Fluxul de activităţi

în firma de exerciţiu
Prof. ec. BECA FELICIA
Colegiul Economic „Dionisie Pop Marţian” Alba Iulia
 „Succesul în afaceri presupune pregătire, disciplină şi muncă multă.
Daca nu eşti speriat de aceste lucruri oportunităţile sunt foarte mari.”
David Rockefeller

Constituirea firmei de exerciţiu

Prezentare succesiune activităţi
Organizarea activităţii în firma de exerciţiu
 Cum înfiinţăm o firmă de exerciţiu?

1.Culegerea de informaţii O. R. C.

Birouri Notariale Bănci

Constituirea unei
- firme de exerciţiu
-
2.Dezbateri
- Alegerea
Nominalizarea
obiectului de activitate
Stabilirea asociaţiilor
capitalului social

3. Întocmirea documentaţiei de constituire

conform cerinţelor ROCT
 PAŞII DE URMAT PENTRU ÎNFIINŢAREA
UNEI FIRME DE EXERCIŢIU

1. Solicitarea de rezervare a 2. Întocmirea documentaţiei necesare

denumirii firmei de exerciţiu pentru deschiderea contului provizoriu

4. Luarea în primire a documentelor 3. Întocmirea documentaţiei

eliberate de către ROCT în vederea constituirii

DERULAREA ACTIVITĂŢII
ÎN FIRMA DE EXERCIŢIU
 DOCUMENTE SPECIFICE
ÎNREGISTRĂRII
DE TRIMIS LA ROCT DE PRIMIT DE LA ROCT
Cererea de rezervare denumire
Cerere de deschidere de cont
Fişa cu specimene de semnătură • Certificat de înregistrare
Foaia de vărsământ pentru • Certificat constatator
capital social • Atribuirea numerelor de cont şi
Împuternicire pentru depunere confirmarea disponibilului din cont
capital social curent
Cerere de înregistrare şi • Chitanţa pentru taxa rezervare
autorizare a funcţionării denumire
Act constitutiv al firmei de • Chitanţa pentru cheltuieli de
exerciţiu constituire
Declaraţii proprii • Cazier fiscal.
Declaraţia privind autorizarea
funcţionării
Dovada sediu – contract de
închiriere
Cerere de eliberare a cazierului
fiscal
 AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIŢIU

1. FIRMA CONTINUATĂ – firma de exerciţiu se continuă cu

aceiaşi elevi – este situaţia în care a fost autorizată o firmă în clasa
a -XI -a şi se prevede continuarea ei şi în clasa a -XII – a.

2. FIRMA PRELUATĂ – sunt firmele care au existat în primii

ani de la înfiinţarea reţelei firmelor de exerciţiu, nu au mai fost
continuate şi se preia de către elevi în anul şcolar curent.

3. FIRMA NOUĂ – Se constituie firmă nouă, dacă nu există în

şcoală firme de exerciţiu pentru preluare. Se transmite la ROCT
cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea
confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de
infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de
denumire si 440 RON taxele de constituire).
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU

Cercetarea pieţei Denumire,

Pregătire
formă juridică,
motto
Prezentare concept Alegerea produsului
şi a branşei

Clasa a-X-a

februarie-martie aprilie-mai
 FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU
Acţiuni de creare a
firmei si pregatirea
Activitate efectivă pe sectii
documentelor de
Structura administrativă
inregistrare a firmei
si procesul tehnologic

Înregistrare la
Rotatia locurilor
ROCT Intrare pe piaţă
de munca

Clasa a-X-a Clasa a-XI-a

mai – iunie septembrie octombrie ianuarie - februarie

 ÎNFIINŢAREA ŞI MUNCA ÎNTR-O FIRMĂ
DE EXERCIŢIU
Participări la târguri

Prezentarea firmelor în
faţa elevilor şi a părinţilor
Predare firmă

Pregatirea firmei de exerciţiu

pentru a fi predata echipei urmatoare

Clasa a-XI-a Clasa a-XII-a

Martie – aprilie mai iunie iunie

„ziua porţilor deschise”
 Inaugurarea firmelor de exerciţiu
Obiective
- Publicitatea înfiinţării F.E. pe plan local
- Motivarea elevilor pentru participarea activă în cadrul firmei de exerciţiu
- Recunoaşterea activităţii elevilor de către ceilalţi elevi din alte F.E., de către profesorii şi
conducerea şcolii, de către comunitatea local
Participanţi
- F.E. din şcoală
- Profesorii şcolii
- Conducerea unităţii şcolare
- Inspectoratul Şcolar Judeţean
- Mass-media
- Comunitatea locală
- Reprezentanţi ROCT şi Kultur Kontakt
Pregătire
- Stabilirea modului de organizare, a locului de desfăşurare a inaugurării
- Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc îndeplinite
- Împărţirea sarcinilor
- Stabilirea termenelor de realizare a acestora
- Stabilirea termenelor de verificare a îndeplinirii sarcinilor respective şi a persoanelor responsabile
cu buna organizare şi desfăşurare a acestei activităţi
Punerea în aplicare
Inaugurarea F.E.
 Lucrări realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing

•Solicitarea de cataloage •Solicitarea unui •Stabilirea Corporate Identity;
pentru materialele de birou, catalog şi a unor •Stabilirea obiectivelor de marketing;
echipamente de birotică, oferte speciale •Elaborarea planului de marketing şi
mobilier, etc de la alte firme de de la serviciul de planificarea activităţilor publicitare;
exerciţiu; marketing;
Solicitarea de cataloage de la firme reale(
•Crearea unei liste pentru •Telemarketing de la firma parteneră sau de la alte firme);
evidenţa furnizorilor; pe baza listei de
clienţi, pentru •Elaborarea unor statistici referitoare la
•Emiterea de comenzi, în clienţi şi mărimea cifrei de afaceri;
vederea aprovizionării cu prezentarea
mijloace fixe sau cu obiecte ofertelor •Evaluarea listei de produse în funcţie de
de inventar, etc; speciale şi cifra de afaceri;
•Înregistrarea comenzilor în eventual a unor •Stabilirea sortimentului;
registrul de evidenţă a bonusuri •Stabilirea condiţiilor de livrare şi plată;
comenzilor; acordate CGA
clienţilor care fac •Stabilirea politicii de preţ;
•Urmărirea livrărilor, cele mai rapide
compararea facturilor cu comenzi. •Analizarea prevederilor legate de protecţia
comenzile, înregistrarea consumatorilor;
facturilor şi transmiterea la •Elaborarea unor oferte noi cu caracter
departamentul contabilitate. general şi special;
 Secretariat Personal Contabilitate

•Elaborarea respectiv preluarea •Construirea dosarelor de •Transmiterea către banca

modelului / viziunii întreprinderii; personal; Roct a fişei cu specimenele
•Stabilirea obiectivelor anuale; •Stabilirea numărului de de semnături;
•Elaborarea unor formulare ore săptamânal şi lunar; •Solicitarea de majorare de
personalizate sau preluarea modelelor •Completarea capital, pentru firmele care
deja existente (hârtie cu antet; modele contractelor individuale se reînfiinţează.
de e-mail; comandă; confirmare de de muncă;
comandă; notă telefonică, etc); •Stabilirea nevoilor de
•Notificarea modificării datelor firmei de instruire / perfecţionare.
exerciţiu către centrala firmelor de
exerciţiu (ROCT);
•Crearea unui dosar care să conţină un
istoric al firmei, departamentele care
compun structura organizatorică,
organigrama firmei şi fişele de post;
•Stabilirea de contacte cu firma
parteneră.
 Lucrări curente în firma de exerciţiu
Achiziţii
•Colectarea şi ordonarea
prospectelor şi cataloage-
lor de la alte firme de exerciţiu;
•Actualizarea continuă a listei
de evidenţă a furnizorilor;
•Redactarea unor cereri de
ofertă la solicitarea conducerii
sau a celorlalte compartimente;
•Verificarea ofertelor primite şi
compararea lor;
•Intocmirea comenzilor
evidenţierea lor într-un registru
de evidenţă a comenzilor;
•Controlarea livrarii
confruntarea cu factura
aferentă;
•Redactarea unor notificări în
situatii de neconformitate ,/
defecte sau urgentarea unor
anumite livrari în caz de
intârzieri la livrare;
•Gestionarea stocurilor din
depozit.
Vânzări Marketing
•Elaborarea ofertelor generale şi a celor •Publicitate pentru
ca răspuns la cererile de ofertă emise de vânzări ;
celelalte firme de exerciţiu; •Promovarea
•Întocmirea avizelor de expediţie, a vânzărilor;
facturilor, şi a confirmărilor de comandă; •Public relations;
•Completarea documentelor de transport •Vânzări
şi transmiterea acestora către personalizate;
transportator; •Atragerea de clienţi
•Supravegherea încasărilor; noi.
•Încasarea sumelor pentru care plata s-a
şi făcut prin card de credit;
•Întocmirea somaţiilor;
•Redactarea scrisorilor de răspuns la
şi notificările de neconformitate şi pentru
mărfurile returnate;
•Discuţii de vânzări;
•Actualizarea listei de clienţi;
•Întocmirea de statistici cu privire la cifra
de afaceri, pe clienţi şi pe produse.
 Secretariat Personal Contabilitate

•Procesarea intrărilor şi ieşirilor de poştă; •Administrarea •Prelucrarea documentelor

•Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme dosarelor de justificative şi înregistrarea
de pe piaţa firmelor de exerciţiu; personal; acestora în contabilitatea
•Folosirea internetului pentru transmiterea •Elaborarea statelor generală a societăţii;
raspunsurilor spre mediul extern al firmei, de plată şi a •Întocmirea registrului de
pentru distribuirea e-mailurilor primite şi fluturaşilor de casă;
căutarea de informaţii; salarii ; •Întocmirea lunară a
•Primirea partenerilor de afaceri şi a balanţei de verificare;
persoanelor externe şcolii, cu ocazia unor •Administrarea •Întocmirea declaraţiilor
întâlniri fixate pentru diverse evenimente; contului bancar privind obligaţiile de plată
•Achiziţionarea şi administrarea materialelor pentru personal; la bugetul statului cât şi a
de birou; •Derularea celor referitoare la
•Administrarea bazei de date de adrese şi cumpărăturilor asigurările sociale cât şi
actualizarea ei continuă; efectuate de pentru şomaj
Întocmirea de procese verbale cu diferite personal. •Efectuarea de analize;
ocazii; •Elaborarea bilanţului
•Utilizarea telefonului şi a faxului şi semestrial şi anual;
stabilirea costurilor aferente; •Efectuarea plăţilor;
•Organizarea arhivei ;
•Reprezentarea conducerii şi administrarea
agendei managerului.
 Lucrări la predarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing Secretariat Personal Contabilitate

•Redactarea •Redactarea •Analiza •Realizarea unui •Participarea •Redactarea
unui raport unui raport îndeplinirii raport cu privire la evaluarea unui raport
final; final; obiectivelor la modul în care activităţii anual asupra
•Predarea •Predarea de au fost realizate elevilor; activităţii şi
locului de locului de marketing; obiectivele; •Scoatere din întocmirea
muncă. muncă. •Redactarea •Transmiterea evidenţa unui bilanţ la
unui raport unei liste cu asigurărilor închiderea
final; propuneri pentru sociale; activităţii;
•Predarea clasa următoare; •Elaborarea •Predarea
locului de •Redactarea pe baza arhivei
muncă. unui raport final; statelor de contabile..
•Predarea plată a unei
locului de analize
muncă. asupra
salariilor;
•Redactarea
unui raport
final;
•Predarea
locului de
muncă.
 REALIZAREA ORGANIGRAMEI

CONDUCERE

ASISTENT (Ă)

ACHIZIŢII VÂNZĂRI MARKETING SECRETARIAT CONTABILITATE

 Recrutarea personalului

• Managementul resurselor umane presupune:

§ Recrutarea personalului
§ Administrarea personalului
§ Motivarea angajaţilor
§ Feedback
§ Satisfacţia activităţii
§ Evaluarea activităţii personalului
§ Rotaţia locurilor de muncă

• Sarcini în cadrul managementului resurselor umane:

§ Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, în timp
§ Recrutarea personalului
§ Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului
de muncă, instruire, comunicare, motivare
Eliberarea din funcţie a personalului: predare, certificat de evaluare
 Stabilirea necesarului de personal

Necesarul de personal se stabileşte pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile şi atribuţiile fiecărui

departament. În firma de exerciţiu se lucrează cu grupa, deci numărul maxim de personal este de 15 elevi.
O structură de personal propusă, având în vedere organigrama şi sarcinile fiecărui departament, ar putea fi:
1. Manager general -1 persoană

2. Asistent manager (secretariat) -1-2 persoane

3. Departamentul achiziţii -1 şef de departament

-1 economist

4. Departamentul vânzări -1 şef de departament

-2 economişti

5. Departamentul marketing -1 şef de departament

-1 economist

6. Departamentul personal -1 şef de departament

-1 economist

7. Departamentul contabilitate -1 şef de departament

-2 economişti
 DESFĂŞURAREA INTERVIULUI
Structura interviului :
 Candidatul intră în încăpere
 Prezentările
 Amabilităţile introductive
 Oferirea de informaţii
 Verificarea elementelor concrete
 Evaluarea capacităţilor;
 Evaluarea personalităţii
 Evaluarea motivaţiei
 Candidatul pune întrebări
 Candidatul este informat despre următoarea etapă a procesului de selecţie şi despre data anunţării rezultatului
 Încheierea interviului; candidatul părăseşte biroul.

Ce trebuie să faceţi
- încercaţi să vă relaxaţi. Nu este bine să fiţi stresat - pregătiţi-vă cu calm pentru interviu
- plecaţi din timp de acasă, pentru a nu întârzia sau a fi stresat că nu ajungeţi la timp
- fiţi îmbrăcat decent şi confortabil
- fiţi amabil, surâzător, sigur pe dumneavoastră
când veţi păşi în birou fiţi calm, stăpân pe dumneavoastră, daţi mâna cu interlocutorul şi aşezaţi-vă confortabil. Trebuie să daţi impresia
că vă simţiţi ca acasă!
Ce nu trebuie să faceţi
- să vă criticaţi foştii patroni
- să vă subestimaţi foştii colegi
- să divulgaţi informaţii importante de la fostul loc de muncă
- să evocaţi problemele dumneavoastră personale pentru a obţine mila interlocutorului
- să intraţi în discuţii politice, sindicale, religioase
- să răspundeţi monosilabic
- să minţiţi
să adoptaţi o atitudine negativă
 DOCUMENTE SPECIFICE
COMPARTIMENTELOR
LIMBI
SECRETARIAT MARKETING APROVIZIONARE CONTABILITATE STRĂINE DESFACERE

Registru Oferte Repertoriu Registru acţionari Bibliotecă Repertoar

corespondenţă Catalog furnizori Registru casă minimală clienţi
Repertoriu Materiale Jurnal cumpărări Facturi Jurnal
telefoane pentru presă Contracte cu Documente de vânzări
Ecusoane Invitaţii furnizorii plată Contracte
Cărţi de vizită Pliante Scadenţar plăţi Registru jurnal de vânzare-
R.O.F. Facturi primite cumpărare
Fluturaşi State de plată cu clienţii
Necesar Broşuri Condiţii de livrare Registru inventar
documente şi plată Scadenţar
Cartea mare plăţi
centralizate pe
departamente Balanţe de Oferte
verificare Facturi
Jurnal
cumpărări Bilanţ contabil emise
Contract de Condiţii de
muncă livrare şi
Fişe de post plată
Dosare Fişa de
personale magazie
 JURNALUL FIRMEI DE EXERCIŢIU
EXPLICAŢII DETALIERE TERMENE/
OBSERVAŢII

PARTICIPANŢI Elevii clasei, profesorul coordonator

TEMATICA Preluarea firmei de exerciţiu

Organizarea activităţii pe departamente
Repartizarea personalului pe departamente

AGENDA DE LUCRU Consultare pagină ROCT: www.roct.ro

Completare documentaţie de autorizare a reînregistrării
conform precizărilor ROCT
Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail
Organizarea evidenţelor pe departamente
Organigrama
- Registrul de corespondenţă: poştă, curier si e-mail,
ecusoane
- CV, Contractele de muncă, Fişa postului, Condică
de prezenţă
- Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare
spaţiu şi pentru marfa destinată vânzării, căutare
furnizori, comenzi
- Elaborare de oferte (româna şi engleză), proiect-
catalog, concept pagină web
Documente financiar- contabile
Calendar evenimente:
- Prezentare FE în şcoală/ INAUGURARE
- Expoziţii
- Târguri naţionale şi internaţionale
 DERULARE TRANZACŢII
aprovizionare
Firma de 1 Firma de
exercitiu “A” exercitiu “B”
Cumparator Furnizor
2

4 3 5
ROCT

1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de

exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta
etc.)
2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)
3 – Transmiterea ordinului de plata la ROCT
4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
 DERULARE TRANZACŢII
vânzare
Firma de
1 Firma de
exercitiu “A” 2 exercitiu “B”
Furnizor 3 Cumpărător

4
5
6
ROCT

1 – Transmiterea oferta
2 – Primirea comenzii
3 – Transmiterea factura
4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT
5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesaj
Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de
corespondenta comerciala.
Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).
 Descrierea proceselor de achiziţie
1.Emiterea comenzii DEP.
şi înregistrarea
ei în registrul VÂNZĂRI 2.Pregătirea livrării,
de comenzi. emiterea avizului
de expediţie şi a
facturii sau
DEP. numai a facturii.

ACHIZIŢII
3.Primirea bunurilor
în depozit şi confruntarea DEP.
facturii cu
recepţia acestora . CONTABILITATE
4.Înscrierea realizării
livrării în registrul de 5.Înregistrarea facturii 6.Întocmirea ordinului
comenzi şi în evidenţa contabilă, de plată în vederea
certificarea facturii. cantitativ şi valoric şi achitării facturii.
stabilirea
obligaţiei de
plată către furnizor.
 Procesarea unei comenzi

Vânzări 1
2
3
4 Achiziţii

1. Cerere de ofertă
2. Ofertă fermă
3. Comandă
4. Aviz de expediere/comandă
 Listă de control – târg al FE
Stabilirea locului de desfăşurare - solicitarea acordului conducerii unităţii şcolare pentru utilizarea
sălii de festivităţi a şcolii
Stabilirea datei - consultarea cu profesorul coordonator şi cu conducerea şcolii pentru a alege
perioada optimă
Stabilirea tipului de amenajare utilizat - concurs între personalul F.E.
Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaţie, materialul din care se
realizează standul, forma acestuia
Stabilirea modului de realizare a publicităţii şi a protocolului - stabilirea tipului de material
publicitar utilizat, stabilirea participanţilor, stabilirea tipului de invitaţii utilizat, a persoanelor care le
realizează şi a celor care le distribuie
stabilirea rolului fiecărui elev
Stabilirea programului de desfăşurare a inaugurării
Realizarea materialelor necesare pentru stand şi amenajarea acestuia - stabilirea necesarului,
stabilirea surselor de finanţarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona aceste
materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile,
materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecărui elev
Realizarea materialelor pentru publicitate şi stabilirea modului de distribuire a acestora -
stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanţare, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona
produsele şi materialele respective
Stabilirea aparaturii şi a materialelor necesare pentru prezentare
 BIBLOIGRAGIE

www.econet-see.com/ro/index.html
Seminar: Înfiinţarea şi organizarea
unei firme de exerciţiu, Kultur Kontakt,
Austria
*** Din şcoală în viaţă prin firma de
exerciţiu