Divizarea societatii comerciale. Operatiuni, documente, procedura si contabilitate A. OPERATIUNILE PE SCURT 1.

Hotararea de principiu a adunarii generale extraordinare a actionarilor privind divizarea societatii si mandatarea administratorilor sa intocmeasca PROIECTUL DE DIVIZARE 2. Depunerea hotararii agea la ORC pentru a fi mentionata in Registru si Publicata in Monitorul Oficial al Romaniei partea a-IV-a, impreuna cu Proiectul de divizare de mai jos 3. Obtinerea de catre administratorii societatii care se divizeaza a rezervarii DENUMIRII NOII SOCIETATI CARE SE VA CONSTITUI PRIN DIVIZARE de la ORC 4. Intocmirea de catre administratorii societatii care urmaza sa se divida a unui PROIECT DE DIVIZARE art. 241 din lege 5. PROIECTUL DE DIVIZARE, semnat de reprezentantii societatii care se divide, se depune la ORC de la sediul societatii, cu cel putin 90 de zile inainte de data la care se doreste divizarea. (art. 242 alin. 1 (doua luni plus o luna) din lege) 6. Proiectul de divizarea, vizat de judecatorul delegat se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a -IV-a pe cheltuiala societatii, integral sau in extras, conform cererii partii si a dispozitiei judecatorului delegat art. 242 alin. 2 7. De la data publicarii in Monitorul Oficial a proiectului de divizare, creditorii societatii pot face opozitie la proiect, conform art. 62 din lege. Opozitia suspenda executarea divizarii pana la rezolvarea irevocabila a opozitiei, daca este cazul. 8. Suspendarea de la tranzactionare a actiunilor societatii pe toata durata operatiunilor de divizarea conform art. 133 din Regulamentul CNVMR nr. 1/2006 de aplicarea legii nr. 294/2004 privind valorile mobiliare, incepand de la hotarirea agea pana la finalizarea acestora, dupa reglarea patrimoniala, conform punctului 16 de mai jos si informari periodice legat de etapele divizarii, conform art. 103 din acelasi Regulament nr. 1/2006 9. Se numeste un exepert evaluator agreat si de CNVMR, privind evaluarea patrimoniului noii societati si modul de convertire in actiuni, conform art. 215 si art. 2432(3) si art. 2433 din lege. Expertii se numesc de catre judecatorul delegat de la ORC, la solicitarea societatii care se divide. 10. Administratorii societatii care se divide intocmesc un RAPORT SCRIS, in detaliu care explica proiectul de divizare, precizeaza fundamentarea juridica si economica si date privitoare la rata de schimb a actiunilor si criteriul de repartizare a actiunilor, dificultati legate de realizarea evaluarii, date legate de raportul de evaluare art. 2432 din lege. 11. Se pune la dispozitia actionarilor de catre administratori documentele legate de divizarea, timp de 30 de zile, inainte de data adunarii generale a actionarilor, la sediul socitatii, concomitent cu convocarea agea, dupa trecerea a doua luni pentru exprimarea dreptului la opozitie de catre creditori, iar in actele de convocare se va specifica ca actele se afla la dispozitia actionarilor, pentru a-si exprima pozitia. Actele sunt: proiectul de divizarea publicat in MO, daca nu s-a facut opozitie; raportul intocmit de administratori, conform punctul 8 de

mai sus; situatiile financiare anuale si rapoartele de gestiune, pe ultimii 3 ani; situatiile financiare actuale, cu cel mult 3 luni anterior datei de divizare; raportul auditorilor la situatiile financiare si la divizare; raportul expertilor numiti de judecatorul delegat de la ORC, conform punctului 7 de mai sus; evidenta contractelor cu valori mai mari de 10.000 lei in curs de executare si modul de repartizarea lor la viitoarea societate care se va constitui ca efect a divizarii; art. 244 din lege. Proiectul actului constitutiv al noii societati care se va constitui prin divizare si proiectul de modificare a societatii care se divide, cu toate acte care probeaza continutul. In practica, este recomandat sa se transmita fiecarui actionar o adresa prin care este invitat sa -si exprime in scris obtiunea pentru societatea la care doreste sa fie actionar, fie la societatea care se divide, fie la noua societate, in constituire. Exprimare optiunii in scris de catre actionar, elimina orice fel de divergente ulterioare. 12. Dupa trecerea a cel putin doua luni pentru expirarea dreptului de opozitie la divizare al creditorilor, conform punctului 6 de mai sus, are loc sedinta agea pentru pentru a hotari divizarea si care aproba divizarea si actele constitutive ale noii societatii care se va constitui ca efect a divizarii, cat si actele modificatoare ale actului constitutiv a societatii care se divide, pe baza proiectelor puse la dispozitie de administratorii in termenul de 30 de zile, conform punctului 11 (art.246 din lege). 13. Se deschide un cont pe numele societatii care se constituie prin divizare si se depune o suma in numerar la dispozitia noii societati, conform art. 16 din lege, ca aport la capitalul social, conform actului constitutiv. Legea nu specifica suma, dar numerarul este obligatoriu. 14. Se preda patrimoniul de la societatea care se divide la societatea care se constituie pe baza de proces verbal de predare-primire semnat de administratori celor doua entitatati, din care una in curs de constituire. In fapt, totodata, pana la dobandirea personalitatii juridice de catre noua societate, bunurile vor ramane in custudia societatii care se divide, pe baza de acte de costodie, pentru protectia patrimoniului 15. Se depun concomitent actele de divizare la ORC unde isi are sediul societatea care se divizeaza si actele noii societati care se va constitui prin divizare, cu denumirea care a fost rezervata, insotita de toate actele Legea nr. 26/1990 privind Registrul comertului. 16. Se elibereaza certificatele de inregistrare a mentiunilor de catre ORC si hotararile judecatorului delegat privind consitituirea noii societati cu denumirea rezervata si actele privind divizarea vechii societati. Data inregistrarii in Registrul comertului a noii societati este data la care are loc divizarea. Legea nr. 26/1990 privind Registrul comertului (art. 249 din lege). 17. Comunicarea la societatea de registru a noii situatii privind actionarii si actiunile pe care le detin, ca efect al divizarii 18. Dupa constituire, se convoca adunarile generale extraordinare ale actionarilor ale celor doua societati, cea care se divide si care care s-a constituit prin divizarea pentru a se regla patrimoniul acestora de la data PROIECTULUI DE DIVIZARE pana la data CONSTITUIRII NOII SOCIETATII. (art. 249 din lege)

B. DOCUMENTE SI PROCEDURA in detaliu B.1. Proiectul de divizare art. 241 din lege - Forma, denumirea si sediul social al societatii implicate in divizare; - Fundamentarea si conditiile divizarii; - Conditiile alocarii de actiuni la noua societate care se va constitui; - Data de la care actiunile dau dreptul detinatorilor de a participa la beneficii si alte conditii speciale care afecteaza acest drept, la noua societate si la societatea care se divizeaza; - Rata de schimb a actiunilor si eventualele plati in numerar, in cunatumul acestora. - Cuantumul primei de divizare; - Alte drepturi pentru actionarii la noua societate care se va constitui prin divizare; - Drepturile expertilor, ale administratorilor si ale aditorilor implicati in divizare; - Data la care au fost aprobate situatiile financiare ale societatii care se divide si care au fost folosite pentru a stabili conditiile divizarii; - Data de la care tranzactiile societatii divizate sunt considerate din punct de vedere contabil ca apartind societatii care beneficiaza de divizare; - Descrierea si repartizarea exacta a activelor si pasivelor care urmeaza a fi transferate societatii beneficiare, care se constituie ca efect a divizarii; Se va avea in vedere si un proiect de parcelare intocmit de un exert topo geodez pentru patrimoniul noii societati care va rezulta din divizare privitor la imobile terenurile intabulate, cu toate servitutile rezultate ca efect al parcelarii si divizarii; sau care vor sta, eventual, la baza inchirierii acestor imobile; - Repartizarea catre actionarii societatii care se constituie prin divizare a actiunilor societatii divizate, si criteriul pe baza caruia se face repartizarea. Nota: Prin proiect cota de patrimoniu se va stabili exact, iar acolo unde nu se poate stabil, se va repartizare proportional cu cota din activul net alocat noii societati beneficiare. Proiectul va contine si proiectul actului constitutiv al noii societati care rezulta din divizare si proiectul de modificare a actului constitutiv al societatii care se divide. B.2. Dosarul de la oficiul registrului comertului si cele 3 etape de depunere a actelor Dosarele pentru inregistrarea in registrul comertului a modificarilor privind divizarea partiala a societatilor comerciale (parti din patrimoniul unei societati existente se desprinde in scopul infiintarii de noi societati) vor contine urmatoarele documente: Etapa I 1. Cerere de depunere si mentionare acte, in original, in trei exemplare, intocmita de societatea supusa divizarii; 2. Hotararea adunarii generale a actionarilor (original); 3. Proiectul de divizare semnat de reprezentantii societatii participante la divizare (original + 2 copii); 4. Daci este cazul, avizele prealabile prevazute de legile speciale (original); 5. Daca este cazul, imputernicire speciala sau avocatiala pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 6. Dovezile privind plata taxelor legale: - taxa judiciara de timbru, in original; - timbre judiciare; - taxa de registru ; - tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.

Etapa a II-a 1. Cererea de inregistrare (original), intr-un exemplar, intocmita de societatea supusa divizarii; 2. Hotararea adunarii generale a actionarilor privind aprobarea executarii divizarii (original); 3. Copie de pe Monitorul Oficial, Partea a IV-a, in care s-a publicat proiectul de divizare; 4. Actul modificator privind diminuarea capitalului social al societatii supuse divizarii partiale prin desprinderea unei parti din patrimoniu (hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor si/sauactul aditional la actul constitutiv ) original + 2 copii, in forma autentica daca sunt imobile in patrimoniu; 5. Situatia financiara de divizare (copie); 6. Darea de seama a administratorilor, in care se va justifica din punct de vedere economic si juridic necesitatea divizarii si se va stabili raportul de schimb al actiunilor (original); 7. Raportul auditorilor financiari original; Raportul expertilor evaluatori numiti privind divizarea. 8. Daca este cazul, avizele prealabile prevazute de legile speciale (copie); 9. Daca este cazul, imputernicire speciala sau avocatiala pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 10. Certificatul de inregistrare si, dupa caz, anexa/anexele (original), daca intervin modificari ale elementelor cuprinse in aceasta (activitate principala, denumire, forma juridica, sediu, atribut fiscal de platitor de TVA); 11. Daca este cazul, declaratia-tip pe propria raspundere, in original, semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte asumarea de catre solicitant a responsabilitatii privitoare la legalitatea desfasurarii activitatilor declarate; 12. Dovezile privind plata taxelor legale: - taxa judiciara de timbru, in original; - timbre judiciare; - taxa de registru; - tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Etapa a III-a 1. Cererea de inregistrare (original), intr-un exemplar, intocmita de societatea rezultata ca urmare a divizarii partiale; 2. Dovada verificarii disponibilitatii si a rezervarii firmei si/sau a emblemei (original); 3. Daca este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevazut de art. 39 din Legea nr. 2671990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (original); 4. Actele constitutive ale societatilor rezultate prin divizare (originale)in forma autentica, la notarul public daca sunt imobile in patrimoniul societatii; 5. Dovezile privind sediile sociale/secundare ale societatilor rezultate (copii); 6. Daci este cazul, acordul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta, prevazut de H.G. nr. 400/2003 (original); 7. Copii de pe documentele prevazute la punctele 2, 4, 5, 6 si 7 din etapa a II-a;, respectiv: 2. Hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor privind aprobarea executarii divizarii (original); 4. Actul modificator privind diminuarea capitalului social al societatii supuse divizarii partiale prin desprinderea unei parti din patrimoniu (hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor si/sauactul aditional la actul constitutiv ) original + 2 copii; 5. Situatia financiara de divizare (copie);

6. Darea de seama a administratorilor, in care se va justifica din punct de vedere economic si juridic necesitatea divizarii si se va stabili raportul de schimb al actiunilor/partilor sociale (original); 7. Raportul auditorilor financiari original; 8. Protocolul de predare primire a partilor din patrimoniul societatii supuse divizarii catre societatile rezultate (copie ); 9. Declaratiile pe proprie raspundere ale fondatorilor/administratorilor/ cenzorilor privind indeplinirea conditiilor legale pentru detinerea acestor calitati (original); 10. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatilor comerciale rezultate prin divizare (original) precum si, daca este cazul, certificatul eliberat de cenzori din care rezulta depunerea garantiei (original); 11. Certificatele de cazier fiscal pentru asociatii, actionarii sau reprezentantii legali ai societatilor comerciale rezultate din divizare, care au domiciliul/resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau juridice straine, care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania (original) sau, dupa caz, declaratia autentica pe proprie raspundere a persoanei fizice sau a reprezentantului persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in Romania din care sa rezulte ci nu are datorii fiscale (original sau, dupa caz, copie tradusa si legalizata); 12. Daca este cazul: contractul de administrare prin care s-au desemnat reprezentantii permanenti persoane fizice, ai administratorului/cenzorului persoana juridica (copie), precum si declaratiile pe proprie raspundere a acestor persoane (original); 13. Daca este cazul, avizele prealabile prevazute de legile speciale (copie); 14. Daca este cazul, imputernicire speciala sau avocatiala pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original), alte acte doveditoare (ex.: efectuarea varsamintelor noilor aporturi la capitalul social copii, acte de inregistrare a noilor asociati/administratori/auditori/ cenzori persoane juridice copii, etc.); 15. Declaratia-tip pe propria raspundere (original), semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca: - persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul prevenirii si stingerii incendiilor (P.S.I.), sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip (model 2). 16. Dovezile privind plata taxelor legale: - taxa judiciara de timbru, in original; - timbre judiciare; - taxa de registru; - tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Nota: In conformitate cu prevederile art. 17 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, la acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati, daca cel putin o persoana este, in conditiile legii, asociat in fiecare dintre aceste societati. Cererea de inregistrare se va depune dupa trecerea termenului de 30 de zile de la data publicarii proiectului de divizare/extrasului in Monitorul Oficial. Dosarele intocmite in etapa a I I a si a III-a se depun concomitent, inregistrarea societatilor rezultate in urma divizarii urmand a se efectua la data inregistrarii reducerii capitalului social al societatii supuse divizarii. In conformitate cu prevederile art. 180 din Legea nr. 31/1990, republicata, in cazul in care registrul actionarilor este tinut de o societate de registru independent privat autorizata, este obligatorie mentionarea in registrul comertului a firmei si a sediului acesteia, precum si a oricaror modificari intervenite cu privire la aceste elemente de identificare.

Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea. Filele din dosar vor fi numerotate in ordine, incepand de la coperta din dreapta si se va completa, in mod obligatoriu, opisul inclus in cerere. Solutionarea cererii revine in competenta judecatorului delegat care poate dispun administrarea si a altor acte doveditoare decat cele enumerate. Redactarea actelor, obtinerea autentificarii sau, dupa caz, darea de data certa, acordarea de indrumari pentru completarea corecta a cererii de inregistrare pot fi efectuate, contra cost, prin serviciul/biroul de asistenta din cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal. Formularele se distribuie la sediul ORC. Dosarul se depune la ORC. Alte aspecte: 1. Daca se solicita publicarea in Monitorul Oficial a extrasului din proiectul de divizare se va depune si extrasul (original + 2 copii); 2. Hotararea AGA va fi dactilografiata si va cuprinde: antetul firmei, numarul si data, semnaturile persoanelor abilitate, precum si stampila firmei; de asemenea, in preambul se vor preciza modul de convocare AGA, precum si indeplinirea conditiilor de validitate a hotararii, conform dispozitiilor legale sau statutare. 3. Situatiile financiare vor fi certificate de catre persoanele autorizate, potrivit legii; 4. Dovezile privind titlurile legale in baza carora s-a u stabilit sediile sociale/sediile secundare pot fi facute, dupa caz, cu: contract de vanzare-cumparare, intabulat; contract de schimb, intabulat; contract de inchiriere inregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru cele incheiate intre persoane fizice si persoane juridice sau neinregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru cele incheiate intre persoana juridice; contract de subinchiriere; contract de concesiune, intabulat, contract de leasing imobiliar; contract de comodat, in original in forma autentica sau sub semnatura privata, insotit de actul doveditor al proprietarului, intabulat; contract de donatie, in forma autentica, intabulat, contract de uz; contract de uzufruct; extras de carte funciara, in termen de valabilitate la depunere pentru oricare din actele prevazute ca dovada de sediu (inclusiv in cazul aportului la capitalul social la constituirea societatii, pe numele actionarului/asociatului care aporteaza ); Parcelarea loturilor de teren care trec la noua societate si cele care raman la vechea societate si servitutile care se constituie prin divizare. 5. Actele constitutive trebuie sa contina clauzele prevazute la art. 7 sau art. 8 din Legea nr. 31/1990, republicata, inclusiv precizarea domeniului si a activitatii principale. Toate activitatile cuprinse in actele constitutive trebuie codificate conform Ordinului nr. 601/2002 privind actualizarea clasificarii activitatilor din economia nationala CAEN, obiectul de activitate exprimandu-se prin grupe CAEN de trei cifre, pentru domenii si prin clase CAEN de patru cifre, pentru activitati; De la data de 01 01 2008 codificarea se va face dupa noua codificare. 6. Declaratiile date pe propria raspundere de catre persoanele care, potrivit legii, au aceasta obligatie, pot fi facute in forma autentificata de notarul public, in fata judecatorului delegat sau a directorului ORC, in forma atestata de avocat in conditiile. Legii nr. 51/1995, modificata sau cu darea de data certa a Serviciul de Asistenta din cadrul ORC. 7. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii se depun la oficiul registrului comertului odata cu cererea de inregistrare, daca au fost numiti prin actul constitutiv si pot fi date in prezenta judecatorului delegat sau a directorului oficiului registrului comertului sau a inlocuitorului acestuia, care va certifica semnatura. De asemenea, dovedirea specimenelor de

semnatura ale reprezentantilor societatii comerciale se poate face si prin prezentarea unui specimen de semnatura legalizat de notarul public. 8. Actul constitutiv poate fi modificat prin hotararea adunarii generale adoptata in conditiile legii sau printr-un act aditional la actul constitutiv sau prin hotararea instantei judecatoresti. Forma autentica a actului modificator adoptat de asociati este obligatorie atunci cand are ca obiect: majorarea capitalului social prin subscrierea ca aport in natura a unui teren; modificarea formei juridice a societatii intr-o societate in nume colectiv sau in comandita simpla; majorarea capitalului social prin subscriptie publica; 9. Taxele legale pot fi achitate in numerar sau cu card bancar la casieriile ORC. De asemenea, taxele si tarifele pot fi achitate cu mandat postal sau ordin de plata. Taxele de timbru judiciar se achita la Trezoreria Statului din localitatea unde se afla sediul ORC cu mentiunea ca beneficiarul acestei sume este Primaria din localitate. C. OPERATIUNI CONTABILE pe scurt 1. Inventarierea si evaluarea elementelor de activ si de pasiv, inregistrarea rezultatelor inventarierii si ale evaluarii, efectuate cu aceasta ocazie; 2. impartirea elementelor de activ si de pasiv ale societatii comerciale care se divizeaza, care se transmit societatilor beneficiare pe baza protocolului de predare-primire; 3. stabilirea realitatii creantelor, obligatiilor, provizioanelor si a altor elemente de activ si de pasiv; 4. calcularea primei de divizare, ca diferenta intre valoarea contabila a actiunilor sau partilor sociale si valoarea nominala a acestora; 5. reflectarea in contabilitatea societatilor comerciale a elementelor de activ si de pasiv primite de la societatea comerciala care s-a divizat; 6. reflectarea in contabilitatea societatii comerciale care s-a divizat a transmiterii elementelor de activ si de pasiv ca urmare a divizarii. Societatile comerciale care au aplicat Reglementarile contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, iar in urma divizarii nu mai indeplinesc criteriile de marime stabilite prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001 au obligatia sa continue aplicarea acestor reglementari pentru asigurarea comparabilitatii situatiilor financiare. De asemenea, societatile comerciale absorbante si cele rezultate in urma divizarii, care intra sub incidenta Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, au obligatia sa aplice aceste reglementari.