Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Sisteme Informatice Pentru Administratia Publica
Sisteme Informatice Pentru Administratia Publica
Cuprins
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
VolumfinanatdinbugetulGrantuluiC.N.C.S.I.S.1614/2007
Refereni: prof.dr.BogdanGHILICMICU, Academia de Studii Economice, Bucureti prof.dr.MirceaGEORGESCU, Universitatea "Alexandru Ioan Cuza", Iai
Coperta i fotografii:Camelia Margea Layout editor: Camelia Margea
2008Toatedrepturilesuntrezervateautorilor
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Concepteteoretice,tehnologiiisoluiideimplementare
(EDITIE ONLINE, 2011) ISBN: 978-973-0-11765-3
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
PREFA
nprezenteguvernareaesteopracticlargpemapamond. n afara jurnalelor tiinifice i a conferinelor pe aceast tem organizate n mediul academic, un numr mare de publicaii sunt disponibile n domeniul practicienilor. Este vorba despre o literatur de profil care pune accentul pe prezentarea experienelor i aa numitelor"bunepractici"neguvernare. Cu toate acestea, cercetarea n domeniul guvernrii electronice nu a ajuns nc la maturitate, existnd unele neclariti n privina scopului i coninutului su, precum i o abordare multidisciplinar deocamdat incomplet. Considerm eguvernarea un domeniu de cercetare cu un pregnant caracter interdisciplinar, n care, alturi de tiinele politice, management, sociologie, drept i multe altele, informatica are un rol important n dezvoltarea cercetrilor n direcia INTEGRRII sistemelor informaionale din administraiapublic. Cu aceast carte am dorit s contribuim la sporirea volumului de cunotine existent n literatura autohton cu privire la guvernareaelectronic.Necesitateauneiastfeldelucrrisabazatpe premiza c acest domeniu de cercetare suport clarificri teoretice, innd cont de deficitul informaional datorat absenei unor surse bibliografice romneti consistente. n acest sens, sperm s fie un material teoretic util att managerilor, specialitilor IT i funcionarilor din administraia public, ct i mediului academic de careaparinecolectivuldeautori. Lucrarea este structurat n patru seciuni, ntro construcie logic, pornind de la abordarea eguvernrii ca sistem informaional, continund cu o serie de clarificri conceptuale i radiografierea stadiului eguvernrii n Romnia comparativ cu cel din Uniunea European, apoi prezentarea impactului TIC asupra domeniului cercetati ncheinduse cu prezentarea transformrilor vizate de noul valaleguvernriilanceputulsecoluluiXXI. Volumul de fa este rezultatul eforturilor depuse de un colectiv format din zece persoane, cadre didactice i masteranzi ai Facultii de Economie i de Administrarea Afacerilor din cadrul
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Universitii de Vest din Timioara, toi acetia fiind implicai n grantuldecercetareC.N.C.S.I.S.cutemaETIMMETODEMODERNE DE CRETERE A EPERFORMANEI LA NIVELUL ADMINISTRAIEI PUBLICE LOCALE TIMI. Se cuvine s mulumesc autorilor pentru eforturile depuse n vederea parcurgerii unui numr important de lucrri strine achiziionate din fondurile grantului (peste 50 cri de ultim or), pentru a fi reuit s contribuie prin lucrrile elaborate la acoperireauneiproblematicivastedindomeniulcercetat. Doresc smi exprim recunotina fa de colegele mele Luminia Hurbeani Camelia Margea care au fost alturi de mine n toate etapele elaborrii acestui volum, ncepnd cu stabilirea structurii i terminnd cu finisarea materialelor. Am convingerea c fr contribuia lor substanial la coordonarea lucrrii, rezultatul finalnuarfifostceldorit. n numele ntregii echipe doresc s transmit calde mulumiri profesorilor Bogdan GhilicMicui Mircea Georgescu pentru faptul c au avut amabilitatea s accepte rolul de refereni tiinifici, competena dnilor n domeniul eguvernrii constituind un suport importantndemersulnostru. Ndjduind c lucrarea va fi util n procesul de implementare a eguvernrii n administraia public romneasc, ne declarm intenia de a continua cercetrile cu o i mai mare motivare, anunnd proiectul unui al doilea volum o abordare practic asupra sistemului de eguvernare. Cercetarea aplicativ va viza instituiile de administraie public ale judeului Timi, cu scopul de a diagnostica stadiul existent al eguvernrii i de a veni cu reete de bune practici bazate pe bogata experien a altora (administraii publice moderne dinri alecror guverneau trecut de lastadiuldeinteniitransformatoarelastrategiicoerentecurezultate meritorii)i pe eforturile noastre de adaptare a acestora la specificul administraieipublicetimiene. Cu sperana c Banatul va fi fruntea i n implementarea conceptului de eguvernare colaborativ (expus n lucrarea de fa), mulumesc anticipat factorilor de decizie din cadrul Consiliului Judeean Timii din cadrul Primriei Timioara pentru suportul lor n derulareacercetriiaplicative. nchei cu convingerea c din colaborarea tuturor celor interesai n modernizarea guvernrii locale (administraie public, firmei ceteni, mediu academic), cetenii vor fi cei care vor avea dectigat. Prof.univ.dr.DoinaDnia, DirectorGrantCNCSIS1614/2007, ceteanalTimioarei
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
CUPRINS
SECIUNEAI SISTEMULINFORMAIONAL
EVOLUIEITRANSFORMARENERADIGITAL
Consideraiiprivindrolulsistemelorinformaionalenera digital ....................................................................................11 (ClinHurbean) AbordareaeGuvernriicasisteminformaional ..............33 (LuminiaHurbean) Integrareainformaionalnsectorulpublicprin sistemeERP ............................................................................40 (LuminiaHurbean)
SECIUNEAAIIA GUVERNAREADIGITAL
51
Oabordareconceptualaguvernriidigitale .....................53 (DoinaDnia,SimonaBiriescu) UnmodeleuropeandereferinpentrueGuvernare .......71 (LuminiaHurbean) ImagineaRomnieinpeisajuleGuvernriilanivelglobal ... 86 (DoinaDnia) eGuvernareanabordareeuropean. Obiectiveirealizri ..............................................................99 (FlaviusDescu)
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
SeciuneaI SISTEMUL
INFORMAIONAL
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
ISBN: 978-973-0-11765-3 (ediie online, 2011)
Cuprins
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
CONSIDERAIIPRIVIND
ROLULSISTEMELOR INFORMAIONALE NERADIGITAL
CLINHURBEAN 1. Introducere
Tehnologiileinformaionale, inclusivsistemele informaionalebazatepe Internetjoacnafaceriunrol important,aflatnexpansiune. Tehnologiainformaional sprijintoatetipurilede organizaiisicreasc eficienaieficacitatea proceseloreconomice, performanelenprocesulde luareadeciziilor,precumi colaborareangrupurilede lucru,ceeacedetermin ntrireapoziieilor competitiventropiaextrem deschimbtoare.Fiec sprijinechipelecedezvoltun produs,relaiilecuclienii, tranzaciiledecomer electronicorialtezoneale afacerii,sistemele informaionalereprezintun ingredientindispensabilal succesuluinafacerintrun mediueconomiccaracterizat astzipringlobalizare, prefacereiinstabilitate.
Studiul sistemelor informaionale se afl la intersecia mai multor domenii (tehnologii informaionale, management, sistemic, contabilitate i gestiune, analiz i proiectare, cultur organizaional), constituind o adevrat provocare pentru cei care ncearc sl ptrund. Literatura de specialitate apreciaz c acestea reprezint o component esenial n orice program de studii din economie i administrareaafacerilor. ntro definiie uzitat, un sistem informaional este o combinaie organizat de oameni, echipamente, programe de aplicaii, reele de comunicaii, date, politici i proceduri care acumuleaz, regsesc, prelucreaz i disemineaz informaii ntro organizaie. Oamenii se bazeaz pe sistemele informatice moderne pentru a comunica ntre ei, folosind o diversitate de dispozitive (hardware/echipamente), instruciuni i proceduri de prelucrare a datelor (software/programe), canale de comunicaii (reele) i datele stocate. Am utilizataicitermenuldesisteminformatic,caredesemneazutilizareaTICn derulareaactivitilordin organizaii.nacestsens,seimpuneprecizareac omenirea utilizeaz dintotdeauna diferite forme de sisteme informaionale,
11
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
cu mult nainte de apariia calculatorului electronic. n condiiile n care utilizarea calculatoarelor este astzi generalizat, delimitarea ntre sistemul informaional i sistemul informatic nu mai este necesar, iar n text cele dounoiunisuntutilizatecuaceeaisemnificaie. 2. Evoluia sistemelor informaionale Exist trei motive fundamentale pe care se fundamenteaz aplicareaneconomieatehnologieiinformaieiicomunicaiilor.Acestease regsesc n trei roluri fundamentale pe care sistemele informaionale le joacnasigurareasuccesuluiuneiorganizaii,ianume: suportpentruactivitileiproceseleoperaionalealeorganizaiei; suportdecizionalpentruangajaiiimanageriiacesteia; suportpentrustrategiilelegatedeavantajulcompetitiv. Figura 1 ilustreaz modul n care interacioneaz rolurile fundamentalealesistemelorinformaionalentroorganizaie.
Suportpentru luareadeciziilor
Astfel, n orice moment, sistemele informaionale proiectate s sprijine activitile i procesele operaionale pot, totodat, transmite sau recepiona date de la sistemele orientate pe luarea deciziilor sau pe dobndirea avantajului competitiv. Acelai lucru este valabil i pentru celelalte dou roluri fundamentale ale sistemelor informaionale. Ca atare, organizaiile depun un efort permanent de a obine integrarea propriilor 12
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
sisteme informaionale, n scopul de a permite informaiilor s circule liber n cadrul sistemelor sale, asigurnd astfel o i mai mare flexibilitate i un suportmaibundectceloferitdeoricarerolindividual. Aceste roluri vitale sunt implementate prin intermediul a mai multor tipuri diferite de sisteme informaionale. Totodat, posibilitile, respectiv funciile acestor sisteme sau amplificat semnificativ dea lungul anilor.nFigura2suntprezentateschematicacesteschimbri. La mijlocul anilor 50, au aprut aplicaiile de prelucrare electronic a datelor (Electronic Data Processing), ndeosebi n domeniul contabilitii ntruct utilizeaz un volum mare de date. Ulterior, sfera acestor sisteme sa extins i asupra prelucrrii tranzaciilor, evidenei primare, marketingului, personalului, fabricaiei etc., avnd ca rol principal colectareadatelordindomeniilespecificate. Ulterior datele, odat culese, au nceput a fi prelucrate n vederea satisfacerii cererilor de informaii ale managerilor, adugnduse astfel un nou rol al sistemelor informaionale. Sa nscut astfel conceptul Sistemelor Informaionale pentru Management (Management Information Systems sau Management Reporting Systems), acestea fiind orientate spre furnizarea informaiilor pentru conducerea tactic, sub forma rapoartelori a altor situaii predefinite care asigurau managerilor informaiile necesare proceselordecizionale.Acestesistemeauintratnscennanii60. La nceputul anilor 70 se ncearc uurarea procesului decizional, prinpreluareauneipridinefortulorganelordedecizie,deoarecedevenise evident c produsele informaionale predeterminate nu rspundeau n mod corespunztor multora din nevoile decizionale ale managementului. n consecin, sa nscut conceptul de Sisteme de Suport Decizional (Decision Support Systems). Noul rol al sistemelor informaionale consta n a oferi managerilor utilizatori un sprijin adhoc i interactiv al proceselor lor decizionale. Acest ajutor trebuie s fie adaptat deciziilor i stilurilor decizionale proprii ale managerilor i s rspund tipurilor concrete de problemedinlumearealaafacerilorcucareacetiaseconfrunt. nanii80auaprutctevarolurinoialesistemelorinformaionale. n primul rnd, dezvoltarea rapid a puterii de prelucrare a microcalculatoarelor, a pachetelor software de aplicaii i a reelelor de telecomunicaii a dat natere fenomenului numit informatica utilizatorului final. Acum utilizatorii pot folosi propriile resurse de calcul pentru ai ndeplinisarcinile implicate de activitatea lor, fr a mai atepta sprijinul indirectaldepartamentelordeserviciiinformaticecentralizatealeorganizaiei.
13
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
19902000: Etapacomeruluiiafacerilorelectronice Sistemeinformaticedeebusinessiecommerce Activiti ebusiness i comer electronic la nivel global bazate pe Internet, intraneturi, extraneturiialtereele 19801990: Etapasprijinuluistrategicialutilizatorului Sistemepentruutilizatoriifinali Sprijin computerizat pentru sporirea productivitii utilizatorilor i colaborare pe echipeigrupuridelucru Sistemeinformaticepentruexecutivuldevrf Informaiicriticepentrutopmanagement Sistemeexpert Sprijin expert pentru utilizatori bazat pe cunotine Sistemeinformaionalestrategice Produse i servicii strategice pentru avantaj competitiv 19701980: Etapasuportuluidecizional Sistemedesuportdecizional Sprijin interactiv adhoc al procesului decizionalalmanagerilor 19601970: Etaparaportrilorpentrumanagement Sistemeinformaionalepentrumanagement Rapoarte pentru management cu informaii prespecificate pentru sprijinirea procesului decizional 19501960: Etapaprelucrriidatelor Sistemedeprelucrareelectronicadatelor Prelucrare a tranzaciilor, eviden primar i aplicaiicontabile
Apar astfel sistemele de automatizare a muncii de birou cunoscute sub denumirea mai scurt de (sisteme de) birotic (Office Automation Systems) i sistemele de colaborare pe echipe i grupuri de lucru (Enterprise 14
ParticipareacrescndautilizatorilorimanagerilornSI
RolulcrescndalSInafaceriimanagement
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Collaboration Systems). Noile sisteme se ocup cu tratarea comunicaiei umane,prezenalorfiindsimitntoatetipuriledesistemeinformatice. naldoilearnd,adevenittot maievident cceamaimarepartea managerilordevrfaiorganizaiilornuutilizaunmoddirectnicirapoartele oferite de sistemele informaionale de management i nici facilitile de modelare analitic ale sistemelor de suport decizional. Sa dezvoltat ca atare conceptul de Sisteme Informatice pentru Executivul de Vrf (Executive Information Systems). Ele i propun mult mai mult dect clasicul tablou de bord sau arhiuzitatele sisteme de rapoarte, despre care muli conductori spuneau cu maliiozitate c i adormeau nainte de a apuca s le citeasc n ntregime. Nici formele moderne de informare mult mai succint, prin grafice, tabele, scheme, nu iau mulumit. Veritabilii conductori,bunistrategi,demulteorisuntinteresaimaintistiecefac alii,cesentmplpepiaaglobaliabiaapoidorescstiedetaliidespre firma lor. Astfel, aceste sisteme informaionale ncearc s ofere nivelului strategic al conducerii o modalitate accesibil de a obine informaiile criticedorite,atuncicndestenevoieicroitenformatelepreferate. n al treilea rnd, sau nregistrat progrese importante privind dezvoltareai aplicarea tehnicilor de inteligen artificial (IA) la sistemele informaionale de afaceri. Astfel, la mijlocul anilor 80, dei primele ncercridinaltedomeniidectceleconomicsuntmaitimpurii,prolifereaz un nou tip de sisteme, i anume Sistemele Expert (Expert Systems) i alte Sisteme Bazate pe Cunotine (Knowledge Based Systems), prin care se trece la prelucrarea cunotinelor umane. Sistemele actuale includ ageni software inteligeni ce pot fi programai i realizai pentru a aciona la dorina utilizatorului, funcii sistem ce se pot adapta automat la nevoile imediate ale acestuia, aplicaii de realitate virtual, robotic avansat, prelucrarea limbajului natural i o multitudine de alte aplicaii n care inteligena artificial nltur necesitatea interveniei omului, elibernd astfel personalul n vederea realizrii unor sarcini mai complexe. Aceste sisteme pot prelua deci, sub forme mult mai performante, o parte din activitilesurprinseprintipuriledesistememenionatepnacum,jucnd rolul unor consultani pentru utilizatorii lor prin oferirea de sfaturi profesionale(cuunridicatniveldeexpertiz)nanumitedomeniiconcrete. n anii 90 sa conturat un important rol nou al sistemelor informaionalei anume cel strategic, sistemele respective fiind cunoscute uneori i sub numele de Sisteme Informatice Strategice (Strategic Information Systems). n cadrul acestui concept, tehnologia informaional
15
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
devineoparteintegrantaproceseloreconomice,aproduseloriserviciilor ceajutoorganizaiesctigeunavantajcompetitivpepiaaglobal. Spre mijlocul anilor 90 i fac apariia revoluionar Sistemele pe Planificare a Resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning). Aceast variant a unui sistem informaional strategic adaptat la specificul unei organizaii integreaz toate laturile activitii acesteia, incluznd planificarea,producia,vnzrile,managementulresurselor,relaiilecuclienii, operaiile de inventariere, evidena comenzilor, managementul financiar, resursele umane, marketingul, teoretic fiecare funciune a organizaiei. AvantajulprincipalalacestorsistemeERPrezidninterfaacomunpentru toate funciunile organizaionale informatizate, deplina lor integrare i partajareadatelornecesareunuiprocesdecizionalstrategicflexibil. n fine, dezvoltarea rapid a Internetului, intraneturilor, extraneturilor i altor reele globale interconectate dup anii 90 provoac schimbarea dramaticaposibilitilorsistemelorinformaionaledindomeniulafacerilor lanceputulnouluimileniu.Astfel,organizaiilepregtitepentru Web,care se bazeaz pe Internet n activitatea lor i sistemele globale de comer i afaceri electronice au devenit numitorul comun al operaiunilor i managementuluintreprinderiloractuale. Putem concluziona visvis de evoluia sistemelor informaionale c, n timp ce utilizatoriiiau extins abilitile n ceea ce privete utilizarea tehnologiei informaiei n gestionarea activitii organizaiilor, sistemele informaionale actuale ndeplinesc aceleai funcii de baz ca n urm cu 50 de ani. i acum trebuie prelucrate tranzaciile, inut evidena, furnizate rapoarte managerilor, asigurat suport sistemelor contabile i proceselor primare ale organizaiei. Ceea ce totui sa schimbat vizeaz faptul c n prezent exist un nivel mult mai ridicat de integrare a funciunilor sistemului ntre diversele aplicaii, o mai mare conectivitate att a componentelor de acelai tip ct i a celor de tipuri diferite, precum i posibilitatea de a realoca sarcini critice cum ar fi stocarea, prelucrarea i transmiterea datelor, astfel nct s se profite la maxim de oportunitile ivite n activitatea organizaiei i de cele strategice. Ca urmare a acestor faciliti sporite, sistemele informaionale viitoare vor fi orientate att pe sporirea vitezei ct i a ariei lor de cuprindere n vederea asigurrii unei integrriimairidicate,ncondiiileuneiflexibilitisporite. 3. Tipologia sistemelor informatice Din punct de vedere conceptual, sistemele informaionale implementate n organizaiile actuale pot fi clasificate n mai multe moduri.
16
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
De pild, sistemele informaionale pot fi grupate n dou mari categorii: sisteme suport pentru procesele operaionale i sisteme suport pentru management. Aceast clasificare, prezentat n Figura 3, este menit s evidenieze rolurile principale ale fiecrei categorii de sisteme informaionale n desfurarea proceselor economice, respectiv n managementuluneiorganizaii. SISTEMEINFORMAIONALE
Sistemesuportpentru proceseleoperaionale
Sistemesuportpentru management
Sistemede Sistemede Sistemede prelucrarea controlal colaborare tranzaciilor proceselor organiza ional
Sisteme expert
Vom prezenta pe scurt n cele ce urmeaz caracteristicile acestor tipuridesistemeinformaionale. A. Sistemele suport pentru procesele operaionale. Sistemele informaionale au fost utilizate ntotdeauna pentru prelucrarea datelor generate de, i utilizate n, activitatea de baz a unei organizaii, rspunznd necesitilor curente de prelucrare a informaiilor n cadrul acesteia. Sistemele respective produc o gam variat de informaii destinateattuzuluiinternctiextern,nefiindorientatenscuprecdere pe obinerea produselor informaionale specifice ce pot fi utilizate de ctre manageri.Caatare,estenecesarderegulprelucrarealorncontinuarede ctresistemeleinformaionalepentrumanagement. Sistemele suport pentru procesele operaionale au, n principal, rolul de a asigura prelucrarea eficient a tranzaciilor organizaiei, de a
17
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
controla procesele industriale, de a sprijini comunicarea i colaborarea n cadrul firmei i de actualiza bazele de date ale acesteia, dup cum va fi descrisncontinuare. 1) Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (SPT) proceseaz i nregistreaz datele rezultate din operaiile i activitile firmei. Exemple tipice sunt sistemele informatice care prelucreaz vnzrile, cumprrilei micrile de stocuri. Rezultatele acestor prelucrri sunt utilizate pentru a actualiza bazele de date privind clienii, stocurile i alte baze de date ale organizaiei. Acestea ofer apoi resurse de date ce pot fi prelucrate i utilizatedesistemeleinformaionalepentrumanagement. Aceste sisteme produc, de asemenea, o varietate de produse informaionale destinate uzului intern sau extern, precum facturi, chitane, state de plat, comenzi, ordine de plat, situaii financiare. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor proceseaz tranzaciile n dou moduri principale,i anume: prelucrare n loturi datele sunt acumulate dea lungul unei perioadedetimpiprelucrateperiodic; prelucrare n timp real (sau online) datele sunt prelucrate imediatdupefectuareauneitranzacii. De exemplu, sistemele punctelor de vnzare (POS) ale magazinelor cuamnuntulpotutilizaterminaleelectronicelacaseledemarcat,pentrua culege i transmite electronic datele privind vnzrile, prin intermediul legturilor de telecomunicaii, ctre centrele informatice regionale n vedereaprelucrriiimediate(ntimpreal)saupetimpulnopii(nloturi). 2) Sistemele de control al proceselor (SCP) monitorizeaz i controleaz procesele fizice, n cadrul lor deciziile de rutin prin care se regleaz sistemul de producie fiind luate n mod automat de ctre calculatoare. Ca exemple putem da deciziile de lansarea automat a comenzilorprivindproduseledinstocsauceleprivindcontrolulproduciei. De pild, o rafinrie de petrol folosete senzori electronici legai la un calculator pentru a supraveghea n mod continuu procesele chimice. Computerele monitorizeaz astfel procesele chimice, nregistreaz i prelucreaz datele detectatei realizeaz ajustri instantanee (n timp real) aleproceselorcorespunztoaredincadrulrafinriei. 3) Sistemele de colaborare organizaional (SCO) utilizeaz o varietate de tehnologii informaionale pentru a ajuta oamenii s lucreze mpreun,incluzndaplicaiipentruautomatizarea munciidebirou,numite i de birotic (Office Automation Systems). Ele sprijin angajaii s colaboreze prin comunicarea ideilor, mprirea resurselor, coordonarea
18
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
eforturilor comune n calitate de participani la diferite activiti din cadrul firmei, echipe de proiecti alte grupuri de lucru, ce constituie o parte vital a organizaiilor din ziua de azi. Astfel, scopul acestor sisteme l constituie utilizarea tehnologiilor informaionale pentru a mbunti productivitatea, eficiena i, totodat, spiritul creativ al echipelor i grupurilor de lucru din ntreprindereamodern(veziFigura4). nacelaitimpLamomentediferite
ntlnirifanfa
Echipelalucru
Acelai loc
Planeteelectronice Camere pentru lucrul n echip Cameredesuportdecizional electronic Instrumentegroupware Instrumente de realizare a echipelor Platforme Re ele locale, intraneturi Internet,extraneturi Altereele Staiidelucruavansate Suiteintegratedebirou
ntlniriladistan
Locuri diferite Audioconferine Teleconferine Videoconferine
Coordonarecontinu
Potvocal Potelectronic Editarengrup Managementul/ programareaproiectelor Sistemedefluxalactivitii
De exemplu, multe organizaii formeaz echipe de ingineri, specialiti n marketingi ali lucrtori cu cunotine pentru a dezvolta noi produse sau a le perfeciona pe cele existente. Se pot forma echipe virtuale alctuite din personal din diferite departamente i locuri de munc din cadrul unei firme, precum i consultani din afar. Astfel de echipe vor folosi din plin Internetul, intraneturile i extraneturile firmei i soft de colaborare cunoscut sub numele de groupware. Apoi vor putea colabora cu uurin via pot electronic, forumuri de discuii, videoconferinei site uri Web multimedia de proiect pe intranetul firmei. n felul acesta, sar
19
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
putea asigura comunicarea eficient i coordonarea activitilor n cadrul uneiechipededezvoltare aunuiprodus,realizndusecolaborareaefectiv ndezvoltareasauperfecionareaproduseloriserviciilor. B. Sistemele suport pentru management reprezint acele sisteme informaionale orientate pe furnizarea de informaii i oferirea de sprijin managerilor n vederea lurii unor decizii documentate i eficiente. Acest sisteme au aprut odat cu conceptul de sisteme informaionale pentru management (SIM) n anii 60. SIM a devenit laitmotivul (i cuvntul la mod) pentru aproape toate ncercrile de a lega tehnologia computerelor i teoria sistemelor de prelucrarea datelor n organizaii. n aceea perioad devenise evident c folosirea calculatoarelor pentru a oferi soluii la problemele de afaceri se fcea ntrun mod necorespunztor, prin orientarea aproape n ntregime ctre informatizarea sarcinilor administrativei de eviden. Conceptul de sisteme informaionale pentru management a aprut astfel ca o reacie la dezvoltarea ineficient i la utilizarea lipsit de eficacitate a calculatoarelor. Dei a pierdut din strlucire datorit unor eecuri timpurii, conceptul de SIM este nc recunoscutcavitalpentrueficienaieficacitateasistemelorinformaionale aleorganizaiilordindoumotiveprincipale: pune n eviden orientarea spre management a tehnologiei informaionale n cadrul organizaiilor. Astfel, unul din scopurile majore ale sistemelor informatice ar trebui s fie sprijinirea procesului de luare a deciziilor manageriale i nu doar prelucrareadatelorgeneratedeactivitilefirmei; subliniaz faptul c trebuiesc folosite noiunile teoriei sistemelor pentru organizarea aplicaiilor sistemelor informaionale. Ca atare, aplicaiile tehnologiei informaionale n cadrul unei firme trebuieprivitecasistemeinformaticeintegrateilegatentreele inucaactivitiindependentedeprelucrareadatelor. 1) Sistemele informaionale pentru management (SIM) reprezint forma cea mai rspndit a sistemelor de suport al managementului. Ele asigur utilizatorilor manageri produsele informaionale ce sprijin o mare parte a nevoilor lor decizionale curente, oferindule o diversitate de rapoarte i situaii. Coninutul acestor produse informaionale este specificat n avans de ctre manageri astfel nct ele s conin informaiile de care acetia au nevoie. Sistemele informaionale pentru management culeg informaii privind activitile interne din bazele de date ce au fost actualizate de sistemele de prelucrare a tranzaciilor. Informaiile privind mediuldeafacerisuntobinutedinsurseexterne.
20
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Produseleinformaionaleoferitemanagerilorsuntexpuneri,situaii i rapoarte ce pot fi furnizate (a) la cerere, (b) periodic, conform unui program predefinit, sau (c) oricnd sunt ntrunite anumite condiii excepionale. De exemplu, managerii de vnzri pot (1) utiliza un navigator Web pentru a primi pe staiile lor de lucru informaii imediate privind vnzrile unui anumit produs; (2) accesa zilnic, prin Intranet, rapoarte de analiz a vnzrilor pe produs, agent i zon de vnzri; sau (3) primi rapoarte generate automat ori de cte ori un agent de vnzri nu i ndeplinetecotadevnzripeoanumitperioad. 2)Sistemeledesuportdecizional(SSD)reprezintunprogresfiresc al sistemelor de prelucrare a tranzaciilor i al sistemelor informaionale pentru management. Ele sunt sisteme informatice interactive ce folosesc modele decizionale i baze de date specializate ce sprijin procesele decizionale ale managerilor ce le utilizeaz. Astfel, ele sunt diferite de sistemele de prelucrare a tranzaciilor ce sunt orientate pe prelucrarea datelor generate de desfurarea operaiilor i activitilor firmei, dei i extrag datele din bazele de date ale organizaiei, ntreinute de aceste din urm sisteme. Ele difer i de sistemele informaionale pentru management, care sunt orientate pe furnizarea de informaii (rapoarte) dinainte specificate managerilor, informaii cei pot ajuta s ia decizii de tip structuratmaieficiente. Sistemele de suport decizional ofer utilizatorilor finali manageri informaii n cadrul unor sesiuni interactive, ntrun mod adhoc (atunci cnd este nevoie). Un SSD pune la dispoziia managerilor faciliti de modelare analitic, simulare, extragerea datelor i prezentarea informaiilor. Managerii genereaz informaia de care au nevoie pentru tipuri de decizii semi sau nestructurate n cadrul unor procese interactive, bazate pe simulri. Astfel, programele de calcul tabelar i alte aplicaii software permit unui utilizator manager s pun o serie de ntrebri de genul whatifi s primeasc rspunsuri interactive la astfel de cereri ad hoc de informaii, simulndi explornd diferite scenarii posibile, bazndu sepeseturialternativedesupoziii. De pild, un manager de producie poate utiliza un astfel de sistem pentru a decide ce cantitate de produse s lanseze n fabricaie pe baza datelor privind vnzrile estimate generate de o viitoare promoiei celor legatededisponibilitateamateriilorprimenecesare. 3) Sistemele informatice pentru executivul de vrf sunt adaptate la nevoile de informaii strategice ale managementului de vrf. Directorii executivi obin informaiile de care au nevoie din surse variate, cuprinznd
21
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
scrisori, comunicri, mesaje, note, periodice, diferite rapoarte i situaii generate att manual ct i de ctre sisteme computerizate. Alte surse de informaii pentru top management le pot constitui ntlnirile, convorbirile telefonice, activitile sociale .a. Astfel, o mare parte a informaiilor unui director executiv provin din surse necomputerizate, cele generate de calculator nejucnd un rol esenial n satisfacerea nevoilor de informaii ale multormanageridevrf. Dezideratul acestor sisteme este de a oferi ealonului superior al managementului acces imediati facil la informaii selective privind factorii cheie care sunt vitali pentru ndeplinirea obiectivelor strategice ale organizaiei. Ca atare, sunt utilizate pe larg reprezentri grafice uor de neles i este asigurat accesul imediat la baze de date interne i externe. Suntfurnizateinformaiiattdesprestareacurentctiprivindtendinele previzionate pentru factorii cheie selectai de directorii executivi. De exemplu, executivii de vrf pot utiliza terminale cu ecran tactil pentru vizualizarea rapid de text i grafice care evideniaz zonele cheie ale performaneiorganizaionaleiavantajuluicompetitiv. Relaiile dintre sistemele informaionale ntro situaie ideal, principalele tipuri de sisteme informaionale descrisesuntlegatentreeledupcumesteilustratnFigura5. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor sunt, n mod obinuit, o important surs de date pentru alte sisteme, n timp ce sistemele informatice pentru executivul de vrf reprezint, n principal, un colector al datelor din sistemele de nivel inferior. Celelalte tipuri de sisteme pot schimba, de asemenea, date ntre ele. Datele pot fi, totodat, schimbate ntre sistemele ce deservesc diferite arii funcionale. De pild, o comand nregistrat de un sistem de vnzri poate fi transmis unui sistem de produciecaotranzaciepentrurealizareasaulivrareaprodusuluispecificat n comand sau unui sistem informaional pentru management n vederea raportrilor financiare. n realitate, n majoritatea companiilor, aceste sisteme suntdoarparialintegrate,neexistndposibilitateamutriirapide adatelor dintrun sistem n altuli ca atare, de a rspunde oportun provocrilor din mediul de afaceri. Aceast situaie se schimb n contextul implementrii noilortehnologiibazatepereeleinterconectatei aaplicaiilorintegratela nivelulntregiicompanii,cevorfidescrisenceleceurmeaz.
22
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Sisteme informatice extinse n ntreaga organizaie n faza de nceput a informatizrii activitii dintro firm, cel mai adesea din considerente financiare, dar i datorit limitelor tehnologiilor informaionale,sadecisachiziia/dezvoltareadeaplicaiipentruactivitile decontabilitate,apoicelefinanciare,pentrusalarizare,apoipentruvnzri, pentru aprovizionare sau alte departamente, dar fr nici o asociaie ntre ele sau n logica economic a proceselor pe care le sprijin. Aceast viziune funcional sa materializat n definirea sistemelor informaionale funcionale, care analizeaz alocarea resurselor sistemului informaional fiecrei funciuni din organizaie: financiarcontabilitate, resurse umane, vnzri, producie, aprovizionare. Nevoia fireasc de comunicare ntre departamente i de a partaja informaiile a determinat construirea de legturintreacesteaplicaiiinsulare,concretizateninterfeepersonalizate cerealizeazintegrareapunctlapunctntredouaplicaii. A devenit evident c creterea economic a unei organizaii depindeesenialdeabilitateaeideaactualiza,integra,customizaiextinde
23
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
aplicaiile, oferind acces rapid, interactiv i consistent la date tuturor utilizatorilor, att interni, ct i externi. Pentru asigurarea eficienei, organizaiile trebuie s standardizeze gestiunea proceselor economice care cuprindmulteaplicaii,diferitedepartamente,darientitiexterne. A. Sisteme integrate Atingerea obiectivului de a face ca diferitele sisteme informatice dintrontreprindereslucrezempreunreprezintoprovocaremajor.n modobinuit,corporaiilesedezvoltattprincreterenormalorganic sau intern, cti prin achiziionarea de firme mai mici. n ceea dea doua situaie, dup perioadele de achiziii, corporaiile ajung n posesia unei coleciidesisteme,majoritateavechi,aflndusensituaiadeatrebuisle fac s se neleag unele cu altele i s lucreze mpreun ca un singur sistemalntregiicorporaii. Una dintre soluiile la aceast provocare se regsete n implementarea sistemelor integrate, ce se constituie n sisteme informatice ce cuprind toate funciunile ntreprinderii, sunt orientate pe executarea proceselor economice ale acesteiai includ toate nivelele de management. Astfel, sistemele integrate ajut organizaiile s devin mai flexibile i mai productive prin coordonarea activitilor lor operaionalei prin integrarea grupurilor de activiti n vederea unui management eficient al resurselori uneimaibunedeserviriaclienilor. n practic se ntlnesc patru tipuri principale de sisteme integrate: sisteme de ntreprindere (ERP), sisteme de management al lanului de aprovizionare (SCM), sisteme de management al relaiilor cu clienii (CRM) isistemedemanagementalcunotinelor(KMS). Fiecare dintre acestea integreaz un set nrudit funcii i procese economice n vederea mbuntirii performanelor organizaiei n ansamblu. Figura 6 prezint o perspectiv a sistemelor integrate, care vizeaz procese ce acoper ntreaga organizaiei, n unele cazuri, se ntind inafaraeilaclieni,furnizoriialipartenericheieaiafacerii. 1) Sistemele de ntreprindere, cunoscute sub denumirea de sisteme de planificare a resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning ERP), colecteaz date din diferite activiti cheie ale procesului de fabricaie, finanelor i contabilitii, vnzrilor i marketingului, resurselor umane, stocheaz datele ntro baz de date unici le pune la dispoziia tuturor celor interesai. Astfel devine posibil ca informaia, nainte fragmentat n diferite sisteme, s fie colectat ntrun singur punct i partajat n ntreaga firm, astfel nct diferitele pri ale afacerii s lucrezemaibinempreun(veziFigura7). 24
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Clienii Distribuitori
SCM
CRM
KMS
Vnzrii Marketing
Producie
Finanei Contabilitate
Resurseumane
Zonefuncionale
Figura6 Sistemeleintegrateintraiinterorganizaionale
Sistemele de ntreprindere accelereaz diseminarea informaiilor n cadrul companiei, facilitnd coordonarea mai bun a operaiilor zilnice. De exemplu, cnd un client face o comand, datele respective sunt transmise automat spre celelalte pri ale companiei vizate de acestea. Drept urmare, tranzacia referitoare la comand determin depozitul s pregteasc produsele comandate i s programeze livrarea. n continuare, depozitul informeaz producia s completeze articolele care vor fi fost livrate. n acelai timp, departamentul de contabilitate este notificat s emit factura clientului. Ulterior, reprezentanii de la departamentul de relaii cu clienii sunt atenionai s urmreasc fiecare etap a procesului de onorare a comenziinvedereainformriiclienilorasuprasituaieicomenziloracestora. Astfel, sistemele de ntreprindere ofer companiilor flexibilitatea de a rspunde rapid la cererile clienilor, de a produce i stoca doar articolele necesare pentru onorarea comenzilor existente. Capacitatea lor deambunticorectitudineaipromptitudineanefectuarealivrrilor,de
25
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
aminimizacosturileideasporisatisfaciaclienilorcontribuielaobinerea uneiprofitabilitiridicate.
Producie Finanei Contabilitate
Proceseconomic
Furnizori
Proceseconomic
Clieni
Proceseconomic Proceseeconomicedincompanie
Resurseumane
Vnzrii Marketing
Figura7 Sistemeledentreprindere(ERP)
Totodat, sistemele de ntreprindere ofer informaii valoroase pentru ridicarea calitii procesului decizional al managerilor. Managerii au astfel acces la date de ultim or privind vnzrile, stocurile i producia, putndutilizaacesteinformaiipentruarealizapreviziunimaiexacterelativ la produciei vnzri. De asemenea, sistemele de ntreprindere furnizeaz informaii din ntreaga organizaie ce sprijin managerii n analiza profitabilitiiglobaleaunuiprodussauastructuriicosturilor. 2) Sistemele de management al lanului de aprovizionare (Supply Chain Management SCM) sprijin companiile n gestionarea relaiilor cu furnizorii. Aceste sisteme ofer informaiile ce servesc furnizorilor, firmelor de aprovizionare, distribuitorilor i companiilor de logistic s partajeze informaii legate de comenzi, producie, nivelul stocurilor i livrarea produselor i serviciilor astfel nct acestea s poat identifica, produce i livra bunurii servicii n mod eficient. n esen, obiectivul acestor sisteme este de a aduce cantitatea necesar din produsul respectiv de la surs la punctuldeconsumncelmaiscurttimpposibilicucelemaimicicosturi. Atuncicndocompanieireeauaeidefurnizorinuauinformaiile corecte, cel mai probabil vor fi mpovrai cu stocuri supradimensionate,
26
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
planuri de fabricaie necorespunztoarei programri ale produciei ce nu pot fi ndeplinite. Nu se vor putea lua decizii corecte privind volumul produciei,cumsfiealocatpersonalulsaucumsfierespectatetermenele de livrare solicitate de clieni. Totodat, incapacitatea de a muta produsele eficient dea lungul lanului de aprovizionare sporete costurilei afecteaz bunadeservireaclientelei. Sistemele SCM sunt sisteme interorganizaionale prin faptul c ele automatizeaz fluxul informaiilor n organizaii i ntre acestea. De exemplu, atunci cnd se cumpr o carte sau un DVD de pe Amazon.comi se dorete urmrirea strii comenzii, informaia cerut este oferit de sistemul de urmrire al firmei care face livrarea, prin siteul Web al companiei Amazon. Sau cnd se face, prin Internet, o rezervare de zbor la Hotels.com de pild, utilizatorul interacioneaz de fapt cu cteva sisteme interorganizaionale ce leag sistemele de rezervri de pe Web cu sistemele de eviden a zborurilori cele de inventar al camerelor, operate de liniile aeriene, respectiv de hoteluri. Aceste sisteme devin din ce n ce mai rspndite pe msur ce firmele i unesc eforturile pentru a putea ofericlieniloroexperienintegratdecumprturionline. 3) Sistemele de management al relaiilor cu clienii (Customer Relationship Management CRM) ajut firmele si gestioneze mai eficient relaiile cu clienii. Ele furnizeaz informaii pentru coordonarea tuturor proceselor economice legate de clieni, privind vnzrile, marketingul i serviciile n vederea optimizrii veniturilor, gradului de satisfacie a clienilor i de retenie a acestora. Aceste informaii sprijin firma n identificarea, atragereai pstrarea celor mai profitabili clieni, n oferireadeserviciictmaibuneclienilorexisteniinsporireavnzrilor. n trecut, procesele unei firme legate de vnzri, servicei marketing erau diseminate pe diverse departamente care nui partajau informaiile eseniale despre clieni. De exemplu, anumite informaii privind un anume clienteraustocateiorganizatencontulrespectivuluideschisncontabilitatea firmei. Alte informaii privind acelai client erau grupate dup produsele cumprate, neexistnd o modalitate de a consolida toate aceste informaii spreaasiguraovedereunitarasupraunuiclientnntreagacompanie. Sistemele CRM ncearc s rezolve aceast problem prin integrarea proceselor firmei legate de clieni i prin consolidarea informaiilor privind clienii din diverse canale de comunicare precum telefon, pot electronic, dispozitive fr fir, locaii de vnzare sau internet. Astfel, cunoaterea detaliat i exact a clienilor i preferinelor
27
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
acestora servete firmelor la a crete eficiena campaniilor de marketingi laaofericlienilorserviciidenaltcalitate. 4) Sistemele de management al cunotinelor (Knowledge Management Systems KMS) pornesc de la premiza c valoarea produseloriserviciiloruneifirmenureziddoarnresurseleeifiziceciin acumulrile intangibile de cunotine. Dup anumite estimri, mai bine de jumtate din valoarea de pia a unei companii rezult din activele intangibile, din care o mare parte este dat de cunotine. Astfel, unele firme se descurc mai bine dect altele deoarece au cunotine mai bune n ceea ce privete modul de a crea, produce i livra produse i servicii. Cunotinele unei firme sunt greu de imitat, fiind unice i pot asigura avantajulunorbeneficiistrategicepetermenlung. SistemeleKMdauposibilitateaorganizaiilordeagestionamaibine procesele de colectare i aplicare a cunotinelor i expertizei. Aceste sistemeaduntoatecunotineleiexperienarelevantdintroorganizaie i le face disponibile oricndi oriunde sunt necesare pentru a mbunti att eficiena operaional, cti deciziile manageriale. Ele leag, totodat, organizaiacusurseexternedecunotine. KMS sprijin procesele de dobndire, stocare, distribuirei aplicare a cunotinelor, precum i procesele de creare de noi cunotine i de integrare a acestora n cadrul organizaiei. Ele includ sisteme extinse la nivelul ntregii organizaii pentru managementuli distribuirea documentelor, graficelor i altor categorii de suporturi digitale de cunotine; sisteme ce permit crearea de nregistrri, la nivelul firmei, cu acei angajai ce au un nivel special de expertiz; sisteme de birotic pentru distribuirea de informaii i cunotine; sisteme de lucru cu cunotinele, ce faciliteaz crearea de noi cunotine. Alte aplicaii de management al cunotinelor pot utiliza tehnici inteligente ce codific cunotinele n vederea utilizrii de ctre ali membri aiorganizaieiiinstrumentepentruidentificareacunotinelorcerecunosc anumiteabloaneitipuriderelaiincadrulcoleciilormaridedate. B. Intraneturi i extraneturi Sistemele integrate provoac schimbri profunde n modul n care ocompanieidesfoaractivitatea,implicndnsdeseoricosturimaride implementare. Organizaiile ce nu dispun de resursele necesare pentru a investi n aceste sisteme pot totui s beneficieze de o anumit integrare a informaieiprinutilizareaintraneturiloriextraneturilor. Intraneturilei extraneturile sunt mai degrab platforme tehnologice dectaplicaiispecializate,dareletrebuiescmenionateaicicainstrumente
28
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
pecarefirmeleleutilizeazpentruacretegraduldeintegrareiaaccelera transmitereainformaiilorncadrulfirmeiictreclieniifurnizori. Intraneturilesuntreeleinternerealizatecuaceleaiinstrumentei standarde de comunicaii cai Internetul, fiind utilizate pentru diseminarea intern a informaiilor ctre angajai i ca entiti de stocare pentru politicilecorporaiei,programeidate.Extraneturilesuntintraneturiextinsela utilizatoriautorizaidinafaracompaniei. Un intranet, n mod obinuit, prezint utilizatorilor informaii prin intermediul unui portal privat ce ofer un punct unic de acces la informaii din diferite sisteme i la documente, folosind o interfa Web. La fel cum portalul public al firmei Yahoo! combin informaii din surse multiple i poate fi adaptat preferinelor utilizatorului, tot aa portalurile companiilor pot fi adaptate s rspund necesitilor informaionale ale diferitelor grupuri profesionale i utilizatorilor individuali. Totodat, aceste portaluri includ,deregul,ifacilitidepotelectronic,instrumentedecolaborare organizaionalipentruregsireadocumentelordincadrulorganizaiei. Extraneturile accelereaz transmiterea informaiilor ntre organizaie i furnizorii sau clienii ei. De pild, SwissAir folosete un extranet pentru a oferi agenilor si de cltorie datele de zbor, n format digital, din intranetul companiei. Alte firme folosesc extraneturi pentru a permite cumprtorilor s comande electronic diverse articole de pe siteul furnizorilori s urmreasc situaia onorrii comenzilor. Extraneturile pot fi utilizatei pentru a facilita diferitelor firme s colaboreze la proiectarea, fabricareaimarketingulunorproduse. C. E-business, e-commerce i e-government Sistemele i tehnologiile descrise transform modul n care se desfoar afacerile i munca oamenilor, precum i relaiile firmelor cu clienii, furnizorii, angajaii i partenerii logistici n relaii digitale prin utilizarea reelelori Internetului. Astfel, numeroase organizaii din ziua de azi utilizeaz tehnologiile Internet n vederea remodelrii proceselor i activitilor operaionale, crerii de aplicaii ebusiness novatoare. O reprezentareaacestuimodelesterealizatnFigura8. Conceptul de afaceri electronice (ebusiness) poate fi definit, pe scurt ca utilizarea tehnologiilor digitale i a Internetului pentru realizarea principalelor procese economice dintro organizaie. Ebusiness include i activiti de management intern i pentru coordonarea relaiilor cu furnizorii, clienii i ali parteneri de afaceri. Include, de asemenea, i comerul electronic. n esen, afacerile electronice pot fi privite ca un schimb online de valoare. Astfel, orice schimb online de informaii, bani, 29
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Internetul, reelele bazate pe tehnologiile internet dintro organizaie(intranet)intreaceastaiparteneriieicomerciali(extranet)au devenit infrastructura TI primar ce asigur aplicaiile ebusiness ale multor companii. Aceste firme utilizeaz afacerile electronice pentru reproiectarea proceselor economice interne, implementarea sistemelor de comer electronic cu furnizorii i clienii i promovarea colaborrii organizaionale ncadrulechipelorigrupurilordelucru. Comerul electronic (ecommerce) reprezint acea component a afacerilor electronice rspunztoare de cumprareai vnzarea bunurilori serviciilor prin Internet. n ziua de azi, numeroase organizaii utilizeaz Internetul, intraneturile, extraneturilei alte reele pentru a sprijini fiecare etap a proceselor de aprovizionare i desfacere. Comerul electronic vizeaz, ca atare, toate aspectele, de la publicitate, marketing, vnzri i service clieni pe Web pn la mecanisme de securitate i plat prin
30
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Internet ce asigur finalizarea proceselor de livrarei achitare. De exemplu, sistemele de comer electronic includ siteuri Web pentru vnzri online, acces prin extranet pentru clienii importani la bazele de date cu situaia stocurilor i utilizarea intraneturilor firmei de ctre agenii de vnzri pentru a accesa nregistrrile clienilor n cadrul activitii de gestionare a relaiilorcuclienii(CRM). Guvernarea electronic (egovernment). Tehnologiile asociate cu ebusiness au determinat schimbri similarei n sectorul public. Instituiile guvernamentale,latoatenivelurile,utilizeaztehnologiileInternetpentrua oferi informaiii servicii cetenilor, funcionarilori organizaiilor cu care interacioneaz. eGuvernarea vizeaz utilizarea Internetului i tehnologiilor de reea n vederea relaionrii digitale ntre guvern i alte instituii din sectorul public, pe de o parte, ceteni, companii i alte entiti guvernamentale, de cealalt parte. Pe lng mbuntirea modului de prestare a serviciilor guvernamentale, eguvernarea poate face activitile dinsectorul publicmaieficientei,de asemenea,poatepermite cetenilor accesul mai uor la informaiii posibilitatea de a interaciona electronic cu ali ceteni. De exemplu, cetenii pot aflai chiar plti online impozitele pe diferite categorii de bunuri, pot si rennoiasc permisul de conducere sau s solicite ajutorul de omaj. Totodat, Internetul a devenit o unealt puternic pentru mobilizarea grupurilor de interese n vederea aciunilor politice i strngerilor de fonduri, dar i pentru implicarea mai mare a cetenilornviaapolitic(edemocraie). Bibliografie
AirineiD..a.(2006), Tehnologiiinformaionalepentruafaceri,EdituraSedcomLibris,Iai DniaD..a.(2006), Tehnologiainformaieiicomunicaiilorpentrueconomiti,EdituraMirton,Timioara FotacheD.,HurbeanL.(2004), Soluiiinformaticeintegratepentrugestiuneaafacerilor,EdituraEconomic, Bucureti HurbeanC.(2001), Sistemeinformaticepentrumanagementulfirmei,EdituraMirton,Timioara KalakotaR.,RobinsonM.(2001), eBusiness2.0:Roadmapforsuccess,AddisonWesley,Reading LaudonK.C.,LaudonJ.P.(2006), ManagementInformationSystems.ManagingtheDigitalFirm,PearsonPrenticeHall OBrienJ.A.(2007), ManagementInformationSystems,Irwin/McGrawHill
31
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
32
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
ABORDAREA EGUVERNRII
CASISTEMINFORMAIONAL
LUMINIAHURBEAN
Eeculmultoriniiativede eguvernareimpune reconsiderareamoduluide abordarealacestora. Tratarealorcasisteme informaionalesocio tehnologicepoatereduce prpastiadintreproiectarei realitate.Practicasistemelor informaionaleaconsacrat utilizareadelistedeverificare deosebitdeutilendescrierea detaliataunuisistem informaionalattca structur(ITPOSMO),cti subaspectulproceselor (CIPSODA).
eGuvernarea este un fenomen n continu expansiune, cu un ritm de dezvoltare susinut i cu influen puternic asupra activitilor din sectorul public, ceea ce explic i/sau impune creterea cheltuielilor alocate n bugetul public. eGuvernarea promite soluionarea problemeloradministraieipublice. i totui, multe proiecte de eguvernare eueaz fie sunt eecuri totale, n sensul c sistemul nu este implementat deloc sau abandonat dup implementare, fie eecuri pariale, atunci cnd obiectivele principale ale proiectelor nu sunt atinse. Analizele Gartner arat o rat de succes de doar 40% [Gartner 2002], iar alte studii reduc aceast rat pn la 20% (spre exemplu, studiul publicat n 2003 de UNDESA United Nations Department for Economic and Social Affairs n revista Development Administration, nr. 106, pp. 68). Vorbim aadar despre o divergen clar ntre entuziasmul manifestat n promovarea soluiilor IT n sectorul public de teoreticieni i banala realitate. n multe cazuri sau risipit importante resurse financiare, umane i chiar politice fr a putea oferi mbuntirile promise beneficiarilor. Cifrele date publicitii arat c n ultimul deceniu al secolului trecut sau cheltuit la nivel mondial circa 3 miliarde USD n domeniul administraieipublice[Gubbins2004]. Parteabunestecsecunosccauzele eecuriloricputemnva din greelile trecutului. Vina principal se gsete n managementul
33
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
defectuos al proiectelor de eguvernare. O abordare corecti competent a acestor proiecte, identificarea particularitilor acestora, dar i nelegerea conceptelor eGuvernrii contribuie la reducerea ratei de insuccesieliminarearisipeideresurse. 1. e-Guvernarea - sistem informaional ntrodefiniiesimpl,eguvernareareprezintutilizareaITdectre organizaiile din sectorul public. Credem c aceast definiie spune totul i nimic. Un cititor puin avizat poate nelege c e vorba despre internet i despre utilizarea de echipamentei programe specializate.i totui nu este doar asta. Mai mult dect att, unii autori apreciaz c eguvernarea este prezent de mult, cu mult nainte ca acest termen s se inventeze [Heeks 2006, p.4]. Se apreciaz c eguvernarea sa manifestat prin aplicaiile de birotic, cele ale sistemelor informaionale de raportare sau ale sistemelor expertimplementatenadministraiapubliccumulttimpnurm. Aceast constatare justific abordarea eGuvernrii ca sistem informaional n prezentarea schematic din figura 1 se regsesc componentele unui sistem informaional: echipamente, programe (software), date, oameni. Sistemul culege, prelucreaz, pstreaz date, obine i comunic informaii, gestioneaz cunotine. Aa cum se tie, existena sistemelor informaionale nu a fost condiionat de utilizarea tehnologiilor informaionale mai ales n administraia public unde i astzi o mare parte a operaiunilor se realizeaz manual. Deci utilizarea tehnologiilor informaionalenudefinetesistemulinformaional,ciloptimizeaz. n schema prezentat se observ n partea central, n nucleul sis temului informaional, datele, informaiile i cunotinele apoi componen tele de IT, care sprijin culegerea, prelucrarea, stocarea i comunicarea acestora. Pentru ca eguvernarea s fie un sistem informaional, la amestecul bine proporionat de date/informaii i diverse tehnologii se adaug oamenii,caredausistemuluiunscopiunsensiproceseleorganizaionale caresuntexecutateiduselabunsfritpebazamaimultorproceduri. Conform schemei din figura 1, n definirea eGuvernrii trebuie folosit sintagma de sistem "sociotehnologic" [Heeks 2006, p.4], pentru a indica importana componentei sociale (oamenii). Acest aspect este adesea insuficient sau prost gestionat n cadrul proiectelor de eguvernare practica a demonstrat c mai multe eecuri se datoreaz acestui aspect dect problemelor legate de tehnologie. n opinia noastr, sintagma complet ar fi "sistem socioeconomic i tehnologic", pentru a puncta i componenta de procese. nelegerea proceselor organizaionale este
34
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Figura1eGuvernareacasisteminformaionalvederestructural
Sursa: Adaptaredup[Heeks2006],p.4
Mediul
Sistemul informaional
Sursa: Adaptaredup[Heeks2006],p.5
Organizaia
Figura2eGuvernareacasisteminformaionalvederestructural
35
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Sistemul informaional de eguvernare este implementat ntro organizaie public, care se individualizeaz prin structuri organizatorice, sistem de conducere, strategie, politic, cultur organizaional, procese economiceiresursedisponibile.Larndulei,organizaiafuncioneazntr un mediu cu aspecte specifice din punct de vedere economic, politic, legal, socialculturalitehnicuncontextlargdelegiivalori,sistemeeconomice iinovaiitehnologice. 2. Descrierea sistemului informaional al e-Guvernrii Descrierea complet a oricrui sistem informaional n generali a sistemului eGuvernrii n particular nseamn prezentarea fiecreia din cele peste 20 de componente artate n figura 2. Pentru a reduce complexitatea, practica sistemelor informaionale a lansat ideea unor liste de "verificare". ntre cele mai cunoscute sunt ITPOSMO (Information, Technology, Processes, Objectives, Skills, Management Systems, Other Resources) i CIPSODA (Capture, Input, Processing, Storage, Output, Decisionmaking,andAction)pecarelevomutilizancontinuare. Prezentarea dup lista ITPOSMO include urmtoarele dimensiuni destudiat: informaii, cu referire la informaiile formale deinute de ctre sistemele electronice i cele informale, utilizate de oamenii implicainsistem; tehnologia, n principal tehnologii informaionale, dar i altele (telefon,faxetc.); procesele, corespunztoare activitilor desfurate n administraia public, att cele interne, de gestiune, ct i cele de interaciunecuparteneriiicetenii; obiectiveleivalorile,caresuntfoarterelevantedeoareceindicpe de o parte intereselei politica organizaional, iar pe de alt parte aspecte privind cultura organizaional, dar i valorile preuite de ceteni; schema de personal i abilitile acestuia ca utilizatori n sistemul informaional, managementulistructurileorganizatorice; oalteresurse(nspecialresurselefinanciareidetimpnecesare). Dat fiind specificul eGuvernrii, la aceast list se mai poate aduga mediul extern, deoarece factorii politici, economici, legali, socio
36
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
culturali i tehnologici care l caracterizeaz influeneaz semnificativ sistemulinformaionalaleGuvernrii. Lista de verificare CIPSODA se concentreaz asupra activitilor din sistemulinformaional,carepresupunlucrulcudate,informaii,cunotine. Practic, vorbim despre o alt perspectiv asupra sistemului informaional dect cea structural descris mai sus, orientat asupra informaiilor i gestiunii acestora. Corespunztor clasicului ciclu de prelucrare a datelor (vezifigura3),listadeverificareCIPSODAincludeurmtoareleactiviti: culegerea/gsireadatelor; introducereadatelornsistem; prelucrareadatelor; stocareadateloriarezultatelorprelucrrilor; obinerearezultatelornformadorit; luarea deciziei, sprijinit de informaiile obinute prin prelucrarea datelor; aciuneadeimplementare,materializareadecizieiluate. Acestor activiti li se adaug i cea de comunicare, esenial pentrubunadesfurareatuturorcelorlalte. Spre exemplu, s considerm plata impozitului pe alte venituri dectsalariuldectreuncetean.Fazeledescrisenfigura3vorfi: adunarea datelor necesare din diferite documente/ declaraii ale ceteanului; introducerea datelor n sistem (dac ne gndim la un sistem de eguvernare acestea vor fi introduse de ctre cetean ntrun formularelectronicpesiteulwebaladministraieifinanciare); prelucrarea datelor preluate (pe baza datelor grupate sau adunate i a algoritmului de calcul implementat ntro aplicaie specializat) ideterminareaimpozituluidatorat; stocarea, att a datelor primare, ct i a celor rezultate prin prelucrare; obinerea rezultatelor nseamn comunicarea informaiilor privind sumadatoratdecetean; luarea deciziei de a contesta, amna sau efectua plata sumei datorate; desfurareaaciuniicorespunztoaredecizieiluate.
37
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
Tranzacia economic
Documente surs
Preluare date
Pregtire date
Fiier de tranzacii
Prelucrare date
Obinere informaii
ntreinere fiiere
Fiier permanent
Ieiri
Figura3Fazelecicluluideprelucrareadatelor
Figura 4 reprezint succesiunea acestor activiti. Dac repre zentarea din figura 2 ne arat ce estei ce conine sistemul informaional, nfigura4vedemcefaceacesta.
Stocare
CUNOTINE
(nvare)
DATE Culegere Introducere Prelucrare Obinere INFORMAII rezultate Luare
Sursa
Recipient
DECIZIE
Figura4Activitilesistemuluiinformaionaldeeguvernare
Sursa: Adaptaredup[Heeks2006],p.7
38
Im plementare
ACIUNE
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
3. n loc de concluzii Spuneam n paragraful 1 c un sistem de eguvernare este un sistem sociotehnologic. Dincolo de aspectele formale, concrete, tehnologicedintroorganizaie,definireasistemuluiinformaionalvizeazi aspectele informale, calitative, n general sociale. Asocierea (eronat) a eGuvernrii cu tehnologia informaional poate avea cele mai nedorite efecte n practic. Abordarea proiectelor de eguvernare trebuie s fie una hibrid,carecombinobiectivitateatehnologieiinformaionaleicaracterul informal,flexibilalproceselordinsectorulpublic. Bibliografie
[Gartner2002] GartnerEXPsaysamajorityofEGovernmentinitiativesfailorfallshortof expectations,2002,disponibillaadresahttp://symposium.gartner.com/ story.php.id.1367.s.5.html [Gubbins2004] GubbinsM.,GlobalITspendingbysector,nComputing,aprilie2004,p.28 [Gubbins2005] GarsonD.,HandbookofPublicInformationSystems,TaylorandFrancis,2005 [Heeks2006] HeeksR.,ImplementingandmanagingeGovernment,SagePublications,2006 [O"Brien2007] OBrienJ.A.,ManagementInformationSystems,Irwin/McGrawHill,2007 [Sommer2006] SommerR.,PublicSectorEnterpriseResourcePlanning:IssuesinChange Management,E.ElgarPublishing,2006
39
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
INTEGRAREA
INFORMAIONAL NSECTORULPUBLIC PRINSISTEMEERP
LUMINIAHURBEAN 1. Introducere
Aceastlucrareipropunes expliceismotivezenevoia desistemeinformatice integrateispromoveze implementareaacestoran sectorulpublic,cafundament alrealizriiunorsisteme informaticeeficiente,n contextulisubinfluenae guvernrii.Deasemenea, vomdezbatecelemai importantebarierei dificultinimplementarea sistemelorERP,aacum rezulteledinstudiiledecaz analizate.Dinanalizsau desprinspatruelemente esenialecaretrebuieavuten vederepentruadepi obstacoleledincalea sistemelorintegrateia obineoinfrastructursolid pentrueguvernare.
Organizaiile din sectorul public, cai cele din sectorul privat, au nevoie de procese, structuri i aplicaii care s mbunteasc productivitatea angajailor. n condiiile n care administraiile se schimb mai rapid dect n afacerile private, ca i reglementrile la nivelul executivului, sistemul informaional trebuie s flexibili adaptabil integrarea informaional este o sarcin mai dificil dectnorganizaiileprivate. Se manifest tendina de a introduce n administraia public diverse tehnologii informaionale (n special aplicaii) eficiente n firmele private. Neadaptarea acestora la particularitile sectorului public, care nu este angajat n maximizarea veniturilor i creterea profitului, duce la eecul acestor iniiative. n sectorul public inta este reducerea drastic a birocraiei, a volumului de munc de birou manual, iar ieirile nseamn proceduri i reglementri mbuntite. Spre deosebire de sectorul privat, n administraia public nu se intete creterea competitivitii, ci satisfacerea publicului, a celor n slujba crora se afl. Chiar dac teoria i mijloacele de realizare sunt cam aceleai, obiectivele i ieirile sunt fundamental diferite, astfel c abordarea proiectelor IT n administraia publicestesubstanialdiferit.
40
SISTEME INFORMATICE PENTRU ADMINISTRA IA PUBLIC Concepte teoretice, tehnologii i soluii de implementare
Cuprins
ntrun raport al Naiunilor Unite (World Public Sector Report: E Government at the Crossroads, 2003) eguvernarea este definit prin "utilizarea tehnologiilor informaionale (TI) pentru sprijinirea activitilor guvernamentale, implicarea cetenilor i furnizarea de servicii". Din aceast definiie se deduc cele trei zone de aciune ale TI: backoffice, e democraie i frontoffice. Dac includem edemocraia n frontoffice, putemreprezentasistemulinformaionalaleguvernriicanfigura1.
F R O N T O F F I C E