STRUCTURA CURSULUI

1. Managementul resurselor

2. Managementul riscurilor
Managementul resurselor
 CE AR TREBUI SA STIM SA FACEM

1. Sa planificam resursele si costurile necesare proiectului

2. Sa recomandam modalitatile de procurare ale resurselor proiectului

3. Sa stabilim modalitatile de asigurare a resurselor pentru proiect

4. Sa asiguram managementul financiar al proiectului

 RESURSE NECESARE PROIECTULUI

1. RESURSE FINANCIARE

2. RESURSE UMANE

3. RESURSE MATERIALE

4. RESURSE INFORMATIONALE

PROCURARE RESURSE PROIECT:

• INTERN
• IMPORT
 ELEMENTELE CARE DETERMINA COSTURI

1. PERSONAL

2. MATERIALE

3. ECHIPAMENTE

4. DEPLASARI

5. UTILITATI

6. SUBCONTRACTANTI
 TIPURI DE COSTURI

1. COSTURI DIRECTE SI INDIRECTE

2. COSTURI FIXE SI VARIABILE

3. COSTURI REPETITIVE SI NON REPETITIVE

4. COSTURI NORMALE SI EXTRAORDINARE

 METODE DE ESTIMARE A COSTURILOR si a
duratelor de executie

 Lansarea estimarii la aprecierea celui care o intocmeste

(Atentie la argumentarea estimarii)
 Defalcarea fiecarui articol in componente mici si estimarea fiecarei
componente
 (consumatoare de timp dar cu o acuratete buna)

 Folosirea datelor provenite de la unul sau mai multe proiecte similare

realizate in trecut
(atentie la bugetarea pe componentele de diferentiere)

 Folosirea datelor standard pentru diferite lucrari sau componente.

-(liste de cantitati pentru proiectele de constructii)
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

 Contributia financiara a UE depinde de:

 tipul de activitate (cercetare, activitati demonstrative,

instruire, management, informare - diseminare)

 rezultatele obtinute prin proiect

 cadrul comunitar al ajutorului financiar privind

activitatile de cercetare - dezvoltare
 Tipuri de cheltuieli eligibile

Costuri directe Costuri indirecte

Costuri eligibile direct atribuite Costuri eligibile ce nu sunt direct

proiectului si identificate in atribuite proiectului, dar sunt in
concordanta cu principiile directa legatura cu proiectul
contabile - “Regie“
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Exercitiu (5 minute): scrieti pe o foaie de hartie

exemple de cheltuieli necesare pentru proiectul
dvs. Incercati sa identificati cheltuielile directe
si cheltuielile indirecte.
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri directe eligibile

 sa fie efectuate pe durata de desfasurare a
proiectului (exceptand realizarea raportului
final, unde pot fi declarate eligibile cheltuielile si
dupa 45 de zile de la terminarea perioadei de
implementare a proiectului)
 inregistrate in evidenta contabila a
contractorului
 in cazul existentei unei terte parti aceste costuri
trebuie inregistrate in evidenta lor contabila
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri eligibile directe - Costuri eligibile indirecte (regie) -

exemple exemple

Costuri de personal Infrastructura (chirie,

echipamente office)
Costuri cu echipamente –
amort. Costuri administrative
Consumabile
Cheltuieli legate de calculator,
Deplasari si diurna imprimanta

Costuri specifice proiectului Hartie, stampile

Subcontractare Internet, telefon

 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri de personal (costuri reale inregistrate prin contract)

 Reprezinta principala categorie de costuri
 Pentru angajati permanenti sau temporari

 Pentru a prezenta corect costurile de personal trebuie:

 sa identificati persoanele care vor fi implicate in proiect
 identificati rata pe ora/zi/luna pentru aceste persoane
 estimati timpul alocat fiecarei persoane pe tip de activitate

Ce este un Om-Luna - Person Month (PM) si cum se

calculeaza?
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Exercitiu (5 minute). Se dau urmatoarele

informatii referitoare la un viitor proiect PC7.
Care este valoarea unui PM?
Nr. Nume angajat Salariu Numar Numar
crt. lunar luni mediu de
(EUR) implicare ore lucrate
proiect
1 X 500 3 luni 4
2 Y 800 6 luni 8
3 Z 1000 8 luni 6
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Exercitiu 2 (5 minute). In cazul in care avem o

planificare in functie de numarul de ore
lucrate, cum calculam PM?
Activitatea Luni Marti Miercuri Joi Vineri
1
X 2h 2h 2h
Y 4h 4h 4h 4h
Z 2h 2h
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri pentru echipamente

 necesare desfasurarii proiectului
 mentionate in anexele tehnice si contract
 costuri pe perioada proiectului, insa pot exista exceptii doar daca
a fost instiintat ofiterul de proiect si a fost obtinuta aprobarea
acestuia (oficial)
 sa se foloseasca regula deprecierii echipamentului

Cum se calculeaza amortizarea unui echipament

intr-un proiect PC7?
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Exercitiu (5 minute):
1. Alegeti un echipament – scrieti costul sau si durata
preconizata pentru amortizare
2. Scrieti numarul de luni in care este utilizat echipamentul in
proiect
3. Scrieti procentul de utilizare al echipamentului in proiect
4. Identificati valoarea amortizarii echipamentului in proiect
Model de completare:
Nr. Nume Cost de Durata Numar de Procent de Amortizarea in
crt. echipament achizitionare preconizata luni utilizare utilizare in proiect
(EUR, fara pentru in proiect proiect (EUR)
TVA) amortizare (luni) (%)
(luni)
1 Echipament 100.000 5x12=60 18 80% ???
cercetare 1
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Nr. Nume Cost de Durata Numar de Procent de Amortizarea

crt. echipament achizitionare preconizata luni utilizare utilizare in in proiect
(EUR, fara pentru in proiect proiect (EUR)
TVA) amortizare (luni) (%)
(luni)
1 Echipament 100.000 5x12=60 18 80% 24.000
cercetare 1

Mod de calcul:
Amortizarea in proiect = Cost de achizitionare x (Numar de luni
utilizare in proiect/Durata preconizata pentru amortizare) x
Procent utilizare in proiect
Amortizarea in proiect = 100.000 x (18/60) x 80% = 24.000 EUR
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri indirecte eligibile:

 costuri referitoare la administrare si management;
 costurile spatiului de pentru birouri sau laboratoare,
inclusiv chiria sau deprecierea cladirilor sau
echipamentelor, si cheltuielile colaterale precum: apa,
incalzirea, electricitatea, intretinerea si repararea,
asigurarea si costurile de securitate si siguranta;
 costuri pentru comunicare, conectarea la retele, costuri
postale si diverse pentru birotica;
 echipamente comune de birou precum PC, laptop,
software;
 diverse necesitand consumabile
! Doar daca sunt necesare in relatie cu costurile directe
eligibile atribuite proiectului.
 Cum pot fi calculate costurile indirecte?

Costurile indirecte = procent (%) din costurile directe

Cum sunt calculate? Utilizand rata reala sau rata fixa

Regula generala aplicabila tuturor partenerilor:

Rata reala sau
Rata fixa de 20%

! Exista insa exceptii!

20
 Cum pot fi calculate costurile indirecte ?

Costurile indirecte calculate utilizand rata reala:

beneficiarii ce au un sistem de contabilitate ce poate
identifica si grupa costurile indirecte aferente strict
proiectului isi pot rambursa costurile indirecte reale.

Costurile indirecte calculate utilizand rata fixa de 20%:

aceasta rata fixa poate fi utilizata de catre toti
beneficiarii, indiferent de sistemul de contabilitate
utilizat

21
 Cum pot fi calculate costurile indirecte ?

EXCEPTII:
Rata fixa de 60% - in vederea utilizarii acestei rate,
este obligatorie indeplinirea a trei conditii:
 Organizatia este organizatie publica non-
profit, institutie de invatamant secundar sau
superior, organizatie de cercetare sau IMM
 Sistemul de contabilitate utilizat nu este
capabil sa determine costurile indirecte reale
 Este aplicabila doar proiectelor de cercetare

22
 Cum pot fi calculate costurile indirecte ?

EXCEPTII:
Rata fixa de 7% - este aferenta actiunilor
de coordonare si suport (CSA -
coordination and support actions),
indiferent de statutul organizatiei.

23
 TIPURI DE CHELTUIELI SI ELIGIBILITATEA LOR

Costuri ne-eligibile
 Orice taxa indirecta identificata incluzand TVA
si comisoane
 Dobanzi
 Estimari pentru pierderi si cheltuieli viitoare
 Pierderi rezultate din schimbul valutar
 Costuri declarate, aparute sau rambursate in
cadrul altui proiect comunitar
 Datorii sau penalitati legate de aceste datorii
 Cheltuieli excesive sau nejustificate
 Determinarea contributiei financiare

Contributia financiara a Uniunii Europene este

determinata in functie de:
- schemele de finantare,
- statusul organizatiei participante si
- tipurile de activitati derulate de proiect (cercetare,
demonstrare etc.)

25
Ratele de finantare ale Comisiei Europene

26
MANAGEMENTUL RISCURILOR
 Ce ar trebui sa stim?

• Sa identificam riscurile ce pot afecta

proiectul
• Sa implementam masuri de control al
riscurilor
• Sa controlam eficacitatea masurilor
adoptate pentru minimizarea riscurilor
 Definire risc

Riscul este probabilitatea de a se realiza o

situatie defavorabila sau o pierdere.
Pentru definirea riscului, este necesar ca acesta sa
fie descompus in doua elemente:
- Probabilitatea riscului -> riscul creste o data cu
cresterea probabilitatii
- Impactul riscului -> riscul creste o data cu
cresterea efectelor negative pe care le
genereaza.
 Definire risc

Exemplu pentru probabilitate:

Probabilitatea ca o cometa sa loveasca
Pamantul in urmatorii 100 ani este aproape
egala cu zero, deci riscul e considerat a fi
scazut. Cu toate acestea, daca acest
eveniment s-ar produce, consecintele ar fi
catastrofale.
 Definire risc

Exemplu pentru impact:

Riscul de a fi intepat de un tantar in Delta
Dunarii vara este foarte ridicat, insa efectul
intepaturii de tantar este nesemnificativ =>
riscul nu este semnificativ.
Legatura dintre risc si incertitudine
 Tipuri de riscuri

-financiare
-tehnice
-comerciale
-legislative
-de executie
 Managementul riscului

Managementul riscului presupune urmatorii pasi:

1. Planificarea riscului
2. Identificarea riscului
3. Analiza riscului (cantitativa si calitativa)
4. Stabilirea strategiilor de abordare a riscurilor
5. Monitorizarea si controlul riscului
 1. Planificarea riscului
Planificarea riscului = stabilirea persoanelor care raspund de
fiecare risc in parte, pe toate nivelele ierarhice si pe toate
categoriile de risc

Planificarea riscului presupune raspunsul la cateva intrebari

esentiale:
- Cine are cea mai mare responsabilitate in procesul de
management al riscului?
- Cum trebuie sa fie canalizat efortul de abordare a riscului?
- Ce cinstrumente si metode se pot utiliza?
 2. Identificarea riscurilor. Metode de
identificare a riscurilor.
-brainstorming
-chestionare si interviuri
-analiza unor rapoarte de finalizare a altor proiecte
-metoda scenariilor
-analiza de sistem
-cunostintele si experienta personala a membrilor echipei
! Managerul de proiect lucreaza cu echipa sa in procesul
de identificare a riscurilor in mod regulat pe tot
parcursul proiectului
 3. Analiza riscurilor
Analiza riscurilor = estimarea probabilitatii de aparitie a
riscurilor si a efectelor acestora.
Pasi:
1. Stabilirea probabilitatii de aparitie
2. Stabilirea impactului
3. Clasificare riscuri

Analiza riscurilor poate fi:

- Calitativa
- Cantitativa
 3. Analiza riscurilor
Rezultatele analizei calitative a riscului sunt
mai putin exacte, ele avand mai mult un
caracter orientativ decat unul precis.
Daca nu sunt satisfacatoare aceste rezultate,
managementul riscului pune la dispozitie si
analiza cantitativa, care prezinta rezultate in
forma cifrica, urmare a calculelor facute.
 3. Analiza riscurilor – Analiza calitativa

Companiile aviatice afirma despre calatoria cu avionul

ca este cea mai sigura, avand in vedere probabilitatea
foarte mica de a muri intr-un accident aviatic
(determinata prin numar de calatori raportat la
numarul de persoane care au murit intr-un accident
aviatic). Daca intrebati o persoana despre riscul
calatoriei cu avionul, va raspunde ca este foarte
riscanta. Cine are dreptate? => probabilitatea trebuie
analizata impreuna cu impactul
 3. Analiza riscurilor – Analiza calitativa

Pentru analiza calitativa, o tehnica des utilizata este matricea

probabilitate-impact.
Sunt analizate urmatoarele elemente:
- Probabilitate – mare, medie, scazuta
- Impact – mare, mediu scazut
=> matrice cu 3 randuri si 3 coloane; intersectia fiecarui rand
cu fiecare coloana = un anumit nivel al riscului
=> trei categorii de risc: mare, mediu si scazut
 3. Analiza riscurilor - Matricea
probabilitate-impact

=> Pentru exemplul anterior, probabilitate scazuta si impact

mare => risc scazut
 3. Analiza riscurilor – Analiza cantitativa

Analiza cantitativa = stabilirea nivelului impactului unui

eveniment de risc.
Metode de determinare a dimensiunii impactului unui
eveniment de risc:
- Modelarea riscului
- Analiza valorii asteptate
- Analiza ratei beneficiu-cost
- Analiza pe baza arborelui decizional
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului

Riscurile identificate in analiza efectuata

trebuie abordate in urmatoarea ordine:
1.Riscurile cu impact mare si cu probabilitate
mare
2.Riscurile cu impact mare si cu probabilitate
mica
3.Riscurile cu impact mic si cu probabilitate
mare.
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului

Pentru fiecare risc care trebuie gestionat, managerul de proiect

trebuie sa identifice contramasurile care trebuie adoptate si
costurile lor.
Printre contramasuri se regasesc:
- Evitarea riscului
- Reducerea probabilitatii sau impactului riscului
- Transferarea riscului asupra altora (prin incheierea unor
asigurari)
- Intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute sau de
contingenta
- Acceptarea riscului
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
1. Evitarea riscului = inlaturarea totala a riscului din
cadrul proiectului care trebuie executat.
Evitarea riscului poate insemna chiar renuntarea la
executarea proiectului, daca riscurile majore
vizeaza un element cheie al acestuia.

Exemplu: evitarea riscurilor intr-un proiect major de

constructii – in cazul in care riscul de esec este prea
mare, se poate solicita reproiectarea constructiei.
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
2. Reducerea riscului = diminuarea probabilitatii, a impactului
sau a ambelor.
Reducerea riscului este o strategie importanta, care poate sau
nu sa fie costisitoare. In cele mai multe situatii, reducerea
riscului este rentabila daca se compara cu costurile pe care
le-ar cauza riscurile care s-ar materializa.

Exemplu: riscul lipsei personalului cu experienta intr-un

proiect => modalitatea de reducere este eficientizarea
procesului de recrutare (stabilirea unor criterii de angajare
precise)
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
3. Transferarea riscului = incheierea unor asigurari =>
compensatie financiara pentru pierderile suferite.
! Transferarea riscului nu inseamna inlaturarea totala a riscului.

4. Intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute sau de

contingenta = identificarea unor optiuni alternative care sa
prevada strategii acceptabile care sa contribuie la recuperea
unor eventuale pierderi (PRINCE, 1993, pag. 13).
Planurile pentru situatii neprevauzte pot merge de la alocarea
unor fonduri banesti pana la planificarea ampla a refacerii
resurselor, manoperei sau serviciilor pierdute.
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
4. Intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute sau de
contingenta

Strategiile care pot fi adoptate in alcatuirea unui plan de

contingenta:
- Sa nu se faca nimic
- Sa se pregateasca dinainte proceduri alternative descrise in
detaliu
- Sa se discute cu celelalte organizatii interesate anumite
aranjamente privind disponibilizarea unor resurse si
facilitati necesare in situatia materializarii riscului.
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
4. Intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute sau de
contingenta

Exemple:
- Risc = intarzierea lucrarilor de constructie pentru un proiect
=> masura posibila = termene de finalizare cu mult timp
inaintea datei reale de inaugurare pentru constructori
- Risc = intarzierea livrarii unor echipamente => masura
posibila = stabilirea unor furnizori alternativi pentru
echipamente
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
5. Acceptarea riscului = managerul proiectului poate decide ca
in momentul respectiv nu trebuie sau nu poate fi facut
nimic, dar are grija sa reanalizeze situatia din timp in timp,
pe durata de implementare a proiectului.

In timpul desfasurarii proiectului, poate fi necesara revizuirea

listei riscurilor, pentru a se afla:
- Daca riscul identificat anterior, ce nu ridica probleme, este
pe cale sa devina critic
- Daca a aparut un nou risc ce necesita evaluare
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
Exercitiu (5 minute): Identificati categoria strategiei pentru
urmatoarele riscuri
Risc Strategie Categoria
strategiei
Intarzierea lucrarilor de la un Prevederea in proiect a unei
furnizor rezerve de timp dupa data
livrarii respective
Incompatibilitatea Intocmirea de specificatii
componentelor de la un tehnice specifice, care sa
furnizor cu articolele de la un prevada aceste aspecte
alt furnizor (cu care formeaza
un flux tehnologic)
Parasirea firmei furnizoare de Tinere sub observatie a
catre anumiti experti cheie situatiei
Falimentul unui furnizor Contractarea din timp a unor
alti furnizori
 4. Stabilirea strategiilor de abordare a
riscurilor – Managementul riscului
Exercitiu (5 minute)
Risc Strategie Categoria
strategiei
Intarzierea lucrarilor de la un Prevederea in proiect a Reducerea
furnizor unei rezerve de timp dupa riscurilor
data livrarii respective
Incompatibilitatea componentelor Intocmirea de specificatii Reducerea
de la un furnizor cu articolele de la tehnice specifice, care sa riscurilor si
un alt furnizor (cu care formeaza un prevada aceste aspecte transferul
flux tehnologic) riscurilor
Parasirea firmei furnizoare de catre Tinere sub observatie a Acceptarea
anumiti experti cheie situatiei riscurilor
Falimentul unui furnizor Contractarea din timp a Planificarea
unor alti furnizori pentru situatii
neprevazute
 5. Monitorizarea si controlul riscurilor

= procesul de urmarire a riscurilor identificate

de monitorizare a riscurilor existente si de
identificare a noilor riscuri, asigurand
executia planurilor de risc si evaluarea
eficacitatii lor in reducerea riscului.
= se desfasoara pe durata ciclului de viata al
proiectului
 5. Monitorizarea si controlul riscurilor

Mijloace si tehnici de monitorizare si control al

riscului:
- Liste de verificare
- Auditurile proiectului
- Revizuiri periodice ale riscului proiectului
- Analiza rezultatelor
- Masurarea performantelor tehnice
- Planificarea suplimentara a raspunsului la risc
 5. Monitorizarea si controlul riscurilor

Iesiri din monitorizarea si controlul riscului:

- Planul de urgenta = raspunsuri neplanificate anterior la riscurile
urgente
- Actiuni corective = aplicarea planurilor de urgenta
- Cereri de schimbare a proiectului = rezulta din implementarea
planurilor de rezerva sau de urgenta => modificari ale proiectului
- Actualizari ale planului de raspuns la risc = riscurile care apar trebuie
documentate si evaluate
- Baze de date pentru risc = depozite de date pentru colectarea,
actualizarea si analiza datelor rezultate din managementului riscului
- Actualizari ale listelor de verificare a riscurilor identificate = pe baza
informatiilor din procesul de monitorizare si control al riscului.
 Riscuri ce trebuie luate in calcul la
finantarea unui proiect
1. Riscul de tara
2. Riscul pietei
3. Riscul momentului
4. Riscul schimbarii cadrului legislativ
5. Riscul inflatiei
6. Riscul afacerii
7. Riscul optional
8. Riscul vandabilitatii
 Exemplu mod de tratare al unui risc
1. Riscul de tara reprezinta probabilitatea pierderilor din activitati
internationale, ca urmare a unor evenimente economice,
sociale si politice specifice fiecarei tari in parte. Situatiile
ce pot conduce la materializarea riscului de tara pot fi
reprezentate de evenimente precum cele care afecteaza
profitabilitatea sau recuperarea investitiilor. In cazul
prezentului proiect, riscul de tara se poate manifesta prin
activarea clauzelor de salvgardare post – aderare, care
pot conduce la suspendarea sau diminuarea finantarilor
nerambursabile sau de inasprire a conditiilor de
implementare; in urma evenimentelor recente de pe
scena politica autohtona, factorii politici responsabili ai
Uniunii Europene considera ca acest eveniment este
probabil, dar in domenii de activitate legate de
agricultura respectiv de justitie. Riscul este mediu pentru
proiect.
IDENTIFICATI care sunt riscurile proiectului
vostru?