S.C.........S.A.

PROCEDURA DE SISTEM COD PS 07

Pagina: 1 din 5
COMUNICARE INTERNĂ Ediţia: 1
Revizia: 0

APROBARE DOCUMENT

Numele şi prenumele Data Semnătura

Elaborat
Avizat
Aprobat

EVIDENŢA MODIFICĂRILOR / REVIZIILOR DOCUMENTULUI

Secţiunea/pagina/ Semnătura persoanei

Ediţie/
Data paragraful Descrierea modificării care a operat Obs.
Revizie
modificat modificarea
S.C.........S.A. PROCEDURA DE SISTEM COD PS 07
Pagina: 1 din 5
COMUNICARE INTERNĂ Ediţia: 1
Revizia: 0

LISTĂ DE DIFUZARE/RETRAGERE

Exemplar Data Semnătură Data

Destinatar Revizia/Ediţia retragerii
nr. difuzării de primire
1. CESA 0/1 06.09.2009
2. DIRECTOR 0/1 06.09.2009
GENERAL
3. DIRECTOR 0/1 06.09.2009
COMERCIAL
4. ŞEF SERVICIU 0/1 06.09.2009
PRODUCŢIE
5. ŞEF SERVICIU 0/1 06.09.2009
OPERAŢIUNI-
PLANIFICARE
6. ŞEF SERVICIU 0/1 06.09.2009
TEHNIC
7. ŞEF BIROU 0/1 06.09.2009
APROVIZIONARE
 S.C.........S.A. PROCEDURA DE SISTEM COD PS 07
Pagina: 1 din 5
COMUNICARE INTERNĂ Ediţia: 1
Revizia: 0

1. SCOP
Această procedură descrie modul de desfăşurare a activităţilor în cadrul procesului de
comunicare internă, referitoare la eficacitatea sistemului de management al siguranţei alimentelor
pentru a ajuta la îmbunătăţirea performantei organizaţiei şi la implicarea directă a personalului în
realizarea obiectivelor calităţii şi siguranţei alimentelor.

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplică de personalul S.C..... S.A. aflat în relaţii directe interdepartamentale /
intradepartamentale, şi ierarhice.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
 Manualul SMSA, ediţia şi revizia în vigoare;
 SR EN ISO 22000:2005 Sisteme de management al siguranţei alimentelor.

4. TERMENI, DEFINIŢII, PRESCURTARI

Definiţiile şi abrevierile sunt conform celor menţionate în Manualul Sistemului de Management
al Siguranţei Alimentului, ediţia şi revizia în vigoare.

5. RESPONSABILITĂŢI

5.1 Secretariatul organizaţiei este principala interfaţă în comunicarea internă, şi are

responsabilitatea de a recepta, înregistra şi transmite informaţiile către destinatari, referitor la decizii,
dispoziţii sau note interne.

5.2 Şefii de departamente

 Asigură informarea echipei de siguranţa alimentului prin rapoarte interne întocmite, astfel
încât aceştia să fie la curent cu schimbările.
 Convoca şedinţe compartimentele ad-hoc, la care participă personalul din diferitele
schimburi, funcţii, compartimente, etc.

6. DESCRIERA PROCEDURII

6.1 Comunicare internă

Comunicarea internă are în vedere informaţii referitoare la eficacitatea sistemului de
management al siguranţei alimentelor.
Managementul la cel mai înalt nivel asigură, la nivelul organizaţiei, mijloace adecvate de
comunicare. Întregul personal al societăţii are obligativitatea de a contribui la creşterea eficacităţii
Sistemului de Management al Siguranţei Alimentului, prin realizarea unei mai bune comunicări, atât
în interiorul organizaţiei cât şi în exteriorul acesteia. Activităţile ce se desfăşoară la nivelul
organizaţiei în care sunt necesare comunicări în interiorul structurilor organizatorice sau între acestea
sunt reglementate. Modul în care se desfăşoară activităţile legate de comunicare internă pentru
informaţiile Sistemului de Management al Siguranţa Alimentului. este descris în proceduri: Analiza
efectuată de management PS 10, Acţiuni corective şi preventive PS 05, şi în cadrul procedurilor
operaţionale.
 S.C.........S.A. PROCEDURA DE SISTEM COD PS 07
Pagina: 1 din 5
COMUNICARE INTERNĂ Ediţia: 1
Revizia: 0

De asemenea comunicarea internă se realizează şi prin discuţii deschise între managementul de

vârf şi coordonatorii structurilor organizatorice.
Pentru a menţine eficacitatea Sistemului de Management al Siguranţei Alimentului, S.C.
.............S.A. asigură informarea echipei de siguranţa alimentului prin rapoarte interne întocmite de
către şefii de departamente implicate, astfel încât să fie la curent cu schimbările, inclusiv, dar nu
limitat doar la urmatoarele:
a) tehnologii sau produse noi;
b) materii prime, ingrediente sau servicii;
c) echipamente;
d) spaţii de productie, mediu inconjurator;
e) programe de curăţare şi sanitare;
f) ambalare, sisteme de depozitare si distribuţie;
g) nivelul de calificare al personalului şi/sau alocarea responsabilitatilor si autorizaţiilor;
h) cerinţe legislative;
i) cunoştinte referitoare la pericolele pentru siguranţa produselor alimentare şi măsuri de
control;
j) cerinţe ale clientului sau pieţei pe care organizatia o monitorizează;
k) solicitări relevante de la părţi externe interesate;
l) reclamaţi care indică pericole pentru sănătate asociate cu produsul;
m) alte condiţii care au un impact asupra siguranţei produselor alimentare.
Echipa de siguranţă a alimentului se asigură că aceste informaţii sunt incluse în Sistemul de
Managementul al Siguranţei Alimentelor. Managementul de la cel mai înalt nivel se asigură că
informaţiile relevante sunt incluse ca şi date de intrare în analiza efectuată de management.
6.1.1 Analiza efectuată de management cuprinde, după caz, următoarele:
 Angajamentul managementului;
 Politica şi obiectivele siguranţei alimentelor;
 Analizele efectuate de management;
 Responsabilităţi;
 Satisfacţia clientului;
 Date referitoare la conformitatea produselor;
 Rezultatele auditurilor interne;
 Neconformităţile identificate;
 Acţiuni de îmbunătăţire, acţiuni corective şi preventive;
 Performanţe în domeniul siguranţei alimentelor;
 Performanţe generale ale societăţii;
 Decizii şi note interne.
6.1.2 Informaţiile sunt transmise, după caz, prin:
 Prezentări /informări de grup sau individuale;
 Instruirea personalului
 Note, decizii şi rapoarte interne;
 Procese verbale;
 Panouri de afişare.
6.1.3 Periodic sunt ţinute şedinţe după cum urmează:
 Anual, şedinţe de analiză a managementului ce se desfăşoară în conformitate cu prevederile
procedurii PS 10, Analiza efectuată de management.
 Lunar, şedinţe operative ce tratează aspecte generale, uzuale sau curente ale activităţii
societăţii, la care participă personalul din conducere, CESA şi coordonatorii diferitelor compartimente
ale societăţii.
 S.C.........S.A. PROCEDURA DE SISTEM COD PS 07
Pagina: 1 din 5
COMUNICARE INTERNĂ Ediţia: 1
Revizia: 0

6.1.4 Totodată, după necesitate, pot fi convocate şi şedinţe compartimentele ad-hoc, la care
participă personalul din diferitele schimburi, funcţii, compartimente, secţii, ateliere etc.

6.2 Comunicarea în cadrul echipei de siguranţă a alimentelor

Membrii echipei de siguranţa alimentelor sau alte persoane care obţine şi / sau fac referire la
siguranţa alimentelor vor anunţa CESA cu privire la aspectele noi apărute.
CESA întocmeşte agenda cu temele de dezbatere ale şedinţelor ESA şi stabileşte data şedinţei.
Cazuri în care se iniţiază o şedinţă ESA:
 Noi produse;
 Schimbări în aprovizionarea cu materii prime şi / sau servicii;
 Modificări ale locaţiilor, localizării echipamentelor, mediul înconjurător;
 Modificări în programele de curăţenie şi dezinfecţie;
 Modificări la nivelul de calificare a personalului şi / sau atribuirea responsabilităţilor;
 Schimbări anticipate în utilizarea la consumator şi grupuri de consumatori;
 Anchete externe relevante făcute de părţile interesate şi / sau reclamaţii indicând pericole
pentru sănătate asociate produsului, cerinţe reglementare;
 Cerinţele clienţilor, sectorului şi alte cerinţe pe care S.C........S.A. şi-a propus să le respecte;
 Alte condiţii / modificări cu impact asupra siguranţei alimentului.
Temele pentru dezbateri în cadrul şedinţelor ESA sunt comunicate prin formular cod FS 07 –
01, Agenda şedinţei ESA

7. FORMULARE. ANEXE. ÎNREGISTRĂRI

 Decizii şi note interne;
 Agendă şedinţă ESA, cod FS 07 – 01
 Proces verbal şedinţă ESA FS 07-02