UNIVERSITATEA ROMNO- GERMANA DIN SIBIU HORTENSIA GORSKI

INFORMATICA MANAGERIALA SUPORT DE CURS

(pentru studentii Universitatii Romno -Germane din Sibiu)

Copyright Hortensia GORSKI

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

C UR SU L 1 + C URS U L 2 + CU RS UL 3

CAPITOLUL C A P I T O L U L 1 1

C CO ONNC CEEP PTULL

DDE E

S SISST TEEM M IINNF FO ORRMAATIIC C

1.1 CONSIDERATII PRIVIND SISTEMUL INFORMATIC 1.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC 1.3 RAPORTUL SISTEM INFORMATIONAL SISTEM INFORMATIC 1.4 CERINTE INFORMATIONALE ALE M ANAGERILOR CU IMPLICATI I ASUPRA SISTEMELOR INFORMATICE 1.5 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE 1.6 EVOLUTII SI PERSPECTIVE ALE SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGERI 1.7 INFORM ATIZAREA ECONOMIEI SI SOCIETATII 1.8 IMPACTUL NOII TEHNOLOGII INF ORMATIONALE SI DE COMUNICATII ASUPRA CARACTERISTICILOR AF ACERILOR

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

CONSIDERATII PRIVIND 1.1

SISTEMUL INFORMATIC

Una dintre caracteristicile noului mileniu este influenta majora a calculatoarelor electronice si comunicatiilor asupra vietii indivizilor si organizatiilor. Indiferent de locul n care se afla, indiferent de activitatea pe care o desfasoara, este absolut imposibil ca organizatiile si indivizii sa nu fie influentati de calculatoare si comunicatii. Acestea, nu numai ca sunt necesare, dar au si nceput sa se integreze, din ce n ce mai bine, n viata si activitatea fiecarei organizatii si a fiecarui individ. Rolul si locul calculatoarelor s -a schimbat enorm de la un deceniu la altul, mbogatindu se continuu. Daca initial rolul lor era doar acela de efectuarea mai rapida a calculelor complicate, treptat, calculatoarele au nceput sa fie utilizate n gestionarea bazelor de date si depozitelor de date, n sprijinirea proceselor decizionale si, practic, a tuturor functiilor managementului si functiunilor organizatiei. sau, n limba romna, Paradigma IT Informationala (TI) a nceput sa fie, din ce n ce mai mult, vehiculata n societate , si, n special, n mediul de afaceri. n literatura si practica, pentru a face referire la tehnologia informationala se utilizeaza si alte denumiri Tehnologia Informatica si Tehnologia Informatiei. n lucrarea de fata este vehiculata tehnologie informationala, deoarece o consider mai cuprinzatoare (le nglobeaza si pe celelalte doua) si prescurtarea IT, care este utilizata n toate publicatiile de afaceri si de specialitate din tara si strainatate. n ultimii ani, tehnologia informationala a nceput sa fie completata cu o noua componenta, deosebit de importanta si de complexa, care se dezvolta ntr -un ritm ametitor comunicatiile . Probabil ca multi ne ntrebam: Sunt chiar att de importante comunicatiile?, Nu este suficient sa dispunem de calculatoare performante chiar daca nu beneficiem de comunicatii pe masura? Raspunsul la prima ntrebare este categoric: DA, comunicatiile sunt absolut necesare!, iar raspunsul la cea de - a doua ntrebare este: NU, calculatoarele izolate, neconectate ntr- o retea sau ntr -un sistem mai larg de schimb de date, orict ar fi ele de performante, nu prezinta un potential grozav! Ca urmare, IT a devenit ITC ceea ce nseamna ca ne referim la informatica si comunicatii calculatoare , . n prezent, n lucrarile de specialitate, n reviste si n vorbirea curenta se vehiculeaza toate cele patru abrevieri IT, ITC si TI, TIC (n limba romna). Trebuie totusi sa recunoastem, fie ca ne place fie ca nu, faptul ca termenii n limba romna sunt foarte rar vehiculati si ca, n 98% dintre cazuri, se utilizeaza terminologia si abrevierile din limba engleza. Este sau nu corect acest aspect? Este o ntrebare care poate genera discutii aprinse. De fapt, eu nu mi - am propus sa analizez n carte aceasta problema. Totusi, pornind de la faptul ca, n prezent, este 2

-a servi la

(Information Technology)

Tehnologia

denumirea de

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski de neconceput ca tehnologia informationala sa nu fie integrata cu comunicatiile, rari si reviste de specialitate foarte multe luc fac referire adesea doar la termenul de tehnologie informationala si abrevierea IT (nu si la ITC) si considera ca la termenul si abrevierea nglobeaza n prezent si comunicatiile. Putem sustine, fara teama de - a gresi, ca cele trei componente calculatoarele, si comunicatiile informatica indiferent de tipul lor, nu trebuie abordate n mod independent; ele trebuie tratate ca fiind componente vitale, interconectate, ale sistemelor informatice manageriale. Un aspect asu pra caruia ar trebui sa insistam este acela ca, n Romnia, foarte mult timp, prin informatica s - a nteles doar un domeniu al matematicii aplicate n Se pare ca, acest punct de vedere persista chiar si n domeniul calculatoarelor. rivi lucrurile constituie o grava nentelegere. prezent. Acest mod de-a p nu trebuie privita si considerata ca fiind o disciplina ermetica asa cum o vad foarte multi informaticieni care se dezvolta si exista doar pentru sine. Ea trebuie sa serveasca unui numar ct mai mare de organizatii si indivizi. Calculatoarele, informatica si comunicatiile nu apar, nu se dezvolta, nu trebuie sa fie mbratisate de catre organizatii si de catre indivizi doar fiindca sunt la moda si fiindca adesea ne place sa fim n pas cu moda. El e nu trebuie luate n considerare n mod izolat, ci integrate armo nios n strategia de afaceri a organizatiei , dezvoltate si sa spijine att procesele de management ct si implementate astfel nct procesele de executie . Aceste aspecte trebuie sa le nteleaga cu totii: utilizatorii manageri si simpli angajati si specialistii n informatica analisti, programatori, analisti -programatori, ingineri de sistem, administratori de sistem, administratori de baze de date etc. Studiile efectuate evidentiaza faptul ca, n Romnia, mai sunt nca multe de realizat n acest sens. Utilizatorii manageri si simpli angajati nu nteleg sau nu doresc sa nteleaga pe deplin importanta integrarii noilor tehnologii informationale n strategia organizatiei. Mai mult, din pacate, foarte multi specialisti n informatica nu nteleg nimic din tot ceea ce este legat de acest aspect. Foarte multi considera ca este suficient sa fie superspecializati ntr - un domeniu de vrf si, n acest context, considera ca nu trebuie sa colaboreze si sa se plieze pe cerintele reale ale beneficiarilor. Ca urmare, n foarte multe cazuri, se scriu programe computerizate de dragul de- a se scrie, fara ca acestea sa aiba utilitate practica. Din punct de vedere tehnic, programele pot fi foarte bune, dar nu servesc nimanui, fiindca nu sunt axate pe necesitatile reale ale organizatiilor si managementului. Foarte multi informaticieni se considera, n prezent, ca facnd parte dintr - o rasa superioara, care nu trebuie sa coboare la nivelul celorlalti. Ne ntrebam cu totii Ct va rezista acest gen de specialisti? Probabil ca ntr -un viitor destul apropiat fie vor fi nevoiti sa - si schimbe radical acest mod de gndire, aceste conceptii, fie vor fi maturati de noul val de companii internationale si chiar romnesti, care dezvolta 3

Informatica

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski sisteme informatice integrate, deosebit de complexe si de utile, pliate pe cerintele beneficiarilor. conceptul de sistem informatic si se aduc n continuare, este prezentat atentiei o serie de definitii pe care le ofera literatura de specialitate din tara si , strainatate. C. S. Parker 1 considera ca un sistem informatic este un sistem informational n care calculatoarele joaca un rol important. Un asemenea sistem este alcatuit din urmatoarele cinci elemente: hardware, software, date, proceduri si oameni, iar Gh. Pisau, C. Toma si I. Mihailescu 2 afirma ca sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli, proceduri, mijloace si metode, cu precadere automate, folosite rea si stocarea datelor. Autorul realizeaza pentru culegerea, transmiterea, prelucra n continuare si o distinctie ntre sistemul informational si cel informatic, pe cel de -al doilea considerndu- l o componenta a celui dinti: Sistemul informatic este o componenta a celui informational si anume acea parte a acestuia care preia si rezolva sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere si stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul. Dupa O. Nicolescu si I. Verboncu 3 sistemul informatic este aceea parte a sistemului informational care se rezuma n esenta la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor, iar R. Reix 4 considera ca sistemul informatic al unei organizatii nglobeaza toate componentele automatizate ale caror interactiuni sunt la nivel informational. Obiectivul sau consta n furnizarea la diferite niveluri de organizare a informatiilor ce pot nsoti si controla functionarea ntreprinderii. C. Russu 5 defineste sistemul informatic ca fiind un sistem de tratare mecanizata sau automatizata a informatiei, construit din echipamente, programe si fisiere care trebuie sa satisfaca cerinte riguros precizate. Definitiile prezentate n literatura de specialitate din tara delimiteaza foarte clar mational de sistemul informatic, sistemul infor cel de-al doilea fiind considerat ca fiind o componenta a celui dinti . Spre deosebire de definitiile din literatura straina, cele din literatura romna nu prevad ca si componenta resursa umana, att de importanta n dezvoltarea si functionarea eficace si eficienta a s istemelor informatice. 1.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC Componentele sistemului informatic pot fi deduse din analiza opiniilor si a definitiilor pe care specialistii le dau sistemului informatic (figura nr. 1).

, n centrul

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC 1 6 componenta hardware Componenta tehnica sau

Resursele umane

Componenta informationala

Componenta de 2 5 program e (software) 3 Componenta tehnico- 4 stiintifica

Procedurile

Figura nr. 1 Componentele sistemului informatic Componenta tehnica sau componenta hardware. Componenta tehnica 1. sau hardware a sistemului informatic cuprinde totalitatea mijloacelor tehnice automatizate de culegere, prelucrare, stocare si transmitere a datelor si informatii lor. Componenta hardware, la rndul ei, cuprinde: calculatoarele propriu-zise; echipamentele de introducere a datelor sau perifericele de intrare; echipamentele de verificare a datelor ; echipamentele de iesire a datelor sau perifericele de iesire; suport ii de stocare a datelor; echipamentele de telecomunicatii. 2. software ei, Componenta de programe sau componenta software. Componenta cuprinde ansamblul programelor necesare functionarii optime a sistemului n conformitate cu obiectivele si functiil informatic, componenta software cuprinde: Software-ul de sistem. Softwareul de sistem consta din programele de baza ului de aplicatii sa , care permit softwareruleze fara probleme pe o anumita categorie de hardware. Principalele tipuri de software de sistem sunt: sistemele de si operare, translatoarele de programe programele utilitare. 5

e care i-au fost stabilite. La rndul

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Software- ul de aplicatii . Software- ul de aplicatii include limbajele de programare uneori referite si ca software de dezvoltare si cu ajutorul limbajelor de Componenta tehnico-

progr amele (aplicatiile) scrise programare. stiintifica. stiintifica cuprinde 3. Componenta tehnicometodele si regulile utilizate, indicatorii tehnico economici si metodologiile de realizare a sistemelor informatice. Procedurile se refera la modalitatile utilizate n culegerea, 4. Procedurile. nregistrarea, transmiterea si prelucrarea datelor si informatiilor. Ele precizeaza operatiilor de efectuat, succesiunea lor, suportii , modelele si formulelor de calcul utilizate. Componenta informationala. Baza informationala cuprinde datele supuse 5. prelucrarii, informatiile rezultate, bazele de date, depozitele de date, fluxurile si circuitele informationale. Oamenii sau resursele umane se refera la personalul 6. Resursele umane. im plicat n utilizarea, exploatarea si ntretinerea sistemului informatic. RAPORTUL SISTEM INFORMATIONAL 1.3 SISTEM INFORMATIC

Literatura de specialitate nu a ajuns nca la un consens n ceea ce priveste notiunea de sistem informational si cea de sistem informatic. Specialistii poarta nca discutii, daca angrenajul utilizat, pentru a oferi informatii celor interesati, sa se numeasca sistem informational sau sistem informatic daca n tratarea informatiilor se utilizeaza calculatoarele. Literatura de special itate din tara si strainatate ofera, dupa cum am prezentat, numeroase definitii, unele dintre ele surprinznd si diferenta dintre sistemul informational si sistemul informatic. Astfel, sistemul informatic este acea parte a sistemului informational care se rezuma la culegerea, transmiterea si prelucrarea , cu mijloace automatizate, a informatiilor. n literatura de specialitate americana, sistemele informationale care includ sisteme informationale bazate pe computere calculatoare sunt denumite (computer based information systems) sau sisteme informatice . Cu toate acestea, literatura americana, dupa ce realizeaza la nceput aceasta distinctie, utilizeaza, n permanenta, un termen unic sistem informational (information computerizate si necomputerizate system) pentru a referi ambele sisteme Utilizarea termenului de sistem informational este mai inspirata. Sustin acest lucru, nu numai datorita faptului ca, n general, este benefic sa ne comparam si sa preluam elemente de la tarile cu o bogata experienta n domeniu si n care informatizarea a atins cote ridicate comparativ cu cele din Romnia, ci si datorita 6

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski faptului ca, sistemul informational cuprinde si sistemul informatic sustin, de fapt, si specialistii din tara. SISTEM INFORMATIONAL Sistem informatic Automatizata Mecanizata Manuala asa dupa cum

PRELUCRAREA INFORMATIILOR

VEHICULAREA INFORMATIILOR CULEGEREA INFORMATIILOR CULEGEREA SI TRATAREA INFORMATIILOR 2 Sistem informational Figura nr. (dupa O. Nicolescu) 7 n era informationala organizatiile nu vor avea de ales si vor fi nevoite sa se axeze pe informatie. Organizatia bazata pe informatie poate fi ntemeiata si fara o tehnologie avansata de procesare a datelor, dar, pe masura ce are loc extinderea tehnologiei avansate, organizatiile trebuie sa se implice n procese de creare si utilizare computerizata a informatiei, n caz contrar ele se vor neca n noianul de si informatii de care d date ispun. Pna acum ctiva ani, majoritatea organizatiilor au utilizat calculatoarele doar pentru a efectua mai rapid operatii care erau efectuate din totdeauna manual. Este vorba de complicatele lupte cu cifrele. n prezent, pe masura ce organizatiile fac p rimii pasi spre informatizare, procesele lor decizionale, structura organizatorica si modul de realizare a activitatilor ncep sa se schimbe, si aceasta tendinta se extinde rapid, n ntreaga lume. Una dintre ntrebarile pe care si le pun frecvent organizatiile este: Necesita un sistem informational calculatoare? Un sistem informational si nu trebuie nu este, n mod obligatoriu, bazat pe calculatoare, dar, n majoritatea cazurilor, ele sunt utile . Factorul determinant este daca performantele sistemului informational pot fi mbunatatite prin introducerea capabilitatilor computerizarii. Daca sistemul manual poate realiza o sarcina eficient, n timp util si fara eroare, atunci ar putea exista putine motive care sa sustina necesitatea utilizarii calculatoarelor. Adesea nsa, pe 7 Sistem informatic

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski masura ce grupurile de lucru si procedurile cresc n complexitate si activitatile devin deci pe masura ce organizatia se dezvolta mai interdependente se poate cstiga enorm prin informatizare. n prezent, informatiile devin din ce n ce mai importante, dar totodata si mai dificil . Intervalul de timp n care informatiile sau cunostintele nu sunt nca de controlat depasite este din ce n ce mai scurt. Ca urmare, masa imensa de informatii nu mai poate fi prelucrata ntr - o maniera traditionala, ea necesitnd o buna organizare si o infrastructura adecvata. Volumul de informatii creste continuu si, de aceea, la actualul nivel exploziv, sistematizarea informatiei nu se mai poate realiza cu mijloace clasice manuale sau mecanizate ci trebuie sa se apeleze la mijloacele moderne, automatizate, respectiv la calculatoare. Trebuie specificat faptul ca un calculator, orict ar fi el de performant, mai degraba completeaza dect nlocuieste indivizii . Totusi, exista si activitati periculoase sau lacute pentru indivizi si, n acest caz, calculatoarele nep pot efectiv nlocui oamenii n executarea unor asemenea sarcini. Adesea, calculatoarele pot constitui . Ele pot creste capacitatea utilizatorilor un suport de valoare n luarea deciziilor individuali, facndu - i mai productivi si mai eficienti. Nevoia extraordinara de informatii a atras o oferta, la fel de impresionanta, de noi tehnologii informationale. Pe parcursul ultimelor patru decenii am fost martorii aparitiei calculatorului, microfilmelor, telev iziunii prin cablu, fotocopiatoarelor, faxurilor, casetofoanelor, aparatelor video, retelelor de calculatoare si a altor produse, care au revolutionat procesul informational. Cu toate acestea, majoritatea organizatiilor au ramas n urma n ceea ce priveste complexitatea informationala. Aceasta ramnere n urma nu s - a datorat numai lipsei de resurse financiare, ci si mentalitatii managerilor si angajatilor , tributara vechilor mijloace manuale de culegere, stocare, prelucrare si transmitere a informatiilo r. Mutatiile importante, care au loc n mediul endogen si exogen organizatiei, lanseaza managementului provocarea de -a se informa permanent. n prezent asistam la un adevarat razboi informational, n care mijloacele de tratare a informatiilor mele utilizate de catre cei care vor sa cstige constituie ar razboiul cu noul . Ca urmare, se contureaza o noua dimensiune a sistemului informational , care determina schimbari importante n continutul acestuia. Sa mbratisam sau nu noua tehnologie informationala? este o ntrebare pe care si -o pun adesea managerii, o ntrebare pe care, de fapt, ne- o punem cu totii. Raspunsurile pot fi pro si contra . Cu toate acestea, realitatile lumii de azi n special din tarile dezvoltate au confirmat faptul ca, organizatiile ca re nu se aliniaza noilor provocari, care nu le accepta si, mai mult, care nu le implementeaza si apoi nu le exploateaza corespunzator, nu vor reusi sa fie competitive. Azi spunem ca nu vor reusi sa fie competitive, dar mine vom spune, cu siguranta, ca nu vor supravietui, ca practic vor fi scoase de pe piata. 8

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski n ultimii ani se constata, tot mai pregnant, o tendinta de restrngere a mijloacelor manuale si mecanizate de tratare a informatiilor, concomitent cu proliferarea celor crestere masiva a ponderii automatizate. Ca urmare, putem vorbi de o sistemului informatic n cadrul sistemului informational. n viitor, aceasta pondere poate ajunge la aproximativ 90%, cu toate ca ntotdeauna vor exista si elemente informationale informale, cu rol vital n calitatea sistemului informational managerial, care tin strict de natura umana si care nu pot fi informatizate. CERINTE INFORMATIONALE ALE MANAGERILOR CU 1.4 IMPLICATII ASUPRA SISTEMELOR INFORMATICE Calitatea deciziilor adoptate de managerii organizatiilor, ca de altfel si adaptabilitatea acestora la fluctuatiile factorilor externi, capacitatea de -a anticipa perturbatiile mediului endogen si exogen, depind, n mod decisiv, de asigurarea unui fond informational adecvat si a unei infrastructuri informatice evoluate. Managerii fac apel la diferite sisteme informatice 1 informatice 9 8 Managerii utilizeaza informatii istorice, curente si viitoare INFORMATIONALE Managerii prefera diferite Managerii doresc informatii relevante si 3 7 informatiei veridice Raport optim ntre informatia Componenta primita, ceruta si cea de care informationala are nevoie un manager grafic 5 Managerii au nevoie de informatii n timp real 3 Cerinte informationale ale managerilor Figura nr. 9 Componenta de programe (software) 6 4 Managerii prefera adesea informatiile prezentate grade de agregare a 2 Cererea informationala a managerilor poate fi fixa sau flexibila CERINTE Managerii sunt utilizatori privilegiati ai sistemelor

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski n ceea ce priveste informatiile, managerii se afla ntr dubla ipostaza -o : de ai iesirilor din sistemul informatic si de emitatori de informatii pentru receptori intrarile n sis temul informatic. Pentru a previziona, organiza, antrena, coordona, controla si pentru a asigura calitatea procesului decizional, managerii de la toate au nevoie de informatii de calitate. Vis nivelurile de management informatii managerii prezinta o serie de cerinte informationale si de caracteristici comportamentale (figura nr. 3). Managerii sunt utilizatori privilegiati ai sistemelor informatice din 1. organizatie . Adesea, managerii percep formularea cerintelor informationale ca fiind un exerci tiu de autoritate si nu ca un act de expertiza profesionala. Informatiile trebuie furnizate tuturor angajatilor , functie de sarcinile pe care acestia le au de . Totusi, faptul ca sistemele informatice trebuie sa vizeze, n ndeplinit dar subliniat , mare masura, interesul informational al managerilor. De calitatea sistemelor informatice manageriale depinde, n mare masura, calitatea proceselor decizionale si, n consecinta, performantele organizatiei. Cererea informationala a managerilor poate fi, de la caz l a caz, fixa sau 2. flexibila . n unele cazuri, managerii au nevoie ca sistemul informatic sa genereze si sa le ofere rapoarte prestabilite, n alte cazuri ei doresc sa declanseze proceduri hoc de cautare si regasire a informatiilor, respectiv sa adreseze adcereri informationale aleatoare sau chiar unice. Schimbarile de prioritati, dar si schimbarile modalitatilor de abordare a unor probleme, pot conduce la modificari imprevizibile ale cerintelor adresate sistemului informatic. Ca urmare, sistemele informatice pentru manageri trebuie dezvoltate astfel nct sa prezinte o anumita adaptabilitate si flexibilitate, care sa le permita sa poata sprijini att cererile rigide de informatii ct si pe cele aleatoare, ad-hoc. n special cei situati la nivelul prefera informatiile 3. Managerii de top . Gradul de detaliere a informatiilor difera de la un nivel sintetice celor analitce ierarhic la altul. Gradul de agregare a informatiilor furnizate de sistemul informatic ar trebui sa creasca de la nivelul operational catre c el de top, respectiv nivelul de detaliere a informatiilor sa creasca de la nivelul de top spre cel operational. Managerii, n special cei de la nivelurile superioare, se confrunta cu constrngeri de timp, ceea ce implica nu numai dorinta, ci, n acelasi timp, si necesitatea ca informatiile furnizate de sistemul informatic sa fie ct mai sintetice. Daca volumul de informatii si gradul de detaliere a l acestora este prea mare, are loc o suprancarcare informationala a managerilor, o dispersare a atentiei, fiind posibila chiar deturnarea atentiei de la informatiile cu adevarat importante spre cele detaliate, dar nesemnificative pentru situatia n cauza. Managerii prefera, de regula, informatiile prezentate grafic 4. . Majoritatea managerilor intervievati sustin ca informatiile prezentate sub forma de text i fac adesea sa adoarma nainte de -a termina de citit raportul. Ca urmare, este de 10

-a-vis de

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski preferat ca iesirile din sistemul informatic sa fie sub forma tabelelor sinoptice, diagramelor si a tablourilor de bord care sa , mbine n mod sugestiv tabele, grafice, desene si culori. Managerii au nevoie de informatii n timp real 5. informatiile sa fie disponibile deplin si imediat la locul si n momentul n care le solicita. Sistemele informatice care nu reusesc sa satisfaca un timp de raspuns considerat de catre manageri ca fiind acceptabil, sunt considerate inadecvate sub aspectul cost- performanta. Doar o parte mica din informatiile primite de manageri sunt cele de 6. care acestia au nevoie 4 reda foarte sugestiv faptul ca managerii . Figura nr. itate foarte mare de informatii. Dintre aceste informatii primesc o cant se regasesc n cele dorite de manager. Mai mult dect att, adesea nici managerul nu stie cu exactitate care sunt informatiile de care are, cu adevarat, nevoie. Ca urmare, din avalansa de informatii primite, doar o mica parte se regasesc n ceea ce doreste si are nevoie, cu adevarat, managerul. Restul informatiilor nu fac dect sa l aglomereze si sa conduca la asa numita intoxicare informationala . Legenda : A informatia pe care o primeste managerul A B B informatia pe care o doreste managerul C informatia de care are nevoie managerul C 4 Raportul dintre informatia primita, Figura nr. informatia ceruta si informatia de care are nevoie un manager Managerii doresc informatii relevante si veridice 7. . Pentru a putea lua decizii corecte, sistemele informatice trebuie sa furnizeze managerilor informatii relevante si veridice. Daca informatiile sunt eronate, atunci si deciziile pe care le iau managerii, pe baza acestora, pot fi eronate. Daca managerii constata ca informatiile primite nu sunt corespunzatoare, ei tind, n continuare, sa aplice acestora propriile criterii de validare. Mai mult, n viitor, managerii vor tinde sa utilizeze doar partial sursele care au oferit informatii neveridice si vor apela, n schimb, la surse alternative de informare uneori informale. rii utilizeaza informatii istorice (trecute), curente si viitoare 8. Manage (previziuni), care pot fi procurate din surse interne si externe organizatiei . Managerii au nevoie de toate aceste tipuri de informatii, dar, functie de nivelul 11

. Managerii cer ca

doar o parte

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski ierarhic pe care se afla, ponderea lor este diferita. Astfel, pentru managerii situati pe nivelul operational este necesar ca sistemele informatice sa furnizeze, ntr -o proportie mai mare, informatii istorice si curente provenite din surse interne, n timp ce pe nivelul de top, cereri le se ndreapta, mai degraba, spre viitor si spre informatii externe. Managerii, n functie de nivelul ierarhic pe care se gasesc, pot face apel 9. la diferite tipuri de sisteme informatice de management . Astfel: Managerii situati pe nivelul operational util izeaza cu precadere sistemele de procesare a tranzactiilor ( TPS ); Managerii de pe nivelul tactic utilizeaza n proportie mai mare sistemele de raportare pentru manageri, denumite si sisteme de informare a conducerii ) si, ntr o oarecare masura, sistemele de procesare a tranzactiilor ( MRS/MIS ) si sistemele de sprijinire a deciziilor ( ( TPS DSS ); Managerii situati pe nivelul de top utilizeaza, de regula, sistemele ) si sistemele de sprijinire a deciziilor informatice destinate executivilor ( EIS ( DSS ). 1.5 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE Sistemele informatice pot fi clasificate n functie de mai multe criterii , pe care urmeaza sa le prezentam n continuare. n functie de ariile functionale carora se adreseaza. 1. Multe dintre e n concordanta cu ariile functionale traditionale. sistemele informatice sunt realizat n acest context, sistemele informatice pot fi: Sisteme informatice pentru cercetare-dezvoltare; Sisteme informatice pentru productie; Sisteme informatice comerciale; Sisteme informatice pentru marketing; Sisteme informatice financiar-contabile; Sisteme informatice pentru managementul resurselor umane. n fiecare dintre aceste arii functionale se efectueaza operatii computerizate de baza, vitale pentru derularea activitatilor organizatiei. Sistemele de pr ocesare a tranzactiilor (Transaction Processing Systems - TPS) sprijina aceste tipuri de operatii de baza din toate ariile functionale. La nceput, sistemele de prelucrare a tranzactiilor au fost destinate contabilitatii, finantelor, problemelor de salariz are, dar, ulterior, s- au extins si n restul ariilor functionale. Trebuie specificat faptul ca, n fiecare dintre ariile functionale anterior amintite, putem ntlni subsisteme informatice cu aplicatii specifice. 12

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski n functie de nivelul ierarhic pentru care 2. sunt dezvoltate sistemele informatice. Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice operationale. Sistemele informatice operationale ofera sprijin managerilor situati la nivelul inferior (operational management). Spriji nul oferit este legat de derularea activitatilor zilnice, repetitive, de rutina, ale organizatiei. Aceste sisteme informatice ofera informatiile necesare fundamentarii deciziilor operationale repetitive, programate, structurate, cu implicatii pe termen s curt. Sistemele informatice tactice ofera sprijin Sisteme informatice tactice. managerilor situati la nivelul tactic de management (middle management) manageri de divizii, de functiuni, de departamente, sectii etc., ale caror probleme au o sfera mai larga de cuprindere. Sisteme informatice strategice. Sistemele informatice strategice ofera sprijin managerilor situati la nivelul de top (top management). Acestea sunt legate de deciziile strategice, care afecteaza organizatia n ansamblu si care au implicati i majore pe termen lung. n functie de legatura cu organizarea structurala sau procesuala a 3. organizatiei. Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice grefate pe organizarea procesuala , respectiv pe functiunile organizat dezvoltare, productie, comerciala, iei (cercetaremarketing, financiar-contabilitate, personal); Sisteme informatice grefate pe organizarea structurala pe centre de gestiune (centre de cost, centre de venit, centre de profit, centre de investitii), pe compartimente/departamente, pe criteriul geografic, pe produse, pe proiecte etc. n functie de sprijinul furnizat de catre sistemul informatic. 4. acestui criteriu sistemele informatice pot fi clasificate n: Sisteme de procesare a tranzactiilor (Transaction Processing Systems TPS); Sisteme de raportare a informatiilor (Information Reporting Systems IRS) denumite si sisteme de raportare de manageme nt (Management Reporting System MRS) sau sisteme de informare a managerilor (Management Information Systems MIS); Sistemele informatice destinate executivilor (Executive Information Systems EIS); Sisteme de automatizare a muncii de birou (Office Automation Systems OAS); Sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS); Sistemele suport inteligente (Intelligent Support Systems ISS) care, la rndul lor, cuprind: 13

, respectiv pe divizii,

Conform

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Sisteme expert ( Expert Systems ES); Retele neuronale artificiale (Artificial Neuronal Networks ANN); Algoritmi genetici (Genetic Algoritms GA): Agenti inteligenti (Intelligent Agent - IA). Sisteme de sprijinire a grupurilor (Group Support Systems GSS); Sisteme informatice geografice (Geografic Information Systems GIS). Subsistemele informatice enumerate anterior pot lucra de sine statator sau pot fi combinate, n diferite moduri, n cadrul unui sistem informatic integrat. Spre exemplu, un sistem informatic destinat executivilor (EIS) poate fi combinat cu un sistem de sprijinire a deciziilor (DSS) si cu un sistem expert (ES), pentru a forma un sistem informatic care sa fie utilizat de catre manager ii situati pe nivelul ierarhic de top, n luarea deciziilor strategice de lansare a unor noi produse/servicii. n functie de beneficiarii sistemelor informatice. 5. Conform acestui criteriu sistemele informatice se clasifica n: Sisteme informatice orientate spre utili zatorii finali manageri; Sisteme informatice orientate spre utili zatorii finali angajati; Sisteme informatice orientate spre utili zatorii finali manageri si angajati. n functie de arhitectura sistemelor informatice. 6. sistemele informatice se clasifica n: Sisteme informatice bazate pe mainframe-uri; Sisteme informatice bazate pe minicalculatoare; Sisteme informatice bazate pe microcalculatoare (PC-uri). n functie de metodele utilizate n analiza si proiectarea sistemelor 7. criteriu sistemele informatice se clasifica n: informatice. Conform acestui Siste me informatice dezvoltate dupa metoda clasica a ciclului de dezvoltare a sistemelor; Sisteme informatice dezvoltate dupa metoda structurata; Sisteme informatice dezvoltate dupa metoda rapida (Rapid Application Development RAD); Sisteme informatice dezvol tate dupa metoda participativa (PD); Sisteme informatice dezvoltate dupa metoda echipelor mixte (Join Application Development JAD); Sisteme informatice dezvoltate dupa metoda prototipurilor. 8. n functie de gradul de automatizare a activitatilor de analiza si proiectare a sistemului informational. n conformitate cu acest criteriu sistemele informatice se clasifica n: Sisteme informatice dezvoltate pe baza anali zei si proiectarii manuale (clasice); 14

Conform acestui criteriu

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Sisteme informatice dezvoltate pe baza analizei realizate cu instrumente automate si a proiectarii manuale (clasice); Sisteme informatice dezvoltate pe baza diverselor instrumente automatizate de analiza si proiectare; Sisteme informatice dezvoltate cu instrumente de tip CASE. n functie de gradul de centralizare 9. . Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice centralizate; Sisteme informatice descentralizate. n functie de gradul de dispersie al componentelor sistemului 10. informational. Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice bazate pe sala calculatorului central; Sisteme informatice bazate pe statii de lucru independente (workstations); Sisteme informatice bazate pe o retea locala denumite si sisteme intraorganizationale; Sisteme informa tice bazate pe o retea extinsa, care cuprinde furnizorii, clientii si alti parteneri de afaceri denumite si sisteme informatice interorganizationale (Interorganizational Information Systems IOS). n functie de tipul retelei pe care se bazeaza sistemu 11. l informatic. Conform acestui criteriu sistemele informatice se pot clasifica n: Sisteme informatice bazate pe retele locale (Local Area Network LAN); Sisteme informatice bazate pe retele regionale (Metropolitan Area Network MAN); Sisteme informatice bazate pe retele globale (World Area Network WAN); Sisteme informatice bazate pe retele mixte care pot combina LAN, MAN si WAN. n functie de grad ul de cuprindere. n functie de acest criteriu sistemele 12. informatice se mpart n: Sisteme informatice o rganizationale care cuprind o singura organizatie; Sisteme informatice interorganizationale (Intero rganisation Information Systems IOS) care sunt mai complexe si implica organizatia n cauza, clientii, furnizorii si alte organizatii partenere. functie de gradul de integrare. 13. n Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice neintegrate insule de informatii; Sisteme informatice partial integrate si anume : Sisteme informatice integrate pe orizontala n cadrul ace luiasi nivel de management; 15

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Sisteme informatice integrate pe verticala la nivel de componenta a sistemului informatic, de regula functiune a organizatiei; att pe orizontala ct si pe verticala. Sisteme informatice integrate total n functie de modul de organizare a datelor continute de sistemul 14. informatic. Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice bazate pe fisiere clasice; Sisteme informatice bazate pe tehnica bazelor de date ierarhice, retea relationale, or ientate-obiect, neuronale; Sisteme informatice mixte. n functie de modul de utilizare a sistemelor de prelucrare si 15. comunicatie. Conform acestui criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice off-line; Sisteme informatice on-line; functie de modul de tratare a datelor si informatiilor. 16. n criteriu sistemele informatice se mpart n: Sisteme informatice cu tratare n regim batch (prelucrare pe loturi) prelucrarea se realizeaza secvential si nu se trece la o alta lucrare pna n momentul n care nu este terminata lucrarea anterioara ; Sisteme informatice cu prelucrare si raspuns n timp real introducerea datelor de intrare, tehnicile de procesare si de returnare a rezultatelor sunt suficient de rapide pentru a fi n masura sa influenteze functionarea optima a entitatii controlate ( practic informatiile sunt produse suficient de rapid pentru a le putea utiliza n desfasurarea curenta a activitatii modelate ). n functie de modul de coordonare a serviciilor oferite de siste 17. n functie de acest criteriu sistemele informatice se mpart n: informatice. Sisteme informatice cu coordonare proprie prin centre informationale; Sisteme informatice cu coordonare prin terti mai sunt cunoscute si sub denumirea de servicii external izate sau outsourcing informational. EVOLUTII SI PERSPECTIVE ALE SIST EMELOR INFORMATICE 1.6 PENTRU MANAGEMENT Termenul de sistem informational computerizat sau sistem informatic nu se refera doar la un singur tip de sistem, ci la mai multe tipuri de si steme, care au aparut si au evoluat n timp, fiecare cu caracteristicile sale specifice. Unele dintre aceste sisteme au scopul de- a sprijini activitatile de la nivel operational sau tactic, n timp 16

Conform acestui

mele

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski ce altele se ndreapta spre cele mai dificile decizii, ide ntificndu-se adesea cu nivelul ierarhic de top. n iunie 1951 a fost achizitionat primul calculator electronic realizat n mod special pentru scopuri de afaceri. Pna n acel moment, calculatoarele erau prezente numai n laboratoare, unde erau utilizate n munca stiintifica si de cercetare. Marea majoritatea a aplicatiilor de afaceri computerizate ale anilor 50 erau cele legate de salarizare, de facturare si de diferite alte operatii administrative si de calcul, de rutina. Aceste aplicatii de procesare a tranzactiilor (Transaction Processing denumite astfel datorita faptului ca implicau procesarea tranzactiilor Application) financiare de calcul si a altor tranzactii asemanatoare erau relativ simplu de structurat si erau scrise n limbajele limitate si dificil de utilizat ale acelor zile. Dat fiind faptul ca utilizarea sistemelor de procesare electronica a datelor permitea cresterea productivitatii muncii si eliberarea unui mare numar de salariati, costurile acestora sunt simplu de justificat. Spre exemplu, un sistem de procesare a tranzactiilor din zona financiar - contabila putea nlocui munca a sute de contabili cu salarii destul de bune si, ca urmare, costurile relativ usor de justificat sunt managementului de top.
APLICATII INFORMATICE

Sisteme informationale destinate Sisteme de Birotica sau sprijinire a managementului de top Executive sistemele de expertilor, Information Systems ( EIS) automatizare a sisteme expert muncii de birou Sisteme de sprijinire a deciziilor sau sau sisteme de Office Automation lucru cu sisteme suport pentru decizii Decision Systems (OAS, cunostintele Support Systems (DSS) OA) Expert Support si sistemele Sisteme de informare a managementului Systems, Expert destinate Management Information Systems Systems, grupurilor de lucru Knowledge Workgroup Work Systems Sisteme de procesare (prelucrare) a (ESS; ES; Support Systems tranzactiilor Transaction Processing KWS) ( WSS ) Systems (TPS) (MRS; IRS; MIS) Figura nr. 5 Tipuri de sisteme informationale utilizate n organizatii procesare electronica a datelor (Electronic Data Processing Termenii de si procesare automata a datelor (Automatic Data Processing EDP) fost frecvent utilizati pentru a descrie mediul de afaceri computerizat al anilor 50. Pe masura ce calculatoarele au devenit mai raspndite, adjectivele de electronica 17 ADP) au

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski sau automata au nceput sa fie privite ca fiind redundante si, ca urmare, pentru a descrie aceste aspecte a aparut termenul de procesare a datelor (Data Processing DP) . Sistemele de Procesare a Tranzactiilor (Transaction Processing Systems aparut n faza embrionara a activitatilor de informatizare, pe la mijlocul TPS) au anilor 50. Ele au aparut la nivelul operativ, de executie sau functional unde se vehiculeaza un volum foarte mare de date si au avut ca principal obiectiv colectarea datelor din diferite domenii de activitate. Primele TPS-uri au fost utilizate, la nceput, n domeniul contabilitatii vehiculeaza volume foarte , unde se mari de date si unde este posibila aplicarea unui sistem perfect de verificare a corectitudinii rezultatelor obtinute. Ulterior, sfera de cuprindere s -a extins n domeniul vnzarilor, marketingului, personalului, productiei etc. Calculatoarele anilor 50 erau destul de frecvent predispuse la erori, dificil de operat si, fata de cele de azi, foarte lente se spunea ca functioneaza cu viteza . Uneori melcului. Totusi, pe la mijlocul anilor 50, atmosfera a nceput sa se schimbe. mbu natatirea tehnologiilor si aparitia unor tehnologii noi (disk technology) a facut posibila colectarea si accesarea mai rapida a datelor, n diverse moduri. Limbajele de programare s- au modificat si ele enorm, si au facut posibila scrierea mai rapida si mai simpla a codurilor aplicatiilor. Dezvoltarea sistemelor de operare a permis calculatoarelor sa ruleze cu mai putina interventie manuala. Mai mult, a devenit ceva obisnuit ca datele sa poata fi introduse de la terminale situate n diferite locatii. mele de Raportare a Informatiilor (Information Reporting Systems Siste denumite si Sisteme de Raportare de Management (Management Reporting Systems MRS) sau Sisteme de Informare Manageriale (Management constituie o alta etapa Information Systems MIS) Fiecare dintre dezvoltarile prezentate anterior, ca de altfel si altele care informatice . nu au fost prezentate, au contribuit, n mod decisiv, la aparitia acestui tip de sistem informatic (IRS, MRS, MIS). Pe parcursul anilor 60 si la nceputul anilor 70, termenul a fost utilizat ntr -un mod foarte limitat, pentru a referi rapoartele imprimate periodic, ale caror principal obiectiv era acela de-a sprijini managerii n luarea deciziilor. n timp ce sistemele de procesare a tranza ctiilor (TPS) furnizau datele operationale necesare n functionarea eficienta a organizatiei, sistemele de raportare a informatiilor (IRS, MRS sau MIS) furnizau, adesea, informatiile necesare optimizarii proceselor decizionale. Din pacate, primele sisteme de acest tip au avut un impact limitat. Ele erau inflexibile, constrnse sa manipuleze datele rezultate din sistemele de procesare a tranzactiilor (TPS) si nu erau sensibile la cerintele informationale ale fiecarui manager. Dupa culegerea datelor, s -a nc ercat ca acestea sa fie valorificate n cele mai diverse moduri, unul dintre acestea fiind onorarea cererii de informatii lansate 18

IRS) n dezvoltarea sistemelor

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski de catre diferitele niveluri de management , n special de catre nivelul tactic. n acest scop, au aparut, la nceputul anilor 60, sistemele informationale de raportare asa dupa cum am precizat anterior (IRS), cunoscute n literatura de specialitate si sub denumirea de sisteme de raportare manageriale (MRS) sau sisteme de informare a managementului (MIS). Obiectivul acestor sisteme era furni zarea informatiilor necesare conducerii, sub forma rapoartelor de gestiune si a altor tipuri de situatii . Aparitia microcalculatoarelor, dispozitivelor prietenoase de afisare, ieftinirea urile prietenoase, mbunatatirea tehnologiei bazelor de calculatoarelor, software au pavat drumul catre date toate acestea combinate Sistemele de sprijinire a Acestea au aparut la nceputul deciziilor (Decision Support Systems DSS). anilor 70, cu scopul de cresterea calitatii proceselor de -a facilita cizionale, prin preluarea, de catre sistemul informatic, a unei parti considerabile din efortul decizional. n timp ce MIS- urile anilor 60 furnizau decidentilor informatii preplanificate n forma rapoartelor listate periodic sistemele de sprijinire a deciziilor (DSS), care le-au urmat, s-au focalizat pe furnizarea de programe informatice usor de utilizat si de capabilitati de comunicatii, care sa satisfaca propriile cerinte informationale ale managerilor situati pe diferite niveluri ierarhice. Un DSS p ermite managerilor sa utilizeze un calculator pentru a cauta, printr - o baza de date, informatii utile n fundamentarea unor decizii. Mai mult, un DSS pune la dispozitie managerilor si analistilor o serie de instrumente de modelare si de analiza si o gama variata de posibilitati de reprezentare grafica a datelor. Ca urmare, pot fi generate interogari si rapoarte particularizate, fara sa fie necesara prezenta profesionistilor n calculatoare (respectiv a informaticienilor). Pachetele de calcul tabelar constituie un exemplu familiar, care intra sub umbrela DSS. O alta tendinta a anilor 70 - 80, care a extins de asemenea rolul sistemelor informatice, a constituit- o cresterea ritmului de aparitie a diferitelor tipuri de tehnologii informatice si de comunicatii n birouri. Tehnologiile de automatizare a muncii de birou (Office Automation OA) includ procesoarele de texte, aplicatiile pentru crearea publicatiilor (desktop publishing), posta electronica, video teleconferintele si multe alte aplicatii bazate pe calculatoare si comunicatii. Dintre toate subsistemele sistemului informatic, sistemul de automatizare a muncii de birou (OAS) este cel mai putin omogen, suprapunndu -se, n mare parte, cu TPS, MRS (IRS, MIS) si DSS. n prezent, una dintre cele mai importante provocari pentru profesionistii n informatica si pentru utilizatori este de-a integra multe dintre aceste insule de tehnologie disparate, n toate activitatile de procesare a informatiilor. n anii 80, tehnologia informationala si de comunicatii a nceput sa detina n organizatii rolul de arma strategica . Revolutia n tehnologia informationala poate afecta competitia n trei modalitati majore: 8 schimba structura industriei, ca urmare modifica si regulile competitiei; 19

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski creeaza oportunitati de obtinere a unor avantaje competitive prin furni zarea noi modalitati de depasire a rivalilor; unor permite dezvoltarea de noi afaceri, adesea din interiorul activitatilor existente n organizatie. Sistemele Suport Expert (Expert Support Systems denumite si Expert (Expert Systems ES), sisteme de prelucrare a cunostintelor (Knowledge Support Systems au aparut pe la mijlocul KSS) anilor 80, cu toate ca, primele ncercari legate de acestea au avut loc mai demult. e la prelucrarea datelor la prelucrarea cunostintelor Prin aceste sisteme se trece d , motiv pentru care mai sunt cunoscute si sub denumirea de umane sisteme de prelucrare a cunostintelor (Knowledge Work Systems KWS) . Aceste sisteme preiau o serie dintre activitatile surprinse pna acum si le trateaza mult mai performant. Sistemele expert pot fi de sine statatoare sau pot fi nglobate n celelalte tipuri de sisteme informatice: TPS, MIS si DSS. Sistemele expert pot fi utilizate pe orice nivel ierarhic, de la cel operational si pna la c el strategic. Sistemele informatice destinate execu tivilor (Executive Information Systems au nceput sa se dezvolte dupa mijlocul anilor 80. Acestea au obiectivul de EIS) a sprijini conducerea de top. Managerii de pe nivelurile superioare sunt interesa ti sa stie, mai nti, ce se ntmpla n mediul exogen, si abia ulterior sa afle detalii despre organizatia pe care o conduc. EIS au tocmai acest rol de-a oferi conducerii de top informatii externe, foarte pretioase. Aceasta optica a deranjat, la un moment dat, destul de tare dezvoltatorii de sisteme informatice de gestiune, care si - au vazut munca neglijata de catre conducerea superioara a organizatiei. INFORMATIZAREA ECONOMIEI SI SOCIETATII 1.7 Informatizarea ofera organizatiilor un numar vast de posibilitati, dintre care le evidentiem pe cele mai importante: mbunatatirea performantelor legate de culegerea, stocarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor, n conditiile unor costuri tot mai mici si -a unor beneficii tot mai mari, deci a unei eficiente sporite; posibilitatea de- a se dota cu calculatoare si cu programe computerizate din ce n ce mai performante, care sa sprijine att procesele manageriale ct si cele de executie; utilizarea mai eficace si mai eficienta a resurselor tehnico -materiale materii prime, materiale, echipamente ale organizatiei; mbunatatirea calitatii proceselor manageriale si a tuturor functiilor managementului previziune, organizare, antrenare, coordonare si control 20

ESS) sau Sistemele

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski evaluare ca urmare a posibilitatii de -a accesa, preluc ra si transmite, mult mai rapid (n timp real), datele si informatiile; mbunatatirea comunicatiilor n cadrul organizatiei ntre manageri, angajati, divizii, departamente, compartimente. n acest sens, trebuie mentionat rolul vital al retelelor locale ( Local Network Area LAN). mbunatatirea comunicatiilor organizatiei cu exteriorul , cu mediul de afaceri si cu ntreaga comunitate. n acest sens, trebuie mentionat rolul vital al retelelor globale (World Network Area WAN) si practic a l Internet-ului; cesul organizatiei la informatii ac le din mediul exogen economice, politicolegislative, tehnologice, socio- culturale, demografice, de piata etc. prin accesarea unor baze de date specializate; a strnge legaturile cu clientii, furnizorii, distribuitorii si alti posibilitatea departenerii de afaceri. n acest sens, rolul Internet-ului, schimbului electronic de date (EDI) si a l sistemelor informationale interorganizationale (IOS) sunt de necontestat; posibilitatea de- a stabili legaturi de afaceri cu clienti, furnizori si alti parteneri de afaceri situati la mari distante geografice. n timp ce organizatiile de mari dimensiuni, organizatiile puternice, si permit achizitionarea si utilizarea la nalti parametrii constructivi si functionali a noilor tehnologii informationale, din pacate, ntreprinderile mici si mijlocii (IMM -urile) se confrunta, n acest sens, cu o serie de bariere : Resurse financiare insuficiente, ceea ce nu le permite achizitionarea unor echipamente hardware si de comunicatie moderne si perfo rmante. Multe organizatii mici, fara putere financiara, utilizeaza calculat oare vechi 486, Pentium I si Pentium II cu performante relativ reduse. n plus, multe dintre acestea sunt, de regula, second -hand. itiona produse software Resurse financiare insuficiente pentru a achiz performante, cu interfete prietenoase pentru utilizatori. n lipsa unor resurse hardware performante nici programele computerizate nu pot fi moderne si performante. Software- ul performant, prietenos, usor de utilizat si ntretinut n ecesita, pentru a putea rula, resurse hardware corespunzatoare. Exista si organizatii care dispun de resurse financiare si care achizitioneaza hardware modern, dar care nu considera ca este importanta si achizitia de software corespunzator. Managerii care gndesc astfel uita ca, n absenta unor produse software performante, nu sunt exploatate, dect n parte, perform antele echipamentelor hardware ( n unele cazuri ele devin chiar inutile). Resurse financiare insuficiente pentru a putea accesa bancile de da te (taxa de acces este destul de ridicata). La ora actuala exista banci de date 21

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski specializate pe domenii, care pot furniza organizatiilor date si informatii pretioase, pe baza carora acestea pot sa si construiasca strategiile. Din pacate, adesea, taxele imp use pentru folosirea bazelor de date specializate sunt mult prea mari pentru o organizatie mica, care se lupta pentru supravietuire. Cultura organizationala si manageriala , care, de cele mai multe ori, nu este propice informatizarii organizatiei. Adesea, datorita lipsei de pregatire n domeniul informatic, managerii si angajatii nu sesizeaza importanta implementarii si utilizarii noilor tehnologii informationale si de comunicatie; Accesul dificil la informatiile financiar -bancare; Accesul dificil la inform atiile tehnico - stiintifice; Accesul dificil la informatii vitale din mediul exogen economic, politicolegislativ, socio- cultural, tehnologic, de piata, competitional etc. Astfel de informatii pot fi obtinute facndu -se apel, prin intermediul Internet-ului, la scrutarea informationala . n acest scop, organizatia trebuie sa fie echipata cu calculatoare n toate ariile de activitatea si sa beneficieze de legatura la Internet. Din pacate, multe organizatii, nu numai ca nu - si permit luxul de -a achizitiona calculatoare n toate ariile functionale, ci mai mult, nici nu pot sustine financiar abonamentul la un furnizor (provider) Internet si costul telefonic aferent timpul petrecut pe Internet. IMPACTUL NOII TEHNOLOGII INFORMATIONALE SI DE 1.8 COMUNICATII ASUPRA CARAC TERISTICILOR AFACERILOR n prezent putem afirma ca sistemele informatice performante pot constitui puncte pentru organizatii. Probabil ca ntr un viitor, nu prea ndepartat, pentru forte organizatiile care vor dori sa supravietuiasca si sa nu fie scoase e pe piata d , necesitati sistemele informatice performante nu vor mai constitui puncte forte, ci n contextul unei concurente tot mai acerbe, n conditiile scurtarii continue a ciclului de viata al produselor, n conditiile dezvoltarii ntr - un ritm fara p recedent a noilor tehnologii informationale, sistemele informatice manageriale sunt tinta unei noi provocari planifica, dezvolta, ntretine si coordona efortul a trei aceea de-a o importanta vitala pentru organizatie, resurse aflate ntr nsa resurse de-o str interdependenta informatiile tehnologia informational a si : , oamenii (figura nr. 5). INFORMATIILE

22 Coordonare TEHNOLOGIA OAMENII

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

5 Interdependenta dintre trei resurse Figura nr. vitale pentru organizatie ntr-un sistem informatic performant, oamenii constituie, de fapt, liantul care leaga Informatiile (I) de tehnologie (T) , astfel nct Tehnologia Informationala (IT) ca si componenta a sistemului informatic sa poata constitui un punct forte pentru organizatie. Globalizarea Lucratori informatizati inteligenti Competitia

Comertul

Informatia ca ORGANIZATIA resursa cheie electronic Orientar ea catre client Agilitatea

Spatiu de lucru virtual si munca la distanta

Figura nr. 1.6 Factorii care influenteaza organizatiile moderne Organizatiile care se pregatesc sa intre si sa faca fata unui mediu de afaceri aflat ntr- o continua si rapida miscare sunt nevoite sa nteleaga noul mod de gndire n afaceri. n acest scop, este important sa examinam cei mai importanti fa ctori care modeleaza afacerile de azi si multiplele schimbari care vor avea loc sub influent a acestor factori. Figura nr. 6 prezinta opt dintre acesti factori: globalizarea; competitia ; informatia ca resursa cheie ; orientarea catre client ; agilitatea; spat iul de lucru virtual; comertul electronic si lucratorul informatizat inteligent . 23

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski A) GLOBALIZAREA AFACERILOR Globalizarea constituie un factor care modeleaza afacerile din ziua de azi. Foarte multe organizatii mari opereaza, n prezent, ca organizatii transnationale care produc si comercializeaza produse si servicii n ntreaga lume. Globalizarea posibila si datorita eliminarii barierelor traditionale afacerilor este culturale, de timp si spatiu. n prezent, forta de munca poate fi distribui ta si si poate desfasura activitatea n orice colt al globului datorita tehnologiilor mobile, care permit comunicarea si coordonarea persoanelor ce lucreaza mpreuna pentru atingerea unor obiective comune. Este evident faptul ca, n prezent, noile tehno logii informationale si de comunicatie si pun, tot mai mult, amprenta asupra eficientei organizatiilor care opereaza la nivel global. INTENSIFICAREA COMPETITIEI B) n ultimii ani, competitia a devenit din ce n ce mai acerba. Indiferent care este l de activitate al organizatiei, aceasta trebuie sa lupte cu nenumarati domeniu concurenti, care doresc acelasi lucru sa atraga consumatorii. Este evident faptul ca globalizarea a condus la cresterea, fara precedent, a concurentei. Pentru clienti competitia este benefica ea face sa scada preturile si sa creasca calitatea ; produselor si serviciilor. Pe lnga globalizare, tehnologia informationala constituie si ea unul dintre factorii care conduc la intensificarea competitiei. Tehnologia informationala tinde sa devina marimea unei organizatii sa nu mai un factor egalizator. Ea face ca adesea, constituie un factor att de important n stabilirea puterii si pozitiei pe piata .9 Instrumentele noii tehnologii informationale calculatoarele, retelele de calculatoare, Internet-ul, faxurile etc. ajuta organizatiile mici sa poata lupta, cu succes, cu cele mari. Prin utilizarea unui fax cu posibilitate automata de -a apela numerele, o organizatie poate, ntr - o noapte, sa trimita oferte si sa ajunga la zeci de mii de clien ti. Mai mult, organizatiile mici pot ajunge la clienti si pot lansa campanii de publicitate personalizate pe Internet, prin intermediul site-urilor Web. INFORM ATIA RESURSA CHEIE A ORGANIZ ATIILOR C) Organizatiile moderne trebuie sa realizeze faptul ca informatia constituie o resursa deosebit de importanta si, ca urmare, necesita o atentie sporita din partea managementului. n prezent, organizatiile nu pot sa supravietuiasca daca nu sunt 24

, n mare parte,

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski blindate permanent cu cele mai actualizate informatii din mediul endogen si culturale, tehnologice, despre concurenta, exogen economice, legislative, socioclienti, piata etc. n conditiile unei concurente acerbe, organizatiile nu si mai pot permite sa produca orice doresc; acestea trebuie sa se alinieze cu ceea ce se ce re pe piata. Pentru a putea supravietui, organizatiile trebuie sa fie racordate n permanenta la piata, sa cunoasca, n orice moment, care sunt dorintele clientilor actuali sau/si potentiali modificarile aparute n comportamentul acestora de cumparare si sa descopere cum sa i faca pe acestia sa si doreasca produsele si serviciile pe care le ofera. n acest context, organizatiile trebuie sa colecteze din mediul exogen, n permanenta, toate informatiile care ar putea sa le fie utile. Mai mult, ele pot uti liza informatiile culese despre clienti pentru a lansa campanii de promovare personalizate. Rolul bazelor de date si al depozitelor de date este de necontestat n colectarea si stocarea acestor informatii si n accesarea si valorificarea lor ulterioara. RIENTAREA ORGANIZ ATIILOR CLIENTI D) O SPRE

n ziua de azi, productia de masa standardizata nu mai corespunde modului n care au evoluat si continua sa evolueze asteptarile consumatorilor. Tot mai frecvent , organizatiile observa si cerceteaza foarte atent clientii, n dorinta de -a personaliza relatiile cu acestia . Pentru a cunoaste foarte bine clientii, pentru fidelizarea lor si pentru masurarea satisfactiei acestora, organizatiile trebuie sa dispuna si sa manipuleze baze de date si depozite de date. Numai apel nd la aceste instrumente, compartimentele de marketing pot stapni multitudinea de informatii pe care le- au obtinut , facnd apel la diferite variante de colectare. Datele despre clienti, colectate si stocate n bazele de date si depozitul de date al organizatiei, pot fi ulterior accesate si forate folosind tehnici de mineritul datelor (data mining) , pentru a scoate la suprafata informatii oportune, pe baza carora managementul sa poata elabora strategii, politici si tactici de marketing si vnzari. Mai mult, ntr- o organizatie moderna, clientilor le sunt oferite noi modalitati de -a intra n legatura cu organizatiile furnizoare de bunuri si/sau servicii. Aceste facilitati: design virtual, catalog virtual, publicitati personalizate, livrari on - line, plati on -line etc. pot fi oferite numai ca urmare a aparitiei Internet - ului si comertului electronic. Utilizarea, de catre organizatii, a acestor instrumente moderne, a condus nu numai la cresterea satisfactiei clientilor, ci si la reducerea costurilor att pentru organizatii ct si pentru clienti. Sistemele integrate cu clientii promit sa (Customer Integrated Systems schimbe definitiv relatiile organizatiilor cu clientii. Acestea cauta sa plaseze tehnologia informationala si de comunicatii n minile clientilor si ofera posibilitatea 25

CIS)

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski de- a crea situatii din care sa cstige toti: sa cstige organizatia, ca cstige clientii si, cel mai important, ca cstige angajatii. Un concept foarte la moda, care apare n toate publicatiile de specialitate de ultima ora, es managementul relatiilor cu clientii (Customer Relationship te Problema centrala a conceptului este Management CRM). model de management bazat pe produs la un model centrat pe client, pe necesitatile si dorintele acestuia. Conform acestui concept, organizatiile trebuie sa urmareasca fidelizarea clientilor, iar managementul, de la toate nivelurile, trebuie sa puna accent pe calitatea relatiilor cu clientii. CRM este, de fapt, si o strategie de afaceri, destinata sa optimizeze profitabilitatea organizatiilor, pe baza sporirii satisfactiei clientilor. Pentru a pune n practica o astfel de strategie, organizatiile trebuie sa - si ajusteze comportamentul si sa implementeze procese si tehnologii care sa sprijine interactiunea cu clientii, prin toa te canalele de comunicare . n acest context, pentru a servi ct mai bine clientii, este de - o importanta vitala ca organizatiile sa colecteze si sa stocheze informatii ct mai multe despre acestia, informatii pe care apoi sa le prelucreze si sa le analizeze a strnge si , n scopul dede- a personaliza relatiile cu clientii. Pentru a realiza acest obiectiv, organizatiile trebuie sa implementeze si sa exploateze la maximum toate facilitatile oferite de noua tehnologie informationala si de comunicatii. ATEA ORGANIZATIILOR E) AGILIT Datorita cresterii instabilitatii si complexitatii mediului n care sunt nevoite sa actioneze organizatiile si datorita existentei riscurilor si incertitudinilor, organizatiile sa fie, n permanenta, pregatite sa reactioneze fo trebuie reactiona prompt, ele trebuie sa detina informatii pertinente din mediul endogen, dar, n special, din mediul exogen. Pentru a putea supravietui n conditiile unei concurente acerbe, n conditiile n care nevoile clientilor se modifica permanent si n conditiile n care acestia sunt, de la o zi la alta, mai pretentiosi, organizatiile trebuie sa fie agile, adica sa posede capacitatea de - a raspunde rapid, concret si bine mai rapid si mai bine dect concurenta indiferent de circumstantele pietei. CYBERCORPORATIILE, SPATIUL DE LUCRU VIRTUAL F) SI LUCRATORII LA DISTANTA n ziua de azi multe organizatii se restructureaza : si modifica dimensiunile ; si reduc numarul de niveluri ierarhice ; elimina barierele dintre departamente ; 26

trecerea de la un

arte rapid . Pentru a

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski creeaz a echipe pe proiecte si pe produse ; externalizeaza activitatile ; organizeaza spatii de lucru virtuale; ncurajeaza munca de la distanta de acasa sau din alte locatii situate n afara organizatiei. anterior mentionate Toate aceste aspecte conduc, n mod evident, la regndirea fundamentala a modului n care organizatiile si desfasoara activitatile . n era noilor tehnologii informationale si de comunicatii, n era Internet - ului si a comertului electronic, viitorul este al cybercorporatiilor. O rcorporatie este cybe organizatie virtuala , o afacere proiectata special pentru a se desfasura n o cyberspatiu (cyberspace). Cyb erspatiul , denumit si spatiul de lucru virtual este un spatiu de lucru fara pereti, fara granite creat pr (virtual workplace) aportul tehnologiei informationale si de comunicatii. El permite lucrul n orice moment al zilei, n orice locatie si leaga oamenii si informatiile indiferent unde se gasesc. 10 Prin utilizarea tehnologiei de comunicatii , indivizii pot sa lucreze ntr -o ocatie diferita de sediul central. l lucrul la distanta (telecommuting si de utilizarea Legat de sau teleworking) tehnologiei de comunicatii pentru a face legatura ntre diferite locatii si sediul central, a aparut si conceptul de lucrator de la distanta (t elecommuter sau . Prin telelucrator se ntelege o persoana care lucreaza pentru o teleworker) organizatie, fie de acasa fie din alta locatie satelit, cel putin o parte din timpul de lucru si care este conectata cu sediul central prin intermediul unei form e de tehnologie de comunicatie. Conceptele de spatiu virtual si lucru la distanta se 11 focalizeaza pe utilizarea tehnologiei de comunicatii fax, posta electronica, posta vocala, software pentru videoconferinte pentru a permite oamenilor sa - si desfasoare l ocupa o locatie diferita de sediul sarcinile legate de postul pe care, ntrcentral. Chiar daca teleworkingul cunoaste o multitudine de stiluri si de modele de organizare, cele mai importante de mentionat sunt telecomunitatile. telecmunitatile sunt birourile de tip satelit, aflate la domiciliul lucratorului , care se conecteaza cu sediul central. ntr- un sistem de lucru la distanta (teleworking) poate lucra orice organizatie sau orice telelucrator care presteaza o activitate ce se preteaza la un de sistem. Telelucratorii pot fi divizati n doua astfel categorii : cei care lucreaza n exteriorul organizatiei deoarece situatia este ceruta de munca pe care o desfasoara spre exemplu multi agenti de vnzari trebuie sa se deplaseze n birourile clientilor n loc sa le astepte telefoanele de la birou; 27

in

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski cei care pot lucra departe de sediul central deoarece n ndeplinirea sarcinilor nu conteaza locul n care si desfasoara munca. Un aspect deosebit de important, legat de introducerea lucrului la distanta ntr organizatie, este infrastructura si costurile acesteia . Din infrastructura informationala nu trebuie sa lipseasca: -o

sistemul de comunicatii modern Internet de mare viteza , servere performante, telefonie fixa si mobila , video- conferinta, audio ta etc.; conferin sistemul informatic de management al documentelor, al activitatilor si de monitorizare a telelucratorilor; sistemul colaborativ de lucru. COMERTUL ELECTRONIC G) Succesul spatiului de lucru virtual si al muncii la distanta depinde, n parte, de abi litatea organizatiei de - a face afaceri n mod electronic. Azi, cel mai la moda termen pentru desfasurarea electronica a afacerilor este comertul electronic . Pentru o organizatie, comertul electronic include: realizarea tranzactiilor cu clientii prin inter mediul Internet-ului; realizarea tranzactiilor cu alte organizatii prin intermediul schimbului electronic de date (Electronic Data Interchange EDI) si Internetului ; transferul electronic de fonduri (Electronic Funds Transfer EFT); scanare competitiva colectarea de informatii legate de piata, clienti, concurenti; distribuirea de informatii despre clientii actuali si potentiali prin intermediul publicitatii personalizate , realizate prin Internet. Pe plan mondial, comertul electronic nu mai constituie doar o simpla modalitate ce permite organizatiilor sa se concentreze asupra eforturilor de - a cstiga noi clienti si dea raspunde ct mai bine exigentelor acestora. n prezent, n special n tarile dezvoltate din punct de vedere economic, comertul electron ic a devenit chiar o componenta principala a politicilor de dez voltare a guvernelor . Prin masurile luate la nivel guvernamental de catre tarile puternic industrializate, n vederea stabilirii unor reglementari unice n ceea ce priveste realizarea tranzacti ilor comerciale pe comertul electronic a devenit o componenta fundamentala a suport electronic, comertului mondial . Accesibilitatea tehnologiilor informationale legate de Internet, 28

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski costul relativ scazut al acestora si relativa independenta de tehnologiile clasice, permit economiilor tarilor mai putin dezvoltate si organizatiilor din aceste tari sa se , integreze mai usor n acest nou domeniu de activitate si sa realizeze afaceri prospere. LUCRATORII INFORMATIZATI INTELIGENTI H) Lucratorii informatizati inteligenti ( implica ceva mai knowledge worker computing) mult dect simpli utilizatori ai unor procesoare de texte, foi de calcul tabelar utilizate pentru a calcula un buget sau pentru a realiza niste grafice sau dect simpli utilizatori ai unor programe dezvoltate de catre altcineva. Un lucrator ce implica utilizari mai complexe ale tehnologiei informatizat inteligent are sarcini i nformationale si de comunicatii. Sarcinile vizeaza: realizarea unor baze de date personale, care sa contina informatiile de c are acestia au nevoie; realizarea unui site Web prin intermediul caruia clientii sa poata comanda produse si servicii; dezvoltarea unor aplicatii computerizate personale, care sa -i ajute n fundamentarea deciziilor; evaluarea tehnologiilor hardware pentru a determina care dintre acestea este recomandata ntr o anumita situatie; utilizarea instrumentelor de telecomunicatii etc. Putem afirma ca, n viitor, succesul unei organizatii va depinde, n mare masura, de capacitatea acesteia de- a utiliza lucratori informatizati inteligenti. Lucratorii informatizati inteligenti, n combinatie cu factori de alta natura, au generat schimbari foarte importante n organizatii si au adus multiple avantaje pentru acestea. NOTE REFERINTE BIBLIOGRAFICE 1. C.S. Parker Management Information Systems Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 21 2. Gh. Pisau, C. Toma, I. Mihailescu Elaborarea si introducerea sistemelor informatice, Editura Tehnica, Bucuresti, 1975, p. 23 Editura Economica, Bucuresti, 1999, p. 3. O. Nicolescu, I. Verboncu Management, 241 4. R. Reix Systems dinformation et management des organisation, Vuibert, Paris, 1995, p. 46 5. C. Russu Management, Editura. Expert, Bucuresti, 1996, p. 127 Sistemul informational managerial al organizatiei, 6. O. Nicolescu, coord. Economica, Bucuresti, 2001, p. 26 -27 29 SI

Editura

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski 7. C.S. Parker op. cit, p. 12 How Information Gives You Competitive Advantage. 8. M. E. Porter, V.E. Millar Harvard Business Review, iulie-august, 1985, p. 149-160 y Go Online 9. G. McWilliams Small Fr n Business Week, 20 noiembrie, 1955, p 158-164 M. Keohan The Virtual Office: Impact and Implementation, n Business Review, 11 septem brie, 1995, p. 95-98 J. Langhoff Telecommute America, n Fortune, 30 octombrie, 1995, p. 229-235 Lungu, Gh. Sabau, M. Velicanu, M. Muntean, S. Ionescu, E. Posdarie, D. Sandu 12. I. Sisteme informatice . Analiza, proiectare, implementare, Editura Economica, Bucuresti, 2003 K. C. Laudon, J. P. Laudon Management Information Systems: Organization & Technology in the Network Entreprise, Prentice-Hall, 2000 Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, 14. D. Oprea Polirom, Bucuresti, 1999 Gh. Orzan Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus, Bucuresti, 2001 I. Radu, M. Ursacescu, F. Ionita Informatica pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2001 17. V. Savolainen Perspectives of Information Systems, Springer-Verlag, New York, 1999 E. Turban Information Technology for Management Making Connections for Strategic Advantage, John Wiley & Sons, 2000

10. 11.

13.

Editura

15. 16.

18.

C.S. Park er Management Information Systems Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 1 21 Gh. Pisau, C. Toma, I. Mihailescu Elaborarea si introducerea sistemelor informatice, Editura Tehnica, Bucuresti, 1975, p. 23 3 O. Nicolescu, I. Verboncu Management Editura Economica, Bucuresti, 1999, p. 241 Systems dinformation et management des 4 R. Reix organisation, Vuibert, Paris, 1995, p. 46 5 C. Russu anagement, Editura. Expert, Bucures ti, 1996, p. 127 6 C.S. Parker op. cit, p. 12 7 O. Nicolescu, coord. Sistemul informational managerial al organizatiei, Editura Ec onomica, Bucuresti, 2001, p. 26-27 8 M. E. Porter, V.E. Millar How Information Gives You Competitive Advantage. n Harvard Business Review, iulie-august, 1985, p. 149-160 9 G. McWilliams Small Fry Go Online n Business W eek, 20 noiembrie, 1955, p 158-164 The Virtual Office: Impact and Implementation, n Business Review, 1 0 Martin Keohan 1995, p. 95-98 Telecommute America, n Fortune, 1 1 June Langhoff 30 octombrie, 1995, p. 229-235
2

11 septembrie,

30

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

C U RSU L 4 + C UR SUL 5

CAPITOLUL C A P I T O L U L 2 2

SRR OLU U L

S I L L OC C UL L S SI IS ST T EM UL L UI I IN NF FO O RM M ATI I C AN A A CT T IVIT T AT T EA M AN NA AG G ER R IA A LA

2.1 CONSIDERATII PRIVIND ORGANIZAREA ACTIVITATII INFORMATICE 2.2 CONSIDERATII PRIVIND INSTRUIREA MANAGERILOR , N CALITATEA LOR DE UTILIZATORI FINALI AI SISTEMELOR INFORMATICE 2.3 ASISTAREA MANAGERILOR N UTILIZAREA SISTEMELOR INFORM ATICE

31

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

CONSIDERATII PRIVIND ORGANIZAREA ACTIVITATII INFORMATICE 2.1 n ceea ce priveste aplicarea tehnologiei informationale si de comunicatii la nivelul organizatiei, se pot identifica doua irectii d : informatica n calitate de activitate de baza a unei organizatii caz n care ne referim la organizatiile care dezvolta programe computerizate, proiectare asistata de calculator, productie grafica, tehnoredactare, editare video, conducere automatizata a proceselor, productie automatizata etc.; informatica n calitate de mijloc de sprijinire a activitatilor de baza ale unei organizatii caz n care ne referim la procesarea tranzactiilor, informarea area activitatilor de birou, sprijinirea managementului, sprijinirea deciziilor, automatiz managementului documentelor, etc. n ceea ce priveste si la care se realizeaza informatizarea putem nivelul de integrare scara distinge: aplicare punctuala informatizarea prin crearea unor sisteme neintegrate refera la crearea unor insule informatizate grefate pe functiunile organizatiei care se spre exemplu informatizarea activitatii contabile, de productie etc. ( ) sau pe compartimente/departamente (spre exemplu informatizarea departamentului personal, compartimentului desfacere etc.); informatizarea prin crearea unor sisteme partial integrate pe orizontala acelasi nivel de management) sau pe verticala (la nivelul functiunilor organizatiei); informatizarea prin sisteme total integrate (informatizare globala) pe orizontala si verticala, cu rolul de a sprijini ntreaga activitate a organizatiei. STRUCTURA ORGANIZATORICA A DEPARTAMENTELOR 2.1.1 DE INFORMATICA Departamentele de informatica pot fi organizate n functie de : ivitate de baza sau n calitate de suport pentru modul de utilizare a informaticii activitatile de baza ale organizatiei; modul n care se realizeaza informatizarea organizatiei punctual (neintegrat), partial integrat sau global (integrare totala); marimea, repartizarea geografica si puterea financiara a organizatiei ; cultura organizationala si cultura manageriala vis de informatica si informatizare. vis-Fiecare organizatie, n parte, poate sa si dezvolte, pentru a desfasura activitati informatice, propria structura organizatorica are o considera ca fiind cea mai potrivita cu profilul si , pe c 32 ca act

(la

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski activitatile ei. Organizatiile trebuie sa tina seama de faptul ca, aceste structuri organizatorice trebuie sa fie flexibile si sa se adapteze rapid la fluctuatiile mediului exogen. cialitate ofera, n acest sens, o serie de exemple (figura nr. 2.1; figura nr. 2.2 Literatura de spe si figura nr. 2.3). Directorul Directorul departamentului departamentului informatic informatic
Asistentul directorului Directorul dezvoltarii operational sistemelor Directorul Directorul suportului tehnic Suport de productie Suport sisteme Secretariat

Directorul Proiectare si analiza dezvoltarii sisteme - sef

- sef - sef - analist sisteme-senior - analist sisteme - analist proceduri si aprovizionare metode

- dispecer

programator sisteme sistemelor

- bibliotecar

- sef proiectare

- list ana comunicatii

- functionar controlor Alte suporturi - functionar - administrator DATABASE

- analist de cercetari

functionar

organizator
operationale

- analist DATABASE - functionar paza Operatori echipamente - functionar standarde - specialist - sef Programare - supraveghetor de

documentarist schimb - programator senior - redactor tehnic - operator consola - programator - coordonator pregatire - programator personal - supraveghetor ntretinere introducere date - programator ucenic - operator introducere date - operator ucenic

- operator periferice

Figura nr. 2.2 Organigrama tipica pentru un departament de informatica al unei mari firme din SUA 1

33

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

CIO

Legenda: Sistem informatic CIO Chief Information Officer Centrul Activitati Centrul informational informatizate

Asigurarea Dezvoltarea calitatii sistemului

informational

Manager de produs

Traineri

Consultanti

Tehnicieni

1 Tip de structura organizatorica pentru un departament Figura. nr. 2. de sisteme informatice 2 Prezentam n continuare o structura de organizare a departamentului de informatica dintr organizatie mare din Rom nia. -o

Departament informatica
Legenda TP total personal PC personal conducere PC M 1 M - muncitori 1 TP 27

Atelier

Colectiv Atelier

Atelier proiectare 2

proiectare 3 administr. retele proiectare 1 Den. Functiei Nr. Den. Functiei Nr. Den. Functiei Nr. Den. Functiei Nr. Sef atelier 1 Sef atelier 1 Sef atelier 1 Administrator retea 1 Programator 2 Programator 2 Programator 2 Ing. software 1 Programator Programator Programator ajutor 1 Electromec. ajutor 1 ajutor 1 retele 1 Operator 4 Operator 4 Operator 5 TOTAL 8 TOTAL 9 TOTAL 8 TOTAL 3

departament de informatica Figura nr. 2.3 Organizarea unui o organizatie mare din Romnia ntr34

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Fiecare dintre componentele structurale are stabilite obiective clare, pe care trebuie sa le cunoasca si sa le ndeplineasca. Diagramele de relatii care trebuie sa existe n toate tiile surprind relatiile departamentului inform atic cu toate celelalte departamente organiza din organizatie. competentele si responsabilitatile se stabilesc n mod diferentiat Obiectivele , sarcinile , pentru fiecare categorie informatizata din cadrul organizatiei si se prevad, n m od formal, n fisa postului . La stabilirea acestor aspecte trebuie sa se tina seama de urmatoarele specialistii n informatica si utilizatorii informatizati. categorii de personal: Specialistii n informatica. Specialistii n informatica si desfasoara, de regula, activitatea n cadrul departamentului de informatica, dar care activeaza, adesea, si la nivelul altor departamente. Obiectivele, sarcinile, competentele si responsabilitatile se stabilesc diferentiat, pe urmatoarele subcategori i de personal: manager cu informatica, manager de proiect informatic, analist, programator, analist-programator, inginer de sistem, administrator de retea, adm inistrator baza de date, administrator Web, analist-programator ajutor, operator; formatizati manageri si simpli angajati. utilizatorii in Pentru utilizatorii de sisteme informatice, sarcinile, competentele si responsabilitatile legate de informatica se informatica. stabilesc n completarea celor aferente postului de specialitate nonCRATORI, IMPLICATI N NTRETINEREA SISTEMELOR INFORMATICE DEZVOLTAREA SI 2.1.2 CATEGORII DE LU UTILIZAREA,

Utilizarea, dezvoltarea si ntretinerea sistemelor informatice necesita implicarea unor fiecare cu competente, sarcini si responsabilitati bine categorii foarte diverse de personal precizate. Aparitia noilor tehnologii informationale a condus la schimbari radicale ale sistemelor informationale si a afectat modul n care oamenii si gestioneaza carierele n domeniul sistemelor informationale (Informational Systems . n ultimii ani, n domeniul IS au aparut IS) meserii noi, ceea ce impune ca departamentele de informatica sa se reorganizeze ori de cte ori este nevoie, pe masura ce se produc schimbari n mediul exogen si endogen. n toate organizatiile indiferent de mar lucratorii inteligenti detin un rol din ce n ce imea lor Lucratorii inteligenti (knowledge worker) se bazeaza pe cunostinte, talent, mai important. judecata de valoare, pentru a contribui la prosperitatea organizatiei. Personalul IS face parte, itate, din categoria fortei de munca inteligente. Pe de sunt lucratori n total -o parte ei inteligenti , iar, pe de alta parte, ei sprijina munca altor lucratori inteligenti . n continuare, sunt prezentate principalele categorii profesionale implicate : 1) Managerul cu informatica. Managerul cu informatica este persoana care previzioneaza, organizeaza, coordoneaza, antreneaza si controleaza toate activitatile legate de informatica, care se desfasoara n organizatie. El este responsabil de 35

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski tamentului IT si, mai mult, el trebuie sa asigure o managementul diviziei sau depar legatura puternica ntre tehnologia informationala, sistemul informational si strategia de ansamblu a organizatiei. Managerul cu informatica este responsabil de succesul proiectelor care vizeaza implementarea unor noi tehnologii informationale si proiectarea/reproiectarea/modernizarea unor sisteme informatice care sa sprijine realizarea scopurilor si obiectivelor organizatiei si sa i permita acesteia care obtinerea unui avantaj competitiv (pret, calitate) . n organizatiile mici, managerul cu informatica poate ndeplini sim ultan si alte roluri: programator, inginer de sistem, administrator de retea etc. analistn nomenclatorul de profesiuni din SUA, pentru managerul cu informatica ntlnim mai multe denum iri: CIO (Chief Information Officer) , IS Manager (managerul serviciului/departamentului informatic), Computer System Manager (managerul sistemului informatizat) etc. Managerul de proiect este persoana care se ocupa de toate 2) Managerul de proiect. implicate de conducerea unui proiect informatic de anvergura. El nu aspectele trebuie sa se ocupe numai de aspecte legate de ciclul de viata al dezvoltarii planificare, analiza, proiectare, codificare aplicatii si proiectului informatic implementare, ci trebuie sa gestioneze optim si resursele proiectului : buget, timp, oameni. Mai mult, managerul de proiect trebuie sa fie adezivul, care tine mpreuna echipa de proiect. Proiectele de informatizare au drept scop introducerea pe scara larga a informatizarii, ceea ce presupune, desigur, schimbarea unor activitati/sarcini/lucruri. Ca urmare, managerul de proiect trebuie sa faca fata si riscului gestionarii unor asemenea schimbari. n acest context, el trebuie sa posede, pe lnga cunostinte solide n informatica, si: nostinte legate de managem entul proiectelor; cu a ntelege aspectele financiare legate de proiect si implicatiile abilitatea dedeciziilor luate; a ntelege relatiile dintre diferitele activitati/sarcini/lucrari ce abilitatea dealcatuiesc proiectul; si asuma riscuri; capacitatea de aabilitati de lider, diplomat si coordonator; abilitati de a comunica si de a lucra n echipa, astfel nct sa si poata exercita controlul asupra schimbarilor care apar. care analizeaza problema propusa spre rezolvare, 3) Analistul. Analistul este persoana realizeaza schema logica si schiteaza algoritmii globali de rezolvare. El are studii superioare de specialitate sau studii postuniversitare n domeniul respectiv. 4) Programatorul. Programatorul este persoana care transpune, ntr-un program executabil, rezultatul fazei de analiza (practic ceea ce a realizat analistul). El are studii superioare de specialitate sau studii postuniversitare de specializare n domeniul respectiv. 36

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski programator cumuleaza, de fapt, cele doua 5) Analistul-programator. Analistulcategorii anterior prezentate (analistul si programatorul). De regula, la proiectele mici, nzestrat cu o viziune larga si cu o ntelegere completa, globala, a programatorul activitatilor ce se desfasoara n organizatie zeaza si analiza ce este cel care reali precede programarea. a asculta cu atentie, de a interpreta si ntelege care sunt nevoile Capacitatea deor, este vitala pentru analisti. Analistii constituie, adesea, liantul ntre utilizatoril program atori si utilizatori. Spre deosebi re de programatori, care nu au prea multe contacte directe cu utilizatorii, analistii de sistem trebuie sa aiba interactiuni multiple colaborarea este vitala . Tot mai frecvent, sunt ceruti cu diferite grupuri. Pentru ei, specialisti care sa prezinte abilitati specifice att analistilor ct si programatorilor. Ca urm are, ei trebuie sa aiba cunostinte foarte solide n programare si, n plus, sa fie capabili sa analizeze si sa nteleaga imaginea globala a organizatie si a proiectarii i stfel nct acestea sa fie pliate pe necesitatile utilizatorilor sistemelor informatice, a manageri sau simpli angajati. 6) Inginerul de sistem. Inginerul de sistem este persoana care are rolul de-a asigura functionarea, n bune conditii, la parametrii proiectati, a sistemelor de c alcul calculatoare si periferice. El este absolvent al unei facultati tehnice, de regula de calculatoare. Specialistul n retele. n retele trebuie sa posede cunostinte foarte 7) Specialistul solide legate de toate aspectele care privesc retelele de calcul atoare: managementul retelei, ntretinere si performante. De la instalarea retelei si pna la asigurarea functionarii ei la param etrii proiectati, specialistii n retele sunt implicati ntr -o m are diversitate de activitati. Ei trebuie sa cunoasca si sa nteleaga foarte bine reteaua si sa fie capabili sa diagnosticheze si sa hardware, software, sisteme de operare rezolve corespunzator problemele. Multe sisteme client/server si proiecte necesita profesionisti cu multa experienta n retele. n cadrul categoriei de specialisti n retele administratorul de retea managerul de retea se distinge sau , care este persoana responsabila cu gestionarea retelei de calculatoare: instalare si configurare statii de lucru si aplicatii; drepturi de acces ale utilizatorilor etc. Acesta are studii superioare de specialitate sau studii postuniversitare de specialitate n domeniul respectiv. domeniul bazelor de date exista, la ora actuala, mai 8) Expertul n baze de date. n proiectanti si multe cariere care cuprind: ai bazelor de date, programatori administratori ai bazelor de date. Administratorul bazei de date este cel care administreaza sistemele de baze de date de dimensiuni mari. El proiecteaza structura; defineste si gestioneaza obiectele bazei de date si relatiile dintre ace stea; urm areste si optim izeaza performanta bazei de date; defineste schemele de acces ale utilizatorilor la aplicatii si date etc. De regula, administratorul bazei de date se ntlneste numai n organizatiile care beneficiaza de baze de date foarte m ari (zeci si sute de GB sau chiar TB). n ultimul timp, n domeniul bazelor de date au aparut si posturi noi, foarte provocatoare: specialist n depozite de date expert n baze de 37

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski care integreaza bazele de date cu Web posede: cunostinte solide n domeniul bazelor de date; cunostinte solide n domeniul interfetelor cu utilizatorii; cunostinte solide n domeniul problemelor legate de securitate; cunostinte solide n domeniul aspectele legate de calitate; abilitatea de-a integra mai multe sisteme; o buna ntelegere a afacerii, n ansamblu; abilitatea de-a furniza utilizatorilor datele de care au nevoie, pentru ca acestia sa si poata desfasura cu succes, sarcinile circumscrise postului. Specialistul Web si specialistul n comert electronic ul si comertul 9) electronic au deschis calea unui numar mare de cariere provocatoare, care nu existau acum ctiva ani. Acestea includ dezvoltarea si ntretinerea de proiectarea, pagini Web; integrarea paginilor Web cu alte aplicatii din organizatie; asigurarea securitatii paginilor Web si procesarea tranzactiilor procesate de Web . O serie dintre aceste posturi necesita pe lnga cunostintele tehnice legate de Web, Internet, retele si baze de date si o mare doza de creativitate si talent artistic. 10) Analist-programator asistent. Analistul-program ator asistent este persoana care sprijina analistul programator sau care, n unele cazuri simple, desfasoara chiar ea activitati de analiza si program are. Analistul -programator asistent are studii medii de specialitate (liceu de informatica) sau studii postliceale de specializare n domeniul respectiv. Operatorul este persoana responsabila cu introducerea primara a 11) Operatorul. datelor n calculator. Operatorul este, de regula, cu studii medii, absolvent al unui curs de operatori calculatoare. 12) Utilizatorul. Utilizatorul manager sau simplu angajat este persoana care utilizeaza sistemele informatice existente n organizatie. Pentru a putea mnui tionala si de comunicatie, instrumentele impuse de noua tehnologie informa utilizatorul informatizat trebuie sa posede suficiente cunostinte n acest domeniu. Cu toate acestea, el nu trebuie sa aiba o pregatire de specialitate n domeniu, care sa fie obtinuta, n mod oficial, prin absolvirea unei universitati n dom eniu sau a unor cursuri de specializare. Utilizatorul poate fi autodidact sau poate obtine cunostintele necesare facnd apel la specialistii n informatica, care activeaza n cadrul organizatiei. 2.1.3 CONCEPTUL DE UTILIZATOR FINAL INFORMATIZAT ca dorim sa vorbim despre evolutia acestui concept ai sistemelor informatice, este interesant sa Da a conturat nca din anii surprindem 38 utilizatorii finali de-a lungul anilor. Termenul sul. Toti specialistii trebuie sa date Web -

. Internet-

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski 50, odata cu comercializarea serviciilor de calculatoare. Initial, util izatorii finali, erau doar beneficiari ai rezultatelor prelucrarii automatizate a datelor . Doar mai trziu, ei au nceput sa fie implicati doar n mica masura ce-i drept la nceput n introducerea datelor de la distanta, anii 80, IBM a lansat productia de n regim de teleprelucrare . n microcalculatoare si, odata cu aparitia acestora, a nceput sa se contureze categoria de utilizatori cunoscuta n literatura de specialitate sub denumirea utilizatori finali informatizati (computing end-user) . vul informatizati nu releva numai faptul ca mijloacele de tratare a informatiilor cu Calificati care lucreaza sunt inform atizate, ci si cunostintele de informatica pe care acestia trebuie sa le posede. n prezent, nivelul cunostintelor de informatica necesare utili zatorilor a crescut semnificativ fata de anii precedenti. Ce anume a facilitat progresul cunostintelor legate de informatica? Includerea n programele scolare a conceptelor de baza legate de . n tarile dezvoltate economic, aceasta tendinta a nceput sa se informatizare dezvolte deja n urma cu cteva decenii. n ultimii ani, tot mai multe scoli, licee si universitati din Romnia au nceput sa fie dotate cu tehnica moderna de calcul cumparata sau provenita din donatii si sponsorizari. Cu toate ca nu exista nca o disciplina suficient de riguroasa n utilizarea calculatoarelor acestea fiind adesea utilizate de catre elevi mai m ult pentru jocuri si mai putin pentru alte aspecte concrete cuprinse n programele de nvatamnt totusi, putem sustine, fara tea a gresi, ma deca s a nregistrat un imens pas nainte. De ce? Pentru ca, chiar daca la nceput se joaca, multi dintre vor sfrsi prin a utiliza calculatorul si n alte scopuri. Chiar elevi daca am presupune ca unii ar ramne la stadiul de joaca, tot este un pas nainte, dat fiind faptul ca, cel putin, va disparea teama de calculator si, mai trziu, cnd se vor maturiza, vor fi mai deschisi sa nvete sa l utilizeze si n alte scopuri. n prezent, un numar tot mai mare de indivizi sunt deprinsi, nca de pe bancile scolii, cu tainele informaticii. Ca urmare, acestia o vor mbratisa, o vor utiliza si integra cu mai putine sau executanti rezerve, n activitatea lor, n momentul n care vor ajunge manageri Existenta unui numar, din ce n ce mai mare, de centre de pregatire n informatica . Centrele de pregatire n informatica si aduc un aport substantial la manageri sau simpli angajati. Centrele de pregatire informatizarea utilizatorilor beneficiaza, de regula, de lectori care, pe lnga faptul ca stapnesc foa rte bine poseda si abilitati pedagogice. Ca urmare, transferul de problem ele de specialitate, cunostinte de la specialisti catre utilizatori se realizeaza n conditii optime. Programele informatizate, echipate cu componente HELP foarte bine puse la foarte usor de nteles, de accesat si manevrat. punct, n trecut, help-urile care nsoteau programele computerizate erau foarte putin practice si, mai mult, nici unul din programele realizate de producatorii de software din strainatate nu era tradus n romneste. Dat fiind faptul ca relativ putini manageri si angajati cunosteau engleza informatica, continutul programelor si help urilor nu era pe ntelesul lor. n prezent nu 39

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski mai exista acest handicap, deoarece majoritatea software-ului este tradus n limba romna. Facilitarea accesului la calculatoare pentru tot mai multe persoane . n prezent, calculatoarele nu mai sunt centralizate la nivelul unui centru de calcul, ci sunt raspndite n toata organizatia, astfel nct sa aiba acces la ele ct mai multi utilizatori. Utilizatorii finali informatizati difera ntre ei, n ceea ce priveste cunostintele de informatica pe care le poseda. Astfel, se pot distinge mai m ulte categorii de utilizatori finali informatizati : cei care poseda cunostinte dobndite din scoli si lic ee n care s-a studiat informatica, fara ca aceasta sa constituie profilul de baza al pregatirii scolare; cei care poseda cunostinte dobndite prin absolvirea unor licee cu specialitatea informatica ; cei care poseda cunostintele din facultati n care s tudiat informatica, fara ca aceasta sa constituie profilul de baza al pregatirii scolare; cei care poseda cunostinte dobndite prin absolvirea unei facultati cu profil informatica calculatoare, matematica informatica, informatica economica, : si informatica de gestiune etc.; contabilitate cei care au urmat cursuri postliceale sau postuniversitare de specializare n informatica; cei nealfabetizati n domeniul informaticii si care sunt obligati prin natura sarcinilor sa foloseasca calculatoarele. Acestia sunt inclusi, mai mult sau mai care le revin putin cu voia lor, n categoria potentiala a utilizatorilor finali informatizati. 2.1.4 EXTERNALIZAREA SERVICIILOR INFORMATICE Specialistii sustin ca prin n literatura americana de 3 externalizare outsourcing se ntelege renuntarea de catre o organizatie la a realiza n cadrul sau anumite specialitate procese de munca, mai putin importante, diminundu si complexitatea activitatilor manageriale si operationale n vederea concentrarii asupra activitatilor -cheie, determinante pentru performantele sale. Atunci cnd o organizatie apeleaza la externalizare, este esential sa se evite includerea, n sfera externalizarii, a activitatilor de baza. n acest sens, se recomanda sa fie externalizate numai activitatile auxiliare, anexe si administrative . Externalizarea activitatilor unei organizatii face posibil ca pentru organizatie sa lucreze un ntreg arsenal de specialisti interni sau externi acesteia. Una dintre formele cele mai raspndite de externalizare a activitatilor este externalizarea informationala . Primul pas spre externalizarea informationala consta n identificarea 40

-a s

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski activitatilor informationale care nu fac parte din categoria activitatilor de baza si care, prin externalizare, pot fi realizate cu costuri mai reduse . Legat de dezvoltarea unui sistem informatic sau a anumitor componente ale acestuia pot optiuni si anume: exista mai multe selfsourcing dezvoltarea n interiorul organizatiei, de catre lucratorii inteligenti informatizati; insourcing dezvo ltarea n interiorul organizatiei, prin aportul specialistilor IT din organizatie; externalizare (outsourcing ) dezvoltarea n exterior, de catre alte organizatii. Evolutia tehnologiei informationale si de comunicatii, n special dezvoltarea Internet -ului, a declansat un nou fenomen: majoritatea organizatiilor cauta, n prezent, sa li se furnizeze tehnologia informationala n acelasi mod n care li se asigura lumina, gazul, telefonul. n ultima perioada, externalizarea activitatilor/proceselor legate de s istemele informatice constituie o tendinta care s -a extins enorm n lumea afacerilor. Companiile de outsourcing informational, furnizeaza, n prezent, o gama larga de servicii m ail si aplicatii de de la ebirou, pna la dezvoltarea si implementarea unor sisteme informatice integrate. Presiunile, din ce n ce mai mari, din lumea afacerilor, au facut ca organizatiile care detin sau care doresc sa detina componente IT sa apeleze, tot mai frecvent, la externalizare, transfernd catre o terta persoana a sau juridica fizic sarcinile noncritice sau pe cele care depasesc competentele din cadrul organizatiei. n actualul context international de globalizare a afacerilor, externalizarea informationala constituie un pion deosebit de important n prezentul si viitorul organizatiilor. La ora actuala, n practica, ntlnim mai multe tipuri de externalizare informationala : . Externalizarea platformelor IT se refera, n s 1) Externalizarea platformelor IT la hardware si servicii de securitate si recuperare a date la lor pierdute. Externalizarea informatizarii proceselor de afaceri si a informatizarii 2) functiunilor organizatiei . Externalizarea informatizarii proceselor sau functiunilor se refera la preluarea, de catre o alta organizatie, a unui proces complet (spre mplu gestionarea stocurilor sau gestionarea vnzarilor) sau a unei functiuni a exe organizatiei (spre exemplu finante -contabilitate, personal etc.). n acest caz, responsabilitatile legate de procesul sau functiunea respectiva cad n sarcina rvicii informationale. Exista si organizatii care considera ca este furnizorului de se avantajos sa externalizeze n ntregime problemele legate de informatizare. n acest externalizare informationala completa (full outsourcing). caz este vorba de Externalizarea aplicatiilo . Externalizarea aplicatiilor se refera la organizatiile care 3) r apeleaza la alte firme care sa le furnizeze aplicatii computerizate, sa le administreze 41

pecial,

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski aplicatiile computerizate si/sau sa le asigure ntretinerea acestora. n cazul externalizarii aplicatiilor exista: Furnizorii si administratorii de aplicatii computerizate a) sunt firmele care dezvolta si ruleaza aplicatii specifice si furnizeaza servicii utilizate n comun de mai multi utilizatori. Externalizarea dezvoltarii aplicatiilor caz n care aplicat b) iile sunt dezvoltate de catre terti, iar pentru administrarea acestora se poate apela la una dintre urmatoarele variante: (1) administrarea de catre organizatia beneficiara; (2) administrarea de catre furnizorul aplicatiilor; (3) admini strarea de catre o firma neutra. Externalizarea ntretinerii aplicatiilor se refera la ntretinerea aplicatiilor c) com puterizate la sediul propriu sau la sediul beneficiarului. n practica n tarile dezvoltate economic se ntlnesc tot mai frecvent firmele din prima furnizorii de aplicatii si servicii computerizate. n acest caz, pentru categorie, respectiv utilizarea aplicatiilor, beneficiarii platesc un abonament sau o taxa de utilizare. Furnizarea aplicatiilor, catre organizatia beneficiara, se poate realiza via Intern o retea et sau printrprivata. Aceasta solutie este deosebit de avantajoasa, dat fiind faptul ca investitiile initiale nu sunt mari, iar costurile sunt predictibile. Ca urmare, organizatiile si pot reorienta resursele spre alte investitii. n tarile dezvoltate economic, n functie de tipul contractelor ncheiate continut, durata, forma se ntlnesc trei forme de externalizare informationala sau outsourcing informational: si furnizorii pe baza de contracte ferme pe t parteneriatul, furnizorii multipli nr. 2.4). Parteneriat

ermen lung (figura

Forme de externalizare Furnizori pe baza de contracte ferme pe multipli termen lung Figura nr. 2.4 Forme de outsourcing informational (dupa O. Nicolescu) Specialistii sustin ca, n realizarea externalizarii informationale, trebuie respectate o serie de cerinte : 42
5 4

Furnizori

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski definirea riguroasa a tuturor aspectelor implicate de externalizarea informationala; continut specific, elaborarea, pentru fiecare externalizare, a unui contract avnd un datorita faptului ca fiecare angajament de externalizare difera de celalalt; xternalizarea inform ationala, unor experti n consultarea, nainte de-a se recurge la e domeniu; includerea obligatorie, n contract, a unei clauze de renegociere, dat fiind faptul ca, pe parcurs, pot sa apara aspecte imprevizibile; rmationale, a unei precizarea, n contractul ncheiat cu furnizorul de servicii info sa fie m otivat n , catre clauze de partajare a profitului, astfel nct furnizorul livrarea organizatie, a unor servicii avantajoase din punct de vedere a calitatii si pretului; abordarea externalizarii informationale ntr emica si contextuala -o viziune sist echilibrata, cu asigurarea unui efect sinergic si a unui avantaj competitiv (calitate, pret) pe termen lung. Externalizarea informationala ofera organizatiilor o serie de avantaje : obtinerea unor aplicatii de foarte buna calitate, rea lizate de personal calificat, cu experienta n domeniu; obtinerea unor servicii de foarte buna calitate firma care furnizeaza asemenea ( servicii le presteaza, de regula, mai bine dect le ar putea presta organizatia beneficiara ); ica la maxim um profesionalismul si experienta firmei posibilitatea de-a valorif furnizoare de solutii informatice si servicii; acces la consultanta specializata; acces la training" n utilizarea solutiilor informatice achizitionate sau nchiriate; aplicatii si a unui sistem informatic cu performante posibilitatea de utilizare a unor sporite; nvestitiile initiale sunt modeste, iar reducerea costurilor, controlul riguros al acestora (i ) si utilizarea resurselor financiare n realizarea altor costurile sunt predictibile portanta strategica pentru organizatie; obiective, de im posibilitatea nchirierii de aplicatii performante, dar totodata costisitoare si care sunt inaccesibile organizatiilor mici si m ijlocii sau celor care au alte prioritati investitionale. Aplicatiile de tip ERP (Enterprise Resource Planning) si CRM (Customer Relationship Management) sunt foarte complexe, dar, n acelasi timp, si foarte costisitoare. Ca urmare, sunt foarte putine organizatii care si permit dezvoltarea sau achizitia unor asemenea solutii. n acest context, organizatiile care nu dispun de resursele financiare necesare achizitionarii sistem elor informatice de tip ERP si/sau CRM, dar care doresc sa lucreze n mod profesional, prin utilizarea unor astfel de aplicatii, pot apela la varianta nchirierii serviciilor respective; gestionarea mai buna si m ai completa a resurselor umane; scurtarea tim pului n care aplicatiile inform atizate devin disponibile efectiv, pentru a fi utilizate; 43

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski partajarea riscurilor legate de solutiile informatice si de service ntre organizatia beneficiara si cea furnizoare; a beneficia, n permanenta, de ultimele versiuni ale programelor posibilitatea decomputerizate, cu actualizari la zi ale aplicatiilor ( upgrade); concentrarea organizatiei asupra principalelor ei activitati. ATII PRIVIND INSTRUIREA M ANAGERILOR 2.2 CONSIDER UTILIZATORI FINALI AI SISTEMELOR INFORMATICE Succesul sau esecul unui sistem informatic depinde, ntr o foarte mare masura, si de pregatirea profesionala a managerilor, n calitatea lor de utilizato ri finali ai sistemelor informatice. n acest context, organizatiile trebuie sa puna accent pe instruirea corespunzatoare realizata prin diverse metode a utilizatorilor de sisteme inform atice. ASPECTE GENERALE PRIVIND INSTRUIREA N INFORMATICA A 2.2.1 MANAGERILOR n organizatiile din tarile dezvoltate economic , se pune un accent deosebit pe instruirea managerilor si a celorlalti utilizatori si, n acest scop, se cheltuiesc anual sume uriase. Instruirea m anagerilor trebuie sa fie adaptata la pregatirea lor de baza (background ul) si la tipurile de aplicatii pe care acestia trebuie sa le cunoasca n prezent si n perspectiva. Ca urmare, instruirea poate cuprinde: concepte de baza ale prelucrarii automatizate a datelor; concepte de baza ale sistem elor informa tice; cunostinte de baza despre baze de date si sisteme de gestiune a bazelor de date; cunostinte despre procesoare de texte, aplicatii de calcul tabelar si grafice; cunostinte legate de subsistemele informatice pe functiuni contabilitate, personal, marketing, etc.; cunostinte de baza n instalarea si securitatea sistemelor informatice; cunostinte de baza n dezvoltarea sistemelor informatice; cunostinte de baza despre managementul sistemelor informatice; cunostinte legate de retele interne si externe si comunicatii de informatii e-mail, pagini Web; cunostinte de management de proiect. 44 , N CALITATEA LOR DE

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Pentru instruirea managerilor si angajatilor, organizatiile pot face apel la mai multe metode : cursuri, seminarii, laboratoare, la care predau experti n domeniu si c are pot fi organizate n cadrul organizatiei ( respectiv la sediul organizatiei ai carei manageri si angajati trebuie instruiti) sau n exteriorul acesteia (la sediul firmei furnizoare a serviciilor de instruire); pregatire de specialitate realizata de catr e experti din cadrul organizatiei; nvatamnt la distanta prin intermediul calculatorului; instruire asistata de calculator; manuale interactive de instruire care combina lucrarile practice si seminariile cu instruirea asistata de calculator; componentele HELP ale programelor computerizate; casete video care cuprind cursuri de pregatire n domeniul informatic; sisteme interactive de televiziune; telecablu; multimedia etc. Poate ca una dintre cele mai bune forme de pregatire este ca organizatia sa apelez e la o firma de instruire cu traditie n domeniu . De ce? Pentru ca ntr o astfel de firma, lectorii nu vor fi nzestrati doar cu bogate cunostinte legate de hardware si software, ci si cu importante abilitati pedagogice . Sunt importante abilitatile pedagog ice? Evident! Un expert, orict este de bine pregatit n domeniul informaticii, nu reuseste sa transmita complet cunostintele, daca nu este nzestrat si cu abilitati pedagogice, respectiv daca nu stie cum sa transmita informatiile si cunostintele si daca nu stie cum sa i faca pe ceilalti sa simta informatica . Este evident faptul ca unii oameni au informatica n snge si o iubesc de la primul contact, n timp ce altii trebuie foarte bine ghidati si motivati pentru a o ntelege si a o accepta. Ca l care transmite cunostintele de informatica urmare, ce fie ele hardware sau software trebuie sa fie si si sa se poata pun . un bun pedagog psiholog e n pielea cursantului Num ai astfel, att procesul de transmitere a cunostintelor ct si procesul de asimilare a acestora se vor ncununa cu un succes. ASPECTE SPECIFICE LEGATE DE PREGATIREA N INFORMATICA A 2.2.2 MANAGERILOR N ORGANIZATIILE DIN ROMNIA n Romnia, foarte multe organizatii apeleaza, pentru pregatirea n informatica a m anagerilor si simplilor angajati, la metoda pregatirii acestora n cadrul organizatiei. n acest caz , ei pot aborda doua variante : 45

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski Sa apeleze la o firma de specialitate. 1) Aceasta, la rndul ei, poate preda cursurile: n incinta organizatiei beneficiare a) prin deplasarea furnizorului erviciilor de nvatamnt la beneficiar; s n incinta organizatiei furnizoare b) prin deplasarea beneficiarului la sediul organizatiei furnizoare a actului de nvatamnt; Sa apeleze la expertii din cadrul propriei organizatii 2) . atii apeleaza la prima varianta, deoarece se considera ca n Romnia foarte multe organiz timpul organizatiei beneficiare este mai bine gestionat (nu se mai pierde timp cu deplasarea beneficiarilor la institutia de nvatamnt . Totusi, aceasta varianta poate avea si o serie de ) dezavantaje: ar putea ca organizatia beneficiara a cursurilor sa nu fie echipata cu calculatoare la sfel de performante ca cele de care ar fi putut sa dispuna cursantii la sediul organizatiei furnizoare a actului de pregatire; ar putea ca locatia n care se tin cursurile sa nu fie la fel de primitoare ca cea sinstitutiei a actului de pregatire furnizoare ; ar putea ca, fiind n interiorul organizatiei n care si desfasoara activitatea, smanagerii si angajatii sa nu se poata detasa complet de problemele zilnice d e serviciu. Chiar mai mult, cunoscut fiind faptul ca se afla n incinta organizatiei, ar putea sa fie solicitati sa paraseasca cursurile pentru a rezolva anumite probleme de serviciu (pe care ar trebui, de altfel, sa le rezolve cei carora le -au fost delegate sarcinile n perioada respectiva). n Romnia, multi manageri sustin ca pentru a putea urma o pregatire nu au timpul necesar de specialitate n domeniul calculatoarelor, ca exista alte probleme mult mai presante si dect sa si piarda timpul studiind informatica. Pentru multi, nici macar nu mai importante este acesta adevaratul motiv. mai n vrsta se tem, nu numai sa se O serie de managerii apropie de calculator, ci si sa urmeze cursuri de specializare. De ce? De te ma ca nu pot a face fata noului, de teama ca nu pot asimila cunostintele si ca se fac de m inune n fata lectorilor si a colegilor. Desigur ca nu putem generaliza acest aspect, si trebuie sa admitem faptul ca exista si manageri care au o pregatire solida n domeniul informaticii, pregatire pe fie pregatindu care au dobndit-o fie apelnd la cursuri, de specializare autodidacti. Un alt aspect pe care ar trebuii sa l discutam este cel legat de simpli angajati. O parte dintre acestia se tem si ei de noile provocari, n timp ce altii doresc sa le faca fata, dar, din pacate, multi manageri considera ca banii nu trebuie irositi cu pregatirea profesionala, atta timp ct sunt alte arii mai importante care nghit resurse le financiare. Mai mult, adesea managerii invoca si faptul ca angajatii au alte activitati mai importante de realizat si nu au timp de pierdut cu cursurile. Ca urmare, o parte dintre utilizatorii finali informatizati, care doresc cu 46

-se singuri

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski adevarat sa stie sa utilizeze noile tehnologii informationale si nu pot beneficia de c ursuri de pregatire oferite de organizatie, apeleaza la una dintre urmatoarele modalitati : urmeaza cursuri de pregatire n acest domeniu, suportnd din propriul buzunar costurile ( uneori destul de piparate comparativ cu salariul ); nvata singuri , ajutndu- se de manuale oferite n comert, manuale oferite on-line pe Internet sau de help-uri. Pe lnga faptul ca managerii si simpli angajati ar trebui sa fie instruiti n utilizarea sistemelor informatice, acestora trebuie sa li se asigure si o asistenta permanenta . Sprijinul acordat poate lua diverse forme : consultanta de specialitate oferita de catre furnizorii de hardware sau software; consultanta de specialitate oferita de catre centrele de consultanta specializate n domeniu; manuale si alte materiale tipa rite; versiuni on- line ale materialelor tiparite; consultanta oferita de catre centrul informational. Problemele legate de instruirea managerilor si a simplilor angajati, acceptarea sau respingerea provocarilor lansate de noua tehnologie inform ationala si , n general, succesul sau esecul sistemului informatic, depind, n mod hotartor, si de cultura organizationala . Introducerea noii tehnologii informationale si de comunicatii, schimbarile intervenite n sistemul informational, pot conduce la schimbari formale si informale la nivelul ntregii organizatii . Schim barile formale pot afecta granitele compartimentelor si relatiile de munca dintre manageri si executanti. Schimbarile informale pot afecta relatiile de munca si relatiile sociale dintre angajati, normele de lucru si statutul acestora. Ca urmare, cei care dezvolta sistemele informatice trebuie sa colaboreze n permanenta cu viitorii utilizatori ai acestora, sa le afle propunerile si eventualele reactii la schimbari. Un sistem informatic, orict ar fi el de performant, se va dovedi a fi un esec, daca nu va fi sustinut de catre management si daca va fi evitat, respins si/sau sabotat de catre utilizatori. n concluzie, orice organizatie care doreste ca implementarea noii tehnologii informationale sa fie un succes, trebuie sa aiba o cultura organizationala si manageriala pro informatica Organizatia trebuie sa aiba angajati si manageri care sa sprijine informatizarea . nu numai formal, ci si din convingere si care sa doreasca, cu adevarat, ca informatizarea sa faca parte din munca si viata lor. din

47

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

NOTE SI REFERINTE BIBLIOGRAFICE 1. O. Nicolescu Management comparat, Editura Economica, Bucuresti, 1998, p. 399 2. J.A. Senn Information Systems in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company Inc., Belmont, California, 1987, p. 718 Managementul ntreprinderilor mici si mijlocii 3. O. Nicolescu Concepte, metode, aplicatii, studii de caz, Editura Teora, Bucuresti, 2001, p. 394 -395 4. O. Nicolescu (coord.) Sistemul informational managerial al organizatiei , Editura Economica, Bucuresti, p. 152 5. C. Saunders, M. Gebtt, Q. Hu Achieving Success in Information System Outsourcing n California Management Review, vol. 39, nr. 2, 1997 6. C.S. Parker Management Information Systems Strategy and Action, McGraw-Hill Publishing Company, New York, 1989 7. Crowley The Help Desk Gains Respect , n PC Week 10, 15 nov, 1993, p. 138 8. U. Gupta Information Systems: Success in the 21st Century, Prentice Hall, 2001 9. S. Haag, M. Cummings, J. Dawkins Management Information Systems for the Information Age, Irwin McGraw-Hill, 2002 10. D. Oprea Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, Bucuresti, 1999 M. Ursacescu Sisteme informatice: O abordare ntre clasic si modern 11. , Editura Economica, Bucuresti, 2 002 12. *** - Journal of Management Information Systems, colectia 1995 -2003 13. *** - Journal Information Technology & People , colectia 1995 -2003

48

CURS: dr.ing.ec. Hortensia Gorski

O. Nicolescu Management comparat, Editura Economica, Bucuresti, 1998, p. 399 1 2 J.A. Senn Information Systems in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company Inc., Belmont, California, 1987, p. 718 Managementul ntreprinderilor mici si mijlocii Concepte, metode, aplicatii, studii de caz, 3 O. Nicolescu Editura Teora, Bucuresti, 2001, p. 394 -395 Sistemul informational managerial al organizatiei , Editura Economica, Bucuresti, 4 O. Nicolescu (c oord.) p. 152 Ac hieving Succes in Information System Outsourcing 5 C. Saunders, M. Gebtt, Q. Hu Management Review, vol. 39, nr. 2, 1997

n California

49

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski CU RS UL 6 + CU RS UL 7 + CUR SU L 8

CAPITOLUL 3 3

C A P I T O L U L

S TD DEEZ ZV VOLLT TA ARREAA SI I P PERRF FECCT IOONAAREEA A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT S IS TEMEL OR INFO RM AT IC E P ENT RU M AN AG EMENT
CONSIDERATII PRIVIND CICLUL DEZVOLTARII SISTEMELOR 3.1 INFORMATICE 3.2 MODELE ALE CICLULUI DE DEZVOLTARE A SISTEMELOR INFORMATICE 3.3 MICROANALIZ A SISTEMELOR INFORMATICE 3.4 ANALIZA SISTEMELOR INFORMATICE 3.5 PROIECT AREA SISTEMELOR INFORMATICE REALIZAREA EFECTIVA A PROGRAMELOR SAU CODIFICAREA 3.6 3.7 IMPLEMENTAREA SISTEMELOR INFORMATICE 3.8 POSTIMPLEMENT AREA SISTEMELOR INFORMATICE 3.9 METODE DE STABILIRE A CARACTERISTICILOR SISTEMELOR INFORMATICE

50

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

CONSIDERATII PRIVIND CICLUL DEZVOLT ARII 3.1 SISTEMELOR INFORMATICE Orice sistem informatic trebuie abordat prin prisma ciclului sau de viata apare, se dezvolta, ajunge la maturitate, intra n declin si moare sau, printr -un nou ciclu, este modernizat si formeaza o versiune noua a sistemului sau chiar un sistem nou. 20 Ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor , denumit si ciclul dezvoltarii constituie o metodologie comuna de dezvoltare a sistemelor din multe sistemelor, organizatii, caracterizata prin cteva faze care marcheaza evolutia eforturilor de analiza si proiectare a sistemelor. 21 n literatura de specialitate exista o diversitate de opinii att n ceea ce priveste numarul etapelor de dezvoltare a sistemelor informatice care sunt de fapt etape ale ciclului dezvoltarii ct si n ceea ce priveste denumirea acestora. Astfel, putem observa ca unii autori simplifica foarte mult acest aspect si sustin existenta a trei etape analiza; proiectare; implementare n timp ce altii enumara peste douazeci de etape. Fiecare autor ncearca, desigur, sa aduca ceva nou, fie prin schimbarea numarului de etape adaugare, renuntare, comasare, scindare fie prin modificarea denumirilor acestora. D. Oprea 22 realizeaza o prezentare foarte logica si frumos detaliata a etapelor de dezvoltare a sistemelor informatice: microanaliza, analiza, proiectarea logica, proiectarea fizica, implementarea si ntretinerea. Realizarea efectiva a programelor (codificarea, respectiv scrierea programelor), testarea ac estora si crearea documentatiei sunt prevazute ca fiind parti componente ale etapei de implementare. Totusi, consider ca, dupa proiectare, ar putea fi prevazuta o etapa distincta de cea de implementare, care sa cuprinda: scrierea (codificarea; programarea efectiva) si testarea programelor componente; elaborarea bruta a documentatiilor si planificarea instruirii utilizatorilor. Implementarea efectiva a noului sistem, respectiv conversia de la sistemul vechi la cel nou si testarea sistemului ca ntreg, consi der ca este posibila numai dupa parcurgerea fazelor specificate anterior. n continuare sunt prezentate etapele ciclului de dezvoltare a sistemelor . Ordinea si modul n care acestea sunt parcurse se nscriu n modelul cascada al ciclului de dezvoltare a sistemelor (figura 3.1).

te dupa D. Oprea Analiza si 20 Majoritatea problemelor din acest capitol sunt preluate sau prelucra proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, Bucuresti, 1999 21 J.A. Hoffer, J.F. George, J.S. Valacich Modern System Analysis and Design, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc. CA, 1996, p. 22 Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, Bucuresti, 1999 22 D. Oprea -

51

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

1a 1 MICROANALIZA 1b Initierea si planificarea 2 proiectelor ANALIZA 3a Proiectarea 3 PROIECTAREA 3b Proiectarea fizica 4 PROGRAMAREA sau CODIFICAREA 5 IMPLEMENTAREA logica Identificarea si select ia proiectelor

6 POSTIMPLEMENTAREA sau NTRETINEREA

Figura 3.1 Etapele din ciclul de viata al proiectarii sistemelor

52

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski 3.2 MICROANALIZA SISTEMELOR INFORMATICE Etapa de microanaliza este mprumutata din managementul proiectelor. Acest lucru es te normal, dat fiind faptul ca dezvoltarea unui sistem informatic constituie, de regula, pentru organizatie, un proiect de mai mare sau mai mica anvergura. Etapa de microanaliza cuprinde, la rndul ei, doua subetape: (1) identificarea si selectia proiectu lui; (2) initierea si planificarea proiectului . IDENTIFICAREA SI SELECTIA PROIECTELOR DE DEZVOLTARE A 3.2.1 SISTEMELOR INFORMATICE Etapa de identificare si selectie a proiectelor de dezvoltare a sistemelor informatice se descompune n trei activitati (figura 3.2).
1. Identificarea potentialelor proiecte de dezvoltare

2. Clasificarea si ierarhizarea proiectelor de dezvoltare

Selectia proiectelor de dezvoltare a 3. sistemelor informatice

Figura 3.2 Activitatile etapei de identificare si selectie a proiectelor de dezvoltare a sistemelor informatice 1) Identificarea potentialelor pro iecte de dezvoltare a sistemelor informatice . Pentru identificarea proiectelor este necesar sa fie implicate mai multe verigi pe care le reprezentam n figura 3.3. Propunerile de proiecte orientate de sus n jos au loc, n general, n cazul proiectelor orientate strategic, de dimensiuni mari, care implica riscuri mari, care sunt de durata si vizeaza schimbari organizationale mari. Propunerile orientate de jos n sus sunt , de regula, limitate si neorientate strategic.

53

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Creat special n acest scop de catre managerii compartimentelor interesate

Reprezentant al

managementului de top

Comitet de organizare

SUS N JOS Abordare de

proiectului Identificarea potentialelor proiecte de dezvoltare

JOS N SUS
proiectului Compartimentele utilizatorilor Grup de dezvoltare a sistemului

Abordare de

Figura 3.3 Propuneri de proiecte functie de persoanele abilitate sa faca propuneri pertinente pentru a a proiectelor: carea si ierarhizarea proiectelor . Clasificarea proiectelor este necesara 2) Clasifi evidentia importanta propunerii. Exista mai multe criterii de evaluare Alinierea strateg ica . Se evidentiaza implicatiile pe termen lung ale proiectului si influenta acestuia asupra obiectivelor strategice. Beneficiile aduse . Se evidentiaza cresterile de venituri, diminuarile de costuri, mbunatatirile survenite n calitatea serviciilor si durata pe care se apreciaza ca vor avea loc aceste modificari. . Se evidentiaza tipul resurselor necesare, Resursele implicate volumul acestora, disponibilitatea si modul de acoperire (surse proprii sau mprumutate). Marimea proiectului si durata acestuia . Se evidentiaza numarul parte si durata de de persoane implicate, categoriile din care fac timp pe care este necesara mobilizarea acestora. Dificultati tehnice/riscuri . Se evidentiaza tipul dificultatilor/riscurilor si nivelul acestora. 54

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Selectia proiectelor de dezvoltare a sistemelor informatice . Se selecteaza 3) proiectele de sisteme informatice prin care se faciliteaza atingerea obiectivelor organizatiei si care se aliniaza cu strategia organizatiei. Cnd se ia decizia privind proiectul selectat, trebuie avute n vedere urmatoarele considerente : viziunea organizatiei; misiunea organizatiei; strategia organi zatiei, strategiile unitatilor strategice de afaceri (USA) si strategiile functionale; obiectivele fundamentale; situatia reala, concreta, din organizatia vizata (mediul endogen) puncte tari si puncte slabe; oportunitatile si restrictiile oferite de mediul exogen; cultura organizationala - modul n care vor reactiona angajatii la schimbare; cultura manageriala implicarea managementului n dezvoltarea sistemului, sustinerea reala a dezvoltarii; modalitatile de realizare a schimbarii (trecerii de la starea actuala la cea viitoare, previzionata). Deciziile luate, vis--vis de realizarea proiectelor, pot fi: acceptarea proiectului de dezvoltare a sistemului informatic; respingerea proiectului de dezvoltare a sistemului informatic; amnarea proiectului de dezvoltare a sistemului informatic; reorientarea proiectului de dezvoltare a sistemului informatic; dezvoltarea unor componente mai restrnse ale sistemului informatic (dezvoltarea acestora de catre utilizatorii finali). a trece la urmatoarea etapa, trebuie realizata La finalul primei etape, nainte decalendaristica a dezvoltarii sistemului informatic. Planificarea sistemului trebuie sa cuprinda: descrierea situatiei curente; descrierea situatiei viit oare; planificarea calendaristica a proiectului.

planificarea informatic

n sprijinirea procesului de planificare a sistemului informational pot fi utilizate cu succes metodologiile: BSP (Business Systems Planning) de la IBM si IE (Information Engineering) . 55

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Abordarea planificarii sistemului organizational poate fi de tip top - down (de sus n (de jos n sus). jos) sau bottom-up a) Abordarea top - down porneste de la analiza misiunii organizatiei, a obiectivelor fundamentale si a strategiei si, n functie de acestea, stabileste fondul informational necesar sustinerii acestora. Abordarea bottom up porneste de la identificarea problemelor b) concrete care apar n organizatie la nivelul posturilor de lucru, activitatilor, functiunilor si a posibilitatilor de depasire a acestora, prin intermediul unui sistem informatic nou sau modificat. 3.2.2 INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI Etapa de initiere a proiectului este caracterizata printr - o serie de activitati, evidentiate n figura 3.5. Stabilirea unei echipe de initiere a proiectului. Echipa de initiere a 1) proiectului trebuie sa fie formata din manageri, reprezentanti ai utilizatorilor si reprezentanti ai specialistilor n sisteme informatice si trebuie sa fie condusa de catre un manager de proiect . 1. Stabilirea unei echipe de initiere a proiectului 3. Analiza de fezabilitate 2. Planificarea initiala a proiectului 4. Stabilirea procedurilor manageriale 5. Crearea manualului de operare al proiectului Figura 3.5 Activit ati specifice etapei de initiere si planificare a proiectului 2) Analiza de fezabilitate tehnica si economica pentru fiecare alternativa. Orice plasament de capital pe termen lung, realizat n scopul obtinerii unor profituri viitoare, reprezinta o investiti e . 56

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Investitia implica o mobili zare importanta de resurse financiare, umane, informationale, materiale ca volum si ca durata de timp si urmareste obtinerea unei rentabilitati viitoare optime. Ca urmare, decizia de investire conduce la o mobilizare de c apital facuta n prezent, n speranta unei rentabilitati viitoare, care urmeaza sa se realizeze pe parcursul mai multor exercitii financiare, n conditii de risc. Decizia de investire este o decizie strategica si este parte integranta a strategiei generale a organizatiei. Dat fiind faptul ca dezvoltarea unui sistem informatic implica un consum mare de resurse financiare, umane, materiale, informationale si de timp este absolut necesar ca, nainte de-a demara un proiect de- o asemenea anvergura, sa se realizeze un studiu de fezabilitate. Detaliile legate de studiul de fezabilitate urmeaza sa le discutam ulterior. Planificarea initiala a proiectului . Planificarea proiectului este diferita de 3) planificarea generala si cuprinde: descrierea ariei de ntindere a proiectului; identificarea si documentarea solutiilor alternative; estimarea resurselor implicate, a costurilor si duratelor de realizare a fiecarei activitati n parte si pe total; planificarea calendaristica, gradul de ncarcare a fiecarei resurse, str uctura diviziunii muncii. Se utilizeaza, n acest scop, diagramele PERT cu activitatile pe sageti sau n noduri si graficele GANTT; determinarea standardelor si procedurilor utilizate; managementul riscurilor, respectiv evaluarea riscurilor si stabilirea u nor strategii de depasire a acestora; se estimeaza veniturile si cheltuielile ntocmirea bugetului preliminar planificate; ntocmirea rapoartelor de activitate, pentru a informa beneficiarul cu privire la activitatile prestate si produsele livrate la finele fiecarei activitati. . Procedurile manageriale se refera la: 4) Stabilirea procedurilor manageriale modul n care are loc comunicarea n cadrul echipei; caile de raportare; atribuirea rea modalitatilor de sarcini; stabilirea procedurilor de modificare a proiectului; stabili de intrare n posesia fondurilor si modul de cheltuire a acestora. 5) Crearea manualului de operare al proiectului . Manualul de operare al proiectului cuprinde: prezentarea generala a proiectului; planurile initiale; aria ile; procedurile manageriale; descrierea datelor si proceselor; proiectului; riscur corespondenta echipei; rapoartele de lucru si planificarea calendaristica a proiectului.

57

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski 3.2.3 STUDIUL DE FEZ ABILITATE AL UNUI PROIECT DE SISTEM INFORMATIC Consideratii privind studiul de fezabi 3.2.3.1 sistem informatic litate al unui de la

n functie de complexitate Dezvoltarea unui sistem informatic poate costa mii de euro pna la milioane de euro. Ca urmare, demararea unui proiect de o asemenea anvergura, este necesar sa fie precedata de efectua rea unor studii serioase de fezabilitate. a demonstra daca un proiect nou trebuie sau Studiul de fezabilitate are rolul denu demarat sau daca un proiect deja nceput trebuie sau nu continuat. Studiul de fezabilitate se realizeaza de catre o echipa care cuprinde att specialisti pe parte tehnica ct si economisti si persoane ce au experienta vasta n organizatia respectiva si care detin cunostinte solide legate de aceasta. Echipa trebuie sa cuprinda, n mod obligatoriu manageri cu grad nalt de influenta n organizatia respectiva si reprezentanti ai utilizatorilor. Studiile de fezabilitate legate de sistemul informatic pot fi de mai multe tipuri: fezabilitatea tehnica ; fezabilitatea programarii ; fezabilitatea economica ; fezabilitatea legalitatii ; fezabi litatea exploatarii . Din punct de vedere financiar, investitia ntr - un sistem informatic implica o cheltuiala foarte mare de capital. Aceasta cheltuiala trebuie sa fie, n viitor, compensata de fluxurile de numerar pozitive, generate de investitia respectiva (practic de sistemul informatic finantat). Pe baza cheltuielilor initiale cu investitia denumite si fluxuri negative sau de imobilizare si a fluxurilor de numerar pozitive (de intrare) estimate care constau din profiturile anuale de realizat ca urmare a exploatarii sistemului informatic se stabileste oportunitatea investitiei . n timp ce cheltuielile initiale sunt relativ simplu de estimat pe baza devizului general estimarea fluxurilor de numerar viitoare este relativ dificil de realizat din urmatoarele motive : ntotdeauna exista o anumita incertitudine a previziunilor; adesea este dificil de separat contributia efectiva a sistemului informatic n totalul fluxurilor viitoare ale organizatiei. O investitie ntr privita att din punct de vedere -un sistem informatic poate fi financiar ct si din punct de vedere contabil:

58

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski investitia reprezinta renuntarea la o suma de bani n sens financiar prezenta si certa, n speranta obtinerii unor profituri viitoare mai mari, dar mai incerte; investitia presupune alocarea unei sume de bani n sens contabil disponibile, pentru procurarea unor active imobilizate, care urmeaza sa genereze n viitor cheltuieli, ce trebuie acoperite si depasite de veniturile degajate. vestitii ntr 3.2.3.2 Elementele financiare caracteristice unui in sistem informatic Efortul investitiei implicate de dezvoltarea unui sistem informatic poate fi surprins prin urmatoarele elemente ce caracterizeaza o investitie : cheltuielile cu investitia; beneficiile suplimentare sau economiile obtin ute (degajate) de investitia respectiva; durata de viata a sistemului; valoarea reziduala . Cheltuielile pentru investitii . n cazul cheltuielilor pentru investitii distingem: 1. cheltuielile initiale si cheltuielile de exploatare. Cheltuielile initiale eltuielile initiale cuprind, n general, costurile de a) achizitie a echipamentelor (componenta hardware) si a programelor computerizate (componenta software). Costul echipamentelor difera foarte mult n functie de performante, marime si producator. Microcalc ulatoarele sau calculatoarele de tip PC sunt, la ora actuala, relativ ieftine (se situeaza n jurul sumei de 1.000 USD, dar si pretul lor poate sa difere n functie de performante si producator). n schimb, sistemele mari (mainframe) pot ajunge la milioane sau chiar zeci de milioane de USD. O greseala frecventa pe care o fac cei care evalueaza fezabilitatea unui sistem informatic este aceea ca tin seama doar de cheltuielile implicate de partea hardware si ignora sau iau n considerare numai o parte din nec esitatile software. Trebuie precizat ca, un calculator, orict ar fie el de performant, este necesar sa aiba instalate si programe computerizate performante. Programele computerizate sunt, de fapt, cele care prelucreaza tranzactiile, sprijina managerii n fundamentarea proceselor decizionale si/sau ajuta utilizatorii n desfasurarea sarcinilor pe care le au de realizat. n cazul n care studiul de fezabilitate nu tine seama de toate necesitatile legate de partea software, rezultatele obtinute n urma calcul elor pot fi total 59 -un

. Ch

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski eronate, mai ales daca tinem seama de faptul ca, n prezent, costul programelor computerizate depaseste cu mult costul echipamentelor. Mai mult, n cheltuielile initiale trebuie sa se regaseasca si cheltuielile legate de spatiul de amplasare si cele legate de conversia sistemului vechi la sistemul nou. Adesea, trecerea la un nou sistem informatic necesita o pregatire profesionala aparte si, ca urmare, este necesara scolarizarea si reorientarea personalului, ceea ce implica cheltuieli att n faza initiala ct si pe parcurs. . Sunt cazuri n care organizatia ia decizia sa nu b) Cheltuielile de exploatare achizitioneze echipamentul, ci sa -l nchirieze total sau partial. n acest caz dispar costurile initiale aferente componentelor nchiriate, dar apar, n schimb, costuri suplimentare de exploatare. Chiar daca se ia decizia ca tot echipamentul si toate programele computerizate sa fie cumparate si nu nchiriate, tot mai apar cheltuieli cu exploatarea sistemului. Acestea sunt legate de operatiile de: ntretinere, nlocuire, extindere si utilizare a sistemului. Tot aici trebuie incluse si cheltuielile cu personalul ncadrat special pentru desfasurarea acestor activitati, furniturile de birou, cheltuielile comune etc. n concluzie, cheltuielile in itiale si cele de exploatare legate de dezvoltarea unui sistem informatic se refera la: hardware; software; documentatii ; personal; pregatirea locurilor de munca ; instalare; conversie; furnituri de birou; ntretinere/siguranta ; utilitati si cheltuieli financiare (salarii, taxe legale, impozite, asigurari, taxe de consultanta etc.) 2. Beneficiile suplimentare sau economiile generate de instalarea noului sistem . Aceste beneficii sau economii preconizate sa se obtina prin exploatarea sistemului informatic sunt fluxuri de numerar (cash flow) marginale, degajate de punerea n functiune a noului sistem informatic. Pentru o analiza completa, trebuie sa tineam seama att de beneficiile cuantificabile ct si de beneficiile necuantificabile. Abordare beneficiilor cuantif icabile nu este foarte dificila, n timp ce abordarea celor necuatificabile constituie totdeauna o mare problema sunt dificil de identificat si adesea pot fi subiective. Beneficiile si economiile aduse de noul sistem informatic pot fi: Cresterea calitati i procesului decizional managerial. Sistemul informatic poate oferii managerilor un sprijin important n luarea deciziilor. Cresterea productivitatii muncii . Sistemele automatizate de procesare a tranzactiilor; sistemele de automatizare a muncii de birou; sistemele suport pentru decizii si sistemele expert pot concura la cresterea productivitatii managerilor si angajatilor reduc timpul de tinere a evidentelor, de luare a deciziilor, de proiectare si fabricare a produselor.

60

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski catre clienti, satisfacerea n timp mai scurt Prestarea unor servicii mai bune a cerintelor acestora. ul, comertul n acest sens, calculatorul, Internetelectronic, detin roluri cheie. mbunatatirea controlului la toate nivelurile . Acest deziderat se realizeaza r cu functii specializate n acest domeniu. prin utilizarea programelo Economii realizate prin reducerea personalului (se desfiinteaza unele posturi, iar altele se comaseaza). Aceste economii trebuie nsa corelate si cu faptul ca informatizarea presupune abilitati noi si deci angaja rea de personal nou, cu pregatire profesionala de specialitate n domeniu. 3. Durata de viata a sistemului . Durata de viata a investitiei ntr -un sistem informatic poate avea mai multe exprimari: durata de viata tehnica ; durata de viata contabila; viata economica durata de . Durata de viata tehnica. Durata de viata tehnica este legata de functionale specifice fiecarui tip de echipament si caracteristicile tehnicoprodus software. Durata de viata contabila. Durata de viata contabila sau durata de viata fiscala este stabilita prin lege si reprezinta perioada de recuperare integrala a valorii initiale a hardware ului si software ului, pe calea amortizarii. Durata de viata economica. Durata de viata economica sau durata de viata comerciala este determinata de dura ta pe care noul sistem informatic prezinta interes pentru investitor, prin efectele favorabile pe care le degaja. Pentru evaluarea proiectului trebuie sa se tina seama de durata de viata care intereseaza cel mai mult gestiunea financiara a organizatiei. Peste aceasta durata, investitia n sistemul informatic genereaza cheltuieli mai mari dect veniturile degajate. 4. Valoarea reziduala. Valoarea reziduala este cea care este posibil sa se obtina la sfrsitul duratei de viata a sistemului informatic (spre exem plu prin vnzarea acestuia ca ntreg sau pe componente). Fluxurile de numerar care intervin n cadrul unui proiect de realizare a unui sistem informatic pot fi mpartite pe trei segmente: investitia initiala (costul initial sau fluxul de numerar din anul 0 ); fluxul de numerar din exploatare (fluxul de numerar din operatiuni sau fluxul de numerar din anul 1, anul 2 etc.); fluxul de numerar terminal.

61

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Investitia initiala (costul initial sau fluxul de numerar din anul 0) a) este fluxul de numerar existent la nceputul proiectului, respectiv din anul 0. El cuprinde cheltuielile initiale n sistemul informatic (pe care le -am prezentat anterior). (fluxul de numerar din operatiuni sau b) Fluxul de numerar din exploatare fluxul de numerar din anul 1, anul 2 etc.) este fluxul de numerar net, asteptat de - a lungul vietii economice a sistemului informatic. El cuprinde profitul degajat din exploatare, la care se adauga amortizarea (Profit + amortizare). c) Fluxul d e numerar terminal este fluxul de numerar net (pozitiv sau negativ), existent la sfrsitul proiectului. Metode de evaluare a propunerilor de investitii n 3.2.3.3 sisteme informatice Managerii trebuie sa aleaga ntre mai multe proiecte de sisteme informatice. n ndeplinirea acestui scop, ei au la ndemna mai multe metode de alocare a capitalului (de alegere a investitiilor) 23 : Rata rentabilitatii contabile (RRC) ; Termenul de recuperare (payback period); Valoarea prezenta neta (Net Present Value NPV); Rata interna de rentabilitate (Internal Rentability Rate Indicele de profitabilitate (IP). Vezi informatice 3.2.4 semestrul II / Cursul Management financiar !!!!! Sau Cartea Sisteme pentru management, Hortensia Gorski ANALIZA SISTEMELOR INFORMATICE

IRR);

Etapa de analiza a sistemului informatic are rolul de -a determina modul n care functioneaza sistemul informatic curent si de - a evalua necesitatile utilizatorilor vis--vis de noul sistem. Etapa de analiza este alcatuita din trei activitati: determinarea cerintelor sistemului ; structurarea cerintelor sistemului si selectarea celei mai bune variante de proiectare (figura 3.6).
P. Halpern, J. F. Weston, E. F. Brigham Finante manageriale, Editura Economica, Bucuresti, 1998, p. 414-429

23

62

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

1. Determinarea cerintelor sistemului 2. Structurarea cerintelor sistemului 3. Selectarea celei mai bune variante de proiectare Figura 3.6 Activitati ale etapei de analiza a sistemelor informatice Determinarea cerintelor sistemului informatic 1) . Pentru determinarea cerintelor legate de sistemul informatic specialistii pot face apel la metode traditionale urmeaza sa fie prezentate n subcapitolul 3.4). sau la metode moderne ( Structurarea cerintelor sistemului 2) . n cadrul etapei de structurare a cerintelor sistemului trebuie parcurse urmatoarele subetape: ea logica a modelar si proiectarea logica a bazelor de date datelor, modelarea logicii proceselor (modelarea logica a datelor). 3) Selectarea celei mai bune variante strategice de proiectare. Echipa de analiza trebuie sa propuna cel putin doua variante pentru problema ridicata, cu toate ca, numarul optim al variantelor este de trei extremitatile si mijlocul sau, cum mai sunt ntlnite n literatura americana de specializate, Best Case (Cel mai ; Worse Case (Cel mai rau caz); Most Probable Case (Cel mai bun caz) probabil caz). n stabilirea variantelor trebuie luate n considerare aspecte legate de: selectarea si surselor de software; selectarea surselor de hardware selectarea furnizorilor. a) Selectarea surselor de software. Programele computerizate (software-ul) utilizate de catre sistemul informatic pot fi obtinute prin mai multe cai: cu forte proprii; la comanda; la cheie; la cheie cu modificari. b) Selectarea de hardware. n momentul cnd organizatiile achizitioneaza hardware trebuie sa aiba n vedere o serie de aspecte cheie: posibilitatea de-a rula programele computerizate de care are nevoie; 63

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski performantele, costul, garantia oferita; service- ul si ntretinerea usoara; compatibilitatea cu alte calculatoare si echipamente detinute; noutatea modelului si posibilitatile de extindere; aspectele de natura financiara (rate, leasing, reduceri) etc. Pe piata exista o mare varietate de producatori si c) Selectarea furnizorilor. furnizori de hardware si software. n selectarea variantelor pent ru crearea sau modificarea unui sistem informatic trebuie sa se tina seama de existenta tuturor acestor tipuri de furnizori: producatori de calculatoare (calculatoare mari, minicalculatoare si microcalculatoare) ; producatori de echipamente periferice (de intrare, iesire si stocare); companii care nchiriaza sisteme computeri zate; furnizori de software; (livreaza hardware mpreuna cu furnizori de sisteme la cheie programele computerizate adecvate, pliate pe necesitatile clientilor); furnizori de consumabile (dischete, CD-ROM, streamer etc.); furnizori de servicii, birourile de servicii (n schimbul unui tarif prelucreaza datele cu propriile sisteme de calcul); furni zori de aplicatii on -line (spre exemplu cei care furnizeaza accesul on-line la aplic atiile si sistemele lor de calcul); furni zori de informatii (spre exemplu accesul, contra cost, la banci de date specializate pe diverse domenii etc.) 3.2.5 Proiectarea pe de alta parte faze specifice (figura 3.7). PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE sistemelor informatice se refera, pe de iectarea logica, -o parte la pro la proiectarea fizica , fiecare dintre ele necesitnd parcurgerea unor iar

64

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Proiectarea formatelor/formularelor si a rapoartelor

1. Proiectarea logica a sistemelor informatice

Proiectarea interfetelor si a dialogurilor

Proiectarea logica a bazelor de date

Proiectarea fisierelor fizice si a bazelor de date

Proiectarea fizica a 2. sistemelor informatice

Proiectarea procedurilor si programelor

Proiectarea sistemelor distribuite Figura 3.7 Etapele proiectarii sistemelor informatice 3.2.5.1 Proiectarea logica compusa, la rndul multe subetape: Proiectarea logica a sistemelor informatice sau proiectarea conceptuala a sistemelor informatice este ei, asa dupa cum am prezentat si n figura anterioara, din mai

proiectarea formularelor/formatelor si a rapoartelor; proiectare a interfetelor si dialogurilor; proiectarea logica a bazelor de date. a) Proiectarea formularelor/formatelor si a rapoartelor. Formularele/ sunt documente primare sau machete de ecran care contin att formatele 65

date

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski constante (date predefinite gata afisate n format) ct si date variabile (date care urmeaza sa fie completate n rubrici special rezervate). sunt documente pasive, care contin numai date predefinite si utilizate Rapoartele exclusiv pentru vizualizarea, nu si pentru introducerea datelor. Rapoarte le pot fi prezentate la imprimanta sau pe ecranul calculatorului. Informatiile continute n rapoarte trebuie sa aiba o forma ct mai accesibila pentru manageri si pentru ceilalti utilizatori. n acest sens, se pot utiliza cu succes pachetele moderne de pro grame, care ofera posibilitatea reprezentarii foarte sugestive a informatiilor, sub forma tabelelor sinoptice, a desenelor si graficelor. Functie de evenimentele care declanseaza elaborarea rapoartelor acestea pot fi: Rapoarte programate (la termen). Rapoartele programate au format prestabilit, continut predeterminat si sunt elaborate n momente de timp bine precizate anual, semestrial, trimestrial, lunar, saptamnal, zilnic (spre exemplu, situatia saptamnala a vnzarilor, rapoartele contabile lunare etc ). Rapoarte prin exceptii. Rapoartele prin exceptii au un continut si o forma prestabilita, dar nu sunt elaborate periodic; ele sunt furnizate numai n conditiile unor exceptii (spre exemplu rapoarte privind stocuril e subdimensionate, depasirile de cheltuieli, depasirile de termene etc.). Rapoarte la cerere. Rapoartele la cerere au continutul si forma prestabilite si sunt elaborate pentru a raspunde interogarilor spontane lansate de managerii situati pe diferite niveluri ierarhice. Pentru realizarea lor se utilizeaza, n general, limbaje de interogare (spre exemplu SQL). Rapoarte neprogramate (analize neprogramate) sau rapoarte ad-hoc. Continutul si forma rapoartelor neprogramate nu sunt prestabilite si, mai mult, nici nu sunt elaborate n conformitate cu a numite programari. Ele raspund adesea la ntrebari de tipul What - If (Ce se ntmpla daca) si sunt, de regula, realizate pe baza programelor statistice de modelare. Aceste rapoarte sunt foarte utile managerilor, n special n functia de previziune. b) Pro iectarea interfetelor si dialogurilor. Literatura de specialitate ne ofera un numar vast de definitii pentru notiunea de interfata. Interfata este o conexiune la frontierele unui sistem sau subsistem. O interfata este utilizata ca mijloc de conversie a ie sirilor unui sistem n intrari ale altuia. 24 Definitia prezentata face referire la interfete, n general. n mod specific exista, sustine V. Zwass, si o interfata a utilizatorului o combinatie a mijloacelor prin care un utilizator interactioneaza cu un sistem electronic de calcul. Odata cu lansarea, 25 de catre Macintosh, a interfetei grafice a utilizatorului, bazata pe pictograme (icons)
24 25

R. Schulteis, M. Sumner, D. Bock Management Information Systems: The Managers View, 2nd Edition, IRWIN, Homewood, IL 60430, Boston, MA 02116, 1992, p. 33 V. Zwass . Management Information Systems, WCB-Wm, C. Brown, Publishers, Dubuque, IA, 1992, p. 338

66

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski si meniuri, putem vorbi de aparitia interfetei grafice a utilizatorului ( Graphical care confera o viteza de lucru sporita, o crestere a User Interface GUI) , productivitatii si o diminuare a erorilor. Sistemul de operare PenPoint al firmei Go Corporation ofera o noua solutie si anume interfata pentru calculatoare echipate cu creioane optice . O alta descoperire o reprezinta interfetele pentru preluarea/redarea vocii si interfetele multimedia text, sunet, imagine. sunt cele prin intermediul carora omul si calculatorul schimba Dialogurile informatii. n prezent exista, n ceea ce priveste dialogurile, o gama foarte variata de mijloace de introducere a datelor: tastatura; mouse; creion optic; cititor optic; pictograme; limbaje de comanda; voce etc. si de obtinere a rezultatelor (iesiri ale datelor): afisare de texte pe monitoare; afisare grafica color bidimensional si tridi mensional; desene plottate etc. n ultimii ani, prin evolutia inteligentei artificiale, dialogul a fost nzestrat si cu capacitatea ca utilizatorul sa poata comunica si activa calculatorul prin voce. Proiectarea logica a bazelor de date. a a bazelor de date c) Proiectarea logic sau modelarea logica a datelor urmareste mai multe obiective: structurarea performanta a datelor prin procesul de normalizare ; 26 obtinerea unui model logic al datelor care sa stea la baza proiectarii bazei de date fizice; realizarea unu i model al datelor care sa poata raspunde cerintelor de date necesare n elaborarea formularelor si rapoartelor. Modelarea logica a datelor se refera, de fapt, la descrierea acestora n concordanta cu modul n care sunt organizate de catre sistemele de ge stiune ale bazelor de date. n prezent, cel mai utilizat model este cel relational, dar, pe lnga acesta, exista si modelul retea, modelul ierarhic si modelul orientat -obiect. 3.2.5.2 Proiectarea fizica a sistemelor informatice Proiectarea fizica sau proiectare a de detaliu a sistemelor informatice cuprinde mai multe subetape: proiectarea fisierelor fizice si a bazelor de date; proiectarea structurii sistemului si a programelor . a) Proiectarea fisierelor fizice si a bazelor de date. Proiectarea fisierelor fizice s i a bazelor de date are rolul de-a realiza trecerea de la descrierea logica a datelor la descriere fizica, d e stocare, a acestora. Proiectarea fizica a fisierelor si
The Grossest Webster Dictiona ry defineste normalizarea prin a aduce ceva la un standard sau la o forma bine definita.
26

67

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski bazelor de date are ca rezultat obtinerea unor specificatii, utilizate ulterior de catre p rogramatorii bazelor de date, pentru definirea formatului si structurii datelor stocate n memoria externa: hard disc, CD -ROM, streamer etc. Specificatiile stau la baza descrierii datelor de catre programatori, n limbajele COBOL, C, C++ si, ca urmare, ele trebuie sa fie sub forma pseudocodurilor sau orientate spre un anumit limbaj. Pentru sistemele moderne, specificatiile contin informatiile necesare generarii enunturilor de definire a datelor n SQL. Toate aceste specificatii sunt pastrate n depozitul CASE sau n manualul dictionarului proiectului. Baza de date este un concept care nu este unanim formulat, literatura de specialitate oferind mai multe puncte de vedere. Cu toate ca detaliile legate de bazele de date vor fi prezentate n cadrul capitolului 6, totusi, trebuie sa precizam ca, din punct de vedere functional, o baza de date poate fi privita ca un ansamblu de fisiere intercorelate . Arhitectura bazelor de date modalitatile de definire si de structurare a datelor este aleasa, de catre analistii bazelor de date si analistul de sistem, din cele patru tipuri de arhitecturi mai cunoscute: ierarhica; retea; relationala; si orientata -obiect. Proiectarea programelor si procedurilor. b) Proiectarea programelor trebuie sa respecte fidel structurile diagra melor fluxurilor de date (DFD). n timp, s-au conturat trei strategii de realizare a programelor descompunerea functionala, analiza transformarilor si analiza tranzactiilor pe care nu ne propunem sa le tratam n aceasta lucrare (tin de aspectul tehnic) . Important este ca, n faza de proiectare software, sa se urmareasca atingerea urmatoarelor obiective: functionarea corecta; respectarea specificatiilor de realizare; siguranta; mentenabilitate; usurinta n implementare si testare; usurinta n util izare; simplitatea modificariilor; ncadrarea n bugetul stabilit; ncadrarea n termenele de realizare planificate; flexibilitate; adaptabilitate la diferite medii de operare etc. c) Proiectarea sistemelor de prelucrare distribuita a datelor. Sistemele de prelucrare distribuita a datelor utilizeaza facilitatile de comunicare a datelor, pentru a realiza schimburi de date si coordonarea judicioasa a activitatilor circumscrise unui anumit scop sau unor obiective ale organizatiei.

68

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski istribuita a datelor sunt alcatuite din Sistemele de prelucrare d noduri calculatoare care dispun de putere de prelucrare si stocare a datelor retea de legate ntr-o calculatoare , pentru a putea comunica . a sistemelor de prelucrare distribuita Principalele module de proiectare sunt: proiectarea nodurilor; proiectarea sistemului de comunicatie; proiectarea interfetelor. Sistemele de prelucrare distribuita a datelor trebuie sa fie fezabile att din punct de vedere tehnic ct si din punct de vedere financiar. n proie ctarea acestora trebuie sa se tina seama de faptul ca ele trebuie sa raspunda favorabil anumitor criterii : timp ct mai scurt de raspuns; securitate n functionare; cost; disponibilitate; randament etc. REALIZAREA EFECTIVA A PROGRAMELOR SAU CODIFIC 3.2.6 programelor computerizate se refera la programare, la scrierea efectiva Realizarea sau codificarea acestora. n ndeplinirea acestui scop, programatorul trebuie sa faca apel la un anumit limbaj de programare din generatia a treia sau a patra n aceasta faza, procedurile si programele ncep sa prinda forma. Modulele (4GL). si programele codificate trebuie testate att pe parcurs ct si la final. este realizata de catre personalul specializat si consta, de fapt, n Testarea sa prin tehnici statice si dinamice, ambele tehnici putnd verificarea programelor sur fi realizate manual sau automatizat. Tot n aceasta etapa este conceputa si redactata, n forma bruta, do cumentatia legata de functionarea, utilizarea si ntretinerea sistemului informatic. Finali zarea acesteia se realizeaza dupa instalarea si testarea sistemului informatic ca ntreg. n continuare sunt dezvoltate si planurile de instruire a utilizatorilor , n concordanta cu planurile si cu specificatiile de dezvoltare a sistemului informatic.

a datelor

AREA

69

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski 3.2.7 IMPLEMENTAREA SISTEMELOR INFORMATICE Implementarea unui sistem informatic este alcatuita din doua subetape implementarea propriu- zisa si finalizarea documentatiei. zisa cuprinde, la rndul ei, trei activitati: a) Implementarea propriu planificarea imp lementarii sistemului; testarea sistemului; instalarea sistemului. Planificarea implementarii sistemului. Dat fiind faptul ca, pe parcursul implementarii au loc simultan mai multe activitati, este absolut necesara o planificare judicioasa a modului de desfasurare a acestora. Pentru un control corespunzator este necesara o estimare a costurilor si a duratelor de executie. n acest scop se utilizeaza, de regula, diagramele GANTT si PERT cu activitatile pe sageti sau n noduri si/sau programele compute rizate specializate pe managementul proiectelor (spre exemplu Microsoft Project, Primavera etc.). Testarea sistemului. Dupa ce modulele si programele au trecut cu succes testele din faza de codificare, trebuie testate toate componentele sistemului, n str nsa lor interdependenta, pentru a se asigura ca au fost judicios respectate si realizate toate cerintele stabilite n faza de proiectare. Sistemul informatic, n faza finala, trebuie validat de catre beneficiarii acestuia respectiv de catre utilizatori. n acest scop, pot fi utilizate doua categorii de teste de acceptare: testul alfa care cuprinde testarea refacerii sistemului n caz de esecuri, testarea securitatii, testarea la suprasolicitari; care cuprinde actiuni specifice utilizatorilor si testul beta date concrete ale acestora. Instalarea este procesul de punere efectiva n Instalarea sistemului. functiune a sistemului, pentru a fi utilizat de catre beneficiari si/sau procesul de trecere de la sistemul vechi la cel nou. Ca urmare, procesul se mai numeste si conversie . n practica pot fi utilizate mai multe metode de conversie (figura 3.8 ): Conversia directa; Conversia paralela; Conversia pe faze; Conversia modulara sau pilot.

70

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Sistem vechi Sistem vechi Sistem nou Sistem nou a) Conversie directa Se renunta la vechiul sistem si se trece direct la cel nou. Daca

Sistem vechi Sistem vechi Sistem nou Sistem nou b) Conversie paralela Cele doua sisteme functioneaza o perioada n paralel, astfel nct iesirile lor sa poata fi comparate. Cu toate

noul sistem nu functioneaza ca timpul de lucru este dublu, metoda este cea mai utilizata n practica, dat fiind faptul ca evita corect, cel vechi nu mai exista. posibilitatea unui eventual esec, n cazul n care noul sistem nu functioneaza corect. Sistem vechi Sistem vechi Sistem nou Sistem nou d) Conversie modulara c) Conversie pe faze Elementele sistemului se nlocuiesc Se implementeaza sistemul pe rnd, n diverse treptat. Datorita faptului ca trebuie componente organizatorice din cadrul construite interfete temporare ntre organizatiei: compartimente, departamente, cele doua sisteme, costul sistemului divizii, sectii sau pentru diferite functiuni ale creste. organizatiei: cercetare-dezvoltate, productie, comerciala etc. Metoda implica costuri suplimentare aferente interfetelor necesare ntre sistemul vechi si sistemul nou. Figura 3.8 Metode de conversie de la sistemul vechi le sistemul nou (dupa D. Oprea) 27 Definitivarea documentatiei sistemului informatic si instruirea b) Crearea documentatiei presupune: elaborarea documentatiei utilizatorilor. utilizatorilor si elaborarea manualului de prezentare. rea documentatiei utilizatorilor . Documentatia utilizatorului Elabora cuprinde manualul de utilizare, ce descrie ntr- un limbaj, care sa poata fi nteles de utilizatori, functionarea fiecarei componente functionale a sistemului informatic. Elaborarea manualului de prezentare . Manualul de prezentare se adreseaza persoanelor din organizatie manageri si simpli angajati si urmareste sa prezinte facilitatile puse la dispozitie de sistemul informatic dezvoltat, astfel nct acestea sa si forma o opinie n ceea ce priveste avantajele care pot fi obtinute prin utilizarea sistemului. n acest scop,
27 D. Oprea op. cit., p. 183-184

71

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski manualul trebuie sa ofere o descriere generala a sistemului informatic si o descriere succinta a fiecarei componente. a simplilor angajati Instruirea managerilor sau sistemului informatic dezvoltat este, dupa cum am aratat n capitolul 2, de -o importanta vitala pentru succesul sistemului informatic. n consecinta, organizatia trebuie sa acorde instruirii atentia cuvenita si sa investeasca timp, energie si bani, astfel nct viitorii utilizatori sa fie corespunzator pregatiti. Numai astfel vor putea fi diminuate si eventual chiar evitate : a nu face greseli; teama desi pierde teama de-a nupostul; evitarea sistemului; frustrarea; erorile de operare; sabotajele etc. POSTIMPLEMENTAREA SI NTRETINEREA 3.2.8 SISTEMELOR INFORMATICE se analizeaza si se evalueaza sistemul informatic, n etapa postimplementare pentru a se determina daca au fost realizate obiectivele si criteriile de performanta pro puse. n aceasta faza se are n vedere faptul ca, sistemul informatic realizat, trebuie sa corespunda cerintelor utilizatorilor. Faza postimplmentare se finalizeaza cu un reflecta eficienta raport, care functionarii sistemului si care, n cazul cnd se constata deficiente, face recomandari privind modificarile ce trebuie realizate. Plecnd de la faptul ca necesitatile utilizatorilor se pot schimba n timp, sistemul informatic trebuie sa fie flexibil, deci trebuie dezvoltat ntr - o maniera modulara, care sa - i permita adaptarea ct mai simpla si cu costuri ct mai mici, la noile specificatii. Dupa implementarea sistemului informatic, n momentul n care acesta ncepe efectiv sa functioneze (adica sa fie utilizat de catre beneficiari) intervine o problema te importanta ntretinerea sistemului informatic o organizatie, o foar . ntrpondere importanta n totalul cheltuielilor legate de sistemul informatic o detin cheltuielile aferente ntretinerii acestuia. Acestea sunt influentate de o serie de ati n figura 3.9. factori , prezent

n calitatea lor de utilizatori ai

72

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Numarul beneficiarilor sistemului Numarul defectelor latente Numarul beneficiarilor sistemului

Factori care influenteaza costurile de

Calitatea personalului ntretinere ale sistemului informational de lucru

Calitatea

Instrumentele

documentatiei Calitatea software-ului

de ntretinut Figura 3.9 Factorii care influenteaza costurile de ntretinere ale sistemului informational METODE DE STABILIRE A CERINTELOR 3.3 SISTEMELOR INFORMATICE Pentru determinarea cerintelor legate de sistemul informatic, specialistii pot face apel la metode traditionale sau la metode moderne (figura 3.10).

73

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

METODE TRADITIONALE

Intervievarea individuala Intervievarea grupului

Anchetele realizate prin chestionare

Observarea atenta a utilizatorilor Analiza procedurilor de lucru si a documentelor METODE MODERNE

Joint Application Design (JAD) Participatory Design (PD) Sistemele de sprijinire a grupurilor Determinarea cerintelor de prototipizare Rapid Application Development (RAD) Figura 3.10 Metode clasice si moderne utilizate pentru a cerintelor sistemului informatic determinare Pentru informatii s uplimentare vezi Cartea Sisteme informatice pentru management, Hortensia Gorski

74

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

NOTE SI REFERINTA BIBLIOGRAFICE 1. O parte din problemele abordate n acest capitol sunt preluate sau prelucrate dupa D. Oprea Analiza si proiectarea sistemelor informationa le , Editura Polirom, Bucuresti, economice 1999 2. J.A. Hoffer, J.F. George, J.S. Valacich Modern System Analysis and Design, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc. CA, 1996, p. 22 Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice 3. D. Oprea , Editura Polirom, Bucuresti, 1999 4. D. Oprea op. cit., p. 31-79 5. W.W. Royce Managing the Development of Large Software Systems, Proceedings of WESTCON, CA, USA, 1970 6. B.W. Boehm A Spiral Model of Software Development and Enhancement n IEEE Computer, nr. 21(5)1988, p. 61-72 7. H. Tardieu, A. Rochfeld, R. Colleti La Mthode Mrise; Principes et Outlines, 2 e dition, ditions&Organisation, Paris, 1991 8. M. Bouzeghoub, G. Gardarin, P. Valduriez Object Technology; Concepts and Methods, International Thomson Computer Press, Boston, SUA, 1977, p. 77 9. B. Henderson-Sellers Object-Oriented Metrics Measures of Complexity, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, NJ, USA, 1996 10. J.M. Edwards The Fountain Model for Object-Oriented Systems Development, n Object Magazine, 3(2), 1993, p 71-79 11. S.W. Ambler In search of a Generic SDLC for Object Systems, n Object Magazine, 4 (6), 1994, p. 76-78 Finante manageriale, 12. P. Halpern, J.F. Weston, E.F. Brigham Economica, Bucuresti, 1998, p. 414 -429 13. C. Gane, T. Sarson Structured systems Analysis: Tools and Techniques, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ, 1979 14. E. Yourdon, L.L. Constantine Structured Design, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ, 1979 15. T. DeMarco Structured Analysis and Design Specification, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ, 1979 16. R. Schulteis, M. Sumner, D. Bock Management Information Systems: The Managers View, 2nd Edition, IRWIN, Homewood, IL 60430, Boston, MA 02116, 1992, p. 33 17. V. Zwass Management Information Systems, WCB - Wm.C. Brown, Publishers, Dubuque, IA, 1992, p. 338 18. The Grossest Webster Dictionary defineste normalizarea prin a aduce ceva la un standard sau la o forma bine definita . 19. D. Oprea op. cit., p. 183-184 75

Editura

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

CAPITOLUL 4 SISTEME INFORMATIONALE INTEGRATE (ERP). DE LA VECHEA LUME LA NOUA LUME ELECTRONICA A AFACERILOR (E -WORLD)
O noua viziune privind sistemele informationale intraorganizationale: 4.1 sisteme integrate de tip ERP ce elimina insulele informationale din organizatie Multe organizatii care se lupta pentru a produce bunuri si/sau servicii de o calitate tot mai buna recunosc ca trebuie sa acorde angajatilor acces, n timp real, la informatii valoroase, din toate ariile organizatiei. n acest context , rolul sistemelor informationale intraorganizationale este deosebit de important. Consideratii privind sistemele informationale intraorganizationale 5.7.1. Larry Ellison de la Oracle 1 considerat unul dintre cei trei regi ai softului mondial (alaturi de Bill Gates de la Microsoft si de Hasso Plattner de la SAP) si un fel de guru al IT -ului mondial sustine ca automatizarea separata a departamentelor unei organizatii este o abordare gresita si sugereaza managerilor sa se gndeasca la informatizarea si gestiun ea de ansamblu, sistemica, a afacerii pe care o conduc. L. Ellison sustine ca, pentru a economisii bani si pentru a obtine ct mai multe beneficii din investitiile n tehnologie informationala, organizatiile trebuie sa si construiasca un singur model de m anagement al datelor si sa nu aglomereze sistemul informational cu diverse aplicatii care gestioneaza departamente dispersate si care functioneaza independent, ca nise insule fara legatura. El sustine importanta consolidarii , necesitatea mentiner si a unui datelor ii unei baze de date centralizate sistem integrat de gestiune a organizatiei. Primele aplicatii pentru gestionarea resurselor unei organizatii au fost dezvoltate n anii 60 n Statele Unite, cu sprijinul companiei IBM. La nceput solutiile au purtat denumirea de aplicatii pentru planificarea necesarului de si au fost utilizate n industrie. materiale (Material Requirement Planning MRP) La vremea respectiva aplicatiile erau foarte costisitoare, dificil de utilizat si ilizare, a personalului specializat n informatica. ncepnd necesitau implicarea, n ut cu anul 1976, aplicatiile de tip MRP au nceput sa devina principalul sector exploatat de marile companii producatoare de software. n paralel cu aplicatiile de tip MRP au fost dezvoltate si pro grame computerizate pentru sprijinirea tranzactiilor financiare (spre exemplu pentru contabilitate, plati, salarizare etc.), 2 iar ncepnd cu anii 70 - 80 aplicatiile MRP au nceput sa depaseasca problemele legate de stocuri. Noul sistem de planificare a n ecesarului de fabricatie (Manufacturing Requirement Planning MRP II) 3,4 a venit sa mbunatateasca vechiul MRP, cu aplicatii din aria productiei, aprovizionarii, 76

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski desfacerii, contabilitatii etc. MRP II este o extensie a sistemului MRP si un predecesor al sistemelor integrate de gestiune de tip ERP. 5 La sfrsitul anilor 80, sistemele MRP II au nceput sa fie completate cu primele aplicatii computerizate pentru managementul resurselor umane (Human si ulterior au nceput sa integreze si Resource Management System HRMS) alte arii de activitate: finante, marketing, managementul proiectelor etc. Ca urmare, n anii 90 au aparut sistemele de planificare a resurselor ntreprinderii (Entreprise Resource Planning) , denumite si sisteme integrate de gestiune si cunoscute sub acronimul ERP . Sistemele ERP, denumite adesea si sisteme automatizate de tip back -office , se bazeaza pe predecesorii: Material Resource Planning (MRP); Manufacturing Resource Planning (MRP II); Computer Integrated Manufacturing (CIM) . Acesti pre decesori, de la care au mprumutat diferite proprietati, sunt aplicatii software ce sustin automatizarea diferitelor arii ale unei organizatii productive. 6 Ph. Robinson 7 subliniaza ca un sistem integrat de tip ERP este, de fapt, un MRP II ce nglobeaza o serie de caracteristici aditionale. H. Klaus si G. Gable 8 au disecat termenul de Entreprise Resource Planning, pentru a explica de unde a aparut. Ei considera ca denumirea nu are foarte mare legatura cu rolul si caracteristicile acestui sistem. Sistemul in tegrat de tip ERP nu este focalizat pe managementul resurselor si nu are puncte deosebit de tari n aria planificarii, asa dupa cum sugereaza denumirea acestuia. El este focalizat pe integrarea tuturor departamentelor, functiunilor si proceselor dintr -o ganizatie ntr un singur sistem informational computerizat, capabil sa or deserveasca toate aceste arii, fiecare cu necesitatile ei specifice. Fiecare departament are propriul subsistem informational computerizat, optimizat n functie de particularitatile specifice activitatii desfasurate, dar sistemul ERP le combina pe un program software integrat, ce ruleaza pe o baza de date unica, astfel toate, ntrnct toate unitatile organizatorice sa poata partaja mai bine informatiile si sa poata se extind si n afara comunica. Mai mult, versiunile actuale de sisteme ERP granitelor organizatiei . H. Klaus si G. Gable evidentiaza ca acronimul ERP este cel mai frecvent utilizat, cu toate ca se mai vehiculeaza si termeni alternativi: Entreprise Systems (sisteme de ntreprindere) si Business Systems (sisteme de afaceri). 9 5.7.2. Motive pentru implementarea unor sisteme informationale integrate si criterii de alegere a acestora n conditiile concurentei acerbe si a unui mediu extrem de complex si de dinamic, managerii trebuie s a utilizeze sisteme informationale care sa nglobeze tehnologiile moderne si care sa poata furniza, n orice moment, informatii legate de orice arie, att din mediul intern ct si din micromediul si macromediul organizatiei. Un sistem informational de tip ERP integreaza toate ariile unei organizatii : aprovizionare, productie, marketing, vnzari, contabilitate, resurse umane etc., partajeaza aceleasi baze de date / depozite de date si asigura interfatarea coerenta datelor si informatiilor si nuitatea fluxurilor informationale modulelor, 77

conti

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Mai mult, n contextul facilitatilor oferite de noua tehnologie informationala, sistemul ERP poate fi integrat si cu exteriorul, respectiv cu clientii si furnizorii. Din pacate, foarte multe sisteme informationale apeleaza la aplicatii dispersate , se bazeaza pe surse multiple de date si care, de cele mai multe ori, nici macar ce nu acopera toate ariile din organizatie . De regula, exista insule informationale , care colecteaza, stocheaza si prelucreaza date si informatii, fara sa existe o preocupare pentru integrarea acestora. Datorita faptului ca insulele informationale nu comunica ntre ele , ca nu sunt integrate corespunzator , se pot pierde numeroase oportunitati, redundanta poate atinge cote alarmante, si toate acest ea directe si indirecte, cuantificabile si pot genera costurilor suplimentare necuantificabile. Mai mult, absenta unui sistem informational integrat, bazat pe noua tehnologie informationala, poate conduce la un consum inutil de resurse financiare, umane, materiale si de timp. Chiar si n prezent, unii manageri sunt nca nedumeriti si se ntreaba: Ce organizatii ar trebui sa faca apel la un sistem informational integrat de tip ERP? Raspunsul este: Toate organizatiile care urmaresc gestionarea integrata eficienta a resurselor de care dispun. K. Shiekh 10 sustine ca implementarea si utilizarea unui sistem informational integrat performant este o conditie vitala pentru organizatiile acestui secol . W. R. Ross si M. R. Vitale au realizat un studiu pe 15 organizatii, cu vnzari ntre 125 milioane si 25 miliarde USD, cu scopul de -a determina motivele pentru care acestea apeleaza la sistemele ERP. Analiza a reliefat mai multe motive comune: Necesitatea de a beneficia de o platforma comuna, care sa nlocuiasca 1) numarul mare de sisteme mostenite, multe dintre ele de diferite tipuri, caracteristici, standarde; mbunatatirea proceselor n urma implementarii acestor sisteme; 2) Vizibilitatea mai buna a datelor si valorificarea lor la maximum, n scopul 3) mbunatatirii proceselor deci zionale la nivel operational si tactic; 4) Reducerea costurilor de operare; Cresterea sensibilitatii fata de cerintele clientilor, mbunatatirea capacitatii de 5) a raspunde ct mai prompt la necesitatile si dorintele acestora; 6) mbunatatirea deciziilor str ategice. Autorii sugereaza ca aceste motive sunt legate ntre ele, dupa cum se poate observa si din figura nr. 4.1.

78

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski mbunatatire Reducerea a proceselor Platforma comuna costurilor mbunatatirea deciziilor strategice Vizibilitatea Sensibilitatea la cerintele clientilor datelor

Figura nr. 4.1 Motivele pentru implementarea unui sistem ERP (dupa W.R. Ross si M.R. Vitale) La ora actual a exista pe piata un numar foarte mare de sisteme integrate ERP. Pentru organizatiile care doresc sa obtina performantele scontate, alegerea unui astfel de sistem nu este o sarcina foarte simpla. D. Sprott 11 prezinta criteriile de alegere a unui sistem ERP : aplicabilitatea; integrarea; adaptabilitatea; capacitatea de a se actualiza. . Aplicabilitatea se refera la capacitatea sistemului respectiv Aplicabilitatea de a se plia pe necesitatile de afaceri ale organizatiei. Integrarea se refera la capac Integrarea. itatea sistemului de-a se integra cu alte componente, pachete de programe dezvoltate sau mostenite de organizatie. Nerespectarea acestui criteriu are implicatii att asupra timpului necesar implementarii ct si asupra costurilor. Adaptabilitatea. Adaptabi litatea este foarte importanta deoarece, n viitor, n conditiile complexitatii si dinamicii mediului, putine organizatii vor fi statice. Capacitatea de-a se actualiza (upgradability). Capacitatea sistemelor de a permite versiuni incrementale si cicluri de actualizare (upgrade cycles) constituie un factor care genereaza un avantaj major, n conditiile dezvoltarii rapide a noii tehnologii informationale. Transformarea organizatiilor, n vederea implementarii sistemelor 5.7.3. informationale integrate grefate pe p rocesele de afaceri Pentru a obtine rezultatele scontate, implementarea unui sistem informational integrat de tip ERP necesita, adesea, evolutia organizatiei de la structura organizationala traditionala, cladita pe functiuni, la organizarea bazata pe proce se de afaceri, datorita faptului ca sistemul informational de tip ERP nu abordeaza organizatia prin prisma functiunilor si activitatilor, ci prin prisma proceselor de afaceri. Prin integrarea tuturor ariilor din organizatie si prin facilitarea partajarii si diseminarii informatiei, un astfel de sistem informational are un impact semnificativ att asupra aspectelor organizatorice ct si asupra culturii 79

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski organizationale . Sistemul ERP faciliteaza viziunea integrata si monitorizarea, n timp real, a informatiilor legate de fiecare proces de afaceri si asigura cresterea semnificativa a eficacitatii si eficientei acestora si mbunatatirea performantelor organizationale. Implementarea unui sistem informational de tip ERP poate mbunatati performantele organizationa si mai le prin informatizarea proceselor de afaceri mult, poate modifica chiar modul n care se realizeaza afacerile. Implementarea si utilizarea ERP poate afecta att procedurile de operare ct si structura organizatorica. Un astfel de sistem pe noua tehnologie informationala bazat poate implica diferite niveluri de transformare a organizatiilor : 12 1) Automatizarea locala . n acest caz, strategia organizatiei este de a automatiza diferite proceduri locale independente. Aceasta strategie necesita efort minim, iar rezultatele vizeaza doar cresterea performantelor activitatilor/proceselor mbunatatite. Prin simpla automatizare a activitatilor/proceselor existente, este putin probabil ca organizatia sa poata abtine avantaje competitive. 2) Integrarea interna . Aceasta strategie urmareste integrarea interna a tuturor proceselor de afaceri, prin intermediul sistemului informational computerizat. Integrarea este necesara att la nivel tehnologic ct si la nivel organizational. Ori de cte ori este necesar, indiviz i apartinnd diferitelor functiuni ale organizatiei trebuie sa coopereze, pentru a atinge obiective comune. Aceasta strategie necesita, pe lnga efortul de automatizare, si un efort de integrare. n nici una dintre cele doua variante prezentate are locala si integrare automatiz interna nu se modifica structura proceselor de afaceri. 3) Reproiectarea proceselor de afaceri (Business Process Reengineering Aceasta strategie implica reproiectarea partiala sau totala a proceselor BPR). mna ca schimbarea nu afecteaza doar procedurile de afaceri, ceea ce nsea organizatiei, ci si structura organizationala. Pentru a profita pe deplin de avantajele generate de tehnologia informationala, chiar si cele mai mici schimbari n utilizarea acesteia pot necesita restructurar i majore ale organizatiei. Fara restructurarea organizatiei, tehnologia informationala nu 13,14,15 va putea produce efectele scontate pentru a justifica investitiile, mai ales daca tinem seama de faptul ca sistemele informationale integrate sunt foarte costisitoare. 16 4) Redefinirea retelei de afaceri . Aceasta strategie urmareste depasirea granitelor organizatiei si afecteaza ntreaga retea de relatii externe cu clientii, cu furnizorii si cu alti parteneri de afaceri. Interactiunea cu acestia nu se realizeaza do ar prin intermediul schimbului electronic de date (EDI), ci implica si integrarea proceselor de afaceri printr- un schimb continuu de informatii si prin partajarea competentelor. Aceasta strategie permite crearea de relatii interorganizationale, care pot fi sustinute n mod eficace si eficient de noua tehnologie informationala. n acest context, fiecare partener poate exploata competentele retelei de afaceri, fara sa implice solutii extensive de integrare verticala. 80

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Sistemele informationale de tip arierele traditionale si integreaza toate ERP rup b o organizatie. Managerii si organizatiile pe care le conduc trebuie sa ariile dintrnteleaga faptul ca, implementarea sistemelor ERP nu nsemna sa se automatizeze si sa se integreze ceea ce exista este necesara o . Pentru a avea succes, reproiectare a proceselor de afaceri si o schimbare a culturii organizationale . n acest context, sistemele informationale de tip ERP constituie instrumente valoroase, pe care organizatiile le pot utiliza, pentru a realiza schimbarea . n ntreaga lume, prin implementarea ERP, foarte multe organizatii nu au obtinut succesul scontat si aceasta deoarece au implementat software ul fara a opera si schimbarile organizationale necesare. Pentru ca aceste sisteme sa genereze 17,18 efectele scont ate, implementarea lor necesita, uneori, schimbari radicale. 19,20 Specialistii 21,22,23,24 sustin ca, pentru a exploata n mod eficient si pentru a obtine beneficii din tehnologia informationala, nainte de implementarea oricarui sistem informational de tip ERP si nu numai organizatiile trebuie sa apeleze la reengineering-ul proceselor de afaceri , n conformitate cu necesitatile lor actuale si de perspectiva . n era Internet ne confruntam cu reproiectarea radicala a proceselor de afaceri , realizata cu sprijinul noii tehnologii informationale si asistam la trecerea de la vechea lume (old world) la lumea electronica a afacerilor (e -World). n noua era, n conditiile schimbarii continue si a concurentei acerbe, un alt aspect deosebit de important este legat de flexibilitatea si adaptabilitatea sistemelor informationale, care nu mai constituie un moft, ci o necesitate. n acest context, L. Markus si D. Petrie evidentiaza ca proiectate si implementate 25 sistemele ERP sa fie suficient de flexibile si putea plia procedurile pe procesele trebuie pentru ace se reproiecteaza pe masura ce apar schimbari si trebuie sa implice perioade de timp ct mai scurte pentru implementare. La ora actuala, cei mai mari furnizori de sisteme informationale de tip ERP sunt: le, Peoplesoft, Baan si J D Edwards. n ultimul timp, pe piata SAP, Orac romneasca au nceput sa apara sisteme informationale de tip ERP cu performante remarcabile si aliniate la necesitatile si cerintele din Romnia oferite ume, ct si de alte companii straine si romnesti: att de cei mai mari furnizori din l QAD (produsul MFG/PRO); Net Brinel (produsul Dante); Scala Business Solution (produsul Scala); Transcart (produsul B- Org si produsul Hermes); SIVECO (produsul Softwin); Bit Software (produsul Socrate) etc. 26 4.2 Sistemele informationale interorganizationale ntr - o abordare sistemica, potentatoare a conceptului de parteneriat n afaceri n zilele noastre, n conditiile globalizarii si a concurentei acerbe, oamenii si organizatiile trebuie, mai mult dect oricn sa colaboreze . A lucra cu altii nu mai d, este o optiune, ci mai degraba o necesitate si, n consecinta, oamenii si organizatiile trebuie sa caute sa beneficieze de avantajele colaborarii, respectiv de 81

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski posibilitatea: sa nvete mai mult si mai repede; sa ofere clientilor o gama mai larga de produse / servicii; sa profite de o arie mai extinsa de oportunitati. Legaturile externe cu clientii, furnizorii si partenerii de afaceri, realizate prin retele cu valoare adaugata intermediul schimbului electronic de date (EDI), prin si prin aliante strategice (VAN) au crescut enorm, n ultimii ani. n prezent, o facilitate foarte importanta a tehnologiei informationale este aceea ca sprijina coordonarea afacerilor si reduce timpul si spatiul aproape la zero. Coordonarea electronica moderna, cum ar fi spre exemplu sistemul JIT, bazat pe noua tehnologie informationala, topeste, adesea, granitele dintre organizatii si creeaza o integrare verticala virtuala. Prin facilitatile pe care le ofera, tehnologia informationala sprijina integrarea electronica a organizatiilor si pietelor si permite, astfel, extinderea n afara granitelor formale si construirea unei retele virtuale de afaceri . Retele secolului XXI, care cuprind clienti, furnizori si parteneri de afaceri, trebuie sa fie fluide, flexibile, sa aiba capacitatea de a se schimba rapid, n functie de necesitatile de afaceri. Schimbarile n conditiile de afaceri pot impune ntarirea unor legaturi si slabirea altora, crearea unui noi legaturi sau dizolvarea altora vechi , astfel nct organizatiile sa fie ct mai flexibile. T oate aceste mutatii impun reproiectarea sistemelor informationale astfel nct acestea sa poata sprijini parteneriatul n afaceri. 27 n acest context, sistemele informationale ce integreaza armonios to ate ariile din interiorul organizatiei detin un rol vital n organizatiile de tip nou, ce functioneaza n economia digitala, sustinuta de dezvoltarea fantastica a tehnologiei informationale. Totusi, pentru a putea reusi pe piata, pentru a face fata unui me diu exogen deosebit de complex si de dinamic, organizatiile nu trebuie sa se rezume doar la integrarea interna si la aplicatiile de tip back office . Dupa cum sugereaza si L. Hayman presedinte & CEO la SAP Asia organizatiile 28 -Pacific trebuie sa mearga mai departe si sa se orienteze spre exterior n special spre clienti si furnizori prin aplicatiile front -office, ce asigura colaborarea electronica a partenerilor de afaceri. 5.8.1. Consideratii privind sistemele informationale interorganizationale n noua era, comertul electronic si pune amprenta, tot mai mult, asupra afacerilor. Producatorii, furnizorii, distribuitorii si clientii se pot ntlni pe o piata virtuala, care functioneaza cu sprijinul noii tehnologii informationale. Pentru ca aceste afaceri de tip nou care leaga n retea mai multe organizatii sa aiba succesul scontat, este necesara existenta unui sistem informational interorganizational (Interorganizational Information System IOS) , care sa asigure fluxul informational ntre toate partile implicate 29 si sa faciliteze strngerea relatiilor 30 ntre organizatiile participante. n ultima perioada, sistemul informational interorganizational a constituit o arie foarte importanta de interes pentru cercetarile legate de sistemul information al, 82

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski unele dintre aceste cercetari sugernd ca, n timp, implementarea acestor sisteme va conduce la relatii mai puternice ntre vnzatori si cumparatori. 31 Un sistem informational interorganizational sprijina schimbul de date si de informatii ntre tii. Cel mai frecvent tip de interconexiune este cel dintre sistemele organiza informationale ale furnizorilor si clientilor unei organizatii (figura nr. 4.2).

FURNIZORI Logistica n amonte Productie Logistica n aval 1 2 Logistica n amonte Productie Logistica n aval 3 CLIENTI Logistica n amonte Productie Logistica n aval Interconexiunea sistemelor informationale (dupa M. Ursacescu) Figura nr. 4.2 ezent, tehnologia informationala poate oferi organizatiilor participante ntr n pr -o retea un avantaj colaborativ . 33 Retelele IT cresc eficienta interconectarii participantilor si ofera, fiecarui jucator, posibilitatea de a obtine avantaje . Tehnologia informationala pune la dispozitia organizatiilor capabilitati pentru a strnge si modifica natura relatiilor cu jucatorii cheie de pe piata. n acest context, tehnologia informationala detine, n integrarea electronica, roluri speciale, n diferite zone ale afacerii. Faciliteaza tranzactiile. Tehnologia informationala faciliteaza schimbul structurat de date ntre organizatii; datele nu mai trebuie introduse si verificate de mai multe ori. n economia digitala, organizatiile pot apela fie la schimbul electronic care utilizeaza formate prespecificate de date (EDI) fie la Internet. De fapt, EDI constituie o forma particulara a sistemului informational interorganizational. n practica, cele mai comune exemple includ: platile 34 sistemele de urmarire a comenzilor etc. electronice, introducerea comenzilor, Dezvoltarea noii tehnologii informationale faciliteaza nlocuirea schimbului de 83

32

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski date pe suport de hrtie cu schimbul electronic de date, realizat prin intermediul calculatoarelor si al retelelor de calculatoare. imizeaza gestionarea stocurilor . Tehnologia informationala face posibila Opt gestionarea optima a stocurilor si implementarea sistemului Just -In-Time (JIT). Optimizeaza procesele de afaceri . Tehnologia informationala faciliteaza prin intermediul legaturilor electronice integrarea armonioasa a proceselor de afaceri ale diferitelor organizatii si generarea de beneficii pentru toate partile implicate. Faciliteaza partajarea expertizei . T ehnologia informationala faciliteaza partajarea abilitatilor si a expertizei individuale si organizationale. Organizatiile pot crea retele intelectuale virtuale, ce strabat granitele fizice si partajeaza informatia si cunoasterea. n conditiile proliferarii noii tehnologii informationale, si Internet-ul tehnologiile impact foarte mare asupra managementului relatiilor cu furnizorii Web au un si cu clientii si revolutioneaza modul n care organizatiile si desfasoara n prezent, organizatiile pot comunica cu furnizorii, clientii, distribuitorii si afacerile. cu alti parteneri de afaceri cu o viteza fantastica viteza (e e-speed) printr-un simplu click de mouse. n conditiile concurentei acerbe, organizatiile trebuie sa si eficientizeze procesele interne si sa comunice cu exteriorul, deci sa combine capabilitatile sistemelor integrate ERP cu facilitatile oferite de tehnologiile sa si adapteze nucleul Web. n acest context, dezvoltatorii pachetelor ERP trebuie de aplicatii pentru a lucra pe platforme Internet n conditiile complexitatii mediului . 35 greaza doar ariile din interiorul organizatiei nu mai exogen, sistemele ERP ce inte sunt suficient de eficiente. Sistemele de acest tip trebuie sa se transforme si sa integreze furnizorii, clientii si alti parteneri de afaceri. n era digitala, n contextul tehnologiilor Web ce definesc mediul de afaceri al secolului XXI pentru a fi puternice si flexibile, organizatiile trebuie sa integreze aceste tehnologii n sistemele ERP si sa profite de toate oportunitatile oferite de e -business. 36,37 5.8.2. Sistemele de management ale lantului de aprovizionare (SCM) si sistemele de management ale relatiilor cu clientii (CRM): instrumente vitale n sustinerea organizatiei extinse Specialistii 38 considera ca lantul de aprovizionare este foarte important pentru succesul organizatiilor si, n acest context, acestea trebuie sa -l gestioneze corespunzator, astfel nct sa poata obtine avantaje competitive. Sistemul de managementul al lantului de aprovizionare (Supply Chain Management aduce o noua abordare a sistemelor ERP, integrarii electro SCM) a sistemelor informationale intraorganizationale cu cele ale furnizorilor. Mai mult, pentru a veni n ntmpinarea organizatiilor care si propun orientarea spre clienti, firmele de software ofera si management ale relatiilor cu clientii sisteme de (Customer Relationship Management CRM) , care integreaza sistemele informationale intraorganizationale cu cele ale clientilor. 84

39

prin prisma

nice

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski n viitorul apropiat, specialistii se asteapta la dezvoltarea si implementarea sistemelor informationale sa integreze forta unui sistem back office de tip ERP care cu cea a sistemelor front office de tip CRM si SCM . n ultima perioada, foarte multe sisteme informationale de tip ERP s au extins spre exterior, respectiv spre front -office, incluznd managementul lantului de aprovizionare si managementul relatiilor cu clientii. Ca urmare, ele au devenit sisteme ERP extinse (extended ERP), 40,41 integrate cu furnizorii, clientii si alti parteneri de afaceri. Aceste sisteme se bazeaza 42 pe noua tehnologie informationala pentru a sustine Intranet, Extranet, Internet organizatia extinsa , un nou model de organizatie specific economiei n retea . 43 Integrarea completa a organizatiei cu furnizorii si clientii prin lantul de valoare este necesara pentru a lua decizii mai bune, pentru a creste calitatea produselor si/sau serviciilor oferite, pentru a reduce costurile, pentru a mbunatatii comunicarea si coordonarea att n cadrul organizatiei ct si cu exteriorul, respectiv cu furnizorii, clientii si alti parteneri de afaceri. G.A. Langenwal ter 44 introduce conceptul de organizatie integrata total (Total Entreprise Integration TEI) . TEI reprezinta o extensie logica, care completeaza integrarea interna prin ERP cu integrarea externa prin SCM si CRM .

, n Ziarul Financiar, 1 BUTUC-CERCHEZ, I. Larry Ellison: Secretul succesului n management e centralizarea 2003 DAVENPORT, T.H. Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise Systems, Harvard Business School Press, Boston, MA, 2000 ERP/MRP II SOFTWARE: Valuable Tips for Selection & Implementation, 3 GRAY, C. http://www.p artnersforexcellence.co m/94art4.htm, (accesat n decembrie 200 3) 4 PETROFF, J.N. Handbook of MRP II / JIT Integration and Imp lementation, Prentice Hall, New Jersey, 1 993 TOOMEY, J.W. MRP II: Planning for ma nufacturing Excellence, Kluwer Academic Pub, Boston, 1996 5 What is Enterprise Resource Planning?, 6 KLAUS, H, ROSEMAN, M., GABLE, G.G. n Information Systems Fro ntiers, vol. 2, nr. 2, 2000, august, pp. 141-162 ERP (Enterprise Resource Planning) Survival Guide How to Live with MRP II (Manufacturing 7 ROBINSON, Ph. Resource Planning) or ERP (Enterprise Resource Planning) Systems and Get Real Business Benefits, martie, 2002, http://www.bpic.co.uk, (accesat n octo mbie 2003) KLAUS, H, ROSEMAN, M., GABLE, G. Wha t is Enterprise Resource Planning?, n Information Systems 8 Fro ntiers, vol. 2, nr. 2, august, 2000, pp. 141-162 DAVENPORT, T.H. op. cit. 9 10 SHEIKH, K. Manufacturing Resource Planning (MRP II) with Introduction to ERP, SCM and CRM, McGraw-Hill, New York, 2002 Componentizing the enterprise ap plication packages, 11 SPROTT, D. n Communication s of ACM, nr 43 (4), 2000, pp. 63-69 IT Enabled Business Transforma tion: From Automation to Business S cope Red efin ition , 12 VENKATRAMAN, N. n Sloan Management Review, vol. 35, nr. 2, iarna, 1994 Technology as an Occasion for Structuring 13 BARLEY, S. , n Administrative Science Quarterly 31, 1986, pp. 1-24
2

HAMMER, M. Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate , n Harvard Business Review, 1990, pp. 104 - 14 112 15 13. HAMMER, M., CHAMPY, J. Reengineering the Co rporation: A Manifesto for Business Revolution , Harper Business, New York, 1993

ORMAN, L.V., HALL, M. A Model Management Ap proach to Business Process Reengineering , 16 http://hsb.baylor.edu/ramso wer/acis/papers/orman.htm, (accesat n ianuarie 2004) 17 WALLACE, T.F., KREMZAR, M.H. ERP: Making IT Happen: The Implementers Guid e to Success with Entrprise Resource Planning, John Wiley & Sons (3rd Edition), New York, 2001 18 HAMILTON, S. Maximizing Your ERP S ystem: A Practical Guide for Managers, McGraw Hill, New York, 2002

85

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

WILLCOCKS, L, LACITY, M.C. Strategic Sourcing of Information Systems: Perspective and Practices, John Wiley& Sons, Chichester, 19 98 SHTUB, A Enterprise Resource Planning (Erp): The Dynamic of Operations Management, Kluwer Academic Publisher, New York, 1999 21 BLOOMFIELD, B.P. Information Technology and Organizations: Strategies, Networks, and Integration, Oxford University Press, Oxford, 1997 22 DAVENPORT, T.H. Process Innovation. Reengineering Business through Informa tion Technology, Harvard Business School Press, Boston, MA, 1993 23 HAMMER, M, STEAVEN, S. Reengineerin g Revolution: The Handbook, HarperCollins, London, 1995 WHITMAN, M.E. IT divergence in Reengineering Support: Performance Expectations vs. Perceptions , 24 Information & Management, nr. 30, 1996, pp. 2 39-250 MARKUS, L., PETRIE, D. Bucking the Trends: What the Future Hold from ERP Packages, n Informatio n 25 Systems Frontier, decembrie, 2000 mai multe informatii legate de sistemele de tip ERP si de companiile furnizoare se gasesc n GORSKI H. Sisteme 26 Editura Universitatii Lucian Blaga , Sibiu, 2003 , pp. 241 -266 informatice pentru management, GORSKI, H The New Business: Information Technology a nd Organizational Change in the Information Age , 27 Proceedings of the International Conference o n Manufacturing Science and Ed ucation Challenges of the European Integration, Sibiu, 200 3 ERP in Internet Economy, 28 HAYMAN, L. vol. 2, august, 2000, pp. 137 -139 HAAG, S., CUMMINGS, M, DAWKINS, J. op. cit., p. 68 29 A comparison of structure and strategy in electronic commerce, 30 MARCHEWKA, J.T., TOWELL, E.R. Information Technolog y & People, 2000, vol. 13, nr. 2, 2000, pp. 1 37 -149 A comparison o f structure and strategy in electronic commerce 31 MARCHEWKA, J.T., TOWELL, E.R. Information Technolog y & People, vol. 13, nr. 2, 2000, pp. 13 7-149 S isteme informatice: o abordare ntre clasic si modern, 32 URSACESCU, M. Editura Economica, Bucuresti, 2002, p. 122 33 SCOTT MORTON, M.S. The Corporation of the 199 0s: In formation Technology and Organizational Transformation, Oxford Press University, Lo ndon, 1991, pp. 142-144 EDI, Organizational Change and Flexible Strategies, 34 O CALLAGHAN, R. n Information Technology and Organizational Transformation: Innovation for the 21 st Century Organizatio n, John Wiley & Sons, Chichester, 1998, pp. 179-192 BOCK, G.E. Is ERP ready for E-Business?, n E-Business Strategies & Solutions / Perspective, Patricia Seybold 35 Group, iunie, 1999 NORRIS, G., HURLEY, J.M., HARTLEY, K.M., DUNLEAVY, J.R., BALLS, J.D. E-Business and ERP: 36 Transformin g the Enterprise, John Wiley & Sons, New York, 2000 SHIELDS, M.G. E-Business and ERP Rapid Implementation and Project Planning, John Wiley & Sons, New York, 37 2001 ANDERSEN, D.L., LEE, H.L. The Internet Enabled Supply Chain: From First Click to Last Mile, 27 martie, 38 2002, http://www.manufacturing.net/scm/contents/pdf/anderso n_lee_wp.pdf , (accesat n februarie 2003) ATKINSON, H Evolution B2B Logistics, n Journal o f Commerce, 15 august, 2000 39 40 GARTNER GROUP Extended Enterprise Applications , Symposium / IT Expo, Brisbane, 19 -22 octombrie, 1999 STEIN, T. ERP Fight For Life, n InformationWeek, 12 aprilie, http://www.informationweek.com/729/erp.htm, 41 (accesat n o ctombrie 2001) SHEIKH, K. Manufacturing Resource Planning (MRP II) with Introduction to ERP, SCM and CRM, McGraw-Hill 42 Professional, New Yo rk, 2002 Prelucrare dupa SCN Educational B.V Customer Relationship Management: The ultimate guide to the efficient use 43 of CRM , Friedrick Vieweg & So n, 2001, p. 171 LANGENWALTER, G.A. Enterprise Resource Planning and Beyond: Integrating Your Entire Organ ization, 44 CRC/APICS Press, New York, 1999
19 20

n , n

86

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski CU RS 11 + CUR S 12 + C URS 13

CAPITOLUL C A P I T O L U L 55

T COMER UL ELECTRONIC

COMERTUL ELECTRONIC SI PIATA ELECTRONICA 5.1 IMPACTUL COMERTULUI ELECTRONIC ASUPRA 5.2 MANAGEMENTULUI SI ASUPRA ORGANIZATIEI INTRANET, EXTRANET SI INTERNET, CA INSTRUMENTE DE 5.3 AF ACERI C DE DATE (EDI) SI TRANSFERUL 5.4 SCHIMBUL ELECTRONI ELECTRONIC DE FONDURI (EFT) COMERTUL ELECTRONIC ORIENTAT SPRE CONSUMATORI (B2C), 5.5 SPRE PARTENERII DE AFACERI (B2B) SI SPRE GUVERN (B2G) COMERTUL ELECTRONIC MOBIL (M 5.6 5.7 PAGINA WEB: CANAL DE COMUNICARE BIDIRECTIONAL CU EXTERIORUL 5.8 COMERTUL ELECTRONIC: DE LA CONCEPT LA REALITATILE SI SPECIFICUL MEDIULUI ROMNESC -COMMERCE)

87

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Comertul electronic si piata electronica 5.1. De la revolutia industriala, printre cele mai semnificative schimbari se numara si cele generate de noua tehnologie informationala si de afirmarea societatii informationale. Noua tehnologie informationala, care se dezvolta cu o viteza ametitoare, a facut posibila aparitia comertului electronic oportunitate si practica comerciala ce ofera mari sanse de dezvoltare att organizatiilor mari si mijlocii, ct si celor mici si microntreprinderilor. Accesibilitatea noii tehnologii informationale legate de Internet, reducerea costului acesteia si relativa independenta de tehnologiile clasice permit organizatiilor din tarile mai putin dezvoltate o integrare rapida n comertul electronic, care a revolutionat comertul global, redefinind practic regulile clasice ale marketingului, apro vizionarii si vnzarii. n ultimii ani, termenul de comert electronic este foarte des vehiculat n toate mediile, dar n special n cele de afaceri. La ora actuala, numarul definitiilor atribuite comertului electronic este impresionant. P. Fingar 1 defineste comertul electronic ca fiind o tehnologie moderna de a face afaceri, ce se adreseaza organizatiilor , comerciantilor si consumatorilor cu scopul de a reduce costurile tranzactiilor, simultan cu mbunatatirea calitatii bunurilor si serviciilor si cresterea vitezei de livrare. n opinia lui D. Geller 2 , comertul electronic este o colectie de instrumente s i practici care presupun utilizarea Internet- ului si care permit organizatiilor sa creeze, sa ntretina si sa mbunatateasca relatiile de afaceri cu alte organizatii si cu consumatorii individuali. n termeni generali, evidentiaza G. Neagu, 3 comertul elec tronic reprezinta utilizarea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor (TIC) n cercetarea de piata, achizitionarea de informatii si derularea tranzactiilor de afaceri. Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Economica (OCDE) 4 defineste comertul electronic ca fiind afaceri derulate pe retele care utilizeaza protocoale non-proprietar, stabilite pe baza unor standarde deschise, ca de exemplu Internetul. Tot OCDE sustine ca comertul electronic face referire la toate tipurile de tranzactii care au legatura cu activitatile comerciale, derulate la nivel de organizatie sau cu cumparatorii, care se bazeaza pe procesarea si transmiterea informatiilor sub forma digitala, incluznd text, sunet, imagini. Specialistii Uniunii Europene 5 definesc comertul electronic ca fiind tranzactii comerciale bazate pe transmiterea electronica a datelor prin intermediul unor retele de comunicatii, cum ar fi Internet ul. Comertul electronic introduce interactiuni cu lanturile de aprovizionare si genereaza n relatiile vnzat or- cumparator o noua dimensiune, mai ampla. Noua intermediere, mai mult dect dezintermedierea, reprezinta cea mai ampla sursa de oportunitati de afaceri. n opinia noastra, comertul electronic se refera la derularea globala a afacerilor generatoare de va loare adaugata, cu sprijinul unor programe computerizate specifice si avnd ca suport reteaua Internet si celelalte instrumente puse la dispozitie de noua tehnologie informationala. Comertul electronic specific erei 88

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski digitale are loc pe o piata electronica si genereaza noi tipuri de relatii ntre organizatii, furnizori, clienti si alti parteneri de afaceri. n ultimii ani, comertul electronic a devenit nu numai un subiect deosebit de interesant, caruia specialistii 6,7 i dedica carti speciale, ci si un instrument spectaculos, care sustine si impulsioneaza globalizarea si ofera organizatiilor din tarile n curs de dezvoltare posibilitati de a atinge noi niveluri de competitivitate internationala si de a participa, n mod activ, la economia globala. Comert ul electronic este cel care asigura organizatiei evolutia spre economia digitala , n care sunt dezvoltate retele invizibile, formate din organizatii care stiu, pot si doresc sa valorifice beneficiile furnizate de utilizarea, pe scara larga, a noii tehnolog ii informationale. n noua era, comertul electronic este o realitate care nu mai poate fi ignorata, sub nici o forma. Comertul electronic trebuie luat n considerare n contextul retelelor, tehnologiilor de retea si conceptelor de retea si integrat armonio s n strategia de dezvoltare a organizatiilor . Comertul electronic se desfasoara pe o piata electronica (e -market) . n varianta traditionala de comert, piata reprezinta locul n care se ntlneste cererea cu oferta de marfuri. Prin analogie, piata electronica reprezinta locul de ntlnire a cererii si ofertei n cazul comertului electronic . n era digitala, piata electronica ofera suport att vnzatorilor ct si cumparatorilor, pentru a intra n contact si pentru a valorifica, mai bine, relatiile stabilite electronic. n anii care vor urma, organizatiile fie vor intra pe piata electronica si se vor integra organic n mediul de afaceri digital, fie, multe dintre ele, vor nceta sa mai existe. Din analiza aspectelor teoretice si practice, putem evidentia o s erie de generate de comertul electronic, att pentru organizatii ct si pentru avantaje clienti. Avantaje din punctul de vedere al organizatiei: cresterea oportunitatilor la scara globala; posibilitatea de a comanda electronic produse si servicii ale altor organizatii, fara a exista restrictii temporale si spatiale; posibilitatea de a receptiona, de la alte organizatii sau persoane fizice, comenzi electronice pentru bunuri si/sau servicii, fara a exista restrictii temporale si spatiale; posibilitatea de a ajunge, n orice moment, prin intermediul mijloacelor de publicitate electronice, la clienti situati n orice locatie de pe glob; prezenta globala la costuri scazute; accesul la un numar mare de furnizori din ntreaga lume; optimi zarea livrarilor; l electronic al banilor implicati n tranzactiile comerciale; transferu utilizarea tehnologiei informationale n eficientizarea proceselor de afaceri si n integrarea armonioasa a tuturor ariilor organizatiei; 89

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski e a acestora pe piata reducerea timpilor de dezvoltare a produselor, de livrar si, implicit, de raspuns la cerintele clientilor si la eventualele nemultumiri ale acestora; cresterea vitezei de derulare a afacerilor; reducerea costurilor de toate tipurile (aprovizionare, productie, publicitate, a ce permite reducerea preturilor si/sau obtinerea unor livrare etc.), cee profituri suplimentare; globalizarea licitatiilor, cu implicatii directe si propagate asupra reducerii costurilor, reducerii ntrzierilor si cresterii calitatii produselor si/sau serviciilor; reducer ea stocurilor de materii prime, materiale si produse finite; posibilitati sporite de publicitate si pentru organizatiile mai mici, cu resurse financiare mai reduse; posibilitatea de a prezenta produsele n cataloage electronice, care implica costuri reduse, comparativ cu cele aferente cataloagelor clasice; posibilitatea de a utiliza lucratori foarte bine pregatiti profesional si de a antrena experti si consultanti de renume, situati n locatii diferite, unele chiar foarte ndepartate de sediul central; ucerea cheltuielilor implicate de resursele umane (o parte dintre activitati red se desfasoara electronic si pot fi angajati telelucratori din zone n care sunt acceptate salarii mai mici); reducerea, prin utilizarea telelucratorilor, a cheltuielilor cu investitiile si a cheltuielilor administrative (telelucratorii lucreaza de acasa si, n consecinta, pot fi reduse cheltuielile legate de birouri, calculatoare, consumabile, utilitati etc.); cresterea cotei de piata, a vnzarilor (pot fi atrasi clienti din cele m ai ndepartate zone) si, implicit, a profitului; obtinerea unor produse si servicii de o calitate superioara (pot fi selectati furnizorii care ofera cea mai buna calitate); posibilitatea de a dezvolta noi activitati si afaceri utiliznd tehnologia tionala; informa cresterea flexibilitatii organizatiilor si a capacitatii acestora de a se adapta, un mediu exogen aflat n continua schimbare; mai rapid, ntrcresterea gradului de informare si mbunatatirea calitatii informatiilor (acestea sunt reactualizate n mod continuu); mbunatatirea serviciilor de garantie acordate clientilor (prin mentinerea unui contact on- line cu clientii, organizatiile pot raspunde n timp util la cerintele acestora); strngerea relatiilor cu clientii si sustinerea managementului relatiilor cu clientii (Customer Relationship Management CRM); crearea unei imagini favorabile, prin dezvoltarea unei pagini Web ct mai simplu si mai rapid de utilizat, care sa ofere informatii ct mai detaliate si mai corecte despre organizatie si despre produsele si/sau serviciile oferite; 90

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski cresterea competitivitatii organizatiilor. din punctul de vedere al clientilor: Avantaje informarea mai completa, mai complexa, mai exacta si mai rapida cu privire la oferta de pe piata; posibilitatea de a achizitiona produse si/sau servicii la preturi inferioare ofertelor clasice; posibilitatea de a consulta o oferta globala de produse/servicii si posibilitatea mai larga de a alege pe cele care corespund cel mai bine, din punct de vedere pret - calitate, cerintelor exprim ate sau latente; posibilitati mai variate de selectie a modului de cumparare si livrare; accesul, printr- o interfata usor de utilizat, la cataloagele electronice ale organizatiilor; posibilitatea de a reduce timpii de obtinere a produselor si/sau serviciil or si de rezolvare a reclamatiilor; line, fara a mai fi posibilitatea de a completa o serie de formulare onnecesara deplasarea la sediul organizatiei; gestiunea mai buna a stocurilor (daca clientii sunt organizatii); posibilitatea de a dezvolta relatii ma i strnse, pe termen lung, cu organizatiile de la care achizitioneaza bunuri si/sau servicii. Cu toate avantajele evidente pe care le prezinta comertul electronic, decizia de a intra pe piata electronica trebuie sa aiba la baza o buna informare , o cunoaste re si o analiza aprofundata a avantajelor si riscurilor implicate de implementarea comertului electronic n conditiile concrete din fiecare tara si din fiecare organizatie. nainte de- a lua o asemenea decizie, este necesar ca punctele tari si punctele slab e ale organizatiei sa fie corelate cu oportunitatile si amenintarile provenite de mediul nconjurator general si competitional. Roland Berger & Partners 8 au identificat trei niveluri de actiune pentru dezvoltarea, cu succes, a comertului electronic: (1) strategia; (2) integrarea; (3) pagina Web. 1) Strategia. Pentru a obtine performantele scontate, managementul de top trebuie implicat n dezvoltarea comertului electronic, stabilind obiective clare si integrndu- l armonios n strategia generala a organizatiei . 2) Integrarea. Organizatia trebuie sa - si integreze armonios activitatile pe care le desfasoara: aprovizionare, productie, vnzari, marketing, service etc. Mai mult, este necesara o coordonare atenta a activitatilor de marketing, vnzari si distributie desfasurate pe Internet. Integrarea creeaza premise pentru parteneriate, pentru tehnologie, promovare si vnzari ncrucisate. Parteneriatele pot avea ca efect cresterea atractivitatii ofertei de pe Web, datorita continutului suplimentar si a publicitatii ncrucisate (spre exemplu firma Alfa face publicitate firmei partenere Beta si invers). Trebuie evidentiat 91

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski faptul ca, n publicitatea ncrucisata, se recomanda selectarea partenerilor, n functie de reputatia acestora si de tipul afacerii. Continutul unei pagini Web aduce informatii, valoare 3) Pagina Web. adaugata, interactivitate si creeaza o comuniune de interese. Pentru a obtine performante, este necesar ca pagina Web sa fie integrata cu activitatile de back office: logistica, gestionarea stocurilor, cont abilitate, servicii client, controlul calitatii etc. Studiul scoate n evidenta faptul ca, pentru dezvoltarea activitatii de comert distinct n cadrul organizatiei, cu electronic, se poate forma un centru de profit bugete si responsabilitati clare si cu nominalizarea, fara echivoc, a echipei manageriale. Impactul comertului electronic asupra managementului si asupra 5.2. organizatiei Comertul electronic are un impact major asupra managementului, asupra modului n care se desfasoara activitatile si asupra organizatiei n ansamblu (figura nr. 5.1). mbunatatirea colaborarilor ntre partenerii d e afaceri . Schimbul electronic a) de date (Electronic Data Interchange EDI), transferul electronic al fondurilor (Electronic Funds Transfer EFT) si Internet -ul facilitea za comunicarea, colaborarea si coordonarea. Atribuirea unui rol activ consumatorului , n toate etapele, pornind de la b) conceptia si proiectarea produselor si/sau serviciilor si mergnd pna la livrarea efectiva a acestora. Prin intermediul Internet -ului, respectiv a unei pagini comerciale construite inteligent, organizatia poate colecta de la vizitatori clienti actuali sau potentiali sugestii, opinii, nevoi, dorinte, cereri. Acestea trebuie ulterior analizate si integrate organic n toate activitatile ce concura la realizarea si comercializarea pe piata a produselor si serviciilor oferite. Implicatii majore asupra factorului timp. Reducerea timpului de dezvoltare si c) lansare pe piata a produselor si/sau serviciilor este de o importanta vitala, n conditiile n care, tot mai frecvent, timpul este considerat o resursa strategica pentru manageri si pentru organizatiile pe care le conduc. n acest context, pe piata electronica, comertul electronic faciliteaza accesul instantaneu al cererii la oferta. Mai mult, schimbul electronic de date (EDI), transferul electronic al fondurilor (EFT), Internet- ul si alte componente ale noii tehnologii informationale permit cresterea vitezei de derulare a tranzactiilor si reducerea ciclurilor de fabricatie.

92

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Readaptarea la noile Cresterea potentialului de reglementari impuse de tranzactionare comertul electronic Globalizarea activitatilor si Reconsiderarea a relatiilor economice cerintelor legate de personalul angajat Reconsiderarea rolului intermediarilor Deschiderea organizatiilor spre exterior, respectiv DIRECTII spre clienti furnizori, parteneri de afaceri, stat, comunitate etc. mbunatatirea colaborarilor ntre partenerii de afaceri

Implicatii majore asupra factorului timp

Atribuirea unui rol activ consumatorului .1 Directii de impact ale comertului electronic asupra Figura nr. 5 managementului si organizatiei . Comertul electronic aduce modificari Reconsiderarea rolului intermediarilor d) semnificative n ceea ce priveste intermediarii. Treptat, locul intermediarilor tr aditionali este luat de intermediarii de tip informational cum sunt portalurile si de intermediarii de tip functional, care asigura sprijin n derularea diferitelor etape ale afacerilor electronice: autentificare, efectuare de plati, livrare. rarea cerintelor legate de personalul angajat . Organizatiile care Reconside e) utilizeaza intensiv comertul electronic trebuie sa beneficieze de manageri si angajati inteligenti, care sa detina cunostinte n domeniul informaticii si comunicatiilor. Mai mult, aceste organizatii pot face apel la telelucratori angajati si consultanti situati n orice parte a globului. Readaptarea la noile reglementari impuse de comertul electronic . f) Organizatiile care desfasoara afaceri pe o piata electronica si apeleaza la comertul electronic, trebuie sa se supuna reglementarilor n vigoare din acest domeniu: Legea comertului electronic; Legea semnaturii electronice; Legea privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private n sectorul telecomunicatiilor; Legea privind protectia persoanelor n privinta prelucrarii datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date etc. Prin caracteristicile specifice pe care le prezinta, comertul electronic necesita o serie de transformari n organizatiile care l nglobeaza n strategia lor de afaceri: reproiectarea activitatilor; redefinirea relatiilor cu clientii; asigurarea de valoare adaugata pentru clienti; redefinirea relatiilor cu furnizorii si partenerii de afaceri. 93

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Intranet, Extranet si Internet, ca instru 5.3. mente de afaceri

Retelele Intranet, Extranet si Internet faciliteaza comunicarea, colaborarea, coordonarea si constituie instrumente vitale pentru marea ncercare a nceputului de secol, marcata de ideologia societatilor deschise, a pietelor si organizatiilor fara frontiere si a neteconomiei. a) Intranet ul este o retea de calculatoare locala sau extinsa pe distante mari Intranet proprie unei organizatii ale carei echipamente comunica ntre ele prin intermediul functioneaza n tehnologiei Internet. Intranet-ul este, de fapt, un Internet intern ce interiorul unei organizatii si conecteaza toate diviziile, departamentele, compartimentele si sectiile unei organizatii . Internet- ul asigura fiecarui manager sau simplu angajat posibilitatea de acces la infor matii, prin conturi si parole autorizate, n baza competentelor, obiectivelor si sarcinilor circumscrise posturilor de lucru ocupate. Prin intermediul Intranet- ului, organizatia pune la dispozitia lucratorilor informatizati manageri sau simpli angajati date si informatii actualizate, continute n bazele de date sau n depozitul de date. Utilizatorii informatizati, care utilizeaza Intranet ul, sunt denumiti clienti interni . ntr- o organizatie, Intranet -ul: mbunatateste circulatia informatiilor ; sprijina si faciliteaza comunicarea, colaborarea, coordonarea si lucrul n grup . El constituie, platforma pentru groupware. de fapt, o Utilizarea unui Intranet, apelnd la tehnologia Internet, prezinta o serie de avantaje : 9 stabilitatea retelei standardelor transparente si deschise prin folosirea utilizate pe Internet; caracterul multiplatforma al majoritatii aplicatiilor Internet avantaj important n special pentru organizatiile care au sisteme informationale eterogene; fiabilitatea tehnologiilor si aplicati ilor dezvoltate pe Internet; costul mult mai redus al produselor software generalizate pe Internet (sunt utilizate de mai multi clienti si, ca urmare, costurile sunt mai rapid amortizate).

94

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

.2 Intranet, un Internet ce functioneaza n interiorul unei organizatii Figura nr. 5 Protectia mpotriva accesului celor din exterior este garantata printr -un software special de securitate. Software-ul de securitate denumit firewall (zid de foc) 11,12,13,14 are rolul de a proteja reteaua interna a organizatiei, prin furnizarea masurilor de securitate, care sa previna accesul neautorizat al persoanelor din afara organizatiei la informatiile importante ale acesteia (figura nr. ul de securitate poate asigura si limitarea accesului 6.2). Mai mult, softwareangajatilo ul extern. De fapt, multe organizatii au realizat deja acest r la Internetlucru, pentru a taia angajatilor posibilitatea de a accesa n timpul serviciului diferite pagini Web, n loc sa si ndeplineasca sarcinile circumscrise postului. B) Extranet prezent, unele organizatii permit celor din exterior organizatii si indivizi sa n urile. Atunci cnd o organizatie furnizeaza accesul extern la un le acceseze IntranetIntranet, se spune ca organizatia respectiva a creat un Extranet. Termenul de Extranet este legat de utilizarea tehnologiei informationale pentru a comunica, colabora si partaja informatia cu clientii, furnizorii si alti parteneri de afaceri. 15 n era n retea, Extranet - ul a devenit tot mai larg raspndit si a nceput sa sprijine organizatia extinsa , respectiv organizatia conectata cu clientii, furnizorii si alti parteneri de afaceri, situati n diferite zone ale lumii. Pentru a avea utilitate, ul trebuie sa sprijine obiective comune sau procese de care beneficiaza Extranettoate organizatii le implicate. 16 Atunci cnd stabilesc un Extranet, pe lnga parola necesara pentru a proteja reteaua interna de accesul exterior neautorizat, majoritatea organizatiilor angajeaza si servicii de Internet VPN (Virtual Private Network). 17 Furnizorul Internet VPN garanteaza accesibilitatea si viteza conexiunii Internet a celor doua locatii si furni zeaza software de criptare performant care asigura securitatea si , confidentialitatea informatiilor ce se transmit pe Internet 18 . n noua era, organizatiile n retea s i organizatiile virtuale pot face apel, cu succes, pentru transferul informatiilor, la retele de tip Extranet. O asemenea 95

10

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski organizatie virtuala este Direct Marketing Resource Collaborative (DMRC), o divizie virtuala WA Wilde Inc. 19 Obiectivul DMRC este de-a conecta liber profesionistii specialisti n marketing cu clientii care necesita expertiza n marketing. Prin stabilirea unui Extranet, DMRC ofera liberilor profesionisti specialistilor n marketing acces la solicitarile si informatiile clientilor interesati. Ei pot avea ntlniri virtuale cu clientii, pentru a discuta campaniile de promovare, mijloacele de publicitate, costurile campaniilor etc. Prin utilizarea unui astfel de Extranet, este posibila crearea unei organizatii virtuale de liberi profesionisti specialisti n diferite domenii care pot lucra la mai multe proiecte, fara sa fie angajatii organizatiei respective. c) Internet Turnul Babel n - a fost cumva versiunea initiala a Internet -ului? La urma urmelor, Internet- ul este si el un fel de limba universala n afara limitelor fiecarei culturi n parte. Este o forma universala de comunicare, care, cel putin la suprafata, creeaza impresia ca ne putem ntelege ntre noi cu totii, chiar daca nu vorbim aceiasi limba. De asemenea ea ne permite sa legam contacte cu oamenii cu care nu ne- am ntlnit niciodata n crngul nostru de maslini. 20 Internet- ul este, la ora actuala, o retea publica care a cuprins ntreaga planeta 21 si care este alcatuita din: (1) conglomerat de retele de calculatoare de diferite complexitati locale (Local Area Network LAN), regionale (Metropolitan Area Network MAN) si globale (World Area Network WAN); (2) servicii si (3) aplicatii (figura nr. 5.3). Retele de calculatoare

INTERNET

Aplicatii Servicii Figura nr. 5.3 Internet- ul si componentele sale

96

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski imbul electronic de date (EDI) si transferul electronic de fonduri 5.4. Sch (EFT) n noul tip de economie, afacerile se vor desfasura ntr - o noua viziune, care se bazeaza pe si comunicare , colaborare parteneriate . n acest context, schimbul electronic de date (EDI ) si transferul electronic de fonduri (EFT) constituie instrumente vitale n minile organizatiilor care fac afaceri n cyberspatiu si participa la comertul electronic. a) Schimbul electronic de date (EDI) Schimbul electronic de date (Electronic Data Interchange constituie un tip specific de sistem informational interorganizational, care implica schimbul informatiilor structurate de regula documente de afaceri ntre organizatii, de la calculator la calculator, ntr -un format standardizat. EDI, forma larg utilizata n afacerile electronice, leaga sistemul informational intern al unei organizatii de sistemele informationale ale altor organizatii partenere. 23 Cercetarile 24,25 au evidentiat ca EDI are un impact puternic asupra organizatiilor, afectnd att relatiile din cadrul organizatiei ct si relatiile cu clientii, furnizorii si alti parteneri de afaceri. EDI constituie unul dintre cele mai importante si mai exploatate aspecte ale comertului electronic si se refera la transferului electronic al informatiilor ntre doua organizatii, dintre care una comanda produse si/sau servicii de la cealalta. Organizatiile implicate apeleaza, de fapt, la un sistem informational interorganizational, n cadrul caruia, pentru a muta electronic informatiile, se lizeaza schimbul electronic de date. EDI este un uti transfer direct de la calculator al informatiilor legate de tranzactii si al informatiilor calculator-lacontinute n documentele standard de afaceri (cum sunt facturile si comenzile de achizitie) si prezentate ntr-un format standard. ntre partenerii de afaceri au loc fluxuri de documente standard de afaceri . n forma clasica, aceste documente sunt pe suport de hrtie. Prin utilizarea EDI, organizatiile pur si simplu elimina fluxurile de documente standard pe hrtie si le nlocuiesc cu fluxuri electronice. Aceasta abordare reduce timpul consumat cu miscarea informatiilor si costurile asociate manipularii documentelor . b) Transferul electronic de fonduri (EFT) Transferul electronic de fonduri (Electronic F unds Transfer EFT) , denumit si EDI financiar , se refera la deplasarea electronica a fondurilor (banilor) ntre organizatii si ntre banci si clientii acestora. Transferul, realizat n aceiasi zi, practic aproape instantaneu, poate fi reprezentat schematizat n figura nr. 6.4. n tarile dezvoltate economic, transferul electronic de fonduri a aparut n anii 60, cnd bancile au nceput sa utilizeze retele de calculatoare dedicate, pentru a 97 EDI) 22

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski transfera diverse fonduri. Transferul electronic al fondurilor urmareste optimizarea platilor electronice, constituind un mijloc de plata mai rapid si mai putin costisitor dect platile realizate prin mijloacele clasice si ofera, n acest sens, un sprijin considerabil n afacerile derulate electronic. onic de fonduri poate sa apara si o casa de clearing n transferul electr automatizata (Automate Clearing Ho use organizatie ACH) , care este o intermediara, ce manipuleaza miscarea electronica a banilor ntre cele doua banci : banca furnizorului si banca cumparatorului. La ora actuala, exista solutii performante 26,27,28,29 ce pot fi utilizate, cu succes, n debitarea si creditarea electronica automatizata a conturilor bancare. Comertul electronic orientat spre consumatori (B2C), spre partenerii de 5.5. afaceri (B2B) si spre guvern (B2G ) T.L. Friedman 30 evidentiaza ca cea mai noua strategie de supravietuire, dupa caderea zidului Berlinului, poate fi rezumata de o reclama aparuta n 1999 pentru Computer Science Corporation. Titlul anuntului ntreaba: Cta vreme mai poti astepta o afacere electronica (e - business)?, iar afisul raspunde: n fiecare afacere exista uriase posibilitati de afaceri electronice care se pierd. Puterea de a te misca mai rapid. Puterea de a ajunge mai departe. Puterea de a te catara pe un loc de vrf n noua econom ie electronica. Dar daca astepti prea mult, aceste posibilitati s au dus. La ora actuala, cele mai raspndite de comert electronic implementate modele sunt: caracterizat prin faptul ca business-to-business (B2B sau BTB) model ambele parti participante la tranzactia comerciala, att cumparatorul ct si vnzatorul, sunt organizatii ; model caracterizat prin faptul ca buniness-to-consumer (B2C sau BTC) tranzactiile comerciale se realizeaza ntre organizatii si consumatori individuali. Pe lnga cele doua forme mai raspndite B2B si B2C apar si alte forme ale comertului electronic 31 : business-to-government (B2G); government-to-business (G2B); government-to-government (G2G); government-to-consumer (G2C); si consumer-to-government (C2G); consumer-to-business (C2B) consumer-to.5 si sintetizate n tabelul consumer (C2C). Toate acestea sunt redate n figura nr. 5 nr. 5.1.

98

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Organizatii Consumatori C2C B2C B2B C2B ORGANIZATIA Organizatii Consumatori Vnzari prin Internet, TV, telefon B2G G2B B2G Organizatii Consumatori G2B Intranet, Extranet, Internet, EDI, EFT B2B C2C B2B

C2G G2C

Guvern

Figura nr. 6.5 Forme de comert electronic Tabelul nr. 6.1 Forme de comert electronic Consumatori (C) Consumatori on-line ntre (C) compara ofertele impozite on-line (calitate, preturi individuali B2C B2B B2G Comert electronic, Comert electronic, Comert electronic, Organizatii vnzari catre (B) individuali G2C Informarea cetatenilor ntre organizatii guvern, licitatii on consumatorii line G2B G2G Informarea Coordonare Guvern (G) organizatiilor vnzari cumparari vnzari catre consumatori ) Web pentru a Achitare taxe si Organizatii (B) Guvern (G) C2C C2B C2G Vnzari, licitatii Accesare pagini

99

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski reprezinta comertul electronic orientat Business-to-Consumer (B2C sau BTC) si urmareste sa furnizeze, catre consumatorii individuali: spre consumatori (spre exemplu carti, produse audio/video, mbracaminte, produse ncaltaminte, articole pentru casa si gradina, jocuri, articole sport ive, alimente, bauturi, cosmetice, cadouri etc.); (spre exemplu rezervari la hotel, servicii de transport, servicii de servicii livrari la domiciliu, bilete de transport, nchirieri de masini, rezervari de bilete la spectacole etc). reprezinta comertul Business-to-business (B2B, BTB sau e-business) electronic orientat spre alte organizatii: furnizori, clienti, distribuitori etc. n cazul comertului electronic de tip B2B, respectiv n cazul afacerilor electronice (e business) care se bazeaza pe principii relatiile 32 specifice acestor tipuri de afaceri, dintre furnizori si clienti sunt mult mai complexe, vizeaza tranzactii de valoare mai ridicata si sunt orientate pe termen lung. Conceptul de e-business este destul de dificil de definit sau de prezentat pe t. Putem nsa afirma cu siguranta, ca scur mutarea pe Internet a tuturor proceselor si mecanismelor clasice din derularea unei afaceri constituie drumul spre implementarea acestui concept. Azi, n era digitala, conceptul de e -business este n afaceri. Pe o piata unde concurenta este tot mai acerba, similar cu succesul organizatiile care vor sa supravietuiasca trebuie sa se adapteze noii economii digitale si sa deruleze afaceri electronice. Acest tip de comert electronic urmareste, de fapt, integrarea activitati lor de productie desfacere din lantul de valoare al organizatiei, cu aprovizionarelantul de valoare al organizatiilor situate n amonte si aval . Urmarile acestei integrari nu se resimt numai n planul operativitatii , ci si n planul calitatii tranzactiilo diversificarii conexiunilor si colaborarilor ntre partenerii r comerciale, al de afaceri aspecte att de importante n contextul economiei digitale. specific comertului B2B Schimbul electronic de date (EDI) a reprezentat una dintre primele ilustrari ale comertului electronic practicat ntre organizatii. Cu toate ca aceasta facilitate este disponibila de peste 20 de ani, totusi, datorita faptului ca implica costuri ridicate, EDI este accesibil numai organizatiilor mari, care dispun de ciare necesare dezvoltarii unor asemenea infrastructuri. resursele finan n ultimii ani, comertul electronic de toate tipurile a fost revolutionat prin ului care, pe lnga faptul ca permite uniformizarea solutiilor, utilizarea Internetfaciliteaza si accesul liber al organizatiilor si indivizilor la utilizarea unor asemenea servicii publice, deci implicit reducerea costurilor implicate de derularea tranzactiilor. Un rol aparte n dezvoltarea comertului electronic l detine si e-government , respectiv relatiile de tip si B2G G2B . 33 Realizarea unui mediu de informare interactiv, rapid si eficient poate contribui la constientizarea organizatiilor asupra avantajelor acestui tip de comert electronic. Apelnd la licitatiile on -line , guvernul e resurse financiare si poate achizitiona poate realiza economii semnificative d 100

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski produse si/sau servicii de o calitate superioara. Mai mult, G2C si C2G faciliteaza informarea cetatenilor si strngerea legaturilor dintre cetateni si organismele statului, prin oferirea unor servicii on-line, care sa vina n sprijinul populatiei (spre exemplu plata on- line a taxelor si impozitelor). Comertul electronic mobil (m 5.6. -commerce)

n prezent, majoritatea tipologiilor de retea si a protocoalelor de retea utilizate n lume se bazeaza pe tehnologia Ethernet 34,35 si folosesc protocolul TCP/IP 36 care este, de altfel, si configuratia cea mai larg suportata si de furnizorii echipamentelor de retele fara fir. Partea cea mai atractiva a tehnologiei retelelor fara fir (Wireless Local Area Network WLAN) 37,38 este abilitatea de a consolida sau extinde retelele LAN existente, care devin astfel accesibile si din locatii dificil de cablat. Cu toate acestea, cablarea ramne, n continuare, un element foarte important n dezvoltarea unei retele fara fir (wireless), deoarece infrastructura fixa existenta trebuie extinsa pna la punctele principale de acces fara fir ale sistemului, puncte care pot fi ulterior dezvoltate prin transmisii fara fir, prin intermediul sistemului de distributie fara fir (Wireless Distribution System WDS). La ora actuala, multe organizatii au birourile raspndite n ntreaga lume si mai mult, o parte dintre lucratorii lor sunt mobili . Construirea unei retele WLAN trebuie sa tina seama si de aceste considerente, pentru a asigura utilizarea ei ct mai simp la, de catre toti lucratorii mobili. Principalul motiv pentru care organizatiile adopta tehnologiile fara fir este mobilitatea. Acestea pot conferi organizatiilor flexibilitate si agilitate si pot facilita obtinere de avantaje competitive. 39 La ora actuala, organizatiile ncep sa faca apel, tot mai frecvent, la comertul electronic mobil, denumit si o noua mobile e-commerce sau m-commerce , 40,41,42 forma de comert electronic, care a luat nastere prin combinarea tehnologiilor Web cu retelele fara fir telefonia celulara. 43 Aplicatiile de baza din domeniul comertului electronic mobil sunt: transmisia de voce; transmisia de mesaje (posta electronica, mesaje instantanee); furnizarea de informatii la cerere; preluarea on -line a comenzilor; efectuarea platilor; facturarea; actualizarea datelor legate de clienti si/sau de punctele de vnzare etc. La ora actuala, Handheld / Palmtop / Pocket PC 44,45 sunt calculatoare puse la dispozitia persoanelor care se deplaseaza frecvent pe teren si sunt utilizate n ntreaga lume, pentr u a veni n ntmpinarea comertului electronic mobil. n prezent, tot mai multe firme de specialitate ofera solutii complete, pentru aplicatii computerizate destinate agentilor comerciali care lucreaza pe teren si care au nevoie att de informatii n timp real ct si de actualizari periodice ale datelor cu sediul central. 46

101

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

Pagina Web: canal de comunicare bidirectional cu exteriorul 5.7. Pagina Web (site-ul Web) constituie suportul de realizare a magazinului . n ultimii ani, a devenit ceva obisnui t ca organizatiile sa se faca electronic cunoscute prin reteaua Internet, publicnd, prin intermediul paginilor Web, informatii legate de produsele pe care le comercializeaza si serviciile pe care le ofera. 47 Corelnd aspectele teoretice cu cele desprinse din practic a, putem sintetiza ce impulsioneaza organizatiile sa apeleze la dezvoltarea si principalele motive utilizarea paginilor Web (figura nr. 5.7).
Pentru a-si face cunoscuta prezenta Pentru a oferi informatii actualizate si n timp real

Pentru a oferi informatii Pentru a prezenta profesionist produsele si partenerilor de afaceri serviciile oferite Pentru a stabili noi contacte MOTIVE n sprijinul util izarii paginilor Web Pentru a oferi clientilor diferite servicii

Pentru a oferi publicitate personalizata vnzarilor Pentru un feedback rapid de la clienti Pentru a raspunde ntrebarilor clientilor

Pentru a creste nivelul Pentru a atrage noi clienti

Pentru a putea stabili contacte internationale

Figura nr. 5 .7 Motive n sprijinul utilizarii paginilor Web Pentru a- si face cunoscuta prezenta . n era digitala, pentru a veni n a) ntmpinarea clientilor potentiali, organizatiile trebuie sa fie prezente pe Internet si, n acest context, trebuie sa - si dezvolte pagini Web. n conditiile unei concurente acerbe, organizatiile nu pot sa ignore utiliz atorii Internet-ului. 102

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Pentru a oferi potentialilor clienti, furnizorilor, distribuitorilor si altor b) organisme interesate informatii legate de activitatea desfasurata, de produsele si serviciile comercializate. Informarea corecta, completa si n timp util a clientilor constituie o cerinta vitala pentru organizatiile care doresc sa supravietuiasca si sa se dezvolte. n acest context, organizatiile trebuie sa - si dezvolte pagini Web realizate profesionist si actualizate permanent. Prin intermediul paginilor Web, orice organizatie Pentru a stabili noi contacte . c) se poate afla la dispozitia altor organizatii si persoane interesate din ntreaga lume, 7 zile din 7, 24 de ore din 24. Pentru a oferi informatii actualizate si n timp real . Actualizarea continua a d) inform atiilor si prezentarea lor n timp real constituie puncte forte pentru organizatiile care ofera aceste facilitati, prin paginile Web dezvoltate. Astfel, clientii vor fi la curent, n permanenta, cu informatiile de ultima ora legate de organizatie, de produsele si serviciile pe care le ofera, de lansarile de noi produse si servicii si de ofertele promotionale. n plus, multe organizatii prezinta, n paginile lor Web, si informatii generale actualizate legate de evenimente economice, politice, culturale, in formatii financiare, bursiere si meteo ce prezinta interes pentru vizitatori. Pentru a prezenta profesio nist produsele si serviciile oferite . Software-urile e) disponibile la ora actuala pe piata ofera organizatiilor posibilitatea de a prezenta n cadrul paginilor Web imagini, sunete, filme scurte legate de organizatie si de produsele sau/si serviciile oferite. O astfel de prezentare constituie o modalitate viabila de a atrage noi clienti si de a le influenta deciziile de cumparare. ntilor diferite servicii . Pe lnga faptul ca ofera informatii Pentru a oferi clie f) legate de organizatie, de produsele si serviciile acesteia, pagina Web poate avea prevazute posibilitati de cautare a unui anumit produs sau serviciu n baza de date si facilitati legate de plata n rate si de creditare. Pentru a creste nivelul vnzarilor ul si paginile Web dezvoltate ofera . Internet- g) organizatiilor posibilitatea de - a comunica mai bine si mai rapid cu clientii actuali si potentiali, de - a comercializa mai usor produsele si/sau serviciile si, ca urmare, de a creste cota de piata. Pentru a atrage noi clienti . n lume exisa multe organizatii si indivizi care h) viziteaza paginile Web ale organizatiilor, fara a fi actuali clienti ai acestora. Daca sunt atrasi de oferta prezentata, ei si pot orienta cumparaturile spre organizatia respectiva. Pentru a putea stabili contacte internationale . Prin intermediul Internet- ului si i) practic al paginilor Web, organizatia poate stabili legaturi de afaceri cu persoane si cu alte organizatii situate n orice locatie de pe glob. Pentru a oferi publicitate personalizata . Ar fi util ca organizatiile sa detina j) baze de date cu informatii legate de clientii actuali si, eventual, de cei care le -au vizitat paginile Web. Pe baza acestor informatii, orice organizatie poate crea o 103

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski pagina Web cu interfata dinamica, care sa se modifice n functie de persoana sau organizatia ce o acceseaza. Pentru un feedback rapid de la clienti . Toate paginile Web contin nga pe l k) alte informatii si un numar de telefon, o adresa de e - mail si/sau o persoana de contact. Acestea pot fi accesate de clienti pentru a - si exprima opiniile cu privire la produsele si/sau serviciile achizitionate si/sau problemele legate de acestea: cali tate, fiabilitate, reclamatii etc. Pentru orice organizatie care pune n centrul atentiei clientul, este deosebit de importanta colectarea si gestionarea corespunzatoare a tuturor opiniilor si problemelor clientilor. Pentru a raspunde ntrebarilor clienti . Clientii pot lansa ntrebarile telefonic, lor l) prin fax si prin e - mail, iar organizatiile pot analiza frecventa cu care sunt puse anumite ntrebari si pot publica raspunsurile respective ntr - o rubrica speciala a paginii Web. n Romnia, asimilarea tehnolo gica a Web -ului s-a realizat destul de rapid. La nceput au aparut pagini Web create de entuziasti, care ofereau cu generozitate foarte multe, chiar prea multe informatii, pentru ca ulterior sa se treaca la specializarea pe anumite domenii. Din 98 - 99 au nceput sa apara primele portaluri romnesti , scopul principal al acestora fiind fidelizarea clientilor actuali , atragerea de noi clienti si cresterea audientei , odata cu mbunatatirea serviciilor livrate clientilor . n economia digitala, organizatiile care si creeaza baze de date si depozite de date consistente despre clientii actuali si potentiali si le actualizeaza continuu, pot utiliza aceste informatii n combinatie cu paginile Web dezvoltate. n acest context, paginile Web pot fi folosite, cu succes , n publicitatea personalizata si pot deveni un important instrument de marketing . La ora actuala, legat de paginile Web, nu apar numai probleme care tin de latura tehnica de dezvoltare a acestora, ci si probleme care vizeaza latura comerciala . Clientii care acceseaza o pagina Web afla informatiile dorite doar prin intermediul acesteia; de cele mai multe ori ei nu cunosc personal organizatia respectiva. Prin urmare, pagina Web trebuie construita astfel nct sa trezeasca interes si sa dovedeasca ca organizatia exista, cu adevarat . Mai mult, nu este suficient ca organizatia sa - si dezvolte o pagina Web; ea trebuie sa faca cunoscut acest lucru, trebuie sa se asigure ca afla de ea ct mai multe organizatii si persoane. 48 n acest context, este necesar ca: ate materiale publicitare (brosuri, cataloage, antetul corespondentei, n to carti de vizita etc.) sa apara adresa paginii Web; furnizorii, clientii, distribuitorii si ceilalti parteneri de afaceri sa fie informati de existenta paginii Web; adresa paginii Web sa fie mentionata ori de cte ori se fac anunturi la mica publicitate sau se dau interviuri la radio-TV. n contextul noilor instrumente oferite de tehnologia informationala, ca urmare a faptului ca magazinul on line implica costuri de functionare foarte re duse, pe 104

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Internet apar zilnic tot mai muti vnzatori. Pentru a supravietui si pentru a se dezvolta este important ca organizatiile sa nteleaga ca succesul lor este dependent de clientii pe care i atrag si reusesc sa - i mentina. Ca urmare, primul al organizatiilor ce apeleaza la comertul on line ar trebui sa fie acela de obiectiv a convinge indivizii si organizatiile sa le viziteze paginile Web . n caz contrar, orict de mari ar fi sumele investite, afacerile respective vor fi, mai devreme sau mai trziu, u n esec. Daca plecam de la premisa ca sufletul oricarei afaceri este atunci si paginile Web dezvoltate trebuie sa acorde o atentie speciala clientul, clientilor. n acest context, este recomandat ca paginile Web: sa fie atractive, sa contina imagini ct mai sugestive, dar totodata sa se descarce foarte repede (n caz contrar clientii fie si pierd rabdarea fie considera ca li se ncarca inutil nota telefonica cu impulsurile aferente perioadelor de asteptare); sa aiba structuri logice si clare; sa fie ct mai prietenoase, mai simplu de utilizat; sa ofere simplitate n lansarea comenzilor on -line (completarea formularelor on- line, de catre clienti, trebuie sa fie foarte simpla); sa ofere siguranta (securitatea transferurilor si confidentialitatea datelor sunt vitale pentru succesul unei afaceri de acest tip); sa ofere posibilitati diverse de navigare, pentru a accesa o paleta larga de informatii; sa ofere anumite servicii, concursuri si/sau gratuitati, pentru a strni si mentine treaz interesul vizitatorilor. locul ideal de ntlnire ntre clienti si organizatie, Pagina Web poate constitui Pentru fi utila vizitatorilor clienti actuali care poate lansa oferte personalizate . sau potentiali pagina Web trebuie sa fie mai mult dect o fata frumoasa. Daca 49 gina Web seamana sau are acelasi grad de interactivitate cu o brosura a o pa organizatiei, atunci pagina respectiva nu reprezinta dect bani reali aruncati n virtual. O pagina Web nu trebuie vazuta ca o brosura, ci ca un canal de comunicare bidirectiona care clientii actuali sau potentiali pot sa afle, l , prin cel mai rapid, tot ceea ce doreste sa le comunice organizatia, iar organizatia, daca i trateaza cu respectul cuvenit, poate afla cel mai ieftin, ce si doresc clientii. n era digitala, promovarea pe Internet face parte integranta din identitatea organizatiei si, de aceea, este recomandat ca organizatiile sa si creeze pagini Web, portaluri si CD uri de prezentare corespunzatoare. Din analiza paginilor Web putem observa ca, din pacate, multe organizatii le concep ca pe niste carti de vizita. Totusi, o pagina Web ar trebui sa fie mai mult dect o carte de vizita; ea ar trebui sa fie al clientilor, dar, totodata, si punctul de informare punctul lor de lucru . Prin pagina Web se pot transfera, catre clienti, o parte din sarcinile organizatiei. Spre exemplu, clientul poate completa un ordin de cumparare on line, sarcina care, n comertul clasic, ar fi fost atribuita unei persoane din organizatie. Pentru a fi utila, pagina Web trebuie realizata astfel nct clientul sa si poata lansa propria 105

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski comanda. Sansele ca o comanda sa fie corecta sunt mai mari atunci cnd aceasta este completata chiar de catre client. Ca urmare, se reduce substantial numarul si cresc att viteza, ct si eficienta proceselor de erorilor, nscriere a . Paginile Web trebuie sa fie bidirectionale clien tii comenzilor n sistem trebuie antrenati si motivati sa le utilizeze , pentru a comunica cu organizatiile n orice moment si pentru a afla informatii despre orice produs si/sau serviciu ofer it de acestea. Din pacate, multi dezvoltatori de pagini Web realizeaza colectii de pagini fade, fara continut, care nu prezinta importanta si interes pentru vizitatori. Pentru ca vizitatorii sa revina si sa acceseze frecvent pagina Web a unei organizatii, acesta trebuie sa fie utila, incitanta, palpitanta si sa ofere informatii noi, care nu pot fi obtinute la fel de rapid, de complet si de ieftin din alte surse . Pentru crearea unei pagini Web atractive, nu este suficient doar sa se utilizeze tehnologie erna. Aceasta este importanta, fara nici o ndoiala, dar mod tehnologia nu suplineste creativitatea si imaginatia . Pentru ca pagina Web sa fie atractiva, este necesar ca aceasta sa fie interactiva si bazata pe o strategie inteligenta de Daca pagina Web este buna, chiar marketing pe Internet (e-marketing). vizitatorii sunt cei care o promoveaza, recomandndu - o si cunoscutilor marketingul viral . 52 Comertul electronic: de la concept la realitatile si specificul mediului 5.8. romnesc Comert electronic, e -commerce, e- business, suna frumos dar cti pasi trebuie facuti si cte actiuni concrete trebuie realizate pentru transpunerea acestui concept n practica? Trebuie sa precizam, nca de la nceput, ca nu exista o solutie universal valabila, care sa poata fi aplicata tuturor organizatiilor ce functioneaza n economia digitala, bazata pe piete electronice, virtuale. Comertul electronic se bazeaza pe o serie de transformari profunde si deosebit de complexe , care implica, pe lnga organizatia n sine, si interconexi unile acesteia cu clientii, cu furnizorii si cu alti parteneri de afaceri. Nascut global, comertul electronic este format dintr - un spectru larg de activitati, unele dintre ele bine conturate, altele complet noi, n curs de formare, iar altele doar n fa za de idee. Antrenat n evolutie de revolutia Internet, comertul electronic se dezvolta ntr - un ritm fantastic si determina schimbari radicale n viata economico- sociala. Bazndu -se pe tehnologii aflate ntr- o dinamica permanenta, ntr- o continua evolutie, comertul electronic creeaza functii noi, faciliteaza o gama larga de noi afaceri inovative, de noi piete electronice, virtuale si de noi comunitati de lucru si de afaceri. Comertul electronic nu este un fenomen nou. De multi ani organizatiile schimba info rmatii prin reteaua de comunicatii. Noua este acum expansiunea, fara precedent, 106

, iar

50,51

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski a utilizarii acestor mijloace moderne de comunicare, care sfideaza spatiul si timpul si leaga organizatii si indivizi situati n orice punct de pe glob. Suntem supusi, n preze nt, unui ritm accelerat al schimbarilor, determinat n mare parte si de cresterea exponentiala a utilizarii Internet - ului. n prezent, comertul electronic se desfasoara la scara globala, ntre un numar crescnd de participanti organizatii cunoscute s i necunoscute ntr- o retea deschisa cum este Internet - ul, pe o piata virtuala. Impactul comertului electronic asupra managementului si organizatiilor nu poate fi neglijat, sub nici o forma. Cu toate acestea, la ora actuala exista un decalaj relativ ntre realitatile locale din Romnia si trendul tarilor dezvoltate. Prap astia mare ntre Romnia si statele mari consumatoare de tehnologie informationala este relativ mare, daca privim din perspectiva numarului de calculatoare la mia de locuitori sau daca luam n considerare penetrarea retelei de comunicatii si infrastructura necesara dezvoltarii rapide a unei astfel de afaceri. Totusi, conceptele si primele nuclee exista si n Romnia. Ele au fost adaptate particularitatilor din aceasta zona si tendintele sunt din ce n ce mai promitatoare. Asimilarea Internet- ului n mediul de afaceri din Romnia i ofera acesteia o sansa care nu trebuie ratata: saltul n rndul tarilor dezvoltate. Cu toate ca s -a angajat mai trziu pe drumul spre Web si practic spre comertul electronic, Romnia urmeaza traseul tarilor occidentale si, daca este atenta, poate nvata din greselile predecesorilor. Una dintre aceste greseli a fost supralicitarea afacerilor pe Internet si dezvoltarea unor servicii inutile, care nu au avut succesul scontat. n Romnia, asimilarea tehnologica a Web -ului s-a realizat destul de rapid. Din 98 - 99 au nceput sa apara primele portaluri romnesti. Caracteristic acestora este faptul ca ofera foarte multe informatii ntr - un singur loc si surprind un anumit stadiu al evolutiei tehnologiilor Internet. Portalurile urmaresc fidelizarea clientilor actuali, atragerea de noi clienti si cresterea audientei, odata cu mbunatatirea serviciilor livrate clientilor. Cu toate ca o pagina Web lansata pe Internet ofera unei organizatii posibilitatea de a fi prezenta pe o piata globala, practic de a - si extinde afacerile fara restrictii temporale si spatiale, totusi, trebuie sa tinem seama si de faptul ca, deocamdata, situatia economica din Romnia nu permite comparatii cu ves tul. Ca urmare, nici o organizatie nu trebuie sa se astepte ca odata cu crearea unei pagini Web, orict ar fi ea de bine realizata, comenzile sa vina n flux. Atragerea de noi clienti si fidelizarea celor existenti se poate obtine numai n timp. Pentru or ganizatiile din Romnia, n acest moment, o problema esentiala o constituie abordarea strategica a procesului de informatizare . Trebuie sa recunoastem ca exista destul de putine organizatii romnesti ce dispun de sisteme informationale integrate performante. Pentru ca organizatiile sa obtina performantele scontate, este esentiala o abordare strategica, pe termen lung, care sa vina si sa rezolve, n primul rnd, problemele interne - de eficienta ale organizatiei - si, n al doilea rnd, sa permita dezvoltarea relatiilor cu exteriorul adica cu clientii, cu furnizorii si cu alte organizatii partenere. Pentru organizatiile 107

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski care doresc sa supravietuiasca n conditiile globalizarii, a concurentei acerbe si a proliferarii fara precedent a noii tehnologii informationale este esentiala dezvoltarea sistem informational integrat, cu o viziune de tip e business si bazat pe unui noua tehnologie informationala , sistem care sa permita integrarea ulterioara a oricarui tip de aplicatie cu impact pozitiv asupra cresterii performantelor organizationale. n Romnia exista nuclee si chiar organizatii care au deja puse la punct componentele B2B si B2C. Pasul urmator este integrarea acestor componente, deocamdata discrete, n sistemele informationale si n strategia generala a organizatiei . Cheia succesului comertului electronic pare a fi, n mod paradoxal, nu mai mult sau mai putin infrastructura, nu resursele financiare, ci sensibili fata de aceasta oportunitate. ul ofera oportunitati extraordinare Internetde afacer i, dar acestea trebuie sesizate si recunoscute de manageri. n prezent, organizatiile au nevoie de manageri bine pregatiti profesional, care sa detina cunostinte n informatica si sa accepte solutii inovative, curajoase, pentru a putea oferi economiei rom nesti sansa de a deveni competitiva. n cazul organizatiilor si indivizilor din Romnia si nu numai se manifesta, n mod pregnant, teama de schimbare, teama de- a mbratisa provocarile induse de noua tehnologie informationala. Pentru a se finaliza cu s ucces, pentru a nu nsemna doar bani reali aruncati n virtual, transformarile din cadrul organizatiei schimbarea mentalitatii . Oamenii trebuie sa nteleaga presupun, n primul rnd, nti foarte bine fenomenele, pentru ca apoi sa se schimbe, sa se transfo rme pe ei nsisi, devenind astfel factori activi n procesul de implementare a e - transformarii. Ca urmare, pentru a depasi obstacolele ridicate de procesul de trecere la comertul electronic, organizatiile, managerii si angajatii trebuie sa dea dovada de fl exibilitate. Ei trebuie sa fie capabili sa - si schimbe mentalitatea, astfel nct sa poata face fata, cu succes, trecerii de la economia traditionala la cea digitala, virtuala, cu toate schimbarile pe care le implica, unele chiar radicale. Extinderea afacerilor bazate pe utilizarea Internet- ului este strns legata de fenomenul de informatizare a societatii n general informatizarea industriei, sectorului financiar- bancar si a sectorului public. Din pacate, trebuie sa recunoastem ca n organizatiile romnes ti putem remarca lipsa unei strategii de investitii n tehnologie informationala. Adesea, investitiile n informatizare si telecomunicatii se realizeaza necorespunzator, fara sa existe o legatura logica ntre afacerea n sine, ntre strategia generala si noua tehnologie informationala ce urmeaza sa fie implementata. Cu alte cuvinte, nu este suficient sa cumperi calculatoare, ci trebuie sa mai achizitionezi si programe computerizate si retele de comunicatie, pe care sa le integrezi corespunzator, n strategi a de ansamblu a organizatiei. La ora actuala, multe organizatii dispun de pagini Web care ofera posibilitatea achizitiilor on - line si, ca urmare, pe lnga problema preluarii comenzilor, apare si problema transferului electronic de fonduri . Componentele B2 C si B2B ale comertului electronic au la baza plata imediata. Deocamdata, la acest capitol, 108

managerii ,

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Romnia se afla ntr - o faza incipienta, dar speram ca, n urmatorii ani, se vor perfectiona si posibilitatile de transfer electronic de fonduri. Trebuie specificat faptul ca, la ora actuala, bancile si organizatiile din Romnia nu sunt foarte dispuse sa - si asume riscuri legate de emiterea/utilizarea cardurilor pentru comertul electronic si destul de putine organizatii apeleaza la e -banking. Motivele sunt legate de securitatea sistemului electronic bancar si de problemele ce vizeaza confidentialitatea , unde, din pacate, mai sunt nca multe lucruri de pus la punct. Mai a lasat mult, n Romnia, suportul legislativ multa vreme asteptat , lacunele legislative descurajnd practic dezvoltarea comertului electronic. Este vorba si de problemele legate de securitatea pe Internet, crime din spatiul virtual (cybercrime de fraudele electronice - denumite si de problemele legate de utilizarea tehnologiei informationale. e-crime) 53,54 Pentru acestea, n toate tarile civilizate exista o lege, iar n absenta ei e-criminalul (e-criminal) 55,56 nu poate fi pedepsit. Atta timp ct ntreg mediul de afaceri on-line pagini Web, transferuri de documente si mecanisme de plata nu va deveni mai sigur, unele organizatii si persoane nu vor avea ncredere sa -i exploateze oportunitatile. Pentru ca vizitatorii si cumparatorii sa aiba ncredere si sa realizeze tranzactii on - line trebuie sa fie asigurate cele cinci reguli ale ncrederii n tranzactiile electronice: 57 autentificarea (authentication); integritatea (integrity); confidentialitatea (confidentiality); autorizarea (authorisation;) nerepudierea (non repudiation). Toate aceste necesitati se pot realiza prin: parole (passwords); criptare (encryption); certificate de identificare (identity certificates); semnatura digitala (digital signature). Trebuie sa subliniem faptul ca, din fericire, a nceput sa se simta, si n Romnia, o preocupare pentru remedierea defic ientelor legate de suportul legislativ. Optimismul guvernului fata de tehnologia informationala, manifestat la nceputul anului 2001, a fost confirmat, n mare parte. n acest sens, ne referim n special la eforturile Guvernului si ale unor Ministere de a stimula introducerea, pe scara larga, a tehnologiei informationale si la eforturile de a pune la punct aspectele legislative legate de economia digitala: Reglementarea achizitiilor publice; Legea comertului electronic; Legea semnaturii electronice; Legea pentru protectia persoanelor n privinta prelucrarii datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date; Legea privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private n sectorul telecomunicatiilor. La acestea se adauga si unele proiecte concrete de la Ministerul Muncii si Solidaritatii Sociale, Ministerul Educatiei si Cercetarii, Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei etc. Initiativele guvernamentale ce vizeaza aspectele legate de informatizarea organizatiilor si a societati n general pot constitui un sprijin real n relansarea comertului, a economiei si a societatii romnesti. Cu toate ca n domeniul informatizarii Romnia are de recuperat o mare ramnere n urma si o prapastie uriasa fata de tarile dezvolta te economic, trebuie sa admitem ca, n ultimul timp, s-a schimbat mentalitatea n favoarea fenomenului informatizare si telecomunicatii. Pentru constientizarea societatii de necesitatile proiectelor guvernamentale, Forumul The Information Society 109 necesar noii economii on -line ssau

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski Today un eveniment de mare anvergura la care au participat reprezentantii de vrf ai institutiilor publice si private din Romnia a abordat doua teme foarte importante si n acelasi timp strns legate ntre ele: si e-government e-business . Totusi, pe lnga initiativele legislative ale Parlamentului, trebuie demarate si proiecte reale, de generalizare a utilizarii tehnologiei informationale n activitatile zilnice, si trebuie ntreprinse actiuni concrete, care sa vizeze schimbarea mentalitatii indivizilor fata de informatizare si fata de implicatiile acesteia. Cel mai adesea managerii invoca lipsa resurselor finan ciare , dar n realitate, n foarte multe cazuri, este vorba si de necesitatea schimbarii mentalitatii. Tehnologia informationala reprezinta o investitie pe termen mediu si chiar lung, care conduce att la cresterea competitivitatii, productivitatii si eficientei organizatiilor, ct si la o transparenta a acestora si la o mbunatatire a relatiilor cu clientii, cu furnizorii si cu alti parteneri de afa ceri. n orice organizatie, implementarea noii tehnologii informationale si trecerea la comertul electronic trebuie sa se bazeze pe o strategie viabila, care sa se integreze armonios n strategia generala . Pentru ca implementarea sa se finalizeze cu succes, este important ca organizatiile si managerii care le conduc sa nteleaga importanta si necesitatea unei infrastructuri robuste si scalabile si a remodelarii proceselor de afaceri . Crearea infrastructurii necesare comertului electronic presupune o e-transformare , 58 ce implica parcurgerea unor etape distincte: (1) dezvoltarea unei strategii privind transformarea electronica (e -transformare), integrata n strategia de ansamblu a organizatiei; (2) dezvoltarea conceptului de e-transformare; (3) implementarea acestora. n Romnia, situatia actuala n ceea ce priveste comertul electronic se caracterizeaza prin: ces lent, relativ scump si nesigur la Internet si la comertul electronic ac cultura digitala insuficienta la nivelul populatiei ; izationale orientate spre informatizare si comunicatii lipsa unei culturi organ si teama de e -transformare; implicarea insuficienta a sectorului public n dezvoltarea de noi aplicatii si servicii informatice; implicarea insuficienta a sectorului financiar -bancar n serviciile legate de comertul electronic. Cu toate ca nu este deloc simpla, totusi, trecerea la e - commerce este vitala pentru organizatiile care doresc sa supravietuiasca n economia digitala, n conditiile globalizarii activitatilor si a concurentei acerbe. Mai devreme sau mai trziu, nici o organizatie strict traditionala nu va putea sa mai functioneze, daca va pierde oportunitatile imense pe care le poate genera conectarea la noua tehnologie informationala. Reusitele si esecurile nu se vor lasa asteptate si vor demonst ra ct de bine s- a nteles si ct de bine s - a reusit asimilarea, de catre organizatii, a noilor provocari informationale, specifice noii ere. ntr -un interval de timp mai scurt sau mai lung functie de context organizatiile traditionale vor trebui sa mi greze spre un nou tip de organizatii, care fac apel, pentru reproiectarea si integrarea 110

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski proceselor de afaceri interne si externe, la metode si instrumente bazate pe e. Aceste organizatii de tip nou, denumite organizatii tehnologii (e-technologies) organizatii (e business si electronice sau e-organizations) 59 sunt implicate n eintegreaza n structurile lor Internet - ul, ca mijloc de comunicare si derulare a afacerilor. Transformarea este desigur profunda, si are ca efect modificarea si strategiilor regndirea tuturor proceselor de afaceri. Avantajele noii economii, bazate pe comertul electronic, sunt foarte mari: de la tranzactii realizate pe piata virtuala cu parteneri de afaceri din ntreaga lume, la disparitia barierelor geografice si mergnd pna la reducerea timpului de reactie, reducerea costurilor, cresterea veniturilor din vnzari si implicit a profitului. Adaugarea, la activitatile organizatiei, a extensiei bazate pe Internet, i poate aduce un avantaj competitiv n raport cu ceilalti concurenti. To tusi, trebuie tinut cont de faptul ca: asigurarea interoperabilitatii ntr -un mediu competitiv; elaborarea tehnologiilor de securizare a circulatiei informatiei (criptarea, semnatura digitala, certificatele de garantie digitale); utilizarea mecanismelor el ectronice de plata; cstigarea ncrederii oamenilor de afaceri si a consumatorilor n comertul electronic; constituirea unui cadru legislativ corespunzator pentru aplicarea noilor tehnologii etc., sunt conditii obligatorii pentru a obtine succesul. n lips a lor, comertul electronic nu se poate bucura, pe deplin, de avantajele pietei unice. Promovarea unui mediu favorabil desfasurarii afacerilor electronice va determina constientizarea opiniei publice si va creste ncrederea organizatiilor si a indivizilor n comertul electronic. Se apreciaza ca, n viitor, electronizarea administratiei publice 60 va impulsiona, si ea, dezvoltarea e -business, spre beneficiul tuturor factorilor implicati.
FINGAR, P. Enterprise E-commerce, Meghan-Kiffer Press, Montreal, 2000, p.144 GELLER, D. The Yin and Yang of Electronic Commerce , http://idm.internet.com, (accesat n septembrie 2003) 2 Comertul electronic si managementul organizatiei, 3 NEAGU, G. n NICOLESCU, O. Sistemul informational managerial, Editura Economica, Bucuresti, 2001, p. 281 Electronic , Paris, 1997, pp. 23-24 4 OCDE Commerce: Opportunities and Challenges for Government *** Constructing the European Information Society, FAIR ACTS, Bruxelles, 1999, p.2 5 6 CHAN, H., LEE, R., DILLON, T., CHANG, E. Electronic Commerce: Fundamentals & Applications, John Wiley & Sons, Chichester, 2001 7 LAUDON, K.C., TRAVER, C.G. E-Co mmerce: Business, Technology, Society (2nd Edition), Pearson Addison Wesley, Boston, MA, 2003 Integrarea este totul, 8 Studiul Roland Berger & Partners n eWEEK, nr. 2 (22), mai 2001, p. 9 ORZAN, Gh. Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus, Bucuresti, 2001, p. 246 9 10 sursa: http://www.duweba.com/_borders/intran1.jp g (accesat n ianuarie 2002) 11 NORTHCUTT, S. , ZELTSER, L. , WINTERS, S. , FREDRICK, K. , RITCHEY, R. W. Inside Network Perimeter Security: The Definitive Guide to Firewalls, Virtual Private Networks (VPNs), Routers, and Intrusion Detection Systems , New Riders Publishing, Indianapolis, IN, 2002 CHAPMAN, Jr, D.W. , FOX, A. , Cisco Secure PIX Firewalls ., Cisco Press, Indianapolis, IN, 2002 12 KHAN, U. , OSIPOV, V. , SWEENEY, M. , WEAVER W. Cisco Security Specialist's Guide to PIX Firewall , 13 Syngress, 2002 DEAL, R.A. Cisco PIX Firewalls , McGraw-Hill, New York, 2002 14 15 COVILL, R.J. Implementing Extranets: the Internet as a Virtual Private Netwo rk, Butterworth-Heinemann, Boston, 1998 16 LLOYD, P., BOYLE, P. Web-Weaving: Intranets, Extranets and Strategic Alliances, Butterworth -Heinemann, Boston, 1998, p. 57
1

111

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

HAAG, S., CUMMINGS, M, DAWKINS, J. Man agement Information Systems for the Information Age, McGrawHill / Irwin, New York, 1998, p. 235 , Editura Universitatii Lucian Blaga, Sibiu, 2003, 18 GORSKI, H. Sisteme informatice pentru management pp. 196-198 The Outside Intranet 19 PAUL, L. , n PC Week, 8 iulie, 1996, p. 48 FRIEDMAN, T.L. op. cit., p. 490 20 21 COMER, D.E., DROMS, R.E. Computer Networks and Internets (2nd Edition) , Prentice Hall, New Jersey, 1999 *** 1 EDI Source , Inc, http://www.1edisource.com/?OVRAW=EDI&OVKEY=edi&OVMTC=standard, (accesat 22 n septembrie 2003) MOCKLER, R.J. Managementul strategic multinational un proces integrativ bazat pe contexte , Editura Economica, 23 Bucuresti, 2001, p. 232 GUPTA, P.Y., NEEL G.A. The Orig in of EDI and the Changes Associated with its Implementation , n Industrial 24 Engineering , august, 1992 HOLLAND, C, LOCKETT, G, BLACKMAN, I. Planning for Electronic Data Interchange , n Strategic 25 Management Journal, nr. 13, 1 992, pp. 5 39 -550 *** Electronic ACH/EFT Payments, EPaymentSystem Inc, http://www.epaymentsystems.com/ , (accesat n oct. 26 2003) *** The Mortg age Office Tour- ACH Express, http://www.abstmo.com/ach020.asp , (accesat n oct. 2003) 27 28 *** NPSGLOBAL ACH/EFT Software , http://npsglobal.com/web/achsoftware.html, (accesat n oct. 2003) *** - ACH PROCESSING ~ Automatic Payment Solutions http://www.ebseft.com/, (accesat n noiembrie 2003) 29 30 FRIEDMAN T.L. op. cit, p. 117 *** Ecommerce Dictionary, http://www.ecommerce-dictionary.com/ , (accesat n ianuarie 2002) 31 32 POWER, T., WEBER, M., BOSWELL, B. E-Business to the Power o f Twelve, Pearson Education Limited, London, 2001, pp. 27-30 Will B2G become the "next big thing"?, 33 KONRAD, R., WRITER, S. septembrie, 2000, http://news.com.com/2100-1023-241330.html?legacy=cnet&tag=st.ne.ron.lthd .ni, (accesat n februarie 2 003) 34 SEIFERT, R. - Gigabit Ethernet: Technology and Applications for High-Speed LANs , Addison-Wesley Publishing Company, Inc., Massachusetts, 19 98. 35 SPURGEON, C.E. - Ethernet: The Definitive Guide, O'Reilly & Associates, Inc., Sebastopol, 2000. COMER, D.E. Internetworking with TCP/IP Vol.1: Principles, Protocols, and Architecture (4th Edition), Prentice 36 Hall, New Jersey, 2000 WHEAT, J., HISER, R., TUCKER, J, NEELY, A., McCULLOUGH, A. Design a Wireless Network, Syngress 37 Media Inc, 200 1 GEIER, J. Wireless LANs (2nd Edition), Person Education , Upper Saddle River, NJ, 2001 38 39 EVANS, N.D. Business Agility: Strategies For Ga ining Competitive Advantage Through Mobile Bu siness Solutions, Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 2001 40 SADEH, N. M Commerce: Technologies, Services, and Business Models, John Wiley & Sons, New york, 20 02 MAY, P. Mobile Commerce, Cambridge University Press, Cambridge, 2001 41 42 UNCTAD M Commerce and Development Report 2002, http://r0.unctad.org/eco mmerce/docs/edr02_en/ecdr02ch4.pdf, (accesat n iunie 2003) NICOPOLITIDIS, P. , OBAIDAT M. S., PAPADIMITRIOU, G. I., POMPORTSIS, A. S. Wireless 43 Networks, John Wiley & So ns, New York, 2002 *** - Palmtop User: The magazine for Handheld Computers & Commun icators, 44 http://www.p almtop.co.uk/reviews.htm Informatii suplimentare se pot gasi n revistele on -line aflate la urmatoarele ad rese: http://www.pocketpcmag.com/, 45 http://www.p almtoppaper.com/, http://www.used handhelds.com/, http://www.pocketpcawards.com/, http://www.2 00lx.com/, http://www.pdabuyersguide.com/ 46 KORNAK A., DISTEFANO, J. Cap Gemini Ernst & Young Guide to Wireless Enterprise Application Architecture, John Wiley & Sons, New York, 200 1 , http://www.internetwk.com/BOTI/boti2.htm (accesat n 47 *** Best site for business-to-business-commerce octombrie 2002) 48 COLLIN, S. Do ing Business on the Internet, Kogan Page Limited, London, 1997, p. 70 POWER, T., WEBER, M., BOSWELL, B. E-Business to the Power o f Twelve, Pearson Education Limited, 49 London, 2001, p. 195 50 WILSON, R.F. - Planning Your Internet Marketing Strategy: A Do ctor Ebiz Guide, John Wiley & Sons, New York, 2001 51 CUMMING, T. Little e, Big Commerce: How to Make Profit Online, Virgin Publishing Ltd., London, 2001,
17

112

CURS: ing.ec. Hortensia Gorski

pp. 80-82 WILSON R.F. The Six Simple Principles of Viral Marketing , n Web Marketing Today, Nr. 70, 1 februarie, 2000, http://www.wilsonweb.com/wmt5/viral-principles.htm, (accesat n ianuarie 2003) *** Cybercrime alerting all SMEs , http://www.icaew.co.uk/index.cfm?AUB=TB2I_33789&tb5=1, (accesat n 53 iunie 2003) BECK, T. E-Crime , http://marketing.byu.edu/htmlpages/studentpapers/beck.htm, (accesat n iunie 2003) 54 55 *** Beware of the E-Criminal , august, 2003, http://www.b ettermanagement.com/Library/Lib rary.aspx?LibraryID=7230, (accesat n noiembrie 2003)

52

VILLASEOR, L.G. Security, Ethics, and Hackers: Safe Personal Computing to Nationa l Security , 56 http://oak.cats.ohiou.edu/~lv146000/lv-project.htm, (accesat n ianuarie 20 04) 57 FISHER, J.G. E-business for the Small Business, Kogan Page Limited, 2001, London, pp. 61-62 WILDER, C. E-Transformation The Internet is triggering more pro found change than anything that has come 58 , n Information Week Online, http://www.informationweek.com/752/trans.htm, (accesat n aprilie 2003) before it

IDS Scheer Pressrelease Creating the E-Organization: IDS Scheer starts E- Business Road Show, 2000, 59 http://www.ids-scheer.com/sixcms/detail.php/2373, (accesat n ianuarie 2003) GORSKI, H., CRETU, E. o institutie de 60 PIRS ePRIM. Sistem de gestiune a documentelor electronice ntr administ ratie publica , n Caietul stiintific Fundamente si repere ale fenomenului administrativ, public si privat pentru secolul XXI, Institutul de Stiinte Administrative al Romniei Paul Negulescu, Sibiu, 2003

113