Analiza sistemului informaţional selectat

3.1. Stabilirea proceselor de prelucrare

În funcţie de principalele tranzacţii economice prezentate anterior, procesele de

prelucrare care au loc în cadrul sistemului de gestiune al imobilizărilor se prezintă astfel:
1. Aprovizionarea cu mijloace fixe presupune o succesiune de etape premergătoare
achiziţiei efective. Este vorba despre prelucrarea datelor referitoare la încheierea
contractelor cu terţii în vederea achiziţionării de imobilizări indentificate ca fiind
necesare.
1.1. identificarea imobilizărilor necesare pentru desfăşurarea normală a
activităţii;
1.2. generarea unei situaţii de comenzi pentru aprobare;
1.3. încheierea contractelor cu terţii privind obţinerea de mijloace fixe.
(contracte de vânzare – cumparare, contracte de închiriere, contracte de leasing
etc.)
2. Evidenţa operativă a tranzacţiilor cu imobilizări, prin care se culeg, verifică şi
prelucrează date legate de:
2.1. înregistrarea tranzacţiilor cu imobilizări:
2.1.1. Achiziţia de mijloace fixe. Prelucrările se realizează pe baza recepţiei, care
conţine cantitatea intrată şi preţul pentru una sau mai multe imobilizări.
Intrarea în unitate se realizează pe baza documentului de însoţire a mărfii emis
de furnizor (factură sau aviz de însoţire a mărfii). Dacă se înregistrează situaţia
întârzierii facturii , se va înregistra mai întâi intrarea de mijloace fixe pe baza
avizului de însoţire a mărfii, după care se va face actualizarea cu factura.
Recepţia este întocmită pe baza procesului verbal de recepţie emis ce comisia
de recepţie, urmând să se efectueze punerea în funcţiune după executarea
probelor tehnologice.
2.1.2. Transferul mijloacelor fixe de la o gestiune la alta, fie către o altă societate.
Transferul între gestiuni se realizează pe baza bonului de mişcare a mijloacelor
fixe emis de gestiunea sursă şi care conţine denumirea mijloacelor fixe,
 cantitatea şi valoarea acestora. Transferul către o altă societate se realizează în
baza procesului verbal de dare în custodie.
2.1.3. Inventarierea imobilizărilor, urmăreşte prelucrarea datelor obţinute în urma
desfăşurării inventarierii, având următoarele tipuri de diferenţe consemnate în
procesul verbal de inventariere:
2.1.3.1. Intrări de imobilizări din plusuri de inventar – această situaţie apare în
momentul în care se omite încărcarea gestiunii cu mijloace fixe la
momentul recepţiei;
2.1.3.2. Ieşiri de imobilizări din lipsuri de inventar imputabile – imputarea se
face pe baza deciziei de imputare;
2.1.3.3. Ieşiri de imobilizări din lipsuri de inventar neimputabile – apar ca
urmare a deprecierilor.
2.1.4. Ieşirea din unitate a imobilizărilor se realizează prin casare/scoatere din
folosinţă ca urmare a uzurii şi amortizării lor integrale sau a defectării lor din
cauza neglijenţei personalului sau alte evenimente (întreruperi ale energiei
electrice, inundaţii etc.). La baza acestei operatiuni stă procesul verbal de
scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe. Imobilizările mai pot ieşi din unitate
şi ca urmare a vânzării acestora către terţi.
2.2. înregistrarea documentelor de plată a furnizorilor de imobilizări – ordin de
plată, extas de cont, chitanţa;
2.3. înregistrarea notelor contabile pe baza cărora sunt consemnate cota de
cheltuieli aferente amortizării imobilizărilor;
2.4. generarea fişei mijlocului fix.
3. Evidenţa mijloacelor fixe prin preluarea informaţiilor din procesele de prelucrare
anterioare
3.1. obţinerea balanţei analitice;
3.2. generarea registrului de inventar;
3.3. generarea registrului numerelor de inventar;
4. Evidenţa furnizorilor de imobilizări neachitaţi prin preluarea datelor din procesul de
achiziţie şi colectarea datelor din sitemul de trezorerie:
4.1. situaţia datoriilor faţă de furnizorii de imobilizări;
4.2. actualizarea soldului furnizorilor.