3.

Documentatia bancara si controlul bancar intern

3.1 Caracteristica documentației bancare.
3.2 Tipul documentatiei utilizata la banca.
3.3 Graficul circuitului documentelor.
3.4 Controlul bancar intern-tematic, complex și total.
3.1 Documentaţia reprezintă actul scris în care se reflectă executarea operaţiunilor economice
sau modul în care vor fi reflectate aceastea.
În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor, rolul documentelor se manifestă pe multiple planuri.
Documentele îndeplinesc următoarele funcţii:
1. funcţia de consemnare, letrica si cifrica, cantitativă şi valorică a operaţiunilor
economice efectuate în cadrul întreprinderii;
2. funcţia de acte justificative;
3. funcţia informativă;
4. funcţia de asigurare;
5. funcţia de calculaţie;
Cu ajutorul documentelor se poate urmări activitatea economico-financiară a unităţilor
economice şi financiare în cele mai mici detalii.
3.2
 După natura operaţiilor la care se referă documentele se împart în:
a. documente privind activitatea financiar – contabilă: (activele pe termen
lung, activele curente, salariile, pasivele, rapoartele financiare)
b. documente privind alte activităţii: (documente privind activitatea de cercetare,
activitatea de control).
 După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:
a. documente de dispoziţie:(ordin de plată, ordin de plată incasso, ordin de
încasare);
b. documente justificative:( factura, chitanţa);
c. documente mixte:(cererea de plată, cerere de acreditiv);
 După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:
a. documente interne:( ordin de plată de casă);
b. documente externe:(ordin de plată, cerere de plată, cec de numerar).
 În raport cu modul de întocmire, conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional –
economic distingem;
a. documente primare:(cec de numerar,ordin de încasare, nota de contabilitate);
b. documente centralizatoare(balanţa de verificare);
 După forma de prezentare, se deosebesc:
a. documente tipizate- se întocmesc pe formulare tip strict determinate;
b. documente netipizate- se întocmesc pe formulare specifice.
 După regimul de tipărire şi utilizarea formularelor folosite la intocmirea documentelor se
disting:
a. documente întocmite pe formulare cu regim special – au un regim deosebit de tipărire,
numerotare, gestionare, evidenţă, folosire şi păstrare;
b. documente fără regim special.
 După suportul care depozitează informaţia, se disting:
a. documente pe suport de hîrtie;
b. documente pe suporturi magnetice:(benzi, dischete).
 După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart:
a. documente singulare;
b. documente cu multiple operatii.
 După tehnica întocmirii, se deosebesc:
a. documente care se întocmesc manual;
b. documente care se întocmesc cu mijloace tehnice (calculatoare).
Conţinutul documentelor se concretizează în anumite elemente obligatorii.
Dintre aceste elemente unele au un caracter comun, adică se refera la toate categoriile de
documente, iar altele au un caracter specific.
Caracterul operaţiilor bancare şi diferenţa lor de alte operaţii efectuate în ramurile
economiei naţionale necesită utilizarea unei documentaţii specifice. Documentaţia bancară este
elaborată şi certificată de BNM şi este obligatorie pentru toate unităţile bancare, persoanele fizice
şi juridice care efectuează diferite operaţiuni prin intermediul instituţiilor financiare.
Bancile comerciale efectuează zilnic un volum mare de operaţiuni. Aceste operaţiuni necesită o
organizare raţională a lucrului cu documentele. În acest scop documentele bancare sunt
standardizate şi unificate.
Standardizarea este utilizarea documentelor unice la efectuarea operaţiunilor similare în
toate băncile comerciale. Unificarea prezintă micşorarea numarului de tipuri de documente
pentru operatiunile bancare.
După caracterul operaţiunilor efectuate documentele se împart în :
 documente de casă;
 documente memoriale;
 documente de memorandum sau extrabilanţiere.
Destinaţia documentelor de casă constă în perfectarea dreptului de încasare şi eliberare a
numerarului în valută natională sau străină. La ele se referă:
 Ordinul de încasare
 Borderoul însoţitor;
 Ordinul de plată;
 Cecul de numerar.
Documentele memoriale prezintă documentele utilizate pentru efectuarea operaţiunilor de
decontari prin virament. La ele se referă:
 Ordinul de plată;
 Ordinul de plată incasso;
 Cererea de plată;
 Cererea de acreditiv
 Borderou de utilizare a acreditivului.
Documentele extrabilanţiere sunt utilizate la bancă pentru reflectarea operaţiunilor la
conturile extrabilanţiere. La ele se referă: dispoziţii extrabilanţiere pe venit şi dispoziţii
extrabilanţiere pe cheltueli.
Documentul în care sunt corectate: suma, denumirea clientului, numărul contului de
decontare nu sunt primate spre execuţie. Documentele primite la bancă, atît în timpul operativ cît
şi după expirarea lui, sunt semnate de executorul responsabil şi de un lucrător al băncii care a
verificat operaţiunea. Contabilul - şef semnează numai documentele ce reflectă operaţiunile de
casare incontestabilă de la conturile clientilor.
3.3 Circuitul documentar reprezintă mişcarea succesivă a documentelor bancare de la momentul
întocmirii lor pînă la transmiterea lor în arhivă. De la organizaţia reuşită a circuitului documentar
depinde reflectarea la timp a operaţiunilor bancare în bilanţul băncii. Pentru aceasta în bancă
este întocmit graficul circuitului documentar.
În graficul circuitului documentar se prevede mişcarea documentului de la o diviziune la
alta. Acest grafic este aprobat de conducatorul băncii. Circuitul bancar intern are loc în baza unor
principii bine determinate:
La efectuarea operaţiilor de casă cu numerarul sunt respectate două condiţii:
 La încasarea numerarului operaţia efectuată se reflectă în evidenţa contabilă numai
după ce numerarul este încasat în casierie;
 La eliberarea numerarului operaţiunea se efectuează numai după ce a fost reflectată
în documentul evidenţei contabile .
 La efectuarea decontărilor fără numerar, cînd clienţii sunt deserviţi de aceeaşi
instituţie bancară, documentele memoriale se reflectă în primul rînd în Debitul
contului plătitorului şi după aceea în Creditul contului beneficiarului.
3.4 Controlul bancar intern.Totalitatea procedeelor şi metodelor utilizate de aparatul operativ
şi de evidenţăpentru verificarea operaţiunilor bancare poartă denumirea de control bancar
intern.Scopul acestui control constă în asigurarea integrităţii valorilor băncii şi efectuarea
operaţiunilor în corespundere cu legislaţia în vigoare.
Controlul bancar intern se divizează în control preventiv, controlcurent şi ulterior.
Controlul preventiv este efectuat cu scopul prevenirii efectuării unor operaţiuni bancare în
care se încalcă legislaţia: plăţi de orice fel faţă de furnizori, plata drepturilor salariale, dobînzi şi
comisioane ce urmează să fie plătite, eliberarea în consum a materialelor etc. Controlul
preventiv este executat de contabilul şef al băncii, directori de filiale şi şefi de agenţii.
Controlul curent este efectuat în procesul circuitului documentar şi se ocupa cu
verificarea perfectării documentelor şi operaţiunilor bancare în corespundere cu legea în vigoare.
La control curent se referă şi verificarea registrelor de evidenţă sintetică şi analitică la încheierea
zilei de lucru. Controlul curent este efectuat de executorii responsabili, contabil, şef de secţie.
Executorul responsabil la efectuarea operaţiei de decontare şi casare verifica disponibilul la
cont. În unele cazuri în lipsa mijloacelor la cont documentele sunt achitate dacă clientul
întocmeşte cu banca contractul de deservire overdraft. Unui control riguros sunt supuse
documentele privind operaţiunile de casă. La înregistrarea operaţiei la contul executorului
verifică semnatura executorului responsabil din banca plătitoare. Această semnatură dovedeşte
că operaţiunea dată a fost efectuată anterior. Contabilul şef verifica numai dispoziţia incasso.
Un rol important în controlul curent aparţine examinării reclamanţiilor şi plîngerilor din partea
clienţilor. Deasemenea sunt verificate toate extrasele bancare şi anexele lor. În baza extraselor
bancare are loc un control reciproc a datelor din contabilitatea bancară şi contabilitatea
financiară a clientului.Cu toate că controlului curent sunt supuse toate operaţiunile efectuate la
bancă este necesar şi un control ulterior al acestor operaţiuni.
Controlul ulterior este efectuat periodic. Controlul ulterior este efectuat lunar sau
trimestrial. Principalele obiective urmărite de controlul ulterior sunt:
-concordanţa evidenţei contabile sintetice şi analitice la bancă;
-lucrările privind decontările reciproce;
-modul de dirijare a evidenţei tehnico-operative;
-respectarea termenilor de acordare şi rambursare a creditelor şi dobînzilor restante.
Controlul ulterior se divizează în:
 Control tematic;
 Control complex;
  Control total;
Scopul controlului tematic constă în stabilitatea stării de activitate pentru un indicator
concret (tema concreta) pe intreaga instituţie bancară. Acest control este efectuat sau în baza
documentelor respective sau în baza observaţiilor.
Controlul complex constă în controlul activităţii unui lucrător concret sau a unei secţii concrete.
Controlul total constă în verificarea întregii activităţi a băncii. Mai efectiv se consideră controlul
complex.
Rezultatele controlului ulterior sunt înregistrate în Proces -verbal.