CAPITOLUL 2

1. Fiier de lucru (workbook) i foaie de calcul (worksheet) 2. Referirea celulelor dintr-o foaie de calcul 3. Validarea celulelor 4. Funcii i formule de calcul 4.1 Utilizarea formulelor de calcul 4.2 Utilizarea funciilor 4.2.1 Funcii de tip dat calendaristic i or 4.2.2 Funcii financiare 4.2.3 Funcii logice (AND, IF, OR) 4.2.4 Funcii matematice i trigonometrice 4.2.5 Funcii statistice 4.2.6 Funcii definite de utilizatori 5. Grafice 6. Alte faciliti oferite de Microsoft Excel 6.1 Gruparea datelor prin generarea de totaluri 6.2 Formulare 6.2.1 Adugarea unei nregistrri ntr-o list cu ajutorul unui formular 6.2.2 Regsirea datelor dintr-o list 6.2.3 Crearea unui formular 6.3 Previzionarea unor valori cu ajutorul analizei What If 6.3.1 Tabele de date 6.3.2 Scenariu 6.3.3 Goal Seek 6.3.4 Solver 6.4 Tabele pivot

Faciliti ale produsului Microsoft Excel

Microsoft Excel este la ora actual cel mai rspndit program de calcul tabelar. Excel este un program care, printre altele, poate ine evidena foarte multor informaii (numere, text etc.), poate realiza o multitudine de operaii matematice cu aceste informaii i ofer toate facilitile necesare pentru prezentarea acestora ntr-o form profesional. Folosind Excel utilizatorul beneficiaz de mai multe avantaje printre care: lucrul mai eficient prin personalizarea mediul programului automatizarea diverselor sarcini, utilizarea de macrocomenzi, abloane i formule.

1. Fiier de lucru (workbook) i foaie de calcul (worksheet)

n Microsoft Excel, un fiier de lucru reprezint un fiier n care se stocheaz i prelucreaz date. Acesta poate conine mai multe foi de calcul, ceea ce permite organizarea a diferite tipuri de informaii ntr-un singur fiier. Foile de calcul se utilizeaz pentru listarea i analiza datelor. Datele pot fi introduse pe mai multe foi de calcul simultan i se pot face calcule cu datele din mai multe foi de calcul n acelai timp. Graficele create cu ajutorul datelor dintr-o foaie de lucru pot fi introduse pe aceeai foaie sau se pot plasa ntr-o foaie diferit. Numele foilor de calcul apar n partea de jos a fiierului de lucru. Pentru a trece dintr-o foaie n alta se selecteaz de aici o anumit foaie. Numele foii de calcul active la un moment dat apare cu caractere ngroate (bold). O foaie de calcul este compus din celule distincte, n care se pot nscrie diverse valori.

Formatarea foii de calcul Formatarea unei foi de calcul presupune dimensionarea celulelor, stabilirea fontului i stilului, formatarea numerelor, alinierea sau utilizarea de chenare i culori, elemente prezentate n Figura 2.1.

Figura 2.1

a) Dimensionarea celulelor

Coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se deplaseaz linia de demarcaie dintre dou denumiri de rnduri sau coloane. Pentru ca datele lungi din celule s se potriveasc, coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se face dublu click pe marginea capului de rnd sau de coloan. Pentru ca toate datele din celule s apar, fr a redimensiona coloanele, utilizai butonul Alignment din meniul Format/Cells pentru a micora textul sau pentru a introduce mai multe linii ntr-o celul. b) Font, dimensiune, stil Fontul, dimensiunea, stilul sau culoarea datelor selectate din celule pot fi modificate utiliznd opiunile din bara de lucru Formatting. c) Formatarea numerelor Se pot utiliza diferite formate pentru numere prin selectarea butoanelor din bara de lucru Formatting. Alte tipuri de numere pot fi utilizate dac se selecteaz butonul Number din meniul Format/Cells.

d) Aliniere Pentru a alinia datele din celule se utilizeaz butoanele din bara de lucru Formatting. Pentru a poziiona datele n alte direcii se utilizeaz butonul Alignment din meniul Format/Cells. e) Chenare, culori i modele Pentru aplicarea de chenare unor celule selectate se utilizeaz opiunile din meniul Borders, bara de lucru Formatting. Tot din aceast bar de lucru se poate selecta butonul FillColor pentru a aplica diferite culori unor celule.

2. Referirea celulelor dintr-o foaie de calcul

Referinele identific o celul sau o serie de celule dintr-un fiier de lucru. Referinele permit utilizarea datelor din diferite pri ale unei foi de calcul ntr-o aceeai formul sau a valorilor dintr-o celul n mai multe formule. Pot fi referite i celule din foi de calcul diferite, din acelai fiier de lucru, din fiiere de lucru diferite sau chiar date din alte programe. Referinele celulelor din fiiere de lucru diferite se numesc referine externe. Referinele datelor din alte programe se numesc referine la distan (remote references) Implicit, Microsoft Excel utilizeaz referine de tipul A1, marcnd coloanele cu litere (de la A - Z, AA AZ, ..., IA - IV n total 256 de coloane) i liniile cu numere (de la 1 la 65536). Pentru a referi o celul, se specific litera care desemneaz coloana, urmat de numrul care specific linia. (De exemplu D50 refer celula de la intersecia coloanei D cu linia 50). Pentru a referi o serie de celule este necesar referirea celulei din colul stnga-sus i a celei din colul dreapta-jos, delimitate prin :. n Tabelul 2.1 sunt prezentate cteva exemple de utilizare a referinelor:
Pentru a referi Celula din coloana A i linia 10 Seria de celule din coloana A, rndurile 10-20 Seria de celule din linia 15, coloanele B-E Toate celulele din linia 5 Toate celulele din liniile 5-10 Toate celulele din coloana H Toate celulele din coloanele H-J Tabelul 2.1 Se utilizeaz A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J

Poate fi de asemenea utilizat un model de referire n care att liniile, ct i coloanele dintr-o foaie de lucru s fie numerotate. Stilul R1C1 este util atunci cnd se lucreaz cu macro-uri i pune n eviden referirea relativ a celulelor. Poziia celulei este indicat astfel: R urmat de numrul liniei i C urmat de numrul coloanei. Observaii: Mai multe celule dintr-o foaie de calcul pot fi grupate ntr-o singur celul, prin selectarea opiunii Merge Cells din fereastra de dialog Format>Cells->Alignment. Pentru a le degrupa, se anuleaz opiunea Merge Cells selectat ca mai sus. Referine absolute i relative La crearea unei formule, referirea celulelor sau a seriilor de celule se bazeaz pe poziia acestora relativ la celula care conine formula. n exemplul din Tabelul 2.2, celula B6 conine formula =A5; Microsoft Excel va gsi valoarea cutata o celul deasupra i o celul la stnga fa de B6. Acest tip de referire este cunoscut sub denumirea de referire relativ.
Tabelul 2.2 5 6 7 A 100 200 B =A5

La copierea unei formule care utilizeaz referine relative, referinele din noua formul sunt actualizate i se vor referi la alte celule n funcie de poziia formulei. n exemplul din Tabelul 2.3., formula din celula B6 a fost copiat n celula B7. Formula din B7 s-a transformat n =A6, adic refer celula cu o poziie mai sus i o poziie mai la stnga fa de B7.
Tabelul 2.3 5 6 7 A 100 200 B =A5 =A6

Pentru ca referinele s rmn neschimbate prin copierea formulelor se utilizeaz referinele absolute, prin inserarea caracterului $ n faa referinelor care dorim s nu se modifice. Dac referim absolut celula A5, formula de mai sus devine: =$A$5.

Etichete i nume n formule De multe ori, foile de lucru au etichete la captul fiecrei coloane i n stnga fiecrei linii pentru a descrie datele din acea foaie de calcul. Aceste etichete pot fi utilizate n formule pentru a referi datele din aceste coloane sau linii. De asemenea, se pot crea nume descriptive, diferite de etichete, pentru a reprezenta celule, serii de celule, formule sau constante. La scrierea unei formule n care se refer date dintr-o foaie de lucru se pot utiliza etichetele coloanelor i liniilor. De exemplu, dac un tabel conine cantiti vndute ntr-o coloan cu eticheta Vnzri i o linie cu eticheta Calculatoare, putem determina cte calculatoare au fost vndute cu ajutorul formulei =Calculatoare Vnzri. Spaiul dintre etichete reprezint operatorul de intersecie, care specific faptul c formula va returna valoarea din celula aflat la intersecia liniei cu eticheta Calculatoare cu coloana cu eticheta Vnzri. Dac datele nu sunt etichetate sau dac se dorete utilizarea informaiilor dintr-o foaie de calcul i n alte foi de calcul din acelai fiier de lucru, se pot utiliza nume prin care s fie descrise celule sau serii de celule. Aceste nume se seteaz astfel: se selecteaz mai nti celulele dorite i se introduce numele dorit n Cutia de Nume din partea stng a barei cu formule. Numele ofer utilizatorilor posibilitatea de a scrie formule mai inteligibile i mai uor de utilizat. De exemplu, formula =SUM(VanzariPrimulTrimestru) este mai uor de neles dect =SUM(Vanzari!C20:C30), unde numele VanzariPrimulTrimestru este dat unei serii de celule (C20:C30) dintr-o foaie de calcul numit Vanzari. Numele alocate vor fi disponibile n oricare din foile de calcul dintrun fiier de lucru. Observaie: Implicit, numele utilizeaz referine absolute. Referine 3-D Pentru a analiza date din aceleai celule sau serii de celule din mai multe foi de calcul ale unui fiier de lucru se utilizeaz referinele 3-D. O referin 3-D presupune referirea celulei sau seriei de celule precedat de semnul exclamrii (!) urmat de numele foii de calcul. De exemplu, prin formula =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) se vor aduna valorile din celulele B5 din toate foile de calcul ncepnd cu a doua i pn la a 13-a.

3. Validarea celulelor
n Microsoft Excel exist posibilitatea de a restriciona valorile care pot fi introduse n celulele dintr-o foaie de calcul. Acest lucru se realizeaz utiliznd opiunea Validation din meniul Data. Etape n aplicarea restriciilor 1 Se selecteaz celulele 2 Se alege opiunea Settings din meniul Data->Validation 3 Din caseta de dialog Allow se alege tipul de dat dorit. 4 Din caseta de dialog Data se alege operatorul dorit i se introduc limite inferioare i superioare pentru valori. 5 Pentru afiarea de mesaje explicative sau de eroare se aleg opiunile Input Message i Error Alert. Tipuri de restricii Opiunile din caseta de dialog Data->Validation se modific n funcie de ceea ce a fost selectat n casetele de dialog Allow i Data. n Tabelul 2.4. sunt descrise i explicate tipurile de restricii.
Tabelul 2.4

Tip Any Value Custom Date Decimal List Text Length Time Whole Number

Descriere i opiuni Nici o restricie. Se utilizeaz pentru a putea afia un mesaj fr a verifica validitatea. Permite utilizarea de formule sau expresii pentru determinarea valorilor valide. Specifica necesitatea introducerii unei date calendaristice. n aceast celul pot fi introduse numere sau fracii. Permite utilizatorului s specifice o list de valori valide. Specific numrul de caractere pentru datele introduse. Datele introduse trebuie s fie de tip timp. Datele trebuie s fie numere ntregi.

4. Funcii i formule de calcul

4.1 Utilizarea formulelor de calcul O formul reprezint o ecuaie cu ajutorul creia se opereaz cu datele dintr-o foaie de lucru. Astfel, se pot efectua adunri, nmuliri, comparaii ntre valori din diferite foi de lucru; de asemenea se pot combina diverse valori. Formulele pot opera cu celule dintr-o aceeai foaie de calcul, celule din foi de calcul diferite, dar din acelai fiier de lucru sau cu celule din fiiere de lucru diferite. ntotdeauna n Microsoft Excel, formulele ncep cu semnul =, urmat de diverse operaii asupra celulelor dorite (+,-, *, /). n Tabelul 2.5. sunt prezentate cteva exemple de utilizare a diverse tipuri de formule:
Tabelul 2.5 Tipuri de formule Formule simple =128+345 =5^2 Formule ce conin referine sau nume =C2 =Sheet2!B2 =VenitBrut-Impozit Formule ce conin funcii =SUM(A:A) =AVERAGE(A1:B4) Rezultat Adun numerele 128 i 345 Ridic 5 la puterea a 2-a Preia valoarea din celula C2 Preia valoarea din celula B2 din foaia de calcul Sheet2 Scade o celul cu numele Impozit dintr-o celul numit VenitBrut Adun valorile din coloana A Calculeaz media valorilor din domeniu

4.2 Utilizarea funciilor Funciile sunt formule predefinite care efectueaz calcule asupra unor valori, denumite argumente, ntr-o anumit ordine, denumit sintax. De exemplu, funcia SUM adun valori sau serii de celule, iar funcia PMT calculeaz ratele unor mprumuturi n funcie de rata dobnzii, durata mprumutului i suma mprumutat. Argumentele pot fi numere, text, valori logice (TRUE sau FALSE), masive, valori de eroare (#N/A) sau referine de celule. Ele pot fi de asemenea constante, formule sau alte funcii. Sintaxa unei funcii ncepe cu numele funciei, urmat de lista argumentelor, care sunt cuprinse ntre paranteze i delimitate prin virgul.

Pentru utilizarea unei funcii se utilizeaz comanda Function... din meniul Insert. Funciile disponibile sunt grupate pe mai multe categorii, ntre care: Funcii de tip dat calendaristic i or Funcii financiare Funcii logice Funcii matematice i trigonometrice Funcii statistice Funcii pentru baze de date Funcii externe Funcii inginereti Funcii de informare Funcii definite de utilizatori 4.2.1 Funcii de tip dat calendaristic i or Funciile tip dat calendaristic i or (Date & Time) manipuleaz i opereaz calcule cu valori numerice ce reprezint date calendaristice sau timp: 1) Now( ) returneaz un numr corespunztor datei curente cu zecimale ce reprezint ora; 2) Today() returneaz un numr ce reprezint data curent; 3) Datevalue(ir de caractere) calculeaz numrul-dat corespunztor irului de caractere n format dat calendaristic (irul trebuie plasat ntre ghilimele); 4) Date(an;lun;zi) calculeaz numrul-dat pentru data calendaristic specificat ca argument; 5) Year(numr-data) returneaz anul corespunztor datei, un numr cuprins ntre 0(1900) i 199(2099) 6) Month(numr-data) extrage luna dintr-un numrdat, sub forma de valori cuprinse ntre 1 i 12; 7) Day(numr-data) genereaz un numr corespunztor zilei cu valori intre 1 i 31; 8) Weekday(x) returneaz numrul zilei din sptmn corespunztor argumentului x care poate fi de tip numr data calendaristica sau text n format data calendaristica; 9) Days360(data debut;data sfrit) calculeaz numrul de zile intre doua date calendaristice considernd anul ca avnd 360 de zile ;

10) Time(or;minut;secund) calculeaz un numrtimp corespunztor orei, minutului i secundei; 11) Timevalue(ir de caractere) returneaz numrultimp corespunztor irului de caractere specificat n format data/ora (intre ghilimele); 12) Hour(numrtimp) extrage ora dintr-un numrtimp (0,000000 pentru ora 24:00:00 i 9,999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numr cuprins intre 0 i 23; 13) Minute(numr-timp) extrage minutul dintr-un numr timp, sub forma unui numr ntreg cuprins intre 0 i 59; 14) Second(numrtimp) extrage secunda dintr-un numr timp sub forma unui numr ntreg cuprins intre 0 i 59. n Tabelul 2.6. este prezentat modul de utilizare a funciilor de tip dat calendaristic i or:
Tabelul 2.6 Funcie =Now() =Today() =Datevalue(27-iun-98) =Date(98;6;27) =Year(Today()) =Month(Datevalue(27-iun-98)) =Day(Date(98;6;27)) =Weekday(Date(98;6;27)) =Days360(B45;B44) =Time(14;35;0) =Timevalue(2:35 PM) =Hour(Time(14;35;0)) =Minute(Now()) =Second(Timevalue(23:26:04)) Rezultat 26.07.1998 15:18 26.07.1998 35973 35973 1998 6 27 7 29 2:35 PM 0,607638889 14 18 4 27-iun-98 27-iun-98

2:35:00 PM

4.2.2 Funcii financiare Funciile financiare sunt utilizate pentru efectuarea unor calcule specifice domeniului afacerilor, cum ar fi determinarea ratelor unui mprumut, determinarea valorii prezente sau viitoare a unei investiii sau a valorii unor aciuni sau obligaiuni.

Dintre argumentele cele mai des ntlnite ale acestor funcii se pot preciza: Valoarea viitoare (FV) valoarea unei investiii sau a unui mprumut dup efectuarea tuturor plilor; Numrul de perioade (NPer) numrul total de rate sau perioade pentru o investiie Suma de plat (PMT) suma de bani pltit periodic pentru o investiie sau pentru un mprumut Valoarea prezent (PV) valoarea unei investiii sau a unui mprumut la nceputul perioadei. De exemplu, valoarea prezent a unui mprumut reprezint suma de bani care se mprumut. Rata (Rate) rata dobnzii pentru un mprumut sau pentru o investiie Tipul (Type) intervalul n care se fac plile n cadrul perioadei de plat (nceputul sau sfritul lunii). 4.2.2.1 Funcii pentru calculul amortizrii Cu ajutorul acestor funcii se calculeaz amortizarea pentru fiecare perioad. Funciile au la baz sistemul de contabilitate francez. 1) Funcia AMORLINC(cost, data_achiziionrii, prima_perioad, valoare_rmas, perioada, rata, baza) Cost reprezint preul bunului. Data_achiziionrii reprezint data n care bunul a fost achiziionat. Prima_perioad reprezint data de sfrit a primei perioade contabile Valoare_ramas reprezint valoarea bunului la scoaterea din folosina. Perioada reprezint perioada contabil. Rata reprezint rata inflaiei. Baza reprezint standardul de utilizat pentru specificarea anului, dup valorile nscrise n Tabelul 2.7.
Baza 0 1 3 4 Tabelul 2.7 Data 360 zile (metoda NASD ) Actual 365 zile ntr-un an 360 zile ntr-un an (metoda european)

Observaii: Microsoft Excel stocheaz datele ca secvene de numere pentru a efectua calcule asupra lor. Dac este utilizat sistemul de dat 1900, atunci 1 Ianuarie 1900 va reprezenta 1 n secvena de numere. Exemplu: Presupunem c n 19 August 2000 a fost achiziionat o main cu 2.400.000 lei care are o valoare rmas de 300.000 lei. Rata inflaiei este de 15%, iar sfritul primei perioade contabile este 31 Decembrie 1998. AMORLINC(2400000,"8/19/1998","12/31/1998",300000,1, 0,15,1) returneaz suma de 360.000 de lei reprezentnd amortizarea n prima perioad. 2) Funcia AMORDEGRC(cost, data_achizitionarii, prima_perioada, valoare_ramasa, perioada, rata, baza) Argumentele au aceeai semnificaie ca i n cazul funciei AMORLINC.
Aceast funcie returnez amortizarea pn n ultima perioad de

via a bunului sau pn ce valoarea cumulat a amortizrii depete preul bunului minus valoarea rmas. Coeficienii de amortizare sunt trecui n Tabelul 2.8.
Durata de funcionare Intre 3 i 4 ani Intre 5 i 6 ani Peste 6 ani Tabelul 2.8 Coeficientul de amortizare 1.5 2 2.5

Rata de amortizare va ajunge la 50% n penultima perioad i la

100% n ultima perioad.

Dac durata de funcionare este ntre 0 i 1, 1 i 2, 2 i 3 sau 4 i 5

ani se va returna valoarea de eroare #NUM! Exemplu: Presupunem c n 19 August 2000 a fost achiziionat o main cu 2.400.000 lei care are o valoare rmas de 300.000 lei. Rata de amortizare este de 15%, iar sfritul primei perioade contabile este 31 Decembrie 1998.

AMORDEGRC(2400,"8/19/1998","12/31/1998",300,1,0.15, 1) returneaz suma de 776.000 de lei reprezentnd amortizarea n prima perioad. Observaie: Dac un bun este achiziionat la mijlocul perioadei contabile se ia n considerare amortizarea PRORATED. 4.2.2.2 Funcii pentru investiii 1) Funcia PV(rate,nper,pmt,fv,type) - Returneaz valoarea prezent a unei investiii. Valoarea prezent reprezint valoarea n prezent a unei serii de pli viitoare. Rata reprezint rata dobnzii. De exemplu, dac se obine un mprumut cu o rat anual a dobnzii de 10%, iar plile sunt lunare, rata lunar a dobnzii va fi de 0,1/12 adic 0,83%. n formul, rata se poate introduce n diverse forme: 10%/12 sau 0.83% sau 0,0083. Nper reprezint numrul total de perioade n care se efectueaz pli. Pentru un mprumut pe 4 ani cu pli lunare nper va fi 4*12=48 de perioade. Pmt reprezint plata efectuat n fiecare perioad i care rmne fix pe ntreaga durat a anuitii. De obicei pmt cuprinde dobnda. De exemplu, plata lunar pentru un mprumut de $10.000 pe 4 ani cu 12% va fi de $263,33. Dac acest cmp este omis, este obligatoriu s se specifice argumentul fv. Fv reprezint valoarea viitoare sau ce valoare se vrea a se obine dup efectuarea ultimei pli. Valoarea implicit a acestui argument este 0. De exemplu, dac dorim ca peste 18 ani s dispunem de $50.000, aceti $50.000 reprezint valoarea viitoare. Se poate apoi determina, cunoscnd rata dobnzii, care este suma de economisit n fiecare lun. n cazul n care acest cmp este omis, este obligatorie introducerea argumentului pmt. Tipul poate fi 0 sau 1 i indic momentul de efectuare a plailor, dup cum se observ n Tabelul 2.9.
Tipul 0 sau nimic 1 Tabelul 2.9 Plile se efectueaz La sfritul perioadei La nceputul perioadei

Observaii: Pentru anuiti mai pot fi utilizate urmtoarele funcii:

CUMIPMT CUMPRINC FV FVSCHEDULE IPMT PMT PPMT PV RATE XIRR XNPV

O anuitate reprezint o serie de pli constante efectuate de-a lungul unei perioade continue de timp. n funciile pentru anuiti, sumele de bani pltite sunt

reprezentate ca numere negative, iar sumele de bani primite ca numere pozitive. Microsoft Excel calculeaz un argument n funcie de ceilali utiliznd urmtoarele formule: Dac rata este diferit de 0: (1 + rata ) nper 1 nper pv * (1 + rata ) + pmt (1 + rata * tip) * ( ) + fv = 0 rata
Dac rata este 0 (pmt * nper) + pv + fv = 0

Exemplu: Presupunem c se dorete cumprarea unei polie de asigurare care s aduc $500 la sfritul fiecrei luni n urmtorii 20 de ani. Preul anuitii este de $60.000 cu o rat a dobnzii de 8%. Vrem s determinm dac aceasta este sau nu o investiie bun.
Calculm n acest scop valoarea prezent a anuitii, cu ajutorul funciei PV: PV(0.08/12, 12*20, 500, , 0) = -$59,777.15 Rezultatul este negativ pentru c reprezint bani ce vor fi pltii, deci un cash-flow negativ. Valoarea prezent calculat a anuitii ($59.777,15) este mai mic dect suma ce trebuie pltit ($60.000), deci investiia nu este rentabil.

2) Funcia FV(rata,nper,pmt,pv,tip) - Returneaz valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i constante i cu o rata a dobnzii constant. Argumentele rata, nper, pmt i tip au aceeai semnificaie ca n cazul funciei PV, descris mai sus. Pv reprezint valoarea prezent sau ct valoreaz n momentul prezent o serie de pli viitoare. Valoarea implicit pentru acest cmp este 0. Exemple: 1) FV(0.5%, 10, -200, -500, 1) = $2581.40 2) FV(1%, 12, -1000) = $12,682.50 3) FV(11%/12, 35, -2000, , 1) = $82,846.25 4) Presupunem c dorim s economisim bani pentru un proiect care va ncepe peste un an. Facem n acest scop un depozit de $1000, cu o rat anual a dobnzii de 6%, pltibil lunar (rata lunara a dobnzii va fi 6%/12=0.5%). Vrem s depunem suma de $100 la nceputul fiecrei luni, timp de 1 an. Ci bani vom avea n cont la sfritul celor 12 luni? FV(0.5%, 12, -100, -1000, 1) = $2301.40 3) Funcia NPV(rata,valoare1,valoare2, ...) - Calculeaz valoarea prezent net a unei investiii utiliznd rata inflaiei i o serie de pli (valori negative) i venituri (valori pozitive) viitoare. Rata reprezint rata inflaiei pe parcursul unei perioade. Valoare1, valoare2, ... argumente (de le 1 la 29) ce reprezint plile sau veniturile. Observaii: Valorile ce dau fluxurile de bani trebuie s fie egal deprtate n timp i s apar la sfritul fiecrei perioade. Se iau n considerare doar argumentele care sunt numere, celule goale, valori logice. Vor fi ignorate cele care reprezint valoare de eroare sau text. Calculul valorii prezente nete se face n funcie de cash-flow-urile viitoare. Dac primul cash-flow apare la nceputul primei perioade, prima valoare trebuie adunat la NPV rezultat i nu inclus n lista argumentelor. Formula de calcul a NPV este cea de mai jos, unde n = numrul de cash-flow-uri: n valori NPV = i i =1 (1 + rata )

Diferena dintre valoarea prezent net (NPV) i valoarea prezent (PV) este c, n calculul valorii prezente, cash-flow-urile pot apare fie la nceputul, fie la sfritul perioadei i trebuie s fie constante de-a lungul investiiei. Valoarea prezent net este legat i de calculul Ratei interne de rentabilitate (funcia Excel IRR). IRR reprezint rata pentru care NPV=0, sau NPV(IRR(...), ...) = 0.

Exemple: 1) Presupunem c se face o investiie astfel: se pltesc $10.000 peste un an i se primesc anual venituri de $3.000, $4.000 i $6.800 n urmtorii 3 ani. Dac rata anual a inflaiei este de 10%, valoarea prezent net a investiiei va fi: NPV(10%, -10000, 3000, 4200, 6800) = $1,188.44 n exemplul precedent, cei $10.000 investii sunt considerai ca argument deoarece plata se face la sfritul primei perioade. 2) Fie o investiie care ncepe la nceputul primei perioade. Se investesc $40.000 n cumprarea unui magazin de pantofi. Cash-flow-urile care se ateapt n urmtorii 5 ani sunt: $8,000, $9,200, $10,000, $12,000, i $14,500. Rata anual a inflaiei este de 8%. Dac introducem valorile n celulele B1-B6, vom calcula valoarea prezent net astfel: NPV(8%, B2:B6)+B1 = $1,922.06 Cei $40.000 care reprezint valoarea investiiei nu sunt introdui ca argument deoarece plata are loc la nceputul primei perioade. 3) Dac n cel de-al 6-lea an se prbuete acoperiul magazinului din Exemplul 2) i se presupune o pierdere de $9.000 pentru acel an, valoarea prezent net dup 6 ani va fi: NPV(8%, B2:B6, -9000)+B1 = -$3,749.47 4) Funcia IRR(valori, estimare) - Calculeaz rata intern a rentabilitii pentru o serie de cash-flow-uri date ca argumente. Aceste cashflow-uri nu trebuie s fie constante, cum sunt n cazul anuitilor. Totui, ele trebuie s apar la intervale egale de timp (lunar, anual). Valori. ntre valori trebuie s existe cel puin una pozitiv i una negativ pentru ca rata intern a rentabilitii s poat fi calculat. Valorile trebuie s fie date n ordine cronologic. Estimare reprezint un numr prin care se estimeaz IRR. Microsoft Excel calculeaz IRR iterativ. Se pornete de la parametrul estimare introdus i se calculeaz pn ce se obine o precizie de 0.00001 %. Dac nu se obine o astfel de valoare dup 20 de ncercri, funcia IRR returneaz

valoarea de eroare #NUM!. Dac parametrul estimare este omis, se va considera a fi 0.1 (10%).

Observaii: IRR este legat n mod direct de valoarea prezent net (NPV). Rata calculat corespunde unei valori prezente nete nul. Pentru mai multe detalii, vezi funcia NPV. NPV(IRR(B1:B6),B1:B6) = 3.60E-08 [Cu precizia de calcul a IRR putem considera c valoarea obinut este practic 0] Exemplu: Presupunem c vrem s ncepem o afacere. Estimm c vom avea nevoie de $70,000 pentru nceput i ateptm urmtoarele cash-flow-uri pentru urmtorii 5 ani: $12,000, $15,000, $18,000, $21,000, i $26,000. Celulele B1:B6 vor conine urmtoarele valori: $-70,000, $12,000, $15,000, $18,000, $21,000 i respectiv $26,000. Calculm rata intern a rentabilitii peste 4 ani: IRR(B1:B5) = -2.12 (%) Calculm rata intern a rentabilitii peste 5 ani: IRR(B1:B6) = 8.66 (%) Pentru calculul ratei peste 2 ani introducem o estimare: IRR(B1:B3,-10%) = -44.35 % 4.2.3 Funcii logice (AND, IF, OR)
Funciile logice se utilizeaz pentru a testa valoarea de adevr a uneia sau mai multor condiii. De exemplu, cu ajutorul funciei IF se returneaz o anumit valoare dac se ndeplinete condiia i o alta pentru o valoare fals a condiiei.

1) Funcia AND (argument1, argument2,...) - Returneaz True dac toate argumentele sale sunt adevrate; returneaz False dac unul sau mai multe argumente sunt false. Funcia poate avea pn la 30 de argumente, adevrate sau false. Observaii: Argumentele trebuie exprimate prin valori logice. Dac referina unui argument conine text sau este vid, atunci acel argument va fi ignorat.

 Dac n seria specificat nu exista valori logice, funcia AND va returna valoarea de eroare #VALUE!

Exemple: 1) AND(TRUE, TRUE) returneaz TRUE 2) AND(TRUE, FALSE) returneaz FALSE 3) AND(2+2=4, 2+3=5) returneaz TRUE 4) Dac celulele B1:B3 conin valorile TRUE, FALSE i TRUE, AND(B1:B3) returneaz FALSE 5) Presupunem c n B4 se gsete un numr i se vrea afiarea acelui numr dac este cuprins ntre 1 i 100 sau un mesaj de eroare n caz contrar. - Dac B4 conine numrul 104, atunci: IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoare depit.") returneaz "Valoare depit." - Dac B4 conine 50, atunci: IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "Valoare depit.") returneaz 50. 2) Funcia IF(conditie, valoare_daca_true, valoare_daca_false )Returneaz o anumit valoare n cazul n care condiia specificat este evaluat True i o alta dac este evaluat False. Condiia reprezint orice valoare sau expresie care se poate evalua
logic.

Valoare_daca_true este valoarea care va fi returnat n cazul n care condiia este ndeplinit. n cazul n care condiia este adevrat i valoarea_daca_true este omis, se returneaz True. Valoare_daca_true poate fi i o alt formul. Valoare_daca_false este valoarea returnat n cazul nendeplinirii condiiei. n cazul n care condiia este fals i valoare_daca_false este omis, se returneaz False. Valoare_daca_false poate fi i o alt formul. Observaii: Se pot imbrica pn la 7 funcii IF. Cnd se evalueaz valoare_daca_true i valoare_daca_false, IF returneaz valoarea returnat de aceste argumente. Dac oricare din argumentele funciei IF sunt masive, fiecare element al masivului se evalueaz la execuia funciei IF. Dac unele din argumente sunt funcii, acestea vor fi executate fiecare n parte.

Exemplu: Presupunem urmtorul test: dac valoarea celulei A10 este 100, condiia este adevrat i se calculeaz valoarea total pentru seria B5:B15. Altfel, condiia este fals i n celula care conine funcia IF nu se scrie nimic. IF(A10=100,SUM(B5:B15),"")
3) Funcia OR(argument1, argument2, ...) - Returneaz True dac oricare dintre argumente este True; returneaz False dac toate argumentele sunt False.

Funcia poate avea pn la 30 de argumente.

Exemple: 1) OR(True) returneaz True 2) OR(1+1=1,2+2=5) returneaz False 3) Dac A1:A3 conin valorile True, False i True, atunci OR(A1:A3) returneaz True. 4.2.4 Funcii matematice i trigonometrice
Funciile matematice i trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea a diferite calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit instrumente matematice i trigonometrice de uz curent. Din categoria funciilor matematice fac parte i cele referitoare la calcule matriceale. Principalele funcii legate de calculul matriceal sunt cele legate de calculul determinantului, inversei i produsului a dou matrice precum i transpusa unei matrice.

1) Funcia MDETERM(matrice) - Aceast funcie ntoarce determinantul unei matrice. Matricea este numeric i trebuie s aib numrul rndurilor egal cu cel al coloanelor. Ea poate fi dat ca o zon de celule, de exemplu A1:C3; ca o constant matrice, cum ar fi {1;2;1|4;2;1|1;1;2}; sau ca un nume dat fiecreia dintre acestea. Dac vreuna din celulele matricei este goal sau conine text, MDETERM ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. MDETERM ntoarce de asemenea #VALUE! dac matricea nu are acelai numr de rnduri i coloane.

Observaii:
Determinantul este un numr derivat din valorile matricei. Pentru

o matrice cu trei rnduri i trei coloane, A1:C3, determinantul este definit ca:
MDETERM(A1:C3) = A1*(B2*C3-B3*C2) + A2*(B3*C1-B1*C3) + A3*(B1*C2-B2*C1) Determinanii sunt utilizai n general pentru rezolvarea sistemelor

de ecuaii matematice care includ mai multe variabile.

Exemple: 1) MDETERM({1;3;8;5|1;3;6;1|1;1;1;0|7;3;10;2}) = 88 2) MDETERM({1;3;8;5|1;3;6;1}) = #VALUE! pentru c matricea nu are un numr egal de rnduri i coloane. 2) Funcia MINVERSE (matrice) - ntoarce matricea invers pentru matricea stocat ntr-un masiv de date. Matricea trebuie s fie un masiv numeric cu un numr egal de rnduri i coloane. Matricea poate fi dat ca o zon de celule cum ar fi A1:C3; ca o matrice constant, cum ar fi {1;2;3|4;5;6|7;8;9} sau ca un nume pentru fiecare dintre acestea. Dac vreuna din celulele matricei este goal sau conine text, MINVERSE ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. MINVERSE ntoarce de asemenea valoarea de eroare #VALUE! dac matricea nu are numrul rndurilor egal cu cel al coloanelor. Observaii: 1. Formulele care returneaz matrice trebuie introduse ca formule de matrice. 2. Matricele inverse, ca i determinanii, sunt utilizate n general pentru rezolvarea sistemelor de ecuaii matematice cu mai multe variabile. Produsul dintre o matrice i inversa ei este matricea unitate matricea ptrat n care elementele de pe diagonal sunt egale cu 1 i toate celelalte elemente au valoarea 0. Ca un exemplu despre cum se face calculul pentru o matrice cu dou rnduri i dou coloane, presupunem c zona A1:B2 conine literele a, b, c i d, care reprezint oricare patru numere. Tabelul 2.10. prezint modul de calcul al elementelor inversei matricei A1:B2.
Coloana A d/(a*d-b*c) c/(b*c-a*d) Tabelul 2.10 Coloana B b/(b*c-a*d) a/(a*d-b*c)

Rndul 1 Rndul 2

MINVERSE este calculat cu o precizie de aproximaie de 16 zecimale, ceea ce poate conduce la o eroare numeric foarte mic, dac se face o rotunjire. Unele matrice ptrate nu pot fi inversate i vor ntoarce valoarea de eroare #NUM! prin intermediul funciei MINVERSE. Determinantul unei matrice neinversabile este 0.

Exemple: 1)MINVERSE({4;-1|2;0}) egal {0;0,5|-1;2} 2)MINVERSE({1;2;1|3;4;-1|0;2;0})egal{0,25;0,25;0,75|0;0;0,5|0,75;-0,25;-0,25} 3) Funcia MMULT(matrice1; matrice2) - ntoarce produsul matriceal a dou matrice. Rezultatul este o matrice cu acelai numr de rnduri ca matricea 1 i acelai numr de coloane ca matricea 2. matrice1, matrice2 sunt matricele care urmeaz a fi nmulite. Numrul de coloane din matricea 1 trebuie s fie egal cu numrul de rnduri din matricea 2 i ambele matrice trebuie s conin numai numere. matrice1 i matrice2 pot fi date ca zone de celule, constante matrice sau referine. Dac vreuna din celule este goal sau conine text sau numrul de coloane din matrice1 este diferit de numrul de rnduri din matrice2, MMULT ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. Observaii: Matricea rezultat din produsul matriceal a dou matrice b i c este: a ij = b ik c kj
unde i este numrul rndurilor i j este numrul coloanelor.
Formulele care returneaz matrice trebuie s fie introduse ca

formule de matrice.

Exemple 1) MMULT({1;3|7;2}; {2;0|0;2}) egal {2;6|14;4} 2) MMULT({3;0|2;0}; {2;0|0;2}) egal {6;0|4;0} 3) MMULT({1;3;0|7;2;0|1;0;0}; {2;0|0;2}) egal #VALUE!, pentru c prima matrice are trei coloane, iar a doua matrice are numai dou linii.

4) Alte funcii matematice uzuale Funcia SUM(lista) adun valorile dintr-o list precizat ca argument. Lista poate sa conin cmpuri continue i discontinue referite prin adrese sau prin nume de cmpuri. Se selecteaz setul de celule de nsumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele nsumrii, dup care se face suma. Funcia PRODUCT(lista) nmulete valorile coninute ntr-o lista. Pentru a calcula valoarea produselor am nmulit cantitatea vndut cu preul unitar. Funcia SUMPRODUCT(lista) nmulete valorile situate n celulele corespondente, aferente unor serii de cmpuri, iar apoi adun rezultatele obinute. Prin aceast funcie am calculat valoarea total a vnzrilor, adic suma dintre produsele cantitilor (C2:C7) i preurilor (D2:D7). Funcia SUMIF(cmp de evaluat; criteriu; cmp de nsumat) adun coninutul celulelor potrivit unui criteriu dat. Exemplu: S se calculeze suma comisioanelor la vnzrile de produse pentru valorile vndute de peste 10.000.000 lei, pentru produsele din Tabelul 2.11. Vom utiliza funcia SUMIF(), pentru care cmpul de evaluat reprezint valorile din celulele (D2:D6), criteriul este de tip text i anume >10000000, iar cmpul de nsumat este comisionul (E2:E6).
Denumire Produs Micromotor Motor cu cuplu Sigurante Spot luminos Tahogenerator Suma total vnzri Suma comision Cantitate Vndut 120 95 90 100 110 Pre Unitar 3759654 4589654 659421 2156354 1689457 Valoare 451158480 436017130 59347890 215635400 185840270 =SUM(D2:D6) =1347999170 =SUMIF(D2:D6,">1000000 0",E2:E6) = 26959983.4 Tabelul 2.11 Comision 2% 9023169.6 8720342.6 1186957.8 4312708 3716805.4

4.2.5 Funcii statistice

Funciile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utiliznd serii de valori: Funcia MAX(lista) returneaz cea mai mare valoare din lista. Lista poate fi compus din: numere, formule numerice, adrese sau nume de cmpuri; Funcia MIN(lista) returneaz cea mai mic valoare din lista; Funcia AVERAGE(lista) calculeaz media aritmetic din lista; Funcia MEDIAN(lista) calculeaz valoarea median din lista; Funcia GEOMEAN(lista) calculeaz media geometric din lista;

Exemplu: n Tabelul 2.12 se utilizeaz funciile descrise n vederea calculrii indicatorilor statistici pentru activitatea de desfacere
Tabelul 2.12 Magazine Magazin 1 Magazin 2 Magazin 3 Magazin 4 Valoare vnzri pe puncte de desfacere Micromotor Servomotoare 3000000 2000000 2800000 3500000 2000000 1000000 1600000 1500000 Rezultatul 3000000 1000000 2350000 1800102,872 3100000 Sigurane 2500000 3000000 3500000 3200000

Funcia MAX(B3:B6) MIN(C3:C6;D3:D6) AVERAGE(B3:B6) GEOMEAN(C3:C6) MEDIAN(D3:D6)

4.2.6 Funcii definite de utilizatori

Pentru efectuarea de calcule complexe care necesit mai multe formule sau dac formulele existente nu sunt suficiente, utilizatorii i pot defini funcii proprii cu ajutorul editorului Visual Basic. Pentru definirea unei funcii proprii cu ajutorul Editorului Visual Basic se procedeaz astfel: 1. Se alege comanda Tools->Macro->VisualBasicEditor pentru deschiderea editorului, apoi Insert->Module. n registrul de lucru

activ este inserat o foaie al crei nume implicit este Module. Este o foaie de lucru Visual Basic i difer de foile de calcul att prin structura ct i prin comenzile din bara de meniu. 2. Se poziioneaz cursorul n foaie i se tasteaz cuvntul Function urmat dup un spaiu de numele funciei i de lista parametrilor, ntre paranteze; 3. ncepnd cu linia urmtoare se tasteaz instruciunile necesare pentru efectuarea prelucrrilor atribuite funciei; 4. Ultima linie din definirea funciei trebuie s conin doar cuvintele End Function.

Exemplu: Se definete o funcie numit Spor care, pe baza salariului i a vechimii unui angajat, calculeaz sporul de vechime ce i se cuvine acestuia. Algoritmul de calculare a sporului de vechime este urmtorul: pentru o vechime sub 3 ani nu se acord spor; pentru o vechime ntre 3 i 5 ani sporul reprezint 55 din salariu; pentru o vechime ntre 5 i 10 ani sporul reprezint 10% din salariu; pentru o vechime ntre 10 i 15 ani sporul este de 15% din salariu; pentru o vechime mai mare de 15 ani sporul este de 20% din salariu.
Codul Visual Basic pentru aceast funcie este:
Function Spor(salariu, vechime) If vechime < 3 Then Spor = 0 Else If vechime >= 3 And vechime < 5 Then Spor = 0.05 * salariu Else If vechime >= 5 And vechime < 10 Then Spor = 0.1 * salariu Else If vechime >= 10 And vechime < 15 Then Spor = 0.15 * salariu Else Spor = 0.2 * salariu End If End If End If End If End Function

Dup definire, funcia poate fi utilizat ca orice alt funcie disponibil n Microsoft Excel, dup cum se poate observa n Tabelul 2.13.
Marca 100 201 302 407 520 471 221 Nume Panait Ficus Crei Borhan Doru Pana Dana Prenume Ionel Daniela Daniela Ctlin Ctlina Elena Alexandru Funcie ef depozit Contabil ef atelier ef aprovizionare ef vnzare Relaii clieni ef transport Vechime Salariu 5 1500000 8 4500000 2 1200000 8 2200000 7 2300000 5 1800000 4 1800000 Tabelul 2.13 Spor =Spor(E2,F2) 450000 0 220000 230000 180000 90000

5. Grafice
n Microsoft Excel, datele pot fi prezentate i sub form de grafice. Graficele sunt legate de datele din care au fost create i se modific dac aceste sunt modificate. Se pot crea grafice din celule sau serii care nu sunt neaprat adiacente. De asemenea, se pot crea grafice utiliznd datele dintr-o tabel pivot. Pentru a crea un grafic se utilizeaz comanda Chart... din meniul Insert, prin care se activeaz Chart Wizard-ul.

Etapele realizrii unui grafic cu ajutorul Chart Wizard-ului: Din meniul principal se alege opiunea Insert->Chart Graficul poate fi plasat n foaia de lucru curent (opiunea In This Sheet) sau ntr-o foaie de lucru nou (As New Sheet); n cazul n care se alege realizarea graficului n foaia curent se vor stabili marginile zonei ce va conine graficul folosind mouse-ul Pasul 1 din Wizard presupune introducerea domeniului de celule ce conine datele de reprezentat grafic; acest lucru se poate face fie introducnd manual referina la domeniul de celule, fie selectnd cu mouse-ul domeniul de celule dorit. Selectarea cu mouse-ul a unor domenii neadiacente se realizeaz innd apsat tasta CTRL n timp ce sunt selectate subdomeniile. Trecerea la pasul urmtor se realizeaz prin selectarea butonului Next

Se alege tipul graficului executnd clic n fereastra corespunztoare tipului de grafic dorit i apoi se apas butonul Next La pasul 3 se alege subtipul de grafic i apoi se apas butonul Next Pasul 4 presupune completarea unor informaii suplimentare: Modul de amplasare a datelor ce se reprezint grafic (pe linii sau pe coloane) prin selectarea opiunii corespunztoare (Rows sau Columns) Dac prima linie conine etichete, se va preciza acest lucru n caseta Use First ... Row(s), introducnd valoarea 1 n caseta respectiv Dac prima coloan conine descrierea datelor ce se reprezint grafic, se poate preciza utilizarea datelor din prima coloana drept legenda introducnd valoarea 1 n caseta Use First ... Column(s) La pasul 5 se precizeaz: adugarea sau nu a unei legende (Selectnd unul din butoanele Yes sau No) titlul graficului n caseta de editare Chart Title unitatea de msur pentru fiecare din axele de coordonate (in casetele Category (X), respectiv Category(Y)) n final, se apas butonul Finish

Un grafic astfel obinut se poate edita, procedura general fiind urmtoarea: se selecteaz folosind mouse-ul elementul din grafic ce se dorete a se modifica se executa clic dreapta i din meniul contextual se alege opiunea dorit se execut toate modificrile necesare i se apas butonul OK

Exemplu: Pe baza tabelului de mai jos, reprezentm grafic evoluia cifrei de afaceri a unei societi comerciale pe 11 ani.
Anul Tabelul 2.14 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 1 5 15 25 35 30 40 50 60 85

CA (mil. USD) 0,1

grafic cu bare verticale

85 60 50
Cifra de afaceri

35 25 15 0.1 1 5

40 30 Series1

Figura 2.2

nor de puncte
90 80 70 Cifra de afaceri 60 50 40 30 20 10 0 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002

Figura 2.3

6. Alte faciliti oferite de Microsoft Excel

6.1 Gruparea datelor prin generarea de totaluri
n Excel exist posibilitatea sintetizrii informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupare, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste nivele sau informaii centralizate, cum ar fi generarea de totaluri i subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesar sortarea acestora pe rubricile de grupare. Sortarea se face cu ajutorul

comenzii Sort din meniul Data. n caseta de dialog aferent se precizeaz cheia (cheile) de sortare prin opiunea Sort By (Then By) i ordinea sortrii: cresctoare (Ascending) sau descresctoare (Descending). Dup ce datele au fost sortate dup cheile de sortare alese, acestea pot fi totalizate pe cmpurile de grupare. Subtotalizarea se face prin poziionarea pe prima celul din tabelul respectiv (sau prin selectarea acesteia) i activarea casetei de dialog Data >Subtotal, n care se vor specifica: 1. Rubrica pentru care se face gruparea sau unde are loc ruptura de secven n lista derulant At Each Change ; 2. Tipul de operaie care se va aplica datelor regrupate (Sum, Max, Min, Average, Count, Product) din caseta Use Function ; 3. Rubrica de calculat prin selectarea acesteia din Add Subtotal to; 4. Dup precizarea acestor elemente se valideaz cu butonul OK. Rezultatul gruprii i totalizrii va fi apoi afiat, ducnd la modificarea foii de calcul n sensul apariiei unor elemente (+,-) care semnific gradul de grupare a datelor. Astfel se realizeaz ierarhizarea tabelului. Ierarhizarea elementelor regrupate permite selectarea datelor pentru vizualizare sau pentru prelucrri ulterioare, cum ar fi reprezentri grafice de structur ale nivelului dorit astfel nct informaia de care utilizatorul are nevoie s fie pus n eviden. Nivelul de ierarhizare afieaz : numai totalul general (Grand total); subtotaluri (totaluri intermediare) i totalul general; elementele de totalizat, subtotalurile i totalul general. Revenirea afirii din forma ierarhizat n form normal se face prin selectarea tabelului sau poziionarea pe prima celul a acestuia i activarea comenzii Data->Subtotals, iar din caseta de dialog Subtotal selectarea butonului Remove All.

Exemplu: S se realizeze un tabel pentru evidena personalului de la S.C. RECON S.A. HUI i s se calculeze suma salariilor pe compartimente funcionale. Datele angajailor sunt date n Tabelul 2.15.

Tabelul 2.15
Marca 500 670 1090 1098 1243 1340 1460 1509 2324 2341 3009 4709 9800 Nume salariat Hodea Sandu Graur Felix Palcu Cristian Mihai George Andrei Maria Varna Cristina Apetrei Irina Mihai Octavian Barsan Adela Dacu Daniel Doru Florin Stoica Ana Cristea Raluca Funcia economist economist merceolog inginer contabil operator merceolog programator contabil economist merceolog inginer operator Compartiment financiar financiar marketing tehnic contabilitate oficiu calcul marketing oficiu calcul contabilitate contabilitate desfacere tehnic oficiu calcul Salariu 2000000 2000000 2000000 2100000 2300000 1800000 2000000 2000000 1900000 1900000 2000000 2150000 1800000

Rezultatul subtotalizrii se poate observa n tabelul 2.16:

Tabelul 2.16
Marca 1243 2324 2341 3009 500 670 1090 1460 1340 1509 9800 1098 4709 Nume salariat Andrei Maria Barsan Adela Dacu Daniel Doru Florin Hodea Sandu Graur Felix Palcu Cristian Apetrei Irina Varna Cristina Mihai Octavian Cristea Raluca Mihai George Stoica Ana Functia contabil contabil economist merceolog economist economist merceolog merceolog operator programator operator inginer inginer Compartiment contabilitate contabilitate contabilitate contabilitate Total desfacere desfacere Total financiar financiar financiar Total marketing marketing marketing Total oficiu calcul oficiu calcul oficiu calcul oficiu calcul Total tehnic tehnic tehnic Total Grand Total Salariu 2300000 1900000 1900000 6100000 2000000 2000000 2000000 2000000 4000000 2000000 2000000 4000000 1800000 2000000 1800000 5600000 2100000 2150000 4250000 32150000

6.2 Formulare
Un formular reprezint o cutie de dialog prin care se pot introduce rnduri de informaii, numite nregistrri, ntr-o list. Cu aceste nregistrri se pot efectua diverse operaii, de localizare, tergere, modificare. O list reprezint un grup de rnduri care conin date aflate ntr-o anumit relaie. Listele pot fi utilizate ca baze de date n care rndurile reprezint nregistrrile, iar coloanele cmpurile.

6.2.1 Adugarea unei nregistrri ntr-o list cu ajutorul unui formular

Pentru adugarea unei noi nregistrri ntr-o list se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula din list n care urmeaz s se introduc date. 2. Se selecteaz meniul Data->Form, opiunea New. 3. Se introduce nregistrarea nou. 4. Pentru a aduga nregistrarea n list se apas tasta Enter. 5. Dup toate nregistrrile au fost introduse, se nchide formularul cu ajutorul butonului Close. Din acelai meniu, Data->Form se pot terge, modifica sau localiza nregistrri din list.

6.2.2 Regsirea datelor dintr-o list

Datele dintr-o list pot fi astfel aranjate nct s pun n eviden rndurile/nregistrrile care ndeplinesc anumite condiii, lucru posibil cu ajutorul comenzilor AutoFilter sau AdvancedFilter.

Utilizarea filtrelor Filtrele nu se pot aplica la un moment dat dect unei singure liste, dup cum urmeaz: 1. Se selecteaz o celul din lista care urmeaz s fie filtrat. 2. Se selecteaz meniul Data->Filter->AutoFilter 3. Pentru afiarea doar a acelor nregistrri care conin o anumit valoare, se selecteaz sgeata corespunztoare coloanei care conine datele dorite. 4. Se selecteaz valoarea.

5. Pentru includerea unei noi condiii, bazat pe o valoare dintr-o alt coloan, se repet paii 3 i 4 n coloana dorit. Pentru filtrarea unei liste dup 2 valori din aceeai coloan sau pentru utilizarea altor operatori de comparaie n afar de cel de egalitate se selecteaz sgeata din coloan i apoi butonul Custom.

6.2.3 Crearea unui formular

O foaie de calcul poate fi transformat ntr-un formular dac i se adaug butoane, etichete sau alte controale disponibile n bara de lucru Forms. Exist n acelai timp i cteva machete predefinite (Spreadsheet Solutions), care au la baz aplicaii contabile uzuale. Etapele crerii unui formular 1 Se selecteaz opiunea New din meniul File. 2 Se formateaz foaia de calcul dup necesiti. 4 Pentru adugarea de controale se utilizeaz bara de lucru Forms. 5 Cmpurile din formular se pot valida, n acelai mod n care se valideaz celulele foii de calcul (opiunea Data->Validation) 6 Foile de calcul neutilizate din fiierul de lucru se terg. 7 Se salveaz formularul utiliznd opiunea Save As din meniul File. n ceea ce privete formatarea foii de calcul, se pot avea n vedere urmtoarele opiuni: Restricionare acces la cmpuri - se poate limita accesul utilizatorilor doar la anumite cmpuri dintr-un formular. Acest lucru se realizeaz prin dezactivarea opiunii Locked din meniul Format->Cells->Protection pentru cmpurile nerestricionate. Apoi se selecteaz submeniul Tools->Protection->Protect Sheet. Includerea unor formule - n formulare pot fi incluse i formule de calcul a unor totaluri sau a altor valori. Utilizarea macro-urilor - Se pot asocia macro-uri unor butoane dintr-un formular, care s duc la completarea automat a unor cmpuri n funcie de altele sau s proceseze datele ntr-un anumit mod.

6.3 Previzionarea unor valori cu ajutorul analizei What If

Analiza What-If se poate realiza cu ajutorul a trei faciliti oferite de Microsoft Excel: tabelele de date, scenariile i solver-ul.

6.3.1 Tabele de date

Un tabel de date reprezint un set de celule prin care se poate pune n eviden modul n care anumite valori afecteaz rezultatul unei formule de calcul. Exist dou tipuri de tabele de date: cu o variabil sau cu dou. a) Tabele cu o variabil se studiaz modul n care acea variabil influeneaz rezultatul unei formule.

Exemplu: Influena ratei dobnzii asupra ratei lunare de rambursare a unui mprumut. Celula D2 din Figura 2.4. conine formula: =PMT(B3/12,B4,-B5)
Pli $672.68 Rata dobnzii Durata (n luni) Valoare mprumut 9.50% 360 $80,000.00 9% 9.25% 9.50% $643.70 $658.14 $672.68

Valoarea iniial

Lista valorilor de substituie Figura 2.4

Etape: 1. Se introduce lista valorilor de substituie, pe o linie sau pe o coloan 2. Pentru tabele orientate pe coloane, formula de calcul de introduce n celula aflat pe rndul superior primei valori i o coloan la dreapta. Pentru tabele orientate pe rnduri, formula se introduce n celula aflat o coloan la stnga primei valori i pe rndul imediat inferior rndului cu valori. 3. Se selecteaz domeniul de celule ce conin formula i valorile de substituie (pentru exemplul de mai sus: C2:D5) 4. Se apeleaz opiunea Data->Table

5. Dac tabelul e orientat pe coloane se introduce referina valorii iniiale n caseta Column input cell. Dac tabelul e orientat pe linii, referina valorii iniiale se introduce n caseta Row input cell.

b) Tabele cu dou variabile se utilizeaz atunci cnd rezultatul unei formule este influenat de dou variabile. Exemplu: n Figura 2.5. se observ cum rata lunar de rambursare a unui mprumut este influenat, pe lng rata dobnzii, de durata mprumutului.
List valori pentru variabila 2 Variabila 1 Pli lunare Rata dobnzii Durata (n luni) Valoare mprumut 9.50% 360 $80,000.00 Variabila 2 $672.68 9% 9.25% 9.50% 180 $811.41 $823.35 $835.38 360 $643.70 $658.14 $672.68

List valori pentru variabila 1 Figura 2.5

Etapele n construirea unui tabel de date cu dou variabile sunt aproximativ aceleai. n plus avem acum obligatoriu dou referine una pentru variabila 1, pe coloane i una pentru variabila 2, pe linii.

6.3.2 Scenariu
Scenariul reprezint un set de valori pe care Microsoft Excel le poate substitui n mod automat ntr-o foaie de calcul. Cu ajutorul lor se pot face previziuni i scenarii de evoluie. Scenariile se folosesc pentru a compara anumite valori care genereaz rezultate diferite. Astfel se pot modela diverse strategii pentru a analiza avantajele i dezavantajele diferitelor moduri de abordare pentru problemele date. Scenariile constituie simulri ale mai multor variante de proiect, care prin ipotezele propuse prin valori diferite ale unor parametri conduc la rezultate diferite. Cu ajutorul acestor instrumente se pot vizualiza i analiza ipotezele luate n calcul. Generarea scenariilor este posibil prin intermediul meniului Tools->Scenarios.

Pentru construirea efectiv a unui scenariu se selecteaz anumite celule care conin valori modificabile (Changing Cells) care particip la formarea unui rezultat final i care pe parcursul simulrii admit diferite care genereaz variante de rezultate. Este de preferat ca nainte de a construi scenariul, celulele modificabile s fie numite. Celulele modificabile nu trebuie s conin formule, ci doar constante care s conduc la un rezultat de simulat. Gestiunea scenariilor se realizeaz prin intermediul "managerului de scenarii" (Scenario Manager). Etape: 1) se precizeaz n prealabil celulele modificabile care particip la simulare (comanda Insert->Name->Define); 2) se selecteaz celulele modificabile care prin valorile coninute conduc la un rezultat pertinent n simulare se activeaz managerul de scenarii prin comanda Tools>Scenarios 3) Se introduc variantele simulrii (de exemplu: buget optimist i buget pesimist) prin apsarea butonului Add din caseta de dialog Scenario Manager; 4) n caseta Add Scenario se introduce numele scenariului n caseta rubricii Scenario name. 5) Adresele celulelor modificabile n caseta rubricii Changing cells sau se pot insera comentarii referitoare la varianta studiat, dup care se valideaz opiunea prin butonul OK. 6) Se introduc valorile corespunztoare scenariului optimist n caseta Scenario Values. 7) Se apas butonul Add pentru a introduce un alt scenariu (pesimist) sau se apas OK i se revine la managerul de scenarii. 8) Se introduce cel de-al doilea scenariu (pesimist) tastnd numele acestuia n caseta Add Scenario i completnd valorile celulelor modificabile n caseta Scenario Values. 9) Revenirea n managerul de scenarii se face prin butonul OK, iar adugarea unor noi variante de buget se opereaz prin butonul Add. 10) Prin Scenario Manager se pot vizualiza alternativ variantele simulate prin selectarea scenariului respectiv din lista de opiuni a rubricii Scenarios i activarea butonului Show (aciune exemplificat n fig.1). Tot la acest nivel, scenariile se pot modifica sau terge, selectndu-se varianta respectiv i apsnd dup caz Edit sau Delete.

Dac se dorete efectuarea unei sinteze a variantelor de buget simulate, se poate genera un raport al scenariilor. Acest lucru este posibil activnd din managerul de scenarii butonul Summary. n caseta de dialog Scenario Summary utilizatorul poate preciza ce tip de raport dorete a fi generat (Report Type): tip sintez a scenariilor (Scenario Summary) sau tip tabel pivot (Pivot n zona de rezultate a simulrii Table). De asemenea tot la acest nivel se precizeaz n rubrica Result cells celulele care conin rezultatul final al simulrii. Validndu-se prin OK se obine raportul scenariilor ntr-o foaie de calcul generat automat i numit Scenario Summary. Pentru a identifica scenariile aflate n foile de calcul tabelar, se folosete metoda cutrii acestora n caseta dialog Scenario Manager prin butonul Merge Caseta de dialog Merge Scenarios (n Figura 2.6.) permite identificarea scenariilor n mai multe documente Excel (rubrica Book) i n mai multe foi de calcul, prin lista rubricii Sheet.

Figura 2.6

Dup ce a fost construit un scenariu, acesta poate fi exploatat i actualizat oricnd prin comanda Tools->Scenarios

Exemple: 1) Pentru elaborarea unui buget nu se cunosc cu exactitate veniturile. Se vor lua atunci n considerare diverse valori pentru venituri i se vor elabora bugete pentru fiecare n parte. n Figura 2.7. considerm mai nti un caz pesimist, n care lum n considerare un venit de $50.000 i cheltuieli de $13.200
1 2 3 A Venituri Cheltuieli Profit B $50.000 $13.200 $36.800

Figura 2.7

Elaborm apoi un scenariu n forma optimist, cu venituri de $150.000 i cheltuieli de $26.000. Pentru a compara aceste scenarii, se creeaz un raport totalizator, prezentat n Figura 2.8.

Scenario Summary Current Values: Changing Cells: Venituri Cheltuieli Result Cells: Profit $50,000.00 $13,200.00 $36,800.00 Figura 2.8 buget $150,000.00 $26,000.00 $124,000.00

2) SC TURNU SA dorete s elaboreze mai multe variante de buget pentru un singur an, pentru a simula rentabilitatea brut a activitii acesteia n condiiile unei evoluii optimiste i pesimiste a pieei ngrmintelor chimice. Informaiile care duc la formarea rezultatului (rezultatul net al exerciiului) i care pot varia sunt: Cheltuieli_financiare Cheltuieli_exceptionale Rezerve_legale Cheltuieli_pt_exploatare Venituri_totale Acoperirea_pierderilor_din_anul precedent Se observ n zona de rezultate (Result Cells) aferent raportului Scenario Summary din Figura 2.9., celula ce conine rezultatul. n noua foaie de calcul apar n stnga raportului, butoane de afiare (+) sau de inhibare (-) a unor detalii: butonul "+" (plus) n linia de antet (Scenario Summary) determin afiarea comentariilor declarate n caseta dialog Add Scenario, numele autorului scenariului i data sistemului cnd a fost creat scenariul; butonul "-" (minus) n zona Changing Cells inhib afiarea celulelor modificabile, adic a parametrilor simulrii; butonul "-" n zona de rezultate (Results Cells) inhib afiarea rezultatelor simulrii.

Scenario Summary Current Values: Optimist Pesimist

Acest scenariu este realizat pentru a evidenia importanta scderii cheltuielilor i creterii veniturilor n obinerea rezultatului net al exerciiului financiar. Changing Cells: Cheltuieli_financiare Cheltuieli_exceptionale Rezerve_legale Cheltuieli_pt_exploatare Venituri_totale Acoperirea_pierderilor_din_a nul precedent Result Cells: Rezultatul net 31247823 6472397 0 809490568 920434201 35667300 30247823 5472397 10000 800490568 950490568 34667300 32247823 6572397 10500 810490568 900490568 37667300

23284790

65331157

-769343

Notes: Current Values column represents values of changing cells at time Scenario Summary Report was created. Changing cells for each scenario are highlighted n gray.

Figura 2.9

n Figura 2.10. sunt reprezentate grafic valorile rezultatului net al exerciiului financiar, calculate utiliznd valorile curente, valorile scenariului optimist i a celui pesimist.
Rezultatul net al exercitiului financiar

Mil.lei
70000000

65331157 60000000

50000000

40000000

30000000 23284790 20000000

10000000

-769343

Current Values:
-10000000

Optimist

Pesimist

Variante de buget
Rezultatul net al exercitiului financiar

Figura 2.10

6.3.3 Goal Seek

Cnd se cunoate rezultatul unei formule, dar nu i valoarea iniial a unei variabile se utilizeaz facilitatea Goal Seek din meniul Tools. Etape: 1. Se selecteaz opiunea Tools->Goal Seek 2. Caseta Sett cell conine referina celulei care conine formula 3. n caseta To value se introduce valoarea dorit pentru formul 4. n caseta By changing cells se introduc referinele celulelor care conin valorilor de ajustat.

Exemplu: n Figura 2.11., cutm rata dobnzii pentru care rata lunar de rambursare a unui mprumut este $900.

Figura 2.11

Rezultatul obinut este prezentat n Figura 2.12.

1 2 3 4 A mprumut Durat Rata dobnzii Rata B $ 100.000 180 7,02% $ 900,00

Figura 2.12

6.3.4 Solver
n cazul n care rezultatul unei formule depinde de mai multe variabile se utilizeaz facilitatea Solver din meniul Tools, care va ajusta valorile din celulele selectate pn ce se obine rezultatul specificat. Solverul sau "rezolvitorul de probleme" este un instrument informatic de optimizare care generalizeaz tehnica valorii ca scop, oferind mai multe posibiliti de simulare a unor parametrii ce dau natere unei situaii de optim. Ca principiu, o problem de optimizare tratat sub Excel vizeaz automatizarea unei aplicaii de programare linear (algoritmul SIMPLEX) i anume de ajungere la o soluie optimal n sensul maximizrii unor rezultate, minimizrii unor eforturi sau de atingere a unei valori-scop considerate de utilizator. Atingerea situaiei de optim se face prin modificarea automat a unor parametrii ce conduc la atingerea scopului propus, n condiiile precizrii unor restricii impuse modelului, astfel nct situaia optimal s ia n considerare aceste constrngeri sau restricii.

Exemplu: Societatea comercial TURNU S.A dorete s-i optimizeze rentabilitatea global n sensul maximizrii acesteia. Societatea gestioneaz bugetele a trei sectii i anume: Amoniac, Acid azotic, Acid sulfuric. Fiecare secie are propriul su buget previzional, estimndu-se veniturile, cheltuielile, eventualul rezultat brut i marja brut a rezultatului. Paralel, se centralizeaz datele previzionate la nivel de societate, calculndu-se rentabilitatea total. Modelul economic ce va fi optimizat prin maximizare este prezentat n Figura 2.13.:

Figura 2.13

Modificnd anumii parametrii (Numr de produse, Salariu pe or, Cost unit. de factor de producie, Cantitate factori de producie la produs), prin intermediul formulelor prezentate n Figura 2.14. se pot genera rezultate diferite att pentru rentabilitatea fiecrui produs ct i pentru rentabilitatea global a societii.

Figura 2.14

Optimizarea modelului presupune stabilirea n primul rnd a obiectivului acestuia, n cazul luat este vorba de celula care conine formula rentabilitii globale (Target Cell), adic E15 (rentabilitate global total = rata marjei brute / cifra de afaceri). Pentru rezolvarea problemei de optimizare, n sensul maximizrii rentabilitii (rata marjei brute), se poziioneaz cursorul pe celula care conine obiectivul (E15) i se activeaz comanda Tools-Solver, iar n caseta de dialog Slover Parameters, prezentat n Figura 2.15., se stabilesc: celula obiectiv, sensul optimizrii, celulele modificabile sau ajustabile (prezentate n figura anterioar: B3:D6) i restriciile impuse modelului.

Figura 2.15

Semnificaia rubricilor casetei de dialog Solver Parameters este urmtoarea: Set Target Cell: specific adresa celulei care conine scopul sau obiectivul optimizrii; Equal To: stabilete sensul optimizrii potrivit scopului propus, ce anume: maximizare (Max), de minimizare (Min) sau de atingere a unei valori (Value of:) By Changing Cells: propune toate celulele care nu conin formule i au legtura cu scopul optimizrii. Altfel spus selecteaz automat toate celulele ce conin parametrii numerici la care formula din cmpul ce definete obiectivul (Target Cell) face referire; Subject to the Constraints: conine toate restriciile impuse modelului de optimizare; Butonul Add permite adugarea restriciilor; Butonul Change permite modificarea restriciilor; Butonul Delete permite tergerea restriciilor;

Butonul Solve lanseaz procesul de rezolvare a problemei de optimizare. Butonul Options afieaz o caset de dialog prin care se pot controla caracteristicile avansate ale procesului de rezolvare i de schimbare sau nregistrare a specificaiilor pentru o problem particular; Reset All anuleaz parametrii atribuii i restabilete opiunile implicite. Dup completarea elementelor casetei de dialog Solver Parameters i apsarea butonului Solve, se declaneaz iterativ procedura de optimizare, generndu-se n final cnd problemei i s-a gsit (sau nu i s-a soluia) caseta de dialog cu rezultatele optimizrii (Solver Results). Rezultatul optimizrii presupune sau nlocuirea vechilor parametrii cu alii noi, gsii n procesul de optimizare, implicit transformarea soluiei existente ntr-una nou (Keep Solver Solution), sau restaurarea parametrilor originali i pstrarea vechiului rezultat (Restore Original Values). Soluia gsita se poate salva ntr-un scenariu (alturi de cele existente), apsnd butonul Save Scenario Rezultatele optimizrii sunt prezentate n Figura 2.16:

Figura 2.16

Valorile optimale ale rezultatului solver-ului pot fi sintetizate, alegndu-se un tip special de raport din caseta de dialog Solver Results, rubrica Reports astfel: raport tip "Answer": afieaz celula obiectiv de definit, celulele variabile cu valorile lor iniiale i finale, restriciile modelului de optimizat, precum i informaiile legate de aceste restricii; raport tip "Sensitivity": furnizeaz informaii asupra sensibilitii i elasticitii modelului de optimizare, adic variaia soluiei fa de cele mai mici modificri aduse formulei din zona Set Target

Cell. Altfel spus, cu ct se modific soluia la schimbarea cu o unitate a parametrilor ce conduc la obiectivul fixat. raport tip "Limits" : afieaz i limitele superioare i inferioare ale modelului. 6.4 Tabele pivot
Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei reprezint o facilitate prin care datele dintr-o foaie de calcul pot fi permutate pentru a se pune n evidenta noi informaii. Tabela pivot este un instrument care permite o foarte elastica asociere a unor cmpuri intr-o maniera interactiva, fapt ce duce la regruparea datelor i prezentarea acestora intr-un mod sintetic. Tabela pivot se creeaz selectnd sursa datelor de sintetizat i opernd comanda Data Pivot Table Report, dup care un asistent Pivot Table Wizard ndruma utilizatorul n 4 pai: 1. Se alege sursa de date pentru sintetizarea informaiei. De aici putei selecta Microsoft Excel List or Database (tabel Excel sau baza de date). n prealabil sursa de date poate fi selectata sau se poate poziiona cursorul pe prima celula a sa (A1). 2. Se valideaz tabela sursa pe baza creia se va construi tabela pivot sau daca sursa de date nu a fost selectata anterior, aceasta se poate selecta n aceasta etapa prin completarea n rubrica Range (Range: $A$1:$G$14). 3. Se selectarea datelor prin care se precizeaz care rubrica va fi plasata pe linie, i care pe coloana. 4. Se stabilete adresa tabelei pivot, i anume daca aceasta se va plasa intr-o noua foaie de calcul, sau n foaia de calcul existenta, la o anumita adresa. Tot n aceasta etapa, se selecteaz butonul Options i prin caseta de dialog Pivot Table Options se alege numele tabelei pivot, efectuarea unor calcule de total general pe coloane i pe linii i salvarea datelor mpreuna cu pagina tabelei pivot.

Exemplu: Se cunosc informaii legate de facturile ncasate de o anumit firm de la clieni si (Tabelul 2.17.). Se dorete dispunerea informaiilor disponibile ntr-o tabel pivot, pentru o mai bun sintetizare.

Tabelul 2.17
Document 3376061 3376062 3376063 3376064 3376065 3376066 3376067 3376068 3376069 3376070 3376071 3376072 3376073 3376074 3376075 3376076 3376077 3376078 3376079 3376080 3376081 3376082 3376083 3376084 3376085 3376086 3376087 3376088 Data2 10/5/1997 10/10/1997 10/10/1997 10/10/1997 10/15/1997 10/16/1997 10/17/1997 10/17/1997 10/17/1997 10/17/1997 10/19/1997 10/29/1997 10/29/1997 10/29/1997 10/29/1997 11/7/1997 11/7/1997 11/7/1997 11/7/1997 11/7/1997 11/18/1997 11/18/1997 11/18/1997 11/18/1997 11/29/1997 11/29/1997 11/29/1997 11/29/1997 Client 1 5 10 4 2 6 8 2 3 12 5 1 4 9 7 3 8 2 3 12 5 1 4 9 5 1 5 10 Valoare (lei) 15000000 5467000 5876590 28908780 4975000 3250000 4000000 1890760 5742816 4900500 12900000 50908770 5800000 7825000 8428000 27682446 42362059 14168024 1500000 29382000 826637 722726 341811 11682354 3259007 12810646 354472 6726578

Tabela pivot construit pe baza datelor din tabel este redat n Figura 2.17.

Figura 2.17