factura de avans (FA) este un document fiscal ce reprezinta avansul lasat de client
pentru marfa ce urmeaza sa fie achizitionata de acesta si rezervarea produselor.

Factura de avans nu are document initial.

Procentul de avans nu poate fi mai mic de 30% din valoarea produselor.

Exceptia de la regula se aplica doar pentru partenerii incadrati pe canalele de vanzare
“Proiecte” si “Distributie” la care se pot emite facturi proforme cu val 0 dar doar
pentru produsele incadrate in categoria “continuitate*”!

Conform Politicii de Vanzari1 data scadenta a facturii de avans este data emiterii
facturii de avans si nu se poate modifica.

In cazul produselor incadrate in categoria “comenzi speciale” preturile de pe factura

proforma sunt in EUR calculate la cursul BNR din ziua facturarii.

Pentru produsele de continuitate si produsele din categoria “comenzi speciale ron”

preturile sunt exprimate in RON si sunt calculate la un curs de referinta stabilit de
catre conducerea companiei Delta Studio SRL.

Printarea facturii de avans se face pe tipizatul de factura pe care va exista doar

produsul “avans”.

Proforma2 se ataseaza la factura de avans, se printeaza pe o coala alba doar pentru

produsele din categoria “continuitate*”. Pentru produsele din categoria “comenzi
speciale” se completeaza formularul existent in dublu exemplar (conditii de vanzare-
cumparare produse “comanda speciala”) si se semneaza de catre ambele parti
(reprezentant Delta in calitate de vanzator si client in calitate de cumparator).
Printarea proformei se face pe spatele formularului si se ataseaza la factura de avans.
Factura proforma cuprinde produsele alese de cumparator.

Clientul poate solicita anularea unei comenzi din categoria de produse ”comenzi
speciale” in termen de 24 de ore de la realizarea facturii proforme.

Avansul se plateste pe loc la data emiterii facturii de Avans (numerar sau cu

instrument de plata bancar).
Factura fiscala (FF) se emite in urmatoarele situatii, si anume:

 Factura finala avand ca document initial factura de avans (FA) sau factura
proforma cu val.0 si reprezinta diferenta dintre avansul facturat si valoarea

1
Politica de Vanzari se regaseste pe Intranet – ISO Calitate – Download fisiere ISO).
2
Formularul de Proforma se regaseste pe Intranet – ISO Calitate – Download fisiere ISO – Politica de
Vanzari – Contracte si Anexe – Formular Proforma.
8
 totala a comenzii (ex. FA avans 30%, F finala 70%), aceasta situatie se numeste
cuplaj (vezi mai jos); O factura de avans poate avea una sau mai multe facturi
finale (in functie de aprovizionare, livrare a marfii, etc...);
 Prin stornarea facturii de avans ce are ca document initial FA (ex: se emite
atunci cand clientul renunta la comanda pentru care a lasat un avans; in urma
receptiei se constata “-“ sau sparturi la un produs);
 sau emitere factura fiscala integrala 100% din valoarea totala a comenzii, fara
document initial.

Factura fiscala este urmata de documentul de iesire dispozitie de livrare (DL) care are
rolul sa scada din gestiune marfa facturata si livrata.

Observatie: Pentru clientii fara contract si persoanele fizice, marfa se livreaza dupa ce a
fost achitata integral!

Reprezentarea unui cuplaj, a documentelor initiale si a documentelor emise dupa

realizarea documentelor fiscale, se poate face astfel:

Cuplaj

Factura de Factura Dispozitie

avans / fiscala de livrare /
proforma cu SL
val.0

Factura de DL retur
retur

In cazul in care clientul solicita anularea unei comenzi incadrate in categoria “comenzi
speciale” dupa trecerea termenului de 24 de ore de la realizarea facturii proforme, acesta
trebuie sa suporte din avans cheltuielile de aprovizionare intreprinse de Delta Studio SRL 1.
Realizarea stornarii unui avans pe “comenzi speciale” se realizeaza pe baza unui referat
solicitari decizionale punctuale aprobat de catre Director Operatiuni (DO).

Dispozitia de livrare se emite dupa caz, in functie de livrarea marfii, si anume:

 In momentul salvarii facturii fiscale;

 Ulterior emiterii facturii fiscale.

Dupa salvarea facturii fiscale apare mesajul “Doriti scoaterea din gestiune a marfii?”,
daca se bifeaza “da” se genereaza automat dispozitia de livrare, iar daca se bifeaza “nu”
inseamna ca dispozitia de livrare se va emite ulterior.
Pentru a emite dispozitia de livrare ulterior facturii fiscale se vor parcurge urmatorii pasi:

 Documente;
 Iesire;
 Dispozitie de livrare;

1
A se vedea formularul de Proforma “Conditii de Vanzare - Cumparare Produse Comenzi Speciale”.

9
  Document initial (se selecteaza factura fiscala);
 Afisare factura fiscala;
 Modificarea liniilor cu produse, in situatia in care clientul nu solicita livrarea /
ridicarea marfii integrale;
 Salveaza.

Dispozitia de livrare se emite in momentul in care se livreaza marfa cu logistica Delta

/inchiriata la client sau clientul ridica marfa (ex: Militari emite FF sursa marfii fiind ML,
iar clientul ridica marfa din ML; in aceasta situatie DL-ul se face din ML). Pentru livrarea
marfii din DC se emite intai din meniul Documente - Iesire - Solicitare de livrare, dupa
care se emite “dispozitia de livrare” din punctul Livrari. Rolul documentului “solicitare
de livrare” este acela de a anunta livrarea, astfel incat marfa sa fie pregatita si livrata
ulterior din DC.

Factura de retur (FR) se emite atunci cand exista document initial, si anume factura
fiscala.

Returul de marfa pe produse incadrate in categoria “comenzi speciale” se face doar in

baza unui referat solicitari decizionale punctuale aprobat de catre Director Operatiuni.

“Conditiile ce trebuie indeplinite pentru acceptarea produselor returnate de client sunt:

 Marfa care se returneaza face parte din gama de continuitate a ofertei Delta;
 Marfa trebuie sa nu fie deteriorata sau sa fi fost deja montata;
 In cazul placilor ceramice se accepta numai cutii complete;
 Clientul trebuie sa prezinte exemplarul albastru de factura fiscala cu care s-a
cumparat marfa;
 Factura de achizitie a marfii trebuie sa nu fie mai veche de 30 de zile (exceptie fac
facturile de mostre care au la observatii posibilitatea de returnare la scadenta in
conditiile in care intervalul de timp scurs de la data scadentei nu este mai mare de
30 de zile1).”

In cazul facturii fiscale, documentul ulterior este dispozitia de livrarea, iar in cazul
facturii de retur, anterior se emite dispozitia de livrare – retur, care are rolul de a incarca
marfa in gestiune.

Dispozitia de livrare – retur se poate emite in urmatoarele conditii, si anume:

 Se poate genera automat prin emiterea documentului fiscal factura de retur, doar
atunci cand dispozitia de livrare s-a facut din acelasi punct de lucru (ex: Faur
Magazin emite FF cu DL din Faur Magazin, prin emiterea FR se genereaza automat
DL-retur);
 Sau manual in cazul in care dispozitia de livrare s-a emis intr-un alt punct de lucru
decat gestiunea emitenta a facturii fiscale.

Rolul dispozitiei de livrare - retur este acela de a incarca gestiunea pentru a se putea
realiza factura de retur.

In situatia in care dispozitia de livrare s-a emis intr-un alt punct de lucru decat gestiunea
emitenta a facturii fiscale, sistemul nu permite emiterea facturii de retur, sistemul
atentioneaza prin mesajul “stoc insuficient”.
1
Procedura se regaseste pe Intranet – ISO Calitate – Download fisiere ISO – Proceduri Instructiuni
Formulare – Vanzari – Delta – PO–VZ–103 Retur marfa de la clienti.
10
De exemplu: Militari Magazin emite factura fiscala, iar clientul ridica marfa din Depozitul
Central – emitent dispozitie de livrare, in aceasta situatie se va proceda astfel:

1. In gestiunea care a emis dispozitia de livrare (Depozitul Central) se vor parcurge

pasii:

 Dispozitie de livrare – retur;

 Anulare rezervare (dupa emiterea documentului de intrare DL-R marfa intra
in stare “vanduta”, iar rolul anularii rezervarii este acela de a schimba
starea marfii in disponibila pentru a putea fi transferata catre gestiunea
emitenta a facturii fiscale);
 Bon de transfer – corectie – catre punctul in care s-a returnat fizic marfa .

2. In gestiunea emitenta a facturii fiscale (Militari Magazin) se vor parcurge urmatorii

pasi:

 Nota de intrare in receptie – corectie – incarcarea marfii in gestiune;

 Factura de retur;
 BTC – se emite in gestiunea in care se afla fizic returul de marfa).

Observatie:
In cazul in care returul de marfa s-a facut in gestiunea emitenta a dispozitiei de livrare nu
trebuie emis bon de transfer de corectie.

Schema de realizare a facturii de retur in situatia in care dispozitia de livrare s-a emis
intr-un alt punct de lucru decat gestiunea emitenta a facturii fiscale, iar produsele sunt
returnate in punctul de lucru emitent al facturii fiscale este urmatoarea:

Gestiunea Gestiunea
emitenta a emitenta a
DL-ului FF

DL - R NIR - C

Anulare
FR
rezervare

BT - C BT - C

Observatie: O vanzare se considera finalizata atunci cand suma de pe factura sau cuplaj
este incasata integral.

7. Facturarea la prêt net si prêt de proiect

11
 Facturarea la prêt net reprezinta facturarea la un prêt mai mic fata de pretul de lista
Delta Studio SRL sau altfel spus este pretul care are inclus discountul si la care nu se
mai aplica discount (Ex: avem prêt de lista 20 RON, discountul solicitat este 10%, pretul
net final va fi de = 20 - 10% = 18 RON).

Facturarea la prêt de proiect reprezinta facturarea la un prêt mai mic fata de pretul de
lista Delta Studio SRL la care se aplica discount conform Politicii de Vanzari (Ex: avem
prêt de lista 20 RON, discountul solicitat este 10% sa fie inclus in pretul de proiect,
contractual clientul beneficiaza de 12%, pretul final va fi de = 20 – 10% = 18 - 12% =
15.84 RON; pe factura apare pretul de proiect 18 RON la care se aplica discountul
contractual 12%).

Indiferent de tipul de facturare (la prêt net sau prêt de proiect) solicitarile trebuie sa
fie motivate (ex: in cazul unui proiect in care concurenta “Y” acorda unui potential
client Delta sau unui client traditional preturi sub preturile de lista Delta, se vor furniza
informatii despre concurenta, produse, preturi) de catre reprezentantul Delta si
transmise in atentia Managerului de Produs. Acesta din urma analizeaza solicitarea prin
verificarea informatiilor furnizate de catre reprezentantul Delta Studio SRL, adaosul
comercial si marja comerciala pe produs.

In urma acestei analize, daca raspunsul este afirmativ din partea Managerului de Produs
se va emite de catre Managerul de Zona referat solicitari decizionale punctuale care va
fi supus atentiei si dat spre aprobare catre Director Operatiuni.
Prin reprezentant Delta Studio SRL se intelege persoana care a incheiat / semnat si
urmareste derularea contractului.

Atentie!
Decizia de facturare la prêt net sau prêt de proiect ii apartine Directorului Operatiuni.

Persoana desemnata sa factureze marfa la prêt net sau prêt de proiect este:

 Administrator Vanzari;

Aceasta va fi instiintata pe mail cu numarul aprobarii primite la referat, oferta cu produse

si informatiile despre denumirea partenerului, tipul documentului fiscal, numar si serie
tipizat, denumire delegat, conditii de plata (discount, termen de plata, plafon de
creditare), nume agent si suport.

8. Documente de intrare si iesire

Documentele sunt acte obligatorii care se emit la livrarea sau receptia marfii in relatia
dintre Delta Studio SRL - client si intre doua puncte de lucru Delta Studio.

Marfa fizic nu se livreaza fara sa fie insotita de un document care sa mentioneze

destinatia acesteia.
Pentru a intelege circuitul documentelor trebuie precizat ca exista gestiuni:

 Emitenta – este acea gestiune care emite documentul;

 Primitoare – este gestiunea care primeste documentul.
Documentele de intrare incarca marfa in gestiune, iar documentele de iesire scad marfa
din gestiune.
Documentele pot fi grupate astfel:

12
  Dupa corespondenta;
 Fara corespondenta.

Documentele care au corespondenta sunt urmatoarele:

Documente Documente
de intrare de iesire

NIR BT

NIR - C BT - C

DL - R DL

Retur Mostre
Mostre

Ex: Depozitul Central emite BT catre Ploiesti Magazin, gestiunea emitenta este DC care
scade marfa din gestiune pe baza documentului de iesire BT, iar gestiunea primitoare este
Ploiesti Magazin care isi incarca marfa in gestiune prin documentul de intrare NIR
(corespondentul BT).

NIR – Nota de intrare in receptie;

NIR C – Nota de intrare in receptie de corectie;
DL R – Dispozitie de livrare de retur;
BT – Bon de transfer;
BT C – Bon de transfer de corectie;
DL – Dispozitie de livrare.

Documentele de iesire fara corespondenta sunt:

 Diferenta la receptie – se utilizeaza in urma constatarii la receptie “-“, generand

automat documentul aferent (BTC);
 Comanda de incarcare – se emite din meniul “documente de iesire” pentru a
procura marfa din DC, dar nu afecteaza stocul;
 Solicitare livrare – este un document care se gaseste in meniul “documente de
iesire”, se emite pentru a inregistra solicitarile de livrare (comenzile) ce urmeaza
sa fie facute cu logistica Delta pe baza unei evaluari / analize facute de catre
dispecer sau ridicarea marfii de catre client; Acest document nu afecteaza stocul.
 Alocare
 Expunere
 Outlet
 Porces Verbal
13
Comanda de incarcare se realizeaza astfel:

 Meniul - Documente;
 Iesire;
 Comanda incarcare;
 Punct – se selecteaza punctul catre care se va trimite comanda de lucru;
 Stocuri necesare;
 Alocari curente – se regasesc produse / expozitoare / cataloage alocate de catre
Managerii de Produs si au prioritate pe structura de incarcare;
 Inainte;
 Rezervari curente – rezervat (FA) si vandut (FF),
 Selectare rezervari curente - exista posibilitatea de selectare a fiecarei linii cu
produse;
 Inainte;
 Stocuri necesare – se afla lista produselor care ar trebui sa fie aprovizionate,
disponibil in limita stocului;
 Selectare stocuri necesare - exista posibilitatea de selectare a fiecarei linii cu
produse;
 Inainte;
 Finalizare;
 Se incarca produsele selectate;
 Observatii – se recomanda introducerea observatiilor (ex: la produsul Adria ambar
se solicita ton X si calibru Y); Observatiile sunt disponibile pentru punctul catre
care se trimite comanda de incarcare;
 salvare.

Comanda de incarcare se emite cu o zi inainte de ziua de incarcare conform planograma

(ex. pentru incarcarea structurii de Brasov programata miercuri se emite comanda de
incarcare marti pana in ora 16:00).

Limita de tonaj pentru comanda de incarcare este de 17 tone, maxim 19,4 tone.
In Depozitul Central suplimentarile de marfa la comenzile de incarcare se fac doar pentru
paleti intregi, iar ora de transmitere a comenzii de incarcare este maxim 16:00.

In cazul sparturilor constatate la receptia marfii se va emite document de “sparturi” in

punctul in care s-a realizat receptia.

9. Tipuri de incasari

Plata unui document fiscal poate fi grupata astfel:

 Valorica:

1. Partiala - incasarea este denumita partiala atunci cand suma documentului

fiscal nu este acoperita in totalitate de documentul de incasare;
2. Integrala - incasarea este denumita integrala atunci cand suma
documentului fiscal este acoperita in totalitate de documentul de incasare.

 Dupa timpul de decontare:

14
 1. Provizorie - documentul de incasare se numeste provizoriu pana la
decontarea acestuia (Ex. BO sau CEC-ul dupa inregistrarea in Delta
Sistem, urmeaza depunerea la banca, iar decontarea dureaza in functie
de banca, localitate maxim 10 zile);
2. Finala (Ex: sumele BO sau CEC-ulului figureaza pe extrasul bancar si este
operat in Delta Sistem).

Tipuri de incasari acceptate ca plati:

Numerar – cash, chitanta fiscala, bon fiscal;
 Ordin de plata - OP;
 CEC / BO – fila CEC sau bilet la ordin;
 Compensare interna – CI;
 Barter;
 CEC intern – optiune doar pentru incasare provizorie;
 POS.

Compensarea interna este un tip de incasare utilizat pentru a folosi facturile de retur
inregistrate la un client pentru diminuarea valorii de plata la facturile emise ulterior catre
acelasi client (Ex. Clientul Dariana Impex are sold 0, dar pe fisa de client apar 2 facturi
fiscale, si anume FF 1234567 cu valoare “100” RON si FR 7654321 cu valoare “-100” RON,
pentru a inchide aceste facturi, adica pe fisa de client facturile sa fie incasate se emite
compensare interna intre cele doua facturi. Acest client apare cu restanta daca nu este
operata compensarea interna).
Compensarea interna se poate opera:

 Local – atunci cand facturile fiscale sunt emise in aceeasi zi sau FR este emisa
inaintea FF;
 Pe baza unei solicitari punctuale transmise catre Administratorul de Vanzari –
pentru operarea compensarii in Delta Sistem atunci cand FF este emisa inaintea
FR;

In cazul in care valorile facturilor (FF si FR) difera, compensarea interna se face pe
valoarea cea mai mica dintre facturi (Ex: FF 1234567 in valoare de “100 RON”, iar FR in
valoare de “-80” RON, compensarea interna se face pe valoarea de 80 RON).

10. Inregistrare incasare provizorie si finala

Inregistrarea incasarii se poate face:

 Dupa salvarea documentului fiscal (FA, FF si FR);

 Ulterior emiterii documentului fiscal.

Dupa salvarea documentului fiscal pe ecran apare mesajul “Incasati factura acum?”.
Daca se raspunde afirmativ se va deschide automat fereastra in care se fac incasari. In
aceasta fereastra se selecteaza, in functie de tipul incasarii urmatoarele:
1. Incasari cu numerar:

 Tip – se selecteaza tipul incasarii numerar;

 Relatie plata - pentru numerar apare automat moneda - lei;
 Data incasare este data curenta la care se face incasarea;
 Valoare - se completeaza suma pe care o achita clientul din documentul fiscal
(partiala sau integrala);
 Numar - se mentioneaza seria si numarul de pe formularul de chitanta fizic;
15
  Observatii - doar daca este cazul;
 Incasat - apare automat bifa pe incasat;
 Salvare.

2. Incasari prin transfer bancar cu OP, CEC / BO si POS:

 Tip - se selecteaza tipul incasarii (ex: pentru fila CEC se selecteaza CEC / BO, la
fel se procedeaza si pentru BO);
 Relatie plata - se selecteaza banca prin care se face tranzactia (ex: BCR
Bucuresti);
 Scadenta - este data scadenta de pe instrumentul de plata;
 Data incasare - reprezinta data curenta a inregistrarii documentului de incasare,
aceasta se poate modifica conform datei de primire (ex: data curenta este
22.01.2013, iar fila CEC este primita de la client 18.01.2013, inregistrarea se va
face cu data de 18.01.2013)
 Valoare - se completeaza suma pe care o achita clientul din documentul fiscal
(partiala sau integrala);
 Numar - se mentioneaza seria si numarul de pe instrumentul de plata (ex: pentru
fila CEC se mentioneaza seria AA numarul 1234567, pentru BO se va mentiona BO,
etc...;
 Observatii - doar daca este cazul;
 Incasat – pentru incasare provizorie nu se bifeaza casuta pe “incasat”, in schimb
pentru incasarea finala (operare banca conform extrasului bancar) se bifeaza
casuta “incasat”;
 salvare.

3. Compensare interna:

 Tip - se selecteaza tipul incasarii compensare interna;

 Se bifeaza factura de retur cu care se compenseaza factura pe “+” (FA sau FF);
 Valoare de compensat;
 Introduceti valoarea de compensat – sistemul alege automat valoarea cea mai mica
dintre facturi (ex: FF “+” este in valoare de 100 RON, iar FR “-“ este in valoare de
80 RON, valoarea de compensat este 80 RON);
 OK - se confirma valoarea;
 salvare.

In cazul in care incasarea se face ulterior emiterii documentului fiscal, se parcurg

urmatorii pasi:

 Documente fiscale;
 Lista;
 Tip document (FA, FF, FR);
 Se poate inregistra una dintre urmatoarele optiuni sau toate, si anume: client -
denumirea partenerului, numarul documentului fiscal (ex: 1234567) sau dupa
delegat (ex: Adelina Ionescu);
 Se selecteaza data factura (ex: 17.01.2013 – 22.01.2013);
 Se bifeaza doar facturile neincasate;
 Actualizare;
 Se selecteaza factura care urmeaza sa se incaseze;
 Incasare noua;
 Dupa care, in functie de tipul incasarii se parcurg pasii descrisi anterior.

16
 11. Inregistrare partener nou sau grup de firme

Partenerii se impart dupa:

 Forma juridica - Persoana fizica (PF) si Persoana juridica (PJ);

 Durata relatiei - client Nou si client Traditional;
 Incadrare client pe canal de vanzare.

Incadrarea clientilor pe canale este urmatoarea:

1. Magazin:

 Client Magazin;
 Clienti Diversi.

2. Distributie:

 Client Distributie;

3. Proiecte:

 Client Proiecte;
 Comisionar.

Inregistrarea unui partener nou in Delta Sistem se face astfel:

 Parteneri;
 Partener – se completeaza denumirea partenerului conform cartii de identitate
pentru PF si conform certificatului de inregistrare pentru PJ;
 Tip partener – se selecteaza PF sau PJ;
 Cod fiscal – pentru PF se trece seria si numarul cartii de identitate;
 Registrul Comertului – doar pentru PJ;
 Categorie client – se selecteaza incadrarea clientului pe canal (ex: Client Magazin);
 Informatii partener;
 Tip adresa– se selecteaza adresa clientului (livrare, facturare, sociala, patron);
 Strada / numar – se completeaza dupa adresa clientului selectata;
 Bloc / Ap.;
 Oras;
 Cod postal;
 Judet / sector;
 Persoana de contact – se mentioneaza persoana care intretine relatia in calitate de
cumparator;
 Telefon;
 Fax;
 Email;
 Banca – se selecteaza banca cu care colaboreaza partenerul (prin care isi face
platile in mod frecvent; Ex: ABN AMRO);
 Sucursala – se mentioneaza sucursala bancii selectate;
 Adresa – adresa bancii;

17
  Numar cont;
 Salvare.

La inregistrarea unei persoane juridice se completeaza denumirea societatii cu litere de

tipar, fara SC in fata societatii (ex. SC ADA IMPEX SRL se va inregistra in nomenclatorul cu
parteneri ADA IMPEX SRL). In cazul in care exista inregistrarea partenerului in
nomenclatorul cu parteneri se vor modifica (doar daca este cazul) acele date care difera
de inregistrarea initiala (ex. Persoana de contact, Banca, Cont, etc...).

Grupul de firme reprezinta companii cu acelasi actionariat.

In cazul unui grup de firme, se inregistreaza partenerii individual, iar inregistrarea lor in
Delta Sistem ca grup de firme se face doar cu acordul Directorului Operatiuni de catre
Administratorii Operatiuni.

12. Inregistrare sau inactivare contract in Delta Sistem

Pentru a inregistra un contract in Delta Sistem, intai se verifica daca partenerul este
inregistrat in nomenclatorul de clienti, si anume:

 Delta Sistem;
 Parteneri;
 Cauta;
 Nume partener (se mentioneaza denumirea clientului);
 Selecteaza ;
 Afisare partener.

In cazul in care partenerul este nou se vor respecta pasii de la subcapitolul anterior (11).

Inregistrarea datelor unui contract in Delta Sistem trebuie sa corespunda cu exemplarul

fizic, cel semnat cu partenerul.

De mentionat faptul ca pentru a inregistra un contract in Delta Sistem se va incepe cu

contractul si nu cu anexa /ele aferenta /e contractului.

Daca partenerul este inregistrat in Delta Sistem se poate trece la urmatorul pas in
inregistrarea contractului, si anume:

 Parteneri;
 Contracte;
 Cauta;
 Nume partener - se mentioneaza numele partenerului;
 Selecteaza;
 Afisare partener;
 Contract nou;
 Numar - se mentioneaza de ex: ML pentru Militari si numarul contractului;
 Tip - se selecteaza tipul contractului de ex: CVO;
 Valabil - se inregistreaza data de inceput si sfarsit al contractului conform cu
exemplarul fizic;
 Reprezentant - se selecteaza reprezentantul Delta care a incheiat/semnat si
urmareste derularea contractului;
 Observatii – sunt completate doar de Administratorul de Vanzari;
18
  Tip garantare - se alege tipul de garantare stabilit la semnarea contractului (de ex:
pentru BO avalizat se selecteaza BO avalizat sau CEC in alb);
 Salvare - se selecteaza pentru a ramane inregistrate informatiile completate in
rubrica de contracte.

Dupa ce s-a inregistrat contractul urmeaza inregistrarea anexei sau anexelor aferente
tipului de contract, dupa cum urmeaza:

 Anexa noua;
 Numar - se trece numarul anexei; numerotarea anexei se face de la 1, in ordine
crescatoare;
 Tip - se selecteaza tipul anexei de ex: pentru un CVC o anexa aferenta acestui tip
de contract este anexa cu termeni contractuali, respectiv ATC-CVC;
 Valabil - se inregistreaza data de inceput si sfarsit al anexei conform cu exemplarul
fizic;
 Valoare - reprezinta valoarea estimata a contractului;
 Plafon creditare - reprezinta creditul acordat partenerului;
 Discount – se mentioneaza discountul contractual;
 Termen plata – reprezinta termenul de plata acordat partenerului;
 Reprezentant - se selecteaza reprezentantul Delta care a incheiat/semnat si
urmareste derularea contractului;
 Observatii - se mentioneaza doar daca este cazul;
 salvare - se selecteaza pentru a ramane inregistrate informatiile completate in
rubrica de contracte.

Se parcurg aceiasi pasi pentru fiecare anexa a contractului semnat.

Dupa realizarea inregistrarii in sistem, formularul de contract se va transmite pe fax in

atentia Administratorilor Vanzari, si un mail in care se mentioneaza modalitatea de lucru
cu partenerul (ex: tip garantare “IP garantie” si plata cu “IP datat la livrare” ).

Administratorul Vanzari verifica inregistrarea contractului (scriptic cu fizic) si respectarea

conditiilor contractuale conform Politicii de Vanzari. Daca aceste conditii corespund se
valideaza contractul.

In cazul inactivarii unui contract se va proceda invers decat la inregistrare, si anume, se

va inactiva intai anexa dupa care contractul.
Pentru a inactiva o anexa se procedeaza astfel:

 Parteneri;
 Contracte;
 Cauta;
 Nume partener - se mentioneaza numele partenerului;
 Selecteaza;
 Afisare partener;
 Contracte - se alege din lista cu contracte, contractul activ;
 Anexa - se selecteaza ultima anexa a contractului activa;
 Activ - se va lua bifa de pe activ;
 Salvare – se salveaza inactivarea anexei.

13. Verificare stoc pe produs

19
Fiecare produs este inregistrat in nomenclatorul de produse de catre Agentii de Achizitie
sau Managerii de Produs cu urmatoarele particularitati, si anume :

 Denumire produs (ex: adria ambar);

 Dimensiune produs (ex: adria ambar 33.3x33.3);
 Grupa produs (ex: grupa produsului adria ambar 33.3x33.3 este gresie glazurata);
 Cod produs - cod unic alcatuit din prescurtarea grupei din care face parte
produsul si un numar alcatuit din 4 - 5 cifre;
 Categorie produs (ex: “comenzi speciale”);
 Marca
 Furnizor – furnizorul de la care se face aprovizionarea;
 Culoare (ex: pentru produsul adria ambar 33.3x33.3 culoarea este bej);
 Clasa (ex: mediu);
 Prêt fara TVA in RON / EUR;
 Pret cu TVA in RON / EUR;
 Pret la cursul zilei;
 Unitatea de masura exprimata in mp, buc, sac, etc…;
 Cantitate / cutie;
 Cantitate / palet;
 Greutate / UM / cutie / palet;
 Marca (ex: “prêt promotional”).

Pentru a verifica stocul unui produs in reteaua Delta Studio SRL se parcurg urmatorii
pasi:

 Stocuri;
 Cautare marfa;
 Filtru;
 Cautare avansata;
 In fereastra “cautare produse” exista mai multe optiuni de selectare, dupa:

1. Denumire – se completeaza % si denumirea produsului;

2. Descriere;
3. Culoare;
4. Cod produs;
5. Lungime;
6. Latime;
7. Grupa;
8. Furnizor;
9. Categorie;
10. Clasa;
11. Marca;
12. Tip comision;
13. Pret.

 Dupa selectia facuta se da “cautare”;

 Apar doar produsele pentru care s-a dat selectia;
 Se alege produsul cautat;
 Se pune bifa pe “toata reteaua”;
 Cautare;
 Se introduce cantitatea ceruta;
 Se da OK;
 Dupa care se afiseaza punctele in care se gaseste produsul si cantitatea ceruta.
20
Pentru a verifica stocul local, starea unui produs facturat in reteaua Delta, comenzile
facturate unui client si nelivrate, produsele de pe un document fiscal, vechimea
produselor din stocul local, produsele facturate si nelivrate pe agent se parcurg urmatorii
pasi:

 Stocuri;
 Stocuri;
 Filtru;
 Se selecteaza sau mentioneaza optiunea solicitata (ex: stoc curent pentru grupa de
produse “gresie glazurata”);
 Cautare;
 Afisare informatii solicitate;
 Print – reprezinta generarea informatiilor pentru vizualizarea documentului intru-
un fisier excel (tabel).

Tabelul indica urmatoarele:

 Punctul - reprezinta gestiunea din care s-a procurat marfa pe baza de document
fiscal (factura de avans sau factura fiscala) pentru punctul de lucru curent;
 Gestiunea reprezinta starea marfii (rezervat, alocat, disponibil si vandut);
 Produs – denumirea produsului;
 Cod produs;
 Cantitate;
 Pentru - reprezinta punctul pentru care s-a solicitat marfa din gestiunea Ploiesti
Depozit;
 Nume client;
 Serie – seria facturii;
 Numar – numarul facturii;
 Data – data la care s-a emis documentul fiscal;
 Agent – reprezentantul in numele caruia s-a facut vanzarea;
 Vechime – se calculeaza de la data emiterii documentului fiscal la data generarii
stocului.
Ex: Pentru a verifica stocul curent in punctul de lucru Ploiesti Margazin, pentru grupa de
produse “gresie glazurata” afisarea documentului va arata astfel:

21
14. Analiza restantelor

Monitorizare restante pe categorii de client:

I. Categoria C1 – clienti fara contract
a) Tip abatere: Factura Fiscala cu DL neincasata (C11)
- Decizie Saptamana 1: Angajament de Plata angajatului esalonat pe maxim un
an in rate egale plus penalizare 5% din salariu;
- Decizie Saptamana 2: daca angajamentul de plata a fost refuzat (nu a fost
semnat de catre angajat in 7 zile de la emitere) angajatul va fi actionat in
instanta si i se va desface contractul de munca
- daca suma >10.000 RON atat angajatul cat si clientul vor fi actionati in
instanta
II. Categoria C2 – clienti cu IP la Livrare
a) Tip de abatere: FF fara copie dupa IP pe mail/ fax in 7 zile de la emitere;
Reprezentantul de Vanzari trebuie sa comunice Administratorului de Vanzari
- Decizie Saptamana 1: adresa clientului cu Instiintare de Restanta cu termen 3
zile;

22
 - Decizie Saptamana 2: clientul nu a eliberat IP – adresa clientului de reziliere
a contractului.
b) Tip abatere: FF fara IP in 15 zile de la livrare
- Decizie saptamana 1: se verifica daca exista copie dupa IP, in caz contrar
este tras la raspundere Reprezentantul de Vanzari; se verifica daca s-a
expediat IP-ul, in caz contrar se trimite clientului Instiintare de Restanta cu
termen de 3 zile;
- Decizie saptamana 2: clientul nu a eliberat IP se trimite acestuia adresa de
reziliere.
c) Tip abatere: IP refuzat
- Decizie saptamana 1: se trimite clientului Instiintare de Restanta cu termen
de 3 zile;
- Decizie saptamana 2: clientul nu a eliberat IP – adresa clientului de reziliere
a contractului.

Prin rezilierea contractului clientul pierde facilitatile comerciale acordate prin

contract:
- pentru C21 se completeaza IP garantie la sold ( facturile neincasate pana la
acea data devin automat scadente)
- pentru C22 facturile neincasate pana la acea data devin automat scadente
Clientul are la dispozie 3 zile sa elibereze IP/ sa plateasca restanta; in caz contrar se trece la
investirea BO in instanta/ se va actiona in instanta.

III. Categoria C3 – clienti cu OP la scadenta

a) Tip Abatere: FF fara confirmare pe fax/ mail la Administratorul de Vanzari in 48h
de la emitere
- Decizie Saptamana 1: se trimite clientului Instiintare de Restanta cu termen
de 3 zile;
- Decizie Saptamana 2: clientul nu a achitat restanta – adresa de reziliere
contract.
b) Tip Abatere: FF restanta (data scadentei depasita)
- Decizie Saptamana 1: se trimite clientului Instiintare de Restanta cu termen
de 3 zile;

23
 - Decizie Saptamana 2: clientul nu a achitat restanta – adresa de rezilere
contract.

Prin rezilierea contractului clientul pierde facilitatile comerciale acordate prin

contract:
- pentru C31 se completeaza IP garantie pentru intregul sold ( facturile
neincasate pana la acea data devin automat scadente);

Clientul are la dispozie 3 zile sa elibereze IP/ sa plateasca restanta, in caz contrar va fi
investit in instanta/ va fi actionat in instanta.
IV. Categoriile C2 si C3
a) Tip Abatere: FPF fara FF dupa 15 zile
1.FPF cu stoc in filiala
- Decizie Saptamana 1: Prelungirea rezervarii cu inca o saptamana se face in
cazul in care marfa nu s-a livrat la client
- Decizie Saptamana 2: penalizare 5% din salariu pentru cel care a emis
proforma si finalizarea proformei de la Centru.
2.FPF cu stoc in DC
- Decizie Saptamana 1: Prelungirea rezervarii cu inca o saptamana se face doar
cu aprobarea Directorului Operational
- Decizie Saptamana 2: penalizare 5% din salariu pentru cel care a emis
proforma si disponibilizarea marfii
b) Tip Abatere: AE fara FF dupa 48h
- Decizie Saptamana 1: Reprezentantul de Vanzari este penalizat cu 5% din
salariu
- Decizie Saptamana 2: daca nu s-a emis FF se face Angajament de Plata RV-
ului

15. Exceptii1

1
Informatiile utilizate despre exceptii, se regasesc pe Intranet – ISO Calitate – Download fisiere ISO
– Politica de Vanzari Delta Sistem.
24
“La înregistrarea fiecãrei facturi aplicaţia sesizeazã excepţiile (abaterile de la condiţiile
normale de facturare; sunt precizate în Procedura Solicitãri Decizionale Punctuale) şi
solicitã utilizatorului sã furnizeze justificãri pentru aceste abateri:

 În situaţia în care abaterile sunt de competenţa Managerului de Zonã utilizatorul

trebuie sã completeze în detaliu motivele abaterii (pe care le-a adus în prealabil
la cunoştinţa Managerului de Zonã).
 În situaţia în care abaterile depãşesc autoritatea Managerului de Zonã (sunt de
competenţa Directorului Operatiuni) utilizatorul trebuie sã completeze în câmpul
de justificãri numãrul unic de înregistrare şi data referatului întocmit de
Managerul de Zonã şi aprobat de Directorului Operatiuni).

Toate excepţiile se înregistreazã în baza de date şi pot fi consultate ulterior (raportul

“Excepţii” din meniul “Rapoarte”).

Acest raport este folosit pentru urmãrirea abaterilor punctuale de la condiţiile normale de
vânzare prevãzute în Politica de Vânzãri.
Se pot urmãri abaterile de un anumit tip, într-o anumitã perioadã, se pot vizualiza
justificãrile completate de utilizator.
Se considerã excepţii urmãtoarele:

Nr crt Tip excepţie Justificãri

1 Facturare peste plafon creditare
2 Acordare discount excepţional.
3 Facturare în afara perioadei de valabilitate
a contractului / anexei.
4 Acordare avans mai mic decât avansul
minim.
Se solicitã de fiecare datã când în urma
înregistrãrii unei facturi se depãşeşte plafonul
de creditare acordat clientului.
Se solicitã atunci când pe facturã s-au ales
discounturi excepţionale.
Se solicitã de fiecare datã când se alege ca
document contractual bazã pentru facturare
un contract/anexã cu valabilitate depãşitã.
Se solicitã atunci când valoarea Facturii de
Avans este mai micã decât 30% din valoarea
proformei (întotdeauna la clienţii M, numai la
produsele Comenzi Speciale la clienţii P şi D).

Directorul Operatiuni (prin Administrator Vanzari) va urmãri de asemenea periodic acest

raport din care selecteazã excepţiile care intrã în nivelul propriu de autoritate şi verificã
dacã în toate cazurile a fost respectatã procedura de aprobare (a fost înaintat un referat
care a fost aprobat de DO şi numai dupã aceea s-a înregistrat vânzarea).

Notã: Înregistrarea documentelor contractuale şi modificãrile aduse ulterior la aceste

documente sunt înregistrate ca excepţii şi pot fi urmãrite cu ajutorul acestui raport.”

III. INTRANET

Intranetul asigura accesul si distributia informatiilor interne (ex: Proceduri in vigoare,

Politica de Vanzari, Formulare, Instructiuni, Regulamente, etc…) si asigura posibilitatea
de a verifica disponibilitatea unui produs prin “cerere de disponibilitate”, a lansa

25
“comanda ferma la furnizor” si a verifica stadiul “cererii de disponibilitate” sau a
“comenzii ferme”.
Lansarea unei comenzi pe intranet se face doar pentru produsele incadrate in categoria
“comenzi speciale”.
In cazul in care un client alege produse de la furnizori diferiti, lansarea comenzii se va
face individual pe furnizor (Ex: in cazul unei comenzi pe 2 produse avand ca furnizori
Metropol si Fap, se vor lansa 2 cereri de disponibilitate, pentru fiecare furnizor in parte la
Metropol si separat la Fap).

Pasii de realizare a unei comenzi speciale la furnizor sunt urmatorii:

Cerere de
disponibilitate

Confirmare Infirmare
furnizor furnizor

Factura de Reorientare
avans client catre
produse
similare sau
alte produse

Comanda
ferma

Confirmare
furnizor

Factura
fiscala finala

1. Emitere cerere de disponibilitate

Cererea de disponibilitate se emite pentru a verifica disponibilitatea pe stoc la furnizor a

produselor solicitate de catre client.
Pentru produsele care au cod inexistent in Delta Sistem se vor completa informatiile
despre produs asa cum apar in catalogul furnizorului (serie, denumire produs, dimensiune
produs, culoare, etc…).
Agentul de achizitie creaza coduri in nomenclatorul cu produse doar pentru comenzi
ferme.
Pentru a lansa o cerere de disponibilitate pe produse care au codul Delta Sistem creat se
parcurg urmatorii pasi:

 Intranet;
 Comenzi speciale;
26
  Emitere cerere disponibilitate interna;
 Cerere nou;
 Client – se va completa denumirea partenerului asa cum este inregistrat in
nomenclatorul de clienti din Delta Sistem;
 Cauta produs;
 Selectie dupa:
1. Furnizor;
2. Grupa – grupa de produse din care face parte produsul;
3. UM – unitatea de masura;
4. Cod produs (EX: DC31115);
5. Denumire (denumirea produsului).
 Cauta;
 Selecteaza produsul ales din lista;
 Inchide;
 Cantitatea solicitata (comanda se trece la nivel de cutie; Ex: 0.89 mp);

Denumire Pret Eur Furnizor Grupa UV

TER MAIZ 33.00x33.00 13.6400 AZULEJOS BORJA Gresie glazurata 0.8900

 Cerinte speciale (Ex: ton X si calibru Y);

 Adauga produs la cerere (doar daca este cazul);
 Se parcurg aceiasi pasi ca la primul produs;
 Salvare.

Cererea de disponibilitate completata fara a fi salvata va arata astfel:

Agent: Nicolae Stanescu Data Cerere: 28/01/2013 12:41 PM

Functia: Coordonator Proiecte Punct: Mag. Faur
Numar Cerere: 55617 Client:
Furnizor: AZULEJOS BORJA

Produse Adaugate la Cerere

Pret
Denumire Furnizor Grupa Cantitate UM Termen Cerinte
EUR
AZULEJOS Gresie ton X +
TER MAIZ 33.00x33.00 13.6400 0.89 mp 26.02.2013
BORJA glazurata calibru Y
TER MAIZ (SELLA MZ) AZULEJOS Gresie ton X +
15.6300 4.75 mp 26.02.2013
16.00x33.00 BORJA glazurata calibru Y
In cazul in care se lanseaza cerere de disponibilitate pe produse care au cod inexistent in
nomenclatorul cu produse, se parcurg pasii mentionati mai sus cu doua modificari, si
anume:

 La denumirea produsului se completeaza “inexistent”;

 La “cerinte speciale” se vor completa toate informatiile despre produs conform

catalog (serie, denumire produs, culoare, dimensiune, codul produsului de catalog,
etc…).

Dupa salvarea cererii de disponibilitate, agentul de achizitie este instiintat prin primirea
unui mail care confirma lansarea cererii de disponibilitate.

Termenul de raspuns al cererii de disponibilitate este de 24 de ore.

27
Agentul de achizitie verifica cererea de disponibilitate, transmite cererea la furnizor,
urmand ca la primirea raspunsului de la furnizor sa completeze pe cerere informatiile
primite de la furnizor (Ex: cantitate disponibila 15 mp, data de fabricare produs
15.02.2013).

2. Rapoarte

Pentru a urmari raspunsul primit de la agentul de achizitie, la cererea de disponibilitate

se va verifica in rapoarte, astfel:

 Intranet;
 Comenzi speciale;
 Rapoarte;
 Urmarire comenzi;
 Selectie cerere disponibilitate dupa:
1. Perioada (se mentioneaza perioada in care s-a emis cererea de
disponibilitate);
2. Nr. cerere;
3. Client;
4. Emitent (reprezentantul care a emis cererea de disponibilitate);
5. Punct (Ex: Faur Magazin);
6. Furnizor (Ex: Azulejos Borja);
7. Tara (furnizor).
 Cauta;
 Afiseaza starile pentru toate;
 Vizualizare stadii;
 Descriere stadiu;
 S3 – raspuns cerere disponibilitate furnizor.

Atunci cand marfa ajunge in stadiul S3 si clientul este de acord cu raspunsul primit la
cererea de disponibilitate de la furnizor (termen, disponibilitate produs) se emite FA,
dupa care se realizeaza comanda ferma.

3. Realizare comanda ferma

Pentru a realiza comanda ferma la furnizor se parcurg urmatorii pasi:

 Intranet;
 Comenzi speciale;
 Realizare comanda ferma;
 Selectie dupa:
1. Perioada;
2. Furnizor;
3. Cerere interna;
4. Emitent;
5. Cauta.
 Se alege cererea de disponibilitate;
 Adauga comanda ferma;
 Raspunde;
 Comanda ferma (se bifeaza una dintre optiuni Da sau Nu);
 Cantitate comandata (se trece cantitatea conform facturii de avans);
 Seria facturii de avans;
 Numar FA;
 Data referat (doar daca exista);
28
  Numar referat (doar daca exista);
 Explicatii (daca exista);
 salvare produs;
 Dupa care se parcurg aceiasi pasi pentru fiecare produs de pe cererea de
disponibilitate;
 salveaza.

Dupa realizarea comenzii ferme, se asteapta confirmarea receptiei marfii in Depozitul

Central dupa care se emite factura fiscala. Dupa caz, marfa poate fi ceruta pe comanda
de incarcare, solicitare de livrare sau clientul isi poate ridica marfa cu transport propriu
din Depozitul Central.

IV.CRM
Baza de date Arhitecti & Proiecte
Aplicatia cuprinde urmatoarele module:
1. Modul Nomenclatoare (modul vizibil numai de la Centru) :
a. Liste predefinite
b. Categorii de produse
c. Brand producatori
29
d. Concurenti
e. Lista societati
2. Modul Colaboratori – vizibil atat de la centru cat si din Filiale:
a. Adaugare/editare date colaboratori
b. Lista colaboratori
3. Modul Proiecte – vizibil atat de la centru cat si din Filiale
a. Adaugare/editare date proiecte
b. Lista proiecte
Conectarea la aplicatie se face introducand utilizatorul si parola din sistemul de gestiune
(DeltaSistem) - la deschiderea aplicatiei apare fereastra de logare.
Accesul la baza de date este structurata pe trei nivele de acces:
o Nivel Agent – acces la colaboratorii si proiectele proprii
o Nivel MZ – acces la colaboratorii si proiectele alocate oamenilor din subordine
o Nivel Admin (Centru) – se vad toate inregistrarile

1. Modulul Nomenclatoare

Fig.1 Modul Nomenclatoare

1.1 Liste Predefinite
Contine o lista cu nomenclatoarele folosite in toate modulele, cum ar fi:
· Liste predefinite pentru producatori:
o Nomenclator Tari
o Tipuri de segmente de piata
· Predefinite pentru comercianti (concurenti)
o Tip spatiu
o Date bilant
· Predefinite pentru modulul de colaboratori
o Tip incadrare
o Profil (orientare)
o Tip societate
30
o Potential
· Predefinite pentru modulul de proiecte
o Tip proiect
o Tip subproiect
o Stadii proiecte
o Stadii lucrare
o Surse de informare
· Generale:
o Nomenclator Localitati/Judete
o Valori calcul plafon creditare
Editarea datelor se face in modul urmator:
- Adaugare : se completeaza ultima linie din lista si se trece pe alta linie pentru
salvarea inregistratii
- Editare: se modifica datele de pe linia dorita si se trece pe o alta linie pentru a se
salva inregistrarea respectiva
- Stergere: se selecteaza linia dorita, se apasa pe butonul din dreata al mouse-ului si
se alege optiunea “Sterge”.

Fig.1 Editare inregistrari (adaugare, modificare, stergere)

1.2 Categorii de produse

Acest modul se va putea accesa numai de la centru de catre Managerii de Produs sau de
catre administratorul aplicatiei.
Produsele sunt grupate pe categorii/grupaje si are legatura cu grupele de produse din
sistemul de gestiune.
Editarea inregistrarilor se face la fel ca la puncul 1.1 (vezi Editare date)
31
La fiecare categorie se vor adauga grupajele stabilite, iar legatura cu grupele de produse
din sistemul de gestiune se va realiza prin selectarea din lista a acelor grupe care
corespund grupajului respectiv.

Fig. 2 Structura categorii de produse

1.3 Branduri de producatori

Acest modul se va putea accesa numai de la centru de catre Managerii de Produs sau de
catre administratorul aplicatiei.
Fiecarui producator i se vor introduce urmatoarele date:
o Denumire
o Tara de provenienta
o Pagina Web
o Segmentul de piata catre care se adreseaza (Economic, Mediu, Lux,..)
o Precum si legatura cu grupajele si grupele de produse pe care le
comercializeaza

32
 Fig. 3 Branduri de producatori

Fereastra “Brand Producatori” se acceseaza din meniul “Nomenclatoare” al ferestrei de

pornire a aplicatiei si are urmatoarele parti componente:
o Arbore producatori – se afla in partea stanga a ferestrei si cuprinde lista cu
toti producatorii introdusi in baza de date grupati dupa tara de provenienta.
o Date generale – in dreapta ferestrei (partea de sus) si contine datele generale.
Aceasta parte contine doua butoane :
_ Nou – reseteaza datele generale si pregateste introducerea datelor
pentru un producator nou – Atentie! Dupa completarea datelor trebuie
sa se salveze datele prin accesarea butonului “Salveaza”
_ Salveaza – salveaza datele generale
o Legatura cu grupajele si cu gurpele de produse – in dreapta ferestrei (partea
de jos) – legatura se realizeaza prin selectarea grupajelor si a grupelor de
produse din cele doua liste. Lista de Grupe de produse se va modifica in
functie de grupajul selectat.
1.4 Comercianti (concurenti)
Modulul se adreseaza doar personalului de la centru. Introducerea datelor se va face de
catre administratorul aplicatiei la cererea agentilor dupa verificare.
Fiecarui concurent i se pot adauga mai multe locatii insotite de poze, adresa, tipul de
locatie (boutique, Show-Room, etc) si categoria.
Fereastra de introducere a datelor se acceseaza din meniul “Nomenclatoare” care se
regaseste in fereastra de start a aplicatiei.

33
Fig 4. Concurenti
Adaugarea unui concurent nou se face prin apasarea butonului “Nou”, care pregateste
fereastra prin stergea datelor selectiei curente, editarea datelor generale (denumire,
adresa, tip principal),
selectarea pozei (click dreapta pe zona pozei si selectarea imaginii din calculator – daca
exista) dupa care se apasa pe butonul “Salveaza”, pentru salvarea datelor.(Atentie!
Salvarea datelor se face numai prin accesarea butonului “Salveaza”).
Modificarea datelor se face prin selectarea concurentului din lista, editarea datelor care
se doresc a fi modificate si apasarea butonului Salveaza.
Inroducerea locatiilor se poate face numai dupa salvarea datelor generale.
Pentru fiecare comerciant se va selecta nivelul de competitivitate pentru fiecare grupaj
de produse (vezi fig 5) – nivel de la o stea la 5 stele.

Fig. 5 Concurenti – nivel de competitivitate

34
1.5 Lista societati
Modulul se acceseaza din meniul “Nomenclatoare” al ferestrei de pornire a aplicatiei.
Aici se regaseste lista cu toate societatile structurate pe fiecare tip de societate.
Modificarea datelor gererale ale societatilor se face prin apasarea butonului “Salveaza”
dupa ce au fost modificate valorile existente.

Fig. 6 Lista societati

Modulul Colaboratori

Fig. 7 Meniu Colaboratori

35
Modulul “Colaboratori” este, pe langa modulul “Proiecte”, unul dintre cele mai
importante module ale aplicatiei. Aici se introduc si se actualizeaza datele cu privire la
colaboratori, de la datele generale pana la portofoliu si preferinte.
Orice colaborator introdus in baza de date trebuie validat de catre administratorul
aplicatiei respectand procedura de validare.
2.1 Adaugare/actualizare colaborator
Fereastra contine 6 pagini structurate in felul urmator:
· Date generale:
o Nume si prenume
o CNP
o Telefon
o Email
o Tip colaborator: Arhitect/Designer, Agent, Internediar
o Recomandat de: se completeaza numai in cazul in care acest colaborator este
recomandat de alt colaborator existent
o Reprezentant: reprezentantul DeltaDesign
o Societate: biroul de arhitectura sau societatea la care este angajat

Fig.8 – Actualizare colaborator – date generale

· Istoric – contine o lista cu activitatile trecute si viitoare ale agentului, precum si istoricul
stadiilor prin care a trecut colaboratorul respectiv. Se poate modifica doar ultima
activitate din lista, restul activitatilor se considera a fi incheiate, iar modificarea se face
dublu-click cu mouseul pe linia respectiva.

36
 Fig.9 Istoric Colaborator

Adaugarea unei noi activitati se poate face de catre agent sau de catre administratorul
aplicatiei si se realizeaza prin apasarea butonului “Adauga”, care deschide o fereastra in
care se vor trece urmatoarele date (vezi fig 10):
o Nota: descrierea actvitatii urmatoare
o Data la care se va desfasura activitatea
o Solicitata – de catre agent
o Aprobata – de catre administrator (aceasta se poate modifica doar de
catre administratorul aplicatiei)

Fig.10 Actualizare istoric

introduce o nota si data urmatoarei activitati si apasarea butonului “Salveaza”

· Preferinte – se vor completa preferintele colaboratorului pentru fiecare grupaj de
produse stabilindu-se max 3 branduri de producatori si concurenti in ordinea preferintelor.
La fiecare grupaj se va completa si frecventa de folosire a grupajelor respective in
proiectele la care acest colaborator a participat.

37
In casutele “Alte branduri” si “Alte surse” se vor trece producatorii si comerciantii care nu
sunt in baza de date. Atentie! Pentru a se salva informatiile introduse in cele doua

Fig.11 Preferinte colaborator

· Potential – pe fiecare tip de proiect se va competa numarul de proiecte la care

colaboratorul a participat, precum si influenta pe care a avut-o in stabilirea ofertelor.
Influenta poate avea trei valori care vor influenta potentialul arhitectului:
o Prima optiune – are o pondere de 80% din valoarea proiectelor
o A doua optiune – pondere 20% din valoare proiectelor
o Nicio optiune – pondere 0% din valoarea proiectelor
Potentialul colaboratorului se calculeaza dupa formula: (NrProiecteTip1 x
ValoareProiecteTip1 + NrProiecteTip2 x ValoareProiecteTip2+ …) * PondereInfluenta
Cumularea acestor potentiale pe fiecare agent in parte va stabili potentialul fiecarui
agent.

38
 Fig.12 Potentialul unui colaborator

· Contract comision – contine toate datele necesare semnarii unui contract de comisionare
care se va regasi si in sistemul de gestiune.
· Lista proiecte in derulare – contine lista cu proiectele in care arhitectul respectiv este
implicat
2.2 Lista colaboratori
Este un motor de cautare a colaboratorilor existenti. Se poate cauta dupa nume, prenume
sau societate.
Lista colaboratorilor este filtrata in functie de nivelul de acces in felul urmator:
o Nivel agent – apar in lista colaboratorii care sunt alocati pe agentul respectiv
o Nivel MZ – apar colaboratorii alocati pe toti agentii din filiala respectiva
o Nivel Admin – apar toti colaboratorii alocati si nealocati.
Pentru editarea unui proiect existent se apasa dublu-click pe linia din lista care
corespunde poiectului respectiv.

39
 Fig. 13 Lista colaboratori

3. Modulul Proiecte

Fig.14 Meniul Proiecte

40
In cadrul acestei sectiuni se gestioneaza baza de date care contine proiectele in diverse
stadii de executie. Datele sunt filtrate in functie de nivelul de acces stabilit la logarea in
aplicatie – orice agent poate sa-si vada doar proiectele sale, MZ-ul poate sa acceseze
datele din proiectele alocate agentilor din filiala sa, iar Administratorii si persoanele de la
centru pot sa acceseze toate datele.

Adaugare/Editare Proiect

Fig.15 Actualizare/editare proiecte

Fereastra contine doua foi de lucru, prima continand datele generale ale proiectului, iar a
doua contine istoricul proiectului.
Datele generale ale unui proiect sunt urmatoarele:
o Denumire Obiectiv
o Numar proiect – in stadiul nevalidat numarul proiectului va avea forma
“TMPXXXXX”, iar la validare I se va aloca un numar de forma “PRJXXXXX”
(numar unic ce se va regasi si in aplicatia de gestiune).
o Data inceput – data de adaugare a proiectului in cadrul aplicatiei
o Tip proiect – Individual sau institutional;
o Beneficiar, Dezvoltator, Constructor, Arhitect/Designer: penru fiecare se va stabili
care este decidentul, comisionarul, achizitiorul si cu cine se va tine legatura prin
selectarea casutei corespunzatoare . In cazul in care este o societate noua atunci se
actioneaza butonul “+” din dreptul fiecarei liste.
o Alti colaboratori: se pot introduce apasand tasta F2 si selectand din lista (fig. 16)

41
 Fig.16 Selectare alti colaboratori

o Localitate
o Adresa
o Reprezentant
o Sursa – sursa de informare (de unde a aflat de proiectul respectiv)
o Stadiul lucrarii
Salvarea modificarilor se face actionand butonul “Salveaza”.
Butonul “Valideaza” este vizibil numai pe cont de administrator.
Pentru a se putea valida un proiect va trebui sa se introduca cel putin 2 din cei 4
participanti la proiect.
A doua foaie de lucru contine istoricul proiectului – o lista cu activitatile agentului,
precum si trecerea proiectului in fiecare stadiu.

42
 Fig 17. Istoric proiect

Din lista de activitati se poate modifica doar ultima inregistrare , activitatile mai vechi
considerandu-se finalizate. Pentru modificare se va da dublu-click pe linia care coincide
cu proiectul care trebuie actualizat (se va deschide o fereastra fig 18 – cu toate datele
completate).
Pentru adaugarea unei noi inregistrari se apasa pe butonul “Adauga”

Fig. 18 Actualizare istoric

Butonul “Urmator” din fereastra de la fig 18 – trece proiectul in stadiul urmator, dar nu
inainte de a se defini si urmatoarea activitate si salvarea datelor prin apasarea butonului
“Salveaza”
Butonul “Pierdere” – trece proiectul in stadiul “Anulat (Pierdut)” – trebuie introdus la
“Nota” – motivul petru care a fost pierdut acest proiect.
3.2 Lista proiecte
Contine lista de proiecte in diverse stadii. Si aici datele sunt filtrate in functie de nivelul
de acces.
Datele se pot filtra dupa : Data, Arhitect, beneficiar, dezvoltator, constructor, stadiu
proiect. Vizualizarea/Ascunderea filtrului se face

43
apasand tasta F2 . Vizualizarea datelor referitoare la un proiect se face apasand dublu-
click pe randul care corespunde proiectului respectiv.

Fig 19. Lista proiecte

44
 V. Abateri si penalizari
1. Tip Abatere: FPF fara FF dupa 15 zile
a)FPF cu stoc in filiala
- Saptamana 1: Prelungirea rezervarii cu inca o saptamana se face in cazul in
care marfa nu s-a livrat la client
- Saptamana 2: penalizare 5% din salariu pentru cel care a emis proforma si
finalizarea proformei de la Centru.
b)FPF cu stoc in DC
- Saptamana 1: Prelungirea rezervarii cu inca o saptamana se face doar cu
aprobarea Directorului Operational
- Saptamana 2: penalizare 5% din salariu pentru cel care a emis proforma si
disponibilizarea marfii
2.Tip Abatere: AE fara FF dupa 48h
- Saptamana 1: Reprezentantul de Vanzari este penalizat cu 5% din salariu
- Saptamana 2: daca nu s-a emis FF se face Angajament de Plata RV-ului

3.BT-uri neinchise fara justificare > 10 zile

- Saptamana 1: Reprezentantul de Vanzari este penalizat cu 5% din salariu

- Saptamana 2: Se va incarca BT-ul automat de la Centru

4.Facturi neincasate cu marfa livrata la clienti fara contract mai vechi de 3 zile

- Saptamana 1: Reprezentantul de Vanzari este penalizat cu 5% din salariu si I

se emite de la Centru Angajament de Plata.

5.Facturarea, livrarea pe PF si refacturarea pe un alt client care era blocat in

momentul livrarii

- Saptamana 1: Reprezentantul de Vanzari este penalizat cu 5% din salariu

45
!!!Penalizarea se face prin scaderea din comisioane, iar scaderea se face la plata
comisioanelor.

6.Ridicarea marfii dintr-un Punct de lucru se va face doar de persoanele

autorizate:
-soferul delegat sa livreze marfa (pe baza de aviz care va fi inapoiat la Punctul de lucru
semnat si stampilat de catre client si se arhiveaza).
-agentul de vanzari care se ocupa de client (pe langa avizul semnat de agentul de
vanzari care ridica marfa la punctul de lucru , acesta are obligatia sa intocmeasca un
aviz de mana care va fi semnat si stampilat de client. Avizul de mana constituie dovada
ca marfa a ajuns la client.
In cazul in care va exista un litigiu cu clientul si nu exista un aviz de mana semnat si
stampilat de acesta, agentul de vanzari devine direct raspunzator de achitarea marfii.

46