Capitolul 3.

Documentatia bancară și controlul bancar intern

Obiectivele capitolului:
 Caracterizarea documentaţiei bancare.
 Definirea şi descrierea circuitului documentar bancar.
 Identificarea tipurilor de control bancar intern.

1. Notiunea, conținutul, și clasificarea documentelor.

Documentația reprezintă actul scris în care se reflectă executarea operaţiunilor economice
sau modul în care vor fi reflectate aceastea.
În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor, rolul documentelor se manifestă pe multiple
planuri. Documentele îndeplinesc următoarele funcţii:
 funcţia de consemnare, letrică și cifrică, cantitativă şi valorică a operaţiunilor
economice efectuate în cadrul întreprinderii;
 funcţia de acte justificative;
 funcţia informativă;
 funcţia de asigurare;
 funcţia de calculaţie;
Cu ajutorul documentelor se poate urmări activitatea economico-financiară a unităţilor
economice şi financiare în cele mai mici detalii.
După natura operaţiilor la care se referă documentele se împart în:
1. documente privind activitatea financiar – contabilă: (activele pe termen lung, activele
curente, salariile, pasivele, rapoartele financiare)
2. documente privind alte activităţii: (documente privind activitatea de cercetare,
activitatea de control).
După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:
1. documente de dispoziţie: (ordin de plată, ordin de plată incasso, ordin de încasare a
numerarului);
2. documente justificative: (factura, chitanţa);
3. documente mixte: (cererea de plată, cerere de acreditiv);
După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:
1. documente interne: (ordin de eliberare a numerarului);
2. documente externe: (ordin de plată, cerere de plată, delegație de retragere a
numerarului).
În raport cu modul de întocmire, conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional –
economic distingem:
1. documente primare: (delegație de retragere a numerarului, ordin de încasare a
numerarului, nota de contabilitate);
2. documente centralizatoare (balanţa de verificare);
După forma de prezentare, se deosebesc:
1. documente tipizate - se întocmesc pe formulare tip strict determinate;
2. documente netipizate - se întocmesc pe formulare specifice.
După regimul de tipărire şi utilizarea formularelor folosite la intocmirea documentelor se
disting:
 1. documente întocmite pe formulare cu regim special – au un regim deosebit de
tipărire, numerotare, gestionare, evidenţă, folosire şi păstrare;
2. documente fără regim special.
După suportul care depozitează informaţia, se disting:
1. documente pe suport de hîrtie;
2. documente pe suporturi magnetice:(benzi, dischete).

După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart:

1. documente singulare;
2. documente cu multiple operatii.
După tehnica întocmirii, se deosebesc:
1. documente care se întocmesc manual;
2. documente care se întocmesc cu mijloace tehnice (calculatoare).

Conţinutul documentelor se concretizează în anumite elemente obligatorii. Dintre aceste

elemente unele au un caracter comun, adică se referă la toate categoriile de documente, iar altele
au un caracter specific.
Caracterul operaţiilor bancare şi diferenţa lor de alte operaţii efectuate în ramurile
economiei naţionale necesită utilizarea unei documentaţii specifice. Documentaţia bancară este
elaborată şi certificată de BNM şi este obligatorie pentru toate unităţile bancare, persoanele fizice
şi juridice care efectuează diferite operaţiuni prin intermediul instituţiilor financiare. Băncile
comerciale efectuează zilnic un volum mare de operaţiuni. Aceste operaţiuni necesită o
organizare raţională a lucrului cu documentele. În acest scop documentele bancare sunt
standardizate şi unificate.
Standardizarea este utilizarea documentelor unice la efectuarea operaţiunilor similare în
toate băncile comerciale. Unificarea prezintă micşorarea numărului de tipuri de documente
pentru operațiunile bancare.
 După caracterul operaţiunilor efectuate documentele se împart în:
 documente de casă;
 documente memoriale;
 documente de memorandum sau extrabilanţiere.
 Destinaţia documentelor de casă constă în perfectarea dreptului de încasare şi eliberare a
numerarului în valută natională sau străină. La ele se referă:
 Ordinul de încasare
 Borderoul însoţitor;
 Ordinul de plată;
 Cecul de numerar.
 Documentele memoriale prezintă documentele utilizate pentru efectuarea operaţiunilor de
decontîri prin virament. La ele se referă:
 Ordinul de plată;
 Ordinul de plată incasso;
 Cererea de plată;
 Cererea de acreditiv
 Borderou de utilizare a acreditivului.
  Documentele extrabilanţiere sunt utilizate la bancă pentru reflectarea operaţiunilor la
conturile extrabilanţiere. La ele se referă:
 dispoziţii extrabilanţiere pe venit;
 dispoziţii extrabilanţiere pe cheltueli.
Documentul în care sunt corectate: suma, denumirea clientului, numărul contului de
decontare nu sunt primate spre execuţie. Documentele primite la bancă, atât în timpul operativ
cât şi după expirarea lui, sunt semnate de executorul responsabil şi de un lucrător al băncii care a
verificat operaţiunea. Contabilul - şef semnează numai documentele ce reflectă operaţiunile de
casare incontestabilă de la conturile clienților.

2. Circuitul documentar graficul lui.

Circuitul documentar reprezintă mişcarea succesivă a documentelor bancare de la momentul
întocmirii lor până la transmiterea lor în arhivă. De la organizaţia reuşită a circuitului documentar
depinde reflectarea la timp a operaţiunilor bancare în bilanţul băncii. Pentru aceasta în bancă este
întocmit graficul circuitului documentar.
În graficul circuitului documentar se prevede mişcarea documentului de la o diviziune la alta.
Acest grafic este aprobat de conducatorul băncii. Circuitul bancar intern are loc în baza unor
principii bine determinate:
La efectuarea operaţiilor de casă cu numerarul sunt respectate două condiţii:
⮚ La încasarea numerarului operaţia efectuată se reflectă în evidenţa contabilă numai
după ce numerarul este încasat în casierie;
⮚ La eliberarea numerarului operaţiunea se efectuează numai după ce a fost reflectată
în documentul evidenţei contabile .
⮚ La efectuarea decontărilor fără numerar, cînd clienţii sunt deserviţi de aceeaşi
instituţie bancară, documentele memoriale se reflectă în primul rînd în Debitul
contului plătitorului şi după aceea în Creditul contului beneficiarului.

3. Controlul bancar intern.

Totalitatea procedeelor şi metodelor utilizate de aparatul operativ şi de evidenţă pentru
verificarea operaţiunilor bancare poartă denumirea de control bancar intern. Scopul acestui control
constă în asigurarea integrităţii valorilor băncii şi efectuarea operaţiunilor în corespundere cu
legislaţia în vigoare. Controlul bancar intern se divizează în control preventiv, control curent şi
ulterior.
Controlul preventiv este efectuat cu scopul prevenirii efectuării unor operaţiuni bancare în
care se încalcă legislaţia: plăţi de orice fel faţă de furnizori, plata drepturilor salariale, dobînzi şi
comisioane ce urmează să fie plătite, eliberarea în consum a materialelor etc. Controlul preventiv
este executat de contabilul şef al băncii, directori de filiale şi şefi de agenţii.
Controlul curent este efectuat în procesul circuitului documentar şi se ocupa cu verificarea
perfectării documentelor şi operaţiunilor bancare în corespundere cu legea în vigoare. La control
curent se referă şi verificarea registrelor de evidenţă sintetică şi analitică la încheierea zilei de lucru.
Controlul curent este efectuat de executorii responsabili, contabil, şef de secţie. Executorul
responsabil la efectuarea operaţiei de decontare şi casare verifica disponibilul la cont. În unele
cazuri în lipsa mijloacelor la cont documentele sunt achitate dacă clientul întocmeşte cu banca
contractul de deservire overdraft. Unui control riguros sunt supuse documentele privind operaţiunile
de casă. La înregistrarea operaţiei la contul executorului verifică semnatura executorului responsabil
din banca plătitoare. Această semnatură dovedeşte că operaţiunea dată a fost efectuată anterior.
Contabilul şef verifica numai dispoziţia incasso. Un rol important în controlul curent aparţine
examinării reclamanţiilor şi plîngerilor din partea clienţilor. Deasemenea sunt verificate toate
extrasele bancare şi anexele lor. În baza extraselor bancare are loc un control reciproc a datelor din
contabilitatea bancară şi contabilitatea financiară a clientului.Cu toate că controlului curent sunt
supuse toate operaţiunile efectuate la bancă este necesar şi un control ulterior al acestor operaţiuni.
Controlul ulterior este efectuat periodic (lunar sau trimestrial). Principalele obiective
urmărite de controlul ulterior sunt:
 concordanţa evidenţei contabile sintetice şi analitice la bancă;
 lucrările privind decontările reciproce;
 modul de dirijare a evidenţei tehnico-operative;
 respectarea termenilor de acordare şi rambursare a creditelor şi dobînzilor restante.
Controlul ulterior se divizează în:
 Control tematic;
 Control complex;
 Control total.

Scopul controlului tematic constă în stabilitatea stării de activitate pentru un indicator concret
(tema concretă) pe întreaga instituţie bancară. Acest control este efectuat sau în baza documentelor
respective sau în baza observaţiilor.
Controlul complex constă în controlul activităţii unui lucrător concret sau a unei secţii
concrete.
Controlul total constă în verificarea întregii activităţi a băncii. Mai efectiv se consideră
controlul complex.
Rezultatele controlului ulterior sunt înregistrate în Proces-verbal.