Curs 5.

Documentația
de proiect

Irina Manolescu – UAIC

irina.manolescu.studenti@gmail.com
Exercițiu 1. Cine se ocupă de Q1 /
Q2+Q3 / Q4?
Tipuri de finanţatori:
1. autofinanţare (capitalul personal, prieteni,
rude)
2. bănci
3. fonduri nerambursabile (prin agenții de
management / implementare)

 Exercițiu 2 (pe chat): Ordinea de

importanţă pentru finanţatori a
documentelor (1; 2; 3 - PA, SF, CF)
Documente pentru obţinerea
finanţărilor:
 cerere de finanţare (CF) – date specifice
fiecărui finanţator
 studiu de fezabilitate (SF) – partea
tehnică, orientată spre investiţia necesară
 plan de afaceri (PA) - proiecţii post-
investiţie: PROD, MKT, RU, FIN
Ce facem astăzi?

 Documentația de proiect (CF)

3.4. Realizarea documentaţiei
de proiect
 III. Scrierea cererii de finanţare
Structura cererii de finanţare
Vom trata problemele legate de completarea unei cereri de finanţare. Pentru completarea
cererii (ca si a bugetului sau matricei cadru logic), este necesar ca solicitanţii sa fi parcurs
deja etapele de formulare a problemei, stabilire de obiective etc. şi să aibă la dispoziţie
„structura" sau „scheletul" proiectului.

Proiectul
1. Descriere
 1.1. Titlu
Se completează denumirea proiectului, stabilită în prealabil.
Titlul trebuie să reflecte obiectivul general al proiectului.
Alegeţi un nume simplu, ale cărui iniţiale, dacă este posibil, să formeze un acronim logic.
De obicei, titlul trebuie:
 să fie descriptiv
 să scoată în evidenţă rezultatele proiectului şi nu metodele folosite
 să descrie avantajele pe care le vor câştiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului
 să fie clar, concis, şi uşor de ţinut minte
 să nu conţină termeni tehnici sau elemente de jargon

 1.2. Locul de desfăşurare - Ţară, judeţ, regiune, oraş

Specificaţi locul unde se va derula proiectul.
Acolo unde este nevoie, pentru specificarea regiunii, consultaţi harta regiunilor.
 1.3. Suma solicitată de la Autoritatea Contractantă
Se completează suma solicitată, în lei Se trece contribuţia % din bugetul total al
cifre programului în procente proiectului

Aceasta rubrică se completează după efectuarea bugetului.

În prima căsuţă completaţi, în cifre, suma pe care o solicitaţi finanţatorului, iar în căsuţa a doua
procentajul pe care îl reprezintă această sumă, din valoarea întregului proiect.

 1.4. Rezumat
Maxim 10 rânduri (va rugam sa includeţi informaţii despre (a) scopul proiectului, (b) grupurile
ţinta si (c) activităţile principale).
 Rezumatul trebuie exprimat concis, fără a da detalii despre fiecare activitate.
 Completaţi, în maxim 10 rânduri, date informative, succinte despre proiect, atingând
obligatoriu punctele solicitate expres: scopul, obiectivele, grupurile ţintă şi principalele
activităţi.
 Acolo unde este cazul daţi şi date cantitative.
 Dacă proiectul propune programe de formare, specificaţi codurile CAEN.
 Reţineţi că cele 10 rânduri obligatorii se pot obţine şi prin dimensiunea fonturilor.
 Rezumatul va fi tradus şi în limba engleză.

 1.5. Obiective
Maxim 1 pagina. Descrieţi obiectivele proiectului.
 Cu acest capitol începe descrierea propriu-zisă, detaliată, a proiectului dumneavoastră.
 Obiectivul este stare dorită, la care se va ajunge în momentul în care proiectul va fi încheiat.
 1.6. Justificare
Maxim 3 pagini. Furnizaţi următoarele informaţii:
(a) identificarea necesitaţilor si constrângerilor percepute in
regiunea căreia se adresează proiectul
 Acesta este capitolul unde se descrie mediul proiectului: ambianţa
fizică, instituţională, economică, politică sau social culturală,
regională sau zonală care a determinat alegerea obiectivelor pe baza
unei analize serioase şi concrete.
 Investigaţi bine situaţia din zona în care se va derula proiectul.
 Culegeţi date statistice complete, analizaţi-le şi folosiţi-le pentru a
demonstra şi susţine cel mai bine motivul alegerii proiectului.
 Folosiţi cifre corecte, reale.
 După ce aţi luat cunoştinţă de situaţia din zonă, de datele colectate
de la foruri competente, descrieţi problemele din zonă. Notaţi şi
ierarhizaţi toate necesităţile şi constrângerile, identificate de
dumneavoastră în prealabil, în zona de competenţă a proiectului.
 Daţi explicaţii asupra modului cum aţi identificat aceste necesitaţi şi
constrângeri.
1.6. Justificare
(b) enumerarea grupurilor ţintă, cu o estimare a numărului
anticipat de beneficiari direcţi si indirecţi
 Identificaţi grupurile ţintă, pe care le vizează proiectul,
bineînţeles în concordanţă cu solicitările programului. Grupul
ţintă este reprezentat de acea categorie de subiecţi care va fi
supusă intervenţiei proiectului în vederea realizării obiectivelor
acestuia.
 Daţi explicaţii clare şi succinte.
 Nu uitaţi să estimaţi, atât calitativ cât şi cantitativ şi beneficiarii
direcţi şi pe cei indirecţi. Specificaţi clar cine sunt beneficiarii
direcţi ai proiectului (grupul ţintă) şi care alte grupuri vor fi
afectate pozitiv sau negativ de rezultatele proiectului.
(c) motivele alegerii grupurilor ţinta si a activităţilor
 După stabilirea grupurilor ţintă, motivaţi argumentat, alegerea de
către dumneavoastră a acestora. Arătaţi ponderea pe care o au
grupurile ţintă în rândul populaţiei vizate.
 Motivaţia alegerii anumitor activităţi o explicaţi prin rezultatele
scontate, demonstrate prin indicatori cantitativi şi calitativi.
 1.6. Justificare
(d) relevanța proiectului pentru grupurile ţintă
 Argumentaţi clar semnificaţia proiectului pentru grupurile ţintă. Arătaţi
cum va îmbogăţi / îmbunătăţi proiectul „viaţa" acestora, ce schimbări
se vor produce, cum vor influenţa aceste schimbări situaţia grupurilor
ţintă.
(e) relevanța proiectului pentru obiectivele programului
 Demonstraţi cât de însemnat este proiectul pentru obiectivele
programului (deci concordanţa obiectivelor proiectului cu cele ale
programului). Argumentaţi. Explicaţi cât de bine serveşte proiectul la
îndeplinirea obiectivelor programului.
(f) relevanta proiectului pentru priorităţile programului
 Arătaţi concordanţa proiectului cu priorităţile programului.

 1.7. Descrierea detaliata a activităţilor

Maxim 9 pagini. Includeţi titlul si o descriere detaliată a fiecărei
activităţi; în acest sens, descrierea detaliata a activităţilor nu
trebuie confundata cu planul de acţiune (a se vedea 1.9).
 1.8. Metodologie
Maxim 4 pagini. Descrierea detaliată a:
(a) metodelor de implementare
 Metodele de implementare sunt mijloacele proprii folosite pentru a
derula proiectul. Descrieţi aceste metode clar, ordonat.
(b) argumentelor pentru alegerea metodologiei propuse
 Motivaţi alegerea metodologiei pe care o propuneţi.
 Insistaţi asupra metodelor de abordare bazate pe principiile care stau
la baza
 standardelor actuale în domeniu.
 Insistaţi asupra metodelor de abordare conforme cu managementul de
proiect.
(c) modul în care intenţionează proiectul sa continue un proiect
anterior sau activităţi anterioare (unde este cazul)
 Insistaţi asupra activităţilor anterioare sau asupra unor proiecte
anterioare ale organizaţiei, asemănătoare cu cele din proiectul
propus, pentru a demonstra experienţa proprie în domeniu si, poate,
pentru a demonstra continuitatea unor activităţi.
1.8. Metodologie
(d) procedurilor de evaluare interna
 Specificaţice proceduri veţi folosi în evaluarea
progresului proiectului.
(e) nivelului de implicare si activitatea altor
organizaţii (parteneri sau alţii) în proiect
 Arătaţicât si cum se implica fiecare partener sau
oricare alta organizaţie în proiect.
(f) justificarea rolului fiecărui partener
 Explicaţi şi argumentaţi rolul fiecărui partener.
(g) echipa propusa pentru implementarea
proiectului (pe funcţii: nu este nevoie sa includeţi
numele persoanelor în aceasta secţiune)
 Stabiliţi
si specificaţi echipa de management a
proiectului.
 1.9. Durata şi planul de acţiune
Durata proiectului va fi de__luni.
 Nota: Planul de acţiune orientativ nu trebuie sa menţioneze date exacte, ci trebuie sa înceapă cu
"luna 1", "luna 2" etc. Solicitanţii sunt sfătuiţi sa prevadă o marja de siguranţa în planul de acţiune
propus. Planul de acţiune nu trebuie sa conţină descrieri detaliate ale activităţilor, ci doar denumirea
lor (va rugam sa verificaţi ca denumirea lor sa fie aceeaşi cu cea menţionata în secţiunea 1.7).
 Planul de acţiune pentru primul an de implementare trebuie sa fie suficient de detaliat pentru a
furniza informaţii cu privire la pregătirea si implementarea fiecărei activităţi. Planul de acţiune pentru
fiecare din următorii ani (funcţie de durata proiectului) poate fi mai general si ar trebui sa includă
numai lista principalelor activităţi previzionale pentru aceşti ani.1 Planul de acţiune trebuie prezentat
conform următorului model:

An Activitate Localizarea (oraş) Organizaţia care

implementează
An1
Luna 1 Pregătirea activităţii 1 Solicitant

Implementarea activităţii 1 Partener

 Activităţile proiectului se concretizează în planul de acţiune.

 Planul de acţiune este un instrument de lucru preţios, atât în evaluarea proiectului, cât şi pe
parcursul etapei de implementare.
2. Rezultate aşteptate
 2.1. Impactul estimat asupra grupurilor ţinta
Maxim 2 pagini. Va rugam sa includeţi informaţii despre:
(a) Cum va îmbunătăţi proiectul situaţia grupurilor ţinta
 Faceţi o scurtă descriere a situaţiei grupurilor ţintă, aşa cum preconizaţi că va fi după
implementarea proiectului.
(b) Cum va îmbunătăţi proiectul capacităţile manageriale si tehnice ale grupurilor ţinta
si/sau ale partenerilor (unde este cazul)
 Descrieţi cum va contribui proiectul la perfecţionarea capacităţii manageriale şi tehnice
a organizaţiei aplicante sau/şi a partenerilor.
 2.2. Rezultate
Maxim 1 pagina. Precizaţi clar si cuantificaţi cât de mult posibil rezultatele.
 Rezultatul este un produs al proiectului (uneori considerat o măsură a impactului
proiectului asupra domeniului de acţiune al acestuia).
 Între rezultate şi obiective trebuie să existe o strânsă legătură.
 Dacă toate rezultatele au fost obţinute, atunci obiectivele proiectului au fost atinse.
 2.3. Efecte multiplicatoare
Maxim 1 pagina. Descrieţi posibilităţile de replicare si extindere a rezultatelor
proiectului.
 Încercaţi să prezentaţi modul cum proiectul ar putea fi replicat în alte zone, în alte
domenii, altă dată.
 Insistaţi şi asupra modului de informare asupra rezultatelor proiectului.
2.4. Durabilitate
Maxim 3 pagini. Faceţi diferenţierea între următoarele aspecte ale continuităţii:
(a) Din punct de vedere financiar (Cum vor fi finanţate activităţile după încetarea finanţării CE?)
 Identificaţi şi specificaţi care vor putea fi sursele de finanţare posibile după încheierea proiectului şi a
finanţării.
(b) Din punct de vedere instituţional (Vor fi funcţionale structurile care susţin implementarea
activităţilor la sfârşitul prezentului proiect? Va exista "proprietate locala" asupra rezultatelor
proiectului?)
 Demonstraţi cum şi cât de funcţionale sunt structurile nou înfiinţate prin proiect. Arătaţi dacă există
dreptul de proprietate asupra rezultatelor proiectului - nu uitaţi proprietatea intelectuală asupra unor
rezultate.
(c) Continuitate la nivelul politicilor (unde este cazul) (care va fi impactul structural al proiectului
- ex. va conduce acesta la îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de conduita, a metodelor
etc?)
 Dacă este cazul, specificaţi cum proiectul va determina îmbunătăţirea sau schimbarea legislaţiei, a
metodologiei în diverse domenii, etc.

3. Bugetul proiectului
Furnizaţi un buget pentru întreaga durata a proiectului. A se vedea Ghidul Solicitanţilor,
secţiunea plăţi pentru informaţii suplimentare.
Nota: Bugetul trebuie prezentat în concordanta cu Anexa B (fişier Excel).

4. Surse de finanţare preconizate

Furnizaţi informaţii cu privire la sursele de finanţare preconizate pentru proiect.
Nota: Aceasta informaţie trebuie prezentata în concordanta cu Anexa B (format Excel).
II. SOLICITANTUL
1. Date de identificare
 Denumirea legala completa a organizaţiei:
 Acronim (unde este cazul):
 Forma Juridica:
 Cod fiscal (unde este cazul):
 Adresa oficiala:
 Adresa poştala:
 Persoana de contact:
 Numere de telefon:
 Numere de fax:
 Adresa E-mail:
 Pagina Internet:
2. Detalii bancare
Banca trebuie sa funcţioneze în România.
 Numele titularului de cont:
 Nr. cont bancar:
 Codul Băncii:
 Codul SWIFT :
 Numele Băncii:
 Adresa Băncii:
 Numele persoanei(lor) cu drept de semnătura:
 Funcţia persoanei(lor) cu drept de semnătura:
3. Descrierea solicitantului (maxim 3 pagini)
 3.1. Când a fost înfiinţată organizaţia dumneavoastră si
când si-a început activitatea?
 Faceţi o scurtă, dar completă, prezentare a organizaţiei - CV - ul
organizaţiei: data înfiinţării, data începerii activităţii, misiunea,
obiectivele, scopurile.
 3.2. Care sunt principalele activităţi ale organizaţiei
dumneavoastră, în prezent?
 Prezentaţi activităţile principale şi actuale ale organizaţiei
dumneavoastră, încercând să scoateţi în evidenţă acele activităţi care
conduc la producerea rezultatelor obiectivele concordante cu cele ale
programului pentru care aplicaţi.
 3.3. Lista membrilor consiliului/comitetului de conducere
al organizaţiei dumneavoastră.
4. Capacitatea de a administra si implementa proiecte
 Anexe: Matricea cadru – logic
Elementele
principale ale Operaţie logică
proiectului
Obiectivul de Care este obiectivul general la care
dezvoltare va contribui proiectul?
Obiective Care sunt obiectivele specifice pe
imediate care proiectul le va realiza?
Care sunt rezultatele concrete prin
care se urmăreşte atingerea
obiectivelor specifice?
Rezultate Care sunt efectele şi beneficiile
preconizate ale proiectului?
Ce schimbări şi îmbunătăţiri vor fi
determinate de proiect?
Care sunt activităţile – cheie de
Activităţi realizare şi în ce succesiune pentru
a produce rezultatele vizate?
Care sunt mijloacele necesare
implementării acestor activităţi
Resurse (personal, echipamente, instruire,
studii, aprovizionări, facilităţi
operaţionale etc.)?
Indicatori de realizare
verificabili în mod
obiectiv
Care sunt indicatorii – cheie
pentru obiectivul de
dezvoltare?
Care sunt indicatorii
cantitativi şi calitativi care
arată dacă şi în ce măsură
obiectivele specifice ale
proiectului au fost realizate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în ce
măsură proiectul realizează
rezultatele şi efectele
preconizate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în ce
măsură proiectul realizează
activităţile planificate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în ce
măsură proiectul utilizează
resursele în cantitatea şi
calitatea specificată?
Surse şi mijloace de
verificare
Care sunt sursele de informare
pentru aceşti indicatori?
Care sunt sursele de informaţii
existente şi care pot fi
colectate?
Care sunt metodele pentru
obţinerea acestor informaţii?
Care sunt sursele de informare
pentru aceşti indicatori?
Care sunt sursele de informare
cu privire la progresul
proiectului?
Care sunt sursele de informare
cu privire la alocarea
resurselor?
Factori externi / Ipoteze
Care sunt factorii externi care pot afecta
îndeplinirea obiectivului de dezvoltare?
Care sunt factorii şi condiţiile care nu sunt
sub controlul direct al proiectului, necesare
pentru realizarea acestor obiective?
Ce riscuri trebuie luate în considerare?
Ce factori externi şi ce condiţii trebuie
realizate pentru a obţine rezultatele aşteptate
conform graficului?
Ce pre-condiţii sunt cerute înainte de
începerea proiectului? Ce condiţii în afara
controlului direct al proiectului trebuie
îndeplinite pentru implementarea
activităţilor planificate?
Ce factori externi pot influenţa utilizarea
resurselor în cantitatea şi calitatea
specificată?
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Scopul proiectului
Scopul unui proiect reprezintă, de regulă, rezolvarea problemei sau stadiul în care
dorim să ajungă problema în urma derulării proiectului. Recomandări:
 enunţul trebuie să fie scurt şi concis
 nu trebuie să apară necesitatea de a folosi conjuncţia “şi” pentru a despărţi 2
propoziţii; dacă se întâmplă acest lucru, s-ar putea să fie vorba de 2 scopuri
 de asemenea, folosirea cuvântului “prin” atrage după el explicaţii cu privire la
modul în care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru în
această secţiune
Se aseamănă ca formulare cu misiunea organizaţiei
 misiunea concentrează cele mai înalte scopuri ale organizaţiei. Formularea
misiunii este sarcina echipei fondatoare şi se referă la scopul pentru care a fost
înfiinţată organizaţia respectivă, în anumite cazuri este stipulată de lege (pentru
instituţii şi autorităţi publice).
 Prin declaraţia de misiune sunt clarificate:
 ce oferă organizaţia, prin care este arătat rolul pe care şi-l asumă în societate şi este
fixată graniţa activităţilor pe care le desfăşoară
 cui oferă, care sunt consumatorii
 cum oferă, arătând astfel cum intenţionează să satisfacă nevoile consumatorilor
Ideal ar fi ca scopul să poată fi exprimat într-o singură propoziţie, iar declaraţia de
misiune într-un paragraf scurt.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Obiectivele proiectului
În vederea formulării corecte a obiectivelor se va răspunde cu precizie la următoarele
întrebări:
 Care sunt zonele cheie pe care dorim să le schimbăm prin acest proiect?
 Care este segmentul de populaţie care va fi implicat schimbare? (atenţie, aici
trebuie să avem în vedere nu numai grupul-ţintă - care, de altfel, va fi stabilit cu
precizie - ci şi categoriile de populaţie cu care acesta interacţionează major!)
 Care este direcţia schimbării pe care o dorim? (creştere sau îmbunătăţire,
descreştere sau reducere)
 Care este gradul sau proporţia schimbării?
 Care este termenul (sau intervalul de timp) prevăzut pentru atingerea gradului de
schimbare?
Există câteva reguli simple care ajută la o bună definire a obiectivelor:
 exprimarea trebuie să fie concisă, prin propoziţii afirmative simple
 se vor evita cuvintele cu înţeles neclar, ambiguu sau interpretabil, de genul:
îmbunătăţire, perfecţionare, întărire, etc.;
 se va reduce pe cât posibil numărul adjectivelor;
 se va acorda atenţie verbelor, pentru că acestea definesc acţiuni (mai potrivite
pentru misiune), iar obiectivele sunt stări
 în formularea obiectivului nu trebuie inclusă calea de atingere a acestuia
 acolo unde este posibil, se menţionează grupul ţintă.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Obiectivele proiectului - 2
Obiectivele se pot clasifica în:
 obiective cantitative şi calitative sau
 obiective pe termen lung (largi) şi pe termen scurt
(imediate)
Orice proiect bine făcut va avea un amestec de diferite tipuri de
obiective, iar acestea vor trebui măsurate separat.
Pentru a avea succes:
 obiectivele generale ale proiectului Dvs. să fie similare cu
obiectivele concrete sau priorităţile enunţate de finanţator în
Ghidul de finanţare
 obiectivele imediate ale proiectului Dvs. să arate modul în
care soluţia pe care o propuneţi în cadrul proiectului va
contribui la realizarea scopului.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Rezultatele aşteptate reprezintă finalitatea proiectului, justificarea
existenţei sale. De obicei ele sunt cantitative şi calitative. Trebuie
să fie măsurabile, vizibile şi specifice, reprezentând, de fapt,
atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna
funcţionare a proiectului este bine ca fiecărui obiectiv stabilit iniţial
(şi, eventual, adaptat pe parcurs, cum vom vedea mai departe) să-i
coincidă un rezultat, pentru validare.

Activităţile sunt exprimate ca procese. Ele sunt acţiunile necesare

pentru a transforma resursele date în rezultate planificate într-o
perioadă de timp specificată.
Caracteristicile activităţilor
 toate activităţile esenţiale pentru producerea rezultatelor anticipate sunt
incluse
 toate activităţile contribuie direct la obţinerea rezultatelor
 sunt incluse doar activităţile care decurg prin proiect
 activităţile sunt descrise în termeni de acţiune
 timpul estimat pentru fiecare activitate este realist
 activităţile sunt potrivite situaţiei
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Activităţile
Structura de descriere a activităţilor unui proiect:
 indicatorii de îndeplinire: sunt reprezentaţi de rezultatele obţinute în urma
efectuării activităţii respective
 descrierea activităţii în general şi a subactivităţilor dacă este cazul: este
descrierea detaliată a ceea ce se face; o activitate se poate realiza şi prin
mai multe subactivităţi
 responsabilii din partea echipei de implementare: sunt persoanele
desemnate, din cadrul echipei de proiect, care vor răspunde de o anumită
activitate
 evenimente de referinţă: este punctul de reper în desfăşurarea activităţii,
la care se raportează celelalte activităţi.
 resurse alocate: sunt acele mijloace care se pot destina pentru realizarea
proiectului
 asigurarea calităţii: specificaţi ce măsuri luaţi pentru a se asigura calitatea
activităţii respective.
 riscuri semnificative
 planuri de rezervă pentru contracararea riscurilor
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Exemplu: Activitatea 1: Amenajarea spaţiilor de producţie
 Indicatori de îndeplinire: spaţiile de producţie sunt pregătite pentru
începerea activităţilor, conform specificaţiilor din Anexa X.
 Descriere: această activitate constă în acţiunile de închiriere, amenajare
şi igienizare a spaţiului, de achiziţie şi de dotare cu echipamente, conform
Anexei X. Acţiunile de amenajare şi igienizare vor fi subcontractate unui
antreprenor, închirierea spaţiului şi achiziţia echipamentelor necesare
funcţionării va fi efectuată de către echipa managerială.
 Activitatea 1 include 9 subactivităţi paralele:
 1-1 Licitaţie pentru subcontractarea unui antreprenor
 1-2 Amenajarea şi igienizarea sediului (reparaţii, adaptări de instalaţii
electrice, sanitare, zugrăviri, tencuieli, vopsitorie, amenajare podele)
 1-3 Recepţionarea lucrărilor de amenajare
 1-4 Definitivarea listei echipamentelor prin detalierea si completarea listei
 1-5 Lansarea cererilor de ofertă pentru achiziţia echipamentului
 1-6 Evaluarea şi selectarea ofertelor
 1-7 Achiziţionarea echipamentelor şi elementelor minime de ambient, conform
procedurilor.
 1-8 Instalarea echipamentului şi elementelor de ambient.
 1-9 Controlul şi evidenţa configuraţiei logistice
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Exemplu – Activitatea 1, continuare
 Responsabili din partea echipei de management a proiectului sunt managerul de
proiect, asistentul manager şi responsabilul pentru logistică.
 Evenimentele de referinţă sunt (vezi diagrama Gantt - Anexa Y):
 definitivarea licitaţiei
 recepţia lucrărilor de amenajare şi igienizare
 instalarea mobilierului, echipamentului şi a elementelor de ambient
 În privinţa asigurării calităţii, criteriile pentru evaluarea calităţii, măsurile de
prevenire a defectelor, acţiunile necesare detectării şi corectării acestora,
demonstrarea respectării criteriilor de calitate şi a procedurilor de revizie vor fi
detaliate într-un studiu ce va fi elaborat de Contractor, aprobat de Partener şi
inclus în Raportul de Iniţiere.
 Riscurile semnificative sunt:
 întârzierea sau întreruperea lucrărilor de amenajare datorită unor cauze subiective
 absenţa unor oferte adecvate cerinţelor în termenii fixaţi din cauze de forţă majoră
 Planuri de rezervă pentru contracararea riscurilor:
 pregătirea mai multor echipe de muncitori
 cercetarea pieţei pentru achiziţii şi în alte localităţi
Aceasta structură este foarte completă şi asigură clarificarea aspectelor cheie
ale derulării proiectului. Puteţi opta şi pentru o structură mai simplă, dar din
care sa nu lipsească datele esenţiale, ce definesc cel mai bine activitatea
respectivă.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Resursele
 Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect
va avea la dispoziţie anumite resurse. Din punct de vedere
calitativ şi cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat
că, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.
 Cele mai importante resurse care stau la dispoziţia unui
manager de proiect sunt: oamenii, echipamentele,
materialele, finanţele, timpul, informaţiile, spaţiul, reputaţia,
imaginea etc.
 Un alt aspect important privind resursele este că,
exceptând pe cele financiare, valoarea lor pentru proiect
este în general relativă şi depinde de capacitatea
managerială a celor care le folosesc.
Bugetul proiectului
 buget pe categorii de cheltuieli
 buget pe categorii de cheltuieli şi pe activităţi
 buget pe surse de finanţare
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
Ce este bugetul ?
 Bugetul descrie un proiect, în totalitate, în termeni
financiari.
 Bugetul este un criteriu de măsurare a rezultatelor
proiectului.
 Bugetul este o declaraţie de planuri financiare pentru o
perioadă viitoare.
Redactarea bugetului presupune mai multe etape
logice. Iniţial sunt adunate informaţii despre ce
doreşte firma să realizeze, care sunt limitele şi ce
influenţe interne şi externe o vor afecta.
O etapă importantă în întocmirea bugetului este cea
de estimare a cheltuielilor.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
A. buget pe categorii de cheltuieli – grupează
veniturile şi cheltuielile pe categorii. Exemplu:
 personal;
 transport;
 echipament;
 instruiri;
 publicaţii;
 cheltuieli indirecte.
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
B) buget pe categorii de cheltuieli şi pe activităţi – grupează
cheltuielile pe categorii şi pe activităţi, în cadrul aceluiaşi
proiect. Exemplu:
Cheltuieli Buget net Activitatea A Activitatea B
100% 70% 30%

De personal: 10.000 7.000 3.000

- Salarii 5.000 3.500 1.500
- Consultanţă 5.000 3.500 1.500
Transport 1.000 700 300
Echipament 3.000 2.100 900
TOTAL
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
C) buget pe surse – grupează cheltuielile pe categorii şi pe
surse de finanţare care participă cu fonduri. Exemplu:

Cheltuieli Buget total Finanţator A Finanţator B

De personal: 1.000 7.000 3.000
- Salarii 5.000 3.500 1.500
- Consultanţă 5.000 3.500 1.500
Transport 1.000 700 300
Echipament 3.000 2.100 900
TOTAL
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
Recomandări:
 Nu proiectaţi bugetul astfel încât să acoperiţi suma maximă
eligibilă
 Studiaţi atent care cheltuieli sunt eligibile (achiziţia de
terenuri sau achiziţia/închirierea de clădiri este permisă doar
dacă acestea sunt indispensabile pentru implementarea
proiectului)
 Porniţi de la ceea ce vreţi să realizaţi şi descoperiţi cu ce
resurse o puteţi face
 Nu porniţi de la resursele disponibile
 Verificaţi lista de activităţi şi costurile pe care le presupun
aceste activităţi
 Nu uitaţi de impactul inflaţiei asupra cheltuielilor anticipate. O
soluţie este calcularea costurilor în EURO, la care se poate
calcula o inflaţie de 2,5 - 3%
 Ţineţi seama de toate schimbările care vă pot afecta costurile
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Bugetul proiectului
Recomandări - 2:
 O uşoară supraevaluare este preferabilă subevaluării
 Asiguraţi co-finanţarea (contribuţia proprie), dovedind cu
documente că dispuneţi de bunurile materiale şi personalul
(aşa-numita contribuţie în natură) precum şi de resursele
financiare. Încercaţi să asiguraţi un nivel al acestei co-
finanţări mai mare decât procentul minim solicitat
 Finanţatorul aminteşte, uneori, în cadrul prezentării
proiectului posibilitatea solicitanţilor de a achiziţiona pentru
proiect echipamente din ţara de origine a finanţatorului.
Este recomandat să apelaţi la această soluţie atunci când
dispuneţi de oferte competitive
 Toate articolele de buget trebuie divizate în componente
individuale; trebuie specificat numărul de unităţi pentru
fiecare componentă
 III. Scrierea cererii de finanţare
3.4. Realizarea documentaţiei
Elementele principale
Evaluarea
1. Proceduri de evaluare a rezultatelor din evenimentele de referinţă: în momentele când
intervin evenimentele de referinţă, echipa managerială va analiza starea reală a
proiectului în şedinţe de progres şi o va înregistra în rapoarte periodice, comparând
gradul de finalizare real cu cel estimat.
2. Proceduri de evaluare a rezultatelor finale: la încheierea proiectului se va evalua fiecare
componentă, satisfacerea cerinţelor, îndeplinirea obiectivelor; se va întocmi un raport
final; evaluarea finală va urmări: îndeplinirea sarcinilor de către contractant,
identificarea celor mai bune metode de asigurare a continuităţii, asigurarea unui
fundament pentru acţiunile viitoare. În evaluarea finală urmăriţi:
 eficienţa: este raportul dintre rezultat şi resursele investite
 eficacitatea: este raportul dintre rezultatul obţinut şi rezultatul proiectat
 economia: este raportul dintre costurile reale şi costurile prevăzute
 impactul rezultatului proiectului
 participarea: este raportul dintre numărul real de beneficiari şi numărul de beneficiari estimat în proiect
 adresabilitatea: este raportul dintre grupurile real asistate şi grupurile ţintă din proiect
 disponibilitatea: reprezintă numărul şi calitatea serviciilor oferite.
 adecvarea: reprezintă raportul dintre serviciile oferite şi nevoile beneficiarilor.
 acceptabilitatea: este raportul dintre serviciile oferite şi satisfacţia beneficiarilor.
3. Proceduri de evaluare specifică:
 evaluarea personalului: vor fi efectuate atât evaluarea iniţială cât şi evaluări periodice ale personalului
angajat în proiect.
 evaluarea serviciilor: procedura de evaluare va avea un caracter principial, interactiv şi va utiliza sondajele
şi chestionarele; evaluarea serviciilor va avea la bază o permanentă relaţie de feed-back între ofertantul de
servicii şi beneficiari.
 III. Scrierea cererii de finanţare

3.4. Realizarea documentaţiei

Recomandări generale:
 verificaţi dacă aţi completat toate câmpurile din cererea de finanţare şi
toate anexele cerute
 nu uitaţi de criteriile de evaluare ale finanţatorului
 dacă apare alternativa ataşării unei anumite anexe, optaţi pentru ataşarea
sa
 utilizaţi un limbaj clar, concis, documentat, însă fără termeni de strictă
specialitate
 susţineţi-vă afirmaţiile prin statistici relevante, realizate de cercetători /
organizaţii independente
 Managerii companiilor mici şi mijlocii nu sunt informaţi, nu conştientizează impactul
aderării asupra domeniului lor de activitate.
 Doar 10% din managerii IMM-urilor au citit un studiu despre impactul aderării la UE,
73% nu au citit iar 13% nu au auzit de existenţa unor asemenea analize (Sursa:
Revista de afaceri IMM, nr. 44, ianuarie – februarie 2004, Studiu realizat de ISRA
Center Marketing Research)
 faceţi referire la legislaţia în domeniu, precum şi la documentele
strategice în domeniul dvs. de activitate; „împrumutaţi” expresii din aceste
documente, ca să „vorbiţi” aceeaşi limbă cu evaluatorii
 Planul de Dezvoltare Regională 2004 – 2006; Strategia naţională de acţiune
comunitară
 nu uitaţi de logica „ferăstrăului” în analiza matricei cadru-logic

Matricea cadru – logic
Elementele
principale ale Operaţie logică
proiectului
Obiectivul de Care este obiectivul general la
dezvoltare care va contribui proiectul?
Obiective Care sunt obiectivele specifice
imediate pe care proiectul le va realiza?
Care sunt rezultatele concrete
prin care se urmăreşte atingerea
obiectivelor specifice?
Rezultate Care sunt efectele şi beneficiile
preconizate ale proiectului?
Ce schimbări şi îmbunătăţiri vor
fi determinate de proiect?
Care sunt activităţile – cheie de
realizare şi în ce succesiune
Activităţi
pentru a produce rezultatele
vizate?
Care sunt mijloacele necesare
implementării acestor activităţi
Resurse (personal, echipamente,
instruire, studii, aprovizionări,
facilităţi operaţionale etc.)?
III. Scrierea cererii de finanţare
Indicatori de realizare
verificabili în mod
obiectiv
Care sunt indicatorii –
cheie pentru obiectivul de
dezvoltare?
Care sunt indicatorii
cantitativi şi calitativi care
arată dacă şi în ce măsură
obiectivele specifice ale
proiectului au fost
realizate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în
ce măsură proiectul
realizează rezultatele şi
efectele preconizate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în
ce măsură proiectul
realizează activităţile
planificate?
Care sunt indicatorii prin
care se măsoară dacă şi în
ce măsură proiectul
utilizează resursele în
cantitatea şi calitatea
specificată?
Surse şi mijloace de
verificare
Care sunt sursele de
informare pentru aceşti
indicatori?
Care sunt sursele de
informaţii existente şi care
pot fi colectate?
Care sunt metodele pentru
obţinerea acestor
informaţii?
Care sunt sursele de
informare pentru aceşti
indicatori?
Care sunt sursele de
informare cu privire la
progresul proiectului?
Care sunt sursele de
informare cu privire la
alocarea resurselor?
Factori externi / Ipoteze
Care sunt factorii externi care pot afecta
îndeplinirea obiectivului de dezvoltare?
Care sunt factorii şi condiţiile care nu
sunt sub controlul direct al proiectului,
necesare pentru realizarea acestor
obiective?
Ce riscuri trebuie luate în considerare?
Ce factori externi şi ce condiţii trebuie
realizate pentru a obţine rezultatele
aşteptate conform graficului?
Ce pre-condiţii sunt cerute înainte de
începerea proiectului? Ce condiţii în
afara controlului direct al proiectului
trebuie îndeplinite pentru implementarea
activităţilor planificate?
Ce factori externi pot influenţa utilizarea
resurselor în cantitatea şi calitatea
specificată?